DOKUMEN TIDAK TERKAWAL

Transcription

1

2 PPI ISO 001 PEJABAT PERPUSTAKAAN DAN Muka Surat : 1/11 PROFIL PINDAAN EDISI. Sumber Bil Butiran Pindaan Pindaan Sebab Pindaan Pindaan Dokumen Sedia Semak Lulus

3 Muka Surat : 2/ TUJUAN Prosedur ini disediakan untuk menjelaskan tatacara menguruskan proses pelupusan rekod tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod di dalam simpanan dan pelupusan rekod akibat bencana alam bagi bahan Arkib. 2.0 SKOP Prosedur ini meliputi proses pelupusan rekod tidak aktif/tutup/tamat tindakan, pelupusan rekod di dalam simpanan dan pelupusan rekod akibat bencana alam bagi bahan Arkib. 3.0 TERMINOLOGI/SINGKATAN : 3.1 : Pustakawan 3.2 Pen. : Penolong Pustakawan 3.3 Pem. : Pembantu Pustakawan 3.4 KK : Kampus Kota 3.5 KB : Kampus Bachok 3.6 KJ : Kampus Jeli

4 Muka Surat : 3/ DOKUMEN RUJUKAN 4.1 Akta Arkib Negara 2003 (Akta 629) 4.2 Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2007 Panduan Pengurusan Pejabat Bahagian VII dan Bahagian VIII. 4.3 Panduan Pengendalian Fail Rasmi 4.4 Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am 4.5 Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 4.6 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2007 Pindaan Ke Atas Arahan Perbendaharaan (AP) 150 Bertarikh 27 Februari Surat Kementerian KB 557/97/54 Jd.4 (47) Bertarikh 3 November 1993 Pelupusan Bahan-bahan Bercetak/Kertas Terpakai daripada Kementerian/Jabatan Kerajaan/Badan Berkanun 4.8 Panduan Pelupusan Rekod Awam 4.9 Salinan Warta Kerajaan P.U. (A) Peraturan-peraturan Arkib Negara (Penetapan Borang-borang bagi Pelupusan Rekod Awam) Dasar Pengurusan Rekod Kerajaan 4.11 Rujukan Sistem Klasifikasi Rekod Universiti Malaysia Kelantan 4.12 MS ISO : 2001, Information and Documentation Records Management Part 1: General

5 Muka Surat : 4/ DOKUMEN SOKONGAN 5.1 Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK/B04.06/08/ Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 2/08) 5.3 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik (Borang Arkib 3/08) 5.4 Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib 4/08) 5.5 Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08) 5.6 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang Arkib 6/08) 5.7 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang Arkib 7/08) 5.8 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Borang Arkib 8/08) 5.9 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (Borang Arkib 9/08) 5.10 Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang Arkib 10/08) 5.11 Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam (Borang Arkib 11/08) 5.12 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 12/08) 5.13 Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan Arkib 13/08) 5.14 Surat Kebenaran Pelupusan Rekod 5.15 Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod 5.16 Surat Kelulusan Pemusnahan Rekod 5.17 Surat Kebenaran Pemindahan Rekod

6 Muka Surat : 5/ CARTA ALIR MULA 6.1 Nilai status rekod Kenalpasti rekod tidak aktif dan asingkan rekod yang mempunyai JPR dan tanpa JPR TANPA JPR 6.2 TIDAK AKTIF Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod Buat penilaian untuk primary value 6.4 Hantar 2 salinan borang beserta surat Terima surat kebenaran pelupusan daripada KP Kenalpasti dan asingkan rekod yang diberi kebenaran musnah atau simpan NILAI PELUPUSAN BERDASARKAN JPR BENCANA Asingkan rekod yang diputuskan musnah atau simpan Kumpul rekod yang musnah Ambil gambar Kenalpasti dan senaraikan rekod yang musnah Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod Status rekod dikenalpasti dan dibuat penilaian untuk cadangan pelupusan MUSNAH KAEDAH LUPUS Asingkan rekod mengikut siri (am dan kewangan) SIMPAN 6.12 Isi Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod Hantar salinan borang beserta surat Hantar salinan borang beserta surat Terima surat kebenaran pemusnahan Terima surat kebenaran pemindahan Rekod dimusnahkan Buat temujanji Isi Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam Laksanakan pemindahan TAMAT

7 Muka Surat : 6/11 PROSEDUR TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab Mula 6.1 Buat penilaian terhadap status rekod yang dipohon oleh PTj, Pen. 6.2 Nilai status rekod tersebut. Jika fail tersebut berstatus rekod yang musnah akibat bencana terus ke langkah Jika fail tersebut, Pen. berstatus rekod tidak aktif terus ke langkah Kumpulkan kesemua rekod rekod yang telah musnah atau Pem. rosak akibat bencana Rosak akibat bencana: i. Kerana kebakaran atau bencana alam ii. Fail tidak lagi boleh dirujuk oleh jabatan Buktikan keadaan fizikal bagi setiap rekod tersebut dengan Pem. mengambil gambar Maklumat berkenaan rekod tersebut dikenalpasti (sekiranya Pem. boleh) dan disenaraikan Senarai tajuk dan nombor siri rekod disediakan dengan mengisi Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK Pemohon (UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1) Status rekod dikenalpasti dan dinilai sama ada rekod Pen. Pem. tersebut dicadangkan untuk dimusnahkan atau disimpan. 6.3 Kenalpasti rekod yang tidak aktif dan asingkan rekod rekod yang proses pelupusannya ada dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod dan yang tidak dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod Pen., Pem.

8 Muka Surat : 7/ Rekod diasingkan berdasarkan cara pelupusan. Jika pelupusan rekod tersebut ada dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod terus ke langkah Jika pelupusan rekod tersebut tidak dinyatakan didalam Jadual Pelupusan Rekod terus ke langkah 6.5. Pen., Pem Asingkan rekod yang diputuskan musnah atau disimpan Pen., Pem. berdasarkan kepada Jadual Pelupusan Rekod yang disediakan oleh pihak Arkib Negara Malaysia. Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan 6.5 Isi Borang Permohonan Pelupusan Rekod bagi pelupusan rekod yang tidak dinyatakan dalam Jadual Pelupusan Rekod. Borang Permohonan Pelupusan Fail (Borang Arkib 5/08) Borang Permohonan Pelupusan Rekod Kartografi (Borang Arkib 6/08) Borang Permohonan Pelupusan Rekod Senibina (Borang Arkib 7/08) Borang Permohonan Pelupusan Rekod Pandang Dengar (Borang Arkib 8/08) Borang Permohonan Pelupusan Rekod Terbitan dan Bahan Bercetak (Borang Arkib 9/08) Borang Permohonan Pelupusan Rekod Elektronik (Borang Arkib 10/08) 6.6 Pegawai Rekod Jabatan membuat penilaian ke atas setiap rekod bagi menentukan nilai utama (primary value) rekod tersebut. Penilaian ini adalah bagi mencadangkan rekod tersebut dicadang simpan atau musnah.

9 Muka Surat : 8/ Kemukakan 2 salinan Borang Permohonan Pelupusan yang telah diisi dengan lengkap kepada Arkib Negara Malaysia untuk dinilai. Terima Surat Kebenaran Pelupusan daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia Kenalpasti dan asingkan rekod yang telah diberi kebenaran pelupusan oleh samaada perlu dimusnahkan atau dilupuskan., Pen., Pem.. Rekod akan dilupuskan berdasarkan keputusan oleh. Jika rekod tersebut dilupuskan dengan cara simpan kekal di, terus ke langkah Jika rekod tersebut dicadangkan musnah, terus ke langkah Isi Borang Permohonan Pemindahan Rekod Awam bagi rekod yang dicadangkan simpan di Arkib Negara Malaysia Kemukakan 2 salinan borang yang telah lengkap diisi ke Terima Surat Kebenaran Pemindahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Hubungi untuk membuat temujanji pemindahan rekod, Pen Laksanakan pemindahan rekod ke dalam tempoh 3, Pen. bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemindahan Rekod yang diterima. Bagi rekod yang diputuskan musnah perlu dibuat pengasingan Pen., Pem. diantara rekod urusan am rekod kewangan dan perakaunan. Isi Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam yang disediakan oleh 1. Rekod Urusan Am Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 2/08) Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik (Borang Arkib 3/08)

10 Muka Surat : 9/ Rekod Kewangan dan Perakaunan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib 4/08) Kemukakan 1 salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam ke dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan) beserta surat. Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 2/08) Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Elektronik (Borang Arkib 3/08) Salinan Borang Permohonan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan-Arkib 4/08) Terima Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam daripada Ketua Pengarah dan Jabatan Audit (bagi rekod kewangan). Seterusnya, bagi rekod kewangan, surat kebenaran pemusnahan yang diterima daripada kedua dua jabatan dimajukan ke Jabatan Akauntan Negara untuk kelulusan muktamad. Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod Awam Surat Kelulusan Pemusnahan (bagi rekod kewangan) Urusan pemusnahan rekod dilaksanakan dalam tempoh 3 bulan dari tarikh Surat Kebenaran Pemusnahan Rekod yang diterima. Isi Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam dan kemukakan kepada dan Jabatan Audit serta Jabatan Akauntan (bagi rekod kewangan) dalam tempoh 1 bulan bagi memaklumkan berkenaan pemusnahan telah dilakukan. Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Awam (Borang Arkib 12/08) Borang Penentusahan Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan (Borang Kewangan Arkib 13/08) Tamat Pust, Pen.

11 Muka Surat : 10/ REKOD KUALITI Bil Nama Rekod Rujukan Lokasi 1. Borang Pemindahan Rekod UMK/B04.06/05/ Borang Permohonan Pelupusan Rekod UMK/B04.06/08/2014 Pind. 1 Folder Borang Pemindahan Arkib Rekod Folder Borang Permohonan Pelupusan Rekod Arkib 3. Panduan Pelupusan Rekod Awam Buku Panduan Pelupusan Arkib Rekod Awam 4. Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am Buku Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am Arkib Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Buku Jadual Pelupusan Rekod Kewangan dan Perakaunan Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Awam Borang Arkib 2/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Elektronik Borang Arkib 3/08 Borang Permohonan Bagi Pemusnahan Rekod Kewangan dan Perakaunan Borang Kewangan Arkib 4/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Fail Borang Arkib 5/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Kartografi Borang Arkib 6/08 Arkib Website Website Website Website Website

12 Muka Surat : 11/ Borang Permohonan Bagi Pelupusan Website Rekod Seni Bina Borang Arkib 7/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Pandang Dengar Borang Arkib 8/08 Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Terbitan dan Bercetak Borang Arkib 9/08 Website Website Borang Permohonan Bagi Pelupusan Rekod Elektronik Borang Arkib 10/08 Website Borang Permohonan Bagi Website Pemindahan Rekod Awam Borang Arkib 11/08 Borang Penentusahan Pemusnahan Website Rekod Awam Borang Arkib 12/08