Figura 6.10 Bara de instrumente a ferestrei Print Preview şi butonul Magnifier

Transcription

1 Curs nr Vizualizarea documentului După redactare sau în timpul redactării, dacă doriţi să cum ar apărea documentul tipărit, apăsaţi butonul Print Preview de pe bara de instrumente sau din meniul File alegeţi Print Preview. Aspectul ferestrei se modifică, rămânând o singură bară de instrumente şi bara de meniuri. Puteţi mări /micşora pagina în cadrul ecranului sau puteţi afişa mai multe pagini simultan alegând din caseta text derulantă Zoom, de pe bara de instrumente, alt procent decât cel iniţial (100 %, 75 %, 50 %). Puteţi introduce de la tastatură şi altă valoare decât cele prestabilite. Dacă doriţi să editaţi documentul din fereastra de previzualizare, apăsaţi butonul Magnifier, figura 6.10, astfel încât acesta să nu mai aibă aspectul de buton apăsat, ci relaxat. Figura 6.10 Bara de instrumente a ferestrei Print Preview şi butonul Magnifier Din meniul View se pot alege mai multe opţiuni, printre care Normal, Web Layout, Print Layout, etc. Vizualizarea în modul Normal este oarecum asemănătoare celei din editoarele sub DOS, exceptând modul de lucru al ecranului care este grafic. Nu este posibilă vizualizarea marginilor paginii, se pot vedea doar delimitările dintre pagini care sunt reprezentate prin linie punctată. Vizualizarea Web Layout (care înlocuieşte modul de vizualizare OnLine Layout din Word 97) optimizează paginile documentului Word şi oferă o previzualizare a modului în care va arăta documentul în cazul în care se doreşte publicarea acestuia pe Web. În modul Web Layout textul dimensionat la dimensiunile ferestrei, iar elementele grafice sunt poziţionate identic cu modul de apariţie în browser. În acest caz nu este posibilă vizualizarea marginilor paginilor şi încadrarea textului în pagină. Mai mult, la marginea din dreapta a paginii textul se autoaranjează în raport cu lăţimea cadrului. 1

2 Figura 6.11 Modul de vizualizare Web Layout Vizualizarea Print Layout este cea care permite vizualizarea efectivă a paginii, cu marginile ei şi a aranjării textului în pagină. În capătul din stânga al barei derulante orizontale, din partea inferioară a ferestrei document sunt 4 butoane, care permit selectarea modului de vizualizare, fără a apela la meniul View. Pentru a fi afişate marginile textului se selectează opţiunea Text boudaries din meniul Tools - Options, tabela View. În modul de vizualizare Print Layout este posibilă modificarea marginilor paginii fără a mai apela la meniul File Pentru aceasta se poziţionează cursorul mouse pe una din riglele ferestrei, pe linia de demarcaţie dintre zona albă şi cea gri; cursorul îşi schimbă aspectul în săgeată cu două capete. Se apasă butonul stâng al mouse-ului şi se deplasează cursorul până la poziţia dorită când se eliberează butonul. Totuşi, valoarea precisă a marginilor poate fi stabilită numai din meniul File - Page Setup. Crearea listelor Pentru numerotarea sau marcarea unei înşiruiri de paragrafe se folosesc 2 butoane de pe bara de instrumente, Numbering şi Bullets. Modul de numerotare şi aspectul marcajului (bulinelor) poate fi modificat din Format - Bullets and Numbering. Figura 6.12 Setarea numerotării - marcării automate 2

3 Se scriu toate paragrafele care se doresc a fi numerotate sau marcate iar când s-a terminat editarea se selectează paragrafele şi se apasă unul din cele două butoane, după cum paragrafele trebuie numerotate sau doar marcate. O altă posibilitate este ca la începutul primului paragraf să se apese butonul corespunzător de pe bara de instrumente. La fiecare apăsare a tastei Enter de la sfârşit de paragraf noul paragraf va fi numerotat sau marcat automat. Aceasta se întâmplă dacă este selectată opţiunea de autonumerotare din meniul Tools - AutoCorrect, figura Opţiunea este implicit selectată la instalarea programului MSWord. Formatul numerotării şi al marcării se poate modifica din meniul Format - Bulets and Numbering. Pentru modificarea indentării (alinierii) se pot folosi cursoarele de aliniere de pe rigla orizontală. La încheierea listei se apasă de două ori consecutiv tasta Enter sau Enter urmată de Backspace Facilitatea Mail Merge Mail Merge permite fuzionarea (interclasarea) documentelor pe baza câmpurilor de fuzionare. Mai clar, presupunem că trebuie trimisă o înştiinţare tuturor acţionarilor unei firme în vederea convocării AGA. Pentru a putea lucra cu Mail Merge se va crea un document sursă, în care, sub formă de tabel, se enumeră toţi destinatarii. Tabelul va fi de forma: Nume Prenume Adresa După încheierea editării documentului sursă, acesta se salvează şi se începe procesul de fuzionare. Se deschide un nou document în care se editează textul scrisorii după care se parcurg paşii: a) Tools Letters and Mailings Mail Merge b) La pasul 1(Select document type) se stabileşte tipul documentului, în acest caz Letters c) În continuare se stabileşte ce document se va folosi: documentul curent, se porneşte de la un şablon sau se începe de la un document existent (pasul 2). Se selecteaya opţiunea Use current document. d) Se selectează destinatarii: dintr-un document existent (în cazul de faţă documentul ce conţine tabelul de mai sus), contactele din Outlook sau se tipăreşte o nouă listă. e) Se editează scrisoarea şi se introduc câmpurile de fuzionare (click pe More Items) f) Previzualizarea scrisorii g) Listarea la imprimantă h) Eventual, editarea fiecărei scrisori în parte Desenarea în Word. Microsoft Word pune la dispoziţia utilizatorului o gamă largă de instrumente de desenare grupate pe bara de instrumente Drawing. Utilitatea fiecărui buton de pe această bartă de instrumente este descrisă mai jos. 3

4 Figura Bara cu instrumente de desenare Drawing 1- Select Object folosit pentru selectarea tuturor elementelor unui desen în vederea grupării acestuia (Draw Group). 2- Meniul butonului AutoShapes (Forme Implicite) utilizat la inserarea în document a unor figuri geometrice, săgeţi, conectori, tipuri de segment, etc 3- Line inserează un segment de dreaptă 4- Arrow inserează o săgeată. Asupra acesteia pot fi aplicate ulterior modificări dacă se execută un click dreapta pe săgeată (cursorul trebuie să aibă formă de cruce) şi se alege opţiunea Format Autoshape 5- Rectangle inserează un dreptunghi 6- Oval inserează o elipsă 7- Text Box inserează o casetă text folosită pentru plasarea notaţiilor pe o figură sau diagramă. Notaţiile din interiorul unor figuri geometrice pot fi însă inserate dacă se execută click dreapta pe figura respectivă şi se alege opţiunea Add Text. 8- Lansează instrumentul word Art pentru aplicarea unor efecte artistice asupra fontului 9- Insert Diagram or Organization Chart inserează o diagramă sau o organigramă 10- Insert ClipArt inserează o imagine din galeria de imagini denumită generic ClipArt 11- Insert Picture inserează o imagine din MyPictures sau din altă locaţie de pe hard disk. Opţiunile corespunzătoare butoanelor 10 şi 11 le regăsiţi şi in meniul Insert Picture, ClipArt şi From File 12- Fill Colour umple cu culoarea selectată o formă geometrică 13- Line Color modifică culoarea conturului unei figuri geometrice 14- Font Color schimbă culoarea fontului 15- Line Style modifică grosimea segmentului de dreaptă selectat 16- Dash Style oferă mai multe tipuri de linii punctate 17- Arrow Style mai multe tipuri de săgeti 18- Shadow Style mai multe tipuri de umbriri 19-3-D Style galeria de efecte 3D aplicabile unor figuri geometrice 4

5 Observaţii: 1. Orice desen sau element component al desenului se poate muta în principiu în orice poziţie în fereastră. Uneori nu este posibilă poziţionarea cu precizie a desenului deoarece este bifată opţiunea Snap Objects to Grid care determină ca orice modificare a poziţiei curente a unui element grafic să se realizeze în funcţie de pasul gridului (grid reţea de linii orizontale şi verticale, asemănătoare linierii unei pagini dintr-un caiet de matematică). Deyactivarea acestei opţiuni face ca desenul să se poată poziţiona neţinându-se seama de grid 2. O linie dreaptă se desenează mai uşor dacă se apasă tasta Shift în timpul trasării liniei. 3. Dacă se doreşte modificarea unei figuri geometrice, se selectează figura respectivă şi se opţiunea Change Autoshape din meniul butonului Draw. Editorul de ecuaţii Editorul de ecuaţii se lansează prin apăsarea butonului care în prealabil trebuie localizat (se dă click dreapta pe o porţiune liberă de pe bara de formatare, se alege opţiunea Customize, se selectează tabela Commands şi se alege în stân ga categoria All Commands, iar în dreapta se localizează Insert Equation) şi plasat prin glisare cu mouseul pe bara de butoane. Editorul de ecuaţii, prin complexitatea şi dimensiunea interfeţei barei de butoane, poate fi destul de dificil de utilizat. De aceea, este utilă folosirea unor combinaţii de taste care determină economisirea a foarte mult timp în editarea ecuaţiilor. Figura Bara de instrumente a editorului de ecuaţii Combinaţiile de taste, corespunzătoare operaţiilor uzuale în editarea ecuaţiilor sunt prezentate în tabelul de mai jos: Tabelul 6.2. Combinaţii de taste uzuale în editorul de ecuaţii. Combinaţie de Efect taste CTRL+L Introduce şablon pentru indice CTRL+H Introduce şablon pentru exponent CTRL+J Introduce şablon pentru indice şi exponent CTRL+R Introduce şablonul pentru radical CTRL+O Şablonul ( ) CTRL+F Fracţie CTRL+G Activează modul de scriere cu ajutorul căruia se inserează caractere pentru limba greacă: de exemplu CTRL+G + a va determina introducerea simbolului α. 5

6 Atunci când se încheie editarea unei ecuaţii, pentru a părăsi editorul se dă click în afara zonei de editare a ecuaţiei. Mărimea caracterelor cu care se editează o ecuaţie, precum şi modul de scriere a diferitelor tipuri de variabile se poate stabili din meniul Size, opţiunea Define, respectiv Style, opţiunea Define. Figura Fereastra de stabilire a mărimii caracterelor, pentru indice, exponent. Utilizarea eficientă a Word-ului În mod obişnuit un document Word de mici-medii dimensiuni nu ar trebui să depăşească câteva sute de Ko. Dacă observaţi că documentul ocupă pe HDD mult spaţiu, aveţi la dispoziţie câteva artificii: - imaginile se pot insera ca obiecte din Insert Object Create New şi se bifează caseta de validare Link to File. Imaginea din document nu va fi memorată în documentul propriu-zis ci se va păstra doar o legătură către fişierul imagine. Observaţie: Această metodă are totuşi un mare dezavantaj: dacă fişierul imagine este şters, atunci imaginea nu va mai fi afişată în document. - se poate realiza o compresie a imaginilor din Format Picture Compress - se foloseşte opţiunea Tools Options Allow Fast Save. Opţiunea se validează la începerea editării unui document (se vor salva doar modificările realizate şi nu tot documentul de fiecare dată). La încheierea editării se deselectează opţiunea şi se salvează documentul, obţinându-se un document de mărime minimă. Pentru a optimiza funcţionarea Word-ului trebuie avute în vedere următoarele: - se foloseşte modul de vizualizare Normal View (pentru un consum redus de memorie) - atunci când se editează documentul este de preferat să se ascundă figurile deja introduse (ascunderea se realizează din Tools Options View Picture Placeholders) 6

7 - se dezactivează opţiunile de verificare automată a ortografiei (Check Spelling as you Type) şi de verificare gramaticală (Check Grammar as you Type). Pentru a nu pierde documente, din diferite cauze (întreruperea alimentării cu curent, blocarea sistemului de operare, etc.) se recomandă următoarele: - din Tools Options Allow Background Saves - crearea unei copii derezervă Tools Options Allways Create Backup Copy - Save Auto Recovery Info Every 5 minutes Divizarea textului în secţiuni De multe ori apare necesitatea unor formatări diferite ale textului în cadrul aceluiaşi document cum ar fi modificarea marginilor sau orientării unor pagini faţă de restul paginilor. Rezolvarea problemei se poate face prin divizarea documentului în secţiuni, fiecare secţiune având propriul format. Din meniul Insert alegeţi opţiunea Break (întrerupere). Se va deschide o fereastră de dialog, figura Figura Întreruperile de secţiune disponibile în Word. Din secţiunea Section breaks alegeţi tipul de întrerupere dorit. Next page (pagina următoare) începe o nouă secţiune pe următoarea pagină. Continuous (continuu) începe o secţiune nouă pe aceeaşi pagină, in poziţia curentă a cursorului de editare. Întreruperea de tip Continuous permite chiar pe aceeaşi pagină formatarea diferită a porţiunilor de document. De exemplu, pentru a orienta întrun document o pagină Landscape diferit faţă de modul de orientare al celorlalte pagini, la începutul şi sfârşitul paginii respective se introduc întreruperi de secţiune de tip Continuous, apoi din File Page Setup se selectează orientarea paginii. Dacă nu se folosesc întreruperi de secţiune, atunci nu se pot aplica setări diferite în cadrul aceluiaşi document ci setări unitare. Odd page (pagină impară) sau Even page (pagină pară) începe o secţiune nouă pe următoarea pagină impară respectiv pe următoarea pagină pară. În mod obişnuit, în cazul editării documentului pe două coloane, se poate trece pe a doua coloană doar dacă s-a completat prima. Se poate forţa trecerea pe a doua coloană prin utilizarea întreruperii de secţiune Column break. În modul de vizualizare Normal View întreruperile apar ca linii orizontale duble, punctate, care conţin şirul Section Break. În modul Page Layout secţiunile devin vizibile numai dacă apăsaţi butonul Show/Hide de pe bara de instrumente Standard. Fiecare secţiune poate fi formatată independent de celelalte secţiuni ale documentului 7

8 (inserarea unei întreruperi de tip Continuous înaintea secţiunii cu format diferit faţă de restul documentului asigura această formatare independentă). Ştergerea unei întreruperi se face fie din modul de vizualizare Normal plasând cursorul de editare pe linia punctată şi apăsând tasta Delete sau selectând mai întâi întreruperea cu combinaţia de taste CTRL+END. Din modul Page Layout se apasă mai întâi butonul Show/Hide de pe bara de instrumente Standard, pentru a face vizibile sfârşiturile de paragraf, apoi se procedează ca mai sus. AutoCorrect şi Track Changes Instrumentul Auto Correct asigură corectarea pe măsura introducerii a textului conform unor criterii prestabilite. Auto Correct poate fi personalizat astfel încât să corespundă cerinţelor şi modului de lucru al fiecărui utilizator. Auto Correct conţine o listă de greşeli frecvente survenite în momentul editării unui document şi cuvântul corespunzător corect. Utilizatorul poate completa această listă cu propriile sale greşeli şi cuvintele corecte corespunzătoare, ca în figura de mai jos. Figura Fereastra AutoCorrect. Pe lângă posibilitatea personalizării listei de corectare automată, AutoCorrect permite realizarea unor setări legate de corectarea apăsării accidentale a tastei Caps Lock în timp ce se editează (Correct accidental usage of caps Lock Key), prima literă a primului cuvânt din propoziţie să fie scrisă cu literă mare (Capitalize first letters of sentences), etc. Se poate defini şi o listă de excepţii. De exemplu, după folosirea prescurtată a cuvântului etcaetera (etc.) într-o propoziţie, următorul cuvânt nu trebuie să înceapă de 8

9 fiecare dată cu literă mare. În acest caz, se introduce etc. în lista de excepţii în tabela First Letter. Figura Introducerea unei excepţii Microsoft Word oferă de asemenea o posibilitate de gestionare a modificărilor efectuate într-un document. Astfel, dacă la un document lucrează mai multe persoane, modificările efectuate de fiecare persoană pot fi vizualizate cu culori diferite şi marcate în mod diferit. De exemplu, un fragment de text inserat va apărea subliniat, un text şters va apărea tăiat cu o linie dublă, etc. Modificările pot fi afişate doar în versiunea digitală a documentului sau şi în versiunea tipărită. Modificările pot fi acceptate, caz în care devin permanente sau pot fi respinse. Figura fereastra Track Changes (Tools Track Changes Highlight Changes Options) 9

10 Figura Vizualizarea modificărilor din document cu modul Track Changes activat (Tools Track Changes sau dublu click pe bara de stare pe butonul TRK). Observaţii: 1. Modul cum se lansează programul Word poate fi controlat. De exemplu, pentru ca Word-ul să nu se deschidă implicit cu un document gol, se procedează astfel: - click dreapta pe shortcut-ul Word şi se alege Properties - în câmpul Target, după C:\Program Files\Microsoft Office\Winword se adaugă /n 2. Pentru a se deschide implicit, odată cu deschiderea Word-ului şi ultimul document accesat se repetă paşii de mai sus şi se adaugă mfile1. 3. Pentru a obţine o listă cu comenzile uzuale în Word se procedează astfel (o metoda specifică chiar Word-ului pentru că o alta ar fi, bineînţeles, să căutaţi pe Net o asemenea listă): 1. Tools Macro Macros 2. Din lista derulantă Macros in se alege Word commands 3. În caseta text Macros Name se tastează List, iar din lista ce se activează în fereastra de dedesubt (fereastră care se numeşte Combo Box sau casetă combinată) se selectează şi se dă un dublu click pe ListCommands 4. Se afişează o fereastră în care utilizatorul trebuie să opteze pentru unui document care să conţină: o listă a shortcut-urilor pentru opţiunile din meniul des utilizate şi setările tastaturii (9 pagini) sau un document cu toate shortcut-urile din Word (24 pagini). 5. se optează pentru prima variantă 10

11 6. se deschide automat un document care va conţine, sub formă de tabel, comenzile uzuale care se poate salva şi eventual lista la imprimantă. CAPITOLUL VII Microsoft Excel (Curs nr. 9) 7.1 Descrierea programului Microsoft Excel Aplicaţia se lansează cu Start Programs Microsoft Excel sau dublu click pe pictograma de pe desktop, dacă există. După deschiderea aplicaţiei de pe ecran apar două ferestre, una în alta. Prima fereastră, cea exterioară, este fereastra aplicaţiei, iar cea interioară este fereastra registrului de calcul, figura Figura 7.1 Fereastra Microsoft Excel 11

12 Registrul de calcul (Workbook) este principalul document folosit în Excel pentru stocarea şi prelucrarea datelor. Un registru de calcul este format dintr-un număr de foi de calcul (implicit 3), la care utilizatorul poate adăuga şi altele. În plus, se pot crea foi pentru diagrame, pentru secvenţe macro, pentru module Vizual Basic şi de dialog. Fiecare foaie de calcul este formată din cel mult 256 coloane şi linii. Coloanele au etichete dispuse în partea superioară a ferestrei documentului, notate de la A la Z şi continuând cu AA până la AZ, BA până la BZ, ş.a.m.d., până la coloana IV. Liniile sunt numerotate de la 1 la în partea din stânga a ferestrei documentului. Intersecţia liniilor cu coloanele formează celulele (cells), care sunt unităţi fundamentale pentru stocarea de date. Fiecare celulă este referită prin această intersecţie. Spre exemplu adresa celulei de la intersecţia coloanei C cu linia 5 este indicată (sau este adresată, referită) ca fiind celula C5. Fiecare foaie de calcul are în partea inferioară o eticheta (sheet tab), care permite identificarea acesteia în registrul de calcul. Etichetele au nume implicite Sheet 1, Sheet 2, etc., dar pot fi oricând redenumite pentru a reflecta cât mai bine conţinutul de date al foii. Pentru a modifica numărul implicit de foi de calcul (3) dintr-un registru de calcul parcurgeţi comenzile: Tools Options tabela General, iar în lista Sheets in new Workbook faceţi modificarea dorită. Pentru a redenumi o foaie de calcul plasaţi cursorul mouse-ului deasupra etichetei şi faceţi click dreapta; selectaţi comanda Rename din meniul contextual şi introduceţi numele dorit. Fereastra programului conţine toate elementele unei ferestre de aplicaţii, bară de titlu pe care sunt afişate sigla cu numele programului şi numele registrului de calcul deschis, bară de meniuri, bare de intrumente şi, ca noutate, o bară pentru formule. Observaţii: În Excel o formulă începe întotdeauna cu semnul egal. Pentru a comuta pe modul editare, deci pentru a edita parţial conţinutul unei celule, se apasă tasta F2. În Excel se pot uni celule (nu se pot împărţi) prin parcurgerea următorilor paşi: se selectează celulele, apoi se dă click dreapta, din meniul contextual se alege Format Cells, click pe tabela Alignment, se bifează caseta de validare Merge Cells. Într-o foaie de calcul nouă este selectată automat celula de la intersecţia coloanei A cu linia 1, (celula A1). Selectarea celulei este semnalizată prin conturul gros, mai gros decât al celorlalte celule, şi semnifică faptul că celula este activă (active cell). În momentul în care se introduc caractere de la tastatură acestea apar în celula activă. Pentru a introduce date în altă celulă, mai întâi aceasta trebuie activată, operaţie care poate fi făcută folosind fie mouse-ul fie tastatura: 1. Cu ajutorul mouse-ului puteţi activa rapid o celulă plasând cursorul pe celula respectivă şi executând click pe butonul din stânga al mouse-ului. 2. Pentru a selecta alte celule cu ajutorul tastaturii folosiţi tastele cu săgeţi şi/sau tastele Page Up şi Page Down de pe tastatură sau diverse alte combinaţii de taste. Tastele care pot fi utilizate sunt prezentate în tabelul 6.1. Tabelul 7.1 Comenzi pentru deplasarea în interiorul unui tabel Excel Combinaţie detaste Efect Tab Deplasare o celulă la dreapta Enter Deplasare o celulă în jos Shift + Tab Deplasare o celulă la stânga 12

13 Shift +Enter Home Ctrl + Home Ctrl + End Page Up Page Down Alt + Page Up Alt +Page Down Ctrl+Page Up Ctrl+Page Down Deplasare o celulă în sus Deplasare în coloana A pe rândul activ Deplasare în celula A1 a foii de calcul Deplasarea în ultima celulă folosită din foaia de calcul Deplasare în sus pe ecran Deplasare în jos pe ecran Deplasare o lăţime de ecran la stânga Deplasare o lăţime de ecran la dreapta Deplasare la foaia de calcul anterioară Deplasare la următoarea foaie de calcul Deplasarea la o anumită celulă se poate face şi folosind caseta de denumire a domeniului de celule sau a unei celule (name box) care se află la capătul din stânga al barei pentru formule: se execută click pe casetă, se scrie adresa celulei la care se doreşte saltul şi apoi se apasă tasta Enter. Pentru deplasarea într-o anumită celulă se poate folosi şi comanda Go To. Din meniul Edit selectaţi comanda Go To sau apăsaţi tasta F5 şi se va deschide fereastra de dialog Go To... Se scrieţi în caseta de text Reference referinţa (adresa) celulei pe care doriţi să o activaţi apoi apăsaţi tasta Enter sau butonul OK din fereastră. Există mai multe posibilităţi de deplasare în foaia curentă. Le puteţi vizualiza şi testa dacă apăsaţi butonul Special Modificarea lăţimii coloanelor Pentru a ajusta automat coloana la lăţimea celui mai mare rand, se plasează cursorul pe suprafaţa de separare dintre eticheta coloanei în cauză şi eticheta următoarei coloane şi se execută dublu click. Lăţimea unei coloane se poate modifica manual folosind mouse-ul sau comenzile din meniu. Dacă folosiţi mouse-ul plasaţi cursorul acestuia pe marginea din dreapta a etichetei coloanei a cărei lăţime vreţi să o modificaţi, iar în momentul în care indicatorul ia forma unei săgeţi orizontale cu două vârfuri, trageţi săgeata spre dreapta sau spre stânga pentru a mări sau micşora lăţimea coloanei. Pentru a modifica lăţimea mai multor coloane, mai întâi să selectaţi respectivele coloane astfel: - plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta primei coloane din seria celor a căror lăţime trebuie modificată - apăsaţi butonul stâng al mouse-ului; toate celulele coloanei respective se vor înnegri. Menţineţi butonul apăsat şi trageţi cursorul deasupra etichetelor celorlalte coloane până pe ultima coloană din serie. toate coloanele selectate vor avea celulele înnegrite. - eliberaţi butonul mouse-ului. Având coloanele astfel selectate plasaţi cursorul mouse-ului pe marginea dreaptă a ultimei etichete din serie şi procedaţi în continuare ca la modificarea lăţimii unei singure coloane. Toate coloanele selectate vor avea aceeaşi lăţime cu cea pe care o stabiliţi pentru ultima coloană. O altă metodă de modificare a lăţimii coloanelor, de această dată de la tastaturăeste următoarea: tastaţi în caseta de text Column Width lăţimea dorită pentru 13

14 coloană, iar Excel va modifica lăţimea coloanei selectate. Pe lângă posibilitatea stabilirii manuale a lăţimii coloanelor, Excel permite modificarea lăţimii coloanelor pentru a corespunde unei anumite înregistrări dintr-o celulă sau celei mai lungi înregistrări din coloană. Pentru a modifica lăţimea coloanei încât aceasta să corespundă lungimii unei anumite înregistrări, selectaţi celula care conţine înregistrarea în cauză şi apoi din meniul Format alegeţi comanda Column-AutoFit Selection. De asemenea, dacă ceea ce aţi scris depăşeşte lăţimea unei coloane, această lăţime se poate modifica dacă vă plasaţi cu cursorul mouse-ului pe linia de separaţie între etichetele coloanelor adiacente şi daţi dublu click. Excel va modifica în mod corespunzător lăţimea coloanei. Dacă coloanele ale căror lăţimi doriţi să le modificaţi nu sunt adiacente, atunci selectarea lor se face astfel: - apăsaţi tasta Ctrl şi menţineţi-o apăsată - plasaţi cursorul mouse-ului pe eticheta uneia din colonele din seria care trebuie modificată şi faceţi un click pe butonul stâng; coloana va fi selectată - treceţi la următoarea coloană şi repetaţi pasul anterior; dacă în seria de coloane există şi coloane adiacente, puteţi trage cursorul mouse-ului peste etichetele lor, până la selectarea întregului grup. - când aţi selecta ţi ultima coloană eliberaţi tasta Ctrl. Excel dă posibilitatea formatării atât a conţinutului celulelor cât şi a celulelor însăşi prin aplicarea de chenare de grosimi şi culori diverse sau texturi şi culori pentru fundalul celulelor. Chenarele îmbunătăţesc aspectul foilor de calcul oferind separaţii vizuale între zonele lor. Chenarele îmbunătăţesc şi aspectul rapoartelor tipărite. Pentru a aplica un chenar se selectează mai întâi domeniul care trebuie formatat. Pentru selectarea unui domeniu procedaţi astfel: 1. poziţionaţi cursorul mouse-ului pe celula din unul din colţurile extreme ale domeniului. 2. apăsaţi butonul stâng al mouse-ului şi glisaţi cursorul în diagonală spre colţul opus, până la acoperirea întregului domeniu. Toate celulele selectate, cu excepţia celei de la care s-a pornit selecţia au culoarea neagră, indicând în acest fel faptul că au fost selectate, figura 3.57 Figura 7.2 Domeniu de celule selectat, B2:E6 3. din meniul Format alegeţi opţiunea Cells care deschide fereastra de dialog Format Cells, figura 3.58, în care selectaţi tabela Border. 14

15 Figura 7.3 Tabela Border a ferestrei de dialog Format Cells 4. din secţiunea Line selectaţi stilul de linie (Style) ce va fi folosit pentru chenar iar din lista derulantă Color, culoarea dorită pentru liniile chenarului. 5. în secţiunea Border a tabelei faceţi click cu butonul stâng al mouse-ului peste liniile machetei tabelului care doriţi să ia aspectul şi culoarea selectate la pasul anterior. Puteţi folosi şi butoanele din stânga şi de sub fereastra de previzualizare. 6. repetaţi paşii 4 şi 5 până la trasarea tuturor liniilor dorite 7. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a chenarelor şi închiderea ferestrei 8. Apăsaţi butonul OK pentru aplicarea efectivă a texturii şi închiderea ferestrei Pentru aplicarea chenarului unui tabel, cât şi pentru stabilirea culorilor sau texturilor puteţi utiliza şi butoanele de pe bara Formating, dar lucrul este anevoios, mai ales pentru tabelele cu formatări complexe. În plus bara trebuie completată cu butoane pe care nu le conţine în mod implicit, cum ar fi butoane pentru trasarea liniilor oblice, a texturilor, etc. Dacă o celulă conţine un şir de caractere numerice, pentru ca Excel să nu interpreteze respectivul şir ca pe un număr pe care, eventual, să-l folosească în formule, respectivul şir trebuie precedat de apostrof. Puteţi selecta, de asemenea, formatul Text pentru celula respectivă, din tabela Number a ferestrei Format Cells. 7.3 Introducerea valorilor numerice Datele numerice sunt valori constante şi sunt formate doar din valori numerice. Într o celulă pot fi introduse numere întregi (cum ar fi 228), fracţii zecimale (17,258), fracţii cu numere întregi (1 1/4) şi valori notate în sistem ştiinţific (1.23E+08). Dacă numărul introdus este aliniat la stânga în celula respectivă atunci numărul respectiv nu este recunoscut ca valoare numerică şi trebuie formatată celula sau coloana. Dacă nu veţi face formatarea, datele nerecunoscute ce vor fi folosite eventual într-o formulă, vor determina obţinerea unor rezultate eronate. Numărul introdus într-o celulă şi recunoscut ca atare va fi aliniat la dreapta. 15

16 Figura 7.4 Fereastra de dialog Format Cells, tabela Number Dacă se introduce un număr lung într-o celulă şi în locul lui celula afişează #### sau dacă numărul apare în sistemul de notare ştiinţifică (ex. 1.23E+08) atunci lăţimea coloanei curente este prea mică pentru a cuprinde numărul în întregime. Pentru a elimina acest lucru faceţi dublu click pe marginea din dreapta a etichetei coloanei pentru a o lărgi. MS Excel oferă posibilitatea schimbării modului de afişare a numerelor în celule folosind alt format numeric. Pentru aceasta selectaţi din meniul Format opţiunea Cells sau apăsaţi tastele Ctrl+1 (unu) folosiţi comanda Format Cells din meniul contextual. Oricare ar fi metoda aleasă, pe ecran va apărea fereastra de dialog Format Cells. Din secţiunea Category: a tabelei Number selectaţi tipul formatului numeric dorit, Number, Percentage, Fraction, Scientific. Câmpul Sample oferă previzualizarea numărului din celula activă pentru oricare din formatele alese. Caseta Decimal places: dă posibilitatea stabilirii numărului de zecimale cu care este afişat numărul, valoarea implicită fiind 2. Pentru categoriile Date, Time, Fraction, Special şi Custom, în caseta Type este afişată o listă cu formate-model. După ce stabiliţi formatele dorite pentru diversele tipuri de date apăsaţi butonul OK; Excel va aplica formatul ales în celulele selectate în prealabil din foaia de calcul. Bara cu instrumente Formatting conţine cinci butoane cu ajutorul cărora se pot aplica rapid formate numerice uzuale. 16