1. WAT IS DIE Die Senwes Etiese Kode is n hoëvlak dokument wat Senwes se toewyding tot die bedryf van besigheid op n wyse wat wetlik en eties aanvaarbaar is vir elke direkteur en werknemer in die groep, openlik verklaar. Dit verduidelik die waardes, standaarde en riglyne wat elkeen behoort na te kom in hul skakeling met interne sowel as eksterne belanghebbendes. 2. TOEPASSING Die Kode is van toepassing op alle Senwes besighede en volfiliale en op alle werknemers en direkteure, sonder uitsondering. Daar word van elke direkteur en werknemer verwag om die kodes van toepassing op hul verantwoordelikheidsfeer en die relevansie daarvan te ken, te verstaan en om hul toewyding daartoe skriftelik aan te dui op n jaarlikse basis. Hierdie kodes moet nagekom word in alle besluitneming en aksies en hul toewyding tot die maatskappy se waardes en etiese gedrag moet gedemonstreer word. 3. NAKOMING VAN DIE Senwes is verbind daartoe om besigheid te bedryf op n etiese wyse en moet strewe na etiese gedrag in die bedryf van alle sake. In die verband het Senwes n beleid van zero vedraagsaamheid vir onetiese gedrag, ongeag die omvang of impak van die gevolge van onetiese gedrag op die besigheid. 1
Zero verdraagsaamheid beteken dat onetiese gedrag nie geïgnoreer kan word nie en derhalwe moet alle gerapporteerde of geïdentifiseerde beweerde onetiese gedrag formeel ondersoek word en toepaslike korrektiewe of dissiplinêre aksie moet ingestel word. Versuim om dit te ondersoek en aksiestappe te doen is op sigself onetiese gedrag. Alle sake wat uitdruklik in die Kode, relevante Senwes beleide, riglyne en formele kommunikasie gedek word, word geag duidelike etiese besigheidspraktyke daar te stel en het ten doel om n etiese kultuur daar te stel en onetiese gedrag te ontmoedig. Waar daar onduidelikheid is oor die toepassing van die Kode en onsekerheid oor nakoming van die Kode, moet werknemers met hul lynbestuurders of Divisionele Etiese Beampte of n lid van die Uitvoerende Bestuur konsulteer. Daar word van bestuurders regdeur die organisasie verwag om dit maklik te maak vir hul werknemers om vry en openlik te kommunikeer oor sake rakende etiek. Daar word van alle werknemers en direkteure verwag om hul toewyding tot die maatskappy se waardes en etiese gedrag te verklaar en om alle insidente van onetiese gedrag te rapporteer, ten einde te verseker dat die tweeledige strategie om etiese gedrag te bevorder en onetiese gedrag teen te werk, suksesvol geïmplementeer kan word. Alle gerapporteerde insidente sal ondersoek word en indien voldoende inligting verskaf word, sal toepaslike korrektiewe aksie geneem word. Anonimiteit is gewaarborg vir enige persoon wat onetiese gedrag rapporteer. 2
4. SENWES WAARDES DIE FONDASIE VAN ONS ETIESE KODE WAARDE WAARDEBESKRYWING INTEGRITEIT Ons doen die regte dinge vir die regte redes en tree eties op te alle tye. BESIGHEIDS- ORIëNTERING Al ons aksies is daarop gemik om aan die behoeftes van ons klante te voldoen en hul probleme op te los op n professionele wyse. SELF-MOTIVERING Ons is self-gemotiveerd in die strewe om die maatskappy se visie uit te leef en die realisering van ons beroepsaspirasies. INNOVERING Ons strewe daarna om kreatief, verbeeldingryk en vindingryk te wees in die soeke na oplossings vir besigheidsuitdagings en voldoening aan die behoeftes van klante. LOJALITEIT Ons is lojaar teenoor Senwes en tree op in belang van die maatskappy te alle tye, met inagneming van die belange van al ons belanghebbendes. AANSPREEKLIKHEID Ons is verantwoordelik en aanspreeklik vir al ons aksies en verbind tot die verskaffing van volledige, geloofwaardige, akkurate en tydige inligting aan al ons belanghebbendes. 3
5. a. Ons is n verantwoordellike en aanspreeklike korporatiewe burger, verbind tot die bestuur van n volhoubare besigheid met inagneming van ons belanghebbendes, die omgewing en die gemeenskap. b. Ons behandel al ons belanghebbendes met respek, sensitiwiteit en waardigheid, onder alle omstandighede. c. Ons strewe daarna om aan alle relevante wetlike en regulatoriese vereistes te voldoen as n minimum standaard. d. Ons tree op met integriteit en professionalisme in al ons besigheidsaktiwiteite, verwerp alle vorme van oneerlikheid en is onverdraagsaam teenoor bedrieglike optrede soos diefstal, omkopery, korrupsie, bedrog en wanvoorstelling. e. Ons onderskryf effektiewe korporatiewe beheerbeginsels, belyn met nasionale en internasionale riglyne. f. Ons poog om konflikte van belange te vermy en verklaar sodanige konflikte indien dit sou voorkom. g. Ons verseker dat die verskaffing van inligting aan al ons belanghebbendes tydig, akkuraat en gebalanseerd is, geen wanvoorstellings bevat nie en nie misleidend is nie. h. Ons sal regverdig en eerlik kompeteer en die regte van mededingers tot regverdige kompetisie respekteer. i. Ons respekteer alle gemagtigde ooreenkomste deur Senwes aangegaan. j. Ons respekteer menseregte en menswaardigheid en diskrimineer nie op grond van ras, geslag, geloof of seksuele oriëntasie nie. k. Ons bedryf ons persoonlike sake op n fatsoenlike en verantwoordelike wyse, met inagneming van die beskerming van Senwes se reputasie te alle tye. l. Ons sal alle gerapporteerde gevalle van wangedrag ondersoek en toepaslike aksie neem, ongeag wie daarby betrokke is. m. Ons sal die privaatheid en vertroulikheid van die werknemers wat insidente van beweerde of waargenome wangedrag rapporteer beskerm en hulle teen enige vorm van teistering beskerm. 4
6. VERBONDEHEID TOT EN TOEPASSING VAN DIE ETIESE KODE VERBINTENIS TOT ONS AANDEEL- HOUERS EN BELEGGERS VERBINTENIS TOT ONS KLANTE EN KLIëNTE VERBINTENIS TOT ONS WERKNEMERS Tree altyd op in die beste belang van die maatskappy. Tree op as verantwoordelike bestuurder en beskerm die hulpbronne en bates van die organisasie optimaal in die gebruik daarvan. Genereer volhoubare en markmededingende opbrengste op n langtermynbasis. Voorsien aandeelhouers en beleggers van volledige, akkurate en wesenlike inligting op n tydige basis ten einde hulle in staat te stel om ingeligte besluite te neem met betrekking tot hul beleggings. Verseker die langtermyn volhoubaarheid van die maatskappy. Respekteer en kom die gereserveerde magte vir aandeelhouers na. Ons luister na en verstaan die aspekte van kommer van klante, hul veranderende behoeftes en doen ons bes om daaraan te voldoen. Verskaf hoë kwaliteit produkte en dienste. Verskaf betroubare, voldoende, relevante en tydige inligting in ons skakeling met hulle. Beskerm die vertroulikheid van klante-inligting en openbaar of deel nie sodanige inligting met enige derde party sonder hul toestemming nie. Respekteer, handhaaf en kom die letter en gees van kontrakte tussen Senwes en sy klante na. Hanteer klagtes, komplimente en navrae op n effektiewe en spoedige wyse. Wees sensitief met betrekking tot kulturele en geloofsverskille en respekteer die waardigheid van elke individu. Respekteer die fundamentele regte van werknemers en voldoen aan regverdige arbeidspraktyke. Verskaf n bemagtigende, regverdige, gesonde en veilige werksomgewing. Verskaf geleenthede vir werk, opleiding, ontwikkeling en beroepsvordering op n regverdige en gelyke beregtigingsbasis. Balanseer die beginsels van regverdigheid en gelykheid met die oogmerk om historiese wanbalanse aan te spreek en dra by tot n gemeenskap met gelyke geleenthede. 5
VERBINTENIS TOT ONS VERSKAFFERS VERBINTENIS TOT DIE GEMEENSKAP VERBINTENIS TOT DIE REGERING EN REGULATORIESE OWERHEDE Skep en onderhou n omgewing en prosesse ter bevordering van openlike en geloofwaardige kommunikasie. Erken en beloon werknemers op n regverdige en billilke wyse, in lyn met hul produktiwiteits- en prestasievlakke en die waarde wat hulle toevoeg tot die maatskappy. Ons luister na en verstaan die aspekte van kommer van klante, hul veranderende behoeftes en doen ons bes om daaraan te voldoen. Verskaf hoë kwaliteit produkte en dienste. Verskaf betroubare, voldoende, relevante en tydige inligting in ons skakeling met hulle. Ons beskerm die vertroulikheid van klante-inligting en openbaar of deel nie sodanige inligting met enige derde party sonder hul toestemming nie. Respekteer, handhaaf en kom die letter en gees van kontrakte tussen Senwes en sy klante na. Hanteer klagtes, komplimente en navrae op n effektiewe en spoedige wyse. Om n verantwoordelike en sorgsame korporatiewe burger te wees. Skep van werksgeleenthede. Werk in vennootskap met die gemeenskap en ander rolspelers in die inisiëring en ondersteuning van ontwikkeling en welsynsinitiatiewe, in lyn met ons beleid. Verantwoordelike en effektiewe gebruik van natuurlike hulpbronne en die eliminering en vermindering van aktiwiteite wat negatief op die omgewing impakteer. Respekteer en onderhou die gees en letter van landswette en -regulasies. Ondersteun regeringsinisiatiewe wat gemik is op die daarstelling van n regverdige gemeenskap waarin gelyke regte van toepassing is. Om die regering te ondersteun as vennoot in die strewe na sosiale en ekonomiese ontwikkelingsdoelwitte. 6
7. VERANTWOORDELIKHEID MET BETREKKING TOT DIE ETIESE KODE Ethics Governance Structure BOARD OF DIRECTORS Audit Committee Managing Director Financial Director Group Internal Auditor Risk & Sustainability Committee Executive Committee Divisional Management Divisional Ethics Officers Social and Ethics Committee GROUP ETHICS OFFICER Group Ethics Committee Group Risk Officer Group Compliance Officer Die Senwes Direksie is finaal aanspreeklik vir etiese besigheidspraktyke en n etiese kultuur in Senwes. Die Sosiale & Etiese Komitee verskaf namens die Direksie oorhoofs leiding ten opsigte van die etiese program. Die Besturende Direkteur is die Hoof Etiese Beampte van die groep, neem die leiding en stel die voorbeeld ten opsigte van verbintenis tot waardes en etiese gedrag, die inkorporering van etiek in Senwes by wyse van die ontwikkeling van beleide, strukture en programme. Die Groep Etiese Beampte koördineer en monitor die daaglikse aktiwiteite en implementering van die etiese program, bestuur die etiekkantoor en verskaf leiding en advies met betrekking tot alle sake wat verband hou met etiek. Die Groep Etiese Komitee is verantwoordelik vir die ontwikkeling en implementering van die etiese program, kommunikasie met alle relevante belanghebbendes en vir die monitering van die kode. Die Uitvoerende Komitee is verantwoordelik daarvoor om te verseker dat etiek geïntegreer word by alle strategiese en bedryfsaktiwiteite van die besigheid en vorm die basis vir die neem van alle besluite. 7
Elke Bestuurder is getaak om te verseker dat die etiese kode behoorlik gekommunikeer en verstaan word deur alle Senwes werknemers in sy/haar verantwoordelikheidsfeer. Bestuurders kan die Groep Etiese Beampte of Divisionele Etiese Beamptes kontak indien hulle enige bystand benodig met die implementering van die Kode. Die Divisionele Etiese Beamptes het n soortgelyke rol as die Groep Etiese Beampte, op divisionele vlak, en is daar om te rig en advies te verleen met betrekking tot alle sake wat verband hou met etiek. Die Menslike Hulpbronneafdeling sal verseker dat alle werknemers toegang het tot die etiese kode en dat alle nuwe werknemers n afskrif van die kode ontvang en sodanig geöriënteer word dat hulle die kode en die toepassing daarvan verstaan. Die Interne Ouditafdeling is verantwoordelik vir die monitering van die etiek hulplyn ( hotline ) en ondersoek alle gerapporteerde insidente van onetiese gedrag. 8. HERSIENING VAN DIE ETIESE KODE Die etiese kode is n lewende en dinamiese dokument wat jaarliks hersien sal word ten einde die dinamiek, inspireringsimpak en relevansie ten opsigte van toepassing te verseker. Daar sal van die Direksie en werknemers verwag word om hul verbintenis tot die kode skriftelik op n jaarlikse basis te bevestig. 9. ETIESE BESLUITNEMING EN RAPPORTERINGSRIGLYNE Enige werknemer of direkteur wat met n besluit gekonfronteer word, behoort die volgende riglyne te oorweeg ten einde te verseker dat die besluite en aksie wat uiteindelik geneem word, eties en konsekwent is met Senwes se waardes en etiese kode. o Is die besluit wettig? o Voldoen die besluit aan ons beleide en prosedures? o Is hierdie besluit/aksie konsekwent met ons waardes en etiese standaarde? o Voel die besluit/aksie reg en het ek vrede daarmee? o Is ek gemaklik om hierdie besluit/aksie aan my hoof te rapporteer? o Ondervind ek konflik en het ek my konflik aan die relevante mense gerapporteer? 8
o Sal ek gemaklik wees daarmee as die besluit/aksie in die media gepubliseer word? o Is dit n besluit/aksie waarop ek trots is? 10. RAPPORTERINGSRIGLYNE Daar word van werknemers en direkteure verwag om hulle te vergewis van die inhoud van die etiese kode en indien daar enige onsekerhede is, moet hulle dit met hul lynbestuurder, divisionele Etiese Beampte of Group Etiese Beampte bespreek. Senwes werknemers en ander belanghebbendes word ook aangemoedig om enige afwykings van die etiese kode wat hulle in hul interaksie met enige Senwes werknemers waarneem, te rapporteer. 9
ETIESE BESTUURSTRUKTURE EN KONTAKBESONDERHEDE Struktuur Verantwoordelike Telefoon E-pos persoon GROEP Voorsitter van die Direksie Danie Minnaar 0824119979 danie.minnaar@senwes.co.za Voorsitter: Sosiale & Etiese Komitee Hoof Uitvoerende Beampte (Hoof Etiese Beampte) James Botha 0716817904 james.botha@nwu.ac.za Francois Strydom 0832742862 francois.styrdom@senwes.co.za Groep Etiese Beampte Joe Maswanganyi 0832887331 joe.maswanganyi@senwes.co.za Divisionele Etiese Beampte Grainlink Chris Jonker 0184647392 chris.jonker@senwes.co.za Gideon Ralepeli 0834523543 gideon.ralepeli@senwes.co.za Village Johan Schoeman 0832585915 johan.shcoeman@senwes.co.za Credit en Landboudienste Johan Meiring 0834177783 johan.meiring@senwes.co.za Menslike Hulpbronne Stephen Bogatsu 0832638323 stephen.bogatsu@senwes.co.za Korporatiewe Dienste Japie Fransman 0827866882 japie.fransman@senwes.co.za Korporatiewe Dienste & Groep Finansies Johan le Grange 0835092119 johan.legrange@senwes.co.za Regsafdeling en Sekretariaat Elmarie Joynt 0834401345 elmarie.joynt@senwes.co.za Interne Oudit Dirk Opperman 0836270548 dirk.opperman@senwes.co.za Inligtingstegnologie Leon Hunter 0834530415 leon.hunter@senwes.co.za ETHIEKKANTOOR HULPLYN Kry Hulp, Ondersteuning, Advies of Leiding 018-464-7363 10 ETIEK HOTLINE Rapporteer enige insidente of praktyke wat verband hou met onetiese gedrag 0804647800
11. KOMMUNIKASIE EN BEWUSMAKING Detail met betrekking tot die Senwes Etiese Kode en die Hotline sal deur die verskeie media wat tans gebruik word, aan alle belanghebbendes gekommunikeer word, en spesifiek werknemers, klante en verskaffers. Die inhoud en media sal deurlopend hersien word ten einde relevansie, bewusmaking, kennis en effektiewe betrokkenheid te verseker. 12. TOEPASSING EN MONITERING Die toepassing van hierdie kode sal deurlopend deur lynbestuur en die relevante etiese bestuurstrukture gemonitor word en periodiek aan alle relevante belanghebbendes gekommunikeer word. 11
13. PERSOONLIKE ONDERNEMING MET BETREKKING TOT ETIESE KODE a. Ek is verbind tot die Senwes waardes en etiese kode en neem volle verantwoordelikheid vir die bestudering, begrip en toepassing van die kodes ten einde te verseker dat my besluit en aksies altyd belyn is met die waardes en etiese kode. b. Ek verstaan dat ek n verantwoordelikheid het om in die beste belang van Senwes op te tree te alle tye. c. Ek verstaan dat ek verantwoordelik is om met integriteit en professioneel op te tree en om die reputasie van Senwes te bevorder in my handelinge met alle interne en eksterne belanghebbendes. d. Ek verstaan dat ek verantwoordelik is binne my werksomgewing om te verseker dat Senwes sy verbintenis tot alle belanghebbendes sal volvoer soos vervat in die etiese kode. e. Ek verstaan dat ek verantwoordelik is daarvoor om alle belanghebbendes met respek en waardigheid te behandel. f. Ek verstaan dat daar van my verwag word om enige onetiese gedrag deur enige belanghebbende wat ek waarneem of vermoed te rapporteer en dat versuim om dit te doen, op sigself n oortreding van die kode is. g. Ek verbind myself hiertoe met die kennis dat Senwes my sal beskerm teen enige vorm van teistering of viktimisering wat mag voortspruit uit my rapportering van onetiese gedrag deur enige persoon, ongeag sodanige persoon se posisie of status in die onderneming. h. Ek verstaan dat voldoening aan die etiese kode krities is vir die sukses en langtermyn volhoubaarheid van Senwes. i. Ek verstaan dat versuim om aan hierdie etiese kode te voldoen tot dissiplinêre aksie sal lei. Naam Handtekening Personeel nr Datum 12