PROCEDURA OPERAŢIONALĂ

Transcription

1 Serviciul şi Relaţii Pagina 1 din 14 Anexa nr.6 la Ordinul ministrului muncii, familiei şi protecţiei sociale nr. PROCEDURA OPERAŢIONALĂ COD: P.O Ediţia

2 Serviciul şi Relaţii Pagina 2 din 14 CUPRINS 1. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA PREZENTEI EDIŢII SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZUIRILOR LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA SCOPUL PROCEDURII OPERAȚIONALE DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAȚIONALE Definirea activităţii Delimitarea explicită în cadrul portofoliului de activităţi desfăşurate MMFPS Listarea principalelor activităţi de care depinde activitatea procedurată Compartimentele implicate în procesul activităţii DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE PROCEDURII Legislaţia naţională 7 7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI Definiţii ale termenilor Abrevieri ale termenilor DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE Generalităţi Documente utilizate Circuitul documentelor Primirea şi înregistrarea Analizarea conţinutului petiţiei şi repartizarea acesteia Soluţionarea Expedierea adresei de răspuns Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de petiţii RESURSELE NECESARE Resurse materiale Resurse umane Resurse financiare RESPONSABILITĂŢI ŞI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂŢII ANEXE.14 2

3 Serviciul şi Relaţii Pagina 3 din LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI APROBAREA PREZENTEI EDIŢII Elemente privind responsabilii/activitatea Numele şi prenumele Funcţia Data Semnătura Elaborat Gina TURLIU Şef serviciu Verificat Adriana NEDU Director Aprobat Adriana NEDU Director

4 Serviciul şi Relaţii Pagina 4 din SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZUIRILOR Ediţia sau, după caz, Componenta Modalitatea revizuirea în cadrul ediţiei revizuită revizuirii Ediţia I 2.2. Revizuirea Revizuirea 2 Revizuirea Ediţia a II-a Revizuirea 1 2.n.. Data la care se aplică prevederile ediţiei sau revizuirii

5 Serviciul şi Relaţii Pagina 5 din LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA Scopul Exemplar Data Compartiment Funcţia Nume şi prenume Semnătura difuzării nr. primirii verificare Director Adriana NEDU 3.2. aplicare Serviciul si Relaţii Șef Serviciu Gina TURLIU 3.3. aplicare Serviciul si Relaţii consilier Roxana ŢUCĂ 3.4. aplicare Serviciul si Relaţii inspector Emanuela BARNA 3.5. aplicare Serviciul si Relaţii referent Florica PÂRCĂLABU 3.6. aplicare Serviciul si Relaţii referent Elena ROTARU 3.7. aplicare Serviciul si Relaţii referent Ecaterina UNGUREANU 3.8. informare Serviciul si Relaţii Consilier pentru afaceri Cristina VLĂDUŢ europene 3.9. informare Serviciul si Relaţii consilier Cristina NICULESCU aplicare Direcţia Generală Ocupare, Salarizare şi Director General Florin STAMATE Legislaţia Muncii aplicare Direcţia Asigurări Sociale Director Georgeta JUGĂNARU aplicare Direcţia Dialog Social Director Serghei MESAROŞ aplicare Direcţia Relaţii Externe Director Adriana STOINEA aplicare Direcţia Generală de Inspecţie Socială Director Alexandra GEORGESCU aplicare Direcţia Egalitate de Şanse între Femei şi Director Andra CROITORU Bărbaţi 3.16 aplicare Direcţia Generală AMPOSDRU Director General Cristina ZEVEDEI aplicare Direcţia Generală Protecţia Persoanelor cu Director General Ionela BÂCĂ 3.17 Handicap 3.18 aplicare Direcţia Generală Protecţia Copilului Director General Elena TUDOR 3.19 aplicare Direcţia Genarală Asistenţă Socială Director General Lăcrămioara CORCHEŞ 3.20 aplicare Direcţia Economică Director Gheorghe TOMA 3.21 aplicare Direcţia Resurse Umane Director Liliana ALI aplicare Unitatea de Management al Proiectului Director Constantin OLTEANU

6 Serviciul şi Relaţii Pagina 6 din SCOPUL PROCEDURII OPERAȚIONALE Scopul procedurii este determinarea/stabilirea modului de soluţionare a adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţiile reglementate prin OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări prin Legea 233/2002. În acest sens, această procedura se aplică în ceea ce priveşte: 4.1. Stabilirea modului de realizare a activităţii de primire, repartizare, soluţionare şi expediere a, compartimentele şi persoanele implicate; 4.2. Asigurarea in ceea ce priveşte existenţa documentaţiei adecvate derulării activităţii; 4.3. Asigurarea continuitatea activităţii, inclusiv în condiţii de fluctuaţie a personalului; 4.5. Determinarea modul de soluţionare a adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale în condiţiile reglementate prin OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări prin Legea 233/ DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAȚIONALE 5.1 DEFINIREA ACTIVITĂŢII Ansamblul activităților de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale are scopul de a realiza un circuit de soluţionare în termenele şi condiţiile stabilite de OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări prin Legea 233/ DELIMITAREA EXPLICITĂ ÎN CADRUL PORTOFOLIULUI DE ACTIVITĂȚI DESFĂȘURATE DE MMFPS Primirea, repartizarea, soluţionarea şi expedierea răspunsurilor reprezintă una din atribuțiile principale ale MMFPS 5.3. LISTAREA PRINCIPALELOR ACTIVITĂȚI DE CARE DEPINDE ACTIVITATEA PROCEDURATĂ Cea mai importantă activitate care depinde de desfășurarea activității de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale este: Evaluarea cheltuielilor cu expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale

7 Serviciul şi Relaţii Pagina 7 din COMPARTIMENTELE IMPLICATE ÎN PROCESUL ACTIVITĂŢII Procedura este utilizată de către toate compartimentele din MMFPS, care primesc petiţii înregistrate şi repartizate de Serviciul şi Relaţii 6. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE PROCEDURII 6.1. LEGISLAŢIA NAŢIONALĂ Ordonanţa Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a ; Legea nr.233/2002 pentru aprobarea Ordonanţei Guvernului nr.27/2002 privind reglementarea activităţii de soluţionare a 7. DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 7.1. DEFINIŢII ALE TERMENILOR Prin petiţie se înţelege cererea, reclamaţia, sesizarea sau propunerea formulată în scris ori prin poşta electronică, pe care un cetăţean sau o organizaţie legal constituită o adresează Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale. Sunt assimilate şi solicitărilor scrise prezentate în cadrul audienţelor acordate de conducerea instituţiei.

8 Serviciul şi Relaţii Pagina 8 din ABREVIERI ALE TERMENILOR (1) MMFPS Ministerul Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale (2) DPPC Direcţia Politici Publice şi (3) SCRP Serviciul şi Relaţii (4) PO Procedură operaţională (5) E Elaborează (6) C Copiază (7) V Verifică (8) A Aprobă (9) Ap Aplică (10) Ah Arhivează (11) R Responsabil (12) Ex Expediază (13) Cl Clasează (14) Întoc. Întocmit (15) Înreg. Înregistrează (16) NJ Notă justificativă (17) R Repartizează (18) T Transmite (19) ZL Zile Lucrătoare

9 Serviciul şi Relaţii Pagina 9 din DESCRIEREA PROCEDURII OPERAŢIONALE 8.1 GENERALITĂŢI Procedura vizează ansamblul activităților de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale cu scopul de a realiza un circuit de soluţionare în termenele şi condiţiile stabilite de OG nr.27/2002, aprobată cu modificări şi completări prin Legea 233/2002. Conform Regulamentului de organizare şi funcţionare al MMFPS, în sfera de atribuţii ale SCRP din cadrul DPPC sunt acoperite în principal următoarele atribuţii: a) realizează activitatea de primire, de înregistrare a, a documentelor oficiale şi a oricăror alte documente, activitatea de repartizare a acestora în cadrul ministerului, în funcţie de obiectul de activitate, sau către diferite alte instituţii în a căror sferă de competenţă intră problematica din cuprinsul lor; b) asigură evidenţa repartizate pe compartimentele din minister, urmăreşte soluţionarea acestora în termenul legal; c) întocmeşte documentaţia necesară şi asigură expedierea prin poşta militară sau prin Poşta Română a întregii corespondenţe a direcţiilor din cadrul ministerului; 8.2. DOCUMENTE UTILIZATE Circuitul documentelor Primirea şi înregistrarea a) SC primeşte petiţiile sosite prin intermediul Poştei, prin la adresa relatiicupublicul@mmuncii.ro sau depuse personal la Registratura ministerului. b) Persoana responsabilă cu înregistrarea din cadrul SC desface plicurile, înregistrează documentul în Registrul de petiţii în aceeaşi zi în care a fost primit şi xeroxează petiţia filă cu filă. c) În cazul transmise electronic, persoana responsabilă printează conţinutul e- mailului, înregistrează documentul în Registrul de petiţii în aceeaşi zi în care a fost primit şi xeroxează ul filă cu filă. d) Petiţiile se înregistrează în aplicaţia informatică de gestionare a documentelor în ordinea primirii lor, cu număr, dată, provenienţă, nume, prenume, adresă de domiciliu sau corespondenţă, specificându-se şi termenul legal de soluţionare. e) Petiţiile în care nu se precizează datele de identificare ale petiţionarului, respectiv, nume, prenume, adresă de domiciliu sau corespondenţă, sunt considerate anonime. Acestea nu se înregistrează, se clasează şi se arhivează la arhiva SC, în conformitate cu prevederile legale.

10 Serviciul şi Relaţii Pagina 10 din 14 f) Originalul se arhivează într-un dosar dedicat în mod expres, iar xeroxul este direcţionat către şeful de serviciu Analizarea conţinutului petiţiei şi repartizarea acesteia 1. Şeful SC analizează conţinutul petiţiei şi stabileşte dacă solicitarea intră în aria de competenţă a MMFPS. În funcţie de numărul primite într-o zi, şeful SC poate desemna o altă persoană din cadrul SC care să analizeze conţinutul petiţiei făcând totodată propunerea de repartizare. 2. De asemenea, Şeful SC stabileşte dacă petiţia poate fi conexată cu alte petiţii sau dacă trebuie clasată în condiţiile legii, în situaţia în care petentului i s-a oferit răspuns la solicitări cu acelaşi conţinut transmise anterior. În cazul clasării, la numărul iniţial acordat petiţiei în Registrul de petiţii se menţionează că s-a răspuns. 3. După analizarea conţinutului petiţiei, şeful SC va decide repartizarea sa către serviciile/direcţiile competente, astfel: a) În situaţia în care se constată că problematica petiţiei nu intră în sfera de activitate a MMFPS, aceasta se repartizează unui funcţionar din cadrul SC, care întocmeşte adresa de redirecţionare a acesteia către instituţia competentă, adresa de înştiinţare a petentului cu privire la modul de redirecţionare al petiţiei, şi după caz, adresa de înştiinţare a instituţiei care a transmis petiţia în atenţia MMFPS. Adresele de redirecţionare şi de înştiinţare sunt semnate de către şeful SC şi se transmit prin aceeaşi modalitate prin care s-a primit petiţia, respectiv prin poştă, mail, fax. Înştiinţarea transmisă prin se printează. Copia petiţiei, adresa de înaintare către instituţia competentă, adresa de înştiinţare a petentului şi/sau după caz, adresa de înştiinţare a instituţiei care a transmis petiţia în atenţia MMFPS, se arhivează în cadrul SC. b) În situaţia în care problematica petiţiei intră în sfera de competenţă a MMFPS, copia petiţiei este repartizată de către şeful SC direcţiei competente în aceeaşi zi în care a fost înregistrată, în vederea soluţionării în termenul legal. Persoana responsabilă de înregistrarea solicită direcţiei, unde a fost repartizată petiţia, confirmarea primirii care se aplică pe original. Copia rămâne în cadrul direcţiei, care va formula răspunsul, iar originalul se arhivează la SC. c) În cazul în care petiţionarul adresează în mod direct solicitarea sa unui serviciu sau direcţii din cadrul MMFPS (prin , fax), serviciul sau direcţia respectivă are obligaţia ca în aceeaşi zi în care primeşte petiţia să aducă solicitarea la SC pentru înregistrarea acesteia. Din momentul înregistrării la SC, petiţia se va supune regimului stabilit de această procedura. d) În cazul în care SC repartizează petiţia către un anumit compartiment din MMFPS, iar acesta consideră că soluţionarea nu este de competenţa sa, compartimentul va retransmite petiţia respectivă SC în termen de 3 zile de la înregistrare, motivând în scris

11 Serviciul şi Relaţii Pagina 11 din 14 refuzul de a soluţiona petiţia. În această situaţie, şeful SC va repartiza petiţia altui compartiment astfel încât petentul să poată primi un răspuns în termenul legal Soluţionarea Direcţia în competenţa căreia intră soluţionarea petiţiei va formula răspunsul pentru petiţia direcţionată de către SC în termen de maxim 30 de zile de la data înregistrării solicitării în Registrul de petiţii. În situaţia în care aspectele sesizate prin petiţie necesită o cercetare mai amănunţită, directorul respectivei direcţii întocmeşte o notă justificativă adresată ministrului/ secretarului de stat/ secretarului general, după caz, în vederea aprobării prelungirii termenului cu maxim 15 zile. După aprobarea notei justificative de către ministru, directorul va anunţa, în scris sau electronic, SC cu privire la noul termen aplicabil solicitării. După primirea comunicării, şeful SC dispune înscrierea noului termen de soluţionare în Registrul de petiţii Expedierea adresei de răspuns Direcţia responsabilă de soluţionarea petiţiei va transmite SC plicul cu răspunsul adresat petentului şi o copie a acestuia în vederea arhivării împreună cu originalul. Adresa de răspuns este expediată prin poştă sau prin de către personalul SC Evidenţa privind termenele de răspuns în cadrul Registrului de petiţii 1. SC urmăreşte soluţionarea şi redactarea răspunsurilor în termenul legal 2. SC va întocmi un raport semestrial, pe baza căruia se va realiza analiza activităţii proprii de soluţionare a 8.3. RESURSELE NECESARE Resurse materiale Personalul implicat în activitatea de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale trebuie să dispună de elementele de logistică necesare pentru o bună desfăşurare a activităţii, şi anume: birouri, scaune, rechizite, linii telefonice, calculatoare.

12 Serviciul şi Relaţii Resurse umane Pagina 12 din 14 Personalul implicat în activitatea de primire, repartizare, soluţionare şi expedierea răspunsurilor adresate Ministerului Muncii, Familiei şi Protecţiei Sociale este compus din: - Director - DPPC - Şef serviciu- SCRP - Personalul executant SCRP Resuse financiare Alimentare maşina francat

13 Serviciul şi Relaţii Pagina 13 din RESPONSABILITĂȚI ȘI RĂSPUNDERI ÎN DERULAREA ACTIVITĂȚII Etapă Direcţia responsabilă/ Document Operaţiunea Termen Funcţia responsabilă 1. SC/referent, inspector petiţia Transmiterea petiţiei în vederea 1 ora înregistrării 2. SC/ referent, inspector petiţie Xeroxare, înregistrare 1ora 3. SC/şef serviciu petiţie Analiză, repartizare 2 ore 4. SC/referent, Inspector Petiţia şi Transmiterea la direcţia competentă 1 ora Copia ei pentru soluţionare 5. SC/referent, inspector Petiţia Îndosariere 1 ora 6. Direcţia de specialitate care soluţionează petiţia/inspector, consilier 7. Direcţia de specialitate care soluţionează petiţia/referent, inspector 8. Direcţia de specialitate care soluţionează petiţia Copia petiţiei Adresa de răspuns Notă justificativă aprobată de ministru 9. SC/referent, consilier Adresa de răspuns Elaborarea răspunsului Transmite plicul cu adresa de răspuns şi o copie SC şi în format electronic şefului SC pentru petiţiile sosite prin Prelungirea termenului de 30 de zile cu maximul 15 Se expediază prin poştă sau petentului şi se operează data soluţionării 30 ZL 1 ora 1 ZL 1 ora 10. SC/referent Adresa de răspuns în copie 11. SC/referent,inspector, consilier 12. SC/referent,inspector, consilier Adrese către instituţia competentă să către petent Se îndosariază în vederea arhivării În cazul redirecţionării se întocmesc adrese către instituţia competentă şi petent şi se transmit 1/2ZL 1ZL petiţia Se clasează conform legii 1 ZL

14 Serviciul şi Relaţii 10. ANEXE Pagina 14 din 14 MMFPS Registratură Schema circuitului documentului Primirea şi înregistrarea Repartizarea petiţiei în petiţiei la S copie la direcţia responsabilă Repartizează petiţia de soluţionare altei instituţii pentru competentă soluţionare Serviciul ŞI Relaţii Înregistrează Analizează Repartizează Transmite răspunsul PETENTUL Transmite petiţia Repartizează petiţia în copie Direcţiei Responsabile din cadrul MMFPS Altă instituţie Retransmite MMFPS spre competentă soluţionare Transmite Serviciului plicul cu adresa de răspuns însoţit de copia răspunsului formulat

15 Serviciul şi Relaţii Pagina 15 din 14