Achiziții ecologice. Manual privind achizițiile publice ecologice. Ediția a doua. Comisia Europeană

Transcription

1 Achiziții ecologice Manual privind achizițiile publice ecologice Ediția a doua Comisia Europeană 1

2 Notă importantă Acest manual este un document cu caracter orientativ al serviciilor Comisiei și nu poate fi considerat în niciun caz ca având caracter obligatoriu pentru această instituție. De asemenea, trebuie precizat că informațiile cuprinse în manual depind de evoluția legislației UE, inclusiv de revizuirea directivelor privind achizițiile și de jurisprudența Curții de Justiție. Manualul reflectă starea de fapt din iunie Europe Direct este un serviciu care vă ajută să găsiți răspunsuri la întrebările dumneavoastră privind Uniunea Europeană Număr de telefon cu apel gratuit (*): (*) Unii operatori de telefonie mobilă nu permit accesul la numerele de telefon sau pot taxa aceste apeluri. Mai multe informații privind Uniunea Europeană sunt disponibile pe Internet: ( Datele de catalogare se găsesc la sfârșitul acestei publicații. Luxemburg: Oficiul pentru Publicații al Uniunii Europene, 2011 ISBN: doi: /74936 Uniunea Europeană, 2011 Datele actualizate pentru cea de-a doua ediție a manualului au fost colectate în cadrul contractului nr /2010/579463/SER/Cl încheiat între Comisia Europeană și Consiliul internațional pentru inițiative ecologice locale (CIIEL) Autoritățile locale în sprijinul durabilității Reproducerea este permisă cu condiția menționării sursei. Imaginile de pe copertă: Olandezul zburător/istockphoto.com, dobrinov/istockphoto.com, Stephan Köhler (CIIEL) 2

3 Tablă de materii Introducere... 5 Achizițiile ecologice: aspecte esențiale Capitolul 1 Punerea în aplicare a APE Politica privind APE Stabilirea priorităților și a obiectivelor pentru APE Formare și orientări Surse ale criteriilor pentru APE Monitorizarea și analiza APE Crearea de rețele Capitolul 2 Procedura de achiziții Introducere Principiile fundamentale ale achizițiilor publice Alegerea procedurii Consultarea pieței Construirea unui model de afaceri pentru APE Contract sau acord-cadru? Capitolul 3 Definirea cerințelor contractului Definirea obiectului Specificațiile tehnice de mediu Specificarea materialelor și a metodelor de producție Utilizarea de variante Utilizarea etichetelor ecologice și a criteriilor pentru APE Verificarea conformității Capitolul 4 Selectarea furnizorilor, a prestatorilor de servicii și a contractanților Introducere

4 4.2. Criterii de excludere Criterii de selecție Capitolul 5 Evaluarea ofertelor Reguli generale pentru atribuirea unui contract Aplicarea criteriilor de mediu în atribuirea contractelor Costul pe durata ciclului de viață (CCV) Capitolul 6 Clauzele privind executarea contractului Reguli privind clauzele contractuale Clauzele privind executarea contractului de furnizare de bunuri Clauzele privind executarea contractelor de prestări servicii sau de executare lucrări Monitorizarea respectării contractului Capitolul 7 Sectoare cheie pentru APE Clădiri Alimente și servicii de catering Energia electrică Lemnul Anexa A Legislația și politicile relevante

5 Introducere Definiția achizițiilor publice ecologice (APE) din comunicarea Comisiei Europene Achiziții publice pentru îmbunătățirea condițiilor de mediu este următoarea: un proces prin care autoritățile publice doresc să achiziționeze bunuri, servicii și lucrări cu un impact redus asupra mediului, pe durata întregului ciclu de viață al acestora, în comparație cu bunurile, serviciile și lucrările cu aceeași funcție primară achiziționate altfel decât prin APE 1. APE reprezintă un instrument voluntar, ceea ce înseamnă că statele membre și autoritățile publice pot decide măsura în care doresc să îl utilizeze. Acesta poate fi aplicat atât contractelor cu valoare mai mică, cât și contractelor cu valoare mai mare decât pragul stabilit pentru aplicarea directivelor UE privind achizițiile publice 2. Prezentul manual se adresează autorităților publice pentru a le ajuta să planifice și să pună în aplicare cu succes achizițiile publice ecologice. Manualul prezintă posibilitățile oferite de legislația Uniunii Europene în mod practic și analizează modalități simple și eficiente de ecologizare a contractelor. Din motive practice, manualul urmează logica și structura unei proceduri de achiziții. Acesta oferă, de asemenea, numeroase exemple reale de achiziții ecologice efectuate de autoritățile publice din UE 3. Manualul se adresează autorităților publice, însă multe dintre ideile și abordările prezentate sunt pertinente, de asemenea, pentru întreprinderile care efectuează achiziții. Acesta ajută, în egală măsură, furnizorii și prestatorii de servicii în special întreprinderile mai mici (IMM-urile) să înțeleagă mai bine cerințele în materie de mediu impuse, din ce în ce mai frecvent, în cadrul licitațiilor publice. Multe dintre autoritățile publice din Europa practică nu numai APE, ci și APD achizițiile publice durabile incluzând criterii de mediu și sociale în deciziile lor în materie de achiziții. Prezentul manual analizează în mod specific aspectele de mediu ale procedurilor de achiziții. Comisia Europeană a publicat un ghid intitulat Achiziții responsabile social care prezintă modul în care se poate ține seama de aspectele sociale în cadrul procesului de achiziții 4. De ce să facem achiziții ecologice? Autoritățile publice sunt consumatori majori în Europa, cheltuind aproximativ de miliarde EUR în fiecare an (reprezentând 19% din PIB-ul UE). Utilizându-și puterea de cumpărare pentru a achiziționa bunuri, servicii și lucrări cu impact redus asupra mediului, acestea pot contribui în mod semnificativ la atingerea obiectivelor locale, regionale, naționale și internaționale în materie de durabilitate. <> Exemple de contracte ecologice 1 COM (2008) 400, pagina 6 2 Directiva 2004/17/CE și Directiva 2004/18/CE ale Parlamentului European și Consiliului 3 Important: Deși informațiile din manual au fost supuse unei verificări atente, Comisia Europeană nu își asumă răspunderea pentru cazurile specifice prezentate în manual sau pe site-urile internet la care se face trimitere

6 calculatoare eficiente din punct de vedere energetic mobilier de birou din lemn obținut în mod durabil clădiri cu un consum redus de energie hârtie reciclată servicii de curățenie care folosesc produse de curățat ecologice vehicule electrice, hibride sau cu un nivel scăzut de emisii electricitate din surse de energie regenerabile <> APE pot constitui un promotor important al inovării pe piață, oferind industriei stimulente reale pentru dezvoltarea de produse și servicii ecologice în special în sectoare în care achizitorii publici reprezintă o proporție importantă a pieței (de exemplu construcții, servicii medicale sau transportul public). APE pot însemna, de asemenea, costuri mai mici pentru autoritățile publice în special în cazul în care se consideră costurile unui contract pe întreaga durată de viață a produselor și nu doar prețul de achiziție. Achiziționarea de produse cu un consum redus de energie sau de apă, de exemplu, poate contribui la reducerea facturilor la utilități. Limitarea substanțelor periculoase din produsele achiziționate poate reduce costurile de eliminare a deșeurilor. Autoritățile care pun în aplicare APE vor fi mai în măsură să facă față provocărilor de mediu din ce în ce mai importante, precum și obiectivelor politice și obligatorii privind reducerea emisiilor de CO 2, eficiența energetică și alte politici de mediu. Beneficiile APE Orașul Viena a economisit 44,4 de milioane EUR și a redus emisiile cu peste de tone CO 2 în perioada prin programul său EcoBuy 5. Țările de Jos și-ar reduce emisiile cu 3 milioane de tone CO 2 dacă toate autoritățile publice olandeze ar aplica criteriile naționale în materie de achiziții publice durabile, care includ criterii ecologice. Consumul de energie în sectorul public s-ar micșora cu 10% 6. Dacă toți achizitorii de echipamente IT din Europa ar urma exemplul Consiliului orașului Copenhaga și al Agenției de Dezvoltare Administrativă din Suedia, consumul de energie 5 Klimaschutzprogramm "ÖkoKauf Wien" spart CO 2 und Geld (Orașul Viena, 2008), disponibil la adresa: 6 De impact van het programma duurzaam inkopen anno 2011, pagina 4 (Ministerul o Infrastructurii și Mediului din Țările de Jos, 2011) 6

7 electrică ar scădea cu aproximativ 30 de terawați-oră echivalentul a aproximativ patru reactoare nucleare 7. În Regatul Unit, s-ar putea economisi 40,7 de milioane GBP (47,2 de milioane EUR) dacă standardele în materie de achiziții publice (criteriile APE) propuse ar fi aplicate de toate departamentele și agențiile executive ale guvernului central, conform unei analize costuri-beneficii prin care s-a calculat valoarea potențialului impact 8. Emisiile de CO 2 ar scădea cu 15 milioane de tone pe an dacă întreaga UE ar adopta aceleași criterii de mediu pentru iluminat și echipamentele de birou precum orașul Turku din Finlanda consumul de energie electrică reducându-se cu 50% 9. Cadrul juridic Cadrul juridic pentru achizițiile publice este definit de dispozițiile Tratatului privind funcționarea Uniunii Europene (numit în continuare tratatul ) și de directivele UE privind achizițiile 10, astfel cum sunt interpretate de Curtea de Justiție a Uniunii Europene. Din perspectivă internațională, UE trebuie să respecte condițiile Acordului privind achizițiile publice (AAP) al Organizației Mondiale a Comerțului (OMC). Cadrul juridic stabilește o serie de norme și principii care trebuie respectate în atribuirea contractelor de achiziții publice. În acest cadru, obiectivele de mediu pot fi puse în aplicare într-o varietate de modalități, astfel cum se explică în prezentul manual. Legislație sectorială Legislația UE în domeniu impune, de asemenea, anumite obligații cu privire la achiziția de bunuri și servicii specifice, de exemplu prin stabilirea de standarde minime care trebuie aplicate în materie de eficiență energetică. Astfel de obligații se aplică în prezent în următoarele sectoare: Echipamente IT de birou produsele IT achiziționate de autoritățile guvernului central trebuie să îndeplinească cele mai recente cerințe minime în materie de eficiență energetică, 7 Green procurement makes a difference: Prime examples from the Nordic countries (Achizițiile ecologice contează: exemple de cele mai bune practici din țările nordice), pagina 5 (Consiliul Nordic, 2009) disponibil la adresa Criteriile aplicate se referă la consumul de energie, zgomot, reciclare și substanțe periculoase. 8 Cea mai bună estimare pe 11 ani pe baza valorii actualizate nete în Revised Government Buying Standards for Furniture: Impact Assessment (Standarde revizuite ale guvernului în materie de achiziții pentru mobilă: evaluarea impactului), pagina 23 (Ministerul Mediului, Alimentației şi Afacerilor Rurale, 2010), disponibil la: Economiile ar spori datorită unei capacități mai mari de reparare, refabricare și reciclare a materialelor și datorită reutilizării mobilierului într-o proporție mai mare, pe lângă alte beneficii precum reducerea atât a emisiilor de gaze cu efect de seră, cât și a deșeurilor. 9 Green procurement makes a difference: Prime examples from the Nordic countries (Achizițiile ecologice contează: exemple de cele mai bune practici din țările nordice), pagina 5 (Consiliul Nordic, 2009). 10 Directiva 2004/17/CE și Directiva 2004/18/CE (numite în continuare directivele privind achizițiile ). 7

8 stabilite în Regulamentul UE Energy Star (Regulamentul nr. 106/2008 privind un program comunitar de etichetare referitoare la eficiența energetică a echipamentelor de birou) 11 Vehicule pentru transport rutier Toate autoritățile contractante trebuie să țină seama în cadrul procesului de achiziție de impactul operațional al vehiculelor în materie de energie și mediu. Acestea dispun de o metodologie comună pentru calcularea costurilor operaționale pe întreaga durată de viață a vehiculelor. (Directiva 2009/33/CE privind promovarea vehiculelor de transport rutier nepoluante și eficiente din punct de vedere energetic) Clădiri Începând, cel târziu, din 2013, se aplică cerințe minime privind performanța energetică în toate proiectele noi de construcție și în toate proiectele de renovare majoră 12. De la 1 ianuarie 2019, toate clădirile noi ocupate și deținute de autoritățile publice trebuie să fie clădiri al căror consum de energie este aproape egal cu zero. [Directiva 2010/31/UE privind performanța energetică a clădirilor (reformare)] În plus, unele state membre au norme specifice care impun standarde obligatorii în ceea ce privește APE pentru anumite sectoare sau tipuri de contracte. Prezentul manual nu-și propune să analizeze legile respective, însă achizitorii trebuie să se asigure că dețin informații actualizate privind cerințele la nivel național. APE în politica UE APE sunt promovate în mai multe politici și strategii ale UE, ceea ce reflectă potențialul recunoscut al acestora de a încuraja o utilizare mai durabilă a resurselor naturale, de a determina schimbări de comportament în sensul consumului și producției durabile și de a stimula inovarea. Europa 2020, strategia UE pentru creștere inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii 13, indică APE drept una dintre măsurile necesare pentru realizarea acestei creșteri. În 2008, Comisia Europeană a adoptat o comunicare privind APE 14 care, ca parte a Planului de acțiune privind consumul și producția durabile 15, a introdus o serie de măsuri menite să sprijine punerea în aplicare a APE pe întreg teritoriul UE. Principalele elemente sunt descrise în caseta de mai jos. În anexă se găsește o listă detaliată a politicilor, strategiilor și legislației UE referitoare la APE. Resurse APE la nivelul UE Cerințele sunt aplicabile contractelor de furnizare de bunuri cu valori care depășesc pragul pentru aplicarea directivelor privind achizițiile. 12 Renovare majoră se referă la situațiile în care se renovează peste 25% din suprafața anvelopei clădirii sau costul total al renovării depășește 25% din valoarea clădirii, excluzând valoarea terenului (a se vedea articolul 2 punctul 10 din directiva menționată. Statele membre trebuie să stabilească cerințele minime în materie de eficiență energetică aplicabile diferitelor tipuri de clădiri și elementelor acestora, în funcție de o metodologie comună. 13 COM (2010) 2020 Europa 2020 O strategie pentru creștere inteligentă, durabilă și favorabilă incluziunii 14 COM(2008) 400 Achiziții publice pentru îmbunătățirea condițiilor de mediu 15 COM(2008) 397 Comunicare cu privire la Planul de acțiune privind consumul și producția durabile și politica industrială durabilă 8

9 Criteriile UE privind APE Pentru a ajuta autoritățile contractante să identifice și să achiziționeze produse, servicii și lucrări mai puțin poluante, s-au stabilit criterii de mediu în materie de achiziții pentru 18 grupuri de produse și servicii, care pot fi incluse direct în documentele de licitație 17. Criteriile UE privind APE sunt revizuite și actualizate periodic pentru a ține seama de cele mai recente date științifice privind produsele, de noile tehnologii, de tendințele pieței și de modificările aduse legislației. Biroul de asistență (Helpdesk) Comisia Europeană a înființat un Birou de asistență (Helpdesk) pentru a difuza informațiile privind APE și pentru a răspunde întrebărilor părților interesate. Datele de contact ale biroului se găsesc pe site-ul APE, la adresa Monitorizarea Comisia Europeană a solicitat efectuarea mai multor studii vizând punerea în aplicare a APE la toate nivelurile guvernamentale. Cel mai recent studiu a fost publicat în 2009; acesta a analizat punerea în aplicare a APE în șapte țări: Austria, Danemarca, Finlanda, Germania, Țările de Jos, Suedia și Regatul Unit. Rezultatele studiului pot fi consultate pe site-ul APE: Un alt studiu de monitorizare a fost efectuat în Informații Site-ul APE este un punct central de informare asupra aspectelor practice și de politică ale aplicării APE. Acesta conține link-uri către o varietate de resurse privind aspecte de mediu, precum și informații locale, naționale și internaționale privind APE. Site-ul include Informații de ultimă oră care se referă la cele mai recente știri și evenimente legate de APE, o listă de răspunsuri la întrebări frecvente (FAQs), exemple reale de APE, studii, materiale de formare și prezentul manual. Toate acestea pot fi descărcate de pe site-ul: Acțiuni la nivel național și local La nivel național, majoritatea statelor membre UE au publicat deja planuri naționale de acțiune (PNA), care prezintă o varietate de acțiuni și măsuri de sprijin pentru achiziții publice ecologice (sau durabile) 18. Majoritatea statelor au stabilit obiective în materie de APE fie cu privire la achiziții în general, fie cu privire la anumite grupuri de produse sau servicii. 16 Consultați site-ul UE privind APE: 17 Criteriile UE privind APE sunt traduse treptat în toate limbile oficiale ale UE

10 Mai multe țări și regiuni au creat, de asemenea, seturi de criterii privind APE sau APD pentru o serie de grupuri de produse și servicii. În multe cazuri, acestea sunt asemănătoare criteriilor UE privind APE, cu unele modificări care reflectă circumstanțele sau prioritățile specifice ale autorităților care leau stabilit. Majoritatea seturilor de criterii se bazează pe date privind analiza ciclului de viață (ACV), acolo unde acestea sunt disponibile, pe etichetele ecologice și pe dovezile care stau la baza acestora 19. Site-ul UE privind APE include link-uri către multe dintre aceste seturi de criterii și orientările aferente acestora. Autoritățile contractante individuale de la nivel local, regional și național au adoptat, de asemenea, practici de achiziții ecologice și durabile. În unele cazuri, acțiunile acestora au inspirat planurile naționale de acțiune (PNA) sau au fost adoptate ca exemple în alte state membre. Numeroase exemple de acest fel sunt prezentate în manual și din ce în ce mai multe astfel de bune practici sunt puse în aplicare în UE. Mai multe exemple de acest tip pot fi consultate la adresa 19 A se vedea Evans, Ewing, Mouat și Nuttall, Assessment and Comparison of National Green and Sustainable Public Procurement Criteria and Underlying Schemes (2010) [Evaluarea și compararea criteriilor naționale privind achizițiile publice ecologice și durabile și a schemelor subiacente (2010)], disponibil la adresa 10

11 Achizițiile ecologice: aspecte esențiale Acest manual explică modul în care se pot efectua achiziții ecologice, trecând prin fiecare stadiu al procesului de achiziție. Etapele fundamentale sunt enumerate mai jos, însoțite de un link către secțiunea din manual care oferă mai multe informații. Familiarizați-vă cu domeniul de aplicare și beneficiile potențiale ale APE, precum și cu resursele disponibile (Introducere). Implicați-vă în proces și asigurați sprijin în materie de politică prin adoptarea unei politici APE cu definiții și obiective clare, adecvate pentru instituția dumneavoastră (Capitolul 1). Stabiliți priorități pentru grupurile de produse și servicii vizate consultând criteriile pentru APE existente, etichetele ecologice și alte surse (Capitolul 1). Organizați activități de informare, formare, colaborare în rețea și monitorizare pentru a vă asigura că obiectivele propuse vor fi atinse (Capitolul 1). Analizați modul în care cerințele de mediu vor afecta procesul de achiziție a bunurilor și serviciilor alese de dumneavoastră și modul în care le veți pune în aplicare în conformitate cu dispozițiile legale (Capitolul 2). Treceți în revistă produsele și serviciile disponibile pe piață intrând în dialog cu furnizorii și construiți un model de afaceri pentru APE pe baza calculării costului pe durata ciclului de viață (Capitolul 2). Atunci când organizați licitația, definiți obiectul și specificațiile tehnice ale contractelor astfel încât să țineți seama de impactul asupra mediului al bunurilor, serviciilor sau lucrărilor pe care le achiziționați pe durata întregului lor ciclu de viață. (Capitolul 3). Aplicați, acolo unde este cazul, criterii de selecție bazate pe capacitatea tehnică de mediu sau pe măsuri de management de mediu și excludeți ofertanții care au comis încălcări grave ale cerințelor de mediu. (Capitolul 4). Stabiliți criterii de atribuire care încurajează ofertanții să ofere niveluri de performanță ecologică chiar mai înalte decât cele pe care le-ați specificat și aplicați-le în mod transparent. Evaluați costurile pe durata ciclului de viață atunci când comparați ofertele (Capitolul 5). Stabiliți clauze de executare a contractului care pun în evidență angajamentele în materie de mediu asumate de furnizori sau prestatorii de servicii și prevedeți penalități adecvate în cazul în care acestea nu sunt respectate. Asigurați-vă că există un sistem pentru monitorizarea acestor angajamente. (Capitolul 6). 11

12 Identificați abordări specifice pentru APE ale procedurilor de atribuire a contractelor în sectoare cu impact sporit precum construcțiile, alimentele și serviciile de catering, energia electrică și lemnul (Capitolul 7). Capitolul 1 Punerea în aplicare a APE Punerea în aplicare a APE necesită, mai întâi, planificare: stabilirea domeniului de aplicare al APE în instituția dumneavoastră, stabilirea priorităților și a obiectivelor pentru activitățile dumneavoastră, organizarea de cursuri de formare adecvate pentru personal și monitorizarea performanței. Toate aceste elemente pot fi incluse într-o politică privind APE. Orientările prezentate în acest capitol sunt aplicabile oricărei autorități publice individuale care dorește să pună în aplicare APE. 1.1 Politica privind APE Numeroase autorități publice din Europa au decis să stabilească o politică privind APE sau să includă angajamentele referitoare la punerea în aplicare a APE în alte politici. APE necesită o colaborare eficientă între diferitele departamente și între membrii personalului unei instituții. În plus, un grad ridicat de sprijin este considerat, în general, un factor important pentru aplicarea cu succes a APE. Pentru a avea o eficiență sporită, o astfel de politică ar trebui: să includă obiective clare, sectoare prioritare și programare în timp (a se vedea secțiunea 1.2); să precizeze domeniul de aplicare al activităților de achiziție vizate (mai precis, vizează acestea întreaga instituție sau doar anumite departamente? La ce grupuri de produse și servicii se referă acestea?); să indice responsabilitățile generale pentru aplicarea politicii; să includă un mecanism pentru monitorizarea adecvată a performanței (a se vedea secțiunea 1.5) Politica privind APE ar trebui să se alinieze politicilor și strategiilor existente și ar trebui elaborată în colaborare cu părțile interesate cele mai importante precum utilizatorii interni, furnizorii și conducerea. După elaborarea unei politici, trebuie să se stabilească, sub o formă sau alta, un plan operațional de punere în aplicare a acesteia, care să precizeze sarcinile și responsabilitățile specifice, precum și o planificare în timp. Ulterior, politica și planul de punere în aplicare a acesteia trebuie difuzate la nivel cât mai larg, în special la nivelul personalului cel mai vizat. Angajamente în materie de APE în Cipru 12

13 În 2008, autoritățile locale din orașul Strovolos, al doilea oraș ca mărime din Cipru, și-au creat propriul plan de acțiune și propriul manual în materie de APE. Prima etapă a constat în formarea funcționarilor municipali în sensul APE și al obiectivelor fixate. Consilierii externi ai municipalității pentru documentele referitoare la achiziții și evaluare au fost informați, de asemenea, în scris, cu privire la modificarea condițiilor tehnice ale contractelor. Printre acțiunile întreprinse până în prezent în cadrul planului de acțiune se află achiziția unui sistem pilot pentru reducerea intensității iluminatului public într-un parc al orașului și decizia primăriei de a reduce consumul de hârtie prin trimiterea invitațiilor la evenimente prin e- mail Stabilirea unui grup de lucru Pentru numeroase autorități publice, responsabilitățile privind achizițiile sunt dispersate la toate nivelurile administrației. Stabilirea unui grup de lucru care implică reprezentanți din diferite departamente poate contribui la asigurarea unei implicări la nivelul întregii instituții și la satisfacerea tuturor necesităților în ceea ce privește elaborarea politicii privind APE, stabilirea priorităților și a obiectivelor și evaluarea nevoilor de formare. Va fi necesară, cel mai probabil, implicarea unor funcționari din domeniile financiar, mediu și achiziții, precum și a anumitor departamente specializate precum cele privind construcțiile, energia sau IT. 1.2 Stabilirea priorităților și a obiectivelor pentru APE Introducerea APE în practicile de achiziții va necesita, în mod tipic, o abordare graduală. Una dintre abordări presupune selectarea unei game mici de grupuri de produse și servicii ca punct de plecare. Organizarea de activități pilot în cadrul departamentelor celor mai dispuse să participe poate demonstra că punerea în aplicare a APE poate fi făcută cu succes, aceasta fiind astfel acceptată la scară mai largă Cum trebuie să se stabilească prioritățile Atunci când se stabilește căror produse, servicii și lucrări li se va acorda prioritate, trebuie să se țină seama inițial de trei factori principali 20 : Impactul asupra mediului Selectați produsele (de exemplu, vehiculele din parcul auto) sau serviciile (de exemplu, serviciile de curățenie) care au un impact mare asupra mediului pe durata întregului lor ciclu de viață. Importanța bugetară Concentrați-vă eforturile asupra domeniilor cu cheltuieli semnificative în cadrul instituției. Potențial de influențare a pieței Concentrați-vă atenția asupra domeniilor în care există cel mai mare potențial de influențare a pieței. Acesta se poate datora amplorii sau vizibilității contractului sau importanței pe care furnizorii o acordă faptului de a avea clienți din sectorul public. 20 Acești factori au fost luați în considerare de Comisia Europeană și de majoritatea statelor membre UE în selectarea grupurilor de produse și servicii pentru elaborarea criteriilor privind APE. 13

14 Apoi, trebuie să luați în considerare și alți factori pentru alegerea finală a sectoarelor prioritare: Prioritățile politice. Există priorități locale specifice de mediu, cum ar fi calitatea aerului din oraș, consumul de energie electrică/apă, gestionarea deșeurilor, adaptarea la climă, de care ați putea ține seama? Disponibilitatea pe piață a alternativelor preferabile din punct de vedere ecologic. Analiza pieței poate fi utilă pentru a stabili dacă există alternative adecvate care au un impact mai mic asupra mediului. Aspecte privind costurile. Alternativele mai ecologice vor fi neutre din punctul de vedere al costurilor sau vă vor afecta bugetul? Evaluarea costului trebuie să țină seama de toate costurile de pe durata ciclului de viață: prețul de cumpărare, costurile de utilizare (de exemplu, consumul de energie electrică și apă, întreținerea) și costurile pentru eliminare (a se vedea secțiunea 5.3). Disponibilitatea criteriilor. Pentru numeroase grupuri de produse și servicii, au fost elaborate criterii privind achizițiile ecologice, care pot fi incluse direct în cererea de oferte, fără a mai fi necesar să studiați îndelung caracteristicile referitoare la performanța de mediu și studiile de piață. Criteriile pentru APE ale UE acoperă 18 grupuri de produse și servicii și sunt disponibile atât în rezumat, cât și în variantă extinsă (a se vedea secțiune 1.4.1). În multe state membre există, de asemenea, criterii naționale sau regionale. Vizibilitate. Cât de vizibile vor fi activitățile dumneavoastră în materie de APE pentru public, piață, alte autorități contractante și propriul dumneavoastră personal? Vor înțelege toți aceștia că faceți un efort pentru îmbunătățirea performanței de mediu? Schimbările importante precum tipul de autovehicule utilizat de o instituție sau trecerea la alimente organice la cantină pot spori vizibilitatea politicii dumneavoastră privind APE și pot îmbunătăți imaginea instituției dumneavoastră. Considerații practice. Există contracte importante care trebuie reînnoite sau contracte pe termen lung pentru anumite grupuri de produse/servicii? Cât timp și câte resurse financiare sunt disponibile pentru punerea în aplicare a APE? Există anumite grupuri de produse/servicii care dispun deja de expertiză de mediu, sub o formă sau alta? Stabilirea obiectivelor în materie de APE Stabilirea unor obiective clare este esențială pentru evaluarea progresului și pentru comunicarea intențiilor dumneavoastră către membrii instituției și publicul larg. Obiectivele pot include: obiective generale în materie de achiziții de exemplu, 75% din achiziții (în ceea ce privește valoarea și numărul de licitații) ar trebui să țină seama de criteriile pentru APE până în Obiectivele pot fi diferite la nivel național, regional și local. 14

15 obiective specifice produselor/serviciilor de exemplu, până în 2013, 50% din alimentele servite în cantinele școlare trebuie să fie organice sau, până în 2015, toate serviciile de curățenie trebuie să folosească produse care respectă normele de mediu ale UE privind etichetarea ecologică. Obiective operaționale de exemplu, tot personalul implicat în achiziții va beneficia de formare privind APE până în 2012 sau tot personalul va putea accesa orientările privind APE pe serviciul de intranet al instituției. În stabilirea obiectivelor în materie de achiziții, este important să se cunoască definiția clară și operațională a achizițiilor ecologice. Pentru multe dintre obiectivele adoptate la nivel național de către statele membre, licitațiile sunt considerate ecologice dacă includ criteriile naționale sau UE privind APE. Guvernul flamand dorește achiziții durabile Guvernul flamand din Belgia și-a propus ca achizițiile sale publice să respecte criteriile stabilite în materie de achiziții durabile în proporție de 100% până în Măsurile pentru atingerea acestui obiectiv vor fi prezentate într-o serie de planuri de acțiune pentru intervalele , , și Fiecare plan de acțiune va conține orientări, criterii și mecanisme de monitorizare pentru a asigura atingerea acestui obiectiv de către toate departamentele guvernului. 1.3 Formare și orientări Pentru ca implementarea APE să fie încununată de succes, personalul trebuie să aibă competențe practice adecvate, cunoștințe și acces la informații. De exemplu, este posibil să fie nevoie de formare și orientări cu privire la următoarele aspecte: Cum pot fi integrate aspectele de mediu în procedurile de achiziții (a se vedea capitolele 2-7) Unde se poate cere asistență pentru elaborarea criteriilor de mediu (a se vedea secțiunea 1.4 și capitolul 3) Cum pot fi evaluate și verificate afirmațiile ofertanților privind performanța de mediu (a se vedea secțiunile 3.6 și 5.2) Cum pot fi evaluate costurile pe durata întregului ciclu de viață în cadrul procedurii de achiziții (a se vedea secțiunea 5.3). Prezentul manual oferă o introducere în aceste subiecte și indică surse de informații și orientări suplimentare, acolo unde acestea sunt disponibile. Cu toate acestea, manualul nu poate înlocui o formare aprofundată privind APE. 15

16 Unele țări și regiuni din UE organizează programe de formare privind APE fie sub formă de module de formare individuale, fie în cadrul unor programe publice de formare, cu caracter general, privind achizițiile publice. Dezvoltarea abilităților în nord-estul Angliei Parteneriatul nord-estic pentru perfecționare și eficiență (North East Improvement and Efficiency Partnership) din Regatul Unit a organizat o serie de cursuri de formare integrate privind achizițiile durabile, destinate achizitorilor, altor funcționari interesați (inclusiv personalului cu calificări superioare) și politicienilor aleși în funcții în cadrul autorităților locale din regiunea nord-estică. Cursul de bază reprezintă noul modul național de formare al Regatului Unit privind achizițiile durabile, cu durata de 3 zile, care a fost inițiat în această regiune și la care au participat mai mult de o sută de funcționari din personalul regional. În plus, au fost organizate cursuri corelate de o jumătate de zi pentru membrii aleși și un curs de formare pentru formatori, precum și sesiuni de formare mai specializate, privind achiziția de lemn și produse din lemn, analiza costului pe durata întregului ciclu de viață și determinarea amprentei de carbon. Unele autorități publice au elaborat, de asemenea, orientări privind modul de punere în aplicare a APE în cadrul activităților de achiziții ale instituției. Orientările pot include, de exemplu, criterii specifice privind APE care ar trebui aplicate pentru anumite grupuri de produse și servicii. La nivel național, există adesea manuale și alte instrumente pe site-uri dedicate APE, iar în unele cazuri s-au creat inclusiv birouri de asistență privind APE. În 2008, Comisia Europeană a elaborat orientări care includ module privind pregătirea unui plan de acțiune în materie de APE, cadrul juridic pentru APE și aplicarea practică. Comisia a înființat, de asemenea, în 2010, un birou de asistență și a elaborat materiale pentru formarea achizitorilor din sectorul public în sensul aplicării APE. România formează achizitorii din sectorul public cu privire la APE În 2009, Ministerul Mediului și Pădurilor din România a inițiat un program de formare privind APE. Obiectivele programului au fost următoarele: o mai bună cunoaștere a beneficiilor APE în ceea ce privește mediul, formarea unor persoane din cadrul administrației publice centrale care ar putea, ulterior, să acționeze ca formatori pentru alte autorități și difuzarea instrumentelor, a metodelor și a bunelor practici în materie de APE. Printre rezultatele programului de formare se numără un raport privind criteriile de mediu utilizate în documentația de licitație, o rețea de achizitori publici centrată pe APE în cadrul administrației publice centrale, Manualul formatorului privind APE și 49 de persoane care pot acționa ca formatori. 16

17 1.4 Surse ale criteriilor pentru APE Termenul criterii pentru APE include nu numai criterii de selecție și atribuire, ci și specificații și clauze de executare a contractelor, cu ajutorul cărora contractul dumneavoastră poate deveni mai ecologic. Identificarea surselor criteriilor pentru APE reprezintă o etapă importantă în punerea în aplicare a APE Criteriile pentru APE ale UE Astfel cum s-a menționat în introducere, UE a elaborat criterii APE pentru mai multe grupuri de produse și servicii, acestea fiind revizuite și actualizate periodic. Criteriile sunt astfel formulate încât să poată fi introduse direct în documentația de licitație și includ informații privind metodele de verificare. Criteriile sunt traduse treptat în toate limbile oficiale ale UE. Grupurile de produse și servicii acoperite în prezent sunt următoarele 21 : hârtie de copiat și hârtie grafică produse și servicii de curățenie echipamente IT de birou construcții transport mobilier energie electrică alimente și servicii de catering textile produse și servicii de grădinărit ferestre, uși cu geam și lucarne izolații termice îmbrăcăminți de pardoseală rezistente panouri de perete cogenerare (CHP) construcții de drumuri și semne de circulație iluminat stradal și semnalizare rutieră telefoane mobile Criteriile pentru APE sunt bazate pe date concrete, pe criteriile existente pentru etichetarea ecologică și pe informații colectate de la părțile interesate din industrie, societatea civilă și statele membre. Datele concrete provin din informații și date științifice disponibile, din adoptarea unei abordări bazate pe ciclul de viață și implică părțile interesate, care se reunesc pentru a discuta anumite probleme și pentru a ajunge la un consens. Criteriile pentru APE ale UE includ două niveluri pentru fiecare sector vizat: 21 În 2011, se vor publica noi criterii pentru iluminatul interior și hârtia absorbantă. Criteriile pentru produsele consumatoare de apă, echipamentele de prelucrare a imaginii, sistemele de încălzire, construirea de birouri și echipamentul electric medical sunt în curs de elaborare și se prevede că vor fi adoptate în

18 Criteriile de bază pot fi folosite de orice autoritate contractantă din statele membre și abordează aspecte esențiale de mediu. Utilizarea acestora necesită un efort suplimentar de verificare minim și costuri suplimentare minime. Criteriile extinse sunt destinate instituțiilor care doresc să achiziționeze cele mai bune produse disponibile pe piață din punct de vedere al impactului asupra mediului. Acestea pot necesita un efort suplimentar de verificare mai substanțial și costuri mai mari față de alte produse având aceeași funcționalitate. Toate criteriile pentru APE ale UE, precum și rapoartele tehnice care descriu principalele efecte asupra mediului și care au stat la baza elaborării criteriilor, pot fi descărcate de pe site-ul APE ( Biroul de asistență pentru APE poate acorda sprijin pentru interpretarea și aplicarea criteriilor Alte surse ale criteriilor Pe lângă criteriile pentru APE ale UE, numeroase organisme internaționale, naționale și regionale au elaborat seturi de criterii pentru o gamă largă de grupuri de produse și servicii. Procesul de adoptare a criteriilor variază, deși multe dintre acestea sunt similare celor ale UE. Site-ul UE privind APE conține link-uri către câteva dintre principalele seturi de criterii Etichetele ecologice Etichetele ecologice descriu cerințele de mediu pe care trebuie să le îndeplinească produsele sau serviciile pentru a purta eticheta respectivă. Acestea presupun certificarea produsului de către un terț (nu de către producători sau furnizorii de servicii). Etichetele ecologice pot fi utilizate în mai multe moduri în domeniul achizițiilor, însă nu este permis să se impună condiția ca produsele sau serviciile să aibă o anumită etichetă ecologică. Aplicarea specifică a etichetelor ecologice în elaborarea specificațiilor 22, verificarea conformității cu specificațiile 23 și atribuirea de puncte pentru caracteristicile de mediu 24 sunt discutate în secțiunile corespunzătoare ale manualului. Diferitele tipuri de etichete ecologice existente sunt prezentate mai jos: Etichete multi-sector, multi-criteriu Acestea sunt cele mai cunoscute tipuri de etichete ecologice și sunt, de asemenea, cel mai des utilizate pentru APE. Etichetele multi-criteriu au la bază informații științifice privind impactului unui produs sau serviciu asupra mediului pe durata întregului său ciclu de viață, de la producerea sa din materii prime, distribuție, utilizare și până la eliminare. Acestea aplică o serie de criterii de acceptare/respingere care stabilesc standardul pentru eticheta în cauză. Se stabilesc seturi diferite de criterii pentru fiecare grup de produse sau servicii vizat. Exemple de astfel de etichete sunt eticheta UE ecologică (floare) 25, Nordic Swan 26 și Blue Angel (Secțiunea 3.5) 23 (Secțiunea 3.6) 24 (Secțiunea 5.2.3) 25 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 26 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 18

19 Eticheta UE ecologică Eticheta UE ecologică a fost creată în 1992 pentru a încuraja întreprinderile să scoată pe piață produse și servicii mai puțin poluante. Produsele și serviciile care au obținut eticheta ecologică poartă logo-ul sub formă de floare, ceea ce permite consumatorilor inclusiv achizitorilor publici și privați să le identifice cu ușurință. În prezent, eticheta UE ecologică a fost acordată unui număr de 28 de produse și servicii, incluzând hârtie, textile, produse de curățenie, lubrifianți, aparate de uz casnic, produse pentru grădină și cazare pentru turiști. La acestea se adaugă permanent noi grupuri de produse și servicii Alte etichete Etichete pentru un singur domeniu Acestea au la bază unul sau mai multe criterii de acceptare/respingere legate de un anumit domeniu, de exemplu eficiența energetică. Dacă un produs îndeplinește criteriile, atunci acesta poate purta eticheta. Exemple de astfel de etichete cuprind eticheta UE organică sau eticheta Energy Star pentru echipamentul de birou. Etichete specifice unui anumit sector Etichetele specifice unui anumit sector includ sistemele de certificare din silvicultură gestionate de organizații precum FSC (Forest Stewardship Council) 28 sau PEFC (Programme for the Endorsement of Forest Certification). 29 Etichete de clasificare pentru produse Acestea clasifică produsele sau serviciile în funcție de performanța de mediu în domeniul vizat și nu utilizează criterii de acceptare/respingere. Printre exemple se află eticheta UE energetică, care clasifică produsele consumatoare de energie electrică în funcție de eficiența lor energetică, produsele marcate cu A+++ fiind cele mai eficiente, iar cele marcate cu G cele mai puțin eficiente 30. Criteriile care stau la baza fiecăreia dintre etichetele menționate sunt accesibile publicului. 1.5 Monitorizarea și analiza APE Evaluarea progreselor realizate pentru atingerea obiectivelor propuse necesită crearea unui sistem de monitorizare eficient. Acesta trebuie să țină evidența licitațiilor și/sau contractelor atribuite care au inclus criterii pentru APE. În mod ideal, sistemul de monitorizare adoptat ar trebui să includă, de asemenea, informații privind impactul asupra mediului al deciziilor luate în materie de achiziții. O serie de state membre ale UE au introdus sau sunt în curs de a introduce sisteme de monitorizare a punerii în aplicare a APE la nivel național care pot stabili anumite proceduri de urmat pentru colectarea de informații. 27 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 28 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 29 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 30 Pentru informații suplimentare, consultați site-ul 19

20 Pe lângă monitorizarea cantitativă a progreselor realizate, este recomandabil, de asemenea, să se evalueze periodic activitățile referitoare la APE din punct de vedere calitativ, analizându-se obstacolele întâmpinate, acțiunile corective și îmbunătățirile necesare, precum și obiectivele viitoare. Monitorizarea cheltuielilor pe produse ecologice în Londra Corpul de pompieri din Londra (London Fire Brigade LFB) a implementat un sistem complex pentru monitorizarea cheltuielilor pe produse ecologice în întreaga instituție. Sistemul electronic de gestionare a comenzilor de achiziție al instituției (purchase order management system POMS) colectează informații privind cantitatea de produse comandate care sunt clasificate ca ecologice. Contractele mai mari, care nu trec prin POMS, sunt monitorizate individual. Pentru a clasifica un produs ca fiind ecologic, instituția utilizează, în principal, criteriile UE pentru APE, standardele pentru achiziții publice ale Regatului Unit și alte criterii legate de etichetele ecologice. Cheltuielile corespunzătoare produselor ecologice achiziționate sunt cuantificate în raport cu totalul cheltuielilor, întocmindu-se un raport trimestrial, înaintat consiliului de conducere, care stabilește obiectivele ce trebuie atinse. Cheltuielile pe produse ecologice au crescut de la GBP ( EUR) în 2006/07 la GBP ( EUR) în 2010/11. Slovacia măsoară progresele realizate către atingerea obiectivelor în materie de APE Ministerul Mediului și Agenția pentru Protecția Mediului din Slovacia sunt răspunzătoare cu monitorizarea progreselor realizate în cadrul planului național de acțiune privind APE. În acest scop, a fost elaborat un chestionar, iar rezultatele acestuia sunt analizate anual. Chestionarul colectează informații de la autoritățile contractante slovace cu privire la: numărul total de contracte atribuite și valoarea acestora numărul de contracte ecologice și valoarea acestora, ecologic însemnând conform criteriilor de bază ale UE pentru APE cerințele specifice de mediu aplicate (de exemplu criteriile referitoare la etichetarea ecologică, sisteme de management de mediu, eticheta UE energetică). În 2011, cerințele cele mai frecvente s-au referit la gestionarea deșeurilor, materiale reciclate, consumul redus de energie, reducerea zgomotului și scăderea cantității de substanțe periculoase. 1.6 Crearea de rețele Multe dintre problemele întâmpinate în aplicarea APE sunt comune tuturor autorităților publice, fiind benefic pentru acestea să se implice în crearea de rețele și activități de cooperare cu alte autorități. Împărtășirea informațiilor, de exemplu cu privire la criteriile de mediu utilizate în 20

21 procedurile de achiziții sau la disponibilitatea pe piață a produselor ecologice, poate economisi timp și efort. S-au creat mai multe rețele centrate pe achizițiile ecologice și durabile, la nivel național sau regional. De exemplu, rețeaua PIANOo ( din Țările de Jos permite achizitorilor să facă schimb de expertiză, de asemenea rețeaua regională franceză pentru regiunea vestică extinsă ( La nivel european, campania Procura + urmărește să împărtășească experiențe în materie de APE din diferite țări și susține participanții individuali în implementarea locală ( Informații suplimentare privind rețelele naționale și internaționale în materie de APE/APD sunt disponibile pe site-ul internet privind APE. 21

22 Capitolul 2 Procedura de achiziții Rezumat Achizitorii publici au obligația să obțină cel mai bun raport calitate-preț și să fie corecți în procedurile de achiziții. În obținerea celui mai bun raport calitate-preț se poate ține seama de aspecte de mediu. Corectitudinea presupune oferirea de șanse egale și garantarea transparenței. Etapa de pregătire are o importanță crucială. Analiza și planificarea minuțioasă sunt esențiale înainte de lansarea unei licitații dacă se urmărește îndeplinirea unor obiective de mediu. Informând din timp actorii de pe piață cu privire la planurile dumneavoastră, le permiteți furnizorilor să se pregătească. Implicarea pe piață permite achizitorilor să afle informații despre soluțiile alternative disponibile. Costul pe durata întregului ciclu de viață, procedurile comune de achiziție, acordurile cadru sau contractele referitoare la performanța energetică, de exemplu, pot contribui la dovedirea scăderii costurilor datorită APE sau la reducerea obstacolelor în calea investițiilor Introducere Pentru ca APE să funcționeze, este esențial să știți cum puteți valorifica cel mai bine procedurile de achiziții publice. Dacă nu este aplicată cu atenție, politica privind APE poate genera nesiguranță cu privire la aspecte practice precum procedura care ar trebui utilizată, criteriile care ar trebui aplicate și modul în care pot fi evaluate și verificate în mod corespunzător afirmațiile ofertanților în materie de performanță de mediu Principiile fundamentale ale achizițiilor publice Achizițiile publice se referă la armonizarea cererii cu oferta pentru a livra bunuri, servicii și lucrări de a căror furnizare este răspunzător sectorul public. Există două principii fundamentale: raportul calitate-preț corectitudinea. Raportul calitate-preț Autoritățile contractante au obligația de a obține cel mai bun raport calitate-preț pentru banii contribuabililor în orice achiziție. Aceasta nu înseamnă neapărat alegerea ofertei celei mai ieftine, ci găsirea unei soluții care să îndeplinească cerințele formulate de dumneavoastră inclusiv cele 22

23 referitoare la protecția mediului în modul cel mai eficient din punct de vedere al costurilor. În obținerea celui mai bun raport calitate-preț, se ține seama nu numai de costul bunurilor și serviciilor, ci și de factori precum calitatea, eficiența, eficacitatea și adecvarea la scop. Protecția mediului poate fi unul dintre acești factori și, prin urmare, poate reprezenta un criteriu de egală importanță în atribuirea contractului. Corectitudinea Corectitudinea presupune aplicarea principiilor pieței interne, care stau la baza directivelor privind achizițiile publice și a legislației naționale fondate pe aceste directive. Cele mai importante principii sunt următoarele: Nediscriminarea autoritățile contractante trebuie să asigure accesul egal la obținerea contractului al operatorilor din toate statele membre UE și din țările cu drepturi echivalente 31. Egalitate de tratament situațiile asemănătoare nu trebuie tratate diferit, iar situațiile diferite nu trebuie tratate în același mod, cu excepția cazului în care un astfel de tratament este justificat din motive obiective. De exemplu, aceleași termene limită trebuie să fie aplicate tuturor ofertanților, aceștia trebuie să primească aceleași informații, iar ofertele cu prețuri diferite trebuie să primească note diferite la evaluarea costului. Transparență oportunitățile de ofertare trebuie difuzate la nivel cât mai larg pentru a asigura concurența. De asemenea, procesul decizional de achiziție trebuie să fie transparent și să elimine orice risc de favoritism sau arbitraritate din partea autorității contractante. Aceasta are obligația de a informa ofertanții care nu au fost selectați cu privire la motivul respingerii ofertei lor 32. Proporționalitate aceasta înseamnă că măsurile adoptate într-o procedură de achiziții trebuie să fie consecvente cu obiectivele urmărite și nu trebuie să implice mai mult decât ceea ce este necesar pentru atingerea obiectivelor Alegerea procedurii Etapa de pregătire a oricărei proceduri de achiziții este esențială. Atunci când alegeți o procedură, trebuie să aveți în vedere etapa în care veți putea aplica criterii sau considerente de mediu. De exemplu: o Într-o procedură deschisă, orice agent economic va putea depune o ofertă. Toți ofertanții care îndeplinesc condițiile de acceptare/respingere pe care le-ați specificat vor fi eligibili pentru evaluarea ofertei. În acest mod, veți obține numărul maxim de soluții nepoluante potențiale din care puteți alege însă nu veți putea alege ofertanții pe care îi veți invita la licitație pe baza capacității lor tehnice de mediu, de exemplu. Avantajul acestei proceduri este timpul mai scurt de derulare. 31 Obligația acoperă agenții economici din țările care au aderat la Acordul privind achizițiile publice al OMC. Lista țărilor în cauză este disponibilă la adresa Articolul 41 alineatul (2) din Directiva 2004/18/CE 23