Kennisgewing van die ALGEMENE JAARVERGADERING. Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk 21 September 2016

Transcription

1 Kennisgewing van die ALGEMENE JAARVERGADERING Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk 21 September 2016

2 INHOUDSOPGAWE: SUIDWES BEHEREND (RF) EIENDOMS BEPERK Posbus 5 Leeudoringstad 2640 Tel: Algemene Inligting ALGEMENE JAARVERGADERING Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk 21 September 2016 Kennisgewing van die AGTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING van die aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk SAKELYS Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk (Registrasienommer 1998/007242/07) Notule van die SEWENTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING van die Aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk Gehou te Leeudoringstad op 16 September 2015 AANWYSING VAN GEVOLMAGTIGDE Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk (Reg Nr. 1998/007242/07) Compiled by Advalue

3 Algemene Inligting ALGEMENE JAARVERGADERING Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk 21 September KWORUM Behoudens die bepalings van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, en die Maatskappy se Akte van Oprigting, vorm tien lede wat persoonlik aanwesig is en geregtig is om te stem, n kworum vir n algemene vergadering van die Maatskappy. STEMMING Stemming per hand n Lid wat persoonlik of deur n gevolmagtigde op n vergadering van die Maatskappy teenwoordig is of, indien die lid n regspersoon is, verteenwoordig is, het by stemming deur die opsteek van hande slegs een stem, ongeag die getal aandele wat hy/sy hou, of verteenwoordig. Stemming per stembrief By n stemming wat per stembrief geskied, is elke lid wat op die vergadering teenwoordig of verteenwoordig is, geregtig op daardie verhouding van die totale stemme in die betrokke Maatskappy, as waarin die totale bedrag van die nominale waarde van die aandele wat deur hom/haar gehou word, staan tot die totale bedrag van die nominale waarde van al die uitgereikte aandele van die betrokke Maatskappy. 3. VERTEENWOORDIGING 3.1 n Lid van die Maatskappy wat geregtig is om n vergadering van die Maatskappy by te woon en daar te stem, of die verteenwoordiger van n regspersoon wat aandele hou wat stemreg verleen, is geregtig om n ander persoon (wat nie n lid van die Maatskappy hoef te wees nie) as sy/haar gevolmagtigde aan te stel om namens hom/haar teenwoordig te wees, te praat en te stem op n vergadering van die Maatskappy. Die aanstelling van n gevolmagtigde moet skriftelik geskied en deur die aandeelhouer of sy/haar behoorlik skriftelik gemagtigde verteenwoordiger onderteken word. n Voorgeskrewe vorm vir die aanstelling van n gevolmagtigde word by hierdie kennisgewing ingesluit en moet nie later nie as Vrydag, 16 September 2016 om 10:00 by die kantoor van die Groep Hoof Regsbeampte by die Maatskappy se Sentrale Kantoor te Voortrekkerstraat, Leeudoringstad, ingehandig of afgelewer word. 1

4 3.2 Enige aandeelhouer wat nie n natuurlike persoon is nie, wat aandele hou wat stemreg verleen, mag (by wyse van n besluit van sy direksie of n ander beheerliggaam daarvan) n persoon aanstel om op enige algemene vergadering van die Maatskappy as die aandeelhouer se verteenwoordiger op te tree. So n verteenwoordiger is geregtig om dieselfde regte namens die aandeelhouer (wat hy/sy verteenwoordig) uit te oefen as wat daardie aandeelhouer sou kon uitoefen indien dit n natuurlike persoon en lid van die Maatskappy was. n Voorgeskrewe verteenwoordigingsvorm vir hierdie doel word hierby aangeheg. 4. REKORDDATUM 4.1 Die rekorddatum ingevolge artikel 59 van die Maatskappywet vir alle aandeelhouers om geregistreer te wees in die aandeleregister van die Maatskappy, ten einde kennisgewing van die Algemene Jaarvergadering te ontvang, is 15 Augustus VOLMAGTE EN VERTEENWOORDIGING 5.1 Alle volmagvorms moet die kantoor van die Groep Hoof Regsbeampte bereik teen nie later as 16 September 2016, om 10:00. 6 IDENTIFIKASIE 6.1 Die Maatskappywet vereis dat enige persoon wat van voorneme is om n aandeelhouersvergadering by te woon, redelike voldoende identifikasie op die vergadering moet voorlê. U word dus versoek om u identiteitsdokument, bestuurderslisensie of paspoort saam te bring ter redelike bevrediging van die voorsitter van die vergadering. 2

5 7. NAVRAE Enige navrae rakende die Algemene Jaarvergadering kan aan die Groep Hoof Regsbeampte gerig word by: Telefoon: E-pos: Op las van die direksie. DERÉK LINDE GROEP HOOF REGSBEAMPTE / GROEPSEKRETARIS 21 Julie

6 Kennisgewing van die AGTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING van die aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk Geliewe kennis te neem dat die Agtiende Algemene Jaarvergadering van aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk op Woensdag, 21 September 2016, om 09:00 te die Leeudoringstad Boeresaal, Leeudoringstad, gehou sal word om die sake wat in die onderstaande sakelys uiteengesit word, te oorweeg en daaroor te besluit. Op las van die direksie. Derék Linde Groep Hoof Regsbeampte & Groepsekretaris Leeudoringstad 21 Julie

7 SAKELYS Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk (Registrasienommer 1998/007242/07) 1. OPENING Skriflesing en gebed Verwelkoming en Konstituering 2. NOTULE Die volgende notule word aangeheg: 2.1 Notule van die Sewentiende Algemene Jaarvergadering van aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk wat op 16 September 2015 gehou is. 3. OORWEGING VAN VERSLAE EN DIE OPGESOMDE FINANSIËLE STATE VAN SUIDWES BEHEREND (RF) EIENDOMS BEPERK EN DIE GROEP VIR DIE 2015/2016-FINANSIËLE JAAR Voorsittersverslag Besturende Direkteursverslag Korporatiewe Bestuursverslag (beskikbaar op Volhoubaarheidsverslag (beskikbaar op Verklaring van verantwoordelikheid deur die direksie Direkteursverslag Opgesomde finansiële state soos deur die direksie goedgekeur Verslag van die onafhanklike ouditeure (nota: Die volledige finansiële state kan kosteloos aangevra word van die Groep Hoof Regsbeampte by die Maatskappy se Sentrale Kantoor te Voortrekkerstraat, of Posbus 5, Leeudoringstad, 2640) 5

8 4. BESLUITE Die volgende besluite word aan die aandeelhouers voorgelê vir oorweging en, indien wenslik geag, goedkeuring daarvan: 4.1 OUDITEURE GEWONE BESLUIT NR 1: AANSTELLING VAN OUDITEUR Daar word kragtens artikel 90(1) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, besluit dat PricewaterhouseCoopers Geïnkorporeer (PwC), aangestel word as ouditeure van die Maatskappy ten aansien van die finansiële jaar wat op 30 April 2017 eindig. 4.2 DIREKTEURSVERGOEDING SPESIALE BESLUIT NR 1: VERGOEDING VAN DIREKTEURE Daar word kragtens artikel 66(9) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, saamgelees met artikel 70 van die Maatskappy se Akte van Oprigting, besluit dat die goedgekeurde direkteursvergoeding op datum van hierdie besluit, nie verhoog word nie. 4.3 TERUGKOOP VAN UITGEREIKTE AANDELE SPESIALE BESLUIT NR 2: ALGEMENE GOEDKEURING VIR VERKRYGING VAN AANDELE DEUR DIE MAATSKAPPY UITGEREIK Daar word besluit dat die Maatskappy (insluitend filiaalmaatskappye van die Maatskappy, indien nodig) gemagtig word om aandele wat deur hom uitgereik is op 'n ad hoc-basis, volgens die diskresie van die direksie en teen pryse soos deur die direksie bepaal, te verkry, en dat sodanige besluit sal geld tot die volgende Algemene Jaarvergadering van die aandeelhouers van die Maatskappy in UITREIKING EN TOEKENNING VAN AANDELE GEWONE BESLUIT NR 2: UITREIKING OF TOEKENNING VAN AANDELE Daar word besluit dat al die klasse gewone aandele in die gemagtigde, onuitgereikte aandelekapitaal van die Maatskappy (insluitend filiaalmaatskappye van die Maatskappy, indien nodig) onder die beheer van die direkteure 6

9 geplaas word met magtiging om sodanige aandele, behoudens die beperkings opgelê kragtens die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, en die Maatskappy se Akte van Oprigting, toe te wys en uit te reik aan sodanige persone en op sodanige terme en voorwaardes as wat die direkteure na goeddunke mag nodig ag. 4.5 OUDITKOMITEE GEWONE BESLUIT NR 3: VERKIESING VAN LEDE VAN DIE OUDITKOMITEE Daar word kragtens artikel 94(2) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig en die Maatskappy se Akte van Oprigting besluit dat al die onafhanklike nie-uitvoerende direkteure aangestel word as statutêre lede van die Ouditkomitee van die Maatskappy vir die kalenderjaar opvolgend die datum van hierdie besluit. 4.6 ALGEMENE MAGTIGING OM FINANSIËLE BYSTAND TE VERLEEN AAN VERWANTE EN INTERVERWANTE MAATSKAPPYE EN FILIALE SPESIALE BESLUIT NR 3: FINANSIËLE BYSTAND Daar word kragtens artikels 44 en 45 van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, besluit dat die Maatskappy (insluitend filiaalmaatskappye van die Maatskappy, indien nodig) te eniger tyd gedurende die tydperk van twee jaar vanaf datum van hierdie besluit, enige direkte of indirekte finansiële bystand, soos bedoel in die genoemde artikels van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, mag verleen aan enige of meer verwante of interverwante maatskappye van die Maatskappy en/of aan enige of meer lede van sulke verwante of interverwante maatskappye en/of aan enige persone verwant of interverwant aan enige sodanige maatskappye, op sodanige bepalings en voorwaardes as wat die direksie, of enige een of meer persone deur die direksie van tyd tot tyd daartoe gemagtig vir die doel, mag goeddink. 5. BEKRAGTIGING VAN GEKOSE DIREKSIELEDE 6. ALGEMENE SAKE 7. AFSLUITING 7 7

10 Notule van die SEWENTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING van die Aandeelhouers van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk Gehou te Leeudoringstad op 16 September 2015 TEENWOORDIG Direkteure Mnre JHT Delport PF Delport JJ le Roux GL Malherbe FE Marx Me B Mathews Mnre G Potgieter LJ Smit PS Vercueil JJ Viljoen Aandeelhouers Die vergadering word bygewoon deur die aandeelhouers soos op die presensielys aangedui. Die aantal aandeelhouers teenwoordig/verteenwoordig by die vergadering, is soos volg: Persoonlik teenwoordig: 24 By wyse van volmag: 0 Ouditeure van die Maatskappy Mnre GJ Pretorius en E Barnard van PricewaterhouseCoopers Geïnkorporeer. Personeellede Verskeie personeellede van die Suidwes Groep woon die vergadering by. KONSTITUERING Aangesien behoorlik van die vergadering kennis gegee is en 'n kworum teenwoordig is, is die vergadering behoorlik gekonstitueer. 8

11 Voorsitter Mnr PS Vercueil, voorsitter van die direksie, tree as voorsitter van die vergadering op. Groepsekretaris Mnr D Linde (Suidwes Groep Hoof Regsbeampte) 1. OPENING 1.1 SKRIFLESING EN GEBED Ds J van Zyl van die NG Kerk in Leeudoringstad open die vergadering met skriflesing uit Romeine 5 en Mattheus 5 en gebed. 1.2 VERWELKOMING Die voorsitter verwelkom almal teenwoordig en verkry die Vergadering se toestemming aangaande die ordening en hantering van die sakelys. 2. NOTULE 2.1 NOTULE VAN DIE SESTIENDE ALGEMENE JAARVERGADERING VAN AANDEELHOUERS VAN SUIDWES BEHEREND (RF) EIENDOMS BEPERK WAT OP 10 SEPTEMBER 2014 GEHOU IS Die Vergadering aanvaar die notule sonder enige wysigings. Geen sake voortspruitend uit die notule word bespreek nie. 3. OORWEGING VAN VERSLAE EN DIE OPGESOMDE FINANSIËLE STATE VAN SUIDWES BEHEREND (RF) EIENDOMS BEPERK EN DIE GROEP VIR DIE 2014/2015-FINANSIËLE JAAR Die Vergadering neem kennis van die volgende verslae soos dit in die bundel met die Finansiële Resultate 2015 saamgevat is: Voorsittersverslag (Bundel met Finansiële Resultate 2015, bl 3-4) Besturende Direkteursverslag (Bundel met Finansiële Resultate 2015, bl 5-6) Korporatiewe Bestuursverslag (beskikbaar op 9

12 Volhoubaarheidsverslag (beskikbaar op Verklaring van verantwoordelikheid deur die direksie (beskikbaar op Direkteursverslag (beskikbaar op Opgesomde finansiële state soos deur die direksie goedgekeur (Bundel met Finansiële Resultate 2015, bl 9-14) Die Vergadering oorweeg die opgesomde, afsonderlike en gekonsolideerde finansiële jaarstate van die Maatskappy en die Groep vir die 2014/2015-finansiële jaar, soos gepubliseer op bladsye 9-14 van die bundel met die Finansiële Resultate 2015, wat saam met die kennisgewing van die vergadering aan die aandeelhouers versend is en aanvaar dit eenparig. 3.8 Verslag van die onafhanklike ouditeure (beskikbaar op 4. BESLUITE Die volgende besluite word aan die Vergadering voorgelê vir oorweging en na oorweging eenparig goedgekeur: 4.1 OUDITEURE GEWONE BESLUIT NR 1: AANSTELLING VAN OUDITEURE Daar word kragtens artikel 90(1) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, besluit dat PricewaterhouseCoopers Geïnkorporeer (PwC), aangestel word as ouditeure van die Maatskappy ten aansien van die finansiële jaar wat op 30 April 2016 eindig. 4.2 DIREKTEURSVERGOEDING SPESIALE BESLUIT NR 1: VERGOEDING VAN DIREKTEURE Daar word kragtens artikel 66(9) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, saamgelees met artikel 70 van die Maatskappy se Akte van Oprigting, besluit dat die goedgekeurde direkteursvergoeding op datum van hierdie besluit, verhoog word met 5% effektief vanaf 17 September 2015 tot die datum van die Algemene Jaarvergadering van

13 4.3 TERUGKOOP VAN UITGEREIKTE AANDELE SPESIALE BESLUIT NR 2: ALGEMENE GOEDKEURING VIR VERKRYGING VAN AANDELE DEUR DIE MAATSKAPPY UITGEREIK Daar word besluit dat die Maatskappy gemagtig word om aandele, wat deur hom uitgereik is, op 'n ad hoc-basis, volgens die diskresie van die direksie en teen pryse soos deur die direksie bepaal, te verkry, en dat sodanige besluit sal geld tot die volgende Algemene Jaarvergadering van die aandeelhouers van die Maatskappy. 4.4 UITREIKING EN TOEKENNING VAN AANDELE GEWONE BESLUIT NR 2: UITREIKING OF TOEKENNING VAN AANDELE Daar word besluit dat al die klasse gewone aandele in die gemagtigde, onuitgereikte aandelekapitaal van die Maatskappy onder die beheer van die direkteure geplaas word met magtiging om sodanige aandele, behoudens die beperkings opgelê kragtens die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig en die Maatskappy se Akte van Oprigting, toe te wys en uit te reik aan sodanige persone en op sodanige terme en voorwaardes as wat die direkteure na goeddunke mag nodig ag. 4.5 OUDITKOMITEE GEWONE BESLUIT NR 3: VERKIESING VAN LEDE VAN DIE OUDITKOMITEE Daar word kragtens artikel 94(2) van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig en die Maatskappy se Akte van Oprigting besluit dat al die onafhanklike nie-uitvoerende direkteure aangestel word as statutêre lede van die Ouditkomitee van die Maatskappy vir die kalenderjaar opvolgend die datum van hierdie besluit. 4.6 ALGEMENE MAGTIGING OM FINANSIËLE BYSTAND TE VERLEEN AAN VERWANTE EN INTERVERWANTE MAATSKAPPYE EN FILIALE SPESIALE BESLUIT NR 3: FINANSIËLE BYSTAND Daar word kragtens artikels 44 en 45 van die Maatskappywet, wet 71 van 2008, soos gewysig, besluit dat die Maatskappy te eniger tyd gedurende die tydperk van twee jaar vanaf datum van hierdie besluit, enige direkte of 11

14 indirekte finansiële bystand, soos bedoel in die genoemde artikels van die Maatskappywet, Wet 71 van 2008, mag verleen aan enige of meer verwante of interverwante maatskappye van die Maatskappy en/of aan enige of meer lede van sulke verwante of interverwante maatskappye en/of aan enige persone verwant of interverwant aan enige sodanige maatskappye, op sodanige bepalings en voorwaardes as wat die direksie, of enige een of meer persone deur die direksie van tyd tot tyd daartoe vir die doel gemagtig, mag goeddink. 5. BEKRAGTIGING VAN GEKOSE DIREKSIELEDE Die Vergadering neem kennis: (a) Dat die volgende direkteure se dienstermyn van drie jaar met hierdie Algemene Jaarvergadering verstryk het: Wyk Wolmaransstad/Makwassie wyk (Wyk 2) Bloemhof/Hoopstad wyk (Wyk 4) Direkteur Mnr FE Marx Mnr JJ le Roux (b) dat die volgende direkteur bedank het: Wyk Vryburg/Stella wyk (Wyk 5) Direkteur Mnr PS Vercueil (c) (d) (e) (f) dat nominasies vir die verkiesing van direkteure vir die vakatures in die bovermelde wyke ooreenkomstig die bepalings van die Maatskappy se Statute versoek is; dat geen ander nominasies ten opsigte van wyke 2 en 4 ontvang is nie; dat slegs een persoon vir wyk 5 genomineer is; en dat geen verkiesings dus in die bogenoemde drie wyke plaasgevind het nie. 12

15 Die Vergadering besluit dat die volgende persone ingevolge die bepalings van artikel van die Maatskappy se Statute as verkose direkteure vir die volgende ampstermyn verklaar word om die ampte na afloop van die Algemene Jaarvergadering te beklee: Wyk Wolmaransstad/Makwassie wyk (Wyk 2) Bloemhof/Hoopstad wyk (Wyk 4) Vryburg/Stella wyk (Wyk 5) Direkteur Mnr FE Marx Mnr JJ le Roux Mnr GT Geldenhuys 6. ALGEMENE SAKE Die Vergadering word die geleentheid gegun om vrae aan die direksie en bestuur te stel, wat volledig en bevredigend beantwoord word. Mnr JJ Viljoen bedank mnr PS Vercueil namens die direksie vir sy jarelange diens aan die Maatskappy op die Raad van direkteure en wens hom alle voorspoed vir die toekoms toe. 7. AFSLUITING Die voorsitter bedank die teenwoordiges vir hul bywoning, waarna die Vergadering afgesluit word en verdaag. VOORSITTER 13

16 AANWYSING VAN GEVOLMAGTIGDE (ingevolge die Akte van Oprigting) Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk ( die Maatskappy ) (Reg Nr. 1998/007242/07) "Ek/Ons, synde 'n lid/lede van die Maatskappy met lidnommer stel hiermee of indien nie hy/ sy nie, die voorsitter van die vergadering as my/ons gevolmagtigde om aan die Algemene Jaarvergadering van die Maatskappy wat gehou staan te word op 21 September 2016, en enige verdaging daarvan, soos volg namens en ten behoewe van my/ons te stem: Ten gunste van Teen Buite stemming Spesiale besluit nr 1 Spesiale besluit nr 2 Spesiale besluit nr 3 Gewone besluit nr 1 Gewone besluit nr 2 Gewone besluit nr 3 (Dui opdrag aan gevolmagtigde aan by wyse van 'n kruis in die toepaslike ruimte hierbo voorsien.) Tensy anders opgedra, kan my/ons gevolmagtigde stem soos hy/sy goeddink. Geteken te op 2016 Handtekening VORM VIR MAGTIGING VAN VERTEENWOORDIGER(S) Ek, die ondergetekende, verklaar hiermee dat ek 'n *direkteur/vennoot/lid/trustee is van (naam van maatskappy/vennootskap/beslote korporasie/trust) met registrasienommer en lidnommer ( die aandeelhouer ) wat lid is van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk en dat ek kragtens 'n besluit van die direksie/vennote/lede van die beslote korporasie/trustees van die trust aangestel is om die lid te verteenwoordig op die Algemene Jaarvergadering van Suidwes Beherend (RF) Eiendoms Beperk wat op 21 September 2016 gehou sal word en daarop, of op enige verdaging daarvan, vir en namens die lid op te tree en te stem soos ek as gevolmagtigde mag goeddink. (*skrap wat nie van toepassing is nie) Geteken te op 2016 Handtekening 14