SUPORT DE CURS MODULUL

Transcription

1 Investeşte în oameni! FONDUL SOCIAL EUROPEAN PROGRAMUL OPERAŢIONAL SECTORIAL DEZVOLTAREA RESURSELOR UMANE AXA PRIORITARĂ 3 Creșterea adaptabilității lucrătorilor și a întreprinderilor DOMENIUL MAJOR DE INTERVENŢIE 3.1 Promovarea culturii antreprenoriale Titlul proiectului: START UP 4 U ID: POSDRU/176/3.1/S/ SUPORT DE CURS MODULUL 1 UTILIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE ÎN BUSINESS

2 CUPRINS CAPITOLUL 1 1. Locul și rolul sistemului informatic în mediul de afaceri 1.1. Conceptele fundamentale ale sistemului informatic 1.2. Tehnologia sistemelor informatice 1.3. Aplicațiile sistemelor informatice 1.4. DEzvoltarea de sisteme informatice 1.5. Managementul sistemelor informatice CAPITOLUL 2 2. ERP definiție, arhitectură, funcții 2.1. Definiția sistemelor ERP 2.2. Arhitectura și componentele principale ale unui sistem ERP 2.3. Implementarea unui sistem ERP 2.4. Avantajele utilizării sistemelor ERP CAPITOLUL 3 3. Internet, Intranet și Extranet - suporturi de comunicație pentru organizație 3.1. Istoricul și infrastructura internetului 3.2. Servicii disponibile pe internet 3.3. Avantajele internetului și web-ului pentru o firmă 3.4. Intranetul definiție, descriere și utilizare 3.5. Extranetul definiție, descriere și utilizare 3.6. Utilizarea rețelelor de socializare în promovarea afacerii BIBLIOGRAFIE 2

3 CAPITOLUL 1 LOCUL ȘI ROLUL SISTEMULUI INFORMATIC ÎN MEDIUL DE AFACERI Sistemele informatice ca formă mai largă, cuprinzătoare constituie un câmp esenţial de studiu în administrarea afacerilor şi management, domenii considerate majore în zona economică. Astfel, sistemele informatice trebuie să răspundă la problemele legate de administrarea hardwareului, software-ului, a datelor, precum şi a reţelelor informatice, într-un mod strategic pentru succesul în afaceri. Sistemele informatice devin astăzi tot mai mult o componentă vitală a succesului în afaceri pentru o organizaţie sau un întreprinzător. Managerii sau utilizatorii nu trebuie să cunoască tehnologiile complexe, conceptele abstracte sau aplicaţiile specializate din câmpul sistemelor informatice, ci să aibă definit cadrul conceptual în cel puţin cinci zone, şi anume: Conceptele fundamentale ale sistemului informatic; Tehnologia sistemelor informatice; Aplicaţiile sistemelor informatice; Dezvoltarea de sisteme informatice; Managementul sistemelor informatice Conceptele fundamentale ale sistemului informatic Conceptele de bază ale sistemului informatic asigură elementele tehnice şi de comportament care ajută la fundamentarea aplicaţiilor comerciale, a procesului de luare a deciziilor şi de construire a unui avantaj strategic al firmei faţă de competitori. Conceptul de sistem este legat de: reţelele de calculatoare ca elemente componente ale sistemelor de prelucrare a informaţiilor; utilizarea computerelor din domeniul business-ului; tehnologiile de managementul informaţiei care au un rol deosebit de important asupra calităţii, valorii business-ului etc. Un sistem este format dintr-un grup de componente între care se stabilesc relaţii şi care conlucrează spre un scop comun prin acceptarea de intrări şi producerea de ieşiri printr-un proces (de transformare). Intrări Proces Ieşiri Intrări (input) - sunt elementele care intră în sistem pentru a fi prelucrate. Intrările se clasifică în două mari grupe: - tranzacții externe - tranzacții interne. Tranzacțiile externe redau dinamica operațiilor și proceselor economice și financiare din cadrul firmei (date referitoare la aprovizionările cu materii prime și date ce reflectă operațiile de încasări și plăți). Tranzacțiile interne sunt urmarea unor prelucrări automate desfășurate în cadrul sistemului informatic conducând la modificări structurale în cadrul colecțiilor de date. Proces - reprezintă procesul de transformare a intrărilor în ieşiri. Ieşiri (output) - sunt elementele care au fost rezultate prin procesul de transformare. Aceste ieșiri, în funcței de natura prelucrărilor care le-au generat, se împart în două categorii: ieșiri obținute în urma unor operații de transfer al datelor, care nu și-au modificat valoarea față de momentul introducerii lor în sistem și ieșiri obținute în urma unor operații de calcul pe baza unor algoritmi prestabiliți. Un sistem informatic este acela în care informaţia trece printr-un format digital - altfel spus, se prelucrează, se transformă, sau se exprimă într-o formă digitală. 3

4 Sistemele informatice, conform definiţiei anterioare au apărut odată cu dezvoltarea sistemelor de calcul, deci, a computerelor. Utilizarea sistemelor informatice la nivelul organizaţiei poate duce la la creşterea profitului dar şi la economii de materii prime, energie sau alte resurse importante la nivel global Tehnologia sistemelor informatice Tehnologia sistemelor informatice este reflectată de dezvoltarea managementului în tehnologia informaţiei (hardware, software, reţele, Internet, managementul bazelor de date sau a altor tehnologii de prelucrare a informaţiilor). Modelul unui sistem informatic exprimă cadrul conceptual pentru componentele principale şi activitatea sistemului informatic. Sistemul informatic depinde de resursele umane, de hardware şi software pentru a realiza intrările în sistem, prelucrările, ieşirile din sistem, precum şi activităţile de control care convertesc datele în produse informaţionale. Elementele componente ale unui sistem informatic: Resursele umane - includ atât utilizatorii cât şi specialiştii; Hardware includ echipamentele; Software includ programe şi proceduri; Datele sunt transformate prin activităţile de procesare într-o mare varietate de produse informaţionale pentru utilizatori. Un alt aspect important îl reprezintă procesarea informaţiilor. Aceasta constă în introducerea, prelucrarea, ieşirea şi stocarea şi activităţile de control. Activităţile dintr-un sistem informatic Principalele activităţi dintr-un sistem informatic sunt cele de prelucrarea informaţiilor. Acestea includ: a - Introducerea datelor; b - Procesarea datelor pentru obţinerea de informaţii; c - Ieşirea procedurilor informaţionale; d - Stocarea resurselor infomaţionale; e - Controlul performanţelor sistemului. a. Introducerea datelor datele despre tranzacţiile comerciale sau despre alte evenimente trebuie să fie adunate şi pregătite pentru prelucrare. Introducerea se referă la editarea de înregistrări. Odată introduse, datele pot fi transferate pe un suport (magnetic/optic) până la prelucrare. b. Prelucrarea datelor datele care sunt subiectul activităţilor de prelucrare cuprind: calcule, comparări, sortări, clasificări sau însumări. Aceste activităţi organizează, analizează şi manipulează datele convertindu-le în informaţii pentru utilizatori. c. Ieşirea produselor informaţionale informaţiile rezultate în urma prelucrării apar în forme variate pentru a fi transmise utilizatorilor în forma solicitată de aceştia. d. Stocarea produselor informaţionale această activitate nu constituie o componentă foarte importantă în cadrul sistemelor informatice. Ea reprezintă activitatea dintr-un sistem informatic în care datele şi informaţiile sunt depozitate într-un mod organizat în vederea unei utilizări ulterioare. Atunci procesul de regăsire este necesar utilizatorilor prin rapiditatea şi acurateţea sa. Suporturile utilizatorilor pentru stocarea datelor şi informaţiilor sunt în general magnetice sau optice. e. Controlul performanţelor sistemului reprezintă o activitate de mare importanţă în cadrul sistemului informatic. Implementarea de sisteme informatice bazate pe computer într-o organizaţie implică, din punct de vedere managerial schimbări majore în procesele comerciale, în structurile organizaţionale precum şi în relaţiile de muncă. Activităţile principale ale procesului de implementare sunt: 1. Achiziţionarea de software, hardware şi servicii; 2. Dezvoltarea de software; 3. Pregătirea (trainingul) personalului; 4. Elaborarea documentaţiei de sistem; 4

5 5. Elaborarea sistemului pilot. Achiziţiile de software, hardware şi servicii informatice sunt o activitate deosebit de importantă. Sursele de achiziţie pot fi firmele mai mari sau mai mici cu avantaje sau dezavantaje pentru fiecare (în general preţ şi servicii). Furnizorii de servicii informatice pot fi: - Producătorii de computere; - Distribuitorii de computere; - Integratorii de sisteme (care deţin resposnabilităţile privind sistemele informatice pentru o organizaţie, fiind o sursă externă); - Consultanţii independenţi (ca persoane individuale). Evaluarea de software, hardware şi servicii Pentru a evalua şi selecta achiziţiile de soft şi hard trebuie avut în vedere: să se ceară furnizorilor oferte şi propuneri bazate pe specificaţiile de sistem; să se prezinte necesarul minim din punct de vedere al performanţelor pentru toate produsele achiziţionate; dacă sunt oferte asemănătoare, pentru determinarea celei mai bune se va elabora un sistem de punctaj în funcţie de anumiţi factori de evaluare Aplicațiile sistemelor informatice Utilizarea sistemelor informatice prin aplicaţiile sale în domeniul operaţional, managerial asigură crearea unui avantaj competitiv al organizaţiei de la nivelul local, intern (în colaborarea dintre compartimente, între nivelele ierarhice) până la formele comerţului electronic, schimbului de informaţii utilizând Internetul etc. Sistemele informatice joacă un rol vital în succesul unei organizaţii. Astfel, prin acestea se pot asigura infrastructura informaţională internă (prin Intranet-uri) sau externă, interorganizaţională (prin extranet-uri) pentru necesităţile business-ului în: - Asigurarea eficienţei operaţionale; - Asigurarea unui management eficient; - Asigurarea unui avantaj competiţional. Succesul unui sistem informatic nu trebuie măsurat numai prin eficienţa sa (în minimizarea costurilor, timp sau utilizarea resurselor de informaţie) ci şi prin suportul pe care îl asigură în: Elaborarea strategiilor de afaceri; Desfăşurarea proceselor comerciale; Îmbunătăţirea structurii organizaţionale şi a culturii organizaţiei; Creşterea cifrei de afaceri şi valorii firmei într-un mediu dinamic, concurenţial. Din punct de vedere individual - managerial sistemul informatic reprezintă: un mijloc important pentru asigurarea funcţionalităţii business-ului; un factor esenţial ce influenţează eficienţa operaţională, productivitatea angajaţilor şi a relaţiei cu clienţii; o sumă de bază de informaţii care asigură luarea de decizii corecte; un mijloc de a dezvolta noi produse (servicii) ce asigură un avantaj competitiv; una din cele mai importante resurse ale organizaţiei şi de analiză a costului business-ului. Schimburile tot mai rapide în mediul de afaceri au determinat ca sistemele informatice să ajungă o componentă esenţială a organizaţiei în îndeplinirea scopului acesteia (în esenţă obţinerea de profit). Astfel, utilizarea tehnologiei informaţiei a devenit un aspect indispensabil în funcţionarea organizaţiei mai ales în prezent când se fac simţite noi tendinţe în evoluţia organizaţiilor şi anume: 1. utilizarea Internetului la nivelul organizaţional local sau global; 2. apariţia de organizaţii Internet ce îşi desfăşoară business-ul numai în această zonă; 3. globalizarea; 4. reformularea procesului de business. Procesul de business este format din orice grup de activităţi efectuate în scopul de a produce un anumit rezultat specific orientat spre client sau spre piaţă. Într-o organizaţie modernă tehnologia informaţiei se impune determinând noi orientări şi utilizarea de mijloace din ce în ce mai sofisticate inteligenţă artificială, sisteme expert etc. Mediul de afaceri este într-o continuă schimbare şi se impun noi tehnici şi metode de elaborare a acestui proces. 5

6 1.4. Dezvoltarea de sisteme informatice Dezvoltarea de sisteme informatice reprezintă modul în care utilizatorii (finali) elaborează sisteme informatice pentru a rezolva problemele din cadrul organizaţiei sau pentru a creşte productivitatea. Sistemele informatice joacă un rol important în asigurarea suportului activităţilor manageriale şi operaţionale în business. Din acest motiv există posibilitatea de a clasifica tipologia sistemelor informatice la nivel conceptual în: 1. Sisteme informatice operaţionale 2. Sisteme informatice pentru management 1. Sistemele informatice operaţionale ar putea cuprinde: - sisteme informatice operaţionale; - sisteme pentru procesarea (prelucrarea) tranzacţiilor; - sisteme pentru controlul proceselor; - sisteme pentru colaborarea la nivelul organizaţiei. 2. Sisteme informatice pentru management cuprind: - sisteme informatice pentru management (în general); - sisteme informatice pentru fundamentarea deciziei; - sisteme informatice pentru activitatea executivă. Sistemele informatice operaţionale Sistemele informatice sunt necesare pentru a prelucra datele generate şi utilizate în operaţiile de business. Aceste sisteme informatice operaţionale produc a varietate de produse informaţionale pentru uz intern sau extern. Aceste informaţii vor fi prelucrate mai departe de către sistemele informatice pentru management. În general acestea au rolul: - de a procesa date privind business-ul; - de a controla procese industriale. Sistemele informatice de prelucrare a tranzacţiilor Aceste sisteme sunt orientate către prelucrarea datelor rezultate din business sau operaţionale: vânzări, cumpărări, inventar şi oferă o varietate de produse informatice (liste, situaţii etc.) de uz intern sau extern. Prelucrarea datelor se face în urma acumulării (la o perioadă de timp) sau în timp real. Aceste sisteme se concentrează asupra înregistrărilor de zi cu zi şi desfăşoară activităţi de procesări de date (în special date de rutină ce circulă într-o organizație). Exemple: evidenţa vânzărilor, sistemele de rezervări, contabilitate operativă, evidenţă bancară etc.. Aceste sisteme sunt considerate structurate deoarece datele introduse sunt prelucrate în concordanţă cu procedurile operaţionale standard. Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor sunt utilizate mai ales de funcţionari care au puţine (sau deloc) atribuţii de management. Utilizatorii iau rareori decizii pe baza datelor de ieşire furnizate de aceste sisteme. Sistemele de prelucrare a tranzacţiilor prelucrează un volum mare de date de detaliu într-o perioadă scurtă de timp. Datele trebuie să fie corecte şi la timp. Rezultatele prelucrării sunt bazele de date în care se regăsesc tranzacţiile efectuate şi care devin punctul de plecare pentru sistemele informatice pentru management şi a sistemelor informatice de fundamentare a deciziilor. Aceste sisteme se utilizează permanent deoarece curgerea datelor este constantă şi se canalizează pe stocarea datelor şi pe viteza de prelucrare a lor. Sisteme informatice pentru controlul proceselor Sunt acele sisteme care utilizează computerul pentru a controla anumite procese fizice (linii de producţie robotizate, fabrici automate etc.) Sistemele informatice pentru colaborarea la nivelul organizaţiei Sunt sisteme care utilizează o gamă largă de tehnologii informatice pentru a asigura colaborarea, comunicarea dintre angajaţii (membrii) unei organizaţii. Aceasta ajută la schimbul de idei, împărţirea resurselor, coordonarea între membrii. Scopul acestor sisteme informatice este de a creşte productivitatea şi creativitatea echipelor şi grupurilor de lucru dintr-o întreprindere modernă. Sistemele informatice pentru management. Această categorie de sisteme informatice sunt orientate spre a oferi suport şi informaţii pentru autoritatea efectivă de luare a deciziei. Ele asigură suportul pentru necesităţile decizionale 6

7 de la nivelul de vârf (strategic), la cel de mijloc (tactic) sau cel operaţional. Sistemele informatice pentru management oferă o varietate de rapoarte specifice folositoare în activităţile manageriale curente. Produsele informatice pot fi obţinute la cerere, periodic sau când apar necesităţi excepţionale. Sisteme informatice pentru activitatea executivă Sunt sisteme care asistă nivelul mediu şi de vârf al managementului organizaţiei. Oferă un acces imediat şi uşor la informaţiile necesare atingerii obiectivelor strategice ale firmei. Au un mod uşor de operare şi înţelegere. Sistemele pentru fundamentarea deciziei sunt o categorie deosebit de importantă a sisteme informatice pentru management. Aceste sisteme sunt sisteme bazate pe computer care oferă un sprijin informaţional interactiv managerilor în timpul procesului de luare a deciziei. Oferă managerilor utilizatori informaţii într-un mod interactiv ori de câte ori este nevoie. Managerii îşi generează informaţiile de care au nevoie pentru decizii, folosind modele decizionale şi baze de date specializate. Sistemele pentru fundamentarea deciziei utilizează: 1. Modele analitice 2. Baze de date specializate 3. Modele interactive (bazate pe computer) Aceste sisteme sunt create pentru a fi utilizate ad-hoc, oferind răspunsuri rapide sau imediate care sunt managerilor ca utilizatori finali. Componentele unui sistem pentru fundamentarea deciziei includ: Elementele hardware Elementele software Date Modelul de prelucrare Resursele umane Modelele sunt elemente deosebit de importante ale sistemelor pentru fundamentarea deciziei. O definiţie a modelului este că modelul reprezintă o abstractizare simplificată a unei realităţi care ilustrează componente fundamentale şi relaţiile dintr-un sistem. Sistemele pentru fundamentarea deciziei se bazează nu numai pe modele dar şi pe baze de date ca resurse vitale pentru sistem. Baza pentru sistemele pentru fundamentarea deciziei este alcătuită dintr-un ansamblu organizat de modele matematice. Aceste modele reprezintă: - calcule simple şi rutine analitice; - modele matematice care exprimă relaţii complexe dintre numeroase variabile. Pentru a transcrie modelele într-un limbaj agreat de computer sunt necesare software-uri. Cele mai utilizate programe pentru sistemele de fundamentare a deciziilor sunt: 1. Programele de baze de date 2. Programele de calcul tabelar 1. Programele de baze de date (managementul bazelor de date) sunt programe specializate care permit crearea, utilizarea şi întreţinerea bazelor de date integrate unui sistem de fundamentare a deciziilor. Aceste soft-uri fac posibilă definirea şi modificarea structurii bazei de date, a înregistrărilor şi relaţiilor stabilite între câmpuri, stocarea şi regăsirea datelor precum şi actualizarea şi controlul bazei de date. 2. Programele de calcul tabelar sunt programe tot specializate cel puţin la fel de importante ca soft-urile precedente. Acestea oferă cele mai multe facilităţi în elaborarea de modele analitice, interactive care utilizează numeroase variabile. Programele de calcul tabelar sunt utilizate pentru sistemele de fundamentare a deciziilor, pentru analiza business-ului, precum şi pentru rezolvarea de probleme ce necesită comparaţii, estimări şi evaluarea alternativelor Managementul sistemelor informatice Managementul sistemelor informatice se referă la modul în care se administrează resursele informatice precum şi strategiile legate de implicarea şi utilizarea tehnologiei informaţiei la diferite niveluri: utilizator final, organizaţie şi global. 7

8 În perioada contemporană se remarcă existenţa necesităţii utilizării de manageri a sistemelor informatice şi a tehnologiei informaţiei. Tehnologia informaţiei oferă posibilitatea managerilor de a gestiona mai bine interdependenţa organizaţională într-un cadru global. Gestionarea resurselor de sisteme informatice ale unui business nu mai este sarcina unui specialist, ci o responsabilitate majoră a managerului. În cadrul noii economii globale, la nivelul managementului, dimensiunea internaţională a business-ului devine din ce în ce mai importantă. În acest sens, toate activităţile sistemelor informatice de la nivel global trebuie astfel dimensionate în relaţie cu mediul cultural, politic şi geografic care se manifestă în comunitatea comercială internaţională. Caracteristicile sistemelor informatice se referă la strategiile de afaceri, la managementul datelor, aplicaţiile folosite precum și la dezvoltarea de sisteme şi platforme tehnologice. În cazul business-ului internațional, managerii trebuie să ţină seama de diferenţele culturale, politice şi geografice care există. De asemenea, deosebit de importante sunt aspectele politice și economice. Din aceste motive, trebuie avute în vedere următoarele aspecte: Multe ţări au o legislaţie proprie care reglementează sau chiar interzic transferul de date dincolo de graniţele naţionale; Taxe, restricţii sau chiar interzicerea importului de hardware şi software; Legi locale care reglementează nivelul valorii adăugate dacă produsul se vinde acolo; Acordurile comerciale bilaterale care specifică nivelul profitului care trebuie cheltuit în ţara în care a fost obţinut; Costul muncii și chiar costul vieții; În unele țări se face simțită lipsa facilităților din domeniul telecomunicațiilor, precum și a specialiștilor. Aspectele culturale se referă la diferenţele între limbaje, manifestări culturale, obiceiuri, atitudini sociale sau deosebiri între stiluri de muncă, relaţiile de afaceri etc. În afara acestor aspecte, mai trebuie avute în vedere și aspectele geografice legate de distanțele mari și diferențele de fus orar. 8

9 CAPITOLUL 2 ERP DEFINIŢIE, ARHITECTURĂ, FUNCŢII 2.1. Definiția sistemelor ERP (Enterprise Resource Planning)? Un ERP, considerat expresia cea mai fidelă a interdependenţei dintre economic şi tehnologia informaţională, reprezintă o infrastructură software, multi-modulară ce oferă suport de gestiune şi coordonare a diferitelor structuri şi procese din companie, în vederea realizării obiectivelor de afaceri. Scopul unui sistem ERP (sistem de gestiune integrată a proceselor de afaceri) este realizarea unei mai bune comunicări în companie, îmbunătăţirea cooperării şi interacţiunii dintre diferite departamente precum cele de planificare a producţiei, achiziţii, producţie, vânzări şi relaţii cu clienţii. Pe scurt, un sistem de gestiune a companiei de tip ERP reprezintă planificarea celor 4 factori determinanţi pentru o afacere de succes: factorul uman, financiar, tehnic şi de resurse (cei 4 M - Man, Money, Machines şi Materials), dupa sursa Davenport T.H., specialist de renume în domeniile de management şi sisteme informaţionale pentru afaceri propune ca definiţie pentru ERP: un pachet care promite integrarea completă a tuturor informaţiilor din cadrul unei oraganizaţii. Acest concept este ilustrat în Figura 2.1. Vânzări şi distribuţie Financiarcontabilitate CLIENT Bază de date unică Producție FURNIZORI Service postvânzare Aplicaţii front-office Stocuri Aplicaţii back-office Figura 2.1. Schema conceptuală a unui sistem ERP Într-o organizație, un sistem ERP integrează toate procesele economice: producţie, distribuţie, contabilitate, financiar, personal, stocuri, service şi mentenanţă, logistică, gestiune de proiecte, oferind accesibilitate, vizibilitate şi consistenţa informaţională. Un sistem ERP oferă posibilitatea de lucru multiutilizator, multiscop și multispațiu, prin integrarea tuturor aplicațiilor dintro organizație într-o soluție globală, ce acoperă toate procesele intercorelate prin care se concretizează activitatea organizației. Prin definiţie, un sistem de tip ERP reprezintă o soluţie software complexă, bazată pe arhitectura client-server ale cărei elemente sunt integrate într-o platformă comună, pentru gestionarea resurselor companiei, prelucrarea tranzacţiilor şi facilitarea integrarii tuturor proceselor necesare în cadrul unei afaceri, centralizându-le, facilitând împărtăşirea datelor şi eliminând redundanţa. Fiecare pachet ERP oferă funcţionalităţi diferite pentru industrii diferite. Provocarea principală constă în integrarea tuturor proceselor economice şi optimizarea resurselor disponibile. Sistemele ERP actuale realizează integrarea tuturor funcţiilor de conducere ale unei companii, plecând de la : planificare; asigurarea stocului de materii prime şi materiale; definirea tehnologiilor; coordonarea proceselor de producţie; gestiunea financiar- contabilă, a resurselor umane, a stocurilor de produse finite; 9

10 dezvoltarea şi menţinerea relaţiilor cu clienţii şi partenerii de afaceri. Un astfel de sistem permite factorilor de decizie realizarea unor analize complete asupra realizării planului de afaceri. Prin opţiunile de simulare a activităţilor şi prin caracterul flexibil şi dinamic al aplicaţiilor se pot realiza: planuri de previziune; evaluări şi predefiniri ale tendinţelor de evoluţie ale industriei din care face parte compania; analize calitative; integrarea cu noile tehnologii e-business; comunicare on-line. La implementare, sistemele ERP includ o serie de caracteristici de bază. Sunt instalate pe un sistem de gestiune a bazelor de date. Platformele de baze de date folosite cel mai frecvent sunt: Oracle, DB2, Informix, MS SQL Server, SQL Base şi Sybase. Baza de date necesită o setare iniţială conform proceselor organizaţiei şi trebuie sa asigure acces direct la informaţii în timp real (avantajul bazelor de date unice) pentru toţi membrii organizaţiei. Odată terminată instalarea, utilizatorii introduc datele, informaţiile fiind transferate prin intermediul proceselor la alte module. În final, sistemele ERP includ instrumente de raportare periodice sau realizate ad-hoc. Aplicaţiile ERP sunt realizate cu ajutorul instrumentelor CASE, care simplifică munca programatorilor, preluând regulile şi generând automat codul sursă. Avantajele sunt: reducerea timpului de dezvoltare şi obţinerea unui produs de calitate, prin minimizarea erorilor. În plus, utilizarea instrumentelor CASE sprijină consistenţa aplicaţiilor şi standardizarea sub aspect funcţional. Sub o formă simplificată un sistem ERP poate fi definit prin prisma a două proprietăţi fundamentale: funcţionalitatea şi integrarea. Figura 2.2. Reprezentarea simplificată a unui sistem ERP Cele două părţi se condiţionează reciproc. Integrarea asigură conectivitatea între fluxurile de procese economice funcţionale. Ea poate fi gândită ca o tehnică de comunicare. Câteva modalităţi obişnuite prin care comunicarea are loc prin şi pentru integrare sunt: codul sursă, reţele locale şi extinse de calculatoare, Internet, e- mail, workflow, instrumente de configurare automată, protocoale, baze de date. Putem spune că integrarea este realizată prin comunicare, iar comunicarea este realizată prin integrare. Partea funcţională a unui sistem ERP asigură fluxurile de procese economice din cadrul fiecărei funcţiuni. Astfel, în cadrul unei suite ERP se regăsesc de la câteva, până la zeci de module funcţionale (contabilitate generală, debitori, salarii, stocuri, aprovizionare, planificarea producţiei, logistică, comenzi şi vânzare) Arhitectura și componentele principale ale unui sistem ERP Sistemul aplicațiilor de întreprindere se implementează pe o arhitectură de tip clientserver care creează premisele unui mediu de prelucrare descentralizat. După cum este prezentat şi în lucrarea, modelul de arhitectură implementat de către sistemele ERP este cel cu trei straturi, ilustrat în figura următoare: 10

11 Figura 2.3. Arhitectura cu trei niveluri a unui sistem ERP Caracterizarea funcţiunilor celor trei niveluri ale arhitecturii: Nivelul prezentare constă în interfaţa grafică utilizator sau programul de navigare (browser) pentru accesarea funcţiilor sistemului. Nivelul aplicaţie cuprinde regulile afacerii, logica şi funcţiunile sistemului, programele care asigură transferul datelor de la / la serverele de baze de date. Nivelul bazei de date - asigură gestiunea datelor organizaţiei, inclusiv a metadatelor; cel mai adesea se regăseşte aici un SGBD relaţional dintre cele standardizate industrial, care include şi modulul SQL. Această structurare logică permite ca interfaţa sistemului ERP să ruleze pe calculatorul utilizatorului, prelucrarea să se realizeze pe nivelul de mijloc al serverelor de aplicaţii, iar sistemele de baze de date să funcţioneze pe al treilea strat, al serverelor specializate. Analizând sistemele ERP dezvoltate până în prezent, pot fi evidenţiate o serie de componente care intră în componenţa acestora: Nomenclatoare (fişiere de bază) de clienţi, furnizori, personal sub forma unor fişiere care reunesc toate datele de descriere a acestora şi interfaţează cu oricare modul care se serveşte de aceste date. Contabilitate generală sau componenta financiar-contabilă. Componenta asigură conducerea evidenţei contabile şi gestiunea financiară. Încasări-plăţi. Această componentă poate apărea sub forma a doua module: Debitori şi Creditori, care gestionează şi înregistrează creanţele şi datoriile întreprinderii. Salarizare. Componentă legată adesea de componenta resurse umane, având ca obiect calculul şi evidenţa salariilor. Sunt automatizate calculul taxelor, al contribuţiei la bugetul statului şi asigurărilor sociale. Resurse umane. Componenta care sprijină crearea unei politici de personal, susţinând activităţile de recrutare şi selecţie a personalului; Imobilizări. Gestionează mijloacele fixe, dar şi obiectele de inventar sau activele necorporale. Gestiunea acoperă întreaga durată de utilizare a activului şi se poate afla în orice moment care este starea acestuia şi operaţiile efectuate asupra lui (intrare, modernizare, modificare, reevaluare, scoatere din funcţiune, casare). Oferă multiple posibilitaţi de calcul şi întregistrare a amortizării (liniară, degresivă, accelarată). Planificare-producţie. Planificarea vizează executantul, termenul, articole de realizat, costul programat şi detaliile tehnice. 11

12 Urmărire producţie Înregistrează preluarea notelor de predare şi a rapoartelor de lucru, analizează şi compară comenzile lansate, oferă rapoarte cumulate ori detaliate ale producţiei, pe faze sau pe produse/lucrări, precum şi rapoarte de costuri. Gestiune date tehnice. Componenta stochează definiţiile şi caracteristicile tehnice ale produselor şi tehnologiilor de fabricaţie. Planificare necesar de materiale. Cu ajutorul acestei componente se determină automat cantităţile de materiale necesare, pe baza datelor despre procesul de fabricaţie şi a planului de producţie aprobat. Planificare şi urmărire consumuri şi costuri. Componenta întocmeşte bonurile de consum şi preia datele despre consumuri de la magazii, centralizează aceste date pentru calculul costurilor, generează rapoarte detaliate sau centralizate cu privire la consumurile planificate și realizate. Managementul proiectelor. Componenta are ca obiect proiectele de investiţii, activităţile interne sau lucrările efectuate de terţi: planificarea (bugetarea), finanţarea şi urmărirea executării acestora. Stocuri. Componenta permite gestiunea cantitativă şi calitativă a stocurilor şi generarea automată a documentelor contabile. Gestiunea depozitelor Componenta defineşte din punct de vedere organizatoric unităţile de stocare: tipurile de inventar şi subinventar, depozite, magazii, locaţii, modul de localizare al stocurilor. Aprovizionare (Furnizori). Componenta depășeşte atribuţiile unei aplicaţii de gestiune, fiind un instrument de optimizare a aprovizionării, care poate determina realizarea de economii. Vânzări. Componenta gestionează activităţile specifice procesului de vânzare. Întreţinerea echipamentelor (mentenanţa). Componenta rezolvă gestiunea tehnică şi urmărirea modului de utilizare a echipamentelor, permite planificarea resurselor şi costul lucrărilor. Transport (Logistică). Această componentă permite planificarea şi gestionarea activităţilor logistice din procesele de vânzare şi distribuţie. Service/Servicii. Această componentă urmăreşte garanţiile şi serviciile postvânzare. Analiza (Business Intelligence). Modulul preia datele din baza de date, realizează diferite analize şi furnizează informaţiile în forma dorită de utilizator. Soluţii specifice fiecărei industrii Generatorul de rapoarte. Acest instrument permite utilizatorilor obţinerea rapoartelor dorite în cadrul fiecărui modul funcţional folosind datele din baza de date a sistemului ERP Implementarea unui sistem ERP Adoptarea unui sistem ERP este o decizie dificilă pentru orice organizaţie. Succesul unui proiect ERP nu depinde de şansă. O implementare reușită, ca și o utilizare în condiții de eficiență maximă impun câteva condiții esențiale: alegerea celei mai potrivite soluții, instruirea personalului și planificarea resurselor. A. Decizia de implementare a unui sistem ERP trebuie să fie fundamentată pe baza unui set de criterii foarte precise de selecţie şi analiză comparativă a mai multor variante de aplicaţii, cum ar fi: obligativitatea respectării cadrului legal al fiecărei ţări, dar şi alinierea la legislaţia şi normele europene; posibilitatea operării în monedă naţională, implementarea monedei unice europene, dar şi lucrul facil cu alte valute; prelucrări în timp real; structura modulară a software-ului aplicativ care să permită implementarea etapizată şi extinderea ulterioară a ariei funcţionale acoperite; independenţa de platforma hardware; caracteristicile funcţionale; asigurarea unui nivel înalt al securităţii şi integrităţii datelor; minimizarea riscurilor, avantajele directe şi posibilitatea justificării clare a investiţiei. 12

13 Integrarea este principalul deziderat al unui proiect ERP. În teoria organizaţională integrarea defineşte nivelul de colaborare între indivizi, ca şi între entităţi. B. După decizia de adoptare a unui sistem ERP, urmează cea de selecţie a celei mai potrivite soluţii, ilustrată sub forma unei scheme logice în Figura 2.4. Alegerea celei mai potrivite soluţii pentru o organizaţie constituie o decizie semi-structurată, întrucât numai o parte a problemei poate fi tratată prin intermediul unei proceduri clar definite. Pe lângă dificultăţile procesului de evaluare, o altă problemă este analiza celor mai adecvate criterii de selecţie. Criteriile de selecţie pot fi încadrate în câteva mari categorii: Dimensiunea afacerii şi amploarea proiectelor viitoare; Infrastructura tehnologică si necesarul de investiţii impus de acest proiect; Specificul activităţii desfășurate este unul dintre cele mai importante criterii. Presupune cercetarea cazurilor similare de pe piaţă. Prezenţa aplicaţiilor verticale (sau dedicate) care au fost scrise special pentru un domeniu de activitate nu va fi neglijată; Gradul de dispersie geografică, astfel încât, dacă investiţia se dovedeşte a fi deosebit de costisitoare, se poate opta pentru sistemul implementării în cascadă, caz în care vorbim de o structurare IT/ERP pe două niveluri: nivel superior pentru filiale mari și nivel inferior destinate filialelor mici. Structura aplicaţiilor existente vizează un complex de probleme dintre care amintim: redundanţa şi inconsistenţa datelor, dificultatea accesului la bazele de date, fenomenele de izolare a datelor, complexitatea deosebită a actualizărilor, problemele de securitate şi de integritate a datelor, imposibilitatea, inflexibilitatea în faţă modificărilor curente şi modelarea corectă a afacerii. Figura 2.4. Modelarea deciziei de selecţie C. Activităţile de selectare şi implementare a unui sistem ERP se constituie într-un mediu de (re)construire a valorilor organizaţiei. Următoarele principale activităţi se succed în implementarea ERP: Educarea managerilor şi acţionarilor - cunoaşterea fenomenelor tehnologice, a specificului şi avantajelor ERP creează o atitudine pozitivă faţă de proiect. 13

14 Formarea echipei proiectului - în cazul unui buget limitat se poate merge pe o soluţie mixtă, care să combine cunoştinţele experţilor cu avantajul terenului propriu al specialiştilor firmei. Figura 2.5 prezintă o posibilă configuraţie de echipă ERP. Figura 2.5. Configuraţia unei echipe ERP Analiza cerinţelor - este procesul care determină cerinţele informaţionale ale organizaţiei, adresându-se tuturor caracteristicilor funcţionale majore. Planul de integrare al afacerii - este realizat în mai multe sesiuni de lucru, combinând cerinţele informaţionale stabilite cu specificaţiile funcţionale necesare strategiei afacerii. Echipa proiectului gândeşte şi stabileşte ce poate software-ul să rezolve şi cum anume. Stabilirea viziunii şi obiectivelor proiectului - vizunea arată așteptările organizaţiei, ţinând seama de interacţiunea sistemului ERP cu funcţiunile afacerii. Pregătirea şi instruirea echipei proiectului - constituie extensia activităţilor premergătoare de educare. În această fază poate fi întocmit un plan detaliat al proiectului. Studiul ofertei de soluţii ERP - presupune solicitarea de informaţii, direct sau prin parcurgerea ofertelor. Fezabilitatea economică a proiectului este dată în principal de rata de recuperare a investiției şi reprezintă analiza deciziei de investiţie a unor sume importante într-un sistem nou. 14

15 Cererea de ofertă adresată furnizorilor de ERP - reuneşte întrebări concrete care privesc funcţionalitatea sistemului. Acurateţea şi descrierea detaliată a cerinţelor sunt esenţiale pentru întocmirea cererii de ofertă. Evaluarea resurselor hardware - este un proces complex. Cea mai frecventă modalitate de lucru este completarea de chestionare primite de la furnizorii ERP. Vizitele de lucru ale furnizorilor ERP - constituie o oportunitate pentru ca aceştia să înțeleagă modul de desfăşurare a activităţii economice a firmei. Demonstraţii ale soluţiilor software - permit managerilor şi acţionarilor firmei să-şi formeze opinii mai clare, să pună întrebări şi să înțeleagă modul de funcţionare a soluţiilor. Sesiunile de planificare anticipată - Stabilesc informaţii detaliate despre domeniul acoperit, timpul şi resursele necesare pentru a implementa soluţia unui anume furnizor ERP. Procesul de luare a deciziei - implică managerii şi acţionarii firmei care evaluează informaţiile adunate. Decizia poate fi luată în unanimitate, dacă toată lumea votează aceeaşi soluţie sau poate fi controversată, dacă sunt susţinute două sau mai multe soluţii. Întocmirea şi semnarea contractului între firma beneficiară şi furnizorul ERP - semnarea contractului (pot fi contracte individuale pentru resurse hardware, software şi service sau un singur contract ce reglementează situaţia tuturor resurselor) legiferează acordul formal între cele două părți de implementare a noului sistem. Planificarea proiectului - punctul de pornire este planul întocmit în sesiunea de planificare anticipată, acesta fiind acum reevaluat, extins şi completat. Rezultatul acestei faze se constituie în intrare pentru faza următoare. Planificarea de detaliu - planul descrie modulele funcţionale şi planul de instalare, cu termene de realizare concrete. După detalierea tuturor componetelor, planul poate fi transpus în format electronic, cu ajutorul unei aplicaţii de management al proiectelor. Cel mai adesea se obţine o Diagrama Gantt ce ilustrează calendarul proiectului. Activităţile de instruire ERP - orele de instruire ERP au ca scop înțelegerea specificului unui sistem ERP de către membrii echipei din punct de vedere funcţional şi modul concret în care interacţionează cu funcţiunile economice. Configurarea aplicaţiilor - este sarcina furnizorului ERP, care se informează asupra modului de desfăşurare a activităţii. Este esenţial ca echipa proiectului şi utilizatorii să fie edificaţi asupra soluţiei ERP, iar furnizorii asupra specificului firmei şi activităţilor economice. Stabilirea politicii de proiect - urmăreşte crearea unui cadru director pentru tratarea conflictelor, într-un document sunt specificate toate procedurile formale (regulile). Discutarea rapoartelor - se concretizează în comparaţii între rapoartele curente şi cele generate de noul sistem, din trei puncte de vedere: selecţia datelor, ordonarea şi afişarea lor. Sunt discutate modificările şi este stabilit noul format. Maparea funcţională au loc activităţi cu un caracter interactiv şi presupun mai multe discuţii; este necesară vizualizarea modificărilor şi a rezultatelor pe parcurs prin reprezentarea grafică a fluxurilor. Prototipizare şi testare - sunt preluate rezultatele fazei de mapare funcţională pentru a stabili dacă pachetul de programe acoperă harta funcţională schiţată. Modificarea şi adaptarea cerințelor - asigură extinderea caracteristicilor funcţionale ERP. Modificările sunt operate după ce maparea funcţională şi prototipizarea au demonstrat că aplicaţia nu poate realiza funcţia respectivă. Conversia datelor - este una dintre cele mai sensibile faze ale proiectului, datorită dificultăţii de a prelua datele din bazele de date curente în noul sistem. Se operează, de regulă, cu două modalităţi de conversie: introducerea manuală şi introducerea automată. Planurile de urgenţă - se referă la situaţiile de criză (coruperea bazei de date în faza de lansare a sistemului, pierderea suportului conducerii executive ori a sprijinului financiar, apariţia de probleme tehnice insurmontabile în faza de prototipizare etc.). Documentaţia proiectului - este unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare. Documentarea fazelor temperează elanul membrilor echipei, care trebuie să gândească şi să exprime în scris activităţile derulate. 15

16 Instruirea utilizatorilor finali se realizează în funcţie de zona funcţională acoperită, fiecare învăţând funcţionalităţile pe care le va utiliza. Sunt oferite utilizatorilor manuale de instruire. Auditarea - este activitatea desfăşurată în paralel cu proiectul. Scopul său este asigurarea derulării proiectului conform planurilor, respectarea termenelor şi încadrarea în buget. Există câteva momente cheie, importante pentru auditare: preimplementare, implementarea și postimplementare. De obicei, responsabilitatea auditului cade în sarcina echipei proiectului. Suportul postimplementare - include toate activităţile care susţin exploatarea noului sistem. Asistenţa este necesară datorită erorilor sau nesincronizărilor care apar în funcţionalitatea aplicaţiilor (adesea generate de programele de conversie a datelor). Instruirea continuă şi întreţinerea sunt menite să protejeze investiţia în noul sistem. Întreţinerea continuă este o concretizare a suportului postimplementare. Instruirea are loc, în primul rând în cadrul firmei, prin instruire încrucişată şi chiar rotaţia cadrelor. D. Motivaţia fiecărei organizaţii pentru alegerea ERP influenţează strategia de implementare. pune în evidenţă trei mari categorii de motive: Tehnice - aplicaţii izolate, platforme învechite faţă de prezentul tehnologic. Operaţionale - îmbunăţirea proceselor, vizibilitea informaţională, reducerea costurilor operaţionale. Strategice - îmbunătăţirea relaţiilor cu clienţii, restructurarea afacerii, standardizarea multilocaţie, nevoia de eficienţă şi integrare. Primele studii privind implementarea proiectelor ERP au delimitat două tipuri iniţiale de abordări: strategia,,big Bang" şi strategia pe faze, iar ulterior s-au conturat alte strategii. În continuare sunt prezentate, pe scurt, câteva strategii de implementare ale sistemelor ERP: 1. Proiectele de anvergură aleg, de regulă, strategia cu riscuri minime. Presupune parcurgerea tuturor paşilor şi activităţilor descrise pe parcursul unei perioade de timp extinse. 2. Strategia de buget urmărește implementarea noului sistem cu un buget cât mai mic, numărul activităţilor fiind redus datorită faptului că sunt eliminate activităţile consumatoare de resurse. Nu constituie o prioritate implementarea rapidă, ci încadrarea într-un anumit buget. 3. Strategia Big Bang este o metodologie rapidă, uşoară şi presupune costuri minime. Reuneşte doar elementele de bază, eliminând multe activităţi din dorinţa de a reduce timpul de implementare şi costurile. Conversia datelor se face de obicei manual, pentru a nu se pierde timpul cu elaborarea de programe de conversie electronică. 4. Strategia cu forţe proprii presupune folosirea echipei proprii de specialişti pentru a dezvolta un sistem ERP de la zero. Numărul de activităţi este mic, dar se regăsesc activităţile specifice dezvoltării sistemelor ERP: cele de analiză, mapare funcţională, prototipizare şi modificare a aplicaţiilor. Succesul depinde de priceperea şi cunoştinţele echipei de specialişti. 5. Strategia la cheie are aceeaşi structură şi secvență de activităţi ca şi strategia riscurilor minime. Apar probleme la punerea în funcţiune şi preluarea sistemului de către utilizatori. 6. Strategia de parteneriat se deosebeşte de alte strategii prin faptul că responsabilităţile proiectului sunt partajate de beneficiar şi de către partenerii săi. Proiectul beneficiază astfel de cunoaşterea şi experienţa acumulate de firmele partenere de implementare, iar pe de altă parte, organizaţia beneficiară este implicată activ în activităţile proiectului. E. Una dintre preocuparile majore într-un proiect ERP se referă la modalitatea concretă de înlocuire a sistemului existent cu noul sistem. Practica implementărilor prevede mai multe posibilități de realizare a tranziţiei: integrală, pe faze, paralelă sau hibridă. În alegerea strategiei de tranziţie trebuie să se pornească de la o idee fundamentală, accea că implementarea ERP este sprijinită pe 3 factori: procesele, tehnologia şi oamenii, toţi la fel de importanţi pentru succesul proiectului. a. Strategia integrală, presupune înlocuirea completă a vechiului sistem cu sistemul nou la un moment dat. Funcţiunile îndeplinite de aplicaţiile vechi trec simultan şi complet în sarcina noilor aplicaţii. Strategia integrală implică multe resurse. Se remarcă o reducere a costurilor punerii în funcţiune prin absenţa programelor de tranziţie care asigură intefaţa între vechile aplicaţii şi cele noi. Abordarea este aplicabilă implementărilor rapide, atunci când există o dată limită, la care sistemul trebuie să funcţioneze. De asemenea, are succes în cazul proiectelor mici, unde se poate menține cu uşurinţă controlul asupra activităţilor. 16

17 b. Strategia pe faze (numită şi modulară sau secvenţială) implementează modulele rând pe rând. Acest mod de tranziţie presupune utilizarea unor programe de interfaţă, care acoperă golul" dintre vechile aplicaţii şi cele noi, până când acestea devin complet funcţionale. Procesul începe cu punerea în funcţiune a unui modul (de exemplu: Financiar- Contabil), celelalte funcţiuni fiind acoperite de aplicaţiile vechi. Urmează apoi secvențial celelalte module, în ordinea considerată oportună de beneficiar. Multe organizaţii consideră această abordare mai confortabilă şi lipsită de riscuri decât altele, resursele solicitate fiind rezonabile. Sunt necesare resurse tehnice, în speţă programe de tranziţie, de conversie şi preluare a datelor. Un dezavantaj important este durata lungă a acestei perioade de tranziţie. c. Strategia paralelă menţine în funcţiune ambele sisteme într-un interval de timp. Avantajul major al acestei abordări este posibilitatea recuperării în situaţia eşecului noului sistem. Întrucât ambele sisteme lucrează în paralel, activitatea organizaţiei nu va fi perturbată în cazul în care apar disfuncţionalități în noul sistem ERP. Strategia în paralel este caracterizată de riscuri minime, realizându-se în plus validarea sistemului implementat, prin compararea rezultatelor prelucrărilor în cele 2 sisteme. Volumul mare de resurse angrenat e (aceleaşi date prelucrate şi preluate de două ori) reprezintă un dezavantaj major. De asemenea, pot apărea erori datorate confuziei utilizatorilor, care nu interacţionează corect cu noile aplicaţii Avantajele utilizării sistemelor ERP A. Analiza din punct de vedere al funcţionalităţilor oferite Principalele avantaje ale folosirii unui ERP în cadrul unei companii sunt: Informaţia este introdusă în sistem o singură dată într-o bază de date foarte complexă; Obligă la folosirea "celor mai bune practici" din industrie; Permite personalizări; Funcţionează pe o structură fiabilă de fişiere; Furnizează funcţionalităţi pentru interacţiunea cu alte module; Furnizează instrumente pentru interogări şi rapoarte ad-hoc. Sistemele ERP furnizează informaţii pentru conducere şi analize pentru organizaţii. Cele cinci beneficii majore ale sistemelor ERP sunt: informaţii on-line/în timp real pentru toate ariile funcţionale ale unei organizaţii; standardizarea datelor şi acurateţea la nivel de întreprindere; aplicaţiile includ cele mai bune practici din industria respectivă; eficienţa pe care o înregistrează compania; analizele şi rapoartele ce pot fi folosite la planificări pe termen lung. Conform sursei sunt cinci motive majore pentru care companiile doresc să preia ERP-ul: 1. Integrarea informaţiilor financiare Deoarece diferitele departamente pot avea fiecare câte o variantă despre propria contribuție la venitul total al companiei, sistemul ERP creează o singură versiune a realităţii pe care nimeni nu o poate contesta pentru că toţi folosesc acelaşi sistem. 2. Integrarea informaţiilor corespunzătoare comenzii clientului Sistemul EPR poate deveni locul unde comanda clientului este înregistrată, trimisă de CSR (Customer Service Representative) la Departamentele Financiar şi Comercial, generând emiterea unei facturi corespunzătoare care va ajunge în final la CSR. Astfel, companiile pot ţine evidenţa şi urmări stadiul unei comezi mult mai uşor, putând coordona producţia, inventarul şi direcţionarea informaţiei către mai multe departamente în acelaşi timp. 3. Standardizarea şi eficientizarea procesului de producţie Există situații când, diferitele departamente ale companiilor de producție ajung la rezultate diferite, urmare a folosirii de sisteme și metode computerizate diferite. Sistemele ERP implică un sistem care conţine metode standardizate pentru automatizarea unora dintre paşii efectuaţi în procesul de producţie. Standardizarea acestora şi folosirea unui singur sistem integrat poate conduce la o utilizare mai eficientă a timpului, creşterea productivităţii şi reducerea erorilor umane. 4. Reducerea inventarului 17

18 Un sistem ERP ajută ca desfăşurarea unui proces de producţie să se facă mult mai uşor. Acesta poate conduce la diminuarea inventarului corespunzător personalului folosit în procesul de producţie (inventar al muncii în proces) şi poate ajuta utilizatorii sistemului să planifice mai bine îndeplinirea comenzilor, reducând inventarul bunurilor care au trecut prin întreg stadiul producţiei, aflându-se în cadrul stocurilor existente. 5. Standardizarea informaţiilor din Departamentul de resurse umane Departamentul de resurse umane, poate să nu aibă o metodă simplă pentru găsirea angajaţilor şi pentru comunicarea cu aceștia despre servicii şi beneficii. Sistemul ERP poate îmbunătăţi acest lucru. Producţia este cel mai important proces în lanţul valorii într-o întreprindere producătoare, iar calitatea şi competitivitatea pe piaţă a produselor rezultate din procesul de producţie este esenţială. Pentru îndeplinirea acestor deziderate este esenţială eficienţa sistemului informatic de gestiune a activităţii. Numai implementarea unei soluţii informatice perfect modelate pe specificul activităţilor unei întreprinderi producătoare poate asigura premisele competitivităţii acesteia. Figura 2.6. Fluidizarea schimbului de date între departamentele unei întreprinderi prin intermediul unui ERP B. Analiza din punct de vedere al costurilor si riscurilor implicate Foarte mulţi beneficiari se plâng de depăşirea bugetelor iniţiale aprobate pentru achiziţionarea soluţiei ERP, de cele mai multe ori, putând vorbi despre costuri ascunse ( hidden fees ). Există păreri care susţin că apariţia acestor costuri ascunse este cauzată de lipsa concordanţei dintre poziţia de la negociere şi cea din timpul implementării. Ca atare, se poate vorbi şi despre costuri de analiză a afacerii respective, despre costurile de personalizare a aplicaţiei, despre licenţa modulelor, despre cerinţele tehnice ale aplicaţiei (licenţe de utilizatori, investiţii în hardware) şi despre întreţinerea acesteia (armonizarea cu legislaţia locală, suport tehnic, actualizări). Toate aceste costuri alcătuiesc TCO (Total Cost of Ownership), care nu ar trebui să fie ascuns de către furnizorii de ERP ci, din contră, ar trebui expus încă de la primele discutii. În al doilea rând, este vorba de costul licenţelor, respectiv al serviciilor de configurare impuse de software-ul adiţional (reţea, bază de date etc.) pe care furnizorul de ERP nu le declară de la început, pentru că el consideră că nu fac parte din costul ERP. Nu sunt declarate nici necesităţile de upgrade al hardware-ului necesar pentru a rula soluţia, faţă de care furnizorul consideră că echipamentele nu sunt problema lui. În al treilea rând, pe parcursul implementării, odată cu înţelegerea mai adâncă a aplicaţiei beneficiarului, furnizorul găseşte alte rezolvări sau necesităţi care atrag costuri suplimentare. Un sistem ERP este scump pentru orice tip de afacere. 18

19 Investiţiile sunt de multe ori adevărate bombe cu ceas pentru bugetele companiilor. Totuşi, firmele care au implementat pachete Enterprise Resource Planning (ERP) trebuie să recunoască faptul că unele cheltuieli sunt supraevaluate, în timp ce altele sunt subestimate. Principalii "devoratori" de buget în implementarea pachetelor ERP sunt: a. Instruirea Instruirea este o componentă neglijată în procesul de implementare, atât ca etapă, cât şi la nivel bugetar. Astfel, costurile sunt subestimate, cel mai adesea pentru că se pierde din vedere faptul că majoritatea angajaţilor au de învaţat un nou set de procese şi nu doar o nouă interfaţă software. b. Integrarea şi testarea Testarea compatibilităţii pachetelor ERP cu alte programe software este o altă cheltuială de care nu se prea ţine seama în procesul de implementare. O companie standard de producţie poate avea aplicaţii add-on pentru partea de logistică, taxe, planificarea producţiei şi codurile de bare. Dacă la toată această listă se adaugă şi personalizarea funcţiilor de bază din pachetul ERP, costurile de integrare, testare şi mentenanţă a sistemului vor arunca în aer bugetul. c. Conversia datelor Transferul datelor, de tipul informaţiilor referitoare la clienţi şi furnizori, sau la designul produsului, de pe vechile sisteme pe cele ERP, este o operaţiune costisitoare. Multe din datele existente în sistemele primite moştenire nu sunt foarte importante. Companiile neagă de multe ori redundanţa datelor pe care le deţin, cel puţin până în momentul în care trebuie să le facă transferul în noile setări client/server necesare pachetelor ERP. d. Analiza datelor De multe ori datele din sistemele ERP trebuie combinate cu datele din sistemele externe pentru a putea permite realizarea de analize. Utilizatorii care efectuează analize în mod curent ar trebui să aibă în vedere în bugetul alocat implementarii ERP-ului şi depozitul de date, dar şi efortul necesar pentru a-l pune pe picioare. Utilizatorii sunt puşi în dificultate în acest moment: reactualizarea zilnică a tuturor datelor ERP dintr-un imens depozit de date, dintr-o corporaţie este dificilă. e. Consultanţi ad-infinitum Companiile trebuie să identifice clar obiectivele către care partenerii de consultanţă trebuie să îi orienteze pe angajaţi. Activitatea consultanţilor trebuie să poată fi evaluată, iar pentru aceasta este necesar să le fie stabilit un "plafon" în activitatea lor: f. Specialiştii Cei mai multi analişti susţin că succesul unui sistem ERP depinde de echipa care lucrează la implementarea lui. Software-ul este prea complex şi schimbările din zona de business prea dramatice pentru a lăsa un astfel de proiect pe mâna unor amatori. Vestea proastă este că, la finalul proiectului, companiile trebuie să fie pregătite să înlocuiască mulţi dintre specialişti. g. Echipele de implementare Multe companii tind să trateze implementările de ERP ca pe orice alt proiect software. Odată ce programul software a fost instalat, gândesc ei, echipa va fi dizolvată şi fiecare îşi va relua postul iniţial cu tot cu atribuţiile ce îi revin. După o implementare de sistem ERP însă, membrul echipei nu se poate reîntoarce la vechile atribuţiuni pentru că este mult prea valoros pentru companie - ajunge să ştie mai multe lucruri despre procesul de vânzări şi de producţie chiar decât agentul de vânzări, respectiv agentul de producţie însuşi. h. În aşteptarea beneficiilor În managementul de proiecte software tradiţionale, companiile se aşteaptă să vadă rezultatele imediat ce instalarea aplicaţiei s-a încheiat, lucru imposibil în cazul ERP. Majoritatea sistemelor ERP îşi relevă eficienţa după o perioadă mai îndelungată de la implementare, iar echipa de proiect la rândul său nu primeşte recompensa decât după amortizarea investiţiei. i. Depresia post-erp Conform unui studiu efectuat de o firmă de consultanţă, una din patru companii intervievate a suferit o scădere a performanţei imediat după implementarea sistemului ERP. Motivul este acela că totul funcţionează şi arată altfel decât până atunci, iar când angajaţii nu ştiu exact cu ce lucrează se panichează, acest lucru afectând întregul business. 19

20 C. Factorii de risc În privinţa riscurilor, se întâmplă adesea ca bugetele alocate şi/sau termenele prevăzute să fie cu mult depăsite unii analişti apreciază că aproximativ jumătate din proiectele ERP nu reuşesc să atingă obiectivele propuse. Cazuri celebre precum Boeing, Panasonic sau Siemens ilustrează eşecul proiectelor, în sensul ratării obiectivelor propuse ori depăşirii nepermise a bugetelor. În majoritatea cazurilor publicate eşecul implementării unui pachet de aplicaţii integrate s-a datorat problemelor organizaţionale. Într-un top al motivelor se regăsesc: tratarea ERP ca pe un sistem software; lipsa implicării managerilor executivi (top-manageri); concentrarea eforturilor pe instalarea software-ului şi pe invățarea acestuia; aşteptări nerealiste în privinţa duratei de implementare; utilizarea sistemelor ERP pentru colectarea și prelucrarea datelor; neimplicare şi neacceptare din partea utilizatorilor; implementări realizate de consultanţi şi specialişti externi; lipsa pregătirii psihologice corespunzătoare a utilizatorilor; comunicare defectoasă între membrii echipelor de proiect; proiectul nu a fost pregătit corespunzător ori resursele necesare dezvoltării sale au fost insuficiente. Aproape toți furnizorii consideră că riscurile vin din partea clientului şi nu din partea companiilor care se ocupă de implementare. SAP este de părere, de exemplu, că principalul risc ţine de necunoaşterea domeniului şi de neglijarea anumitor criterii de alegere a soluţiei ERP. Primul pas pentru o implementare de succes este alegerea unei soluţii performante, apropiată de specificul de activitate al clientului astfel încât nivelul de configurare să fie minim, o soluţie care să fie confirmată de referinţe pe piaţa românească. Printr-o comunicare adecvată între cele două echipe de proiect, problemele legate de implementare pot fi evitate. 20

21 CAPITOLUL 3 INTERNET, INTRANET ȘI EXTRANET SUPORTURI DE COMUNICAȚII PENTRU ORGANIZAȚII 3.1. Istoricul și infrastructura internetului Internet-ul s-a născut la mijlocul anilor 60 în forma ARPAnet (Advanced Research Projects Agency Net) - o reţea între mai multe computere din unele instituţii americane, ce lucrau pentru ARPA, un departament de cercetare din cadrul Pentagonului. ARPA a fost pus în funcţiune ca reacţie la succesul sovietic al lansării satelitului Sputnik în spaţiu în Unul din obiectivele ARPAnet era crearea unei reţele, care să nu fie distrusă datorită atacurilor asupra sistemului. Razboiul Rece fiind la apogeu, scenariul unui dezastru era considerat fie lansarea unei bombe fie un atac nuclear. Doar un minimum de informaţii era cerut de la computerele client din reţea. Când transmisia de date întâlnea un obstacol, se găsea o altă cale către adresa căutată. Toate acestea au fost codificate într-un protocol care reglementa transmisia de date pe Internet. În forma sa finală, acesta era TCP/IP (Transmission Control Protocol/Internet protocol), care este şi acum baza Internet-ului. TCP/IP face posibil ca modele diferite de computere, folosind sisteme diferite de operare, cum ar fi UNIX, Windows, MacOS etc. să se înţeleagă unele cu altele. Internet-ul reprezintă o mulţime globală de calculatoare interconectate, similar unei reţele locale, dar la o scară mult mai largă. În Internet fiecare calculator are o adresă unică exprimată ca un număr pe 32 de biţi. Aceste adrese sunt organizate în cinci clase de la A la E. Fiecare clasă care aparţine uneia din clasele A, B sau C constă dintr-un identificator de reţea (netid) şi un identificator de calculator gazdă (hostid). Clasa de adrese D este rezervată grupurilor de broadcast, iar clasa E este rezervată pentru utilizări ulterioare. Alocarea acestor numere este gestionată de organizaţia neguvernamentală InterNIC (Internet Network Information Center). Utilizarea adreselor numerice ale staţiilor în vederea realizării comunicării este extrem de dificilă pentru utilizatorii obişnuiţi. În Internet aceştia accesează server-ele şi resursele utilizând nume. Aceste nume sunt asociate adresei numerice a staţiei şi sunt gestionate şi atribuite la cerere de către DNS (Domain Naming System). Domeniile sunt împărţite în domenii generice (net, org, mil) şi nume de ţări (ro, at, ie) Servicii disponibile pe internet Elementul primar al Internet-ului este World Wide Web (cunoscut sub numele de Web sau WWW). WWW este un suport pentru text, grafică, animaţie şi sunet. Documentele destinate Web-ului sunt cunoscute sub numele de pagini Web. Paginile Web sunt memorate pe discul unui server specializat şi gestionate printr-un software special şi sunt regăsite şi afişate prin intermediul navigatoarelor Web (browser-e). Navigatoarele Web (cum ar fi Internet Explorer, Opera, Mozilla Firefox sau Google Chrome) afişează paginile de Web prin interpretarea unor marcatori definiţi cu ajutorul unui limbaj special utilizaţi pentru a codifica pagina de Web cu informaţia de afişat. Marcatorii au diferite semnificaţii. De exemplu aceştia specifică modul în care vor fi afişate diversele părţi ale paginii sau stabilesc legături între documente/fişiere. Un site Web este definit ca o colecţie coerentă de informaţii prezentată sub forma unor pagini Web, fişiere multimedia, documente şi de alte tipuri, între care există legături. Paginile Web şi colecţia de fişiere referite sunt integrate printr-o pagină Web denumită pagină principală. Această pagină conţine în mod uzual un cuprins sau un index care face referiri la celelalte pagini din site-ul Web. Într-un site bine proiectat toate celelalte pagini punctează către această pagină principală, chiar dacă navigatoarele moderne au butoane pentru acest lucru. Prin publicarea unui site local, directorul său local, împreună cu conţinutul său, este transferat la server-ul Web care conţine software-ul prin care site-ul este transmis navigatoarelor 21

22 Web ale calculatoarelor conectate la Internet. Odată publicat site-ul, se transformă din site local în site Web, iar interacţiunea utilizatorului cu el are loc similar modului descris în figura următoare. Figura 3.1. Comunicarea dintre navigatorul Web şi serverul Web Formatul unei locaţii din Internet este numită URL. Structura completă a unui URL este următoarea: protocol://nume-calculator-gazdă:port/cale-director/resursă Cel mai simplu serviciu informaţional din Internet este protocolul de transfer de fişiere FTP, care constă dintr-un mecanism care permite accesul la hard discuri externe, pentru a afişa conţinutul directoarelor şi pentru a manipula direct anumite fişiere. Serviciul a fost disponibil cu mult înaintea apariţiei Web-ului. Prin FTP sunt accesibile nenumărate fişiere din Internet. Un URL de tip FTP are următoarea formă: ftp://calculator-gazdă/cale-director. Un browser sau un navigator este o aplicație software ce permite utilizatorilor să afișeze text, grafică, video, muzică și alte informații situate pe o pagină din World Wide Web, dar și să comunice cu furnizorul de informații și chiar și ei între ei. Cele mai cunoscute browser-e sunt: Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Apple Safari și Opera. Figura 3.2. Sigle browser-e Internet Explorer, este un browser web produs și dezvoltat de Microsoft, fiind unul dintre cele mai populare browsere din lume, livrat odată cu sistemul de operare Windows pe PC sau telefoane inteligente. Istoria Internet Explorer începe în anul 1995, an în care Windows 95 este lansat. Până în prezent, Internet Explorer a fost dezvoltat în 9 versiuni majore. Mozilla Firefox este un browser de Web gratuit dezvoltat de Fundația Mozilla. Firefox este al doilea browser ca număr de utilizatori.. Firefox are multe facilități, cum ar fi navigarea cu file, un sistem împotriva phishing-ului și al spyware-ului, o facilitate de gestionare a descărcărilor ș.a. Este foarte configurabil se pot adăuga multe extensii făcute de dezvoltatori independenți; gama de extensii este deja foarte largă, fiind disponibile aproape de extensii de cele mai diverse facturi. 22