Skýrsla um undirbúning að stofnun Miðstöðvar munnlegrar sögu

Transcription

1 Skýrsla um undirbúning að stofnun Miðstöðvar munnlegrar sögu Unnin á vegum samstarfsnefndar sem skipuð er fulltrúum frá Sagnfræðistofnun Háskóla Íslands, Rannsóknarstofu í kvenna- og kynjafræðum við Háskóla Íslands, Kennaraháskóla Íslands og Landsbókasafni Íslands Háskólabókasafn Febrúar 2007

2 2

3 Efnisyfirlit 1. TILGANGUR OG HLUTVERK MIÐSTÖÐVAR MUNNLEGRAR SÖGU...4 HLUTVERK MIÐSTÖÐVAR MUNNLEGRAR SÖGU...4 MIKILVÆGI MUNNLEGRAR SÖGU OG MUNNLEGRA HEIMILDA...5 MENNINGARMIÐLUN Í UPPLÝSINGASAMFÉLAGINU VARÐVEISLA OG ÁSTAND MUNNLEGRA HEIMILDA Á ÍSLANDI SAMSTARF VIÐ AÐRAR STOFNANIR...10 RÍKISÚTVARPIÐ...10 KVIKMYNDASAFN ÍSLANDS...10 STOFNUN ÁRNA MAGNÚSSONAR Í ÍSLENSKUM FRÆÐUM...11 ÞJÓÐMINJASAFN ÍSLANDS HVAÐ GERA AÐRAR ÞJÓÐIR?...12 SÖFN MUNNLEGRA HEIMILDA Í BRETLANDI, FINNLANDI, DANMÖRKU OG NOREGI ALÞJÓÐLEG SAMVINNA UM STAÐLA OG VERKLAG STARFSHÆTTIR OG VERKEFNI MIÐSTÖÐVAR MUNNLEGRAR SÖGU AFHENDING OG VARÐVEISLA...15 SKRÁNING...16 SÖFNUN HEIMILDA...16 FRÆÐSLA OG KENNSLA...17 RANNSÓKNIR...17 SIÐAREGLUR...18 HÖFUNDARÉTTUR AÐSTAÐA OG TÆKNIBÚNAÐUR...20 AÐSTAÐA...20 TÆKNIBÚNAÐUR MIÐLUN...23 STAFRÆNT GAGNASAFN...23 VEFGÁTT...23 MIÐLUN Í SAFNI MIÐSTÖÐVARINNAR FJÁRHAGSÁÆTLUN...25 VIÐAUKI 1. ATHUGUN Á UMFANGI OG ÁSTANDI MUNNLEGRA HEIMILDA Í ÍSLENSKUM SÖFNUM...26 Höfuðborgarsvæðið...27 Reykjanes...28 Vesturland og Vestfirðir...28 Norðurland...30 Austurland...33 Suðurland...34 VIÐAUKI 2. SKRÁNING HEIMILDA...35 VIÐAUKI 3. DRÖG AÐ SIÐAREGLUM MIÐSTÖÐVAR MUNNLEGRAR SÖGU...37 VIÐAUKI 4. HÖFUNDARÉTTUR - FYLGISKJAL MEÐ AFHENDINGARSAMNINGI

4 1. Tilgangur og hlutverk Miðstöðvar munnlegrar sögu Vorið 2005 hófst samstarf Sagnfræðistofnunar Háskóla Íslands, Rannsóknarstofu í kvenna- og kynjafræðum við Háskóla Íslands, Kennaraháskóla Íslands og Landsbókasafns Íslands Háskólabókasafns um að koma á fót Miðstöð munnlegrar sögu. Þessar stofnanir voru einhuga um að brýnt væri að hefja átak í söfnun, varðveislu og miðlun munnlegra heimilda og auka veg munnlegrar sögu sem aðferðar í sagnfræði. Undirtektir hafa verið mjög góðar í fræðasamfélaginu og meðal áhugafólks um þessi efni. Samstarf áðurgreindra stofnana var bundið með formlegum hætti með samstarfssamningi sem undirritaður var 7. júní Nokkurt fé hefur safnast til þessa verkefnis og hófst undirbúningur að stofnun Miðstöðvar munnlegrar sögu af fullum krafti í ágúst Unnu tveir starfsmenn að undirbúningi hennar og söfnuðu m.a. upplýsingum um fyrirkomulag hliðstæðra stofnana erlendis, könnuðu hvernig varðveislu munnlegra heimilda er háttað hér á landi og skipulögðu móttöku og varðveislu slíkra heimilda í væntanlegri miðstöð. Miðstöð munnlegrar sögu var formlega opnuð í Þjóðarbókhlöðu 26. janúar síðastliðinn og jafnframt var vefsíða hennar opnuð ( Daginn eftir var haldið málþing um munnlegra heimildir með innlendum og erlendum gestum. Starfsmaður miðstöðvarinnar er Unnur María Bergsveinsdóttir en sérstök stjórn stýrir Miðstöðinni og annast fjármál hennar samkvæmt samningi samstarfsaðila. Áhugi hefur verið á því að fá aðra aðila sem fást við söfnun og miðlun munnlegra heimilda til samstarfs og var mikilvægt skref stigið í þá átt með stofnun áhugamannafélagsins Minnis, félags um munnleg menningarhefð. Hlutverk Miðstöðvar munnlegrar sögu Samstarfsnefndin hefur skilgreint þau markmið og hlutverk sem Miðstöð munnlegrar sögu er ætlað að vinna að. Hlutverk Miðstöðvarinnar er að: 1. Safna, skrá og varðveita heimildir í munnlegri geymd, einkum þær sem varða sögu Íslendinga. Víða um land er að finna munnlegar heimildir en varðveislu og skráningu þeirra er mjög ábótavant. Á mörgum byggðasöfnum og héraðsskjalasöfnum eru til segulbandsspólur og aðrar hljóðupptökur sem þarf að koma í betra horf. Miðstöð munnlegrar sögu mun bjóðast til að skrá og yfirfæra eldri hljóðupptökur á stafrænt form til að tryggja varðveislu þeirra og veita almenningi aðgang að þeim. 2. Stuðla að greiðum aðgangi almennings og fræðimanna í ýmsum vísindagreinum að munnlegum heimildum. Miðstöðin mun leggja ríka áherslu á að veita fólki greiðan 4

5 aðgang að safnkostinum m.a. með því að yfirfæra efni á stafrænt form og miðla því á Netinu frá vefgátt Miðstöðvarinnar eftir því sem kostur er. 3. Efla munnlega sögu sem aðferð innan sagnfræði með rannsóknum og fræðilegri umræðu. Í því skyni tekur Miðstöðin að sér rannsóknarverkefni og veitir jafnframt einstaklingum og stofnunum aðstoð og aðstöðu við að vinna rannsóknarverkefni. Með því að tengja fræðimenn við Miðstöðina er heimildasöfnun efld þar sem gert er ráð fyrir að fræðimennirnir geti lagt heimildir sem verða til við rannsóknina (viðtöl og ýmis fylgigögn rannsókna) inn til varðveislu í Miðstöðinni. Á móti mun Miðstöðin veita þeim fræðimönnum sem henni tengjast ýmsa tæknilega aðstoð og ráðleggingar við framkvæmd þess hluta rannsóknarinnar sem snýr að upptökum. 4. Leiðbeina, fræða og þjálfa fólk við söfnun og notkun munnlegra heimilda í sögurannsóknum bæði að því er lýtur að fræðilegum og tæknilegum atriðum, svo og lagalegum og siðferðislegum atriðum. Þessu hyggst Miðstöðin ná með því að standa fyrir fundum og ráðstefnum, svo og útgáfu fræðsluefnis. Til þess að stuðla að góðum vinnubrögðum mun Miðstöðin standa fyrir stuttum námskeiðum fyrir þá sem vilja kynna sér notkun munnlegra heimilda. Gert er ráð fyrir að starfsmaður Miðstöðvarinnar taki þátt í kennslu í sagnfræðiskor H.Í. og í Kennaraháskóla Íslands. 5. Stuðla að samstarfi innlendra og erlendra safna og rannsóknaraðila á sviði munnlegrar sögu og munnlegrar geymdar. Markmiðið er að Miðstöð munnlegrar sögu standi jafnfætis sambærilegum stofnunum erlendis og hefur verið tekið mið af þeim stofnunum sem eru framarlega á þessu sviði í Evrópu í mótun stefnu fyrir Miðstöðina. Mikilvægi munnlegrar sögu og munnlegra heimilda Munnleg saga (e. oral history) er mikilvæg aðferð í sagnfræði sem felst í því að safna sögulegum upplýsingum með viðtölum við fólk sem hefur tekið þátt í eða þekkir til þeirra atburða sem verið er að rannsaka. Munnlegri sögu hefur vaxið ásmegin á síðustu áratugum enda hefur hún reynst áhrifarík aðferð vegna þess að endurminningar og lífsreynsla fólks veita rannsakendum aðgang að stóratburðum sögunnar jafnt sem hversdagslífi almennings. Munnlegar heimildir geta verið af ýmsu tagi: viðtöl við einstaklinga um atburði er varða sögu þjóðarinnar, frásagnir einstaklinga af lífshlaupi sínu, upptökur af fundum, ráðstefnum og öðrum mannamótum. Munnlegar heimildir eru ríkar af ýmsum atriðum sem minna fer fyrir í öðrum tegundum heimilda s.s. viðhorfum og lífsháttum fólks, upplifun þeirra og tilfinningum, og því tekst þeim oft að gefa sögunni meira líf og lit en öðrum sögulegum heimildum. Þá hafa 5

6 munnlegar heimildir reynst ómetanlegar þegar kemur að því að segja sögu ýmissa hópa sem ekki hafa skilið eftir sig mikið af rituðum heimildum eða haft bein áhrif á þær opinberu heimildir sem mest eru notaðar í sagnfræði. Má í þessu sambandi nefna að víða erlendis hafa virtir fræðimenn notað munnlegar heimildir sem uppistöðu í rannsóknum sem fjalla um kvennasögu, sögu verkafólks og sögu ýmissa annarra hópa, svo sem innflytjenda, barna og aldraðra. Tiltölulega stutt er síðan mikilvægi hljóð- og myndefnis var almennt viðurkennt. Á aðalráðstefnu UNESCO 27. október árið 1980 voru fyrstu alþjóðlegu tilmælin á þessu sviði samþykkt, því lýst yfir að menningar- og sögulegt mikilvægi hljóð- og myndefnis væri jafngilt textaheimildum og kallað eftir aðgerðum til að tryggja varðveislu þess. 1 Á þessum sama degi árið 2006 var í fyrsta skipti haldinn alþjóðadagur UNESCO sem helgaður er hljóðog myndrænum menningararfi. Stefnt að því að þessi dagur verði árlegur viðburður. Markmiðið er að vekja athygli á því að um allan heim liggi stórir hlutar menningararfs undir skemmdum og er áherslan lögð á varðveislu og björgun þessa efnis. Menningarmiðlun í upplýsingasamfélaginu Miðstöð munnlegrar sögu mun leitast við að þjóna ólíkum þörfum fólks þar sem munnlegar heimildir koma við sögu. Vefsíða Miðstöðvarinnar mun gegna lykilhlutverki í að veita áhugafólki um sögu og menningu, kennurum, háskólanemum og skólabörnum aðgang að þeim fjársjóði sem fólginn er í munnlegum heimildum. Þetta er í samræmi við stefnu íslenskra stjórnvalda um að efla og tryggja íslenskri menningu örugga stöðu í upplýsingasamfélaginu. Við mótun starfsviðs Miðstöðvarinnar höfum við haft að leiðarljósi stefnuyfirlýsingu ríkisstjórnarinnar, Auðlindir í allra þágu, en í henni segir: Mikilvægt er að styrkja stöðu íslenskrar menningar í nýju tækniumhverfi og að sama skapi nýta þau tækifæri sem skapast vegna sérkenna hennar og sjálfstæðis. Íslensk menning er sömuleiðis auðlind og uppspretta nýsköpunar. Ný tækni leiðir af sér miklar breytingar í daglegu umhverfi, starfsháttum, og skipulagi stofnana og fyrirtækja. Fylgja þarf eftir tæknilegum breytingum á ábyrgan hátt þar sem hver og einn gerir sér grein fyrir hvar ábyrgð hans liggur. Nauðsynlegt er að vinna að uppbyggingu öruggra net- og upplýsingakerfa. 2 1,, Recommendation for the safeguarding and preservation of moving images, Tekið af heimasíðu UNESCO 29. nóvember Sjá: 2 Auðlindir í allra þágu. Stefna ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið Forsætisráðuneytið, 2004, bls. 5. 6

7 Við stefnumótun Miðstöðvar munnlegrar sögu hefur verið lögð áhersla á að samræma væntanlegt starfssvið Miðstöðvarinnar þessum áherslum. Með því að nýta sér stafræna tækni verður hægt að tryggja varðveislu þess mikilvæga, en vanrækta, menningararfs sem munnlegar heimildir eru og auðvelda aðgang allra íbúa landsins að honum. Í markmiðslýsingu stjórnvalda um upplýsingasamfélagið segir að áhersla verði lögð á uppbyggingu samræmdra gagnagrunna á ólíkum fagsviðum vísinda og fræða og þeir gerðir aðgengilegir almenningi og fræðimönnum á Netinu. 3 Enn þáttur í undirbúningi Miðstöðvar munnlegrar sögu hefur verið að setja upp vefgátt þannig að unnt verði að veita fræðimönnum og almenningi, að uppfylltum ákveðnum skilyrðum, aðgang að þeim heimildum sem varðveittar verða í Miðstöðinni. Á heimasíðu Miðstöðvarinnar verður auk þess hægt að nálgast bæði stutt þematengd upptökubrot sem miðlað er til notanda ásamt öðrum upplýsingum sem tengjast viðkomandi efni. Í stefnuyfirlýsingunni er einnig rætt um að stafrænt menningarefni verði í auknum mæli nýtt í námsefnisgerð. Í samræmi við þettta væri ákjósanlegt að nýta heimasíðu Miðstöðvararinnar til að veita grunnskólanemum, framhaldsskólanemum og háskólanemum aðstoð við heimildaöflun, m.a. til að veita þeim aðgang að heimildum sem varðveittar eru í Miðstöðinni. Hægt verður að nálgast einstaka heimildir eftir þematengdum efnum og útbúnar kennsluleiðbeiningar í samræmi við það. Kennaraháskóli Íslands er ein af aðildastofnunum Miðstöðvar munnlegar sögu og munu starfsmenn hans veita ráðgjöf um gerð kennsluefnis. Í Kennaraháskólanum hafa á undanförnum árum verið í boði námskeið um notkun munnlegra sögu í kennslu. Stefnt er að því að efla þessa kennslu í náinni framtíð í samstarfi við Miðstöð munnlegrar sögu. 3 Auðlindir í allra þágu, bls. 20 7

8 2. Varðveisla og ástand munnlegra heimilda á Íslandi Enginn aðili hér á landi sérhæfir sig í söfnun og varðveislu munnlegra heimilda um sögu Íslendinga. Landsbókasafn Íslands safnar t.a.m. eingöngu útgefnu hljóðefni og Stofnun Árna Magnússonar fyrst og fremst þjóðfræðaefni. Í Ríkisútvarpinu er stærsta safn hljóðritana í landinu en það safn er takmarkað við útvarpað efni og varðveisla þess, skráning og aðgengi þarfnast endurskoðunar. Í fórum einstaklinga, félaga, stofnana, fyrirtækja og safna víða um land er að finna munnlegar heimildir sem hafa sögulegt gildi og ættu skilið að varðveitast til frambúðar. Hér er oft um að ræða fræðimenn eða fjölmiðlamenn sem hafa tekið viðtöl vinnu sinnar vegna en líka kemur fyrir að fróðleiksfýsnin hafi rekið fólk til að taka viðtöl við einstaklinga um frásagnarverða hluti, oft tengda búsetu eða horfnum atvinnuháttum en einnig um fjölmargt annað efni. Margar ábendingar hafa borist um slíkar heimildir í einkaeigu. En það er sammerkt öllum þessum heimildum að þær eru á víð og dreif, óaðgengilegar og illa eða alls ekki skráðar, og óvíst er hvernig búið er að þeim til varanlegrar varðveislu. Til þess að meta ástand munnlegra heimilda í opinberum stofnunum könnuðum við umfang og ástand munnlegra heimilda í byggðasöfnum, héraðsskjalasöfnum og ýmsum sérsöfnum. Einnig var haft samband við bókasöfn víða um land en í nokkrum bæjarfélögum eru munnlegar heimildir varðveittar á héraðsbókasöfnum. Alls var haft samband við 72 stofnanir og er hér á eftir samantekt á þessari upplýsingaöflun. Nánri grein er gerð fyrir afrakstrinum í viðauka 1 aftast í þessari skýrslu. Umfang og skráning. Skráning munnlegra heimilda virðist ekki vera framarlega í forgangsröð hjá söfnum þrátt fyrir að hér sé oftst um að ræða forgengilegra efni en heimildir á pappír. Oft vita umsjónarmenn safna og stofnana ekki hvert umfang hljóð- og myndheimilda er og stafar það oft af því að skrár eru lélegar eða ekki fyrir hendi sem segja til um umfangið. Algengt er að þeir sem hafa umsjón með upptökunum viti ekki um fjölda þeirra eða tímalengd á hverju bandi, enda er það í mörgum tilfellum ekki nema fyrir fagmenn að átta sig á hvort tekið hefur verið upp á eina, tvær, þrjár eða fjórar rásir eldri segulbanda og á hvaða hraða. Grófleg áætlað má gera ráð fyrir að til séu a.m.k klst. af óskráðum upptökum í söfnum á landsbyggðinni og annað eins af misjafnlega vel skráðu efni í stærri stofnunum á höfuðborgarsvæðinu. Mest af þessu efni er á eldri segulböndum og kasettum af ýmsum stærðum og gerðum en einnig er hér um að ræða vaxhólka, stálþræði, stafrænar upptökur, kvikmyndafilmur og myndbandsspólur af ýmsu tagi. 8

9 Sums staðar hefur verið reynt að skrá þessar heimildir en skráningin er oft takmörkuð. Í Safnahúsinu á Húsavík eru t.d. varðveittar um 380 upptökur um fjölbreytt og áhugaverð efni en skráningu er ábótavant. Kostnaður vegna skráningar er ekki eina vandamálið því einnig er algengt að stofnanir hafi hreinlega ekki tök á því að spila upptökur sem eru í þeirra vörslu. Sér í lagi á þetta við um hljóðsnið á borð við eldri gerðir segulbanda, stálþræði og vaxhólka, en tæki til afspilunar slíkra miðla eru í dag orðin mjög sjaldgæf. Til dæmis eru aðeins örfá tæki til afspilunar vaxhólka til hér á landi og sennilega aðeins eitt tæki sem spilar stálþræði. Það sama gildir um myndbandsspólur frá fyrsta áratug myndbandavæðingarinnar en tæki til að spila myndbandsspólur, aðrar en vhs spólurnar, eru mörg hver ófáanleg hér á landi. Hljóðefni í vörslu íslenskra stofnana er oftast nær viðtöl en stundum einnig upptökur af viðburðum og málþingum. Sum söfn hafa staðið myndarlega að söfnun munnlegra heimilda, t.d. á Búvélasafnið á Hvanneyri upptökur um búskaparhætti og tæki sem eru horfin eða eru við það að hverfa. Fræðafélagið í Vestur-Húnavatnssýslu stóð fyrir skipulögðum upptökum lífsferilsviðtala fyrir árum og á Dalvík eru til athyglisverðar hljóðskrár með viðtölum við íbúa sem upplifðu jarðskjálftann árið Kvikmyndað myndefni er nokkuð að vöxtum og margbreytilegt, upptökur frá atburðum úr bæjarlífi víðs vegar um land jafnt sem viðtöl auk svipmynda úr lista- og menningarlífi og jafnvel skemmtiefni sem framleitt var frá grunni fyrir staðbundnar kapalstöðva sem reknar voru snemma á níunda áratugnum. Ástand og varðveisla. Öll hliðræn (analóg) hljóðsnið eru viðkvæm fyrir hita og raka og þegar haft er í huga að sú aðstaða sem þarf til að tryggja varðveislu þessara viðkvæmu miðla er ekki til nema á örfáum stöðum hérlendis er augljóst að um allt land eru mikil menningarverðmæti að fara forgörðum. Vankunnátta á réttri meðhöndlun þessa viðkvæma efnis stuðlar einnig að hraðari eyðingu. Sum eldri hljóðsnið beinlínis eyðast við spilun. Í mörgum söfnum lýstu starfsmenn áhyggjum af því að eldri upptökur lægju undir skemmdum og vilja þeir koma þeim í viðunandi geymslu gegn því að vera útvegað stafrænt afrit þeirra. Forstöðumaður Nonnahúss á Akureyri nefndi í slíku samhengi upptöku frá vígslu safnsins 1957 sem til er í aðeins einu eintaki og orðin mjög illa farin. Yfirfærsla yfir á stafrænt form einfaldar aðgengi að upptökum auk þess að hlífa frumheimildum við sliti. Nokkrar stofnanir hafa unnið að afmörkuðum verkefnum og Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum heldur úti vefgátt þar sem munnlegum heimildum í vörslu safnsins er miðlað, en ekki hefur verið mótuð nein samræmd stefna um yfirfærslu og varðveisluform stafrænna endurgerða. 9

10 3. Samstarf við aðrar stofnanir Aðstandendur Miðstöðvar munnlegrar sögu leggja kapp á að eiga gott samstarf við aðrar stofnanir sem fást við munnlegar heimildir. Við höfum átt í viðræðum við nokkra aðila og ber þar helst að nefna Ríkisútvarpið, Kvikmyndasafn Íslands, Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum og Þjóðminjasafn Íslands. Ríkisútvarpið Óformlegar viðræður hafa átt sér stað við Ríkisútvarpið, þ.á m. forstöðumenn tæknisviðs og safns Ríkisútvarpsins um möguleika á samstarfi. Báðir aðilar hafa lýst áhuga á að koma á formlegu samstarfi með einhverjum hætti. Þar sem skráningu og varðveislu hljóðbanda hjá Ríkisútvarpinu er mjög ábótavant gæti verið hagur að því að koma á verkaskiptingu þannig að Miðstöð munnlegrar sögu annaðist skráningu á eldra efni jafnhliða því sem Ríkisútvarpið færði efnið yfir á stafrænt form. Nú er verið að kanna hvaða skráningarkerfi hentar best hljóð- og myndupptökum á stafrænu formi fyrir Miðstöðina. Hljóðefni Ríkisútvarpsins væri síðan hægt að miðla í gegnum vefgátt Miðstöðvarinnar. Viðbúið er að Miðstöð munnlegrar sögu muni berast töluvert af gömlum segulböndum en til að spila þessi gömlu bönd, yfirfæra þau á stafrænt form og hreinsa aukahljóð og rispur af upptökunum þarf sérhæfðan búnað. Í stað þess að fjárfesta í nýjum tækjum væri æskilegt að Miðstöð munnlegrar sögu og Ríkisútvarpið gætu samnýtt þann tækjabúnað og þá aðstöðu sem fyrir er í Ríkisútvarpinu. Þess má geta þess að starfsmenn undirbúningsnefndar hafa fengið ábendingar frá safnafólki og einstaklingum um gamlar hljóðupptökur af útsendingum úr Ríkisútvarpinu. Hugsanlegt er að í einhverjum tilvikum sé um að ræða upptökur af útvarpsþáttum sem ekki eru til í safni Ríkisútvarpsins. Mjög fáar upptökur eru til í safninu af útvarpsþáttum sem fluttir voru á tímabilinu Kvikmyndasafn Íslands Starfsmenn Miðstöðvar munnlegrar sögu hafa rætt við starfsmenn Kvikmyndasafnsins um varðveislu stafrænna gagna. Fulltrúar beggja aðila eru sammála um að æskilegt væri að koma á samstarfi um varðveislu á viðkvæmum upptökum. Kvikmyndasafnið hefur yfir fullkomnustu geymslum að ráða þar sem stjórna má hita- og rakastigi. Æskilegt er að gamlar upptökur sem eiga það á hættu að skemmast verði varðveittar í geymslum Kvikmyndasafnsins. 10

11 Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum Stofnun Árna Magnússonar í íslenskum fræðum varðveitir geysimikið safn af hljóðupptökum sem innihalda þjóðfræðilegt efni, einkum söng, kvæði og rímur. Við mótun starfsviðs Miðstöðvar munnlegrar sögu hafa starfsmenn verkefnisins ráðfært sig við fræðimenn á Stofnun Árna Magnússonar, því að ljóst er að starfssvið stofnunarinnar og Miðstöðvarinnar munu að einhverju leyti skarast. Báðir aðilar eru sammála um að mikilvægt sé að samræma skráningu og efnisorð beggja safnanna. Þjóðminjasafn Íslands Á þjóðháttadeild Þjóðminjasafns Íslands hefur verið unnið mjög mikilvægt starf í söfnun heimilda um þjóðhætti og menningu Íslendinga. Flestum upplýsingum hefur verið safnað með spurningarskrám og viðtölum starfsmanna deildarinnar við fólk úr ólíkum starfsstéttum og frá ýmsum landshlutum. Í tengslum við þetta starf hefur eitthvað safnast af hljóðupptökum en ekki liggur fyrir hversu mikið það efni er. Hljóðefni er frekar óaðgengilegt og skráningu þess ábótavant. 11

12 4. Hvað gera aðrar þjóðir? Við undirbúning Miðstöðvarinnar var gerð athugun á því hvernig staðið er að varðveislu munnlegra heimilda og iðkun munnlegrar sögu í nokkrum löndum. Aðstæður voru einkum skoðaðar í fjórum Evrópulöndum: Bretlandi, Finnlandi, Danmörku og Noregi. Í þessum löndum er unnið metnaðarfullt og fjölbreytt starf á vegum opinberra stofnana jafnt sem einkaaðila. Aðstandendur miðstöðvarinnar hafa heimsótt British Library í London, tvær stofnanir í Danmörku og eina í Finnlandi og aflað upplýsinga sem gagnast hafa við undirbúning stofnunar Miðstöðvarinnar. Hér á eftir verður stutt grein gerð fyrir fyrirkomulagi þessara mála í Finnlandi, Danmörku, Noregi og Bretlandi og einkum tekið mið af fimm mikilvægustu stofnunum í þessum löndum. Þær eru: Soumaliaisen Kirjallisuuden Seura (Safn munnlegra heimilda í Finnska bókmenntafélaginu), Dansk folkemindesamling (Safn um minningar alþýðufólks og hversdagslíf í Danmörku), Statens mediesamling (Fjölmiðlasafn ríksins) við Statsbiblioteket i Danmörku, Nasjonalbiblioteket í Mo i Rana (Landsbókasafn Noregs) og British Library National Sound Archive, Oral history Department (Deild munnlegrar sögu á Landsbókasafni Bretlands). Enn fremur verður vikið að alþjóðlegri samvinnu um verklag og stöðlun við varðveislu munnlegra heimilda. Söfn munnlegra heimilda í Bretlandi, Finnlandi, Danmörku og Noregi Skipulag og fjármögnun. Í Noregi og Bretlandi eru söfnin sérstakar deildir innan landsbókasafns, en í Danmörku eru helstu söfn munnlegra heimilda í Statsbiblioteket í Árósum og í Dansk folkemindesamling, sem er bæði safn og rannsóknarstofnun. Í Finnlandi er helsta safn munnlegra heimilda varðveitt í Safni munnlegra heimilda í Finnska bókmenntafélagsins sem sett var á fót á 19. öld með það að markmiði að varðveita hvers konar heimildir um daglegt líf og hversdagsmenningu fólksins í landinu. Allar þessar stofnanir eru fjármagnaðar af af hinu opinbera, en að nokkru leyti með sértekjum. Safn munnlegra heimilda í Finnska bókmenntafélaginu er t.d. að hluta til fjármagnað af ríkinu og að hluta til með styrkjum sem sóttir eru í opinbera sjóði og sjóði á vegum félagasamtaka og einkaaðila. Í stórum dráttum er föstu framlagi ríkisins ætlað að fjármagna söfnun, skráningu og varðveislu, en rannsóknir fjármagnaðar með styrkjum úr ýmsum sjóðum. Skilin á milli söfnunar, rannsókna, varðveislu og miðlunar eru þó ekki ávallt skýr enda er lögð áhersla á að þetta haldist allt í hendur í daglegri starfsemi stofnunarinnar. Í Finnlandi og Bretlandi eru starfandi öflug félög áhugamanna um munnlega sögu sem vinna í tengslum við hinar opinberu stofnanir og í Finnlandi taka þessi samtök beinan þátt í 12

13 stjórnun stofnunarinnar. Í Bretlandi er enn fremur að finna fjölmörg einkarekin söfn og mörg smærri félagasamtök áhugamanna um iðkun munnlegrar sögu. Starfsemi. Í Landsbókasafni Noregs í Mo i Rana, og á Ríkisbókasafninu í Árósum, eru rannsóknir ekki hluti af starfseminni. Í Dansk folkemindesamling og Finnska bókmenntafélaginu eru rannsóknir stór hluti af starfsemi stofnanna. Í Bretlandi falla rannsóknir undir starfssvið National Life Story Collection, sem eru sjálfseingarstofnun (charitable trust) innan British Library. Líkt og í Finnlandi og Danmörku er þar markvisst unnið að myndun og söfnun heimilda með skipulegri töku viðtala og þá oft undir formerkjum afmarkaðra rannsóknarverkefna sem miðlað er með útgáfu geisladiska, og sýningahaldi, bæði hefðbundnu jafnt sem á vef. Yfirleitt beinist slíkt söfnunarátak að því að skrásetja það sem kalla mætti þjóðarminningar: heimildir um lífsmáta tiltekinna hópa, breytta atvinnuhætti eða afmarkaðar hræringar í menningarlífi þjóða. Öll söfnin þjónusta fræðimenn og almenning og bjóða upp á aðstöðu í húsakynnum sínum. Auk þess er einnig unnið markvisst að því í öllum stofnununum að yfirfæra upptökur af hliðrænum hljóðsniðum yfir á stafrænt form, m.a. svo að sé hægt að miðla þeim gegnum vefgátt. Hljóðdeild British Library hefur þegar opnað mjög tæknilega fullkomna vefgátt þar sem umtalsverðum hluta af safnkosti deildarinnar er miðlað. Hvað tæknilega útfærslu sjálfrar yfirfærslunnar varðar standa Norðmenn einna fremstir í flokki og eru starfsmenn tæknideildar Landsbókasafnsins framarlega í stjórn IASA (International Association of Sound and Audiovisual Archives). Fræðsla er hluti af starfsemi allra stofnananna. Í Finnlandi er kennsla við Háskólann í Helsinki skilgreind sem hluti af starfi nokkra starfsmanna, m.a. eru haldin námskeið um notkun munnlegra heimilda. Í Bretlandi bjóða The Oral History Society og hljóðdeild British Library í sameiningu upp á metnaðarfull námskeið þar sem tekið er á bæði tæknilegum og aðferðafræðilegum spurningum. Í Danmörku er áhersla lögð á að fræðimenn sem ráðnir eru til Dansk folkemindesamling skili af sér fræðigreinum í fagtímarit í ákveðnu hlutfalli við ráðningartíma og einnig stendur stofnunin fyrir ráðstefnum og útgáfu á fræðiritum sem byggjast á munnlegum heimildum. Samantekt þessi leiðir í ljós að í öllum nágrannalöndum Íslands eru stofnanir sem sinna varðveislu og rannsóknum á munnlegum heimildum. Þær eru ýmist hluti af landsbókasöfnum eða sérstök söfn og stofnanir. Þær stofnanir sem kannaðar voru höfðu á að skipa manna starfsliði. Það sem einkennir starfsemi þeirra öðru fremur er áhersla á að söfnun, skráning, varðveisla, rannsóknir og miðlun fari saman og að hver þáttur í starfseminni styðji við aðra þætti. 13

14 Alþjóðleg samvinna um staðla og verklag Í þjóðbókasöfnum um heim allan er að finna ævagömul handrit en hljóð- og sjónrænar heimildir eiga sér ekki nema rúmlega hundrað ára sögu. Á þeim stutta tíma hefur varðveislutæknin tekið stórstígum breytingum. Það er því mikið og erfitt verk að tryggja að slíkar heimildir haldist aðgengilegar um leið og hljóðsnið og afspilunartæki úreldast. Tilkoma stafrænnar tækni hefur skapað möguleika á að einfalda þessa vinnu til muna en nauðsynlegt er að yfirfærsla hliðrænna heimilda yfir á stafrænt form sé þannig gerð að gæðin séu sem mest og að bæði afspilun og afritun sé tryggð til framtíðar og séu ekki bundin tilteknum hugbúnaði eða stýrikerfi. Í þessu skyni fer fram innan nokkurra ramma öflugt starf á alþjóðagrundvelli sem miðar að því að smíða staðla og viðmiðunarreglur um meðferð hljóð- og sjónræns efnis. IASA, fjölþjóðleg samtök hljóð- og myndskjalasafna, eru ásamt UNESCO leiðandi í varðveislu hljóð- og myndefnis. Innan tækninefndar IASA starfa margir þeir aðilar sem eru í forsvari fyrir tæknimálum stærstu hljóð- og myndskjaladeilda og safna heims. Einnig fer fram vinna innan ramma ESB að því að skapa staðla fyrir rafræn gögn í því skyni að einfalda samskipti stofnana. Að lokum má geta þess að í Ástralíu fer fram á vegum Australian Partnership for Sustainable Repositories (APSR) áhugaverð samvinna nokkurra virtra aðila um þróun,,repository kerfis til geymslu rafrænna gagna þar sem áhersla er lögð á að hanna lausnir sem endast til lengri tíma. 4 Fyrirmyndirnar eru því í dag bæði margar og traustar. IASA hefur gefið út viðmiðunarreglur um hvernig megi best standa að varðveislu hljóð- og sjónrænna heimilda og yfirfærslu þeirra af hefðbundnum hliðrænum (analóg) sniðum. Þessar reglur nefnast IASA-TC04 - Guidelines of the Production and Preservation of Digital Audio Objects. The Sub-Committee on Technology of the Memory of the Word Programme of UNESCO mælir með þessum reglum sem þeim bestu sem skjalasöfn sem fást við hljóð- og sjónrænar heimildir geti farið eftir og grundvalla flest stærstu söfnin vinnu sína á þessum reglum. Miðstöð munnlegrar sögu mun byggja á þessum viðmiðunarreglum og sérhæfðari rannsóknum þar sem við á. Unnið verður að því að taka saman handbók á íslensku sem byggir á þessum alþjóðlegu viðmiðunum og rannsóknum, og verður hægt að nálgast hana á vef Miðstöðvarinnar. 4 Sjá: 14

15 5. Starfshættir og verkefni Miðstöðvar munnlegrar sögu Í þessum kafla er rætt um hvernig Miðstöð munnlegrar sögu hyggst vinna að verkefnum sínum, hvaða starfsreglum verður fylgt og hvaða tæknileg og siðferðileg úrlausnarefni hún þarf að fást við. Afhending og varðveisla Þau gögn sem berast Miðstöðinni verða varðveitt í safni Miðstöðvar munnlegrar sögu í handritadeild Landsbókasafns Íslands Háskólabókasafns. Tími hliðrænna miðla er að renna sitt skeið og nú þegar er úrelding hljóð- og myndheimilda orðið mikið vandamál. Við því ástandi verður að bregðast með yfirfærslu hliðrænna heimilda yfir á stafrænt form meðan enn er mögulegt að nálgast tækin sem þarf til afspilunar. Þessi vinna fer að sjálfsögðu fram í kapp við tímann. Þegar heimildir eru afhentar til Miðstöðvarinnar er afhendingarsamningur undirritaður og upptakan skráð í skráningarkerfi Miðstöðvar munnlegrar sögu. Upptakan er afrituð á stafrænt form á.wav sniði með þeim tækjum sem best henta í hvert skipti. Analóg gögn tapa gæðum í hvert skipti sem þau eru afrituð yfir á annan hliðrænan miðil, endurgerðin skal því ávallt unnin eftir frumheimild sé hún enn til, annars eftir þeirri endurgerð sem telst vera í bestu ástandi. Hljóð skal yfirfært á að minnsta kosti 48 khz. og upplausn gagna sem yfirfærð eru af hliðrænum hljóðsniðum skal vera að minnsta kosti 24 bitar. Þegar um stafræn gögn er að ræða skulu þau afrituð í að minnsta kosti í sömu upplausn og frumgögnin. Ef mikið er af aukahljóðum á upptökunni þarf að hreinsa skrárnar til að lágmarka aukahljóð og óþarfa suð en nákvæm endurgerð hinnar upprunalegu upptöku skal þó jafnan einnig varðveitt með tilliti til þess að hreinsunartækni fleygir jafnan fram og seinna mun þannig mögulega vera hægt að vinna þann hluta yfirfærslunnar betur. Hina stafrænu endurgerð skal vista sem gögn en ekki sem hljóðskrá. Upprunaleg upptaka (frumheimildin) er varðveitt í safni Miðstöðvar munnlegrar sögu í handritadeild Landsbókasafns Íslands - Háskólabókasafni. Ef gefandi fer fram á að halda upprunalegri upptöku fær Miðstöð munnlegrar sögu aðeins varðveitta endurgerð upptökunnar. Þetta á einkum við þegar önnur söfn vilja varðveita sínar upprunalegu heimildir sjálf en vinna með Miðstöð munnlegrar sögu að því að gera heimildirnar aðgengilegar. Nákvæm stafræn endurgerð frumheimildarinnar er einnig varðveitt í safni Miðstöðvarinnar í handritadeild, en 15

16 þar er í undirbúningi að koma upp tæknilega fullkominni stafrænni gagnageymslu með stafrænar gagnageymslur (e. digital mass storage). Kostur væri að auka afrit af hinni nákvæmu endurgerð væru einnig varðveitt við ásættanleg skilyrði á öðrum stað, t.d. í einni þeirra stofnana sem Miðstöðin mun eiga í samstarfi við. Þjöppuð útgáfa endurgerðarinnar, sem ætluð er notendum Miðstöðvarinnar, er varðveitt á netþjóni Miðstöðvar munnlegrar sögu og miðlað í gegnum vefgátt. Skráning Skrárumsjónarkerfi. Verið er að kanna hvort Gegnir, keyrður með öðrum kerfum Landsbókasafns, eða skráningarkerfið Mavis hentar Miðstöð munnlegrar sögu betur til að miðla stafrænum safnkosti Miðstöðvarinnar. Mikilvægt er að varðveisla þessara gagna sé með þeim hætti að vefgátt Miðstöðvarinnar bæði leyfi leit að efni og miðlun þess. Meðal þeirra sem nota Mavis skráningarkerfið í dag eru The National Film and Sound Archive í Ástralíu, U.S. Library of Congress, Nasjonalbiblioteket í Noregi og Bundesarchiv í Þýskalandi. Annars stigs upplýsingar og lýsigögn (metadata). Skjalfræði stafrænna gagna skilgreinir sjálfa skrána sem fyrsta stigs upplýsingar. Undir annars stigs upplýsingar falla allar upplýsingar um sjálfa skrána en eitt mikilvægasta hlutverk þeirra er að votta uppruna efnis sem fært hefur verið yfir á stafrænt form af stafrænum miðlum. Sér í lagi er nauðsynlegt að slík vottun sé til staðar í tilfellum þar sem upprunalega heimildin er ekki lengur aðgengileg vegna skemmda eða úreldingar þess miðils sem hún var upphaflega sköpuð á. Undir annars stigs upplýsingar hljóð- og myndupptakna falla einnig upplýsingar um upptökumáta og form upprunalegu upptökunnar, afspilunarmáta hennar, upplýsingar um upplausn og snið hinnar stafrænu endurgerðar og þann búnað sem notaður var við yfirfærsluna, upprunavottorð hinnar stafrænu endurgerðar auk fleiri upplýsinga. Almennt er talað um annars stigs upplýsingar sem lýsigögn (metadata) og í skráarumsjónarkerfum stafrænna gagna eru lýsigögn annað hvort geymd innan sömu skrár og fyrsta stigs upplýsingarnar, laustengd þeim eða í algerlega aðskilinni skrá. Nauðsynlegt er að lýsigögn séu skráð eftir stöðlum til að tryggja það að auðvelt sé að flytja gögn á milli kerfa. Í viðauka 2 er birtur staðall sem unnið verður eftir við skra ningu munnlegra gagna. Söfnun heimilda Aðstandendur Miðstöðvarinnar gera ráð fyrir því að safnforði hennar muni myndast á þrennan hátt. Í fyrsta lagi munu einstaklingar, félög, stofnanir og fyrirtæki fela Miðstöðinni heimildir til varðveislu, og er nú þegar farið að berast efni af þessu tagi til miðstöðvarinnar. Í öðru lagi væntum við þess að fræðimenn muni í nokkrum mæli afhenda miðstöðinni rannsóknargögn 16

17 sín, hljóð- og myndskrár, til varðveislu. Í þriðja lagi mun Miðstöðin standa fyrir sérstökum söfnunarverkefnum. Nú þegar er hafin undirbúningur að tveimur söfnunarverkefnum. Fyrst má nefna verkefnið Reykjavíkursögur sem hefur fengið styrk hjá Reykjavíkurborg á næstu þremur árum og verður því hleypt af stokkunum á Vetrarhátíð í febrúar næstkomandi. Félagsmálaráðuneytið veitti Miðstöðinni dálítinn styrk til að safna heimildum um flóttafólkið frá Ungverjalandi 1956 og er sú vinna langt komin. Á vefsíðu Miðstöðvarinnar er birtur hluti af viðtali við einn Ungverjanna ásamt fróðleik um lífshlaup hans. Fræðsla og kennsla Miðstöð munnlegrar sögu mun annast fræðslu um notkun munnlegra heimilda í kennslu og í fræðilegri starfsemi. Stefnt er að því að Miðstöðin standi fyrir um tveimur stuttum námskeiðum á ári hverju þar sem fjallað verður um aðferðafræði munnlegrar sögu, framkvæmd rannsókna sem byggja á munnlegum heimildum og farið yfir upptökutækni og viðtalstækni. Miðstöðin mun einnig veita ráð um tæknileg atriði, upptökutæki, viðtalstækni, siðareglur og höfundarétt. Til þess að mæta þessarri eftirspurn verður á vef Miðstöðvarinnar hægt að nálgast leiðbeiningar og viðmið er varða notkun munnlegra heimilda. Þá munu starfsmenn Miðstöðvarinnar einnig veita einstaklingum, fræðimönnum og kennurum, aðstoð og ráðleggingar varðandi notkun munnlegra heimilda eftir því sem til þeirra verður leitað. Rannsóknir Miðstöð munnlegrar sögu er hugsuð bæði sem varðveislu- og rannsóknarstofnun auk þess sem starfsmenn hennar munu sinna miðlun og þjónustu við notendur. Í Miðstöðinni er lögð áhersla á að rannsóknir, söfnun og skráning haldist í hendur. Starfsmenn Miðstöðvarinnar munu veita fræðimönnum margvíslega aðstoð og ráðleggingar og hvetja þá til að afhenda þær heimildir sem verða til við rannsóknina í safn Miðstöðvarinnar. Fræðimenn og viðmælendur þeirra geta afhent heimildirnar með sérstökum skilmálum vilji þeir vernda rannsóknarniðurstöður sínar í ákveðinn árafjölda. Með þessum hætti verða rannsóknir ekki aðeins notaðar til þess að skapa niðurstöður heldur einnig til þess að leggja fram efnivið til framtíðarrannsókna á sviði íslenskrar menningar og sögu. Starfsmenn Miðstöðvarinnar munu sjálfir sinna rannsóknum eftir því sem svigrúm leyfir. Rannsóknir þessar geta bæði verið fjármagnaðar af stofnunni sjálfri og með fé sem fengið er úr samkeppnissjóðum og frá einkafyrirtækjum eða opinberum aðilum. 17

18 Siðareglur Siðareglur Miðstöðvar munnlegrar sögu eru enn í mótun en þær munu bæði taka mið af siðareglum Sagnfræðingafélags Íslands og siðareglum Oral History Society in Bretlandi sem eru þau samtök sem lengst eru komin í mótun siðareglna um munnlegrar heimildir. Siðareglunum er ætlað að stuðla að ábyrgri notkun munnlegra heimilda. Af þeim sökum verða birt á heimasíðu Miðstöðvarinnar siðferðileg viðmið sem höfundi viðtals ber að hafa í huga. Í því sambandi er rétt að benda á að munnlegar heimildir hafa þá sérstöðu umfram flestar aðrar heimildir að þær verða til í samspili fræðimanns/rannsakanda og heimildamanns. Vegna þekkingar sinnar og stöðu er fræðimaðurinn eða rannsakandinn oftar en ekki í ákveðinni valdastöðu gagnvart heimildamanni sínum. Mikilvægt er að rannsakandinn misnoti þessa aðstöðu ekki, umgangist heimildamann sinn af virðingu og taki tillit til skoðana hans og frásagnarmáta. Til þess að auðvelda rannsakanda að vinna verkefnið á faglegan hátt mun Miðstöðin birta ákveðin siðferðileg viðmið um ábyrgð og skyldur rannsakanda. Í viðauka 3 eru birt drög að siðareglum miðstöðvarinnar. Höfundaréttur Hluti þess efnis sem varðveitt er í Miðstöð munnlegrar sögu verður gert aðgengilegt á Vefnum. Þá þarf að tryggja að efnið sé verndað af höfundalögum (sbr. lög nr. 73/1972, 29. maí 1972). Miðstöð munnlegrar sögu skuldbindur sig til að tryggja höfundarétt viðkomandi rétthafa og verður því eftirfarandi tilkynning sett á vefsíðu Miðstöðvarinnar: Allt efni á þessari vefsíðu er verndað af ákvæðum höfundalaga. Það er sett hér til þess að unnt sé að lesa það af skjá. Sérhver eintakagerð eða dreifing efnisins þess utan er óheimil nema til komi samkomulag við NN, sérstök lagaheimild eða samningur við Fjölís, samtök rétthafa höfundaréttar. Notkun, sem brýtur í bága við lög eða samninga, getur haft bóta- og refsiábyrgð í för með sér. Höfundaréttur er virkur án sérstakrar skráningar eða merkingar. Hins vegar er mikilvægt að þeir sem eiga höfundarétt geri notendum grein fyrir skilyrðum sem gilda um not verka með því að nota áminningu um höfundarétt. Verk sem birt eru á Netinu er einungis heimilt að lesa af skjá samkvæmt höfundalögum. Útprentun, geymsla, áframsending eða önnur notkun efnisins er því óheimil nema til komi ótvírætt samþykki rétthafa eða sérstök lagaheimild. Venjulega gildir sú regla við upptöku á viðtölum að hver einstaklingur á höfundarétt að eigin orðum, en sá sem tekur viðtalið upp á höfundarétt að upptökunni sjálfri. Við söfnun heimilda munu starfsmenn Miðstöðvar munnlegar sögu biðja viðmælendur sína um að skrifa undir samning þess efnis að höfundaréttur og eignaréttur að viðtalinu liggi alfarið hjá Miðstöð 18

19 munnlegrar sögu. Þetta hefur meðal annars þá þýðingu að viðmælendur geta ekki krafið Miðstöð munnlegrar sögu um greiðslu af þeim upptökum sem birtar eru á vef Miðstöðvarinnar. Þau gögn sem afhent eru Miðstöðinni eru afhent til eignar og varðveislu. Þrátt fyrir það færist höfundaréttur að einstökum handritum og hljóðupptökum ekki yfir til safnsins. Miðstöðin mun fara þess á leit við gefendur að þeir veiti Miðstöðinni rétt til að birta afmarkaða hluta af heildarverkinu á Vefnum eða klippa saman einstök brot úr upprunalegri útgáfu til birtingar á vef. Þá er einnig kveðið á um það í afhendingarsamningi að gefandi og/eða rétthafi höfundarréttar fari ekki fram á greiðslu fyrir birtingu heimilda á vefgátt Miðstöðvar munnlegrar sögu. Í viðauka 4 aftast í þessari skýrslu er uppkast að skjali um höfundarrétt sem fylgja á hverjum afhendingarsamningi. 19

20 6. Aðstaða og tæknibúnaður Aðstaða Gert er ráð fyrir að í Miðstöð munnlegrar sögu verði einn fastráðinn starfsmaður sem annast reglubundna starfsemi, en annað starfsfólk væri þar aðeins til að sinna tímabundnum verkefnum. Við mat á aðstöðuþörf Miðstöðvarinnar sem hér fer á eftir er því gert ráð fyrir tveimur starfsmönnum. Þá er gert ráð fyrir að hlustunaraðstöðu fyrir tvo til fjóra gesti, en hana er hægt að auka ef með þarf. Skrifstofuaðstaða. Áætlað er að skrifstofuaðstaða Miðstöðvar munnlegrar sögu rúmist á um 25 fermetra rými. Á skrifstofu Miðstöðvarinnar þarf að vera aðstaða fyrir fastan starfsmann, auk aðstöðu fyrir starfsmann sem sinnir tímabundið ákveðnum verkefnum. Í skrifstofunni er því gert ráð fyrir tveimur skrifborðum, tveimur skrifborðsstólum, einu fundaborði og fjórum stólum. Það þurfa að vera a.m.k. tvær bókahillur undir bækur og skjöl er varða starfsemi Miðstöðvarinnar. Auk þess er gert ráð fyrir tveimur tölvum, prentara, fartölvu og ferðaupptökubúnaði. Æskilegt væri að hafa lítinn skáp undir þennan búnað. Einnig þyrftu að vera til á skrifstofunni hátalarar sem hægt væri að tengja við tölvu og spila hljóðskrár upphátt. Æskilegt væri að á skrifstofu Miðstöðvarinnar væri að finna fundarborð fyrir að minnsta kosti fjóra sem myndi nýtast við fundahöld og sem vinnuaðstaða fyrir fræðimenn sem óskuðu þess að vinna verkefni á vegum Miðstöðvarinnar. Geymslur. Stefnt er að því að yfirfæra öll gögn í safni Miðstöðvar munnlegrar sögu yfir á stafrænt form og því þarf ekki að gera ráð fyrir plássfrekum vinnslueintökum á skrifstofu Miðstöðvarinnar. Miðlun efnis í Miðstöðinni fer eingöngu fram í gengum tölvu.frumrit gagna verða geymd í safni Miðstöðvar munnlegrar sögu í handritadeild Landsbókasafns Íslands. Eftir að afritun yfir á stafrænt form hefur farið fram verða vinnslueintök geymd á miðlægum þjóni og munu gestir safnsins nálgast þau í gegnum tölvur. Tæknibúnaður Tækja og hugbúnaðarþörf. Miðstöðin þarf að eiga upptökubúnað sem getur tekið upp í það góðum að gæðum að upptökurnar uppfylli kröfur Ríkisútvarpsins um gæði þess efnis sem spilað er í útvarpi. Þetta er nauðsynlegt til að tryggja það að það efni sem Miðstöðin safnar sé nothæft til útgáfu og/eða útvörpunar. Starfsmaður Miðstöðvarinnar þarf sama hugbúnað til afspilunar gagna og almennir gestir Miðstöðvarinnar og reiknað er mað að til almennrar 20

21 hlustunar verði notast við Windows Media Player sem fylgir Windows stýrikerfinu. Að auki þarf starfsmaður Miðstöðvarinnar hugbúnað sem gerir honum kleift að framkvæma lágmarks hreinsun og lagfæringar á upptökum, t.d. forritin Adobe Audition (áður kallað Cool Edit) eða Reason frá Propellerhead. Hvað alla flóknari hreinsun og yfirfærslu af eldri gerðum hljóðsniða varðar er æskilegt að það verði gert í samkomulagi við RÚV. Miðstöðin þarf að hafa yfir tækjabúnaði að ráða til afritunar segulbanda. Þegar hefur verið keypt Sony TC WR465 kasettutæki. Miðstöðin þarf að eiga góða stafræna myndavél. Myndavélin þarf að geta tekið myndir í það góðri upplausn að hægt sé að miðla á vef í eðlilegum gæðum. Þá þarf hún einnig að geta tekið myndir í góðum litgæðum af skjölum og ljósmyndum sem kunna að berast stofnunni og verða færð til geymslu annarsstaðar (t.d. á Myndadeild Þjóðminjasafnsins). Þegar hefur verið keypt vél af gerðinni Canon EOS-400D. Afspilunarbúnaður/Hugbúnaður til úrvinnslu. Þegar unnið er með munnlegar heimildir (hliðrænar jafnt sem stafrænar) er nauðsynlegt að afspilunarbúnaðurinn sýni upp á sekúndu hvar í upptökunni notandinn er staddur. Ellegar er erfitt að henda reiður á því hvar í viðtalinu tiltekin atriði er að finna. Sömuleiðis er æskilegt að afspilunarbúnaðurinn leyfi að dregið sé úr hraða upptöku eða hraðinn aukinn. Þessir möguleikar geta auðveldað hlustun til muna í þeim tilfellum þar sem þeir sem á upptökunni tala eru óskýrmæltir eða þegar upptakan inniheldur minniháttar umhverfishljóð. Að sama skapi er kostur að geta hraðað upptökunni eilítið til að geta komist hraðar í gegnum það efni sem verið er að skoða. Enn fremur má gera ráð fyrir að einhverjir notendur vilji skrá viðtöl upp orðrétt og þá er það mikill kostur að geta hægt á upptökunni. Hugbúnaðurinn Express Scribe sameinar virkni afspilunarforrita og ritvinnsluforrits í einu og sama viðmótinu. Hljóðskráin sem unnið er með opnast í glugga sem sýnir þá takka sem þarf til að stjórna/stilla afspilun og einnig glugga sem hægt er að skrifa í. Afspiluninni er hvort sem er hægt að stjórna með mús, með fótstigi eða með skilgreindum flýtilyklum um leið og slegið er inn. Síðastnefnda lausnin er mjög þægileg og aðgengileg flestum þeim sem hafa tileinkað sér lágmarksfærni í ritvinnslu. Klippi- og hreinsiforrit. Hljóðheimildir eru annars eðlis en ritheimildir og til þess verður Miðstöð munnlegrar sögu ekki aðeins að taka tillit heldur er viðeigandi að Miðstöðin bendi á framsæknar leiðir til að vinna með þessa tegund heimilda. Stafræn tækni hefur opnað þann möguleika að vinna með hljóðskrárnar sjálfar í stað þess að skrifa efni þeirra fyrst niður orð fyrir orð og vinna með þann texta sem þannig verður til. Forritið Audacity gerir notendum kleift að klippa til hljóðskrár um leið og hlustað er, rétt eins og þegar copy/paste aðferðin er notuð til að klippa athyglisverða búta út úr textaskjali til frekari úrvinnslu. Reikna má með því margir gesta miðstöðvarinnar taki þessum möguleika fegins hendi. Audacity er aðgengilegur 21

22 hugbúnaður og eins og ExpressScribe, ókeypis. Sjá nánari upplýsingar hér: 22

23 7. Miðlun Stafrænt gagnasafn Miðstöð munnlegrar sögu hefur ákveðið að leggja áherslu á yfirfærslu hliðrænna gagna yfir á stafrænt form vegna þess að þannig er varðveisla safnkostsins betur tryggð, úrvinnsla auðvelduð og hljóðgögnin gerð aðgengilegri og þægilegri í meðförum. Miðlunarmöguleikar eru ennfremur stórauknir. Úrelding eldri hljóðsniða hefur verið stórt vandamál og skapar ör þróun innan hins stafræna tækniumhverfis vissulega nokkurn vanda. Mun auðveldara er þó að yfirfæra stór söfn efnis á stafrænu formi af einu stafrænu hljóðsniði yfir á annað og ólíkt því sem gildir um yfirfærslu hliðræns efnis tapast engin gæði í því ferli. Með yfirfærslu á stafrænt form verða upptökur ennfremur mun meira aðlaðandi kostur fyrir fræðimenn og aðra þá sem sinna rannsóknarstörfum þar sem ekki þarf lengur að vinna með upptökurnar í rauntíma, hægt er að skima í gegnum þær, á svipaðan hátt og þegar unnið er með texta, og hver stakur tímapunktur upptökunnar er hvenær sem er aðgengilegur. Að lokum er auðveldara að miðla upptökum sem færðar hafa verið yfir á stafrænt form heldur en hliðrænum gögnum. Vefgátt Eitt mikilvægasta verkefni Miðstöðvar munnlegrar sögu er að koma upp vefgátt sem gerir notendum um allt land mögulegt að nálgast upplýsingar um munnlegar heimildir. Tilgangurinn með vefgáttinni er fyrst og fremst að auka aðgengi fólks að munnlegum heimildum sem veita lifandi og áhugaverða sýn á sögu lands og þjóðar. Við mótun þessa markmiðs hefur verið horft til stefnu íslensku ríkisstjórnarinnar um upplýsingasamfélagið, sem meðal annars miðar að því að tryggja og jafna aðgengi landsmanna að íslenskum menningararfi með rafrænum hætti. Nú þegar hefur verið opnuð vefsíða Miðstöðvar munnlegrar sögu á slóðinni með ýmsum upplýsingum um munnlegar heimildir og munnlega sögu. Vefsíðan er í uppbyggingu og á mikið efni eftir að bætast við. Á vefsíðunni verður hægt að fá aðgang að upplýsingum um munnlegar heimildir í safni Miðstöðvarinnar og öðrum söfnum sem hafa að geyma munnlegar heimildir. Áhersla verður lögð á að skrár um safnkost safnanna séu aðgengilegar, en einnig hljóðritanir eftir því sem aðstæður leyfa. Á vefsíðu Miðstöðvarinnar verður hægt að nálgast valdar hljóðupptökur eða brot þeirra. Hér er bæði um að ræða afrakstur söfnunarverkefna miðstöðvarinnar og einnig efni sem gefið hefur verið til 23

24 Miðstöðvarinnar án aðgangstakmarkana. Einnig verður hægt að skoða ítarefni af ýmsum toga, ljósmyndir og skjöl sem tengjast upptökum. Hljóðskrám verður miðlað á þjöppuðu sniði og verða því léttari í meðförum. Upprunalegar, óþjappaðar útgáfur verður hægt að nálgast í miðstöðinni sjálfri. Á vefsíðu Miðstöðvarinnar verður einnig að finna kennsluefni, kennsluleiðbeiningar, leiðbeiningar til fræðimanna og almennings um upptökubúnað, viðtalstækni, siðareglur, höfundarrétt og hlekkjasafn. Miðlun í safni miðstöðvarinnar Miðstöðin stefnir að því að hafa fullkomna hlustunaraðstöðu í samvinnu við tón- og mynddeild Landsbókasafns sem staðsett er við hlið miðstöðvarinnar á 4. hæð Þjóðarbókhlöðu. Fyrst um sinn er gert ráð fyrir að miðstöðin hafi yfir tveim básum að ráða og geti þannig tekið á móti tveim til fjórum gestum í einu. Áður en gestir Miðstöðvarinnar fá aðgang að gögnum þurfa þeir að skrá sig hjá starfsmanni Miðstöðvarinnar og fá þar úthlutað lykilorði sem veitir þeim aðgang að tiltekinni tölvu, og því efni sem óskað er eftir. Ef ekki eru neinar aðgangstakmarkanir á því efni sem óskað er eftir getur notandi sótt það sjálfur í gagnagrunn Miðstöðvarinnar. Ef aðgangur að efninu er takmarkaður að einhverju leyti, fær notandi, að uppfylltum skilyrðum um aðgang, tímabundinn aðgang að efninu í gegnum aðra vinnustöð miðstöðvarinnar. Æskilegt er að aðgangur út á vefinn úr vinnustöðvum gesta sé takmarkaður við valdar síður sem ætla má að gestir Miðstöðvarinnar vilji nota til að fletta upp upplýsingum. Þetta er gert til þess að lágmarka hættuna á ólöglegri afritun gagna. Hugbúnaði þeim sem gestum er boðið upp á til afspilunar og úrvinnslu efnis er nánar lýst í 6. kafla. 24

25 7. Fjárhagsáætlun Fjárhagsáætlun Miðstöðvar munnlegrar sögu fyrir árið 2007 gerir ráð fyrir að tekjur nemi tæpum 8,7 millj kr., eins og fram kemur á meðfylgjandi yfirliti. Stærstu tekjuliðir eru fjárveiting frá Alþingi að upphæð 2 millj. kr. og styrkur frá menntamálaráðuneyti til að útbúa vefgátt sem nemur 2,5 millj. kr. Landsbókasafn leggur fram rúmlega 1 millj. kr. í formi tölvu- og skrifstofubúnaðar. Gjöld eru áætluð tæp 8,7 millj. kr., þar af eru rekstrargjöld 6,6 millj. kr. og stofnkostnaður rúmar 2 millj. kr. Landsbókasafn mun standa straum af um 54% (tæp 1,1 millj. kr.) stofnkostnaðar og sértekjur verkefnisins 46% (929 þús. kr.). Fjárhagsáætlun Miðstöðvar munnlegrar sögu 2007 þús. kr. Tekjur alls Gjöld alls Tekjur umfram gjöld 31 Tekjur Fjárveiting Alþingis Styrkur frá menntamálaráðuneyti Styrkur frá H.Í Framlag Landsbsafns til stofnkostnaðar Aðrir styrkir Aðrar tekjur 805 Rekstrargjöld Launagjöld Stjórn, samrekstur og aðstaða 264 Skrifstofukostnaður 158 Efniskaup 70 Námskeiðshald 50 Funda- og ferðakostnaður 200 Stofnkostnaður Tölvur 495 Annar tækjabúnaður 341 Aðkeypt þjónusta v. heimasíðu 213 Skrifstofubúnaður 730 Annað

26 Viðauki 1. Athugun á umfangi og ástandi munnlegra heimilda í íslenskum söfnum Á mörgum héraðsskjalasöfnum og byggðarsöfnum eru varðveittar munnlegar heimildir. Söfnin eru hins vegar misvel í stakk búin til að tryggja varðveislu þessara heimilda. Víða eru auk þess til eldri upptökur, til dæmis á segulböndum og jafnvel á stálvírum en ekki eru til tæki til að spila þessar upptökur á þessum söfnum. Með samstarfi við Miðstöð munnlegrar sögu um yfirfærslu gagna er hins vegar hægt að tryggja aðgang að þessum upptökum. Forsvarsmenn fjölmargra byggðar- og héraðsskjalasafna hafa lýst yfir áhuga á að koma á samstarfi við Miðstöð munnlegra sögu til að tryggja varðveislu heimildanna og koma heimildunum á varanlegt form. Samstarfið yrði að jafnað byggt upp í þremur liðum: 1. Safnið sendir Miðstöð munnlegrar sögu hljóðupptökur úr sínu eigin safni. 2. Starfsmenn Miðstöðvar munnlegrar sögu sjá um að afrita hljóðupptökuna á stafrænt form og skrá hana í gagnabanka Miðstöðvarinnar. 3. Safnið fær afhent afrit af upprunalegu hljóðupptökunni. Annað afrit er varðveitt í Miðstöð munnlegrar sögu. Um það er samið sérstaklega hvort upprunalega upptakan er varðveitt á safninu sem hún kom frá eða hvort hún er afhent til varðveislu í safni Miðstöðvar munnlegrar sögu í Handritadeild Landsbókasafnsins. Auk þess hafa forsvarsmenn ýmissa samtaka og stofnana lýst yfir áhuga á að eiga í samstarfi við Miðstöð munnlegrar sögu um ákveðin söfnunarverkefni, sem tengjast í flestum tilvikum sögu ákveðinna landshluta og bæja eða sögu ákveðinna starfsgreina. Samstarfið fæli t.a.m. í sér að starfsmenn Miðstöðvarinnar veittu ráðgjöf varðandi tæknilegan búnað, viðtalstækni, siðareglur og höfundarétt og að afrakstur söfnunarinnar yrði bæði varðveittur í Miðstöð munnlegrar sögu og hjá því safni eða félagasamtökum sem ættu frumkvæði að söfnuninni. Starfsmenn verkefnisins höfðu samband við 72 söfn á landinu og 38 þeirra reyndust hafa munnlegar heimildir í fórum sínum. Vert er að taka það fram að ekki náðist í öll söfn landsins í þessari fyrstu umferð og ekki voru öll söfn fær um að gefa upplýsingar um það hvort munnlegar heimildir væru í þeirra fórum eða ekki. Forsvarsmenn þessara safna töldu flestir að nokkuð skorti á að unnt væri að tryggja varðveislu og aðgengi að þessum heimildum á eigin safni, og lýstu yfir áhuga á að vinna með Miðstöð munnlegrar sögu að úrbætum á þessum málum. Hér er á eftir fer samantekt munnlegum heimildum í söfnum og stofnunum á Íslandi. Samantektin byggist fyrst og fremst á upplýsingum frá söfnunum sjálfum og er misítarleg. 26