HUMAN CAPITAL MANAGEMENT Personal Management. Manual de utilizare

Transcription

1 HUMAN CAPITAL MANAGEMENT Personal Management Manual de utilizare Pagina 1 din 35

2 CUPRINS 1 Conectare utilizator Modulul Personal Adaugare Salariat Personal Data Employment Data Coeficienti deducere Other information Children Activare angajat Modificare angajat Modulul Dosar Electronic Pagina 2 din 35

3 1 Conectare utilizator Utilizatorul se conecteaza la aplicatia Personal Management introducand user-ul si parola, ulterior apasand butonul Conectare. Dupa ce se va conecta utlizatorul, se selecteaza compania dorita. Pagina 3 din 35

4 Fereastra se deschide implicit cu pagina de Welcome. Pentru a deschide modulele dorite, se acceseaza butonul HCM. Modulele care pot fi accesate sunt: Personal (P), Dosar electronic (D) si Views (V). Din butonul HCM se poate modifica poza utilizatorului, bloca sau deloga utlizatorul. Pentru a modifica poza utilizatorului, se apasa linkul Schimbare poza. In fereastra de editare a pozei, exista 3 butoane: Load picture, Save si Close. Se apasa butonul Load picture, se selecteaza poza dorita si se incadreaza conform marimii dorite, cu ajutorul butoanelor tip lupa sau stanga dreapta. Pagina 4 din 35

5 Pentru a se deloga, utilizatorul apasa butonul Log off. Pagina 5 din 35

6 2 Modulul Personal Modulul Personal se deschide implicit cu View-urile create. Din butonul de view-uri putem selecta view-ul dorit. View-ul Personal cuprinde coloanele Nume, Prenume, Punct de lucru, Departament si Data angajarii. Daca apasam pe coloana dorita, sortarea se va face dupa respectiva coloana. Daca se doreste sa se filtreze dupa anumite criterii, se apasa butonul Filtrare. Pagina 6 din 35

7 Criteriile de filtrare sunt: Nume, Prenume, Punct de lucru, Departament, Functie si Data angajarii. In plus, mai avem optiunile: Contains, Starts with, Ends with, Blank si Not Blank la criteriile Nume si Prenume. In aceste doua campuri se completeaza manual Numele si Prenumele dorite. La criteriile Punct de lucru, Departament si Functie avem optiunile Equal, Not equal, Blank si NotBlank. Aceste criterii au un buton combo, de unde putem selecta criteriul dorit. La criteriul data angajarii avem optiunile Between, In, Equal, Less Than, Less than or equal, Greater than si Greater than or equal. Acest criteriu are un buton combo, de unde putem accesa un calendar sau o data predefinita. Dupa ce sunt selectate criteriile dorite, se apasa butonul Filtrare. Pagina 7 din 35

8 Daca se doreste sa se revina la filtrarile initiale, se apasa butonul Renuntare. 3 Adaugare Salariat Pentru a adauga o noua persoana, se apasa butonul Add. Astfel se deschide o fisa de personal, cu 5 taburi: Personal Data, Employment data, Coeficienti deducere, Other information si Children. 3.1 Personal Data Tabul Personal Data cuprinde informatii referitoare la salariat: Marca, Nume, Prenume, CNP etc., asa cum se poate vedea in fereastra de mai jos. Campurile obligatoriu de completat in aceasta pagina sunt evidentiate in figura de mai jos incadrate cu un chenar rosu. Pagina 8 din 35

9 Campul Marca se compleaza punctual de catre utilizator. Campul NIN se compleaza cu codul numeric personal al angajatului. In cazul in care se introduce un cod numeric personal gresit (care nu trece testul intern de validare), utilizatorul va fi avertizat prin ramanerea chenarului rosu activ. La salvare va aparea un mesaj de atentionare. In cazul in care se introduce un NIN care deja exista in aplicatie (de exemplu: a mai fost angajat in trecut in cadrul societatii), la apasarea butonului Salvare, aplicatia va avertiza utilizatorul de acest fapt, prin afisarea urmatorului mesaj: Pagina 9 din 35

10 Dupa completarea sau modificarea câmpului NIN, campurile Sex si Data naşterii sunt preluate automat. Dacă această oeraţiune conduce la un rezultat eronat, data de naştere se poate modifica manual prin una din următoarele metode: Introducerea de la tastatură a celor 3 componente ale datei (ziua, luna, anul) Poziţionarea pe componenta datei dorite si folosirea tastelor de navigare SUS şi JOS pentru incrementarea şi decrementarea valorii Pagina 10 din 35

11 Desfăşurarea selectorului de data prin apăsarea butonului inglobat. Pentru facilitarea selectării unei date sunt disponibile următoarele funcţionalităţi: o Prin apăsarea pe butoanele cu săgeţi din dreapta şi stânga campurilor lună şi an se derulează lunile, la trecerea ianuarie-decembrie şi invers, modificându-se in mod corespunzător şi anul selectat o La apăsarea butonului se va selecta data curentă o La apăsarea pe o zi din luna precedentă sau următoare (zilele afişate în culoarea gri de pe prima şi ultima linie a selectorului de dată) luna selectată se va modifica în mod corespunzător Campurile IC Series si IC Number se completeaza manual cu Seria si Numarul de buletin. IC released on si IC valid until sunt campurile care reprezinta valabilitatea buletinului. Se completeaza ca orice camp de tip data (asa cum am prezentat mai sus). Sectiunea Adress se refera strict la adresa salariatului. Campul Country se completeaza selectand din lista derulanta judetul dorit. Pagina 11 din 35

12 Pentru a completa campul Locality, se apasa butonul nomenclatorul de localitati. si astfel se deschide Pentru a gasi o localitate, se introduce numele acesteia in campul liber de deasupra coloanei Locality Name si apoi se filtreaza, ori apasand tasta Enter ori butonul Apply filter. Pagina 12 din 35

13 Pentru a selecta localitatea dorita, se efectueaza dublu click pe aceasta. Campurile Street, Number, Postal Code, Bloc, Scara, Floor number si Apartment se completeaza manual. In cazul in care localitatea selectata ar fi fost Bucuresti, sectorul (District) s-ar fi completat automat. In sectiunea Other information, se poate completa manual locul nasterii (Birth place). Religia se poate selecta din lista derulanta, la fel ca si Starea civila si Stagiu militar (in cazul in care salariatul are sexul masculin). La tip angajat avem doua bife: Activ si Inactiv, care reprezinta statusul angajatului in firma. Inactivi sunt salariatii lichidati sau suspendati. La data incetarii activitatii se completeaza ULTIMA ZI PONTATA IN FIRMA. Obligatoriu de completat este si temeiul legal de incetare a activitatii. Acesta se completeaza apeland butonul, ducandu-ne astfel in nomenclatorul de temeiuri de incetare a activitatii. Modalitatea de a selecta un temei legal este executand dublu click pe temeiul dorit. Pagina 13 din 35

14 Campul Plata salariu pe card se bifeaza cu DA in cazul in care salariatul are cont de card si astfel se activeaza automat campurile Banca si Cont card. In cazul in care se doreste ca numai o anumita parte din suma sa fie virata pe card sau numerar, se introduce suma dorita intr-unul dintre campurile: Suma maxima numerar sau Suma maxima card. Pagina 14 din 35

15 3.2 Employment Data Tabul Employment Data cuprinde informatii referitoare la contractul angajatului si alocarea lui pe structuri: Punct de lucru, Departament, Centru de cost etc, asa cum se poate vedea in fereastra de mai jos. Campurile obligatoriu de completat in aceasta pagina sunt evidentiate in figura de mai jos ca fiind incadrate in chenar rosu. Sectiunea Employment contract cuprinde campurile Hire date (data angajarii in societatea respectiva, informatie care se regaseste in contractul angajatului), Job title, Punct de lucru, Profession, Departament, bifele Permanent, Colaborator, optiunea Pensionar, optiunea Contract de munca cu timp partial, Record of employment, Contract Type, Contract time span, Numar/Data contract ITM, Contract Pagina 15 din 35

16 number/date, butonul Zile CO, Zile CO an curent, Zile CO restante an anterior, Zile CO suplimentare, Regimul de lucru, Norma de lucru, Probation Period, Preaviz concediere si Preaviz demisie. Campul Data angajarii se va completa cu prima zi de angajare a salariatului in firma respectiva. Campul poate lua si valori pentru luni viitoare. Cu alte cuvinte se poate introduce un nou angajat pentru o luna viitoare, el activandu-se automat cand aplicatia va trece la luna respectiva. Exp: suntem in luna noiembrie si dorim sa introducem un nou angajat cu data de 1 decembrie. La data angajarii vom introduce si vom apasa butonul Salvare. Aplicatia va stii sa il inactiveze pana in luna 12/2007, moment in care va fi activata automat persoana respectiva. Campul Permanent se foloseste pentru toti angajatii care au un contract de munca. La bifarea acestei optiuni, in campul Tip contract va trebui ales tipul de contract al angajatului respectiv. Se poate alege dintr-o lista derulanta, asa cum se poate vedea in figura de mai jos. Pagina 16 din 35

17 Campul Colaborator se foloseste pentru alte forme de angajare. La bifarea acestei optiuni, in campul Tip Contract va trebui ales dintr-o lista derulanta, asa cum se poate vedea in figura de mai jos: Semnificatia optiunilor din lista derulanta este urmatoarea: Contr. de mandat: Aceasta optiune se va alege pentru personele care sunt angajate in societate cu contract de mandat. Pentru a nu retine anumite taxe ale angajatului, se pot bifa in casuta DOES NOT PAY: CA / AGA / Cenzor: ceasta optiune se va alege pentru personele care sunt numite in cadrul societatii pe functiile de administrator/cenzor. Altele: aceasta optiune se va alege pentru alte forme de angajare/colaborare in cadrul societatii. Conventii civile: aceasta optiune se va alege pentru persoanele care au contracte de convetii civile. Pagina 17 din 35

18 Campul Pensionar se va bifa daca persoana angajata este pensionara Daca se bifeaza acest camp si se doreste ca persoana respectiva sa nu plateasca somaj 1%, atunci in sectiunea DOES NOT PAY trebuie sa se bifeze si campul Somaj 1%: Observatie: La bifarea campului Pensionar, aplicatia nu bifeaza automat caseta DOES NOT PAY somaj 1%. Campul Contract time span se va completa cu durata contractului de munca. Se poate alege dintre doua optiuni: perioada nedeterminata si perioada determinata. La selectarea optiunii pe perioada determinata va apare un camp nou, Data expirare contract, care este camp obligatoriu de completat: Campul Functie se va completa cu functia salariatului. Denumirea functiei poate sa fie o denumire interna, legatura cu nomenclatorul COR facandu-se prin accesarea meniului Nomenclatoare -> Functii si completarea campului Cod COR, respectiv Denumire COR. Pagina 18 din 35

19 Campul Punct de lucru se va completa cu punctul de lucru pe care este alocat angajatul. Campul Departament se va completa cu departamentul pe care este alocat angajatul. Caseta Contract de munca cu timp partial se bifeaza in cazul in care un angajat lucreaza mai putin de 8 ore pe zi. Acest camp este in stransa corelatie cu campul Norma de lucru, in sensul ca: daca se bifeaza Contract de munca cu timp partial pe campul Norma de lucru se vor trece valori de la 1 pana la max 7. Daca nu se bifeaza campul Contract de munca cu timp partial pe campul Norma de lucru va fi trecuta obligatoriu valoarea 8. Pagina 19 din 35

20 Campul Numar/Data ITM se va completa cu numarul/data de inregistrare a contractului la ITM. Campul Numar/Data contract se va completa cu numarul/data contractului alocate intern. Campul zile CO: Pentru a se completa numarul de zile anuale de CO la care are dreptul un angajat, conform politicii interne a fiecarei firme (uniforma pentru toti angajatii sau in functie de o grila de vechime) se va apasa butonul: Zile CO. La apasarea acestui buton au loc urmatoarele actiuni: aplicatia va completa automat campul Zile CO cu zilele anuale de CO care-i revin angajatului; aplicatia va completa automat campul Zile CO an curent cu numarul de zile de CO care i se cuvin angajatului pe perioada pe care are contract in firma respectiva. La completarea acestui camp aplicatia tine cont de data de angajare si de data de lichidare a angajatului (daca este cazul) Campul Zile CO suplimentar este un camp care se completeaza de catre utilizator, cu numarul de zile de CO suplimentar la care are dreptul angajatul, conform politicii interne a firmei. Zilele trecute pe acest camp nu sunt cuprinse in valoarea afisata pe campul Zile CO an curent. Campul Regim de lucru se completeaza cu numarul de ore specifice grupei de munca in care lucreaza angajatul. Pagina 20 din 35

21 Campul Norma de lucru se completeaza cu numarul de zile pe care le lucreaza angajatul in fiecare zi. Pentru contractele de munca cu timp partial valoare acestui camp va fi intotdeuna mai mica decat 8 (opt). Sectiunea Wage In aceasta sectiune trebuie completat campul Salariul brut in lei. In cazul in care se completeaza Salariul in euro (brut sau net) sau salariul net, aplicatia va returna brutul aferent. Campurile Tip salariu si Salariu Orar nu se vor modifica de catre utilizator, ele se vor lasa asa cum le pune implicit aplicatia. Campul procent plata impozit se va completa prin selectarea din lista derulanta a procentului de impozit platit de angajat: - 100% pentru persoanele care platesc impozit pe salarii; - 0% pentru persoanele care sunt scutite de plata impozitului pe salarii (Exp: programatorii, persoanele cu handicap) Sectiunea Other employemnt information Acesta sectiune cuprinde campurile: Activitate, Centru de cost, Contul de gestiune, Punct virare impozit, Categorie de personal, Grup de personal, Grupa de munca (pentru grupa 1 de munca se selecteaza Indicativul conditiilor speciale), Casa de asigurare. Observatii: Campul Centru de cost va fi folosit pentru generarea notelor contabile. Pagina 21 din 35

22 3.3 Coeficienti deducere Tabul Coeficienti deducere este impartita in 2 sectiuni: Coeficienti personali si Persoane in intretinere. Sectiunea Coeficienti personali are urmatoarele campuri: Se acorda deduceri: pentru persoanele care au functia de baza in societate se va bifa acest camp, Grad de handicap (al salariatului): daca salariatul respectiv are handicap se va alege din lista derulanta gradul sau de handicap. Lista derulanta este identica cu cea de la sectiunea Persoane in intretinere. Sectiunea Persoane in intretinere cuprinde campurile: Nume, Prenume, Calitate: utilizatorul trebuie sa aleaga din una dintre optiunile:. Calitatea Other se foloseste pentru toate persoanele in intretinere care nu se afla in categoriile Husband/Wife sau Child. Pagina 22 din 35

23 Persoana Coasigurata: caseta se va bifa in cazul in care persoana aflata in intretinere are calitatea de copil si are peste 18 ani, are calitatea husband/wife, sau calitatea other ; CNP al persoanei aflate in intretinerea salariatului, Gradul de handicap al persoanei aflata in intretinere. Pagina 23 din 35

24 3.4 Other information Tabul Other information cuprinde informatii despre Cetatenie (romana, UE sau straina), Pasaport, Telefon, Nr. Copii, Nume mama, Nume tata, Nume sot/sotie, Vechimea in munca, Vechimea in domeniu, Vechimea totala. In functie de optiunea care este bifata in campul Cetatenie, anumite campuri devin obligatoriu de completat. Data angajare in munca (data angajarii salariatului pentru prima oara in campul muncii). Vechime in munca in ani si luni (se completeaza prima oara manual, se bifeaza Actualizeaza automat, in continuare aplicatia calculand singura vechimea in munca). Data angajare in domeniu (data angajarii in societatea respectiva sau in domeniul activate). Vechime in domeniu in ani si luni (se completeaza prima oara manual, se bifeaza Actualizeaza automat, in continuare aplicatia calculand singura vechimea in domeniu). Pagina 24 din 35

25 3.5 Children Tabul Children cuprinde informatii referitoare la copiii angajatului: Nume, Prenume, CNP, Data nastere. Aceste informatii sunt folosite la intocmirea diverselor rapoarte statistice (de ex, lista pentru cadourile de Craciun, de 1 iunie etc). Pentru a adauga un copil nou se vor urma pasii: 1. Se apasa butonul Add ; 2. Se completeaza campurile Nume, Prenume si CNP. In cazul in care se introduce un cod numeric personal gresit, campul va ramane marcat cu un chenar rosu. 3. Se apasa butonul Save 4. Pentru introducerea unui alt copil se vor repeta pasii de mai sus Pagina 25 din 35

26 3.6 Activare angajat Pentru a activa un angajat, se selecteaza salariatul dorit si se apasa butonul Activate. Apare o fereastra de activare, precum cea de mai jos: Optiunile sunt: Drepturi restante: Se activeaza angajatul lichidat pentru a i se acorda anumite drepturi restante; Reangajare: Se activeaza angajatul lichidat cu un nou contract; Reintegrare in societate: Se selecteaza temeiul legal apasand butonul ; Liquidation cancellation: Aceasta optiune se foloseste cand salariatul a fost lichidat din greseala. Pagina 26 din 35

27 3.7 Modificare angajat Pentru a modifica un salariat existent, se selecteaza salariatul si se apasa butonul Edit sau se efectueaza dublu click pe salariat. Se modifica campurile dorite si apoi se apasa butonul Save. Pagina 27 din 35

28 4 Modulul Dosar Electronic Modulul Dosar electronic are in partea stanga a ecranului salariatii, ordonati dupa Marca, Nume sau Prenume. In partea dreapta a ecranului se pot vizualiza documentele atasate fiecarui salariat in parte, documente ce tin de personal (Other documents) si documente ce tin de contract. Pentru a le vizualiza individual, se efectueaza dublu click pe acestea. Acestea pot fi vizualizate in doua moduri: ori in partea de jos a ecranului ori in formatul atasat. Pentru a il vizualiza in formatul atasat, se apasa butonul Edit. Pagina 28 din 35

29 Aceste documente pot fi modificate si apoi salvate. In cazul in care se doreste sa se adauge un nou document, se apasa butonul Add, se selecteaza Categoria, se introduc seria si numarul, data eliberarii si data expirarii si se ataseaza, adaugandu-l sau scanandu-l. Pagina 29 din 35

30 In cazul in care se apasa butonul Scan document si nu exista un scanner atasat calculatorului, se afiseasa urmatorul mesaj: O alta facilitate a acestui modul este de a trimite direct pe ul salariatului documentul solicitat de acesta, apasand butonul Send. Pagina 30 din 35

31 Documentele ce tin de contract sunt: CIM, Acte aditionale, Adeverinte etc. Pentru a le vizualiza, se efectueaza dublu click pe acestea. Aceste documente pot fi modificate si apoi salvate. De asemenea, si acestea pot fi trimise direct pe ul angajatului, selectand documentul dorit si apoi apasand butonul Send. Pagina 31 din 35

32 Daca se doreste adaugarea unui nou document, se apasa butonul Add. In fereastra Add document se completeaza tipul documentului, serie si numar, data eliberarii. Pentru generarea unui document se apasa pe sageata de la butonul Add selecteaza tipul documentului dorit. si Pagina 32 din 35

33 Pentru a modifica un document generat, se efectueaza dublu click pe acesta si se deschide un document word. Exista si tipuri de documente ce permit introducerea unor parametri variabili. Pagina 33 din 35

34 Pagina 34 din 35

35 Documentele pot fi si printate direct din aplicatie, apasand butonul print. Pagina 35 din 35