FINANCIAL PLANNING : Plan and Strategies DEWAN PERSIDANGAN UNIVERSITI

Transcription

1 FINANCIAL PLANNING : Plan and Strategies DEWAN PERSIDANGAN UNIVERSITI

2 PLANNING

3 FINANCIAL PLANNING WHAT : Plan of activities WHY : Output & outcome targeted HOW : Methods to execute WHEN : Timeframe to execute

4 MANAGING Limited amount of money allocated for a specific purpose during a specified period PLAN Planning ahead STRATEGY Costing Detailed proposal Executing

5 OVERALL FINANCIAL MANAGEMENT BUDGET/ PLANNING Approved Sufficient PROCUREMENT Compliance with all procedures Timely PAYMENT Services/goods delivered Complete documentation

6 UB/BPPK/JBEND2012 KITARAN BELANJAWAN 10 Pengeluaran kelulusan oleh Agensi Pusat 9 Pembentangan di Parlimen 8 Kelulusan Belanjawan peringkat Agensi Pusat 7 Mesyuarat Pemeriksaan Belanjawan 11 Terimaan geran oleh USM dan agihan kepada PTJ 6 Agensi Pusat meneliti cadangan belanjawan USM 1 Pekeliling Perbendaharaan 2 Penyediaan Belanjawan peringkat PTJ 3 Penyediaan Belanjawan USM 4 Kajian cadangan belanjawan peringkat USM 5 Kemuka cadangan belanjawan ke Agensi Pusat

7 BUDGETING CYCLE what is needed align with vision from the top outcome based 1 2 Preparing Approving & Applying with a basis looking at how it is planned to be spent how effectively the money is being spent where the money generated a return 4 3 Monitoring Executing & Evaluating allocate to prevent money from being wastefully spent realign strategy if there s limitation

8 PENGURUSAN BELANJAWAN DI PTJ Mengemukakan permohonan peruntukan tahunan kepada Jabatan Bendahari mengikut format seperti yang ditetapkan PTJ perlu merancang keperluan perbelanjaan mengikut aktiviti yang akan dilaksanakan, berdasarkan sasaran pencapaian keberhasilan (outcome) yang ditetapkan Menerima makluman kelulusan peruntukan tahunan PTJ perlu merancang pelaksanaan aktiviti dan perbelanjaan mengikut keutamaan berdasarkan jumlah peruntukan yang diluluskan Memantau dan mengawal perbelanjaan agar keseluruhan peruntukan dibelanjakan dalam secara berhemah dan dalam tempoh yang ditetapkan Pada akhir tahun PTJ perlu memastikan keberkesanan (outcome) program dan aktiviti yang dirancang tercapai

9 PENGURUSAN BELANJAWAN DI PTJ PENYEDIAAN PERMOHONAN 1. Rancangan anggaran keperluan mengikut KEUTAMAAN dan komitmen kontraktual bagi aktiviti yang ingin dilaksanakan 2. Kajian pasaran 3. Kepentingan aspek perbelanjaan berhemah, optimum sumber dan kelestarian PERUNTUKAN TELAH DILULUSKAN 1. Peraturan kewangan Universiti khususnya perolehan perlu dipatuhi 2. Perbelanjaan dikenakan ke akaun dan vot yang betul 3. Perbelanjaan perlu dilakukan dalam tempoh yang ditetapkan KAWALAN DAN PEMANTAUAN 1. Purata prestasi perbelanjaan bulanan perlu dicapai sewajarnya 2. Perbelanjaan perlu mengikut jumlah peruntukan diluluskan dan dalam tempoh yang ditetapkan

10 KUMPULAN WANG UTAMA UNIVERSITI Mengurus Pembangunan Am/Enterprise

11 MENGURUS Kos operasi tahunan Keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan Peruntukan diguna dalam tahun semasa KOMPONEN Dasar Sedia Ada (DSA) Dasar Baru (DB) Dasar One-Off (DOO)

12 PEMBANGUNAN Projek-projek bangunan, peralatan dan ubahsuaian dengan kos yang amat tinggi Proses pembinaan dan perolehan peralatan selalunya akan melebihi 1 atau 2 tahun 2 komponen penting iaitu kos projek dan siling projek

13 AM/ENTERPRISE Membiayai aktiviti kumpulan wang seperti yang ditetapkan dalam terma rujukan Kumpulan Wang Am/Enterprise berkenaan Peruntukan diberikan secara tahunan Dibiayai oleh penjanaan pendapatan aktiviti

14 PERBANDINGAN JENIS BELANJAWAN AKTIVITI MENGURUS/ APEX/RU PEMBANGUNAN AM/ENTERPRISE Definisi (Tujuan) Membiayai perbelanjaan kos operasi tahunan berdasarkan aktiviti dirancang Membiayai projekprojek bangunan, peralatan dan ubahsuaian di mana kos yang terlibat adalah amat tinggi Membiayai perbelanjaan bagi tujuan tertentu seperti yuang ditetapkan oleh Terma Rujukan yang ditetapkan, seperti aktiviti berkaitan penjanaan pendapatan

15 PERBANDINGAN JENIS BELANJAWAN AKTIVITI MENGURUS/ APEX/RU PEMBANGUNAN AM/ENTERPRISE Tempoh (Time Period) Tahunan Maksimum Lima Tahun (Secara Berfasa) Tahunan (Umum) dan tertakluk kepada jenis kumpulan wang am/enterprise tersebut Sumber Peruntukan Geran Kerajaan dan Sumber Dalaman Universiti Geran Kerajaan Hasil penjanaan pendapatan PTJ, sumbangan agensi luar, geran luar kerajaan dan lain-lain

16 TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ DALAM PENGURUSAN BELANJAWAN Merancang perbelanjaan mengikut aktiviti yang akan dilaksanakan, berdasarkan sasaran pencapaian keberhasilan (outcome) yang ditetapkan Mengagihkan jumlah peruntukan yang diluluskan mengikut vot vot berkenaan dan berdasarkan terma rujukan (TOR) dan aktiviti yang telah ditetapkan Memastikan peruntukan adalah mencukupi sebelum sebarang komitmen dibuat bagi mengawal perbelanjaan tidak melebihi peruntukan yang diluluskan

17 TANGGUNGJAWAB KETUA PTJ DALAM PENGURUSAN BELANJAWAN Memastikan peruntukan dibelanjakan dalam tempoh yang ditetapkan Memastikan pemantauan prestasi ke atas belanjawan yang diluluskan, selari dengan sasaran pencapaian keberhasilan (outcome) yang ditetapkan

18 OVERVIEW BAJET 2016 Dengan Universiti perlu Sehubungan itu A - Alignment Review & Reorganising Business Structure B Business Orientation PENGURANGAN GERAN KERAJAAN -17% berbanding 2015 Effective And Efficient Operational Management C - Competencies Based O - Optimization S - Saving KAJIAN SEMULA STRUKTUR BAJET a. Core Business b. Administration c. Strategic Division d. Support/Services Centers I - Income

19 PERKARA UNTUK PERHATIAN OPTIMUM SUMBER Optimum penggunaan sumber dan memantau perjalanan inisiatif tersebut serta mengambil tindakan sewajarnya sekiranya berlaku ketidakselarian Menyemak semula semua proses pelaksanaan sesuatu aktiviti di samping meningkatkan inovasi bagi mengurangkan kos Membentuk dan mempertingkatkan program kesedaran optimum sumber dan pengurangan perbelanjaan

20 PERKARA UNTUK PERHATIAN PERKARA Do s Don ts Implikasi TINDAKAN Kelulusan diperolehi terlebih dahulu sebelum berbelanja (kaedah perolehan, nombor rujukan aset) Berbelanja mengikut perancangan Peruntukan diluluskan perlu dibelanjakan sepenuhnya dalam tempoh yang ditetapkan Diurus dan dipantau berdasarkan jenis kawalan bajet Tidak mematuhi peraturan kewangan dan had bidangkuasa, khususnya dalam PEROLEHAN Tidak menyemak ketersediaan bajet sebelum membuat komitmen Tidak memantau prestasi perbelanjaan dalam tahun semasa Jika komitmen telah dibuat, tetapi tidak dapat disempurnakan dalam tahun semasa peruntukan tahun berikutnya akan terkesan Penyaluran geran kepada pihak Universiti berdasarkan prestasi

21 Terima Kasih Mentransformasikan Pengajian Tinggi Untuk Kelestarian Hari Esok

22 PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER

23 OVERVIEW PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER USM HUSM JUMLAH SASARAN 36.5 J 25.0 J 61.5 J PENJIMATAN KOS KEBERKESANAN PENYAMPAIAN PENINGKATAN KEBERKESANAN & KECEKAPAN OPERASI melalui PENGOPTIMAAN SUMBER PEROLEHAN DENGAN NILAI FAEDAH KEWANGAN TERBAIK 8 Strategi 112 Inisiatif

24 STRATEGI PENGURUSAN OPTIMUM SUMBER Bil elektrik, air & telefon Perancangan, kos terendah (on-line), optima kemudahan sedia ada Perancangan, kawalan kelulusan, optima masa Pengurusan sumber secara cekap, pengurusan majlis/aktiviti & mesyuarat 1 : TENAGA 2 : PERJALANA N 3 : KERJA LEBIH MASA 4 : PENGURUSAN HIJAU Perancangan, kos terendah, optima kemudahan sedia ada (premis, kepakaran) Perancangan, pelaksanaan, pengawalan Perancangan, penstrukturan semula, pengawalan Perancangan, pengurusan perolehan, pengawalan 5 : LATIHAN 6 : PEROLEHAN 7 : SUMBER MANUSIA 8 : STOK UBAT & BAHAN PAKAI HABIS PERUBATAN

25 STRUKTUR AGIHAN BAJET 2016

26 STRUKTUR BAJET USM 2016 NAIB CANSELOR P. Pengajian TNC PNC/P.Kampus BPI Core Institut P. Penyelidikan Admin Pendaftar Bendahari K. Pustakawan Ombudsman Audit Dalam Strategic P. Kualiti Graduate Placement CDAE Business Development Perundangan Pembangunan Pusat Islam Museum PRN Service PPKT Keselamatan Penerbit Pemajuan Dewan Budaya MPRC KTP Desasiswa Pusat Sejahtera PIPPA CDH PTI

27 STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016 NAIB CANSELOR (NC) Pejabat Naib Canselor Perpustakaan Jabatan Pembangunan Pusat Pengetahuan Komunikasi dan Teknologi Pusat Pemindahan Ilmu (KTC) CETREE

28 STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016 TIMBALAN NAIB CANSELOR (TNC) AKADEMIK PENYELIDIKAN HEPA JIM HEA RCMO HEPA (GPC & Keusahawanan) BJIM Antarabangsa Penerbit Inovasi & Pengkomersilan Ko-K Pusat Sukan & Rekreasi Alumni Muzium IPS ABrC Desasiswa Pusat Racun Negara

29 STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016 PENTADBIRAN PENOLONG NAIB CANSELOR PENDAFTAR PENDAFTAR BENDAHARI BPI Jabatan Pendaftar Pusat Islam MPRC Pusat Sejahtera Jabatan Bendahari Pusat Kualiti Pusat Tranformasi Insan (PTI) Pejabat Aset dan Operasi Universiti CDAE CDH Jabatan Keselamatan UKKP Rumah Tetamu Pejabat Pemajuan

30 STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016 PENTADBIRAN Ombudsman Perundangan Audit Dalam PIPPA Dewan Budaya

31 STRUKTUR PENGURUSAN KEWANGAN 2016 PENOLONG NC/PENGARAH KAMPUS - KEJURUTERAAN Pejabat Pengarah Kampus /Penolong Naib Canselor Jabatan Pendaftar Jabatan Bendahari Jabatan Pembangunan Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi Pusat Islam & Pusat Sejahtera (Kampus Kejuruteraan) Jabatan Keselamatan Bahagian Kualiti dan Akreditasi HEPA Perpustakaan Ko-K IPS Desasiswa PENOLONG NC/PE NGARAH KAMPUS - KESIHATAN Pejabat Pengarah Kampus /Penolong Naib Canselor Jabatan Pendaftar Jabatan Bendahari Jabatan Pembangunan Pusat Pengetahuan, Komunikasi dan Teknologi Pusat Islam Jabatan Keselamatan Sekretariat Kualiti HEPA Perpustakaan Ko-K IPS P. Penyelidikan dan Perkhidmatan Haiwan (ARASC) Desasiswa

32 Terima Kasih Mentransformasikan Pengajian Tinggi Untuk Kelestarian Hari Esok