Áramót 2017 Meðfylgjandi eru leiðbeiningar um helstu atriðin sem gera þarf í viðskiptahugbúnaðinum STÓLPA.

Transcription

1 Áramót 2017 Meðfylgjandi eru leiðbeiningar um helstu atriðin sem gera þarf í viðskiptahugbúnaðinum STÓLPA. 1. Skrá nýtt bókhaldsár 2. Endurreikna stöður 3. Gengismunur um áramót 4. Verktakamiðar Lánardrottnar 5. Athugun á bókhaldi 6. Launakerfi 7. Birgðakerfi 8. Verkbókhald Ef frekari upplýsingar eða aðstoðar er óskað er þjónustuborð okkar opið alla virka daga frá 8 til 16 í síma Starfsmenn okkar taka vel á móti þér og við munum leggja okkur fram um að aðstoða þig eftir þörfum. Einnig er hægt að senda okkur póst á stolpi@stolpi.is. 1. Stofna nýtt bókhaldsár Stofna þarf nýtt bókhaldsár fyrir komandi ár. Það er gert í Uppsetning > Fyrirtækið > Tímabil. Nýtt ártal, 2017, er slegið inn í reitinn Bókhaldsár tímabils. Ef enn er verið að bóka á fyrra ár er hægt að tvísmella í reitinn Núverandi bókhaldsár og skrifa það inn þar (sjá mynd). Eftir sem áður er hægt að bóka á eldri ár, t.d. lokafærslur frá endurskoðanda. Í lagi er að stofna eldra ár. Kostur gefst á að endurreikna stöður og mælum við með þeirri vinnslu við stofnun nýs árs, og eins ef villur koma upp í bókhaldinu. Endurreikningur á stöðum getur tekið nokkurn tíma og mælum við með að framkvæma þá vinnslu t.d. utan vinnutíma. Enginn má vera inni í kerfinu þegar endurreikningur á sér stað. Allar mánaða- og ársuppfærslur gerast á sjálfvirkan hátt í kerfinu og þarf notandinn ekkert að hugsa um slíkt. Eina útskriftin sem þarf að gera samkvæmt lögum er söluuppgjör í sölukerfinu. Þá aðgerð er hægt að gera hvenær sem er en þó ekki fyrr en síðasti sölureikningur á líðandi ári hefur örugglega verið gerður. Sjálfsagðar og reglulegar útskriftir eru auk þess virðisaukaskattskýrsla, aðalbók, rekstarog efnahagsreikningur og skuldastaða viðskiptamanna.

2 2. Endurreikna stöður Færslur sem færðar eru utan bókhaldsmánaða eða ára færir kerfið jafnframt á lyklana Hagnaður/tap ársins og Óráðstafað eigið fé. Ekki þarf að bóka lokatölu Hagnaðar/tap ársins því kerfið meðhöndlar yfirfærsluna sjálfvirkt. Mikill fjöldi færslna getur myndast á fyrrgreindum lyklum. Með því að fara í Uppsetning, Vinnslur og Endurreikna stöður verður til ein tala fyrir hvert tímabil. Þetta getur einnig verið ráðlegt að gera ef villa myndast í bókhaldi. 3. Gengismunur um áramót Áramótastaða: Með dags-gengis aðferðinni má sækja eldra gengi og endurreikna ef það hefur gleymst. Ef leiðrétta þarf áramótastöðu samkvæmt eldri aðferð, húsgengi, þarf að handreikna áramótastöðu miðað við rétt gengi. Ef mismunur er á þeirri stöðu og uppsöfnunarlykli þarf að leiðrétta hana með bókun á gengismismunareikning og biðreikning. Uppfæra bókhald: Notað við dags-gengis aðferðina. Kerfið yfirfer allar gengisbreytingar frá því bókhaldið var uppfært síðast. Sölugengi er notað í birgða-, skuldunauta- og lánardrottnakerfinu en tollgengi við tollútreikning. Við gengisbreytingu verður til dagbók í

3 fjárhagsbókhaldinu sem sýnir nákvæma sundurliðun hreyfinga á uppsöfnunarlyklum skuldunauta og lánardrottna en mótbókun fer á gengismismunareikning, t.d. reikning Dagbókina þarf að prenta og síðan að uppfæra. 4. Verktakamiðar - Lánardrottnar Verktakamiðar eru prentaðir, sendir í skrá, vefskil eða á skjá í Lánardrottnakerfinu og sendir verktökum og til RSK. Ath. vefslóði og veflykill fyrir launa- og verktakamiða er settur inn í annað hvort Launakerfi, Árleg vinnsla, Stýriupplýsingar, Vefskil eða í Fjárhagur, Uppsetning, Fyrirtækið, Rafræn samskipti. Hægt er að sjá strax hvort vefskilin heppnuðust. [Grab your reader s attention with a great quote from the document or use this space to emphasize a key point. To place this text box anywhere

4 1. Yfirfarið merkingar í Viðhald lánardrottna, Bókhald. Merkja skal verktaka með Áður en verktakamiðum er skilað er mælt með því að yfirfara hreyfingalista (á skjá) og stemma af við bókhaldslykla, t.d. Aðkeypt þjónusta o.s.frv. Hægt er að leiðrétta viðskipti ársins í Viðhald lánardrottna, Greiðsluupplýsingar, Upphæð á launamiða. 3. Auðvelt er að vista launamiða í Excel og fá samtölu og fjölda ef þeir eru margir. Það er gert með því að kalla fram launamiðana á skjá og velja þar Excel úr tækjastiku.

5 5. Athugun á bókhaldi Við uppgjör er góð regla að skoða Aðalbók frá XX til XX á skjá og skoða niðurstöðutölur en þær eiga að stemma. Á sama hátt þarf að stemma af skuldunauta og lánardrottna við uppsöfnunarlyklana í bókhaldinu. Aðgerðin Afstemming skuldunauta og lánardrottna gerir sjálfsvirkt afstemmingu þarna á milli með sundurliðun pr.ár eða mánuð innan árs. Hafið sér endurskoðunarmöppu fyrir eftirfarandi upplýsingar: Ljósrit af bankayfirlitum um áramótin. Birgðatalningu ásamt helstu sundurliðunum ásamt aldursgreiningu birgða. Ljósrit af yfirlitsblaði launaframtals. Ljósriti af álagningarseðli opinberra gjalda, innheimtu opinberra gjalda. Ljósriti af öllum nýjum lánasamningum og af síðustu afborgunum. Ljósriti af sölusamningum og kaupsamningum fastafjármuna, s.s. bíla og tækja. Upplýsingum um fasteignamat, brunabótamat fasteigna, vátryggingaverð eigna um áramótin. Ljósriti af hlutafjármiðum. Uppgjör á greiddum fjármagnstekjuskatti. Rekstrar- og efnahagsreikningi ásamt Rsk 1.04 uppgjöri. Aðalbók. Virðisaukaskýrslum fyrir allt árið og hvert tímabil fyrir sig. Prentið samanburðarskýrslu fyrir vsk og millifærið af öllum vsk-lyklum yfir á uppgjörslykilinn ef það hefur ekki þegar verið gert. Hreyfingalista fyrir bókhald. Einföldum stöðulista yfir skuldunauta og lánardrottna ásamt aldursgreiningu. Afstemmingar af fjárhagslyklum. Hafið að öðru leyti samráð við endurskoðanda ykkar. Endurskoðun Niðurstöðutölur má lesa inn í hvaða framtalsforrit sem er. Veljið RSK 1.04 skrá í Hreyfingalista í Fjárhagsbókhaldi. Lokafærslur Þegar uppgjör liggur fyrir og ársskýrslan kemur frá endurskoðandanum þarf að færa lokafærslur, s.s. leiðréttingarfærslur og afskriftir. Ekki þarf að bóka hagnað eða tap. Flestir endurskoðendur láta fylgja bókunarblað yfir þær færslur sem þeir hafa gert. Ef slík bókunarbeiðni fylgir ekki þarf að bera ársskýrsluna saman við bókhaldið í Stólpa. Ef endurskoðandinn er með Stólpa fyrir Windows getur hann sent dagbókina með lokafærslum í tölvupósti og má lesa þær beint inn. Þegar bókað er á virðisaukaskattslykla þarf að bóka upphæðina með virðisauka og mótbóka virðisaukann sjálfan á viðkomandi uppgjörslykil. Prenta þarf dagbók til að sjá upphæð vsk. á inn og útskattslyklum. Í sömu dagbók þarf að millifæra stöður inn- og útskattlykla yfir á uppgjörslykil og á þar að standa það sem er óuppgert. Gæta þarf þess einnig að upphæðir á vsk. lyklum séu réttar. Prentið dagbókina og yfirfarið hvort rétt upphæð sé bókuð og eins hvort bókað sé á réttan lykil.

6 6. Launakerfi Athugið að gera þarf ársuppgjör í launakerfinu en það þarf að gera áður en fyrstu laun á nýju ári eru reiknuð. Verið áður búin að stofna nýtt ár í bókhaldinu. Prentið launamiða og launaframtal og afstemmið við fjárhagslykla í bókhaldinu. Launamiða má síðan senda rafrænt til RSK með vefskilum Árleg vinnsla Árlegar útskriftir. Orlofsfjárskuldbindingar Prenta þarf stöðu yfir orlofsfjárskuldbindingu um áramót og bera saman við bókhaldið. Hægt er að láta kerfið gjaldfæra orlofsfjárskuldbindingu jafn óðum og er þá merkt við viðkomandi bókhaldslykla í Launaliðir. Ef ekki er merkt við neina lykla þá safnar launakerfið einungis upp ógreiddum dagvinnutímum. Stýriupplýsingar Yfirfara þarf staðgreiðsluforsendur og tryggingagjald í Stýriupplýsingar, Skattar og önnur hlutföll áður en fyrsta útborgun á nýju ári er stofnuð. Upplýsingar um breytingar á staðgreiðsluforsendum verða aðgengilegar á þjónustusíðu Stólpa Viðskiptalausna og nánari upplýsingar fást á þjónustuvef RSK. 7. Birgðakerfi Gera þarf birgðauppgjör um áramót og leiðrétta stöðu birgða í fjárhagsbókhaldi. Þetta þarf að gera mánaðarlega eða við milliuppgjör. Ráðlagt er að telja vörubirgðir um áramót. Sérstakar leiðbeiningar um vörutalningu birgða er aðgengilegar á heimasíðu Stólpa. Að lokum er tekið út Birgðauppgjör sem nota skal sem fylgiskjal í fjárhagsbókhaldi til leiðréttingar á stöðum þeim megin.

7 8. Verkbókhald Prenta þarf út stöðulista verka í Útskriftir. Leiðrétta stöður verka ef með þarf. Taka síðan aftur út stöðulista og hann er síðan hægt að nota sem fylgiskjal í fjárhagsbókhaldi. Gangi ykkur vel og gleðileg jól. Þjónustuborð Stólpa: Ef frekari upplýsingar eða aðstoðar er óskað er þjónustuborð okkar opið alla virka daga* frá 8 til 16 í síma Starfsmenn okkar taka vel á móti þér og við munum leggja okkur fram um að aðstoða þig eftir þörfum. Einnig er hægt að senda okkur póst á stolpi@stolpi.is. *Opnunartími um hátíðirnar: fimmtudagur 22.des 2016 Opið kl föstudagur 23.des 2016 Lokað laugardagur 24.des 2016 Lokað sunnudagur 25.des 2016 Lokað mánudagur 26.des 2016 Lokað þriðjudagur 27.des 2016 Opið kl miðvikudagur 28.des 2016 Opið kl fimmtudagur 29.des 2016 Opið kl föstudagur 30.des 2016 Opið kl laugardagur 31.des 2016 Lokað sunnudagur 1.jan 2017 Lokað mánudagur 2.jan 2017 Opið kl. 8-16