SUID AFRIKAANSE VARSWATER OEWERHENGEL VERENIGING BYLAE H TOT DIE GRONDWET PLIGTE EN VERANTWOORDELIKHEDE VAN DIE SPANBESTUURSLEDE

Transcription

1 SUID AFRIKAANSE VARSWATER OEWERHENGEL VERENIGING BYLAE H TOT DIE GRONDWET PLIGTE EN VERANTWOORDELIKHEDE VAN DIE SPANBESTUURSLEDE Ontwikkel Februarie 2014

2 1. Alhoewel daar in die reëls spesifieke take aan die spanbestuurder en spanafrigter toegewys word, is die bestuur van die span die gesamentlike verantwoordelikheid van albei die bestuurslede. Pligte en verantwoordelikhede kan dus by wyse van onderlinge ooreenkoms en interaksie tussen die spanbestuurder en spankaptein uitgeruil word. Sorg moet egter gedra word dat daar nie by wyse van misverstand take agterweë bly nie. 2. Die spanbestuurder tree op as die Federasie se verteenwoordiger tydens alle spangeleenthede en byeenkomste. Die spanbestuurslede moet as eerste prioriteit met mekaar in verbinding tree ten einde hulle modus operandi te bespreek. 3. Die Spanbestuurder moet as eerste prioriteit na bekendmaking van die spanne, die volgende dokumente by die Sameroeper van die Keurkomitee bekom: 3.1. Naamlys van die span 3.2. Proewe nominasievorms van spanlede 3.3. Afskrifte van identiteitsdokumente van spanlede 3.4. Afskrifte van paspoort/bewys van paspoortaansoek 3.5. Proewe-inligting benodig by voltooiing van kleureaansoek Adreslys van die Federasie se Uitvoerende Bestuur Toepaslike hengelreëls (FIPSed/Internasionale Federasie) 3.8. Federasie Gedragskode vir ontvangers van kleure 4. n Amptelike brief van gelukwense moet deur die spanbestuurder aan spanlede gestuur word. Die spanbestuurder moet op die mees geleë tyd wanneer daartoe versoek, ook briewe aan werkgewers skryf ten einde hulle geluk te wees met hulle werknemers se prestasie en te vra dat die nodige sportverlof, waar toepaslik, aan die werknemers toegestaan word om hul spanverpligtinge na te kom. Waar briewe op n SAVOF briefhoof uitgaan, moet SAVOF se kontakbesonderhede, synde die van die President en Sekretaris, altyd boaan die briefhoof verskyn. Die kontakbesonderhede van die spanbestuurder kan net onderkant sy handtekening aangebring word. 5. In die geval van skoolgaande juniorlede, moet die spanbestuurder skole skriftelik van die prestasie van spanlede verwittig en vra dat, indien spanverpligtinge gedurende skooltyd plaasvind, die skool goedgunstiglik verlof aan die spanlede sal toestaan om hulle spanverpligtinge na te kom. 6. Fondsinsamelingslyste kan op versoek aan spanlede beskikbaar gestel word. Waar borgskappe aan SAVOF of aan die span in geheel toegestaan word, moet alle betalings tot die krediet van die span in SAVOF se bankrekening inbetaal word. Konsulteer asseblief met SAVOF se Tesourier in hierdie verband. Borgskappe wat spesifiek ten opsigte van n span of individu bekom word sal vir daardie span of individu se spesifieke doeleindes aangewend word.

3 7. In die geval van Nasionale Proteaspanne en SASACC spanne is 'n geldige paspoort en identiteitsdokument n voorvereiste vir die goedkeuring van die spanne, ongeag of die span binnelands of buitelands deelneem. Dieselfde reëlings geld ten opsigte van Federasiespanne wat in die buiteland deelneem. Waar van toepassing, moet die spanbestuurder toesien dat spanlede wie se paspoort en identiteitsdokumente uitstaande so spoedig moontlik verkry word. Behoorlike afskrifte van paspoorte en identiteitsdokumente word benodig. Swak faks afskrifte is nie aanvaarbaar nie. 8. Die spanbestuurder kan met die goedkeuring van die SAVOF Tesourier en onderhewig aan sekere voorskrifte, gelde in die amptelike bankrekening van SAVOF deponeer. n SAVOF sub-rekening kan ook met die toestemming van die Tesourier oop gemaak word waarin spanfooie gedeponeer kan word. Onder geen omstandighede mag spanfooie in die persoonlike rekening van 'n spanbestuurslid inbetaal word nie. 9. Die spanbestuurder moet toesien dat spanlede die voorgeskrewe spandeposito van R1 000 soos in die proewe nominasievorm uiteengesit, binne 30 dae na bekendmaking van die span in die Federasie spanrekening inbetaal. n Afskrif van die inbetalingstrokies moet aan die SAVOF Tesourier gestuur word. Duidelike aanwysings moet op die inbetalingstrokie aangebring word oor wie die spanlid is en ten opsigte waarvan die deposito is. Nie geïdentifiseerde deposito's sal nie deur die Federasie as n betaling erken word nie en sal as ontwikkelingsfondse aangewend word. 10. Onttrekking van spanlede moet ooreenkomstig SAVOF se spanverkiesingsprosedure hanteer word. In die geval van enige onttrekking moet enige kleure, sertifikate en of toekennings van welke aard ook al, aan SAVOF terug besorg word sonder enige kompensasie. Die spandeposito sal verbeur word indien die spanlid hom, behalwe vir dood of ernstige sieke van homself of n naaste bloedverwant, aan die span onttrek. Die deposito sal andersins aangewend word om die spanlid se verpligtinge te help delg. 11. In die geval van internasionale wedstryde moet die spanbestuurder enige navrae aangaande die span se toernooi reëlings, regstreeks met die Internasionale Koördineerder in verbinding tree. In die geval van plaaslike Federasiespan wedstryde moet navrae regstreeks aan die Sameroeper van die besondere Vaste Komitee gerig word. Die uitnodiging en/of span reëlings sal, sodra dit ontvang of gefinaliseer is, deur die betrokke funksionaris aan die spanbestuurder deurgegee word. 12. Die spankaptein moet behoorlik vooraf navorsing doen oor die omstandighede waaronder die span gaan deelneem, die hengeloord, hengelterrein, hengelmetodes, visspesies, hengelgerei, die aas- en voerbehoeftes, ens. 13. Die spanafrigter is verantwoordelik vir die logistiek rondom die aanbied van afrigtings-klinieke plaaslik en in die buiteland. Die afrigtingsklinieke het ten doel

4 om die span voorbereid en effektief aan hengelwedstryde te laat deelneem. Afrigtingsklinieke se effektiwiteit kan verhoog word deur kundiges by oefeninge betrokke te kry en van afrigtingsvideo s gebruik te maak. 14. Waar die Federasie nie oor die nodige hengeltoerusting beskik nie, moet die spanafrigter na die beste van sy vermoë probeer om die toerusting te bekom deur middel van borgskappe en/of fondsinsameling en/of deur die toerusting te leen en/of te huur. Die hengelende spanlid sal in die finale instansie nogtans vir sy gerei verantwoordelik wees. 15. Die spanafrigter is ook verantwoordelik vir die kwantifisering en bestellings van die span se aas- en voerbenodighede. Waar borgskappe vir die voer bestaan, moet die behoefte aan voer betyds deur die spanafrigter aan die borg weergegee word. 16. Elke spanlid sal vir sy eie spanfooie en onkoste verantwoordelik wees. Tensy andersins op n Algemene Jaarvergadering besluit, sal geen subsidie deur die Federasie aan spanne verleen word nie. Subsidies wat moontlik ten opsigte van internasionale deelname vanaf die Sport & Recreation South Africa en Nasionale Loterye ontvang word, sal eerstens aangewend word om spanne se registrasiefooie vir wêreldkampioenskappe te betaal, terwyl die balans op n proporsionele grondslag tussen ander spanne verdeel sal word. 17. Volledige kostebegrotings moet deur die spanbestuurder opgestel en aan spanlede voorgelê word. Die kostebegroting moet deurgaans hersien word namate meer inligting en duidelikheid oor koste beskikbaar kom. Na afhandeling van die projek moet die werklike koste in dieselfde formaat as die kostebegroting op n finansiële verslag aangebring word en vir insae aan spanlede bekend gemaak word. Dit is absoluut noodsaaklik dat n beleid van deursigtigheid deurgaans deur die spanbestuur gehandhaaf word. Sperdatums vir die inbetaling van fondse moet lank voor die tyd aan spanlede deurgegee word. 18. In die geval van Nasionale Proteaspanne en SASACC spanne wat aan die wêreldkampioenskappe deelneem, sal die Tesourier die Spanbestuur behulpsaam wees met die oorbetaling van die registrasiefooie mits die fondse wat vir die doel benodig word reeds deur die Spanbestuur in die Federasie se genomineerde rekening inbetaal is. Geen fondse sal vir die doel deur die Federasie aan spanne voorgeskiet word nie. 19. Spanbestuurders moet daarop let dat alvorens n bank magtiging sal verleen vir die oorplasing van fondse na n ander land, daar n faktuur op n briefhoof van die gashere benodig word waarin volledige besonderhede verstrek word van die bedrag wat oorbetaal moet word asook die bankbesonderhede van die gashere. Die Internasionale Koördineerder sal spanne help om die inligting te bekom.

5 20. Na afloop van n span se wedstrydverpligtinge moet n volledige finansiële uiteensetting onder die hoofde begrote koste en werklike koste en afwyking vanaf begroting opgestel en aan spanlede voorgelê word vir aanvaarding en goedkeuring. Enige surplusse moet aan spanlede terugbetaal word. 21. Die SAVOF Kleurebeampte is verantwoordelik vir die goedkeuring van Nasionale Proteaspanne en SASACC-spanne by SASCOC en die hengelkonfederasie onderskeidelik. Waar toepaslik moet die spanbestuurder dus so spoedig moontlik die nodige dokumente soos omskryf in die toepaslike SASACC regulasie aan die Kleurebeampte besorg. Waar dokumente per landpos versend word moet die posstukke geregistreer word en die Kleurebeampte van die posstuk se versendingsverwysing voorsien word. Die aksie is nodig ten einde die Kleurebeampte in staat te stel om die nodige aansoekvorms te voltooi en/of aansoekvorms en bylaes vir volledigheid te kontroleer. Die dokumentasie moet minstens 75 dae voor die span se vertrek of sy kompetisie deelname in besit van die Kleurebeampte gestel word. 22. Die Kleurebeampte is ook verantwoordelik vir die Federasie se klere- en kleurebeleid. Spanbestuurders moet vooraf met die Kleurebeampte skakel ten einde die neergelegde reëlings met betrekking tot die aanpas van klere en die plasing van klerebestellings te bevestig. Alle bestelling moet deur die Kleurebeampte gemagtig word. Geen kleure mag vir die rekening van die Federasie aangekoop word nie. Alle bestellings word op n kontant by bestelling hanteer. Die doel met die reëlings is om gestandaardiseerde klere te verseker, te sorg dat aan borge se bepalings voldoen word en ten einde ongemagtigde aankope te verhoed. Die spanbestuurder kan met toestemming van die Kleurebeampte reëlings met die amptelike verskaffer tref vir die aanpas van die klere. 23. Alle Nasionale Proteaspanne en Federasiespanne se kleure sal amptelik op die Federasie se jaarlikse Nasionale Kleureaand oorhandig word. Spanne ontvang hulle kleure in die jaar waarin die span se wedstryd verpligtinge plaasvind. 24. Die Spanbestuur moet sorg dat elke spanlid n vrywaringsvorm onderteken waarin SAVOF, die Uitvoerende Bestuur en/of die Nasionale Keurkomitee gevrywaar word van enige aanspreeklikheid en verantwoordelikheid ten opsigte van enige ongeval, besering, siektetoestand, die verlies van lewe of beserings tydens enige stadium wat die persoon Suid-Afrika of die Federasie verteenwoordig. 25. Reisreëlings en verwante aspekte is die verantwoordelikheid van die spanbestuurder. Spanne wat per lug reis, moet sover moontlik saam vertrek en saam terugkeer in eenvormige spandrag. Vliegtuig besprekings moet sover moontlik in blok vorm gedoen word. Dit is belangrik om vir doeleindes van oorsese deelname daarop te let dat reiskoste-versekering verpligtend is. Die betaling van die vlugkoste deur middel van kredietkaarte verskaf gratis dekking in die verband.

6 26. Visums word vir besoeke aan die meeste lande benodig. Ten einde n visum te bekom, moet bewys van die volgende normaalweg gelewer word: 'n Geldige paspoort wat nog minstens een jaar na terugkoms geldig sal wees 'n Afskrif van die aansoeker se paspoort en Identiteitsdokument Een onlangse volkleur paspoort foto die voltooide visum aansoekvorm 'n Afskrif van die retoer lugkaartjie 'n Afskrif van die vlugskedule Bewys van Mediese en Ongevalle versekering Bank bewysstuk van voldoende valuta wat saamgeneem word (proof of sufficient funds) In die geval van minderjarige junior hengelaars ʼn brief van die ouers of voog verlang waarin toestemming verleen word dat die minderjarige die land mag verlaat. 27. Die spanbestuurder moet ook sorg dat die Landsvlag en Volkslied voor die span se vertrek by die Internasionale Koördineerder afgehaal en binne een-en twintig (21) dae na afhandeling van die span se hengelwedstryde, weer terugbesorg word. 28. Die spanbestuurder is verantwoordelik om binne een-en-twintig (21) dae na afhandeling van die span se wedstrydsverpligtinge, ʼn volledige wedstryd- en toerverslag, waaronder ook ʼn finansiële verslag, aan die Sameroeper van die Nasionale Keurkomitee, die Sameroeper van die betrokke Vaste Komitee, die Sekretaris en die Tesourier voorsien. 29. Benewens die Federasie se verslagdoeningsvereistes is die spanbestuurders van Protea en SASACC verplig om "SASACC National Team Management Report" te voltooi ooreenkomstig die betrokke SASACC regulasie. Die nodige blanko "Team Management Report-vorm en voltooingsregulasies word hierby ingesluit. Spanbestuurders van Federasiespanne kan ook die Team Management vorm voltooi en as deel van hulle spanbestuurdersverslag inhandig. Dit is egter nie verpligtend vir Federasie spanne nie. 30. Die spanbestuurder moet ook toesien dat elke spanlid (die spanbestuurder en afrigter ingesluit) ʼn Toernooi-Evalueringsvorm voltooi en dat die Evalueringsvorm, in ʼn koevert verseël en saam met spanbestuurder se verslag by die Sameroeper van die Vaste Komitee ingedien word.