DIE PERSOONLIKE BmLIOGRAFIESE DATABASIS: TOEPASSINGSMOONTLIKHEDE VIR DIE LEWERING VAN 'N SDI - DIENS AAN AKADEMICI. deur. HESTER GERTRUIDA BOLTl\1AN

DIE PERSOONLIKE BmLIOGRAFIESE DATABASIS: TOEPASSINGSMOONTLIKHEDE VIR DIE LEWERING VAN 'N SDI - DIENS AAN AKADEMICI deur HESTER GERTRUIDA BOLTl\1AN skripsie voorgele ter gedeeltelike vervulling van die vereistes vir die graad MAGISTER BmLIOTHECOLOGIAE in die FAKULTEIT LETTERE EN WYSBEGEERTE aan die RANDSE AFRIKAANSE UNIVERSITEIT STUDIELEIER: PROF. P.A. VAN BRAKEL November 1993

INHOUDSOPGAWE SUMMARY v 1 INLEIDING 1 1.1 Agtergrond tot die probleem 1 1.2 Probleemstelling 3 1.3 Relevansie van die probleemvir die vakgebied 5 1.4 Afbakening van die studieterrein 5 1.5 Navorsingsmetodes 6 1.6 Hoofstukindeling 6 2 HUIDIGE STAND VAN DIE PERSOONLIKE WERKSTASIE 7 VAN DIE AKADEMIKUS 2.1 Inleiding 7 2.2 Die akademiese werkstasie en die behoeftes van die akademikus 8 2.3 Voorbeelde van akademiese werkstasies in die literatuur 12 a) Brown University 12 b) "Integrated Academic Information Management System" (laims) 13 2.4 Samevatting: Kenmerke van die akademiesewerkstasie 13 2.5 Gevolgtrekking 15 3 BEGINSELS EN TEGNIEKE WAARVOLGENS SDI-DIENSTE 16 AAN AKADEMIESE NAVORSERS GELEWER WORD 3.1 Inleiding 16 3.2 Terminologie: Aktualiteitsdiens, selektiewe disseminasie van 17 - inligting (SDI) en elektroniese SDI 3.3 Metodes vir die lewering van aktualiteitsdienste 18 a) Eksteme dienste 19- b).lnhuise dienste 20 ~ 3.4 Vereistes vir en kenmerke van elektroniese SDI-dienste 21 j 3.4.1 Funksionering van elektroniese SDI-dienste 23 3.4.1.1 Personeel 24

11 3.4.1.2 Betaling vir dienste 24 3.4.1.3 Bemarking 24 3.4.1.4 Tegnieke vir die lewering van elektroniese SDI-dienste 25 a) Skep van soekprofiele 25 b) Uitvoering van soektog 26 c) Terugvoer 27 d) Evaluering 28 e) Dokumentlewering 28 3.4.2 Bronne vir elektroniese SDI-dienste 29 3.4.2.1 Disketdatabasisse 30 3.4.2.2 LKS-databasisse 30 3.4.2.3 Intydse databasisse 31 3.4.2.4 Biblioteekkatalogi 32 3.4.3 Die stand van elektroniese SDI-dienste in die praktyk 33 3.5 Gevolgtrekking 34 4 PROSEDURE VIR DIE SKEP VAN 'N PERSOONLIKE 36 BffiLIOGRAFIESE DATABASIS 4.1 Inleiding 36 4.2 Die uitvoerbaarheidstudie 38 4.2.1 Die huidige situasie 38 a) Die versameling 38 b) Huidige toegang tot en gebruik van die versameling 39 c) Hoekom is die nuwe stelsel nodig? 40 d) Huidige apparatuur, programmatuur en personeel 40 4.2.2 Die verjangde stelsel 41 a) Gebruikers 41 b) Toegang 41. c) Toekomstige kenmerke en vereistes van databasis 42 4.3 Redaksionele besluite en waardetoegevoegde velde 43 4.3.1 Inhoudelike besluite 44 a) Dekking van databasis 44

III b) Diepte van dekking 45 c) Uitgawes 45 d) Taal en landvan oorsprong 45 4.3.2 Strukturele besluite 45 a) Standaardisasie 46 b) Waardetoegevoegde velde 47 i) Deskriptore 47 ii) Ekserpte 48 iii) Skennuitleg 48 4.4 Rekords en velde: Definisies en spesifikasies 49 a) Rekord- en velddefiniering 49 b) Veldspesifikasies 51 c) Dokumentasie 51 4.5 Evaiuering en keuse van programmatuur 52 4.5.1 Programmatuunnoontlikhede 52 4.5.2 Programmatuurevaluering 53 4.5.3 Insarneling van die gegewens 55 4.6 Implementering en instandhouding van die databasis 56 4.6.1 Voorbereiding vir omskakeling 56 4.6.2 Omskakelingskeuses 57 a) Invoer met behulp van sleutelbord 57 b) Aftasting ("scanning") 57 c) Omskakeling van masjienleesbare data 57 4.6.3 Rugsteunprosedures 58 4.6.4 Kwaiiteitskontrole 58 4.6.5 Dokumentasie 59 4.7 Gevolgtrekking 59

IV 5, EMPIRIESE ONDERSOEK: VASSTELLING VAN DIE 60 BEHOEFfE AAN EN STRUKTUUR VAN 'N PERSOONLIKE BffiLIOGRAFIESE DATABASIS IN 'N AKADEMIESE OMGEWING 5.1 InIeiding 60 5.2 Keuse van metode 60 5.3 Samestelling van die ondersoekgroep 60 5.4 Onderhoude 61 5.5 Inhoud van en resultate uit onderhoude verkry 62 5.5.1 Agtergrond en inleidende siftingsvrae 62 5.5.2 Afdeling A: Beskrywing van die huidige versameling 63 5.5.3 Afdeling B: Beskrywing van toegang en gebruik 64 5.5.4 Afdeling C: Beskrywing van huidige apparatuur en programmatuur 71 5.5.5 Afdeling D: Toekoms van die databasis 73 5.6 Gevolgtrekking 74 6 6.1 6.2 6.3 SAMEVATTING EN GEVOLGTREKKING Samevatting Gevolgtrekking Verdere navorsing 76 76 78 81 BmLIOGRAFIE 83 BYLAE: VRAELYS OM STRUKTUUR VAN PERSOONLIKE BmLIOGRAFIESE DATABASIS BY AKADEMICI VASTESTEL

v SUMMARY PERSONAL BmLIOGRAPHIC DATABASES: APPLICATIONS FOR THE PROVISION OFAN SDI SERVICE TO ACADEMIC STAFF Traditionally academic libraries have provided current awareness services of one kind or another to academic researchers. Advances in electronic information technology require that existing current awareness services be reviewed critically. The aim ofthis study was to determine the extent ofthe need for and application possibilities of a personal bibliographic database when providing an SDI service to academic staff. A selective literature study was done to determine: the current state of the academic workstation; the principles and techniques which govern the provision of an SDI service to academic staff; and the procedure for the creation and management ofa personal bibliographic database. Furthermore. the need for and structure of a personal bibliographic database in an academic environment were determined by conducting structured interviews with academic staff. The literature study proved that academic workstations allow academic staff to fulfil their teaching. research and administrative duties more productively. It was found that a personal bibliographic database is indispensable for the completion of most of these tasks. One of the tasks in which the personal bibliographic database plays a special role. is the provision ofan electronic SOl service. The maintenance of such a personal bibliographic database is, however. an extensive task. The empirical investigation proved that there is a real need amongst academic staff for a personal bibliographic database. Ifan electronic SOl service were to be provided. the database structure would have to accommodate a variety of material types, access points and search characteristics. The academic information service will then be responsible for consultation regarding the choice ofan adequate package, as well as training in the use ofthe package, for example. indexing and database administration.

Vl If the academic information service were to expand its services to provide a full-blown electronic SDI service to academic staff, it would move closer towards fulfilling the expectations that academic staffcherish ofan ideal information service, for example to playa pro-active role in the research process, to work in partnership with the researcher and to assist with the training and consultation ofresearchers. Ifa personal bibliographic database were to be employed in the provision ofan electronic SDI service, it will enable the researcher as well as the information specialist to make optimum use of technology to enhance productivity in the fulfillment of their daily tasks. Thus a contribution will be made towards using existing resources as effectively as possible.

1 HOOFSTUKI INLEIDING 1.1 AGTERGROND TOT DIE PROBLEEM Wat is die rol van die akademiese inligtingsdiens (universiteitsbiblioteek) in die navorsingsproses? In onlangse literatuur word onder andere verwys na die pro-akiewe rol wat die inligtingsdiens moet speel (Hanson, 1990:279), die dinamiese interaksie tussen gebruiker en inligtingspesialis (Moulik & Lai, 1992:97), die vennootskapsrol tussen die akademikus en die akademiese inligtingspesialis (Grover & Hale, 1988: 14; Somerville, 1986: 138) en die rol van professionele opleiding en konsultasie (pienaar, 1991: 126; Glicksman, 1990:346). Hierdie gedagtes sluit nou aan by die siening van Aucamp (1993:1-4) ten opsigte van die aard van die biblioteek- en inligtingsdiens by die RAU-biblioteek in die jaar 2000. Hoe kan die akademiese biblioteek aan hierdie rolverwagting voldoen? Die antwoord Ie moontlik by die uitbreiding van die huidige dienste deur die lewering van 'n voiwaardige elektroniese SDI-diens aan die akademici. Tradisioneel het biblioteke probeer om die een of ander vonn van aktualiteitsdiens aan hul gebruikers te lewer. Vir individuele navorsers is dit reeds lankal moontlik om gereelde opdaterings van relevante inligting met behuip van SDI-profiele te ontvang. In Inhiberende faktor is koste. Die gebruik van intydse databasisse bly duur en die koste is onvoorspelbaar as gevolg van die aantal verwysings wat verkry word. Dus is daar dikwels 'n onwilligheid om die koste te dra ten spyte van die voordele en nut wat die diens inhou. Oniangse ontwikkelings voorsien egter In meer positiewe klimaat vir In aktualiteitsdiens wat volledig gebaseer is op elektroniese bronne en gerig is op die individuele navorser. Van die belangrikste van hierdie ontwikkelings is die wye beskikbaarheid van leeskompakskywe (LKSle) en aankondigings van nuwe tydskrifartikels op disket, soos byvoorbeeld Current Contents on Diskette.

2 Terselfdertyd is 'n groeiende belangstelling merkbaar in die ontwikkeling van persoonlike bibliografiese databasisse om verwysings te bestuur wat onder andere vanaf LKS-databasisse en diskette afgelaai kan word. Programmatuur vir persoonlike databasistoepassings, spesiaal gerig op die akademiese navorser, is algemeen beskikbaar en sommige bied die moontlikheid om verwysings direk vanaf LKS- en intydse databasisse na die persoonlike bibliografiese databasis van die navorser in te voer. Hierdie ontwikkelings bied dus die moontlikheid vir die lewering van 'n elektroniese aktualiteitsdiens (Cox & Hanson, 1992:36). In 'n akademiese omgewing waar elektroniese werkstasies reeds deel is van die sogenaamde elektroniese kampus, is die lewering van 'n elektroniese aktualiteitsdiens dus moontlik. Die werkstasie van die akademikus (die sogenaamde "scholar's workstation") sowei as die werkstasie van die inligtingspesialis word onder andere aangewend om in die volgende behoeftes te voorsien: a) die op- en aflaai van data en inligting vanaf verskillende tipes eksterne en interne databasisse; b) die herformattering van afgelaaide inligting en die fasiliteit om dit met interne (persoonlike) databasisse te integreer; c) foutvrye datakommunikasie via lokale en wye areanetwerke (Van Brakel, 1991:213). Die herformatteringsaksie kan verskillende vorme aanneem. Tensing (1991 :307-308) het in sy ondersoek die volgende moontlikhede behandel: a) Die afgelaaide rekords word in 'n woordverwerker of'n redigeringsprogram ingelees en per hand verander tot die formaat wat deur die navorser in sy databasis verlang word. Daarna word dit in die databasis gelaai. b) Herformatteringsprogramme word gebruik om die afgelaaide rekords vanaf eksteme databasisse om te skakel na die interne formaat van die spesifieke databasisstelsel. Voorbeelde hiervan is Reference Manager met sy Capture Module en Inmagic met sy MULTI Adapter. Hierdie "front-end"-omskakelingsprogramme is almal enkeldoelig, dit

3 wil se dit kan rekords van verskilllende databasisse omskakel na die formaat van 'n spesifieke databasisprogram. c) In die geval van 'n akademiese inligtingsdiens moet afgelaaide rekords voorsien word aan In wye verskeidenheid navorsers wat waarskynlik nie almal dieselfde persoonlike databasissisteem gebruik nie, en selfs al sou hulle dieselfde databasis gebruik, sal hulle waarskynlik verskillende rekordstrukture benut. Ook kan die akademiese inligtingsdiens soektogte via meer as een databasismakelaar vir navorsers uitvoer. As die akademiese inligtingsdiens so 'n veelsydige herformatteringsfasiliteit wil voorsien, benodig dit 'n meerdoelige herformatteringsprogram wat rekords kan omskakel vanaf die formate van baie makelaars en databasisse na die wye verskeidenheid formate wat onder sy gebruikers aangetref word. HEADFORM van Head Software International is so 'n meerdoelige herformatteringsprogram. 1.2 PROBLEEMSTELLING Uit bostaande kom dit duidelik na yore dat vir doeltreffende taakverrigting deur die akademikus wat hom binne die milieu van die elektroniese werkstasie, die elektroniese biblioteek en die elektroniese kampus bevind, die organisering van relevante inligtingsbronne met behulp van 'n persoonlike databasis onontbeerlik is. Ook vir die lewering van 'n elektroniese SDI-diens aan die akademikus blyk die benutting van In persoonlike bibliografiese databasis nodig te wees. Die akaderniese inligtingsdiens het In rol te vervul ten einde akademici van advies te voorsien by die skep van In persoonlike databasis en by die keuse van geskikte programmatuur. Die akademiese inligtingsdiens is dus in die posisie om leiding te gee ten opsigte van die standaardisering op In spesifieke pakket en ook om die gebruik daarvan te koordineer. Die voordele verbonde aan standaardisasie is voor-die-hand-liggend: die uitruilbaarheid van inligting tussen lede van die universiteitsgemeenskap, tussen navorsers onderling, asook tussen dosente en studente is 'n enkele voorbeeld hiervan (Hanson, 1990:279; Hoadley & Schmidt, 1991:Ill).

4 By verskeie akademiese inligtingsdienste bestaan reeds uitgebreide tegnologiese infrastrukture vir die lewering van 'n inligtingsdiens - en dus ook vir die lewering van 'n elektroniese SDI-diens. Dit behels 'n reeks elektroniese werkstasies wat via verskeie netwerke (intemasionaal, nasionaal en lokaal, byvoorbeeld X25, TELNET en NOVELL) toegang kan verkry tot byvoorbeeld: a) 'n geintegreerde biblioteekstelsel (byvoorbeeld ERUDITE); b) internasionale databasisse (byvoorbeeld DIALOG Information Services en Datastar); c) nasionale databasisse (byvoorbeeld SABINET, INEG en NAVO); d) LKS-databasisse (byvoorbeeld BPI, ERIC, LISA, SSCI en SCI); e) woordverwerkingspakkette (byvoorbeeld MS-Word); f) sigbladprogrammatuur (byvoorbeeld LOTUS 1-2-3); g) 'n e1ektroniese posstelsel (byvoorbeeld PEGASUS MAIL); en h) 'n databasisbestuurspakket (byvoorbeeld Inmagic). Die moderne neiging is dat inligtingspesialiste elkeen oor 'n elektroniese werkstasie beskik en dat akademici via akademiese werkstasies met die totale netwerk gekoppel is. Met bogenoemde as agtergrond word die probleemstelling vir hierdie ondersoek as volg geformuleer: Wat is die behoefte aan en toepassingsmoontlikhede van 'n persoonlike bibliografiese databasis by die lewering van 'n SDI-diens aan akademici? Hieruit vloei die volgende subprobleme voort: a) Wat is die huidige stand van die persoonlike werkstasie VIr die akademikus, die sogenaamde "scholar's workstation"? b) Wat is die huidige beginselsltegnieke waarvolgens SDI-dienste aan akademici gelewer word? c) Watter tegnieke is tans beskikbaar vir die persoonlike organisasie van bibliografiese verwysingslinligtingsbronne deur akademici?

5 d) Aan watter vereistes behoort 'n persoonlike bibliografiese databasis te voldoen (om as oplossing te dien vir die probleem in paragraafc hierbo genoem)? 1.3 RELEVANSIE VAN DIE PROBLEEM VIR DIE VAKGEBIED As gevolg van die ekonomiese druk op universiteite moet beskikbare middele so effektief moontlik aangewend word. Hierdie navorsing het ten doel om vas te stel hoe beskikbare tegnologie optimaal deur die beskikbare mannekrag benut kan word (dosente sowel as biblioteekpersoneel) ten einde hul onderskeie opdragte meer doeltreffend te volvoer. In die literatuur bestaan voldoende inligting oor die meeste sake wat by hierdie ondersoek ter sprake is, naamlik persoonlike databasiskonstruksie, elektroniese werkstasies, elektroniese SDI-dienste asook die rol van die akademiese biblioteek by die navorsingsproses van die akademikus. Daar is egter relatief min geskryf oor hoe navorsers hul persoonlike versamelings van bibliografiese verwysings bestuur (Hanson, 1990:277). Indien tot die gevolgtrekking geraak word dat akademici 'n behoefte aan persoonlike bibliografiese databasisse het vir die bestuur van hul eie versamelings en die databasisstruktuur hiervoor vasgestel kan word, sal dit inligtingspesialiste in staat stel om hul inligtingsdienslewering aan akademici rondom hierdie kennis te beplan. Daardeur sal nader beweeg kan word aan die doel van die elektroniese werkstasie, naamlik dat die navorser en die inligtingspesialis die beskikbare tegnologie optimaal benut ten einde produktiwiteit by die uitvoering van hul taak te verhoog. 1.4 AFBAKENING VAN DIE STUDIETERREIN Die probleem word binne universiteitsverband aangespreek. Die terme "akademikus" en "navorser" verwys hier na universiteitspersoneel wie se opdrag die tipiese funksies van onderrig, navorsing en gemeenskapsdiens insluit. Slegs die persoonlike bibliografiese databasis sal vir die doel van hierdie verslag aangespreek word; ander, soos brondatabasisse, word dus buite rekening gelaat.

6 1.5 NAVORSINGSMETODES 'n Selektiewe literatuurstudie vorm die teoretiese grondslag van hierdie verslag. Dit is uitgevoer om die huidige stand van die akademiese werkstasie te bepaal, die beginsels en tegnieke waarvolgens SDI-dienste aan akademici gelewer word vas te stel en die prosedure vir die skep van 'n persoonlike bibliografiese databasis te beskryf 'n Kwalitatiewe peiling van behoeftes was die oogmerk van die empiriese ondersoek. Daarom is gestruktureerde onderhoudvoering as metode gebruik om vas te stel wat die behoeftes aan en struktuur van 'n persoonlike bibliografiese databasis in 'n akademiese omgewing is. 'n Vraelys is as hulpmiddel by die onderhoude gebruik. Die onderhoude is met geselekteerde akademici van die Randse Afrikaanse Universiteit gevoer. 1.6 HOOFSTUKINDELING Die navorsingverslag is in ses hoofstukke verdeel. In hoofstuk 2 is die huidige stand van die persoonlike werkstasie van die akademikus vasgestel. Hoofstuk 3 is gewy aan die beginsels en tegnieke waarvolgens SDI-dienste aan akademiese navorsers gelewer word ten einde vas te stel of die persoonlike bibliografiese databasis 'n funksie in die verband te vervul het. Hoofstuk 4 fokus op die prosedure vir die skep van 'n persoonlike bibliografiese databasis. Die empiriese ondersoek wat die behoefte aan en struktuur van 'n persoonlike bibliografiese databasis in 'n akademiese omgewing probeer peil het, is in hoofstuk 5 beskryf Die laaste hoofstuk Ie klern op die belangrikste gevolgtrekkings van die navorsing wat ondemeem is.

7 HOOFSTUK2 HUIDIGE STAND VAN DIE PERSOONLIKE WERKSTASIE VAN DIE AKADEMIKUS 2.1 INLEIDING In die literatuur is daar 'n verskeidenheid definisies val') die term "werkstasie", onder andere die van Adams (1990:271), McKnight (1990:263) en Nelson (1988:11-12). Uit al hierdie definisies blyk dit dat die term "elektroniese werkstasie" toenemend gebruik word om 'n omgewing te beskryf waar 'n persoon elektroniese toerusting soos 'n persoonlike rekenaar, toepaslike randapparatuur en programmatuur gebruik am data en inligting te verwerk met die doel om produktiwiteit te verhoog. Afhangend van die perspektief waaruit die onderwerp benader word, kan verskillende groepe werkstasiesgeidentifiseer word. Van Brakel (1991a:212) verwys na vier tipes: a) Die akademiese werkstasie (of "scholar's workstation") wat deur die akademikus gebruik word; b) die naslaanwerkstasie (of "patron's workstation") wat veral deur die eindgebruiker (insluitend die akademikus) gebruik word; c) die werkstasie van die inligtingspesialis(oak genoem die tussenganger); en d) die werkstasie vir inligtingbestuur. AI vier hierdie tipes kom in die omgewing van die akademiese inligtingsdiens voor. 'n Verdere (vyfde) tipe in die omgewing word deur Wright (1990:85-98) genoern, naarnlik e) die werkstasie vir tegniese dienste soos aanskaf, ontsluiting en sirkulasie. Vir suksesvolle taakverrigting is die akademikus afhanklik van die optimale gebruik van sy persoonlike werkstasie, dit wil se die akademiese werkstasie. Die volgende bespreking word

8 gewy aan die kenmerke van die akademiese werkstasie, soos dit tans deur die akademikus aangewend word om te voldoen aan die vereistes wat sy taakopdrag aan hom stel. 2.2 DIE AKADEMIESE WERKSTASIE EN DIE BEHOEFTES VAN DIE AKADEMIKUS Die oorkoepelende doel van die akademiese werkstasie is om die navorser te help om die produktiwiteit by die uitvoering van sy take te verhoog. Die vereistes waaraan 'n akademiese werkstasie moet voldoen, hang nou saam met die take wat die akademikus moet verrig (McKnight, 1990:263). Die gemiddelde akademikus aan 'n universiteit se opdrag sluit gewoonlik onderrig, navorsing en gemeenskapsdiens in (Suid-Afrika, 1987:x). Aangesien gemeenskapsdiens nou verweef is met die akademikus se doseer- en navorsingsopdrag sal die gemeenskapsdiensfunksie vir die doel van hierdie studie buite rekening gelaat word. Daar sal gekonsentreer word op die onderrig- en navorsingsfunksies asook op die ondersteunende administratiewe funksies wat die akademikus vervul. a) Onderrig Volgens die NASOP 02-129-verslag (Suid-Afrika, 1987:x) word met die term "onderrig" by universiteite bedoel: "...die ontwikkeling van die intellek van die student deur die inskerping van die fundamentele beginsels van wetenskaplike denke en werkwyse in die verskillende akademiese dissiplines". Dit "...behoort onder andere te lei tot die hoevlakberoepsvoorbereiding van die student". 'n Werkstasie kan die funksie in vele opsigte steun, byvoorbeeld deur middel van die voorbereiding van rekenaargesteunde onderrigmateriaal wat aan studente by soortgelyke werkstasies gelewer kan word. 'n Voorbeeld hiervan in die Iiteratuur is die hipermediawerkstasies vir onder andere Engels en Biologie op die kampusnetwerk van die Brown-Universiteit (McKnight, 1990:264).

9 b) Navorsing Hierdie funksie behels die generering van nuwe kennis en 'n verkenningsgees ter bevordering van die waarheid (Suid-Afrika, 1987:x). Dit kan ook gedefinieer word as 'n "doelbewuste, noukeurige en sistematiese toepassing van die wetenskaplike metode in die soektog na nuwe kennis ofin die herinterpretasie van reeds bestaande kennis" (Lor, 1986; soos aangehaal deur Pienaar, 1991:112). Dit omvat take soos die versameling en ontleding van inligting en primere data, die skryf van verslae asook kommunikasie deur middel van seminare, konferensies en boeke. Hierdie take kan elektronies ondersteun word, byvoorbeeld deur middel van woordprosessering, elektroniese konferering en intydse soek en kopiering van inligting. Die verkryging van prirnere data, veral in die natuurwetenskappe, verg egter nog spesialiteitstoerusting (McKnight, 1990:264). c) Administrasie Administratiewe take neem 'n groot deel van 'n akademikus se tyd in beslag. Dit behels onder andere die volgende: i) Rekordhouding van byvoorbeeld kjaslyste en punte van studente. Sulke rekords hoef nie noodwendig op die akademikus se persoonlike rekenaar gehou te word nie; dit kan op 'n sentrale (netwerk-)rekenaar gehou word, wat kommunikasie tussen die rekenaar en die werkstasie moontlik maak. ii) Kommunikasie met koliegas via 'n elektroniese posstelsel. Die kommunikasiefunksie kan byvoorbeejd konfereringsfasijiteite insluit sodat oog-tot-oog vergaderings, soos gereelde departementele vergaderings, daardeur aangevul kan word (McKnight, 1990~263). iii) Aspekte van kantooroutomatisasie soos begrotingsbeheer, korrespondensie en databasisinstandhouding (vir byvoorbeeld voorrade en studentegegewens).

10 'n Praktiese toepassing van bostaande bree funksies van die akademikus word aangetref in D'Elia (1991: 140-141) se studie waar bevind is dat die navorser sewe verskillende soorte inligtingprosesseringsaktiwiteite verrig ten einde sy onderrig-, navorsings- en administratiewe funksies uit te voer: a) "Intelligence gathering" en "current awareness" Hierdie aktiwiteite behels die aktiewe en soms deurlopende verkenning van die verskillende omgewings waarbinne die navorser opereer. Hy moet sensitief wees vir enige inligting wat potensieel bruikbaar mag wees. Hiervoor steun die navorser sterk op kollegas binne en buite die organisasie, asook op konferensies en ander byeenkomste om op die hoogte van sake te bly. b) Soek na benodigde inligting Met hierdie aktiwiteite wend die akademikus doelbewuste pogings aan om na spesifieke inligting te soek. Die soekresultate kan ofdie inligting self of 'n verwysinglaanhaling na/van die inligting oplewer. Weer eens steun die navorser sterk op kollegas binne en buite die organisasie, byvoorbeeld ondersteunende personeel, studenteassistente en die personeel van die akademiese inligtingsdiens. c) Verkryging van inligting Waar 'n soekresultaat slegs ('n) verwysing(s) opgelewer het, moet die inligting self verkry word. Dit kan geskied deur middel van die aankoop, leen of duplisering van die materiaal. Hiervoor word sterk gesteun op onder andere persoonlike versamelings, die akademiese inligtingsdiens, die versamelings van kollegas binne en buite die organisasie, asook op boekhandelaars en -uitgewers as bronne van inligting,

11 d) Organisasie en bestuur van inligtingsbronne Data, dokumente en leers van persoonlike of groepsprojekte is hier ter sprake. Navorsers aanvaar gewoonlik persoonlik verantwoordelikheid vir die organisasie en instandhouding van sulke inligtingsbronne. e) Venverking ("manipulation") van inligting Hierdie aktiwiteite behels die analise van die verkree inligting. Dit kan die tekstuele, kwantitatiewe en/of grafiese verwerking van die data insluit. Navorsers gebruik gewoonlik persoonlike rekenaars vir woordverwerking, statistieke en grafiese toepassings in databasisbestuur, terwyl die universiteit se hoofrekenaar aangewend word vir die statistiese.analise van groot databasisse. f) Kodperatiewe werk Die uitruil ("sharing") en prosessering van inligting tussen individue wat betrokke is by gesamentlike administratiewe, navorsings- en onderrigaktiwiteite is hier ter sprake. Dit geskied gewoonlik formeel via die bestaande organisasiestruktuur en informeel VIa vergaderings van die betrokke navorsingsprojek. g) Verspreiding van inligting Geprosesseerde inligting word mondelings oorgedra en/of fisies versprei deur rniddel van byvoorbeejd leers, memoranda, verslae en dokumente. Dit geskied gewoonlik met behulp van kampuspos, telefoonoproepe, die nasionale posdiens van die land en soms via private spoedposdienste. Elektroniese Ieeroordrag word ook toenemend gebruik. Bogenoernde funksies en take berus verder op algemene ondersteuningsfunksies soos die aanskaffing, storing, herwinning en analise van data en inligting, sowel as op basiese fasiliteite soos skryf(teksredigering), lees en formele/informele kommunikasie (Van Brakel, 1991a:212; McKnight, 1990:264-266).

12 2.3 VOORBEELDE VAN AKADEMIESE WERKSTASIES IN DIE LITERATUUR Voordele van die optimale gebruik van die persoonlike werkstasie, byvoorbeeld hoer produktiwiteit en verbeterde besluitneming, het veroorsaak dat 'n hele aantal oorsese ondersoeke in die onlangse verlede geloods is om die moontlikhede vas te stel indien elke akademikus van so 'n persoonlike werkstasie voorsien sou word. Die bekendste voorbeelde van sulke ondersoeke is die van Brown University in Providence, Rhode Island en die van die Integrated Academic Information Management System by die University ofmaryland. a) Brown University Brown University in Providence, Rhode Island word beskou as een van die drie "Star Wars"-universiteite van die VSA. (Die ander twee is Carnegie Mellon en Massachusetts Institute of Technology (MIT». Brown University het in 1983 begin met 'n omvattende projek om sy rekenaar-, kommunikasie- en inligtingsisteme uit te brei en te integreer. Die doel van die projek was om met nuwe tipes rekenaar- en kommunikasietoerusting, wat moontlik 'n groot invloed op die toekoms van opvoeding en vakkundigheid kon he, te eksperimenteer, dit te ontwikkel en te evalueer. 'n Getntegreerde netwerk van rekenaars, bedoel vir 'n groot verskeidenheid van onderrig- en navorsingsaktiwiteite, sou ontwikkel word. Oorspronklik sou 10 000 werkstasies op die kampus gemstalleer word. Elkeen sou gekoppel wees aan lokale netwerke, wat op hul beurt weer aan die kampusnetwerk verbind sou wees. Die fasiliteite sou funksies soos berekenings, woordverwerking, inligtingherwinning, data-analise, rekenaargrafika, netwerkkommunikasie en biblioteektoegang moontlik maak. Verskeie faktore was daarvoor verantwoordelik dat die projek nie gerealiseer het soos dit beplan was nie. Dit was duidelik dat die rooster vir implementering te ambisieus was, krag van die werkstasies die meeste kliente se behoeftes oorskry het en die implementeringskostes die oorspronklike begroting oorskry het.

13 Alhoewel die projek nie soos oorspronklik beplan verloop het nie, het die pogings nogtans die rigting van ontwikkeling in die guns van die moderne akademikus se werkpatroon geswaai (Van Brakel, 1991b: 184-185). b) "Integrated Academic Information Management System" ClAIMS) Die IAIMS-konsep, gelei deur die VSA se National Library of Medicine (NLM), is in 1983 geloods met die doel om akaderniese rnediese sentrums en hul biblioteke in staat te stel om die inligtingsvloei binne 'n organisasie te verbeter. Verskeie organisasies uit die mediese wereld het aan die projek deelgeneem. Die University of Maryland kan beskou word as 'n verteenwoordigende voorbeeld. Hier is die IAIMS-konsep toegepas as 'n netwerksisteern met gebruikersvriendelike programmatuur wat die akademikus in staat stel om data te organiseer, inligting te onttrek, idees te ontwikkel en sy aksies te evalueer (Wilson, et ai., 1988: 113). Hulle het beplan om van lokale areanetwerke (LAN's) en 'n kampusnetwerk gebruik te maak om kommunikasie te verbeter sodat inligting en idees makliker en meer effektief uitgeruil kan word. Die uiteindelike ideaal is dat inligtingsprosessering oor mikro-, mini- en hoofrekenaars versprei en gemtegreer sal word, met die klem op persooniike rekenaars as die eindgebruiker se "venster" op die stelsel (Van Brakel, 1991b: 185). 2.4 SAMEVATIING: KENMERKE VAN DIE AKADEMIESE WERKSTASIE Uit bogenoemde en enkele ander voorbeelde in die literatuur kan die volgende kenmerke van die akademiese werkstasie saamgevat word: Die akademiese werkstasie, wat bestaan uit 'n basiese mikrorekenaar-konfigurasie, sal gekoppel wees aan: a) 'n lokale areanetwerk (LAN) of'n verskeidenheid LAN's, b) 'n kampusnetwerk asook c) ander netwerke, byvoorbeeld Internet.

14 Dit sal beskik oor: a) 'n gebruikersvriendelike koppelvlak wat dit vir die (soms oningewyde) eindgebruiker/ akademikus moontlik maak om sonder moeite via byvoorbeeld grafiese vensters ("windows") en aftrek-kiespanele toegang tot al die bronne te verkry, asook b) aanpasbare programmatuur, dit wil se die vlak van die integrasie is sodanig dat data vanaf een toepassing maklik met 'n ander gemtegreer kan word. Die netwerke sal toegang verleen tot: a) eksterne databasisse, byvoorbeeld i) intydse databasisse en ii) LKS-databasisse; b) interne databasisse, byvoorbeeld i) die intydse katalogus van die akademiese inligtingsdiens, ii) die akademikus se eie persooniike databasis en iii) databasisse van ander departemente/afdelings; c) elektroniese pos; en d) programme vir rekenaargesteunde onderrig. Die volgende funksies sal verrig kan word: a) skep van 'n eie persoonlike databasis; b) organisasie van data, dokumente en leers, byvoorbeeld data-analise, berekenings, woordverwerking en rekenaargrafika;

15 c) herwinning en storing van inligting; d) herformattering en aflaai van inligting; e) kornmunikasie via netwerke, byvoorbeeld i) met kollegas op die kampus en elders, via elektroniese pos en rekenaargebaseerde konferering, ii) met interbiblioteeklenings om leenversoeke te rig en iii) met die akademiese inligtingsdiens vir dokumentlewering; f) voorbereiding van rekenaargesteunde onderrigmateriaal; en g) evaluering van aksies. 2.5 GEVOLGTREKKING Dit blyk uit die literatuur dat akademiese werkstasies akademici in staat kan stel om die take wat hul onderrig-, navorsings- en administratiewe funksies aan hulle stel, meer produktief te verrig. Uit die funksies wat in paragraaf 2.4 hierbo saamgevat word, is dit duidelik dat 'n persoonlike databasis vir die meeste van hierdie funksies onontbeerlik is. In die volgende hoofstuk sal die huidige tegnieke ondersoek word waarvolgens SDI-dienste aan akademici gelewer word ten einde aan te dui of die persoonlike werkstasie in die algerneen, en die persoonlike databasis in die besonder, In funksie in die verband kan vervul.

16 HOOFSTUK3 BEGINSELS EN TEGNIEKE WAARVOLGENS SDI-DIENSTE AAN AKADEMIESE NAVORSERS GELEWER WORD 3.1 INLEIDING Die verskynsel van 'n oorvloed nuwe inligting wat daagliks gepubliseer word en die onvermoe van enige wetenskaplike om op die hoogte te bly met die jongste inligting op sy vakgebied, is 'n bekende gegewe. Net so is ook die voorsiening van aktualiteitsdienste, dit wil se die optrede van biblioteke en inligtingsdienste as tussengangers tussen kliente en nuwe inligting, 'n onderwerp waaroor daar al wyd gerapporteer is in die literatuur (Butterly, 1974; De Kock, 1983; Kemp, 1979; Richards, 1992:318-349; Rowley & Turner, 1978). Ontwikkelings op die gebied van die inligtingstegnologie noodsaak dit egter dat krities na die bestaande praktyk van aktualiteitsdienste gekyk word. Aangesien die voorsiening van konvensionele aktualiteitsdienste omvattend in die Iiteratuur gedokumenteer is, sal in hierdie hoofstuk gekonsentreer word op die beginsels en tegnieke waarvolgens elektroniese SOI-dienste aan akademiese navorsers gelewer word ten einde vas te stel ofdie persoonlike bibliografiese databasis 'n funksie in die verband te vervul het. Sake wat hierin aangespreek sal word, is die volgende: Omskrywings van die terme "aktualiteitsdiens", "selektiewe disseminasie van inligting (501)" en "elektroniese SDI"; metodes vir die lewering van aktualiteitsdienste (en dus ook SOI-dienste); vereistes vir en kenmerke van elektroniese SDI-dienste; funksionering van elektroniese SDI (onder andere die administrasie daarvan en die tegnieke waarvan gebruik gemaak word); bronne vir elektroniese 501; en stand van elektroniese SOl in die praktyk.

17 3.2 TERMINOLOGIE: AKTUALITEITSDIENS, SELEKTIEWE DISSEMINASIE VAN INLIGTING (SDI) EN ELEKTRONIESE SDI In die literatuur word die betekenis van, die voorkeure vir en die atkeure van die terme "aktualiteitsdiens" en "selektiewe disseminasie van inligting (SDI)" dikwels aangespreek (Quint, 1991:86; Ojala, 1988:82). Hierdie navorser steun De Kock (1983:26-27) se redenasie dat die twee terme nie sinoniem is nie: SDI is 'n metode om aktualiteitsdiens te lewer. Alhoewel aile stelsels wat met die verspreiding van lopende ("current") inligting te doen het, in 'n mate selektief van aard is, is SDI in 'n groter mate selektief wat betref die gebruikers sowel as die inligting (Weaving, 1991:301). Kemp (1979:32) se siening dat die "I" in die atkorting SDI eintlik kon gestaan het vir "aan individue", dit wil se selektiewe disseminasie van inligting aan individue, sluit aan by Leggate (1975:95) wat se: "The essential characteristic of SDI is that it is a personalized service directed toward an individual user or user group whereas all other forms ofcurrent awareness are directed at a subject area or topic". Daarom word volstaan met die British Standards Institution (1976: 19, 59) se definisie vir aktualiteitsdiens, naamlik: "A service designed to keep the clientele ofa library or information service regularly provided with information relating to their current interests"; sowel as vir SDI, naamlik: "A system which, by matching the indexing terms of newly published documents with the profiles of users, provides a current information service to selected users or groups ofusers". SDI-dienste kan met die hand gelewer word, maar die term word gewoonlik gebruik om 'n diens te beskryf waar 'n rekenaar die rekords van dokumente met gebruikersprofiele vergelyk. Soos reeds in paragraaf 1.1 van hierdie verslag gemeld, voorsien onlangse tegnologiese ontwikkelings 'n klirnaat vir 'n aktualiteitsdiens (en dus ook vir 'n SDI-diens) wat hoofsaaklik op elektroniese bronne gebaseer is. Hierdie ontwikkelings, byvoorbeeld die skep en bestuur

18 van persoonlike bibliografiese databasisse asook die publisering van databasisse in LKS- en disketfonnaat, maak dit moontlik om 'n werkjike elektroniese SDI-diens te lewer. Cox en Hanson (1992:26) definieer 'n elektroniese SDI-diens as 'n diens waar die inligting nie net van elektroniese bronne verkry word nie, maar waar dit in elektroniese formaat in die k1ient se persoonlike databasis behou word. Met bogenoemde as agtergrond sal die metodes in bree trekke bespreek word waarvolgens aktualiteitsdienste (en dus ook SDI-dienste) tans gelewer word. Die doel hiervan is om elektroniese SDI-dienste in perspektief te plaas ten opsigte van ander metodes van aktualiteitsdienslewering. 3.3 METODES vm DIE LEWERING VAN AKTUALITEITSDIENSTE Metodes vir die voorsiening van aktualiteitsdienste is me onderling uitsluitend of onversoenbaar met mekaarnie; dit kan individueel ofgesamentlik gebruikword, somrnige kan by ander geinkorporeer word en daar is dikwels 'n mate van oorvleueling tussen metodes. Die dienste kan gerig wees op die bree gebruikersgroep van die inligtingsdiens, op homogene groepe kliente ofop individue (Kemp, 1979:25). Die keuse van metodes hangvan 'n verskeidenheid faktore af, soos byvoorbeetd die beskikbare finansies van die inligtingsdiens, die behoeftes van die kliente, die tyd wat die inligtingspesialiste tot hut beskikking het asook hut entoesiasme vir die saak (De Kock, 1983:48). 'n Vyfde faktor word deur Behrens (1989:60) in die verband genoem, naamlik die inligtingspesialis se bewustheid en kennis van beskikbare kommersiele produkte om dienste te vervanglondersteun wat inhuis deur die inligtingsdiens gelewer word. In die literatuur word metodes vir die voorsiening van "konvensionele" aktualiteitsdienste, insluitend SDI-dienste, breedvoerig gedek deur onder andere De Kock (1983) en Behrens (1989:58-7 ). Hulle verwys byvoorbeeld na die volgende metodes: inligtingsbulletins, aanwinslyste, dokumentkaarte, sirkulasie van tydskrifte, kopiee van inhoudsopgawes van nuwe tydskrifte, die gebruik van indeksering- en ekserperingstydskrifte, inhuise indeksering en

19 ekserpering, gerekenariseerde SDI, SDI per hand, koerantknipsels, persoonlike kennisgewings, disseminasie van toevallige materiaal en die uitstal van nuwe aanwinste. Ter wille van 'n gestruktureerde bespreking van hierdie dienste sal, in navolging van Rowley (1992b:367-372) vervolgens onderskei word tussen eksteme en inhuise dienste. a) Eksterne dienste Eksteme aktualiteitsdienste is volgens Rowley (1992b:371) vanaf twee tipes bronne beskikbaar: intydse makelaars en databasisvervaardigers. SDI-dienste wat deur intydse makelaars gelewer word, word verskafdeur middel van die databasisse wat intyds deur hierdie makelaars beskikbaar gestel word. Daar word gewoonlik gebruik gemaak van die "Save Search"-fasiliteit wat profiele kan stoor om gereeld met opdaterings van die betrokke databasisse te vergelyk. Hierdie fasiliteit is by byna alle makelaars beskikbaar en gewoonlik is 'n pennanente sowel as 'n tydelike "Save Search" moontlik. Laasgenoemde is nuttig indien die eindgebruikerofinligtingspesialis self'n profiel met die databasis wil vergelyk eerder as om dit outomaties te laat vergelyk elke keer wanneer 'n opdatering gemaak is. Tog moet daarop gelet word dat hierdie Die as die lewering van 'n SDI-diens beskou kan word nie, aangesien daar geen versekering is dat die kennisgewings die navorser op gereelde grondslag sal bereik nie. (Die onus vir die uitvoering en herhaling van die soektog berus hier op die navorser.) Die resultate kan in gedrukte of masjienleesbare fonnaat aan die navorser gelewer word. Die masjienleesbare rekords kan gelewer word op disket, LKS of per elektroniese pos via 'n netwerk. Hierdie masjienjeesbare leer kan dan, indien die navorser dit verkies, 10 sy persoonlike databasis gekopieer word (Rowley, 1992a:255; Rowley, 1992b:371-372). Voordele van die diens is onder andere: Multileer-soektogte, dit wil se die vermoe om een profiel vir verskillende databasisse te gebruik; eliminasie van duplikaat-rekords; kopiering van data; die hantering van grafiese data (soos handelsmerke en chemiese strukture).

20 Die ander belangrike bron vir die lewering van eksterne SDI-dienste, is databasisvervaardigers. Tipiese produkte hiervan is byvoorbeeld Current Contents on Diskette van lsi, Research Alerts van lsi en INSPEC(SDI) van die Institute of Electrical Engineers (lee) (Rowley, 1992b:371). Behrens (1989:67-74) verwys in die verband na ander kommersieel beskikbare dienste soos byvoorbeeld die Audio-Digest Foundation in Glendale, Kalifornie se maandelikse Audio-Digest-bande op mediese gebied, die WNNR se INFOPAK-produkte, Audio Word se Medifacts- en Practical Reviews in...-bande, Butterworths se Current Law en die Stock Press-koerantknipseldiens in Johannesburg. b) Inhuise dienste By inhuise dienste onderskei Rowley (l992b:369-371) tussen die wat met die hand gelewer word (byvoorbeeld bulletins wat saamgestel word uit koerantknipsels of fotokopiee van inhoudsopgawes van tydskrifte) en die wat rekenaargebaseerd is. SOl per hand word gelewer deur middel van 'n redelik bree protiel (slegs die belangrikste onderwerpsterme word ingesluit), die noukeurige deurgaan ("scanning") van nuwe dokumente deur die inligtingspesialis, en die verstandelike vergelyking ("mental matching") van profielterme met die onderwerpsinhoud van die dokumente. SOl per hand is net moontlik waar die aantal kliente klein is (Behrens, 1989:64-65). As gevolg van die beperkinge van die menslike brein, word gerekenariseerde SDI as die suksesvolste SDI-metode beskou (Rowley & Turner, 1978:203-205). Die kenmerke wat Butterly in 1974 gerdentifiseer het vir die voorsiening van 'n gerekenariseerde SDI-diens (Butterly, 1974:21) is nog steeds relevant, naamjik: Gerekenariseerde databasisse; profiele; 'n gerekenariseerde vergelykingsproses ("matching") waar die gebruikersprotiele met die inhoud van die bibliogratiese databasisse vergelyk word; Iyste van verwysings wat vir elke klient vanafhierdie "matching"-proses herwin word;

21 die geleentheid vir terugvoer ten einde veranderinge aan die profiele te kan aanbring; die lewering van kopiee van dokumente aan kliente op versoek. Gerekenariseerde SDI~dienste kan vanaf In inhuise databasis gelewer word. Die inhuise databasis sal moontlik rekords vanaf verskillende bronne insluit, byvoorbeeld rekords wat verkry is vanaf die inhuise deurgaan van literatuur asook die wat afgelaai is van aktualiteitsprodukte wat in masjienleesbare vorm beskikbaar is. Laasgenoemde kan gedeeltes van databasisse insluit wat op disket, LKS ofintyds beskikbaar is. Die proses om rekords tussen eksteme en inhuise databasisse oor te dra, word moontlik gemaak deur middel van pakkette wat bibliografiese rekords vanaf intydse en LKS~databasisse kan kopieer in 'n formaat wat geskik is vir invoer in die teksherwinningspakket. Voorbeelde hiervan IS HEADFORM en BmLIO~LINKS (Rowley, 1992b:370). Bogenoemde gerekenariseerde inhuise diens, soos omskryf deur Rowley, sluit n611 aan by die definisie van Cox en Hanson (1992:26) wat reeds in paragraaf3.2 van hierdie verslag gegee is ten opsigte van die lewering van elektroniese SDI-dienste, naamlik dat dit 'n diens is waar die inligting nie net van elektroniese bronne verkry word nie, maar waar dit in elektroniese formaat in die klient se databasis behou word. Die lewering van so 'n elektroniese SDI-diens sal vervolgens breedvoerig behandel word. 3.4 VEREISTES VIR EN KENMERKE VAN ELEKTRONIESE SDI-DIENSTE Die doel van 'n elektroniese SDI-diens is om aan akademiese navorsers 'n pasgemaakte bibliografiese aktualiteitsdiens te voorsien waar die masjienleesbare rekords in s6 'n formaat is dat dit integreerbaar is met die databasisprogrammatuur wat hulle met hul persoonlike rekenaars bedryf(hanson, 1990: 280-281). Voordat so 'n diens gelewer kan word, moet dit aan die volgende vereistes voldoen: Daar moet 'n definitiewe behoefte vir resente inligting bestaan. Vir sommige individue wat in 'n vakrigting werk waar die volume van nuutgepubliseerde navorsing hoog is,

22 byvoorbeeld die geneeskunde, of waar veranderinge vmrug plaasvind, byvoorbeeld rekenaarwetenskap, is die behoefte aan weeklikse opdaterings noodsaaklik. Alhoewel Current Contents on Diskette se dienslewering indrukwekkend is, sal dit nie altyd die ideale bron wees nie. In sommige gevalle sal spesialiteitsdatabasisse op LKS, alhoewel dit minder gereeld opdateer word, moontlik meer gepas wees (Cox & Hanson, 1992:37). Die gebruik van databasisprogrammatuur moet reeds by 'n groot deel van die akademiese personeel gevestig wees. Hierdie programmatuur voorsien 'n belangrike basis vir 'n elektroniese aktualiteitsdiens aangesien dit maklike bestuur van bibliografiese data in elektroniese formaat moontlik maak (Cox & Hanson, 1992:38). 'n Wye reeks persoonlike databasispakkette is beskikbaar, byvoorbeeld Pro-Cite, Reference Manager en BiB/SEARCH. Hierdie pakkette is spesiaal ontwerp vir die wetenskaplike, alhoewel meer gesofistikeerde programmatuur soos Inmagic ook toenemend gebruik word. Die pakkette beskik almal oor die volgende kenmerke: Algehele vriendelikheid en gemak om te gebruik; 'n groot reeks voorafgedefinieerde datastrukture vir data-invoer; voorafgedefinieerde datastrukture vir data-afvoer; standaard bibliografiese herwinningstegnieke, soos byvoorbeeld die gebruik van Boolese operatore; vermoe om rekords vanafander databasisse te kopieer (Hanson, 1990:278). Laasgenoemde aspek is baie belangrik en lei tot die volgende vereiste, naamlik dat toegang tot eksteme bibliografiese databasisse moet bestaan. Indien die navorser, ten spyte van goeie programmatuur en 'n kragtige rekenaar, elke rekord wat uit eksteme bibliografiese databasisse verkry is, moeisaam in sy persoonlik databasis moet intik, is daar eintlik min vordering gemaak. Navorsers sal graag die rekenaar vir bibliografiese inligt~ngsbestuur gebruik indien die moontlikheid bestaan om rekords vanaf bestaande bibliografiese databasisse direk en maklik na die persoonlike databasis in te voer. In sommige gevalle is die prosedure eenvoudig; by ander is dit nie so maklik nie en word herformattering vereis (Hanson, 1990:278). Die verskillende vorme wat die

23 herfonnatteringsaksie kan aanneem, soos deur Tensing (1991:307-308) behandel, IS reeds in paragraaf 1.1 van hierdie verslag genoem. Die akademiese inligtingsdiens bele finansieel groot bedrae in die beskikbaarstelling van bibliografiese databasisse in byvoorbeeld LKS- of disketfonnaat. Dit het dus 'n professionele verantwoordelikheid om advies te verleen insake die middele wat benodig word om die inligting te benut nadat dit vasgele is. Die doeltreffendste manier om dit te doen, is om op een databasispakket vir persoonlike databasisse te probeer standaardiseer. Indien standaardisasie bewerkstellig kan word, hou dit talle voordele in, onder andere ten opsigte van koste, uitruilbaarheid van data, asook aanpasbaarheid tussen programmatuur en gekopieerde data vanaflks- en disketdatabasisse (Hanson, 1990:279; Cox & Hanson, 1992:38). 'n Elektroniese SDI-diens wat tot akademiese navorsers met 'n besige werksprogram sal spreek, sal gekenmerk word deurdat dit: Geadrninistreer word deur die akademiese inligtingsdiens; resultate lewer wat verkry is uit eksteme bibliografiese databasisse; soekprofiele lewer wat ontwerp is vir individuele navorsers se spesifieke inligtingsbehoeftes; weekliks ofmaandeliks opdateer word; en resultate lewer wat in 'n persoonlike databasis ingevoer kan word (Cox & Hanson, 1992:36). Met hierdie bree kenmerke as riglyn, sal die praktiese funksionering van elektroniese SDI-dienste vervolgens ondersoek word. 3.4.1 FUNKSIONERING VAN ELEKTRONIESE SDI-DIENSTE Adrninistrasie deur die akademiese inligtingsdiens behels 'n verskeidenheid besluite, soos byvoorbeeld: Wie lewer die dienste?

24 Moet vir die dienste betaal word? Moet die dienste bemark word? Jndien wei, hoe? Van wattertegnieke moet gebruik gemaak word vir verlening van die diens? Bogenoemde besluite word hieronder bespreek: 3.4.1.1 Personeel Die eis wat SDJ-dienste stel, naamlik die verbintenis om op gereelde grondslag verwysings en/of inligting aan kliente te lewer, vereis professionele sowel as nie-professionele personeel om die aktiwiteite glad te laat verloop. Professionele personeel behoort verantwoordelik te wees vir die daarstelling en bemarking van die diens, die saamstel van die soekprofiele en die besluitneming oor die manier van lewering. Ook behoort hulle die diens te monitor, te let op kwaliteitskontrole, probleme op te los en nuwe ontwikkelings aan kliente deur te gee. Nie-professionele personeel behoort die soektogte te doen, opdaterings te pos en rekord te hou van aktiwiteite (Hanson, 1990:284; Cox & Hanson, 1992:40). 3.4.1.2 Betaling vir dienste 'n Besluit behoort geneem te word of die koste van die diens direk of indirek van die klient verhaal moet word. Aan die een kant kan geredeneer word dat daar nie direk vir hierdie diens betaal behoort te word nie aangesien dit deel is van die natuurlike dienslewering van die akademiese inligtingsdiens. Aan die ander kant kan dit beskou word as 'n diens met toegevoegde waarde. Dit is ontwerp om te voorsien in die spesifieke inligtingsbehoeftes van individue; die lewering daarvan behels die gereelde insette van personeeltyd en dus is direkte verhaling van fondse vir die diens geregverdig. 3.4.1.3 Bemarking Die benadering tot bemarking van die elektroniese SDI-diens sal daarvan afhang of die verhaling van fondse vir die diens direk of indirek geskied en of die persoonlike databasis-programmatuur gratis beskikbaar gestel word en of dit aangekoop moet word. Wat

25 die geval ook al mag wees, 'n diens van hierdie aard sal voordeel trek uit 'n aanvanklike gekonsentreerde bemarkingsaksie. Sodoende word die basis van die diens stewig gele deurdat akademiese departemente mekaar van die voordele van die diens vertel. Bemarking kan geskied deur middel van byvoorbeeld: Plaaslike nuusbriewe van of die akademiese inligtingsdiens self of die van die universiteit; 'n "advertensie" op die akademiese inligtingsdiens se netwerk deur 'n kennisgewing op 'n interim skerm te laat verskyn wanneer op die kampusnetwerk ingeskakel word op byvoorbeeld die LKS-databasisse se kieslys; groepdemonstrasies en!ofopleidingswerkwinkels; 'n gratis toetsperiode vir aile gemteresseerde kliente, in die geval waar vir die diens betaal moet word. So kan kliente dit op die proef stel en self die waarde daarvan beoordeel (Cox & Hanson, 1992:40-41). 3.4.1.4 Tegnieke vir die lewering van elektronlese SDI-dienste a) Skep van soekprofieje Soos in die geval van "konvensionele" SDI-dienste (vergelyk paragraaf 3.3 a) en b) hierbo) is die eerste stap in die Jewering van 'n elektroniese SDI-diens ook om soekprofiele saam te stel en om te besjuit watter databasisse geraadpleeg behoort te word. Dit behels beraadslagings tusen die navorser en die inligtingspesialis wat as tussenganger optree. As gevolg van die groot verskeidenheid databasisse wat beskikbaar is, is so 'n protiel eintlik 'n reeks protiele ten einde die verskillende terminologiee en die verskillende strukture van die databasisse te akkommodeer (Hanson, 1990:281). Die sukses- van die diens hang grootliks af van die suksesvolle kommunikasie tussen die navorser en die inligtingspesialis: swak resultate kan die gevolg wees van swak kommunikasie tussen hierdie twee partye. Batten (1971 :538) se samevatting van die aard van hierdie kommunikasieprobleme is nog steeds van toepassing, naamlik: "...the fundamental human