Regulament specific pentru acreditare. în domeniul de aplicare al Regulamentului (CE) nr.1221/2009- EMAS

Transcription

1 ASOCIAŢIA DE ACREDITARE DIN ROMÂNIA ORGANISMUL NAŢIONAL DE ACREDITARE acreditare în domeniul de aplicare Data aprobării: Data intrării în vigoare: Exemplar nr. Pag. 1 din 19 ELABORAT: APROBAT: Cristian Dorin NICHITA Director General Sorin CALOTĂ Claudia MĂRĂCINE Felicia IOANA VERIFICAT: Regulamentul specific a fost avizat de către Ministerul Mediului și Schimbărilor Climatice- aviz nr. 5306/RP/ Cristian Dorin NICHITA Director General

2 din România Pagina 2 / 20 Reproducerea integrală sau parţială a prezentului document în orice publicaţii şi prin orice procedeu (electronic, mecanic, fotocopiere, microfilmare etc.), este interzisă dacă nu există acordul scris al RENAR CUPRINS 1. Introducere 2. Domeniu de aplicare 3. Documente de referinţă utilizate la acreditare 4. Terminologie, definiţii şi prescurtări 5. Prevederi specifice referitoare la procesul de acreditare 6. Alte prevederi 7. Modificări față de ediția anterioară 2

3 din România Pagina 3 / INTRODUCERE EMAS (Eco-Management and Audit Scheme) este sistemul comunitar de management de mediu şi audit având ca obiectiv principal promovarea îmbunătăţirii continue a performanţelor de mediu ale organizaţiilor care participă, în mod voluntar, la acest sistem. Conformitatea organizaţiilor cu dispoziţiile Regulamentului nr. 1221/2009, precum şi cu celelalte dispoziţii legale în materie de mediu de la nivelul UE şi respectiv de la nivel naţional, regional și local, aplicabile organizatiei este evaluată de verificatorii de mediu. In temeiul art. 6 din HG nr. 57/2011 privind stabilirea unor măsuri pentru asigurarea aplicării prevederilor Regulamentului (CE) nr.1221/2009 al Parlamentului European si al Consiliului privind participarea voluntară a organizatiilor la un sistem comunitar de management de mediu si audit (EMAS) si de abrogare a Regulamentului (CE) nr.761/2001 si a deciziilor 2001/681/CE si 2006/193/CE ale Comisiei, RENAR este responsabil pentru acreditarea verificatorilor de mediu şi supravegherea activităţilor desfăşurate de aceştia. 2. DOMENIU DE APLICARE Prezentele cerinţe sunt aplicabile organismelor care solicită acreditarea pentru a efectua verificările şi validările necesare participării voluntare a organizaţiilor la sistemul comunitar de management de mediu şi audit, EMAS. In continuare, aceste organisme vor fi denumite verificatori de mediu. RENAR efectuează doar acreditarea entităţilor legale (verificatori de mediu) în conformitate cu cerinţele Regulamentului (CE) nr. 765/2008 al Parlamentului European şi al Consiliului din 9 iulie 2008 de stabilire a cerințelor de acreditare și de supraveghere a pieței în ceea ce privește comercializarea produselor și de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 339/ DOCUMENTE DE REFERINŢĂ UTILIZATE LA ACREDITARE 3.1. Legislaţie Regulamentul (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei; Regulamentul (CE) nr. 1893/2006 al Parlamentului European și al Consiliului de stabilire a Nomenclatorului statistic al activităților economice NACE a doua revizuire și de modificare a Regulamentului (CEE) nr. 3037/90 al Consiliului, precum și a anumitor regulamente CE privind domenii statistice specifice. Regulamentul (CE) nr. 765/2008 al Parlamentului European şi al Consiliului din 9 iulie 2008 de stabilire a cerințelor de acreditare și de supraveghere a pieței în ceea ce privește comercializarea produselor și de abrogare a Regulamentului (CEE) nr. 339/93. 3

4 din România Pagina 4 / 20 HG nr. 57/2011 privind stabilirea unor măsuri pentru asigurarea aplicării la nivel naţional a prevederilor Regulamentului (CE) nr. 1221/2009 al Parlamentului European şi al Consiliului din 25 noiembrie 2009 privind participarea voluntară a organizaţiilor la un sistem comunitar de management de mediu şi audit (EMAS) şi de abrogare a Regulamentului (CE) nr. 761/2001 şi a Deciziilor 2001/681/CE şi 2006/193/CE ale Comisiei. Aceste documente sunt disponibile pe respectiv Standard de referinţă pentru acreditare: SR EN ISO/CEI 17021:2011 Evaluarea conformităţii. Cerinţe pentru organisme care efectuează audit şi certificare sisteme de management Alte documente RE 01 Reguli pentru acreditare ediţia în vigoare conform documentelor RENAR RS 5.2 SM Regulament specific de acreditare în domeniul acreditării organismelor care efectuează audit şi certificare de sisteme de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională conform SR EN ISO/CEI 17021: TERMINOLOGIE, DEFINIŢII ŞI PRESCURTĂRI 4.1Terminologie SR EN ISO/CEI 17011: Evaluarea conformităţii. Cerinţe generale pentru organismele de acreditare care acreditează organisme de evaluarea a conformităţii; SR EN ISO/CEI 17000:2005 Evaluarea conformităţii. Vocabular şi principii generale; Terminologia şi definiţiile utilizate în documentele de referinţă de la punctul Definiţii şi prescurtări Autoritate competentă autoritatea publică centrală pentru protecţie mediului FALB Forumul Organismelor de şi de Autorizare (Forum of Accreditation/ Licensing Bodies); FAB Forumul Organismelor de (Forum of Accreditation Bodies) 4

5 din România Pagina 5 / PREVEDERI SPECIFICE REFERITOARE LA PROCESUL DE ACREDITARE Procesul de acreditare se derulează conform RE-01, cu următoarele precizări : (1) Iniţierea acreditării Mapa de documente informative aferente domeniului reglementat se găseste pe site-ul RENAR: la sectiunea Procesul de acreditare. (2) Solicitarea acreditării O solicitare de acreditare, ca verificator de mediu, în cadrul Regulamentului nr. 1221/ 2009 este tratată ca o acreditare iniţială, exceptând situaţia în care solicitantul este deja acreditat pe baza standardului SR EN ISO/CEI pentru certificarea sistemelor de management al mediului conform SR EN ISO 14001, caz în care cererea sa va fi tratată ca o extindere a acreditării. De asemenea, se consideră extindere a acreditării o solicitare pentru alt domeniu de activitate decât cel obținut deja prin certificatul de acreditare. Evaluarea competenţei verificatorilor de mediu va ţine seama de elementele prevăzute la art. 20 din Regulamentul nr. 1221/2009 relevante pentru domeniul pentru care se solicită acreditarea, cât şi la cap. 7 din SR EN ISO/CEI Solicitantul trebuie să furnizeze RENAR dovezile corespunzătoare privind competenţa sa pentru domeniul/domeniile pentru care solicită acreditarea, aşa cum sunt precizate la art. 20 alin. (2), (3), (6) şi (7) din Regulamentul nr. 1221/2009. Verificatorul de mediu trebuie să demonstreze competenţa personalului pentru fiecare dintre domeniile solicitate pentru acreditare. Competenţa verificatorilor de mediu pe domeniile de acreditare (coduri NACE) trebuie să aibă în vedere: - Definirea nivelurilor de cunoştinţe pentru cerinţele legale aplicabile domeniului/aspectele de mediu/cunostinţe tehnice pentru procesele şi produsele aferente domeniului de acreditare solicitat, - Definirea metodelor de evaluare pentru aceste competenţe. Pentru stabilirea criteriilor de competenţă, pot fi utilizate îndrumările suplimentare prevăzute în documentul RS-5.2 SM, anexa 4, aplicabile şi pentru auditorii de mediu. Analiza solicitării de acreditare se face de către RENAR. La acestă analiză poate să participe şi reprezentantul desemnat al Autorităţii competente. 5

6 din România Pagina 6 / 20 (3) Echipa de evaluare Echipa de evaluare RENAR se completează cu reprezentantul Autorităţii competente, care poate însoţi echipa de evaluare a RENAR în calitate de observator, atât la evaluarea iniţială a organismului care solicită acreditarea, cât şi la realizarea evaluărilor ulterioare ce privesc supravegherea, extinderea acreditării şi reacreditarea. (4) Evaluarea prin asistare/supravegherea activităţilor verificatorilor de mediu acreditaţi Pentru verificatorii de mediu care au obţinut acreditarea, RENAR va efectua evaluările prin asistare/supravegherea activităţilor lor, în conformitate cu regulile stabilite pentru eşantionare conform anexei nr. 2 din documentul RS 5.2 SM pentru acreditarea organismelor de certificare sisteme de management de mediu, cu respectarea prevederilor art. 23 alin. (4), (5), (7) şi (8) din Regulamentul nr. 1221/2009. Verificatorul de mediu trebuie să respecte cerinţele prealabile prevăzute la art. 23 alin. (2) şi (3) din Regulamentul nr. 1221/2009. În cazul în care un verificator de mediu nu efectuează nicio verificare şi validare pe un anumit domeniu, pentru o perioada de doi ani de la obţinerea acreditării, atunci RENAR retrage acreditarea verificatorului de mediu pentru domeniul respectiv. Tarifele aferente procesului de supraveghere a verificatorului de mediu sunt publicate pe site-ul RENAR (tarife EMAS). (5) Decizia de acreditare In baza art. 20 alin. (1) al Regulamentului nr. 1221/2009, domeniul de acreditare este precizat în conformitate cu Nomenclatorul statistic al activităților economice NACE stabilit prin Regulamentul (CE) 1893/2006. Certificatul de acreditare emis pentru verificatorii de mediu va conţine suplimentar faţă de numarul de identificare alocat în mod obişnuit în sistemul RENAR un număr unic de identificare alocat în conformitate cu documentul FAB / 45 / 2006 (documentul este emis în anul 2006 de FAB, pentru o aplicare unitară a numărului de acreditare emis de organismele de acreditare). In conformitate cu prevederile art. 28 alin. (8) din Regulamentul nr. 1221/2009 şi respectiv prevederile art. 7 din HG nr. 57/2011, RENAR va înştiinţa autoritatea competentă privind deciziile de acreditare, de suspendare sau de retragere a acreditării, precum şi privind modificările domeniului de acreditare, evidenţiate în lista verificatorilor de mediu acreditaţi, publicată pe site-ul RENAR. (6) Evaluarea extraordinară În conformitate cu prevederile art. 28 alin. (6) în situaţia existenţei unei sesizări din partea Autorităţii competente sau a altor părţi interesate, privind nerespectarea de către un verificator de mediu acreditat sau care solicită acreditarea, a cerinţelor 6

7 din România Pagina 7 / 20 Regulamentului nr. 1221/2009, RENAR trebuie să răspundă cu operativitate şi după caz să realizeze o evaluare extraordinară (neplanificată) a organismului respectiv. Reprezentantul desemnat al Autorităţii competente poate participa la această evaluare neplanificată. (7) Supravegherea efectuată de către RENAR pentru verificatorii de mediu acreditaţi sau autorizaţi în alte state membre EU RENAR va efectua supravegherea verificatorilor de mediu acreditaţi sau autorizaţi într-un alt stat membru al UE, pentru activităţile întreprinse pe teritoriul României, cu respectarea cerinţei de notificare prealabilă prevăzută în art. 24 alin. (1) din Regulamentul nr.1221/2009, luând în considerare competenţa acestora, efectuarea activităţii de verificare şi validare. Verificatorul de mediu trebuie să furnizeze cu cel puţin patru săptămâni înainte de efectuarea activităţii de verificare / validare în România următoarele informaţii privind: a) acreditarea deţinută, competenţa deţinută, cunoştinte despre cerinţele legale de mediu aplicabile, cunoaşterea limbii române (limba oficială), componenţa echipei de audit/verificare; b) data şi locul efectuării verificării şi validării; c) adresa şi datele de contact ale organizaţiei. RENAR poate solicita clarificări privind cunoaşterea de către verificator a cerinţelor legale de mediu aplicabile. Acest lucru include în mod normal, următoarele: a) o copie a oricăror rapoarte de verificare anterioare şi neconformităţi, pentru activitatea de verificare întreprinsă pe teritoriul României; b) o copie a proiectului de declaraţie de mediu/declaraţie de mediu actualizată, pentru activitatea de validare întreprinsă pe teritoriul României. Verificatorul de mediu transmite la RENAR documentele solicitate nu mai târziu de 14 zile lucrătoare înainte de începerea activităţii de verificare şi validare. După primirea notificării, RENAR va efectua o analiză a contractului cu privire la aceasta notificare, incluzând toată documentaţia prezentată de către verificatorul de mediu, împreună cu orice alte informaţii din supravegherile anterioare desfăşurate de RENAR pentru verificatorul de mediu în cauză. După efectuarea analizei contractului, RENAR va comunica verificatorului de mediu, în scris, cerinţele sale privind supravegherea, care pot consta într-una sau mai multe dintre următoarele metode: a) o evaluare prin asistare a activităţii de verificare / validare, notificată de către verificatorul de mediu; b) o evaluare, la sediul RENAR, a declaraţiei de mediu/ declaraţiei de mediu actualizată validată de către verificatorul de mediu; 7

8 din România Pagina 8 / 20 c) o evaluare, la sediul RENAR, a raportului de verificare emis de verificatorul de mediu. În acest caz raportul de verificare trebuie transmis la RENAR în limba română. Dacă metoda de supraveghere este o evaluare prin asistare la sediul organizaţiei client, atunci organizaţia nu poate refuza dreptul RENAR-ului de a supraveghea activitatea verificatorului de mediu. Tarifele aferente procesului de supraveghere a verificatorului de mediu sunt publicate pe site-ul RENAR (tarife EMAS). În cazul în care, în urma stabilirii concluziilor activităţilor de supraveghere în conformitate cu cerinţele art. 28 alin. (9) din Regulamentul nr. 1221/2009, se constată că activităţile desfăşurate de verificatorul de mediu nu îndeplinesc cerinţele Regulamentului nr. 1221/2009, RENAR se asigură că raportul de supraveghere împreună cu rapoartele de neconformitate vor fi transmise conform prevederilor art. 24 alin. (6) din Regulamentul nr. 1221/2009 următoarelor organizaţii: a) verificatorului de mediu în cauză; b) organismului de acreditare sau autorizare care a acordat acreditarea sau autorizarea verificatorului de mediu, c) organismului competent din România responsabil cu înregistrarea în EMAS a organizaţiilor, definit în conformitate cu art. 2 alin. (1) din HG nr. 57/2011. În caz de litigiu, raportul de supraveghere este transmis Forumului Organismelor de şi de Autorizare (FALB), menţionat la art. 30 din Regulamentul nr. 1221/2009. (8) Refuzul, suspendarea sau retragerea acreditării În cazul în care se impune refuzul solicitării de acreditare, RENAR va respecta prevederile art. 28 alin. (7) din Regulamentul nr. 1221/2009. În cazul în care se impune suspendarea sau retragerea acreditării verificatorului de mediu, RENAR va respecta prevederile art. 23 alin. (7) şi art. 29 din Regulamentul nr. 1221/ ALTE PREVEDERI Prevederile documentate din acest capitol au la bază documentul FAB Document de îndrumare FAB privind alocarea timpului pentru verificatorii EMAS cu actualizările impuse acestuia prin adoptarea Regulamentului nr. 1221/2009 şi a ghidului IAF MD 5. Aceste prevederi furnizează îndrumări pentru un verificator atunci când acesta îşi dezvoltă procedurile proprii pentru determinarea timpului necesar pentru evaluarea organizaţiilor de complexitate şi mărimi diferite având un spectru larg de activităţi. 8

9 din România Pagina 9 / 20 Verificatorii de mediu şi organismele de trebuie să identifice necesarul de timp care trebuie utilizat pentru efectuarea verificării şi validării pentru înregistrarea iniţială şi pentru verificarea şi validarea în vederea menţinerii înregistrării pentru fiecare solicitant şi organizaţie verificată sau înregistrată. În scopul acreditării, ar trebui remarcat că neîndeplinirea acestor prevederi (şi/sau tabelul inclus), în cazuri individuale, nu conduce automat la neconformitate dacă toate cerinţele EMAS sunt îndeplinite de către verificatorul de mediu. Totuşi, această situaţie ar putea fi baza pentru investigaţii suplimentare privind completitudinea evaluării. O consideraţie specială ar trebui acordată investigării motivelor abaterii de la aceste prevederi. Ca indicatori pentru stabilirea timpului necesar, a fost utilizat numărul de angajaţi şi au fost clasificate niveluri diferite de impact asupra mediului. Timpul afectat fiecărei verificări EMAS depinde pe lângă numărul de angajaţi, de numărul, natura şi importanţa aspectelor de mediu posibile. Datorită cerinţelor suplimentare din Regulamentul nr. 1221/2009, o verificare va dura mai mult timp decât verificarea cerinţelor de management de mediu din SR EN ISO 14001, pentru că verificatorului i se cere să analizeze: Cerinţele specifice EMAS; Declaraţia de mediu/declaraţia de mediu actualizată şi să demonstreze încrederea, credibilitatea şi corectitudinea informaţiilor. Regulamentul nr. 1221/2009 include criterii, care ar trebui luate în considerare, atunci când se stabileşte durata de timp necesară. Acestea sau alţi factori trebuie să fie examinaţi în timpul procesului de analiză a contractului verificatorului pentru a stabili posibilul lor impact asupra timpului de verificator ce urmează a fi alocat. De aceea Diagrama Timp Auditor nu poate fi utilizată de sine stătător. Având în vedere că acest proces se bazează pe alocarea timpului de auditor pentru SR EN ISO 14001, tabelul 1 şi diagrama 1 stabilesc un număr tipic de zile auditor care să fie folosite într-un audit de certificare sisteme de management de mediu pentru certificare iniţială (sursa: IAF MD 5 ). Procesul ar trebui considerat ca fiind echivalent cu înregistrarea iniţială EMAS. Tabelul 1 referitor la timpul de auditare furnizează cadrul necesar pentru procesul de planificare om-zile per audit bazat pe numărul de angajaţi ai unei organizaţii şi pe natura, numărul şi gravitatea aspectelor de mediu a organizaţiei tipice în acel sector industrial (calculul tipic om-zile per audit) şi apoi pe ajustarea calculului om-zile pentru factorii caracteristicii care se aplică în mod unic organizaţiei auditată. Fiecare factor adaugă sau scade calculul om-zile, permiţând astfel amendarea acestuia per audit. FAB a stabilit că sunt cel puţin 5 categorii de complexitate primară a naturii, numărului şi importanţei aspectelor de mediu care afectează fundamental alocarea timpului verificatorului de mediu şi acestea sunt similare cu prevederile din IAF MD 5: 9

10 din România Pagina 10 / 20 Ridicată Un număr ridicat de aspecte de mediu având o natură şi importanţă semnificativă (în mod tipic organizaţii care fabrică şi procesează, cu impact semnificativ în câteva aspecte de mediu); Medie Un număr mediu de aspecte de mediu având o natură şi importanţă medie (în mod tipic organizaţii care fabrică, cu impact semnificativ în unele aspecte de mediu); Mică Un număr mic de aspecte de mediu având natură şi importanţă scăzută (în mod tipic organizaţii care asamblează, cu puţine aspecte semnificative); Limitată Un număr foarte limitat de aspecte de mediu având natură sau importanţă scăzută (în mod tipic organizaţii de tip birou); Specială Acestea solicită consideraţii suplimentare şi unice în faza de planificare a auditului. Tabelul 1 acoperă cele cinci categorii menţionate mai sus. Tabelul 2 furnizează legătura dintre cele 5 categorii de mai sus şi sectoarele industriei. Numărul de angajaţi din tabelul 1 ar trebui privit mai degrabă ca o schimbare continuă decât ca una etapizată, a se vedea diagrama şi explicaţiile de calcul din anexa 1. Odată ce pentru o organizaţie tipică s-a stabilit punctul de pornire pentru determinarea Timpului de Verificator, având specificat numărul de angajaţi, trebuie făcute câteva ajustări care să ţină seama de diferenţele care ar putea afecta efectiv timpul de verificare EMAS necesar, pentru a efectua o verificare eficientă pentru organizaţia în cauză care urmează să fie verificată. Verificatorii trebuie să identifice timpul de verificare EMAS pentru verificarea iniţială, supraveghere şi revalidarea pentru fiecare solicitant sau organizaţie înregistrată. Ar trebui luate în considerare toate caracteristicile sistemului, proceselor şi produselor/serviciilor organizaţiei şi făcute nişte ajustări corecte ale factorilor care ar putea justifica mai mult sau mai puţin timpul de verificator pentru o verificare eficientă. Factorii cumulativi pot fi compensaţi de factorii substractivi. În toate situaţiile în care sunt făcute ajustări ale timpului furnizat în tabelul timp auditare, trebuie păstrate dovezi şi înregistrări pentru a justifica variaţiile. Experienţa a arătat că pentru SMM este oportun ca acestea să se bazeze pe numărul de angajaţi ai organizaţiei şi pe natura, numărul şi importanţa aspectelor de mediu ale organizaţiei tipice sectorului industrial în cauză. Timpul de verificare EMAS ar trebui în acest caz să fie ajustat pe baza oricăror factori semnificativi care se aplică în mod unic organizaţiei care urmează să fie verificate. 10

11 din România Pagina 11 / 20 Tabelul 1 şi Diagrama 1 acoperă cele 4 categorii de complexitate de vârf. Tabelul 2 furnizează legătura dintre cele 5 categorii de complexitate de mai sus şi sectoarele industriale care ar intra în mod normal în acestă categorie. Verificatorul ar trebui să recunoască că nu toate organizaţiile dintr-un sector specific se vor încadra mereu în aceeaşi categorie de complexitate. Verificatorul ar trebui să permită o anumită flexibilitate în procedura sa de analiză a contractului pentru a asigura că activităţile specifice ale organizaţiei sunt luate în considerare la determinarea categoriei de complexitate. De exemplu: chiar dacă multe activităţi din sectorul chimic ar trebui clasificate ca având complexitate ridicată, în cazul în care o organizaţie ar avea numai o activitate mixtă fără reacţii sau emisii chimice şi/sau operaţiuni de comerţ ar putea fi clasificată ca complexitate medie sau chiar complexitate scăzută. Atât Tabelul 1 cât şi Diagrama 1 nu acoperă complexitatea specială şi ca urmare ar trebui ca timpul de verificare EMAS să fie dezvoltat şi justificat pentru fiecare caz individual în parte. Toate caracteristicile sistemului, proceselor şi produselor/serviciilor organizaţiei trebuie luate în considerare şi trebuie făcute nişte ajustări corecte ale acelor factori care ar fi putut justifica mai mult sau mai puţin timp de auditor pentru un audit eficient. Factorii cumulativi pot fi compensaţi de factorii substractivi. În toate situaţiile în care sunt făcute ajustări la timpul furnizat în tabelul timpului de auditare şi în diagramă, trebuie păstrate dovezi şi înregistrări pentru a justifica variaţiile. Diagrama 1 Îndrumare pentru determinarea numărului de Zile Auditor 25 Diagrama 1 Îndrumare pentru determinarea numărului de Zile Auditor ridicat ridicat mediu scăzut limitat Număr de zile audit mediu scăzut limitat Număr de angajaţi Tabelul 1 Ghid pentru timpul de auditor pentru Evaluarea Iniţială (audit etapa 1 şi audit etapa 2 - împreună) 11

12 din România Pagina 12 / 20 Numărul de angajaţi din Tabelul 1 ar trebui privit mai degrabă ca ceva continuu decât ca o schimbare în trepte, a se vedea diagrama 1. Numărul angajaților Severitate ridicată Severitate medie Severitate scăzută Severitate limitată 10 4 ± 1 3 ± 1 3 ± 1 3 ± 1 Timp Total Auditor 30 7 ± 2 6 ± 2 4 ± 1 3 ± ± 3 8 ± 3 6 ± 2 4 ± ± 5 12 ± 3 9 ± 3 6 ± ± 7 18 ± 5 13 ± 4 8 ± 2 Note la Tabelul 1 și diagrama 1 1. Angajaţii la care se face referire în tabel înseamnă toate individualităţile ale căror activităţi de lucru sprijină domeniul verificării aşa cum este descris de către sistemul de management de mediu. Numărul efectiv de angajaţi include şi personalul nepermanent (sezonier, temporar şi subcontractat) care va fi prezent la momentul verificării. Un verificator ar trebui să cadă de acord cu organizaţia care va fi verificată asupra programului verificării, care va ilustra cel mai bine întregul domeniu al organizaţiei. Analiza poate include sezonul, luna, ziua/data şi schimburi, după caz. Angajaţii cu normă de lucru parţială ar trebui trataţi ca şi angajaţii permanenţi. Aceasta se va stabili în funcţie de numărul de ore lucrate, în comparaţie cu un angajat full-time, a se vedea punctul nr. 6 - calculul impactului activităţilor efectuate în schimburi. 2. Timpul de verificare EMAS include timpul petrecut de către un Verificator sau de echipa de verificatori pentru planificare (inclusiv analiza documentelor în afara sediului, dacă este cazul); interfaţa cu organizaţia, personalul, înregistrările, documentele şi procesele precum şi întocmirea raportului. Este de aşteptat ca "Verificatorul" implicat atât în planificare cât şi în întocmirea raportului scris să nu reducă în mod normal timpul total al verificarii EMAS petrecut la faţa locului la mai puţin de 80% din timpul prezentat în Diagrama Timpului de Auditor. Aceasta se aplică verificărilor iniţiale, validărilor anuale şi verificărilor pentru menţinerea înregistrării. Acolo unde este necesar o suplimentare a timpului pentru planificare şi/sau întocmirea raportului, aceasta nu va constitui o justificare pentru reducerea timpului de verificare EMAS la faţa locului. Timpul necesar pentru deplasarea verificatorului nu este inclus în 12

13 din România Pagina 13 / 20 acest calcul, şi este suplimentar faţă de timpul de Auditor la care se face referire în diagramă. Notă: 80% este un factor bazat pe experienţa în audituri SMM. 3. Timpul de verificare EMAS aşa cum se face referire în această diagramă este declarat în termeni de Zile Verificare EMAS petrecute în evaluare. O Zi de Verificare este în mod normal o zi de lucru de 8 ore. Numărul de zile de verificare contractate nu pot fi reduse în etapele de planificare iniţială prin programarea mai multor ore pe ziua de lucru. 4. Pentru ciclul iniţial de înregistrare, timpul de supraveghere pentru o organizaţie dată ar trebui să fie proporţional cu timpul petrecut la evaluarea iniţială, având în vedere că timpul total petrecut anual la supraveghere este aproximativ 1/3 din timpul petrecut la evaluarea iniţială. Timpul planificat pentru supraveghere ar trebui analizat din când în când pentru a ţine seama de schimbările din organizaţie, de maturitatea sistemului, etc. şi de reevaluare. 5. Timpul total petrecut în efectuarea verificării şi validării în vederea menţinerii înregistrării va depinde de concluziile analizei efectuate asupra constatărilor din perioada de înregistrare anterioară. Timpul petrecut ar trebui să fie proporţional cu timpul care ar trebui petrecut la verificarea iniţială şi validarea aceleiaşi organizaţii şi ar trebui să reprezinte cam 2/3 din acest timp. Verificarea şi validarea pentru menţinerea înregistrării este timpul petrecut înainte şi după timpul supravegherii de rutină, dar, când această verificare este efectuată în acelaşi timp cu vizita de supraveghere de rutină, reevaluarea este suficientă pentru a îndeplini, de asemenea, cerinţele pentru supraveghere. Indiferent de concluzia care este trasă, se aplică îndrumarile din IAF MD Dacă o parte semnificativă din activităţi sunt efectuate în schimburi, numărul total de angajaţi poate fi calculat după cum urmează: (numărul de angajaţi care nu lucrează în schimburi) + {(numărul de angajaţi care lucrează în schimburi) / (numărul de schimburi minus unu)}. O condiţie este că nu există diferenţe semnificative între schimburi cu privire la tipul şi intensitatea activităţilor. Dacă este posibil, verificarea ar trebui să includă o vizită în timpul unui schimb de noapte (de ex. resposabilitatea şefilor de schimburi, comportamentul în cazul incidentelor, accidentelor sau pregătirii pentru situaţii de urgenţă de mediu). 13

14 din România Pagina 14 / 20 Factori pentru finalizarea timpului de verificare 14

15 din România Pagina 15 / 20 Factori care trebuie luaţi în considerare la finalizarea timpului de verificare Factori care conduc la creşterea calculului numărului de om-zile În conformitate cu cerinţele suplimentare ale EMAS, verificatorul EMAS ar trebui să planifice mai mult timp, decât cel menţionat în diagrama de mai sus, pentru a efectua o examinare mai profundă a următoarelor aspecte: - Cerinţe legale: Pentru a determina dacă este realizată conformitatea cu cerinţele legale; - Performanţa de mediu: Pentru a determina dacă sunt îndeplinite cerinţele din Anexa IV; - Relaţii şi comunicare externă creşterea suplimentară a timpului de verificare EMAS dacă: Procedura de comunicare de la/cu autorităţile externe (inclusiv declaraţia de mediu) nu este corespunzătoare; - Implicarea angajatului - creşterea suplimentară a timpului de verificare dacă: Este stabilită o formă de organizare a lucrătorilor, dar acesta nu primeşte invitaţie de a participa la întâlnirile privind mediul; În auditul intern nu este planificat interviu cu consiliul muncitorilor. - Declaraţia de mediu - creşterea suplimentară a timpului de verificare dacă: Este disponibil proiectul declaraţiei de mediu, dar trebuie să fie finalizat; Multe informaţii nu sunt plauzibile, adevărate sau inteligibile; Versiunile print/web trebuie să fie adecvate cerinţelor de proiectare detaliate (corporative). Dacă organizaţia care urmează să fie verificată nu este certificată ISO 14001: verificatorul de mediu trebuie, în special la prima verificare, să verifice că organizaţia îndeplineşte următoarele cerinţe: sistem de management de mediu pe deplin operaţional, în conformitate cu Anexa II; a fost efectuată o analiză de mediu iniţială; un program de audit planificat în întregime, care deja a început în conformitate cu Anexa I, astfel că au fost acoperite cel puţin zonele cu impactul cel mai semnificativ asupra mediului; o analiză de management terminată; pregătirea unei declaraţii de mediu în conformitate cu Anexa IV, pct. B Mai mult, toate îndrumările din ghidul IAF pot fi utilizate, de asemenea şi pentru EMAS: Logistică complicată care implică mai mult decât o clădire sau câteva locaţii în care se desfăşoară activitatea;15

16 din România Pagina 16 / 20 Factori care trebuie luaţi în considerare la finalizarea timpului de verificare Factori care conduc la creşterea calculului numărului de om-zile În conformitate cu cerinţele suplimentare ale EMAS, verificatorul EMAS ar trebui să planifice mai mult timp, decât cel menţionat în diagrama de mai sus, pentru a efectua o examinare mai profundă a următoarelor aspecte: - Cerinţe legale: Pentru a determina dacă este realizată conformitatea cu cerinţele legale; - Performanţa de mediu: Pentru a determina dacă sunt îndeplinite cerinţele din Anexa IV; - Relaţii şi comunicare externă creşterea suplimentară a timpului de verificare EMAS dacă: Procedura de comunicare de la/cu autorităţile externe (inclusiv declaraţia de mediu) nu este corespunzătoare; - Implicarea angajatului - creşterea suplimentară a timpului de verificare dacă: Este stabilită o formă de organizare a lucrătorilor, dar acesta nu primeşte invitaţie de a participa la întâlnirile privind mediul; În auditul intern nu este planificat interviu cu consiliul muncitorilor. - Declaraţia de mediu - creşterea suplimentară a timpului de verificare dacă: Este disponibil proiectul declaraţiei de mediu, dar trebuie să fie finalizat; Multe informaţii nu sunt plauzibile, adevărate sau inteligibile; Versiunile print/web trebuie să fie adecvate cerinţelor de proiectare detaliate (corporative). Dacă organizaţia care urmează să fie verificată nu este certificată ISO 14001: verificatorul de mediu trebuie, în special la prima verificare, să verifice că organizaţia îndeplineşte următoarele cerinţe: sistem de management de mediu pe deplin operaţional, în conformitate cu Anexa II; a fost efectuată o analiză de mediu iniţială; un program de audit planificat în întregime, care deja a început în conformitate cu Anexa I, astfel că au fost acoperite cel puţin zonele cu impactul cel mai semnificativ asupra mediului; o analiză de management terminată; pregătirea unei declaraţii de mediu în conformitate cu Anexa IV, pct. B Mai mult, toate îndrumările din ghidul IAF pot fi utilizate, de asemenea şi pentru EMAS: Logistică complicată care implică mai mult decât o clădire sau câteva locaţii în care se desfăşoară activitatea;16

17 din România Pagina 17 / 20 Procedura verficatorului poate prevedea timpul verificării pentru un număr de angajaţi mai mare de Un astfel de timp al verificării ar trebui să urmărească într-un mod consecvent progresia din Diagrama 1. Legătura dintre complexitate şi activităţile organizaţionale Tabelul 2 Exemple de legătură între activităţile organizaţionale şi complexitatea categoriilor aspectelor de mediu Categoria complexităţii Activităţi organizaţionale Ridicată - minerit şi exploatarea în carieră - extracţia petrolului şi a gazului - tăbăcirea de textile şi articole de îmbrăcăminte - transformarea în pastă ca parte a procesului de fabricare a hârtiei, incluzând procesarea hârtiei reciclate - rafinarea petrolului - chimicale şi farmaceutice - producţii primare metale - prelucrări nemetale şi produse de acoperire din ceramică şi ciment - generarea de energie electrică pe bază de cărbune - construcţii civile şi demolări - procesarea deşeurilor periculoase şi nepericuloase de ex. incinerarea - tratarea apelor reziduale şi de canalizare Medie - pescuit /agricultură/ sivicultură - textile şi articole de îmbrăcăminte mai puţin tăbăcirea - fabricarea scândurii, tratamentul/ impregnarea lemnului şi a produselor din lemn - producţia de hârtie şi imprimarea excluzând transformarea în pastă - prelucrări nemetalice şi produse de acoperire din sticlă, argilă, var etc. - tratamente de suprafaţă şi alte tratamente chimice pentru fabricarea produselor din metal care exclud producţia primară - tratamente de suprafaţă şi alte tratamente bazate pe compoziţie chimică pentru ineria mecanică generală - producţia plăci de circuite imprimate primare pentru industria electronică - producţia de echipamente de transport drumuri, cai ferate, avioane, vapoare - generare şi distribuţia electricităţii care nu este bazată pe cărbuni - producţia, depozitarea şi distribuirea gazului ( a se observa că extracţia e încadrată la un nivel superior) - extragerea, purificarea şi distribuţia apei inclusiv exploatarea 17

18 din România Pagina 18 / 20 râurilor (a se observa că tratarea apelor reziduale comerciale este încadrată la un nivel superior) - comerţul angro şi comerţul cu amănuntul al combustibilului mineral - procesare mâncare şi tutun - transport şi distribuţie pe mare, aer, sol - agenţii imobiliare comerciale, managementul proprietăţilor, curăţire industrială, - curăţenie igienică, - curăţătorie chimică în mod normal parte a serviciilor de afaceri generale de reciclare, tratarea cu îngrăşământ, groapă de gunoi ecologică (pentru deşeuri care nu sunt periculoase) - încercări tehnice şi laboratoare - sănătate/spitale/veterinare - servicii pentru timpul liber, servicii personale exclude hoteluri/ restaurant Scăzută - hoteluri/ restaurante - lemn şi produse din lemn exceptând fabricarea scândurilor, tratamentul şi impregnarea lemnului - produse din hârtie, exceptând imprimarea, transformarea în pastă şi fabricarea hârtiei - modelarea prin injecţie a caucicului şi maselor plastice formare şi asamblare exclude fabricarea materiei prime din plastic şi cauciuc care sunt parte a produselor chimice - formarea la cald şi la rece şi fabricarea metalelor exclude tratamentul - suprafeţelor şi alte tratamente chimice şi producţia primară - asamblare în ingineria mecanică generală excluzând tratamentul suprafeţelor şi alte tratamente chimice - vânzare angro sau cu amănuntul - asamblarea echipamentelor electrice şi electronice excluzând fabricarea - plăcilor circuite imprimate primare Limitată - activităţi corporative şi de management, HQ şi managementul companiilor de tip concern - transport şi distribuţie managementul serviciilor care nu au concret un parc de masini de administrat - telecomunicaţii - servicii generale de afaceri cu excepţia agenţiilor imobiliare comerciale, - managementul adminstratiei, curăţare industrial în scopuri igienice, curăţare chimică, servicii educaţionale Cazuri speciale - nuclear - generarea electricităţii nucleare - depozitarea unor cantităţi mari de materiale periculoase - administraţia publică - autorităţi locale - organizaţii cu produse sau servicii sensibile din punct de vedere 18

19 din România Pagina 19 / 20 Notă: al mediului - instituţii financiare Ar trebui recunoscut faptul că nu toate organizaţiile dintr-un sector specific vor fi încadrate totdeauna în aceeaşi categorie de complexitate. Organismul de verificare ar trebui să permită o anumită flexibilitate în procedura de analiză a contractului său pentru a asigura că activităţile specifice ale organizaţiilor sunt luate în considerare pentru a determina categoria de complexitate. 7. MODIFICĂRI FAŢĂ DE EDIŢIA ANTERIOARĂ Istoricul documentului asigură trasabilitatea documentului din care face parte şi se păstrează pe durata existenţei acestuia. REVIZIA DOCUMENTU LUI SI DATA REVIZIEI Ediţia din MODIFICARI OPERATE Art.3.3. s-au introdus noile referențiale: RE 01 Reguli pentru acreditare ediţia în vigoare conform documentelor RENAR RS 5.2 SM Regulament specific de acreditare în domeniul acreditării organismelor care efectuează audit şi certificare de sisteme de management calitate, mediu, sănătate şi securitate ocupaţională conform SR EN ISO/CEI 17021:2011. Art.5(1) s-a eliminat tabelul cu documentele din mapa Art 5 (3) a fost eliminat DATA DIFUZARII DOCUMENTUL UI REVIZUIT DATA RETRAGERII DOCUMENTU LUI PERIMAT 19

20 din România Pagina 20 / 20 Art.5.(5) s-a introdus textul : In conformitate cu prevederile art. 28 alin. (8) din Regulamentul nr. 1221/2009 şi respectiv prevederile art. 7 din HG nr. 57/2011, RENAR va înştiinţa autoritatea competentă privind deciziile de acreditare, de suspendare sau de retragere a acreditării, precum şi privind modificările domeniului de acreditare, evidenţiate în lista verificatorilor de mediu acreditaţi, publicată pe site-ul RENAR. Art.5 (8) s-a introdus textul : (8) Refuzul, suspendarea sau retragerea acreditării În cazul în care se impune refuzul solicitării de acreditare, RENAR va respecta prevederile art. 28 alin. (7) din Regulamentul nr. 1221/2009. În cazul în care se impune suspendarea sau retragerea acreditării verificatorului de mediu, RENAR va respecta prevederile art. 23 alin. (7) şi art. 29 din Regulamentul nr. 1221/