PROSEDUR STAF HARIAN/SKIM KHIDMAT PELAJAR (SKP)/UPAH PK.UiTM.FSSR.(O).02

Transcription

1 STAF Muka Surat : 1/10 Tandatangan Nama STAF HARIAN/SKIM KHIDMAT PK.UiTM..(O).02 Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh Pn. Azliah Othman Dr. Arba iyah Ab. Aziz Prof. Dr. Hj. D zul Haimi Md. Zain (A.I.S) Jawatan Timbalan Pendaftar Timbalan Dekan (Akademik) Dekan 12/01/ /01/ /01/2016 1

2 STAF Muka Surat : 2/10 REKOD PINDAAN Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang dinyatakan di dalamnya HALAMAN DIPINDA No.Keluaran No. Muka surat Bentuk Pindaan Diluluskan / Pindaan Para 18/5/ /02 Muka surat Perubahan pada nama hadapan 12/01/ /02 Muka surat hadapan Dekan dan Timbalan Dekan (Akademik) Perubahan pada nama Timbalan Pendaftar dan Tanda tangan digital dimasukkan 2

3 STAF Muka Surat : 3/10 KANDUNGAN 1. Objektif 2. Skop 3. Rujukan 4. Definisi 5. Singkatan 6. Tanggungjawab dan Tindakan 7. Rekod Kualiti 8. Lampiran MUKASURAT

4 STAF Muka Surat : 4/10 1. OBJEKTIF Prosedur ini menyediakan garis panduan perolehan staf harian/ skim khidmat pelajar (SKP) / upah bagi berkenaan. 2. SKOP Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pentadbiran untuk memastikan pengendalian perolehan staf harian / skim khidmat pelajar dan tatacara pembayaran upah dapat ditadbir urus dengan berkesan. 3. RUJUKAN 3.1 MK.UiTM Manual Kualiti i. Seksyen Peruntukan dan Penyediaan Sumber ii. iii. Seksyen Pengurusan Sumber Seksyen Perolehan 3.2 Dokumen Sokongan i. DS Buku Panduan Staf UiTM. ii. DS Kompilasi Surat dan Arahan Perbendaharaan. iii. DS Kompilasi Surat, Pekeliling dan Pentadbiran dan Perkhidmatan. 4

5 STAF Muka Surat : 5/10 4. DEFINISI 4.1 Staf Harian Perlantikan ke dalam perkhidmatan untuk operasi harian apabila diperlukan. 4.2 Skim Khidmat Pelajar (SKP) Perlantikan SKP untuk operasi harian pada waktu yang ditetapkan. 5. SINGKATAN D - Dekan JAASBU - Jawatankuasa Akaun Amanah SBU TP - Timbalan Pendaftar BEND - Bendahari PgS - Pengurus KP - Koordinator Program Ko - Penyelaras K(PTD) - Kerani (Pentadbiran) UKZ12 - Unit Kewangan Zon 12 PTD - Panel Temuduga SKP - Skim Khidmat Pelajar 5

6 STAF Muka Surat : 6/10 6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 6.1 Lantikan Staf Harian dan Skim Khidmat Pelajar (SKP) TANGGUNGJAWAB TINDAKAN KP/Ko/PgS/JAASBU Proses Perlantikan Staf Harian / SKP 1. Kenalpasti keperluan bagi staf harian / SKP berdasarkan keperluan di jabatan masingmasing dan memaklumkan keperluan tersebut dalam Mesyuarat Pengurusan / JAASBU. *keperluan bagi staf harian / SKP SBU akan dimasukkan ke dalam JAASBU. TP 2. Iklan untuk perlantikan Staf Harian dan SKP Calon mengisi boring untuk lantikan Staf Harian / SKP. 3. Senarai pendek calon untuk dibawa ke dalam Mesyuarat Pengurusan / JAASBU. JAASBU / PgS 4. Di bawa ke dalam mesyuarat JAASBU untuk pengesahan dan perlantikan. a. Jika tidak dapat di bawa ke mesyuarat JAASBU, edaran pekeliling untuk pengesahan dan perlantikan akan dilakukan. PgS SBU / TP 5. Buat surat lantikan. SH / SKP 6. Mengisi boring persetujuan sebagai staf harian / SKP 6

7 STAF Muka Surat : 7/10 7. PEMBAYARAN UPAH STAF 7.1 Staf Harian TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PgS SBU / SSn Proses Pembayaran Upah Staf Harian 1. Staf perlu membuat tuntutan bayaran kepada SBU yang berkenaan dengan mengisi boring khas beserta punch card. PgP / SSn 2. Borang yang lengkap terkumpul dihantar kepada pengurus untuk dihantar ke JAASBU. PgS / JAASBU K (PTD) UKZ 3. Dibawa ke mesyuarat JAASBU untuk pengesahan / kelulusan atau jika mesyuarat tidak dapat dijalankan edaran pekeliling akan dilaksanakan. 4. Penyediaan PB untuk proses pembayaran. 5. Serah kepada Bendahari untuk membuat pembayaran. 7

8 STAF Muka Surat : 8/ Skim Khidmat Pelajar (SKP) TANGGUNGJAWAB TINDAKAN PgS / SKP Proses Pembayaran Upah SKP 1. Pelajar perlu membuat tuntutan bayaran kepada SBU yang berkenaan dengan mengisi boring khas berserta punch card. PgS / PS 2. Borang yang lengkap terkumpul dihantar kepada pengurus untuk dihantar ke JAASBU. PgS / JAASBU K (PTD) UKZ 6. Dibawa ke mesyuarat JAASBU untuk pengesahan / kelulusan atau jika mesyuarat tidak dapat dijalankan edaran pekeliling akan dilaksanakan. 7. Penyediaan PB untuk proses pembayaran. 8. Serah kepada Bendahari untuk membuat pembayaran. 8

9 STAF Muka Surat : 9/10 8. REKOD KUALITI Bil Jenis / Rekod Rujukan Lokasi Tempoh 1. Fail Belanjawan Am 2. Fail Belanjawan One-Off 3. Fail Panjar Wang Runcit 4. Fail Kehilangan dan Kerosakan 5. Sebut Harga / Tender 400-UP/SBU/ (PT.11/1) 400-UPC/SBU/ (PT.11/1) 400-PDC/SBU/ (PT.11/1) 400-UP/SBU/ (PT.11/1) 400-UPC/SBU/ (PT.11/1) 400-PDC/SBU/ (PT.11/1) 400-UP/SBU/ (PT.8/2) 400-UPC/SBU/ (PT.8/2) 400-PDC/SBU/ (PT.8/2) 300-UP/SBU/ (PT.1/3) 300-UPC/SBU/ (PT.1/3) 300-PDC/SBU/ (PT.1/3) 300-UP/SBU/ (PT.8/5) 300-UPC/SBU/ (PT.8/5) 300-PDC/SBU/ (PT.8/5) Pentadbiran Am Pentadbiran Am Pentadbiran Am Pentadbiran Am Pentadbiran Am Simpanan 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 5 tahun 9

10 STAF Muka Surat : 10/10 6. Penyelenggaraan / Pembaikan Peralatan Pejabat 300-UP/SBU/ (PT.19/1) 300-UPC/SBU/ (PT.19/1) 300-PDC/SBU/ (PT.19/1) 7. Pesanan / Bekalan 300-UP/SBU/ (PT.20/1) 300-UPC/SBU/ (PT.20/1) 300-PDC/SBU/ (PT.20/1) 9. LAMPIRAN Pentadbiran Am Pentadbiran Am 9.1 Contoh Format Borang Lampiran Format Pengakuan Penerimaan Peralatan Lampiran Borang Pengesahan Kerja Lampiran Bayaran Panjar Wang Runcit Lampiran Format Penyediaan Bajet Kewangan Mengurus Lampiran Format Penyediaan Bajet Perjawatan Lampiran 6 5 tahun 5 tahun 10

11 CARTA ALIR PROSES PENGAMBILAN PENSYARAH KONTRAK TINDAKAN CARTA ALIR PROSES KERJA RUJUKAN Mula PEK(P) PEK(P) TD(A&A) PEK(P) PEK(P) PEK(P) Pemohon Edaran surat kepada KPP/K/P dan Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 Terima semula Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 Semak Lampiran 8.2 Serah Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 kepada D untuk sokongan Majukan Lampiran 8.2, Lampiran 8.3 dan Lampiran 8.4 yang telah mendapat sokongan kepada TNC(A&A) untuk kelulusan Menyediakan surat tawaran Emel kepada Pemohon mengenai Pelantikan sebagai Pensyarah Sambilan, syarat-syarat perkhidmatan dan Lampiran 8.5 Pemohon cetak surat tawaran dan lengkapkan Lampiran 8.5 PEK(P) Terima Lampiran 8.5

12 Pemohon Melapor diri dan memulakan pengajaran PEK(P) Merekod ke dalam fail TAMAT

13 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (UiTM) PENYATA TUNTUTAN SKIM KHIDMAT PELAJAR PK.PBUiTM.(O) PERINGATAN NAMA : 1. Tuntutan hendaklah di isi dengan tepat dan terang KURSUS : 2 Segala ruangan kotak tercatat dibawah jangan ditambah atau diubah SEMESTER : 3 Tentukan No Kad Pengenalan dan No. Akaun Bank diisi dengan betul NO.PELAJAR : NO.K/P : Tentukan No. Kad Pengenalan dan No. Akaun Bank diisi dengan betul NO. A/K BANK : NO. A/K BANK : BULAN: WAKTU WAKTU BIL TAHUN- DARI HINGGA TARIKH BULAN HARI JENIS KERJA JAM MIN JAM MIN PEMOHON Saya sahkan bahawa perkhidmatan ini adalah benar dan betul. Tandatangan KETUA JABATAN Telah disemak tuntutan yang ada Tandatangan COP RESMI disamping rekod yang ada Nota 1.Kadar bayaran sebanyak RM4.00 sejam jam/minggu semasa penggal pengajian berjalanan jam/minggu semasa cuti semster/bekas pelajar yang belum konvokesyen 4. CONTOH Jika bekerja hari biasa dari pukul 7:45 am sehingga 16:50pm Sila isi seperti berikut: HARI ISNIN 12/05/05 08:00-13:00 HARI ISNIN 12/05/05 14:00-16:50 TANDATANGAN PEGAWAI

14 PK.PBUiTM.(O).03/01 PEJABAT BENDAHARI PERMOHONAN SKIM KHIDMAT PELAJAR (Sila lampirkan salinan nombor kad pengenalan dan dua salinan keputusan peperiksaan telah disahkan) GAMBAR A. MAKLUMAT PELAJAR Nama Penuh :... Lahir :... Alamat Rumah :... No. Pelajar :... No. Tel H/P :... Fakulti :... Alamat Kolej / :... Rumah Sewa B. MAKLUMAT BAPA/PENJAGA NamaBapa / :... Penjaga Pekerjaan :... Alamat Majikan :......Pendapatan Sebulan :... Pekerjaan Ibu :...Pendapatan Ibu :... Bil Anak Masih :...Bil ang Telah Bekerja :... Bersekolah Saya mengaku maklumat yang diberikan adalah benar dan jika didapati palsu saya bersedia dikenakan tindakan oleh UiTM TANDATANGAN PELAJAR TARIKH.

15 C. UNTUK DIISI OLEH DEKAN FAKULTI Disahkan pemohon adalah pelajar ini dan peputusan CGPA semester terakhir beliau ialah...(sila lampirkan salinan keputusan peperiksaan yang disahkan). Permohonan DISOKONG / TIDAK DISOKONG TANDATANGAN/COP DEKAN TARIKH D. UNTUK KEGUNAAN PEJABAT HEP Rujukan Permohonan Diterima Oleh :... :...No.Bil Permohonan... Keputusan :...

16 UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA SHAH ALAM SALINAN DOKUMEN IPSis/LOGSHEET/2011 TERKAWAL INSTITUT PENGAJIAN SISWAZAH LOG BOOK ENTRY SCHEME : SKS / FELLOWSHIP (Please Circle Where Appropriate) MONTH/YEAR: WEEK : DATE DESCRIPTION OF TASK/ASSIGNMENT DURATION (HOURS) Acknowledgement of Person in Charge: Date: Name and official stamp This log sheet should be attached with the monthly claim form

17 Februari 2011 PENYATA TUNTUTAN SKIM KHIDMAT SISWAZAH PERINGATAN 1 Tuntutan hendaklah diisi dengan tepat dan terang dan perlu dihantar ke Unit Kewangan Zon 7 (IPSIS), Intekma selewat-lewatnya pada 10hb bulan berikutnya 2 Tentukan No. Kad Pengenalan, No. Akaun Bank & No. Pelajar diisi dengan betul 3 Membawa salinan bukti jam bekerja semasa tuntutan NAMA KURSUS NO. PELAJAR NO. K/P - - NO. AKAUN BULAN TAHUN 20 TARIKH PEMOHON Saya sahkan bahawa perkhidmatan ini adalah benar dan betul KETUA JABATAN Telah disemak tuntutan yang ada disamping rekod yang ada SKOP KERJA (sila tambah ruang jika perlu) SEMESTER DARI (contoh 9.00) Tandatangan & Tandatangan & WAKTU BANK HINGGA (contoh 12.00) TEMPOH JAM BEKERJA TANDATANGAN PEGAWAI YANG BERTANGGUNGJAWAB Cop Rasmi NOTA 1 Minimum bayaran jam bekerja adalah 6 jam seminggu bagi penerima Skim Khidmat Siswazah. 2 Bayaran elaun bulanan adalah tetap iaitu RM Sekiranya jumlah jam bekerja kurang dari 24 jam sebulan, elaun akan dibayar purata mengikut jumlah jam bekerja.