SOKONGAN KEWANGAN. PEJABAT BENDAHARI Kod Dokumen : UPM/SOK/KEW/AK005/AST. ARAHAN KERJA PENYEDIAAN WORK ORDER Tarikh: 03/01/2011

Transcription

1 Halaman: 1/21 Tujuan Arahan Kerja ini adalah untuk menerangkan tatacara penyediaan work order untuk penyelenggaraan kenderaan dan peralatan di bawah kategori aset (A35000) kecuali perabot termasuk penghawa dingin di bawah kategori inventori (P27801) A) Di Pusat Tanggungjawab/seksyen kewangan (jika berkenaan) 1) Pada Main Skrin >Menu Module > Maintenance 2) Klik pada Menu Work Order 3) Klik pada New..

2 Halaman: 2/21 4) Masukkan maklumat Service Date: Tarikh Invois Pembekal dan bagi maklumat Description: a. jika melibatkan kenderaan, input No Kenderaan/No Invois Pembekal (cth: ABC 123/INV:12345). b. jika melibatkan peralatan, input no Pesanan Belian/No ID Pembekal (cth:po012345/jj000001). c. jika melibatkan peralatan yang perlu diperbaiki kerana kerosakan, input no invois pembekal/id pembekal (cth:inv:12345/jj000001) d. jika melibatkan peralatan yang perlu diperbaiki keranan kerosakan dan pembekal belum berdaftar dengan UPM, input no invois pembekal/nama Pembeka (cth:inv:12345/sykt Lee)

3 Halaman: 3/21 5) Klik Menu Project.. 6) Pilih Kod PTJ (cth: 0032 Bendahari) > OK

4 Halaman: 4/21 7) Klik Menu Asset..

5 Halaman: 5/21 8) Jika ID telah diketahui, masukkan no ID pada ruangan Restrict dan tekan enter seperti langkah 12. Jika id tidak diketahui, klik Menu Search untuk memilih no ID kenderaan/peralatan. 9) Klik Menu Add Item that Match.. 10) Carian menggunakan Asset Name/Asset Code/Barcode yang mana bersesuaian dan tekan Find

6 Halaman: 6/21 11) Dapatkan no Code dan tekan Close 12) Masukkan no ID kenderaan/peralatan pada ruangan Restrict dan tekan Enter pada papan kekunci (keyboard)

7 Halaman: 7/21 13) ID yang diinput akan dipaparkan. Klik OK 14) Maklumat Location akan terpapar secara automatic berdasarkan rekod FAMS. Klik More Details..

8 Halaman: 8/21 15) Klik pada Menu Actions 16) Klik New untuk memasukkan maklumat penyelenggaraan

9 Halaman: 9/21 17) masukkan maklumat pada ruangan berikut (bagi kenderaan) a) Choose Date: Tarikh pada Invois Pembekal b) Description: taip keterangan penyelenggaraan berdasarkan pada invois pembekal (jika pelbagai penyelenggaraan pada satu invois) c) Detail of Work Done: masukkan maklumat terperinci penyelenggaraan d) Labour Cost dan Parts Cost : berdasarkan keterangan invois 18) Klik OK. Ulang langkah 17 (a) hingga (d) jika keterangan penyelenggaraan lebih daripada satu jenis

10 Halaman: 10/21 19) masukkan maklumat pada ruangan berikut (bagi peralatan) a) Choose Date: Tarikh pada Invois Pembekal b) Description: taip keterangan penyelenggaraan yang terdiri daripada salah satu ayat berikut: i) kaliberasi ii) baikpulih iii)membekal alat gantian iv)membaiki peralatan v)naiktaraf c) Detail of Work Done: masukkan maklumat penyelenggaraan yang terperinci berdasarkan invois pembekal d) Labour Cost dan Parts Cost : berdasarkan keterangan invois 20) Klik OK. Ulang langkah 19 (a) hingga (d) jika keterangan penyelenggaraan melibatkan kos upah/buruh yang berasingan

11 Halaman: 11/21 21) Klik OK. salin ID Work Order yang telah dilengkapkan dan tekan Close sehingga keluar paparan seperti langkah 22 22) Klik Fixed Reports 23) Pilih Work Order Actios by Engineer, kemudian pilih Result of Last Search

12 Halaman: 12/21 24) Klik Search 25) Klik Add Item that Match

13 Halaman: 13/21 26) Pilih Work Order Code dan pilih is equal to dan masukkan no work order (cth:wo009631). Tekan Find 27) Work Order yang dipilih akan dipaparkan. Klik Close

14 Halaman: 14/21 28) Klik Send 29) masukkan tajuk dan nama PTJ bagi kenderaan/peralatan berkenaan

15 Halaman: 15/21 30) Cetak laporan ini. Klik Close sebanyak 2 kali 31) Pilih Custom Reports

16 Halaman: 16/21 32) Pilih Laporan Penyelenggaraan dan pilih Result of Last Search 33) Klik Add Item that Match

17 Halaman: 17/21 34) Pilih Code dan pilih is equal to dan masukkan no Work Order. Tekan Find 35) Work Order yang dipilih akan dipaparkan.klik Close

18 Halaman: 18/21 36) Klik Send 37) masukkan tajuk dan Nama PTJ bagi kenderaan/peralatan berkenaan

19 Halaman: 19/21 38) Cetak laporan ini 39) Bagi kenderaan, sertakan log penggunaan kenderaan yang terakhir bersama Work Order ini dan dokumen sokongan yang lain ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran

20 Halaman: 20/21 40) Bagi peralatan, serahkan work order ini dan dokumen sokongan ke Pejabat Bendahari untuk tujuan pembayaran B) Di zon/seksyen kewangan Pejabat Bendahari (jika berkenaan) 41) ikuti langkah 1 dan 2. Pada langkah 3, masukkan no Work Order yang berkaitan untuk tujuan pembayaran ke ruangan Restrict dan tekan Enter 42) work order yang dipilih akan dipaparkan. Tekan Edit

21 Halaman: 21/21 43) masukkan masukkan no Ruj.Bayaran :ID Pembekal/Invoice Entry SAGA th:jj000001/000123). Pada ruangan Status, pilih Close. 44) masukkan no work order (contoh: WO010424) pada ruangan comment di modul Invoice Entry dalam SAGA