FORȚA Femei Ocupate, Resursă pentru o Țară Activă POSDRU/144/6.3/S/ Suport de curs OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI PRELUCRARE DATE MODULUL 5

Transcription

1 FORȚA Femei Ocupate, Resursă pentru o Țară Activă POSDRU/144/6.3/S/ Suport de curs OPERATOR INTRODUCERE, VALIDARE SI PRELUCRARE DATE MODULUL 5 CALCUL TABELAR FUNDATIA PENTRU FORMARE PROFESIONALA SI INVATAMANT PREUNIVERSITAR VIITOR CENTRUL DE FORMARE CLUJ

2 Capitolul 1 Interfaţa utilizator şi personalizarea mediului de lucru Excel Microsoft Excel este un program de calcul tabelar inclus în suita Office, care organizează şi gestionează date sub un tipar matriceal. Cu ajutorul aplicaţiei Excel se pot realiza: - prezentarea datelor într-o structură tabelară, de dimensiuni mari, formatatată adecvat unei mari varietăţi de aplicaţii din viaţa reală; - calcule simple sau complexe cu valorile din aceste tabele; - scenarii de tipul ce s-ar întâmpla dacă anumite valori implicate în calcule s-ar modifica; - reprezentări grafice sugestive, cu rolul de a evidenţia tendinţe şi aspecte care nu sunt vizibile în tabelele cu valori; - gestionarea volumelor mari de date organizate similar bazelor de date, cu facilităţi de exploatare şi interogare; - portabilitatea informaţiilor din Excel în alte aplicaţii şi importul de date din alte aplicaţii Interfaţa utilizator Excel 2010 are o interfaţă diferită faţă de versiunile anterioare, numită RibbonX, care se regăseşte şi în celelalte programe din suita Office 2010 (Word şi PowerPoint). Noua interfaţă este mai aerisită, măreşte spaţiul util de lucru din ecran şi aduce câteva noutăţi: - Ribbon şi tab contextual: dispare noţiunea de meniu, care este înlocuit cu tab (Home, Insert, etc.), iar în loc de bare de instrumente se utilizează fâşii de butoane numite ribbon. Ribbon-urile au avantajul că sunt sensibile la context, în funcţie de comanda aleasă ribbon-ul contextual oferă doar opţiunile relevante în contextul respectiv. Singurul meniu este File, care, la fel ca în versiunile anterioare conţine comenzi de lucru cu fişiere. - Bară de instrumente contextuală, care apare la selectarea unei anumite celule, şi care conţine opţiuni relevante în contextul respectiv. - Galerii de obiecte: sunt liste ce conţin şabloane diferite pentru anumite opţiuni, cu posibilitatea de previzualizare direct în foaia de calcul a variantei alese. - Formatul fişierelor (xlsx) este un format total compatibil xml. Ecranul de lucru şi principalele elemente: Quick Access Toolbar Tab Ribbon Formula bar Name box Celula activă Bare de derulare Eticheta cu numele foii Bara de stare Moduri de vizualizare Zoom 1

3 1.2. Personalizarea mediului de lucru. Mediul Excel se poate adapta stilului personal de lucru al fiecărui utilizator şi aplicaţiilor pe care acesta trebuie să le realizeze în scopul creşterii eficienţei. Modificarea opţiunilor programului Un fişier Excel (Workbook) este similar unui registru care conţine implicit 3 foi de lucru (Worksheet). În fiecare foaie datele sunt stocate într-o structură tabelară, în care fiecare celulă este localizată în mod unic, fapt care permite efectuarea de calcule cu datele din celule; din acest motiv foaia de lucru este numită foaie electronică de calcul. Modificarea numărului implicit de foi: se alege din meniul File Options General, apoi în secţiunea When creating new workbooks opţiunea Include this many sheets se alege numărul de foi. Afişarea/ascunderea elementelor ecranului de lucru Dacă anumite elemente ale ecranului de lucru specifice mediului de lucru Excel (formula bar, barele de derulare pe verticală sau orizontală, etichetele cu numele foilor, etc) au fost ascunse, ele pot fi afişate din meniul File Options Advanced prin selectarea din secţiunea Display a opţiunilor dorite. Stabilirea numelui utilizatorului Numele utilizatorului este o informaţie foarte utilă mai ales în contextului operării multiuser cu fişiere Excel. Numele utilizatorului este semnătura pe care acesta o aplică tuturor fişierelor pe care le creează. Stabilirea numelui utilizatorului se realizează din meniul File Options General, apoi în secţiunea User Name se tastează numele utilizatorului. Modificarea proximităţii de vizualizare a paginii pe ecran (Zoom) Dacă se doreşte modificarea proximităţii de vizualizare în ecran pentru o mai bună vizualizare a datelor din anumite zone ale foii de calcul, se poate folosi funcţia de vizualizare Zoom, din tab-ul View. Prin apăsarea butonului Zoom se deschide o fereastră din care se poate alege direct dimensiunea de vizualizare dorită exprimată procentual. Dacă se doreşte mărirea proximităţii de vizualizare doar pentru o anumită zonă de celule a foii de calcul, se selectează zona respectivă şi se apasă butonul Zoom to Selection. Efectul va fi mărirea procentului de vizualizare astfel încât zona selectată să ocupe toată pagina curent vizualizată. Rapid, modificarea proximităţii de vizualizare se realizează cu ajutorul cursorului aflat în colţul dreapta jos al barei de stare (zona denumită Zoom). Quick Access Toolbar şi personalizarea acesteia O bară de instrumente foarte utilă pentru operarea în Excel este bara de acces rapid Quick Access Toolbar, localizată la dreapta butonului de control al aplicaţiei Excel. Implicit, bara de acces rapid Quick Access toolbar conţine comenzile cele mai folosite: Save (salvare pe parcurs), Undo (anularea ultimei comenzi) şi Redo (refacerea ultimei comenzi). Pentru a mări eficienţa operării în Excel, pot fi adăugate pe această bară anumite comenzi utile, care nu sunt afişate în mod automat, dar sunt frecvent utilizate, sub forma unor butoane. De exemplu, foarte utile sunt următoarele două comenzi: - Select Current Region (selectarea zonei compacte de celule din jurul celulei active); - Select Visible Cells (selectarea doar a celulelor vizibile, nu şi a celor ascunse); această selecţie este utilă atunci când se copiază în altă locaţie rezultatele unor operaţii care au ca efect ascunderea anumitor date, de exemplu prin filtrare. Adăugarea acestor comenzi în Quick Access Toolbar se face astfel: - click pe butonul sub forma unei săgeţi orientate în jos din Quick Access Toolbar; - din meniu se alege More Commands; 2

4 - din meniul derulant în care iniţial era selectat Popular Commands, se alege All Commands; acum vor fi vizibile toate comenzile ascunse din Excel; - se caută în listă comenzile Select Current Region şi Select Visible Cells; se apasă butonul Add pentru a adăuga fiecare buton în lista din partea dreaptă a ferestrei. Dacă s-a adăugat din greşeală un buton, opţiunea Remove permite anularea operaţiei. Butoanele Move Up şi Move Down permit reordonarea comenzilor în bara de acces rapid; confirmarea opţiunilor alese se realizează cu butonul OK. - după adăugarea în lista de comenzi rapide, noile butoane vor fi vizibile în bara de acees rapid. Obs: Pentru utilizatorii care preferă combinaţii de taste rapide (shortcut) cele două comenzi pot fi apelate rapid astfel: - Select Current Region cu combinaţia CTRL + SHIFT + * (asterisc); - Select Visible Cells cu combinaţia ALT + ; (punct şi virgulă). Anularea opţiunilor de personalizare a mediului de lucru Se poate realiza rapid din fereastra de personalizare a barei Quick Access Toolbar: - se apasă butonul cu săgeată în jos, - se alege More Commands, apoi în fereastra care se deschide în zona Customizations se alege din lista Reset opţiunea dorită. Minimizarea Ribbon-ului Pentru mărirea spaţiului de lucru în ecran există posibilitatea minimizării ribbon-ului. Acest lucru poate fi realizat în mai multe moduri: - click dreapta pe numele unui tab şi alegerea opţiunii Minimize the Ribbon din meniul contextual sau - dublu click pe numele unui tab. Revenirea la forma normală a ribbon-ului se realizează prin dublu click pe numele unui tab sau anularea comenzii Minimize the Ribbon din meniul contextual Moduri de vizualizare a unei foi de calcul Pentru a uniformiza operarea în aplicaţiile din suita Office, Excel 2010 oferă moduri de vizualizare similare cu cele din Word. Fiecare mod de vizualizare are o utilitate practică: - Normal: este modul uzual de vizualizare, în care datele din foaia de calcul sunt afişate compact, fără antet şi subsol de pagină şi fără margini; permite o vizualizare globală a datelor pentru editare şi prelucrare rapidă. - Page Layout: este modul de vizualizare în care datele sunt afişate aşa cum vor fi printate la imprimantă; se utilizează pentru vizualizarea datelor aşa cum vor fi afişate în pagină, cu antet şi subsol de pagină. - Page Break Preview: este modul de vizualizare specific programului Excel, utilizat pentru încadrarea corectă a datelor în paginile imprimate; se utilizează pentru specificarea zonelor care vor fi imprimate pe fiecare pagină. Stabilirea modului de vizualizare se poate realiza: - din tab-ul View sau - cu butoanele din bara de stare situate în stânga butonului Zoom. Normal Page Layout Page Break Preview 3

5 Capitolul 2 Gestionarea fişierelor Excel (Workbook) 2.1. Crearea şi salvarea fişierelor Excel La fiecare lansare a programului Excel se va deschide un fişier nou, fără conţinut, denumit temporar Book1; această denumire va fi înlocuită la prima salvare a fişierului cu numele sugestiv alocat de utilizator. Pot fi deschise mai multe fişiere simultan în aceeaşi sesiune de lucru, fiecare fiind prelucrat în propria fereastră. Pentru salvarea unui fişier se alege din meniul File comanda Save As, apoi se specifică locaţia de salvare (folderul în care va fi salvat fişierul) şi denumirea acestuia (File name). Extensia implicită a fişierelor Excel este.xlsx. Localizarea fişierului Conţinutul folderului selectat Numele fişierului Tipul fişierului 2.2. Salvarea fişierelor Excel în alt format În anumite situaţii este necesară salvarea fişierelor Excel sub un alt format. Cele mai utilizate formate sunt: - Text (.txt) este formatul care recunoaşte doar textul dintr-un fişier, nu şi formatările, diagramele, etc; - Template (.xltx) este formatul şablon (machetă); - Excel Workbook (.xls), format compatibil cu versiunile anterioare ale programului, utilizat pentru a vizualiza şi prelucra date în versiuni anterioare ale programului Excel. Salvarea sub un alt format se realizează cu comanda Save As din meniul File; alegerea tipului de format se face din lista afişată în linia Save as type: urmată de stabilirea numelui şi a locaţiei de salvare a fişierului. Utilizarea fişierelor şablon (template) Un şablon reprezintă un tip special de registru de calcul în care se memorează atât text, cât şi formule, funcţii şi anumite formatări speciale. În Excel şabloanele sunt foarte utile, întrucât 4

6 permit crearea unor machete, de exemplu o factură, o situaţie centralizatoare sau un alt tip de document cu un aspect specific şi care include expresii de calcul. După deschiderea şablonului şi completarea cu date formulele se calculează automat şi este obligatorie salvarea sub un alt nume; şablonul ramâne nemodificat şi poate fi utilizat pentru alte documente similare. În exemplul alăturat este prezentat un şablon de factură. Implicit, fişierele şablon se salvează în folderul Templates, de aceea dacă se doreşte salvarea într-un folder de lucru trebuie specificat acest folder Gestionarea foilor de calcul Un fişier Excel (Workbook) conţine implicit 3 foi de calcul (Worksheet). Dacă este necesar, structura fişierului (numărul de foi) poate fi modificată prin adăugare, ştergere, mutare sau copiere de foi. De asemenea, foile pot fi denumite sugestiv pentru o gestiune mai eficientă a datelor conţinute. Comenzile pentru aceste operaţii se obţin din meniul scurt (click dreapta) al etichetei foii după selectarea convenabilă a foii sau a foilor: Insert inserare foaie/foi; se vor insera atâtea foi câte au fost selectate, în faţa selecţiei. O altă metodă de inserare a unei foi după foile existente, este efectuarea unui click pe butonul Insert Worksheet aflat în în partea de jos a ferestrei, după etichetele cu numele foilor de calcul. Delete ştergere foaie/foi selectate; dacă foaia selectată conţine date, se va afişa un mesaj prin care utilizatorul este atenţionat asupra faptului că operaţia va conduce la pierderea datelor din foaia respectivă. Rename (sau dublu click pe eticheta foii) alocarea unui nume sugestiv pentru foaia selectată; numele foii poate conţine orice tip de caractere, inclusiv spaţiu, dar se recomandă să fie cât mai scurt, pentru că poate fi utilizat în formule şi complică sintaxa formulei. Move or Copy mutare sau copiere foaie/foi, în acelaşi fişier, în alt fişier deschis sau într-un fişier nou care va conţine numai foile mutate sau copiate; pentru copiere se va selecta caseta Create a copy. De exemplu, pentru a copia foaia Ianuarie în acelaşi fişier (Clienti.xlsx), în faţa foii Sheet2, trebuie parcurşi paşii: - se selectează foaia Ianuarie, apoi din meniul scurt al etichetei foii se alege Move or Copy; - în fereastra care apare se selectează în linia To book numele fişierului; Insert Worksheet 5

7 - în zona Before sheet se selectează foaia în faţa căreia trebuie plasată copia; - se selectează caseta Create a copy. O copie identică a foii selectate, denumită Ianuarie(2) va fi plasată în locaţia specificată. O altă metodă de a muta sau copia o foaie de calcul (recomandată pentru operaţii efectuate în acelaşi fişier) este metoda rapidă care utilizează mouse. Pentru a muta o foaie de calcul, se selectează foaia prin click pe eticheta acesteia, apoi cu butonul stânga mouse apăsat, se trage eticheta până în locaţia dorită. Când indicatorul mouse-ului a ajuns în locaţia dorită, se eliberează butonul stânga al mouse-ului iar foaia mutată va deveni foaia activă. În exemplul alăturat, s-a mutat foaia Sheet1 astfel încât să devină ultima foaie a fișierului. Pentru a copia o foaie de calcul, se selectează foaia prin click pe eticheta acesteia, apoi cu butonul stânga mouse apăsat, se apasă tasta Ctrl şi se trage eticheta până în locaţia dorită. Când indicatorul mouse-ului a ajuns în locaţia dorită, se eliberează butonul stânga al mouse-ului şi apoi tasta Ctrl. Noua foaie de calcul va primi denumirea foii copiate şi un indicativ numeric ce va indica duplicarea: Sheet1 (2). Tab Color schimbarea culorii etichetei foii; foarte utilă pentru a evidenţia foi sau grupuri de foi care conţin date cu o anumită semnificaţie într-un fişier cu număr mare de foi. Protect Sheet protejarea foii selectate cu parolă. După alegerea comenzii şi tastarea parolei, toate celulele foii de calcul vor fi protejate la orice modificare şi va fi afişat un mesaj care indică acest lucru. Pentru a face din nou modificări, foaia trebuie deprotejată cu comanda Unprotect Sheet din meniul scurt. După alegerea comenzii se tastează parola şi protecţia va fi anulată. Hide/Unhide ascunderea/afişarea foii selectate; foile ascunse pot fi reafişate cu comanda Unhide, una câte una, pe rând. Select All Sheets selectare automată a tuturor foilor (utilă, de exemplu, pentru introducerea simultană a datelor în toate foile selectate) Observaţie: La salvarea fişierului Excel vor fi salvate toate foile componente! 6

8 Capitolul 3 Instrumente de vizualizare a datelor în ecran Când se lucrează cu foi de calcul de dimensiuni mari, pentru vizualizarea datelor din diferite porţiuni ale foii de calcul este necesară parcurgerea foii folosind barele de derulare pe verticală şi orizontală. Acest lucru produce inconveniente deoarece etichetele coloanelor nu mai sunt vizibile în ecran, datele din zone diferite ale foii nu pot fi vizualizate simultan în ecran, datele din foi diferite ale aceluiaşi registru nu pot fi comparate, etc. Pentru rezolvarea acestor inconveniente specifice foilor de calcul tabelar, au fost dezvoltate în Excel facilităţi pentru vizualizarea convenabilă a datelor în ecran. Aceste facilităţi se află în ribbon-ul View, grupul Window Împărţirea ecranului în mai multe panouri (Split) Uneori este necesară compararea unor date din zone diferite ale foii de calcul. Acest lucru este posibil cu ajutorul opţiunii de împărţire a ecranului în mai multe panouri (Split), fiecare panou având propriile bare de derulare. De exemplu, pentru împărţirea ecranului în 4 panouri, se procedează astfel: - din ribbon-ul View, grupul Window se apasă butonul Split; - apar două bare, una verticală şi alta orizontală, care împart ecranul în patru panouri; prin poziţionarea mouse-ului la intersecţia celor două bare, când cursorul ia forma unei cruci negre cu 4 vârfuri, barele pot fi mutate într-o poziţie convenabilă; - datele din fiecare panou pot fi vizualizate prin derulare cu barele de derulare proprii fiecărui panou: Butonul Split Anularea panourilor pentru a reveni la forma normală de vizualizare a foii de calcul se face prin apăsarea din nou a butonului Split. 7

9 3.2. Fixarea rândurilor şi coloanelor pe ecran (Freeze Panes) Dacă se derulează pe ecran o foaie de calcul de dimensiuni mari pe verticală sau orizontală, la un moment dat nu mai sunt vizibile primele rânduri sau primele coloane care conţin titlurile de rânduri sau coloane şi se pierde astfel semnificaţia datelor. Pentru a menţine vizibile anumite coloane sau rânduri atunci când se derulează datele pe ecran există mai multe posibilităţi: - pentru a fixa primul rând pe ecran, din lista care apare la apăsarea pe butonul Freeze Panes se alege Freeze Top Row; - pentru a fixa prima coloană pe ecran, din lista care apare la apăsarea pe butonul Freeze Panes se alege Freeze Top Column; - pentru a fixa atât rânduri cât şi coloane, se selectează celula aflată sub rândurile şi la dreapa coloanelor care trebuie fixate, apoi se alege Freeze Panes. În fiecare caz apar linii orizontale şi/sau verticale care indică rândurile şi/sau coloanele care au fost fixate: În exemplul de mai sus se observă că au fost fixate pe ecran rândul 1 şi coloana A. Anularea îngheţării panourilor şi revenirea la forma iniţială a foii de calcul se realizează cu opţiunea Unfreeze Panes care apare la apăsarea butonului Freeze Panes Afişarea simultană a mai multor foi de calcul în ecran Pentru a compara sau prelucra date din mai multe foi de calcul ale aceluiaşi fişier sau din fişiere diferite, pot fi afişate simultan în ecran mai multe foi. Cu cât numărul de foi afişate simultan este mai mare, cu atât fereastra în care sunt afişate datele se micşorează, de aceea se impune stabilirea unui număr optim de foi care vor fi afişate simultan pentru ca vizualizarea să fie eficientă. De exemplu, pentru un fişier cu 4 foi (Ianuarie, Februarie, Martie şi Total trim 1) pot fi vizualizate simultan în ecran datele din cele 4 foi: 8

10 Pentru obţinerea acestui mod de aranjare pe ecran se urmează paşii: - Se.alege din ribbon-ul View comanda New Window (prin apăsarea butonului) pentru a obţine atâtea ferestre câte foi se doresc afişate; - Se alege din ribbon-ul View Arrange All Tiled - Pentru a vizualiza numai foile fişierului activ, se selectează caseta Windows of active workbook; - Se activează pe rând fiecare fereastră şi se selectează câte o foaie, până la afişarea tuturor foilor care trebuie vizualizate. Dacă se doreşte aranjarea în acelaşi ecran a mai multor fişiere diferite se urmează aceiaşi paşi, dar nu se activează opţiunea Windows of active workbook Ascunderea unor coloane sau linii Atunci când anumite rânduri sau coloane din foaia de calcul trebuie ignorate într-un anumit context sau când se doreşte imprimarea anumitor zone ale foii de calcul cu excepţia unor rânduri sau coloane (fără însă să fie şterse), pot fi utilizate comenzile de ascundere rânduri sau coloane. Pentru ascunderea rândurilor sau coloanelor: - Se selectează rândurile sau coloanele care trebuie ascunse; - Din meniul scurt (contextual) al zonei selectate se alege comanda Hide; rândurile sau coloanele selectate vor fi ascunse. Pentru reafişarea rândurilor sau coloanelor ascunse se selectează rândurile/coloanele aflate în imediata vecinătate a zonei ascunse, apoi se alege din meniul contextual al selecţiei comanda Unhide. Observaţie: Butonul Hide din tab-ul View, grupul Window are ca efect ascunderea întregii ferestre a aplicaţiei Excel. Dacă din greşeală s-a ales această comandă, revenirea la fereastra aplicaţiei Excel se realizează cu butonul Unhide. Apare o fereastră Unhide din care se poate alege fişierul care trebuie reafişat. 9

11 4.1. Stabilirea setărilor regionale Capitolul 4 Controlul introducerii datelor în foaia de calcul Setările regionale care se stabilesc în Windows vor fi aplicate în toate programele care rulează sub Windows. Aceste setări sunt foarte importante în Excel, deoarece stabilesc formatul numerelor, al datei şi orei curente, formatul monetar, elemente foarte importante pentru controlul introducerii corecte a datelor, în vederea utilizării lor în formule. Stabilirea setărilor regionale se realizează din Control Panel astfel: Control Panel Region and Language; în tab-ul Formats, din lista Format se alege formatul dorit (Romanian, English, etc) Tipuri de date Datele care pot fi introduse în celulele unei foi de calcul sunt de două tipuri: Constante: de tip numeric, dată calendaristică sau text; sunt date care nu-şi schimbă valoarea în cursul prelucrării; Variabile: formule sau funcţii; sunt date care îşi pot schimba valoarea în cursul prelucrării, atunci când valorile implicate în construcţia lor se schimbă. a). Constante numerice Constantele numerice sunt valori care pot fi folosite în calcule. Din acest motiv ele trebuie introduse în celule conform setărilor regionale stabilite în Control Panel. Când sunt introduse conform setărilor regionale, numerele sunt aliniate la dreapta în celulă O valoare numerică poate conţine următoarele caractere: cifre (0,1, 9) -, () / $ % E e Tehnici de introducere şi formatare a numerelor - Semnul + este subînţeles în faţa numerelor pozitive; numerele negative sunt precedate de semnul - sau se introduc între paranteze (5) = -5; - Separatorul zecimal se corelează cu setările regionale, de exemplu pentru setări Romanian numerele zecimale vor avea forma: 123,5 iar pentru English 123.5; - În celulele care au implicit formatul General, numerele pot fi afişate ca întreg, număr zecimal sau format ştiinţific (1,234E+12), dacă cifrele numărului nu pot fi afişate toate în celulă. Formatul General afişează maxim 11 cifre, inclusiv separatorul zecimal şi caracterele E şi + pentru formatul ştiinţific. Pentru schimabrea modului de afişare se alege un format numeric existent sau un format personalizat. - Pentru introducerea unui număr ca text (de exemplu codul numeric personal), se alege una din variantele: Se tastează un apostrof în faţa numărului: ; Se alege formatul Text (Format Cells Number Text) înainte de a tasta numărul. - Stabilirea formatului adecvat pentru datele numerice (număr, procent, fracţie, etc.) se realizează cu Format Cells Number din meniul scurt al celulei sau zonei selectate sau din tab-ul Home, grupul Cells; - Implicit, toate numerele sunt aliniate la dreapta în celulă. Prin schimbarea alinierii (stânga, centru) nu se shimbă tipul de dată (vor rămâne tot numerice); - Dacă afişarea unei valori numerice într-un format ales depăşeşte dimensiunea celulei, programul va afişa în celulă caracterele #######, mesaj care poate fi anulat prin mărirea celului. b). Constante de tip dată calendaristică şi oră Data calendaristică şi ora sunt subtipuri numerice (data calendaristică reprezintă numărul de zile contorizate de la până la data curentă), de aceea pot fi utilizate în calcule dacă sunt introduse conform setărilor regionale. 10

12 Când sunt introduse conform setărilor regionale, datele calendaristice şi orele sunt aliniate la dreapta în celulă. Tehnici de introducere şi formatare a datelor calendaristice şi orelor - În funcţie de setările regionale data calendaristică trebuie introdusă sub forma dd.mm.yyyy (pentru setări Romanian) sau mm/dd/yyyy (pentru setări English); - Ora se introduce sub forma hh:mm:ss; - Pentru a introduce data curentă conform setărilor regionale se tastează combinaţia de taste CTRL + ; (punct şi virgulă); - Pentru a introduce ora curentă conform setărilor regionale se tastează combinaţia de taste CTRL + SHIFT + ; (punct şi virgulă); - Formatul de afişare a datei calendaristice este determinat de setările regionale; schimbarea formatului se realizează cu Format Cells Number Date; - Indiferent de formatul utilizat pentru afişare, MS Excel memorează datele calendaristice ca numere întregi şi orele ca fracţii zecimale, de aceea pot fi incluse în calcule. c). Constante de tip alfanumeric (text) Orice combinaţie de maximum 256 caractere, cifre și litere, este interpretată de program ca text, aliniat la stânga în celulă. Tehnici de introducere şi formatare a textului - Dacă textul depăşeşte posibilitatea de afişare definită de lăţimea celulei şi celula din dreapta este liberă, el va fi afişat peste celulele următoare, altfel va fi trunchiat (în formula bar va fi afişat textul integral); - Afişarea integrală a textului care depăşeşte lăţimea celulei se poate realiza în două moduri: prin mărirea lăţimii celulei (dacă textul nu este prea lung) sau, prin afişarea textului pe mai multe rânduri în celulă (încadrare pe lăţimea celulei) în două moduri: 1. Format Cells Alignement Wrap text sau 2. cu combinaţia de taste ALT + Enter în timpul tastării, care va forţa continuarea textului pe rândul următor în interiorul aceleiaşi celule Selectarea celulelor, coloanelor şi rândurilor Selectarea în foaia de calcul precede o serie de operaţii, ca de exemplu modificarea structurii sau aspectului foii de calcul, crearea de reprezentări grafice şi altele. Pentru a selecta Acţiune O celulă - clic pe celulă sau - tastare coordonate celulă în caseta nume (Name box) şi apăsare tasta Enter Grup de celule (zonă sau domeniu) Mai multe zone neadiacente - drag cu mouse peste celulele zonei sau - selectare prima celulă, apoi cu tasta Shift apăsată se extinde selecţia cu tastele, - selectare prima zonă, apoi cu tasta Ctrl apăsată selectare celelalte zone Rând sau coloană - clic pe eticheta de rând sau coloană Întreaga foaie de calcul - clic pe butonul aflat la intersecţia etichetelor de rânduri şi coloane 11

13 4.4. Utilizarea seriilor de date pentru introducerea datelor în celule alăturate O serie de date este un şir de elemente care se obţin pe baza unei reguli. În funcţie de conţinutul celulei selectate, Excel permite completarea automată a celulelor adiacente utilizând noţiunea de serie de date. Seriile pot fi: - incrementale (crescătoare): numerice (1,2,3, ) calendaristice ( , , , ) ordinale (Trim 1, Trim 2, ) - decrementale (descrescătoare) numerice (10,9,8, ) calendaristice ( , , , ) ordinale (Trim 4, Trim 3, ) Metoda 1 (comanda Fill Series) În funcţie de primul element al seriei tastat în celula activă, se poate genera o serie pe rând sau pe coloană, prin alegerea din ribbon-ul Home, grupul Editing, butonul Fill, a comenzii Fill Series: - se tastează primul element al seriei (număr, dată calendaristică sau text care poate fi incrementat; - se selectează celula şi se alege Fill Series: - se completează în fereastra de dialog direcţia (rând sau coloană), tipul seriei (pentru date calendaristice componenta datei care va fi incrementată: ziua, zi lucrătoare, luna, anul), pasul (step value) şi ultimul element al seriei (stop value). De exemplu, pentru numerotarea automată a 100 de rânduri începând cu celula A!, se tastează în celula A1 valoarea 1, apoi se completează în fereastră celelalte informaţii (ca în fereastra alăturată). Rezultă pe coloana A o serie de numerotare de la 1 la 100. Metoda 2 (umplere cu mouse) Este o metodă rapidă care permite extinderea, pe rând sau coloană, în funcţie de direcţia în care se efectuează operaţia de drag cu mouse, a seriei definite prin primul element al seriei, introdus în celula activă. Serii numerice: se introduc primele două elemente ale seriei, se selectează cele două elemente, se poziţionează mouse-ul în colţul dreapta jos al celulelor selectate (numit buton de umplere) până când cursorul ia forma de cruce subţire neagră, apoi cu butonul stânga mouse se efectuează drag în direcţia dorită. Serii de tip dată calendaristică: se introduce primul element al seriei în format dată calendaristică, se poziţionează mouse-ul pe butonul de umplere până când cursorul ia forma de cruce subţire neagră, apoi cu butonul stânga mouse se efectuează drag în direcţia dorită. Seria va incrementa automat ziua din data calendaristică. Dacă se doreşte incrementarea celorlalte elemente ale datei calendaristice (numai zilele lucrătoare -, weekdays, luna, anul) se execută operaţia de drag cu butonul dreapta mouse. 12

14 Serii alfanumerice: se introduce textul (de exemplu Trim 1), apoi prin drag cu mouse în direcţia dorită (rând sau coloană) se extinde seria. Observaţie: Pentru a completa crescător o serie se efectuează operaţia de drag în jos sau la dreapta, iar pentru a completa descrescător se face drag în sus sau la stânga Mutarea şi copierea datelor în altă locaţie Când datele introduse în foaia de calcul trebuie rearanjate sau copiate în altă locaţie se poate realiza acest lucru prin mutare sau copiere utilizând Clipboard-ul. Datele pot fi mutate, respectiv copiate în aceeaşi foaie de calcul, în foi diferite ale aceluiaşi registru sau în alt registru de calcul. Mutarea datelor se efectuează în următoarea succesiune de operaţii: - Selectarea datelor ce trebuie mutate; - Se alege opţiunea Cut din ribbon-ul Home sau din meniul scurt, sau combinaţia de taste CTRL + X; în acest moment textul selectat dispare de pe ecran şi este memorat în Clipboard; - Se selectează celula din colţul stânga sus al destinaţiei şi se alege opţiunea Paste din ribbon-ul Home, din meniul scurt sau cu combinaţia de taste CTRL + V. Textul mutat va apărea la destinaţie. Coiperea datelor se realizează în mod similar: - Selectarea datelor ce trebuie copiate; - Se alege opţiunea Copy din ribbon-ul Home sau din meniul scurt, sau combinaţia de taste CTRL + C; în acest moment o copie a textului selectat este memorată în Clipboard; - Se selectează celula din colţul stânga sus al destinaţiei şi se alege opţiunea Paste din ribbon-ul Home, din meniul scurt sau cu combinaţia de taste CTRL + V. Textul copiat va rămâne şi la sursă, dar va apărea şi la destinaţie. Observaţie: Opţiunea Paste Special oferă posibilitatea de a stabili modul în care va fi inserat în foaia de calcul la destinaţie conţinutul Clipboard-ului Căutarea şi înlocuirea conţinutului celulelor Când foaia de calcul are dimensiuni mari, căutarea anumitor date poate fi dificilă. Excel oferă funcţia de căutare automată, prin alegerea din ribbon-ul Home a comenzii Find & Select sau cu combinaţia de taste Ctrl şi F. Datele care se caută se introduc în câmpul Find What. Pentru a porni căutarea se apasă butonul Find Next. De fiecare dată când este găsită informaţia căutată, este afişată celula care conţine această informaţie. Dacă datele căutate nu există în foaia de calcul, este afişat un mesaj care specifică acest lucru. Se pot găsi în foaia de calcul (după apăsarea butonului Options): - Celule cu un anumit conţinut; - Celule cu un anumit conţinut şi un anumit format (specificat prin apăsarea butonului Format) - Numărul total de apariţii al unei date (Fiind All). 13

15 - Căutarea poate ţine cont de scrierea cu majuscule (Match case) când se face o căutare exactă a cuvântului, sau poate căuta întregul conţinut al celului (Match entire cell contents), respectiv o parte din conţinutul celulei, când această opţiune este dezactivată. După găsirea datelor căutate, ele se pot înlocui cu comanda Replace. Înlocuirea poate avea loc: - Doar pentru apariția curentă (Replace); - Pentru toate apariţiile (Replace All); - Datele înlocuite pot avea un format specificat cu butonul Format Lucrul cu rânduri şi coloane în foaia de calcul Inserarea de rânduri sau coloane în foaia de calcul Pentru a modifica structura unei foi de calcul prin inserarea de rânduri sau coloane se foloseşte butonul Insert aflat în grupul Cells al ribbonului Home. - Inserarea rândurilor are loc deasupra celulelor selectate; se inserează atâtea rânduri câte au fost selectate; - Inserarea coloanelor are loc la stânga celulelor selectate; se inserează atâtea coloane câte au fost selectate; - Opţiunea Insert Sheet va insera o foaie de calcul la stânga foii active. Ştergerea rândurilor sau coloanelor Butonul Delete aflat în grupul Cells al ribbon-ului Home permite: - Ştergerea celulelor, rândurilor sau coloanelor selectate; - Ştergerea foii de calcul ce conţine celulele selectate. Modificarea dimensiunii rândurilor sau coloanelor Butonul Format aflat în grupul Cells al ribbon-ului Home permite: - Modificarea înălţimii rândurilor selectate (Row Height); - Modificarea lăţimii coloanelor selectate (Column Width). Înălţimea rândului este corelată cu dimensiunea fontului, implicit este 12,75 puncte şi creşte automat atunci când dimensiunea fontului creşte. Ajustarea automată a înălţimii rândului se poate realiza cu comanda AutoFit Row Height sau dublu click între capetele rândurilor care trebuie dimensionate automat. Lăţimea unei coloane reprezintă numărul de caractere la un font standard, implicit, care pot fi afişate în celulă. Lăţimea implicită a unei coloane este de 8,43 caractere. Ajustarea automată a lăţimii coloanei se poate realiza cu comanda AutoFit Column Width sau dublu click între capetele coloanelor care trebuie dimensionate automat. 14

16 5.1. Sintaxa formulei Capitolul 5 Utilizarea formulelor Formulele sunt expresii care permit efectuarea de calcule cu datele din celulele foii de calcul. Când valorile din celulele referite într-o formulă se modifică, rezultatul formulei se actualizează automat. Pentru ca o expresie de calcul să fie interpretată de program ca formulă, ea trebuie să respecte o sintaxă specifică: =Expresie de calcul <Enter> Expresia de calcul este evaluată după apăsarea tastei Enter; în celula selectată apare rezultatul formulei, iar expresia apare în formula bar. Expresia de calcul este formată din operanzi şi operatori. Operanzii identifică valorile utilizate în calcul. Ei pot fi referinţe (adrese de celule), nume definite de utilizator, alte formule sau funcţii ale programului sau valori constante. Operatorii indică operaţia ce va fi efectuată. Tipurile de operatori şi ordinea evaluării lor sunt prezentate mai jos: Tip Operator Descriere Exemplu Adunare Scădere =(A1+B1)/2; Înmulţire Împărţire =2^2*10%, Procent va afişa rezultat 0,4 Ridicare la putere Aritmetic + - * / % ^ Text & Concatenare de texte Comparaţie = < > <= >= <> Afişează în celulă TRUE sau FALSE în funcţie de rezultatul comparaţiei Referinţă : Zona de celule (referă celulele incluse între cele două referinţe) A1: Nume B1: Prenume =A1& &B1 va afişa Nume Prenume =Profit<25000 =SUM(A1:A10) Ordinea evaluării operatorilor în formule: 1. Zona : 2. Negaţia - 3. Procentul % 4. Ridicarea la putere ^ 5. Înmulţirea, împărţirea *, / 6. Adunarea, scăderea +, - 7. Concatenarea & 8. Comparaţia =,<,>,<=,>=,<> Pentru schimbarea ordinii de evaluare a operatorilor se folosesc paranteze. 15

17 5.2. Crearea şi copierea formulelor Pentru inserarea unei formule într-o celulă selectată se tastează un semn = ca specificator de formulă, apoi se construieşte expresia de calcul prin două metode: - tastarea referinţelor celulelor sau, - selectarea celulelor dorite cu ajutorul mouse-ului (astfel se va insera automat în formulă referinţa celulei care constituie operandul dorit). Pentru validarea formulei şi afişarea rezultatului se apasă tasta Enter. În celulă va apărea rezultatul, iar formula va fi afişată în linia formulă (formula bar). Buton de umplere De exemplu, dacă în celula B2 avem memorată valoarea veniturilor iar în celula C2 valoarea cheltuielilor şi ne propunem să calculăm în celula D2 valoarea profitului, vom insera în celula D2 expresia: =B2-C2 Deoarece formula este aceeaşi pentru toate celulele adiacente aflate în coloana D, ea poate fi copiată rapid până în celula D5 cu operaţia de drag cu butonul stânga mouse, folosind butonul de umplere, astfel: - se selectează celula care conţine formula; - se poziţionează mouse-ul pe butonul de umplere până când cursorul ia forma unei cruci subţiri de culoare neagră; - se efectuează drag cu mouse pe coloană până se copiază formula în toată zona. La construirea şi copierea formulelor există posibilitatea ca în anumite situaţii rezultatul formulei să nu poată fi calculat, caz în care în celulă este afişat un mesaj de eroare. Cele mai întâlnite erori sunt: #VALUE! #DIV/0! #NAME? #REF! #NUM! #NULL! #N/A! Apare atunci când în formulă sunt folosiţi operanzi necorespunzători, de exemplu când într-un calcul aritmetic sunt referite valori de tip text. Apare atunci când într-o expresie aritmetică se specifică împărţirea la valoarea zero. Apare atunci când în formulă se referă un nume care nu a fost definit cu comanda Define Name din ribbon-ul Formulas sau când numele este incorect şi nu este recunoscut de program. Apare atunci când în formulă este referită o celulă care a fost ştearsă. Apare atunci când în formulă sunt utilizate numere care nu se încadrează în domeniul corespunzător. Apare atunci când în formulă este specificată intersecţia a două zone disjuncte (care nu se intersectează). Apare atunci când valoarea dintr-o anumită celulă nu este disponibilă în momentul calculării rezultatului unei formule care referă acea celulă Tipuri de referinţe utilizate în formule Referinţa (adresa celulei) specifică programului Excel localizarea în foaia de calcul a unei valori utilizate în formulă. Utilizarea incorectă a referinţelor în formule poate genera mesaje de eroare. Cu ajutorul referinţelor pot fi utilizate în formule valori aflate în diferite celule; de asemenea, rezultatul unei formule poate fi la rândul său utilizat ca operand în altă formulă. 16

18 Pot fi utilizate în formule referinţe aflate în aceeaşi foaie a fişierului Excel, în foi diferite ale aceluiaşi fişier, în fişiere diferite (referinţe externe) sau în alte aplicaţii (referinţe îndepărtate). Exemple de referinţe: A1 Referă celula aflată la intersecţia coloanei A cu rândul 1 A1:B10 Referă toate celulele cuprinse între celula A1 şi celula B10 1:1 Referă toate celulele din rândul 1 A:A Referă toate celulele din coloana A Din punctul de vedere al modului în care se actualizează la copierea formulelor în foaia de calcul, referinţele pot fi: Referinţa relativă (A1), care se actualizează la copierea formulei în celule adiacente şi realizează actualizarea formulei în funcţie de poziţia celulei active (dacă se copiază formula pe coloană se va modifica automat numărul răndului, iar dacă se copiază formula pe rând se va modifica automat denumirea literei corespunzătoare coloanei). Avantajul referinţei relative este că sintaxa formulei rămâne aceeaşi, se actualizează doar poziţia în funcţie de celula activă; Referinţa absolută ($A$1), care nu se actualizează la copierea formulei, poziţia unei celule referite absolut în foaia de calcul nu se modifică indiferent de poziţia celulei active. Este utilă atunci când trebuie utilizată într-o formulă o valoare care trebuie referită mereu din aceeaşi celulă, de exemplu valoarea cursului valutar, valoarea TVA, etc. Referinţa mixtă ($A1 sau A$1), în care se păstrează fixă doar o parte a adresei (coloana sau rândul). Schimbarea tipului de referinţă în timpul editării unei formule se realizează rapid cu ajutorul tastei funcţionale F4, care prin apăsări succesive va parcurge cele 4 tipuri de referinţă în ordinea: A1, $A$1, $A1, A$1, apoi se repetă în aceeaşi ordine. De exemplu, să considerăm o factură în care în rândul 14 se calculează: Valoare = Cantitate * Pret Unitar şi Valoare TVA = Valoare * TVA, unde procentul TVA este memorat în celula B11 şi trebuie să rămână fixat în celula B11 la copierea formulei; rezultă formula afişată în formula bar: Astfel formula poate fi copiată corect în rândul 15, devenind: =E15*$B$ Afişarea formulelor în foaia de calcul Dacă foaia de calcul conţine mai multe formule care trebuie afişate simultan, se poate alege o opţiune de vizualizare simultană a tuturor formulelor: 17

19 Din ribbon-ul Formulas se activează opţiunea Show Formulas; toate celulele care conţin formule vor afişa expresiile de calcul în locul rezultatelor. Opţiunea se aplică numai pe foaia de calcul selectată. Revenirea la forma normală a foii de calcul se face prin dezactivarea opţiunii Show Formulas din ribbon-ul Formulas Referinţa cu ajutorul numelor în formule O variantă pentru referinţa absolută care permite adresarea unei valori mereu din aceeaşi locaţie, referită printr-un nume sugestiv, este referinţa cu ajutorul numelor. În exemplul de mai sus, în loc să referim valoarea TVA din celula B11 cu referinţă absolută, putem defini pentru valoarea din celula B11 numele TVA, apoi să-l apelăm în formule. Definirea numelui se face prin: - Selectare celulă sau zonă căreia i se alocă nume; - Click pe butonul Define Name din ribbon-ul Formulas; - Apare o fereastră în care, dacă în imediata vecinătate a celulei selectate se află un text explicativ, programul sugerează drept nume acel text; dacă nu, se poate tasta un nume. Observaţii: - Numele astfel definit este valabil în întregul fişier, poate fi utilizat şi în altă foaie de calcul cu aceeaşi semnificație; - Numele nu poate conţine caracterul spaţiu; se recomandă nume scurte, uşor de tastat; - Numele definit apare în linia Name box; Name box - Inserarea numelui în formulă se poate face prin tastare directă, prin selectare din lista Use in Formula sau din lista Paste Names; - Formula care conţine nume este mult mai uşor de interpretat. Definirea numelor pentru zone din tabel În cazul în care zona de date conţine etichete de rânduri sau coloane, pot fi definite simultan nume pentru aceste zone care pot fi identificate automat de program. În ribbon-ul Formulas, opţiunea Create from Selection permite utilizarea anteturilor de rânduri şi coloane drept nume pentru zonele corespunzătoare. 18

20 Pentru tabelul alăturat definirea numelor se face prin: - selectare tabel; - din ribbon-ul Formulas Create from Selection, se alege în fereastra care apare localizarea etichetelor care vor deveni nume; - după apăsarea butonului OK, în lista Name box vor apărea în ordine alfabetică cele 6 nume identificate, care pot fi utilizate apoi pentru a referi rândurile şi coloanele corespunzătoare Opţiunea Paste Special pentru copierea formulelor În cazul în care trebuie copiate celule care conțin formule în altă zonă a foii de calcul sau în altă foaie, pentru o copiere corectă trebuie utilizată opţiunea Paste Special care controlează modul în care este inserat conținutul copiat la destinație. Copierea se realizează tot prin intermediul Clipboard-ului, dar la destinaţie se alege opțiunea Paste Special din lista derulantă a butonului Paste aflat în ribbon-ul Home sau din meniul contextual. Variantele cele mai utilizate sunt: - Values transformă rezultatele formulelor în valori constante; - Transpose transpune la destinaţie liniile în coloane şi coloanele în linii; - Paste Link stabileşte o legătură la datele sursă astfel încât orice modificare va fi efectuată în datele sursă, ea va fi automat actualizată şi în datele copiate Centralizarea datelor utilizând referinţe 3D Caracterul tridimensional al registrului de calcul Excel permite, în cazul în care datele sunt memorate în tabele similare, realizate după aceeaşi machetă, în foi de calcul diferite, centralizarea datelor într-un tabel de sinteză. Să presupunem că avem pe 3 foi de calcul în acelaşi registru, situaţia creditelor unei bănci cu mai multe sucursale pentru anii 2008, 2009 şi Pe foaia Centralizator 3D vom calcula, într-o structură similară, valorile agregate pentru ce 3 ani şi cele 5 sucursale astfel: - Se selectează celula C4 a foii Centralizator 3D; - Se tastează =, apoi se scrie formula care adună valorile pentru Bucuresti Trim 1 de pe cele 3 foi (2008, 2009, 2010); - se copiază formula pe rând şi pe coloană în celulele adiacente; 19

21 Se observă în celula C4 o formulă care conţine referinţe 3D, în care fiecare celulă este afişată în formulă legată de foaia pe care se află. Rezultatul formulei din C4 este dependent de valorile corespunzătoare din celulele aflate pe foile 2008, 2009, 2010 şi se actualizează când datele din foile 2008, 2009, 2010 se modifică. Afişând toate cele 4 foi în acelaşi ecran, obţinem: Se poate observa legătura dintre rezultatele afişate în foaia Centralizator 3D şi valorile din foile 2008, 2009,

22 6.1. Sintaxa funcţiei Capitolul 6 Utilizarea funcţiilor O funcţie este o formulă complexă, prestabilită, care pe baza unor valori (numite argumente) efectuează un calcul şi afişează un rezultat în celula selectată. Utilizarea funcţiilor simplifică operarea în foaia de calcul. De exemplu, formula: =(A1+A2+A3)/3 se poate înlocui cu funcţia medie aritmetică: =AVERAGE(A1:A3). O funcţie conţine trei elemente: semnul = ca specificator de formulă; numele funcţiei - indică operaţia ce va fi efectuată; argumentele - indică adresele celulelor cu ale căror valori va opera funcţia (se specifică între paranteze, separate prin separatorul de listă): =NumeFuncţie(arg1;arg2; argn) Separatorul între argumente va fi corelat cu setările regionale ( ; pentru setări regionale Romanian, respectiv, pentru English). Categoriile de funcţii care pot fi utilizate în EXCEL sunt: Financial - funcţii financiare; Date&Time - funcţii care efectuează calcule cu date calendaristice şi ore; Math&Trig - funcţii matematice şi trigonometrice; Statistical - funcţii statistice; Lookup&Reference - funcţii de căutare şi referinţă; Database - funcţii care caută sau calculează valori într-o listă sau bază de date Excel; Text - funcţii care operează cu valori de tip text; Logical - funcţii logice; Information funcţii care returnează informaţii despre valori sau foaia de calcul Funcţii agregate ale programului Există câteva funcţii, numite funcţii agregate, care sunt apelate în mod frecvent, motiv pentru care ele pot fi selectate rapid din lista afişată după apăsarea butonului AutoSum: - SUM - calculează suma unui şir de valori numerice, care sunt selectate automat de program dacă sunt situate în imediata vecinătate a celulei în care s-a apelat funcţia, sau pot fi selectate cu mouse şi programul va completa argumentele; în ambele situaţii validarea formulei de calcul se face numai după apăsarea tastei Enter. - AVERAGE calculează media aritmetică a unui şir de valori numerice. - COUNT Numbers numără valorile numerice dintr-o zonă de celule. - MAX indică valoarea maximă dintr-o zonă de celule. - MIN - indică valoarea minimă dintr-o zonă de celule. 21

23 Un instrument foarte util în lucrul cu funcţiile agregate este zona Autocalculate (calcul automat) din bara de stare. Această zonă poate fi personalizată pentru a afişa o parte sau toate funcţiile agregate (de exemplu Sum, Average, Max). Este suficientă selectarea unei zone de celule din foaia de calcul care conţine valori numerice şi automat sunt afişate în această zonă suma, media aritmetică şi valoarea maximă. La deselectarea zonei de valori, rezultatele dispar. Zona Autocalculate se poate personaliza pentru a afişa alte funcţii de calcul, prin click dreapta în bara de stare pe această zonă şi alegerea altor funcţii Alte funcţii utile. Insert Function Funcţiile pot fi inserate în celulă fie cu butonul Insert Function fie cu opţiunea More Functions din lista derulată obţinută la apăsarea butonului AutoSum. Ambele metode lansează un asistent care permite completarea rapidă şi corectă a argumentelor funcţiei fără să fie nevoie să se cunoască sintaxa funcţiei; programul furnizează instrucţiuni complete de completare a argumentelor. Etape de lucru: - selectarea celulei în care va fi afişat rezultatul funcţiei; - clic pe butonul Insert Function; apare fereastra de dialog în care funcţiile sunt grupate pe categorii. Most Recently Used conţine ultimele 10 funcţii utilizate; - se selectează categoria, apoi numele funcţiei şi OK; - în fereastra următoare se introduc argumentele în fiecare linie în parte, prin tastarea referinţelor sau prin selectarea lor în foaia de calcul - se apasă tasta Enter numai după completarea tuturor argumentelor. Câteva exemple de funcţii utile: - TODAY() inserează în celula selectată data curentă cu actualizare automată. - COUNTA numără celulele completate dintr-o zonă, indiferent de tipul datelor: COUNTA(A1:C4) = 7 - COUNTBLANK numără celulele necompletate dintr-o zonă: COUNTBLANK(A1:C4) = 2 - ROUND rotunjeşte o valoare numerică la un număr specificat de zecimale: ROUND(număr;număr de zecimale) ROUND(1,75;0) = 2 ROUND(1,75;1) = 1, Funcţia logică IF În anumite situaţii practice trebuie aleasă o variantă din mai multe posibilităţi. Acest lucru este posibil dacă se foloseşte funcţia logică IF, care afişează o valoare, un text sau efectuează un calcul dacă expresia evaluată este adevărată sau altă valoare, text sau calcul dacă expresia evaluată este falsă. Sintaxa funcţiei logice IF: IF(test logic;valoare_adevarat;valoare_fals) 22

24 Testul logic este o comparaţie, deci foloseşte operatorii pentru comparaţie: =, <, >, <=, >=, <>. Valoare_adevarat este expresia afişată sau calculată dacă expresia evaluată este adevărată. Valoare_fals este expresia afişată sau sau calculată dacă expresia evaluată nu este adevărată. Exemplul 1. O firmă acordă discount de 10% pentru comenzi mai mari de 2000 lei, altfel nu acordă discount. Valoarea discount poate fi calculată în celula B2 cu funcţia logică IF (dacă valoarea comenzii este mai mare de 2000 lei) şi apoi copiată în celulele B3:B5 deoarece formula de calcul este aceeaşi. Exemplul 2. O firmă acordă discount de 10% pentru comenzi mai mari de 2000 lei, de 5% pentru comenzi între 1000 şi 2000 lei, iar pentru comenzile mai mici sau egale cu 1000 lei nu acordă discount. Spre deosebire de exemplul anterior, acum funcţia trebuie sa evalueze două condiţii şi să afişeze 3 valori posibile. În acest caz, valoarea discount se calculează în celula B2 cu funcţia logică IF apelată în cascadă (imbricat, încapsulat) de 2 ori: Formula din celula B2 poate fi obținută în două moduri: - prin apelarea în cascadă a asistentului Insert Function, caz în care formula este completată automat de program; - poate fi tastată în celulă cu respectarea sintaxei funcției și ținând cont de faptul că numărul parantezelor deschise trebuie să fie egal cu numărul parantezelor închise. 23

25 Capitolul 7 Formatarea datelor din foaia de calcul 7.1. Formatarea numerelor şi a datelor calendaristice Introducerea valorilor numerice şi a celor de tip dată/oră în celulele foii de calcul se realizează conform setărilor regionale şi formatului general definit de aceste setări. Dacă aceste date trebuie prezentate în altă formă, se pot apela comenzi de schimbare a formatului. Important este faptul că schimbarea modului de prezentare a datelor prin operaţii de formatare nu schimbă tipul datelor, ele rămân de tip numeric şi în consecinţă pot fi utilizate în calcule. Pentru formatarea datelor dintr-o celulă sau zonă, există în ribbon-ul Home, grupate pe categorii, comenzi de formatare pentru fiecare tip de date. De exemplu, pentru a formata datele numerice din zona D2:D4 cu format monetar cu simbolul euro: - se selectează zona care trebuie formatată; - se alege din lista derulată apărută la apăsarea butonului Accounting Number Format varianta convenabilă. Format General Accounting Number Format Format procent Format cu separator de mii Creşte numărul zecimalelor Scade numărul zecimalelor În exemplul anterior s-a formatat zona C2:C4 cu format dată calendaristică Long Date, selectat din lista derulantă General. Alte formate decât cele prezentate în secţiunea Number a ribbon-ului Home pot fi selectate din fereastra Format Cells Number care apare când se selectează More Number Formats din lista derulantă General Formatarea textului Textul introdus în celule este implicit aliniat orizontal la stânga şi vertical la baza celulei (Bottom). Modificarea alinierii textului din celule se realizează cu butoanele din grupul Alignement (aliniere) a ribbon-ului Home, care oferă următoarele posibilităţi: - aliniere pe verticală (sus, centrat, jos); - aliniere pe orizontală (stânga, centrat, dreapta); - modificarea orientării textului cu un anumit unghi; - creşte sau scade distanţa faţă de marginea stânga a celulei (Indent); Încadrarea textului în celulă (Wrap Text) Textul introdus într-o celulă poate avea până la 255 caractere. De obicei, foile de calcul trebuie încadrate în pagini de format A4, ca urmare dimensiunea celulei nu poate fi extinsă prea mult pe orizontală. Prin alegerea acestei opţiuni, textul se va încadra în spaţiul rezervat celulei avansând în jos, până la afişarea întregului text, păstrând lăţimea celulei. În exemplul alăturat proprietatea s-a aplicat în celula D2. 24

26 Îmbinarea celulelor şi centrarea textului (Merge & Center) În situaţia în care un text trebuie scris ca titlu de tabel de-a lungul mai multor celule, există posibilitatea îmbinării mai multor celule. În exemplul alăturat, s-au selectat celulele A1:D1 şi s-a ales opţiunea Merge & Center. Observaţie: Dacă se îmbină mai multe celule care conţin date, nu se va păstra conţinutul tuturor celulelor îmbinate, ci numai a primei celule din zonă, cea situată în colţul din stânga sus Formatarea fontului Indiferent de tipul datelor din celule, aspectul caracterelor este definit de caracteristicile fontului utilizat, care pot fi stabilite din ribbon-ul Home, grupul Font. Se poate stabili: - tipul de font şi dimensiunea acestuia; - creşte/scade dimensiunea fontului; - atributele: Bold (Aldin), Italic (Cursiv), subliniat cu linie simplă sau dublă (Underline); - adăugarea de chenare şi borduri cu ajutorul butonului Borders, care permite stabilirea unei borduri corespunzătoare variantei selectate; - o culoare de umplere a celulelor (Fill Color); - culoarea fontului (Font Color). Pentru fiecare din aceste opţiuni, se selectează celulele care trebuie formatate, apoi se alege comanda dorită. Vor apărea în zona selectată efectele corespunzătoare variantei alese. Mai multe opţiuni pentru formatarea fontului pot fi obţinute din fereastra Format Font afişată cu butonul ancoră situat în colţul dreapta jos al grupului Font Chenare şi borduri aplicate celulelor Cu ajutorul chenarelor, bordurilor şi culorilor de umplere se pot evidenţia în foaia de calcul anumite date importante. Microsoft Excel oferă posibilitatea de a încadra datele cu chenare de diverse stiluri şi culori, de a plasa borduri de diverse stiluri şi culori sau de a umple cu culoare zonele care conţin datele. Pentru adăugarea de borduri unei zone de celule, după selectarea zonei respective, se poate utiliza butonul Borders din grupul Font al ribbon-ului Home, sau opţiunea Format Cells Border care apare în lista derulantă a butonului Format din grupul Cells al ribbon-ului Home. În fereastra care apare se alege tipul liniei, culoarea liniei şi localizarea bordurilor în zona selectată. După validarea comenzii cu butonul OK, în jurul zonei selectate apar bordurile alese. 25

27 7.5. Copierea formatării După obţinerea unui format convenabil într-o celulă sau grup de celule, se poate aplica rapid formatul respectiv în alte zone, cu ajutorul opţiunii Format Painter din ribbon-ul Home. Aplicarea comenzii se realizează în următorii paşi: - selectarea zonei care conţine formatele de copiat; - se apasă butonul ; - se selectează celula sau grupul de celule care trebuie să prezinte acelaşi format. Dacă se doreşte aplicarea unui format în mai multe zone ale foii de calcul, după selectarea zonei model se face dublu clic pe butonul Format Painter şi se poate aplica formatul de mai multe ori. Pentru a copia lăţimea unei coloane, se selectează coloana model, se face clic pe butonul Format Painter, apoi clic pe coloana căreia trebuie să i se modifice lăţimea Ştergerea formatării Ştergerea rapidă a tuturor formatelor aplicate unei zone de celule se realizează cu opţiunea Clear Formats din lista care apare la apăsarea butonului Clear din grupul Editing al ribbon-ului Home Stiluri de formatare aplicate celulelor Excel 2010 dispune de o galerie de stiluri predefinite care permit formatarea tabelelor Excel într-un mod mai deosebit. Prin apăsarea butonului Cell Styles din grupul Styles, se afişează galeria de stiluri; Datorită facilităţii Live Preview a acestei versiuni de Excel se poate vedea impactul noului stil asupra tabelului. Utilizând unul din stilurile existente, tabelul anterior poate fi formatat rapid asa cum se observă în exemplul alăturat. 26

28 Capitolul 8 Formatări condiţionate Formatările condiţionate permit evidenţierea unor celule din foaia de calcul în funcţie de anumite condiţii. În celulele în care sunt îndeplinite condiţiile va fi aplicată o formatare specială, aleasă din variantele predefinite, sau o formatare personalizată, stabilită de utilizator. Pot fi utilizate condiţii logice simple sau criterii complexe, sub forma unor formule. Scopul formatării condiţionate este de a oferi o imagine vizuală mai clară şi mai uşor de interpretat a datelor din foaia de calcul decât simpla prezentare a valorilor în celule Aplicarea formatărilor condiţionate Pentru aplicarea formatărilor condiţionate se parcurg etapele: - selectarea zonei pe care se aplică formatarea condiţionată; - din ribbon-ului Home, grupul Styles se alege Conditional Formatting; - se alege una din variantele existente în lista derulantă a acestui buton. Highlight Cells Rules Dacă se alege această variantă pot fi evidenţiate celulele conform următoarelor condiţii: - cu valori mai mari decât o anumită valoare de referinţă (Greater Than); - cu valori mai mici decât o anumită valoare de referinţă (Less Than); - cu valori într-un interval definit (Between valoare minimă şi valoare maximă); - cu valori egale cu o anumită valoare (Equal To); - care conţin un anumit text (Text that Contains); - anumite date calendaristice (A Date Ocurring); - valori duplicate (Duplicate Values). După alegerea criteriului de comparaţie se completează valoarea de referinţă; dacă celula satisface condiţia impusă va fi aplicat formatul ales din lista de formate predefinite sau un format personalizat (Custom Format). Exemplu: În tabelul următor, au fost marcate pe coloana Valoare pe fundal verde contractele mai mari de 5000, iar pe coloana Localitate cu font roşu pe fundal galben contractele din Bucuresti. Top/Bottom Rules Faţă de varianta anterioară care implică o comparaţie cu o valoare predefinită, această opţiune realizează o ierarhizare a valorilor şi formatează cele mai mari sau cele mai mici valori, sau valorile comparativ cu media aritmetică: 27

29 - Top 10 Items: cele mai mari n valori din zona selectată; - Top 10%: cele mai mari n% valori din numărul de valori selectate; - Bottom 10 Items: cele mai mici n valori din zona selectată; - Bottom 10%: cele mai mici n% valori din numărul de valori selectate; - Above Average: valorile situate peste media aritmetică a valorilor selectate; - Below Average: valorile situate sub media aritmetică a valorilor selectate. Data Bars, Colour Scales, Icon Sets Aceste trei variante, aşa cum ilustrează şi icon-urile asociate, oferă o reprezentare vizuală grafică, intuitivă, a modului în care valorile din fiecare celulă sunt comparate cu celelalte valori din zona selectată. Data Bars afişează în fiecare celulă o bară colorată a cărei lungime este proporţională cu valoarea din celulă (bara cea mai mare corespunde celei mai mari valori din zona selectată). Colour Scales realizează o codificare prin culoare a valorilor din zona selectată conform unei scale predefinite; de exemplu Green Yellow Red va afişa cu verde cea mai mare valoare şi cu roşu cea mai mică valoare. Valorile intermediare sunt prezentate prin gradient trecând prin culoarea galben. Icon Sets afişează în celulele selectate un simbol pe baza unei reguli stabilite în funcţie de numărul de simboluri, cu opţiunea More Rules: pentru 3 simboluri, valorile sunt încadrate în 3 intervale; mai mici de 33%, între 33% şi 67%, respectiv mai mari de 67% Anularea formatării condiţionate Condiţiile de formatare condiţionată pot fi anulate într-o anumită zonă selectată sau în întreaga foaie de calcul, astfel: - selectarea zonei pentru care se anulează formatările condiţionate; - se apasă butonul Conditional Formatting din ribbon-ul Home; - se alege opţiunea Clear Rules şi varianta Clear Rules from Selected Cells dacă se doreşte ştergerea formatării numai pentru zona selectată sau Clear Rules from Entire Sheet dacă se doreşte ştergerea formatării pentru întreaga foaie de calcul. 28

30 Capitolul 9 Validarea introducerii datelor Validarea datelor este folosită pentru a verifica datele introduse în celulele foii de calcul. Această opţiune permite păstrarea integrităţii datelor dintr-un registru de calcul. În mod normal, Excel permite introducerea în celulele foii de calcul a datelor de orice tip și orice valoare. Dacă se doreşte, se pot impune în celulele unor coloane anumite constrângeri care să impună tipul datelor ce pot fi introduse şi domeniul în care se încadrează acestea, astfel încât programul să nu accepte decât date conforme acestor restricții. În cazul în care informaţiile introduse într-o celulă nu corespund criteriilor de validare specificate, Excel va afişa un mesaj de avertizare care va anunţa utilizatorul să verifice şi să modifice datele introduse Stabilirea criteriilor de validare pe tipuri de date Funcţia Data Validation se găseşte în ribbon-ul Data, grupul Data Tools. În funcţie de tipul datelor şi cerinţele aplicaţiei, există mai multe categorii de criterii de validare care pot fi stabilite în tab-ul Settings: 1. stabilirea unor conditii logice (pentru valori numerice şi date calendaristice/ore); 2. text de o anumită lungime (Text length); 3. stabilirea unei liste de valori posibile (List) 4. conform unei formule (Custom). Input Message permite afişarea unui mesaj de atenţionare asupra regulii de validare îndată ce cursorul este plasat în zona ce conţine constrângeri; Error Alert permite stabilirea unui mesaj de avertizare care apare atunci când datele introduse nu respectă constrângerile impuse. Exemple: 1. Pe coloana Valoare am impus condiţia ca toate valorile să fie numere întregi, mai mari decât 1000: 29

31 2. pe coloana Valuta ne propunem să selectăm valorile dintr-o listă care nu conţine decât elementele EUR, USD, LEI Se observă că introducerea valorilor noi pe coloana Valuta se realizează rapid şi corect prin selectare din lista derulantă Ataşarea mesajelor de avertizare şi eroare Un alt avantaj oferit de această facilitate este acela că, în cazul în care un alt utilizator editează foaia de calcul care conţine condiţii de validare a datelor, îndată ce execută clic pe o celulă din zona care are aplicate constrângeri de validare a datelor, se afişează un mesaj care indică aceste constrângeri. De asemenea, dacă incearcă introducerea unei valori care nu respectă condiţia impusă, va primi un mesaj de eroare: 9.3. Găsirea datelor care nu respectă criteriile de validare impuse În cazul listelor cu foarte multe înregistrări, pot apărea frecvent erori de introducere a datelor. Îîn acest caz, Data Validation permite încercuirea valorilor incorecte prin utilizarea optiunii Circle Invalid Data. După efectuarea modificărilor semnalate, încercuirile roşii vor dispărea. Opţiunea de validare a datelor oferă un suport foarte util atât în etapa de introducere a datelor, controlând introducerea corectă a acestora, cât şi în etapa de verificare a corectitudinii datelor introduse. 30

32 Capitolul 10 Reprezentări grafice (Diagrame) Pentru a ilustra aspecte şi tendinţe care nu sunt vizibile în tabelele cu date pot fi create reprezentări grafice sugestive. Diagrama sau graficul devine astfel o informaţie cu valoare adăugată pentru datele din tabel. MS Excel oferă posibilitatea de a crea diferite tipuri de grafice folosind variantele din grupul Charts (Diagrame) situat în ribbon-ul Insert Elemente specifice unui grafic Orice grafic se bazează pe un tabel, relativ la care există următoarele definiţii: - serie de date: un rând sau o coloană de valori corelate din foaia de calcul; - categorie de date: cealaltă orientare din tabel (dacă seriile de date sunt pe rânduri, categoriile vor fi coloanele de date şi invers). Pe un grafic, toate valorile cuprinse într-o serie de date sunt reprezentate cu aceeaşi culoare şi au aceeaşi formă. Elementele care definesc un grafic sunt: Pentru graficul bidimensional: - value axis = axa valorilor (axa Y) - category axis = axa categoriilor (axa X) - chart title = titlul graficului - axis titles = titlurile axelor - legend = legenda graficului - data marker = eşantion dintr-o serie de date (o valoare) - data label = etichetă pentru indicarea valorii fiecărui eşantion dintr-o serie de date - data table = tabelul cu datele pe baza cărora s-a construit graficul - gridline = caroiaj (pentru a urmări mai uşor valorile) - plot area = zona seriilor de date - chart area = suprafaţa graficului. Pentru graficul tridimensional apar în plus: - wall = perete - floor = bază Crearea unui grafic Pentru a crea un grafic se parcurg etapele: - selectarea tabelului cu datele care se reprezintă grafic; dacă se doreşte reprezentarea anumitor serii de date din tabel, se selectează întâi primul rând, apoi seriile dorite; - din ribbon-ul Insert se alege tipul de reprezentare adecvat în funcţie de tipul datelor şi scopul pentru care se realizează diagrama. Se va obţine un grafic încorporat în foaia de calcul care conţine datele sursă a graficului, şi va fi salvat ca obiect în această foaie. 31

33 Graficul va fi legat de tabelul asociat, fiind actualizat automat la modificarea datelor în tabel Tipuri de grafice şi aplicaţii specifice Crearea unui grafic este o operaţie automată, realizată de programul Excel după selectarea datelor. Cea mai importantă decizie pe care trebuie să o ia utilizatorul este alegerea corectă a tipului de grafic, care depinde de domeniul de activitate în care se încadrează datele, de obiectivele urmărite prin reprezentarea grafică şi nu în ultimul rând, de experienţa şi creativitatea utilizatorului. Câteva recomandări pentru alegerea tipului de grafic: - Diagrama tip coloane (Column) permite comparaţii cantitative între seriile de date la momente de timp diferite, fără continuitate în timp. Coloanele sunt de două tipuri: paralele (Clustered Column) şi stratificate (Stacked Columns) în 2 sau 3 dimensiuni. - Diagrama tip linie (Line) se utilizează pentru reprezentarea evoluţiei continue în timp a datelor; evidenţiază tendinţa de evoluţie. - Diagrama radială (Pie) se utilizează pentru reprezentarea eşantioanelor de date ca procent dintr-un întreg; specific acestui tip de diagramă este că poate reprezenta o singură serie de date. - Diagrama tip bare (Bar) este similară tipului coloane, cu orientare orizontală, permiţând o aproximare vizuală mai bună pentru evoluţia cantitativă (de exemplu procentul de finalizare a fazelor unui proiect). - Diagramă tip suprafaţă (Area) se utilizează ca şi cea tip linie pentru reprezentarea evoluţiei continue a datelor în timp, dar cu un impact vizual mai bun. Zona de sub linie fiind umplută cu culoare, evidenţiză cantitativ mai bine seriile de date. - Diagrama prin puncte (XY Scatter) se utilizează pentru reprezentarea unor perechi de valori pe intervale inegale de timp. Poate fi utilizată pentru analiza distribuţiei valorilor unei serii în raport cu o valoare medie. - Diagrame pentru piaţa bursieră (Stock) sunt destinate prezentării activităţilor bursiere, prin reprezentarea în acelaşi grafic atât a volumului de acţiuni cât şi a preţurilor acestora (de deschidere, minim, maxim, de închidere). - Diagrama tip suprafaţă 3D (Surface) - prezintă două variabile sub forma unei hărţi topografice, oferind o reprezentare în relief. - Diagrama inelară (Doughnut) similară diagramei radiale Pie, utilizată pentru reprezentarea radială a mai multor serii de date. - Diagrama tip Bubble similară cu cea de tip Scatter dar reprezintă seturi de câte 3 valori pe intervale inegale de timp. - Diagrama tip Radar reprezintă valorile relativ la un punct central, fiind utilizată atunci când categoriile de date nu sunt direct comparabile Schimbarea tipului de grafic Când graficul este selectat (prin click pe suprafaţa Chart Area), apare un tab contextual Chart Tools cu 3 ribbon-uri: Ribbon-ul Design permite schimbarea tipului de grafic (opţiunea Change Chart Type) dacă reprezentarea obţinută nu este relevantă; se poate alege una din variantele care apar în fereastra Change Chart Type: 32

34 10.5. Schimbarea aspectului (Layout) al unui grafic Graficul construit automat de program are un aspect standard, cu un set minim de elemente asociate implicit tipului de grafic ales. Adăugarea de elemente suplimentare descriptive care îmbogăţesc reprezentarea grafică (titlul graficului, titluri pentru axe, etichete pentru date, linii de grilă suplimentare, etc. ) poate fi realizată din ribbon-ul contextual Layout aflat în Chart Tools. De exemplu, pentru adăugarea unui titlu graficului se alege din lista obţinută la apăsarea butonului Chart Title opţiunea Above Chart, apoi se plasează cursorul în cadrul afişat şi se tastează titlul Formatarea elementelor unui grafic Fiecare element al graficului (Chart Area, Plot Area, seriile de date) poate fi selectat şi formatat independent dacă se aleg opţiunile din ribbon-ul contextual Format, aflat în tab-ul Chart Tools. Se pot modifica linia de contur, culoarea de umplere, etc. De exemplu, în graficul anterior vom schimba culoarea seriei de date Echipamente în roşu şi culoarea de umplere a zonei Plot Area în galben astfel: - selectare seria de date Echipamente prin click pe una din coloane; - din lista Shape Fill a ribbon-ului contextual Format se alege culoarea roşu; întreaga serie de date va fi colorată în roşu; - analog, se selectează Plot Area şi se alege culoarea galben din lista Shape Fill. Observaţie: Formatarea elementelor graficului mai poate fi realizată şi cu ajutorul meniului contextual (click dreapta), după selectarea elementului care trebuie formatat. De exemplu, după selectarea seriei de date Publicitate se poate alege din meniul contextual comanda Format Data Series şi se poate schimba culoarea seriei de date. 33

35 Capitolul 11 Baze de date (liste) Excel Bazele de date sunt utilizate pentru stocarea, organizarea şi gestionarea volumelor mari de date după anumite criterii. O bază de date permite localizarea rapidă a unei informaţii, găsirea informaţiilor care respectă anumite criterii şi listarea de rezumate centralizatoare conform cerinţelor de prelucrare a datelor. Ca mod de organizare, o bază de date este formată din înregistrări care conţin informaţii similare. Fiecare înregistrare este formată din mai multe câmpuri. Caracterul tabelar al programului MS Excel permite asimilarea unui tabel compact care are coloanele etichetate sugestiv cu o bază de date (de fapt o listă de date), în care fiecare rând al tabelului este o înregistrare şi fiecare coloană este un câmp. Eticheta coloanei reprezintă numele câmpului. După selectarea unei celule din lista de date şi alegerea unei comenzi din ribbon-ul Data, MS Excel asimilează automat acea listă cu o bază de date şi permite sortări, filtrări sau centralizări ale datelor. Pot fi gestionate în Excel liste de date care: sunt introduse într-o foaie de calcul respectând anumite reguli, sau sunt importate din Access, dintr-o pagină web, dintr-un fişier text sau din altă sursă de date Reguli pentru crearea listelor Excel Primul rând al listei conţine numele câmpurilor, fără rânduri libere între acesta şi prima înregistrare; este recomandat ca acest rând să fie altfel formatat decât restul listei; Fiecare înregistrare trebuie să fie într-o linie separată, fără rânduri libere între înregistrări; Fiecare coloană trebuie să conţină date de acelaşi tip (numeric, alfanumeric sau dată calendaristică); Toate înregistrările unei liste trebuie stocate în aceeaşi foaie de calcul. Nu se poate gestiona o listă care se extinde pe mai multe foi de calcul; Se recomandă ca pe o foaie de calcul să fie gestionată o singură listă Importul datelor dintr-un fişier text Anumite aplicaţii generează date sub formă de fişier text, în care datele sunt separate prin Tab, virgulă (comma) sau alt separator. Aceste date pot fi importate într-un fişier Excel pentru a fi ulterior prelucrate în acest program. Importul se realizează cu ajutorul unui program asistent în 3 paşi care indică programului Excel cum să realizeze operaţia. Etapele de lucru: - într-un fişier Excel nou se alege din ribbon-ul Data, Get External Data - From Text; - în fereastra Import Text File se selectează calea şi numele fişierului text; 34

36 - la pasul 1 se alege varianta Delimited, apoi apare o imagine a fişierului text; se apasă Next; - la pasul 2 se selectează separatorul, de exemplu Comma; fişierul text este împărţit în coloane în funcţie de poziţia separatorului; se apasă Next; - la pasul 3 se optează pentru formatul General al datelor pe fiecare câmp, apoi se apasă Finish. - Importul se încheie prin selectarea celulei din foaia de calcul începând cu care vor fi inserate datele importate. După salvarea fişierului Excel, el va putea fi prelucrat cu comenzile specifice lucrului cu date Sortarea datelor Sortarea este operaţia prin care datele din listă sunt ordonate crescător sau descrescător după conţinutul anumitor câmpuri. Pentru a sorta o listă, este suficient să plasăm celula activă în interiorul listei fără să selectăm nimic şi să apelăm comanda de sortare. Sortarea poate fi realizată în două moduri: - după conţinutul unui singur câmp, crescător sau descrescător, cu butoanele sau ; în acest caz, la sortări succesive, orice nouă sortare anulează rezultatul sortării anterioare. - după conţinutul mai multor câmpuri simultan, cu butonul Sort. De exemplu, pentru a sorta lista clienţilor crescător după Localitate şi apoi crescător după Nume se procedează astfel: - se plasează celula activă oriunde în listă; - se apasă butonul Sort; - se alege Sort by Localitate, order A to Z; - se apasă butonul Add Level şi în linia Then by se repetă paşii pentru câmpul Nume. Lista va fi ordonată după localitate alfabetic şi în cadrul fiecărei localităţi clienţii vor fi ordonaţi alfabetic după nume Filtrarea datelor Filtrarea datelor este operaţia prin care sunt afişate doar anumite seturi de date care corespund unor criterii stabilite. Prin apăsarea butonului Filter aspectul listei se schimbă, în eticheta fiecărui câmp sunt plasate liste derulante care sunt utilizate pentru stabilirea criteriilor de filtrare. Pot fi aplicate succesiv filtre pe mai multe coloane, efectul final fiind filtrarea listei după seturi de criterii. De exemplu, pentru a afişa doar clienţii din Bucureşti care au încheiat contracte în luna martie, vom filtra lista după câmpurile Localitate şi Data contract: 35

37 Etapele de lucru: - se plasează celula activă în listă şi se apasă butonul Filter; - din lista derulantă a câmpului Localitate se deselectează toate localităţile în afară de Bucuresti; lista va fi restrânsă şi vor fi afişate doar înregistrările din Bucureşti; altă variantă este alegerea opțiunii Text Filters, Equals, Bucuresti; - în continuare, din lista derulantă a câmpului Data contract se selectează doar luna martie; rezultatul anterior va fi din nou filtrat şi în ecran vor fi afişate doar înregistrările din martie. Rezultatul final va fi o listă restrânsă care afişează doar clienţii din Bucureşti care au încheiat contracte în luna martie: Se observă în câmpurile care au aplicate filtre un icon reprezentativ care indică prezenţa filtrului pe câmpul respectiv. Anularea filtrelor se poate face: - pe fiecare câmp în parte, prin selectarea opţiunii Select all în câmpul respectiv sau Clear Filter from Localitate (de exemplu); - pentru toată zona de date cu butonul Clear din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data. Observaţie: Pentru fiecare tip de date (numerice, date calendaristice sau text) există filtre specifice care permit stabilirea unor condiţii corelate cu tipul datelor. De exemplu, pentru tipul numeric pot fi stabilite condiţii de tipul: egal cu (Equals), diferit de (Does Not Equal), mai mic (Less Than), mai mare (Greater Than), mai mic sau egal cu (Less Than or Equal To), mai mare sau egal cu (Greater Than or Equal To), cuprins între (Between), cele mai mari sau cele mai mici 10 valori (Top 10), valori peste medie (Above Average) sau valori sub medie (Below Average). Pentru toate tipurile de date se poate stabili un filtru personalizat (Custom), care permite stabilirea de condiții compuse, în funcție de tipul datelor din câmpul pe care se aplică filtrul. În exemplul de mai sus, filtrul va afișa valorile mai mari decât 2000 și mai mici decât Anularea comenzii de filtrare se face prin dezactivarea butonului Filter din grupul Sort & Filter al ribbon-ului Data. 36

38 11.5. Subtotaluri ale datelor Dacă datele sunt organizate sub formă de listă şi grupate în seturi de date după conţinutul unui câmp, pot fi realizate automat situaţii centralizatoare care calculează suma, media aritmetică, etc. automat, pe grupuri, fără a fi necesară apelarea funcţiei respective pentru fiecare grup în parte. Gruparea datelor după conţinutul unui câmp în vederea calculului subtotalurilor se face prin sortare. De exemplu, pentru a calcula valoarea totală a contractelor pentru fiecare localitate se parcurg paşii: - se selectează o celulă din câmpul Localitate şi se sortează lista după acest câmp; - se apasă butonul Subtotal din grupul Outline al ribbon-ului Data; - se completează fereastra Subtotal ca în imaginea alăturată; - după apăsarea butonului OK, sub fiecare grup de înregistrări corespunzătoare fiecărei localităţi va fi inserat un rând liber care va conţine suma pe câmpul Valoare pentru fiecare grup şi totalul general la sfârşit. Câmpul după care se calculează subtotal Funcția de centralizare Câmpul pe care se calculeaza subtotal Buton pentru anularea subtotalurilor De asemenea, pe marginea listei apar butoane care permit restrângerea listei pentru a fi afişate numai subtotalurile. În afară de calculul automat pentru fiecare grup de înregistrări, metoda mai prezintă avantajul că, după anularea subtotalurilor, lista revine la forma iniţială fără nici o operaţie suplimentară. 37

39 Capitolul 12 Imprimarea în Excel În anumite situaţii, o parte din date sau rapoartele obţinute în urma prelucrării datelor trebuie imprimate pe hârtie. Spre deosebire de celelalte programe din Office, în Excel imprimarea prezintă câteva aspecte specifice, datorită dimensiunii mari, în cele mai multe cazuri, a foii de calcul. Pentru a imprima tabele de dimensiuni mari sau părţi ale acestora, trebuie specificat exact ce conţinut din foaia de calcul trebuie imprimat şi pe câte pagini Stabilirea întreruperilor de pagină (Page Break Preview) Modul de vizualizare Page Break Preview din ribbon-ul View permite stabilirea cu exactitate a întreruperilor de pagină astfel încât datele să fie corect încadrate în fiecare pagină. De exemplu, să presupunem că avem un tabel care trebuie imprimat pe 4 pagini. Pregătirea imprimării se realizează astfel: - din ribbon-ul View se alege modul de vizualizare Page Break Preview; apare un mesaj care indică faptul că modificarea localizării întreruperilor de pagină se poate face prin drag cu mouse; - pentru a stabili zona de imprimare, se selectează zona de celule dorită (eventual toată zona curentă cu butonul Select Current Region sau cu combinaţia de taste CTRL + SHIFT + *); - se selectează tab-ul Page Layout, se apasă butonul Print Area şi din meniul derulant afişat, Set Print Area; Excel va ignora restul conţinutului foii de calcul şi va considera drept zonă de imprimare doar zona selectată; - după selectarea zonei de imprimare se inserează întreruperile de pagină astfel: se selectează rândul, respectiv coloana unde se doreşte întreruperea de pagină; - se apasă butonul Breaks şi se alege opţiunea Insert Page Break până se stabilesc exact toate paginile care trebuie imprimate. După definirea paginilor care trebuie imprimate, pe fiecare pagină apare o etichetă care indică numărul paginii. Anularea întreruperilor de pagină se realizează cu opţiunea Reset All Page Breaks din lista derulantă a butonului Break Stabilirea opţiunilor de imprimare 38

40 În ribbon-ul Page Layout, grupul Page Setup se află cele mai importante opţiuni de imprimare: - stabilirea marginilor paginii (Margins); - stabilirea orientării paginii (Portrait sau Landscape); - dimensiunea paginii (Size); uzual A4; - repetarea automată a titlurilor de tabel pe fiecare pagină (Print Titles): la începutul fiecărei pagini: Rows to repeat at top; se vor repeta automat la începutul fiecărei pagini rândurile selectate (în exemplu rândul 1); la stânga fiecărei pagini: Columns to repeat at left; se vor repeta automat la stânga fiecărei pagini coloanele selectate (în exemplu coloana A): Mai multe opţiuni vor fi afişate în fereastra Page Setup, care apare la apăsarea ancorei din colţul dreapta jos al grupului Page Setup: - scalarea automată pentru încadrarea în pagină, în tab-ul Page: mărire/micşorare faţă de dimensiunea iniţială (Adjust to ), sau încadrarea automată într-un număr de pagini specificate (Fit to ), urmată de alegerea numărului exact de pagini pe orizontală și pe verticală; - Header/Footer, permite inserarea de antet, respectiv subsol de pagină, completând Custom Header, respectiv Custom Footer. - în tab-ul Sheet apar în plus alte opţiuni utile: tipărirea liniilor de delimitare a celulelor foii de calcul (Gridlines); imprimare alb/negru (Black and White), când datele sunt formatate color dar nu se doreşte imprimarea color; imprimarea unei schiţe (Draft quality), care va reduce calitatea imprimării în favoarea vitezei; imprimarea pe hârtie a etichetelor de linii şi coloane din foaia de calcul (Row and column headings) Stabilirea antetului şi subsolului paginii În Excel 2010 se poate stabili antetul şi subsolul fiecărei pagini într-un mod foarte asemănător cu cel din Word, datorită noului mod de vizualizare Page Layout, care poate fi ales din ribbon-ul View. Pentru inserarea antetului: - se poziţionează cursorul în partea de sus a paginii în caseta Click to add header în una din cele 3 secţiuni (stânga, centru, dreapta); - în tab-ul Design din ribbon-ul contextual Header & Footer Tools apar butoane cu opţiunile specifice antetului şi subsolului, care permit editarea rapidă a acestora: Page Numbers, numărul paginii; Number of Pages, numărul total de pagini; Current Date, Current Time, data şi ora curentă; File Path, calea de localizare a fişierului; File Name, numele fişierului; Sheet Name, numele foii de calcul. - pentru inserarea subsolului se apasă butonul Go to Footer şi se repetă operaţiile efectuate la inserarea antetului; 39

41 Similar cu opţiunile din Word, în ribbon-ul contextual Design pot fi alese următoarele variante de antet: Different First Page, antet şi subsol diferit pe prima pagină faţă de restul paginilor; Different Odd & Even Pages, antet şi subsol diferit pe paginile pare şi impare. De exemplu, vom introduce în antet pe centru, textul Contracte în anul 2010 iar în subsol numărul paginii/numărul total de pagini în secţiunea din centru şi data curentă în secţiunea din stănga: Imprimarea fişierului După aranjarea în pagină şi stabilirea opţiunilor de imprimare, se poate trece la imprimarea efectivă a fişierului. Prin alegerea comenzii Print din meniul File, vor apărea atât opţiunile de imprimare cât şi o previzualizare a fişierului înaintea imprimării, cu posibilitatea de navigare între pagini pentru a vedea fiecare pagină aşa cum va fi imprimată pe hârtie. Principalele opţiuni pentru imprimare sunt: - numărul de exemplare (Copies); - alegerea imprimantei din lista imprimantelor instalate; automat este selectată imprimanta implicită pe calculatorul pe care se imprimă (Default Printer); - imprimarea foilor de calcul selectate, a întregului fişier sau doar a zonei selectate (Settings); - specificarea paginilor de imprimat (Pages); - imprimarea copiilor sub formă de exemplare complete (Collated); - modificarea orientării paginii; - modificarea dimensiunii hârtiei; - modificarea marginilor paginii; - scalarea automată pentru încadrarea în pagină, dacă este cazul. Imprimarea efectivă se realizează cu butonul Print. 40