Proceduri de analizã a datelor

Transcription

1 Proceduri de analizã a datelor Liste Prin listã se întelege o serie de linii succesive într-o foaie de calcul, fiecare coloanã din listã continând date cu aceeasi semnificatie logicã. De exemplu, o listã de clienti poate contine o coloanã cu numele, o coloanã cu prenumele, o coloanã cu numãrul de telefon si o coloanã cu valoarea comenzii. Prima linie a unei liste este interpretatã drept antetul listei si este recomandabil ca ea sã continã denumirile coloanelor. Microsoft Excel dispune de proceduri prin care informatia dintr-o listã poate fi localizatã dupã anumite criterii (de exemplu gãsirea numãrului de telefon al unui client), poate fi ordonatã (de exemplu ordonarea alfabeticã a listei clientilor), poate fi totalizatã (de exemplu calcularea automatã a totalului comenzilor unui client) etc. Din acest punct de vedere, multe dintre operatiunile elementare asupra unei baze de date pot fi efectuate pentru o listã Excel. O listã este de altfel recunoscutã automat drept o bazã de date prin Coloanele listei sunt câmpuri ale bazei de date Etichetele de coloane sunt denumirile câmpurilor Fiecare linie din listã (cu exceptia primei linii) este o înregistrare. Pentru ca o zonã dreptunghiularã cu date sã fie recunoscutã drept listã trebuie (sau este recomandabil) ca: Liniile si coloanele listei trebuie sã fie adiacente, cu alte cuvinte se va evita lãsarea unor linii sau coloane libere. Domeniul listei trebuie sã fie înconjurat de linii si coloane libere (în caz contrar se va considera cã lista include si informatia adiacentã, care, de regulã, este altfel structuratã) Linia de antet se va diferentia prin format (culoare, fundal, font) si nu prin separarea cu o linie goalã. Este recomandat ca o foaie de calcul sã continã o sigurã listã (anumite operatiuni nu se pot efectua simultan pe mai multe liste din aceeasi foaie, dar se pot efectua simultan pe liste din foi diferite). Datele importante se vor plasa în coloanele din interiorul listei si nu pe extremitãti. La introducerea informatiilor text se va evita tastarea unor spatii initiale sau finale, în caz contrar sortarea si cautarea pot sã nu producã rezultatele dorite (un spatiu este considerat ca apartinând unei constante text).

2 Selectarea unei liste Pentru a aplica o operatiune specificã, lista trebuie sã fie selectatã în prealabil. Selectarea se poate efectua total, prin procedeul uzual, dar acest fapt nu este necesar. Este însã suficient ca celula activã sã fie în interiorul listei pentru ca domeniul listei sã fie identificat în mod corect. Sortarea unei liste Ordonarea unei liste dupã anumite criterii este o operatiune utilã atât în analiza datelor cât si pentru prezentarea datelor. Se pot ordona liniile (înregistrãrile) listei sau coloanele (operatiune mai rarã în practicã) potrivit valorilor din coloane, respectiv linii specificate de utilizator. Este posibilã, de asemenea, ordonarea valorilor dintr-o linie sau coloanã, independent de datele adiacente, dacã în prealabil se selecteazã total celulele respective si se rãspunde adecvat la dialogul afisat în acest caz de Excel (întrebarea este dacã sã se extindã selectia la datele adiacente si se va rãspunde negativ pentru o sortare partialã). Ordinea de sortare Datele pot fi sortate în ordine alfabeticã, numericã (dupa valoare) sau calendaristicã, în ordine crescãtoare sau descrescãtoare, dupã una sau mai multe coloane. La sortarea informatiilor de tip text, Microsoft Excel ordoneazã de la stânga la dreapta, caracter dupã caracter. Sortarea ascendentã a textului este bazatã pe ordinea ' - (spatiu)! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Sortarea ascendentã a numerelor este de la cel mai mic numãr negativ la cel mai mare pozitiv. Ordinea valorilor logice este FALSE TRUE. Valorile eroare sunt egale (indiferent de tipul erorii). Celulele goale sunt întotdeauna ordonate ultimele (indiferent de ordinea crescãtoare sau descrescãtoare). Este posibil sã se aleagã, pentru informatii cu semnificatii locale, ordinea datã de o listã creatã de utilizator (meniul Tools, Options, Custom lists, vezi explicatiile date anterior). Optiunile de sortare Sortarea este condusã de parametrii fixati în dialogul Sort Options (afisat prin comanda Sort din meniul Data si actionarea butonului Options, vezi dialogul Sort explicat mai departe).

3 First key sort order în lista derulantã se selecteazã ordinea de sortare (Normal sau dupã o listã definitã de utilizator), Case sensitive se marcheazã dacã ordonarea face diferenta între litere mari si mici, Orientation se fixeazã sortarea liniilor (Sort top to bottom) sau coloanelor (Sort left to right). Dupã fixarea optiunilor, acestea rãmân valabile pânã la urmãtoarea modificare. Optiunile sunt permise doar pentru prima cheie de sortare (cheuia principalã). Ordonarea crescãtoare/descrescãtoare dupã o coloanã Aranjarea listei dupã valorile dintr-o coloanã (se modificã totusi ordinea tuturor liniilor, cu pãstrarea alinierilor pe orizontalã) se poate realiza prin actionarea uneltelor dedicate: Click pe o celulã din coloana doritã Click Sort Ascending sau Sort Descending, Ordonarea liniilor dupã douã sau mai multe coloane Ordonarea poate fi efectuatã dupã mai multe coloane (chei de sortare). În acest tip de sortare este importantã fixarea prioritãtilor pentru coloane: liniile vor fi ordonate dupã prima coloanã indicatã, în caz de egalitate dupã prima coloanã se ordoneazã dupã a doua coloanã indicatã, în caz de egalitate dupã primele douã coloane se ordoneazã dupã a treia coloanã. Se selecteazã lista (eventual doar prin pozitionarea celulei active în listã) Se dã comanda Sort din meniul Data. Este afisat dialogul Sort prezentat în continuare. În listele derulante Sort by si Then by se aleg, în ordine, coloanele (câmpurile) de sortare. Pentru fiecare cheie de sortare se fixeazã în grupul de butoane radio alãturat ordinea de sortare: crescãtoare (Ascending) sau descrescãtor (Descending). Nu este necesar ca ordinea sã fie aceeasi pentru toate câmpurile. În grupul My list has se specificã dacã lista are linie antet (linia cu denumirile câmpurilor Header row) sau nu dispune de antet (No header row). În primul caz se vor sorta doar înregistrãrile reale (liniile 2 ) din listã.

4 Butonul Options afiseazã dialogul Sort Options (explicat anterior). Observatie 1. Dacã se doreste sortarea listei dupã mai mult de trei coloane se alege urmãtorul mecanism: se stabileste ordinea de prioritate a cheilor de sortare (de la cea mai importantã la cea mai putin importantã); se efectueazã sortarea dupã cele mai putin importante trei coloane; se continuã cu urmãtoarele trei coloane de prioritate micã s.a.m.d. Observatie 2. Dacã liniile sortate apartin unui outline (vezi subiectul respectiv), atunci sortarea pãstreazã grupãrile existente. Sortarea coloanelor dupã continutul liniilor La sortare se poate inversa rolul liniilor si al coloanelor. Tot ceea ce s-a spus la ordonarea liniilor se pãstreazã, schimbând "linii" în "coloane" si invers, dacã se marcheazã în Sort Options caseta de control Sort left to right, dupã care se fixeazã analog liniile care au rolul de chei de sortare. Sortarea dupã date calendaristice (luni, zile) sau liste proprii Deoarece anumite informatii care se prezintã drept texte (de exemplu: luni, marti, miercuri, joi etc.) nu pot fi ordonate ca text, neproducând ordinea corectã, se alege ordonarea dupã liste implicite sau create de utilizator. Se selecteazã lista. Se dã comanda Sort din meniul Data. Click Options. Sub First key sort order se alege lista care dã ordinea doritã si apoi OK. Se continuã în mod uzual cu fixarea celorlalte chei de sortare. Observatie. Ordinea listei selectate în First key sort order se aplicã doar coloanei mentionate în zona Sort by. Pentru a aplica ordini definite la mai multe coloane, fiecare coloanã va fi ordonatã separat, în ordinea inversã a prioritãtilor. Filtrarea informatiilor dintr-o listã Întelegem prin operatiunea de filtrare a informatiilor procesul prin care se selecteazã dintr-o listã doar acele înregistrãri care satisfac anumite conditii impuse de utilizator. Procesul este, în bunã parte, similar procesului de interogare a unei baze de date. Comanda principalã este Filter din meniul Data, dar sectiunile urmãtoare vor mai trata subiecte care se pot înscrie în acelasi proces de filtrare (comanda Form, comanda Outline etc.).

5 Trebuie retinut cã o operatiune de filtrare presupune stabilirea unor criterii de selectie, care se pot defini ca o entitate distinctã (într-o zonã separatã a foii de calcul) sau se pot selecta dintr-o suitã de criterii creatã în mod automat de cãtre Microsoft Excel prin analiza informatiilor din listã. Comanda Filter Accesul la principalele instrumente de selectare a informatiilor se realizeazã prin comanda Filter din meniul Data. Submeniul afisat dispune de trei noi comenzi AutoFilter, explicatã în continuare. Show All, prin care se afiseazã toate înregistrãrile listei (anuleazã filtrãrile active). Advanced Filter, explicatã în continuare. Comanda AutoFilter Operatiunea cea mai rapidã de regãsire a unor informatii dintr-o listã se realizeazã prin succesiunea de comenzi Filter (din meniul Data) urmatã de AutoFilter (din submeniul afisat). Ca urmare a comenzii, fiecare denumire de câmp apare pe foaia de calcul însotit de un buton de listã derulantã, ca în figura alãturatã. Prin actionarea butonului de derulare apare o listã de optiuni, primele trei fiind standard: (All), (Top 10 ), (Custom ), urmate de lista valorilor existente în coloana respectivã a listei. Selectarea unei valori din lista derulantã produce afisarea doar a acelor înregistrãri care au ca valoare a câmpului valoarea selectatã (în acest mod se realizeazã filtrarea). Selectarea intrãrii (All) produce afisarea tuturor înregistrãrilor (anularea filtrãrii pentru câmpul respectiv). Selectarea intrãrii (Top 10 ) este posibilã pentru câmpuri numerice si aratã doar primele înregistrãri, în ordinea crescãtoare sau descrescãtoare a valorilor, ordinea fiind fixatã într-un dialog intermediar. Se poate alege si numãrul înregistrãrilor afisate (nu este obligatoriu 10).

6 Selectarea intrãrii (Custom ) afiseazã un dialog care permite stabilirea unei conditii de filtrare mai complexe (de exemplu doar înregistrãrile cu salariatii care au salariu mai mic de de lei dar mai mare sau egal cu de lei). Un asemenea dialog este în figura urmãtoare În primul grup de optiuni se fixeazã prima conditie prin alegerea operatorului în prima zonã si valorii de comparatie în a doua zonã. Se alege operatorul logic dintre conditii (dacã existã o a doua conditie) prin butoanele radio, dupã care se fixeazã a doua conditie. Conditia compusã realizatã astfel se aplicã doar câmpului pe care se stabileste filtrarea curentã. Observatie. Pentru a realiza o filtrare care implicã mai multe câmpuri (de exemplu angajatii care au salariu mai mic de un milion de lei si au mai mult de doi copii) se stabileste câte un filtru pe fiecare câmp. Actiunea comunã produce selectarea doritã (o datã aplicat filtrul pentru o coloanã, orice altã filtrare ulterioarã se aplicã doar înregistrãrilor deja selectate). Comanda Advanced Filter Prin comanda Advanced Filter este posibil ca înregistrãrile selectate sã fie copiate în altã locatie din foaia de calcul. Un alt avantaj este acela al vizibilitãtii conditiilor prin faptul cã se defineste o zonã, numitã în general Criteria, care contine conditiile de filtrare pentru toate coloanele dorite. Lista trebuie sã aibã obligatoriu etichete de coloane pentru a aplica aceastã procedurã. Pasii urmati sunt Definirea criteriilor de filtrare. Se copie etichetele coloanelor implicate în filtrare Se alipesc într-o primã linie a zonei care va fi zona Criteria. În liniile urmãtoare se scriu conditiile de filtrare (vezi explicatiile care urmeazã). Comanda Advanced Filter. Se selecteazã lista (eventual doar prin pozitionarea celulei active în listã). Comanda Filter din meniul Data si apoi Advanced Filter. Se aleg optiunile dorite (vezi figura care urmeazã). Se actioneazã OK. Este obligatoriu ca zona de criterii sã fie separatã prin cel putin o linie (coloanã) goalã de lista propriu-zisã (altfel identificarea automatã a listei este gresitã). Este recomandabil ca zona de criterii sã fie sub listã. Aranjarea criteriilor pe linii comune cu lista poate produce neajunsuri prin ascunderea în urma filtrãrii a acestor linii.

7 Dialogul Advanced Filter este prezentat în figura urmãtoare. În grupul Action se alege modul de efectuare a filtrãrii: Filter the list, in-place produce filtrarea listei pe loc (prin ascunderea liniilor neselectate), Copy to another location produce copierea înregistrãrilor selectate în altã zonã a foii de calcul. În List range se specificã domeniul ocupat de listã. De regulã acest domeniu este stabilit automat, dar este posibil sã se specifice un subdomeniu, dacã nu se doreste filtrarea întregii liste. În Criteria range se specificã domeniul ocupat de criteriile de filtrare. Dacã în foaie existã o zonã denumitã Criteria, adresa zonei apare automat în Criteria range. În Copy to se specificã domeniul în care se copie înregistrãrile selectate (dacã este marcatã optiunea Copy to another location. Este suficient sã se indice doar coltul din stânga sus al zonei receptoare. Caseta de control Unique records only se marcheazã dacã se doreste ca selectia obtinutã în urma filtrãrii sã continã înregistrãri unice. Exemple de criterii pentru Advanced Filter Conditiile de filtrare se aranjeazã într-o listã având ca linie de antet denumirile coloanelor (câmpurilor), din lista care se filtreazã, pentru care se definesc conditiile. Pentru o conditie creatã ca rezultat al unei formule nu trebuie sã existe, totusi, denumire. Toate conditiile scrise pe aceeasi coloanã se referã la coloana cu denumirea din antet. Conditii care se scriu pe aceeasi linie trebuie sã fie îndeplinite simultan (operatorul logic "si"). Conditiile care se scriu pe linii diferite se considerã legate prin operatorul logic "sau" (deci sunt selectate înregistrãrile care îndeplinesc cel putin o linie de conditie din criterii). Exemplul 1. Trei sau mai multe conditii pentru o coloanã Nume Beethoven Berlioz Bach

8 Sunt selectate înregistrãrile care au în coloana Nume una dintre valorile Beethoven, Berlioz, Bach. Este de observat cã douã valori se pot indica si în Auto Filter. Exemplul 2. Conditii simultane pentru mai multe coloane Nume Simfonii Anul Beethoven >5 <1900 Se obtin înregistrãrile care contin la Nume valoarea Beethoven, care la Simfonii au o valoare mai mare decât 5 si care are Anul mai mic de Se observã cã între conditii existã cuvântul "si", semnificând îndeplinirea simultanã a conditiilor. Exemplul 3. Conditii alternative pentru mai multe coloane Nume Simfonii Anul Beethoven >5 <1900 Sunt selectate înregistrãrile care au la Nume valoarea Beethoven, cele care au la Simfonii o valoare mai mare decât 5 si cele care au Anul mai mic decât Exemplul 4. Conditii create ca rezultat al unei formule =Anul>1900 Se pot utiliza denumirile coloanelor din listã, se remarcã lipsa denumirii în antetul coloanei din zona de criterii. Rezultatul filtrãrii este corect chiar dacã în foaia de calcul apare o eroare (#NAME?) la scrierea conditiei deoarece anumite denumiri nu sunt definite prin Insert Names. Formulare de date Microsoft Excel dispune de o componentã dedicatã introducerii dirijate a înregistrãrilor într-o listã si a navigãrii între înregistrãrile care îndeplinesc o anumitã conditie. Desi pentru liste de mici dimensiuni componenta pare a fi declasatã de operarea uzualã din foaia de calcul, utilitatea se vede pentru liste de dimensiuni mai mari, care depãsesc, sã spunem, 2 ecrane. Comanda principalã este Form din meniul Data, atunci când lista este selectatã. Se afiseazã un dialog construit dinamic de mediul Excel, adaptat la lista procesatã. Un exemplu este oferit de figura urmãtoare.

9 Se observã cã în partea din stânga se însiruie zone de editare cu denumirile câmpurilor din listã (în cazul exemplului nume, prenume si telefon), dotate inclusiv cu shortcut-uri. În partea din dreapta sunt butoanele care permit operatiile uzuale pentru înregistrãri, primul mesaj arãtând a câta înregistrare este afisatã din numãrul total. New se furnizeazã o înregistrare vidã, ale cãrei câmpuri pot fi completate în zonele respective. Navigarea între acestea se poate efectua cu TAB, mouse, shortcut (ALT+litera subliniatã). Înregistrarea este creatã atunci când se terminã cu o nouã comandã New sau cu ENTER. Delete se sterge îngistrarea curentã (cea afisatã). Restore se poate reface starea initialã a înregistrãrii dacã s-a modificat vreo valoare. Nu are legãturã cu anularea stergerii unei înregistrãri (stergerea este permanentã). Find Prev trece la înregistrarea precedentã, dacã existã. Find Next trece la înregistrarea urmãtoare, dacã existã. Criteria permite trecerea formularului în starea de filtrare a informatiilor. În aceastã stare, zonele de editare devin zone în care se pot scrie sabloane de cãutare (cãutare dupã model). Prin butoanele Find Prev si Find Next se poate atunci naviga doar între întregistrãrile care îndeplinesc conditiile de filtrare. În figura alãturatã este prezentat un exemplu de cãutare. Se observã mesajul Criteria (pentru starea formularului), New este inhibatã, Clear produce anularea sablonului, Restore, Find Prev si Find Next au functiile explicate mai sus iar Form este butonul prin care se revine la starea de formular de culegere de date. Exemplul din imagine produce filtrarea si navigarea între înregistrãrile care au în câmpul Nume valori care încep cu "Dum". În cazul în care se completeazã si celelalte câmpuri, conditiile se verificã simultan (operatorul logic "si"). Dupã stabilirea filtrului, comanda Find Prev sau Find Next pozitioneazã formularul pe prima înregistrare care satisface conditia (în sensul de parcurgere selectat), trece formularul în starea formular de culegere, dar filtrul rãmâne activ pânã când se trece în Criteria si se dã comanda Clear care anuleazã filtrul impus. Totaluri partiale În analiza datelor sunt foarte frecvente situatiile în care este necesar sã se calculeze anumite functii pentru fiecare categorie de înregistrãri ale unei liste. De exemplu, câstigul mediu pentru fiecare compartiment al unei întreprinderi; numãrul de clienti din fiecare zonã geograficã;

10 valoarea totalã a mãrfurilor din stoc, pe categorii etc. În asemenea situatie este normal ca un câmp al înregistrãrii sã realizeze clasificarea înregistrãrilor (sectia, zona geograficã, categoria de marfã etc.), lipsa acestei informatii fãcând imposibilã calcularea automatã a functiilor totalizatoare. Din exemplele de mai sus se observã cã o functie totalizatoare poate fi adunarea, numãrarea, media aritmeticã, valoarea extremã (maximã sau minimã), o altã functie statisticã. Pentru a realiza includerea automatã în listã a rezultatelor functiilor totalizatoare se parcurg pasii: se ordoneazã lista dupã câmpul clasificator (încât toate înregistrãrile care apartin unei categorii sã fie situate grupat); se selecteazã lista; se dã comanda Subtotals din meniul Data. Ca urmare se afiseazã dialogul Subtotal prezentat în figura alãturatã si explicat în continuare. At each change in se fixeazã pe câmpul care realizeazã clasificarea (la fiecare schimbare în valoarea acestui câmp se introduce un subtotal. Use function se selecteazã din lista derulantã functia de totalizare. Add subtotal to se marcheazã câmpurile pentru care se calculeazã totalizãrile. Replace current subtotals se marcheazã dacã lista are deja subtotaluri, care se eliminã. Page break between groups se marcheazã dacã, la tipãrire, fiecare grup apare pe o paginã nouã. Summary below data se marcheazã pentru includerea unui total general. Acesta este obtinut din înregistrãri si nu din subtotalurile intermediare. Remove All actionarea acestui buton eliminã toate subtotalurile din lista selectatã.

11 Ca rezultat al comenzii se restructureazã linii listei prin inserarea liniilor de total iar structura obtinutã este dotatã cu instrumentul outline (explicat într-o sectiune separatã). Un exemplu este prezentat în figura urmãtoare. Se observã cã la fiecare schimbare în câmpul nume (selectat în optiunea At each change in) se calculeazã un total pentru câmpul valoare (marcat în Add subtotal to). La sfârsitul listei a fost calculat si totalul general (efectul marcãrii optiunii Summary below data). Este de mentionat, în final, cã modificarea înregistrãrilor listei duce în mod automat la recalcularea totalurilor. Trasarea datelor (Outline) În situatia în care structura datelor dintr-o listã este complicatã prin introducerea unor coloane sau linii totalizatoare (de tipul subtotalurilor discutate anterior), este utilã, ca instrument de analizã, afisarea, la un moment dat, doar a rezultatelor sintetice. Se realizeazã astfel separarea informatiilor esentiale de detalii care pot sã îngreuneze receptarea corectã a situatiilor prelucrate. Procedura oferitã de Microsoft Excel pentru situatia discutatã este cea de outline si constã în dotarea foii de calcul cu o serie de simboluri grafice active prin actionarea cãrora se ascund sau se vizualizeazã detalii de un anumit nivel. Observatie. Termenul outline poate fi tradus prin trasare, conturare, schitare etc., dar pentru a crea (psihologic) imaginea complexitãtii operatiunii vom utiliza frecvent termenul original. Trasarea automatã Pentru a putea fi analizatã în mod automat si a se realiza trasarea, foaia de calcul trebuie sã fie organizatã, pe portiunea listei implicate, într-un mod sistematic prin includerea unor linii/coloane de totalizare. Formulele care compun o linie/coloanã totalizatoare trebuie sã se refere la celule dispuse într-un acelasi mod (în aceeasi directie) si sã fie fie plasate într-o aceeasi parte fatã de detalii (toate la stânga sau toate la dreapta, toate deasupra sau toate sub). Un outline se poate realiza automat prin: selectarea domeniului prelucrat comanda Group and Outline din meniul Data comanda Auto Outline din submeniul afisat de comanda precedentã. Pe laturile foii de calcul se afiseazã simbolurile de outline explicate în continuare. Row Level Bar (bara de nivel pentru linii), cu imaginea alãturatã, pe care se remarcã o linie în formã de parantezã pãtratã care grupeazã liniile detaliu (utilizate în formula totalizatoare) si linia totalizatoare. Liniile detaliu sunt indicate prin puncte iar linia

12 totalizatoare este indicatã de butonul de control de la extremitatea simbolului. Butonul de control, de tip comutator, poate fi actionat cu mouse-ul si contine în forma extinsã semnul " ", care se transformã în "+" pentru forma restrânsã. Column Level Bar (bara de nivel pentru coloane), cu imaginea alãturatã, asemãnãtoare barei de nivel pentru linii dar asezatã orizontal. Level Symbol (simbol de nivel), grupate pe verticalã si orizontalã în coltul stânga sus al foii de calcul, câte un simbol pentru fiecare nivel de totalizare. Fiecare simbol este un buton de control, vizibil în figura alãturatã, si poate fi actionat cu mouse-ul. Pe fiecare simbol de nivel este trecut numãrul nivelului respectiv (1 este pentru nivelul maxim). Imaginea alãturatã aratã un outline realizat automat. Se remarcã în structura datelor detaliile (datele privind vânzãri în fiecare magazin al unei retele), liniile si coloanele totalizatoare. Se observã cã, pentru simplitate, s-a ales o structurã de date initiale care are doar douã nivele: detalii si totaluri. Se pot însã introduce pânã la opt niveluri multiple de outline (de exemplu s-ar putea grupa magazinele si pe un nivel intermediar al zonei, s-ar pute introduce un supranivel prin apartenenta retelei de magazine la un grup comercial cu multiple activitãti etc.). Fiecare grup ar dispune atunci de barele de nivel si de simbolurile de nivel proprii. Trasarea manualã Pentru date structurate în modul prezentat la trasarea automatã, se poate realiza gruparea detaliilor prin operatiunile: selectarea liniilor (coloanelor) care contin detaliile, comanda Group and Outline din meniul Data, comanda Group din submeniul meniul afisat. Ca urmare a procedurii se afiseazã simbolurile de outline respective. Operatiunea se continuã pentru urmãtorul grup s.a.m.d. Este recomandabil sã se efectueze mai întâi gruparea detaliilor pentru obtinerea nivelului 2, apoi pentru obtinerea nivelului 3 etc.

13 Parametrii unui outline Microsoft Excel presupune în mod implicit cã liniile totalizatoare sunt situate dedesubtul liniilor cu detalii iar coloanele totalizatoare sunt situate la dreapta coloanelor cu detalii. Aceste valori pot fi modificate prin succesiunea de comenzi Group and Outline din meniul Data, Settings din submeniul afisat. Se obtine dialogul Outline Settings în care se pot marca zonele din Direction: Summary rows below detail pentru totaluri situate sub liniile de detalii; Summary columns to right of detail pentru totaluri situate la dreapta coloanelor de detalii. Simbolurile grafice de outline pot vizualizate sau ascunse potrivit casetei de control Outline symbols din fisa View a dialogului afisat la Options din meniul Tools. Se recomandã totusi vizualizarea acestor simboluri pentru o mai usoarã operare cu un outline. Operarea unui outline Un outline poate fi în starea extinsã în care sunt vizibile atât detaliile unui anumit nivel cât si totalizarea respectivã, sau în starea restrânsã în care sunt vizibile doar totalizãrile. Trecerea dintro stare în cealaltã se realizeazã prin actionarea controalelor din barele/simbolurile de nivel sau prin comenzi (meniul Data, comanda Group and Outline etc.). Actiunile specifice sunt sistematizate în continuare. Pentru a vizualiza Detaliile dintr-un grup Un nivel Toate detaliile dintr-un outline Pentru a ascunde Detaliile dintr-un grup Click/Comandã Controlul cu "+" de pe bara de nivel respectivã, sau Plasarea în grup si comanda Show Detail din submeniul afisat prin Group and Outline din meniul Data. Simbolul de nivel respectiv Simbolul de nivel corespunzãtor nivelului cel mai de jos (marcat cu numãrul maxim de nivel) Click/Comandã Controlul cu " " de pe bara de nivel respectivã, sau Plasarea în grup si comanda Hide Detail din submeniul afisat prin Group and Outline din meniul Data.

14 Pentru a ascunde Un nivel Toate detaliile dintr-un outline Click/Comandã Simbolul de nivel precedent (de exemplu, pentru a ascunde nivelul 3 se actioneazã simbolul 2). Simbolul de nivel corespunzãtor nivelului cel mai de sus (marcat cu numãrul minim de nivel). Este posibil sã se elimine gruparea corespunzãtoare unei bare de nivel prin selectarea liniilor/coloanelor dorite, comanda Group and Outline din meniul Data comanda Ungroup din submeniul afisat. Pentru eliminarea completã a unei trasãri se va utiliza comanda Clear Outline din submeniul afisat prin comanda Group and Outline. În acest mod se eliminã doar simbolurile de outline, fãrã stergerea detaliilor sau a liniilor/coloanelor totalizatoare. În imaginea alãturatã se poate vedea efectul unor operatiuni de ascundere a detaliilor din outline-ul prezentat într-o imagine anterioarã. Sunt vizibile doar liniile/coloanelor totalizatoare si se observã transformarea barelor de nivel doar în butoanele care permit expandarea grupurilor.