MICROSOFT ACCESS 2007 (DE CĂUTAT???)

Transcription

1 Access 2007 Modul A Pagina 1 MICROSOFT ACCESS 2007 (DE CĂUTAT???) 1. CONCEPTE GENERALE PRIVIND BAZELE DE DATE Evoluţia diferitelor metode şi tehnici de organizare a datelor pe suporturi de memorie externă a fost determinată de necesitatea de a avea un acces cât mai rapid şi mai uşor la un volum cât mai mare de date. Datele stocate şi prelucrate sunt foarte complexe, cu foarte multe interdependenţe, lucru care a făcut necesară apariţia bazelor de date. O bază de date reprezintă un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanţă minimă, accesibile cât mai multor utilizatori în acelaşi timp. Deci o bază de date este un ansamblu de colecţii de date, cunoscute sub numele de tabele (pentru bazele de date relaţionale) şi obiecte (pentru bazele de date orientate pe obiecte). Lumea reală conţine diferite obiecte care, la nivelul pe care le vom numi entităţi, care au anumite caracteristici (proprietăţi) pe care le vom numi atribute, acestea putând lua anumite valori. În acest context, informaţia se poate defini ca fiind formată din: Entitate obiectul informaţiei Atribut proprietăţile entităţii Valoare măsura proprietăţii De exemplu, entitatea angajat este formată din atributele: nume, vârstă, ani vechime, care au diferite valori. Toate aceste date sunt organizate în tabele. O bază de date e formată din mai multe tabele, cu diferite legături între ele Noţiunea de SGBD Sistemele de Gestiune a Bazelor de Date (SGBD) reprezintă sisteme informatice specializate în stocarea şi prelucrarea unui volum mare de date (din această categorie face parte şi Microsoft Access 2007, parte a pachetului Microsoft Office 2007). Termenul de gestiune se referă la modalităţile de memorare şi prelucrare a acestor date iar termenul de Bază de Date se referă la datele de prelucrat şi la modul de organizare a lor pe suport fizic. Funcţiile unui SGBD sunt următoarele: A. Descrierea bazei de date, care asigură: definirea tabelelor din baza de date; definirea relaţiilor care există între tabele; definirea condiţiilor de acces la informaţii; B. Manipularea datelor: adăugarea de date la un tabel din baza de date; modificarea unor date dintr-un tabel din baza de date; ştergerea unor date dintr-un tabel; căutarea datelor; ordonarea (sortarea) datelor;

2 Access 2007 Modul A Pagina 2 C. Interogarea bazei de date: vizualizarea totală sau parţială a datelor, în funcţie de satisfacerea uneia sau mai multor condiţii; generarea de rapoarte, forme, etichete etc. Pentru utilizatorii neprofesionişti au fost create interfeţe care să asigure lucrul cu ferestre, meniuri, obiecte de control, precum şi subpachete de programe speciale pentru generarea de rapoarte, formulare, interogări etc. 2. ORGANIZAREA UNEI BAZE DE DATE ACCESS 2007 O bază de date în Microsoft Access 2007 este un fişier cu extensia.accdb (ACCess DataBase) care conţine datele din bază, descrierea lor, şi obiecte pentru manipularea acestora. Un fişier bază de date poate conţine: tabele conţin, de fapt, informaţiile din baza de date; interogări conţin condiţii impuse unor linii din tabele pentru a fi incluse în rezultat; formulare conţin obiecte de control care permit introducerea şi modificarea datelor din tabelele din baza de date; rapoarte sunt obiecte ale bazei de date care permit obţinerea unei liste, mai mult sau mai puţin complexe, care conţin liniile şi coloanele din tabelele bazei de date; macro-uri şi module Visual Basic PRIMII PAŞI ÎN LUCRUL CU BAZELE DE DATE 3.1. Deschiderea şi închiderea aplicaţiei Microsoft Access Deschiderea aplicaţiei Se poate face cu: Start All Programs Microsoft Office Microsoft Access 2007; clic dublu pe pictograma asociată aplicaţiei Microsoft Access 2007 (pe desktop, dacă există); Se va deschide fereastra aplicaţiei, care conţine: 1. Panoul Categorii de şabloane (în stânga) din care putem selecta ce şablon dorim să folosim pentru crearea noii baze de date; 1 Visual Basic este limbajul de programare folosit de Microsoft Access pentru proiectarea aplicaţiilor complexe.

3 Access 2007 Modul A Pagina 3 2. Un panou în mijlocul ferestrei, din care putem alege fie crearea unei baze de date (Bază de date necompletată), fie un şablon dorit pentru noua bază de date; 3. Panoul Deschidere bază de date recentă (în dreapta), în care putem alege baza de date pe care dorim să o deschidem Închiderea aplicaţiei Clic pe butonul de închidere al ferestrei 2 sau butonul Office din Access. Ieşire 3.2. Crearea unei baze de date Pot exista două situaţii: 1. Creare imediat după intrarea în Microsoft Access 2007: a. Butonul Bază de date necompletată b. La Nume fişier, în panoul din dreapta, specificăm discul, calea şi numele bazei de date (eventual, folosim butonul alăturat pentru a alege discul şi folderul în care vom salva baza). c. Butonul Creare. 2. Creare ulterioară: 1. Butonul Office Nou. 2. Se procedează ca mai sus. Dacă intenţionăm să folosim baza de date într-un format compatibil cu versiunile anterioare ale Microsoft Access, vom salva fişierul bază de date în format.mdb Închiderea unei baze de date Butonul Office Închidere bază de date sau cu închiderea ferestrei bazei de date sau la ieşirea din Access Deschiderea unei baze de date Access 2007 Există mai multe variante: 1. Dacă e deschisă fereastra iniţială Microsoft Access 2007 şi în panoul din dreapta (Deschidere bază de date recentă) apare numele bazei de date respective, se dă clic pe numele bazei. 2. Dacă baza de date nu e afişată, clic în panoul Deschidere bază de date recentă legătura Mai multe în dialogul afişat alegem discul şi folderul în care se află baza de date, apoi baza de date în sine. 2 Spre deosebire de alte aplicaţii (de exemplu Excel sau Word), la închiderea ferestrei nu se va mai cere confirmare pentru salvare (în afara cazului în care e deschisă o fereastră internă de proiectare a unei tabele, interogări, a unui formular sau raport). 3 Această variantă nu funcţionează la trimiterea fişierului.mdb prin mail sau printr-o reţea intranet; în acest caz, el trebuie copiat local folosind alt mediu (CD, DVD, stick etc.).

4 Access 2007 Modul A Pagina 4 3. File Open sau clic pe butonul Open sau Ctrl+O (în toate cazurile). 4. Dacă e deschisă fereastra Windows Explorer şi fişierul bază de date e afişat, se dă un clic dublu pe fişier. 5. Dacă am lucrat recent la baza de date, o putem alege direct de la nivel de Windows de la Start Recent Items. 6. Dacă avem deschisă fereastra Access 2007 şi baza dorită e printre ultimele 4 accesate, o putem alege direct din partea inferioară a meniului File. Indiferent de varianta folosită, se va afişa aceeaşi fereastră cu obiectele bazei de date, clasificate pe tipuri Funcţia Help Funcţia de Help se activează folosind butonul 4. INTERFAŢA CU UTILIZATORUL Ajutor Excel,, afişat în colţul din dreaptasus al ferestrei de document sau tasta F1. Se va afişa o fereastră în care, în zona de editare test de lângă butonul Căutare, vom tasta cuvântul sau cuvintele-cheie pe care le căutăm, apoi vom folosi tasta Enter sau butonul Căutare. Sistemul va afişa o listă cu legături spre toate capitolele de Help care conţin textul căutat. Fereastra Ajutor Excel e o fereastră distinctă şi, de aceea, o putem minimiza sau, dacă nu mai avem nevoie de ea, o vom închide ca pe orice fereastră. Textul din fereastra de Ajutor Excel poate fi copiat în orice altă fereastră.

5 Access 2007 Modul A Pagina Bara de instrumente Acces Rapid Iniţial, bara Acces Rapid, prin intermediul căreia putem avea executa rapid anumite operaţii este afişată sub filele afişate de meniu şi conţine doar câteva butoane (Salvare, Anulare etc.) dar îi putem adăuga şi altele, astfel încât să avem acces rapid la operaţiile respective. Pentru aceasta: 1. Clic dreapta pe unul din butoanele din bara Acces Rapid, apoi Particularizare bară de instrumente Acces Rapid. 2. În lista ascunsă Afişare comenzi de la alegem categoria în care se află comanda dorită (comenzile dintr-un anumit meniu, comenzile care nu apar în barele de instrumente, toate comenzile etc.) 3. Căutăm comanda în lista din stânga, o selectăm şi folosim butonul Adăugare pentru a o adăuga în lista din dreapta. 4. Confirmăm cu OK. Eliminarea unui buton din bara Acces rapid se face asemănător, dar folosind opţiunea Eliminare din bara de instrumente Acces Rapid. Revenirea la configuraţia standard a unei bare de instrumente se face din acelaşi dialog, folosind varianta Reiniţializare. OBSERVAŢIE Unele bare de instrumente se afişează, automat, la deschiderea unei ferestre de proiectare (pentru tabele, rapoarte, interogări, formulare) şi se închid, tot automat, la închiderea ferestrei respective. 5. TABELE Un tabel dintr-o bază de date Microsoft Access 2007 este organizat pe rânduri (numite înregistrări sau articole) şi coloane (numite câmpuri). Tabelele pot fi considerate, într-o oarecare măsură, analoage cu foile de calcul dintr-un registru Excel iar baza de date analoagă cu întregul registru. Câmpurile, împreună cu tipurile de date stabilite pentru ele, reprezintă structura tabelului. Câmp 1 Câmp 2 Câmp 3... Câmp n Structura Nume Prenume Data_n... Telefon

6 Access 2007 Modul A Pagina 6 Articol 1 Articol 2 Spre deosebire de tabelele din Microsoft Word sau Excel, unde puteam introduce orice valoare în orice celulă, în Microsoft Access 2007 trebuie să specificăm de la început ce fel de valori vom introduce în fiecare coloană, urmând ca acesta să interzică, ulterior, introducerea valorilor de alt tip decât cel stabilit. De exemplu, într-o coloană dintr-un tabel Word sau Excel puteam introduce o dată calendaristică într-o celulă şi, în celula de dedesubt un text; în Access, odată stabilit tipul dată calendaristică pentru acea coloană (câmp), nici una din celulele din ea nu vor putea conţine texte. Această comportare se concretizează în conceptul de tip de dată Tipuri de date în Microsoft Access 2007 Microsoft Access 2007 acceptă următoarele tipuri de date: Date Tip de dată Descriere şi proprietăţi Alfanumerice Text Sunt cele mai folosite, aşa că Microsoft Access consideră acest tip ca fiind prestabilit. Un câmp de tip Text poate conţine cel mult 255 de caractere (implicit, 255). Pot exista şi texte de lungime 0. Memo Se foloseşte pentru a adăuga într-un câmp texte mai lungi de 255 de caractere (maximum sau texte care diferă foarte mult, de la o înregistrare la alta, ca lungime. Numerice Număr Pentru datele numerice sunt disponibile mai multe subtipuri de date: Octet valori întregi, ; Întreg valori întregi cuprinse între şi ; Întreg lung valori întregi cuprinse între şi ; Simplă precizie valori cu maximum 7 zecimale, în intervalul ±3.4*10 38 ; Dublă precizie valori cu maximum 15 zecimale, în intervalul ±1.797* ; ID reproducere Identificator global unic (16 octeţi); Zecimal valoare numerică cu număr cu fix de zecimale, în intervalul ±

7 Access 2007 Modul A Pagina 7 Monedă AutoNumerotare Da/Nu (Yes/No) Este un tip numeric special, fix, cu precizie de 4 zecimale, conceput pentru a preveni erorile de rotunjire la operaţiile de contabilitate acolo unde valoarea trebuie să se potrivească exact cu calculele făcute (8 octeţi). Un câmp de tipul AutoNumerotare conţine o valoare întreagă pe care Microsoft Access 2007 o completează automat pentru fiecare înregistrare adăugată la tabel. Completarea se poate face în două moduri: Incremental creşte cu 1 de la un articol la următorul; Aleator fiecare articol primeşte o valoare aleatoare pentru acel câmp. Indiferent de variantă, Microsoft Access 2007 ne asigură că nu vor exista două articole cu aceeaşi valoare pentru un câmp de tip AutoNumerotare 4 dar valorile nu pot fi actualizate. Atenţie! Nu pot exista două câmpuri de tip AutoNumerotare în acelaşi tabel, chiar dacă se folosesc variante distincte pentru ele. Câmpurile de tip Da/Nu sunt câmpuri folosite pentru a exprima cazuri în care nu există decât două situaţii: DA sau NU, de exemplu: Adevărat/Fals, Da/Nu, Activat/Dezactivat. Indiferent de variantă, Microsoft Access 2007 consideră un astfel de câmp drept câmp numeric, folosind valoarea 1 pentru DA şi 0 pentru NU. Date calendaristice Dată/Oră Pentru date calendaristice, în domeniul 1 ianuarie decembrie Obiecte mari Obiect OLE Câmpurile obiect OLE creează imagini bitmap ale documentului original sau a obiectului respectiv, apoi afiș ează acea imagine bitmap în câmpurile din tabel ș i în controalele raportului sau formularului. 4 Din păcate, la ştergerea unui articol, valoarea unui astfel de câmp nu se actualizează automat (ea nu reprezintă numărul de articol decât la introducere). De exemplu, dacă un câmp are, în ordine, valorile 1, 2, 3 pentru primele trei articole şi se şterge articolul cu valoarea 2, valoarea 3 nu va deveni 2 (deşi valoarea 2, ştearsă, nu se va mai atribui vreodată altui articol).

8 Access 2007 Modul A Pagina 8 Adrese Internet Hyperlink Documentul poate fi un desen, un fişier audio, o foaie de calcul etc. Câmpurile de acest tip nu pot fi cheie şi nu pot participa la un index. Obiectele din aceste câmpuri pot fi înglobate în câmp sau legate de câmp. Este un text sau o combinaţie numere-text, stocată ca text şi folosită ca adresă a unei pagini de Web sau drept cale spre un fişier spre harddiscul local/un harddisc din intranet-ul local. Ataşare Ataşare Permite crearea unui câmp în care se realizează o legătură spre un fişier de pe disc. Folosind un câmp de acest tip, putem modifica direct fişierul respectiv. Informaţii legate Expert căutare De fapt, nu este un tip adevărat de date. Creează câmpuri care permit utilizatorului să aleagă o valoare din alte tabele sau dintr-o listă de valori Crearea unui tabel Crearea tabelului înseamnă, de fapt, descrierea structurii tabelului, adică specificarea următoarelor elemente pentru fiecare câmp: nume; tipul de dată; lungime. Definirea structurii unui tabel se face astfel: 1. Deschidem fereastra bazei de date în care vom crea tabelul. 2. Meniul Creare fila Tabele butonul Tabel. 3. Dăm clic dublu pe varianta Creare tabel în modul Vizualizare proiect (Create table in Design view 5 ). 6 Access 2007 va deschide fereastra pentru descrierea structurii noului tabel. 4. În această fereastră, vom specifica, obligatoriu, pentru fiecare câmp 5 Celelalte variante nu permit specificarea directă a tipurilor de date ale câmpurilor. 6 Se poate folosi şi butonul Nou (New) din bara de instrumente şi, în dialogul afişat, se alege varianta Vizualizare proiect (Design view).

9 Access 2007 Modul A Pagina 9 următoarele: în coloana Nume câmp (Field name) vom introduce numele fiecărui câmp; acesta este folosit la identificarea ulterioară a câmpului, poate avea maxim 64 de caractere şi poate conţine şi spaţii; 7 la Tip de date (Data type) vom alege tipul de date pentru câmpul respectiv. OBSERVAŢII 1. În cazul tipului Text, Access 2007 ne propune lungimea de 50 de caractere pentru câmp, valoare care poate fi modificată la Dimensiune câmp (Field Size). 2. În cazul tipului principal Number, subtipul se alege de la Dimensiune câmp (Field Size). Caracteristicile opţionale pentru câmpul curent pot fi specificate în partea inferioară a ferestrei, în zona Proprietăţi câmpuri (Field Properties): Dimensiune câmp (Field Size) numărul maxim de poziţii ce pot fi memorate în acel câmp (pentru valorile posibile pentru fiecare tip de dată, v. tabelul cu tipurile de date de mai sus); Format formatul de afişare ulterioară a datelor, cum ar fi: 8 Zecimale (Decimal Places) numărul de poziţii din partea zecimală (pentru câmpurile numerice); Mască intrare (Input Mask) o machetă prin care putem impune un anumit format de introducere a datelor în câmp; în acest caz, pentru fiecare caracter (poziţie) din câmp, la introducere, putem specifica unul dintre caracterele următoare: Caracter Efect # Permite orice cifră, un semn (+/-) şi un spaţiu L Permite numai litere în poziţia respectivă? Permite o literă sau nimic A Numai literă sau cifră 7 Numele nu poate conţine puncte (.), semnul exclamării, paranteze mari, spaţii iniţiale şi caractere neimprimabile. 8 Nu toate tipurile de date admit, aici, variante de format de afişare (de exemplu, tipurile Text şi Memo).

10 Access 2007 Modul A Pagina 10 9 Numai cifre a Orice literă sau cifră sau nimic & Numai un caracter sau un spaţiu C Permite orice caracter, un spaţiu sau nimic < Converteşte toate literele următoare în litere mici > Converteşte toate literele următoare în litere mari \ Inserează caracterul următor, ca şi cum ar fi introdus! Aliniază valoarea introdusă la dreapta De exemplu, dacă pentru câmpul Nume folosim masca >L<??????????????, atunci prima literă din nume va fi convertită la literă mare, următoarele la litere mici şi nu se vor permite mai mult de 15 caractere în acest câmp; un alt exemplu: pentru câmpul CNP, de tip Text pe lungime de 13, masca va permite doar introducerea de cifre în poziţiile respective; alt exemplu: pentru câmpul Buletin, masca >LL va permite doar litere pe primele două poziţii şi cifre pe următoarele şase; Legendă (Caption) permite specificarea unui nume atribuit câmpului când acesta este folosit într-un raport sau un formular; 9 Valoare implicită (Default Value) valoarea care se atribuie, automat, câmpului, când utilizatorul nu introduce nici o valoare pentru acel câmp; Regulă de validare (Validation Rule) un criteriu care trebuie îndeplinit de valoarea câmpului pentru a putea fi acceptată (v. mai jos); Text de validare (Validation Text) textul care se va afişa în bara de mesaje când valoarea introdusă în câmp nu se respectă criteriul specificat la Regula de validare; Obligatoriu (Required) dacă este activată, utilizatorul nu va putea trece de acel câmp fără să-l completeze; Se permite lungimea zero (Allow Zero Length) se permit sau nu valori vide în câmpurile text sau memo; Indexat (Indexed) se creează sau nu un index pentru acel câmp (v. capitolul despre indexare, mai jos). 5. La închiderea ferestrei, suntem întrebaţi dacă dorim să salvăm noul tabel şi, dacă folosim Yes, se va afişa un dialog în care trebuie să introducem numele noului tabel. 9 Se foloseşte mai ales când numele câmpului este codificat de exemplu, un câmp care conţine un nume de persoană se numeşte C04. În acest caz, la crearea ulterioară a unui raport/formular sau la afişarea conţinutului tabelului, Access va folosi, în locul lui C04, numele specificat la Legendă ca etichetă pentru câmp.

11 Access 2007 Modul A Pagina Vom fi întrebaţi dacă dorim să indexăm tabelul după un anumit câmp. Deoarece indexarea va fi discutată mai jos, vom răspunde cu No la această întrebare. După aceşti paşi, în lista afişată în fereastra principală a bazei de date, la folosirea butonului Tabele (Tables), se va afişa, ca pictogramă, noul tabel. Exemple: Să se creeze tabelele PERSONAL şi FUNCŢII cu următoarele structuri: PERSONAL FUNCŢII Nume câmp Tip de date Lungime Nume câmp Tip de date Lungime Nr crt AutoNumerotare Incremental Funcţia Număr Întreg lung Marca Text 3 Denumire funcţie Text 15 CNP Nume Text 15 Prenume Text 20 Data naşterii Dată/Oră Data angajării Dată/Oră Studii Da/Nu Adresa Memo Funcţia Număr Întreg lung Salariul Număr Simplă precizie 5.3. Adăugarea, modificarea şi ştergerea înregistrărilor dintr-un tabel Accesul la un câmp al unei înregistrări se poate face numai după ce a fost accesată înregistrarea respectivă. Pentru aceasta, Microsoft Access 2007 dispune de o structură de date numită indicator (pointer) de înregistrări care, la un moment dat, se află pe o anumită înregistrare numită înregistrare curentă (ea este marcată în fereastra prezentată mai jos printr-un caracter în stânga). Pentru a opera cu înregistrări într-un tabel (adăugări, modificări, ştergeri): dăm clic dublu pe numele tabelului în fereastra Tabele (Tables); selectăm tabelul şi folosim butonul Deschidere (Open). Se va afişa o fereastră stil Excel în care vom face operaţiile dorite: 1. Adăugarea de înregistrări se face mutând pointerul pe ultima înregistrare, pe ultimul câmp şi folosind tasta Tab sau butonul din bara de stare. În ambele cazuri, va apărea o înregistrare nouă, goală, în care vom tasta valorile dorite. 2. Modificarea valorilor din înregistrările dintr-un tabel se face ţinând cont de următoarele reguli generale: Trecerea de la un câmp la altul în aceeaşi înregistrare se face fie cu tastele Tab (la următorul) sau Shift+Tab (la precedentul), fie cu un clic pe câmpul dorit. Trecerea de la o înregistrare la alta se poate face: cu tastele săgeţi verticale cu clic pe înregistrarea dorită folosind barele de defilare

12 Access 2007 Modul A Pagina 12 folosind butoanele din partea inferioară a ferestrei. Trecerea la primul sau ultimul câmp din înregistrarea curentă se face cu tastele Home respectiv End. Trecerea la primul câmp din prima înregistrare se face cu Ctrl+Home iar la ultimul câmp din ultima înregistrare cu Ctrl+End. Copierea în înregistrarea curentă a valorii din înregistrarea precedentă se face cu Ctrl+apostrof. Valorile de tip AutoNumerotare se confirmă cu Enter. Pentru a copia/muta valoarea dintr-un câmp dintr-o înregistrare într-un câmp din altă înregistrare putem folosi Edit Copy/Cut după ce am selectat valoarea-sursă, urmat de Edit Paste în celula destinaţie. Se pot folosi şi butoanele corespunzătoare din bara de instrumente. Introducerea datelor calendaristice se face, în mod standard, în formatul zz/ll/aa dar se recomandă ca anul să fie tastat pe 4 cifre, chiar dacă, în final, Microsoft Access 2007 îl va afişa, eventual, doar pe două cifre. Activarea/dezactivarea comutatorilor care apar pentru câmpurile de tip Da/Nu se face fie cu bara de spaţiu, fie cu mouse-ul. Oricare ar fi modificarea făcută, putem anula ultima operaţie folosind Edit Anulare câmp/înregistrare curentă (Edit Undo) sau butonul cu acelaşi nume imediat după operaţia respectivă. 3. Ştergerea unei înregistrări se face prin selectarea ei urmată de tasta Delete sau cu Edit Delete Record sau folosind butonul Delete din bara de instrumente, după care se confirmă ştergerea (Atenţie, nu există Undo!). Exemplu: Să se introducă în tabelul PERSONAL cel puţin 10 înregistrări, cu dubluri pentru câmpul Funcţia. În tabelul FUNCŢII vor exista atâtea înregistrări câte coduri distincte de funcţii există în tabelul PERSONAL Modificarea structurii unui tabel Pentru a modifica structura unui tabel: 1. Deschidem baza de date. 2. Deschidem fereastra de dialog Tabele (Tables). 3. Alegem tabelul dorit. 4. Folosim butonul Proiect (Design). Se va afişa aceeaşi fereastră ca la crearea tabelului, în care vom efectua modificările dorite, adică: Inserarea unui câmp între două câmpuri existente se face selectăm câmpul deasupra căruia dorim să apară cel nou şi folosim Insert Rows sau butonul Insert Rows din bara Table Design, după care specificăm numele noului câmp, tipul de date şi

13 Access 2007 Modul A Pagina 13 lungimea câmpului. Ştergerea unui câmp selectăm câmpul cu un clic pe butonul gri din stânga numelui lui şi folosim Edit Delete sau tasta Delete sau butonul Delete Rows din bara Table Design. Dacă acel câmp participă la vreun index, se va şterge şi acel index. Mutarea unui câmp în altă poziţie se face trăgând cu mouse-ul pe verticală butonul gri aflat în stânga numelui lui, până când acesta ajunge în poziţia dorită; 10 Modificarea caracteristicilor unui câmp (tip/subtip de dată, lungime, numărul de zecimale etc.) folosim elementele de control din zona Proprietăţi câmp (Field Properties). La închiderea ferestrei de modificare a structurii, Microsoft Access 2007 ne întreabă dacă dorim ca modificările efectuate să rămână valabile. OBSERVAŢII 1. Sunt posibile orice modificări, cu condiţia să avem grijă la schimbarea tipurilor de date (Microsoft Access 2007 încearcă să convertească valorile existente la noul tip de date dar nu orice conversie e posibilă) şi la scurtarea câmpurilor (cazuri în care, valorile existente ar putea fi trunchiate). 2. Oricare ar fi modificările făcute, putem anula ultima operaţie folosind Edit Anulare... (Edit Undo...) sau butonul dar numai imediat după operaţia respectivă şi numai până la închiderea ferestrei de proiectare Crearea unei reguli de validare pentru un câmp La introducerea unei valori într-un câmp putem să interzicem tastarea de valori eronate în acel câmp, impunând o regulă de validare. În general, regula de validare constă în evaluarea unei expresii logice (a unei condiţii) impuse valorii introduse de utilizator în câmp. Operatorii de comparare folosiţi, de obicei, la crearea unei condiţii sunt: = egal cu >, < mai mare respectiv mai mic <=, >= mai mare sau egal, respectiv mai mic sau egal <> diferit de De exemplu, dacă dorim ca salariul persoanelor din tabel să fie mai mare de ROL, condiţia impusă asupra câmpului Salariu va fi > Pentru aceasta: 1. Deschidem fereastra de proiectare a tabelului. 2. Selectăm câmpul căruia vrem să-i stabilim condiţia de validare. 10 De fapt, mutarea câmpului nu afectează cu nimic tabelul deoarece, ulterior, vom putea schimba ordinea câmpurilor în ferestre, rapoarte, formulare etc.

14 Access 2007 Modul A Pagina Dăm clic pe zona Regulă de validare (Validation Rule) din partea inferioară a ferestrei şi folosim una din următoarele variante: Tastăm direct condiţia dorită (în acest exemplu, > ) şi închidem fereastra. Folosim butonul din dreapta zonei Regulă de validare, ceea ce va deschide dialogul Generator de expresii (Expression Builder) în care putem crea condiţia respectivă fie prin tastare directă, fie folosind butoanele aflate sub zona de construire a condiţiei Se confirmă cu OK în dialog şi se închide fereastra de proiectare a bazei. Dacă tabelul conţine deja valori, Access 2007 testează dacă acestea se conformează restricţiei impuse şi, dacă nu, afişează un mesaj de avertizare cu următoarele variante: Yes regula de validare se păstrează şi testarea continuă; No regula nu se păstrează şi se continuă testarea; Cancel întrerupe testarea. Dacă folosim Yes, valorile actuale din tabel sunt păstrate dar, ulterior, dacă încercăm să modificăm o valoare astfel încât ea să rămână incorectă sau să introducem o valoare incorectă în acel câmp, Acces va refuza acest lucru şi va afişa un mesaj de eroare care conţine fie un text standard, fie textul specificat de noi la Text validare (Validation Text) în fereastra de proiectare a tabelului Ştergerea unui tabel din baza de date Dacă decidem că nu mai avem nevoie de unui tabel, putem folosi, după selectarea lui din fereastra principală a bazei de date, Edit Delete sau tasta Delete sau butonul Delete din bara de instrumente a ferestrei principale a bazei de date. Access 2007 va cere confirmare pentru ştergerea tabelului. Atenţie! NU există Undo pentru această operaţie! În plus, dacă tabelul şters participă la o relaţie cu alte tabele, relaţia se desfiinţează. 11 Valorile constante tip dată calendaristică trebuie specificate între caractere # (ca în #05/07/1964), cele de tip text între ghilimele (ca în "Popescu") iar cele de tip Da/Nu ca -1 sau 0 (corespunzător lui Da respectiv Nu).

15 Access 2007 Modul A Pagina MODIFICAREA ASPECTULUI UNEI FERESTRE CU DATE OBSERVAŢIE Oricare ar fi modificările discutate în subcapitolele de mai jos, la închiderea ferestrei Microsoft Access 2007 ne va întreba dacă dorim să păstrăm modificările făcute. Dacă vom răspunde cu Yes (nerecomandabil) la următoarea afişare a conţinutului tabelului aspectul va fi acelaşi cu cel actual; în caz contrar, aspectul va fi cel standard Schimbarea dimensiunilor coloanelor şi liniilor Există două metode: 1. Prin tragere: Pentru o coloană, plasăm cursorul de mouse între numele coloanelor pentru care dorim să modificăm lăţimea de afişare până când are forma unei bare verticale cu două săgeţi orizontale şi tragem spre stânga sau spre dreapta până când coloana are lăţimea dorită. 12 Pentru o linie, plasăm cursorul de mouse pe linia separatoare dintre două înregistrări din stânga ferestrei şi tragem în sus sau în jos până când linia capătă înălţimea dorită. Toate liniile din fereastră vor primi noua înălţime. 2. Din meniu: Pentru o coloană, plasăm cursorul în coloană şi folosim Format Column width. Se va afişa un dialog în care, la Lăţime coloană (Column width) vom specifica lăţimea dorită pentru coloană, în număr de caractere. Revenirea la lăţimea standard se face activând Lăţime standard (Standard width). Dacă dorim o îngustare/lăţire a coloanei astfel încât să poată fi cuprinsă cea mai lungă valoare, folosim Potrivire (Fit). Pentru o linie, plasăm cursorul în linie şi folosim Format Row Height. Se va afişa un dialog în care, la Înălţime rând (Row height) stabilim înălţimea dorită pentru linii, în puncte. Revenirea la înălţimea standard se face activând Înălţime Standard (Standard height) Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor Iniţial, ordinea de afişare a câmpurilor este cea în care ele apar în structura 12 Această operaţie nu are nici un efect asupra lungimii cu care câmpurile au fost definite în tabel.

16 Access 2007 Modul A Pagina 16 tabelului. Putem modifica ordinea de afişare selectând coloana respectivă (clic pe nume când indicatorul de mouse are forma unei săgeţi în jos ) şi trăgând cu mouseul de nume spre stânga sau spre dreapta până când coloana apare în poziţia dorită. Operaţia nu afectează ordinea în care câmpurile au fost definite în structura tabelului Blocarea unui câmp pe ecran Dacă vrem ca un anumit câmp să nu dispară de pe ecran la o defilare stângadreapta în tabel, dăm un clic oriunde în coloana câmpului respectiv şi folosim Format Freeze Columns. Câmpul respectiv va fi mutat în prima poziţie din fereastră şi va rămâne fixat acolo astfel încât să fie întotdeauna vizibil, celelalte câmpuri defilând spre stânga sau spre dreapta pe sub el. Se pot bloca mai multe câmpuri. Deblocarea se face folosind Format Unfreeze All Columns, dar coloana respectivă nu-şi va relua vechiul loc din fereastră Ascunderea şi reafişarea câmpurilor Pentru a ascunde un câmp vom selecta coloana corespunzătoare şi vom folosi Format Hide Columns. Coloana respectivă va dispărea din fereastră. Se pot ascunde mai multe câmpuri, cu condiţia să fie vecine. Reafişarea câmpurilor ascunse se face cu Format Unhide Columns, care va afişa un dialog în care vom activa comutatorii corespunzători coloanelor pe care dorim să le vedem din nou Liniile de grilă şi culoarea de fond Plasăm cursorul undeva în tabel şi folosim Format Foaie de date (Format Datasheet). Se va afişa un dialog în care vom specifica următoarele: Efect celulă (Cell effect) stabilim efectele vizuale pentru celule; dacă dezactivăm Orizontale (Horizontal) sau Verticale (Vertical), liniile de grilă respective nu se vor afişa; Culoare linii de grilă (Gridline color) culoarea liniilor de grilă; Culoare fundal (Background color) culoarea de umplere; de la Stiluri linie şi chenar selectăm tipul de linie pentru fiecare latură în parte; de la Direcţie (Direction) putem impune ordinea în care vor fi preluate câmpurile din structura tabelului (de exemplu, pentru Orientul Mijlociu, unde

17 Access 2007 Modul A Pagina 17 unele popoare citesc de la dreapta la stânga). pentru a previzualiza aspectul celulelor din fereastră se foloseşte zona Eşantion (Sample). Parametrii privind liniile de grilă se pot stabili numai pentru întregul tabel, nu şi pentru anumite coloane, celule, linii, domenii de celule Modificarea parametrilor de font pentru câmpurile din fereastră Se plasează cursorul undeva în tabel şi se foloseşte Format Font, după care se aleg parametrii doriţi. Dialogul afişat este asemănător celui de la Word şi Excel, dar sunt mai puţine opţiuni. Se poate folosi şi bara de formatare, care se activează cu View Toolbars Formatting (Datasheet). Parametrii privind fontul se pot stabili numai pentru întregul tabel, nu şi pentru anumite coloane, linii, celule, domenii etc Sortarea înregistrărilor din tabel Dacă dorim ca tabelul să fie sortat (ordonat) după valorile dintr-un câmp, vom plasa cursorul în câmpul respectiv şi vom folosi: butoanele Sort Ascending respectiv Sortare descendentă, după cum dorim ca sortarea să fie crescătoare sau descrescătoare; Records Sort Sort Ascending respectiv Sortare descendentă. Sort Ascending respectiv Sortare descendentă din meniul contextual al câmpurilor selectate. OBSERVAŢII 1. Dacă dorim sortarea după mai multe criterii, vom muta câmpurilecriterii astfel încât să fie vecine în fereastră, în ordinea importanţei lor ca şi criterii, 13 le vom selecta şi vom folosi aceleaşi butoane, în funcţie de ordinea dorită. 2. Nu putem impune pentru fiecare din câmpurile selectate o anumită ordine (de exemplu, pentru primul o selectare crescătoare şi pentru al doilea una descrescătoare). 3. Aceeaşi metodă se poate aplica şi dacă e vorba de o fereastră cu rezultatele unei interogări. Revenirea la ordinea iniţială se face cu Records Remove Filter/Sort, înainte de a închide fereastra. 13 Ordinea în care sunt afişate câmpurile selectate este esenţială, în sensul că al doilea criteriu va avea efect numai dacă pentru primul există două înregistrări cu aceeaşi valoare.

18 Access 2007 Modul A Pagina 18 La închiderea ferestrei, vom fi întrebaţi dacă ordinea în care sunt afişate înregistrările este cea dorită şi pe viitor. Dacă răspundem cu Yes, Microsoft Access 2007 va modifica ordinea lor şi în tabel astfel încât, la o ulterioară deschidere a acestuia, să le găsim în această ordine. 14 Exemplu: Să se sorteze descrescător înregistrările după câmpurile Studii şi Nume Căutarea unei valori într-un tabel Putem căuta o anumită valoare fie într-un anumit câmp dintr-un tabel, fie în întregul tabel. Pentru aceasta, plasăm cursorul în câmpul în care vrem să facem căutarea şi folosim Edit Find sau butonul Find din bara de instrumente Baza de date sau Ctrl+F. În toate cazurile se va afişa un dialog în care vom specifica următoarele: la De căutat (Find What) valoarea pe care o căutăm; la Privire în (Look in) putem alege Tabel (Table) pentru a efectua căutarea în întregul tabel (în caz contrar, căutarea se va efectua numai în câmpul în care se afla cursorul la începerea căutării); la Potrivire se poate stabili modul de căutare, selectând una din următoarele opţiuni: Orice parte din câmp (Any Part of the Field) Câmpul întreg (Whole Field) Început de câmp (Field Start) La Căutare (Search) se stabileşte direcţia de căutare în raport cu poziţia indicatorului de înregistrări: În sus (Up), În jos (Down), Toate (All). dacă activăm Potrivire litere mari şi mici (Match Case), Microsoft Access 2007 va ţine cont, la căutare, de diferenţa între litere mari şi litere mici; Declanşarea operaţiunii de căutare se face cu butonul Următorul (Find Next). Putem folosi acest buton şi pentru continuarea căutării. OBSERVAŢIE Nu se pot face căutări pentru câmpuri de tip DA/NU. Exemplu: Să se caute toate înregistrările pentru care câmpul Funcţia are valoarea Atenţie! În acest caz, la viitoarea deschidere a ferestrei Access nu va şti care a fost ordinea iniţială.

19 Access 2007 Modul A Pagina Filtre Când lucrăm cu un tabel cu multe înregistrări, putem stabili un filtru prin care vom obliga Microsoft Access 2007 să afişeze numai înregistrările care îndeplinesc o anumită condiţie (de exemplu, dorim ca în tabelul afişat să apară numai înregistrările pentru care prenumele este Nicolae). Există mai multe tipuri de filtre: Filtre care afişează numai înregistrările care, în câmpul curent, au valoarea respectivă se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea respectivă, în acel câmp, folosind Records Filter by Selection sau butonul Filter By Selection din bara de instrumente Baza de Date. 15 În fereastră vom vedea numai înregistrările pentru care e îndeplinită condiţia. Filtre care afişează numai înregistrările care în câmpul curent, au alte valori decât cea curentă se creează după plasarea cursorului într-un articol cu valoarea respectivă, în acel câmp, folosind Records Filter Excluding Selection. 16 În fereastră vom vedea numai înregistrările pentru care nu e îndeplinită condiţia. Revenirea la afişarea tuturor înregistrărilor se face cu Records Remove Filter/Sorts sau cu butonul Eliminare filtru (Remove Filter) din aceeaşi bară de instrumente. Exemple: Să se creeze un filtru pe câmpul Nume, apoi un filtru care să afişeze numai pe cei născuţi în alte luni decât octombrie. 7. INDEXAREA UNUI TABEL Prin indexare, Microsoft Access 2007 menţine liste ascunse de intrări, numite indecşi, care conţin toate valorile unui câmp, ordonate crescător sau descrescător. După creare, indecşii permit executarea mai rapidă a interogărilor, căutărilor şi sortărilor în funcţie de câmpul pe baza căruia a fost definit indexul. De asemenea, una dintre principalele utilizări ale indecşilor constă în stabilirea unor relaţii între două sau mai multe tabele. Cu cât valorile câmpului pe baza căruia a fost definit indexul sunt mai variate, cu atât indexul este mai eficient De exemplu, pentru a vedea numai înregistrările pentru care prenumele este Nicolae, vom da clic în câmpul Prenume pe o astfel de înregistrare şi vom folosi butonul Filter By Selection. Atenţie: la câmpurile de tip dată calendaristică, putem face filtrarea şi pentru zi, lună, an, cu condiţia să selectăm, înainte, porţiunea respectivă din data calendaristică. 16 De exemplu, pentru a vedea înregistrările pentru care prenumele nu este Nicolae, vom da clic în câmpul Prenume pe o astfel de înregistrare şi vom folosi butonul Records Filter Excluding Selection. 17 Deşi crearea unor indecşi poate mări semnificativ viteza unor operaţii, existenţa multor indecşi pentru o bază de date încetineşte viteza de lucru la adăugările şi modificările datelor, deoarece, pe lângă baza de date, Microsoft Access trebuie să actualizeze şi indecşii.

20 Access 2007 Modul A Pagina 20 Cheia unui tabel reprezintă un ansamblu minim de câmpuri care identifică în mod unic o înregistrare din tabel. Ea poate fi formată dintr-un singur câmp (cheie simplă) sau din mai multe câmpuri (cheie compusă). La un moment dat, într-un tabel pot exista mai multe atribute cu proprietatea că pot identifica în mod unic o înregistrare, acestea numindu-se chei candidate. Dintre acestea putem alege o cheie care se foloseşte efectiv, ea fiind numită cheie primară. În Microsoft Access 2007 se pot crea două tipuri principale de indecşi: un index cheie primară este unic la nivelul fiecărui tabel şi nu permite existenţa de valori duplicate sau valori nule în câmpul pe care a fost creat; unul sau mai mulţi indecşi normali. La rândul lor, aceştia pot fi de două subtipuri: Da (cu dubluri) permit existenţa valorilor duplicate în câmpul respectiv; Da (fără dubluri) nu pot exista două înregistrări cu aceeaşi valoare sau valori nule pentru câmpul respectiv Crearea, modificarea şi ştergerea unui index cheie primară Pentru creare, după deschiderea bazei de date vom da un clic pe butonul Tabele (Tables), vom alege tabela dorită şi vom folosi butonul Proiect (Design). În partea superioară a ferestrei vom selecta câmpul pentru care dorim să fie creat un index cheie primară şi vom folosi butonul Primary Key din bara Table Design. OBSERVAŢIE Dacă cheia primară e formată din mai multe câmpuri, selectarea lor se face ţinând apăsată tasta Shift. În acest caz, simbolul de cheie va apărea lângă fiecare câmp selectat. Lângă numele câmpului selectat va apărea o cheie care va indica faptul că pentru acel câmp a fost definit un index cheie primară. La închiderea ferestrei de structură a tabelului, Access 2007 va verifica dacă în acel câmp există valori duplicat şi/sau valori nule şi, dacă da, va refuza crearea indexului. În acest caz, vom închide fereastra de structură fără salvare, vom reparcurge tabelul pentru a elimina valorile duplicat şi/sau a completa valorile nule după care ne vom întoarce la crearea indexului. Modificarea unui index cheie primară se face asemănător: clic pe butonul Primary Key după selectarea câmpului. Dacă există deja un index cheie primară, cheia se va muta pe noul câmp. Ştergerea unui index cheie primară se face selectând câmpul şi dând clic pe butonul Primary Key. Exemple: 1. Să se creeze un index cheie primară pe câmpul Funcţia în tabelul FUNCŢII. 2. Să se încerce crearea unui index cheie primară pe câmpul Funcţia în tabelul PERSONAL.

21 Access 2007 Modul A Pagina Crearea, modificarea şi ştergerea unui index normal Pentru a crea un index normal: 1. Selectăm tabelul din fereastra bazei de date şi folosim butonul Proiect (Design). Se va afişa fereastra de definire a tabelului. 2. Selectăm câmpul pentru care dorim să creăm indexul şi folosim lista ascunsă Indexat (Indexed) din subfereastra inferioară, în care stabilim tipul de index: Da (Cu dubluri) Yes (Duplicates OK) câmpul respectiv poate conţine valori duplicat; Da (Fără dubluri) Yes (No duplicates) câmpul nu poate conţine valori duplicat Se închide fereastra. Modificarea caracteristicilor unui index normal se face în mod asemănător. Ştergerea unui index se face la fel, dar folosind varianta Nu (No) în lista ascunsă Indexat. Exemple: Să se creeze un index normal, cu dubluri, pe câmpul Funcţia şi unul fără dubluri pe câmpul Marca. 8. RELAŢII ÎNTRE TABELELE DINTR-O BAZĂ DE DATE Foarte frecvent, stocarea într-un singur tabel a tuturor datelor implicate în problema de rezolvat este fie anevoioasă, fie impune, ulterior, prelucrări suplimentare şi greoaie. De aceea, a apărut posibilitatea de a împrăştia datele în mai multe tabele, în ideea de a se economisi spaţiu şi de a se evita repetarea aceloraşi valori. De exemplu, putem crea o relaţie între tabelul PERSONAL şi tabelul FUNCŢII, prin intermediul câmpului Funcţie, relaţie prin care, ulterior, putem avea la dispoziţie valori din ambele tabele. Relaţia între două tabele e o relaţie de subordonare şi, de aceea, la crearea unei relaţii trebuie să decidem care dintre tabele este tată (tabelul conducător) şi care tabel fiu (tabelul condus). Odată relaţia creată, la mutarea pointerului de articol de pe un articol pe altul în tabelul tată, se va muta, automat, şi pointerul de articol din tabelul fiu pe articolul corespunzător. OBSERVAŢII 1. Un tabel considerat ca tabel-tată poate avea mai multe tabele-fiu care, la rândul lor, pot avea tabele-fiu. 2. Un tabel aflat mai jos în structură (fiu, nepot etc.) nu poate fi tabel-tată pentru tabelul-tată iniţial. Din punct de vedere al Microsoft Access 2007, pot exista trei tipuri de relaţii: unul-la-mai-multe (One-to-Many) unei înregistrări din tabelul-tată îi pot corespunde mai multe înregistrări în tabelul-fiu (nu este obligatoriu); unul-la-unul (One-to-One) unei înregistrări din tabelul-tată îi poate 18 În acest caz, la închiderea ferestrei Access face aceeaşi verificare ca la indexul cheie primară.

22 Access 2007 Modul A Pagina 22 corespunde o singură înregistrare din tabelul-fiu; este un tip de relaţie rar folosit; mai-multe-la-mai-multe (Many-to-Many) o înregistrare din tabelultată poate avea mai multe înregistrări corespondente în tabelul-fiu şi viceversa. Pentru crearea unei relaţii între două tabele trebuie ca în fiecare tabel care participă la relaţie să existe un index pentru câmpul de legătură, câmp ce trebuie să fie de acelaşi tip de dată şi de aceeaşi lungime în ambele tabele. Tipul de relaţie care poate fi stabilit depinde de tipul indexului pe câmpul de legătură din fiecare tabel în parte: unul-la-mai-multe indexul din tabelul tată trebuie să fie de tip cheie primară sau normal fără dubluri iar cel din tabelul-fiu de tip normal, cu Da (cu dubluri); unul-la-unul ambii indecşi (din tabelul tată şi din tabelul fiu) trebuie să fie cheie primară sau de tip normal, cu Da (fără dubluri); mai-multe-la-mai-multe indecşii pe câmpurile de legătură din tabelul tată şi tabelul fiu trebuie să fie de tip normal, cu Da (cu dubluri) Crearea, modificarea şi ştergerea unei relaţii între tabele Vom lucra pe un exemplu: având tabelele PERSONAL şi FUNCŢII, unei înregistrări din tabelul FUNCŢII îi pot corespunde mai multe înregistrări din tabelul PERSONAL (pot exista mai multe persoane cu aceeaşi funcţie). Ne propunem să creăm o relaţie tip unul-la-mai-multe între cele două tabele. 1. Deschidem baza de date şi alegem tabelul PERSONAL. Vom crea pentru el un index normal pe câmpul Funcţia, cu Da (cu dubluri) (deoarece pot exista mai multe persoane cu aceeaşi funcţie). 2. Alegem apoi tabelul FUNCŢII şi creăm pentru el un index cheie primară sau un index normal cu Da (fără dubluri) pe câmpul Funcţia (deoarece nu pot exista mai multe denumiri de funcţii cu acelaşi cod de funcţie). 3. Folosim Tools Relationships sau butonul Relationships din bara de instrumente. Se va deschide un dialog în care apar tabelele bazei de date. 4. Selectăm pe rând fiecare tabel ce va participa la relaţie şi folosim, pentru fiecare, butonul Adăugare (Add) după care închidem dialogul. 5. Se va afişa fereastra Relaţii (Relationships) în care apar mici subferestre pentru fiecare tabel din baza de date Câmpurile pentru care a fost definit un index cheie primară sunt afişate cu bold.

23 Access 2007 Modul A Pagina Vom trage cu mouse-ul dinspre câmpul de relaţie din tabelul-tată (Funcţia din tabelul PERSONAL) spre câmpul din tabelul-fiu prin care se stabileşte relaţia (Funcţia din FUNCŢII). Se va afişa un dialog prin care ni se cere, eventual, alegerea câmpurilor prin care se face legătura dintre tabele. Vom confirma cu butonul Creare (Create) deoarece câmpurile au fost, deja, alese. 7. În fereastra Relaţii (Relationships) afişată, între cele două tabele va apărea o linie prin care se sugerează noua relaţie. Modificarea ulterioară a tipului de relaţie şi/sau a câmpurilor prin care se face asocierea se realizează dând un clic dreapta pe linia de relaţie şi folosind Edit Relationships din meniul contextual al liniei de relaţie. Se va afişa acelaşi dialog, în care putem alege tabelele din relaţie şi câmpurile de legătură din fiecare. Ştergerea relaţiei se face printr-un clic pe linia de relaţie şi folosirea tastei Delete. 9. INTEROGĂRI O interogare este un obiect al bazei de date care ne permite extragerea din unul sau mai multe tabele a înregistrărilor care satisfac anumite criterii. 20 După crearea interogării, ea poate fi executată ori de câte ori este nevoie, obţinând ca rezultat doar câmpurile dorite şi/sau înregistrările care satisfac o anumită condiţie Crearea unei interogări Pentru a crea o interogare: 1. În fereastra bazei de date folosim butonul Interogări (Queries), apoi: dăm clic dublu pe varianta Creare interogare în modul vizualizare proiect (Create query in Design view); folosim butonul Nou Vizualizare proiect OK (New Design view OK). 2. În dialogul afişat selectăm, pe rând, fiecare tabel ce va participa la interogare şi folosim, pentru fiecare, butonul Adăugare (Add), după care închidem dialogul. 21 În acest moment se va afişa fereastra generatorului de interogări, împărţită în două subferestre: 20 Dacă e nevoie de date din mai multe tabele, ele trebuie legate prin relaţii.

24 Access 2007 Modul A Pagina 24 cea de sus conţine subferestre pentru tabelele selectate, cu relaţiile deja stabilite; cea de jos permite specificarea celorlalte elemente ale interogării (câmpuri, criterii etc.) Specificarea câmpurilor care vor apărea în rezultatul interogării Exemplu: Ne propunem să creăm o interogare care să afişeze câmpurile Nume, Prenume, CNP, Data Naşterii, Studii, Funcţia şi Adresa din tabelul PERSONAL şi câmpul Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII. Specificarea câmpurilor se face alegând, pe rând, fiecare câmp, din listele ascunse de pe linia Câmp (Field). OBSERVAŢII 1. Dacă la interogare participă două sau mai multe tabele, în listele ascunse de la Câmp Acces va prefixa numele fiecărui câmp cu numele tabelului din care provine câmpul respectiv (de exemplu, personal.funcţia înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din tabelul PERSONAL iar functii.funcţia înseamnă că se va afişa câmpul Funcţia din tabelul FUNCŢII). 2. Numele tabelului din care provine fiecare câmp este afişat pe linia Tabel (Table). 3. Ordinea în care sunt alese câmpurile are importanţă, în sensul că va fi ordinea în care vor fi afişate câmpurile în rezultatul interogării. Dacă actuala ordine nu e cea dorită, putem muta câmpurile ca pe orice coloană dintr-o fereastră de date. Schimbarea ordinii de afişare a câmpurilor se face la fel ca la ferestrele de date Testarea interogării Se recomandă ca de oricâte ori facem o modificare asupra unei interogări să verificăm dacă rezultatele sunt cele dorite. Pentru aceasta putem folosi Query Run sau butonul Run din bara de instrumente. Se va afişa o fereastră cu rezultatul interogării. Revenirea la fereastra de proiectare se face cu View Design View sau cu butonul Vizualizare (View) din bara de instrumente. OBSERVAŢIE Se va evita, după testare, închiderea ferestrei cu rezultate, operaţie care ne va întoarce la fereastra principală a bazei de date. 21 Dacă, ulterior, vrem să mai adăugăm un tabel la interogare putem face acest lucru cu Query Show table sau cu butonul Show table după care, din dialogul afişat, alegem tabelul dorit. De asemenea, dacă un tabel devine inutil într-o interogare, îl putem elimina selectându-l din subfereastra superioară şi folosind Query Remove Table sau tasta Delete.

25 Access 2007 Modul A Pagina Ordonarea rezultatelor după unul sau mai multe criterii Dacă dorim ca în rezultatul interogării înregistrările să fie ordonate după unul sau mai multe criterii, vom folosi lista ascunsă Sortare (Sort) pentru câmpul care constituie criteriu de sortare, din care vom alege ordinea în care se face sortarea (Ascendentă Ascending, Descendentă Descending, nesortat unsorted). Putem alege mai multe câmpuri drept criteriu de sortare, dar trebuie să ţinem cont că: Ordinea în care sunt alese aceste criterii este importantă, în sensul că al doilea criteriu va avea efect numai dacă pentru primul există valori duplicat. Câmpul care este criteriu principal de sortare trebuie să fie în stânga câmpului criteriu secundar (nu neapărat vecine). Exemplu: Să se ordoneze rezultatele interogării crescător după Studii şi descrescător după Nume Ascunderea/reafişarea unor câmpuri din rezultat Putem impune ca anumite câmpuri să nu se afişeze, dezactivând comutatoarele corespunzătoare câmpurilor respective din linia Afişare (Show). Reafişarea se face prin activarea comutatoarelor Specificarea înregistrărilor care vor apărea în rezultatul interogării În mod normal, în rezultatul interogării apar toate articolele din tabelele selectate iniţial. Putem impune prezentarea în rezultat numai a articolelor care satisfac anumite condiţii. Pentru aceasta, în linia Criterii (Criteria) de sub câmpul respectiv vom specifica o condiţie de selectare a înregistrărilor. În rezultat vor apărea numai înregistrările care satisfac condiţia respectivă. Condiţia constă, în general, în compararea a două valori: cea din câmp şi valoarea pe care o specificăm. REGULĂ Constantele de tip text trebuie introduse între ghilimele iar cele de tip dată calendaristică între caractere diez (#). Pentru comparare se pot folosi următorii operatori: = valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are valoarea specificată. Exemplu: =2 sub câmpul Funcţia îi va extrage numai pe cei care au funcţia 2. < valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are o valoare mai mică decât cea specificată. Exemplu: <3 sub câmpul Funcţia îi va extrage numai pe cei care au funcţia 1 sau 2. > valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are o valoare mai mare decât cea

26 Access 2007 Modul A Pagina 26 specificată. Exemplu: >2 sub câmpul Funcţia îi va extrage numai pe cei care au funcţia cel puţin egală cu 3. <= valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are o valoare cel puţin egală cu cea specificată. >= valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are o valoare cel mult egală valoarea specificată. <> valoare Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul nu are valoarea specificată. Exemplu: <>2 sub câmpul Funcţia îi va extrage numai pe cei care nu au funcţia 2. IN (val_1;val_2;...) Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are una din valorile specificate în listă. Exemplu: IN("popescu";"ionescu") sub câmpul Nume îi va extrage numai pe cei care se BETWEEN val_min AND val_max NOT valoare NOT NULL sau IS NOT NULL NULL sau IS NULL numesc popescu sau ionescu. Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul are valoarea specificată. Exemplu: BETWEEN 400 AND 650 sub câmpul Salariu îi va extrage numai pe cei care au salariul între aceste valori (inclusiv). Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul nu are valoarea specificată (în acest caz, operatorul este echivalent cu <>). El este mai des folosit pentru a nega operatorii IN şi BETWEEN, de exemplu: NOT IN ("george";"vasile") sub câmpul Prenume va extrage pe cei la care prenumele nu e george sau vasile; NOT BETWEEN 200 AND 375 sub câmpul Salariu îi va extrage pe cei la care salariul este mai mic de 200 sau mai mare de 375. Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul sub care se află operatorul nu este gol. 22 Rezultatul va conţine numai articolele pentru care câmpul sub care se află operatorul este gol. Pentru a introduce un criteriu de selectare avem două posibilităţi: 22 Atenţie! Un câmp de tip Text nu este considerat gol dacă conţine numai spaţii iar un câmp numeric nu este gol dacă conţine valoarea 0.

27 Access 2007 Modul A Pagina Introducerea criteriului prin tastare directă sub câmp, în linia Criterii (Criteria) din fereastra de proiectare a interogării. 2. Plasând cursorul sub câmp, în linia Criterii din fereastra de proiectare a interogării şi folosind butonul Build din bara de instrumente. Se va afişa dialogul Generatorului de expresii, în care vom putea construi condiţia dorită. Dialogul conţine: o zonă în care vom construi condiţia, în partea superioară; un set de butoane din care putem alege operatorii care apar în condiţie; o listă cu tabelele din care putem prelua câmpuri şi cu operatorii posibili; o listă cu câmpurile din tabelul selectat în prima listă; o listă cu formatul de afişare. OBSERVAŢII 1. Dacă dorim să specificăm mai multe condiţii de selectare, le putem lega, în zona expresiei, prin doi operatori logici: And pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat trebuie ca ea să îndeplinească ambele condiţii (de exemplu, dacă specificăm Functia>=3 And Funcţia<=5, în rezultat vor apărea toate persoanele pentru care codul de funcţie are o valoare Or pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat, trebuie să îndeplinească măcar una dintre condiţiile respective (de exemplu, dacă specificăm Nume="Ionescu" Or Nume="Popescu", în listă vor apărea toate persoanele numite Ionescu sau Popescu Putem nega o anumită condiţie folosind operatorul Not, care va determina afişarea în rezultat a articolelor care nu satisfac condiţia specificată. De exemplu, dacă dorim să afişăm persoanele pentru care prenumele nu este Nicolae, vom specifica drept condiţie Not Prenume="Nicolae" 24. La închiderea dialogului Generatorului de expresii, Access 2007 va afişa condiţia sub câmpul selectat iniţial. Indiferent de metoda folosită (scriere directă a condiţiei în fereastra de interogare sau folosirea Generatorului de expresii), efectul va fi acelaşi. 23 De fapt, echivalent cu IN("Popescu";"Ionescu). 24 De fapt, echivalent cu <>"Nicolae".

28 Access 2007 Modul A Pagina Specificarea criteriilor pentru mai multe câmpuri În mod normal, condiţiile specificate pentru diferite câmpuri sunt legate prin And, în sensul că, pentru ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat, trebuie ca acea înregistrare să îndeplinească toate condiţiile. Dacă dorim ca o înregistrare să fie inclusă în rezultat dacă îndeplineşte cel puţin una din condiţii, vom plasa o condiţie pe linia Criterii (Criteria) sub câmpul corespunzător iar cealaltă pe linia Sau (Or) sub câmpul respectiv. De exemplu, dacă dorim ca în rezultat să apară toate înregistrările pentru care prenumele este Nicolae sau înregistrările pentru care funcţia este 2, vom plasa în linia Criterii de la câmpul Nume condiţia Nume="Nicolae" iar în linia Sau de la câmpul Funcţia condiţia Funcţia=2. EXEMPLE 1. Să se creeze, folosind Generatorul de expresii, o interogare care să extragă numai persoanele născute după 1 ianuarie 1960 şi la care codul de funcţie este 2. Pentru aceasta: a. În fereastra de proiectare vom plasa cursorul în linia Criterii sub câmpul Data nasterii şi vom folosi butonul Build din bara de instrumente. În dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi, în lista de câmpuri, pe câmpul Data naşterii. Vom tasta, apoi, în zona de expresie, >01/01/1960 şi vom confirma cu OK. 25 b. Vom plasa apoi cursorul în linia Criterii sub câmpul Funcţia şi vom folosi butonul Build din bara de instrumente. În dialogul Generatorului de expresii vom da clic dublu pe Tabele, apoi pe tabelul Personal, apoi pe câmpul Funcţia. Vom tasta, apoi, în zona de expresie, =2 şi vom confirma cu OK. La executarea interogării, vom observa că în rezultat sunt afişate numai înregistrările care satisfac ambele condiţii specificate. 2. Să se creeze, folosind prima scrierea directă în fereastra de proiectare, o interogare care să aibă ca rezultat articolele la care Funcţia este 1 sau Numele este mai mare decât Radu. a. În fereastra de interogare, sub câmpul Funcţia, scriem condiţia =1. b. Sub câmpul Numele scriem condiţia >"Radu" Salvarea interogării Se face la închiderea ferestrei sau cu butonul Save din bara de instrumente. Dacă e vorba de o interogare nouă, se va cere un nume pentru ea, care nu poate fi identic cu al unui tabel din baza de date. 25 Datele calendaristice vor fi afişate, ulterior, la Criteria, între caractere diez (#).

29 Access 2007 Modul A Pagina Modificarea unei interogări Se foloseşte butonul Interogări (Queries) din fereastra Baza de Date şi se foloseşte butonul Proiect (Design). Se va afişa acelaşi dialog ca la creare, în care vom face modificările dorite Ştergerea unor câmpuri din interogare Se face prin selectarea coloanei câmpului respectiv şi folosirea tastei Delete Adăugarea unor câmpuri la o interogare Se selectează coloana în stânga căreia vrem să apară noul câmp şi se foloseşte Insert Columns, după care alegem câmpul dorit şi caracteristicile sale Executarea unei interogări Ulterior, ori de câte ori dorim să executăm interogarea, vom da clic dublu pe ea în fereastra Baza de Date, după ce am folosit butonul Interogări (Queries) Ştergerea unei interogări Dacă decidem că nu mai avem nevoie de o interogare, putem folosi, după selectarea ei din fereastra a bazei de date, Edit Delete sau tasta Delete sau butonul Delete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Access 2007 va cere confirmare pentru ştergerea interogării. Atenţie! NU există Undo pentru această operaţie! 10. FORMULARE Formularele reprezintă interfaţa principală între utilizator şi o bază de date Access Ele sunt obiecte componente ale bazei de date care permit introducerea şi modificarea datelor într-o manieră mai atractivă decât modul de afişare Datasheet View, discutat mai sus Crearea unui formular Pentru crearea unui formular: 1. Folosim butonul Formulare (Forms) a ferestrei Baza de Date, apoi folosim una din următoarele variante: Creare formular utilizând expertul (Create by using wizard); Nou Expert Formular OK (New Form Wizard OK). În ambele cazuri va începe un set de dialoguri (wizard) în care vom menţiona conţinutul şi aspectul noului formular.

30 Access 2007 Modul A Pagina Din lista Tabele/Interogări (Tables/Queries) selectăm tabelul din care provin câmpurile şi apoi, din lista Câmpuri disponibile (Available fields) selectăm câmpurile respective. Ele se vor muta în lista Câmpuri selectate (Selected fields). Putem alege, pe rând, câmpuri din mai multe tabele, legate prin relaţie în baza de date. Transferul câmpurilor între cele 2 liste se face cu ajutorul butoanelor >, >>, <, <<. Pentru trecerea la pasul următor vom folosi Next. OBSERVAŢIE Ordinea în care selectăm câmpurile este ordinea în care vor fi ele afişate în formular. 3. Dacă am ales câmpuri din mai multe tabele, vom fi întrebaţi care dorim să fie tabelul conducător în viitorul formular (dacă am ales câmpuri atât din FUNCŢII cât şi din PERSONAL, vom alege, de exemplu, prin personal). Trecerea la dialogul următor se face cu Next. 4. Ni se va cere să alegem modul de aşezare a câmpurilor în formular, prin butoanele radio alăturate. Cel mai frecvent utilizat este modul Columnar (câmpurile aşezate unul sub altul). Trecerea la dialogul următor se face cu Next. 5. Aici alegem stilul de afişare pentru formular. Deşi există mai multe variante, se recomandă alegerea variantei Standard. Trecerea la dialogul următor se face cu Next. 6. În dialogul final vom specifica numele formularului şi vom specifica dacă dorim să deschidem formularul pentru a începe introducerea şi/sau editarea datelor. La terminare, vom confirma cu Finish, care va deschide formularul pentru începerea afişării/introducerii datelor respectiv va deschide generatorul de formulare pentru modificarea formularului. Exemplu: Să se creeze un formular care să conţină câmpurile Nume, Prenume, CNP, Data naşterii, Studii, Adresa, Salariu şi Funcţia din tabelul PERSONAL şi câmpul Denumire funcţie din tabelul FUNCŢII Utilizarea unui formular După creare, putem utiliza formularul ori de câte ori avem nevoie pentru a adăuga înregistrări în baza de date sau pentru a le modifica pe cele existente.

31 Access 2007 Modul A Pagina 31 Pentru aceasta, în fereastra Baza de Date alegem butonul Formulare (Forms) şi dăm un clic dublu pe numele formularului sau selectăm formularul şi folosim butonul Deschidere (Open). Access 2007 va afişa formularul şi, în partea inferioară, o bară de butoane pentru deplasare la o anumită înregistrare sau pentru adăugarea unora noi. Adăugarea unui articol se face prin completarea valorilor din câmpuri după folosirea butonului din bara afişată sau cu Insert New Record. Ştergerea unui articol se face după deplasarea la el, folosind butonul Delete Record din bara de instrumente sau cu Edit Delete Record. Access 2007 va cere confirmare pentru ştergere Adăugarea şi modificarea textului din antetul sau subsolul formularului Pentru a adăuga un text în antetul/subsolul unui formular: 1. Folosim butonul Formulare (Forms) din fereastra bazei de date şi apoi butonul Proiect (Design) din bara de instrumente. Access 2007 va deschide fereastra Constructorului de formulare, în care vom putea efectua modificările dorite. În plus, se va afişa şi bara de instrumente Toolbox. 2. Pentru a putea introduce text în antet, va trebui să modificăm, întâi, înălţimea sa (iniţial 0). În acest scop, tragem cu mouse-ul în jos de bara separatoare aflată între linia Antet Formular (Form Header) şi linia Detaliere (Detail), atunci când cursorul de mouse are forma unei linii orizontale cu două săgeţi verticale. 3. Din bara de instrumente Toolbox vom alege butonul Label ( ).

32 Access 2007 Modul A Pagina Descriem, prin tragere cu mouse-ul, un dreptunghi în care scriem textul antetului. 5. Tastăm textul şi confirmăm cu un clic în afara lui. Pentru un subsol procedăm la fel, cu deosebirea că tragem cu mouse-ul de linia aflată sub bara Subsol formular (Form Footer) Introducerea unei imagini într-un formular Pentru a insera o imagine într-un formular: 1. Folosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars. 2. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, zona în care va apărea imaginea (indiferent că e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol). 3. În acest moment apare un dialog în care alegem fişierul imagine pe care vrem să-l inserăm. În mod normal, Acces inserează în dreptunghiul descris fie doar o porţiune din imagine, fie imaginea întreagă dar lăsând spaţiu liber pe lângă ea. Pentru a avea întreaga imagine, dăm clic dreapta pe imagine, operaţie care va afişa un dialog în care, la Mod afişare, alegem: Zoom Access 2007 va afişa întreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune posibilă în dreptunghiul descris; Lărgit Access 2007 va umple cu imaginea întregul dreptunghi, chiar dacă o va deforma Modificarea unui formular Nu întotdeauna formularul creat ca mai sus corespunde perfect dorinţelor noastre. Pentru a modifica un formular după ce a fost creat, folosim butonul Formulare (Forms) în fereastra bazei de date, selectăm formularul de modificat şi utilizăm butonul Proiect (Design). Se va afişa o fereastră şi o bară de instrumente, cu care vom putea efectua diverse modificări asupra formularului. Operaţiile uzuale sunt: mutarea unui câmp sau a unui text se dă un clic pe câmp sau text, se plasează cursorul de mouse pe colţul din dreapta-sus al dreptunghiului înconjurător până când capătă forma unei mâini şi se trage până când o biectul ajunge în poziţia dorită. schimbarea dimensiunii unui câmp sau text se dă un clic pe obiect şi se trage cu mouse-ul de unul din cele 8 puncte negre care apar pe laturile şi în colţurile obiectului. fontul, culoare de text, culoarea de fundal, mărimea şi faptul că valorile sunt afişate cu bold, italic şi/sau underline se determină, după selectarea câmpului/textului, folosind listele ascunse şi butoanele din bara de instrumente Formatting. La închiderea ferestrei, vom fi întrebaţi dacă dorim să salvăm formularul cu noul aspect.

33 Access 2007 Modul A Pagina Crearea unui formular prin care utilizatorul să aibă acces numai la anumite înregistrări Prin metoda de mai sus, utilizatorul va avea acces prin intermediul formularului la toate înregistrările din tabelele selectate. Dacă dorim să creăm un formular prin care să avem acces numai la anumite înregistrări, trebuie să parcurgem doi paşi majori: 1. Crearea unei interogări prin care să impunem condiţiile de selectare respective a înregistrărilor, eventual câmpurile dorite şi ordinea de selectare a înregistrărilor. 2. Crearea formularului se procedează ca mai sus, singura diferenţă fiind că la pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin înregistrările, ci interogarea respectivă. Exemplu: Să se creeze un formular la care utilizatorul să aibă acces numai la persoanele cu studiile DA (-1) Ştergerea unui formular Dacă decidem că nu mai avem nevoie de un formular, putem folosi, după selectarea lui din fereastra bazei de date, Edit Delete sau tasta Delete sau butonul Delete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Access 2007 va cere confirmare pentru ştergerea formularului. Atenţie! NU există Undo pentru această operaţie! 11. RAPOARTE Un raport este un obiect din baza de date care permite extragerea datelor din unul sau mai multe tabele, în general în scopul listării. Ca şi la interogări şi la formulare, pentru crearea şi gestionarea rapoartelor există butonul Rapoarte (Reports) în fereastra bazei de date care determină afişarea unei liste cu rapoartele existente în baza de date Crearea unui raport Exemplu: Ne propunem să creăm un raport care să conţină câmpurile Nume, Prenume, CNP, Studii, Data angajării, Adresa, Funcţia, Salariul din tabelul PERSONAL şi Denumirea funcţiei din tabelul FUNCŢII. Articolele vor fi grupate după câmpul Studii, la sfârşitul fiecărui grup fiind afişate suma şi media salariilor pentru acele persoane. Orientarea pe hârtie va fi Portrait. Pentru crearea unui raport există două variante: Creare raport utilizând Expertul (Create report by using wizard);

34 Access 2007 Modul A Pagina 34 butonul Nou (New) care deschide fereastra Raport Nou în care selectăm opţiunea Expert Raport (Report wizard). În ambele cazuri va începe un set de dialoguri (wizard) în care vom menţiona conţinutul şi aspectul noului raport: 1. Din lista Tabele/Interogări (Tables/Queries) selectăm tabelul din care provin câmpurile şi apoi, din lista Câmpuri disponibile (Available Fields) selectăm câmpurile respective. Ele se vor muta în lista Câmpuri selectate (Selected Fields). Putem alege, pe rând, câmpuri din mai multe tabele, legate prin relaţie în baza de date. Transferul câmpurilor între cele 2 liste se face cu ajutorul butoanelor >, >>, <, << sau cu un clic dublu pe câmp în lista respectivă. Pentru trecerea la pasul următor, vom folosi Next. OBSERVAŢIE Ordinea în care vor apărea câmpurile în raport este aceeaşi cu ordinea în care ele sunt selectate. 2. Dialogul următor se afişează numai dacă, în dialogul anterior, am ales două sau mai multe tabele; aici putem stabili care este tabelul conducător. Alegerea acestuia are importanţă dacă dorim ca în raport articolele să fie grupate după un anumit criteriu. Vom alege, aici, prin personal şi vom confirma cu Next. 3. În dialogul următor vom alege, dacă dorim, câmpul sau câmpurile care dorim să fie criterii de grupare. În mod normal, înregistrările vor fi incluse în raport în ordinea în care ele sunt găsite în tabele. Totuşi, putem impune gruparea lor după un câmp, un grup constând în toate înregistrările care au aceeaşi valoare pentru câmpul-criteriu (de exemplu, la o grupare după câmpul Funcţia se va crea un grup pentru funcţia 1, altul pentru funcţia 2 etc.). Se pot impune mai multe criterii de grupare, dar vom ţine cont că ordinea în care sunt specificate aceste criterii este importantă, în sensul că pentru primul criteriu se vor crea grupuri principale, în care se vor crea subgrupuri pentru al doilea criteriu etc. De exemplu: dacă am ales drept prim criteriu câmpul Studii şi ca al doilea criteriu

35 Access 2007 Modul A Pagina 35 câmpul Funcţia, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu aceleaşi studii iar în cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu acelaşi cod de funcţie; dacă am ales drept prim criteriu câmpul Funcţia şi ca al doilea criteriu câmpul Studii, se vor crea grupuri principale pentru toate persoanele cu acelaşi cod de funcţie iar în cadrul acestor grupuri se vor crea subgrupuri pentru toate persoanele cu aceleaşi studii. Pentru fiecare criteriu se va crea, în raport, câte o bandă antet de grup şi o bandă subsol de grup, în care vom putea plasa valori statistice. Selectarea unui criteriu se face dând un clic dublu pe numele câmpului în lista din stânga sau selectând câmpul şi folosind butonul >. Deselectarea se face cu butonul <. Trecerea la dialogul următor se face cu Next. 4. În acest dialog putem stabili criterii după care dorim sortarea articolelor în cadrul unui grup (ordinea de stabilire este importantă). Pentru aceasta, din listele ascunse alegem câmpul care dorim să fie criteriu de sortare după care, pentru fiecare, putem stabili ordinea în care se face sortarea, folosind butonul Ascending/Descending alăturat fiecărei liste în parte. Pentru fiecare câmp numeric selectat la pasul 1 putem alege, folosind butonul Summary Options, dacă dorim să se calculeze o sumă (Sum), o medie (Avg), o valoare minimă (Min) sau o valoare maximă (Max). Locul unde vor apărea fiecare din aceste valori statistice se stabileşte prin butoanele radio Detail and Summary valorile se vor afişa atât în banda de detalii cât şi în banda de rezumat a raportului respectiv Summary Only numai în banda de rezumat. Trecerea la pasul următor se face cu Next. 5. În acest dialog putem alege modul de aşezare în pagină a raportului (butoanele radio de la Layout),

36 Access 2007 Modul A Pagina 36 orientarea hârtiei pe care se va lista raportul (Orientation) şi o eventuală trunchiere a valorilor câmpurilor astfel încât să încapă toate pe lăţimea hârtiei (dacă este activat Adjust the field width so all fields fit on a page, Microsoft Access 2007 va trunchia unele câmpuri astfel încât toate să încapă pe lăţimea hârtiei). Trecerea la pasul următor se face cu Next. 6. La acest penultim pas vom alege stilul de listare pentru raport. Trecerea la pasul următor se face cu Next. 7. La ultimul pas vom putea stabili un titlu pentru raport şi vom putea impune dacă dorim să trecem la previzualizarea raportului (Examinare raport Preview the report) sau să modificăm raportul în fereastra de proiectare (Modificare proiect formular Modify the report's design). Terminarea se face cu Finish Modificarea unui raport Un raport, odată creat, poate fi modificat conform dorinţelor, selectându-l din fereastra Rapoarte şi folosind butonul Proiect (Design). Se va afişa o fereastră ce conţine macheta raportului, în care vom face modificări asemănătoare cu cele de la formulare. Operaţiile de modificare a unui raport sunt destul de frecvente, deoarece Access 2007 încearcă să plaseze toate valorile câmpurilor pe aceeaşi linie şi acest lucru nu este întotdeauna posibil. În aceste cazuri: Câmpurile de tip Text sau Memo vor fi trunchiate. Câmpurile de tip numeric vor fi afişate în format cu exponent. În ambele cazuri se impune lăţirea lor (eventual, îngustarea altora) pentru a se afişa întreaga valoare dorită. Operaţiile uzuale sunt: mutarea unui câmp sau a unui text se dă un clic pe câmp sau text, se plasează cursorul de mouse pe colţul din dreapta-sus al dreptunghiului înconjurător până când capătă forma unei mâini şi se trage până când obiectul ajunge în poziţia dorită. schimbarea dimensiunii unui câmp sau text se dă un clic pe obiect şi se trage cu mouse-ul de unul din cele 8 puncte negre care apar pe laturile şi în colţurile obiectului. fontul, culoare de text, culoarea de fundal, mărimea şi faptul că valorile sunt afişate cu bold, italic şi/sau underline se determină, după selectarea câmpului/textului, folosind listele ascunse şi butoanele din bara de instrumente Formatting. La închiderea ferestrei, vom fi întrebaţi dacă dorim să salvăm raportul cu noul aspect.

37 Access 2007 Modul A Pagina Adăugarea şi modificarea textului din antetul sau subsolul raportului Pentru a adăuga un text în antetul/subsolul unui formular: 1. Folosim butonul Reports (Rapoarte) din fereastra bazei de date şi apoi butonul Proiect (Design) din bara de instrumente. Access 2007 va deschide fereastra Constructorului de rapoarte, în care vom putea efectua modificările dorite. În plus, se va afişa şi bara de instrumente Toolbox. 2. Din bara de instrumente Toolbox vom alege butonul Label ( ). 3. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, un dreptunghi în care scriem textul antetului. 4. Tastăm textul şi confirmăm cu un clic în afara lui. Pentru un subsol procedăm la fel Introducerea unei imagini într-un raport Pentru a insera o imagine într-un formular: 1. Folosim butonul Image din bara de instrumente Toolbars. 2. Descriem, prin tragere cu mouse-ul, zona în care va apărea imaginea (indiferent că e vorba de banda de antet, cea de detalii sau cea de subsol). 3. În acest moment apare un dialog în care alegem fişierul imagine pe care vrem să-l inserăm. În mod normal, Access 2007 inserează în dreptunghiul descris fie doar o porţiune din imagine, fie imaginea întreagă dar lăsând spaţiu liber pe lângă ea. Pentru a avea întreaga imagine, dăm clic dreapta pe imagine, operaţie care va afişa un dialog în care, la Mod afişare, alegem: Zoom Access 2007 va afişa întreaga imagine, pe cea mai mare dimensiune posibilă în dreptunghiul descris; Lărgit Access 2007 va umple cu imaginea întregul

38 Access 2007 Modul A Pagina 38 dreptunghi, chiar dacă o va deforma Gruparea înregistrărilor după anumite câmpuri Dacă nu am grupat înregistrările după unul sau mai multe câmpuri din faza creării raportului, putem face acest lucru în fereastra Constructorului de rapoarte astfel: 1. Folosim View Sorting and Grouping sau butonul cu acelaşi nume din bara de instrumente Formatting (Form/Report). 2. Se va afişa un dialog în care stabilim, prin alegere din listele ascunse din coloana Câmp/Expresie (Field/Expression), câmpurile care vrem să fie criterii de grupare şi ordinea de ordonare pentru fiecare coloana Ordinea de sortare (Sort Order). 3. În zona Proprietăţi grupuri (Group Properties) putem stabili diferite opţiuni privitoare la modul de grupare a datelor Crearea unui raport în care să se afişeze numai anumite înregistrări Prin metoda de mai sus, la tipărire se vor obţine toate înregistrările din tabelele selectate. Dacă dorim să creăm un raport care să conţină numai articolele care îndeplinesc anumite condiţii, trebuie să parcurgem doi paşi majori: 1. Crearea unei interogări prin care să impunem condiţiile de selectare respective a înregistrărilor, eventual câmpurile dorite şi ordinea de selectare a înregistrărilor. 2. Crearea raportului se face ca mai sus, singura diferenţă fiind că, la pasul 1 nu se aleg tabelele din care provin înregistrările, ci interogarea respectivă. Exemplu: Să se creeze un raport care să conţină câmpurile Nume, Prenume, Funcţia, Data naşterii şi să conţină numai persoanele cu Funcţia Ştergerea unui raport Dacă decidem că nu mai avem nevoie de un raport, putem folosi, după selectarea lui din fereastra bazei de date, Edit Delete sau tasta Delete sau butonul Delete din bara de instrumente a ferestrei bazei de date. Access 2007 va cere confirmare pentru ştergerea raportului. Atenţie! NU există Undo pentru această operaţie!

39 Access 2007 Modul A Pagina TIPĂRIREA CONŢINUTULUI PENTRU UN TABEL/FORMULAR/REPORT/ O INTEROGARE Ca şi la Word şi Excel, listarea ar trebui precedată de o previzualizare a aşezării în pagină a conţinutului Previzualizarea conţinutului Indiferent de obiectul selectat (tabel, formular, raport, interogare), se va folosi, după selectarea acestuia: File Print Preview; butonul Print Preview din bara Database. Se va afişa o fereastră asemănătoare celei din Word sau Excel cu conţinutul paginilor obiectului. Dacă nu ne convin orientarea paginii şi/sau marginile, vom folosi File Page Setup 26 şi, în dialogul afişat, putem stabili: marginile pagina de dialog Margini (Margins) marginile de pagină (Sus, Jos, Stânga, Dreapta); în pagina Pagină orientarea hârtiei (Tip portret sau Tip vedere) şi mărimea acesteia (Dimensiune); în cazul rapoartelor în pagina Coloane tipărirea pe mai multe coloane a raportului (pentru rapoarte înguste pe hârtie mare Număr de coloane, Dimensiune coloană, Aspect coloană. Revenirea la fereastra principală se face cu butonul Close din bara de previzualizare sau la închiderea ferestrei de previzualizare. Exemplu: Să se previzualizeze tabelul PERSONAL şi să se ajusteze lăţimile câmpurilor astfel încât să încapă toate pe o hârtie A4, orientare Tip vedere Tipărirea propriu-zisă După ce am efectuat corecturile de rigoare privind orientarea în pagină, marginile, mărimea hârtiei etc., vom folosi File Print sau butonul Imprimare din bara de instrumente Baza de date (în cazul folosirii butonului tipărirea va începe imediat, fără a mai putea specifica şi alte opţiuni). 26 În cazul tabelelor şi formularelor, pentru a folosi Page Setup, trebuie să deschidem întâi obiectul.

40 În dialogul afişat la File Print vom putea specifica: domeniul de pagini pe care dorim să-l listăm (Interval de imprimare); se aplică aceleaşi reguli ca la Word şi Excel; numărul de copii dorite (Copii) şi ordinea în care dorim să obţinem paginile copiilor (Asamb.); în cazul formularelor şi tabelelor, putem tipări doar anumite înregistrări (numai consecutive), dar, pentru aceasta trebuie ca înainte de File Print să le selectăm după care, în dialogul de imprimare, vom folosi butonul radio Selected Records. Declanşarea tipăririi se face cu OK. Access 2007 Modul A Pagina 40