DOCUMENTELOR. Cod PO 001

Transcription

1 Cod PO 00 Pag. din 7 Cod PO 00. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz, a reviziei în cadrul ediției procedurii Elemente privind Nume și Funcția Data Semnătura responsabilii/operațiunea prenume Elaborat.2 Verificat.3 Aprobat 2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii Ediţia/Revizia Componenta Modalitatea reviziei în cadrul ediţiei revizuită Nr. crt. Data la care se aplică prevederile ediţiei sau reviziei Punct 6 Grup de lucru, conform NS / Punct 6 Nota de serviciu 4955/ Revizuire format Ord. nr. 400 / 205 Grup de lucru, conform NS Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, după caz, revizia din cadrul ediției procedurii Scopul Data Ex. nr Dir./S/B/C Funcţia Nume şi prenume difuzării primirii Informare/ aprobare /aplicare 3.3 Verificare /aplicare 3.4 Aplicare /evidență /arhivare Semnătura

2 Cod PO 00 Pag. 2 din 7 4. SCOPUL PROCEDURII OPERAȚIONALE 4. Stabilește modul de realizare a activității, compartimentele și persoanele implicate; Procedura stabilește modul în care S/B/C/ din cadrul DSVSA Judetean sau al Municipiului Bucuresti, a le specifice activitatii. Procedura prin care se asigura circulatia lor conform cerintelor legislative. 4.2 Dă asigurări cu privire la circuitul lor in cadrul S/B/C/ - DSVSA Cu referire la responsabilii nominalizat in cadrul S/B/C/întocmește și păstrează: - Registrul intrari-iesiri (Formular 0) - Dosare intrate 4.3 Asigură continuitatea activității, inclusiv în condiții de fluctuație a personalului; Conducerea DSVSA Judetean sau al Municipiului Bucuresti, asigură continuitatea activității cu respectarea Titlului III, Cap. 2 din Codul Muncii, aprobat prin Legea nr. 53/2003, cu modificările și completările ulterioare. Şeful Serviciului /biroului/compartimentului, asigură funcționarea neîntreruptă a operațiunilor la un nivel minim agreat pe durata orelor de desfășurare a activității în conformitate cu Standardul Continuitatea Activității din Ord. nr. 400 din 2 iunie 205 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare și cu matricea de înlocuire a personalului din subordine. 4.4 Sprijină alte organisme abilitate în acțiuni de control și/sau auditare, iar pe manager, în luarea deciziei; Personalul responsabil din cadrul serviciilor/birourilo /compartimentelor, asigură păstrarea în siguranță a lor valide precum și disponibilitatea acestora, pentru toate organismele de control și audit abilitate. De asemenea poate propune actualizarea sau modificarea procedurilor de control oficial informând Comisia de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial a DSVSA Judetean sau al Municipiului Bucuresti, despre propunerile făcute în vederea informării și verificării pentru conformitate.

3 Cod PO 00 Pag. 3 din 7 5 DOMENIUL DE APLICARE A PROCEDURII OPERAȚIONALE 5.3 Precizarea (definirea)activității la care se referă procedura operațională Prezenta procedură se referă la modul de a lor, inclusiv repartizarea sarcinilor şi metodologia de supervizare a acestora. Elaborarea documentaţiei specifice se face cu respectarea normelor aprobate ale ANSVSA. 5.4 Delimitarea explicită a activității procedurate în cadrul portofoliului de activități desfășurate de entitatea publică; Înregistrarea lor in registrul intrari-iesiri al S/B/C/ transmis de catre ul DSVSA cu numar alocat de la secretariat, si repartizat de seful de S/B/C/ catre inspectori in vederea solutionarii 5.5 Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea procedurală În conformitate cu ROF DSVSA, lel sunt gestionate de un responsabil desemnat de seful de B/S/C din cadrul DSVSA, 5.6 Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale activității procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activității - Serviciile /birourile/ compartimentele din cadru DSVSA desfășoară activitatea procedurată; - DSVSA judetene si a Municipiului Bucuresti, beneficiază de rezultatele prezentei proceduri. 6 DOCUMENTE DE REFERINȚĂ (REGLEMENTĂRI) APLICABILE ACTIVITĂȚII PROCEDURATE 6. Legislația primară - Legislaţie naţională sanitară veterinară şi pentru siguranţa alimentelor - Ordonanța Guvernului nr.42/2004 privind organizarea activității veterinare, cu modificările și completările ulterioare; - Ordinul Preşedintelui ANSVSA nr. 58/2008 pentru aprobarea Procedurilor de inspecţie ( prezentele proceduri de control) 6.2. Legislație secundară - ORDIN nr. 400 din 2 iunie 205 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entităţilor publice, cu modificările și completările ulterioare; - Ordinul Ministrului Finanțelor Publice nr. 702/2005 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și exercitarea activității de consiliere desfășurate de către auditorii interni din cadrul entităților publice; 6.3. Alte, inclusiv reglementări interne ale entității publice - Regulamentul de Organizare și Funcționare al ANSVSA aprobat.

4 Cod PO 00 Pag. 4 din 7 - Ordinul Președintelui ANSVSA nr.58 din 3 august 2009 privind constituirea și stabilirea Comisiei de monitorizare, coordonare și îndrumare metodologică a dezvoltării sistemului de control managerial al Autorității Naționale Sanitare Veterinare și pentru Siguranța Alimentelor cu modificările și completările ulterioare. 7. Definitii si abrevieri ale termenilor utilizati in procedura operationala 7.. Definiţii ale termenilor Nr.crt. Termenul Definitia si/sau, daca este cazul, actul care defineste termenul. Procedura Prezentarea formalizată, în scris, a tuturor paşilor ce trebuie urmaţi, a Operaţionă metodelor de lucru stabilite şi a regulilor de aplicat în vederea realizării 2. Ediţie a unei proceduri operaţionale 3. Revizia în cadrul unei ediţii activităţii, cu privire la aspectul procesual Forma iniţială sau actualizată, după caz, a unei proceduri operaţionale, aprobată şi difuzată Acţiunile de modificare, adăugare, suprimare sau altele asemenea, după caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediţii a procedurii operaţionale, acţiuni care au fost aprobate şi difuzate 4 Risc Posibilitatea de a se produce un eveniment susceptibil, de a avea un impact asupra realizarii obiectivelor. Riscul se masoara in termeni de consecinte si de probabilitate 5 Documente Acte cu character public sau intern prin care sunt reglementate anumite activitati ale inspectorilor DSVSA, precum si actele elaborate in cadrul serviciilor, birourilor, compartimentelor ca urmare a efectuarii anumitor actiuni 8. Descrierea procedurii operationale 8. Generalitati Elaborarea, inregistrarea, si indosarierea lor specifice serviciilor, birourilor, compartimantelor din cadrul DSVSA 8.2. Descrierea activităţilor şi circuitul lor - Documentele adresate DSVSA se depun si se inregistreaza la secretariatul institutiei. - toate aceste fac obiectul mapei zilnice a ului DSVSA - directorul DSVSA dupa analiza acestora, le repartizeaza in vederea aplicarii catre serviciile, birourile, compartimantele din cadrul DSVSA tinand cont de activitatile si atributiile specifice - ul DSVSA poate stabilii echipe de inspectori interdisciplinare care vor prelua anumite sarcini solicitate de catre ANSVSA sau Institutia Prefectului - documentul va fi inregistrat in Registrul Intrari al serviciului, biroului, compartimantului de catra persoana nominalizata (Formular F-0) de catre responsabilul cu aceasta activitate desemnat.

5 Cod PO 00 Pag. 5 din 7 Notelor de control, rezultate in urma controalelor efectuate de catre inspectori DSVSA, precum si le, sintezele sau raportarile prin care se dau raspunsuri la diverse solicitari, au urmatorul parcurs: - inregistrare in registrul unic al secretariatului DSVSA; - inregistrare in registru intrari iesiri al serviciulul, biroului, compartimentului; - se prezinta sefului de serviciu, birou, compartiment pentru analiza - seful de serviciu, birou, compartiment va prezenta, directorului DSVSA, notele de control cu propunerile aferente in vederea informarii si pentru a dispune serviciilor tehnice, monitorizarea in vederea remedierii a deficientelor / neconformitatilor constatate; - in cazul emiterii si aprobarii referatului pentru OSA sau OIA, se va continua procedura de emitere a ordonantelor (vezi procedura specifica PO 006); - notele de control si celelalte vor fi indosariate in dosare si bibliorafturi identificate corespunzator Inregistrarile trebuie sa ramana lizibile, identificabile Lista si provenienta lor - Registru intrari/iesiri - Formular F-0 - Registru Note de Control - Formular F-02 - Registru de Ordonante - Formular F-04 - Registru de Contraventii - Formular F-05 - Registru - Formular F-06 - Referat pentru ordonante - Formular F-07 - Nota de comunicare ORC in cazul emiterii OIA - Formular F-08 -Nota comunicare serviciul financiar contabil privind neincasarea unei sanctiuni contraventionale in termenul legal - Formular F-09 - Referat de necesitate - Formular F-0 - Nota de control F - ( formularele de mai sus vor fi folosite da catre serviciile,birourile sau compartimentele din cadrul DSVSA confom atributiilor) Nota: Fomularele de la punctul 8.2. vor fi realizate si distribuite de catre D.S.V.S.A. judetene si a Municipiul Bucuresti, respectand intocmai forma si continutul acestora Resurse necesare 8.3..Resurse 5materiale - birotică, dosare, bibliorafturi - calculator, imprimanta

6 Cod PO 00 Pag. 6 din 7 9. itati si raspunderi in derularea activitatii Nr.Crt Activitatea propunere. Propunerea modificarii procedurii ANSVSA /DSVSA ANSVSA 2. Proiectul procedurii modificate ANSVSA /DSVSA ANSVSA 3. Aprobarea modificarii procedurii - ANSVSA 4. Aplicarea Editiei revizuite ANSVSA /DSVSA - 5. Pastrarea procedurii revizuite - ANSVSA 0. Anexe, inregistrari, arhivari Nr. Anex ă Denumirea anexei Dosar cu note control Dosar cu raspunsuri note serviciu Dosar cu alte inregistrari specifice Registru Intrari / Iesiri Elaborata Aprobă superior superior superior Număr de exemplar e Difuzare Loc Arhivare Perioadă arhiva 5ani arhiva 5ani arhiva 5ani superior 5 ani Alte 9. ităţi şi răspunderi în derularea activităţii cod Compartimentul (postul)/ acţiunea (operaţiunea) I li III IV V. Inspectori din cadrul S/B/C E Ap Ah 2. Sef S/B/C E V Ap 3. A

7 Cod PO 00 Pag. 7 din 7 0. Anexe, înregistrări, arhivări cod Denumire anexa Elaborat Aproba Nr exemplare difuzare. Ordinul de serviciu 2. Nota de control 3. Registru contraventii 4. Dosar contraventii Scris/elec Scris/elec Scris/elec Scris/elec arhivare Obs. loc perioada DSVSA 2 ani - DSVSA 0 ani - DSVSA 0 ani DSVSA 0 ani ul contraventii - menționate în procedură. arhivează și păstrează pe termen de 0 ani le. Cuprins Numărul componenței în cadrul procedurii Denumirea componenței în cadrul procedurii. Coperta Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea și aprobarea ediției sau, după caz a reviziei în cadrul ediției procedurii Pagina 2. Situația edițiilor și a reviziilor în cadrul edițiilor procedurii 2 3. Lista cuprinzând persoanele la care se difuzează ediția sau, 3 după caz, revizia din cadrul ediției procedurii 4. Scopul procedurii 4 5. Domeniul de aplicare a procedurii 5 6. Documentele de referință (reglementări) aplicabile activității 6 procedurate 7. Definiții și abrevieri ale termenilor utilizați în procedura 7 operațională 8. Descrierea procedurii 8 9. ități și răspunderi în derularea activității 3 0. Anexe, înregistrări, arhivări 4. Cuprins 5 2