III. PLAN DE AFACERI

Transcription

1 III. PLAN DE AFACERI Cuprins 3.1 Definirea planului de afaceri 3.2 Scopurile şi destinaţiile elaborării unui plan de afaceri 3.3 Structura şi conţinutul unui plan de afaceri Structura unui plan de afaceri Sinteza planului de afaceri Afacerea Piaţa (se va trata la modulul de marketing antreprenorial) Managementul şi organizarea Informaţii financiare (se vor trata la modulul de management financiar) Anexe 3.4 Modul de redactare şi prezentare a planului de afaceri 1

2 3.1 Definirea planului de afaceri PLAN DE AFACERI Majoritatea firmelor încearcă să-si sporească profitul prin cucerirea de noi segmente de piaţă, prin introducerea în fabricaţie de noi produse, prin oferirea de noi servicii care să le creeze un avantaj competitiv faţă de concurenţă. Altele optează pentru acţiuni care vizează o modificare a strategiei pentru eliminarea rezultatelor negative cauzate fie de unele deficienţe manageriale, fie de producerea unor modificări fundamentale, cantitative şi calitative, la nivelul ramurii de lor activitate. Toate aceste schimbări se referă la acţiuni de stabilire a unor obiective de realizat în viitor, la alegerea unor modalităţi de atingere a lor, la elaborarea unor planuri de acţiune în acest sens, la luarea deciziilor referitoare la obiective şi la strategia de aplicat. Acestea au un element comun, planificarea. Planificarea, în special în firmele mici şi mijlocii, se realizează apelând mai ales la metoda planului de afaceri. Planul de afaceri este un concept nou, recent apărut în domeniul economic. Întocmirea lui presupune o gândire de perspectivă, pornind de la obiectivele stabilite, asupra afacerii care s-a demarat sau urmează să se demareze. În literatura de specialitate se întâlnesc foarte multe definiţii, cum ar fi cea formulată de (Maniu şi Balica, 2000), şi anume că planul de afaceri este un instrument decizional dinamic, destinat, pe de o parte, managerilor din cadrul firmei în vederea creşterii eficienţei activităţii acestora şi, pe de altă parte, investitorilor, bancherilor şi, în general, oricărui partener posibil, industrial, comercial, social etc., cărora le permite să ia cunoştinţă de perspectivele acesteia. Alţi autori scot în evidenţă faptul că planul de afaceri este un instrument de planificare evidenţiind unele sau altele din elementele acestuia. În acest sens exemplificăm un plan de afaceri precizează intenţiile proprietarilor unei întreprinderi, care se va crea sau există, căile şi metodele prin care managerii doresc să le aducă la îndeplinire si calculează rezultatele anticipate pe o perioadă de timp. Planul de afaceri reprezintă o lucrare scrisă ce conţine informaţii structurate după anumite reguli, cu privire la ceea ce se doreşte a se realiza în cadrul unei afaceri, modul în care se intenţionează să se utilizeze resursele pentru ca, în final, să se reuşească atingerea obiectivelor propuse. Planul de afaceri este un document scris care prezintă publicului o afacere nouă propusă, descriind în mod detaliat ceea ce se doreşte a face şi cum se intenţionează să se facă şi să se câştige bani din afacerea respectivă. Planul de afaceri este un document care cuprinde în formă scrisă, bine structurată, de o manieră cât mai clară elemente cum sunt: orientarea firmei, modului de acţiune în vederea realizării obiectivelor dorite şi stabilite de proprietarii-manageri ai firmei, şi cum va arăta ea în următorii doi la cinci ani odată ce viziunea, obiectivele strategice vizate vor fi fost atinse. Subliniem că un plan de afaceri bine realizat nu se limitează la simpla detaliere bugetară pentru următorii ani şi nici în extrapolarea indicatorilor economici şi financiari din perioada anterioară în perioada viitoare, atunci când este elaborat pentru o firmă existentă, care are deja un traseu al performanţei realizate. Subliniem de asemenea că un plan de afaceri nu trebuie confundat cu un plan de marketing, fie el şi strategic, al firmei. Considerăm că planul de marketing, cu componentele sale referitoare al cercetarea de piaţă, segmentarea pieţelor firmei, şi marketing mix-ul pentru produsele, serviciile oferite este doar o componentă esenţială a oricărui plan de afaceri adecvat. Este evident că în realitate planul de afaceri al unei firme este rezultatul unui proces de elaborare, mai mult sau mai puţin structurat şi formalizat, în cadrul căruia se identifică răspunsul cel 2

3 mai adecvat la fiecare din întrebările fundamentale care vizează viitorul organizaţiei respective, în scopul obţinerii performanţei dorite. Într-o modalitate de exprimare mai sintetică putem afirma că planul de afaceri este: un document ce articulează aspectele critice, prezumţiile de bază şi previziunile financiare referitoare la o afacere; documentul de bază folosit pentru a crea interesul şi a atrage sprijinul financiar sau de altă natură pentru o afacere; o modalitate de evaluare a unei idei de afaceri; o radiografie a unei organizaţii la un moment dat; mijloc de comunicare a viziunii asupra afacerii, atât celor din cadrul organizaţiei cât şi a celor din exterior; un produs ce poate fi comercializat ca atare; un instrument de operaţionalizare a strategiei organizaţiei ce conţine informaţii care concretizează opţiunea strategică a acesteia. 3.2 Scopurile şi destinaţiile elaborării unui plan de afaceri Întocmirea unui plan de afaceri nu trebuie să fie un scop în sine. Planul de afaceri nu trebuie elaborat doar pentru că se spune că reprezintă un instrument modern de planificare a afacerilor, util în managementul organizaţiilor. În primul rând un plan de afaceri trebuie întocmit pentru multele avantaje ce care acesta le conferă. În aceste condiţii întreprinzătorii au mai multe motive să întocmească un plan de afaceri. Principalele sunt: - permite evaluarea unei noi idei de afaceri, sau la estimarea şanselor de succes ale afacerii în curs; - ajută la formarea unei imagini de ansamblu asupra afacerii; - contribuie la atragerea de capital; - conferă încredere întreprinzătorului în capacitatea de a administra afacerea; - reprezintă un instrument de management a afacerii; - reprezintă un mijloc de comunicare a ideilor de afaceri 1. Permite evaluarea unei noi idei de afaceri, sau la estimarea şanselor de succes ale afacerii în curs Un plan de afaceri poate fi utilizat pentru a se obţine un răspuns obiectiv la întrebarea: există şanse ca afacerea pe care doresc să o iniţiez să aibă succes? Desigur că şi în cazul în care o afacere este în curs de derulare prin planul de afaceri se pot face estimări cu privire la evoluţiile viitoare ale organizaţiei pentru ca în final să se aprecieze viabilitatea afacerii. 2. Ajută la formarea unei imagini de ansamblu asupra afacerii Prin culegerea de informaţii necesare elaborării unui plan de afaceri atenţia se îndreaptă nu numai asupra unor aspecte individuale. Prin încercarea de a găsi răspuns la multele întrebări ale unui plan de afaceri, se conturează o imagine mai clară a ceea ce urmează să se întreprindă, asupra unor factori critici care în caz contrar probabil că nu ar fi fost analizaţi. 3. Contribuie la atragerea de capital 3

4 Planul de afaceri vă permite să comunicaţi intenţiile viitoare de dezvoltare a afacerii unor potenţiali investitori. Prin previziunile financiare realizate în cadrul planului de afaceri se estimează necesarul de resurse financiare pentru realizarea obiectivelor, perioada de timp pentru care sunt necesare resursele precum şi posibilităţile de restituire potenţialilor creditori. 4. Conferă încredere întreprinzătorului în capacitatea de a administra afacerea Prin munca de adunare de informaţii necesare întocmirii planului de afaceri, întreprinzătorul se familiarizează într-o măsură mult mai mare cu problemele pe care le ridică administrarea afacerii pe care intenţionează să o demareze, decât în cazul în care nu s-ar întocmi un plan de afaceri. Prin efortul de a găsi răspuns la mulţimea de întrebări specifice diferitelor părţi ale planului de afaceri, este foarte posibil ca întreprinzătorul se confrunte cu situaţii la care să nu se fi gândit în altă conjunctură. Aceste răspunsuri îi asigură o mai bună cunoaştere a diferitelor aspecte ale afacerii conferindu-i încredere în capacitatea de a-şi administra afacerea. 5. Reprezintă un instrument de management a afacerii Managementul unei afaceri se poate face mult mai bine dacă există un plan de afaceri. Fără o linie directoare în ceea ce priveşte dorinţa de evoluţie viitoare a afacerii, oferită cu generozitate de planul de afaceri, orice manager, oricât de performant ar fi, poate întâmpina mari greutăţi. Ca instrument de management a unei afaceri, planul de afaceri contribuie la: măsurarea şi îmbunătăţirea rezultatelor; fundamentarea deciziilor; menţinerea interesului partenerilor; motivarea angajaţilor. Existenţa unui plan este mult mai utilă organizaţiei decât lipsa lui. 6. Reprezintă un mijloc de comunicare a ideilor de afaceri Planul de afaceri reprezintă o modalitate de comunicare a ideilor de afaceri, atât personalului din cadrul organizaţiei cât şi unor persoane sau instituţii din afară, aceasta mai ales în situaţia în care se doreşte obţinerea de finanţare pentru realizarea obiectivelor. Planul de afaceri este un document scris, care evidenţiază cadrul general de desfăşurare al afacerii, resursele propuse şi strategiile care vor fi utilizate pentru atingerea obiectivelor stabilit, precum şi rezultatele aşteptate după o perioadă determinată de timp. Planul de afaceri este un instrument uzual pentru bună desfăşurare a unei afaceri, el putând fi elaborat pentru o afacere existentă care doreşte să supravieţuiască, una existentă care intenţionează să se dezvolte sau pentru o afacere nouă, respectiv pentru înfiinţarea ei. Planul de afaceri este un instrument de operaţionalizare a strategiei firmei, respectiv conţine informaţii care concretizează opţiunea strategică a firmei. În activităţile economice, planul este un instrument cu ajutorul căruia proprietarul manager alocă resursele, programează termenele de înfăptuire a obiectivelor şi urmăreşte realizarea acestora. El poate fi folosit ca un instrument eficace de planificare, ca o modalitate de alocare şi control al resurselor deficitare sau ca o tehnică de management pentru obţinerea rezultatelor dorite pe termen lung. Planul de afaceri este acel document de lucru al companiei care sintetizează o oportunitate de afaceri, respectiv în ce constă ea şi dacă echipa managerială este capabilă să o exploateze, defineşte şi structurează prin ce modalităţi de acţiune echipa managerială plănuieşte să exploateze oportunitatea respectivă. Un plan de afaceri este de importanţă vitală atunci când o firmă este confruntată cu necesitatea de a lua o decizie fundamentală pentru supravieţuirea sau dezvoltarea ei viitoare. Atunci când planul de afaceri este destinat unor parteneri potenţiali din afara firmei, sau unor finanţatori externi, el trebuie să scoată în evidenţă aptitudinile şi capacitatea proprietaruluimanager şi eventual a echipei manageriale a firmei să identifice şi să exploateze oportunitatea de afaceri respectivă. Pe de altă parte, prin intermediul planului de afaceri, proprietarul-manager sau 4

5 managerii evaluează riscurile şi profitabilitatea posibilă a unui proiect pentru partenerii de afaceri potenţiali. Există mai multe categorii de agenţi economici, persoane sau organizaţii cărora poate să se adreseze un plan de afaceri. Un prim criteriu este referitor la mediul în care se află aceştia: interior firmei sau exterior firmei respective. În cazul celor aflaţi în interiorul firmei, planul de faceri poate fi pentru uzul proprietaruluimanager, sau acţionarilor firmei, sau tuturor angajaţilor firmei, sau doar managerilor ei. În cazul firmelor mici şi mijlocii, proprietarul-manager este atât actorul principal în procesul de elaborare a planului de faceri, cât şi cel mai interesat în elaborarea sa, şi ulterior utilizarea sa ca şi instrument managerial în procesul de management al firmei. În cazul acţionarilor firmei, caz întâlnit atunci când nu toţi acţionarii sunt şi implicaţi direct în afacere ca manageri executivi, planul de afaceri este important prin aceea că îi informează şi le permite să ia decizii în cunoştinţă de cauză cu privire la dezvoltarea firmei. De asemenea, le permite să urmărească progresul firmei către realizarea obiectivelor aprobate, folosind deci ca instrument de evaluare a performanţei şi de control al bunului mers al firmei. Pentru angajaţii firmei, planul de faceri este un instrument de informare asupra direcţiilor viitoare de evoluţie ale firmei. În plus, în cazul în care proprietarul manager sau echipa managerială îi implică în procesul de elaborare, îi consultă în procesul de luare a deciziilor strategice, planul de afaceri devine un mijloc de comunicare deosebit de puternic, un instrument managerial eficace de motivare a angajaţilor, precum şi de reducere a rezistenţei la schimbare, în cazul în care viitorul firmei impune un proces de schimbare organizaţională. Pentru managerii firmei, care nu sunt şi proprietari sau acţionari, deci sunt şi ei angajaţi, planul de afaceri reprezintă în plus un instrument de planificare, implementare şi control al activităţii firmei, care le oferă un sistem de referinţă cu privire la propria lor performanţă managerială. În cazul celor aflaţi în mediul exterior firmei, planul de afaceri se adresează unor categorii diferite în funcţie de interesul lor faţă de firma respectivă: Astfel, cei interesaţi în a investi resurse financiare sau de altă natură, pot fi fie bancheri, fie investitori direcţi, fie parteneri de afaceri existenţi sau potenţiali. În mod ideal, planul de afaceri trebuie să îi convingă pe bancheri că, şi în lipsa unor garanţii colaterale de natura activelor fixe, firma va fi capabilă să achite eventual împrumut acordat de bancă. De aceea, planul de afaceri trebuie să descrie clar scopul şi mărimea împrumutului, în ce se materializează resursele băneşti împrumutate, programarea utilizării lui, modul în care se integrează în strategia de acţiune, rezultatele utilizării sale. Trebuie arătat că practica băncilor româneşti în ultimii ani arată că un împrumut nu este acordat pe baza planului de afaceri decât dacă firma, sau proprietarul-manager oferă garanţii colaterale cel puţin egale cu valoarea împrumutului şi a dobânzii aferente. În situaţia în care se adresează unor investitori, de obicei investitori de capital de risc, care fac un plasament în firmă şi solicită în schimbul său o cotă parte de acţiuni, de obicei minoritară, între 30 şi 49% din totalul acţiunilor, planul de afaceri va prezenta cât mai detaliat şi convingător şansele investitorilor de a îşi recupera profitabil plasamentul efectuat. Atunci când se adresează unor parteneri de afaceri, planul de afaceri reprezintă o sursă deosebită de informaţii referitoare la şansele de a face împreună o afacere viabilă şi profitabilă pentru partenerul respectiv. El trebuie să dovedească capacitatea managementului superior al firmei de a evalua riscurile şi de a le reduce. În toate situaţiile, planul de afaceri reprezintă doar primul pas, cheia de intrare pentru un proces de negociere vizând încheierea afacerii. Dar, un proverb chinezesc subliniază cât de important este acest prim pas. Proverbul, de altfel deosebit de faimos în lumea managementului, spune că «o călătorie de zece mii de kilometri începe cu primul pas» O altă categorie externă de agenţi economici, sau alte organizaţii care sunt afectate de 5

6 acţiunile viitoare ale unei firmei, este reprezentată de concurenţi, furnizori, clienţi, chiar mass-media, autorităţile statului, chiar publicul larg. Pentru aceştia, planul de afaceri joacă un rol de informare cu privire la planurile de viitor ale firmei respective, bineînţeles fără a da publicităţii informaţii cu caracter confidenţial. Caracterul de confidenţialitate al unor informaţii determină clasificarea planului de afaceri după gradul de comunicare al informaţiilor sensibile, având caracter de secret de firmă, deci confidenţiale. Versiunea completă, denumită uneori şi confidenţială, cuprinzând toate informaţiile pertinente, inclusiv cele confidenţiale, este destinată pentru uzul proprietarilor manageri, acţionarilor majoritari, managerilor de vârf, eventual un potenţial cumpărător, după estimarea gradului său de interes şi de seriozitate. Versiunea cea mai săracă în informaţii este cea destinată marelui public, la care au acces inclusiv competitorii. Ea nu va cuprinde nici o informaţie confidenţială, nici măcar informaţii care ar putea duce la dezvăluirea prin diverse metode a informaţiilor confidenţiale. Între aceste două extreme, sunt posibile mai multe tipuri de planuri de afaceri, funcţie de destinatarii lor. De exemplu, cele destinate băncilor, sau investitorilor vor furniza doar informaţii referitoare la indicatori economico-financiari, dezvăluind un minim de informaţii confidenţiale din alte domenii de activitate ale firmei. O altă versiune cu mai multe informaţii confidenţiale va fi destinată managerilor firmei, iar una cu puţine informaţii confidenţiale va fi destinată angajaţilor firmei. În cadrul unui plan de afaceri destinat pentru interiorul organizaţiei se vor urmări atingerea următoarele scopuri: stabilirea unor obiective realiste, cuantificabile, măsurabile pentru afacere şi componentele ei; înţelegerea poziţiei organizaţiei pe pieţele de interes precum şi în raport cu concurenţii; identificarea riscurilor şi dificultăţilor în funcţionare pentru a elabora strategia de management a riscurilor; dimensionarea şi alocarea de resurse financiare, materiale şi umane pentru a obţine eficienţă maximă; controlul realizării performanţelor planificate ale firmei şi intervenţia cu măsuri corective în cazul constatării unor abateri semnificative faţă de nivelul planificat. Chiar şi în condiţiile actuale, în care ritmul schimbărilor din mediul ambiant este deosebit de accelerat, opiniile specialiştilor converg în a susţine că afacerile conduse pe baza unui plan şi nu pe baza reacţiei la evenimente au şanse mult mai mari de succes. 3.3 Structura şi conţinutul unui plan de afaceri Structura unui plan de afaceri În acest paragraf vom încerca să dăm răspuns la întrebările: - ce trebuie să conţină un plan de afaceri? - cum putem întocmi un plan de afaceri? În literatura de specialitate există o mare varietate de modele recomandate să fie utilizate la structurarea informaţiilor într-un plan de afaceri. Concluzia care se desprinde din această mare varietate de posibilităţi de întocmire a planului de afaceri este că acesta este necesar să fie particularizat în raport cu anumite situaţii. Particularizarea planului de afaceri se realizează în raport cu: - afacerea pe care o prezintă; - scopul pentru care a fost elaborat; - persoana care îl elaborează. Structura şi conţinutul unui plan de afaceri sunt diferite în funcţie de mai multe elemente. Reprezentative le considerăm pe următoarele: - mărimea şi obiectul de activitate al organizaţiei; - forma de organizare a afacerii; - scopul urmărit; 6

7 - tipul şi anvergura modificărilor ce se preconizează; - pretenţiile celor la care apelăm pentru finanţare. De aceea, putem concluziona că nu există o reţetă unică de prezentare a unui plan de afaceri. Un exemplu de structură pentru un plan de afaceri este următoarea: 1. Pagina de titlu 2. Cuprins 3. Sinteza planului 4. Afacerea 5. Piaţa 6. Organizare şi conducere 7. Planuri financiare 8. Anexe O altă modalitate de structurare a informaţiilor într-un plan de afaceri este: - Cuprins - Descrierea afacerii - Produsul/Serviciul - Analiza pieţei - Studierea concurenţei - Obiective şi scopuri strategice - Managementul - personalul de conducere - Planul de marketing - Planul de relaţii publice - Planul de operaţiuni - Planul de resurse umane - Planul financiar Anexe, care pot include următoarele: - Redistribuirea managerilor - Contractele angajaţilor - Contractele, înţelegerile cu furnizorii - Broşuri şi pliante de prezentare - Studiul pieţei - Detalii ale planului de abordare a pieţei - Detalii ale planului operaţional - Descrieri ale produselor - Contracte de cercetare şi dezvoltare Un exemplu de cuprins al unui plan de afaceri propus de Colin Barrow, Paul Barrow, Robert Brown în Ghidul întocmirii planului de afaceri (2002) se prezintă astfel: Rezumat 1. Firma şi conducerea ei Istoria şi poziţia firmei în acel moment Misiunea curentă sau nouă Obiective pe termen scurt Obiective pe termen lung Echipa de conducere Structura legală Consultanţă de specialitate 2. Produse sau servicii 7

8 Descriere Gata pentru a intra pe piaţă Aplicaţii Poziţia proprietarilor Comparaţia cu competiţia, performanţa şi aspectele economice Garanţii Potenţial viitor / dezvoltarea produsului Surse de aprovizionare (dacă nu are activitate de prelucrare /asamblare) 3. Piaţa şi concurenţa Descrierea concurenţilor Nevoile şi beneficiile clienţilor Segmentele de piaţă Criteriile de decizie a clienţilor Dimensiunea şi dezvoltarea segmentelor de piaţă Previziuni legate de piaţă Concurenţa 4. Strategia de concurenţă a firmei Politica preţurilor Planul de promovare Alegerea amplasamentului şi a clădirilor (utilajelor) Canalele de distribuţie Adaos anticipat Reacţia concurenţei Proiectarea părţii de piaţă Factorii economici, politici şi sociali care afectează strategia firmei 5. Vânzări Metode curente de vânzare Metode de vânzare propuse Echipa de vânzare Sprijin intern 6. Prelucrare Considerente pentru producţie sau cumpărare Procesul de prelucrare Facilităţi necesare Echipament şi utilaje necesare Limitarea producţiei, dacă este cazul, şi posibilităţi de realizare a producţiei de masă Engineering şi design Planuri de control al calităţii Cerinţe de personal Sursele de aprovizionare cu materialele cheie 7. Previziuni şi date financiare Sumarul indicatorilor de performanţă Previzionarea vânzărilor Prezumţii de fundamentare a previziunilor financiare 8

9 Contul de profit şi pierderi Previziunea fluxului de numerar (cash-flow-ului) Bilanţuri Analiza pragului de rentabilitate Analiza de sensibilitate 8. Finanţarea necesităţilor Sumarul operaţiunilor prioritare de finanţat Situaţia curentă a acţionarilor, Situaţia creditelor nerambursate Necesarul de fonduri şi programarea acestora Utilizarea procedeelor Negocierea unei oferte Gradul de îndatorare anticipat şi acoperirea dobânzii Căi de ieşire din afacere rezervate investitorilor 9. Controlul afacerii Financiar Vânzări şi activitate de marketing Producţiei (operaţiilor) Alte tipuri de control Pornind de la mulţimea de variante de structurare a informaţiilor într-un plan de afaceri, considerăm noi că o structură potrivită a acestuia este necesar să conţină ca principale domenii, următoarele: 1. AFACEREA, care are ca părţi componente: firma domeniul de activitate obiectivele 2. PIAŢA, în care se detaliază următoarele: clienţii produsul / serviciul segmentul de piaţă concurenţa 3. CONDUCEREA, unde se face referire la: organizare conducere personal 4. INFORMAŢII FINANCIARE, unde vom prezenta: Veniturile Cheltuielile Sursele şi utilizarea fondurilor Previziunile financiare Informaţiile ce se referă la aceste domenii principale se prezintă într-un plan de afaceri după: - cuprins; - sinteza planului de afaceri; În continuare vom prezenta mai în detaliu părţile principale ale unui plan de afaceri, informaţiile specifice pe care fiecare parte este recomandat să le conţină. 9

10 3.3.2 Sinteza planului de afaceri Sinteza planului de afaceri se realizează după ce acesta a fost finalizat. Ea nu trebuie să depăşească 1-3 pagini şi să poată fi prezentată în 5 minute. Este utilă pregătirea unei prezentări orale, sprijinită de vizualizare, de exemplu utilizând o prezentare în Powerpoint. În sinteza planului de afaceri se prezintă elementele esenţiale ale planului. Sinteza planului de afaceri nu este un simplu rezumat al acestuia. Ea trebuie să cuprindă elementele cheie, esenţa planului. Obiectivul acestei părţi a planului de afaceri este de a atrage atenţia celor ce îl citesc asupra propunerii pe care planul o face. Sinteza trebuie astfel realizată încât să ofere posibilitatea unei bune şi rapide înţelegeri a ceea ce se doreşte a se comunica prin planul de afaceri. Printr-o bună sinteză a planului de afaceri, interesul cititorului poate fi captat şi după o scurtă perioadă de timp necesară parcurgerii sintezei planului de afaceri, care este evident mult mai mică decât cea necesară studiului întregului plan de afaceri. În sinteza planului de afaceri se va include: O scurtă descriere a afacerii; O succintă descriere a produsului / serviciului şi a elementelor sale de specificitate; O succintă descriere a segmentului de piaţă; O scurtă prezentare a echipei de conducere ; O sinteză a previziunilor financiare; Obiectivele generale şi specifice ale afacerii Afacerea În cadrul acestei părţi a planului de afaceri se face prezentarea organizaţiei (firmei) şi a strategiei generale a acesteia. Este o parte importantă a planului de afaceri în special când acesta este elaborat pentru contactarea unor potenţiali investitori (pentru dezvoltarea afacerii), a unor bancheri (pentru acordarea unui împrumut), a unor potenţiali clienţi (pentru o tranzacţie importantă). În această secţiune a unui plan de afaceri se defineşte clar conceptul afacerii şi scopul pentru care a fost creată şi acolo unde este cazul (când organizaţia există) se descrie istoricul şi dezvoltarea afacerii. În cazul în care se elaborează un plan de afaceri pentru evaluarea unei afaceri în această secţiune se vorbeşte despre cum se intenţionează să se dezvolte afacerea. Aşa cum am prezentat mai sus, informaţiile acestei părţi a planului de afaceri le structurăm în trei grupe (firmă, domeniul de activitate, obiectivele) 1. Firma În această parte se prezintă informaţii care să formeze o imagine clară despre firma care derulează sau intenţionează să deruleze afacerea pentru care se elaborează planul de afaceri. Şi aici, dar şi în celelalte secţiuni ale planului de afaceri, vom prezenta o serie de întrebări la care este recomandat să se găsească răspunsuri. Aceste răspunsuri urmează să fie inserate în secţiuni specifice ale planului. În prima grupă a domeniului afacere se recomandă să se prezinte: - istoricul şi condiţiile înfiinţării firmei: Când s-a înfiinţat? Cine au fost fondatorii? Ce i-a motivat să o înfiinţeze? Care a fost evoluţia firmei? Care au fost produsele sau serviciile pe care le-a oferit în trecut? 10

11 - progresele înregistrate până în prezent şi tendinţele de evoluţie viitoare: Ce a realizat afacerea până în prezent? Care sunt capacităţile de producţie ale firmei şi unde sunt ele amplasate? Ce alte capacităţi de producţie se intenţionează să se pună în funcţiune în viitor? Unde vor fi acestea amplasate? - Ce fel de activitate se desfăşoară sau se va desfăşura în firmă? (producţie, servicii, comerţ) - Ce produse / servicii oferă firma în prezent? - Care sunt motivele pentru care consideraţi că această idee de afaceri are şanse de succes? - Care sunt perspectivele de dezvoltare ale afacerii? 2. Domeniul de activitate Aici se prezintă: - Domeniul de activitate în care se află afacerea propusă; - Care este stadiul de viaţă al acestui domeniul de activitate? Este foarte important ca domeniul de activitate să fie definit clar, să i se cunoască caracteristicile şi să i se poată determina şansele de dezvoltare pe care le oferă. 3. Obiectivele În cadrul acestei părţi a planului de afaceri se prezintă strategia ce va fi urmată. Baza acestui proces este exprimarea clară a misiunii afacerii şi a obiectivelor pe termen lung şi scurt care se doresc a fi realizaţi. Misiunea reprezintă prima componentă a strategiei prin care se prezintă într-o abordare sintetică scopurile fundamentale ale organizaţiei, raţiunea pentru care ea există, activităţile desfăşurate şi filozofia desfăşurării acestora, elementele prin care organizaţia se diferenţiază de alte organizaţii. Un obiectiv este un pas spre atingerea unui scop. Un scop este o viziune a unei stări ideale şi exprimă ceea ce se doreşte a se realiza în viitor. Obiectivele trebuie să descrie în mod specific ceea ce trebuie şi când trebuie îndeplinit. Obiectivele se prezintă pe termen lung şi pe termen scurt. O importanţă deosebită pentru a se realiza un plan de afaceri viabil o are stabilirea intervalul de timp pentru care se pot face previziuni realiste. Acest interval diferă de la afacere la afacere şi depinde în primul rând de dinamismul mediului în care are loc afacerea respectivă. Pentru afacerile din domenii în care schimbările sunt deosebit de accelerate, unde durata de viaţă a produselor este deosebit de redusă şi înregistrează o tendinţă de reducere continuă, previziuni realiste se pot realiza pentru intervale de timp mult mai reduse decât atunci când este vorba de afaceri din domenii de activitate ce se caracterizează printr-o relativă stabilitate a mediului ambiant. Obiectivele se pot referi la aspecte financiare, la marketing, la resursele umane, la relaţiile publice, la alte domenii ale firmei. Exemple de obiective financiare: - realizarea unei cifre de afaceri de 500 mil. lei; - obţinerea unei rate de rentabilitate de 10% în anul.; - creşterea anuală a cifrei de faceri cu 10%; - obţinerea de venituri care să permită plata de dividende la minim 20 lei pe acţiune, în anul.; Ca obiective specifice de marketing se pot utiliza următoarele: - atingerea în anul a unei cote de piaţă de 40%; - obţinerea recunoaşterii mărcii în Europa; - obţinerea unei prezenţe dominante pe piaţa Sud-americană; - păstrarea cotei de piaţă de 30-40%; - sondajele să evidenţieze faptul că peste 70% din populaţie cunoaşte produsele firmei; Ca obiective specifice pentru resursele umane se pot utiliza următoarele: 11

12 - cel puţin 90% din angajaţi să lucreze pentru firmă minim 5 ani; - pentru promovare vor fi alese cele mai calificate persoane; - plata angajaţilor se face proporţional cu contribuţia lor în organizaţie; - cel puţin 90% dintre salariaţi să fie satisfăcuţi de nivelul de salarizare şi de condiţiile de lucru. Ca obiective specifice pentru relaţii publice se pot utiliza următoarele: - toate unităţile noastre de producţie se vor încadra în valorile indicatorilor de poluare admişi; - sondajele să arate că cel puţin 60% din populaţie are o opinie favorabilă asupra afacerii şi a produselor noastre; - cel puţin 10% din angajaţi să participe la programe de voluntariat în folosul comunităţii. Ca obiective specifice altor domenii ale firmei pot fi utilizate următoarele: - costurile de producţie unitare să se reducă cu 2% pe an în intervalul..; - în procesele de producţie se vor folosi cele mai avansate tehnologii; - costurile de producţie totale să fie mai mici cu 20% decât ale concurentului nostru; - vom produce în orice ţară care ne oferă cele mai bune condiţii de calitate la costuri acceptabile. Ele sunt cantitative (de exemplu: realizarea unei anumite cifre de afaceri, atingerea unei anumite rate de rentabilitate, obţinerea unui anumit volum de producţie, etc.) sau calitative (de exemplu: marca firmei să fie recunoscută, produsele să fie de cea mai bună calitate, recunoaştere din partea cumpărătorilor, obţinerea unui prestigiu, etc.) Pe baza planului de afaceri şi a sintezei acestuia se elaborează obiectivul principal: una sau două fraze care să exprime motivul major pentru care există afacerea respectivă. Obiectivul principal este foarte important şi el trebuie să fie în permanenţă urmărit pentru a se reuşi realizarea lui Managementul şi organizarea În cadrul celui de-al treilea domeniu al planului de afaceri managementul şi organizarea se prezintă informaţii specifice cu privire la procesul de producţie, la echipa managerială şi la personalul firmei. Aici se descrie modul în care se va structura şi va fi condusă afacerea. O importanţă deosebită îi revine acestei părţi a planului de afaceri în situaţia în care motivul elaborării lui este obţinerea unui credit sau câştigarea încrederii unui investitor pentru a se asocia la afacere. Bancherii, investitorii sunt foarte interesaţi de experienţa managerială a celor ce conduc afacerea. Aceasta pentru că o echipă managerială bună este de preferat să conducă o afacere chiar dacă aceasta nu este deosebit de promiţătoare decât o echipă managerială slabă care să conducă o afacere promiţătoare. Pentru importanţa pe care o are echipa managerială în succesul unei afaceri unii specialişti recomandă o structură a planului de afaceri în care aceasta să fie prezentată prioritar, chiar în prima parte a planului. Dacă în firmă mică şi foarte mică care este fondată şi condusă de un singur întreprinzător nu se ridică probleme deosebite în ceea ce priveşte conducerea şi organizarea lor de ansamblu, procesului de producţie, proiectarea unei structuri organizatorice adecvate organizaţiei, stabilirea responsabilităţilor echipei manageriale, recrutarea, selecţia şi promovarea personalului, stabilirea şi repartizarea sarcinilor de muncă pe angajaţi, aceste probleme pot fi deosebit de complexe şi pot necesita importante resurse pentru a fi rezolvate în cazul organizaţiilor mijlocii şi mari, a căror complexitate creşte. 12

13 În acest domeniu al planului de afaceri se cuprind informaţii legate de: - procesul de producţie; - echipa managerială; - personalul organizaţiei. l. Procesul de producţie În această parte a planului de afaceri se descriu procesele de producţie din cadrul unei organizaţii productive, modalităţile de furnizare a serviciilor de către firmele prestatoare se servicii sau procedurile de obţinere de bunuri în cazul unei firme de distribuţie. Descrierea trebuie realizată fără a se apela la un limbaj excesiv tehnic. În această secţiune pentru o firmă productivă se prezintă: - procesului de producţie, etapele de bază ale acestuia; - necesarul de resurse pentru achiziţionarea echipamentelor, utilajelor ce permit desfăşurarea în condiţii normale a procesului de producţie; - cerinţele producţiei: principalii furnizori, materiile prime şi materialele necesare, procedurile de control al calităţii; - echipamentele, utilajele ce vor fi utilizate; - modul de organizare a producţiei; - compararea metodelor de producţie alese cu altele posibile de a fi utilizate; - planurile pentru protecţia mediului şi aprobările în domeniu; - planul de management al calităţii pentru procesele de producţie; - posibilităţile de îmbunătăţire a calităţii produselor. 2. Managementul Dacă planul de afaceri este folosit pentru a atrage investitori, această parte va scoate în evidenţă talentul şi competenţa echipei manageriale. Aceasta pentru că de regulă, firmele investesc în oameni nu în idei. O importanţă mai redusă prezintă această parte a planului de afaceri când acest instrument este elaborat pentru managementul activităţii firmei. Dacă acesta este unicul motiv al întocmirii planului de afaceri partea în care se prezintă echipa managerială poate fi prezentată mai succint. În această secţiune a planului de afaceri se prezintă : - echipa managerială (curriculum vitae pentru membri echipei manageriale, a angajaţilor cheie şi atunci când este cazul şi a fondatorilor firmei); - structura organizatorică; - sistemul informaţional; - aria de responsabilitate a managerilor; - sistemul de comunicaţii. Se recomandă să se prezinte motivele care au condus la elaborarea unei anumite structuri organizatorice, subliniindu-se avantajele pe care structură organizatorică aleasă le prezintă faţă de alte posibilităţi de subordonare a elementelor structurale. În contextul acţiunilor de proiectare a structurii organizatorice o importanţă deosebită se recomandă a fi acordată proiectării sistemului informaţional. Acesta pornind şi de la faptul că este binecunoscută influenţa directă pe care calitatea informaţiei o are asupra calităţii procesului de management al unei afaceri. De asemenea, este indicat să se scoată în evidenţă caracteristici ale sistemului informaţional care să-i evidenţieze performanţa. Se pot face referiri concrete la sistemul informatic utilizat de organizaţie, la măsura în care acesta satisface nevoile informaţionale ale organizaţiei. 13

14 3. Personalul Importanţa resurselor umane este crucială în orice organizaţie. De nivelul de pregătire al angajaţilor, de caracterul creativ, inovativ al muncii desfăşurate de ei, de calităţile şi abilităţile lor personale, dar, şi de modul în care le este organizată şi coordonată munca depinde nivelul performanţelor pe care o organizaţie le obţine la un moment dat. În cadrul acestei secţiuni a planului de afaceri se prezintă personalul de care dispune firma în cazul în care planul se întocmeşte pentru o firmă ce există şi funcţionează. Desigur, în această situaţie se prezintă şi influenţele pe care, dezvoltarea viitoare dorită de către firmă le exercită asupra numărului şi structurii personalului existent. Pentru situaţia în care prin planul de afaceri se urmăreşte evaluarea unei idei de afaceri, în această secţiune se prezintă informaţii ce vizează în principal, necesarul de personal (număr, calificare, nivel necesar al aptitudinilor angajaţilor) şi sursele din care organizaţia îşi poate asigura forţa de muncă necesară. În general, în cadrul acestei părţi a planului de afaceri se prezintă: - personalul existent şi cel necesar în viitor (număr, nivel de calificare, nivelul actual şi cel dorit al aptitudinilor angajaţilor); - cum se vor califica, perfecţiona sau instrui angajaţii în timp; - la ce nivel vor fi plătiţi angajaţii (mai mult ca media pe industrie, la nivelul industriei, cel mai puţin posibil); - de unde poate firma să obţină forţa de muncă necesară; - cum se asigură şanse egale la angajare; - care este sistemul utilizat în selectarea personalului; - care este sistemul de promovare agreat (prin promovare din interior sau prin angajarea celei mai potrivite persoane); - care este sistemul motivaţional al angajaţilor; - cum se repartizează angajaţii pe posturi (se utilizează criterii obiective ce ţin de pregătirea lor profesională şi experienţă); - cum va fi stimulată creativitatea şi spiritul inovativ al angajaţilor; - alte aspecte specifice ce ţin de asigurarea resurselor umane Anexe Anexele vor fi introduse în plan numai dacă sunt importante şi necesare pentru înţelegerea acestuia sau dacă sunt cerute de potenţialii finanţatori. Acestea oferă informaţii suplimentare în domeniile în care detaliile nu pot fi incluse în structura de bază a planului. În cazul în care sunt folosite ele vor fi incluse în sumar şi vor fi menţionate în structura de bază a planului. Aici vom prezenta documente şi informaţii suplimentare care pot veni în sprijinul planului de afaceri. Este recomandată prezentarea unor astfel de documente în anexe pentru a nu îngreuna citirea şi înţelegerea planului de afaceri. Aici includem: - broşuri şi pliante de prezentare; - studiul pieţei; - detalii ale planului de abordare a pieţei; - diferite contracte, raportări statistice, balanţe de verificare etc. 14

15 3.4 Modul de redactare şi prezentare a planului de afaceri O importanţă deosebită în modul în care se reuşeşte atingerea obiectivelor pentru care s-a întocmit planul de afaceri o reprezintă modul în care acesta a fost redactat şi prezentat unor persoane reprezentând diferite grupuri de interese. Aşa cum am văzut şi în paragraful anterior, unde am prezentat mai multe structuri posibile ale planului de afaceri, nu există o formă universal valabilă pentru acest instrument. Dar, chiar şi în aceste condiţii, pentru a reuşi să elaborăm un plan de afaceri de calitate trebuie să ţinem cont de anumite reguli. Una din ele se referă la faptul că orice plan de afaceri trebuie să aibă în componenţa sa informaţii ce fac referire la cele patru domenii prezentate în cadrul paragrafului Structura unui plan de afaceri, adică la afacere, piaţă, organizare şi conducere, informaţii financiare. În aceste condiţii, planul de afaceri se impune a fi particularizat în raport cu motivele care au stat la elaborarea lui, cu complexitatea şi specificul afacerii. Planul trebuie să fie cuprinzător şi concis. Se recomandă să se evite descrierile de detaliu asupra unor aspecte mai puţin importante ale afacerii. Util este ca anumite date şi informaţii să fie sintetizate în tabele sau grafice, pentru a asigura o mai bună urmărire şi înţelegere a lor. Limbajul utilizat este recomandat să fie clar şi simplu. Este recomandabil să se încerce evitarea pe cât este posibil a utilizării la redactarea unui plan de afaceri a unui limbaj tehnic, excesiv de specializat. Importanţă are în formarea unei păreri favorabile despre planul de afaceri modul în care sunt separate informaţiile în capitole distincte în raport cu natura lor, precum şi modul în care acestea se armonizează între ele conferind o imagine unitară planului de afaceri. Fiind o lucrare scrisă, după ce a fost redactat planul de afaceri trebuie tipărit şi legat. Este indicat să se utilizeze pentru tipărire hârtie şi o imprimantă de calitate. Mărimea caracterelor nu trebuie să fie mică pentru a nu îngreuna cititul. O modalitate recomandată pentru legarea planului de afaceri se referă la spiralele din plastic. Pentru cele două coperte se poate utiliza plastic transparent. Această formă de prezentare a planului permite cititorului să se deplaseze cu uşurinţă de la o secţiune la alta şi face ca planul să reziste la o răsfoire intensă. Cum de multe ori planul de afaceri se elaborează pentru obţinerea de resurse necesare punerii în practică a unor idei de afaceri, prezentarea orală a planului în faţa potenţialilor creditori sau investitori trebuie bine realizată. Pentru aceasta se recomandă: - să se utilizeze tehnici moderne de prezentare. Astfel, se poate apela la computer, sau la o prezentare video. Pentru a ilustra cât mai bine ceea ce se doreşte să se realizeze prin afacere se pot fi utilizate schiţe sau planşe. Dacă există posibilitatea se pot prezenta chiar mostre din produsul ce se intenţionează a se realiza; - cunoscând timpul acordat prezentării să se aloce un interval suficient de timp (chiar egal cu cel în care s-a făcut prezentare) pentru a putea răspunde la întrebări; - răspunsurile la întrebări să fie scurte, concise, la obiect să denote siguranţă, evitându-se în astfel de situaţii o atitudine defensivă; - un rol deosebit îl prezentarea orală a planului de afaceri îl are tonul utilizat, contactul vizual, entuziasmul, limbajul trupului alături de o ţinută vestimentară adecvată momentului. Subliniem că toate acestea sunt necesare pentru a susţine conţinutul planului de afaceri. Modalitatea de prezentare este doar unul dintre criteriile pe care diverşii finanţatori le aplică atunci când decid să investească într-o anumită idee de afaceri. De exemplu, alte criterii folosite pentru a se convinge de calitatea întreprinzătorului şi a echipei manageriale sunt evidenţiate de următoarele întrebări: 15

16 - Echipa a mai lucrat împreună până acum? - Au membrii echipei o experienţă relevantă pentru afacere? - Îşi cunosc fondatorii propriile puncte slabe (minusuri) şi sunt ei dispuşi să acţioneze pentru eliminarea lor? - Au căzut de acord fondatorii asupra rolurilor lor viitoare în managementul afacerii şi au rezolvat aspectele legate de proprietatea asupra firmei? - Au căzut de acord membrii echipei manageriale asupra unor obiective comune, sau există încă puncte de vedere diferite, dar neexprimate deschis? - Sprijină toţi membrii echipei pe deplin proiectul propus? O echipă managerială puternică e caracterizează, în viziunea investitorilor, printr-o viziune comună: fiecare doreşte să reuşească; prin atitudini şi puncte forte complementare, prin voinţa de a lucra împreună, unit în orice moment, chiar şi în cele mai dificile. Aceste criterii provin din experienţa firmei de consultanţă managerială McKinsey&Company, care îl citează pe Eugene Kleiner referitor la importanţa calităţii echipei manageriale pentru un investitor: Investiţi în oameni, nu în idei. 16