Bagaimana Membuat INVOIS

Size: px

Start display at page:

Download "Bagaimana Membuat INVOIS"

Virginia Martin
6 years ago
Views:

1 Bagaimana Membuat INVOIS Jabatan Teknologi Pendidikan Institut Pendidikan Guru Malaysia Kampus Sultan Mizan, Kota Putra, Terengganu. Modul ini diadaptasi daripada Modul 3 yang dikeluarkan oleh PPK

2 Nama Modul: Objektif Modul: Invois Pada akhir pembelajaran modul ini Peserta Kursus akan dapat 1. Memasukkan data ke dalam invois yang disediakan dengan Excel. 2. Menggunakan formula dalam Excel untuk mengira jumlah dalam invois. Pengetahuan dan Kemahiran Yang Dipelajari: Pengetahuan 1. Peserta Kursus dapat menyediakan satu invois menggunakan Excel. 2. Peserta Kursus tahu bagaimana memasukkan formula untuk mengira jumlah item dalam invois. Kemahiran 1. Mengubah simbol mata wang 2. Memilih serta menukar Fon 3. Mengubah saiz lajur 4. Memasukkan formula dan data 5. Membuat jadual dan border 6. Menyimpan fail 7. Mencetak invois Ringkasan Modul: Pada akhir modul ini, Peserta Kursus akan menghasilkan invois seperti berikut: Membina Invois Menggunakan Excel XP 1

Ringkasan Aktiviti: Modul ini melibatkan aktiviti utama berikut 1. Mengubah Simbol Mata Wang 2. Menaipkan Tajuk Jadual Dan Memformat Tajuk 3. Membuat Jadual 4.

Mencetak Invois Aktiviti 1: Menukar Simbol Mata Wang Daripada $ Kepada RM Simbol mata wang piawai yang digunakan oleh Excel ialah $ tetapi ini boleh ditukarkan kepada simbol mata wang yang lain.

3 Ringkasan Aktiviti: Modul ini melibatkan aktiviti utama berikut 1. Mengubah Simbol Mata Wang 2. Menaipkan Tajuk Jadual Dan Memformat Tajuk 3. Membuat Jadual 4. Memasukkan Formula Untuk Mengira Jumlah Invois 5. Menggunakan Format Mata Wang 6. Menukar Setup Muka Surat 7. Mencetak Invois Aktiviti 1: Menukar Simbol Mata Wang Daripada $ Kepada RM Simbol mata wang piawai yang digunakan oleh Excel ialah $ tetapi ini boleh ditukarkan kepada simbol mata wang yang lain. Langkah berikut menerangkan bagaimana simbol mata wang $ boleh ditukarkan kepada simbol Ringgit Malaysia (RM). 1. Klik butang Start pada taskbar Windows untuk memaparkan Start menu. Pilih Control Panel untuk memaparkan tetingkap Control Panel di bawah: Tetingkap Control Panel Ikon Regional and Language Options Membina Invois Menggunakan Excel XP 2

2. Klik dua kali ikon Regional Settings dalam tetingkap

4 2. Klik dua kali ikon Regional Settings dalam tetingkap Control Panel untuk membuka kotak dialog Regional Settings Properties. Seterusnya klik butang Customize untuk memaparkan tetingkap berikut: 3. Klik tab Currency kemudian taipkan simbol RM dalam kotak Currency Symbol untuk menggantikan simbol $. Membina Invois Menggunakan Excel XP 3

5 4. Klik butang OK. 5. Mulai dari sekarang, semua nombor yang diformatkan dengan format Currency (mata wang) akan memaparkan simbol RM (contoh: RM 4.50). Aktiviti 2: Menaipkan Tajuk Jadual dan Memformat Tajuk 1. Menaipkan teks ke dalam sel A1 (a) Klik sel A1. (b) Taipkan nama institusi anda ke dalam sel A1 (Dalam modul ini kita akan gunakan nama KOPERASI INSTITUT PERGURUAN DARUL AMAN). (c) Tekan kekunci Enter. 2. Menaipkan teks ke dalam sel A2 (a) Klik sel A2. (b) Taipkan alamat koperasi sekolah anda ke dalam sel A2 (Dalam modul ini kita akan gunakan alamat Bandar Darulaman). (c) Tekan kekunci Enter. 3. Menaipkan teks ke dalam sel A3 (a) Klik sel A3. (b) Taipkan perkataan INVOIS ke dalam sel A3. (c) Tekan kekunci Enter. 4. Menaipkan teks ke dalam sel-sel lain (a) Masukkan data berikut ke dalam sel-sel berkenaan dan tekan kekunci Enter selepas setiap data dimasukkan. Di sel A5, taipkan Pelanggan Di sel A6, taipkan Nama: Persatuan Bulan Sabit Merah Di sel A7, taipkan Alamat: Institut Perguruan Darulaman Di sel G6, taipkan No. Invois: Membina Invois Menggunakan Excel XP 4

Di sel H6, taipkan S1026 Di sel G8, taipkan Tarikh: Di sel H8, taipkan 31/7/2006 Di sel G10, taipkan No. Pesanan: Di sel H10, taipkan 2020 5.

6 Di sel H6, taipkan S1026 Di sel G8, taipkan Tarikh: Di sel H8, taipkan 31/7/2006 Di sel G10, taipkan No. Pesanan: Di sel H10, taipkan Menukar saiz teks bagi nama dan alamat koperasi Institut (a) Klik sel A1. (b) Klik butang saiz teks seperti yang ditunjukkan di bawah. Satu senarai saiz teks akan dipaparkan. Bar Format Fon Teks dan Saiz Teks (c) Pilih Arial dan saiz 14 dalam senarai saiz teks. Nama koperasi Institut akan ditukarkan ke saiz 14. Membina Invois Menggunakan Excel XP 5

7 (d) Klik sel A2 dan ulangi langkah seperti di atas untuk menukarkan alamat koperasi ke saiz teks 12. (e) Klik sel A3 dan ulangi langkah seperti di atas untuk menukarkan perkataan INVOIS ke saiz teks Menebalkan (Boldface) dan Menggariskan (Underline) Teks (a) Klik sel A3 untuk menyerlahkan perkataan INVOIS. (b) Klik butang (c) Klik butang pada bar Format untuk menebalkan INVOIS. pada bar Format untuk menggariskan INVOIS. 7. Mengetengahkan Teks Dalam Invois. Ikuti langkah berikut untuk meletakkan nama koperasi, alamat koperasi dan perkataan INVOIS di tengah kawasan dari lajur A hingga lajur H. (a) Klik sel A1. (b) Tekan butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus dari sel A1 ke kanan sehingga semua sel dari A1 hingga H1 diserlahkan. (c) Klik ikon (ikon Merge and Center) pada bar format untuk meletakkan nama koperasi sekolah di tengah kawasan dari sel A1 hingga H1. (d) Ulangi langkah di atas untuk letakkan alamat koperasi sekolah dan perkataan INVOIS di tengah kawasan dari lajur A hingga H. (e) Selepas langkah (d), helaian kerja anda akan kelihatan seperti berikut. Anda tidak perlu bimbang tentang nama koperasi yang terlindung sebahagiannya. Kita akan betulkan keadaan ini dalam Aktiviti 3. Membina Invois Menggunakan Excel XP 6

8 Aktiviti 3: Membuat Jadual 1. Menaipkan Tajuk Jadual (a) Taipkan tajuk-tajuk berikut dalam sel-sel yang dinyatakan Bil. dalam sel A11 Keterangan dalam sel B11 Kuantiti dalam sel C11 Harga Seunit dalam sel D11 Jumlah dalam sel E11 2. Menaipkan data ke dalam jadual (a) Taipkan data yang ditunjukkan di bawah ke dalam jadual. Data bagi lajur Keterangan adalah terlalu panjang untuk dipaparkan kesemuanya dalam selsel. Data lengkap bagi sel-sel berkenaan ialah: Pensil 2B, Kertas Pendua, Kad Manila, Pen Penanda Artline, Pemadam Pensil, Kertas Fotostat A4. Membina Invois Menggunakan Excel XP 7

Nota: Perhatikan bahawa semua teks dalam baris 11 dan lajur Keterangan dijajarkan (disusun) ke hujung kiri sel manakala semua nombor dijajarkan ke hujung kanan sel. 3.

9 Nota: Perhatikan bahawa semua teks dalam baris 11 dan lajur Keterangan dijajarkan (disusun) ke hujung kiri sel manakala semua nombor dijajarkan ke hujung kanan sel. 3. Mengubah Saiz Lajur Sekarang kita akan ubah saiz lajur Keterangan supaya semua nama item dalam invois dipaparkan sepenuhnya. (a) Tempatkan penunjuk tetikus pada sempadan antara label jalur B dan label lajur C. Penunjuk akan bertukar bentuk menjadi seperti yang dipaparkan dalam rajah berikut: (i) Tempatkan penunjuk pada sempadan label antara dua lajur supaya penunjuk dwikepala dipaparkan. (ii) Tekan butang kiri tetikus dan seret sempadan lajur ke kanan untuk membesarkan lajur. (b) Ulangi langkah (a) (i) dan (ii) di atas sehingga saiz lajur B, D dan E cukup besar untuk memaparkan sepenuhnya nama semua item di dalam lajur. Membina Invois Menggunakan Excel XP 8

10 4. Menjajarkan tajuk jadual di tengah sel. Formatting Toolbar Ikon Jajar Tengah (Center) (a) Klik sel A11 (perkataan Bil.). (b) Tekan butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus ke kanan sehingga semua sel dari A11 hingga E11 diserlahkan. (c) Lepaskan butang kiri tetikus. (d) Klik ikon (ikon Center). Semua teks yang terserlah akan diketengahkan dalam sel masing-masing. Membina Invois Menggunakan Excel XP 9

11 5. Memaparkan sempadan sel dalam jadual Memaparkan garis sempadan tegak bagi sel-sel dalam jadual. (a) Klik sel A11. (b) Tekan butang kiri tetikus dan seret tetikus hingga ke sel E21 supaya semua sel dalam kawasan dari sel A11 hingga E21 diserlahkan. (c) Lepaskan butang tetikus. (d) Klik butang Format (pada menu utama) diikuti dengan butang Cell untuk memaparkan kotak dialog Format Cells. (e) Klik tab Border untuk memaparkan kotak dialog berikut: (f) Klik jenis sempadan sel yang dikehendaki. (g) Klik tiga butang ini untuk memaparkan garis sempadan tegak bagi sel-sel yang terserlah. Membina Invois Menggunakan Excel XP 10

Jika anda telah melakukan langkah di atas dengan betul, kotak dialog Format Cells akan kelihatan seperti dalam rajah berikut. Butang terpilih kelihatan tenggelam.

12 Jika anda telah melakukan langkah di atas dengan betul, kotak dialog Format Cells akan kelihatan seperti dalam rajah berikut. Butang terpilih kelihatan tenggelam. Kesan perubahan format akan dipaparkan dalam kawasan ini. (h) Klik butang OK untuk menutup kotak dialog. (i) Garis-garis sempadan tegak sel akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam rajah berikut. Membina Invois Menggunakan Excel XP 11

13 Memaparkan semua garis sempadan bagi sel-sel dalam baris tajuk jadual (j) Klik sel A11. (k) Tekan butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus hingga ke sel E11 untuk menyerlahkan semua sel dalam kawasan ini. (l) Lepaskan butang tetikus. (m) Lakukan langkah 5(d) dan 5(e) yang diterangkan di muka surat 10 dan 11. Kotak seperti yang ditunjukkan dalam langkah 5(e) akan dipaparkan. (n) Klik butang garis sempadan atas dan butang garis sempadan bawah. (o) Klik OK. Sel-sel dalam baris tajuk jadual akan memaparkan garis sempadan atas dan garis sempadan bawah seperti ditunjukkan dalam rajah berikut: Membina Invois Menggunakan Excel XP 12

Memaparkan garis sempadan luar (Outline) bagi baris terakhir dalam jadual (p) Tempatkan penunjuk tetikus pada sel A22, tekan butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus ke sel E22 sehingga semua

14 Memaparkan garis sempadan luar (Outline) bagi baris terakhir dalam jadual (p) Tempatkan penunjuk tetikus pada sel A22, tekan butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus ke sel E22 sehingga semua sel dalam kawasan A22 hingga E22 diserlahkan. Lepaskan butang tetikus. (q) Klik Format, klik Cells, kemudian klik Border untuk memaparkan kotak dialog Format Cells. (r) (i) Dalam kawasan berlabel Presets, klik butang berlabel Outline. (s) Klik OK. (r) (ii) Garis sempadan luar bagi kawasan terserlah akan dipaparkan dalam kawasan ini. (t) Sekarang jadual anda akan menjadi seperti berikut: (u) Membina Invois Menggunakan Excel XP 13

Aktiviti 4: Memasukkan Formula Untuk Mengira Jumlah Invois Dalam bahagian ini, kita akan belajar bagaimana memasukkan formula ke dalam jadual untuk mengira jumlah bagi setiap item dalam invois dan

15 Aktiviti 4: Memasukkan Formula Untuk Mengira Jumlah Invois Dalam bahagian ini, kita akan belajar bagaimana memasukkan formula ke dalam jadual untuk mengira jumlah bagi setiap item dalam invois dan jumlah invois. 1. Memasukkan formula ke dalam sel E12 (a) Klik sel E12. (b) Taipkan formula =C12*D12 dalam sel E12 kemudian tekan kekunci Enter. (c) Angka 6 akan dipaparkan dalam sel E12 (6 ialah hasil pelaksanaan formula C12 * D12, iaitu 12 x 0.5 = 6). Nota : i) Kuantiti x Harga Seunit = Jumlah ii) C12 ialah Kuantiti iii) D12 ialah Harga Seunit iv) Setiap formula mesti dimulakan dengan tanda + atau =. Membina Invois Menggunakan Excel XP 14

16 2. Menyalin dan menampal formula Menyalin formula dalam sel E12 (a) Klik sel E12. (b) Klik Edit pada menu utama dan klik Copy. Klik Copy untuk menyalin formula Nota: Formula dalam sel E12 telah disalin ke ingatan (memori) komputer. Menampal formula ke dalam sel E13 hingga E17 (c) Serlahkan sel-sel dalam kawasan E13 hingga E17. (d) Klik Edit pada menu utama. Klik Paste. Formula yang disalin dari sel E12 akan ditampal ke dalam sel E13 hingga E17. Jumlah bagi setiap item dalam invois akan dipaparkan dalam lajur Jumlah. Lihat rajah berikut: Nota: Bila formula disalin ke sel-sel lain, rujukan sel (cell reference) dalam formula akan diubah mengikut kedudukan sel di mana formula ditampalkan. Contoh: formula yang disalin dari sel E12 ialah C12*D12. Bila formula ini ditampal ke dalam sel E13, Excel akan secara automatik menukarkan formula di sel E13 menjadi C13*D13 supaya jumlah yang dihasilkan adalah betul. Begitu juga bagi formula yang ditampalkan ke dalam sel E14 hingga E17. Membina Invois Menggunakan Excel XP 15

17 3. Memasukkan formula ke dalam sel E22 untuk mencari jumlah invois (a) Klik sel E22. (b) Taipkan formula =SUM(E12:E21) ke dalam sel E22. Formula ini mencari jumlah semua nombor dalam kawasan dari sel E12 hingga E21. (c) Tekan kekunci Enter. Nombor 33.3 akan dipaparkan dalam sel E22. (d) Klik sel A22 dan taipkan teks RINGGIT TIGA PULUH TIGA DAN SEN TIGA PULUH SAHAJA ke dalam sel A22. Nota: Formula tersebut seharusnya meliputi sel-sel kosong dari E18 sampai E21. Ini dapat memastikan jumlah yang didapati sentiasa betul walaupun baris baru atau item baru diselitkan ke dalam helaian kerja nanti. Membina Invois Menggunakan Excel XP 16

Aktiviti 5: Menggunakan Format Mata Wang Dalam bahagian ini, kita akan tukarkan harga seunit dan jumlah ke format mata wang Malaysia (RM). 1. Tempatkan penunjuk tetikus pada sel D12. 2.

18 Aktiviti 5: Menggunakan Format Mata Wang Dalam bahagian ini, kita akan tukarkan harga seunit dan jumlah ke format mata wang Malaysia (RM). 1. Tempatkan penunjuk tetikus pada sel D Klik butang kiri tetikus dan seret penunjuk tetikus hingga ke sel E17 untuk menyerlahkan semua sel dalam kawasan dari sel D12 ke E Klik Format pada menu utama kemudian klik Cells untuk memaparkan kotak dialog Format Cells. 4. Klik tab Number kemudian klik Currency dalam bahagian Category untuk memaparkan kotak dialog berikut: Pilih RM dalam kotak Symbol 5. Jika RM tidak dipaparkan dalam kotak berlabel Symbol, klik butang anak panah pada kotak Symbol kemudian pilih simbol RM. Klik butang OK. 6. Sekarang nombor-nombor dalam kawasan yang terserlah akan dipaparkan dalam RM. 7. Ulangi prosedur tersebut untuk menukarkan format jumlah besar 33.3 ke RM. Helaian sekarang sepatutnya kelihatan seperti berikut: Membina Invois Menggunakan Excel XP 17

19 Format mata wang RM Biasanya, jika semua angka mempunyai unit yang sama, unit itu boleh diletakkan pada tajuk lajur dan tidak perlu diulangi untuk semua angka dalam lajur. Dalam kes ini anda boleh juga meletakkan RM pada tajuk lajur [menjadi Harga Seunit (RM) dan Jumlah (RM)]. Membina Invois Menggunakan Excel XP 18

Aktiviti 6: Menukar Setup Muka surat Bila anda mencetakkan helaian kerja, label Sheet1 akan ditambahkan secara automatik pada kepala setiap muka surat dan semua garis sempadan sel akan dicetakkan.

20 Aktiviti 6: Menukar Setup Muka surat Bila anda mencetakkan helaian kerja, label Sheet1 akan ditambahkan secara automatik pada kepala setiap muka surat dan semua garis sempadan sel akan dicetakkan. Dalam langkah 1 hingga 4 dalam bahagian ini, kita akan belajar bagaimana mengubah Page Setup supaya tiada teks dicetakkan pada kepala muka surat (page header) dan kaki muka surat (page footer). Dalam langkah 5, Page Setup akan diubah supaya helaian kerja dapat dicetakkan tanpa garis sempadan sel. 1. Klik File pada menu utama kemudian klik Page Setup. 2. Dalam Page Setup, klik Header/Footer untuk memaparkan kotak dialog berikut: 3. Klik kepala panah pada kotak Header dan pilih (none). Lihat gambar rajah di bawah. Klik kepala panah ini kemudian klik (none) Membina Invois Menggunakan Excel XP 19

4. Klik kepala panah pada kotak Footer dan pilih (none). Lihat gambar rajah di bawah. Klik kepala panah dan pilih none. 5. Klik tab Sheet pada kotak dialog Page Setup untuk memaparkan rajah berikut:.

21 4. Klik kepala panah pada kotak Footer dan pilih (none). Lihat gambar rajah di bawah. Klik kepala panah dan pilih none. 5. Klik tab Sheet pada kotak dialog Page Setup untuk memaparkan rajah berikut:. Kotak Gridlines 6. Jika tanda check mark dipaparkan dalam kotak berlabel Gridlines, klik kotak itu untuk menghilangkan tanda rait. Nota: Jika kotak Gridlines dipilih (mempunyai tanda rait), setiap helaian kerja Excel akan dicetakkan bersama dengan garis sempadan semua sel. Membina Invois Menggunakan Excel XP 20

Aktiviti 7: Mencetak Invois 1. Klik butang Print dalam kotak dialog Page Setup untuk mencetakkan invois. 2. Bila kotak dialog berikut dipaparkan, klik butang OK untuk mula mencetakkan helaian kerja.

22 Aktiviti 7: Mencetak Invois 1. Klik butang Print dalam kotak dialog Page Setup untuk mencetakkan invois. 2. Bila kotak dialog berikut dipaparkan, klik butang OK untuk mula mencetakkan helaian kerja. Latihan: Penyelesaian Masalah Kelab Komputer IPDA anda telah memesan barang berikut daripada Koperasi IPDA anda: 13 rim kertas A4 dengan harga RM serim, 5 unit toner pencetak Laserjet 1200 dengan harga RM seunit, 4 kotak disket berharga RM sekotak, 10 batang pen papan putih berharga RM 1.50 sebatang, 2 kotak kertas komputer berharga RM40.00 sekotak dan 5 unit tetikus berharga RM seunit. Sebagai juru jual koperasi IPDA, anda dikehendaki menyediakan satu invois untuk pembelian tersebut. Sekian.. Membina Invois Menggunakan Excel XP 21

Versi Dokumen: 1.0 ISI KANDUNGAN

Versi Dokumen: 1.0 ISI KANDUNGAN ISI KANDUNGAN Sub Modul Research Details... 6 Sub Menu New Research Registration (CRIM)... 7 Sub Menu New Research... 12 Sub Menu Co-Researcher Details... 20 Sub Menu Research Abstract... 26 Skrin 1 :