Perpustakaan UiTM (Perak)

Transcription

1 Organisasi Tajuk Perpustakaan UiTM (Perak) itregsys

2 NAMA JABATAN UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA (PERAK) ALAMAT UiTM PERAK, KAMPUS SERI ISKANDAR BOTA, PERAK. TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN TN.HJ ABD GHANI AHMAD 12,000 KEAHLIAN PERPUSTAKAAN 8 UNIT 9 BAHAGIAN PENTADBIRAN 5 FAKULTI 2 BILANGAN KAMPUS 90,000 KOLEKSI BERCETAK NO. TELEFON : JUMLAH STAF PERPUSTAKAAN

3 PROJEK INI KAMI NAMAKAN ITRegSys

4 BAGUS FORMAT PENDAFTARAN YANG MUDAH 2. MESRA PENGGUNA 3. KONSEP LAYAN DIRI 4. STATISTIK PENGGUNA BOLEH DIJANA SECARA HARIAN, BULANAN DAN TAHUNAN 5. KURANG PEMANTAUAN DARI PETUGAS KAUNTER 6. PENDAFTARAN PC MENGAMBIL MASA YANG SINGKAT. 7. DATA DIKUMPUL SECARA BERPUSAT KE DALAM PANGKALAN DATA MUDAH, TAK PERLU TUNGGU LAMA LEPAS NI GILIRAN AKU PULAK.

5 PENJIMATAN MASA MENUNGGU MINIT 12 SEBELUM SELEPAS PENJIMATAN MASA DARIPADA 10 MINIT KEPADA 2 MINIT 2 PENJIMATAN MASA MENUNGGU PENDAFTARAN DI KAUNTER IT DARIPADA 10 MINIT KEPADA 2 MINIT 0

6 PERTAMBAHAN BILANGAN PELANGGAN Pendaftaran Pengguna Bilik IT Jan Feb Mac Apr May Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dis Jumlah %

7 PENJIMATAN SUMBER MANUSIA Penjimatan Kos Tenaga Kerja (bagi seorang Juruteknik Komputer) : Sebulan Gaji Pokok (P1T15) : RM Cola : RM Elaun Khidmat Awam : RM Elaun Perumahan : RM Jumlah RM Setahun RM x 12 bulan = RM24, KOS TENAGA KERJA YANG DAPAT DIJIMATKAN IALAH SEBANYAK RM24, Setahun Pengesahan dari Pejabat Bendahari UiTM (Perak)

8

9 PENJIMATAN KOS KESELURUHAN PEMBANGUNAN SISTEM LUAR = RM 5, KOS KERJA SUMBER MANUSIA = RM 24, = RM 31, (-)ANALISA KOS FAEDAH = (RM 1,848.00) = RM 29, PENJIMATAN KOS KESELURUHAN SEBANYAK RM29, Pengesahan dari Pejabat Bendahari UiTM (Perak)

10 KATEGORI STAF DAN PENGURUSAN IMPLIKASI Masa yang lama untuk penyediaan statistik bilik IT Pengurusan sukar memantau staf bertugas.. Bebanan tugas akan bertugas Kekerapan staf melakukan kesilapan data. PELANGGAN Pelanggan merasa terganggu, bosan kerana berbaris panjang Pelanggan terpaksa menunggu lama untuk mendaftar Banyak masa terpaksa di bazirkan JABATAN Mutu Perkhidmatan Jabatan menurun dan tidak produktif Pertambahan kos operasi Jabatan Menjejaskan imej jabatan Sasaran jabatan tidak tercapai

11 PEMILIHAN TAJUK

12 Lamanya kena tunggu MINIT MESYUARAT BIL.4/2011 Isu yang dibangkitkan berkaitan dengan rungutan pelajar terhadap perkhidmatan kaunter bilik it

13

14 ANALISIS DATA DAN PELUANG PENAMBAHBIKAN

15 UJIAN MASA : PENDAFTARAN DI KAUNTER BILIK IT Tugasan di kaunter Bilik IT pagi 2.30 petang 8.30 malam PURATA MASA JUMLAH MASA Pendaftaran penggunaan komputer bilik it 2 minit 10 saat 2 minit 1 minit 50 saat 2 MINIT Pendaftaran penggunaan bilik perbincangan Menerima tempahan penggunaan bilik taklimat Pendaftaran penggunaan mesin printer (KonicaMinolta) 2 minit 05 saat 2 minit 02 saat 2 minit 03 saat 2 minit 05 saat 2 minit 01 saat 2 minit 02 saat 1 minit 50 saat 2 MINIT 1 minit 57 saat 2 MINIT 1 minit 55 saat 2 MINIT 10 MINIT PURATA MASA MENUNGGU Membantu pengguna menggunakan kemudahan bilik it 2 minit 08 saat 2 minit 02 saat 1 minit 50 saat 2 MINIT Pelanggan yang menunggu Tarikh 2 Februari 2012 Penanggungjawab RAZMAN Lokasi BILIK IT KAUNTER PENDAFTARAN PELANGGAN YANG KELIMA DAN SETERUSNYA TERPAKSA MENUNGGU MELEBIHI 10 MINIT

16 STATISTIK TAHUNAN USTM 2011 Pendaftaran Pengguna Bilik IT Tahun 2011 Jan Feb Mac Apr May Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dis Jumlah Penggunaan PC Printer Scanner Pengguna Bilik Taklimat Pengguna Bilik Perbincangan Jumlah Jumlah pendaftaran Pengguna di Kaunter IT = 55,800 Jumlah penggunaan PC = 33, Cuti SEMESTER Jan Feb Mac Apr May Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dis Penggunaan PC Printer Scanner Pengguna Bilik Taklimat Pengguna Bilik Perbincangan SUMBER : STATISTIK PERPUSTAKAAN

17 1 1. Klik e-pendaftaran IT 2. Masukkan No.Pelajar/No.Staf ( / ) 2 3

18 3. Klik No.Pc yang hendak digunakan 4. Klik Submit 5. Klik Kembali Untuk Pendaftaran Pengguna Yang Seterusnya 4 6 5

19 1 1. Klik Laporan Pendaftaran Bilik IT (Admin) 2. Masukkan Username Dan Password (Admin) 2 3

20 a) ANTARAMUKA STATISTIK HARIAN itregsys Pilih Tarikh Statistik Yang Dikehendaki 2. Klik Submit 3. Jumlah Pengguna Harian Bilik IT Akan Terpapar. 3

21 b) ANTARAMUKA STATISTIK BULANAN / TAHUNAN itregsys Klik Tab Statistik Bulanan 2. Masukkan Tahun Statistik Yang Dikehendaki 3. Klik Submit 4. Statistik Pengguna Bilik IT Mengikut Bulan Dan Tahun Akan Terpapar 4

22 c) ANTARAMUKA DAFTAR PENGGUNA itregsys 1. Klik Tab Daftar Pengguna 2. Masukkan : a) ID Pengguna b) Nama c) No.Kad Pengenalan d) Fakulti e) Kursus/Jawatan f) Kod Kursus / Gred 3. Klik Daftar Pengguna 1 2 3

23 TINDAKAN PEMBETULAN

24 PENAMBAHBAIKAN TERHADAP KOTAK NO. PENDAFTARAN KOMPUTER Kotak Nombor PC ( Selepas): Kotak Nombor PC ( Sebelum): a) Pelajar Sukar Memilih No. PC b) Kad No. PC Sering Berselerak Selepas Digunakan c) Petugas Kaunter Sukar Memastikan Jumlah PC Yang Masih Belum Digunakan a) Pelajar Mudah Memilih No. PC b) Kad No. PC Mudah Disusun Selepas Digunakan c) Petugas Kaunter Mudah Memastikan Jumlah PC Yang Masih Belum Digunakan

25 MESIN KIOSK TERPAKAI DIGUNAKAN SEBAGAI PENAMBAHBAIKAN KEPADA KOMPUTER PENDAFTARAN SUPAYA LEBIH INTERAKTIF Pendaftaran itregsys (Sebelum) : a) Menggunakan Komputer Biasa b) Sukar Dialihkan c) Mengganggu Pengguna Lain d) Skrin Kecil Dan Tidak Mesra Pengguna Pendaftaran itregsys (Selepas): a) Menggunakan Kiosk (TERPAKAI) b) Mudah Alih c) Tidak Mengganggu Pengguna Lain d) Skrin Monitor Yang Lebih Besar Dan Mesra Pengguna

26

27 PEMANTAUAN

28 Tn. Hj. Abd Ghani Ahmad - Timbalan Ketua Pustakawan Memastikan Kelancaran Perkhidmatan Pendaftaran Pengguna di Bilik IT Jamilah Md Yusoff Memantau penggunaan Sistem ITRegSys, supaya 95 peratus pengguna menunggu pendaftaran Bilik IT kurang dari 2 minit Hasdino Shafizul Mohd Radzi Membuat Backup data dan mengumpul statistik harian, bulanan serta tahunan Asraf Zamani Hazim Memastikan perjalanan sistem ITRegsys sentiasa beroperasi

29 MASA MENUNGGU UNTUK PENDAFTARAN KOMPUTER KURANG DARI 2 MINIT 2013 Pengubahsuaian Perpustakaan JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL AUG SEP OKT NOV DIS 12 - APR 13 MEI JUN Jamilah Md Yusoff Memantau penggunaan Sistem ITRegSys, supaya 95 peratus pengguna menunggu pendaftaran Bilik IT kurang dari 2 minit

30 PENGUNAAN CLIS PENGUNAAN CLIS PENGUNAAN ITRegSYS SEBELUM SEMASA SELEPAS JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL AUG - NOV DIS 12 - APR 13 MEI 13 MASA UNTUK MENDAPATKAN STSTIK BULANAN HANYA MENGAMBIL MASA 1 MINIT DENGAN PENGGUNAAN ITRegSYS SEBELUM CADANGAN PENYELESAIAN SELEPAS STATISTIK MASA YANG DI AMBIL OLEH STAF UNTUK MENJANA STATISTK BULANAN PENGGUNAAN KOMPUTER Razman Zainal Abidin Mengumpul statistik harian, bulanan serta tahunan

31 TINDAKAN PENCEGAHAN

32 TIDAK SERVER MULA Proses backup secara automatik -membuat semakan pada data Server LIBP_2 1. Klik pada Ikon MyComputer 2. Kemudian klik ikon Backup (F) Seterusnya klik pada folder ITRegSys pada tarikh proses backup dilakukan Jika file ITRegSys ada terpapar bermakna Proses Backup berjalan dengan baik TAMAT Razman Zainal Abidin Membuat Backup data harian.

33 PENCAPAIAN

34 Lawatan kerja Ketua Pustakawan UiTM ke Perpustakaan UiTM Perak pada 28 November 2012

35 TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN BAHAGIAN PERPUSTAKAAUiTM (Perak)

36 Pencapian Projek JOHAN dan JUARA KESELURUHAN Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Zon Utara 2012 Tempat : Dewan Seri Iskandar UiTM Perak Tarikh : Projek : ITRegSys

37 Pencapian Projek JOHAN Mini Konvensyen KIK Peringkat UiTM Perak 2012 Tempat : Dewan Seri Iskandar UiTM Perak Tarikh : Projek : ITRegSys

38 PENGHARGAAN HASIL DARI INOVASI KIK INI DI BENTANGKAN DALAM PRA-AUDIT DAN AUDIT AKHIR PENSIJILAN QE/5S PADA 20/07/2012 DAN 03/08/2012

39 LAWATAN PENANDAARASAN DARIPADA PERPUSTAKAAN TENGKU ANIS (UITM KELANTAN)

40 MADAH DIUNGKAP SANTUN BITARA PANTUN DILANTUN MENGUSIK HATI SALAH DAN SILAP TUTUR BICARA POHON DIAMPUN SEIKHLAS HATI KAIN BATIK CANTINGAN TANGAN HANTARAN PEMUDA BUAT SIDARA AMALAN TERBAIK JADI IKUTAN SEMOGA BERJUMPA DI LAIN MASA SEKIAN, TERIMA KASIH