MANUAL DE UTILIZARE SIVECO APPLICATIONS MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL. Manual de Utilizare Managementul Financiar-Contabil Patch 23.

Transcription

1 Managementul Financiar-Contabil Manual de Utilizare MANUAL DE UTILIZARE SIVECO APPLICATIONS MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL 1/73

2 Managementul Financiar-Contabil Manual de Utilizare CUPRINS CAPITOLUL I. PREZENTARE GENERALĂ A APLICATIEI...3 CAPITOLUL I. PREZENTARE GENERALĂ A APLICATIEI Structura aplicaţiei Programul de configurare...7 CAPITOLUL II. FISIERE DE BAZA...15 CAPITOLUL III. FINANCIAR CONTABILITATE FISIERE DE BAZA (FINANCIAR - CONTABILITATE) Tipuri de documente Tipuri de Incasari / Plati Planul de Conturi...28 Conturi corespondente...30 Nomenclator note contabile Parametri Casa...31 Preluarea soldurilor initiale de casa Definirea de contari implicite la nivel de casa Parametri Banca...32 Definirea de conturi (bancare) implicite pentru valute Definirea de contari implicite la nivel de banca...33 Propuneri contare reevaluare banca Parametri Documente Primare...35 a. Generare Numere pentru Documente...35 b. Categorii Documente primare...35 c. Contari implicite Parametri Decont Sa ariati...37 l 3.2.DOCUMENTE EMISE OPERAŢII CASĂ...46 Reevaluare solduri casa OPERAŢII BANCĂ...49 Reevaluare solduri banca...50 Generare Extrase din Ordine si Cecuri COMPENSARE DECONTURI CU SALARIATII DECONTARI INTERNE REFUZURI DE PLATA DEBITORI-CREDITORI DREPTURI NERIDICATE CALCUL PENALITATI DOCUMENTE DE INCASARE/PLATA PRELUAREA NOTELOR CONTABILE DIN ALTE APLICAŢII INCHIDERI PERIOADA /73

3 Managementul Financiar-Contabil Manual de Utilizare Închidere conturi de venituri şi cheltuieli...61 Închidere lună...61 Închidere conturi de TVA...62 Balanta...63 Se pot defini filtre in modulul Definire sabloane rapoarte balanta pentru vizualizarea balantelor si a rapoartelor de balanta...63 Bilant...64 Retratari IAS...65 Indicatori economici...67 IN MODULUL DE ANEXE EXISTA POSIBILITATEA DE A COPIA O ANEXA DEJA DEFINITA IN ANEXA CURENTA CU POSIBILITATEA DE INLOCUIRE A PROIECTULUI SOLDURI Solduri iniţiale - centrală Preluare balanţă de la unităţi subordonate...68 Recalculare solduri şi rulaje...69 Solduri contabile iniţiale - detaliate STOCURI VIZUALIZĂRI OPERATIVE REFERITOARE LA SITUAŢII CONTABILE...72 Rapoarte /73

4 SIVECO Applications - Managementul Financiar-Contabil Capitolul I. Prezentare generală a aplicatiei Componenta standard Managementul Financiar-Contabil permite informatizarea activitatii financiar-contabile desfasurate de agentii economici in conformitate cu normele legale in vigoare. Legii contabilitatii nr. 82/1991 si a modificarilor legislative ulterioare (pana in prezent). Aplicatia a fost conceputa astfel incat sa permita: Informatizarea activitatii financiar contabile; Gestionarea operativa a documentelor emise si primite de agentul economic de tipul: factura, invoice, chitanta fiscala, ordine de plata etc; (inclusiv editarea documentelor emise la imprimanta); Intocmirea notelor contabile, prelucrarea acestora si obtinerea automata a situatiilor de iesire cerute de legislatia contabila: Registru de casa, Registru Jurnal, Fisa de cont, Balanta de verificare etc; Obtinerea de situatii operative privind incasarile, platile, creantele si obligatiile fata de partenerii de afaceri; Crearea unei arhive contabile informatizate, privitor la documentele emise si primite si la situatiile financiar-contabile care poate fi accesata in timp real de utilizator. Calculul conturilor analitice la perioade stabilite de utilizator sau revenirea la configuraţii anterioare ale conturilor în vederea definitivării operaţiilor de închidere anuală. Jurnalizarea pe o perioada îndelungată a tuturor operaţiilor contabile şi refacerea situaţiei conturilor, în caz de incident sau la cererea expresă a utilizatorului Compensarea sau reconcilierea prin echivalarea creanţelor şi datoriilor Închideri provizorii ale conturilor de venituri şi cheltuieli pentru evaluarea rezultatelor financiare în orice moment Menţinerea tranzacţională a soldurilor zilei şi ale lunii. Dupa ce utilizatorul se conecteaza la baza de date printr-o parola de acces se deschide aplicatia pe ecran si se afiseaza meniul principal al programului ce cuprinde: 4 /73

5 Comenzi modul care permite selectarea optiunii de parasire a unei ferestre (modul de lucru) sau a intregii aplicatii; Fisiere de baza modul in care se introduc o serie de informatii cu caracter general ce apar pe parcursul desfasurarii activitatii firmei de tipul: firma, persoane particulare, banca, cont bancar, valute salariat etc. care permit crearea unor nomenclatoare de clienti, furnizori, banci si care se utilizeaza in modulul financiar-contabil la intocmirea si inregistrarea documentelor prin intermediul selectoarelor; Financiar contabilitate, modulul principal al aplicatiei care permite efectuarea unor setari ale anumitor parametri absolut necesari aplicatiei contabile cat si operatiunile financiar-contabile propriu zise: introducerea parametrilor de lucru ai aplicatiei (data limita de modificare document, cota de TVA, prefix generare factura, tipuri de activitati, definitii de conturi corespondente, intervalul de valabilitate pentru notele contabile cat si pentru corespondenta dintre conturi, etc ); definirea tipurilor de documente cu care se opereaza in aplicatie (factura emisa/primita, invoice emis/primit, chitanta emisa/primita, ordin de plata emis/primit, extras etc); crearea unor nomenclatoare specifice contabilitatii (plan de conturi, corespondente intre conturi, contari implicite pe tipuri de operatii); introducerea soldurilor initiale pentru conturi, la inceputul exercitiului financiar sau la implementarea aplicatiei si preluarea balantelor de la unitatile subordonate; Definirea de contari implicite si contari automate pentru fiecare document financiar in parte; introducerea, editarea si contarea documentelor emise (factura in lei emisa, factura in valuta emisa, bon fiscal emis, diverse emise); introducerea si contarea documentelor primite (factura in lei primita, factura in valuta primita, diverse primite); introducerea si contarea extraselor de banca in lei si valuta; Introducerea si contarea registrelor de casa in lei si valuta ;

6 Introducerea si urmarirea fiecarui decont cu salariatii pana la inchiderea acestuia preluarea de note contabile din alte aplicatii informatice, atunci cand este cazul diverse prelucrari contabile cum ar fi: compensare facturi, stornare, reevaluare solduri de banca in valuta si de casa in valuta, inchidere TVA, inchidere venituri si cheltuieli, obtinere balanta de verificare; obtinerea unor situatii de raportare, analiza si sinteza. Ferestre modul care arata ferestrele de lucru deschise si totodata permite navigarea rapida intre acestea. Pentru a lucra intr-o alta fereastra de lucru fara a se inchide cea in care se lucreaza, din optiunea ferestre se selecteaza fereastra care se doreste a fi redeschisa si aceasta se afiseaza pe ecran. Informatii ajutatoare permit obtinerea de informatii referitoare la modul de operare in diversele meniuri si submeniuri ale aplicatiei. Sub meniul principal al programului este afisata bara de butoane orizontala care cuprinde: Buton1 Buton5 Buton9 Buton3 Buton7 Buton11 - Bara de butoane Buton2 Buton6 Buton10 Buton4 Buton8 Buton 12 Butonul de adaugare repetata (Buton 1) in cazul in care este activ, atunci cand utilizatorul doreste sa faca noi adaugari in baza de date, prin apasarea butonului de adaugare se vor afisa in ultima fereastra deschisa aceleasi informatii care erau afisate in modul vizualizare echivalent cu tastarea combinatiei Ctrl+Shift+R. Modul de lucru este imbunatatit prin cresterea vitezei de operare. Butonul de adaugare (Buton2) permite adaugarea de noi inregistrari in baza de date si a carui actiune este echivalenta cu tastarea combinatiei Ctrl+Shift+A. Butonul de vizualizare (Buton3) permite consultarea datelor existente in fereastra corespunzatoare si a carui actionare este echivalenta cu tastarea combinatiei Ctrl+Shift+W.

7 Butonul de stergere (Buton4) permite stergerea inregistrarii curente din baza de date si a carui actiune este echivalenta cu tastarea combinatiei Ctrl+Shift+S. Butonul de iesire din modul (Buton5) are scopul de a inchide ultimul modul apelat si a carui actiune este echivalenta cu apasarea tastei <Esc>. Butonul de salvare (Buton6) permite salvarea inregistrarilor adaugate in baza de date si a carui actiune este echivalenta cu apasarea tastei <Enter>. Butonul de tiparire (Buton7) apelarea acestui buton permite utilizatorului vizualizarea sau tiparirea raportului corespunzator ferestrei deschise (in cazul in care acea fereastra are de accesat un raport) Butonul de ajutor (Buton8) permite apelarea documentatiei de utilizare. Butonul de iesire modul/ selectare (Buton 9) - in cazul apelarii unui selector dintrun modul intoarce inregistrarea selectata. Butonul calendar (Buton 10) atunci cand utilizatorul parcurge o fereastra si se afla pe un camp de tip data, prin apelarea acestui buton se va afisa calendarul cu data din fereastra respectiva selectata. Butonul de contare (Buton11) permite deschiderea modulului de contare al operatiunii. Butonul de istoric inregistrare ( But on12 ) permite vizualizare informatii de jurnalizare (utilizator/data adaugarii, utilizator/data ultimei modificari) Structura aplicaţiei Structura aplicaţiei urmăreşte acoperirea unui flux financiar-contabil complet, începând de la gestionarea documentelor primare emise/primite, continuând apoi cu operaţii de încasare/plată, cu posibilităţi de compensare a sumelor faţă de anumiţi parteneri şi în sfârsit, dar nu în ultimul rând, dând posibilitatea de obţinere a balanţelor de verificare analitică şi sintetică, precum şi editarea rapoartelor de analiză. Reflectarea fluxului acestor activităţi rezultă din meniul pe care utilizatorul îl are la dispoziţie pentru selectarea comenzilor Programul de configurare Aplicatia de Configurare permite accesul la informaţii de parametrizare a aplicaţiei, cum ar fi: prefixe şi sufixe generate automat, date calendaristice necesare prelucrărilor financiar-contabile, moneda naţională, valuta de conversie.

8 Meniul aplicatiei de configurare este prezentat in continuare: Parametri generali ai aplicaţiei se gasesc in aplicatia de Configurare si pot fi modificati de utilizator folosind modulul corespunzator.

9 SIVECO Applications - Managementul Financiar-Contabil Parametrii CONFIGURARE \ COFINOR Nume Parametru Valoare Parametru Aplicatie - Modul Functionalitati BANCA_PREF Codul de banca preferentiala Cofinor / Banci / Conturi bancare La emiterea de documente propune implicit banca si contul preferential PROP_CONTPREF_OPE D Cofinor/Documente de IncasarePlata/Ordin de Plata Emis-completeaza contul preferential pentru documentele de tipop si clasa Emis CALCUL_SOLD_CASA CAPITALA D B Cofinor - Calculeaza soldul registrului de casa doar pentru operatiunile ulterioare datei de implementare (valoare D) sau pentru toate (valoare N) Cofinor CIMPLDOC_SERV N Cofinor / Contari Implicite La contarea automata a taxelor nu se testeaza serviciul COD_CONTAB Codul serv. de contabilitate Cofinor / Extrase serviciul unde se inregistreaza extrasele COD_FINANC Codul serv. Financiar Cofinor / Documente de Incasare/Plata serviul de emitere a ordinelor de plata COD_FISC Codul din pk_supplier_ Cofinor / Facturi emise Afiseaza codul fiscal pentru unitatea organizatorica proprietara la listarea facturii COFINOR_INSTALLED D Cofinor CONSUM_AUTO 7.5 Cofinor / Deconturi cu salariatii La operarea deconturilor cu salariatii pentru consumul legal la 100 km 9 /73

10 CONT Cofinor / Compensare Contul debitor pentru inregistrarea diferentei de curs nefavorabila CONT Cofinor / Compensare Cont creditor pentru inregistrarea diferentei de curs favorabila CONTARE_AUTOMATA D Cofinor / Contarea documentelor Daca au fost definirea contarilor implicite se conteaza automat dupa salvarea documentelor CONTARE_PE_FII N Cofinor / Contarea documentelor Contarea se face la nivelul analiticului cel mai de jos.(ex: Nu se poate conta pe un cont care este tata pentru un alt cont) CONT_ Cofinor CONT_AUT_MULTI D Cofinor / Contarea documentelor Pentru o valoare a unui document se pot defini mai multe contari functie de tip contare CONT_CONTARE_CEC_PR Cont contare cecuri primite CONT_CONTARE_CEC_EM Cont contare cecuri emise Cofinor Cont pentru contarea implicita a cecurilor primite (contarea se face pe factura emisa) Cofinor Cont pentru contarea implicita a cecurilor emise (contarea se face pe factura primita) CONT_CRED_ANGAJ CONT_CRED_APROB 950% Cofinor Cont pentru angajamentele bugetare pentru clasa 9 flux ALOP 940% Cofinor Cont pentru credite bugetare aprobate pentru clasa 9 flux ALOP CONT_CRED_LEGAL 960% Cofinor - Cont pentru angajamentele legale - pentru clasa 9 flux ALOP CONT_CRE_COMP 765 Cofinor / Compensare Cont creditor pentru inregistrarea diferentei de curs favorabila 10 /73

11 CONT_DEB_COMP 665 Cofinor / Compensare Contul debitor pentru inregistrarea diferentei de curs nefavorabila CONT_INCH 4814 Cofinor / Inchidere Venituri si Cheltuieli La inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli apare automat 4814 CONT_INCHTVA_PLATA CONT_INCHTVA_RECUP 4817 Cofinor / Inchidere TVA La inchiderea conturilor de TVA pentru TVA de plata va apare automat Cofinor / Inchidere TVA La inchiderea conturilor de TVA pentru TVA de recuperat va apare automat 4816 CONT_INTERM CONT_INT_COMP Contul intermediar pentru compensari Contul intermediar pentru compensari Cofinor / Compensare Compensarea se realizeaza printr-un cont intermediar Cofinor / Compensare Compensarea se realizeaza printr-un cont intermediar CONT_TVA_COLECT 4427 Cofinor / Contare Documente Contul pe care se inregistreaza TVA colectata CONT_TVA_DEDUCT 4426 Cofinor / Contare Documente - Contul pe care se inregistreaza TVA deductubita CONT_TVA_PLATA 4423 Cofinor / Inchidere TVA Contul pa care se inregistreaza TVA de plata CONT_TVA_RECUP 4424 Cofinor / Inchidere TVA - Contul pa care se inregistreaza TVA de recuperat COTATVA 19 Cofinor / Documente Cota de TVA propusa pe documente COTATVADECONT 19 Cofinor / Deconturi cu salariatii Cota de TVA propusa pe deconturile cu salariatii 11 /73

12 DATA_IMPL Data de implementare Cofinor/Solduri Initiale/Liste La adaugarea soldurilor initiale si la o serie de rapoarte DIFERENTA_CREDIT 765 Cofinor / Incasare/Plata Contul creditor pentru inregistrare diferenta de curs favorabila DIFERENTA_DEBIT 665 Cofinor / Incasare/Plata - Contul debitor pentru inregistrare diferenta de curs nefavorabila DIF_CURS N Cofinor / Incasare/Plata Diferenta de curs pentru documentele in valuta se inregistreaza pe conturile de client / furnizor INCH_TVA 1 Cofinor / Inchidere TVA Inchiderea se realizeaza prin conturile 4423, 4424 IS_INCH_TVA_SUB D Cofinor / Inchidere TVA Se realizeaza inchiderea de TVA la centrala prin preluarea de la subunitati IS_INCH_VC_SUB D Cofinor / Inchidere Venituri si Cheltuieli - Se realizeaza inchiderea de Venituri si Cheltuieli la centrala prin preluarea de la subunitati ORAS_ORG Orasul firmei proprietara Cofinor PENALIZ_NEPL_AVANS 0.5 Cofinor / Deconturi cu salariatii Penalizarea aplicata pe ziua de intarziere pentru nedepunerea decontului de cheltuieli PROPR_AG Codul Unitatii Organizatorica Cofinor PROP_CNT_CASA 3 Cofinor / Casa La contarea operatiilor de casa va propune fara contare PROP_CNT_EXTRASE 3 Cofinor / Extrase La contarea operatiilor din extras va propune fara contare 12 /73

13 PROP_MOD_DEFALC 3 Cofinor / Incasari/Plati de documente La incasarea/plata documentelor va propune la incidenta sumei SHOW_CNT_CASA D Cofinor / Contare casa La salvarea unei Incasari/Plati de documente se vad propunerile de repartizare contari SHOW_CNT_EXTRASE D Cofinor / Contare extras La salvarea unei Incasari/Plati de documente se vad propunerile de repartizare contari STOP_DEPASIRE D Cofinor / Incasari/Plati de documente Se opreste operatia la depasire rest incasare/plata TARA_ORG ROM Cofinor TVA_COLECT 19 Cofinor Cota TVA colectata propusa pe document TVA_DEDUC 19 Cofinor Cota TVA deductibila propusa pe document TX_DRUM D Cofinor / Taxe Taxa de drum este calculata conform cursului zilnic EURO UM_DE_BAZA BUC Cofinor Unitatea de masura propusa pe documente UPD_SOLD_ONLINE Cofinor - calculul online sau offline a soldurilor contabile (online D, offline N) USE_TEMPLATE_BALANTA N Cofinor /Plan de Conturi Camp nou, nivel de afisare, activabil prin setarea parametrului in D VAL_ROM RON Cofinor Valuta de baza VAL_USD USD Cofinor Valuta principala de conversie 13 /73

14 VALID_CORESP_BGT N Cofinor / Definire corespondente bugetare Validare in documente si contari a corespondentelor bugetare ZILE_IN_LOCO 3 Cofinor / Deconturi cu salariatii Numarul de zile pentru justificarea avansului primit (in localitate) ZILE_OUT_LOCO 3 Cofinor / Deconturi cu salariatii Numarul de zile pentru justificarea avansului primit (in afara localitati) ZILE_SCADENTA 3 Cofinor / Documente emise/primite Numarul de zile scadenta pentru Data Scadentei USE_REP_VEN_CHELT_AV D Daca se lucreaza cu repartizarea cheltuielilor si veniturilor in avans SERVER_REPORT Se completeaza numarul serverului de reports PORT_URL Se completeaza numarul portului unde se ruleaza aplicatia APLICATIE Se completeaza www daca se foloseste aplicatia pe web, altfel este null DIR_FOXPRO Se completeaza directorul de pe serverul de aplicatii unde se afla programele FOX PRO TRANSFER_TO_SERVER Parametru care specifica daca la importul de fisiere, acestea trebuie transferate pe server 14 /73

15 Capitolul II. Fisiere de baza Prin selectarea optiunii Fisiere de baza se permite definirea de nomenclatoare generale si specifice, ce vor fi utilizate ulterior in cadrul aplicatiei financiar-contabile Managementul Financiar-Contabil, precum si in cadrul altor aplicatii. Aceste nomenclatoare permit o mai buna organizare si prelucrare a informatiilor financiar-contabile, constituind criterii de selectie si filtrare a unor date generale existente in baza de date. Se pot defini nomenclatoare generale, absolut necesare pentru inregistrarea informatiei financiar-contabile (de ex: definirea structurii organizatorice a beneficiarului aplicatiei: unitati organizatorice, tipuri de unitati organizatorice, definirea firmelor sau a partenerilor de afaceri, definirea valutelor in timp cu care lucreaza beneficiarul, definirea bancilor si conturilor bancare, partenerii de afaceri, etc), precum si nomenclatoare specifice (de ex: definirea serviciilor unitatii organizatorice, a salariatilor, a functiilor personalului, a prestatiilor s.a.). Selectarea optiunii Fisiere de baza permite definirea urmatoarelor tipuri de nomenclatoare generale sau specifice: 15 /73

16 Vizualizarea, adaugarea, modificarea sau stergerea unor inregistrari din cadrul acestor nomenclatoare se poate face prin selectarea nomenclatorului respectiv si folosirea butoanelor din Bara de Butoane In fereastra moduri de plata se pot introduce diferite moduri de plata ce pot aparea intre Societate si clientii si furnizorii acesteia. Acest modul se leaga cu nomenclatorul de Persoane Juridice / Firme (Agenti Economici) unde apare campul mod de plata Tipurile de adrese pot fi ale partenerilor firmei cat si ale unitatilor organizatorice ale societatii. Acestea apar in fereastra Persoane Juridice / Firme (Agenti Economici) si in fereastra Unitati Administrative / Unitati Organizatorice Pentru a se putea inregistra operatii financiar-contabile legate de documente emise/primite, efectuare de plati sau incasari, este necesar sa se introduca un numar de inregistrari in cadrul anumitor nomenclatoare absolut necesare in faza initiala de implementare a programului. Aceste informatii se pot selecta atunci cand sunt necesare prin filtrarea informatiilor din nomenclatoare (F2-deschidere selector, F11- filtrul propriu zis): Cursurile valutare: se introduc in fiecare zi cursurile valutare pentru a se putea inregistra toate operatiile si documentele in valuta (facturile emise si primite in valuta, extrasele in valuta, registrele de casa in valuta) 16 /73

17 Unitati Organizatorice: trebuie definite unitatile organizatorice pentru toate sucursalele companiei care vor utiliza programul, legat de acestea introducandu-se si Tipuri de Unitati Organizatorice; Se definesc si Tipurile de servicii si activitatile sau proiectele societatii care utilizeaza programul astfel realizandu-se o mapare perfecta a companiei. Persoane Particulare: se introduc toate persoanele particulare care sunt partenerii firmei si intra in legatura directa cu societatea. 17 /73

18 - Banci/Trezorerii si Conturi bancare: se vor introduce bancile si conturile cu care opereaza unitatile organizatorice respective, precum si cele ale agentilor economici cu care intra in legatura unitatile respective; Buton de eliminare banca prin mutarea tuturor operatiunilor la alta banca 18 /73

19 Facilitatile pentru utilizator in fereastra Conturi bancare sunt: - Butonul A Selectie conturi din nomenclator - Butonul B Modificare conturi bancare - Butonul C Eliminare cont prin mutarea tuturor operatiunilor pe alt cont.acest buton poate elimina duplicatele care pot apare din greselile de operare ale utilizatorilor A C B Tari, Districte/Judete si Orase: aceste nomenclatoare sunt necesare la introducerea unitatilor organizatorice si a firmelor (agentilor economici), permitand localizarea geografica a acestora; 19 /73

20 - Firme (Agenti Economici) si Forme Firme: se introduc firmele si diversele forme de firme, cu care unitatea organizatorica are relatii de afaceri. In aceasta fereastra sunt anumite campuri obligatorii de completat ce se selecteaza din alte nomenclatoare (Valuta, modul de plata, cod tara, localitate, tip firma). In cazul in care dorim sa adaugam o valoare intr-un anumit camp ce nu se afla in selector se tasteaza F7 pentru a deschide acel modul in care se adauga inregistrarea. 20 /73

21 In cazul in care campul Activa/Inactiva este bifat firma este vizualizata in selector iar atunci cand nu se doreste vizualizarea firmei in selector nu se bifeaza aceast camp. Ulterior, legat de aceste nomenclatoare de baza se pot introduce date si in cadrul celorlalte nomenclatoare. Astfel, in cadrul unitatilor organizatorice se definesc Salariati si Functii Personal. De asemenea, legat de documentele primite sau emise ce se vor introduce, este necesara definirea tipurilor de Prestatii/Taxe/Drepturi, Produse, Unitati de Masura, Categorii de produse, Grupe de produse. Se definesc diferite liste de preturi cu o anumita valabilitate pentru anumite prestatii sau produse cat si taxe pe produse si prestatii calculandu-se automat valoarea anumitor taxe. Aceste prestatii, produse, grupe de produse, liste de preturi, taxe pe 21 /73

22 produse si prestatii sunt folosite si in definirea contarilor implicite si a celor automate. Aceste fisiere de baza se actualizeaza pe masura ce se introduc operatiile financiarcontabile, programul permitand o introducere dinamica a datelor. Important de retinut este faptul ca aceste date din cadrul fisierelor de baza permit identificarea unica a unor inregistrari din baza de date si reprezinta criterii de filtrare si selectie utilizate in celelalte module din cadrul aplicatiei Managementul Financiar-Contabil. Utilizarea nomenclatoarelor este permisa conform drepturilor de acces definite pentru fiecare utilizator caruia ii este atribuit un rol de acces (la momentul configurarii aplicatiei Managementul Financiar-Contabil). 22 /73

23 CAPITOLUL III. FINANCIAR CONTABILITATE Introducerea documentelor emise/primite, a incasarilor si platilor, obtinerea situatiilor de raportare si toate celelalte operatii care vizeaza activitatea financiar contabila sunt realizate in cadrul modului Fi nanciar - Contabilitate. Apelarea acestei optiuni permite lucrul cu urmatoarele module: Inainte de a prezenta aceste module, mentionam cele trei moduri de lucru cu care opereaza aplicatia: ADAUGARE se utilizeaza atunci cand se doreste adaugarea unei inregistrari in baza de date; MODIFICARE cand se doreste modificarea unei inregistrari existente in baza de date si VIZUALIZARE pentru consultarea datelor existente; parcurgerea campurilor dintr-o fereastra se realizeaza cu tasta <Tab>, iar validarea operatiei cu <Enter>. De asemenea, mentionam ca aceste operatii (adaugare, modificare, stergere) se fac pe baza unor drepturi de acces care se definesc la nivelul fiecarui utilizator. In continuare vom prezenta pe scurt fiecare din aceste module, punand accent pe modul de adaugare a unor inregistrari in baza de date. 23 /73

24 3.1.FISIERE DE BAZA (Financiar - Contabilitate) Spre deosebire de optiunea cu acelasi nume din cadrul meniului de baza care se refera la definirea unor nomenclatoare ce se utilizeaza si in alte aplicatii, modulul de Fisiere de Baza din cadrul optiunii financiar-contabilitate permite definirea unor nomenclatoare specifice activitatii financiar-contabile. Acest modul permite definirea urmatoarelor nomenclatoare: 24 /73

25 Tipuri de documente In acest sub-modul se pot vizualiza, modifica sau adauga diverse tipuri de documente cu care opereaza utilizatorul aplicatiei. La accesarea tab-pageului tipuri de documente se deschide o lista cu documentele deja introduse, selectarea unuia dintre ele putandu-se face prin navigare pe tipul respectiv si dubla actionare a butonului stang al mouse-ului pe inregistrarea respectiva. Cea mai mare parte din tipurile de documente sunt predefinite la implementarea sistemului, utilizatorul avand posibilitatea sa modifice o parte din caracteristicile unui anume tip de document (spre exemplu codul documentului), in baza unor drepturi de acces. Elementele ce caracterizeaza un tip de document sunt: Nr. Crt. pus automat de program; Cod document; Bifa pentru stergere; Bifa pentru Emis/Primit; Tip document: de ex. Chise pentru chitante primite/emise; Denumire; Clasa: de ex. documente de intrare/iesire (chitante, facturi), ordine de plata (primite, emise, cu compensare), diverse documente s.a. Module: cuprinde o lista de module unde poate aparea documentul respectiv, de ex. Casa; Extrase; Contare automata, s.a. Lista de module permite utilizatorului sa opereze cu tipul de document respectiv in acele module selectate prin bifare. De ex: Factura Emisa poate fi incasata prin Casa sau Banca, pentru aceasta selectandu-se in lista de module: Casa, Extrase, Ordine de plata. Exista posibilitatea de definire a mai multor tipuri de ordine de plata si cecuri acestea facand parte din clasa ORD sau CEC. Daca se doreste ca la intocmirea Facturii Emise sa se realizeze contarea automata a acesteia la o anume data si cu o anumita nota contabila se selecteaza din lista de module: Contari implicite documente, Propunere nota contabila si Contare automata. Se procedeaza in acelasi fel cu fiecare din tipurile de documentele existente.

26 Daca pe o factura emisa exista taxe care trebuie contate ca atare se bifeaza Foloseste taxe In cazul in care se doreste ca anumitor documente (Ex: factura emisa) sa li se genereze automat numere atunci se bifeaza Generare numar automat. Bifarea casutei Foloseste liste de preturi are ca rezultat utilizarea de catre document a listelor de preturi definite in Fisiere de baza. Pentru o mai buna gestionare a documentelor care au legatura stransa intre ele se bifeaza casuta Permite atasare de document,etc. Prin bifare Scadentar se activeaza scadentarul la facturi (facturi cu mai multe termene de scadenta). La selectarea optiunii Tipuri de Documente din meniul Financiar Contabilitate/Fisiere de Baza, apare urmatoarea fereastra: Detaliile pentru tipurile de documente se pot deschide prin selectarea tabpage-ului Tipuri de Documente Detalii sau prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului pe o înregistrare selectata în regiunea în regim de defilare. Acelasi tabpage se deschide si în cazul în care se face o noua adaugare sau modificare de detaliu.

27 Posibilitatea de atasare de rapoarte pe tip de document Această opţiune permite vizualizarea şi clasificarea tuturor tipurilor de documente manipulate de aplicaţie. Tipurile de documente trebuie să corespundă planului de activităţi ale firmei Tipuri de Incasari / Plati In acest sub-modul se pot vizualiza, modifica sau adauga diverse tipuri de incasari / plati cu care opereaza utilizatorul aplicatiei. La accesarea submodulului se deschide o lista cu tipurile de incasari / plati deja introduse, selectarea unuia dintre ele se face prin navigarea pe tipul respectiv si dubla actionare a butonului stang al mouse-ului pe inregistrarea respectiva. Elementele ce caracterizeaza un tip de incasare / plata sunt: Tipul de incasare / plata; Descrierea tipului de incasare / plata; Modulele asociate tipului de incasare / plata (casa lei, casa valuta, extrase lei, extrase valuta, dispozitie de plata,s.a.).

28 Aceste tipuri de incasari/plati sunt utlizate in definirea de contari implicite aferente modulului unde apar (casa lei, casa valuta, extrase lei, extrase valuta) Planul de Conturi Planul de conturi poate fi adaptat de utilizator astfel încât să corespundă specificului firmei la nivel de conturi analitice. Planul de conturi are o structură arborescentă, fiecare cont analitic putând avea la rândul său alte conturi analitice, care să determine o imagine structurată mai completă a situaţiilor contabile. Utilizatorul isi poate defini oricat de multe analitice doreste in aplicatie putand urmari astfel diverse situatii care il intereseaza (Expl. Fisa de cont pe un anumit cont analitic ) Pentru fiecare cont introdus se pot defini, aşa cum se prezintă în figura următoare: clasa de cont (analitic sau sintetic) tipul de cont (activ, pasiv sau bifuncţional) nivelul superior (simbolul contului care a generat contul analitic) daca este desfăşurat sau nu. nivel afisare folosit in Definire sabloane rapoarte balanta.

29 Structurile de date ale aplicaţiei permit generalizarea actualizării arborescente a planului de conturi şi generarea unei balanţe structurate. Utilizatorul poate modifica explicaţiile conturilor, atributul de legalitate sau atributul de activ / pasiv, fără a putea însă modifica conturi legate de anumite operaţii din contări. De asemenea nu se pot şterge conturi care participă la operaţii contabile, aplicaţia protejându-se împotriva erorilor de operare. Listarea planului de conturi se face prin butonul Tiparire din bara de butoane: Exportul planului de conturi se realizeaza prin butonul Export din bara de butoane putandu-se face selectia dupa Activitatile Contabile :

30 Conturi corespondente Opţiunea permite definirea unor perechi de conturi care pot intra în corespondenţă în momentul înregistrării contabile. Scopul acestei tabele este de a da o informaţie celui care face contarea documentelor asupra alternativelor pe care le poate alege şi de a nu permite înregistrarea unor operaţii greşite din punct de vedere contabil. Tabela conţine atât conturi analitice cât şi conturi sintetice, validarea înregistrărilor făcându-se pe perechea de conturi folosită la nivel analitic pe o anumita perioada. Actualizarea tabelei de corespondente se va face şi pe măsura contărilor, atunci când perechea specificată lipseşte din baza de date.

31 Nomenclator note contabile Modulul este folosit pentru a obtine subtotaluri pe note contabile. (de ex totaluri pe note contabile in cadrul unei fise de cont) Parametri Casa Modulul permite definirea tipurilor de registre de casa. Preluarea soldurilor initiale de casa. Modulul permite operarea soldurilor initiale de casa la data implementarii. Definirea de contari implicite la nivel de casa. Contarea implicita de casa se poate defini in functie de Tip operatie, Registru de casa, Tipul de incasare/plata si trebuie sa aiba definita anterior corespondenta dintre conturi.

32 Parametri Banca Modulul permite: Definirea de conturi (bancare) implicite pentru valute.

33 Definirea de contari implicite la nivel de banca. Detaliile unei contari implicite pentru operatii de banca se pot deschide într-o fereastra auxiliara, exemplificata mai sus, prin dubla actionare a butonului stâng al mouse-ului pe o înregistrare selectata în regiunea în regim de defilare din fereastra principala. Aceeasi fereastra se deschide si în cazul în care se face o noua adaugare, modificare de detaliu (o contare implicita). Fiecare dintre detaliile unei contari implicite apare in extrase, iar in functie de aceste detalii se va propune o contare implicita (definita de catre utilizator).

34 Propuneri contare reevaluare banca. Prin dubla actionare a butonului stang al mouse-lui din orice camp al ferestrei principale, se deschide o noua fereastra care contine informatii detaliate despre propunerile de contare pentru reevaluare: O caracteristica a noii versiuni de Managementul Financiar-Contabil este posibilitatea specificarii numarului de extras generat in urma reevaluarii soldului de banca in valuta.

35 Parametri Documente Primare a. Generare Numere pentru Documente Pentru documentele emise se pot defini intervale de numere la nivel de unitate organizatorica si serviciu in cadrul acesteia. Prefixele si sufixele pentru aceste numere se definesc in modulul de Parametri. In momentul in care se emite primul document dintr-un anume tip, acesta va avea primul numar din lista de numere care i-a fost atasata, urmand ca la emiterea documentelor urmatoare, acestea sa primeasca numere in ordine crescatoare. b. Categorii Documente primare Acest modul permite definirea unor categorii de documente (intern, extern, prestatii, majorari, etc.) care se pot asocia unor tipuri de documente (facura primita, factura emisa, compensari, aviz de expeditie din stocuri, nota de receptie din stocuri etc.) si care sunt foarte necesare in definirea contarilor implicite.

36 c. Contari implicite In cadrul acestui sub-modul se definesc contarile implicite pentru diversele tipuri de documente definite anterior, pentru operatiunile de casa si pentru cele de banca, pe baza corespondentelor introduse. Rolul contărilor implicite este de a facilita operaţia de contare tipică anumitor documente (emise / primite, casă, extrase de la bancă). Odată definite contările implicite, la realizarea operaţiei de contare, lista contărilor implicite este propusă utilizatorului pentru a fi validată. În timpul operaţiei de contare utilizatorul va furniza informaţii suplimentare minimale, reducând substanţial riscul de introducere a unor informaţii eronate. Pentru fiecare tip de document emis / primit (factură, aviz, chitanţă, bon etc.) se pot defini câteva atribute specifice, cum ar fi: tipul de contare (în lei sau valută), nivelul contării (document sau articol), codul de serviciu, codul de prestaţie / produs, grupa articolului () numărul de notă contabilă, data notei contabile, tipul de sumă care se contează (TVA, valoare fără TVA, valoare totală), perechea de conturi debit-credit, explicaţia contării. Definirea unor contari implicite pentru documentele primare se face prin selectarea tipului de document si alegerea optiunii Adaugare care deschide fereastra de detalii pentru contari implicite. Campurile ce trebuie sa fie completate pentru definirea unei contari implicite sunt urmatoarele:

37 Nivel contare: se poate conta la nivel de articol din cadrul documentului respectiv, sau la nivel global pentru intreg documentul; Tip valuta si Tip tara permit selectarea valutei aferenta tipului de document respectiv in care se doreste realizarea contarii (de regula lei) si a tipului de tara: externa/interna; Cod unitate organizatorica si Cod serviciu: se selecteaza unitatea organizatorica la care se realizeaza operatia respectiva de contare, si facultativ, daca se doreste sa se realizeze contarea la nivel de serviciu din cadrul unitatii organizatorice, se selecteaza serviciul respectiv; Exista si posibilitatea definirii de contari fara specificarea Unitatii Organizatorice, aceasta contare fiind valabila pentru toate Unitatile Organizatorice si serviciile companiei. Numar si Data Notei Contabile: se pot introduce aici daca se doreste un singur numar si o singura data pentru toate contarile care se vor realiza prin selectarea acestei contari implicite sau nu se completeaza, urmand ca aceste date sa fie definite in cadrul submodulului Propuneri Note Contabile; Cod Taxa, Cod Produs, Cod subactivitate: se pot selecta taxa, produsul si activitatea la care se refera contarea operatiei respective; Tip cont are : permite definirea mai multor contari implicite pentru un aceeasi articol dintr-un document (Ex: pentru o factura emisa se poate conta aceeasi suma, atat ca venit cat si ca descarcare de gestiune ). Tip suma: permite definirea contarii la intreaga valoare a articolului din document (de ex. Valoare+TVA) sau numai la nivelul valorii nete sau TVA-ului; Debit si Credit: se completeaza contul debitor si cel creditor, intre acestea trebuind sa existe definita corespondenta; Explicatie Parametri Decont Salariati Cu ajutorul acestui modul se pot configura diferiti parametri pentru un anumit interval de timp cu valori distincte pentru UO/Dept si Tipuri decont. Acesti parametri sunt utilizati in calculul decontului salariatilor.

38 3.2.DOCUMENTE EMISE Aplicaţia Managementul Financiar-Contabil gestionează următoarele tipuri de documente emise: Factură, Factură externă (Rechnung, Invoice), Bon Fiscal, Bon, Chitanţă Fiscală, Chitanţă, Nota de stornare, Diverse, Facturi anulate. Asupra acestor tipuri de documente emise se fac operaţii de vizualizare, adăugare, modificare şi ştergere prin intermediul unor forme dedicate. Datele despre facturile emise in lei se introduc in baza de date prin intermediul urmatoarei forme:

39 Adăugarea unei facturi implică în mod necesar furnizarea informaţiilor de identificare a documentului respectiv (data şi numărul), a informaţiilor de localizare a emitentului (codul salariatului, a agenţiei şi al serviciului) şi a datelor despre client (codul firmei şi contul său bancar). Aplicaţia pune la dispoziţie facilităţi de căutare a codului clientului (Cod Firma), informaţia despre clienţi fiind memorată într-o tabelă pe care utilizatorul o poate actualiza pe măsura apariţiei unor noi clienţi Programul înregistrează valorile din documente şi în dolari (USD), indiferent de natura valutei în care a fost emis documentul, pentru a avea o evaluare completă a tuturor operaţiunilor firmei în această valută. Pentru aceasta foloseşte câmpurile Curs RON/$ şi Total $. Câmpul Scadenţă conţine informaţia referitoare la data la care suma facturii devine exigibilă clientului. Informaţia este folosită în elaborarea rapoartelor cu privire la situaţia încasărilor, evaluarea perioadelor de creditare ale clienţilor şi de previziune a lichidităţilor întreprinderii şi în urmărirea operativă a clienţilor debitori. Deoarece înregistrarea operaţiei contabile pe o lună diferită de cea corectă ar conduce la erori în conturi, Anul şi Luna înregistrării documentelor sunt fixate în modul vizualizare de către utilizator, printr-un mecanism de filtrare implicită. Se pot specifica informaţii cu privire la expediţia articolelor specificate în factură, respectiv tipul şi numărul mijlocului de transport, data expediţiei şi numele persoanei care a însoţit expediţia. Alte informaţii ataşate facturii sunt iniţialele persoanei care întocmeşte factura,

40 tipul facturii (export,tranzit sau altele), caracterul facturii (dacă factura este stornată sau de stornare), tipul articolelor (consum propriu sau marfă). Specificarea articolelor cuprinse în document se face prin tabpageul Detalii pozitii cu facilităţi de defilare. Pentru fiecare articol se va specifica o descriere şi comentarii, codul produsului sau numele prestatiei, codul proiectului si elementul de cheltuiala ce afecteaza aceasta factura emisa (). Prin campurile Contracte si Faza Contract se face legatura cu componenta standard Managementul Contractelor. Alte informaţii care trebuie furnizate pentru articolele documentului sunt cantitatea facturată (pentru articolele la care cantitatea nu este relevantă servicii, comisioane, etc. cantitatea este unitară), cota TVA a produsului sau serviciului facturat. Fereastra Detalii pozitii se prezinta astfel: Aplicaţia pune la dispoziţie mecanisme de calcul automat a valorilor. Astfel, la adăugarea articolelor cota TVA se completează implicit cu valoarea înscrisă în parametrii, dar poate fi modificată. În cazul modificării este validată cu una din valorile posibile legale de TVA din parametrii aplicaţiei. Informaţiile de preţ, valoare, TVA şi valoare totală sunt într-o relaţie matematică pe care aplicaţia o urmăreşte. Acest lucru permite introducerea oricăreia dintre ele, celelalte fiind completate automat de către aplicaţie. In modulul de factura exista ferestre alternative (tabpage-uri) care contin toate informatiile referitoare la istoricul documentului respectiv, si anume : tabpage-ul Pozitii pentru vizualizarea unui sumar al pozitiilor de pe factura precum si pentru vizualizarea soldului pe document (De incasat) tabpage-ul Incasari pentru vizualizarea completa a incasarilor operate asupra documentului tabpage-ul Contari pentru vizualizarea tuturor contarilor efectuate in legatura cu documentul respectiv (contari de emitere, incasare) tabpage-ul Stornari pentru vizualizarea documentului in relatiile de stornare cu alte documente

41 tabpage-ul Doc Atasate pentru vizualizarea documentelor atasate/documentelor la care este atasat documentul curent tabpage-ul Alte Informatii pentru vizualizarea unui rezumat a detaliilor pozitiilor de pe factura (nr. poz., descriere, proiect, element cheltuiala, obiectiv etc.) Stornarea unui document se initiaza de pe documentul cu valoare negativa prin deschiderea ferestrei asociata butonului de stornare (F). In acesta fereastra se face legatura intre factura in rosu si factura/facturile stornate. Opţiunile de tipărire a documentelor emise sunt: Tipărirea documentului întocmit respectând normele de fond şi de formă ale Ministerului de Finanţe cu privire la documentele cu regim special Tipărirea documentelor emise de un serviciu într-o perioadă () Tipărirea documentelor întocmite de un salariat într-o perioadă.() Opţiunea Contare permite înregistrarea articolelor contabile corespunzător facturii emise. Înregistrarea se face prin deschiderea unei ferestre dedicate acestui scop, în care utilizatorul va specifica perechea de conturi corespunzătoare debit şi credit, precum şi valoarea asociată. Contarile pot fi urmarite pe proiecte si repartizata pe elemente de cheltuiala prin campurile cod proiect si Elem. De cheltuiala (). Pentru evitarea erorilor şi mărirea randamentului în procesul stabilirii sau alegerii articolului de contare, aplicaţia pune la dispoziţie facilităţi de selectare a unei perechi de conturi implicite, asociată documentului înregistrat, cu o sumă corespunzătoare (Aceste

42 conturi implicite trebuie sa fie in perioada de valabilitate definita de catre utilizator). Dacă se doreşte schimbarea formulei contabile propuse, utilizatorul poate profita de aducerea automată a sumei de contare şi poate preciza noua formulă prin modificarea conturilor propuse. În acest fel va putea evita introducerea unei erori legată de suma specificată. Deoarece sumele contate referitor la o factură pot fi altele decât cele menţionate pe document, respectiv, trecerea unor sume parţiale pe conturi diferite, verificarea acestor contări nu este posibilă din punctul de vedere al corectitudinii sumelor parţiale, intrând în sarcina utilizatorului de a le verifica. O contare greşita se poate corecta imediat sau ulterior, până la închiderea lunii, prin opţiunea de contare. Corecţiile de acest tip, chiar asupra documentelor înregistrate, constituie o facilitate importanta a sistemului, conducând la evitarea unor stornări datorate în exclusivitate erorilor de introducere de date şi sporind astfel acurateţea înregistrărilor efectuate. Corectarea contărilor eronate se poate efectua doar de persoanele având drepturi de acces pentru această operaţie, stabilite de comun acord de responsabilii din serviciile financiar-contabilitate şi administratorul aplicaţiei. Formele asociate altor tipuri de documente pot avea unele particularităţi pe care le vom sublinia în continuare. Documentele de tipul Rechnung şi Invoice reprezintă facturi externe emise de utilizator, după un standard cât mai apropiat de cel internaţional. În aceste documente nu sunt prezente articole, suma totală referindu-se la o singura ieşire de bunuri sau servicii, eventual specificată în detaliu într-un document anexă. Fiind vorba de o factură corespunzătoare unei operaţii de export, cota de TVA nu este disponibilă, valoarea totală în valută fiind identică cu valoarea facturii. Pentru facturile externe se specifică valuta în care a fost emisa factura şi cursul valutei la data emiterii. Tipul valutei va fi specificat de utilizator, cursul valutar fiind determinat automat pe baza datei emiterii facturii şi a tabelei de cursuri valutare existentă în baza de date. Utilizatorul are responsabilitatea actualizării acestei tabele cu valorile comunicate zilnic de BNR. Fiecare inregistrare poate fi inregistrata analitic pe un proiect si sa reprezinte un element de cheltuiala ().

43 Bon Fiscal, Bon, Chitanţa Fiscală şi Chitanţa sunt documente emise a căror particularitate este aceea ca reprezintă în acelaşi timp documente de plata. Structura morfologica a documentelor de tip Chitanta Fiscala, Bon Fiscal este asemănătoare documentelor de tip Factură, asociindu-se reguli similare de vizualizare, actualizare, ştergere şi contare. Structurile documentelor Bon şi Chitanţă, este mai simplă pentru acestea lipsind lista de articole asociate. Suma înscrisă pe document se referă în aceste cazuri la un singur articol.

44 3.3.DOCUMENTE PRIMITE Pentru a se inregistra in contabilitate documentele primite se selecteaza optiunea Documente Primite din meniul Financiar-Contabilitate. Selectarea acestei optiuni permite alegerea tipului de document care urmeaza a se introduce. Este de remarcat aici faptul ca nu se realizeaza numai contarea documentului primit, ci are loc o inregistrare completa a acestuia pana la nivel de pozitii sau articole din document, ceea ce permite ulterior o urmarire analitica, la nivel de document, a platilor efectuate pentru documentele primite si a obligatiilor existente la un moment dat fata de un alt agent economic. Aplicaţia Managementul Financiar-Contabil gestionează următoarele tipuri de documente primite: Factură, Factură externă (Rechnung, Invoice), Bon Fiscal, Bon, Chitanţă Fiscală, Chitanţă. Diferenţa esenţială între documentele primite şi cele emise este aceea că reflectă în general obligaţii ale firmei către partenerii comerciali. Astfel, valoarea de încasat va deveni valoare de plată, codul clientului va reprezenta codul firmei furnizoare, iar informaţia de localizare (codul salariatului, al serviciului şi al agenţiei) va referi persoana având obligaţia de plată a documentului. Prin adaugarea unor informatii utile proiectul si Element de cheltuiala in fereastra de facturi primite se urmareste existenta unor date ce vor fi absolut necesare in componenta standard Contabilitate de Gestiune.(). Forma pentru Facturi primite se prezinta astfel:

45 Pentru facturile primite, dupa salvarea operatiei de contare, datele inregistrate se reflecta in mod automat in toate situatiile si registrele contabile : - balanta de verificare, - fisa de cont, - jurnale de vanzari si de cumparari, - situatii de obligatii etc. Optiunea Incas./ Plati din meniul de Facturi Primite ofera posibilitatea de a verifica situatia platilor efectuate pentru o anume factura, iar daca acestea s-au efectuat se ofera informatii privind modalitatea de plata, precum si numarul si data documentului de plata. Optiunea Stornare ofera posibilitatea de a vizualiza operatiile de stornare (data si document de stornare) care s-au efectuat asupra unei facturi primite si inregistrate (Operatia de stornare se realizeaza cu ajutorul butonului de stornare care devine activ in momentul introducerii unui nou document cu valoare negativa)

46 Optiunea Contari ofera posibilitatea de a vizualiza contarile care s-au efectuat asupra unei facturi primite si inregistrate. 3.4.OPERAŢII CASĂ Prin aceasta optiune se pot apela urmatoarele modulele Operatii casa lei, Operatii casa valuta, Reevaluare solduri casa. Aplicaţia Managementul Financiar-Contabil gestionează două moduri de actualizare a încasărilor şi plăţilor: încasări şi plăţi în valută şi încasări şi plăţi în lei (modulele Casa în Valută şi Casa în Lei). Modulul Casa în Valută permite utilizatorului înregistrarea documentelor reprezentând plăţi şi încasări prin casă efectuate în valută. Modulul Casa in valuta se prezinta astfel:

47 Documentele de încasare şi plată sunt reprezentate ca mulţimi de operaţii grupate pe zile, putându-se astfel filtra documentele respective în funcţie de o dată specificată. Sistemul informează utilizatorul asupra valorii soldului curent cat si al soldului final al contului Casa în valută () acestea fiind reactualizate după fiecare înregistrare în conturi a operaţiilor respective. Pentru fiecare document înregistrat utilizatorul specifică tipul, numărul şi data documentului, valoarea încasării sau plăţii aşa cum se prezintă în figura de mai sus. Totalurile afişate au semnificaţia totalurilor încasărilor şi plăţilor la data specificată, respectiv rulajele zilei pe conturile corespunzătoare. Asocierea plăţii sau a încasării documentului înregistrat cu unul din documentele intrate sau ieşite se face printr-o listă de selecţie a documentelor primare. Afişarea tipului, datei şi numărului documentului selectat se va face automat. Pentru documentele care nu presupun o operaţie de încasare sau plată aferentă unei facturi (sau document similar), operatorul va introduce tipul, numărul şi data documentului în câmpurile corespunzătoare. Alimentarea unui avans se face automat din modulul de detalii prin bifarea optiunii Legare dep/avans () iar stingerea acestuia se realizeaza in fereastra de avansuri emise din submodulul Documente de incasare/plata. Aplicaţia va opera înregistrarea plăţii sau încasării asupra documentului de referinţă selectat, recalculând diferenţa de plată / încasare corespunzătoare acestuia. Utilizatorul are posibilitatea înregistrării în conturi a încasărilor şi plăţilor printr-o fereastră de contare, care va distribui pe conturi operaţiile respective. Fereastra de contare permite specificarea sumelor fiecărei poziţii corespunzătoare unei încasări sau plăţi, precum şi defalcarea sumelor respective pe sume parţiale. Aplicaţia efectuează verificarea corectitudinii partajării sumelor respective. Pentru fiecare sumă se va proceda la alegerea perechii de conturi corespunzătoare, aplicaţia operând automat asupra valorilor din jurnale şi reactualizând soldurile. Contarile se pot repartiza pe proiecte si pe elemente de cheltuiala aceste informatii fiind foarte utile in componenta standard Contabilitate de Gestiune cand se poate urmari cheltuiala in detaliu (). Operaţiile curente folosesc în procesul contării mecanismul de contare implicită, care poate fi declanşat din fereastra de contare. Aceasta propune automat o formulă contabilă pe una din sumele corespunzătoare poziţiei din articolele înregistrate în casă. Aplicaţia asistă utilizatorul în procesul de contare determinând diferenţa de curs dintre cursul valutar la data efectuării plaţii şi cursul valutar la data emiterii documentului, atunci când operaţia se referă la achitarea obligaţiilor dintr-un document primar emis anterior şi existent în baza de date. Modulul Casa în Lei permite specificarea similară a încasărilor şi plăţilor în lei. Operarea este simplificată prin absenţa informaţiilor care specifica tipul valutei şi a valorii convertite.

48 Reevaluare solduri casa La sfarsitul fiecarei zile programul permite reevaluarea soldurilor in valuta, realizand automat contarea diferentelor aferente sumelor in valuta existente in casa in devize. Dupa selectarea modulului, pentru executia reevaluarii soldurilor aferente disponibilitatilor in valuta se procedeaza astfel: Se completeaza Perioada (ziua) pentru care se face reevaluarea; Se selecteaza butonul Calcul pentru a se calcula diferentele pe fiecare cont bancar (sau direct prin apelarea tastei <Enter>; Se completeaza numarul, data notei contabile si explicatia. Dupa aceste operatii se pot salva diferentele de curs calculate, fie pozitie cu pozitie folosind butonul Adaugare, fie prin salvarea tuturor diferentelor calculate pe toate conturile bancare in valuta, folosind butonul Validare tota a. l In momentul adaugarii sau validarii totale, programul conteaza automat, pe baza corespondentelor definite intre conturile contabile de disponibilitati in valuta si conturile de diferente de curs, in functie de felul diferentei calculate (favorabila sau nefavorabila).

49 3.5.OPERAŢII BANCĂ Modulul Operaţii Bancă, cu cele doua alternative (Bancă Valută şi Bancă Lei), prelucrează extrasele de cont ale firmei, respectiv înregistrează plăţile în lei şi valută, pe fiecare cont bancar al firmei. Aplicaţia pune la dispoziţie instrumente pentru calculul conversiei şi al diferenţelor de curs valutar şi operaţii pregătitoare înregistrării formulei contabile (contarea efectivă a operaţiilor rezultate din natura documentului). Selectarea optiunii Banca in lei din meniul Financiar-Contabilitate permite gestionarea extraselor de banca pentru conturile bancare in lei definite in meniul Conturi bancare din meniul fisiere de baza. Identificarea extrasului de cont se face pe baza numărului, datei, băncii şi numărului de cont. Sunt evidenţiate tipul valutei în care este exprimată informaţia din extras şi cursul dolarului faţă de leu la data extrasului. In partea de sus a ferestrei exista mai multe campuri de filtrare a extraselor dupa data luna si anul extrasului, dupa codul unitatii organizatorice, dupa contul bancar.

50 Odată cu înregistrarea extrasului se face şi asocierea cu documentul primar plătit sau încasat cu una din sumele din extras. Aplicaţia pune la dispoziţie un mecanism de specificare a unor sume parţiale pentru a putea distribui cu exactitate fiecare sumă aferentă unei facturi sau altui document similar asociat încasării sau plaţii. Aceste sume parţiale vor fi determinate astfel încât suma lor să corespundă unei sume din extras. Sumele parţiale concură şi la construirea unei formule contabile care va fi folosită în procesul de contare. La asocierea unei sume parţiale cu o factură sau un document similar, se reţine documentul respectiv şi se actualizează valoarea de încasat sau de plătit a documentului de intrare / ieşire asociat. Contarile se pot individualiza pe proiecte si pe elemente de cheltuieli () La prelucrarea extrasului, utilizatorul are posibilitatea de a calcula si conta diferenţele de curs valutar automat prin folosirea butonului Diferente de curs in cazul in care aceasta operatie are la baza un document al carei valoare istorica este diferita de valoare sa in momentul platii/incasarii sau butonul Diferente 581 in cazul unei licitatii valutare. Reevaluare solduri banca Modul de calcul este asemanator cu cel prezentat anterior (reevaluare solduri casa), cu precizarea ca in acet caz este vorba de diferentele datorate evolutiei cursului de schimb al valutelor cu care se opereaza. La fiecare extras generat in urma reevaluarii exista posibilitatea specificarii numarului acestuia. (). Generare Extrase din Ordine si Cecuri Permite generarea de Extrase pe baza Ordinelor si Cecurilor care au fost introduse in modulul Financiar Contabilitate / Documente de Incasare Plata.

51 3.6. COMPENSARE Aceasta optiune permite evidenta compensarii datoriilor cu creantele intre firma proprietara a aplicatiei si obligatiile fata de alte firme. Modulul permite stingerea unei facturi emise cu o factura primita, stingerea unui document emis cu o suma sau cu un document primit. Pe baza unui ordin de plata primit / emis cu compensare se poate genera compensarea. O compensare poate fi legata la extras, contata si se pot recalcula diferente de curs automat in cazul unor compensari in valuta. De asemenea o compensare care nu are un document contabil in spate poate genera un avans. Acest lucru este necesar pentru cazul in care se stabileste intai suma de compensat si apoi se ataseaza documentul. ().

52 3.7. DECONTURI CU SALARIATII Permite inregistrarea deconturilor cu salariatii : deconturi de deplasare sau deconturi de cheltuieli. Pentru un salariat se pot inregistra toate documentele justificative pentru cheltuielile facute: facturi, chitante, bonuri etc. cat si alte informatii cum ar fi : numarul de zile de diurna, numarul de zile de cazare. (). Dupa inregistrarea documentelor justificative, se poate conta decontul si se pot asocia dispozitiile de plata a avansului sau restului de plata si de incasare a diferentei de restituit ce se pot genera automat din modulul Decontari salariati (). Asa cum am observat si la celelalte documente (factura, extrasul, registrul de casa) si la decontul cu salariatii se pot defini contari implicite prin utilizarea butonului Contari implicite (). Modulul permite si generarea de penalizari pentru zilele de intarziere configurate in Financiar Contabilitate/Fisiere de Baza/Parametrii Deconturi Salariati.

53 3.8. DECONTARI INTERNE Permite inregistrarea operativa a decontarilor intre subunitati, intre subunitati si centrala si intre serviciile aceleasi subunitati. Decontarile pot fi de mai multe feluri : avize de cheltuieli, avize de venituri, avize de incasari, avize de plati. De asemenea se pot defini si alte tipuri de documente de natura decontarilor interne (exista o bifa speciala pentru decontari interne la definirea tipurilor de documente). La introducerea decontarilor interne se pot defini si conturile de debit si credit pe care trebuie inregistrata suma care face obiectul decontarii. Dupa introducerea acestor decontari se poate atasa nota contabila respectiva (contarea operatiunii) REFUZURI DE PLATA Modulul permite tinerea evidentei refuzurilor de plata pentru documentele emise de unitatea organizatorica prin completare : numar document, data emiteri, data inregistrari, pozitie, analitic, tip document, numar document, valoare refuzata, tip refuz.

54 3.10. DEBITORI-CREDITORI Aceasta optiune a meniului Financiar-Contabilitate tine evidenta debitorilor pe baza documentelor ca decizii de imputare, referate pentru cheltuieli de judecata, etc. sau evidenta creditorilor pe baza documentelor cum ar fi garantii de buna executie pentru reparatii capitale, taxe pentru licitatii, garantii concesionari.

55 3.11. DREPTURI NERIDICATE Permite evidenta analitica la nivel de salariat a drepturilor neridicate. Pentru drepturile neridicate se face in registrul de casa o pozitie de casa cu plata acestor drepturi neridicate catre banca. Apoi valoarea totala a acestor drepturi neridicate se defalca pe fiecare salariat in modulul drepturi neridicate. Aceste documente se conteaza pe creditul lui 426. Pentru plata acestor drepturi neridicate se fac pozitii de casa de plata care sting documentele Drepturi neridicate aceste pozitii de casa contandu-se pe debitul contului 26.

56 3.12. CALCUL PENALITATI Modulul permite calculul penalitatilor (pe baza unor grile de coeficienti definite pe intervale de timp in modulul Configurare calcul penalitati) pentru facturile emise si neincasate la scadenta sau incasate cu intarziere si are posibilitatea de a genera facturi pentru aceste penalitati.

57 3.13.DOCUMENTE DE INCASARE/PLATA Permite gestionarea documentelor de incasare/plata utilizate de agentul economic si anume: o Ordine de Plata Emise o Ordine de Plata Primite o Ordine de Plata Emise cu Compensare o Ordine de Plata Primite cu Compensare o Acreditive bancare o Dispozitii de incasare o Dispozitii de plata o Borderou de plati prin casa o Cecuri Emise o Cecuri Primite o Depozit Banesc o Avansuri emise o Avansuri primite o Scrisoare Garantie Pentru exemplificare este prezentat mai jos un ordin de Plată emis:

58 Pentru un ordin de plată se pot insera mai multe poziţii şi se pot vizualiza extrasele legate la ordinul de plată respectiv. Printr-un ordin de plata se poate alimenta un avans () prin punerea bifei in campul Este avans. În urma operaţiilor efectuate se obţin următoarele rapoarte: documentul curent, care se poate folosi pentru uz intern sau extern borderoul ordinelor de plată, pe tipuri de ordine anexa la ordinul de plată In cadrul ordinelor de plata, CEC-urilor, dispozitiilor de plata si incasare, avansurilor cheltuia este exemplificata prin cele 2 campuri proiect si elem. de cheltuiala cu efecte in Contabilitatea de Gestiune ().

59 3.14.PRELUAREA NOTELOR CONTABILE DIN ALTE APLICAŢII Optiunea Preluare note contabile din meniul Financiar - Contabilitate a fost conceputa pentru a face legatura cu alte aplicatii informatice in cazul in care se utizeaza mai multe aplicatii in cadrul unui sistem informatic (Ex: mijloace fixe, obiecte de inventar, salariile personalului angajat s.a.). Preluarea se poate realiza fie la nivel global (unitate organizatorica), fie la nivelul unei structuri organizatorice din organigrama agentului economic. Pentru exemplificare se prezinta modulul de Preluare note contabile Mijloace fixe: Preluarea notelor contabile din alte aplicatii se realizeaza automat pe baza de programe de conversie a datelor sau manual, parcurgand urmatoarea cale:

60 Introducere date in fereastra principala Se introduc date privind numarul documentului care sta la baza preluarii notei contabile, data documentului si data de inregistrare, structura organizatorica pentru care se preia nota contabila. Introducere pozitii preluare note contabile Se introduc explicatia si suma, realizand totodata legatura cu documentul, daca el este introdus deja. Contarea datelor introduse Daca s-au introdus manual datele, din modul de lucru Vizualizare se selecteaza butonul Contare si se introduc numarul si data notei contabile, corespondenta dintre conturi si explicatia INCHIDERI PERIOADA Aceasta optiune se permite realizarea urmatoarelor prelucrari: 1) Inchidere venituri/cheltuieli; 2) Inchidere venituri/cheltuieli din avans; 3) Inchideri luna; 4) Inchideri an; 5) Inchideri TVA; 6) Definire sabloane rapoarte balanta; 7) Balanta; 8) Bilant; 9) Esalonare plati; 10) Definitii indicatori; 11) Executie indicatori;

61 Închidere conturi de venituri şi cheltuieli Operaţia de închidere conturi de venituri şi cheltuieli poate fi declanşată în orice moment al lunii, având ca efect generarea înregistrărilor contabile închidere de venituri şi cheltuieli. Operaţia poate servi pentru evaluarea situaţiei financiare prin închideri efectuate provizoriu. Închiderile provizorii pot fi anulate (prin ştergere) pentru a reveni la starea curenta a conturilor. Se pot vizualiza contările generate de program, precum şi totalul veniturilor şi al cheltuielilor aferente lunii specificate. Închidere lună In cadrul acestui sub-modul, utilizatorul poate executa inchiderea pentru o anumita luna pentru care se considera ca s-au incheiat operatiunile financiar-contabile. In momentul selectarii acestui sub-modul programul verifica daca exista operata inchiderea veniturilor si cheltuielilor pentru luna pentru care se doreste inchiderea si de asemenea daca sunt documente care au fost introduse si sunt necontate. Pe baza rezultatelor verificarii, utilizatorul poate accepta sau nu inchiderea lunii respective. Prin validarea butonului Acceptare, se realizeaza inchiderea lunii respective, programul initializand automat luna urmatoare (stabilind soldurile initiale de pornire pentru luna urmatoare si actualizand data limita de modificare a inregistrarilor efectuate cu ultima zi a lunii inchise). Operaţia are ca efect imposibilitatea de a mai face modificări pe documentele înregistrate anterior datei de închidere fără aprobarea responsabililor din serviciile financiarcontabile şi a administratorului de aplicaţie.

62 Închidere conturi de TVA Acest modul realizează operaţia de închidere a conturilor de TVA prin generarea unei serii de contări diverse, corespunzător unui document generat automat, cu data din ultima zi a lunii pentru care se face închiderea. Operaţia este reversibilă, permiţând estimarea în orice moment a situaţiei conturilor respective după închiderea provizorie.

63 Balanta Fiecare unitate organizatorica se poate opera la sfarsitul fiecarei luni executia automata a balantei proprii. Acesta executie se poate face si pe parcursul lunii, ori de cate ori utilizatorul doreste obtinerea unei situatii la o anume data. Balanta se poate genera si in alta valuta decat cea de baza (valuta de conversie sau in orice valuta). In Balanta vor apare doar operatiunile efectuate in acea valuta. Se pot defini filtre in modulul Definire sabloane rapoarte balanta pentru vizualizarea balantelor si a rapoartelor de balanta. La nivelul unitatii centrale exista posibilitatea de a executa balantele unitatilor subordonate, precum si de a obtine o balanta centralizatoare la nivelul respectiv. Dupa executia balantei, utilizatorul o poate consulta prin pozitionarea pe randul ce cuprinde balanta respectiva, alegand una din variantele propuse de program: balanta cu trei, patru sau sase perechi de egalitati sau balanta generala. Prin selectarea variantei respective, utilizatorul poate consulta pe ecran sau la imprimanta balanta dorita. Balanţa de verificare se va putea vizualiza ori de câte ori este necesară analiza înregistrărilor din conturile analitice şi sintetice, precum şi pentru operaţiile curente de închidere a lunii. Imaginea balanţei este tabelară şi cuprinde pe coloane soldurile iniţiale ale lunii, rulajele curente şi rulajele cumulate cu soldurile iniţiale, precum şi soldurile finale ale conturilor.

64 Utilizatorul are posibilitatea să selecteze luna şi anul pentru care doreşte să vizualizeze rezultatele, să afişeze balanţa analitică sau sintetică şi să tipărească balanţa. Calculul balanţei se va face instantaneu, odată cu specificarea tipului de balanţă şi a lunii pe care se doreşte asamblarea balanţei. Modulul permite calcularea şi afişarea mai multor variante pentru balanţa analitică respectiv sintetică. Coloanele afişate pot fi Sold01Ianuarie, Rulaje Precedente, Total Rulaje, Total Sume, Sold Final, în funcţie de tipul de balanţă ales. Sumele afişate în cadrul balanţei pot apare pe un cont simplu, dar şi pe categorii şi clase de conturi. In fereastra Balante Executate apar patru butoane functionale pentru obtinerea balantelor intermediare IAS si doua bife care la executarea unei balante, ofera posibilitatea rularii acesteia fara retratari IAS, cu solduri IAS si/sau cu rulaje IAS. (). Bilant Modulul permite obtinerea de rapoarte financiar contabile (Raportari patrimoniale, Contul de Profit si Pierdere) utilizand informatiile din soldurile si rulajele conturilor (balanta de verificare ).

65 Retratari IAS Modulul de retratari IAS permite introducerea notelor contabile de retratare IAS, chiar si in luna inchisa pe formatul noului plan de conturi conform OMF 94. (). Retratari IAS 29 Modulul de retratari IAS 29 permite introducerea notelor contabile de retratare IAS 29 (ajustarea la inflatie a elementelor nemonetare) chiar si in luna inchisa (). Provizioane pentru riscuri si cheltuieli Prin acest modul se pot inregistra Provizioane necesare conform IAS:

66 Reevaluari facturi in valuta Prin fereastra de Reevaluari facturi in valuta se pot face automat conform IAS reevaluarea facturilor in sold la sfarsitul lunii cat si contarile aferente. Aceste reevaluari pot fi refacute prin stergerea contarilor de reevaluare pentru un tip de analitic (firma, particular) sau cod de analitic (doar reevaluarile unei anumite firme, particular).

67 Indicatori economici Modulul permite definirea de indicatori economici (Productia exercitiului, Valoarea adaugata, Cifra de afaceri la export s.a. ) iar pe baza formulelor stabilite calculul acestora. Indicatorii economici pot fi definiti atat pe baza unei balante cat si pe baza contarilor efectuate (). In definirea indicatorilor pot fi introduse si codul de produs, prestatie si element de cheltuiala.

68 In modulul de Anexe exista posibilitatea de a copia o anexa deja definita in anexa curenta cu posibilitatea de inlocuire a proiectului SOLDURI Solduri iniţiale - centrală Acest modul permite inserarea în baza de date a soldurilor iniţiale pe fiecare cont în parte până la nivel de analitic. Preluare balanţă de la unităţi subordonate În cazul în care firma proprietara are mai multe agenţii sau sucursale, aplicaţia Managementul Financiar-Contabil pune la dispoziţie opţiunea de preluare a balanţelor realizate la intervale de timp bine stabilite (ex. lunar) pentru filialele (sucursalele) firmei. Aceste balanţe se vor prelua numai la nivel de sume pe conturi fără urma operaţiilor efectiv executate.

69 Modalitatea de preluare a balanţelor de la unităţile subordonate poate fi: manuală (se transmit situaţiile către centrală înscrise în rapoarte de sinteză şi sunt introduse datele în câmpurile menţionate în interfaţa) automată (se transmit datele de la fiecare unitate subordonată la centrală, în format corespunzător şi se înscriu direct în structurile de date specifice). Recalculare solduri şi rulaje În cazul în care se constată diferenţe pe operaţiile de contare efectuate trecute după ce s- au făcut corecţiile operaţiilor respective, este necesar să se refacă soldurile lunare cu noile sume corectate. Pentru aceasta, aplicaţia Managementul Financiar-Contabil pune la dispoziţie opţiunea de Recalculare Solduri şi Rulaje. Daca se opteaza pentru calculul offline al soldurilor acestea vor fi actualizate printr-un job in timpul noptii. De asemenea ele vor fi calculate la inchiderea de luna. Daca se lucreaza cu aceasta optiune soldurile sunt consistente pentru lunile inchise. Solduri contabile iniţiale - detaliate

70 Acest modul permite inserarea si calculul soldurilor detaliate pe toata structura aflata in contari (produs, prestatie, element de cheltuiala, proiect, obiectiv de investitie, sursă de finanţare etc.).

71 3.18. STOCURI Modulul permite vizualizarea si contarea documentelor generate de componenta standard de stocuri (Managementul stocurilor) : aviz de expeditie, bon de consum, nota de receptie,ajustare stoc, transfer stoc intre magazii, reconciliere intrari. Pentru exemplificare este prezentat in continuare modulul Nota de receptie unde sunt preluate NIR-urile din componenta standard Managementul Stocurilor. Butonul Contare din bara orizontala de butoane activeaza o forma asociata operatiilor de contare, care permite utilizatorului vizualizarea si/sau prelucrarea înregistrarilor contabile referitoare la nota de receptie.

72 3.19.VIZUALIZĂRI OPERATIVE REFERITOARE LA SITUAŢII CONTABILE Rapoarte Această opţiune pune la dispoziţie o lista de rapoarte ce pot fi furnizate de aplicaţie. Rapoartele generate reprezintă situaţii sintetice şi detaliate privind datele înregistrate în contabilitate, referitoare la documentele primare sau a operaţiilor din conturi. Se pun la dispoziţie rapoarte referitoare la: Nota de contabilitate (varianta desfaşurată şi cumulată) Rapoarte Noi cu privire la creante si obligatii. Situatii Analitice Nota de bancă (varianta desfăşurată şi cumulată) Situatii Decontari Interne Situatii Diverse