DETERMINATION OF REQUIREMENT FOR INFORMATION MANAGEMENT, AN ECONOMIC ENTITY. Constantin Teleșpan. Prof., PhD, Romanian-German University of Sibiu

Transcription

1 DETERMINATION OF REQUIREMENT FOR INFORMATION MANAGEMENT, AN ECONOMIC ENTITY Constantin Teleșpan Prof., PhD, Romanian-German University of Sibiu Abstract: In any economic entity making a decision involves the consumption of information. So, in order to substantiate a decision, information that may be collected from the economic environment. The question arises of determining volmului information necessary for making a decision in such a way as to ensure the effectiveness of the decision-making process. In this work there is a way of determining the requirement for information management, an economic entity. Keywords:, decision, management, requirement, economic 1. Introducere Singurul suport al dirijării îl reprezintă informaţia, fapt care conduce la necesitatea formării la nivelul managementului a dualului informaţional al sistemului real în raport cu sfera competenţei acestora. Informaţiile care se consumă în vederea formării şi luării deciziilor le numim informaţii finale şi cuprind informaţiile despre obiectivele deciziilor cât şi informaţiile de fundamentare. Complexitatea relaţiilor de dependenţă dintre fenomenele şi procesele economice face ca aceste două mulţimi la nivelul întregului sistem de management să se intersecteze, nepermiţând o separare strictă, însă la nivelul fiecărei decizii diferenţierea este posibilă şi necesară. Informaţiile despre obiectivul deciziei se obţin prin procedee distincte în raport cu tipul deciziei, declanşatoare de procese corectorii de comportament. Pentru deciziile declanşatoare de procese, aceste informaţii au la bază studiile tehnico-economice întreprinse cu ocazia proiectării procesului economic şi se referă la efectele economice posibile ale funcţionării acestuia. Deciziile corectorii de comportament se obţin din studiul efectuat asupra fenomenelor şi proceselor variabile în timp datorită unor grade de libertate conferite cu ocazia proiectării sistemului economic. Variaţia în timp a unui element al sistemului economic poate fi admisă atunci când are loc în interiorul unei limite normale, spre exemplu, modificările mărimii 7

2 stocului de materii prime între stocul normat minim şi maxim şi neadmisă când aceste limite sunt depăşite. Variaţiile determinate de gradele de libertate ale sistemului semnificativ mari, faţă de limitele stabilite, cer un management prin decizii corectorii de comportament. 2. Cerința de informații Din mulţimea informaţiilor de abatere înregistrate pot fi introduse în cerinţa de informaţii numai acelea care pot fi supuse procesului cunoaşterii şi care îndeplinesc condiţiile de eficienţă arătate la timpul de răspuns al sistemului. Având format sistemul de decizii, se poate constitui mulţimea informaţiilor de fundamentare. Pentru aceasta se pleacă de la analiza probabilităţilor de fundamentare a fiecărei decizii în parte, ţinând seama de compatibilitatea dintre informaţiile de fundamentare şi obiectivul deciziei, de criteriile de posibilitate a obţinerii şi a luării în considerare cât şi de cel al eficienţei activităţii de management. O informaţie este compatibilă potenţial cu obiectivul deciziei dacă fenomenul reprezentat prin informaţie este cauză faţă de cel dirijat, deci constituie un mijloc de realizare a acestuia. Mărimea mulţimii informaţiilor potenţial compatibile depinde de complexitatea relaţiilor de dependenţă a fenomenului dirijat. Analiza cantitativă a gradului de participare a informaţiilor la fundamentarorganizarea si implementarea activitatilor de consiliere, orientare si dezvoltare personalaea deciziei permite ca din această mulţime să fie reţinute numai acelea care au o importanţă semnificativă în condiţii de eficienţă şi de posibilitate de cuprindere în modelele de decizie. Deoarece o informaţie poate participa la fundamentarea mai multor decizii, mulţimea informaţiilor de fundamentare se formează prin reuniunea submulţimilor constituite la nivelul fiecărei decizii astfel: I f = U ji fj, unde: - I fj s-a simbolizat mulţimea informaţiilor de fundamentare a deciziei j. Cerinţa totală de informaţii a sistemului de conducere sau mulţimea informaţiilor finale, se determină după relaţia: I = I d U I a U I f, unde: - I = mulţimea informaţiilor finale; - I d = mulţimea informaţiilor despre obiectivele deciziilor declanşatoare de procese; - I a = informaţiile de abatere sau informaţiile despre obiectivele deciziilor corectorii de comportament; - I f = informaţiile de fundamentare. Reuniunea dintre aceste mulţimi este impusă de faptul că o informaţie poate aparţine mai multor clase, adică se poate afla în posturi diferite în raport cu mulţimea deciziilor. 8

3 Fluxurile informaționale de transfer Prin fluxurile informaţionale de transfer de latură semantică pentru conducere se formează cuplajul dintre mulţimea informaţiilor finale şi sistemul de decizii, reprezentat schematic în figura 1 în care: X = (X i), i = 1,2,...n, mulţimea informaţiilor finale; Y = (Y j), j = 1,2,...n, mulţimea deciziilor. X 1 Y 1 X 2 Y 2 X i Y j X n Y m Fig. 1 - Graful fluxurilor informaţionale pentru conducere Mulţimea fluxurilor informaţionale din graf a fost figurată numai cu titlu de exemplificare. Astfel în decizia Y 2 se transferă latura semantică din informaţiile X 1, X i, X n. Pe fluxurile reprezentate în graf se pot înscrie cantităţile de informaţii transferate. Pentru informaţiile despre obiectivul deciziei cantitatea de informaţii este dată de aportul acesteia la formarea obiectivului, determinată în condiţii similare procesului de formare a informaţiilor derivate iar pentru cele de fundamentare după relaţia sinentropiei care măsoară gradul de dependenţă dintre cele două fenomene, în ambele cazuri folosind formulele: N sy/x=n y-n y/x în care: Ny grad de neorganizare al fenomenului Y Ny/x grad de neorganizare al sistemului Y pe starile altui sistem X și: N sx(y)=n (y)-n x(y) în care: 9

4 Nsx(y) - cantitatea de informaţii obţinută despre fenomenul Y prin cercetarea fiecărui fenomen de care depinde. Cuplajul dintre mulţimea informaţiilor finale şi cea a deciziilor trebuie să aibă în vedere condiţia de compatibilitate de latură semantică. Latura semantică a unei informaţii sau conţinutul său economic, cum mai este denumită în practică, include natura fenomenului studiat şi domeniul mulţimii elementelor reprezentate prin informaţie. Domeniul acoperit de informaţie trebuie să fie compatibil cu domeniul competenţei organului de management care ia decizia; în caz contrar se impune un proces de agregare a informaţiilor în cadrul sistemului de prelucrare. Natura internă a fenomenului reprezentat prin informaţie trebuie să fie compatibilă cu obiectul deciziei; în caz contrar se impune un proces de sintetizare a acestora. Agregarea conduce la obţinerea unei informaţii cu un domeniu de cuprindere mai larg prin utilizarea unor informaţii de aceeaşi natură, dar cu o sferă de cuprindere mai restrânsă, informaţia derivată păstrând natura celor prelucrate. Prin sintetizare din mai multe informaţii de natură diferită, dar despre acelaşi domeniu de cuprindere, se obţine o informaţie cu acelaşi domeniu, dar de natură complexă, formată prin laturile semantice primite în procesul de transfer. Desintetizarea conduce la obţinerea unor informaţii de natură diferită prin desprinderea lor dintro informaţie sintetică (spre exemplu, evidenţierea factorilor de influenţă asupra unui indicator sintetic prin metodele statisticii social-economice). Din punct de vedere al asigurării compatibilităţii informaţii-decizii mulţimea informaţiilor finale este compusă din: - informaţii primare, dacă acestea sunt compatibile în această formă; - informaţii de ieşire din sistemul de prelucrare, dacă informaţiile prelucrate nu sunt compatibile cu sistemul de decizii şi se impune prelucrarea lor; - informaţii intermediare, dacă acestea, pe lângă rolul de mijlocire a transferului de latură semantică din procesul de prelucrare, sunt compatibile cu sistemul de conducere putând fi consumate în aceasta formă. Întregul proces de creare a condiţiilor de compatibilitate informaţii-decizii, structura informaţiilor în diferite stadii, cât şi fluxurile informaţionale de transfer de latură semantică pot fi evidenţiate în vederea analizării lor. Dacă avem în vedere graful ordonat pe clase de echivalenţă şi subgrafele informaţionale care descriu fluxurile din procesul de prelucrare, în care introducerea şi sistemul deciziilor după cuplajul redat în figura 1 obţinem astfel graful informaţional-decizional având în vedere în ultima clasă de echivalenţă (şi subgrafele informaţionale care descriu fluxurile din proces) din vârfuri de ieşire din graf, deciziile sistemului de management. 10

5 Subgrafele pot fi constituite pentru ilustrarea sistemului de informaţii care fundamentează fiecare decizie şi modul de obţinere a acestora în cazul în care avem unic vârf de ieşire decizia cât şi pentru ilustrarea modului de utilizare a fiecărei informaţii în procesul de luare a deciziilor când vom avea ca unic vârf de intrare în subgraf informaţia respectivă. Interesant de analizat în acest caz este procesul de transfer al informaţiilor conţinute în datele primare până ajung să capete forma cerută de modelul deciziei. La nivelul întregului proces informaţional-decizional aceste aspecte sunt reprezentate prin schema procesului informaţional-decizional de transfer de latură semantică prezentată în figura 2. Din această schemă reiese faptul că datorită necesităţii prelucrării unor informaţii înainte de a fi consumate la fundamentarea deciziilor, apare nevoia de a face distincţie între dualul informaţional primar şi cel final. Sistemul Dualul Proces Dualul Sistemul Sistemul real informaţional de informaţional de real economic primar prelucrare final decizii economic. agregare. dezagregare. sintetizare. desintetizare. Fig. 2 - Schema fluxurilor informaţionale de transfer. Dualul informaţional final se evidenţiază la nivelul sistemului de conducere cuprinzând mulţimea informaţiilor despre obiectivele deciziilor şi mulţimea informaţiilor de fundamentare a acestora, deci informaţiile finale. Dualul informaţional primar este forma de reprezentare directă a sistemului real economic prin aplicarea unor procese de cunoaştere şi obţinerea informaţiilor primare. Dualul informaţional primar trece în dual informaţional final prin intermediul fluxurilor informaţionale de transfer din cadrul sistemului de prelucrare. 11

6 3. Concluzii Abordarea în acest mod a fluxurilor informaţionale permite tratarea procesului de obţinere şi transfer a informaţiilor de la nivelul sistemului real economic la sistemul de decizii, făcând abstracţie de forma de organizare a celor trei sisteme. Aceasta creează posibilitatea analizei modului de obţinere a informaţiilor şi a modelelor de prelucrare în corespondenţă strictă cu latura semantică a informaţiilor din dualul primar, respectiv în cel final. Permite, în acelaşi timp, determinarea prin metode ştiinţifice a mulţimii obiectivelor deciziilor, respectiv a volumului activităţii de conducere şi a mulţimii informaţiilor de fundamentare a acestora. Limitând activitatea de dirijare la nevoia reală, punând la baza fundamentării deciziilor informaţiile care formează un grad de certitudine informaţională convenabil, se reduce costul activităţii de conducere la nivelul strictului necesar comparabil cu efectele economice ale activităţii de dirijare. Bibliografie selectivă 1991; 1976; 1. Abraham-Frois, A., Economie politique, ed. a 5-a, Paris, 1992; 2. Apopei, N., Procesul informaţional decizional economic, Editura Ştiinţifică, Bucureşti, 3. Guiaşu, S., Aplicaţii ale teoriei informaţiei, Editura Academiei, Bucureşti, 1968; 4. Roengen, N., G., Legea entropiei şi procesul economic Editura Academiei, Bucureşti, 5. Sava, S., Semnificaţii noi ale ştiinţei economice, Revista Română de Economie, nr.1/1991; 6. Săhleanu, V., Ştiinţa şi filozofia informaţiei, Editura Politică, Bucureşti, 1972; 7. Stancovici, V., Filozofia informaţiei, Editura Politică, Bucureşti, 1970; 12