Management Handbook (MHB)

Transcription

1 Eaton Electrical Group Power Distribution Division (PDD) Eaton Electro Producţie S.R.L. (Sârbi) Str. Independenţei nr Sârbi, Romania Phone: Fax: Internet: OfficeSarbi@eaton.com TABLE OF CONTENTS/ CUPRINS Eaton Electro Producţie S.R.L. - Sarbi... 2 Area of Application and Responsibility / Domeniul de Aplicare şi Responsabilitate... 8 Copyrights and Recipients / Copyright şi Distribuire... 8 Scope and Context / Scopul si Contextul... 9 Energy Management System ( EnMS) / Sistemul de Management Energetic Company Guidelines / Liniile Directoare ale Companiei Eaton Quality Policy / Politica în domeniul calităţii Eaton Environmental Health and Safety Policy / Energy policy / Politica pentru mediul înconjurător, sănătate şi siguranţă ocupaţională / Politica energetica Safety Policy / Politica privind securitatea Products / Produse Locations / Locaţii Production / Producţie Responsibilities and Authorities / Responsabilitate şi Autoritate Top Management Representative / Reprezentantul managementului de cel mai înalt nivel Resources and Personnel for Supervision / Resurse şi personal pentru supraveghere 68 Organizational Structure / Structura organizationala Page 1 of 85

2 Organizational structure/ Organigrama Power Distribution Division (PDD) Organizational Structure / Organigrama Eaton Electro Producţie S.R.L. Sarbi Organizational Structure Quality Department Sarbi / Organigrama pentru Departamentul de Calitate - Sarbi Organizational Structure EHS Department Sarbi / Organigrama pentru Departamentul EHS Sarbi Project Orientation / Orientare pe proiect Process Orientation / Orientarea pe proces Work Processes / Procese de lucru Work Process Management and Improvement / Managementul şi îmbunătăţirea proceselor de lucru PDCA Process Model / Modelul PDCA al proceselor System Structure and System Description / Structura sistemului şi descrierea sistemului Eaton Electro Producţie S.R.L. - Sarbi The company establishment in Sârbi was in June The production started in February 2002, in the Cultural House in Fărcaşa, where first 15 women were trained for MCB assembly. Construction of first production hall was completed in April By the end of 2003, three production halls were built and ready for production transfers, in August 2003 were transferred the MCCB components production from plant Holzhausen, Germany. In 2004, two new production halls were built and industrial products transfer from plant Gummersbach, Germany started. By the end of 2005, the last (7 th ) production hall was ready for complete Circuit Breakers production. Starting with 2014 we extend our production and warehouse processes in three rented halls located in the west part of the facility, so now we perform our production activities in 10 halls. Eaton Electro Producţie S.R.L. (hereafter referred to as EEP) located in Sârbi, commune Fărcaşa, Maramureş County, in the Northwest of Romania is an assembly plant within Power Distribution Division (hereafter referred to as PDD). PDD belong to the Electrical Sector in the EMEA region. In PDD the plants are linked in a production network. In Figure Production network description you can find an overview of the material flow from supplier to end user/markets. Page 2 of 85

3 Production Network Description As part of the production network within PDD, the central purpose of EEP is to efficiently manufacture a diversified range of products (MCB s, MCCB s, contactors) by assembling key components from internal Eaton suppliers, and delivering finished products to Eaton s central warehouses and plants. EEP core competencies are: 1. To maintain a large, engaged and efficient workforce, sustained by an integrated development system. 2. To ensure capacity to manage promptly and flexibly large volumes and diversified range of products. 3. To have a management team engaged in applying Eaton values and philosophy, in sustaining key communities and applying local regulations, to ensure capacity for implementing new products and/ or processes, proven by EEP continuous growth over the years. The core competencies sustain EEP central purpose of efficiently manufacturing a diversified range of products, while assuring sustainable development. EEP products comprise a diversified range of components for electrical engineering and automation. EEP does not sell directly to market, but through Eaton partners managed channels. There are no special safety hazards and environment aspects or requirements at our facility. We ensure a safe, healthy work environment for all our employees, through rigorous, proactive safety, health and environmental processes. We have focused programs which ensure employee and product safety, environmental protection and Page 3 of 85

4 energy performance due to the industrial equipment, ergonomics. We comply, as all Eaton facilities, with the EHS policies. Key technologies and equipment used to accomplish EEP central purpose include mechanical/ electrical product testing lines, printing/ laser printing machines, laboratory testing equipment. Manufacturing processes run in own 8,400 sq.m. production halls in Sârbi. All necessary utilities for production are supplied: electricity, compressed air, natural gas, water, communication infrastructure. As manufacturer of electrical components and products, EEP operates in a regulated environment prescribed by state and local laws, as well as Eaton Policies and Procedures as shown in Figure Regulatory Overview. Area Operations Health and Safety Environment Energy management Quality Process Financial Product Regulations Human Resources Agency/ Regulations/ Certifications Local city hall/ Operating licenses Quality Austria/ OHSAS Territorial Work Inspection (ITM) Eaton MESH Environmental Protection Agency Quality Austria/ ISO Eaton MESH Quality Austria/ ISO Eaton MESH Quality Austria/ ISO 9001 Eaton Quality System (EQMS) National legislation Sarbanes-Oxley Act National, International and Ship Industry product certifications (such as UL, CSA, CE, CQC, ) National legislation Eaton policies EEP is the largest employer in Maramureş county and the main employer in the region, gathering most of the available workforce from a wide area (more than 30 km around the facilitie). Considering headcount, EEP is the largest EMEA organization and the second in Eaton ES after Shenzhen, China. This attribute is a core competency, supporting fulfillment of EEP central purpose and organizational success. EEP is managed by Ms. Pamela Pop, who reports to Mr. Gerhard Dischner, Operations Director PDD. The Operations Director report to Senior VP/GM of PDD, Mr. Fernando Ceccarelli, PDD reports in to ES EMEA, led by Mr. Frank Campbell, President (headquartered in Morges, Switzerland). Support services provided to EEP by other Eaton organizations include product development by R&D departments of PDD and ICD, production planning together with Page 4 of 85

5 SCM and MDC, management and provision of technical documentation including production drawings, equipment maintenance support from key components manufacturing plants, quality system according to ISO 9001, environmental system according to ISO 14001, energy management system according to ISO 50001, occupational health and safety according to OHSAS standards integration within Eaton GmbH certification, management of external customers complaints by PDD and ICD quality functions, customer and market information by PDD and ES. All direct materials are supplied by other Eaton key components manufacturing plants Eaton GmbH (Austria), Eaton Elektrotehnika s.r.o. (Czech Republic), Eaton Industries GmbH (Germany). Indirect materials (like packaging) and services are delivered directly by external and local suppliers. Key internal suppliers play a significant role in helping EEP to produce and deliver its products. Supplied materials quality directly influence products quality. Suppliers delivery performance (lead time, OTD) directly influence material availability and thus EEP delivery performance. Use of common ERP system (SAP) across production network facilitates timely communication and materials planning in order to keep delivery performance at required level. Use of integrated quality management system, enriched with use of EQS policies continuously improves quality performance. EEP uses SWOT analysis, part of the annual strategic planning process, to identify the key business, operational, and human resource strategic challenges and advantages, including those associated with organizational sustainability. EEP has established performance goals to support PDD and ES goals. Înființarea companiei din Sârbi a avut loc în iunie Producția a început în februarie 2002, în Casa de Cultură din Fărcașa, unde primele 15 de femei au fost instruite pentru asamblare MCB. Constructia primei hale de productie a fost finalizat în aprilie Până la sfârșitul anului 2003, au fost construite și gata pentru transferuri de producție trei hale de producție, în luna august 2003 a fost transferata producția componentelor MCCB de la fabrica Holzhausen, Germania. In anul 2004, două noi hale de producție au fost construite și produse industriale de la fabrica Gummersbach, Germania au fost transferate. Până la sfârșitul anului 2005, ultima (7) hala de producție a fost gata pentru producție completă Circuit Breakers. Incepand cu 2014 ne-am extins productia si depozitul in trei hale inchiriate situate in partea de vest a fabricii, deci in prezent ne desfasuram activitatea de productie in 10 hale. Eaton Electro Producție S.R.L. (Denumit în continuare PEE) situata în Sârbi, comuna Fărcașa, județul Maramureș, în nord-vestul României este o fabrica de asamblare din cadrul Diviziei de distribuție a energiei (denumit în continuare PDD). PDD aparține sectorului electrice din regiunea EMEA. În PDD fabricile sunt conectate într-o rețea de producție. În Figura "Descrierea rețelei de producție", puteți găsi o prezentare generală a fluxului de materiale de la furnizor la utilizator / piețe. Page 5 of 85

6 Ca parte a rețelei de producție din cadrul PDD, scopul principal al EEP este de a produce în mod eficient o gamă diversificată de produse (MCB, MCCB, contactoare) prin asamblarea componentelor cheie de la furnizori interni Eaton, și livrarea de produse finite la depozitele și fabricile centrale Eaton. Competențele de bază ale EEP sunt: 1. Pentru a menține o forță de muncă mare, angajată și eficientă, susținută de un sistem de dezvoltare integrat. 2. Pentru a asigura capacitatea de a gestiona in mod flexibil si cu promptitudine volume mari și o gamă diversificată de produse. 3. Pentru a avea o echipă de management implicata în aplicarea valorilor și filozofiei Eaton, în susținerea comunităților și aplicarea reglementărilor locale, pentru a asigura o capacitate de punere în aplicare a noilor produse și / sau procese, dovedite prin creșterea continua a EEP de-a lungul anilor. Competențele de bază susțin scopul central al EEP, de a fabrica eficient o gamă diversificată de produse, asigurând în același timp dezvoltarea durabilă. Produsele EEP cuprind o gamă diversificată de componente pentru inginerie electrica si automatizari. EEP nu vinde direct pe piață, ci prin intermediul partenerilor Eaton. Nu există riscuri speciale de siguranță și aspectele de mediu semnificative sau cerințe speciale impuse in fabrica noastră. Noi asigurăm un mediu de lucru sigur, sănătos pentru toți angajații noștri, prin intermediul proceselor riguroase si proactive de siguranță, de sănătate și de mediu. Ne-am dezvoltat programe care să asigure siguranța angajaților și a produselor, protecția mediului înconjurător și a performanței energetice datorită echipamentului industrial, ergonomie. Noi respectă, ca și toate fabricile Eaton, politicile EHS. Tehnologii și echipamentele-cheie folosite pentru a realiza scop central al EEP includ linii de testare mecanice / electrice a produselor, imprimare / imprimare cu laser, echipamente de testare de laborator. Procese de fabricație se execută în propria suprafata construita de mp, hale de producție în Sârbi. Toate utilitățile necesare pentru producție sunt furnizate: electricitate, aer comprimat, gaze naturale, apă, infrastructura de comunicații. În calitate de producător de componente și produse electrice, EEP funcționează într-un mediu reglementat prescris de legile de stat și locale, precum și politicile Eaton și proceduri - așa cum se arată în Figura "Prezentare generală de reglementare". EEP este cel mai mare angajator din județul Maramureș și principalul angajator din regiune, colecteaza cea mai mare parte a forței de muncă disponibile dintr-o arie largă (mai mult de 30 de km în jurul fabricii). Având în vedere numărul de angajați, EEP este cea mai mare organizație EMEA, iar al doilea în Eaton ES după Shenzhen, China. Acest atribut este o competență de bază, sprijinind îndeplinirea scopului EEP si succesul organizațional. EEP este gestionata de către dna Pamela Pop, care raportează domnului Gerhard Dischner, Operations Director de PDD. Operations Director raporteaza la Senior VP / GM din PDD, dl Fernando Ceccarelli, PDD rapoarte în ES EMEA, condusă de dl Frank Campbell, Președinte (cu sediul în Morges, Elveția). Page 6 of 85

7 Servicii de sprijin furnizate catre EEP de către alte organizații Eaton includ dezvoltarea de produse de către departamentele de cercetare și dezvoltare PDD și ICD, planificarea producției, împreună cu CSM și MDC, gestionarea și furnizarea documentației tehnice, inclusiv schițe de producție, de susținere a întreținerii echipamentelor din instalațiile componentelor cheie de fabricație, sistemul de calitate conform ISO 9001, sistemul de mediu în conformitate cu ISO 14001, sistemul de management al energiei, conform ISO 50001, sănătatea și securitatea ocupațională conform OHSAS 18001, integrarea standardelor in cadrul certificarii Eaton GmbH, gestionarea reclamatiilor clienților externi se realizeaza prin PDD și funcții de calitate ICD. Toate materialele directe, cheie sunt furnizate de catre alte fabrici Eaton, fabrici Eaton GmbH (Austria), Eaton Elektrotehnika s.r.o. (Republica Cehă), Eaton Industries GmbH (Germania). Materiale indirecte (cum ar fi de ambalare) și serviciile sunt livrate direct de către furnizorii externi și locali. Furnizorii interni cheie joacă un rol important în a ajuta PEE să producă și să livreze produsele sale. Calitatea materialelor furnizate influențează în mod direct calitatea produselor, performanța furnizorilor de livrare (OTD) influențează în mod direct disponibilitatea materialului și astfel performanța de livrare EEP. Utilizarea sistemului ERP comun (SAP) în întreaga rețea de producție facilitează planificarea comunicării și a materiale în timp util, în scopul de a menține performanța de livrare la nivelul necesar. Utilizarea sistemului de management integrat de calitate, îmbogățită cu utilizarea politicilor SCM-urilor îmbunătățește în mod continuu performanța de calitate. EEP utilizează analiza SWOT, o parte a procesului anual de planificare strategică, pentru a identifica oportunitatile, resursele provocările și avantaje strategice, inclusiv a celor asociate cu durabilitatea organizațională. EEP a stabilit obiective de performanță pentru a sprijini obiectivele PDD și ES. Page 7 of 85

8 Area of Application and Responsibility / Domeniul de Aplicare şi Responsabilitate The Management Handbook describes the Quality, Environment, Energy and Safety Management Systems of Eaton Electro Producţie S.R.L. This Management Handbook is binding for all employees, products and services of Eaton Electro Producţie S.R.L. The Quality and Energy Manager of Eaton Electro Producţie S.R.L. is responsible for keeping the Management Handbook up-to-date, for verifying its adherence to regulations by Company Management (internal audits), and for informing Company Management of its effectiveness (audit reports). Manualul Managementului descrie sistemul de management al calităţii, mediu, energetic şi de secutitate ocupațională al Eaton Electro Producţie S.R.L. Acest Manual al Managementului este obligatoriu pentru toţi angajaţii, produsele şi serviciile Eaton Electro Producţie S.R.L. Managerul de Calitate / Energetic al Eaton Electro Producţie S.R.L. este responsabil pentru menţinerea actualizată a Manualului Managementului, pentru verificarea adecvării acestuia la reglementările managementului companiei (audituri interne) şi pentru informarea managementului companiei asupra eficacităţii acestuia (rapoarte de audit). Pamela Pop, Zoltan Erdei Daniel Todoran Nicolae Borcovici Plant Manager Energy Manager EHS Manager Quality Manager Copyrights and Recipients / Copyright şi Distribuire The Management Handbook is the property of Eaton Electro Producţie S.R.L. and is intended for both internal and external use. The current version of the Management Handbook can be found in the Intranet. Each user shall be responsible for the validity of any copies that are printed out. Thus, please ensure that your personal hard copies are always up-to-date. Selected persons also receive a controlled copy Management Handbook in printed form. A record of these copies is made by the Document Management function. Intranet users and employees who possess hard copies of the Management Handbook are responsible for its updating to reflect the most recent version, and are to ensure that no one has unauthorized access to the Management Handbook. Manualul Managementului este proprietatea Eaton Electro Producţie S.R.L. şi este destinat utilizării atât interne cât şi externe. Versiunea curentă a Manualului Managementului se găseşte în intranet. Fiecare utilizator este responsabil de valabilitatea oricăror copii tipărite. De aceea, asiguraţi-vă că exemplarele dumneavoastră sunt întotdeauna cele actuale. Page 8 of 85

9 Anumite persoane primesc şi copii controlate ale Manualului Managementului în formă tipărită. Înregistrarea acestor copii este gestionată de funcţiunea de Managementul Documentelor. Utilizatorii intranet şi angajaţii care posedă copii tipărite ale Manualului Managementului sunt responsabili de actualizarea acestuia pentru a reflecta cea mai recentă versiune, şi trebuie să se asigure că nimeni nu are acces neautorizat la Manual. Scope and Context / Scopul si Contextul Integrated Management System with the focus on: quality, energy, environmental, health and safety, system meets the requirements of ISO 9001, ISO 50001, ISO 14001, OHSAS As part of the production network within PDD, the scope of EEP is to efficiently manufacture a diversified range of products (MCB s, MCCB s, contactors) by assembling key components from internal Eaton suppliers, and delivering finished products to Eaton s central warehouses and plants. The scope of EEP is the manufacturing process and some other processes e.g design of the products are managed at PDD level. The context consist in determination of internal and external issues relevant to achieving the intended outcomes of the organization such as: - The internal environment in which the organization seeks to achieve its objectives: Product quality, Organisational structure, Legal requirements and other requirements from stakeholders, Organisational culture etc. - The external environment in which the organization seeks to achieve its objectives: Customer satisfaction, Competition, Buying market suppliers, Community impacts, The relationship with regulators, Vital resources etc. Climate change has caused extreme weather patterns and a rising sea level. The concentration of green-house gases (GHG) such as carbon dioxide, methane and nitrous oxide emitted by human activities keeps increasing, which leads to greenhouse effect and global warming. The primary anthropogenic source of carbon emissions is from direct burning of fossil fuels such as coal, oil and gas. Despite the recent development on renewable sources of energy (e.g. solar energy, biofuels, etc.), fossil fuels still play the major role in global energy mix as the primary source for generating electricity. Sistem de management integrat, cu accent pe: calitate, energie, mediu, sănătate și siguranță, sistemul îndeplinește cerințele ISO 9001, ISO 50001, ISO 14001, OHSAS Ca parte a rețelei de producție din cadrul PDD, domeniul de aplicare al EEP este de a produce în mod eficient o gamă diversificată de produse (MCB, MCCB, contactoare) prin asamblarea componentelor cheie de la furnizori interni Eaton, și livrarea de produse finite la depozitele și fabricile centrale Eaton. Domeniul de aplicare al PEE este procesul de fabricație, iar unele procese de exemplu proiectarea produselor sunt gestionate la nivel PDD. Page 9 of 85

10 Limitele Eaton Electro Productie SRL din Sarbi sunt urmatoarele: Page 10 of 85

11 Energy Management System ( EnMS) / Sistemul de Management Energetic Benefits of Adopting Energy Management System / Beneficiile Adoptarii Sistemului de Management Energetic By offering a systematic methodology for any sizes of organization, including small and medium enterprises, to establish own energy management system, ISO can provide organizations with a number of business benefits. These include: Helping to achieve energy use reduction and carbon emissions in a systematic way; Creating a clear picture of current energy use status, based on which new goals and targets can be set; Evaluating and prioritizing the implementation of new energy-efficient technologies and measures; Providing a framework to promote energy efficiency throughout supply chain; Providing guidance on how to benchmark, measure, document and report corporate energy use; Making better use of energy consuming assets, thus identifying potentials to reduce maintenance costs or expand capacity; Demonstrating to the stakeholders that corporate commitment to comply with their best practice to protect the environment; and Fulfilling the associated regulatory requirements and responding with confidence to green trade barriers in global market. Ofera o metodologie sistematică pentru orice dimensiuni ale organizatiei, inclusiv a întreprinderilor mici și mijlocii, pentru a stabili sistemul propriu de management al energiei, ISO poate oferi organizațiilor o serie de beneficii, acestea includ: Să contribuie la realizarea reducerii emisiilor de dioxid de carbon și a consumului de energie într-un mod sistematic; Crearea unei imagini clare a stării curente a consumului de energie, pe baza cărora noi obiective și ținte pot fi stabilite; Evaluarea și prioritizarea punerii în aplicare a noilor tehnologii și măsuri eficiente din punct de vedere energetic; Asigurarea unui cadru de promovare a eficienței energetice pe tot parcursul lanțului de aprovizionare; Furnizarea de instrucțiuni privind modul de gestionare a energiei; Page 11 of 85

12 Utilizarea mai eficientă a activelor consumatoare de energie, identificând astfel potențiale de reducere a costurilor de întreținere sau de extindere a capacității; Demonstrarea către părțile interesate a angajamentul companiei pentru a se conforma cu cele mai bune practici de a proteja mediul înconjurător; și Îndeplinirea cerințelor de reglementare asociate și de a răspunde cu încredere la barierele comerciale ecologice pe piața mondială. Boarders of the EnMS: / Limitele EnMS Details of the application area: All internal production processes All relevant buildings of the plant Internal transportation of organization (fork lifter, ) Company and pool cars Excluded areas of application: External transportation and material transport Traveling e.g. flights Purchasing of pool and company cars (own EMEA-car-policy) Purchasing of Energy (managed central by EMEA) Detalii privind zona de aplicare: Toate procesele interne de producție Toate clădirile relevante ale instalației Transportul intern (stivuitoare,...) Mașini de companie Zonele excluse de aplicare: Transport extern Calatoriile de ex. Bilete de avion Achiziționarea de mașini de serviciu și de companie (EMEA propria-politică - auto) Achiziționarea energiei (gestionat la nivel central de către EMEA) Management Support and Commitment / Angajamentul Managementului Page 12 of 85

13 It requires the top management to demonstrate its commitment to support and continually improve the effectiveness of the EnMS. All employees are responsible to follow the processes and definitions according the EnMS. An very important part of continuous improvement of the EnMS has the Energy Team. Este necesar ca managementul de vârf sa demonstreze angajamentul de a sprijini și îmbunătăți continuu EnMS. Toți angajații sunt responsabili să urmeze procesele și definițiile conform EnMS. O parte foarte importantă in îmbunătățirea continuă a EnMS o are echipa de management energetic. Energy responsibility and teams / Responsabilitatea energetică și echipele The ISO standard requires an organization to appoint a management representative to oversee the development and operation of the EnMS. The Energy Manger is the key person to help the organization achieve its energy objectives and targets and for improving energy performance. The Energy Manager should be competent to perform the required duties and be capable of exerting influence throughout the organization to implement and improve the EnMS. Page 13 of 85

14 Standardul ISO cere ca o organizație să numească un reprezentant al conducerii pentru a supraveghea dezvoltarea și funcționarea EnMS. Managerul Energetic este persoana cheie pentru a ajuta organizația să atingă obiectivele energetice și țintele și pentru îmbunătățirea performanței energetice. Managerul energetic ar trebui să aibă competența de a îndeplini sarcinile necesare și să poată exercita o influență în întreaga organizație pentru a pune în aplicare și de a îmbunătăți EnMS. Energy Team Sarbi / Echipa de Management Energetic Sarbi Requirements of the EnMS Energy Management System / Cerintele Sistemului de Management Energetic The following system definition is structured according to ISO in the harmonization with the IMS. Page 14 of 85

15 This CIP is the center of the EnMS and leads to continual improvement of the Energy performance of the organization. The concept of the energy related performance is addressed by the energy usage, the energy efficiency and the energy consumption. Thereby is a lot of possibilities to influence and improve the energy related performance. Example: installation of sigma air manager Următoarea definiție de sistem este structurata conform ISO în armonizarea cu IMS. Acest CIP este centrul EnMS și conduce la o îmbunătățire continuă a performanței energetice a organizației. Conceptul de performanță energetică este legată de consumul de energie, eficiența energetică și consumul de energie. Astfel exista o mulțime de posibilități de a influența și de a îmbunătăți performanțele legate de energie. Page 15 of 85

16 Management responsibility / Responsabilitatea Managementului In addition to providing general support, top management provide the necessary resources such as time, personnel, financial, materials, etc. for the effective implementation and continuous improvement of the EnMS. Top management commitment is crucial to the successful implementation of the EnMS. It is communicated and made visible to the entire organization to encourage active participation of all staff members in adhering to the EnMS. Top management shall demonstrate its commitment to support the EnMS and to continually improve its effectiveness by: defining, establishing, implementing and maintaining of the energy policy appointment of the management representative and approving the formation of an energy management team providing the resources needed to establish, implement, maintain and improve the EnMS and the resulting energy performance decisions related to strategic targets and activities on the bases of documented energy Audits conducting regularly documented energy management reviews communication related to the importance of the EnMS for the organization Page 16 of 85

17 Ensuring that energy objectives and targets are established Ensuring that EnPIs are appropriate to the organization. To ensure effective operation of the EnMS, top management has appointed an energy manger and approved the formation of an energy management team. The energy manager is responsible for managing all aspects of the EnMS as it evolves. Energy manager have sufficient authority, competency and resources to ensure the overall effectiveness of the EnMS. The energy management team is responsible for ensuring the implementation of actions / measures of the energy management decisions. The composition and size of the energy management team should be determined with due consideration of the size and complexity of the organization. The Energy manager takes over the building and the coordination of the energy team. The energy management team ensures delivery of energy performance improvements. The size of the Energy team is determined by the complexity of the location (see org charts of the energy team): Parts of the organization in the planning and implementation of the EnMS Ensure the awareness of the employees by ongoing information related to the energy activities and improvement with e.g. monthly news or All Employees Meetings Implementation of an energy monitoring system Related to the measures, data and facts an energy and resources projects would be established and submitted for release by top management. Planning (budget), managing, controlling and reporting of energy and resources projects and action plans Conducting Energy audits Development of targets and actions for improvement of the energy performance Related docuements Assignment of the Energy Manager and the team by sinning of this manual by the plant manager. Job discription Org chart Targets for EnMS En- Program En- Actions Page 17 of 85

18 În plus față de furnizarea de sprijin general, managementul de vârf oferă resursele necesare, cum ar fi timpul, personalul, mijloacele financiare, materiale, etc pentru punerea în aplicare eficientă și îmbunătățirea continuă a EnMS. Angajamentul managementului de top este crucială pentru implementarea cu succes a EnMS. Acesta este comunicat și făcut vizibil întregii organizații pentru a încuraja participarea activă a tuturor membrilor personalului în aderarea la EnMS. Managementul de vârf trebuie să demonstreze angajamentul de a sprijini EnMS și îmbunătățirea continuă a eficacității acestuia prin: management energetic ntului și aprobarea formării unei echipe de imbunatatirea EnMS și performanța energetică rezultată documentate strategice în baza auditurilor energetice sigurarea că obiectivele energetice și țintele sunt stabilite organizației. Pentru a asigura o funcționare eficientă a EnMS, managementului de vârf și-a desemnat un manager energetic și a aprobat formarea unei echipe de management energetic. Managerul energetic este responsabil pentru gestionarea tuturor aspectelor legate de EnMS așa cum evoluează. Managerul energetic are suficientă autoritate, competență și resurse pentru a asigura eficacitatea generală a EnMS. Echipa de management a energiei este responsabilă pentru asigurarea punerii în aplicare a acțiunilor / măsurilor, a deciziilor de gestionare a energiei. Componența și mărimea echipei de management al energiei ar trebui să fie determinată ținând seama de mărimea și complexitatea organizației. Managerul energetic preia construirea și coordonarea echipei energetice. Echipa de management a energiei asigură o livrare de îmbunătățiri de performanță energetică. Părți ale organizației în planificarea și punerea în aplicare a EnMS Page 18 of 85

19 Asigurarea conștientizării angajaților de informațiile în curs de desfășurare referitoare la activitățile energetice și îmbunătățirea ex. Ziar intern, intalnirea cu toti angajatii Implementarea unui sistem de monitorizare a energiei Referitor la măsurile, datele și faptele vor fi stabilite și prezentate pentru eliberarea de proiecte de energie și resurse. Planificare (buget), gestionarea, controlul si raportarea proiectelor de energie și de resurse, a planificarii de acțiuni Efectuarea auditurilor de energie Dezvoltarea de obiective și acțiuni pentru îmbunătățirea performanței energetice Documente de referinta Atribuirea managerului energetic și echipei de management energetic Fise de post Organigrama Obiective pentru EnMS Programul EnMS Acțiuni EnMS Energy planning / Planificarea energetica The energy planning is building the main topic of the energy management system. This is related to the Energy policy and the basics of the continuous improvement related to the energy related performance. Planificarea energetica este construirea subiectul principal al sistemului de management al energiei. Acest lucru este legat de politica energetică și elementele de bază ale îmbunătățirii continue legate de performanțele legate de energie. Page 19 of 85

20 Legal and Other Requirements / Cerinte legale si alte cerinte The element of legal and other requirements in ISO is intended to ensure that the location complies with applicable legislation and other requirements related to energy use, consumption and efficiency to which it subscribes. Legal requirements include those international, national, regional and local governmental statutory requirements which are applicable to the energy use of the organization. Other requirements refer to customers requirements, industry code of practices, government guidelines, voluntary programs, public commitments of the organization or its parent organization, and requirements of trade associations and others. Identification of legal and other requirements applicable to energy use, consumption and efficiency is usually demonstrated through the establishment of a register of applicable legal and other requirements. Once identified, the location ensures that it has implemented necessary actions to comply with these requirements. Moreover, the organization should stay abreast of new or revision of legal and other requirements related to energy uses. It involves first a review of such changes for their applicability and second, if determined to be applicable, an evaluation of what those specific changes mean for the organization s facilities, processes, systems and / or equipment. Once the evaluation is completed and the impacts of the changes are understood, the organization should implement actions to ensure compliance with those new or changed requirements. This may include additional or modified training, operational controls, reporting, etc. depending on the nature of the new or changed requirements. Page 20 of 85

21 The location have established an own process to ensure the fulfillment of the legal requirements according the relevant processes by the ISO and OHSAS part of IMS integrated management system. Elementul cerințelor legale în ISO este destinat să asigure că locația este în conformitate cu legislația în vigoare și alte cerințe legate de consumul de energie, consumul și eficiență la care subscrie. Cerințele legale includ acele cerințe legale guvernamentale internaționale, naționale, regionale și locale, care se aplică utilizării energiei de catre organizației. Alte cerințe se referă la cerințele clienților, codul industriei de practici, orientări guvernamentale, programe de voluntariat, angajamentele publice ale organizației, precum și de cerințele asociaților. Identificarea cerințelor legale aplicabile consumului de energie, consumul și eficiența este, de obicei, demonstrată prin instituirea unui registru al cerințelor legale aplicabile și alte cerințe. Odată identificate, locația se asigură că a pus în aplicare măsurile necesare pentru a se conforma acestor cerințe. Mai mult decât atât, organizația ar trebui să rămână la curent cu noile cerinte sau revizuirea cerințelor legale legate de utilizarea în domeniul energetic. Aceasta implică, în primul rând o trecere în revistă a acestor modificări pentru aplicabilitatea acestora și în al doilea rând, dacă sunt determinate să se aplice, o evaluare a ceea ce înseamnă acele schimbări specifice pentru instalații, procese, sisteme și / sau echipamente ale organizației. Odată ce evaluarea este finalizată și impactul modificărilor sunt înțelese, organizația ar trebui să pună în aplicare măsuri pentru a asigura respectarea acestor cerințe noi sau modificate. Acest lucru poate include o formare suplimentară, controale operaționale, raportare, etc., în funcție de natura cerințelor noi sau modificate. Locatia a stabilit un proces propriu pentru a asigura îndeplinirea cerințelor legale conform proceselor relevante ale ISO 14001, OHSAS si ISO parte a sistemului de management integrat al IMS. Energy Review, Baseline and Performance Indicators / Revizuirea energetica si indicatori de performanta The location records and maintain an energy review with certain documented methodology and criteria. An energy review is a process to determine the locations energy performance based on data and/or actual measurement, leading to identification of opportunities for improvement. The review provides useful information for the development of the energy baseline and the selection of energy performance indicators (EnPIs). It also establishes the monitoring capability to support effective continuous improvement of the EnMS in the future. Page 21 of 85

22 When conducting the energy review, the following items are noted: 1. Major equipment with significant energy consumption should be itemized, i.e. energy consumption record should be provided for each piece of equipment; 2. Installation of sub-meter to monitor and record the energy consumption (such as electricity, diesel, gas) of each major equipment; 3. When measurement of actual consumption is not available, estimation of energy consumption by power rating and operating hours may be adopted. However, assumptions and justifications for energy consumption estimation shall be clearly stated; 4. The energy review should be updated when necessary to add new equipment and expel obsolete items; and 5. Replacement of estimation by actual data through measurement as far as possible to enhance the accuracy of the energy profile. The following factors are relevant for the review: Machine and equipment changes (related to MOC-Process) Machine and equipment usage working hours Changes in the shifts Changes in process and energy parameters New Technologies In the energy review also a focus on the former reviews are done. After the review an action and overview list with targets and actions for improvement of the energy performance for the location is available. The following criteria for the development of the priorities are used: The part of the overall energy consumption of the location The % in relation of the energy reduction Economic viability (cost of the actions/reduction of energy consumption) The summary of the energy review are use under perspective of the planned changes is the basic for the operating targets. Page 22 of 85

23 The energy review will be documented and done on a regular base. It is defined for a yearly frequenz. The documentation of the energy flows is transparent and can be bring up into relation to the relevant area easily. Possibilities for optimization of energy consumption The following topics are potential for improvements: any components with high efficiency new technologies Is it possible to optimize the energy consumption (better control, shift optimization, ) Avoid standby Process optimization for better energy profiles Idea management for more Energy efficiency Reduction of power loss Related documents o o EHS aspect evaluation.xls Management of change O revizuire energetica este un proces pentru a determina performanța energetica a locației bazata pe date și / sau măsurari reale, care să conducă la identificarea oportunităților de îmbunătățire. Reexaminarea oferă informații utile pentru dezvoltarea liniei de bază de energie și selectarea indicatorilor de performanță energetică (EnPIs). Page 23 of 85

24 De asemenea, stabilește capacitatea de monitorizare pentru a sprijini îmbunătățirea continuă efectivă a EnMS în viitor. La efectuarea analizei energetice, sunt menționate următoarele elemente: 1. echipamente majore, cu un consum semnificativ de energie ar trebui să fie detaliate, ar trebui să se prevadă, adică înregistrarea consumului de energie pentru fiecare echipament; 2. Instalarea dispozitivelor de masurat pentru a monitoriza și înregistra consumul de energie (cum ar fi electricitatea, motorina, gaz) fiecărui echipament major; 3. Atunci când măsurarea consumului real nu este disponibila, poate fi adoptata estimarea consumului de energie cu puterea nominală și orele de funcționare. Cu toate acestea, ipotezele și justificările pentru estimarea consumului de energie trebuie precizate în mod clar; 4. Analiza energetică ar trebui să fie actualizată atunci când este necesar pentru a adăuga echipamente noi și de a expulza elemente învechite; și 5. Înlocuirea estimării prin date reale prin măsurare, în măsura în care este posibil pentru a spori precizia profilului energetic. Următorii factori sunt relevanți pentru revizuire: Mașini și echipamente modificate (legate de MOC-Process) Modificări în schimburi Modificări în proces Tehnologii noi În cadrul revizuirii energetice, de asemenea, se analizeaza fostele comentarii. După evaluare, acțiuni cu privire la obiective și acțiuni de îmbunătățire a performanței energetice pentru locația sunt disponibile. Sunt utilizate următoarele criterii pentru dezvoltarea priorităților: partea din consumul energetic global al locației % în raport cu reducerea energiei viabilitatea economică (costul acțiunilor / reducerea consumului de energie) Reexaminarea energetică va fi documentată și efectuată pe o bază regulată. Este definita o examinare anuala. Page 24 of 85

25 Posibilități de optimizare a consumului de energie Următoarele subiecte sunt potențiale pentru îmbunătățiri: schimbare,...) tru a optimiza consumul de energie (un control mai bun, optimizare putere Documente relevante o EHS aspect evaluation.xls o Managementul schimbării Energy baseline / Valoarea inițială a energiei On the basement of a first energy audit the energy consumption was analyzed, Energy consumption and the flow of energy. This was evaluated and builds the Energy baseline in relation to the defined Energy data period. Basically energy data will be measured on a monthly base. The energy baseline will be adjusted if: If the defined energy measurement indicators are not the right one. Essential changes in the Processes, value streams or procedures General changes (MOC) Related documents roadmap Page 25 of 85

26 Un prim audit energetic a analizat consumul de energie, consumul de energie și fluxul de energie. Acest lucru a fost evaluat și construiește linia de bază de energie în raport cu perioada de date energetice definite. În principiu, date referitoare la energie vor fi măsurate pe o bază lunară. Valoarea initiala de energie va fi ajustată în cazul în care: de măsurare a energiei definiti nu sunt cei potriviti. odificări esențiale în procesele, fluxurile de valoare sau proceduri Documente relvante o roadmap Energy performance indicators (EnPIs) / Indicatori de performanta energetici For a clear evaluation of the energy performance of the location, Energy performance indicators are defined. Possible EnPIs: - Electricity consumption - Gas consumption Checked regularly Related documents BSC, Road Map Pentru o evaluare clară a performanței energetice a locației, sunt definiți indicatori de performanță energetică. EnPIs posibili: - GHG în legătură cu emisiile totale - Consumul de energie electrică - Consumul de gaz Page 26 of 85

27 verificati cu regularitate Documente relevante BSC, Road Map Energy Objectives, Targets and Action Plans / Obiectivele energetice, ținte și planuri de acțiune Documented energy objectives and targets are be established to ensure compliance with the organization s energy policy, and to facilitate continual improvement in energy performance. Objectives are state what the location wants to achieve while targets should specify how the organization would achieve those objectives. The objectives and targets are be practical, achievable and measurable, and must conform to the organization s business objectives and preferably provide some challenge to the plant. Definition after the S.M.A.R.T. Prinzip S M A R T - specific - measurable - adequately - realistic - terminate For the realization of the objectives an action plan is established. (roadmap) Obiectivele energetice și țintele sunt documentate să fie stabilite pentru a asigura conformitatea cu politica energetică a organizației, precum și pentru a facilita îmbunătățirea continuă a performanței energetice. Obiectivele specifica ceea ce locatia dorește să realizeze în timp ce tintele ar trebui să specifice modul în care organizația ar Page 27 of 85

28 atinge aceste obiective. Obiectivele și țintele sunt practice, realizabile și măsurabile, și trebuie să fie conforme cu obiectivele de afaceri ale organizației. Implementation and Operation / Implementare si operare Competence refers to persons who possess the required skills, knowledge, qualifications, and capacity to perform their duties that can significantly affect energy use or the implementation of the EnMS. It is based on a combination of education, training, skills and experience of the relevant person. A competent workforce is essential in successfully implementing the organization s EnMS and achieving improved energy performance. The knowledge and skills that are necessary to implement the EnMS, ensure control of the significant energy uses and achieve the energy objectives and targets must be addressed. Basically, appropriate training are provided to all relevant personnel. This training should include general concept of energy management as well as skills training (usually on-the-job) to allow personnel to carry out their tasks with an awareness of the impact their activities can have on the energy performance. The level and degree of training will inevitably vary according to job function. For instance, general energy awareness training should be provided for all employees; and energy audit training should be provided for those who are responsible for the establishment of energy profile. Competența se referă la persoanele care posedă abilitățile necesare, cunoștințele, calificările și capacitatea de a-și îndeplini sarcinile care pot afecta în mod semnificativ consumul de energie sau punerea în aplicare a EnMS. Ea se bazează pe o combinație intre educație, formare profesională, aptitudinile și experiența persoanei în cauză. O forță de muncă competentă este esențială în punerea în aplicare cu succes a EnMS și atingerea performanței energetice. Cunoștințele și abilitățile care sunt necesare pentru punerea în aplicare a EnMS, asigură controlul utilizărilor energetice și pentru a atinge obiectivele energetice. Practic, o formare adecvată a întregului personal relevant. Această pregătire trebuie să includă conceptul general de management al energiei, precum și formarea abilităților (de obicei, la locul de muncă), pentru a permite personalului să își îndeplinească sarcinile cu o conștientizare a impactului activităților lor asupra performanței energetice. Nivelul și gradul de instruire va varia în mod inevitabil, în funcție de locul de muncă. De exemplu, ar trebui să se prevadă o pregătire de conștientizare generală a energiei pentru toți angajații și ar trebui să fie furnizata formarea de audit energetic pentru cei care sunt responsabili pentru stabilirea profilului de energie. Communication / Comunicare Page 28 of 85

29 For internal communication, the location clearly demonstrate communication links in both vertical and horizontal directions within the location. An internal communication include how staff members are made aware of energy issues, how decisions are made or information is disseminated to staff etc. This is also make provision for the communication of suggestions / complaints etc. relevant to energy management and how these are dealt with. The communication procedure is also cover the process in responding to comments and suggestions by contractors working for or on behalf of the organization. Methods for communication include, for example: - Meetings; - Videos; - Briefings; - s, posters, memos, circulars; and - Suggestion boxes - Near Miss / Obs. Externally, the organization should maintain a documented decision on whether it will communicate its energy policy, EnMS and energy performance. For those who choose to communicate this information externally, they should consider the following aspects: Type and level of information to be communicated; Targets of communication; Mechanisms and responsible parties to handle and respond to enquiries; Official response time; and Recording system and format of communication and the associated correspondence. A communication with externals is not planned. Related to the external communication the organization doesn t communicate the energy performance or other Energy information. The following aspects are communicated: Energy policy and objectives Management of energy for every body Information about energy consumption and trends Improvement potential Page 29 of 85

30 Financial benefit of energy activities Energy responsible contact persons Pentru comunicarea internă, locația demonstrează în mod clar legături de comunicare în ambele direcții verticale și orizontale. O comunicare internă include modul în care membrii personalului sunt conștienți de aspectele legate de energie, modul în care sunt luate deciziile sau informațiile sunt diseminate. Această metodă prevede de asemenea comunicarea sugestii / reclamații etc. relevante pentru gestionarea energiei și modul în care acestea sunt tratate. Procedura de comunicare se referă, de asemenea, la procesul de a răspunde la comentariile și sugestiile de la contractanți care lucrează pentru sau în numele organizației. Metodele de comunicare includ, de exemplu: - Reuniuni; - Video; - Sesiuni de informare; - -uri, postere, memo-uri, circulare; și - cutii de sugestii - Near Miss / Obs. Pe plan extern, organizația ar trebui să mențină o decizie documentată dacă acesta va comunica extern politica energetică, EnMS și performanța energetică. Pentru cei care aleg să comunice aceste informații pe plan extern, acestea ar trebui să ia în considerare următoarele aspecte: Tipul și nivelul de informații care urmează să fie comunicate; Obiectivele de comunicare; Mecanisme și părțile responsabile să se ocupe și să răspundă la întrebări; Timpul de răspuns oficial; și Sistem de înregistrare și formatul comunicarii și a corespondenței asociate. O comunicare externa nu este planificata. Referitor la comunicarea externă organizația nu comunică performanța energetică sau alte informații de energie. Următoarele aspecte sunt comunicate: Page 30 of 85

31 ct responsabile Documentation Requirements / Cerinte de documentatie Documentation within a management system assist in both EnMS implementation and promoting under-standing of system implementation. Documentation helps the organization communicate its intent and ensure that energy-related activities are performed consistently and according to the requirements. It provides information and supporting evidence to demonstrate the effectiveness and efficiency of the EnMS and could be in the form of electronic files or paper copies. According to the ISO Standard, organizations are required to document information that describes the core elements of their EnMS. In short, the following should be documented in an EnMS: Scope and boundaries of the system; Energy policy; Energy planning process including methodology and criteria used to develop the energy review, energy baselines and methodology for determining and updating the EnPIs; Energy objectives, targets and action plans; and Decision whether to communicate externally about information of energy performance. In addition to the above specific documentation requirements referred to in the ISO Standard, the organization may consider developing other documents that are deemed necessary to support the implementation of the EnMS, as documentation is the most easiest and effective method of achieving this. Nevertheless, it should be borne in mind that the primary focus of the organization should be on effective implementation of the EnMS instead of creating a complex documentation system. Page 31 of 85

32 Documentarea în cadrul unui sistem de management asista la punerea în aplicare a EnMS și promovarea performantei energetice. Documentarea ajută organizația să comunice intenția sa și să se asigure că activitățile legate de energie sunt realizate în mod constant și în conformitate cu cerințele. Acesta oferă informații și elementele de probă pentru a demonstra eficacitatea și eficiența EnMS și ar putea fi sub formă de fișiere electronice sau copii pe hârtie. În conformitate cu standardul ISO 50001, organizațiile sunt obligate să documenteze informațiile care descriu elementele de bază ale EnMS. Pe scurt, cele ce urmează trebuie să fie documentate într-un EnMS: Domeniul de aplicare și limitele sistemului; Politica energetică; Procesul de planificare a energiei, inclusiv metodologia și criteriile utilizate pentru dezvoltarea analizei energetice, valorile de referință de energie și metodologia pentru stabilirea și actualizarea EnPIs; Obiectivele energetice, țintele și planurile de acțiune; și Decizia de a comunica dacă în exterior cu privire la informațiile de performanță energetică. În plus față de cerințele de mai sus specifice pentru documentare menționate în standardul ISO 50001, organizația poate lua în considerare dezvoltarea altor documente care sunt considerate necesare pentru a sprijini punerea în aplicare a EnMS. Cu toate acestea, trebuie să se țină seama de faptul că obiectivul principal al organizației ar trebui să fie punerea în aplicare efectivă a EnMS în loc de a crea un sistem de documentare complexă. Control of Documents / Controlul Documentelor Documents of the EnMS would be: Checked before released Updated if necessary Indexed Is general defined as common for all IMS documents Possible Records Energy consumption overviews Measurement reporting Page 32 of 85

33 Action plans Training evidences Documents and records stored and archived as necessary (see document matrix). Related documents Document matrix.xls Documentele EnMS ar fi: verificate înainte de eliberare Actualizate dacă este necesar indexate Înregistrări posibile Consumul de energie overviews raportarea de măsurare Planuri de acțiune dovezi de formare Documentele și înregistrările stocate și arhivate după cum este necesar (a se vedea matricea de documente). Documente relevante Matricea documentelor.xls Operational Controls / Control operational Implementation of the EnMS is dependent on the establishment and maintenance of operational procedures and controls to ensure that the significant energy uses are being controlled and that the policy, objectives and targets are being met. The location considers the different operations and activities, which contribute to its significant energy uses, and establish / confirm and implement the requisite control procedures. In order to identify operational controls, the plant should systematically review all of its significant energy uses to identify those which are not already controlled or where existing controls may be insufficient, and to subsequently ensure that control procedures are in place for all such areas. Page 33 of 85

34 It is suggested that the following are considered in relation to the preparation of operational control: Level of detail of the control procedures required; Target user of the procedures e.g. working level or management supervisory level; Distribution to relevant staff and / or contractors, where applicable; and Developing a matrix to cross check significant energy uses against operational controls to ensure that relevant procedures are in place for controlling each of the significant energy uses. Systematic Maintenance (TPM) Infrastructure Punerea în aplicare a EnMS depinde de stabilirea și menținerea procedurilor și controalelor operaționale pentru a se asigura că utilizările semnificative de energie sunt controlate și că politica,obiectivele și țintele sunt atinse. Fabrica ia în considerare diferitele operațiuni și activități, care contribuie la utilizările sale semnificative de energie, și de a stabili / confirma și punerea în aplicare a procedurilor de control necesare. În scopul de a identifica controalele operaționale, fabrica ar trebui să revizuiască în mod sistematic toată energia semnificativă, pentru a le identifica pe cele care nu sunt deja controlate sau în cazul în care controalele existente sunt insuficiente, Page 34 of 85

35 și, ulterior, pentru a se asigura că procedurile de control sunt în vigoare pentru toate aceste zone. Următoarele elemente sunt luate în considerare în ceea ce privește pregătirea controlului operațional: Nivelul de detaliu al procedurilor de control necesare; Distribuirea personalului și / sau contractori relevante, după caz; și Dezvoltarea unei matrice pentru a verifica consumul de energie semnificativ utilizata împotriva controalelor operaționale pentru a se asigura că procedurile relevante sunt în vigoare pentru a controla fiecare dintre utilizarile semnificative de energie Întreținere sistematică (TPM) Infrastructura Purchasing of energy, products, equipment / Achizitionarea de energie, produse, echipamente The purchasing will be done with an focus on the energy influence of: Equipment (e.g. machines, tools) Production (e.g. IT-Equipment, lightning, engines, ) Energy relevant service Below are three major items that an organization should consider for the procurement of energy using products, equipment and services which are expected to have a significant impact on energy performance: How suppliers are informed that procurement is partly evaluated on a basis of energy performance? What are the criteria for assessing energy use, consumption and efficiency over the planned or expected operating lifetime? How to define energy purchasing specifications for effective energy use? The elements of energy purchasing specification could include energy quality, availability, cost structure, environmental impact and renewable sources. Responsible is the purchasing department and the Energy team is involved. Examples of criteria to be considered when defining energy purchasing specifications for a lighting system: Page 35 of 85

36 Unit cost and total cost Number of lighting devices required Power rating Power factor Energy saving percentage (i.e. compared to traditional bulb) and its payback period Lifetime (i.e. frequency of replacement) Lux level Color rending index Color temperature Luminous efficiency in terms of lm/w Lumen depreciation Surface temperature (i.e. impact on operating cost of air conditioning system) Any stroboscopic effects? Any need for special disposal arrangements? Any hazardous materials or heavy metals inside the equipment? After-sale maintenance and service Relevant documents Eaton procurement directive Machinery and Work equipment safety MESH 8.0 Cumpărarea se va face cu un accent pe influența energetică a: Echipamentelor (de exemplu, mașini, unelte) Producția (de exemplu, IT-Echipamente, motoare,...) Serviciul relevant pentru Energie Mai jos sunt trei elemente majore pe care o organizație ar trebui să le ia în considerare pentru achiziționarea de energie folosind produse, echipamente si servicii care se așteaptă să aibă un impact semnificativ asupra performanței energetice: Cum sunt informați furnizorii că achizițiile publice sunt parțial evaluată pe baza performanței energetice? Care sunt criteriile de evaluare a consumului de energie, consumul și eficiența pe durata de funcționare planificată sau de așteptat? Cum sunt definite specificațiile de achiziție a energiei pentru utilizarea eficientă a energiei? Page 36 of 85

37 Elementele specificației de achiziție a energiei ar putea include, de calitate a energiei, disponibilitatea, structura costurilor, impactul asupra mediului și a surselor regenerabile de energie. Este responsabil departamentul de achiziții iar echipa energetică este implicată. Exemple de criterii care trebuie luate în considerare în definirea specificațiilor de achiziție a energiei pentru un sistem de iluminat: Costul unitar și costul total Numărul de dispozitive de iluminat necesar Putere nominală Factor de putere Procent de economisire a energiei (adică, în comparație cu un bec tradițional) și perioada de amortizare Durată de viață (adică frecvența de înlocuire) Nivelul Lux Indice de culoare Temperatura Eficiență luminoasă în ceea ce privește lm / w Amortizarea Lumen Temperatura de suprafață (adică un impact asupra costurilor de exploatare a sistemului de aer condiționat) Orice nevoie de aranjamente speciale de eliminare? Orice materiale periculoase sau metale grele în interiorul echipamentului? Documente relevante Directiva Eaton de achiziții Elementul pentru siguranta masinilor MESH 8.0 Checking / Verificarea To gauge the effectiveness of the EnMS and monitor the actual energy performance, an organisation is required to perform regular checking through energy-related data measurement and analysis, as well as carrying out internal audits. Pentru a evalua eficacitatea EnMS și să monitorizeze performanța energetică reală, o organizație este obligată să efectueze verificări periodice prin măsurare legate de energie și de analiză a datelor, precum și efectuarea unor audituri interne. Page 37 of 85

38 Monitoring, Measurement and Analysis / Monitorizare, masurare si analiza With respect to monitoring of the key characteristics, the location review all significant energy uses to determine which aspects be monitored in order to check that the controls are being effective. The results help management define appropriate energy performance improvement actions. A monitoring schedule be drafted in order to facilitate the monitoring activities (see definition of EnPIs). According to the standard, key characteristics required monitoring shall include at a minimum: Significant energy uses and other outputs of the energy review; The relevant variables related to significant energy uses; EnPIs; The effectiveness of the action plans in achieving objectives and targets; and Evaluation of actual versus expected energy consumption. Appropriate procedures should be in place to ensure the reliability of the data through the testing of equipment, calibration and sampling. Evaluation of actual versus expected energy consumption as well as review its measurement needs shall be carried out. The organization shall also investigate and respond to significant deviations in energy performance. These can be easily addressed through periodic meetings of the Energy Management Team or other working groups. For the regularly check the following topics are checked: The impact of the different energy aspects to the measurement results Which areas of main energy consumers are relevant Update of the EnPIs Check of effectiveness of the energy action plans Compering of actual energy indicators and measurements All measures are set in relation to the energy baseline. The planning considered the following measurements criteria: The range of the measurements and checks (what will be measured, which values we need?) Measuring Intervals Method of energy measuring Calibration of measurement equipment Page 38 of 85

39 Responsibilities Relevant documents: planning for measuring measurement protocols În ceea ce privește monitorizarea caracteristicilor esențiale, pentru a determina ce aspecte trebuie monitorizate pentru a verifica dacă controalele sunt eficiente. Managementul rezultatelor ajută la definirea acțiunilor corespunzătoare de îmbunătățire a performantei energetice. Un program de monitorizare este elaborat pentru a facilita activitățile de monitorizare (a se vedea definiția EnPIs). Conform standardului, caracteristicile cheie necesare pentru monitorizare trebuie să cuprindă cel puțin: Utilizări semnificative de energie și alte rezultate ale analizei energetice; Variabilele relevante referitoare la utilizări semnificative de energie; EnPIs; Eficacitatea planurilor de acțiune în atingerea obiectivelor și țintelor; și Evaluarea reală față de consumul de energie așteptat. Procedurile corespunzătoare ar trebui să fie implementate pentru a asigura fiabilitatea datelor prin testarea echipamentelor, de calibrare și de prelevare de probe. Evaluarea reală față de consumul de energie așteptat, precum și de revizuire a nevoilor sale de măsurare. De asemenea, organizația investighează și pentru a răspunde la abateri semnificative de performanță energetică. Acestea pot fi ușor abordate prin intermediul reuniunilor periodice ale Echipei de Management Energetic sau alte grupuri de lucru. Sunt verificate următoarele subiecte: Impactul diferitelor aspecte legate de energie la rezultatele măsurătorilor Ce domenii ale principalilor consumatori de energie sunt relevante Actualizare a EnPIs Verificarea eficienței planurilor de acțiune în domeniul energiei Toate măsurile sunt stabilite în raport cu linia de bază a energiei. Planificarea ia în considerare următoarele criterii de măsurători: Intervalul măsurătorilor și verificărilor (ce vor fi măsurate, ce valori avem nevoie?) Page 39 of 85

40 Intervale de măsurare Metoda de măsurare a energiei Calibrarea echipamentului de măsurare Responsabilități Documente relevante: planificarea pentru măsurarea protocoale de măsurare Evaluation of the conformity of the legal and other requirements / Evaluarea conformitatii cu cerintele legale si alte cerinte We evaluate the conformity of the fulfillment of the legal and other requirements in regularly intervals in minimum ones per year during the management review. Evaluăm conformitatea îndeplinirii cerințelor legale și de altă natură în intervale de timp, în mod regulat minim în timpul analizei de management. Internal audits of the EnMS / Auditul intern pentru EnMS According to the ISO and all other relevant standards such as 9001, and 18001, the organization has established a program to evaluate periodically on its EnMS implementation and check the effectiveness of the system in fulfilling their energy policy. The program should include the scope and frequency of the audits. Internal audit of EnMS is different from an energy audit or assessment. The internal audit evaluates the processes, procedures and implementation of the EnMS to determine if they are appropriate to the organization, implementation status and conforming to requirements of the ISO standard. It helps identify nonconformities and opportunities for improvement of the EnMS. In practice, it can be performed by either internal or external persons, as long as they are competent, impartial and objective in conducting the EnMS audit. At the end of the audit, proper records should be maintained and submitted to management for review. In general, the audit program and procedures should cover: Specific activities / areas of the EnMS to be audited; Frequency of audits (different elements of the EnMS may be audited at different frequencies); Responsibilities and selection of auditor(s); Communication of audit results; Page 40 of 85

41 Auditor competence; and Process of conducting audits The same solution as in the integrate management system is used for the management of the internal audit related to the ISO Relevant documents: ISO Checklist Audit- rough plan Audit- detailed plan Audit- report template IMS procedure and statement 17 for internal Audits În conformitate cu ISO și toate celelalte standarde relevante, cum ar fi 9001, și 18001, organizația a stabilit un program pentru a evalua periodic implementarea EnMS și verificarea eficacității sistemului în îndeplinirea politicii energetice. Programul ar trebui să includă domeniul de aplicare și frecvența auditurilor. Auditul intern al EnMS este diferit de o evaluare a energiei. Auditul intern evaluează procesele, procedurile și punerea în aplicare a EnMS pentru a stabili dacă acestea sunt adecvate pentru organizatie, stadiul de implementare și în conformitate cu cerințele standardului ISO Ajută la identificarea neconformităților și a posibilităților de îmbunătățire a EnMS. În practică, aceasta poate fi efectuat de către persoane, fie interne sau externe, atâta timp cât acestea sunt competente, imparțiale și obiective în realizarea auditului EnMS. La sfârșitul auditului, înregistrările corespunzătoare ar trebui să fie menținute și înaintate conducerii pentru examinare. În general, programul și procedurile de audit ar trebui să acopere: Activități specifice / zone ale EnMS care urmează să fie auditate; Frecvența auditurilor (diferite elemente ale EnMS pot fi auditate la frecvențe diferite); Responsabilități și selectarea auditorului (e); Comunicarea rezultatelor auditului; Competența auditorului; și Procesul de realizare a auditurilor Aceeași soluție ca și în sistemul de management integrat este utilizat pentru gestionarea auditului intern în legătură cu ISO Page 41 of 85

42 Documente relevante: ISO Lista de verificare Plan de audit Raport de audit Procedura IMS 17 pentru audit intern Non-conformities, Corrective and Preventative Actions / Neconformitati, actiuni corective si preventive The findings of monitoring and other reviews of EnMS implementation should be documented. In case nonconformities are identified, the necessary corrective and preventive actions must be initiated and implemented. A follow-up system should be maintained by management to ensure that corrective and preventive actions have been completed and effective. A fundamental principle of the ISO standard is that organizations are capable of identifying and fixing the problems, as well as taking actions to eliminate the cause of the problem. According to the standard, corrective action refers to action to eliminate the cause of a detected nonconformity while preventive action refers to action to eliminate the cause of a potential nonconformity. For organizations with ISO 9001 and ISO in place, addressing non-conformance should be relatively straight forward as the procedures developed under these standards can provide the basis for fulfilling ISO requirements. Procedures addressing non conformities should include: analysis of the cause of non-conformance identification and implementation of corrective actions modification of existing controls, if necessary establishment of preventative measures where appropriate recording any changes in written procedures resulting from corrective or preventative actions ensuring follow-up actions are in place to ensure satisfactory resolution of the non-conformance, and non conformances should be reviewed in the Management Review process and Energy Management Team/Working Group meetings. Relevant docuements: IMS procedure 13 Page 42 of 85

43 Constatările monitorizării și alte comentarii de punere în aplicare EnMS ar trebui să fie documentate. În caz in care sunt identificate neconformități, acțiunile corective și preventive necesare trebuie să fie inițiate și puse în aplicare. Un sistem de monitorizare trebuie să fie menținut de către conducere pentru a se asigura că acțiunile corective și preventive au fost finalizate cu eficienta. Un principiu fundamental al standardului ISO este faptul că organizațiile sunt capabile să identifice și sa stabilieasca problemele, precum și luarea de măsuri pentru a elimina cauza problemei. Conform standardului, acțiunea corectivă se referă la o acțiune pentru a elimina cauza unei nonconformitati detectate în timp ce acțiunea preventivă se referă la o acțiune pentru a elimina cauza unei potentiale neconformitati.. Procedurile de adresare a neconformitatii ar trebui să includă: analiza cauzei neconformității identificarea și punerea în aplicare a acțiunilor corective modificarea controalelor existente, dacă este necesar stabilirea măsurilor preventive, dacă este cazul înregistrarea oricăror modificări ale procedurilor scrise rezultate în urma acțiunilor corective sau preventive asigurarea unor acțiuni de monitorizare pentru a asigura soluționarea satisfăcătoare a neconformității, și neconformitatile trebuie revizuite în procesul de gestionare de revizuire și întâlniri de gestionare a energiei Echipa Energetica. Management Review / Revizuirea efectuata de management The integrated management review assist our organization to achieve continual improvement and to assess the suitability, adequacy and effectiveness of the EnMS. It should be noticed that although management review needs to cover the scope of the whole EnMS, not all the elements in system are required to be reviewed at once. The review process can take place over a period of time. Inputs to the management review include: a) follow-up actions from previous management reviews (general topic for all Standards of the IMS) b) review of the energy policy (part of all policy reviews) c) review of energy performance and related EnPIs (own item in the MR) Page 43 of 85

44 d) results of the evaluation of compliance with legal requirements and changes in legal requirements and other requirements to which the organization subscribes (general topic for all Standards of the IMS) e) the extent to which the energy objectives and targets have been met -performance (own item in the MR) f) EnMS audit results (general topic for all Standards of the IMS) g) the status of corrective actions and preventive actions (general topic for all Standards of the IMS) h) projected energy performance for the following period (standard part of each target to program) i) recommendations for improvement (general topic for all Standards of the IMS) The results of the MR are documented in the management review report and comments also in the summary of the different section is it possible. a) changes in the energy performance of the organization b) changes to the energy policy c) changes to the EnPIs d) changes to objectives, targets or other elements of the EnMS, consistent with the organization's commitment to continual improvement e) changes to allocation of resources. Analiza de management integrat ajuta organizația noastră sa realizeze o îmbunătățire continuă și de a evalua caracterul adecvat și eficacitatea EnMS. Ar trebui remarcat faptul că, deși trebuie să acopere domeniul de aplicare a întregului EnMS, nu sunt necesare toate elementele din sistem care urmează să fie revizuite dintr-o dată. Procesul de analiză poate avea loc într-o perioadă de timp. Intrarile analizei de management includ: a) acțiuni de urmărire din analizele anterioare efectuate de management (subiect general pentru toate standardele IMS) b) revizuirea politicii energetice Page 44 of 85

45 c) revizuirea EnPIs de performanță energetică și conexe (element propriu în MR) d) rezultatele evaluării conformității cu cerințele legale și modificările cerințelor legale și a altor cerințe la care organizația subscrie (subiect general pentru toate standardele IMS) e) măsura în care obiectivele energetice și țintele au fost îndeplinite (element propriu în MR) f) rezultatele auditului EnMS (subiect general pentru toate standardele IMS) g) stadiul acțiunilor corective și acțiuni preventive (subiect general pentru toate standardele IMS) h) proiectarea de performanță energetică pentru perioada următoare (o parte standard a fiecărui obiectiv la -Programul) i) recomandări de îmbunătățire (subiect general pentru toate standardele IMS) Rezultatele MR sunt documentate în raportul de analiză de management: a) modificările survenite în performanța energetică a organizației b) modificări la politica energetică c) modificări la EnPIs d) modificările de obiective, ținte sau alte elemente ale EnMS, în concordanță cu angajamentul organizației de îmbunătățire continuă e) se schimbă alocarea resurselor. Company Guidelines / Liniile Directoare ale Companiei Mission We seek to be the best supplier to our customers and to offer them distinctive and highquality products, services and solutions. Vision Our vision is to improve the quality of life and the environment through the use of power management technologies and services. We develop our employees We delight our customers Page 45 of 85

46 We deliver for our shareholders We support our communities The right way to do business At Eaton, this statement is more than just a slogan. It is, in fact, an irrevocable obligation to act in accordance with only the highest ethical standards and rules of conduct. It hinges on how we present ourselves in our interactions with customers and business partners. It bases on our support for the communities in which we operate and on the respect that we have for our environment, something that we make evident in the way that we interact with it. It is a reflection of our company's firmly-anchored core values and attitudes toward other persons. At Eaton, our view is oriented toward results and - equally important - toward how we are to achieve these results. These cornerstones can be best described through the value-based corporate culture and philosophy at Eaton: Outstanding achievements by the people who work at our company. A value-based corporate culture The continuously growing demand that we face in today's global business world, demands ongoing peak performances. The future success of our company depends on the extent to which we are successful at adapting to rapidly-advancing changes in the market, without overlooking the values toward which our business is oriented. We are proud that Eaton is successful at achieving top performances while adhering to the value-based culture that embodies our company. This is a corporate culture that respects the uniqueness of each employee and allows for diverse views and opinions, something that ultimately leads to creativity and innovation. Our basic beliefs, such as integrity, trust, respect, dignity and honesty, form the basis of our entire business and are the reason why Eaton is so highly regarded by its employees, customers, shareholders, and the communities in which we operate. The ongoing commitment to Eaton's mission, vision and values is not something that is taken for granted, however. It takes effect when all of our employees share the same basic beliefs in terms of their mutual responsibilities to one another, to the company, and to our shareholders. This is very well described through Eaton's philosophy. It is a common belief that we have held for many years, that expresses our obligation to ensure a sustainable working environment that conforms to our values. The Eaton philosophy: Outstanding achievements by the people who work at our company The Eaton philosophy touches upon the fundamental principles that all employees want to put forth their best effort and do what is right. These fundamental principles are reflected in our guidelines, operation methods and decisions. The ideals that are described below are another important component. Health and safety: We commit to the well-being of our employees... Excellence: We want to be the best... Integration: We value the fact that all persons are different... Communication: We communicate openly and honestly... Page 46 of 85

47 Compensation: We offer a competitive compensation and benefits... Learning: We learn continuously, we grow and we change... Responsibility: We keep our promises... Innovation: We are always open to new ideas... Dedication: We are committed to our work and to our communities... Expectations We trust that every one of our employees embraces Eaton's values and beliefs, and is fully dedicated to supporting the company so that Eaton's vision may become reality. By doing this, our employees can be proud of their own contributions and of the company for which they work. We also trust that those who have taken on management responsibilities at diverse levels at Eaton, are forthcoming about their obligation to uphold our values and beliefs, and know that they are public representatives of the company. The continuous implementation of our corporate culture is a part of their responsibilities. Misiune Noi căutăm să fim cel mai bun furnizor pentru clienții noștri și să le ofere produse distincte și de înaltă calitate, servicii și soluții. Viziune Viziunea noastră este de a îmbunătăți calitatea vieții și a mediului înconjurător prin utilizarea tehnologiilor și a serviciilor de management al energiei. Ne dezvoltam angajatii Ne încântă clienții noștri Noi livram pentru acționarii noștri Noi sprijinim comunitățile noastre Modul corect de a face afaceri Această afirmație este mai mult decât un slogan. Este, de fapt, o obligație irevocabilă de a acționa doar în conformitate cu cele mai înalte standarde și reguli de conduită etică. Ea depinde de modul în care ne prezentăm în interacțiunile noastre cu clienții și partenerii de afaceri. Ea se întemeiază pe sprijinul nostru pentru comunitățile în care ne desfășurăm activitatea și respectul pe care il avem pentru mediul nostru, lucru pe care îl face evident în modul în care interacționăm cu ea. Este o reflectare a valorilor de bază cu fermitate ancorări companiei noastre si atitudinile fata de alte persoane. La Eaton, opinia noastră este orientată spre rezultate și - la fel de importante - spre modul în care atingem aceste rezultate. Aceasta piatra de temelie poate fi descrisă cel mai bine prin cultura bazata pe valori corporative și filozofia la Eaton: realizări deosebite de oamenii care lucreaza la firma noastra. O cultură corporativă bazată pe valoarea Cererea în continuă creștere, cu care ne confruntăm în lumea de astăzi de afaceri la nivel mondial, necesită performanțe de vârf în curs de desfășurare. Succesul viitor al companiei noastre depinde de măsura în care avem succes la adaptarea la avansarea rapidă a schimbărilor de pe piață, fără a trece valorile către care se orientează activitatea noastră. Page 47 of 85

48 Suntem mândri că Eaton are succes la atingerea performanței de top în timp ce aderarem la cultura bazata pe valori care întruchipează compania noastră. Aceasta este o cultură corporativă care respectă unicitatea fiecărui angajat și permite vederi și opinii diverse, lucru care duce în cele din urmă la creativitate și inovare. Cerinte de bază, cum ar fi integritatea, încredere, respect, demnitate și onestitate, constituie baza întregii noastre afaceri și sunt motivul pentru care Eaton este atât de puternic considerată de către angajații, clienții, acționarii și comunitățile în care ne desfășurăm activitatea. Angajamentul în curs de desfășurare pentru Eaton misiune, viziune și valori nu sunt ceva care se ia de la sine, cu toate acestea. Ea are efect atunci când toți angajații noștri împărtășesc aceleași credințe de bază în ceea ce privește responsabilitățile lor reciproce unul cu altul, societate și acționarii noștri. Acest lucru este foarte bine descris prin filozofia Eaton. Este o credință comună pe care o deținem de mult timp, care exprimă obligația noastră de a asigura un mediu de lucru durabil, care este conform cu valorile noastre. Filozofia Eaton: realizări remarcabile de către cei care lucrează la compania noastră. Filosofia Eaton abordează principiile fundamentale pentru care toți angajații doresc să depună toate eforturile și de a face ceea ce este corect. Aceste principii fundamentale sunt reflectate în orientările, metodele noastre de operare și de luare a deciziilor. Idealurile care sunt descrise mai jos sunt o altă componentă importantă. Sănătate și siguranță: Ne angajăm la bunăstarea angajaților noștri... Excelenta: Ne dorim sa fim cei mai buni... Integrare: Apreciem faptul că toate persoanele sunt diferite... Comunicare: Comunicăm deschis și onest... Compensare: Va oferim o compensare competitivă și beneficii... Învățarea: Noi învățăm continuu, creștem și ne schimbăm... Responsabilitate: Ne ținem promisiunile... Inovare: Suntem mereu deschiși la idei noi... Dedicație: Ne-am angajat la munca noastră și față de comunitățile noastre... Așteptări Avem încredere că fiecare dintre angajații noștri îmbrățișează valorile și credințele Eaton, și este pe deplin dedicat pentru sprijinirea companiei, astfel încât viziunea lui Eaton ar putea deveni realitate. Prin aceasta, angajații noștri pot fi mândri de contribuțiile proprii și ale societății pentru care lucrează. De asemenea, avem încredere că cei care si-au asumat responsabilități de conducere la diverse niveluri de la Eaton, sunt constienti cu privire la obligația lor de a susține valorile și credințele noastre, și să știe că ei sunt reprezentanți publici ai companiei. Punerea în aplicare continuă a culturii noastre corporative este o parte din responsabilitățile lor. Page 48 of 85

49 Eaton Quality Policy / Politica în domeniul calităţii Eaton Politica firmei prezinta scopul de a satisfice clientii interni cat si externi, de a define teluri agresive pentru performanta calitatii, identificarea cat si rezolvarea proactive a problemelor zilinice cat si a avea gandirea 0 defecte. Quality Policy I Own Quality / Politica în domeniul calităţii Eu sunt responsabil de calitate In large part, achieving our vision, goals and mission rests on everyone's unwavering commitment to provide highquality products and services. Eaton's Quality Policy is the foundation of how we implement and act on delivering that commitment. continual improvement that results in: Quality is both a task and a mindset that we pursue every day. It is a process of Improved value of product and service Increased customer satisfaction Increased customer loyalty Reduced warranty repair costs Reduced cost of redundant or wasteful processes The Quality Policy is implemented through our adherence to and certification in the quality standards set forth in international quality management systems. Eaton has committed resources to earning internationally recognized certifications for quality assurance. Certifications in quality management systems are awarded when an external third-party organization audits Eaton's processes and determines that strict guidelines have been met. The international quality management system Eaton adheres to is: ISO International requirements for quality management systems for manufacturing or services, recognized in more than 80 countries. Page 49 of 85

50 În mare măsură, atingerea viziunii, obiectivelor şi misiunii noastre stă în angajamentul neclintit al fiecăruia de a furniza produse şi servicii de înaltă calitate. Politica în domeniul calităţii Eaton este baza felului în care implementăm şi acţionăm pentru respectarea acestui angajament. Calitatea este atât o sarcină cât şi un mod de gândire pe care le urmărim zilnic. Este un proces de îmbunătăţire continuă care rezultă în: Valoare îmbunătăţită a produsului şi serviciului Creşterea satisfacţiei clientului Creşterea loialităţii clientului Costuri de reparaţii reduse Costuri reduse pentru procese nenecesare sau producătoare de pierderi. Politica în domeniul calităţii este implementată prin aderarea şi certificarea faţă de standarde de calitate stabilite în sisteme de management al calităţii internaţionale. Eaton a asigurat resurse pentru obţinerea certificărilor recunoscute internaţional pentru asigurarea calităţii. Certificările sistemelor de management al calităţii sunt acordate atunci când o organizaţie terţă auditează procesele Eaton şi determină că liniile directoare stricte sunt respectate. Sistemul de management al calităţii internaţional la care Eaton aderă este: ISO 9001 Cerinţe internaţionale pentru sisteme de management al calităţii pentru producţie sau servicii, recunoscute în mai mult de 80 de ţări. Environmental Health and Safety Policy / Energy policy / Politica pentru mediul înconjurător, sănătate şi siguranţă ocupaţională / Politica energetica Introduction The main activity of S.C. Eaton Electro Productie S.R.L is manufacturing products for command and distribution of electricity and it is part of the production network Power Distribution Division (PDD). As Eaton strives to become the most admired company in its markets as measured by customers, shareholders and employees, EHS is an integral part of this process by adding value, and enhancing Eaton s competitive advantage in the marketplace. We direct our efforts in the following areas: Sustainable Business We commit to reduce resources consumption, minimize the impact of our operations and products on the environment. Our EHS efforts focus on prevention of injuries and Page 50 of 85

51 illnesses, protection of the environment, conservation of resources and pollution prevention. Employees We believe that the safety and health of our employees is paramount, and that all incidents, injuries, and occupational illnesses are preventable. We promote healthy lifestyles for our employees and their families. Business Integration We integrate EHS into all phases of the Eaton Business System (EBS). EHS excellence is integral to all of our business strategies and we consider stakeholder expectations in our decision-making process. The top management is focusing on continuous improvement of EHS. Compliance We commit to meet or exceed regulatory and company requirements consistent with Eaton s Policies on Ethics and Compliance. We work to create a zero incident mindset and to continuously improve our EHS performance through the implementation of Eaton s EHS management system standard (MESH). Customers, Suppliers and Contractors EHS excellence is everyone s responsibility. We partner with our customers, suppliers, contractors and other interested parties to create mutual value for our EHS programs. Community and Government We are committed to producing products in safe workplaces that are environmentally responsible. We participate in and contribute to local and governmental EHS initiatives that improve the quality of life in the communities where we live and work. We commit to permanent progress of our efforts for environmental protection, health and safety. We establish objectives based on our significant EHS aspects and we periodically review EHS performance. The compliance with this policy is the responsibility of all employees. Energy performance We commit to continuous improvement of energy performance at S.C. Eaton Electro Productie S.R.L and to ensure the availability of information s and resources necessary Page 51 of 85

52 to achieve the energy objectives, that are analyzed and reviewed periodically. We ensure compliance whit legal and other requirements that the organization subscribes, in refers to energy utilization, energy consumption, energy efficiency, we sustain the acquisition, realization of products and services with energy efficiency to improve energy performance. To achieve the objectives established in the policy S.C Eaton Electro Productie S.R.L implements, certifies and continuously improve Environment Management System according to ISO 14001:2015, Energy Management System according to ISO 50001:2011 and Occupational Health and Safety Management System according to OHSAS 18001:2008. Introducere S.C. Eaton Electro Productie S.R.L. are ca domeniu principal de activitate productia de aparate pentru comanda si distributia electricitatii si este parte componenta din reteaua de productie Power Distribution Division (PDD). Deoarece Eaton se străduieşte să devină cea mai admirată companie în pieţele în care activează, conform măsurătorilor care implică clienţi, acţionari, angajaţi si alte parti interesate, EHS (Mediu înconjurător, sănătate şi siguranţă) este o parte integrantă a acestui proces prin valoarea adăugată şi îmbunătăţirea avantajului competitiv al Eaton pe piaţa de desfacere. Ne concentram eforturile în următoarele domenii: Afaceri durabile Ne angajăm să reducem consumul de resurse naturale, impactul activitatilor şi al produselor noastre asupra mediului. Eforturile noastre EHS se concentrează asupra prevenirii vătămării şi îmbolnăvirii profesionale, protecţiei mediului, conservării resurselor şi a evitării poluării. Angajaţii Credem că siguranţa şi sănătatea angajaţilor este crucială şi că toate incidentele, vătămările şi îmbolnăvirile profesionale pot fi prevenite. Promovăm stilul de viaţă sănătos pentru angajaţii noştri şi familiile acestora. Integrarea activităţii Page 52 of 85

53 Integrăm EHS în toate fazele Sistemului de afaceri Eaton (EBS). Excelenţa EHS este parte integrată în toate strategiile noastre de afaceri şi avem în vedere aşteptările partilor interesate în procesul nostru decizional. Managementul la cel mai inalt nivel este preocupat in permanenta de imbunatatirea continua a sistemul EHS. Conformitatea Ne angajăm să îndeplinim toate cerintele legale aplicabile sau să depăşim indeplinirea cerinţelor de reglementare, ale companiei, si a partilor interesate ca parte a Politicilor Eaton privind etica şi conformitatea. Depunem eforturi pentru a crea o cultura zero incidente pentru cresterea performanţei EHS prin functionarea, mentinerea si imbunatirea continua a sistemului de gestionare EHS Eaton (MESH). Clienţii, Furnizorii şi Contractantii Excelenţa EHS intră în responsabilitatea fiecăruia. Suntem parteneri ai clienţilor, furnizorilor, contractantilor si a altor pati interesate interne si externe, pentru a beneficia de avantaje reciproce în programele EHS. Comunitatea şi guvernul Ne angajăm să producem bunuri în locuri de muncă sigure, care au în vedere protecţia mediului. Participăm şi contribuim la iniţiativele EHS locale şi guvernamentale care îmbunătăţesc calitatea vieţii în comunităţile în care trăim şi lucrăm. Ne angajăm să progresăm în permanenţă în eforturile privind protecţia mediului, sănătatea şi siguranţa in munca. Stabilim obiective bazate pe aspecte şi riscuri EHS semnificative, măsurăm şi analizăm periodic evoluţia performantei EHS. Conformarea la această politică intră în responsabilitatea fiecărui angajat. Performanta energetica Ne angajam sa imbunatatim continuu performanta energetica a companiei S.C. Eaton Electro Productie S.R.L si sa asiguram disponibilitatea informatiilor si a resurselor necesare pentru realizarea obiectivelor energetice, care sunt analizate si revizuite periodic. Asiguram conformitatea cu cerintele legale aplicabile si cu alte cerinte la care organizatia subscrie, referitor la utilizarea energiei, consumul de energie, eficienta energetica, sustine-m achizitionarea, realizarea de produse si servicii cu eficienta energetica pentru imbunatatirea performantei energetice. In vederea realizarii obiectivelor stabilite prin prezenta politica compania S.C. Eaton Electro Productie S.R.L. implementeaza, certifica si imbunatateste continuu Sistemul de Page 53 of 85

54 Management de Mediu conform standardului ISO 14001:2015, Sistemul de Management al Energiei conform standardului ISO 50001:2011 si Sistemul de Management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale conform standardului OHSAS 18001:2008. Safety Policy / Politica privind securitatea Our Values and Safety Principles All Eaton employees share personal responsibility to create and maintain a safe work environment. By working together and recognizing that we all have a significant role in the safety of ourselves and our co-workers, we can make a difference. Eaton s Safety Policy is part of doing business right and the following Principles assist us in our progress toward eliminating injuries and illnesses in our workplace. Safety Principles 1. Safety is fundamental to everything we do. 2. We are committed to removing conditions that cause personal injury or occupational illness. 3. All injuries and occupational illnesses are preventable and a workplace with zero incidents is achievable. 4. We make decisions and promote behaviors that protect us and others from risk of injury. 5. We use formal problem solving to reduce risk and continuously improve our safety performance. Adhering to these Safety Principles requires each of us to be responsible and accountable for recognizing and correcting at-risk behavior or unsafe conditions, which includes abiding by the following core Safety Expectations. We consider these expectations to be absolutes, because a violation could result in serious injury or even death. Safety Expectations Hazardous Energy Control/Lockout: We utilize established energy control/lockout procedures when performing servicing and maintenance activities on equipment and processes. Machine Safeguarding and Operation: We ensure that machine safeguards are functioning properly, safeguards are utilized when operating equipment, and all safety related procedures are followed. Work Permits and Specialized Safety Procedures for High-Risk Activities: We utilize properly authorized work permits when required and follow all special safety procedures when performing hot work, confined space entry, work on energized electrical devices, elevated work and other high risk activities. Only trained and authorized personnel will perform such activities. Page 54 of 85

55 Personal Protective Equipment (PPE): We abide by all PPE requirements as specified for our job and in our work area. Safe Driving: We minimize distractions when driving on company business, including only using hands-free communication systems. We wear seat belts while driving and require all occupants to do the same. We do not operate motor vehicles while impaired by any substance. Incident and Event Reporting: We report unsafe conditions and all injuries and illnesses no matter how minor to ensure proper medical evaluation and deployment of improved processes to prevent similar incidents or conditions from occurring in the future. Zero Tolerance Life Saving Rules The following rules must be followed at all times. Violation will result in termination. 1. Safety Devices and Guards: Devices installed to assure safe machine operation shall not be removed, tampered with or bypassed. 2. Lock-out/Tag-out: Lock-out/tag-out procedures must be followed. 3. Electrical Work/Arc Flash: Appropriate Personal Protective Equipment must be used when electrical work is being done or there is arc flash potential. 4. Fall Protection: Fall-arrest systems must be used when working at unprotected heights of 6 feet (1.82 meters) or greater. 5. Permit-Required Confined Spaces: No person shall enter a permit-required confined space without an approved permit. 6. Seat Belts/Restraints: All operators and passengers of powered industrial trucks and equipment must use available seatbelts and restraints. A foundational element of the Eaton Business System is our Values, which includes the recognition of our people as our most valued resource. We transform our Values into action through our Philosophy, which defines ourresponsibilities to one another, the enterprise, our customers and other stakeholders. Our Philosophy includes our commitment to the well-being of all employees. Working safely is a condition of employment at Eaton. Eaton will not permit retaliation against an employee who in good faith reports a safety violation. Employees found to have violated any of the above core Safety Expectations or other safety requirements may be subject to disciplinary action up to and including termination. Violation of the Zero Tolerance Life Saving Rules will result in termination. Valorile noastre şi Principiile privind securitatea Toţi angajaţii Eaton au responsabilitatea personală de a crea şi a menţine un mediu de lucru sigur. Lucrând împreună şi recunoscând că toţi avem un rol semnificativ în securitatea noastră şi a colegilor noştri, putem face o diferenţă. Politica Eaton privind securitatea este parte componentă a principiului de a face afaceri corect, iar următoarele principii ne ajută în progresul nostru spre eliminarea vătămărilor şi a bolilor de la locul nostru de muncă. Principiile privind securitatea Page 55 of 85

56 1. Securitatea este fundamentală în tot ceea ce facem. 2. Noi ne luăm angajamentul să îndepărtăm condiţiile care cauzează vătămare personală sau boli profesionale. 3. Toate vătămările şi bolile profesionale pot fi prevenite şi se poate obţine un loc de muncă cu zero incidente. 4. Noi luăm decizii şi promovăm comportamente care ne protejează pe noi şi pe ceilalţi de riscul vătămării. 5. Noi folosim rezolvarea formală a problemelor pentru a reduce riscurile şi a îmbunătăţi permanent performanţa noastră privind securitatea. Aderarea la aceste principii privind securitatea ne cere fiecăruia dintre noi să fim responsabili şi răspunzători pentru recunoaşterea şi corectarea comportamentelor riscante sau a condiţiilor nesigure, ceea ce include respectarea următoarelor aşteptări fundamentale privind securitatea. Noi considerăm aceste aşteptări ca fiind principii de bază, deoarece încălcarea lor poate avea drept rezultat vătămări grave sau chiar decesul. Aşteptările privind securitatea Controlul/blocarea energiei periculoase: Noi utilizăm proceduri consacrate de control/blocare a energiei atunci când efectuăm activităţi de service şi de mentenanţă asupra echipamentelor şi proceselor. Protecţia şi operarea utilajelor: Noi ne asigurăm că dispozitivele de protecţie ale utilajului funcţionează în mod corespunzător, că dispozitivele de protecţie sunt folosite atunci când se utilizează echipamentul şi că toate procedurile referitoare la securitate sunt respectate. Permise de muncă şi proceduri specializate privind securitatea pentru activităţi cu risc înalt: Noi utilizăm permise de muncă autorizate în mod corespunzător atunci când este necesar şi respectăm toate procedurile speciale privind securitatea, atunci când efectuăm lucru cu foc deschis, lucrul în spaţii cu acces restrâns, lucru la dispozitive electrice sub tensiune, lucru la înălţime şi alte activităţi cu risc înalt. Numai personalul instruit şi autorizat va efectua astfel de activităţi. Echipamentul de protecţie personală (PPE): Noi respectăm toate cerinţele PPE aşa cum sunt specificate pentru activitatea noastră şi în zona noastră de lucru. Condusul în siguranţă: Noi minimizăm neatenţia atunci când conducem în interes de afaceri pentru companie, inclusiv folosind numai sisteme de comunicare de tip mâini libere". Noi purtăm centuri de siguranţă atunci când conducem şi cerem tuturor pasagerilor să facă la fel. Noi nu utilizăm vehicule motorizate atunci când suntem sub influenţa oricărei substanţe. Raportarea incidentelor şi a evenimentelor: Noi raportăm condiţiile nesigure şi toate vătămările şi bolile profesionale oricât de minore ar fi acestea pentru a asigura evaluarea medicală corespunzătoare şi desfăşurarea unor procese îmbunătăţite pentru a preveni apariţia unor incidente sau condiţii similare în viitor. Reguli pentru salvarea de vieţi cu toleranţă zero Următoarele reguli trebuie respectate în orice moment. Încălcarea va avea drept rezultat concedierea. Page 56 of 85

57 1. Dispozitive de securitate şi protecţie: Dispozitivele instalate pentru a asigura operarea sigură a utilajelor nu vor fi îndepărtate, modificate sau evitate. 2. Blocare/Control: Procedurile de blocare/control a energiei periculoase trebuie respectate. 3. Lucrări la instalaţii electrice/arc electric: Echipamentul adecvat de protecţie personală trebuie folosit când se fac lucrări la instalaţile electrice sau există potenţial de arc electric. 4. Protecţie împotriva căderii de la înălţime: Sistemele de oprire a căderii de la înălţime trebuie folosite atunci când se lucrează la înălţimi de 1,82 metri sau mai mult. 5. Spaţii cu acces restrâns care necesită permis: Nicio persoană nu va intra într-un spaţiu cu acces restrâns care necesită permis, fără un permis aprobat. 6. Centuri de siguranţă/sisteme de fixare: Toţi operatorii şi pasagerii autocamioanelor şi echipamentelor industriale trebuie să folosească centurile de siguranţă şi sistemele de fixare disponibile. Un element fundamental al Sistemului de Afaceri Eaton îl reprezintă Valorile noastre, care includ recunoaşterea oamenilor noştri ca fiind resursa noastră cea mai valoroasă. Noi transformăm Valorile noastre în acţiuni prin Filozofia noastră, care ne defineşte responsabilităţile pe care le avem unul faţă de celălalt, faţă de întreprindere, faţă de clienţii noştri şi alţi acţionari. Filozofia noastră include angajamentul nostru faţă de starea de bine a tuturor angajaţilor. Munca în siguranţă este o condiţie de angajare la Eaton. Eaton nu va permite represalii împotriva unui/unei angajat(e) care raportează cu bună credinţă o încălcare a securităţii. Angajaţii despre care se descoperă că au încălcat oricare dintre aşteptările fundamentale privind securitatea de mai sus sau alte cerinţe privind securitatea pot fi supuşi unor măsuri disciplinare, care pot include şi concedierea. Încălcarea regulilor pentru salvarea de vieţi cu toleranţă zero va avea drept rezultat concedierea. Asbestos policy / Politiva privind azbest As a result of the Eaton Corporation's Global EHS Directive on asbestos management and control, asbestos-containing materials (ACM) can not be used in any renovation or new building of the company. This requirement applies to the Eaton plant in Sarbi, Str. Independenţei nr. 8 and the project described in detail in the bidding / bidding documentation. The winner of the tender for this project (the contractor) will be required to declare and guarantee that he will not use any material containing asbestos in the project, whether it be a new construction, renovation, supplementing an existing structure or other project, nor will it such materials on the site of the Serbian factory for no purpose. In addition, the contractor will be required to obtain and provide Eaton, prior to the start of any project work, documented evidence that construction materials do not contain asbestos (documented evidence may be in the form of a written manufacturer's declaration, technical datasheets, material safety data or other documents showing clearly that the materials do not contain asbestos). If the Contractor, subcontractors, agents or other Page 57 of 85

58 entities under his control violate this requirement or warranty, the Contractor shall be fully financially liable for such breach, including the costs of replacing the JMA with nonasbestos-containing materials, damage to property, personal injury and collateral damage, consecutive or special, including but not limited to loss of earnings and profit. Ca urmare a Directivei globale EHS a Corporaţiei Eaton privind managementul şi controlul azbestului, materialele cu conţinut de azbest (asbestos-containing materials, ACM) nu pot fi folosite în nicio renovare sau construcţie nouă de clădiri ale companiei. Această cerinţă se aplică fabricii Eaton din Sârbi, Str. Independenţei nr. 8 şi proiectului descris pe larg în documentaţia de licitaţie/ ofertare. Câştigătorului licitaţiei pentru acest proiect (contractantul) i se va cere să declare şi să garanteze că nu va folosi în proiect, indiferent dacă este o construcţie nouă, renovare, suplimentarea unei structuri existente sau alt proiect niciun material care conţine azbest şi nici nu va aduce astfel de materiale pe amplasamentul fabricii Sârbi pentru niciun scop. Mai mult, contractantului i se va cere să obţină şi să furnizeze Eaton, înainte de începerea oricăror lucrări la proiect, dovezi documentate că materialele de construcţie nu conţin azbest (dovezile documentate pot fi sub forma unei declaraţii scrise a producătorului, fişe tehnice, fişe de date de securitate a materialului sau alte documente arătând clar că materialele nu conţin azbest). În cazul în care contractantul, subcontactanţii lui, agenţii sau alte entităţi sub controlul lui încalcă această cerinţă sau garanţie, contractantul va fi pe deplin responsabil financiar pentru această încălcare, inclusiv costurile de înlocuire a ACM cu materiale care nu conţin azbest, stricăciunile aduse proprietăţii, răniri ale persoanelor şi pagubele inidrecte, colaterale, consecutive sau speciale, incluzând fără a se limita la pierderea veniturilor şi profitului. Products / Produse Page 58 of 85

59 Page 59 of 85

60 Page 60 of 85

61 Page 61 of 85

62 Locations / Locaţii Worldwide proximity to our customers. Eaton is present with our innovative products and services in 183 countries around the world. A tight international network of technical offices, establishments and sales partners ensure proximity to the market, competent advice and the assistance in solving complex tasks. The Eaton Corporation is organised into three regions worldwide: The Americas (North and South America) APAC (the remainder of Asia, Oceania) EMEA (Europe, the Near East, Africa) Page 62 of 85

63 The PDD (Eaton Industries (Austria) GmbH) is part of the EMEA region (PDD Headquarter is in Vienna). Within the region Eaton is split between Industry and Electrical. The whole electrical sector EMEA has one equal sales structure. Please see below the Eaton ES EMEA sales structure (sister organization to PDD) spitted in Western and Eastern region and the responsible Managers. Proximitate la nivel mondial fata de clienții noștri. Eaton este prezent cu produse şi servicii inovative în 183 de ţări în întreaga lume. O reţea internatională strânsă de birouri tehnice, întreprinderi şi parteneri de vânzări asigură apropierea de piaţă, consultanţă competentă şi asistenţă în rezolvarea sarcinilor complexe. Corporaţia Eaton este organizată în trei regiuni globale: - Americile (America de Nord şi de Sud) - EMEA (Europa, Orientul Mijlociu şi Africa) - APAC (restul Asiei, Oceania) PDD (Eaton Industries (Austria) GmbH) face parte din regiunea EMEA ( Sediu PDD este la Viena). În interiorul regiunii Eaton este împărțită în industrie și electrice. Întregul EMEA sectorul electric are o structură egală de vânzări. Vă rugăm să vedeti mai jos structura de vânzări din EMEA Eaton ES in regiunea de Vest și de Est. Eaton s Electrical Organization Western / Eastern Region Page 63 of 85

64 The sales support team of the product line management structure is the direct contact for the Eaton sales offices and coordinates the internal and external information flow. Echipa de suport de vânzări al structurii de management al liniei de produse este contactul direct pentru birourile de vânzări Eaton și coordonează fluxul de informații interne și externe. Production / Producţie Eaton Electro Producţie S.R.L. is an assembly plant, part of the Production Network within Power Distribution Division of Eaton Electrical EMEA Group. Eaton Electro Producţie S.R.L. este o fabrică de asamblare, parte a reţelei de producţie din divizia Power Distribution a Grupului Electric Eaton EMEA. Page 64 of 85

65 Page 65 of 85

66 The PDD value network designed as a safe, lean and flexible value chain to achieve customer satisfaction by having world class manufacturing. Valoarea rețelei PDD este concepută ca un lanț de valori în condiții de siguranță și flexibilă pentru a obține satisfacția clienților prin fabricație de clasă mondială. Responsibilities and Authorities / Responsabilitate şi Autoritate Through a clear structural and workflow organization, Management ensures that the quality, energy, environment, healt and safety management sistems procedural requirements that are established in the Management Handbook are adhered to, starting from the time of order to the time of delivery. The areas of responsibility, authorizations, and the relationships among employees that perform quality, energy and EHS relevant work, are defined in the IMS 1 (management procedural requirements). Company Management has delegated the following quality management activities to the Quality Department: Page 66 of 85

67 Planning and pursuit of quality management activities for new products or manufacturing methods, in order to ensure that all quality requirements have been fulfilled, and that any potential faults are avoided during the manufacturing processes. Preparation of a concept on preventive measures against possible product defects. Identification and documentation of quality problems in products. Initiation, recommendation and/ or determination of solutions to problems. Control of the implementation of the established solutions to problems. Prohibition of further processing or delivery of products and/ or optimization of the assembly of defective units, until the identified error or the unsatisfactory state have been rectified. Company Management has delegated the following activities pertaining to the EHS Department: Control of adherence to statutory guidelines. Coordination and implementation of improvements and verification of their effectiveness. Creating awareness in all employees of active support of the energy, environment and occupational safety. Support for the evaluation of the effects of new products and processes. Preventive measures against breakdowns. Printr-o organizare structurala şi a fluxului de lucru clar, managementul se asigură că cerinţele procedurale de management de calitate, energetice, mediu şi securitate ocupationala stabilite în Manualul Managementului sunt respectate, de la momentul comenzii până la momentul al livrării. Domeniile de responsabilitate, autoritatea şi relaţiile dintre angajaţii care îndeplinesc sarcini relevante pentru calitate, mediu şi securitate ocupationala sunt definite în IMS 1 (cerinţe procedurale de management). Managementul companiei a delegat următoarele activităţi de management al calităţii Departamentului Calitate: Planificarea şi urmărirea activităţilor de management al calităţii pentru produsele sau metodele de fabricaţie noi, pentru a asigura că toate cerinţele de calitate au fost îndeplinite şi că orice greşeli potenţiale sunt evitate în timpul proceselor de producţie. Pregătirea unui concept de măsuri preventive împotriva posibilelor defecte ale produslui. Identificarea şi documentarea problemelor de calitate ale produselor. Iniţierea, recomandarea şi/ sau determinarea soluţiilor pentru probleme. Controlul implementării soluţiilor stabilite pentru probleme. Interzicerea prelucrării în continuare sau livrării produselor şi/ sau optimizarea ansamblului de bucăţi defecte, până când eroarea identificată sau starea nesatisfăcătoare este îndreptată. Managementul companiei a delegat următoarele activităţi referitoare la, Departamentului EHS: Page 67 of 85

68 Controlul respectării indicaţiilor legale. Coordonarea şi implementarea îmbunătăţirilor şi verificarea eficacităţii acestora. Crearea conştientizării tututror angajaţilor pentru susţinerea activă a mediului şi siguranţei ocupaţionale. Susţinerea evaluării efectelor produselor şi proceselor noi. Măsuri preventive împotriva întreruperilor. Top Management Representative / Reprezentantul managementului de cel mai înalt nivel The top management representative for Quality, Energy and EHS Management is the plant Quality Manager, Energy Manager and the EHS Manager. In order to guarantee impartiality, the Quality, Energy and EHS Departments reports directly to Plant Manager. Reprezentantul managementului de cel mai înalt nivel pentru Managementul Calităţii, Energetic, Mediului și Securitate Ocupațională este Managerul de Calitate, Managerul Energetic si Managerul EHS. Pentru a garanta imparţialitatea, Departamentelor Calitate, Energetic, Mediu și Securitate Ocupațională raportează direct Managerului fabricii. Resources and Personnel for Supervision / Resurse şi personal pentru supraveghere Personnel training are conducted to achieve the goal-oriented performance of our quality, energy and EHS management activities. The resources required to this end are provided. The supervision of the above-mentioned activities is carried out by personnel possessing the required authority. Şcolarizarea personalului este realizată pentru atingerea performanţei orientate spre rezultate a activităţilor noastre de management de calitate, energetice, mediu și securitate ocupațională. Sunt asigurate resursele cerute în acest scop. Supravegherea activităţilor menţionate mai sus este realizată de personal având autoritatea cerută. Organizational Structure / Structura organizationala The structural organization is described in the organizational chart. The process orientation is intended for optimization of the workflow organization. The persons in charge of the process attend to and monitor the processes. Required control tasks are to be agreed upon with the parties responsible for the scheduled function. Organizarea structurala este descrisă în organigramă. Orientarea spre proces are ca scop optimizarea organizării fluxului de lucru. Persoanele responsabile de procese Page 68 of 85

69 conduc şi monitorizează procesele. Sarcinile de control cerute se stabilesc cu părţile responsabile de funcţia planificată. Organizational structure/ Organigrama Power Distribution Division (PDD) Organizational Structure / Organigrama Eaton Electro Producţie S.R.L. Sarbi Page 69 of 85

70 Organizational Structure Quality Department Sarbi / Organigrama pentru Departamentul de Calitate - Sarbi Page 70 of 85

71 Organizational Structure EHS Department Sarbi / Organigrama pentru Departamentul EHS Sarbi Project Orientation / Orientare pe proiect PROLaunch is Eaton s integrated system used for the management of all projects, programs and project portfolios within the Corporation. The name PROLaunch is derived from: Profitable, Reliable, On-time Launch (i.e., completion) of projects and programs. The PROLaunch processes represent a set of structured, disciplined and repeatable frameworks for the planning and execution of projects, programs and project portfolios. The PROLaunch processes provide control and comprehensive management throughout all phases of project and program lifecycles. They provide Eaton businesses with a foundation for enabling crossfunctional teams to produce high quality solutions, on-time and to target costs, and to realize the full business benefits from projects, programs, and the management of project portfolios. PROLaunch is an element of the Eaton Business System (EBS) under the Operational Excellence component. PROLaunch processes at the project and program levels are defined according to a standard phase-gate structure. When this standard structure is specified according to a particular usage area, a PROLaunch type is defined. The type used in Eaton Electro Producţie is PROLaunch-STP. PROLaunch-STP is used to manage transitions from one manufacturing location to another, as well as moves within a plant, as appropriate. It applies to transitions of entire products as well as appropriate component or sub-assembly transitions, both internal and external to Eaton. We respond to the requirements of our markets and customers not only with new products, improvements and optimized procedures, but also with the continuous adaptation of our internal organization. For this reason, we implemented and developed project management. In contrast to line organizations, which are dealing with the daily business, we set up temporary, cross functional project teams to work on unique, Page 71 of 85

72 complex and strategically-significant tasks. This shall provide customer satisfaction quickly, efficiently and in a goal-oriented manner. Our project orientation is based on the following principles: We look at projects and programs as an organizational option We use projects and programs to deploy our strategy We actively control and coordinate our project portfolio The program management department supports projects and programs and the related teams ensure project management quality and further develop project management in alignment with the EBS i.e. PROLaunch. The support process "Practice Project Management" is thus divided into 3 subprocesses: Manage the Project Portfolio and assign Projects/Programs The idea for a new task can origin from different sources (one very important source is the Strategic Plan) and it is an input for the project portfolio. The decision about how to execute the task can result in a new project/program or in a redirect to the line organization. The decision is made at the Product Line Manager`s level in alignment with the Program Management. If there is no decision possible on this level it will be delegated to the PDCD Staff level. If it is decided to run a project/program the assignment process starts by roughly defining the scope/objectives and suggesting a project/program manager and project/program owner. Furthermore it will be decided if there is a PROLaunch applicable (part of the EBS). Project Portfolio Management furthermore means to keep an overview of all projects/programs (monthly portfolio reporting), to allocate or reallocate resources, to point out interdependencies, to coordinate and to use synergies, to ensure communication and to do portfolio decisions (decisions which cannot be done on the project/program level), especially to exit non-profitable projects. Another task is to provide a forecast of the portfolio`s CAPEX-need for the yearly profit planning for the next business year. Manage the Project/Program The project assignment is the basis and the prerequisite for starting the project/program. During this sub-process the program management provides support for using different planning methods, standards, tools, templates and guidelines and for setting the project administration. If PROLaunch is applied, the right standard has to be chosen, in this case this sub-process is covered by the PROLaunch phase 0. The sub-process coordinate the project means the micro-management of the project (project team meetings, minutes, action lists, individual daily work schedules, etc.). The sub-process control the project means the macro-management of the project (monthly project status/reporting to the project owner or gate keepers - if PROLaunch is applied) is reporting to the respective product line manager, the functional managers and to the program management. If PROLaunch is applied it also means to execute the Gate process (described in the gate checklists, i.e. work package approvals, organising and conducting a gate meeting, etc.). All the monthly project Page 72 of 85

73 status reports are summarized by the program management in the monthly portfolio reporting to the product line managers and the PDCD leadership team. The sub-process market the project means the continuous communication to different target groups, presenting and selling the project best way and the usage of other marketing tools. The sub-process close project means to really finish and document all activities of the project. Final reports will be established, lessons learned captured and then the project is formally closed and also the project organization (project team) is closed down. If PROLaunch is applied this sub-process is covered by the PROLaunch phase 6. Providing Project Management Services For supporting the process Manage the Project Portfolio and assign Projects/Programs a monthly portfolio reporting is established. As fixed part of the agenda of the PDCD-Staff meeting this report is presented to the leadership team as well to the product line managers at their monthly meetings. For supporting the process Manage the Project/Program the program management is available through the entire process. If PROLaunch is applied, the program management facilitates in addition the phase-gate-process. The program management creates, adapts deploys and enhances project management materials/methods/tools. The program management runs project management trainings for on-boarding new employees, as a fresh-up for already trained employees and to communicate/deploy enhanced materials/tools/methods. The program management collects and provides lessons learned for future projects and communicates improvement needs or suggestions to the respective process owners. Remark: Program means a set of projects which are managed together under a program and they have a big, strategically important and common objective. PROLaunch este sistemul integrat al Eaton folosit pentru gestionarea tuturor proiectelor, programelor şi portofoliilor de proiecte din Corporaţie. Numele PROLaunch este derivat din lansarea (şi finalizarea) profitabilă, de încredere, la timp a proiectelor şi programelor. Procesele PROLaunch reprezintă un set de cadre structurate, disciplinate şi repetabile pentru planificarea şi execuţia proiectelor, programelor şi portofoliilor de proiecte. Procesele PROLaunch asigură control şi management cuprinzător de-a lungul tuturor fazelor proiectului şi a ciclurilor de viaţă ale programului. Acestea asigură afacerilor Eaton o bază pentru a permite echipelor multifuncţionale să producă soluţii de înaltă calitate, la timp şi în ţintele de costuri, şi să realizeze în întregime beneficiile de afaceri din proiecte, programe şi managementul portofoliilor de proiecte. PROLaunch este un element din sistemul de afaceri Eaton (EBS) sub componenta Excelenţei Operaţionale. Procesele PROLaunch la nivelurile proiectului şi programului sunt definite conform unei structuri standard fază-poartă. Când această structură standard este specificată Page 73 of 85

74 conform unei utilizări particulare, este definit un tip de PROLaunch. Tipul utilizat în Eaton Electro Producţie este PROLaunch-STP. PROLaunch-STP este folosit pentru a gestiona tranziţiile dintr-o locaţie de producţie în alta, ca şi mutările din interiorul unei fabrici, după cum este cazul. Se aplică tranziţiei în întregime a produselor, ca şi tranziţiei de componente sau subansamble, atât interne cât şi externe Eaton. Răspundem la cerințele piețelor și a clienților noștri nu numai cu produse noi, îmbunătățiri și proceduri optimizate, dar si cu adaptarea continuă a organizației noastre interne. Din acest motiv, am implementat și dezvoltat managementul de proiect. Spre deosebire de organizațiile de resort, care se ocupă cu afacerile de zi cu zi, ne-am înființat echipe temporare, mixte de proiect pentru a lucra la sarcini unice, complexe și importante strategic. Aceasta furnizează satisfacție a clienților rapid, eficient și într-o manieră orientată spre obiective. Orientarea noastra pe proiect se bazează pe următoarele principii: Ne uităm la proiecte și programe ca o opțiune organizațională Folosim proiecte și programe pentru a implementa strategia noastră Noi controlam în mod activ și coordonam portofoliul nostru de proiect Departamentul de gestionare a programului sprijină proiectele, programele și echipele aferente asigura calitatea managementului de proiect și de dezvoltare continua a management de proiect în aliniere cu PROLaunch EBS. Procesul suport "Practice Management de Proiect" este împărțit în trei sub-procese: Ideea de o nouă activitate poate aparea din diferite surse (o sursă foarte importantă este Planul Strategic) și este o sursa de intrare pentru portofoliul de proiecte. Decizia cu privire la modul de executie a activitatii poate duce la un nou proiect / program sau într-o redirecționare catre organizatie. Decizia se face la nivel de Manager de linie în aliniament cu managementul de program. Dacă nu este posibila nici o decizie la acest nivel va fi delegată la nivelul PDCD. Dacă se decide executarea unui proiect / program procesul de atribuire începe prin definirea domeniului de aplicare / obiectivele și stabilind managerul de proiect si proprietarul de proiect / program. În plus se va decide dacă este aplicabil PROLaunch (parte din EBS). Portofoliul Managementului de Proiect inseamna în plus si pastrarea unei imagini de ansamblu asupra tuturor proiectelor / programelor (raportare lunar de portofoliu), pentru a aloca sau realoca resurselor, pentru a sublinia interdependențe, pentru a coordona și folosi sinergiile, pentru a asigura comunicarea și luarea deciziilor de portofoliu (decizii care nu pot fi luate la nivel de program / proiect), în special pentru a abandona proiecte neprofitabile. O altă sarcină este de a oferi o previziune a portofoliului in CAPEX-necesitatea planificării profitului anual pentru următorul an. Gestionarea de proiect / program Atribuirea proiectului este baza și premisa pentru demararea proiectului / programului. În timpul acestui sub-proces program management oferă suport pentru utilizarea diferitelor metode de planificare, standarde, instrumente, orientări și pentru stabilirea administrarii proiectului. În cazul în care se aplică PROLaunch, trebuie ales standardul corect, în acest caz acest sub-proces este acoperit de faza PROLaunch 0. Page 74 of 85

75 Sub-proces "coordonarea proiectul" înseamnă micro-managementul proiectului (întâlnirile echipei de proiect, procesul-verbal, liste de acțiuni, programe individuale de muncă etc.). Sub-Procesul "de control a proiectului" înseamnă gestionarea macro-a a proiectului (statusul lunar pentru proiect / raportare a titularului de proiect sau echipelor decizionale - dacă se aplică PROLaunch) se raportează la managerul de linie de produse respectiv, managerii funcționali și managementul programului. În cazul în care se aplică PROLaunch înseamnă, de asemenea, executa procesul de Poarta / Gate (descris în listele de verificare, adică aprobările pachetului de lucru, organizarea și desfășurarea unei reuniuni gate, etc.). Toate rapoartele lunare de stare a proiect sunt cuprinse de managementul programului în portofoliul lunar de raportare pentru managerii de linie de produse si echipa de conducere PDCD. Sub-Procesul de "piață / market a proiectului" înseamnă comunicarea continuă a diferitelor grupuri țintă, prezentarea si vanzarea proiectului in cel mai bun mod și utilizarea altor instrumente de marketing. Sub-Procesul de "inchidere a proiectului" inseamna a termina și documenta toate activitățile proiectului. Rapoartele finale vor fi stabilite, lecțiile învățate capturate și apoi proiectul este închis în mod oficial și, de asemenea, organizarea proiectului (echipa de proiect) este închisa. Dacă se aplică PROLaunch acest sub-proces este acoperit de faza PROLaunch 6. Furnizarea de servicii de project management Pentru sprijinirea procesului de "administrarea portofoliului de proiect și atribuirea de proiecte / programe" o raportare lunară de portofoliu este stabilita. Ca parte fixă a ordinii de zi a reuniunii, raportul este prezentat echipei de conducere, precum și pentru managerii de linii de produse la reuniunile lunare. Pentru sprijinirea procesului de "Management de Proiect / Program" gestionarea programului este disponibila prin intermediul întregului proces. În cazul în care se aplică PROLaunch, gestionarea programului facilitează procesul de gate. Program Management creează, se adapteaza, implementează și îmbunătățește proiecte de management materiale / metode / instrumente. Program Management execută traininguri de management de proiect pentru noi angajați, si rescolarizare pentru angajatii care deja au participat la training. Program Management colectează si lecții învățate pentru proiecte viitoare si comunica nevoile de îmbunătățire sau sugestii pentru proprietarii de proces. Observație: Programul înseamnă un set de proiecte care sunt gestionate împreună în cadrul unui program și au un obiectiv si o strategie comuna. Page 75 of 85

76 Gate 0 Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gate 4 Gate 5 Gate 6 Phase 0 INITIAL SCREEN Phase 1 STRATEGY Phase 2 DETAILED PLANNING PHASES Phase 3 TRANSITION SETUP Phase 4 MOVE & VALIDATION Phase 5 LAUNCH Phase 6 PROJECT CLOSE Voice of Customer Info. Gathering & Strategy WORK PACKAGES Materials Mgmt/Suppliers/Logistics Manufacturing & Operations HR / Communications Business Systems Facilities Product & Process Validation Project Management Phase durations may differ between business sectors. Ramping indicates increasing and decreasing activity. Page 76 of 85

77 Process Orientation / Orientarea pe proces The term process refers to linked activities with the purpose of producing a product or service for a customer (user) within or outside the organization. The processes involve combinations of people, machines, tools, techniques, materials, and improvements in a defined series of steps or actions. Processes operate in relation to other processes that impact them. Termenul proces se referă la activităţi conectate cu scopul producerii unui produs sau a unui serviciu pentru un client (utilizator) din interiorul sau exteriorul organizaţiei. Procesele preupun combinaţii de oameni, maşini, unelte, tehnici, materiale şi îmbunătăţiri, într-o serie definită de paşi sau acţiuni. Procesele operează în legătură cu alte procese care le influenţează. Work Processes / Procese de lucru The term work processes refers to the most important internal value creation processes, including product delivery, customer support, supply chain management, business and support processes. They are the processes that involve the majority of the organization s workforce and produce customer, stakeholder, and stockholder value. The key work processes relate to our core competencies, to the factors that determine our success relative to competitors, and to the factors considered important for business growth. Process Management is the focal point for key work processes, relating to their identification and management. This includes: - linkage to customers, suppliers, partners and collaborators and a focus on value creation for all key stakeholders; Page 77 of 85

78 - operational performance - cycle time - evaluation, continuous improvement, organizational learning Agility, cost reduction, and cycle time reduction are increasingly important in all aspects of process management. Agility refers to the ability to adapt quickly, flexibly, and effectively to changing requirements, meaning rapid change from one product to another, rapid response to changing demands, and the ability to produce a wide range of high-volume products. Flexibility demands special strategies, such as implementing flexible manufacturing designs, sharing components, sharing manufacturing lines, or providing specialized training. Key work processes include business processes that are considered important to organizational success and growth and relate to the organization s strategic objectives and critical success factors. Key business processes include: - processes for innovation - technology acquisition - information and knowledge management - supply chain management - project and product management Key work processes also include those that support daily operations and product and service delivery but are not designed in detail with the products. The support processes requirements do not depend significantly on product and service characteristics, but on internal requirements, and they are coordinated and integrated to ensure efficient and effective linkage and performance. Support processes include: - finance and accounting - facilities management - human resource - other administrative services Key measures are used for tracking all aspects of overall process management. Termenul procese de lucru se referă la cele mai importante procese interne care crează valoare, incluzând livrarea produslui, suport clienţi, managementul lanţului de aprovizionare, procese de business şi procese suport. Acestea sunt procesele care implică majoritatea forţei de muncă a orgnaizaţiei şi care produc valoare pentru client, părţi interesate şi acţionari. Procesele de lucru cheie sunt legate de competenţele noastre cheie, de factorii care determină succesul nostru faţă de competitori şi de factorii consideraţi importanţi pentru creşterea afacerii. Managementul proceselor este punctul de focalizare pentru procesele de lucru cheie, legat de identificarea şi gestionarea lor. Aceasta include: Page 78 of 85

79 - legătura cu clienţii, furnizorii, partenerii şi colaboratorii, precum şi concentrarea pe crearea de valoare pentru toate părţile interesate. - performanţa operaţională - timpul de ciclu - evaluare, îmbunătăţire continuă, învăţare organizaţională pentru succesul şi creşterea organizatională, şi care sunt legate de obiectivele strategice şi factorii de success critici ai organizaţiei. Procesele de afacere Agilitatea, reducerea costurilor şi reducerea timpului de ciclu sunt tot mai importante în toate aspectele managementului proceselor. Agilitatea se referă la capacitatea de adaptare rapidă, flexibilă şi eficace la cerinţe schimbătoare, însemnând schimbarea rapidă de la un produs la altul, răspuns rapid la comenzi schimbătoare şi capacitatea de a produce o gamă variată de produse în volume mari. Flexibilitatea necesită strategii speciale, ca implementarea modelelor de producţie flexibilă, partajarea componentelor, partajarea liniilor de producţie sau asigurarea de şcolarizare specializată. Procesele de lucru cheie includ procesele de afacere care sunt considerate importante cheie includ: - procese pentru inovaţie - achiziţia de tehnologie - managementul informaţiei şi cunoştinţelor - managementul lanţului de aprovizionare - managementul de proiect şi de produs Procesele de lucru cheie le includ de asemenea pe cele care susţin operaţiunile zilnice şi livrarea produsului sau serviciului dar care nu sunt proiectate în detaliu cu produsul. Cerinţele proceselor suport nu depind în mod semnificativ de caracteristicile produsuli sau serviciului, ci de cerinţele interne, şi sunt coordonate şi integrate pentru a asigura legături şi performanţe eficiente şi eficace. Procesele suport include: - finanţe şi contabilitate - managementul facilităţilor - resurse umane - alte servicii administrative. Măsuri cheie sunt utilizate pentru urmărirea tuturor aspectelor managementului general al proceselor. Vederea de ansamblu a proceselor este următoarea: Page 79 of 85

80 The overview of the processes is as follows: Page 80 of 85

81 Work Process Management and Improvement / Managementul şi îmbunătăţirea proceselor de lucru Work process management and improvement refers to in-process measurements and customer and supplier interactions. These measurements and interactions require the identification of critical points in processes for measurement, observation, or interaction, and occur at the earliest points possible in processes to minimize problems and costs that may result from deviations from expected performance. Achieving expected performance requires setting in-process performance levels or standards to guide decision making. When deviations occur, corrective actions are initiated to restore the performance of the process to its design specifications. Depending on the nature of the process, the corrective action involves technical and human considerations, and changes at the source (root cause) of the deviation. Such corrective action should minimize the likelihood of this type of variation occurring again or elsewhere in the organization. Process improvement to achieve better performance includes: - sharing successful strategies across organization to drive learning and innovation - performing process analysis and research - conducting technical and business research and development - benchmarking - using alternative technology - using information from customers of the processes within and outside organization. Process improvement approaches utilize financial data to evaluate alternatives and set priorities. Together, these approaches offer a wide range of possibilities, including a complete redesign ( reengineering ) of processes. Managementul şi îmbunătăţirea proceselor de lucru se referă la măsurile din proces şi interacţiunile cu clientul şi furnizorul. Aceste măsuri şi interacţiuni necesită identificarea punctelor critice din procese pentru măsurare, observare sau interacţiune şi au loc în punctele cele mai de început posibile în proces pentru a minimiza problemele şi costurile care pot rezulta din deviaţii de la performanţa aşteptată. Obţinerea performanţei aşteptate necesită setarea în proces a nivelurilor de performanţă sau a standardelor pentru ghidarea luării deciziilor. Când apar deviaţii sunt initiate acţiuni corective pentru a readuce performanţa procesului în specificaţiile sale de proiectare. În funcţie de natura procesului, acţiunea corectivă implică aspecte tehnice şi umane, şi schimbarea la sursă (cauza rădăcină) a deviaţiei. Astfel de acţiuni corective trebuie să minimizeze probabilitatea de reapariţie a acestui tip de deviaţie din nou sau în altă parte în organizaţie. Îmbunătăţirea procesului pentru a obţine performanţe mai bune include: Page 81 of 85

82 împărtăşirea strategiilor reuşite în organizaţie pentru a promova învăţarea şi inovarea realizarea analizelor şi cercetării procesului conducerea cercetării şi dezvoltării tehnice şi de afaceri benchmarking utilizarea de tehnologie alternativă utilizarea informaţiei de la clienţii proceselor din interiorul şi exteriorul organizaţiei. Abordarea îmbunătăţirii procesului utilizează date financiare pentru a evalua alternative şi a stabili priorităţi. Împreună, aceste abordări oferă o gamă largă de posibilităţi, inclusiv reproiectarea completă ( reengineering ) a proceselor. PDCA Process Model / Modelul PDCA al proceselor Page 82 of 85

83 System Structure and System Description / Structura sistemului şi descrierea sistemului The system description is categorized as follows, pursuant to the system structure: Descrierea sistemului este categorisită după cum urmează, urmând structura sistemului: Management Handbook / Manualul Managementului The Management Handbook provides an overview of the entire Eaton Electro Producţie S.R.L., and is meant as a source of information for all employees and selected external persons. Manualul Managementului oferă o vedere de ansamblu a Eaton Electro Producţie S.R.L. şi este conceput ca sursă de informaţii pentru toţi angajaţii şi pentru persoane externe selectate. Process Data Sheets / Fişe de date ale procesului A process data sheet has been prepared for every process existing in the process model. It clearly defines the goals and boundaries of each process, and defines the responsibilities in conducting the process and the process key measures that are required. A fost pregătită câte o fişă de date a procesului pentru fiecare proces existent în modelul proceselor. Aceasta defineşte clar obiectivele şi limitele fiecărui proces, şi defineşte responsabilităţile privind conducerea procesului şi măsurile cheie pentru proces cerute. General Procedures and Process Descriptions, IMS / EHS Procedures and Statements / Proceduri generale şi descrieri ale procesului, IMS, EHS In these different types of documents, additional required descriptions of processes or sub-processes can be provided. IMS and EHS are existing documents that cover the following topics with newly-prepared process descriptions: - Product safety and reliability - Fulfillment of customer requirements - Responsibilities - Reduction of effects on the environment and the risk for employees, resources consumption optimization - Increase in product safety - Fulfillment of the requirements of third parties Page 83 of 85

84 În aceste tipuri de documente diferite pot fi furnizate descriere suplimentare cerute ale proceselor sau sub-proceselor. IMS şi EHS sunt documente existente care acoperă următoarele subiecte cu noile descrieri ale proceselor pregătite: - Siguranţa şi fiabilitatea produsului - Îndeplinirea cerinţelor clientului - Responsabilităţi - Reducerea efectelor asupra mediului și riscului ocupațional - Creşterea siguranţei produsului - Îndeplinirea cerinţelor terţilor Inspection Instructions / Instrucţiuni de verificare Inspection instructions are intended to safeguard the product and process quality. They are prepared by the main Quality Control and/ or EHS Departments, and are each centrally managed. Instrucţiunile de verificare au scopul de a asigura calitatea produsului şi a procesului. Acestea sunt pregătite de departamentele principale de Controlul Calităţii şi/ sau Mediului, și Securitate Ocupațională şi sunt gestionate centralizat. Work Instructions and EHS Guidelines / Instrucţiuni de lucru şi Linii directoare de mediu și securitate ocupațională Work instructions contain job-related detailed regulations and are the responsibility of the respective author. Work instructions are only managed in a decentralized manner; EHS guidelines are centrally managed by EHS Management. Instrucţiunile de lucru conţin reglementări detaliate legate de muncă şi sunt responsabilitatea autorului lor. Instrucţiunile de lucru sunt gestionate numai în manieră descentralizată; liniile directoare de mediu și securitate ocupațională sunt gestionate central de Managementul de Mediu și Siguranță Ocupațională. Technical Drawings and Plan-related Illustrations / Desene tehnice şi Ilustraţii legate de planificare Technical drawings are prepared as products of the Development or Construction departments, within the applicable processes, and they are also administered by these departments. Other plan-related illustrations (i.e. for structural measures), are managed by the respective responsible party. Desenele tehnice sunt pregătite ca produse ale departamentelor de Dezvoltare sau Construcţie, în cadrul proceselor aplicabile, şi sunt de asemenea administrate de aceste Page 84 of 85

85 departamente. Alte ilustraţii legate de planificare (de exemplu pentru măsuri structurale) sunt gestionate de părţile responsabile respective. Document Structure / Structura documentelor Page 85 of 85