METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE - MANAGEMENTUL CALITATII

Transcription

1 METODOLOGIE DE IMBUNATATIRE A MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE - MANAGEMENTUL CALITATII Versiune Document 1.0 Creat: Ultima Actualizare:

2 CONTROLUL DISTRIBUTIEI Nr. Copie Distributie 1. Copie internă SIVECO România SA; ASSIST Software 2. Copie externă Instituţia Prefectului - Judeţul Botoşani ISTORICUL MODIFICARILOR Versiune Data Comentarii 0.1 DRAFT Versiune initiala Versiune finala APROBARILE DOCUMENTULUI CREAT Nume Functie Dept. Semnat ura Catalin TSE DEZV. TRUFIN Data VERIFICAT Adrian Naş Manager de Proiect APROBAT Mihaita LoB Ionel SVAP CAD Pagina 2/61

3 1. CUPRINS CONTROLUL DISTRIBUTIEI... 2 ISTORICUL MODIFICARILOR... 2 APROBARILE DOCUMENTULUI CUPRINS... 3 I. OBIECTIVE ŞI ARIE DE CUPRINDERE... 6 II. MODUL DE ABORDARE PROPUS... 6 II.1. OBIECTIVE... 7 II.2. MOD DE ABORDARE... 7 III. ACTIVITATI DE CONTROL AL IMPLEMENTARII MANAGEMENTULUI DE CALITATE III.1. SEDINTE SI INTALNIRI DE LUCRU III.2. COMUNICAREA IN CADRUL PROIECTULUI III.3. MANAGEMENTUL RISCURILOR IV. MANAGEMENTUL SCHIMBARII IV.1. INTRODUCERE IV.2. PROCEDURA V. MANAGEMENTUL CALITATII PRINCIPALUL OBIECTIV AL MANAGEMENTULUI CALITATII ESTE DE A ASIGURA CLIENTUL CA IMPLEMENTAREA MODULULUI DE MANAGEMENT AL CALITATII - QUALSYST, VA SATISFACE NEVOILE UTILIZATORILOR SAI SI OBIECTIVELE PROPUSE V.1. CERINTE DE CALITATE, CRITERII SI METRICI Indicatori obiectiv verificabili Criterii de calitate Masurarea calitatii V.2. ACTIVITATI DE CONTROL AL CALITATII Analize de proiect Audituri ale calitatii VI. ACTIVITATI TEHNICE PRIVIND IMPLEMENTAREA MODULULUI MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST 23 VI.1. ANALIZA FLUXURILOR INFORMATIONALE SAU ANALIZA DE BUSINESS Obiective Activitatile etapei de analiza VI.2. INSTALAREA SI CONFIGURAREA MODULUI MANAGEMENTUL CALITATII (QUALSYST) Obiective Activitatile etapei de Instalare si Configurare VI.3. ADAPTARE MANUAL DE UTILIZARE SI PREGATIREA SUPORTULUI DE CURS VI.4. INSTRUIRE ADMINISTRATORI Obiective Livrabile VI.5. TESTARE APLICATIE Obiective Modul de abordare Livrabile Pagina 3/61

4 VI.6. INSTRUIREA UTILIZATORILOR FINALI Obiective Modul de abordare Livrabile VI.7. ASISTENTA TEHNICA ACORDATA UTILIZATORILOR FINALI PENTRU UTILIZAREA SISTEMULUI IN PRODUCTIE Obiective Modul de abordare Livrabile VI.8. SUPORT TEHNIC Obiective Modul de abordare VII. PREZENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC CARE STA LA BAZA IMBUNATATIRII MANAGEMENTULUI SERVICIILOR PUBLICE MANAGEMENTUL CALITATII - QUALSYST VII.1. RAPOARTE DE NECONFORMITATE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 32 ÎMBUNĂTĂȚIRI 37 VII.2. ACTIUNI CORECTIVE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 38 ÎMBUNĂTĂȚIRI 39 VII.3. ACTIUNI PREVENTIVE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 39 ÎMBUNĂTĂȚIRI 41 VII.4. DOCUMENTE EXTERNE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 42 ÎMBUNĂTĂȚIRI 46 VII.5. DOCUMENTE INTERNE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 46 ÎMBUNĂTĂȚIRI 48 VII.6. INSTRUIRI SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 49 ÎMBUNĂTĂȚIRI 50 VII.7. PROPUNERI DE IMBUNATATIRE Pagina 4/61

5 SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 51 ÎMBUNĂTĂȚIRI 52 VII.8. AUDITURI INTERNE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 52 ÎMBUNĂTĂȚIRI 57 VII.9. AUDITURI EXTERNE SITUAȚIE CURENTĂ APLICAȚIE 57 ÎMBUNĂTĂȚIRI 61 Pagina 5/61

6 I. Obiective şi arie de cuprindere Scopul acestui document este de a prezenta metodologia de implementare a componentelor sistemului informatic pentru Managementul Calitatii - QUALSYST in cadrul Institutiei. Implementarea componentei de Managementul Calitatii are ca obiectiv principal imbunatatirea functionarii tuturor structurilor organizatorice, pe toate nivelurile sprijinind astfel transformarile pe toate nivelurile in ceea ce priveste Managementul Calitatii. II. Modul de abordare propus Propunerea abordarii in cadrul prezentului proiect este metodologia de proiect SIVACOP. Aceasta metodologie de proiect, SIVACOP (SIVECO Integrated Value-Added Code of Practice), este o metodologie definita drept combinatie intre standardul de profil (PMI - PMBoK) si bunele practici din SIVECO, integrata cu procedurile sistemului de calitate; metodologie care poate de asemenea sa fie folosita drept cadru pentru utilizarea a diferite Metodologii privind Ciclul de Viata al Dezvoltarii de Software, cât si Metodologii privind Ciclul de Viata al Project Management atunci când Clienti SIVECO solicita aplicarea unor metodologii specifice (PMBoK, PRINCE2, SIX SIGMA, UML, RUP, RAD(Rapid application development) Agile, Waterfalls etc...). In asemenea cazuri, este necesar sa se poata integra aceste metodologii in cadrul Metodologiei de Project Management a SIVECO spre a pastra controlul privind progresul Proiectului, Programului si Portofoliului. Conceptul de Project Management Body of Knowledge este un termen inclusiv care descrie suma cunostintelor din cadrul profesiei de project management. Acest compendiu include cunostiinte privind practici traditionale, dovedite, cu larga aplicare, cât si cunostinte privind practici avansate si inovative, care este posibil sa fi avut o utilizare mai limitata. Intregul volum de cunostinte privind domeniul de project management este acela care se afla inmagazinat la practicieni si cadre universitare care il aplica si il perfectioneaza. Manualul A Guide to the Project Management Body of Knowledge Third Edition - Un Ghid privind Compendiul de Cunostiinte de Project Management- Editia a Treia, (denumit si Ghidul PMBOK Editia a Treia) identifica si descrie acel subset al Compendiului de Cunostiinte de Project Management general acceptat. Pagina 6/61

7 General acceptat inseamna ca practicile si cunostintele descrise se pot aplica la majoritatea proiectelor, si ca exista un consens larg acceptat despre valorile si utilitatea lor. General acceptat nu inseamna ca practicile si cunostintele sunt sau ar trebui sa fie aplicate uniform in toate proiectele: echipa de project management este intotdeauna responsabila sa stabilieasca ce este potrivit pentru orice proiect dat. Compendiul de Cunostiinte de Project Management (PMBOK) este o colectie de procese si domenii de cunostinte general acceptate ca cele mai bune practici in cadrul disciplinei de project management. Ca un standard recunoscut international (IEEE Std ) el ofera principiile de baza in project management. PMBOK recunoaste 5 grupuri de procese de baza (de initiere, planificare, executie, monitorizare & control si incheiere) si 9 domenii/arii de cunostinte, incluzând managementul integrarii proiectului, managementul ariei de acoperire a proiectului, managementul timpului, al costurilor, al calitatii, managementul Resurselor Umane, managementul comunicarii, managementul riscului si managementul achizitiilor. Procesele se suprapun si interactioneza pe parcursul proiectului sau al fazei. Ele sunt descrise in termeni de intrari (documente, planuri si scheme de proiectare), instrumente si tehnici (mecanisme aplicate la intrari) si iesiri (documente, produse, rezultate). II.1. Obiective Principalele obiective ale metodologiei PMI sunt: o Sprijin pentru a controla aria de acoperire a proiectului, planul, costurile si calitatea o Reducerea si gestionarea riscului o Administrarea resurselor o Identificarea activitatilor de proiect o Coordinarea comunicarii intre stakeholderii proiectului (factorii implicati sau afectati de proiect) o Alinierea activitatii la obiectivele Institutiei II.2. Mod de abordare Pentru a atinge obiectivele stabilite, metodologia se axeaza pe urmatoarele 9 domenii de cunostinte: o Managementul Integrarii o Managementul Ariei de acoperire a proiectului o Managementul Timpului o Management ul Costurilor Pagina 7/61

8 o Managementul Calitatii o Managementul Resurselor Umane o Managementul Comunicarii o Managementul Riscului o Managementul Achizitiilor Grup de Procese & Domenii de Cunostinte Procesele de Project management sunt organizate in cinci Grupe de Procese: Procesele de initiere sunt acele procese executate pentru a autoriza si defini aria de acoperire a unei noi faze de proiect. Procesele de planificare sunt acele procese executate pentru a defini si elabora in amanunt aria de acoperire a proiectului, a dezvolta planul de project management si a identifica si planifica activitatile (de proiect) ce apar in cursul proiectului. Procesele de executie sunt acele procese executate pentru a indeplini lucrarile definite in planul de project management spre a realiza obiectivele proiectului, definite in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului. Procesele de monitorizare & control sunt acele procese necesare pentru a initia, planifica, executa si incheia un proiect cu atingerea obiectivelor de performanta, definite in planul de project management si in declaratia privind aria generala de acoperire a proiectului. Procesele de incheiere sunt acele procese executate pentru a incheia formal toate activitatile proiectului sau ale fazei si transferul produsului finit catre altii. PMBoK cele cinci Grupe de Procese Pagina 8/61

9 Fiecare Grup de Proces consta intr-unul sau mai multe procese de management. Grupurile de procese sunt legate prin rezultatul pe care il produc rezultatul sau iesirea dintr-unul devine adesea o intrare spre alt grup. Printre grupurile de procese centrale legaturile sunt iterate planificarea furnizeaza din timp grupului de executie un plan de proiect documentat si apoi ofera actualizari documentate ale planului pe masura ce proiectul progreseaza. Managementul Integrarii Managementul Integrarii Proiectului include procesele necesare pentru a ne asigura ca diferitele elemente ale proiectului vor fi coordonate corespunzator. Aceasta implica negocieri intre obiectivele si alternative spre a satisface nevoile si asteptarile stakeholderilor. Procesele descrise in acest capitol sunt in primul rând integrative. o Dezvoltarea Planului de Proiect Dezvoltarea Planului de Proiect utilizeaza iesirile din celelalte procese de planificare, inclusiv planificarea strategica, spre a crea un document compatibil, coerent care poate fi folosit atât pentru executia cât si pentru controlul proiectului. Acest proces este iterat de mai multe ori. Suma tuturor planurilor integrate de management de control va constitui aria totala de acoperire a proiectului. o Executia Planului de Proiect Executia Planului de Proiect este procesul primar pentru realizarea planului de proiect marea majoritate a bugetului proiectului si a efortului de munca vor fi folosite pentru executia acestui proces. In cadrul lui, project managerul si echipa de project management vor coordona si directiona diverse interfete tehnice si organizatorice care exista in proiect. Acesta este procesul din proiect care este cel mai afectat in mod direct de domeniul de aplicare al proiectului. In cadrul lui este creat efectiv produsul proiectului. Performantele fata de referintele de masurare ale proiectului vor fi monitorizate continuu, astfel incât sa se poata lua actiuni corective pe baza performantei curente comparativ cu planul proiectului. Prognoze periodice ale costului final si planificari ale rezultatelor se vor face in sprijinul analizei. o Controlul Integrat al Schimbarii Controlul Integrat al Schimbarii se ocupa cu influentarea factorilor care creaza schimbari, asigurându-se ca schimbarile sunt agreate, determinând ca a aparut o schimbare, si gestionând schimbarile efective cind apar si pe masura ce apar. Aria originala de acoperire definita a proiectului si referinta de performanta integrata sunt mentinute printr-o continua gestionare a schimbarilor fata de datele de referinta, fie respingând noi schimbari sau prin aprobarea schimbarilor si incorporarea lor intr-o referinta de proiect revizuita. Controlul Integrat al Schimbarii necesita: o Mentinerea integritatii referintei de masurare a performantei. o Asigurarea ca schimbarile asupra obiectivului general al produsului sunt reflectate in definirea obiectivului proiectului. Pagina 9/61

10 o Coordonarea schimbarilor in cuprinsul domeniilor de cunostinte. o Incheierea Proiectului Proiectul sau faza necesita incheiere, fie dupa atingerea obiectivelor sale sau fiind terminata pentru alte motive. Inchiderea administrativa consta in documentarea rezultatelor proiectului pentru a formaliza acceptanta produsului proiectului de catre sponsor sau client. Ea include stringerea inregistrarilor din cadrul proiectului; asigurarea faptului ca ele reflecta specificatiile finale; analizarea succesului proiectului, a eficientei si a lectiilor invatate si arhivarea unor asemenea informatii pentru utilizare viitoare. Activitati de inchidere administrativa nu vor fi intârziate pâna la finalizarea proiectului. Fiecare faza a proiectului va fi inchisa corespunzator pentru a ne asigura ca informatii importante si utile nu se vor pierde. III. Activitati de control al implementarii Managementului de Calitate III.1. Sedinte si intalniri de lucru In fiecare etapa a procesului de implementare a componentei de Management al calitatii QUALSYST, se vor organiza sedinte si intalniri de lucru intre membrii echipei de proiect din cadrul echipei de proiect, comusa atat din membrii echipei SIVECO-ASSIST cat si membrii ai echipei de proiect din partea Institutiei. Sedinta de startare a proiectului (Kick-off meeting) Sedinta ce se organizeaza o singura data, imediat dupa semnarea contractului si are ca scop strangerea tuturor membrilor implicati in proiect pentru a fi prezentate obiectivele proiectului. La finalul intalnirii se completeaza un proces verbal de sedinta. Etapa de Analiza (cod etapa D1) Se vor organiza interviuri cu utilizatorii finali ai modulului de management al calitatii pentru identificarea fluxurilor informationale din cadrul Institutiei. La aceste intalniri va trebui sa asiste si responsabilul de modul desemnat din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani. Din partea SIVECO-ASSIST va participa specialistul in analiza fluxurilor. La finalul fiecarei intalniri se va completa un proces verbal de sedinta in care se consemneaza fluxurile informationale descrise de utilizator. Totodata se vor completa si chestionare de analiza furnizate de analistul SIVECO-ASSIST. Etapa de Instalare a sistemului (cod D2) Dupa finalizarea acestei etape, se va organiza o intalnire prin care se va prezenta reprezentantilor Institutiei Prefectului Pagina 10/61

11 Judetul Botosani finalizarea activitatii de instalare si configurare a fluxurilor identificate si se va completa un Raport de Instalare. Etapa de Testare a componentelor aplicative si a fluxurilor in sistemul de management (cod D3) La finalizarea activitatii de testare a componentelor sistemului informatic de catre membrii Institutiei, se va organiza o sedinta de proiect in care se vor stabili daca au fost identificate probleme in timpul testarii. In cadrul acestei intalniri se va imana membrilor de proiect SIVECO- ASSIST un raport de testare a sistemului si se va intocmi un proces verbal de sedinta. Dupa finalizarea cu succes a etapei de testare se va intocmi un proces verbal de acceptanta functionala a sistemului. Realizarea cursurilor de instruire pentru utilizarea si administrarea eficienta a sistemelor informatice implementate (cod D4) In aceasta etapa se cor organiza intalnirile in vederea instruirii Administratorilor sistemului informatic din partea Institutiei. In fiecare zi de instruire se va completa un formular de Prezenta la Curs, la finalul fiecarei sesiuni de instruire fiecare cursant va completa un Chestionar de Evaluare si dupa fiecare etapa de instruire instructorul va completa un raport de scolarizare ce va fi supus spre aprobare Institutiei Prefectului Judetul Botosani. Asistenta Tehnica in vederea sustinerii programelor informatice implamentate (cod D5) In cadrul acestei etape se vor organiza intalniri ce au ca scop sprijinul acordat de specialistii SIVECO-ASSIST pentru utilizatorii finali ai modulului Managementul Calitatii in deprinderea utilizarii corespunzatoare a sistemului informatic. In urma fiecarei intalniri specialistul SIVECO va completa un Raport de Asistenta Tehnica in care va descrie activitatile prestate, iar acest raport va fi semnat si de participantii la aceste intalniri. Sedinte de proiect Periodic se vor organiza intalniri la sediul Institutiei Prefectului Judetul Botosani sedinte de proiect care au ca scop monitorizarea desfasurarii proiectului, identificarea eventualelor probleme si gasirea solutiilor pentru rezolvarea acestora. La aceste intalniri participa coordonatorii proiectului din partea Institutiei si ai echipei SIVECO-ASSIST, iar daca este necesar vor participa si membrii din echipa de implementare a proiectului. Totodata in situatii speciale pot participa la aceste sedinte membrii din conducerile celor trei institutii implicate in proiect. La finalul fiecarei sedinte se va completa un proces verbal de sedinta. Pagina 11/61

12 III.2. Comunicarea in cadrul proiectului Pentru comunicarea eficienta in cadrul proiectului au fost identificate doua mari criterii de comunicare si anume: 1. Nivelurile de comunicare in cadrul acestui criteriu este stabilit modul in care membrii celor doua echipe de proiect (din cadrul Institutiei si din SIVECO Romania-ASSIST Software) vor comunica, astfel incat fiecare nivel/erarhie din cadrul proiectului sa primeasca doar acele informatii de interes pentru nivelul respectiv. Reprezentarea nivelurilor de comunicare este descrisa in figura de mai jos: Institutia Prefectului Judetul Botosani SIVECO Romania ASSIST Software PREFECT PRESEDINTE PRESEDINTE SUBPREFECT Account Manager Deputy Strategy Vicepesident Departament Manager Project Manager Asistent Proiect Responsabil Modul Administrator sistem Utilizatori Project Manager Backup Project Manager Specialist SIVECO - QUALSYST Project Manager Specialist ASSIST - QUALSYST 2. Canale de comunicare canalele de comunicare in cadrul proiectului sunt: - Comunicarea verbala: o realizata in cadrul intalnirilor dintre reprezentantii Institutiei Prefectului Judetul Botosani si reprezentantii SIVECO Romania-ASSIST Software. o realizata prin intermediul telefoniei - Comunicare Scrisa: o Realizata prin intermediul Postei electronice ( ) o Realizata prin Fax o Realizata prin Posta Pagina 12/61

13 III.3. Managementul Riscurilor Scopul managementului riscurilor este acela de a gestiona la nivelul comitetului de conducere a proiectului (format atat din reprezentanti ai Institutiei Prefectului Judetul Botosani cat si din reprezentanti ai SIVECO Romania-ASSIST Software) nivelurile de risc si de incertitudine, astfel incat obiectivele stabilite in proiect sa fie realizate cu succes. Pentru a putea gestiona aceste riscuri se vor avea in vedere urmatoarele: 1. Identificarea riscurilor 2. Stabilirea probabilitatii de producere a riscurilor identificate 3. Cuantificarea riscurilor in cazul producerii (pierderi financiare sau de alta natura) 4. Stabilirea masurilor propuse de evitare a producerii riscurilor identificate. 5. Validarea eliminarii sau a diminuarii riscurilor identificate. Odata cu startarea procesului de implementare au fost identificate o serie de riscuri astfel: - Depasirea termenelor stabilite in graficul de implementare a proiectului, datorita decalarii etapei de startare a proiectului din noiembrie 2011 in luna aprilie a anului 2012, fara a fi decalata si data de finalizare, ceea ce a condus la comprimarea timpului de desfasurare a activitatilor din proiect. In acest sens implicarea in activitatile de proiect din partea ambelor echipe este esentiala pentru indeplinirea cu succes obiectivelor propuse si incadrarea in termenele stabilite. Ca masura preventiva pentru evitarea producerii acestui risc SIVECO Romania-ASSIST Software a suplimentat membrii echipei declarati initial in cadrul proiectului. - Din experienta SIVECO privind implementarea sistemelor informatice, s-a identificat riscul privind reticenta utilizatorilor la schimbare, astfel incat procesul de determinare a utilizatorilor pentru a utiliza sistemul informatic revine in egala masura atat membrilor echipei SIVECO-ASSIST care vor intra in contact direct cu acestia, cat si echipei de management din cadrul Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, care poate influenta gradul de implicare a utilizatorilor in realizarea obiectivelor proiectului. Cuantificarea acestui risc asupra proiectului este greu de realizat la acest moment, insa o lipsa de utilizare a sistemului informatic implementat poate conduce pana la solicitarea de restituire a sumelor finantate prin Programul operational dezvoltarea capacitatii administrative. - Planificarea etapei de instruire in perioada de Vara, a detesminat aparitia riscului de neindeplinire a obiectivului de scolarizare a 50 de utilizatori datorita suprapunerii cu perioadele de concedii ale salariatilor Institutiei Prefectului - Judetul Botosani. In acest sens responsabilitatea prevenirii producerii acestui risc revine in totalitate comitetului de management al proiectului din partea Institutiei Prefectului - Judetul Botosani, atat prin amanarea efectuarii concediilor in Pagina 13/61

14 perioada de derulare a etapei de Instruire, cat si prin planificarea utilizatorilor la cursurile de instruire tinand de perioada de concedii a acestora. IV. Managementul Schimbarii IV.1. Introducere Gestiunea modificarilor se refera la proceduri de control al modificarilor. Aceste proceduri se aplica la toate tipurile de cereri de modificare, de exemplu la planul de lucru, cerintele utilizator, controlul problemelor, limitarea riscului. Modificarile pot aparea datorita schimbarilor de mediu, schimbarii cerintelor utilizatorilor sau a logicii generale a proiectului. Cererile de modificare se pot lansa fie de client, fie de contractant si adresate partii celeilalte. O copie va fi trimisa fiecarei persoane implicate pentru informare. Daca in timpul implementarii, SIVECO-ASSIST sau Institutia semnaleaza nevoia unei schimbari (termen care include modificarea) in Specificatiile functionale, repere de timp, functionalitate, preturi si cheltuieli (cele de mai sus nu vor fi considerate ca o lista exclusiva), SIVECO-ASSIST poate solicita in orice moment si Institutia poate recomanda in orice moment astfel de schimbari si poate propune un amendament la Proiect sau la Specificatiile functionale, in conformitate cu Managementul Schimbarii. Pentru a evita intarzierile care pot afecta integritatea proiectului, aprobarea sau respingerea acestor cereri trebuie facuta cat mai repede posibil. IV.2. Procedura Cu exceptia acordului scris atit al Institutiei, cat si al SIVECO- ASSIST, nu se va presupune ca obligatiile asumate de fiecare din parti in cadrul Contractului se vor schimba, pina cand Contractul va fi executat in conformitate cu Managementul Schimbarii. Cererea de modificare poate fi emisa de oricare dintre parti (partea emitenta). Toate tipurile de cereri trebuie sa urmeze procedura descrisa mai jos. Institutia si SIVECO-ASSIST vor discuta schimbarile propuse de oricare din parti si aceste discutii vor avea ca rezultat una din cele trei variante: acord de a nu efectua schimbarea cerere de schimbare scrisa din partea Institutiei Prefectului Judetul Botosani recomandare pentru schimbare din partea furnizorului Pagina 14/61

15 Formularul de cerere de modificare Partea care emite cererea de modificare trebuie sa completeze un formular de cerere de modificare (FCM). Formularul va contine urmatoarele detalii: titlul schimbării iniţiatorul şi data cererii de schimbareprioritatea schimbarii motivul pentru care s-a solicitat schimbarea descrierea modificarii propuse detalii complete ale schimbării, incluzînd orice specificaţii şi facilităţi pentru utilizator justificarea modificarii consecinte in caz de neoperare a modificarii riscuri livrabile afectate estimarea impactului asupra planificarii proiectului (timp, resurse) estimarea costurilor Dupa completarea si semnarea de catre partea emitenta, formularul cu cererea de modificare va fi transmis celeilalte parti. Toata documentatia referitoare la cerere (scrisori, minute, documentatie de asistenta) va fi atasata formularului de cerere de modificare. Evaluarea cererii de modificare Cererile de modificare sunt evaluate de ambele parti si aprobate sau respinse pe baza justificarii si a consecintelor prezentate. Daca se considera necesar, se poate convoca o sedinta pentru a se discuta cererile. Discutiile trebuie documentate pe hartie prin intocmirea unor Minute de Sedinta (Anexa B) si adaugate la dosarul cererii de modificare. Calculul costurilor SIVECO-ASSIST va efectua o analiza initiala a schimbarii solicitate. Acest lucru va fi realizat intr-un cadru de timp agreat de Comitetul Director al proiectului. Inainte de a incepe, Furnizorul va informa Clientul asupra costului perioadei initiale de analiza, pe baza ratelor zilnice negociate de comun acord cu Clientul. Rezultatele analizei vor cuprinde: identificarea modulelor si a tabelelor bazei de date care vor fi afectate de schimbare detalii asupra costului, care poate fi pe baza unui Preţ fix, sau pe bază de Timp şi Materiale; timpul trecut din implementarea schimbarii, data la care Furnizorul poate Pagina 15/61

16 incepe sa lucreze si impactul asupra reperelor de timp ale Proiectului. In cazul in care calculul costurilor se face pe baza de Timp si Materiale se vor folosi rate de zi-om. SIVECO-ASSIST va oferi Institutiei estimari de timp pentru implementarea schimbarii si costul va fi calculat multiplicand aceste estimari de timp cu ratele zilnice de mai sus. In cazul unei schimbari a unui Pret fix, Furnizorul va aplica estimarilor o contingenta rezonabila. Aprobarea cererii de modificare Dupa aprobarea unei cereri de modificare, detaliile aprobarii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Respingerea cererii de modificare Daca se respinge o cerere de modificare, detaliile respingerii (inclusiv semnaturile) se vor introduce în formularul cererii de modificare. O copie va fi trimisa tuturor partilor implicate. Cand este necesar se va trimite si documentatia suport. Implementarea modificarii Implementarea modificarilor aprobate, va avea loc dupa primirea cererii de modificare aprobate. Repetarea modificarii Procedura de mai sus poate fi repetitiva, fiecare parte fiind capabila sa aduca propriile amendamente la cererile originale. Toate aceste amendamente trebuie introduse în dosarul cererii de modificare. Pagina 16/61

17 V. Managementul Calitatii Principalul obiectiv al managementului calitatii este de a asigura Clientul ca implementarea modulului de Management al Calitatii - QUALSYST, va satisface nevoile utilizatorilor sai si obiectivele propuse. V.1. Cerinte de calitate, criterii si metrici 1. Indicatori obiectiv verificabili Indicatori de produs Indicator Descriere Importanta Corectitudine / Functionalitate Fiabilitate Interoperabilitate Integritate Utilizabilitate Expandabilitate Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor. Abilitatea Sistemului Informatic de a executa o anumita functie, in conditii determinate si pentru o perioada de timp determinata. Abilitatea Sistemului Informatic de a schimba informatii cu alte sisteme (ex.: pentru actualizarea bazei de date) si de a folosi mutual informatia care a fost schimbata. Capacitatea Sistemului Informatic de a se proteja impotriva acesului neautorizat sau a modificarilor de date sau de software. Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali. Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru a adauga functionalitati. De asemenea, abilitatea sistemului de a procesa extensii ale volumului de date fara fluctuatii notabile in performanta. Mare Mare Mare Mare Mare Mare Pagina 17/61

18 Indicatori de proiect Indicator Descriere Importanta Incadrare in timp Eficienta Resurselor Buget Potential viitor in afaceri Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia Prefectului Judetul Botosani. Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp. Capacitatea de a livra Sistemului Informatic in costurile previzionate. Satisfactia Institutia fata de produsele si serviciile livrate in cadrul proiectului si dorinta acestuia de a furniza referinte pozitive in viitor sau de a extinde sistemul. Mare Mare Mare Mare 2. Criterii de calitate PM din partea SIVECO-ASSIST va fi responsabil de supervizarea asigurarii calitatii în ceea ce priveste aspectele tehnice si functionale ale implementarii modulului de Management al Calitatii - QUALSYST furnizat de SIVECO Romania. Indicatori de produs Indicator Criteriu Descriere Corectitudine / Functionalitate Fiabilitate Completitudine Consistenta Acuratete Managementul Anomaliilor Acuratete Capacitatea Sistemului Informatic de a satisface cerintele utilizatorilor. Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura o proiectare uniforma si tehnici si notatii uniforme în implementare Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si rezultatelor. Abilitatea Sistemului Informatic de a furniza continuitatea operatiilor si de a se restaura în conditii anormale de functionare. Capacitatea Sistemului Informatic de a asigura precizia necesara în privinta calculelor si a rezultatelor. Interoperabilitate Unicitate Abilitatea Sistemului Informatic de a folosi interfete standard pentru protocoale, rutine si reprezentari de date. Pagina 18/61

19 Independenta Abilitatea Sistemului Informatic de a fi independent de mediul software (sistem hardware, sistem de operare, utilitati, rutine I/O, biblioteci). Integritate Securitate Capacitatea Sistemului Informatic de a aloca si utiliza tipurile (ex.: read only) si nivelurile (ex.: functie, fisier, camp) de securitate necesare pentru controlul accesului. Auditabilitate Capacitatea Sistemului Informatic de a pastra o istorie a modificarilor de functii si date, inclusiv utilizatorul responsabil. Utilizabilitate Simplitate Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali. Virtualitate Familiaritate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice. Abilitatea Sistemului Informatic de a facilita familiarizarea utilizatorului cu functiile si operatiile sale. Expandabilitate Augmentabilitate Usurinta cu care Sistemului Informatic poate fi modificat pentru extinderea functionalitatii. Modularitate Capacitatea Sistemului Informatic de a furniza module compatibile cu o cuplare optima. Virtualitate Simplitate Abilitatea Sistemului Informatic de a nu necesita din partea utilizatorilor cunoasterea caracteristicilor sale fizice, logice sau topologice. Capacitatea componentelor functionale livrate in cadrul Sistemului Informatic de a fi usor intelese si aplicabile de catre utilizatorii finali. Indicatori de proiect Indicator Criteriu Descriere Încadrarea în timp Eficienta resurselor Buget Respectarea planificarii Corespondenta resurse folosite resurse necesare Incadrarea în buget Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in intervalul de timp specificat de Institutia. Capacitatea de a atribui resurse optime proiectului pentru a asigura calitatea si livrarea la timp. Capacitatea de a livra Sistemul Informatic in costurile previzionate. Pagina 19/61

20 Potential viitor în afaceri Gradul de satisfacere a INSTITUTIEI PREFECTULUI JUDETUL BOTOSANI Satisfactia Institutiei fata de procesul de implementare, echipa de proiect si nivelul serviciilor oferite. 3. Masurarea calitatii Indicator : Corectitudine / Functionalitate Completitudine Consistenta Acuratete Obiectiv : Metoda de masurare : Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate Acceptanta Aplicarea planului de testare pentru acceptanta Reducerea numarului de probleme at depistate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta Asistenta pe durata testului de acceptanta a Sistemului Informatic Indicator: Fiabilitate Managementul erorilor Acuratete Obiectiv: Metoda de masurare : Obiective de îmbunatatire : Activitati de calitate Acceptanta Aplicarea planului de testare pentru acceptanta Reducerea numarului de erori depistate Prezentarea Sistemului Informatic pentru acceptanta Asistenta pe durata testului de acceptanta Sistemului Informatic Indicator: Interoperabilitate Unicitate Independenta Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate: Acceptanta Analiza specificatiilor utilizatorilor din punct de vedere al conformitatii cu standardele tehnice Reducerea numarului de erori depistate Analiza specificatiilor Pagina 20/61

21 Indicator: Integritate Securitate Auditabilitate Obiectiv: Acceptanta Metoda de masurare: Analiza specificatiilor pentru proiectare si acceptanta Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate Reducerea numarului de erori depistate Analiza specificatiilor Suport pentru testul de acceptanta Indicator: Utilizabilitate Simplitate Virtualitate Familiaritate Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate: Uniformitatea interfetei utilizator Aplicarea planului de testare pentru acceptanta Opinie pozitiva a utilizatorilor Evaluarea periodica a opiniei utilizatorilor prin completarea de chestionare Indicator: Expandabilitate Augmentabilitate Modularitate Virtualitate Simplitate Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate: Îndeplinirea cerintelor pentru procesarea noilor functii / date si/sau cresterea numarului de utilizatori Analiza codului pentru simplitate si modularitate Analiza specificatiilor pentru îmbunatatirile necesare Timpul de raspuns la cerinte Analiza proiectului, controlul modificarilor Indicator: Încadrarea în timp Respectarea planificarii Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de imbunatatire: Activitati de calitate: Respectarea tuturor termenelor de livrare stabilite Utilizarea efortului estimat/re-estimat pentru finalizare, data finalizarii, calcularea decalajului si procentul de finalizare Reducerea decalajului dintre efortul estimat si cel efectiv Raportarea si urmarirea progresului Pagina 21/61

22 Indicator: Eficienta resurselor Concordanta resurse folosite resurse necesare Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de imbunatatire: Activitati de calitate: Optimizarea aptitudinilor necesare Estimarea capabilitatii resurselor interne Asigurarea disponibilitatii resurselor planificate Alocarea si coordonarea resurselor Coordonarea si realizarea planului de scolarizare Indicator: Buget Încadrarea în buget Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de îmbunatatire: Activitati de calitate: Respectarea cerintelor de raportare a costurilor interne si externe Urmarirea costurilor effective Reducerea întarzierii raportarii la sfarsitul lunii Analiza proiectului Controlul modificarilor Indicator: Potentialul viitor de afaceri Gradul de satisfacere a INSTITUTIA PREFECTULUI JUDETUL BOTOSANI Obiectiv: Metoda de masurare: Obiective de imbunatatire: Activitati de calitate: Satisfactia clientului Feeback regulat Rapiditatea în procesarea cerintelor Evaluarea gradului de satisfactie al beneficiarului Analiza proiectului V.2. Activitati de control al calitatii Aceasta sectiune defineste modalitatea in care calitatea procesului din cadrul proiectului va fi auditata precum si modul in care va fi analizata calitatea livrarilor produse pe durata proiectului. 1. Analize de proiect Analizele de proiect sunt asigurate de catre PM SIVECO si urmaresc sa stabileasca o intelegere comuna a intregii echipe de implementare a progresului fata de obiectivele contractului si ce trebuie facut pentru a se asigura ca implementarea produsului satisface cerintele contractuale. Pagina 22/61

23 Analizele se documenteaza in Procese Verbale de sedinta. PM SIVECO-ASSIST va raspunde de efectuarea si concluzionarea verificarilor. 2. Audituri ale calitatii Scopul auditurilor de calitate este de a verifica daca toate activitatile proiectului sunt executate in concordanta cu Planul de Asigurare a Calitatii. Sistemul de audit consta in: planificarea, pregatirea si conducerea auditurilor inregistrarea rezultatelor auditurilor evaluarea, comunicarea si rezolvarea neconformitatilor gasite cu ocazia auditurilor initierea actiunilor corective si urmarirea acestora. Auditurile calitatii vor fi conduse de Responsabilul cu Asigurarea Calitatii SIVECO-ASSIST, in conformitate cu procedurile sistemului de calitate SIVECO, certificat ISO 9001:2008. VI. Activitati tehnice privind implementarea modulului Managementul Calitatii - QUALSYST VI.1. Analiza fluxurilor informationale sau analiza de business 1. Obiective Scopul acestei activitati este de a defini activitatile curente din cadrul Institutiei. Analiza activitatilor si proceselor specifice ale Clientului este etapa cea mai importantă a implementării, deoarece ea stabileşte condiţiile concrete de modelare a activitatii Clientului prin Sistemul Infomatic de Management al Calitatii - Qualsyst. De rezultatele acestei faze depinde durata totală a proiectului, încadrarea în bugetul existent, si satisfacţia finală a utilizatorilor. Principalele obiective ale acestei faze sunt: Pagina 23/61

24 analiza şi înţelegerea fluxurilor informationale ale Institutiei Prefectului Judetul Botosani si a fluxurilor informationale ale Serviciilor publice deconcentrate din subordinea prefectului in ceea ce privieste sistemul de calitate maparea activităţilor la funcţionalitatile sistemului de Management al Calitatii şi invers. identificarea cerintelor de parametrizare si configurare a sistemului furnizat identificarea rapoartelor necesare; stabilirea complianţei rapoartelor SIVECO- ASSIST stabilirea scenariilor de test pentru acceptanţele funcţionale pe componentele sistemului informatic şi a scenariilor de test pentru acceptanţa finală a sistemului integrat în ansamblul său activitatile, resursele si produsele existente in cadrul sistemului informatic al Prefecturii Botosani; evaluarea interdependentelor dintre sisteme, procese si activitati; necesitatile de integrare dintre sisteme etc. sisteme si echipamente hardware, software, produse informatice; fluxuri si circuite informationale prin care se realizeaza preluarea, manipularea, transmiterea, prelucrarea, stocarea si controlul datelor; identificarea cerintelor de prelucrare a informatiilor; cerintele specifice de functionare si testarea ale sistemului; alte activitati legate de implementarea sistemului. 2. Activitatile etapei de analiza Punerea la dispozitia echipei SIVECO-ASSIST a structurii organizatorice si documentelor folosite de beneficiar Studiere structura organizatorica si documente interne primite de la Institutia. Planificarea etapei de analiza realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor ( pentru departamentele din cadrul Institutiei ) Pagina 24/61

25 examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru departamentele din cadrul Institutiei ) redactarea si semnarea minutei de sedinta in vederea validarii de catre utilizatorii (pentru departamentele din cadrul Institutiei ) realizarea interviurilor cu utilizatorii finali pe baza chestionarelor (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei Prefectului Judetul Botosani) examinarea documentelor primite de la beneficiar (pentru cele 12 servicii publice deconcentrate din subordinea Institutiei ) Redactarea documentelor de analiza pe baza minutelor de sedinta realizate in zilele anterioare. Stabilirea compliantei intre fluxurile informationale identificate cu fluxurile modulului Managementul Calitatii Transmiterea documentului de analiza catre persoanele implicate in proces. Realizare proces verbal de predare primire. Implementare feedback in document (in urma observatiilor primite, daca este cazul) Realizare proces verbal de acceptanta analiza. VI.2. Instalarea si configurarea modului Managementul Calitatii (QUALSYST) 1. Obiective Instalarea sistemului informatic QUALSYST cuprinde: - instalarea bazei de date si a Serverelor de Aplicatie - configurarea acestora pentru rularea aplicatiei. - instalarea aplicatiilor desktop necesare pentru rularea pe calculatoarele client. In cadrul acestei etape se va realiza instalarea si configurarea sistemului QUALSYST in vederea punerii acestuia in productie. Instalarea Bazei de date : - Se va instala MySql pe server. Acestea vor fi legate la un storage care va stoca fisierele fizice ale bazei de date. Instalarea Serverelor de aplicatie Se va instala serverul de aplicatie pe serverul aferent modulului QUALSYST Pagina 25/61

26 Instalarea Statiilor de lucru Pe statiile client este necesara instalarea unui browser web (Internet Explorer sau Mozilla Firefox). Dupa instalarea acestora se va instala aplicatia de management al calitatii si se va conecta la serverul de aplicatii si la sistemul de gestiune a bazelor de date. Din acest moment componenta de management al calitatii poate fi considerata instalata. Pentru a putea fi folosita in mod optim de catre utilizatorii finali, se vor face configurari ale browserului web, pe fiecare statie in parte. In general aceste configurari se refera la: - Adaugarea adresei de server la trusted sites, pentru a putea permite functionarea corecta - Adaugarea adresei de server ca exceptie la pop-up blocker, pentru a nu aparea probleme cu ferestrele care sunt generate de aplicatie. Dupa realizarea instalarii componentei si configurarea statiilor, se va realiza configurarea efectiva a sistemului in concordanta cu documentul de analiza. Aceasta configurare va contine in general: - Definirea organigramei institutiei - Maparea departamentelor din organigrama in sistem - Introducerea utilizatorilor in sistem - Definirea rolurilor din organizatie - Mapare utilizatorilor pe roluri - Definirea tipurilor de documente folosite - Definirea fluxurilor de lucru ale documentelor in concordanta cu documentul de analiza si rolurile din organizatie La final se va face un back-up al ultimei versiuni a aplicatiei si se va configura sistemul de gestiune al bazelor de date sa realizeze back-upul datelor la un interval convenit de comun accord. 2. Activitatile etapei de Instalare si Configurare Instalare aplicatii necesare rularii aplicatiei Qualsyst (baza de date, server de aplicatii) Instalare componenta standard Qualsyst Realizare configurare statii de lucru locale, pentru utilizatorii ce vor folosi sistemul: Configurare browser Realizare shortcut pentru accesul in aplicatie Realizare Raport de Instalare cu statiile pe care a fost configurat sistemul Configurare sistem in concordanta cu documentul de analiza Definirea tipurilor de documente din sistem Pagina 26/61

27 Definire de fluxuri de lucru Introducere utilizatori in aplicatie Instalare build stabil si complet la Institutia Intocmire raport de instalare VI.3. Adaptare manual de utilizare si pregatirea suportului de curs In cadrul acestei etape se va realiza adaptarea manualelor in functie de nevoile clientului. Se va porni de la manualele standard ale aplicatiei in care se vor realiza urmatoarele operatii: - Se vor adauga descriere ale noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor adauga poze pentru o descriere clara a noilor functionalitati, daca este cazul - Se vor detalia functionalitatile cele mai folosite de institutia in cauza - Se vor sterge functionalitatile care nu sunt folosite, pentru a nu se creea confuzii - Adaugarea identitatii vizuale a documentelor conform cu standardele POSDCA La finalul etapei vor fi furnizate documentele Institutiei Prefectului - Judetul Botosani VI.4. Instruire Administratori 1. Obiective Aceasta etapa este una dintre cele mai importante intrucat implica instruirea responsabililor de modul in ceea ce priveste administrarea sistemului informatic, insa si instruirea in utilizarea sistemului pentru a putea acorda minimul de suport utiliztorilor sistemului. Pentru a realiza aceasta etapa, se va pune la dispozitia Institutiei Suportul de Curs si manualele de utilizare actualizate. Pentru o buna desfasurare a instruirii Institutia trebuie sa: - Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea administratorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare. 2. Livrabile Pe parcursul instruirii se vor distribui: - Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei) Pagina 27/61

28 - Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs). - Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii. La finalul instruirii se va intocmi: Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire. VI.5. Testare aplicatie 1. Obiective Aceasta etapa isi propune validarea functionala a sistemului informatic si semnarea unui document de acceptanta functionala a sistemului de management al documentelor. 2. Modul de abordare Pentru a realiza aceasta testare se va pune la dispozitia beneficiarului un plan de testare, care va contine: - Specificatiile mediului pe care se va realiza testarea - Specificatiile de testare - Cazurile de test - Specificarea tipurilor de erori ce pot aparea - Speficicarea gradului de risc al erorilor si efectul lor asupra acceptantei - Termene de rezolvare ale eventualelor erori - Membrii echipei ce va realiza testarea 3. Livrabile - Raport de testare se va completa de catre echipa de testare din partea Institutiei pe parcursul efectuarii testelor sistemului - Proces verbal de acceptanta functionala Se va completa la finalul etapei de testare, dupa ce toate observatiile din rapoartele de testare au fost remediate. Pagina 28/61

29 VI.6. Instruirea utilizatorilor finali 1. Obiective In cadrul acestei etape se va face instruirea utilizatorilor pentru a putea folosi sistemul de management al documentelor. 2. Modul de abordare Pentu o buna desfasurare a instruirii, se va realiza initial o programare a acesteia. Utilizatorii aplicatiei din cadrul institutiei vor fi impartiti pe grupe de instructie si pe zile. O grupa va avea cursuri de instruire pe parcursul mai multor zile. Astfel niciun utilizator nu va sta mai mult de 5-6 ore pe zi la curs pentru a nu perturba activitatea zilnica. Pentru o buna desfasurare a instruirii beneficiarul trebui sa: - Puna la dispozitie o sala in care sa se desfasoare instruirea - Sa asigure disponibilitatea utilizatorilor pentru a participa la curs - Sa asigure modalitati de proiectare. Activitatile ce se desfasoara in cadrul acestei activitati sunt: Organizare scolarizare utilizatori sistem Pregatire sala scolarizare utilizatori sistem Sustinere scolarizare utilizatori sistem Distribuire chestionare de evaluare si foi de prezenta utilizatori sistem. Realizare Proces Verbal de Acceptanta Functionala Sistem Pilot Semnare Proces Verbal de Predare Primire Raport de Scolarizare Semnare Proces Verbal de Acceptanta Raport de Scolarizare. 3. Livrabile Pe parcursul instruirii se vor distribui: - Formularul de prezenta pentru a putea vedea numarul de persoane instruite (se distribuie zilnic inainte cu 1-2 ore de finalul zilei) - Chestionare de evaluare pentru a putea vedea punctele tari si punctele slabe ale procesului de instruire, in vederea imbunatatirii acesteia (se distribuie in ultima zi de curs). - Chestionare de evaluare a cursantilor in vederea certificarii cursantilor privind acumularea minimului de cunostinte necesar pentru utilizarea corespunzatoare a sistemului de Management al Calitatii. Pagina 29/61

30 La finalul instruirii se va intocmi: - Raport de scolarizare Acest raport va fi supus aprobarii beneficiarului dupa intocmire. - Proces verbal de acceptanta etapa de Instruire VI.7. Asistenta tehnica acordata utilizatorilor finali pentru utilizarea sistemului in productie. 1. Obiective Obiectivul acestei activitati de asistenta tehnica, este acela de a sprijini utilizatorii finali in prima parte a expluatarii sitemului de catre acetia, astfel incat modulul de Management al Calitatii sa fie expluatat corespunzator inca din faza de startare a productiei. 2. Modul de abordare Aceasta etapa are loc dupa finalizarea configurarii sistemului ( parametrizare, adaptare, acceptanta, migrare de date) si dupa instruirea utilizatorilor finali. Asistenta se realizeaza direct pe serverul de productie. In cadrul acestei etape utilzatorii finali vor fi ghidati de catre specialisti in document management pentru a folosi cat mai eficient sistemul. Ariile in care vor fi ghidati cuprind: - Introducerea de documente in sistem - Crearea de spatii personale de lucru - Modificarea si versionarea documentelor - Transmiterea documentelor spre aprobare - Acceptarea, modificarea si aprobarea documentelor care au fost primite pe flux. - Inregistrarea documentelor. In cadrul acestei perioade se ofera suport tehnic telefonic, prin sau onsite pentru probeleme ce apar. 3. Livrabile La finalul fiecarei zile de asistenta tehnica, inginerul de suport tehnic din partea SIVECO- ASSIST care a efectuat servicii de asistenta, va completa un Raport de Asistenta tehnica in care va descrie activitatile desfasurate si il va supune semnarii de catre utilizatorii finali cu care a desfasurat aceste activitati. Pagina 30/61

31 VI.8. Suport Tehnic 1. Obiective Scopul etapei de suport tehnic este ca dupa finalizarea proiectului, pe o perioada de pana la cinci ani de la punerea in functiune a intregii platforme informatice, SIVECO-ASSIST sa remedieze toate erorile de sistem semnalate de utilizatori pe parcursul identificarii acestora in procesul de expluatare a mudulului Managementul Calitatii. 2. Modul de abordare Odata cu punerea in functiune a sistemului Informatic, se va creea posibilitatea utilizatorilor de a opera intr-un sistem de tip HELPDESK a erorilor constatate in expluatarea aplicatiei. VII. Prezentarea sistemului informatic care sta la baza imbunatatirii Managementului serviciilor publice Managementul Calitatii - QUALSYST VII.1. Rapoarte de neconformitate Situație curentă Modul actual în care sunt gestionate rapoartele de conformitate în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a documentelor. Întregul proces de iniţiere, gestionare și organizare al rapoartelor și documentelor atașate se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui raport sau a documentelor atașate. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate. Pagina 31/61

32 Aplicație Pentru a gestiona rapoartele de neconformitate din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Rapoarte de neconformitate. Rapoartele de neconformitate pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a vizualiza raportul de neconformitate curent selectaţi Vizualizare. Pentru a genera din raportul curent o acţiune corectivă selectaţi Generare acțiune corectivă. Acţiune corectivă o Descriere Introduceţi descrierea acţiunii corective pentru neconformitatea curentă Pagina 32/61

33 o Responsabil Selectaţi din listă responsabilul pentru acţiunea corectivă o Rol Selectaţi din listă rolul responsabilului o Implementare Stabiliţi data de implementare o Verificare - Stabiliţi data verificării Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 33/61

34 Pentru a verifica fișa corectivă selectaţi Verificare. Responsabil Selectează responsabil din listă o Funcţie Selectează funcţia responsabilului din listă o Rezolvat Selectează Da sau Nu după caz o Memo Introducere scurt memo cu privire la verificare Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 34/61

35 Pentru a vizualiza analizele pentru raportul de neconformitate curentă selectează Analize. Pentru a duplica raportul de neconformitate curentă selectează Duplicare. Pentru a tipării raportul de neconformitate selectează Tipărire. Pentru a iniţia un nou raport de neconformitate selectaţi Adaugă fișă de neconformitate. Document asociat o Document Document Selectează din lista tipul documentului Proces Selectează din listă tipul procesului Data Selectează data (implicit data curentă) Pagina 35/61

36 o Atașamente Adaugă atașament Atașează document în format electronic aferent fișei curente Comisia de analiză a neconformităţii (CAN) o Adăugare membru Selectează membru comisie din listă o Responsabil Selectează responsabilul (implicit utilizatorul curent) o Rol Selectează din listă rolul responsabilului Descrierea neconformităţii o Completare box cu descrierea neconformităţii o Iniţiator selectează iniţiator din listă (implicit utilizatorul curent) o Funcţie Selectează funcţia din listă Corecţie o Completare box cu descrierea corecţiei o Responsabil Selectează responsabilul pentru corecţie din listă o Funcţie Selectează funcţia responsabilului din listă o Data Selectează data stabilirii corecţiei Cauza primară a neconformităţii manifestate o Completare box cu descrierea cauzei a neconformităţii manifestate o Stabilit de Selectează persoana din listă o Funcţie Selectează funcţia din listă Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 36/61

37 Îmbunătățiri Aplicaţia răspunde cerinţelor ISO privind gestionarea rapoartelor, stocarea documentelor în format electronic și trasabilitate. Aplicaţia îmbunătăţește procesul de circulaţie și arhivare al documentelor. Accesul utilizatorilor se realizează într-un mod autentificat funcţie de drepturile de acces ale acestuia stabilite în funcţie de atribuţiile proprii acestuia. Trasabilitatea rapoartelor este realizată bazându-se pe aceste drepturi alocate funcţie de atribuţiile fiecărui utilizator. Aplicaţia are o secţiune dedicată, o interfaţă prin care sunt gestionate rapoartele de neconformitate. Fiecare raport conţine secţiuni în care sunt introduse datele specifice fișei: document asociat, atașamente, comisia de analiză a neconformităţii, descrierea neconformităţii, corecţie, cauza primară a neconformităţii manifestate. Toate rapoartele de neconformitate sunt stocate în baza de date pe baza referinţelor, care permit identificarea, filtrarea și sortarea acestora. Prin implementarea sistemului informatic de Management al Documentelor SIVADOC in cadrul Institutiei se urmareste eficientizarea furnizarii serviciilor publice prin imbunatatirea cadrului adecvat si a proceselor de lucru implementate si mentinute in cadrul Institutiei. Scopul sistemului SIVADOC este de a oferi o soluţie sigură şi facilă pentru gestiunea documentelor în cadrul unei organizaţii, indiferent de tipul de activitate pe care aceasta îl desfăşoară. Pentru aceasta, sistemul SIVADOC oferă două componente principale care conduc la eficientizarea activităţii şi gestionarea riguroasă a documentelor: 1. Prima componentă, Depozitul de documente, are responsabilitatea stocării şi gestionării documentelor de orice tip (texte, imagini etc.) şi a versiunilor acestora, permiţând vizualizarea lor şi realizarea de diferite acţiuni: salvare; modificare; marcarea unui document ca fiind în lucru la un anumit utilizator. De asemenea aceste documente pot fi regăsite ulterior după conţinutul lor. 2. A doua componentă a sistemului SIVADOC, Fluxuri de lucru, oferă posibilitatea definirii unor fluxuri de lucru în funcţie de necesităţile de comunicare internă ale organizaţiei, la aceste fluxuri putându-se asocia documente existente în depozit. Modulul de fluxuri de lucru constă dintr-o componentă statică ce modelează fluxul de lucru şi o componentă dinamică folosită pentru descrierea şi realizarea efectivă a activităţilor în cadrul sistemului. Pagina 37/61

38 VII.2. Actiuni corective Situație curentă Modul actual în care sunt gestionate acţiunile corective în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a documentelor. Întregul proces de gestionare și organizare al acţiunilor corective strâns legate de rapoartele de neconformitate se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a acţiunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Gestiunea acestora nu se realizează într-un mod centralizat. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea oferă un nivel scăzut de securitate. Aplicație Pentru a gestiona acţiunile corective Din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Acțiuni corective. Acţiunile corective pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a vizualiza acţiunea corectivă curentă selectează Vizualizare. Pentru a modifica acţiunea corectivă curentă selectează Modifică. Pentru a aproba acţiunea corectivă curentă selectează Aprobare. Utilizator Selectaţi utilizator din listă Rol Selectaţi rolul utilizatorului Rezolvat Bifaţi pentru rezolvat Aprovare o Memo Completaţi cu un scurt memo Verificare acţiune corectivă o Memo Completaţi cu un scurt memo Verificarea eficacităţii Pagina 38/61

39 o Memo Completaţi cu un scurt memo Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pentru a tipării acţiunea corectivă selectaţi Tipărire. Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și administrării acţiunilor corective. Toate acţiunile corective sunt stocate în baza de date pe baza referinţelor, care permit identificarea, filtrarea și sortarea acestora. VII.3. Actiuni preventive Situație curentă Modul actual în care sunt gestionate acţiunile preventive în cadrul SMC al instituţiei nu răspunde noilor cerinţelor privind eficientizare activităţii personalului instituţiei și respectiv optimizarea alocării de resurse. O serie de probleme se referă la modalitatea de gestionare și arhivare a acestora. Întregul proces de gestionare și organizare al acţiunilor preventive se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, cât și de timp. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a acţiunilor corective aferente unui raport de neconformitate. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea oferă un nivel scăzut de securitate. Aplicație Pentru a gestiona acţiunile preventive din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Acțiuni preventive. Acţiunile preventive pot fi identificate după proces și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pagina 39/61

40 Pentru a vizualiza acţiunea preventivă curentă selectează Vizualizare. Pentru a modifica acţiunea preventivă curentă selectează Modifică. Pentru a aproba acţiunea preventivă curentă selectează Aprobare. Utilizator Selectaţi utilizator din listă Rol Selectaţi rolul utilizatorului Rezolvat Bifaţi pentru rezolvat Aprovare o Memo Completaţi cu un scurt memo Verificare acţiune corectivă o Memo Completaţi cu un scurt memo Verificarea eficacităţii o Memo Completaţi cu un scurt memo Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pentru a iniţia o nouă acţiune preventivă selectaţi Adaugă acțiune preventivă. Document asociat o Document Document Selectează din lista tipul documentului Proces Selectează din listă tipul procesului Data Selectează data (implicit data curentă) o Atașamente Adaugă atașament Atașează document în format electronic aferent acţiunii preventive curente Pagina 40/61

41 Cauza primară a neconformităţii manifestate o Completare box cu descrierea cauzei a neconformităţii manifestate o Stabilit de Selectează persoana din listă o Funcţie Selectează funcţia din listă Descrierea neconformităţii potenţiale o Completare box cu descrierea neconformităţii o Iniţiator selectează iniţiator din listă (implicit utilizatorul curent) o Funcţie Selectează funcţia din listă Acţiune preventivă o Completare box cu descrierea corecţiei o Responsabil Selectează responsabilul pentru acţiunea preventivă o Funcţie Selectează funcţia responsabilului selectat o Termen implementare Selectează data limită de implementare o Verificarea eficacităţii Selectează data la care s-a realizat verificarea Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și administrării acţiunilor preventive. Fiecare acţiune preventivă oferă informaţii cu privire la documentul asociat, cauza primară a Pagina 41/61

42 neconformităţii potenţiale, descrierea neconformităţii potenţiale și respectiv acţiunea preventivă (responsabilul, termen de implementare și verificare a eficacităţii). Gestiunea acţiunilor preventive se realizează într-un mod centralizat. VII.4. Documente Externe Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al documentelor externe se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Distribuţia documentelor externe către responsabili se realizează manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficientă cu consum de resurse materiale și respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate. Aplicație Pentru a gestiona documentele externe din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Documente externe. Documentele externe pot fi identificate după tip document și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a vizualiza documentul extern curent selectaţi Vizualizare. Pagina 42/61

43 Pentru a modifica documentul extern curent selectaţi Modifică. La orice modificare a documentului extern aceasta va fi salvata ca o nouă revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului extern curent selectaţi Revizii. Pentru a iniţia o nouă revizie pentru documentul curent selectaţi Adaugă revizie. General o Versiune Numerotare automată o Titlu Introducere titlu revizie o Tip Selectare tip din listă o Motiv Selectare motiv din listă o Cod Introducere cod Pagina 43/61

44 o Confidenţialitate Selectează grad confidenţialitate din listă Predat o Utilizator Selectează utilizator din listă o Funcţie Selectează funcţie din listă o Data Selectează dată Difuzare la o Adăugare membru Utilizator Selectează utilizator din listă Funcţie Selectare funcţie utilizator Observaţii Introducere în box a observaţiilor Atașamente o Adauga atașament Alege fișierul Selectare fișier în format electronic ce va fi atașat Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pentru a iniţia un nou document extern selectaţi Adaugă document. General o Versiune Selectează versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0) Pagina 44/61

45 o Titlu Introducere titlu document o Tip Selectează tipul documentului din listă o Motiv Selectează motiv din listă. Pentru a introduce un motiv manual selectaţi + o Cod Introducere cod document o Confidenţialitate Selectează confidenţialitate din listă. Pentru a introduce confidenţialitate manual selectaţi + Predat o Utilizator Selectează utilizator căruia i-a fost predat documentul din listă o Funcţie Selectează funcţia utilizatorului selectat o Data Selectează data predării Difuzare la o Adăugare membru Adaugă membru/membrii la care se va difuza documentul Utilizator Selectează utilizator din listă Funcţie Selectează din listă funcţia utilizatorului respectiv Observaţii o Completează box cu observaţiile aferente Atașamente o Adaugă atașament Browse Selectează de pe dispozitivul de stocare documentul în format electronic ce va fi atașat Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 45/61

46 Îmbunătățiri Aplicaţia include o interfaţă de gestiune a documentelor externe conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne și respectiv a reviziilor acestora se realizează într-un mod eficient, centralizat, permiţând distribuirea acestora către responsabili rapid. Distribuţia documentelor se realizează într-un mod centralizat, direct către responsabilii stabiliţi, prin intermediul unui sistem notificare automatizat. Totodată sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaţie permite o monitorizare eficientă a trasabilităţii documentelor, precum și creșterea nivelului de securitate. Documentele externe sunt gestionate pe baza referinţelor (Cod, Versiune, Titlu, Tip, Data predării, Data adăugării, Observaţii, Motiv) și permite stocarea documentelor aferente în format electronic. VII.5. Documente interne Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al documentelor interne se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de depozitare, cât și de timp. Distribuţia documentelor interne către responsabili se realizează manual. Dat fiind faptul ca fiecare document poate avea mai multe revizii gestionarea acestora pe suport fizic este ineficientă cu consum de resurse materiale și respectiv umane. Modul actual de arhivare nu permite identificarea cu precizie și rapiditate a unui document sau al reviziilor acestuia. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate. Aplicație Pentru a gestiona documentele interne din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Documente interne. Documentele interne pot fi identificate după tip document și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a vizualiza documentul intern curent selectaţi Vizualizare. Pentru a modifica documentul intern curent selectaţi Modifică. La orice modificare a documentului intern aceasta va fi salvată ca o nouă revizie. Pentru a vizualiza reviziile documentului intern curent selectaţi Revizii. Pagina 46/61

47 Pentru a iniţia un nouă document intern selectaţi Adaugă document. General o Versiune Selectează versiunea documentului din lista (implicit versiunea 1.0) o Titlu Introducere titlu document o Tip Selectează tipul documentului din listă o Motiv Selectează motiv din listă. Pentru a introduce un motiv manual selectaţi + o Cod Introducere cod document o Confidenţialitate Selectează confidenţialitate din listă. Pentru a introduce confidenţialitate manual selectaţi + o Observaţii Introducere observaţii aferente Coordonator o Responsabil Selectează responsabil din listă o Funcţie Selectează funcţia responsabilului selectat o Data Selectează data o Observaţii Introducere observaţii aferente Aprobat o Responsabil Selectează responsabil din listă o Funcţie Selectează funcţia responsabilului selectat o Data aprobării Selectează data o Data intrării în vigoare - Selectează data intrării în vigoare o Observaţii Introducere observaţii aferente o Aprobat Validează/Invalidează documentul intern Observaţii o Completează box cu observaţiile aferente Atașamente o Adaugă atașament Browse Selectează de pe dispozitivul de stocare documentul în format electronic ce va fi atașat Pagina 47/61

48 Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Îmbunătățiri Aplicaţia include o interfaţă de gestiune a documentelor interne conform cu standardele ISO. Modalitatea de gestiune a documentelor interne și respectiv a reviziilor acestora se realizează într-un mod eficient, permiţând distribuirea acestora către responsabili rapid. Totodată sistemul de autentificare al utilizatorilor la aplicaţie permite o monitorizare eficientă a trasabilităţii acestora. Documentele interne sunt gestionate pe baza referinţelor (Cod, Versiune, Motiv, Titlu, Tip, Data, Observaţii, Aprobat) și permit stocarea documentelor în formatele electronice specifice. Pagina 48/61

49 VII.6. Instruiri Situație curentă Serviciul de resurse umane al instituţiei este responsabil de instruirea continuă a personalului. Planificarea și organizarea sesiunilor de instruire este greoaie dat fiind volumul mare al documentelor necesare și numărului de participanţi. Totodată având în vedere faptul ca în cadrul sesiunilor de instruire personalul participant poate face parte din diferite servicii/compartimente, organizarea programului activităţi de instruire este netransparent. Suportul de curs și materiale adiţionale necesare desfășurări instruirii sunt disponibile doar pe suport de hârtie, rezultând o folosire ineficientă a resurselor umane și materiale implicate în producerea și distribuirea lor. De asemenea monitorizarea nivelului de instruire candidaţilor nu este transparent. Aplicație Pentru a gestiona instruirile din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Instruiri. Instruirile pot fi identificate după departament și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a iniţia o nouă instruire selectaţi Adaugă instruire. Număr Stabilește numărul instruirii (implicit stabilit automat) Solicitant Selectează din listă solicitantul instruirii (implicit utilizatorul curent) Funcţie Selectează din listă funcţia solicitantului Departament Selectează departamentul din listă Responsabil Selectează responsabilul cu instruirea din listă Funcţie Selectează funcţia responsabilului din listă Denumire curs Introducere denumire curs Data/ora început Selectează data începerii cursului Data/ora sfârșit Selectează data finalizării cursului Documente de referinţă Introducere denumirea documentelor de referinţă pentru curs Materiale furnizate cursanţilor Introducere denumire materiale furnizate cursanţilor Adaugă cursant Selectează participanţi la curs o Utilizator Selectează participant la curs din listă o Funcţie Selectează funcţia participantului din listă o Calificativ Selectează calificativul obţinut de cursant din lista Pagina 49/61

50 Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată programelor de instruire, permiţând iniţierea și respectiv gestiunea activităţii de instruire din cadrul instituţiei. Participanţii la sesiunea de instruire sunt notificaţi de toate activităţile aferente instruirii respective în mod automat. Platforma pune la dispoziţia acestora în format electronic toate documentele de referinţă și respectiv materialele de curs. Aplicaţia permite monitorizarea instruirilor într-un mod eficient și transparent, furnizând informaţii detaliate cu privire la acesta. Fiecare sesiune de instruire poate fi identificată prin referinţe (Număr, Denumire, Data, Solicitant) și include detalii privind solicitantul instruirii, denumirea cursului, perioada de desfășurare, documentele de referinţă, materialele furnizate cursanţilor. Totodată oferă informaţii cu privire la participanţii la sesiunea de instruire și respectiv calificativul final. VII.7. Propuneri de imbunatatire Situație curentă Iniţiere, gestionare și organizare al propunerilor de îmbunătăţire este netransparentă și se realizează folosind suport fizic, acest fiind un consumator atât de resurse materiale, spaţii de Pagina 50/61

51 depozitare, cât și de timp. Situaţia prezentă nu permite o trasabilitate transparentă și de asemenea are un nivel scăzut de securitate. Aplicație Pentru a gestiona propunerile de îmbunătăţire din meniul aplicaţiei selectaţi Documente Propuneri de îmbunătățire. Propunerile de îmbunătăţire pot fi identificate după departament și perioada în care acestea au fost iniţiate. Pentru a iniţia o nouă propunere de îmbunătăţire selectaţi Adaugă propunere. Referinţă document o Code Introducere cod propunere o Data Selectează data (implicit data curentă) o Nume Introducere nume pentru noua propunere Definire propunere o Situaţia curentă Introducere în box descriere situaţie curentă o Propunere Introducere descriere propunere o Motivare Introducere descriere motivare Iniţiator o Departament Selectează departament din lista o Utilizator Selectează utilizator din lista o Funcţie Selectează funcţie utilizator o Data Selectează data iniţierii propunerii (implicit data curentă) Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 51/61

52 Îmbunătățiri Aplicaţia integrează o secţiune dedicată iniţierii și gestionării propunerilor de Îmbunătăţiri. Aplicaţia permite gestionarea propunerilor de îmbunătăţire într-un mod centralizat și transparent. Fiecare propunere este înregistrată pe baza unui cod de referinţă, incluzând informaţii privitoare la situaţia curentă, propunerea de îmbunătăţire și motivarea propunerii. Din interfaţa dedicată sunt gestionate și urmărite ulterior toate propunerile. VII.8. Audituri interne Situație curentă Situaţia curentă nu permite o gestionare și monitorizare într-un mod centralizat și transparent al auditurilor interne. Dat fiind volumul de documente atașate auditului și documente auditate, modalitatea de arhivare este consumatoare de resurse materiale. Accesul la rapoartele de audit intern este netransparent, cu un grad de securitate scăzut. De asemenea nu se poate monitoriza trasabilitatea acestora. Aplicație Pentru a gestiona auditurile interne din meniul aplicaţiei selectaţi Audituri Audituri Interne. Pentru a crea un nou audit intern selectaţi butonul Adaugă audit intern. Pagina 52/61

53 Introduceţi numărul auditului intern și data întocmirii planului. Programare audit o Planificare Planificare Selectaţi Inițială dacă doriţi ca data să rămână conform datei întocmirii planului sau selectaţi Pe parcursul anului caz în care este necesar să introduceţi data în boxul Anul planificării Anul planificării Se completează în cazul în care aţi selectat opţiunea Pe parcursul anului din boxul Planificare o Programare Data/ora început Selectaţi data și ora de început Data/ora sfârșit Selectaţi data și ora de sfârșit o Participanţi ședinţă Utilizator Selectează din listă utilizatorul Funcţie Selectează din listă funcţia utilizatorului Șterge Șterge din listă utilizatorul Adăugare membru Selectează butonul Adăugare membru pentru a adăuga un nou utilizator în cazul în care utilizatorul dorit nu se află în lista existentă Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Pagina 53/61

54 Detalii entitate audiată o Entitate Entitate audiată Selectaţi din listă entitatea audiată Reprezentant Selectaţi din listă reprezentantul Rol Selectaţi rolul reprezentantului o Echipa de audit Utilizator Selectează din listă utilizatorul Funcţie Selectează din listă funcţia utilizatorului Șterge Șterge din listă utilizatorul Adăugare membru Selectează butonul Adăugare membru pentru a adăuga un nou utilizator în cazul în care utilizatorul dorit nu se află în lista existentă Selectaţi butonul Salvează pentru finalizare. Obiective Obiective Introduceţi obiectivele dorite Domenii de aplicare Introduceţi domeniile de aplicare corespunzătoare Criterii Introduceţi criteriile corespunzătoare Confidenţialitate Introduceţi nivelul de confidenţialitate Pagina 54/61

55 Atașamente și documente auditate o Atașamente Fișier Alegeţi fișierul Selectează un fișier existent din baza de date existentă Adaugă atașament Selectează acest buton pentru a adăuga un fișier din baza de date existentă în situaţia în care doriţi să atașaţi mai atașaţi de un fișier Șterge Bifează căsuţa corespunzătoare fișierului pe care doriţi să îl ștergeţi o Documente Adaugă atașament Selectează acest buton pentru a adăuga un fișier din baza de date existentă în situaţia în care doriţi să atașaţi mai atașaţi de un fișier Șterge Bifează căsuţa corespunzătoare fișierului pe care doriţi să îl ștergeţi Pagina 55/61