Háskólinn á Bifröst Viðskiptafræðisvið. Vorönn Hvetur Social Business Software til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum?

Transcription

1 Háskólinn á Bifröst Viðskiptafræðisvið Vorönn 2014 Hvetur Social Business Software til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? Georg Kristinsson BS ritgerð Leiðbeinandi: dr. Gunnar Óskarsson

2

3 Háskólinn á Bifröst Viðskiptafræðisvið Vorönn 2014 Hvetur Social Business Software til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? Georg Kristinsson BS ritgerð Leiðbeinandi: dr. Gunnar Óskarsson Einkunn Stimpill skólans

4 Ágrip Social Business Software ef samfélagsmiðill fyrir skipulagsheildir en markaður þess hefur margfaldast ári frá ári og mun áfram gera það, sérstaklega í Evrópu. Miðillinn hefur auka notagildi á við hefðbundna upplýsinga- og samskipatækni er varðar samskipti og deilingu gagna. SBS á að geta aukið nýsköpun til muna með aðkomu starfsmanna innan skipulagsheildarinnar. Aukin samvinna og einfalt skráningaferli verður undirstaða því undirstaða nýsköpunar og samkeppnisforskoti á markaði. SBS er það nýtt að heildarárangur þess erlendis frá hefur ekki verið birtur opinberlega heldur einungis einstaka dæmisögur frá seljendum kerfisins. Til að rannsaka árangurinn hér á landi var send spurningakönnun um upplýsingatækni, SBS og áhrif þess á nýsköpun á 50 veltumestu fyrirtæki Íslands. Einnig voru tekin viðtöl við til stuðnings við niðurstöðurnar. Svarhlutfall könnunarinnar var of lágt til að fá afgerandi niðurstöður en þær gefa til kynna að fyrirtæki sem nota SBS leggja örlítið meiri áherslu á stjórnun nýsköpunar og þess tíma sem varið er í nýsköpun en árangurinn af nýsköpun er nokkuð lakari. Ástæða þess getur verið sú að einungis eitt fyrirtæki hefur verið að þjónusta SBS kerfi hér á landi en það er Nýherji. Nýherji er í aðlögunarferli að kerfinu en það tekur yfirleitt tvö ár. Því er mjög líklegt að fyrirtækin sem eru komin með einhverskonar SBS kerfi innanhús séu í slíku aðlögunarferli og það hafi áhrif á árangur nýsköpunar.

5 Efnisyfirlit Ágrip... 4 Inngangur... 1 Nýsköpun... 3 Skilgreiningar á nýsköpun... 3 Mikilvægi nýsköpunar... 5 Kraftur fjöldans... 6 Nýsköpun með virkri þátttöku (NVÞ)... 6 Stjórnun nýsköpunar... 7 Tengslanet fyrirtækja... 8 Upplýsingatækni Ytri upplýsingar Flæði upplýsinga Auðlindir fyrirtækja Aðgengi að fjármagni Skiptikostnaður neytenda (e. costumer switch cost) Sértæk tækni Tæknileg upplýsingatækni hæfni Hæfni stjórnenda í upplýsingatækni Social Business Software Helstu möguleikar SBS Bloggfærslur Wikifærslur Stöðuuppfærslur Tagg (e. tag) Spjallsvæði (e. live chat) Aðferð Viðtöl... 19

6 Aðferð spurningakönnunar Vægi Samskeyting (e. cross reference) Greining spurningakannana Spurning Spurning Spurning Spurning Spurning 5 - A Spurning 5 - B...37 Spurning Niðurstöður Niðurstöður úr spurningakönnun Upplýsingatækni Nýsköpun Niðurstöður úr viðtölum Pálmi Lord Ólafur Magnússon Niðurstöður - Samantekt Umræður og lokaorð Heimildaskrá Fylgiskjöl Spurningar Viðtal við Pálma Lord - söluráðgjafa hjá Nýherja Viðtal við Ólaf Magnússon - forstöðumaðann viðskiptakerfa hjá Símanum

7 Inngangur Það má segja að Íslendingar séu sjúkir í samfélagsmiðla og þá sér í lagi Facebook, en Íslendingar eru Evrópumeistarar í Facebook notkun og í öðru sæti þegar að kemur að heimslistanum. Tæplega 224 þúsund Íslendingar eru virkir mánaðarlegir notendur af Facebook eða um 72,5% af þjóðinni að börnum og eldriborgurum meðtöldum (Iceland Review, 2014). Þrátt fyrir þessa mikla notkun virðist enginn einstaklingur sem höfundur hefur rætt við, nema þeir sem beintengjast rannsókninni á einhvern hátt, heyrt nefndan samfélagsmiðil fyrir fyrirtæki eða stofnanir. Samfélagsmiðlar fyrir fyrirtæki og stofnanir eru kallaðir Social Business Software (SBS), en þeir hafa verið til staðar í þó nokkuð mörg ár. Notagildi miðlanna hefur aukist til muna sem og markaðshlutdeild miðlanna. Árið 2012 voru tekjurnar frá SBS einn milljarður bandaríkjadala á heimsvísu en áætlað er að markaðurinn í Evrópu verði búinn að sjöfaldast árið 2017 (IDC, 2013). Nær engar rannsóknir hafa verið birtar opinberlega um raunverulegan árangur sem á að hljótast af notkun SBS en stórfyrirtæki á borð við IBM, Microsoft, Oracle og Cisco eru að berjast um hlutdeild á markaðinum og viðskiptavinir virðast vilja kaupa lausnina. Þrátt fyrir að mörg fyrirtæki séu á markaðinum eru flest að bjóða upp á svipaðar lausnir, einungis með mismunandi nálganir á lausnunum. Lausnirnar sem í boði eru er rjóminn af þeim fríu lausnum sem í boði eru á netinu í dag nema að kerfið er miðlægur grunnur sem aðlagaður að skipulagsheildum (fyrirtækjum og stofnunum). Þannig er afar auðvelt fyrir starfsmenn að stunda rafræn samskipti og deila gögnum í gegnum SBS, en þannig helst þekkingin sem starfsmenn hafa aflað sér innan skipulagsheildarinnar. Með réttum tólum og samskiptum eiga fyrirtæki að geta aukið nýsköpun innan fyrirtækisins með tiltölulega lítilli fyrirhöfn svo lengi sem að menning sé fyrir nýsköpun innan fyrirtækisins og kerfið er rétt kynnt frá byrjun. Með SBS er hægt að sækja og deila gögnum inn á ákveðnum vettvangi sem getur verið opinn eða lokaður þar sem skráning á þekkingu fer fram. Þannig verður til hálf opin nýsköpun innan fyrirtækisins þannig að kraftur starfsfólksins eigi að taka við völdum. Markmið þessarar rannsóknar er að athuga hvort íslensk fyrirtæki eru yfirhöfuð að nota SBS og hvort það hafi jákvæð eða neikvæð áhrif á nýsköpun. Til að gera það verða kynntir nokkrir þættir tel stuðnings rannsóknarinnar. Þeir eru: Nýsköpun Upplýsingatækni Social Business Software (SBS) 1 Georg Kristinsson

8 Að lokum verður farið yfir svörun úr spurningakönnun sem var send á 50 veltumestu fyrirtæki landsins og niðurstöður mótaðar með stuðningi við viðtöl við fagaðila. 2 Georg Kristinsson

9 Nýsköpun Hvetur SBS til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? 2014 Nýsköpun er breyting sem hefur átt sér stað innan skipulagsheildarinnar. Breytingin getur bæði verið stór eða smá en hún er til þess fallin að betrumbæta heildina. SBS byggir á þeirri hugmyndafræði að með því að virkja starfsmenn skipulagsheildarinnar til aukinnar nýsköpunar. Með skráningu inni í kerfi SBS er einnig líklegra að hugmyndir um breytingar verði betur útfærðar, settar í framkvæmd þannig að nýsköpun eigi sér stað. Skilgreiningar á nýsköpun Nýsköpun er hugtak yfir þá aðgerð að skapa eitthvað nýtt, endurbæta það sem þegar er til staðar eða að finna nýjar leiðir til að einfalda flóknar aðgerðir. Ekkert er fullkomið og því getur nýsköpun átt sér stað þegar kemur til dæmis að tækni og tækniþróun, vísindum, aðferðafræði, framleiðsluaðferðum, skipulagi ýmiskonar, listum og menningu, þjónustu og lífrænni framleiðslu eða umhverfismálum. Hér er undirstrikað að nýsköpun sé hugtak yfir ákveðna aðgerð, það er mikilvægt að vita að ekki er hægt að nota hugtakið nýsköpun yfir hugmynd. Nýsköpun er þegar hugmynd hefur orðið áþreifanleg, það er hugmyndinni hefur verið hrint í framkvæmd (Tidd & Bessant, 2009). Skilgreining Joseph A. Schumpeters á hugtakinu hefur verið nýtt til grundvallar hjá flestum þeim fræðimönnum sem leitast eftir að útskýra nýsköpun og fyrir hvað það stendur (Bessant & Tidd, 2007). Schumpeter skilgreinir nýsköpun sem hvers kyns umbætur á framleiðslukerfi, afurðum eða markaðsfærslu sem leiðir til hagkvæmari rekstrar. Það sem Schumpeter gerir þó, sem er mjög mikilvægt, er að hann gerir mjög skýran greinarmun á nýsköpun (e. innovation) annars vegar og svo uppfinningu (e. invention) hins vegar. Uppfinning er þannig uppgötvun á nýrri þekkingu, tækni, tækjum eða einhverra hluta á meðan nýsköpun snýr meira að því hvernig hagnýta megi þessa þekkingu, tækni, tæki eða hluti. Nýsköpun snýst þannig um hvernig megi gera hlutina með nýjum og endurbættum hætti, en kjarni nýsköpunar eru breytingar (Jónsson, 2008) (Jónsdóttir) (Schumpeter, 2000 (1911)). Eins og með mörg önnur hugtök þá hafa fræðimenn skilgreint hugtakið með því að flokka það niður í undirflokka. Flokkun Christopher Freemans liggur til grundvallar mörgum rannsóknum um áhrif nýsköpunar (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008). Sú flokkun snýr að því hversu miklar breytingar fylgja nýsköpuninni og hversu víðtæk áhrifin eru á samfélagsþróunina. Þannig er nýsköpun kölluð róttæk nýsköpun (e. radical innovation) ef breytingin birtist í framleiðslunýjungum í kjölfar rannsóknar- og þróunarstarfs. Þessi nýsköpun er róttæk að því leitinu til að breytingarnar 3 Georg Kristinsson

10 leiða til grundvallarbreytinga á forsendum framleiðslustarfsemi fyrirtækja og hafa jafnvel áhrif á atvinnugreinar eða hegðun allra innan samfélagsins (Jónsdóttir). Smáskammta nýsköpun (e. incremental innovations) er þegar um er að ræða smávægilegar umbætur á vörum eða þjónustu, vinnuferlum eða vinnubrögðum, staðsetningu á markaði eða grundvallarviðmiðum starfseminnar. Þannig haga starfsmenn og einstaklingar vinnu sinni með öðrum hætti yfirleitt á skilvirkari og betri hátt. Smáskammta nýsköpun getur verið undanfari róttækrar nýsköpunar (Jónsdóttir) (Bessant & Tidd, 2007). Umskipti tæknikerfa (e. changes of technology systems) er þegar algjör umskipti eru á tækni sem leiðir af sér breytingar í fjölda atvinnugreina í hagkerfinu og verður oft kveikja að nýjum atvinnugreinum. Umskiptin byggjast bæði á smáskammtanýsköpun og róttækri nýsköpun sem og breytingum á skipulagi og stjórnunaraðferðum. Dæmi um svona nýsköpun eru nýjungar í gerviefnaiðnaði, jarðolíuefnaiðnaði og bifvélatækni sem þróaðist frá þriðja til sjötta áratugar síðustu aldar (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008). Fjórða tegund nýsköpunar Freemans var svo umskipti á efnahags- og tækniviðmiðum (e. changes in techno-econonomic paradigms), en það eru umskipti í tæknikerfum sem breyta í grundvallaratriðum hegðun manna í öllu hagkerfinu. Svona nýsköpun leiðir að sér fjölda nýrra afurða, þjónustutegunda, tæknikerfa og atvinnugreina sem og þekkingar í tækniþróun, skipulagskerfa og kostnaðar. Innan þessarar tegundar nýsköpunar falla einnig tengsl milli fyrirtækja, hlutverk hins opinbera og samskipti aðila vinnumarkaðar eða eiganda fyrirtækja og starfsfólks þeirra (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008) (Freeman & Perez, 1988). Þá er einnig talað um félagslega nýsköpun (e. social innovation), en fræðimaðurinn Peter Drucker taldi að hún hefði ekki síður áhrif en tæknileg nýsköpun. Félagsleg nýsköpun miðar ekki að efnahaglegum ábata heldur á breytingum í félagslegum þörfum samfélagsins nýbreytni í félagslegum samskiptum, hlutverkum og hegðun (Jónsdóttir) (Drucker, 2004). Sem félagslega nýsköpun væri hægt að nefna til að mynda Wikipedia eða Linux, en bæði kerfin eru opin grundvöllur (e. platform) fyrir hvern sem vill til að skapa eitthvað nýtt. Ekki einungis er auðvelt að skapa eitthvað nýtt, heldur er einnig auðvelt fyrir einstaklinga að notfæra sér þessa nýsköpun. Einnig er hægt að nefna ýmiskonar alþjóðlegt samstarf sem dæmi um félagslega nýsköpun, til að mynda norrænt samstarf þar sem norðurlöndin miðla reynslu sinni og þekkingu til að bæta norrænt samfélag (norden.org). Það sem drífur nýsköpun áfram er hæfileiki fólks til að sjá fyrir eða tengja saman ákveðna þætti. Sá hæfileiki að sjá tækifæri í ólíklegustu aðstæðum og nýta sér þau til hins ýtrasta (Tidd & Bessant, 2009). 4 Georg Kristinsson

11 Nýsköpun er mikilvægur partur af tæknivæðingu og tækninýjungum. Snjallsímar, spjaldtölvur, google-gleraugu og gps-tæki voru eitt sinn bara hugmyndir en eru nú tæki sem eru fáanleg um allan heim og eru til þess fallin að auðvelda okkur lífið. Gangráðar og heyrnatæki eru einnig dæmi um nýsköpun á heilbrigðissviðinu en mörg slík tæki eru ekki aðeins gagnleg heldur lífsnauðsynleg fyrir margt fólk. Margir eyða ævi sinni í að bæta slíka tækni, en heimurinn hefur kynnst alveg gríðarlegum framförum á undanfarinni öld. Nýsköpun þarf þó ekki alltaf að vera áþreifanleg eins og snjallsímar. Mörg fyrirtæki hafa tekið upp nýjar stefnur í markaðsmálum sem telja má til nýsköpunar. Þannig má nefna að bankar hafa útbúið netbanka í símanum og fyrirtæki eins og Amazon og Yahoo hafa gjörbreytt viðskiptum með verslanir sínar á veraldarvefnum á meðan Ebay breytti sviði uppboða til frambúðar (Tidd & Bessant, 2009). Mikilvægi nýsköpunar Nýsköpun getur hjálpað fyrirtækjum að hagræða og auka framleiðslu sína. Stór fyrirtæki hafa nefnilega oftast samkeppnisforskot á litlu fyrirtækin vegna stærðar sinnar og eigna, en með nýsköpun geta lítil fyrirtæki komið sér á framfæri og notað tækninýjungar sínar eða þekkingu til að bjóða eitthvað sem hin stóru fyrirtæki geta ekki boðið uppá. Því er nýsköpun mjög mikilvæg fyrir fyrirtæki. En hún er einnig mjög mikilvæg fyrir allan hagvöxt næstum öll efnahagsleg hagsæld sem hefur orðið síðan á 18. öld er tilkomin vegna nýsköpunar (Tidd & Bessant, 2009, bls. 5). Það sem knýr nútíma markaði áfram er sú aðgerð að breyta hugmyndum og þekkingu í vörur, þjónustu og bætta vinnuferla. Þau fyrirtæki sem engu breyta lifa ekki af. Þannig er nýsköpun sá partur fyrirtækisins sem hvað oftast tengist jákvæðum árangri, en fyrirtæki sem notast við nýsköpun öðlast meiri gróða og verða árangursríkari en önnur (Tidd & Bessant, 2009). Þótt fyrirtæki leggi á sig mikla vinnu og fjármagn í nýsköpun þarf ekki endilega að það skili arðsemi. Staðreyndin er sú að það kostar töluverða peninga að halda uppi rannsóknum og þróunarferlum innan fyrirtækja og breytingarnar sem fylgja í kjölfarið eru ekki alltaf af hinu góða. Þar má til að mynda nefna Microsoft, en þeir eyddu miklum tíma og peningum í að þróa Windows Vista. Þegar kerfið kom loks á markað sóttist fólk þó frekar eftir að fá Windows XP, eldri útgáfu Windows. Þetta gerði það vegna þess að Windows XP var hreinlega bara mun skilvirkara kerfi þrátt fyrir alla þróunarvinnuna sem fór í Windows Vista (The Guardian, 2007). Nýsköpun er því alltaf áhættusöm því fyrirtæki geta aldrei með fullri vissu vitað hver viðbrögð viðskiptavina eða starfsfólks verða. Það er því ekki alltaf það skynsamlegasta að leggjast í umfangsmiklar breytingar fyrir fyrirtæki. Fyrirtæki 5 Georg Kristinsson

12 verða að búa yfir skilning á vandamálum og lausnum til að vita hvenær eigi að leggjast í breytingar og hvenær eigi að halda að sér höndum (Tidd & Bessant, 2009). Kraftur fjöldans Því er haldið fram að nýsköpun starfsmanna auki farsæld fyrirtækisins út frá sköpunarverki og hugmyndaríki einhvers ákveðins einstaklings, vegna þeirra staðreyndar að hópur af fólki með ólíkan bakrunn og þekkingu kemst oft mun lengra á sviði nýsköpunar heldur en einn einstaklingur (Van de Ven, 1986). Það sem hjálpar hóp af fólki til þess að standa saman sem ein heild og ná markmiðum sínum er að hafa ákveðin tæki og tól til verksins. Fyrirtæki, þá sérstaklega stór fyrirtæki, þurfa að hafa til staðar ákveðin tæki til samskipta. Því sterkari sem samskiptin eru því auðveldara á starfsfólk með að þróa einhvers konar nýsköpun með öðrum innan fyrirtækisins. Þetta samskiptanet sem fyrirtæki þurfa að skapa byggjast því á því að þekking innan fyrirtækisins sé hreyfanleg. Þekkingin flýtur áfram í öll skúmaskot og eykur vægi sitt þar til góð hugmynd hefur verið sköpuð (Van de Ven, 1986). Einstaklingarnir innan þessa samskiptanets þurfa ekki endilega að eiga sér sinn stað innan fyrirtækisins. Þetta geta einnig verið óháðir verktakar eða jafnvel stjórnendur annarra fyrirtækja í samvinnuverkefnum (Brynjolfsson, ICT, innovation and the e-economy, 2011). Nýsköpun með virkri þátttöku (NVÞ) Nýsköpun með virkri þátttöku er að hluta til smáskammtanýsköpun, en NVÞ hefur það að markmiði að skapa skilyrði fyrir stöðugum umbótum (continuous improvement) á framleiðslu vara og þjónustu og að efla róttæka nýsköpun í fyrirtækjum. Því leitast NVÞ við að þróa nýjar aðferðir við að gera hlutina öðruvísi (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008) Þannig er markmið NVÞ að auka framleiðslu tækni og aðferða sem til staðar er í fyrirtækjum og að undirbyggja róttæka nýsköpun sem leiðir af sér nýja framleiðslutækni, afurðir og þjónustu. NVÞ er því fyrst og fremst nýsköpunarstjórnun (e. innovation management technique). NVÞ felur í sér fimm meginskref sem fyrirtæki þurfa að stíga til að breytast úr stöðnuðum skipulagsheildum yfir í að gera hlutina á annan hátt. Fyrsta skrefið er hið svokallaða frumskref. Fyrirtæki byrja á því að vinna að tilviljunarkenndum skammtímaaðgerðum. Annað skrefið er formgerðarskrefið, en þá hefja fyrirtæki formlega og skipulega að koma á og viðhalda NVÞ. Í þriðja skrefinu, marksækna skrefið, hefja fyrirtæki að samtvinna NVÞ við markmið fyrirtækisins sjálfs og verður NVÞ því stór partur af framtíðarsýn þess. Fjórða skrefið, frumkvæði skrefið, lýsir því þegar hópar eða einstaklingar innan fyrirtækisins taka frumkvæði og hegðun þeirra breytist. Fimmta skrefið, skref mikillar 6 Georg Kristinsson

13 nýsköpunargetu, einkennist af virkri þátttöku í nýsköpunarstarfi, en menning fyrirtækisins hefur þá tekið algjörum breytingum (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008). Stjórnendur geta notfært sér NVÞ sem nýsköpunar-stjórnunartækni til að auka hæfni starfsfólks og um leið viðkomandi fyrirtækis til að ná sem mestum afköstum og jákvæðum niðurstöðum í nýsköpunarstarfi (Jónsson, Skref í átt að þekkingarsamfélagi, 2008). Stjórnendur verða að nýta sér form sem nú þegar eru til staðar til að innleiða nýsköpunarhugsun til starfsmanna sinna. Með því að gera þetta skref fyrir skref og leyfa starfsfólki að taka þátt í ferlinu, geta stjórnendur breytt hugsunarhætti mannauðs síns. Með því að gera þetta á skilvirkan hátt er hægt að virkja starfsfólk til að sýna frumkvæði og eljusemi. Byggja þarf upp sjálfstraust einstaklinga svo þeir öðlist áhuga á viðfangsefninu og taki þátt í því af heilum hug. Með því að taka upp á NVÞ þá styrkja stjórnendur tengslanet einstaklinga innan fyrirtækisins sem leiðir að aukinni umræðu og dreifingu þekkingar. Með því að byggja upp tengslanet innan fyrirtækisins geta stjórnendur þannig aukið við nýsköpun, deilt hugsjónum, látið hugmyndir fljóta á milli einstaklinga og auka getu fólks til að koma fram með nýsköpun. Einstaklingar innan heildarinnar verða að vita að saman geta þeir blómstrað frekar heldur en í sundur. Stjórnendur verða því að skipuleggja vinnulagið þannig að einstaklingar vinna í hópum að einhverju leiti til að draga úr áhættu, leysa úr vandamálum og byggja upp reksturinn (Tidd & Bessant, 2009). Stjórnun nýsköpunar Stjórnendur eru mjög mikilvægir öllu nýsköpunarferlinu. Að fá heildina til að fylgja sér í ferlinu er stór hluti af verkinu, en stjórnendur þurfa einnig að taka erfiðar ákvarðanir. Þeir verða að taka áhættu og styrkja og styðja nýsköpunarhugmyndir annarra og nálganir. Stjórnendur gefa algjörlega tóninn fyrir afstöðu starfsfólksins gagnvart verkinu, hvort sem það eru nýjungar eða breyttar áherslur. Stjórnendur verða að velja eina leið og halda sig við hana, bæði á orði og borði verða þeir að sýna og sanna fyrir starfsfólki sínu hversu mikilvæg nýsköpun er fyrir fyrirtækið og þeir verða að finna leiðir til að verðlauna góð störf innan þess. Ef enginn áhugi er fyrir nýsköpun hjá stjórnendum, þá fylgja starfsfólk fast á eftir. Oft innan fyrirtækja er áhersla lögð á samstöðu, en það getur auðvitað heft og tafið ákvörðunarferla og hægt um fyrir hvers konar nýsköpun. Oft þarf að eyða gríðarlegri orku og tíma í að sannfæra yfirstjórn eða hagsmunaaðila að nýsköpun borgi sig eða að breytinga sé þörf. Oft er hræðsla innanbúðar um að styggja við stjórnendur, sem sýnir enn frekar hversu mikilvægt það er að þeir séu opnir og jákvæðir fyrir nýsköpun. Stjórnendur verða að búa yfir leiðtogahæfileikum og geta hvatt til gagnrýnnar umræðu um vandamál innan fyrirtækisins. Stjórnendurnir verða einnig að vera fastir á sínu, ekki leyfa ákvörðunum að daga uppi, verða að taka 7 Georg Kristinsson

14 afstöðu og sjá til þess að nauðsynlegar breytingar séu framkvæmdar þótt ekki náist fullkomin sátt um þær (Stjórnun). Tengslanet fyrirtækja Eins og áður sagði eru styrk samskipti innan fyrirtækja nauðsynleg fyrirtækjum, opinberum stofnunum og félagasamtökum. Góð samskipti geta skipt sköpum um hvort að fyrirtæki blómstri eða falli. Tidd og Bessant koma fram með fjögur rök fyrir því af hverju að gott samskiptanet er svo mikilvægt nýsköpun; 1. Skilvirkni heildarinnar: í flóknu umhverfi þar sem þekking og aðföng skipta miklu máli er mun erfiðara fyrir lítil en stór fyrirtæki að standa sig á samkeppnismarkaði. Með því að vera í samskiptum við önnur fyrirtæki og styrkja þannig tengslanet sitt, geta lítil fyrirtæki aukið við aðföng sín. 2. Heildrænn lærdómur: tengslanet hjálpa fyrirtækjum ekki einungis að deila með sér aðföngum, heldur getur það einnig flutt þekkingu á milli þeirra. Þannig geta fyrirtæki kennt hvort öðru ýmsar aðgerðir, veitt hvort öðru innsýn, kynnt fyrir hvort öðru hugmyndir og stutt hvort annað á ýmsa vegu. 3. Heildræn áhætta: byggist á þeirri hugmynd að styrk og collective tengslamyndun leyfi fyrirtækjum áhættusamari hegðun. Þannig geta fyrirtæki tekið meiri áhættu þegar þau eiga í sterkum samskiptum við aðra. 4. Mengi mismunandi þekkingar: tengslanet leyfir líka mismunandi samböndum að myndast á milli ólíkra atvinnugreina eða þekkingargrunna og þannig geta fyrirtæki upplifað nýja hluti (Tidd & Bessant, 2009). Tengslanet getur því hjálpað fyrirtækjum bæði innan þeirra sem og utan á marga ólíka vegu. Hægt væri að skilgreina tengslanet sem flókin, innbyrðis tengsl hóps eða kerfis (Tidd & Bessant, 2009). Tengslanet getur verið flókið og nauðsynlegt verkfæri fyrir fyrirtæki. Öll fyrirtæki eru með mannlega starfsmenn á sínum snærum svo að segja má að fyrirtæki séu að einhverju leiti mannleg. Sterk mannleg tengsl og þróun þeirra eru mikilvægur hluti þess að reka farsælt og arðbært fyrirtæki. Það að skapa sér kraftmikils tengslanets krefst lagni, því mismunandi aðstæður krefjast mismunandi svara. Sterkt tengslanet getur leitt til endurtekinna viðskipta, árangurs og aukna getur starfsmanna. Allt þetta leiðir svo til eflingu fyrirtækisins og tækifærin margfaldast. Tengslanet eru þó ekkert ný af nálinni þar sem að undirstaða þeirra eru mannleg samskipti. Þau hafa því verið til staðar í margar aldir, aftur á móti er staðreyndin enn sú að því sterkara sem tengslanet fyrirtækja er því sterkari eru þau á samkeppnismarkaði (Klerk & Kroon). 8 Georg Kristinsson

15 Of mikil tengslanet geta þó verið einstaklega tímafrek og tekið frá manni mikinn tíma sem annars væri hægt að nota til vinnu. Þó svo að tengslanet sé jákvæður hlutur þá getur of mikill tími í slíkt kostað mikið og því er mikilvægt fyrir fyrirtæki að finna lausn og spara tíma. Þetta er til að mynda hægt að gera nú frekar en áður með því að nota internetið eða samfélagsmiðla eins og til að mynda Social Business Software (SBS). Til þess að fyrirtæki geti nýtt sér nýsköpun til hins ýtrasta er mikilvægt að hafa gott tengslanet. Til að hafa gott tengslanet er nauðsynlegt að veita starfsmönnum sínum tæki og tól til að gera sér lífið auðveldara. Þannig er nauðsynlegt að hafa inn á vinnustaðnum góðan stað þar sem starfsmenn geta talað saman. Hafa reglulega fundi þar sem að starfsmenn fá tækifæri til að koma fram með nýjar hugmyndir og nýta sér internetið svo að starfsmenn geti hent á milli hugmyndum án þess að það taki of langan tíma. Stjórnendur fyrirtækja verða að gera sér grein fyrir því að starfsmenn verða að fá tíma til að virkja tengslanetið. Það þarf margt að vera til staðar innan skipulagsheildarinnar svo að nýsköpun geti orðið til og yfirmenn eru sífellt að gera sér frekar grein fyrir þessum hluta rekstursins. 9 Georg Kristinsson

16 Upplýsingatækni Hvetur SBS til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? 2014 Upplýsingatækni hefur leikið stórt hlutverk fyrir skipulagsheildir á síðastliðnum áratugum. Samhæfing þarf að vera á milli kerfa og sjá til þess að allir starfsmenn hafi aðgang að því kerfi sem það ber að nota til að athafna sína vinnu. Upplýsingatækni er áhættufjárfesting, það það þarf að finna rétt kerfi sem hentar sem flestum starfsmönnum og starfsgreinum innan skipulagsheildarinnar. Stjórnendur spila þannig lykilhlutverk við vali á upplýsingatækni, innleiðingu og árangursmati kerfisins. Ytri upplýsingar Fyrirtæki í síbreytilegu umhverfi þurfa stöðugt að vera á varðbergi fyrir umhverfi sínu til þess að verða ekki undir í samkeppninni á markaðinum. Upplýsingar um nýja tækni, viðskiptavini eða samstarfsaðila eru allt mikilvæg atriði til þess að vera með á hreinu og er lykilatriði að nálgast þær upplýsingar eins fljótt og auðið er ef halda á samkeppnisforskoti (Eisenhardt, 1989), en rannsóknir sýna fram á mikilvægi hraða í upplýsingaöflun í tengslum við samkeppni. Flest fyrirtæki notast við einhverskonar upplýsingatæknikerfi,þetta gera þau í flestum tilfellum til þess að halda utan um fjárhagsupplýsingar af einhverju tagi, en mörg hver eiga erfitt að halda utan um utanaðkomandi upplýsingar þar sem þeim skortir tæki og tól til þess (Gunnar Óskarsson, 2009). Utanaðkomandi upplýsingar eru mikilvægar fyrir fyrirtæki til þess að vera var um stöðu sína á markaði og er því nauðsynlegt að framkvæma ytri greiningu, en sýnt hefur verið fram á það að afkastamikil fyrirtæki framkvæma oftar slíkar greiningar heldur en afkastalítil fyrirtæki og eru fyrrnefnd fyrirtæki því mun betur í stakk búin til þess að takast á við breytingar ef til þess kemur (Frishammar, 2005). Flæði upplýsinga Ýmsar leiðir eru til staðar fyrir fyrirtæki til þess að afla sér gagna á mismunandi sviðum, en persónuleg samskipti hafa ekki endilega reynst skilvirkasta leiðin til þess að nálgast upplýsingar sem til þarf. Starfsmenn í mismunandi stöðum fyrirtækja hafa aðgengi að ýmsum utanaðkomandi aðilum og nálgast upplýsingar þannig. Sölustjórar geta til að mynda nálgast upplýsingar sem þarf um viðskiptavini, þjónustustjórar fá upplýsingar frá viðskiptavinum og birgjum og framleiðslustjórar geta þá fengið upplýsingar í gegnum birgja og ýmsa samstarfsaðila, samstarfsfyrirtæki og tæknifólk. Vegna magns upplýsinganna getur verið betra að hafa þessar upplýsingar skráðar. Allir þessir aðilar eru hliðarverðir (e. gatekeeper) og leika mikilvægan þátt í upplýsingamiðlunar ferlinu en getur þetta þó reynst varasöm leið í upplýsingaöflun þar sem hætta getur skapast á að stjórnandinn miðli ekki upplýsingum áfram þar sem þeirra er þörf og þar með getur það hamlað rekstrinum (R. L. Daft, 1988). 10 Georg Kristinsson

17 Auðlindir fyrirtækja Til eru ýmsar aðferðir til þess að meta stöðu fyrirtækja og nefnist ein þeirra auðlindaviðhorf (e. resource based view). Sú aðferð gengur út á að skilgreina innviði fyrirtækisins út frá auðlindum þess og meta þannig samkeppnisstöðu þess á markaði og hefur þessi aðferð verið notuð í auknum mæli þá sérstaklega í tengslum við nýsköpun og upplýsingakerfi (Gunnar Óskarsson, 2009). Samkvæmt auðlindaviðhorfinu ná fyrirtæki viðvarandi samkeppnisforskoti ef vara eða þjónusta sem það hefur í höndum sér, er þess eðlis að erfitt er að koma með staðkvæmdavörur eða sambærilegar vörur á markað (Penrose, 1959). Með auðlindum er átt við það sem fyrirtæki býr yfir til þess að skapa sér virði eins og mannauð, fjárhagslegar- og tæknilegar auðlindir og svo framvegis (Gunnar Óskarsson, 2009). Auðlindir eru skilgreindar sem áþreifanlegar og óáþreifanlegar. Áþreifanlegar eru meðal annars verksmiðjur og vörur, á meðan óáþreifanlegar geta verið orðspor fyrirtækis eða samvinna á meðal stjórnenda (Gunnar Óskarsson, 2009). Það eru þó aðrir þættir sem hafa bæst við auðlindaviðhorfskenninguna til þess að leggja betur mat á stöðu fyrirtækis (Gunnar Óskarsson, 2009). Frammistaða viðskiptaferlis er einn þeirra þátta, það er að skoða hvaða styrkleika og hverslags auðlindir fyrirtæki þyrfti að búa yfir til þess að öðlast samkeppnisforskot. Þá er mikilvægt að átta sig á sambandinu á milli auðlinda og skilvirkni fyrirtækisins og hefur það sýnt gagn sitt í auðlindaviðhorfs kenningunni. Því fyrirtæki geta haft samkeppnisforskot á sumum sviðum viðskiptaferilsins á meðan það hallar á þá á öðrum sviðum og er þess vegna erfitt að gera haldbæra greiningu á frammistöðu fyrirtækis einungis byggða á auðlindum (Gunnar Óskarsson, 2009). Líkan sem nefnist vefur tölvuvinnslu (e. web of computing) er tól sem fyrirtæki geta nýtt sér til þess að skilja áhrif upplýsingatækni sem eina tegund auðlinda sem fyrirtæki geta búið yfir, á viðskiptaferli þeirra og eru þeir stjórnendur sem notast við slík veflíkön líklegri til þess að verða varir við tæknilegar breytingar í umhverfi sínu sem hluti af annarri starfsemi fyrirtækisins (Scacchi, 1982). Upplýsingakerfi tengist í skipulagsuppbyggingu og viðskiptavenjur fyrirtækis og samkvæmt auðlindaviðhorfinu er þeim auðlindum skipt í þrjá megin flokka (Gunnar Óskarsson, 2009); Tæknilegar auðlindir sem innihalda upplýsingatækni eins og gagnasöfnun, hugbúnað, vélbúnað, tengslanet og aðra sértæka tækni sem fyrirtækið kann að búa yfir (F. J Mata, 1995) 11 Georg Kristinsson

18 Mannauðs auðlindir en það nær yfir alla þá sértæku hæfileika sem mannauður fyrirtækisins býr yfir eins og hæfileikar í upplýsingatækni, nýsköpunarhæfileikar, skilningur á viðskiptum og ýmis fræðikunnátta upplýsingakerfisfræðinga (Feeny, 1998). Óefnislegar auðlindir sem eru þær auðlindir sem ekki eru endilega sýnilegar eins og afstaða viðskiptavina, samband við söluaðila og samband stjórnenda við neytendur (J. W. Ross, 1996). Auðlindir upplýsingakerfis eru ekki taldar tengjast beint viðvarandi samkeppnisforskoti en það styður undir aðrar auðlindir fyrirtækis og leiðir til þess. Með auðlindaviðhorfinu er auðveldara að greina þessar auðlindir og sjá hvernig þær leggja sitt af mörkum í frammistöðu fyrirtækisins. Með því að samþætta mismunandi tegundir upplýsingatækni auðlinda skapast virði fyrir fyrirtækið sem erfitt verður að líkja eftir, því margbreytilegri sem samþættingin er, þetta kallast upplýsingatækni hæfni (F. J Mata, 1995). Upplýsingatækni hæfni er þrívíð: öflun á upplýsingatækninni, notkun eða innleiðing á upplýsingatækninni og vægið sem upplýsingatæknin hefur í fyrirtækinu (Gunnar Óskarsson, 2009). Með virkri upplýsingatækni er hægt að auka nýsköpun þar sem nýsköpunarferlið er upplýsinga og kunnáttuhnitmiðað (Grover, 1998). Þau áhrif sem upplýsingatækni hefur á nýsköpunarferli er fimmþætt. Upplýsingatækni styður upplýsingavinnslu í gegnum aukin samskipti og aukin skilvirkni í upplýsingamiðlun (Obel, 2003). Einnig eykur hún skilning, umfang á vöruþróunargetu með því að auka þekkingu og sveigjanleika á vöruþróunargetu með því að efla aðgengi og aðgengi að þekkingu. Upplýsingatækni auðveldar einnig skilvirkni vöruþróunargetu með því að stuðla að hraðari og áreiðanlegri þekkingarmiðlun (Gunnar Óskarsson, 2009). Stjórnunarkunnátta hefur verið skilgreind sem geta fyrirtækis til þess að nýta sér upplýsingatækni með nýsköpun til hliðsjónar til þess að stuðla að samkeppnisforskoti (F. J Mata, 1995). Stjórnunarkunnátta upplýsingatækni eru fyrirhugaðar til þess að styðjast við greiningu á markaði og not á tengslaneti. Það eru fimm atriði í upplýsingatækni sem stuðla að slíku samkeppnisforskoti en eru ekki áhrifavaldar ein og sér þó, þau eru þau eftirfarandi. Aðgengi að fjármagni Fjárfestingar fyrirtækja í upplýsingatækni getur skipt allt að 50% af heildarfjárfestingum fyrirtækja (Irani, 2004) og getur því aðgengi að fjármagni skipt máli fyrir samkeppni. En sýnt hefur verið fram á að það skipti minna máli hversu hárri upphæð er eytt í fjárfestinguna og meira máli hvernig upplýsingatæknin og hæfni þeirra hefur áhrif á einstaka viðskiptaferla innan fyrirtækisins (Dehning, 2003). Fjárfestingar í upplýsingatækni getur jafnvel haft neikvæð áhrif á fyrirtæki ef ekki er rétt farið 12 Georg Kristinsson

19 með fjárfestinguna þar sem pening hefur þá verið sóað með litlum árangri fyrirtækinu (Gunnar Óskarsson, 2009). Skiptikostnaður neytenda (e. costumer switch cost) Fyrirtæki geta nýtt sér upplýsingatækni til þess að gera neytendum erfitt fyrir að kaupa staðkvæmdar/sambærilega vöru eða þjónustu. Þetta er gert með því að gera hann háðari þeirra vöru en samkeppnisaðilanna (Nakamoto, 1989). Neytandinn er þó naskur á að sjá fyrir slíka hegðun og ef slíkt er gert skapast sú áhætta að hann kaupi ekki vöruna. Ef neytandanum finnst hann ekki hafa tryggingu fyrir því að ekki er verið að pretta hann fer hann annað og getur slíkt ekki einungis verið slæmt fyrir samband við einstaka viðskiptavini, heldur getur það skapað fyrirtækinu slæmt orðspor sem hefur þá áhrif á heildarviðskipti þeirra. Þessa leið þarf því að fara vandlega með ef á að stuðla að samkeppnisforskoti (T. W. Malone, 1989). Sértæk tækni Sértæk tækni getur stuðlað að viðvarandi samkeppnisforskoti sem hluti af tækniauðlindum. En með sértækri tækni er átt við upplýsingakerfi sem veita tæki og tól fyrir ýmsar meðferðir upplýsinga eins og vinnslu, flutning og móttöku þeirra, sem önnur fyrirtæki hafa ekki undir höndum sér. Ef fyrirtæki geta náð að halda slíkri tækni leyndri getur það skapað sér forskot á aðra, en í því upplýsta umhverfi sem við búum við í dag er erfitt að halda tækni leyndri í lengri tíma. Þess fyrir utan er tækni í sífelldri þróun sem verður til þess að ný tækni úreltist fljótt. (Benedetto, 1999). Fyrirtæki eiga því erfitt með að nota þessa leið þótt hún sé gerleg, helsta forskotið sem þetta getur gefið er fyrst á markaðinn forskot (e. first on market advantage) fyrirtækinu (Gunnar Óskarsson, 2009). Tæknileg upplýsingatækni hæfni Hér er átt við hvaða kunnáttu og hæfni þarf að búa yfir til þess að búa til og stjórna upplýsingatækniforritum (Glazer, 1987). Tæknileg hæfni getur þá verið reynsla af forritun, tungumálakunnátta og skilningur á samskiptum. Tæknileg hæfni er tiltölulega sveigjanleg þar sem hægt er að færa hana til innan fyrirtækis eða þjálfa starfsfólk til tiltekinnar hæfni. En tæknileg hæfni er ekki nægileg ein og sér til þess að stuðla að samkeppnisforskoti, því stjórnendur þurfa að drífa starfsfólk sitt áfram og er því tæknileg hæfni í bland við stjórnunar hæfni virðisskapandi fyrir fyrirtækið fyrirtækinu (Gunnar Óskarsson, 2009). 13 Georg Kristinsson

20 Hæfni stjórnenda í upplýsingatækni Stjórnendur fyrirtækja verða að geta stjórnað upplýsingatækni verkefnum. Hæfni þeirra til að sjá fyrir mögulegar lausnir vandamála, mat á tæknilegum möguleikum og breytingarstjórnun getur stuðlað að samkeppnisforskoti (F. J Mata, 1995). Mikilvægur þáttur í þessu er hvernig stjórnendur nýta upplýsingar úr umhverfinu með tengslaneti sínu. Með sterku tengslaneti geta stjórnendur verið með gott upplýsingaflæði sem er mikilvægt fyrir árangur. Samþætting upplýsinga getur svo virkt fyrirtækin til þess að útfæra og skipuleggja viðskiptaferli sitt betur. Stjórnunarhæfni upplýsingatækni er eitthvað sem stjórnendur þróa með sér yfir langan tíma og skapast þessi hæfni svolítið af sjálfskennslu. Þetta eru mörg lítil skref sem stjórnendur taka sem leiða til lokaniðurstöðu sem erfitt er að apa eftir nákvæmlega, en slíkt getur skapað samkeppnisforskot. Ef hæfni er auðvelt að apa eftir eða taka upp hefur hún ekki þau áhrif sem fyrirtæki leitast eftir. (Gunnar Óskarsson, 2009). Stjórnunarhæfi upplýsingatækni er einnig mikilvægur þáttur í nýsköpun. Samþætting á upplýsingatækniþáttum eins og viðskiptasamstarfi, stefnumarkandi áætlunargerðir og upplýsingatækni verkefnastjórnun hefur áhrif á upplýsingatæknihæfi fyrirtækis til þess bregðast við umhverfi sínu. Með hjálp upplýsingatækni er unnið starf eins og þróunarvinna, markaðsrannsóknir og tilraunir svo eitthvað sé nefnt, en allt er þetta partur af nýsköpunarferli og virðiskeðju fyrirtækis (Gunnar Óskarsson, 2009). Stjórnendur leika lykilhlutverki í upplýsingatækni, því ef þeir starfsmenn sem nota upplýsingatækni forritin fá ekki viðeigandi leiðbeiningar og stjórnun frá yfirmönnum sínum er hætta á að erfiðleikar komi upp og að tæknin verði ranglega nýtt, sem getur leitt til þess að upplýsingar sem fyrirtækið þarf á að halda komast ekki til skila og getur það þá hamlað rekstrinum (B. Hernandez, 2008). Án þeirra nær fyrirtækið ekki að fullnýta möguleika þeirrar upplýsingatækni sem fyrirtækið býr yfir og eru því hæfi stjórnenda til upplýsingatækni verðmæt auðlind (Gunnar Óskarsson, 2009). Auðlindaviðhorf er hjálplegt tól til þess að sjá áhrif upplýsingatækni á rekstur og hvaða atriði það eru sem skipta máli. Ljóst er að viðeigandi hæfni stjórnenda er mikilvægur hlutur af skilvirkri upplýsingatækni fyrirtækja. Þegar upplýsingatækni er notuð rétt er hægt að nýta hana til margskonar virðisskapandi þátta fyrir fyrirtækið og hefur hún sterk áhrif á nýsköpun (Gunnar Óskarsson, 2009). 14 Georg Kristinsson

21 Social Business Software Hvetur SBS til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? 2014 Flestir þekkja samfélagsmiðla eins og Facebook eða Twitter en ekki eins margir þekkja slíka miðla sem eru sérstaklega hannaðir fyrir fyrirtæki.. Samfélagsmiðlar fyrir fyrirtæki og stofnanir hafa ekki fengið neitt nafn á sig hér á landi, möguleg þýðing gæti verið samfélagsmiðlar skipulagsheilda en á ensku hafa þeir verið kallaðir Enterpise Social Software eða Social Business Software, mun ég hér eftir kalla þá SBS. SBS er einskonar samantekt yfir mikið að þeim fríum lausnum sem hafa komið upp á undanförnum árum á netinu, en með SBS er búið að taka saman slíkar lausnir og sérsníða að fyrirtækjum og stofnunum. Allar þessar lausnir stuðla að rafrænni samvinnu á milli einstaklinga og hópa (IDC, 2013). Lausnirnar eru skilvirkari en eldri lausnir eins og hefðbundni tölvupósturinn og sameiginlegt drif. Það getur verið feitt?? og tímafrekt að leita í tölvupóstinum eftir ákveðnum rafrænum samskiptum eða skjölum. Erfitt er að hafa örugga aðgangsstýringu að sameiginlegu drifi fyrir starfsmenn og einnig erfitt ef ekki ómögulegt að vita hver gerir hvað við viðkvæmar upplýsingar. Stjórnun á hefðbundnu kerfi getur krafist þess að það þurfi jafnvel nokkra einstaklinga til að stjórna upplýsingatæknikerfinu. Þær ákvarðanir sem teknar eru varðandi vinnuferla og annað slíkt er sjaldan skráð og ef það er gert getur verið töluverð vinna við að halda utan um slíkar upplýsingar. SBS á að leysa þessi vandamál með því að samræma öll kerfin þannig að öll rafræn samskipti og gagnadeiling fari fram innan SBS. Ef samskiptin fara öll fram á einum vettvangi er hægt að sjá hvaða ákvarðanir hafa verið teknar og af hverju þær voru teknar. Það gerir það að verkum að ef maður kemur í manns stað þá er auðveldara fyrir nýja starfsmanninn að ná upp aðferðum, menningu og starfshraða. Það verður einnig til þess að þekkingin sem er til staðar innan skipulagsheildarinnar (fyrirtækis eða stofnunar), helst innan skipulagsheildarinnar. Þannig geta sparast töluverðir fjármunir fyrir þá sem borga brúsann og mögulega verða starfsmennirnir ánægðari fyrir vikið (Lord, 2013). Kerfið mun samt ekki koma í staðinn fyrir persónuleg samskipti, auglits til auglits eða afnemafundagerðir. Með persónulegum samskiptum komast ákveðin skilaboð áleiðis til viðtakanda sem annars myndu ekki berast með jafn skjótum hætti. Skilaboð sem berast með handahreyfingum, svipbrigðum og raddtón eru mikilvæg fyrir skilning viðtakanda samkvæmt sál- og hegðunarfræðingum. Það getur til að mynda verið erfitt fyrir viðtakanda að greina á milli hroka og húmors í rituðu máli, einnig getur verið auðveldara að greina misskilning og leiðrétta hann þegar að kemur að persónulegum samskiptum og eykur þaðtraust milli aðila (Arvey, 2009). Persónuleg samskipti verða til þess að það myndast meira traust á milli aðila sem leiðir til þess að þeir geta í auknum mæli stundað rafræn samskipti. Yfirleitt finna fyrirtæki sín á milli besta jafnvægið milli 15 Georg Kristinsson

22 persónulegra samskipta og rafrænna samskipta. Það getur verið dýrt fyrir fyrirtæki að ferðast langar vegalengdir á milli staða. Í sumum tilfellum hefur hluti af starfsfólki farið á fundi við viðskiptavini á meðan að afgangurinn af hópnum hafa verið verið í vídeó sambandi á fundinum (Arvey, 2009). SBS er eins notendavænt og hægt er og með hverri útgáfu sem koma á markað þróast fleiri þættir inn í kerfið, aðgerðir innan kerfisins verða fleiri og samskipti og gagnadeiling verður sneggri. SBS kemur þó ekki í staðin fyrir sérhæfð starfskerfi en töluverð samvinna hefur verið með að tengja hin og þessi forrit eða veflausnir við mismunandi SBS kerfi (Lord, 2013). SBS á að geta aukið afkastagetu starfsmanna og þannig fyrirtækisins og aukið samvinnu á milli starfsmanna sem starfa með SBS ef innleiðingin á forritinu hefur verið árangursrík. En það er mikilvægt að rétt sé staðið af innleiðingunni því að þar sem þetta er samfélagsmiðill þá liggur í augum uppi að samfélagið þarf að taka þátt til að miðillinn virki. Eins og með margar nýjungar, þá skiptir miklu máli að upplifunin sé jákvæð frá upphafi. Ef hún er neikvæð er líklegt að notendurnir nýta frekar önnur forrit eða halda sig við sín gömlu.. SBS sem miðill virkar ekki nema að það séu til staðar notendur sem eru að nýta sér hann. Í innleiðingaferlinu þarf að virkja þá sem eru mestu áhrifavaldarnir í samfélaginu til að virkja aðra starfsmenn. Til að mynda hjá Nýherja eru sölustjórarnir mikilvægustu hlekkirnir í keðjunni. Þegar þeir fá upplýsingar um nýja vöru sem verið er að innleiða þá sannfæra þeir aðra í kringum sig til að nota sama vettvang og þeir og koll af kolli (Lord, 2013). Með aukinni samvinnu á að vera hægt að ná fram frekari nýsköpun með því að virkja þá sem taka þátt í umræðunni, koma með hugmyndir og jafnvel koma að ákvörðunartökunni. Þannig myndast einskonar frumkvöðlamenning innan fyrirtækisins og út frá því myndast vettvangur þar sem bestu hugmyndirnar ráða ferðinni (Brynjolfsson, ICT, innovation and the e-economy, 2011). SBS er hálfopinn vettvangur fyrir nýsköpun. SBS er fyrst og fremst vettvangur fyrir innanhússamskipti og gagnadeilingu en hægt er að taka inn annan aðila svo lengi sem sá notar eins SBS kerfi (IBM, 2011). Væri því hægt að hafa ákveðinn vettvang þar sem til að mynda fyrirtæki og samstarfsaðili geta haft samskipti eða starfsmenn við stéttarfélög og svo framvegis. SBS markaðurinn hefur verið að stækka með ógnarhraða eða 1.118,5% á milli ára og fjölmörg fyrirtæki eru inni á markaðinum. IBM er með stærstu hlutdeildina eða 14,2% og á eftir þeim koma Jive Software 10,2%, Communispace 7,1% og Microsoft er með 4,4%. Flest fyrirtæki og stofnanir sem eru að nota SBS eru staðsett í norður og suður Ameríku eða 81,8% á meðan að Evrópa, Afríka og Mið- Austurlönd eru með 13,8% og Asía Kyrrahafslöndin og Japan eru með 4,5% hlutdeild. Í árslok 2017 er búist við að SBS markaðurinn muni hafa tvöfaldast í Bandaríkjunum en fimm- til sjöfaldast annarsstaðar (IDC, 2013). 16 Georg Kristinsson

23 Þar sem SBS er nokkuð nýtt fyrirbæri eru til lítið af rannsóknum um árangur SBS. Þau fyrirtæki sem eru að selja forritin eru með dæmi um mikinn sparnað og fyrirbyggðan kostnað (IBM, 2011) en lítið er til af rannsóknum sem eru aðgengilegar fyrir almenning þar sem upplýsingafulltrúar fyrirtækjanna hafa verið tregir til að láta af hendi árangursupplýsingar. En vegna eðli SBS er erfitt að mæla árangurinn til skamms tíma. Vegna þess hefur það fælt í burtu áhugasama fjárfesta (IDC, 2012). Helstu möguleikar SBS SBS er upplýsinga- og samskiptatæknikerfi sem er aðgengilegt frá forriti á tölvu, í gegnum vefsvæði eða smáforriti eða appi í daglegu tali (e. app). SBS hefur ótal möguleika umfram hefðbundin tölvupóstakerfi. Ekki er hægt að nefna alla möguleikana en farið verður yfir helstu atriðin sem koma út frá þekkingu höfundar og viðtali við Pálma Lord, sérfræðings um IBM Connections frá Nýherja. Bloggfærslur Blogg er einföld leið fyrir einstaklinga til að birta einhliða upplýsingar. Einstaklingar hafa notað blogg á netinu sem dagbók eða til að búa til fréttir. Skipulagsheildir geta notað blogg til að miðla upplýsingum sem eiga að standa óhreyfðar. Það getur verið gert með því að koma á framfæri ákveðnum upplýsingum eins og fréttum um skipulagsbreytingar, árangur heildarinnar eða hluta heildarinnar. Blogg getur einnig verið gott tól fyrir sérfræðinga til að koma á framfæri sinni þekkingu til stærri hópa. Bloggfærslur er einskonar lóðrétt leið til að miðla upplýsingum áfram til starfsfólks. Hægt er að leyfa þann möguleika að stafsfólk skrifi athugasemdir við færsluna. Þannig opnast nýr vettvangur fyrir starfsfólk til að segja sitt álit eða koma með tillögur um breytingar sem yfirmenn hafa ekki hugsað fyrir. Þannig eykst upplýsinga- og samskiptaflæðið innan skipulagsheildarinnar. Wikifærslur Ólíkt bloggfærslum virka wikifærslur þannig að margir geta unnið í sömu færslunni. Augljósasta dæmið um almenna notkun wikifærslna er Wikipedia, alfræðirit sem samsett er af upplýsingum frá almennum notendum. Hver sem er getur búið til eða breytt færslu á Wikipedia nema að færslan hafi verið læst. Annað dæmi er Google Docs, ólíkt Wikipedia þá birtist skjalið ekki almenningi heldur eru tveir eða fleiri sem vinna í skjalinu sín á milli. Þetta form hefur verið leið fyrir hópa til að móta saman vinnuskjal. Með því móti geta þátttakendur séð framvindu skjalsins í rauntíma. Áður en þessi leið var möguleg hafa þeir einstaklingar sem hafa verið að vinna álíka verkefni þurft að senda skjöl sín á milli setja saman og senda aftur. Aðstæður geta myndast þannig að einstaklingar þurfi að bíða eftir breytingum hjá öðrum til að halda áfram í næsta áfanga vinnunnar. Með rauntímavinnu er mögulega hægt að stytta biðtíma einstaklinga og bæta skilvirkni vinnunnar. 17 Georg Kristinsson

24 Stöðuuppfærslur Stöðuuppfærslur eru einskonar minni útgáfa af bloggi. Uppfærslangetur birst öllum eða völdum aðilum sem geta svo skrifað athugasemd við færsluna. Stöðuuppfærslurnar geta líka verið settar innan afmarkaðs hóps af starfsmönnum sem vinna að ákveðnu verkefni og hægt er að tengja skrá við uppfærsluna. Stöðuuppfærslur geta verið notaðar til að fá viðhorf annarra starfsmanna til ákveðinnar hugmyndar eða útfærslu á hugmynd. Í mörgum tilfellum er einnig hægt að gera skoðanakannanir í stöðuuppfærslum þar sem kosið er um ákveðin atriði. Hægt er að stilla persónulegan reikning þannig að tölvupóstur verður sendur ef einhver breyting verður að stöðuuppfærslunni. Tagg (e. tag) Tag (í daglegu tali er kallað tagg ) er ákveðin merking eða stimplun sem er notuð fyrir stöðuuppfærslu eða skrá. Taggið getur verið notað til að til að merkja manneskju inn í athugasemd eða færslu eða til að aðgreina skjal eða færslu. Taggið er gert með því að fyrir manneskju og # fyrir flokkun. Ef manneskja er tögguð inn í athugasemd eða færslu fær viðkomandi sérstaka tilkynningu um að hún hafi verið tögguð sem manneskjan hefði hugsanlega misst af annars. Með því að tagga skjal eða færslu er verið að aðgreina það frá öðrum svo hægt sé að leita af því seinna. Þannig getur til að mynda ársskýrsla fyrir árið 2013 verið #ársskýrsla #fjármál #endurskoðandi #rsk. Aðgreiningin setur það í flokk með öðrum sem er hægt að leita af á auðveldari og fljótlegri hátt en áður. Spjallsvæði (e. live chat) Er hraðasta aðferðin til að eiga rafræn samskipti við einstakling eða hópa í skrifuðu máli. Spjallið er í rauntíma. Á meðan notandi er að móta sína athugasemd birtist ekkert fyrr en að notandi hefur samþykkt að fleyta henni inn á spjallsvæðið. Eftir að athugasemdinni hefur verið fleytt birtist hún samstundis fyrir öllum. Spjallið er skráð inn á vettvanginn og hægt er að sjá feril spjallsins með því að renna flipa upp eða niður eftir þörfum. Ekki er vitað til þess að það sé hægt að leita sérstaklega eftir sérstökum leitarorðum inni á spjallinu en yfirleitt er hægt að afrita texta inn á annað svæði sem hefur betra leitarskilyrði. Spjallið er yfirleitt notað í stuttum skrifuðum samtölum þar sem takmarkað magn af upplýsingum er veitt í einu. Aðferð Til að svara spurningu rannsóknarinnar Hvetur Social Business Software til nýsköpunar í íslenskum fyrirtækjum? þá er notast við nokkra þætti. Fyrst er notast við spurningakönnun sem var 18 Georg Kristinsson

25 send á 50 veltumestu fyrirtækjum landsins, þar sem skoðað er viðhorf yfirmanna fyrirtækjanna á þeim tólum sem notuð eru í upplýsingatækni fyrir samskipti og gagnadeyfingu annarsvegar og áhrif þeirra á nýsköpun hinsvegar. Einnig voru tekin tvö hálfopin viðtöl (Grétarsson, 2007) inn á fyrirtækjasviði sem notuð verða til stuðnings niðurstöðunnar. Viðtöl Annarsvegar var tekið viðtal við Ólaf Magnússon forstöðumann viðskiptakerfa hjá Símanum. Síminn hefur lengi vel notað mismunandi tegundir af upplýsingatækni til að vinna mismunandi verkefni, hvort sem það er einungis innanhús eða með öðrum viðskiptavinum. Skoðuð var reynsla Símans á þeim kerfum sem hafa verið notuð og hvaða breytingar á upplýsingatæknikerfum hefur á starfsemi fyrirtækis eins og Símans. Hitt viðtalið var við Pálma Lord söluráðgjafa hjá Nýherja. Pálmi þekkir hvað best til vefkerfisins Connections á Íslandi, eina ESS kerfið sem íslenskt fyrirtæki er að selja hér á landi svo best sé vitað. Pálmi hefur verið leiðandi í að innleiða Connections inn í starfsemi Nýherja og annarra fyrirtækja. Í viðtalinu er farið yfir kosti og galla Connections, innleiðingaferlið hjá Nýherja og öðrum fyrirtækjum og annað sem tengist upplýsingatækni og ESS. Haft var samband við fyrirtæki eins og Advania, helsta samkeppnisaðila Nýherja til að fá samanburð á Connections og þeim kerfum sem Advania býður upp á, en Advania sagðist ekki vera að selja neitt kerfi í dag sem gæti flokkast undir ESS og hafnaði því viðtali. Einnig var haft samband við Utanríkisráðuneytið. Pálmi Lord hafði orð á því að Utanríkisráðuneytið væri komið með Connections og væri einn sá besti kandídatinn við að taka upp slíkt kerfi þar sem ráðuneytið þyrfti að vera í sambandi við mörg sendiráð í öllum heimshornum. Utanríkisráðuneytið svaraði að kerfið væri enn í uppsetningu og engin reynsla komin á það enn sem komið var, því var engin forsenda fyrir viðtalinu. Aðferð spurningakönnunar Til að komast að því hver notkun fyrirtækja á upplýsinga- og samskiptatækni væri og áhrif hennar á nýsköpun var send út spurningakönnun á 50 veltumestu fyrirtæki ársins Ákveðið var að notast við veltu frekar en aðrar fjárhagslegar upplýsingar. Því meiri sem veltan er, því líklegra er að stærð og umfang fyrirtækisins verði meira. Fengnar voru upplýsingar frá Creditinfo hver fyrirtækin væru. Með upplýsingum frá Creditinfo fylgdi tengiliðaupplýsingar á hvert fyrirtæki. Í þeim tilfellum sem netfangið bar ekki mannanafn eða stöðu innan fyrirtækisins þá var sent á framkvæmdastjóra, ef sá var frá, var sent á annan aðila innan framkvæmdastjórnar, ef það var ekki gefið upp var sent á almennt netfang fyrirtækisins. 19 Georg Kristinsson