SISTEME INFORMATICE PENTRU MARKETING

Transcription

1 SISTEME INFORMATICE PENTRU MARKETING Obiectivul cursului Disciplina Sisteme informatice în marketing asigurǎ pregǎtirea studenţilor în domeniul analizei, proiectǎrii, implementǎrii şi utilizǎrii sistemelor informatice pentru conducerea activitǎţilor din domeniul marketing-ului Aceastǎ disciplinǎ urmeazǎ disciplinei Bazele informaticii şi are rolul aprofundǎrii cunoştinţelor din domeniul informaticii prin pregǎtirea studenţilor şi în domeniul sistemelor informaţionale şi a sistemelor informatice utilizate în marketing şi comerţ exterior. Această disciplină este structurată în trei module: I. Elemente de proiectare a sistemlor informatice. În cadrul acestui modul sunt prezentate conceptele utilizate în domeniul sistemelor informaţionale şi a sistemelor informatice. Sunt surprinse, de asemenea principalele aspecte legate de metodologia de proiectare a sistemelor informatice cu aplicaţii în domeniul marketing şi comerţ exterior. În final, sunt prezentate modalitǎţile de utilizare a diverselor pachete de programe şi sisteme informatice pentru asistarea deciziei din comertul exterior şi marketing. II. Sisteme de gestiune a bazelor de date. Acest modul prezintă conceptele de bază ale organizarii datelor în baze de date şi în cadrul unui sistem de gestiune a bazelor de date. Este descrisă arhitectura bazelor de date şi a sistemelor de gestiune a bazelor de date, accentual fiind pus pe modelul relaţional. Se prezintă, de asemenea caracteristicile bazelor de date relaţionale şi metodologia de proiectare a acestor baze de date. III. Aplicaţii de baze de date. Scopul principal al acestui modul este descrierea celor mai des întâlnite notiuni legate de definirea şi utilizarea bazelor de date. Pentru aceasta se vor prezenta modalităţile de creare, actualizare şi exploatare a unor baze de date prin intermediul a două Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date: FoxPro sub Windows Access. Oracle(anexa) S-au ales aceste produse deoarece sunt cele mai folosite baze de date relationale în prezent. Problemele teoretice şi practice sunt prezentate echilibrat astfel încât dupǎ parcurgerea acestei discipline studenţii sǎ poatǎ proiecta aplicaţii de baze de date şi să poată utiliza pachete de programe sau sisteme informatice. 1

2 Sistem informatic SISTEME INFORMAŢIONALE ŞI SISTEME INFORMATICE PENTRU MARKETING ŞI COMERŢ EXTERIOR Parte I - Elemente de proiectare a sistemelor informatice CAPITOLUL 1. SISTEMUL INFORMATIC 1.1. Sistem sistem informaţional -sistem informatic Sistemul reprezintă o colecţie de obiecte aflate într-o interacţiune neîntâmplătoare. Obiectele acestuia pot fi de acelaşi tip sau eterogene şi ele pot fi inclusiv sisteme. Sistemele pot fi: naturale, ex. omul ca fiinţă aflată în interacţiune cu mediul în care trăieşte artificiale, ex. calculatorul mixte, adică combinaţia dintre sistemele naturale + artificiale; ex. om + calculator. Într-un scenariu simplificat, un sistem generează informaţii atunci când îşi modifică starea şi când modificarea este percepută din exterior. Studiul unui sistem presupune stabilirea: legăturilor colecţiei cu mediul, relaţiilor dintre obiectele colecţiei, evoluţiei sau a evoluţiilor posibile în timp (traiectoria acestora), evoluţii urmărite în condiţionarea lor externă (comportamentală) şi internă (structurală). Orice sistem interacţionează cu mediul pe trei paliere: substanţial, energetic informaţional. Un sistem real văzut numai prin intermediul schimburilor de informaţii devine un sistem informaţional. Sistemul informational reprezintă ansamblul de elemente implicate în procesul de colectare, de prelucrare, de stocare şi de transmitere a informaţiilor specificându-se mijloacele de tratare şi modelele utilizate. Sistemul informaţional poate fi caracterizat prin: canalele de comunicare a sistemului cu mediu; 2

3 PARTEA I componentele sistemului interacţiunea dintre componente Într-un astfel de sistem: componentele au o interacţiune minimă unele cu altele, numai prin intermediul unor interfeţe bine definite care realizează un control riguros al transferului de informaţii sistemul are o structură ierarhică a componentelor; fiecare componentă poate fi la rândul ei un sistem. Abordarea sistemică ajută la depăşirea obstacolului creat de complexitatea sistemului. Sistemul informatic este ansamblul de elemente implicate în tot acest proces de culegere, de prelucrare, de stocare şi de transmitere a datelor pe cale electronică. Un sistem informatic poate conţine: calculatoare, sisteme de transmisie a datelor, alte componente hardware, softwere-ul, datele prelucrate, personalul ce exploateaza tehnica de calcul, teoriile ce stau la baza algoritmilor de prelucrare, etc. Se poate spune deci, ca sistemul informatic este inclus in sistemul informaţional, acesta din urma fiind o componentă esenţială a primului Sisteme informaţionale Sistemul informaţional oferă materia primă (informaţia) necesară în stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor manageriale, a sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor atât manageriale, cât şi de execuţie în cadrul organizaţiilor socio-economice. Sistemul informaţional poate fi definit ca ansamblul datelor, informaţiilor, fluxurilor şi circuitelor informaţionale, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor menite să contribuie la stabilirea şi la realizarea obiectivelor organizaţiei. Pentru a înţelege definiţia enunţată mai sus vom explicita componentele sistemului informaţional. 1. Datele şi informaţiile Datele şi informaţiile reprezintă componentele primare ale sistemului informaţional. În ultimii ani s-a conştientizat pe deplin importanţa informaţiilor necesare unui management eficient. Termenii de "date" şi "informaţii" sunt adesea interschimbaţi în vorbirea curentă ca şi cum ar însemna acelaşi lucru. Pentru manageri şi specialiştii informaticieni, termenii respectivi au înţelesuri diferite: datele sunt fapte, evenimente, tranzacţii şi aşa mai departe, care au fost înregistrate; datele sunt înşiruiri de caractere numerice şi alfanumerice cu o anumită semnificaţie; datele economice descriu acţiuni, procese, fapte, fenomene referitoare la organizaţie. 3

4 Sistem informatic informaţiile sunt date care au fost transformate (procesate) într-un mod care să fie util receptorului din materiale de intrare brute (neprelucrate). În concluzie, informaţiile validate devin cunoştinţe utilizabile de receptor. Trebuie spus receptorului ceva ce nu îi este cunoscut şi care nu poate fi prevăzut. Dacă un mesaj sau raport nu are aceste atribute, receptorul va primi date nu informaţii. Fără un mediu eficient de filtrare şi agregare a datelor, managerul poate fi "... bogat în date însă sărac în informaţii" [Finlay şi Mitchell, 1994 citaţi de Targett,1996]. Din punct de vedere al teoriei comunicaţiilor, informaţia este un mesaj, un semnal ce reflectă starea unui sistem sau a mediului în care acesta funcţionează şi care aduce receptorului un spor de cunoaştere. Informaţia economică, prin datele furnizate, aduce un spor de cunoaştere relativ la aspectele economice ale organizaţiei oferind elemente noi care vor fi utilizate în cadrul acesteia.informaţiile se obţin în urma prelucrării datelor. Putem spune că orice informaţie este o dată, în schimb nu orice dată este o informaţie, ci numai aceea care are pentru receptor valoare. Informaţiile relevante sunt informaţiile care : sporesc cunoştinţele, reduc incertitudinile, sunt utilizabile pentru scopul propus. Valoarea informaţiei Informaţia nu are valoare ea însăşi, valoarea derivă din valoarea schimbată în comportamentul decizional cauzate de informaţia disponibilă minus costul producerii informaţiei. Clasificarea informaţiilor O clasificare a informaţiilor este făcută de Lucey[1995] în funcţie de: sursă : interne, externe, primare, secundare, guvernamentale; natură : cantitative, calitative, formale, informale; nivel : strategic, tactic, operativ; timp : istorice, prezent, viitor; frecvenţă : continue (timp real), orare, zilnice, lunare, anuale; utilizator : planificare, control, luarea deciziilor; forma : scrise, orale, vizuale, senzoriale; eveniment : la intervale planificate, ocazionale, la cerere; tip : detaliat, sumare, totale, abstracte; Funcţii realizate de informaţii În afară de funcţia generală de îmbunătăţire a cunoştinţelor, informaţiile asistă managerul în mai multe moduri, incluzând: 4

5 PARTEA I reducerea incertitudinii: informaţiile relevante ajută în reducerea necunoaşterii; ca un ajutor în monitorizare şi control: informaţiile produse despre performanţă, extinderea planificării nivelurilor de performanţă, vor ajuta managerul să controleze mai bine operarea; ca mediu de comunicare: managerul are nevoie să ştie despre dezvoltare, planuri, schimbări stânjenitoare şi aşa mai departe; ca o memorie suplimentară: prin existenţa informaţiilor istorice despre performanţă, tranziţii, rezultatele acţiunilor trecute şi deciziile disponibile prin referiri; ca ajutor în simplificare: prin reducerea incertitudinilor şi sporirea înţelegerii, problemele şi situaţiile sunt simplificate şi devin mai controlabile. 2. Procese informaţionale În funcţie de natura lor, modul de procesare al informaţiei este diferit drept pentru care apar mai multe tipuri de procese informaţionale. a) Procesarea datelor este utilizată în activităţile care necesită un volum mare de calcule cum ar fi situaţiile şi rapoartele economice. În funcţie de modul de organizare al acestor date putem avea mai multe tipuri de procesări, cum ar fi: procesarea datelor prin intermediul limbajelor de programare; aceste limbaje pot fi specializate pe probleme economice cum este COBOL, pe probleme ştiinţifice ca FORTRAN sau sunt limbaje de programare generale cum sunt PASCAL, C, VISUAL BASIC; organizarea datelor prin intermediul acestor limbaje este realizată sub forma fişierelor de date; procesarea datelor prin intermediul sistemelor de gestiune a bazelor de date ca FOXPRO, MS ACCESS; organizarea acestor datelor se realizează în baze de dat; procesarea datelor prin intermediul procesoarelor de tabele cum este LOTUS 1-2-3, EXCEL sau prin funcţiile de procesare a tabelelor oferite de pachetele de programe integrate: FRAMEWORKS, OPEN ACCESS; în astfel de procesării organizarea datelor este sub forma foilor de calcul electronic; acest mod de procesare este foarte răspândit în activităţile economice cu precădere în cele de marketing datorită uşurinţei cu care pot fi utilizate de nespecialişti în domeniul informatic. b) Procesarea textelor se realiează prin intermediul editoarelor de text cum ar fi WORD. Aceste procesoare de text oferă facilităţi pentru lucrul cu texte cum sunt: operaţii pentru definirea mărimii şi formei caracterelor, a structurii paginilor şi a paragrafelor sau operaţii lingvistice cum sunt: despărţirea automată a cuvintelor în silabe, controlul gramatical,lexical şi ortografic al textului analizat. 5

6 Sistem informatic c) Procesarea documentelor vizează prelucrarea informaţiei vizuale care se realizează cu ajutorul programelor specializate pentru procesarea documentelor: VENTURA, PAGE MAKER; COREL DRAW sau de funcţiile specializate ale editoarelor de ext sau tabele: WORD; LOTUS sau EXCEL. d) Procesarea sunetelor se realizează digital prin intermediul unor echipamente şi programe specializate cum este sistemul SOUND BLASTER care poate funcţiona cuplat la calculator personal. Sistemul informatic poate fi cuplat la sisteme audio analogice casetofon, magnetofon, compact-disck dar şi la dispozitive de comunicaţie acustice telefon sau interfon. Forma digitală este obţinută prin convertirea din forma analogică în care sunetele sunt percepute. e) Procesarea imaginilor inclusiv a celor în mişcare reprezintă cele mai moderne realizării ale electronicii şi informaticii. Imaginea vizuală dinamică este rezultatul afişării unui număr de minim 25 de imagini pe secundă prin care se crează senzaţia vizuală de mişcare. Sursa acestor imagini vizuale dinamice poate fi diversă: realitatea surprinsă prin tehnica de filmat (cu camere de luat vederi), imagini transmise analogic sau digital prin sisteme de comunicaţie video sau animaţie realizată pe calculator cu ajutorul unor dispozitive fizice şi logice. De obicei, prelucrarea informaţiei vizuale este însoţită de prelucrarea informaţiei sonore, dacă imaginea este însoţită de sunet sau voce umană. 3. Circuite şi fluxuri informaţionale Informaţiile care circulă între compartimentele organizaţiilor socio-economice sau între persoanele acestora formează adevărate circuite informaţionale. Circuitul informaţional reprezintă drumul pe care îl parcurge informaţia între emitor şi receptor. O secţiune prin acest circuit informaţional formează un flux informaţional. Fluxul informaţional reprezintă cantitatea de informaţii care circulă între emiţător şi receptor. El este caracterizat prin: conţinut, sens, frecvenţă, lungime, viteză, fiabilitate, cost. Circuitele şi fluxurile informaţionale pot fi clasificate după mai multe criterii, astfel: a) după direcţie: verticale, orizontale, oblice; b) după frecvenţă: periodice, ocazionale c) după locul de formare: interne, externe. 4. Proceduri informaţionale Această componentă capătă o importanţă din ce în ce mai mare în firmele actuale. Procedura informaţională reprezintă ansamblul de elemente prin intermediul cărora se indică modalităţile de culegere, de înregistrare, de transmitere şi de prelucrare a informaţiilor specificându-se operaţiile ce urmează să se efectueze şi succesiunea acestora, precum şi a modelelor şi a mijloacelor de tratare. 6

7 PARTEA I Actual, procedurile informaţionale au câteva caracteristici: au un caracter detaliat; au un grad mare de standardizare; au caracter operaţional. 5. Mijloacele de tratare a informaţiilor Aceste mijloace pot fi de trei feluri: a) manuale: maşini de dactilografiat, maşini de calcul manual, maşini de contabilizat şi facturat; b) mecanizate: maşini cu cartele perforate; c) automate: calculatoare. 6. Funcţiile sistemului informaţional Sistemul informaţional poate avea trei funcţii: a) Decizională se referă la acele elemente necesare în cadrul procesului de luare al deciziilor; b) Operaţională are ca scop realizarea acţiunilor care conduc la îndeplinirea obiectivelor organizaţiei c) Documentară se referă la perfecţionarea personalului prin sporirea cunoştinţelor. 7. Deficienţele sistemului informaţional Un sistem informaţional poate avea patru tipuri de deficienţe: a) distorsiunea, constă în modificarea parţială, neintenţionată a conţinutului mesajului unei informaţii; b) filtrajul, constă în modificarea parţială sau totală a mesajului în mod intenţionat; c) redundanţa, constă în culegerea, în prelucrarea şi în transmiterea repetată a unor informaţii; d) supraîncărcarea circuitelor informaţionale, constă în depăşirea capacităţii de transport a circuitelor, ceea ce duce la blocarea sau la întârzierea ajungerii mesajului la receptor. 8. Parametrii calitativi ai informaţiilor Informaţia ca materie primă a sistemului informaţional trebuie să îndeplinească o serie de condiţii: să fie reală, sigură şi precisă, sintetică şi concisă, să aibă un caracter dinamic, să ajungă la receptor în timp util şi să fie adaptată nivelului de înţelegere a personalului implicat. 9. Principiile sistemului informaţional Aceste principii sunt: 7

8 Sistem informatic a) conceperea şi funcţionarea sistemului informaţional este subordonată cerinţelor impuse de managementul organizaţiei; b) necesitatea corelării sistemului informaţional, cu cel decizional şi operaţional; c) metodologia de tratare a informaţiilor trebbuie să fie unitară; d) surprinderea abaterilor esenţiale; e) asigurarea timpului de reacţie necesar sistemului decizional; f) extragerea maximului de informaţii finale din baza de informaţii primare; g) flexibilitate h) eficienţa şi eficacitatea 10. Tendinţe în conceperea şi în funcţionarea sistemelor informaţionale Actual, câteva aspecte au o importanţă din ce în ce mai mare când vorbim de conceperea şi funcţionarea sistemelor informaţionale: a) perfecţionarea mijloacelor de tratare a informaţiilor; b) utilizarea bazelor de date şi în special a bazelor de date specializate; c) utilizarea reţelelor de calculatoare Sisteme informaţionale în linii generale Făcând diferenţierea între date şi informaţii şi recunoscând rolul cheie al utilizatorului, putem descrie acum, în linii generale, un model care este aplicat la toate sistemele informaţionale, manuale sau computerizate, conform figura

9 PARTEA I Lumea Colectarea Memorare în fişier Procesarea Date Date procesate (transformate) Comunicarea Utilizatori Date Memorie utilizator/ Bază de cunoştinţe Procesare/înţeleg ere utilizator Informaţii Acţiuni/Decizii/ Schimbări etc. Lumea Figura 1.1. Sistemul informaţional în linii generale 1.4. Sistemul informatic Sistemul informatic reprezintă partea automatizată a sistemului informaţional şi este cuprins în acesta. Sistemul informatic este o parte a sistemului informaţional în care operaţiile de culegere, de prelucrare, de stocare şi de transmitere a datelor se realizează cu ajutorul calculatorului. Componentele sistemului informatic sunt: 1. Componenta hardware (fizică) cuprinde ansamblul de echipamente utilizate în culegerea, prelucrarea, stocarea şi transmiterea datelor şi a informaţiilor. 2. Componenta software conţine sistemul de operare şi programele de aplicaţie. 3. Baza informaţională cuprinde: 9

10 Sistem informatic a) un ansamblu de colecţii de date (baze de date) care conţin şi descrierea legăturilordintre aceste colecţii; b) baza de modele formată din algoritmi, formule, modele matematice, precum şi din metodele şi tehnicile de realizare a sistemelor informatice. 4. Resursele umane formate di personalul de specialitate: operatori, programatori, analişti, administratori de baze de date şi reţele; 5. cadrul organizatoric cuprinde cadrul legal de funcţionare a sistemului informatic. Cu ajutorul acestor componente, sistemul informatic realizează procesul de prelucrare automată a datelor cu scopul obţinerii de informaţii în vederea fundamentării deciziilor sau realizării producţiei. Obiectivele sistemelor informatice Obiectivul principal al unui sistem informatic îl constituie asigurarea sistemului de conducere cu informaţiile necesare fundamentǎrii deciziilor. Aceste informaţii trebuie sǎ fie reale şi sǎ fie furnizate sistemului de conducere în timp util. Sistemul informatic are de asemenea un numǎr de obiective secundare, privite ca şi condiţii ale realizǎrii obiectivului principal. Obiectivele secundare sunt compatibile între ele şi compatibile cu obiectivul principal. Din punct de vedere al domeniului de activitǎţi, obiectivele sistemelor informatice se clasificǎ în: 1. Obiective care afecteazǎ activitǎtile de bazǎ ale unitǎţii economice ( aprovizionare, producţie, desfacere ).Aceste activitǎţi pot fi: reducerea ciclului de fabricaţie creşterea gradului de încǎrcare al capacitǎţilor existente creşterea volumului producţiei reducerea consumurilor specifice de materii prime creşterea productivitǎţii muncii reducerea personalului administrativ creşterea rentabilitǎţii şi implicit a profitului 2. Obiective referitoare la funcţionarea sistemului informaţional.acestea sunt: creşterea exactitǎţii şi a preciziei în prelucrarea datelor şi informarea conducerii creşterea vitezei de rǎspuns la solicitǎrile beneficiarului reducerea costului informaţiei raţionalizarea fluxurilor informaţionale raţionalizarea circuitelor informaţionale 10

11 PARTEA I Realizarea obiectivelor referitoare la funcţionarea sistemelor informaţionale influenţeazǎ realizarea obiectivelor legate de activitǎţile de baza ale unitǎţii economice. Din punct de vedere al posibilitǎţilor de cuantificare, obiectivele sistemelor informatice sunt: 1. Obiective cuantificabile.acestea pot fi: reducerea cheltuielilor indirecte creşterea volumului producţiei reducerea cheltuielilor de transport 2. Obiective necuantificabile.aceste obiective nu se pot mǎsura direct si exprima în cifre.obiectivele necuantificabile pot fi: reducerea muncii în asalt îmbunǎtǎţirea imaginii unitǎţii economice creşterea calitǎţii informaţiilor Clasificarea sistemelor informatice Sistemele informatice acopera cele mai diverse domenii. În funcţie de specializare, avem: Sisteme specializate (dedicate), adica sunt proiectate pentru a rezolva un anume tip de problema dintr-un anume domeniu; Sisteme de uz general, cu ajutorul carora se poate rezolva o gama larga de probleme din mai multe domenii; O clasificare în funcţie de aria de cuprindere va cuprinde: Sisteme locale, programele necesare prelucrarilor de date si datele se afla pe un singur sistem de calcul; Sisteme pe retea, sistemul functioneaza intr-o retea de calculatoare, caz in care, datele si programele pot fi distribuite mai multor statii de lucru ce fac parte din acea retea. In ultimul timp se merge tot mai mult pe varianta sistemelor de lucru in retea, avantajele fiind evidente : transfer de date intre statii foarte rapid, costuri minime, etc. În funcţie de localizarea datelor şi de locul în care sunt efectuate prelucrarile, putem avea sisteme informatice cu: date centralizate, datele se afla pe un singur sistem de calcul; date distribuite, datele se afla distribuite pe mai multe calculatoare in retea; prelucrari centralizate, prelucrarea datelor se face pe o singura statie de lucru, indiferent de numarul statiilor pe care sunt informatiile de prelucrat; 11

12 Sistem informatic prelucrari distribuite, mai multe calculatoare prelucreaza datele provenite de la unul sau mai multe calculatoare din retea; Sistemele pot fi clasificate dupa domeniul în care funcţionează în : Sisteme pentru prelucrări economice, utilizînd baze de date, specializate in gestiunea unor cantitati mari de date; Sisteme pentru prelucrari stiintifice, specializate pe anumite domenii stiintifice; Sisteme de conducere a proceselor tehnologice, pentru conducerea unor masini, scule, unelte computerizate; Dupa nivelul ierarhic ocupat de sisteme informatice în structura organizatorică a societăţii, putem avea: Sisteme informatice pentru conducerea activitatilor la nivelul unitatilor economice; Sisteme informatice la nivelul organizatiilor cu structura de grup; Sisteme informatice teritoriale; Sisteme informatice la nivel de ramura si subramura si la nivel economic national; Sisteme de uz general. Dupa activitatea ce o automatizează, sistemele pot fi pentru: conducerea productiei; activitatea comerciala; evidenta contabila; evidenta materialelor si marfurilor; evidenta personalului si salarizare; evidenta mijloacelor fixe. Acete sisteme au o aplicare imediată în cadrul rezolvării unor probleme de natură economică. Deci una dintre ramurile cele mai informatizate Sistemele de informare a conducerii Sistemele de informare a conducerii se regăsesc la nivelul conducerii tactice a unei organizaţii. La acest nivel, sistemele informaţionale trebuie să asigure informaţiile necesare stabilirii planurilor şi bugetelor de desfăşurare a activităţilor, care în majoritatea cazurilor s unt decizii ce privesc gestionarea resurselor întreprinderii, supravegherea şi controlul. Din punctul de vedere al informaţiilor, sistemele de informare a conducerii sunt caracterizate prin următoarele trăsături: 12

13 PARTEA I periodicitate - informaţiile se obţin în mod periodic, cunoscându-se aproape cu exactitate momentele în care ele sunt necesare; caracter permanent - fiind cunoscute perioadele de timp la care informaţiile se vor obţine, conţinutul rapoartelor de ieşire este, de cele mai multe ori, acelaşi. Dar, pot să apară şi informaţii cu caracter surpriză, care să nu fi fost prevăzute de către manageri; caracter comparativ - informaţiile se referă atât la trecut (pentru a controla modul în care s-au utilizat resursele), la prezent (pentru a şti ce s-a realizat comparativ cu ceea ce se prevăzuse în planuri), cât şi la viitor (pentru obţinerea planurilor de acţiuni). Informaţiile urmăresc să scoată în relief, în primul rând, abaterile de la normalitate; forma sintetică - informaţiile nu abundă în detalii, ci iau forma unor rapoarte cât mai concise; provenienţa internă şi externă a datelor - informaţiile se obţin pe baza datelor oferite de sistemele de prelucrare a tranzacţiilor, dar şi pe baza celor oferite de mediul în care organizaţia îşi desfăşoară activitatea (concurenţă, legislaţie ş.a.); caracterul structurat şi semistructurat al datelor şi informaţiilor; exactitate relativ mare - informaţiile preluate de la sistemele de prelucrare a tranzacţiilor, prin structura lor, au un grad foarte mare de exactitate, dar nu acelaşi lucru se poate spune despre informaţiile provenite din exterior. Categoriile de informaţii solicitate de aceste sisteme sunt: informaţii privind nivelul de performanţă al activităţii (standard, previzionată, bugetară); informaţii despre abaterile de la rezultatele prevăzute; informaţii privind cauzele care au determinat abaterile; informaţii privind posibilele decizii sau acţiuni de urmat. Instrumentele utilizate de sistemele de informare a conducerii sunt: modele de planuri şi bugete pentru a asista managerii în depistarea problemelor, pregătirea şi revizuirea planurilor şi bugetelor, care includ proiecţii ale posibilelor rezultate obţinute din activităţile curente; programe de raportare a abaterilor pentru pregătirea rapoartelor privind performanţele şi abaterile de la ceea ce s-a planificat sau de la alte standarde de analiză a activităţii (indicatorii de performanţă); modele de analiză a problemelor necesare pentru luarea deciziilor; modele de decizii pentru a se asigura evaluarea situaţiilor existente şi pentru a oferi posibile soluţii; modele operaţionale. 13

14 Sistem informatic Ieşirile sistemelor de informare a conducerii sunt planurile şi bugetele, rapoartele planificate, rapoartele cu titlu de excepţie, analizele, rapoartele neplanificate. Caracterul deciziilor la acest nivel al conducerii este parţial structurat deoarece presupune intervenţii şi judecăţi subiective, în cuplaj cu date certe şi modele formalizabile. Sistemele de informare a conducerii trebuie să fie analizate prin prisma următoarelor elemente: legătura cu sistemele de prelucrare a tranzacţiilor, pentru că acestea sunt sursa principală a datelor de care au nevoie. Totuşi, chiar dacă legătura este foarte strânsă cu SPT (sisteme de prelucrare a tranzacţiilor), nu trebuie să se tragă concluzia că dacă la nivelul organizaţiei există SPT, implicit, va fi şi sistemul de informare a conducerii; reprezintă suportul pentru luarea deciziilor structurate, fiind considerate instrumente pentru realizarea funcţiilor conducerii, de planificare şi control. Ele vin în sprijinul proceselor decizionale şi, îndeosebi, a celor foarte bine înţelese, repetitive şi structurate; apelează la diverse modele de prezentare a informaţiilor pentru factorii de decizie (ca cele prezentate anterior). O imagine generală asupra intrărilor, prelucrărilor şi ieşirilor din sistemele de informare a conducerii este prezentată în figura 1.2. Seria sistemelor de informare a conducerii poate continua cu alte componente, cum sunt: planificarea necesarului de materiale; planificarea necesarului de aprovizionat; sistem pentru personal: date de identificare (generală); date despre locurile de muncă; date specifice persoanelor. În concluzie, sistemele de informare a conducerii au următoarele caracteristici principale: sprijină luarea deciziilor structurate şi semistructurate atât la nivel operaţional, cât şi la nivel tactic; sunt, în general, orientate către raportare şi control. Aceste sisteme sunt proiectate pentru a evalua, pe de o parte, activităţile desfăşurate, iar pe de altă parte pentru a oferi informaţii necesare efectuării controlului şi planificării; se bazează, în cea mai mare parte, pe date şi fluxuri de date interne; 14

15 PARTEA I sunt orientate, cu precădere, spre trecut şi prezent, dar asigură şi realizarea previziunilor pe perioade scurte de timp; au caracter relativ inflexibil, datorită cunoaşterii aproape cu exactitate a tipurilor de rapoarte şi a conţinutului acestora, acre rămân neschimbate perioade mai mari de timp; deciziile luate la acest nivel fac trimitere mai mult la tranzacţiile care au loc în interiorul organizaţiei, decât în exteriorul ei; datele necesare sunt cunoscute şi relativ stabile; presupun o perioadă relativ mare de timp pentru analiza şi realizarea lor (de la unul la doi ani). Sursa datelor Date despre tranzacţii Bugete, planuri, indicatori Alte surse externe Cereri, Întrebări, probleme Instrumente de lucru Modele de planuri şi bugete Raportarea abaterilor Modele de analiză a problemelor Modele de decizie Modele operaţionale Planuri şi bugete Rapoarte planificate Rapoarte cu titlul de excepţie Analize Figura 1.2. Intrările, prelucrările şi ieşirile unui sistem de informare a conducerii 1.6. Sistemul de marketing Un exemplu de sistem de informare a conducerii îl reprezintă sistemul informaţional de marketing. Componentele sistemului informaţional de marketing (SIM) rezultă din obiectivele acestui sistem: managementul întregului proces de marketing: sprijin direct al activităţilor de vânzare şi al personalului din domeniul desfacerii; 15

16 Sistem informatic identificarea timpurie a noilor produse sau tipuri de servicii solicitate pe piaţă; stabilirea unor preţuri competitive, fără să afecteze nivelul prevăzut al profitului; controlul costurilor de marketing; analiza eficienţei marketingului. Sistemul informaţional de marketing este o parte a sistemului de informare a conducerii unei organizaţii care integrază nucleul informatic necesar activităţilor de marketing. Acest nucleu informatic conţine instrumentele hardware şi software necesare pentru stocarea şi transmiterea informaţiilor sub diferite forme (analogic sau digital) sau genuri (date,texte, sunete şi imagini) specifice acestor tipuri de activităţi. Încadrarea sistemului informaţional de marketing în mediul economico-social şi evidenţierea rolului şi locului în cadrul organizaţiei, precum şi fluxurile informaţionale existente între el şi celelalte sisteme ale organizaţiei sunt prezentate în figura 1.3. Sistemul de marketing din cadrul sistemului de informare a conducerii are un dublu rol: de a prelua şi transmite deciziile sistemului de conducere prin intermeduiul sistemului informatic operaţional tuturor compartimentelor de execuţie care formează sistemul operaţional. în sens invers, sistemului de conducere poate solicita: o informaţiile referitoare la modul de execuţie a deciziilor şi a celorlalte aspecte privind funcţionarea sistemului operaţional sunt preluate de sistemul informatic operaţional, selectate, analizate, realizate rapoartele care vor fi transmise sistemului de conducere; o prezentarea unor alternative de soluţionare a unor probleme, pentru care sistemul de informare a conducerii consultă sistemul de decizie, înainte de a răspunde unor astfel de cereri. 16

17 PARTEA I Mediul social economic Sistemul de conducere SI Sistemul de comunicaţie Sistemul decizional Figura 1.3. Locul sistemului de marketing în cadrul organizaţiei Sistemul de informare a conducerii S G B D Sistemul de marketing Sistemul operaţional Sistemul informatic operaţional Sistemul condus Figura 1.3. Locul sistemului de marketing în cadrul organizaţiei Toate acestea reprezintă fluxuri informaţional-decizionale interne ale sistemului organizaţional al întreprinderii. Sistemul informaţional realizează şi legătura cu mediul social-economic prin organizaţiile ierarhic superioare dar şi cele subordonate, partenerii de afaceri, furnizori, clienţi, sistemul financiar-bancar. Aceste funcţii externe actual sunt realizate de sisteme de telecomunicaţii asistate de calculator. Sistemul de informare a conducerii care include sistemul de marketing are rolul de interfaţă între: sistemul condus şi cel de conducere; sistemul informatic operaţional şi sistemul de comunicaţii; sistemul operaţional şi cel decizional; Principalele componente ale sistemului informaţional de marketing, des întâlnite şi în organizaţiile noastre, sunt: sistemul informaţional al desfacerii (SID), sistemul 17

18 Sistem informatic informaţional al produselor şi sistemul activităţii propriu-zise de marketing (SAM) sau de analiză a pieţei. 1. Sistemul informaţional privind desfacerile se referă la: Analiza vânzărilor: se urmăresc desfacerile de produse pe localităţi, orientându-se activitatea spre cunoaşterea datelor care s-au cules de către biroul de vânzări sau la departamentul de studiere a vânzărilor dintr-o regiune. Excepţiile sunt luate sub control. Analiza produselor vândute: se studiază produsele pe zone de desfacere. Foarte utilă pentru produsele noi, pentru cele sezoniere ş.a.m.d. Analiza pe vânzători: se stabileşte eficienţa activităţii personalului antrenat în desfacerea produselor. Analiza costului vânzării: se determină cât costă activitatea de vânzare a produselor, combinându-se datele despre vânzători, produse ş.a. Prognoze vânzări: se stabilesc vânzările viitoare. 2. Sistemul informaţional al produselor Un astfel de sistem depinde de alte sisteme de prelucrare a tranzacţiilor, cum sunt cele de: gestiune a stocurilor; contabilitate generală; managementul trezoreriei; conturile de datorii. În interiorul sistemului sunt aplicaţii ce urmăresc: Preţurile: pentru determinarea preţului de vânzare al produselor de achiziţie sau de producţie ale elementelor supuse vânzării. Se folosesc datele din proiectare sau din aplicaţiile de gestiune a stocurilor (partea de consumuri materiale), iar în cazul articolelor primite din afară se vor folosi datele oferite de furnizori. Specificaţii tehnice ale produselor: sunt cuprinse performanţele şi caracteristicile produselor. Planificarea/estimarea profitului: luându-se în calcul costul produselor, preţul de vânzare, cererea posibilă, se poate stabili profitul planificat. Managementul financiar: rolul esenţial al acestuia este de a se cunoaşte în ce măsură poate fi lansat un nou produs sau este posibilă menţinerea unei linii de producţie veche. Estimări de piaţă stabileşte mărimea pieţei, precum şi schimbările de opţiuni privind produsele vândute. 18

19 PARTEA I Aplicaţiile anterioare se bazează pe informaţii cantitative. Însă pot fi solicitate şi informaţii narative (descriptive) prin aplicaţii de genul: Idei de realizare a noi produse: prin descrieri ale preferinţelor clienţilor sau prin solicitări de noi produse sau servicii. Evaluarea produselor: comentarii şi sugestii venite de la beneficiarii din trecut, prezent şi viitor - de regulă, se referă la îmbunătăţiri ale produselor sau la schimbarea lor. Planificarea producţiei: se folosesc datele din aplicaţiile anterioare (idei de noi produse şi evaluare produse). 3. Sistemul informaţional de analiză a pieţei (marketing propriu-zis) Sistemul informaţional despre piaţă este orientat spre surprinderea mediului de afaceri în care se lansează organizaţia. Informaţiile oferite de sistem se referă la: Strategiile de marketing ale concurenţilor: descrierea lor (pentru produse similare); cum susţin produsele prin preţuri mici? cum sunt accesate pieţele de ei? cum se promovează performanţele produselor? cum se oferă o diversificare a produselor? cum se limitează unele produse la un grup de clienţi? Profilul financiar al concurenţilor: stabilitatea lor financiară; întregul domeniu de activitate din punct de vedere financiar; cum pot rezista financiar, prin purtarea războaielor preţurilor? cum pot susţine campanii de promovare foarte scumpe? cum pot avea programe de cercetare puternice? Profilul produselor: slăbiciunile şi punctele tari ale produselor/serviciilor concurenţilor; strategii de vânzare sau de piaţă orientate împotriva altor produse concurente, determinând clienţii să-şi orienteze preferinţele spre produsele firmei. Cercetări de marketing: detalii despre caracteristicile produselor (mărime, culoare, ambalaj, firmă) culese de la sursa; orientare spre întreaga piaţă sau spre un produs, sau o marcă de produse, sau spre o anumită zonă geografică. Un astfel de sistem de studiu al pieţei conţine deseori detalii utile în promovare: 19

20 Sistem informatic planificarea convingerii unor clienţi: prin reclamă şi vânzări promoţionale se poate cuceri un anumit segment de piaţă sau un grup de consumatori )se vor lua în calcul costurile şi beneficiile acţiunii); planificarea promovării vânzătorilor Sistemul decizional Putem spune că sistemul decizional reprezintă sistemul nervos al unei organizaţii în timp ce sistemul informaţional poate fi privit ca sistemul circulator. Informaţia, după cum a rezultat din paragrafele anterioare şi în special din figura sistemul de marketing, are un rol fundamental în procesul de fundamentare a deciziilor. Decizia poate fi definită ca o informaţie de comandă pentru sistemul condus, care are caracter obligatoriu. Sistemul informaţional este subordonat procesului decizional, prin urmare, calitatea deciziilor depind de calitatea informaţiilor. Decizia ca şi informaţia, pentru a-şi îndeplinii multiplele funcţii ce-i revin trebuie să îndeplinească câteva cerinţe: să fie fundamentată ştiinţific; să fie asumată; să fie integrată în cadrul deciziilor ce trebuiesc adoptate; Deciziile pot fi clasificate după mai multe criterii, dintre care amintim: 1. după orizont: strategic, tactic, operaţional; 2. după frecvenţă: periodice, aleatoare, unice; 3. după posibilitatea anticipării: anticipate, imprevizibile; 4. după sfera de cuprindere: participative, individuale. Datorită complexităţii mediului decizional, adoptarea deciziilor devine din ce în ce mai dificilă şi managerii apelează tot mai mult la utilizarea calculatoarelor. În prezent, pentru adoptarea acestor decizii sunt utilizate programe specializate pe baza unor modele, metode şi tehnici decizionale care au la bază calculatorul. Actual, există o preocupare permanentă a factorilor de conducere pentru perfecţionarea sistemelor informaţionale şi a celor decizionale. Modul prin care se realizează aceste obiective este utilizarea calculatoarelor în cadrul procesului de luare a deciziilor. Sistemele decizionale oferă informaţii în mod interactiv pentru a sprijini managerii în luarea deciziilor. Acestea vizeză în special probleme care se află într-o continuă modificare, datorită unor schimbări survenite în cadrul proceselor economice sau datorate experienţei diferite a managerilor. Sistemele decizionale apelează la: modele analitice; baze de date şi baze de date specializate; 20

21 PARTEA I judecăţile şi ipotezele ale celor care iau deciziile; programe de modelare interactive care sprijină managerul în luarea deciziilor cu caracter semistructurat sau nestructurat. Caracterul neprogramabil al deciziilor rezultă din faptul că, deseori, în timp ce unele date sunt supuse analizei, situaţia se poate schimba radical, ceea ce face imposibilă încadrarea proceselor de prelucrare a datelor într-un anumit tipar şi solicită o mare flexibilitate a sistemului. Deciziile luate se pot baza sau nu pe rutină. Sistemele decizionale au ca obiectiv oferirea informaţiilor pentru sprijinirea unor tipuri de decizii specifice nivelurilor tactic şi strategic ale conducerii unei organizaţii. Întrucât în cadrul acestor sisteme informaţiile au un caracter semistructura sau nestructurat necesită alte tipuri de intrări şi procese de prelucrare decât cele specifice nivelului operativ în care informaţiile au un caracter structurat Cadrul de lucru al sistemelor decizionale nu poate fi uşor anticipat, întrucât solicitările managerilor sunt de cele mai multe ori spontane. Faţă de aceste sisteme, sistemele de informare a conducerii oferă rapoarte după o consultare prealabilă a managerilor. Managerii au nevoie de informaţii relevante pentru a realiza planificarea, controlul şi luarea deciziilor. Informaţiile relevante sunt informaţiile prin care se sporesc cunoştinţele, se reduc incertitudinile, se surprinde valoarea şi sunt utilizabile pentru scopul propus. Informaţia nu are valoare ea însăşi, valoarea ei derivă din valoarea schimbată în comportamentul decizional şi ea este cauzată de informaţia disponibilă minus costul producerii informaţiei. Acest lucru reiese clar din definiţia sistemelor informaţionale manageriale dată de Lucey[1995] ca: "Un sistem care transformă datele din surse interne şi externe în informaţii, şi comunică aceste informaţii într-o formă inteligibilă managerilor de la toate nivelurile şi din toate serviciile funcţionale pentru a le permite să ia decizii în timp real şi eficace în planificarea, conducerea şi controlul activităţilor pentru care sunt responsabili." Transformarea informaţiilor în decizii este realizată de manageri asistaţi de DSS sau IDSS. Relaţia date-informaţii-decizii este redată în figura 1.4. flux de date Procese MIS flux de informaţii Procese utilizator (ex. SSD, SE) decizii Figura 1.4. Accentul pus pe decizii 21

22 Sistem informatic Informaţia destinată managementului a intrat în criză din două motive: ritmul schimbărilor impune un flux continuu de informaţii. Cantitatea totală de informaţii din fiecare domeniu creşte cu o asemenea viteză încât toată lumea se confruntă cu perimarea tehnologică. Schimbările se petrec pe două fronturi: al tehnologiei şi al pieţei. tehnologia modernă face ca informaţiile să fie foarte uşor de adunat. Majoritatea managerilor ştiu să lucreze cu calculatorul, ei fiind asistaţi de DSS şi KBS; în viitor, succesul va aparţine celor care vor şti să folosească puterea mereu în creştere a tehnologiei informaţiei. Lucey[1995] prezintă caracteristicile informaţiilor şi ale deciziilor în cadrul celor trei niveluri manageriale (tabelul din figura 1.5) Componentele DSS Funcţiile prevăzute pentru fiecare DSS pot fi divizate logic în trei componente: componenta de dialog [Sprague şi Carlson, 1982] presupune să: producă reprezentările de ieşire ; autorizeze utilizarea intrărilor care invocă şi prevăd parametri pentru operaţii şi memoria auxiliară ; prevedă mecanismele de control ce autorizează utilizatorul să combine ieşirile şi intrările în cadrul dialogului ; componenta bazei de date ; componenta de modelare trebuie să permită deciden-ţilor şi utilizatorilor să susţină aceste activităţi în mod direct. În general, suportul pentru activităţile enunţate vor depinde de feedback şi interacţiunea dintre utilizator şi componenta de modelare care permite examinarea rezultatelor intermediare şi modificarea "funcţiilor obiectiv" conform cerinţelor utilizatorului. O structură generică a DSS larg acceptată este cea dată de Sprague şi Carlson [1987] prezentat în figura Caracteristica specifică a DSS tradiţional a rezultat din combinaţia "cuvintelor cheie": interactiv + date + modele + nestructurat. Subsistemul bazei de date (BD) Subsistemul bazei de modele (M) Interfaţa utilizator (I) Utilizator Figura 1.5. Structura generică a DSS 22

23 PARTEA I În linii generale DSS cere o baza de date, un software să gestioneze baza de date şi programe pentru sprijinirea decizieilor de exemplu, pachete de modelare, spreadsheet şi de analiză, sisteme expert, etc Integrarea tehnicilor de Inteligenţă Artificială Integrarea tehnicilor de Inteligenţei Artificiale cu DSS, în special a sistemelor expert sau a sistemelor bazate pe cunoştinţe au condus la realizarea sistemelor de sprijinire a deciziilor inteligente (DSSI). Un sistem expert (SE) este un pachet integral de luare a deciziilor / rezolvarea a problemei ce conţin o bază de cunoştinţe pentru domeniul problemei particulare şi un mecanism de rezolvare pentru inferenţă. Sisteme expert sunt specifice unui domeniu, ceea ce înseamnă că ele pun accentul pe cunoştinţele utilizate de un expert pentru rezolvarea problemelor specifice acelui domeniu. Sistemele expert au un grad ridicat de transparenţă, deci au capacitatea de a explica şi justifica deciziile pe care le iau. Au marele avantaj, faţă de sistemele procedurale că permit folosirea unui raţionament inexact, iar codificarea cunoştinţelor se face într-o formă non-matematică. Este important deoarece în acest caz se pot rezolva probleme pentru care nu există algoritmi, ele modelând cunoştinţele acumulate de la expertul în domeniul şi nu cele deduse pa baza unui algoritm. Extinderea ariei de aplicabilitate a sistemelor expert se datorează în mare măsură dezvoltării tehnologiilor informaţionale, care le pun la dispoziţie interfeţe cu bazele de date şi cu sistemele procedurale, putându-se rezolva probleme complexe. Sistemele integrate (SE + DSS) sunt cunoscute ca Sisteme Suport de Decizie Inteligente (DSSI). Un DSSI poate fi descris ca : "un sistem bazat pe calculator care ajută în luarea deciziilor formează şi explorează judecăţile şi din acest motiv ia o decizie bazată pe înţelegere," [Freanch şi Liang, 1993]. Tehnicile de IA distribuite, principiile de rezolvare a problemelor distribuit şi cooperativ, şi modelarea cognitivă pot juca un rol în implementarea sistemelor inteligente. Reţelele de rezolvare a problemelor distribuite, semiautonome sunt reţele ce intereacţionează cooperând unele cu altele pe o bază foarte limitată în găsirea unei soluţii la problemă. Modelarea cognitivă a fost inspirată de o abordare nouă pentru facilitarea intereacţiunii om-maşină ca o interfeţă calculator condusă prin meniuri. Multe sisteme suport de decizie inteligente oferă forme pasive ale suportului de decizie, ca asistent computerizat, unde procesul de luare a deciziei depinde de iniţiativa utilizatorului. Un punct de vedere alternativ, a lui Manheim şi Mili [1989] sugerează înbunătăţirea activă a DSSI în procesul de lucru a deciziilor. Astfel de înbunătăţiri active sunt în special necesare în mediile de luare a deciziilor complexe. O definiţie nouă pentru DSSI ce prevede suportul activ spre decidenţi a fost propus de Manheim[1989]. Un sistem activ operează aproape independent de direcţiile explicite ale utilizatorilor, pentru suportul prevăzut, astfel ca utilizatorul să găsească ajutor. 23

24 Sistem informatic Menzies [1995a] defineşte DSSI ca un sistem software bazat pe modele ce facilitează o administrare comodă în domenii vag definite. În termenii unei arhitecturi computaţionale, cerinţele principale pentru astfel de sisteme furnizează capacităţi privind: Modele valide; Inferenţa utilizată peste aceste modele utilizează presupunerile; Proiecţia presupunerilor mutual exclusive în lumi separate; Furnizează criteriul specific domeniului pentru găsirea celei mai bune lumi. Menzies arată că scopul DSSI este de a facilita o administrare comodă, adică o impresie subiectivă că toate problemele sunt cunoscute şi sub control şi poate fi realizată pe baza unei singure inferenţe, abducţia. Structură generică dată de Sprague şi Carlson [1987], care are la bază cele trei componente funcţionale ale DSS se menţine şi în cazul DSSI. Bonczek, Holsapple şi Whinston [1984] au propus un cadru conceptual format din trei subsisteme : a) subsistemul de limbaj sau comunicare; b) subsistemul de rezolvare al problemei; c) subsistemul de achiziţie a cunoştinţelor. O prezentare reprezentativă a structurii generice a DSSI este dată de King [1993]. Aceasta este redată în figura 2.12 Subsistemul bazei de date SE-BD Interfaþa utilizator SE-I Utilizator Subsistemul bazei de modele SE-M Figura 1.6. Structura generică a DSSI Caracteristica specifică a DSSI a rezultă din combinaţia "cuvintelor cheie": interactiv + date + modele + raţionament + nestructurat. 24

25 PARTEA I Nivelurile managementului Strategic Tactic Caracteristicile deciziilor Orizont mare de timp, resurse pe scală largă, creativitate mare şi raţionare, de obicei nestructurate, probleme greu de definit, nefrecvenţă, multe incertitudini. Caracteristicile informaţiilor În general externe, surse informale importate, abordare spre viitor, informaţii calitative importante, precizia neimportantă, accesul instantaneu nevital, extindere largă, incomplete. Operaţional Repetitive, scală de timp scurtă, resurse pe scală mică, de obicei structurate, reguli de decizie şi obiective clare, puţin sau nediscrete. În general interne, în principal istorice, detaliate, adesea cantitative, precizie mare, disponibilitatea instanttanee adesea critică, scop limitat, comprehensive. Figura 1.4. Caracteristicile deciziilor şi informaţiilor pe niveluri manageriale Corelarea deciziilor cu nivelurile manageriale, cu gradul de structurare al problemei şi tipul informaţiilor este prezentată în figura 1.5. Management strategic Decizii neprogramate Probleme nestructurate Informaţii incerte Management tactic Probleme semistructurate Informaţii în condiţii de risc Management operativ Decizii programate Probleme structurate Informaţii certe Figura1.5. Corelarea deciziilor cu nivelurile manageriale 25

26 Sistem informatic Decizile strategice sunt în general nestructurate. Intrările în sistemul de decizie şi impactul asupra luării deciziilor este în general neclar. Planificarea este procesul prin care se decide în avans ce trebuie făcut şi cum. Procesul de planificare este descris pe baza planurilor realizate prin acţiuni predeterminate care reflectă obiectivele organizaţiei. Planurile sunt implementate prin decizii şi acţiuni. Problemele cu caracter de planificare de la nivelul tactic, care vizează mai mult viitorul, nu diferă în esenţă de problemele axate mai mult pe control de la nivelul operativ, care vizează starea curentă şi cel mult orizonturi restrânse de timp. Capitolul 2 Studiul şi analiza sistemului existent. Direcţiile de perfecţionare a sistemului existent Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice. Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice Studiul şi analiza sistemului existent Studiul sistemului existent cuprinde activităţi care urmăresc peformanţele sistemului informaţional. Se parcurg următoarele etape: Definirea caracteristicilor generale ale sistemului Cunoaşterea profilului Cunoaşterea obiectivelor agentului economic Apartenenţa la sfera serviciilor sau la sfera producţiei Relaţiile cu alţi agenţi economici Principalii indicatori economici şi evoluţia lor Studiul activităţilor desfăşurate în sistemul economic Studiul funcţiilor unităţii constând în cercetarea statutului de funcţionare al societăţii ( activităţile,sacinile şi atribuţiile ce revin compartimentelor) Studiul funcţiei de bază a unităţii economice. Studiul fluxului de producţie Amplasarea locurilor de muncă Amplasarea depozitelor Studierea tipurilor de produse si a structurii acestora Studierea ciclurilor de realizare Studierea organizării producţiei Studierea modului de stocare 26

27 PARTEA I Controlul de calitate Asigurarea cu materiale necesare Sistemul existent de programare a producţiei Studiul sistemului de conducere conducere existent: Se identifică caracteristicile sistemului de Sistemul de indicatori cantitativi Sistemul de indicatori valorici Organizarea conducerii Precizarea tipurilor de decizii Cercetarea modului de luare a deciziilor. Studiul sistemului informaţional Acest studiu presupune: Elaborarea schemei fluxului informaţional global Estimarea cantitativă şi calitativă a informaţiilor de intrare Estimarea cantitativă şi calitativă a informaţiilor de ieşire Cercetarea modului de culegere si prelucrare a datelor Identificarea algoritmilor şi a regulilor de calcul Precizarea regulilor de control Identificarea restricţiilor şi performanţelor sistemului informational existent Cercetarea sistemului de coduri folosit Identificarea metodelor şi mijloacelor tehnice utilizate în prelucrarea datelor.se pun în evidenţă: Mijloacele tehnice existente în dotare Modul de utilizare al acestor mijloace Cheltuielile de exploatare şi performanţele acestora Se ţine cont de existenţa unor aplicaţii existente Analiza sistemului existent constă în evaluarea performanţelor sistemului existent. Se evaluează gradul de pregătire al unităţii pentru introducerea unui sistem informatic. Evaluarea sistemului existent se face pe baza următoarelor criterii Măsura în care sunt realizate obiectivele şi sarcinile de bază ale unităţii Gradul de asigurare cu informaţii necesare şi suficiente a conducerii Operativitatea în culegerea si transmiterea datelor şi informaţiilor 27

28 Sistem informatic Calitatea informaţiilor obţinute prin prelucrare Calitatea şi siguranţa legăturilor şi fluxurilor informaţionale Posibilitatea sistemului informaţional de a sesiza tendinţele de evoluţie ale unităţii respective Posibilităţile de control şi de efectuare a corecţiilor Gradul de automatizare a operaţiilor de culegere, transmitere şi prelucrare a datelor. De asemenea este evaluat gradul de pregătire a unităţii economice.această evaluare presupune: Stabilirea nivelului de pregătire al personalului Existenţa unei discipline tehnologice Existenţa fondului de date necesar realizării sistemului informatic. Existenţa unui cadru organizatoric adecvat Pentru a studia şi a analiza sistemul existent se utilizează tehnici precum observarea directă, realizarea unor interviuri, completarea unor chestionare, analiza concordanţei dintre intrări şi ieşiri etc. Direcţiile de perfecţionare a sistemului existent În urma activităţilor de evaluare şi analiză sunt identificate neajunsurile sistemului actual şi se propun soluţii de înlăturare a acestora. Sunt identificate variantele de soluţii şi în cadrul acestor variante se definesc cerinţele şi restricţiile de realizare a sistemului informatic Definirea direcţiilor de perfecţionare presupune: Specificarea obiectivelor şi performanţelor sistemului informatic Stabilirea domeniilor de probleme Stabilirea principalelor funcţii ale sistemului informatic Definirea cerinţelor şi restricţiilor informaţionale, fapt care constă în: o definirea principalelor intrări o definirea principalelor ieşiri o definirea soluţiilor de organizare a datelor o definirea variantelor tehnologice de prelucrare a datelor o definirea restricţiilor informaţionale o definirea modului de control Formularea condiţiilor de realizare a sistemului informatic: o specificarea termenelor şi duratelor solicitate 28

29 PARTEA I o proiectarea priorităţilor în realizarea obiectivelor sistemului o specificarea cerinţelor speciale; acestea se referă la gradul de flexibilitate cerut, la compatibilitatea cu alte sisteme şi la gradul de generalizare al sistemului Pentru fiecare variantă de soluţie informatică se procedează la: Evaluarea resurselor necesare Evaluarea efectelor economice directe Evaluarea efectelor economice indirecte Calculul indicatorilor de eficienţă economică Varianta de sistem se avizează şi se alege de beneficiar pe baza indicatorilor de eficienţă economică. Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice Proiectarea de ansamblu a sistemelor informatice presupune parcurgerea următorilor pasi: Sunt definite obiectivele sistemului informatic Se realizează structurarea sistemului informatic Se definesc intrările informaţionale, precum şi colecţiile de date. Se definesc tehnologiile de prelucrare a datelor Se alege tipul de model matematic care se va utiliza Se elaborează schema de ansamblu a sistemului informatic Se estimează necesarul de resurse Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice Proiectarea de detaliu a sistemelor informatice constă în realizarea următoarelor etape: Structurarea detaliată a sistemului Proiectarea logică şi fizică a situaţiilor cu rezultate finale. Proiectarea codurilor Proiectarea logică şi fizică a intrărilor sistemului informatic. Proiectarea logică şi fizică a fişierelor şi a bazelor de date. Proiectarea prelucrărilor şi a interfeţelor cu utilizatorii. 29

30 Sistem informatic PARTEA II BAZE DE DATE Această parte din curs face o descriere succintă a bazelor de date (BD) având drept scop principal descrierea celor mai des întâlnite noţiuni legate de definirea şi utilizarea bazelor de date. Pentru aceasta se va studia sistemul de gestiune a bazelor de date FoxPro sub Windows şi MS Access, întrucât acestea constituie nucleul celor mai multe produse de baze de date relaţionale folosite în present. 1. Rolul datelor în cadrul unui sistem informatic O gestiune eficientă a informaţiilor presupune utilizarea în principal a două tipuri de instrumente: a. Sisteme informatice ce utilizează pachete de date; b. Baze de date. Organizarea datelor într-un sistem informatic este realizată pe două niveluri, un nivel logic în care se redă perceţia externă şi un nivel fizic ăn care esre surprinsa percepţia internă. Această organizare a presupune: 1. Structurarea datelor în colecţii de date 2. Stabilirea legăturilor între colecţii de date 3. Reprezentarea şi stocarea colecţiilor de date. Structurile de date pot fi: I. Structurile statice ce conţin uu număr fix de elemente, pot fi: 1. Masivul reprezintă o structură de date utilizată pentru redarea elementelor cu caracter repetitive. Vectorul este un masiv unidimensional 2. Înregistrarea ( articolul) reprezintă o structură de date de tipuri diferite reunite datorită unei legături logice între acestea. Spre exemplu înregistrarea unui abonat poate cuprinde: a. nume; b. cnp; c. adresa: strada numar apartament sector d. numar de telefon. II. Structuri dinamice pot fi : 1. Lista care reprezintă o structură de date formată din perechi de câmpuri prin care se desemnează elementele listei şi pointer de adresă ; 30

31 PARTEA I 2. Arborele este o relaţie ierarhică asupra listelor. Principalele tipuri de date Datele pot fi: 1. Numerice care la rândul lor pot fi: întregi; reale; 2. Nenumerice sunt: şiruri de caractere; date calendaristice pointer 2. Definiţii şi caracteristici ale bazelor de date Sistemele de baze de date au devenit o componentă esenţială a vieţii de fiecare zi în societatea modernă. În cursul oricărei zile, fiecare dintre noi desfăşurăm activităţi care implică interacţiunea cu o bază de date, ca de exemplu, depunerea sau extragerea unor sume de bani din bancă, rezervarea biletelor la tren sau avion, rezervarea locurilor la hotel, căutarea unei referinţe bibiografice într-o bibliotecă computerizată (digital library), etc. În sensul cel mai larg, o bază de date (database) este o colecţie de date corelate din punct de vedere logic, care reflectă un anumit aspect al lumii reale şi este destinată unui anumit grup de utilizatori. O bază de date poate fi creată şi menţinută manual (de exemplu, fişele de evidenţă a cărţilor dintr-o bibliotecă, aşa cum erau folosite cu ani în urmă) sau computerizat, ceea ce reprezintă obiectul cursului de faţă. Un sistem de baze de date (database system) este un sistem computerizat de menţinere a evidenţei unei anumite activităţi. Termenul Bază de Date, la fel ca datele şi informaţiile, deşi este foarte utilizat, este înţeles prost de cele mai multe ori. Multe din definiţiile bazelor de date se referă la o colecţie, dar cu înţelesuri diferite, iată câteva exemple: Colecţii de date organizate pentru a fi utilizate de mai multe aplicaţii; Colecţie de fişiere corelate; Colecţie integrată de date dintr-un calculator; Colecţie (simplă) de fişiere: 31

32 Sistem informatic Un super-set de fişiere corelate. Definiţii mai cuprinzătoare şi destul de generale definesc baza de date ca o:: colecţie de informaţii pe care o organizăm şi accesăm în acord cu structura logică a acestor informaţii (Neagu); colecţie de date aflată în interdependenţă, împreună cu descrierea datelor şi a relaţiilor dintre ele(codasyl 1969); colecţie de date utilizată într-o organizaţie, colecţie care este automatizată, partajată, formalizată (definită riguros) şi controlată la nivel central (Everest 1986). Utilizatorul unei baze de date are posibilitatea de a efectua mai multe categorii de operaţii asupra datelor stocate: Introducerea de noi date (insert); Ştergerea unora din datele existente (delete); Modificarea datelor memorate (update); Interogarea bazei de date (query), pentru a regăsi anumite informaţii, selectate după un criteriu ales. Definiţia unei colecţii de date ca fiind o bază de date se aplică, în sens mai restrâns, acelor colecţii de date care permit toate operaţiile de mai sus, inclusiv operaţia de interogare. Simple colecţii de fişe (documente) dau fişiere de date, care conţin înregistrări cu o organizare simplă şi care nu admit operaţii de interogare (selectarea unor informaţii după un criteriu ales), nu sunt considerate baze de date. De exempu, un editor de text (ca Microsoft Word) permite memorarea unor informaţii (texte), care pot fi create, modificate şi consultate, dar nu se pot efectua operaţii de interogare. La fel, un instrument de calcul tabelar (cum este Microsoft Excel) oferă reprezentarea în diferite forme a unor date (tabele, grafice), dar nu permite operaţii de interogare. Sistemele de baze de date pot avea dimensiuni (număr de înregistrări) extrem de variate, de la câteva zeci de înregistrări (de exemplu, o agendă cu numere de telefon) sau poate ajunge la sute de milioane de înregistrări (de exemplu, într-un sistem de plată a taxelor şi impozitelor). Conţinutul bazei de date este format din mulţimea informaţiilor stocate la un moment dat. Organizarea unei baze de date este redată prin structura sau schema sa, reprezentată de ansamblul de instrumente utilizat în descrierea datelor, a relaţiilor, a semanticii şi a restricţiilor la care sunt supuse. O bază de date este constituită din două părţi: datele propriu zise structura logică a datelor 32

33 PARTEA I 2. Arhitectura sistemelor de baze de date Scopul oricărei arhitecturi a sistemelor de baze de date este să furnizeze un cadru pentru a descrie conceptele generale şi a explica structura specifică a acestor sisteme. Dar nu toate sistemele de BD pot fi asociate unui astfel de cadru general, în special cele mici nu vor cuprinde toate aspectele arhitecturii. Arhitectura ANSI/SPARC (Date1994) are trei niveluri: intern, conceptual şi extern (figura 1). Vedere utilizator Vedere utilizator Vedere utilizator Nivelul extern Nivelul conceptual SGB Nivel intern Figura 1. Arhitectura ANSI (Date1994) Putem spune că: 1. Nivelul intern este cel mai apropriat de memorarea fizică. La acest nivel structura datelor este foarte detaliată şi se concretizează în schema internă şi este memorată pe diferite suporturi de stocare (ex. hard disc, disc magnetic sau optic, bandă magnetică). BD are două părţi principale: a) un set de programe care interacţionează cu sistemul de operare pentru o mai bună administrare a BD; b) fişiere stocate în memoria externă a calculatorului. Fişierele ce conţin datele propriu-zise sunt alcătuite din înregistrări. 3. Nivelul extern este cel mai apropriat de utilizator, de modul în care sunt văzute datele de un utilizator individual. Aceste date sunt prezentate sub forma unor machete numite şi sub-scheme, scheme externe sau imagini, în funcţie de cerinţele utilizatorilor. Acesta este ultimul nivel de abstractizare la care este descrisă o bază de date. La acest nivel se urmăreşte creşterea securităţii BD şi încercarea de a simplifica interacţiunea utilizator-bd. 33

34 Sistem informatic 4. Nivelul conceptual este un nivel de legătură între celelalte două. Structura BD este concretizată în schema conceptuală. Acest nivel reprezintă primul nivel de abstractizare a lumii în care datele sunt privite prin prizma semanticii lor, specificându-se conţinutul şi relaţiile existente între aceste date. La nivel conceptual structurile BD sunt relativ simple însă conţin un volum mare de date. Dacă la nivel conceptual BD este abordată în ansamblul ei, la nivelul extern este accesată de utilizatori individuali pe anumite zone de interes, în special în funcţie de departamentul în care lucrează şi de atribuţiile avute. Accesul utilizatorului la informaţiile bazei de date se realizează prin intermediul sistemului de gestiune a bazei de date (SGBD). 3. Sisteme de gestiune a bazei de date Un SGBD este un software specializat prin care se poate defini interactiv organizarea logică a unei BD precum şi modurile de acces la aceasta. Aceste sisteme sunt de tip tranzacţional. O tranzacţie este o operaţie sau activitate executată în cadrul SO şi care se reflectă într-o BD. BD în care sunt reflectate informaţional activităţile SO este o Bază de Date Tranzacţională/Operativă. O bază de date care are asociat un SGBD este tranzacţională sau operativă. Sistemele de gestiune a bazelor de date sunt definite ca un ansamblu de programe ce permit utilizatorilor să interacţioneze cu o bază de date, în vederea creării, actualizării şi interogării acesteia.(fotache 2001) Obiectivul unui SGBD este furnizarea unui cadru adecvat utilizatorului care să-i permită consultarea şi actualizarea informaţiilor din bază. Deoarece BD vehiculează volume mari de date, pentru gestiunea acestora trebuie prevăzute proceduri adecvate de acces şi prelucrare. Un SGBD asigură şi supervizează (Dodescu ş.a.1987): a) introducerea informaţiilor în BD; b) actualizarea şi extragerea datelor din bază; c) autorizarea şi controlul accesului la date; d) păstrarea independenţei dintre structura bazei şi programele de exploatare Un SGBD este compus dintr-un ansamblu de programe complexe specializate care permit implementarea urmatoarelor funcţii: 1. Funcţia de descriere a datelor în cadrul căreia sunt definite structurile de date, modificarea acestora, crearea legaturilor între structurile de date de la nivelul fizic şi conceptual; 2. Funcţia de manipulare a datelor asigură preluarea datelor, stocarea, transferal de date, efectuarea unor operaţii, prezentarea datelor; 34

35 PARTEA I 3. Funcţia de utilizare asigură comunicarea cu utilizatorul prin intermediul interfeţei şi asigură accesul simultan a mai multor utilizatori la baza de date; 4. Funcţia de administrare, prin intermediul unor programe utilitare, asigură revizia şi restructurarea bazei, integritatea, securitatea în funcţionare, gestiunea accesului şi a dreptului de utilizare. Un SGBD este format din următoarele componente: 1. Gestiunea bazei de date face legătura datelor fizice din bază cu programele de exploatare (consultare şi actualizare). Aici sunt acceptate cerinţele logice ale diverselor module SGBD, pe care le converteşte în echivalente fizice (la nivel hardware), pentru a putea fi stocate şi accesate ulterior. Acest modul permite utilizatorului să lucreze în mod transparent fără a fi nevoie să cunoască structura fizică. De aceea putem spune că acest modul este singurul concret, celelalte fiind abstracte. 2. Gestiunea fişierelor se ocupă cu alocarea spaţiilor de memorie pe hard disc şi cu structurile fizice de reprezentare a datelor. 3. Modulul de consultare (procesorul de consultare) traduce instrucţiunile limbajului de consultare în instrucţiuni elementare utilizate de modulul de gestiune a bazei de date. 4. Modulele limbajului de manipulare a datelor DML realizează conversia instrucţiunilor acestui limbaj din programele de aplicaţie în proceduri ale limbajului-gazdă, interacţionând cu procesorul de consultare pentru realizarea secvenţelor de cod adecvate. Acest modul ajută la adăugarea, modificarea şi ştergerea informaţiilor într-o bază de date, precum şi la interogarea acesteia.. Instrumentele software asociate acestui modul ajută la crearea interfeţelor între utilizatorul final şi baza de date. Un instrument folosit de aproape toate BD este Limbajul de interogare (SQL - Structured Query Language), motiv pentru care a fost standardizat. Prin standardizare se înţelege faptul că există o serie de norme care arată modul în care SQL trebuie să lucreze indiferent de suportul hardware şi SGBD-ul care îl include. De exemplu, ORACLE, Microsoft Acces, FoxPro, Paradox, Progress etc., au propriile limbaje de programare asociate unui SGBD cu condiţia minimală de a include în astfel de limbaje instrucţiuni SQL.; 5. Modulele Limbajului de definire a datelor DDL sunt utilizate la crearea şi menţinerea dicţionarului datelor. Funcţia de bază a DDL este de a permite să se definească structura şi proprietăţile informaţiilor atunci când se creează o BD. Aceste module traduc (prin compilare sau interpretare) şi execută instrucţiunile DDL, obţinându-se ansamblul de tabele ce reprezintă metadatele stocate în dicţionarul de date. Metadate adică date relative la alte date. 35

36 Sistem informatic Accesul utilizatorilor la informaţii este posibilă doar prin intermediul SGBD-ului, pe baza unei interfeţe care poate fi realizată în două moduri: a) prin mecanisme de apel, de tip CALL, existente în limbajele de nivel înalt (C, COBOL) folosite de SGBD-urile cu limbaj-gazdă. b) Prin comenzi speciale utilizate de SGBD-urile autonome. Autonomia se referă la posibilitatea modificării structurii la un anumit nivel, fără însă a afecta structura nivelurilor superioare. Ea poate fi de două tipuri: a) Autonomie fizică oferă posibilitatea modificării structurii la nivel intern, fără a afecta schema conceptuală şi programele de exploatare. Ea permite portabilitatea BD de pe un sistem pe altul fără a modifica schema conceptuală şi programele de exploatare. b) Autonomia logică presupune posibilitatea modificării schemei conceptuale fără a rescrie programele de exploatare. Ea este mai greu de realizat decât autonomia fizică, deoarece programele de exploatare sunt dependente într-o mare măsură de structura logică a datelor pe care le consultă şi le actualizează, în ciuda existenţei dicţionarului de date. 3. Avantajele Sistemelor de Baze de Date Faţă de metodele mai vechi de înregistrare a datelor privind diferite activităţi pe fişe (documente scrise) sau chiar în fişiere pe disc, sistemele de baze de date oferă avantaje considerabile, ceea ce explică extinsa utilizare a acestora. Câteva dintre avantajele oferite sunt prezentate în continuare. Compactitate ridicată faţă de volumul ocupat de documente scrise sau de fişiere necorelate. Viteză mare de regăsire şi actualizare a informaţiilor, folosind interogări ale bazei de date. Reducerea redundanţei datelor memorate, prin partajarea datelor între mai mulţi utilizatori şi aplicaţii. În stocarea pe fişe sau în fişiere a datelor, fiecare aplicaţie conţinea propriile seturi de date. În sistemele de baze de date, mai multe aplicaţii pot folosi date comune, memorate o singură dată. De exemplu, o aplicaţie de personal şi o aplicaţie de rezultate la examene dintr-o universitate care exploatează o singură bază de date, pot folosi aceleaşi informaţii referitoare a structurarea facultăţilor şi a secţiilor. Posibilitatea de introducere a standardelor privind modul de stocare a datelor, ceea ce permite interschimbul informaţiilor între diferite organizaţii. 36

37 PARTEA I Menţinerea integrităţii datelor prin politica de securitate (drepturi de acces diferenţiate în funcţie de rolul utilizatorilor), prin gestionarea tranzacţiior şi prin refacerea datelor în caz de funcţionare defectuoasă a diferitelor componente hardware sau software. Independenţa datelor faţă de suportul hardware utilizat. Sistemele de gesiune a bazelor de date oferă o vedere (view) externă (logică) a datelor, care nu se modifică atunci când se schimbă suportul de memorare fizic, ceea ce asigură imunitatea structurii bazei de date şi a aplicaţiilor la modificări ale sistemului hardware utilizat. 4. Clasificarea bazelor de date Se pot lua în consideraţie mai multe criterii de clasificare ale sistemelor de baze (figura 2) de date. Clasificare în funcţie de rolul lor localizare modul de accesare tipul datelor gestionate Tipuri de BD operationale; de informare a executivului; multidimensionale(data warehouse) externe locale; distribuite. colective; individuale( categorie restransa folosita pentru date confidentiale conventionale; multimedia; textuale( pentru legislatie). modelul de date utilizat ierarhice; retea; 37

38 Sistem informatic relationale; orientate obiect; obiect- relationale Figura 2. Clasificarea BD Dintre clasificările prezentate cele mai importante sunt: Clasificare după modelul de date. Majoritatea sistemelor de baze de date actuale se bazează pe modelul de date relaţional (relaţional data model) sau pe modelul de date obiect (object data model). Dezvoltarea continuă a acestor modele a condus către o nouă categorie de baze de date, numite obiect-reaţionale, care combină caracteristicile modelului relaţional cu cele ale modelului obiect. De asemenea, mai sunt încă în funcţiune baze de date în modele mai vechi (modelul ierarhic sau modelul reţea). Modelele de date utilizate de SGBD-uri vor fi studiate în capitolul următor. Clasificare după numărul de utilizatori. Majoritatea sistemelor de baze de date sunt sisteme multi-utilizator, adică permit accesul concurent (în acelaşi timp) a mai multor utilizatori la aceeaşi bază de date. Un număr redus de sistemelor de baze de date sunt de tip mono-utilizator, adică suportă accesul doar a unui singur utilizator (la un moment dat). Clasificare după numărul de staţii pe care este distribuită baza de date. Există două categorii de sisteme de baze de date: centralizate şi distribuite. Un sistem de baze de date este centralizat dacă datele sunt stocate pe o singură staţie (calculator). Un sistem centralizat poate suporta unul sau mai mulţi utilizatori, dar, în ambele situaţii, datele, ca şi SGBD-ul, rezidă în întregime pe o singură staţie. Un sistem de baze de date distribuit poate avea datele, ca şi SGDB-ul, distribuite în mai multe staţii interconectate într-o reţea de comunicaţie. Sistemele de baze de date pot fi reprezentate din punct de vedere a utilizării lor printro arhitectură de tip client-server. 5 Modelul relaţional Modelul datelor relaţional definit de Codd, se referă la: serie de structuri de date, operaţii aplicate acestor structuri de date, reguli de integritate care să asigure consistenţa datelor (chei primare, restricţii). 38

39 PARTEA I Modelarea realităţii se concretizează în tabele de valori numite relaţii, avându-se în vedere că (Fotache 2001): a) relaţia are un nume; b) coloana reprezintă un atribut; c) linia reprezintă o înregistrare a valorilor atributelor din relaţie; d) ordinea liniilor şi coloanelor în cadrul tabelei nu este relevantă pentru conţinutul informaşional. Fiecare linie a tabelei reprezintă o entitate sau un fapt al realităţii, în timp ce o coloană reprezintă o proprietate a acesteia. Unele dintre coloane, pot avea unul din următoarele două scopuri: identificarea liniilor (cheia primară); referinţă către coloane din alte tabele (coloane de referinţă sau chei străine). Totalitatea valorilor stocate în tabele reprezintă conţinutul BD, care poate fi modificat prin operaţii de actualizare: introducerea unor linii noi, ştergerea unor linii, modificarea valorii unor atribute. Dintre avantajele oferite de modelul relaţional, faţă de cel ierarhic şi reţea, amintim: a) propune structuri de date uşor de utilizat; b) îmbunătăţeşte independenţa logică şi fizică; c) optimizează accesul la date; d) abordează metodologic definirea structurii bazei de date. 6. DATAWAREHOUSE Lumea doreşte astăzi să afle răspunsuri la diverse întrebări, unele extrem de complexe. Pentru ca o întreprindere să meargă bine utilizatorul trebuie să aibă: (1) un mijloc pentru a dezvolta uşor o structură logică a unor astfel de întrebări (2) să le obţină cât mai rapid. O Datawarehouse este destinată acestui scop. Ea reprezintă următorul pas, după baza de date, pentru prezentarea informaţiilor în mod logic iar instrumentele de investigare a datelor (analog cu instrumentele de căutare şi exploatare a unor substanţe utile în masive de roci) constituie mijloacele necesare. O Datawarehouse este o colecţie de date - culese şi prelucrate din mai multe baze de date operative - care permit diverse analize pentru fundamentarea de decizii. O astfel de definiţie pare uşor de înţeles la prima vedere. Dar acest mod de a privi lucrurile reprezintă o cale fundamental nouă de a privi informaţiile în cadrul unei întreprinderi. 39

40 Sistem informatic Datawarehouse combină informaţii - prin însumare şi agregare - din diferite baze de date clasice (operative). Astfel de informaţii sunt selectate prin prisma fundamentării deciziilor. Ele sunt fixate de utilizator în acord cu necesitatea logică de a lua decizii. Datawarehouse este multidimensională În bazele de date obişnuite informaţiile sunt reprezentate printr-o serie de tabele bidimensionale. Nu acelaşi lucru se întâmplă într-o datawarehouse. Aici, în majoritatea cazurilor, informaţiile sunt prezentate multidimensional. Cel mai simplu caz este cel în trei dimensiuni cum se arată în figura 3. Aici se oferă informaţii referitoare la creditul acordat clienţilor pentru cumpărarea produselor Produs 1, Produs 2, Produs 3 repartizate în teritoriu (Nord, Est, Vest) în diferiţi ani. Dar o astfel de reprezentare care poartă numele de hipercub, poate prezenta şi mai mult de 3 dimensiuni, o astfel de imagine fiind greu de redat grafic. O datawarehouse este un tip particular de bază de date. Să ne reamintim că o bază de date este o colecţie de informaţii care este organizată şi accesată în acord cu structura logică a acestor informaţii. Acelaşi lucru este valabil şi pentru datawarehouse. Utilizatorii unei datawarehouse exprimă necesităţile lor de informare în mod logic şi nu trebuie să se concentreze asupra modului intern în care acestea sunt reprezentate (hipercubic). O datawarehouse, ca şi o bază de date obişnuită trebuie să aibă un dicţionar de date care să menţină structura logică a informaţiilor. Dar un astfel de dicţionar de date trebuie să mai prezinte încă două funcţiuni importante: să indice originea şi metoda de obţinere a informaţiilor stocate. Aceasta înseamnă că în dicţionarul de date se mai indică baza de date operativă din care se extrag datele precum şi procedura prin care acestea sunt prelucrate pentru a obţine informaţii agregate în diverse moduri (totaluri, procente, medii etc.). Datawarehouse este destinată pentru fundamentarea deciziilor şi nu pentru procesarea tranzacţiilor Într-o organizaţie, majoritatea bazelor de date sunt orientate pe tranzacţii. Asta înseamnă că majoritatea bazelor de date suportă procesare online de tranzacţii (Online Transactions Processing - OLTP) şi, prin urmare, sunt baze de date operative. O datawarehouse nu este orientată spre tranzacţii ea este destinată să furnizeze informaţii pentru fundamentarea deciziilor. Prin urmare, ea va suporta o procesare de analiză online a informaţiilor (Online Analitytical Processing OLAP) Instrumentele pentru investigarea datelor (Data mining) 40

41 PARTEA I Instrumentele pentru investigarea datelor (Data mining) sunt instrumente software utilizate pentru interogări într-o datawarehouse. Aceste instrumente sunt o implementare a conceptului OLAP - analiză pentru fundamentare de decizii. Ele includ: instrumente de interogări şi raportări, În majoritatea cazurilor, instrumentele de interogare şi raportare realizează interogări simple şi raportări asociate pe bază de informaţii existente în datawarehouse. instrumente de analiză multidimensională Instrumentele de analiză multidimensională realizează serii temporale de evoluţie a indicatorilor precum şi reprezentarea acestor serii în mod grafic. genţi inteligenţi. Agenţii Inteligenţi utilizează diverse tehnici de inteligenţă artificială cum ar fi logica fuzzy, reţelele neuronale şi algoritmi genetici pentru a descoperi cunoştinţe noi într-o datawarehouse. Tehnicile şi metodele folosite de agenţi vor fi detaliate ulterior. 41

42 Sistem informatic ALGORITM DE REALIZARE A APLICAŢIILOR MS ACCESS 2000 I. Se porneşte programul ACCESS cale: Start/All Programs/ Microsoft Officce/ Microsoft Officce ACCESS La pornire apare fereastra de dialog a) Blank Access database b) Access database wizards, pages and projects c) Open an existing file Pentru crearea unei baze de date goale se selectează opţiunea: a) Blank Access database, iar pentru deschiderea unei baze de date deja existente: c) Open an existing file. În fereastra de dialog a bazei de date sunt cele patru obiecte Tables, Forms, Queries şi Reports cu ajutorul cărora realizam aplicaţiile. Accestea vor fi accesate în ordinea prezentarii. II. Tabele. În fereastra de dialog a bazei de date se dă click în lista de obiecte pe Tables. În dreapta listei de obiecte apar cele trei opţiuni utilizate în creearea tabelelor. Tabelele se crează simplu folosind prima opţiune Create tables in Design view. 1. Pe primul rand se va însera primul câmp ce va reprezenta cheia primară. a) în câmpul Field Name se trece numele cheii primare; b) în câmpul Data Type din lista de opţiuni se alege Auto Number. c) se dă click pe butonul ce are desenat o cheie din bara de butoane iar ca urmare a acestei acţiuni va apărea o cheie la începutul înregistrării. 2. Următoarele rânduri vor descrie celelalte câmpuri ale tabelului. 3. Închiderea tabelului: a) din bara de titlu a tabelului se dă click pe butonul de închidere sau b) din bara de meniuri Access se allege File/Save As. III. Formulare. În fereastra de dialog a bazei de date se dă click în lista de obiecte pe Forms. În dreapta listei de obiecte apar cele două opţiuni utilizate în crearea formularelor. 42

43 PARTEA I 1. Cadrul formulelor se crează simplu folosind programul ajutător wizard prin selectarea opţiunii a doua Create form by using wizard. A. Alegerea câmpurilor a) se selectează numele tabelului pentru care se doreşte să se realizeze formularul din lista de tabele. b) pentru tabelul selectat apare lista câmpurilor definite în acesta. c) pot fi preluate toate câmpurile prin butonul săgeată dublă în zona de selectare câmpuri. d) poate fi preluat câte un câmp cu butonul săgeată simplă. e) după selectarea câmpurilor dorite se apasă butonul Next. B. Selectarea layout -ului dorit din cele patru posibilităţi de bază: Columnar, Tabular, Datashee şi Justify după care se apasă butonul Next. C. Stabilirea numelui formularului. Este recomandat să se dea acelaşi nume cu cel al tabelului. Se apasă butonul Finish IV. Interogări. În fereastra de dialog a bazei de date se dă click în lista de obiecte pe Queries. 1. Interogarea se crează foarte simplu folosind modul de proiectare manual Design View prin selectarea opţiunii: Create form by using Design View A. Alegerea câmpurilor a) se selectează numele tabelului pentru care se doreşte să se realizeze interogarea din lista de tabele. b) pentru tabelul selectat apare lista câmpurilor definite în acesta. c) pot fi preluate toate câmpurile prin butonul săgeată dublă în zona de selectare câmpuri. d) poate fi preluat câte un câmp cu butonul săgeată simplă. e) după selectarea câmpurilor dorite se apasă butonul Next. B. Stabilirea numelui interogării. Se apasă butonul Finish. 2. Stabilirea criteriilor de interogare se realizează prin selectarea numelui interogării şi se dă click pe butonul Design din bara de instrumente. În fereastra de proiectare afişată se va selecta: a) pe primul rând, zona Field sunt extrase şi afişate câmpurile; b) pe al doilea rând, zona Table este afişată tabela din care s-a extas câmpul; 43

44 Sistem informatic c) pe rândul al treilea, zona Sort se specifică tipul de sortare ascendant, descendent sau fără sortare; d) pe al patrulea rând, zona Show implicit selectată indică vizibilitatea câmpurilor; dacă se doreşte ca un camp să fie invizibil se deselectează butonul afferent câmpului; e) pe al cincilea rând, zona Criteria se indică criteriul de filtrare al datelor 3. Închiderea interogării: din bara de titlul a tabelei se dă click pe butonul de închidere sau din bara de meniuri Access se alege File/Save As. V. Rapoarte. În fereastra de dialog a bazei de date se dă click în lista de obiecte pe Reports. 1. Raportul se crează simplu folosind programul ajutător Wizard prin selectarea opţiunii a doua Create form by using wizard. A. Selectarea câmpurilor din tabele sau interogări. a) specificarea tabelului sau a interogării din care se vor selecta câmpurile; b) preluarea câmpurilor pe rând din zona Available Field în zona Selected Field cu ajutorul butonului săgeată simplă sau a tuturor câmpurilor prin butonul săgeată dublă. B. Gruparea datelor în raport. Pentru realizarea grupării în raport, intrarea respectivă este selectată şi preluat câmpul prin intermediul butonului săgeată de preluare. Dacă nu se doreşte gruparea sau aceasta a fost specificată se dă direct click pe butonul Next. C. Sortarea datelor în raport. Sortarea se poate realize după maxim patru câmpuri. Se deschide lista derulantă şi se selectează câmpul dorit cu un simplu click. Sortarea poate fi făcută ascendant sau descendent. D. Selectarea Lazout-ului dorit şi aorientării de tipărire. După selectare se apasă butonul Next. E. Stabilirea numelui raportului. Se dă click pe butonul Finish. 2. Închiderea interogării: din bara de titlul a tabelei se dă click pe butonul de închidere sau din bara de meniuri Access se alege File/Save As. 44

45 PARTEA I Tema II Baze de date. Crearea şi exploatarea unei baze de date în FoxPro Capitolul 4 Crearea unei baze de date formatǎ dintr-un singur tabel. Definirea structurii articolului. Comenzi FoxPro Sunt prezentate în continuare comenzile FoxPro care permit crearea, actualizarea (adăugarea, modificarea ştergerea ) şi consultarea unei baze de date simple, formată dintr-un singur tabel. Pentru exemplificare se va considera un tabel care are în componenţă câmpurile : PROD,PRET,CST Toate comenzile descrise în continuare sunt introduse în fereastra de comenzi (Command). Dacă această fereastră nu este vizibilă pe ecranul principal al aplicaţiei (figura 1) se apasă combinaţia de taste CTRL+F2 sau se selectează din meniul Window opţiunea Command Window. După scrierea comenzilor în Command window, acestea sunt validate prin apăsasrea tastei Enter. Comenzile corect scrise se vor afişa cu culoarea albastră. 45

46 Sistem informatic Fereastra de comenzi Fig1 Ecranul principal din FoxPro Create Comanda permite crearea unei baze de date 46

47 PARTEA I Determinǎ apariţia unei ferestre în care utilizatorul precizează numele noului tabel precum şi caracteristicile fiecǎrui câmp(nume, tip, lungime maximǎ). Numele câmpurilor va fi o succesiune de caractere, neîntrerupte de caracterul spaţiu (Ex:produs, nume, prenume, datan, sal, cant, starecivila, etc). Tipul precizează natura datelor care se vor găsi în acel câmp (numerice, siruri de caractere, date de tip logic, dată calendaristică ş.a.) Tipul sir de caractere (character) precizează că valorile din acel câmp sunt de tipul alfanumeric. Valorile introduse în aceste câmpuri vor fi interpretate ca succesiuni de simboluri din codul ASCII. Introducerea valorii 1256 nu are în acest caz semnificaţia unui număr ci este pur şi simplu o înşiruire de caractere:1,2,5 şi 6. Tipul numeric (numeric,integer,float).datele vor fi numere. În acest caz se poate preciza şi numărul de zecimale. Se realizează validarea automată a datelor introduse în câmpuri de acest tip (nu se poate introduce într-un câmp declarat de tipul numeric valoarea Popescu ) Tipul logic (logical). În câmpurile declarate de tip logic pot fi introduse numai valorile logice de adevărat (TRUE) sau fals (FALSE). În FoxPro valoarea logică de adevăr se reprezintă prin litera.t. iar valoarea logică de fals se reprezintă prin litera.f. (ambele cuprinse între două puncte). Se realizează validarea automată (se acceptă numai T sau F), iar lungimea maximă pentru valorile din aceste câmpuri este implicit 1. Tipul dată calendaristică(date).valorile introduse se referă la o astfel de dată. În funcţie de setări se va utiliza un anumit format de dată (ZZ/LL/AA, ZZ-LL-AA, LL/ZZ/AA ş.a.). Şi în acest caz se realizează validarea automată a datelor introduse (pentru lună se acceptă numai valori întregi cuprinse în intervalul 1-12, pentru zi se pot introduce numai valori cuprinse în intervalul 1-31). Se ţine cont şi de numărul zilelor din luna respectivă (data 30/02/2004 nu este validată).în mod similar se utilizează şi tipul dată calendaristică şi oră. (DateTime) Lungimea maximă. Această caracteristică se referă la numărul maxim de caractere care pot fi introduse în câmpul respectiv. În momentul în care s-a ajuns la această lungime maximă se realizează trecerea automată la următorul câmp. Câmpurile de tipul logic au lungimea maximă implicit 1 iar câmpurile de tipul dată calendaristică au implicit lungimea maximă 8 (două caractere pentru zi, doua caractere pentru lună,doua caractere pentru an ultimele două cifre ale anului- precum şi două caractere pentru separarea zilelor de lună şi a lunii de an. Ex: 23/11/04 ). Se precizeazǎ astfel structura unui articol (descrierea pentru fiecare câmp în parte a caracteristicilor sale nume, tip, lungime maximă.) La închiderea ferestrei se poate opta pentru introducerea înregistrărilor în acel moment sau pentru introducerea ulterioară a acestora prin intermediul comenzii append. În acest ultim caz se salvează numai structura articolului. 47

48 Sistem informatic Toate înregistrǎrile din tabelul respectiv vor respecta aceastǎ structurǎ Exemplu: Se va crea un tabel cu următoarea structură a articolului: Numele câmpului Tipul Lungime maximă PROD Sir de caractere 10 PRET Numeric 5 CST Logic 1 Pentru câmpul CST (condiţii speciale de transport), de tipul logic, se consideră următoarea convenţie: Valoarea logică de adevăr (T): sunt necesare condiţii speciale de transport Valoarea logică de fals (F): nu sunt necesare condiţii speciale de transport Valorile introduse în câmpul PRET se exprimă în EURO. Ĭn aplicaţiile reale se consideră pentru cămpurile referitoare la numele şi prenumele unor persoane sau la denumirile unor produse valori mai mari pentru proprietatea lungime maximă (WIDTH).Fiind prezentat un exemplu didactic, am limitat la 10 caractere denumirea produselor din tabel După descrierea structurii articolului se introduc două înregistrări în acest tabel: Mouse 7 T Tastatura 15 F Carcasa 15 F Floppy 20 T După introducerea comenzii CREATE în Command window se cere un nume pentru tabelul care urmează a fi creat. Tabelul a fost denumit PRODUSE. Devine vizibil apoi ecranul în care este precizată structura articolului( figura 2) 48

49 PARTEA I FIG 2 După precizarea structurii articolului se selectează butonul OK. Utilizatorul este întrebat daca doreşte sa introducă primele înregistrări în baza de date. Dacă se răspunde afirmativ apare un ecran în care sunt introduse primele înregistrări în baza de date.(fig 3) fig3 Cuvinte cheie: 49

50 Sistem informatic Câmp Numele câmpului Tipul câmpului Tipul logic Structura articolului Inregistrǎri Capitolul 5 Consultarea unei baze de date. Comenzi şi clauze utilizate în consultarea bazelor de date. List Comanda list permite vizualizarea înregistrǎrilor din baza de date.acestea vor fi afişate în fereastra principală a aplicaţiei, simulându-se modul de lucru text. (ecranul este împărţit în linii şi coloane, putnd fi afişate caractere din codul ASCII). Dacă există un număr mare de înregistrări în baza de date vor rămâne vizibile pe ecran numai ultimele înregistrări. Pentru a evita această situaţie listarea se poate redirecţiona spre un fisier text sau spre imprimantă, prin intermediul clauzelor to file sau to printer. (Ex: list to file <nume_fişier> sau list to printer) Se pot vizualiza, prin utilizarea clauzei for, numai acele întegistrǎri care corespund unui anumit criteriu (list for <nume_câmp> <criteriu>),ex: list for sal< list for nume= Ion list for starecivila=.t. Listarea poate fi filtrată după mai multe criterii prin utilizarea şi-ului logic (AND) respectiv sau logic (OR) Ex: list for denprod= calculator and pretv < list for denprodus = imprimanta or pretv <50000 Se pot afişa numai anumite câmpuri din baza de date prin utilizarea clauzei fields (list fields <nume_câmp1>, <nume_câmp2>,,<nume_câmp_n>.prin folosirea acestei clauze se controlează de asemenea şi ordinea în care sunt afişate câmpurile. Ĭnregistrările marcate pentru ştergere logică vor fi evidenţiate cu caracterul * Exemplu: Ĩn cazul tabelului folosit ca exemplu, comanda list determină, în funcţie de clauzele utilizate : 50

51 PARTEA I a)list b)list for pret = 15 c)list for pret<17 d)list for prod = mouse e)list for cst=.t. f)list for cst=.t. or nume= tastatura 51

52 Sistem informatic g)list fields pret,prod Ĭn acest caz nu este afişat câmpul CST, fiind schimbată şi ordinea afişării. Comanda list permite şi afişarea unor date construite pe baza unor valori ale câmpurilor din tabelul activ. De exemplu putem afişa campurile nume şi pret, acesta din urmă fiind exprimat în euro(valorile existente în baza de date ) şi în lei. h)list prod, pret, pret*40000 Pentru formatarea cămpurilor declarate de tipul şir de caractere se pot folosi următoarele funcţii: Funcţia upper, având sintaxa upper(<nume_câmp>).funcţia primeşte ca parametru un şir de caractere şi returnează acel şir scris cu litere mari. Funcţia lower, având sintaxa lower(<nume_câmp>).funcţia primeşte ca parametru un şir de caractere şi returnează acel şir scris cu litere mici. Funcţia proper, având sintaxa proper(<nume_câmp>).funcţia primeşte ca parametru un şir de caractere şi returnează acel şir formatat astfel: primul caracter de la începutul fiecărui cuvănt este transformat în literă mare, restul caracterelor fiind transformate în litere mici. i)list prod,upper(prod),proper(prod) 52

53 PARTEA I j) În cazul în care înregistrarea cu câmpul prod = mouse a fost marcată pentru ştergere logică: list Ĭnregistrarea este precedată de caracterul * Browse Se afişază înregistrǎrile din baza de date sub forma unui tabel Permite marcarea înregistrǎrilor pentru ştergere logicǎ Se poate utiliza împreunǎ cu clauzele for,fields semnificaţia acestora fiind cea descrisă anterior. Modul de afişare al înregistrǎrilor se controlează prin intermediul clauzelor font si style Clauza font precizează tipul de caractere utilizat ( Times New Roman, Arial, etc) şi dimensiunea acestora. (Ex: browse fields nume,sal font "arial",20 ) Clauza style este urmată de unul sau mai mulţi parametri (b,u sau i), având următoarea semnificaţie: B înregistrările for fi afişate cu caractere îngroşate (bold) U - subliniere (underline) I scrierea se realizează cu caractere înclinate (italic) Ex: browse fields nume,sal style"bui" sau browse fields nume style"bi" Cele două clauze se pot utiliza simultan. Ex: browse fields nume,sal font "arial",20 style"bui" 53

54 Sistem informatic Comanda permite şi modificarea înregistrǎrilor, pentu aceasta utilizându-se însa mai des comanda edit. Comanda se mai poate utiliza împreună cu clauza freeze. Această clauză specifică faptul că putem modifica numai valorile dintr-un anumit câmp, restul câmpurilor fiind afişate fără posibilitatea modificării. Sintaxa este în acest caz: browse freeze <nume_camp> Exemple: a) browse b) browse for cst=.t. c) browse for pret<17 54

55 PARTEA I d) browse for prod= mouse e) browse style ui f) browse fields pr=upper(prod), prlei=pret*

56 Sistem informatic g) browse fields prod, p=proper(prod), pret, pr=pret*40000 style bi font arial,24 Pentru a marca una sau mai multe înregistrări pentru ştergere logică prin intermediul comenzii browse se selectează (cu mouse-ul) celulele din stânga respectivelor înregistrări.pentru anularea marcării pentru ştergere logică se vor deselecta respectivele celule. Acest mod de a marca înregistrări pentru ştergere logică este eficient numai în cazul în care se marchează un număr mic de înregistrări care nu au o caracteristică comună. Ĭn caz contrar se foloseşte comanda delete pentru marcare şi comanda recall pentru demarcare. 56

57 PARTEA I Zona unde se realizează marcarea (demarcarea) pentru ştergere logică Cuvinte cheie: Vizualizare, list, browse, clauza for,clauza fields,clauza freeze. Capitolul 6 Actualizarea bazei de date. Comenzi legate de adǎugarea şi modificarea înregistrǎrilor. Ştergerea logicǎ şi ştergerea fizicǎ a înregistrǎrilor. Append Comanda permite adǎugarea de înregistrǎri la sfârşitul bazei de date. Comanda determină aparitia unei ferestre care conţine denumirile câmpurilor. În acest ecran (fereastră) se introduc înregistrările care se adaugă în baza de date. Înregistrǎrile vor respecte structura articolului(caracteristicile fiecǎrui câmp) Exemplu: append 57

58 Sistem informatic Au fost adăugate două înregistrări. Noul conţinut al bazei de date poate fi vizualizat cu comanda list sau cu comanda browse List browse Delete Comanda realizează marcarea pentru ştergere logicǎ a înregistrǎrilor. Înregistrările nu sunt şterse fizic din baza de date, ele putând fi recuperate ulterior prin comanda recall (sau prin comanda browse, prin comanda edit). În urma ştergerii logice a uneia sau mai multor înregistrări, înregistrările rămase în baza de date nu sunt renumerotate. Se poate utiliza împreunǎ cu clauzele for şi all Ex: delete for <nume_câmp> <criteriu>. În această situaţie vor fi marcate pentru ştergere logică numai acele înregistrări care corespund criteriului. Ex: delete for denprodus= imprimanta 58

59 PARTEA I Urmarea execuţiei acestei comenzi este ştergerea logică din baza de date a tuturor înregistrărilor care au în câmpul denprodus valoarea (textul în acest caz) imprimanta Utilizarea clauzei all determinǎ marcarea pentru ştergere logicǎ a tuturor înregistrǎrilor din baza de date: Ex: delete all Ĭnregistrările care sunt marcate pentru ştergere logică sunt evidenţiate prin prezenţa caracterului * în cazul vizualizării conţinutului tabelului prin comanda list, sau printrun marcaj negru în cazul vizualizării înregistrărilor prin comanda browse sau comanda edit. Exemplu: Delete for pret>19 List Delete for pret>19 browse 59

60 Sistem informatic Delete for pret>19 edit Recall Comanda permite demarcarea înregistrǎrilor marcate pentru ştergere logicǎ Se poate utiliza împreunǎ cu clauzele for şi all Ex: recall for <nume_câmp> <criteriu>. În această situaţie vor fi demarcate acele înregistrări care corespund criteriului. Ex: recall for denprodus= imprimanta Utilizarea clauzer all determină demarcarea de la ştergere logică a tuturor înregistrărilor marcate pentru ştergere logicǎ (cu delete sau browse) Ex: recall all Exemple: 60

61 PARTEA I Recall for pret>250 Browse recall all browse Pack Comanda realizează ştergerea definitivă (fizică) a înregistrărilor marcate pentru ştergere logică. Înregistrările rămase în baza de date se renumerotează. Practic se creează o nouă bază de date care conţine numai înregistrările care nu sunt marcate pentru ştergere logică. SGBD copiază toate înregistrările marcate pentru ştergere logica intr-un fişier temporar apoi este şters fişierul original, acţiune urmată de 61

62 Sistem informatic redenumirea fişierului temporar cu numele fişierului original, din acest motiv nu este posibila recuperarea înregistrărilor şterse. Această acţiune nu este realizată în următoarele situaţii: Nu există loc pe HDD pentru crearea fişierului temporar In timpul procesului utilizatorul apasă tasta ESC. Exemplu: Delete for prod= floppy Browse A fost marcată pentru ştergere logică înregistrarea cu câmpul numit prod având valoarea floppy Pack Browse 62

63 PARTEA I Ĩnregistrarea marcată pentru ştergere logică a fost ştearsă definitiv din baza de date. Zap Comanda realizează ştergerea fizică, definitivă, a tuturor înregistrărilor din baza de date. Se păstrează numai structura articolelor (caracteristicile fiecărui câmp) Comanda este echivalentă cu succesiunea de comenzi : Delete all (sunt marcate pentru ştergere logică toate înregistrările din baza de date) Pack (sunt şterse fizic din baza de date înregistrările marcate pentru ştergere logică) Edit Se afişazǎ înregistrǎrile din baza de date sub forma unui tabel Permite editarea şi modificarea înregistrǎrilor din baza de date, precum şi marcarea acestora pentru ştergere logică. Se poate utiliza împreunǎ cu clauzele for,fields semnificaţia acestora fiind cea descrisă anterior. ( comanda list) Modul de afişare al înregistrǎrilor se controlează prin intermediul clauzelor font si style (vezi comanda browse) Exemple: Edit 63

64 Sistem informatic Edit style iu Ĩnregistrările din baza de date au fost afişate cu caractere înclinate ( i ) şi cu subliniere (u) edit fields afi_maj=upper(prod) 64

65 PARTEA I Prin utilizarea clauzei fields a fost afişat un singur câmp din baza de date (câmpul numit prod), funcţia upper realizând afişarea cu majuscule. Cuvinte cheie: actualizare, adǎugare de înregistrǎri, modificare, ştergere logicǎ, ştergere fizicǎ,append, delete, recall, pack, zap, edit. Capitolul 7 Alte comenzi FoxPro legate de exploatarea bazelor de date. Sortarea bazelor de date. Crearea ferestrelor de consultare (form) în FoxPro. Calculate Permite calcularea valorilor minime, maxime, calculul mediei sau a sumelor valorilor unor câmpuri. Comanda calculate se va utiliza împreună cu una dintre următoarele funcţii: min(), max(), sum(), avg() Calculate Min(<nume_camp>) - returnează cea mai mică valoare a înregistrărilor aflate în câmpul respectiv. Această valoare se afişează pe ecran sau este stocată într-o variabilă. Câmpurile pot fi de tip numeric, şir de caractere, dată calendaristică, etc. Calculate Max(<nume_camp>) returnează cea mai mare valoare a înregistrărilor aflate în câmpul respectiv. Această valoare se afişează pe ecran sau este stocată într-o variabilă. Şi în acest caz câmpurile pot fi de tip numeric, şir de caractere sau dată calendaristică. Calculate Sum(<nume_camp>) - returnează suma valorilor înregistrărilor aflate în câmpul respectiv. Este necesar ca aceste înregistrǎri sǎ fie de tipul numeric. 65

66 Sistem informatic Calculate Avg(<nume_camp>)-în acest caz se va returna media aritmeticǎ a valorilor din câmpul respectiv. Şi în acest caz este necesar ca aceste înregistrǎri sǎ fie de tipul numeric. Exemple a)calculate min(pret) S-a calculat şi afişat cea mai mică valoare găsită în câmpul pret b)calculate min(pret),max(pret) S-au calculat şi au fost afişate cea mai mică şi cea mai mare valoare a înregistrărilor din câmpul pret. c)calculate sum(pret) d)calculate avg(pret) S-a calculat şi afişat media aritmetică simplă a valorilor numerice aflate în câmpul preţ. e) calculate min(prod),max(prod) Datele din câmpul prod sunt de tipul şir de caractere. Ĩn acest caz se consideră ordinea în care sunt reprezentate caracterele în codul ASCII (a<b<c etc) 66

67 PARTEA I f) calculate sum(prod) Ĩn cazul în care se încearcă utilizarea datelor de tipul şir de caractere ca parametrii pentru funcţii care pot lucra numai cu tipul numeric se generează un mesaj de eroare. use Comanda USE permite închiderea respectiv deschiderea unei baze de date. Sintaxa comenzii: USE <nume_baza_de_date> Daca baza de date este cea activă în memorie ea va fi închisă. Daca baza de date nu era cea activă în memorie ea va fi deschisa. Obs. Toate comenzile se referă la baza de date activa în memorie; La un moment dat putem avea o singura baza de date activă în memorie; clear Este şters conţinutul ecranului principal al aplicaţiei FOX PRO Nu sunt şterse comenzile din fereastra de comenzi.(command window) Comanda nu afectează în nici un fel înregistrările din baza de date. (nu există nici o legătură între comenzile legate de ştergerea înregistrărilor DELETE, PACK, ZAP şi comanda CLEAR) Comanda CLEAR este echivalentă ca şi acţiune cu comanda MSDOS CLS. list structure Această comandă afişează pe ecranul principal al FOX PRO-ului informaţii legate de baza de date activă (tabelul activ) 67

68 Sistem informatic Vor fi astfel afişate structura articolului (nume câmp, tip, lungime maximă.), va fi afişat numărul de înregistrări din baza de date, ultima accesare a acestora, precum şi calea spre baza de date. Exemplu Considerăm un tabel cu următoarea structură a articolului: C1- sir de caractere, lungime maximă 3 C2- numeric, lungime maximă 2 C3- logic,, lungime maximă 1 (implicit) Comanda list structure va afişa Display structure Comanda are acelaşi rol cu list structure sort Pentru a putea sorta elementele unei mulţimi este necesar ca pe mulţimea respectivǎ să avem definită o relaţie de ordine. Sortarea presupune aranjarea elementelor respectivei mulţimi fie în ordine crescătoare, fie în ordine descrescătoare. 68

69 PARTEA I In cazul câmpurilor de tipul şir de caractere se va utiliza drept criteriu de sortare reprezentarea caracterelor în codul ASCII. Ĩn cazul unui tabel (bază de date) sortarea presupune rearanjarea înregistrărilor în funcţie de valorile unuia sau a mai multor câmpuri, aceste câmpuri putând fi sortate atât crescător cât şi descrescător. In urma operaţiei de sortare se va crea o noua baza de date cu un nume diferit de baza de date sortată. Pentru a putea vizualiza rezultatul sortării este necesar să închidem baza de date iniţială si să deschidem noua bază de date creată în momentul sortării (aceste operaţii vor fi realizate prin intermediul comenzii USE) Sintaxa comenzii SORT este urmatoarea: SORT TO <baza_sortata> ON <nume-câmp1><parametru>,..., <nume-câmp n> <baza-sortată> reprezintă numele bazei de date care se creează în momentul sortării <nume-camp 1, n> reprezintă câmpurile din baza de date iniţială după care se realizează sortarea <parametru> poate avea una din urmatoarele valori: /a, /d /a = ASCENDING se utilizează pentru sortarea crescǎtoare (aranjarea în ordine crescatoare a valorilor din campul respectiv) /d=descending precizeaza ca sortarea se realizeaza în ordine descrescatoare a valorilor din campul respectiv. Daca nu este specificat nici unul din cei doi parametri sortarea se consodera implicita crescătoare. Exemplul 1 Se consideră baza de date cu structura: C1- sir de caractere, lungime maximă 3 C2- numeric, lungime maximă 2 C3- logic,, lungime maximă 1 (implicit) Baza de date există pe HDD si este salvata sub numele de baza1. Se cere: Crearea unei baze de date cu numele baza1s sortata crescător dupa valorile campului c1(cel care conţine date de tipul şir de caractere). Iniţial baza1 conţine următoarele înregistrări: 69

70 Sistem informatic use baza1 (este deschisă baza nesortată) sort to baza1s on c1/a (se creează baza1s sortata crescător dupa valorile campului c1) use baza1s (este deschisă baza sortată) list (este listat conţinutul tabelului sortat) Ex.emplul 2. Să se sorteze aceasta baza de date baza1 (cu structura descrisă mai sus) în felul urmator: -crescator dupa campul C2 -descrescator dupa campul C1 Se va crea baza de date cu numele baza2s Sintaxa comenzii este urmatoarea: use all (inchide baza de date activa) use baza1 sort to baza 2s on c2, c1/d use baza1 use baza2s browse Ca rezultat se va afişa pe ecran: 70

71 PARTEA I Obs. Al doilea criteriu de sortare este luat în considerare numai în cazul în care avem valori egale în primul câmp precizat ca criteriu de sortare (în acest caz înregistrările care au în câmpul C2 valoarea 23 sunt afişate în ordinea descrescătoare a valorilor din câmpul C1 ; Daca toate valorile înregistrărilor din primul câmp sunt diferite, al doilea criteriu nu intervine deloc. Obs: SORT TO BAZA2S ON C1, C2/D SORT TO BAZA2S ON C2/D, C1 Rezultatul execuţiei celor două comenzi diferă Quit Comanda QUIT se utilizează pentru a ieşi din FoxPro Crearea formularelor în FoxPro O forma este o fereastră în care se găsesc mai multe elemente care permit accesarea si modificarea (actualizarea) înregistrărilor dintr-o bază de date. Elementele dintr-o forma pot fi: a) Etichete (labels) Etichetele pot conţine text. Ĩn mod implicit textul din etichetele prezente în formele create în FOX se va referi la numele câmpurilor din baza de date activă. b) Ferestre de editare (text box), acestea conţinând înregistrările din baza de date. 71

72 Sistem informatic c) Butoane de comandă (command button), fiecare dintre aceste butoane fiind legat de o acţiune posibilă în contextul utilizării bazei de date. d) Elementele comune oricărei ferestre din Microsoft Windows (butoane de maximizare, minimizare, închidere) Etichete TextBox Butoane de comandă Crearea formelor se poate realiza foarte rapid urmând o succesiune de paşi cu selectarea pentru fiecare etapă a opţiunilor dorite. Presupunem creatǎ o baza de date cu structura cunoscuta, baza de date fiind deschisă succesiunea este urmatoarea: Din meniul TOOLS se selectează opţiunea WIZARDS. Din lista care apare se selectează FORM Ĩn continuare se selectează în acest exemplu FORM WIZARD Apare un ecran din care se selectează acel tabel de care va fi legata forma. Sunt selectate câmpurile din tabel care vor fi vizibile în FORM. Următoarea etapă permite doua acţiuni: se alege stilul în care va fi realizata forma se precizează setarea butoanelor de comanda Se trece la următoarea etapa prin apăsarea opţiunii NEXT. În această noua fază sunt precizate : câmpurile dupa care va fi sortata baza de date (unul sau mai multe câmpuri, cu posibilitatea sortării crescătoare sau descrescătoare). Se precizează câmpul după care se realizează indexarea bazei de date. 72

73 PARTEA I Următoarea etapă se referă la precizarea numelui formei si salvarea acesteia Daca nu se precizează alt nume forma va avea implicit numele tabelului de care a fost legată şi extinsa SCX. Tot în această etapă se poate opta fie pentru lansarea imediată a formei, fie pentru salvarea ei în vederea unei folosiri ulterioare. OBS. Pentru a lansa în executie o forma salvata se va folosi în fereastra de comenzi: DO FORM nume.scx Pe forma avem următoarele butoane de comanda: I. Butonul cu textul TOP. Acesta afişează în forma prima înregistrare din baza de date Obs. Prima înregistrare rezultată în urma eventualei sortări, nu prima înregistrare din baza de date precizată la începutul creării formei) II. BOTTOM Acesta afişează în forma ultima inregistrare III. NEXT Acest buton afişează următoarea înregistrare din baza de date, Butonul nu este activ daca suntem poziţionaţi pe ultima înregistrare. IV. PREV Acest buton afişează înregistrarea anterioară V. ADD permite adăugarea unei noi înregistrări în baza de date. Câmpurile trebuie să respecte structura articolului; Adăugarea ţine cont de opţiunea sortării bazei de date; VI. EDIT Butonul permite modificarea valorilor înregistrărilor din baza de date VII. DELETE - butonul realizează ştergerea înregistrărilor din baza de date. VIII. FIND - determina apariţia unui ecran în care se pot construi expresii. Acest ecran are următoarea structură: FIELD OPERATOR VALUE FIELS poate fi orice câmp din baza de date activă; OPERATOR pot fi: Operatori relaţionali (=, >, <, <=) Operatorul Between permite selectarea câmpurilor cuprinse între două valori, Ĩn acest caz în dreptul câmpului VALUE sunt date două valori separate prin virgulă. Operatorul Contains este utilizat preponderent pentru găsirea înregistrărilor ( câmpuri de tipul şir de caractere ) care conţin o anumită literă sau un grup de litere. In dreptul câmpului VALUE sunt introduse valorile după care se realizează căutarea. OBS. Ĩn cazul câmpurilor de tipul sir de caractere, spre deosebire de sintaxa de la comenzile BROWSE, LIST, EDIT, valorile căutate nu se introduc între ghilimele duble ( ). IX. EXIT Se iese din formă. 73

74 Sistem informatic Cuvinte cheie: calculate, sortare crescǎtoare, sortare descrescǎtoare, buton de comandǎ, etichetǎ, fereastrǎ de editare. Anexa Oracle Oracle Database 10g Experss Edition Oracle Database 10g Experss Edition (Oracle Database XE) este o versiune gratuită pentru download şi utilizare a celei mai performante baze de date relaţionale. Această versiune este foarte uşor de instalat, fiind un fişier executabil care ghidează utilizatorul pas cu pas. Oracle XE beneficiază de o interfaţă intuitivă prin intermediul browserului, care permite administrarea: crearea de tabele, vederi, alte obiecte, import, export, vizualizarea datelor din tabele, scrierea scriptului SQL şi lansarea în execuţie a interogărilor şi generarea de rapoarte. ( 102xewinsoft.html) Oracle are un control automat al indexilor si posibilitatea de a realiza baze de date relational obiectuale. Oracle 10g cuprinde 4 instrumente importante (fig.1.): 1. Administration (contine instumente pentru managementul utilizatorilor bazei de date, a memoriei, a sesiunilor de lucru, pentru schimbarea parolei, statistici ale sistemului) 2. Object Browser (contine instrumente pentru crearea si cautarea de tabele, vederi, indexi, seqvente, proceduri, functii, triggere, etc) 3. SQL (contine instrumente pentru scrierea comenzilor SQL, a scripturilor SQL si pentru crearea interogarilor= Query Builder) 4. Utilities (contine instrumente pentru incarcarea datelor tip text, spreadsheet, xml, pentru raportari referitoare la tabelelor, sriptului etc. Fig.1. Meniul Oracle 10g Express Edition Se doreste crearea unei aplicatii de gestiune orientata pe web care sa aiba urmatoarea schema conceptuala CLIENTI ("IDCLIENT" NUMBER, "NUME" VARCHAR2(50), "ADRESA" VARCHAR2(25), "BANCA" VARCHAR2(25), "CONT" NUMBER) COMENZI ("ID_COMANDA" NUMBER, "DATA" DATE, "TERMEN" NUMBER, "VALOARE" NUMBER, "ID_CLIENT" NUMBER ) 74

75 PARTEA I CONTINUT_COMANDA ("NR_COMANDA" NUMBER, "ID_PRODUS" NUMBER, "CANTITATE" NUMBER) PRODUSE ("ID_PROD" NUMBER, "NUME" VARCHAR2(50), "PRET" NUMBER, NUMBER) "STOC" Pentru a crea tabelele se poate utiliza interfata oferita de Oracle 10g, sau se poate scrie direct codul SQL: Pentru a scrie codul SQL se parcurg pasii: Home>SQL>SQL Commands. In fereastra deschisa se pot apoi scrie inscructiunile de stergere a eventualelor tabele create anterior de alt utilizator cu acelasi nume si instructiunile de creare a noilor tabele DROP TABLE CLIENTI CASCADE CONSTRAINTS; DROP TABLE COMENZI CASCADE CONSTRAINTS; DROP TABLE CONTINUT_COMANDA CASCADE CONSTRAINTS; DROP TABLE PRODUSE CASCADE CONSTRAINTS; CREATE TABLE "CLIENTI" ( "IDCLIENT" NUMBER NOT NULL ENABLE, "NUME" VARCHAR2(50), "ADRESA" VARCHAR2(25) NOT NULL ENABLE, "BANCA" VARCHAR2(25), "CONT" NUMBER NOT NULL ENABLE, CONSTRAINT "CLIENTI_PK" PRIMARY KEY ("IDCLIENT") ENABLE ) CREATE TABLE "COMENZI" ( "ID_COMANDA" NUMBER NOT NULL ENABLE, "DATA" DATE NOT NULL ENABLE, "TERMEN" NUMBER NOT NULL ENABLE, "VALOARE" NUMBER NOT NULL ENABLE, "ID_CLIENT" NUMBER NOT NULL ENABLE, CONSTRAINT "COMENZI_PK" PRIMARY KEY ("ID_COMANDA") ENABLE ) CREATE TABLE "CONTINUT_COMANDA" ( "NR_COMANDA" NUMBER NOT NULL ENABLE, "ID_PRODUS" NUMBER NOT NULL ENABLE, "CANTITATE" NUMBER NOT NULL ENABLE, CONSTRAINT "CONTINUT_COMANDA_PK" PRIMARY KEY ("NR_COMANDA") ENABLE ) CREATE TABLE "PRODUSE" ( "ID_PROD" NUMBER NOT NULL ENABLE, "NUME" VARCHAR2(50) NOT NULL ENABLE, "PRET" NUMBER NOT NULL ENABLE, "STOC" NUMBER NOT NULL ENABLE, CONSTRAINT "PRODUSE_PK" PRIMARY KEY ("ID_PROD") ENABLE ) 75

76 Sistem informatic Tabele pot fi create si cu Wizard-ul oferit de Oracle urmand pasii Home>Object Browser>Create>Table (fig. 2). In fereastra deschisa se completeaza numele atributelor, dimensiunea acestora, si se stabilesc eventualele restrictii. Apoi se apasa butonul Next. Fig.2. Interfata de creare a tabelelor in Oracle In pasul urmator se alege o cheie primara pentru un camp autoindexat incepend de la o secventa noua (fig.3). Fig.3. Alegerea unei chei primare Se realizeaza asocierea cu tabela Comanda pentru stergerea in cascada a informatiilor din cele 2 tabele relationate printr-o cheie primara, respectiv cheie externa. Se apasa butonul Add si apoi Next (fig.4.). 76

77 PARTEA I Fig. 4. Stabilirea restrictiilor referentiale Pentru a insera date in tabele nou create se parcurg pasii: Home>Object Browser>Browse>Table>Data>Insert Row. In fereastra nou deschisa se completeaza tuplurile dorite si se apasa butonul Create Fig.5. Inserarea datelor in tabele O alta metoda de inserare a datelor in tabele este de a introduce codul SQL in fereastra de comanda: Home>SQL>SQL Commands INSERT INTO CLIENTI VALUES (6, Catavencu, 'Targoviste, ERSTE, ); 77

78 Sistem informatic Problema: 1. Sa se afiseze toate informatiile despre clienti: Home>SQL>SQL Commands: SELECT * FROM CLIENTI; 2. Sa se afiseze toti clientii cu domiciliul in Bucuresti si sa se ordoneze ascendent dupa criteriile nume si banca. Home>Object Browser>Browse>Table>Query. Se bifeaza toate campurile, se pune conditia ca adresa sa fie Bucuresti si apoi cele 2 criterii Nume si Banca. (Fig.6) Fig. 6. Interfata pentru realizarea interogarilor dintr-o tabela 3. Sa se afiseze ordonat crescator dupa denumire toate produsele al caror stoc este mai mic decat 20. Home>SQL>SQL Commands: select "PRODUSE"."NUME" as "NUME", "PRODUSE"."PRET" as "PRET", "PRODUSE"."STOC" as "STOC" from "PRODUSE" "PRODUSE" where "PRODUSE"."STOC" <20 order by PRODUSE.NUME ASC 1. Sa se afiseze numarul de comenzi pentru care Id-ul este mai mare decat 1 Home>SQL>Query Builder. Se adauga tabela COMENZI cu dublu click pe denumirea ei. Se bifeaza ID_COMANDA, apoi conditia >1 si functia COUNT (fig.7). Fig.7. Interfata Query Builder 78

79 PARTEA I sau Home>SQL>SQL Commands: select count(comenzi.id_comanda) as "ID_COMANDA" from "COMENZI" "COMENZI" where "COMENZI"."ID_COMANDA" >1 5. Sa se afiseze detaliile comenzilor clientilor Home>SQL>Query Builder. Se adauga toate tabelele anterior create. Se realizeaza legaturile dintre ele, se bifeaza atributele dorite si se apasa butonul RUN (fig.8). Home>SQL>SQL Commands: Fig. 8. Exemplu de interogare complexa select "COMENZI"."DATA" as "DATA", "COMENZI"."TERMEN" as "TERMEN", "COMENZI"."VALOARE" as "VALOARE", "CONTINUT_COMANDA"."CANTITATE" as "CANTITATE", "CLIENTI"."NUME" as "NUME", "CLIENTI"."ADRESA" as "ADRESA", "CLIENTI"."CONT" as "CONT", "PRODUSE"."NUME" as "NUME", "PRODUSE"."PRET" as "PRET" from "PRODUSE" "PRODUSE", "CLIENTI" "CLIENTI", "CONTINUT_COMANDA" "CONTINUT_COMANDA", "COMENZI" "COMENZI" where "COMENZI"."ID_COMANDA"="CONTINUT_COMANDA"."NR_COMANDA" and "CLIENTI"."IDCLIENT"="COMENZI"."ID_CLIENT" and "CONTINUT_COMANDA"."ID_PRODUS"="PRODUSE"."ID_PROD" 1. Sa se selecteze si sa se afiseze cu litere mari toate numele clientilor din baza de date Home>SQL>SQL Commands: select upper(clienti.nume) as "NUME" from "CLIENTI" "CLIENTI" 79