Webbeleid van die Noordwes-Universiteit

Transcription

1 Webbeleid van die Noordwes-Universiteit Verwysingsnommer Verantwoordelike uitvoerende bestuurder Beleideienaar Verantwoordelike afdeling Status Goedgekeur deur 6P/ Uitvoerende Direkteur: Korporatiewe Sake en Verhoudinge Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie Korporatiewe Kommunikasie Goedgekeur Raad Datum van goedkeuring 10 Junie 2011 Wysigings Hierdie beleid vervang die beleid soos goedgekeur deur die Raad op 19 September Datum van wysigings Hierdie beleid is hersien gedurende Hersieningsdatum 2012 Webadres van hierdie beleid Adres op die beleid-databasis SHARE 2. management\2.1.3 policy development and review\ review\database/policy documents\6p web_a.docx

2 Korporatiewe Sake en Verhoudinge Webbeleid van die Noordwes-Universiteit 1 Aanhef As ʼn toonaangewende universiteit in Afrika, gedryf deur die strewe na kennis en innovasie, met ʼn unieke institusionele kultuur gegrond op die waardes wat die Universiteit voorstaan, het die Noordwes-Universiteit (NWU) hierdie Webbeleid op 10 Junie 2011 aanvaar. Hierdie beleid vervang die Webbeleid wat op 19 September 2008 deur die Raad aanvaar is. 2 Beleidsverklaring Dit is die beleid van die Noordwes-Universiteit om ʼn amptelike universiteitswebwerf daar te stel wat die sakebehoeftes van die universiteit ondersteun terwyl dit ook in die behoeftes van geselekteerde gehore voorsien. Die verskillende webblaaie van die eenhede/skole/fakulteite/departemente binne die universiteit vorm almal deel van die NWU-webwerf. Die doel van hierdie beleidsdokument is om die nodige inligting aan die personeel van die NWU te verskaf om die NWU-webtuiste as doeltreffende kommunikasiemiddel tot voordeel van die Universiteit as geheel te optimaliseer, met spesifiek die volgende doelwitte: om die universiteit se teenwoordigheid op die Internet te versterk en om erkenning vir die universiteit uit te brei terwyl sy beeld uitgebou word; om die konsekwentheid van die universiteit se webwerf te versterk deur op ʼn deurlopende basis aktuele, informatiewe en boeiende materiaal op ʼn aantreklike, konsekwente, akkurate en professionele wyse te publiseer; om ʼn volhoubare inligtings- en kommunikasie-infrastruktuur te steun wat die Universiteit se missie, doelstellings en doelwitte deur ʼn aanlyn-teenwoordigheid ondersteun; om hulpbronne te optimaliseer om die ontwikkeling en instandhouding van die NWU se webwerf te stroomlyn en te outomatiseer as ʼn vinnige en maklik toeganklike wyse om met die universiteit se teikengehore te kommunikeer. Dit omskryf standaarde, definisies, reëls, prosedures en riglyne om te verseker dat inligting op die NWUwebwerf en ander elektroniese kanale leesbaar is, aan wetlike vereistes voldoen, en akkuraat en konsekwent is. 3 Woordbepalings 3.1 Elektroniese Kommunikasie-Forum (EKF) Dit is ʼn virtuele netwerk van NWU-personeel wat aan die optimalisering van die NWU-web en ander elektroniese kommunikasie werk en uit rolspelers van regoor die universiteit bestaan. 3.2 NWU-webpubliseerder ʼn Persoon wat webblaaie redigeer, webwerwe bestuur, en/of inhoud van eksterne bronne redigeer wat gebruik word in webblaaie (bv. databasisse). 4 Reëls 4.1 Hierdie beleid en die webprosedures, -reëls en -riglyne is van toepassing op alle personeel, diensverskaffers en kontrakteurs wat webstelsels vir die universiteit ontwikkel. Dit sluit programmering, inhoudsontwikkeling, publisering en die ontwerp en uitleg van webblaaie in. Webbeleid van die Noordwes-Universiteit 1

3 4.2 Die beleid is van toepassing op die amptelike NWU-webblaaie en die NWU-personeelintranet, wat alles in ʼn Microsoft- of Linux-omgewing aangebied kan word. 4.3 Al hierdie reëls, prosedures en riglyne is aan die amptelike beleide van die universiteit onderhewig, en veral aan die beleid vir die verantwoordelike gebruik van inligtings- en kommunikasietegnologie, netwerke en inligtingshulpbronne. 4.4 Die NWU is verbind tot intellektuele en akademiese vryheid en tot die beskerming van die reg van studente en personeel om uiting te gee aan vryheid van spraak en vrye akademiese ondersoek en ontdekking. Gebruikers moet op hulle beurt die regte van ander gebruikers en die integriteit van die stelsels en verwante fisiese hulpbronne respekteer, en aan die Suid-Afrikaanse Grondwet en ander toepaslike wette, regulasies, en universiteitsbeleide voldoen. 4.5 Hoewel die universiteit onomwonde in die vryheid van spraak glo, is hy nie verplig om geriewe vir die onbeperkte elektroniese uitoefening van hierdie reg te verskaf nie; webpublikasie en die gebruik van elektroniese kommunikasie aan die NWU is dus ʼn voorreg, nie ʼn reg nie. 4.6 Die volgende dokumente kan geraadpleeg word vir meer uitvoerige inligting oor die NWU-web: Voorwaardes vir die gebruik van die Noordwes-Universiteit se webwerf (kopiereg, vrywaring, skadeloosstelling, privaatheidsbeleid, ens.); reëls en riglyne vir die gebruik van elektroniese pos; reëls en riglyne vir die beskerming van IT-infrastruktuur; die NWU-beleid oor die Verantwoordelike Gebruik van Inligtings- en Kommunikasietegnologie; registrasievorm om aansoek te doen vir IT-kursusse wat met die intranet, internet en kieslyste verband hou; die NWU-beleid oor Argiewe; die NWU se Rekordbestuursbeleid; en definisies binne die NWU-webomgewing. 4.7 Elke kampus moet ʼn toegewyde persoon of persone hê wat toesig hou oor die algemene webpublisering van die betrokke kampus. 4.8 Hierdie beleid sal na goeddunke hersien word. 5 Rolle en verantwoordelikhede 5.1 Rol van die Elektroniese Kommunikasie-Forum (EKF) Die EKF is verantwoordelik vir die omskakeling van die NWU-webstrategie in ʼn werkbare plan en vir toesighouding oor die beplanning, ontwerp, struktuur en ontwikkeling van die NWU-web. Hulle verseker ook dat die beleide van die NWU gevolg word om konsekwentheid te verseker rakende die toepassing van die amptelike template, akkuraatheid van amptelike inligting en gereelde bywerking van alle webinhoud. Spesifieke verantwoordelikhede sluit in: oorkoepelende argitektuur, ontwerp en uitleg van die NWU-web in ooreenstemming met die riglyne soos uiteengesit in die beleidsdokument; voorstanders van die hoofportefeuljes: IT, Onderrig-leer, Navorsing, Innovasie, Taal en Implementering van Kundigheid om te verseker dat die NWU se webstrategie omskep word in ʼn werkbare plan; verskaffing van leiding aan webpubliseerders in ooreenstemming met die beleidsdokument; kontrolering van die werking van die sentrale webbediener; toekenning van skyfspasie en regte aan geregistreerde webpubliseerders; versekering dat die gestelde reëls gevolg word en die standaard van die webblaaie gehandhaaf word; optrede as ʼn sentrale kontakpersoon om inligting rakende die NWU-web te verskaf; hantering van administratiewe funksies van die NWU-web; evaluering en beskikbaarstelling van webblaaier-sagteware; die reël van opleidingsprogrammatuur vir gebruikers; versekering van die korrekte toepassing van die NWU se korporatiewe identiteit (KID); hantering van aansoeke van universiteitsbelanghebbendes m.b.t. dienste wat verskaf word; algemene webnavrae via e-pos; en leidinggewing wat betref die ontwikkeling en implementering van elektroniese kommunikasiemediums. Webbeleid van die Noordwes-Universiteit 2

4 5.2 Lede van die Elektroniese Kommunikasie-Forum (EKF) Die volgende is lede van die EKF en hul verantwoordelikhede ingevolge die EKF: Uitvoerende Direkteur: Korporatiewe Sake en Verhoudinge: Hierdie persoon hou vanuit ʼn strategiese oogpunt toesig oor die NWU-web Institusionele Direkteur: Korporatiewe Kommunikasie: Hierdie persoon is ook verantwoordelik vir toesig oor die NWU-web en tree as bemiddelaar op in geval van ʼn dispuut rakende aspek(te) van die NWU-web Institusionele Kantoor Webinhoudbestuurder: Hierdie persoon is gesetel in die Institusionele Kantoor (IK) in die Korporatiewe Sake en Verhouding-kantoor (KSV). Hierdie persoon dryf die hele NWU-web wat betref gevestigde beleide, prosesse en prosedures. Daarmee saam is hy/sy ook verantwoordelik vir die beplanning, voorkoms en daarstel van die webwerfnavigasie, -ontwerp en - bywerkings, en die toesighouding, ontwikkeling en instandhouding m.b.t. die amptelike korporatiewe webblaaie van die NWU. Die IK-webinhoudbestuurder is ook daarvoor verantwoordelik om toesig te hou oor webpublisering binne die IK, beheer oor die bou van kieslysstruktuur op IK-vlak, en implementering van die EKF se besluite. Hy/sy werk saam met en ondersteun kampuswebkoördineerders en -publiseerders met die oog op die doeltreffende bestuur van die NWU-web Kampuswebkoördineerders: Hierdie persoon implementeer die EKF se besluite en aksieplan en tree op as koördineerder en toesighouer van die aktiwiteite van die kampus se webpubliseerders. Hulle werk nou saam met die IK-webinhoudbestuurder. Die Kampuswebkoördineerder sien om na webwerf-bruikbaarheid en gebruikerservaring en is uiteindelik verantwoordelik vir die webwerf se konstruksie (bou van die kieslysstruktuur) en instandhouding om professionele en bondige verteenwoordiging van die betrokke kampus op die groter NWU-web te verseker. Die Kampuswebkoördineerder is ook verantwoordelik vir, en ondersteun, die EKF in die totale toepassing van die Universiteit se korrekte korporatiewe identiteit. Inhoudplasing kan deel wees van ʼn Kampuswebkoördineerder se verantwoordelikhede, terwyl die skep van inhoud normaalweg nié is nie. Die kampuswebkoördineerders sal ook ʼn Kampus Elektroniese Kommunikasie-Forum saamroep, waar al die publiseerders van die verskillende kampusse sal vergader om tersaaklike kwessies te bespreek, verkieslik vóór die maandelikse EKF-vergadering NWU-webpubliseerder(s): Hierdie persoon gebruik gewoonlik ʼn webgebaseerde inhoudbestuurstelsel soos OpenCMS om inhoud op ʼn webblad te redigeer. Hierdie persoon kan ook vaardighede in beeldontwerp en -ontwikkeling vir die web hê. NWU-webpubliseerders is versprei oor al die kampusse sowel as die IK en verteenwoordig spesifieke fakulteite, afdelings, departemente, skole en ander besigheidseenhede. Die ideaal is dat elk van hierdie groepe deur ten minste één webpubliseerder verteenwoordig word NWU-IT-verteenwoordiger(s): Die NWU-ITS-departement hou die tegniese argitektuur van die NWU-webwerf in stand, bedryf die sentrale webbediener en ken skyfspasie en regte toe aan geregistreerde webpubliseerders. Hulle ondersteun die EKF in die algehele toepassing van die korporatiewe identiteit, verskaf riglyne aan webpubliseerders om seker te maak dat webbladstandaarde gehandhaaf word en fasiliteer die optimalisering van die NWU-web ter ondersteuning van die Universiteit se missie. Hulle is ook verantwoordelik vir hardeware, sagteware en webopleiding ITS: Toepassing en Navorsing (TON): Hierdie departement is verantwoordelik vir die bemagtiging van die kampus-it-afdelings om inligting oor opleidingsprogramme oor te dra aan gebruikers wie se taak dit is om webblaaie saam te stel en op die NWU-webwerf te plaas. ʼn Nuwe publiseerder sal in die volgende opgelei word: hoe om op die intranet te publiseer; hoe om op die internet te publiseer; moets en moenies van internet- en intranetpublisering (KSV-kantoor) Akademiese Steundienste (AS): Hierdie departement is verantwoordelik vir opleiding m.b.t. die opvoedkundige gebruike van die web (e-leeromgewing: e-fundi) Ferdinand Postma Biblioteek (FPB): Hierdie biblioteek is verantwoordelik vir opleiding m.b.t. die publikasie van bibliografiese en vakinligting. Webbeleid van die Noordwes-Universiteit 3

5 Rekordbestuur en -administrasie: Hierdie departement is verantwoordelik vir opleiding m.b.t. die volgende: die gebruik van die intranetskakels wat aan rekordbestuur toegewy is; en die gebruik van die elektroniese rekordbestuurstelsel Vrywillige / Ad hoc-inligtingverskaffers: Hulle is personeellede of studente wat inligting op ʼn ad hoc-basis publiseer. Dosente kan e-fundi gebruik om studiemateriaal te publiseer. Oorspronklike gegewens: Elmarie Beth Cronje( ) C:\Documents and Settings\Administrator\Desktop\6P _web_a.doc 1 Julie 2011 Huidige gegewens: SHARE ( ) 2. management\2.1.3 policy development and review\ review\database/policy documents\6p web_a.docx 1 Julie 2011 Verwysingsnommer: 6P/ Webbeleid van die Noordwes-Universiteit 4