SWELLENDAM MUNISIPALITEIT

1 SWELLENDAM MUNISIPALITEIT HANDLEIDING VIR TOEGANG TOT INLIGTING, 2015 1 P a g e

2 INHOUD 1. Inleiding Pg. 3 2. Munisipale strukture en hul funksies Pg. 4-5 3. Inligting en adjunk inligtingsbeamptes Pg. 5-6 4. Versoek om toegang tot n rekord Pg. 6 5. WBTI gids Pg. 7 6. Ondersoek- en diensfooie betaalbaar Pg. 7 7. Tydsbeperking vir die hantering van aansoeke Pg. 7 8. Weiering om toegang tot n rekord Pg. 7 9. Remedies ten opsigte van 'n handeling of n versuim deur inligtingsbeamptes Pg. 8 10. Onderwerpe waarvolgens rekords gehou word Pg. 8-9 11. Rekords beskikbaar sonder dat n aansoek gerig word Pg. 9 12. Voorsiening vir publieke deelname Pg. 9 13. Dienste beskikbaar by die munisipaliteit Pg. 9 14 Algemene Inligting Pg. 9 Bylaes Pg.10-18 2 P a g e

3 DEFINISIES Wet die Wet op die bevordering van toegang tot inligting, 2000 (Wet 2 van 2000) ook verwys na as WBTI; Grondwet die Grondwet van die Republiek van Suid-Afrika, 1996; Raad die Munisipale Raad van die Munisipaliteit; GOP Die Geïntegreerde Ontwikkelingsplan soos bedoel in hoofstuk 5 of the Stelselswet; Inligtings regulasies die Regulasies met betrekking tot die Bevordering van toegang tot Inligting gepromulgeer per staatskennisgewing 187 van 15 Februarie 2002; MFMA die Wet op Plaaslike Regering: Wet op Munisipale Finansiële Bestuur, 2003 (Wet 56 van 2003); Munisipaliteit beteken die Swellendam Munisipaliteit en sluit enige politieke strukture, politieke ampsbekleër, behoorlik gemagtigde agent daarvan, of n diensverskaffer wat `n verantwoordelikheid uitvoer deur hierdie Verordening toegewys in terme van die Wet op Plaaslike Regering: Wet op Munisipale Stelsels, 2000 ( Wet 32 van 2000), na gelang van die geval, of n werknemer daarvan handelende ingevolge hierdie Verordening uit hoofde van n bevoegdheid wat in die munisipaliteit berus en gedelegeer aan sodanige politieke strukture, politieke ampsbekleër, agent of werknemer; Munisipale Bestuurder die persoon wat as sodanig deur die raad aangestel word kragtens artikel 54A van die Stelselswet; DBIP beteken die Dienslewerings-begrotingsimplementeringsplan soos bedoel in artikel 69 van die MFMA; Regulasies die Plaaslike Regeringsregulasies op die aanstelling en diensvoorwaardes van senior bestuur soos afgekondig per staatskennisgewing 21 van 17 Januarie 2014, soos gewysig; Stelselswet die Wet op Plaaslike Regering: Wet op Munisipale Stelsels, 2000 (Wet 32 van 2000) en WMS het dieselfde betekenis; Strukturewet die Wet op Plaaslike Regering: Wet op Munisipale Strukture, 1998 (Wet 117 van 1998); Wes-Kaapse Vasstellingswet die Wes-Kaapse Wet op die Vasstelling van soorte munisipaliteite, 2000 (Wet 9 van 2000); Webblad http://www.swellenmun.co.za/. 1. INLEIDING Die Wet gee effek aan die grondwetlike reg van toegang tot enige inligting wat deur 'n openbare of private liggaam vereis word vir die uitoefening of beskerming van enige regte. Die Wet bepaal die prosedures verbonde aan so 'n versoek. Artikel 9 van die Wet erken egter dat sodanige reg op toegang tot inligting onderhewig is aan sekere regverdigbare beperkings, byvoorbeeld beperkings gemik op: Die redelike beskerming van privaatheid; Kommersiële vertroulikheid; Effektiewe, doeltreffende en goeie regering. Artikel 14 van die Wet verplig openbare liggame om 'n handleiding saam te stel ten einde 'n persoon te help om toegang tot inligting te verkry wat deur 'n openbare liggaam gehou word en bepaal die minimum vereistes waaraan die handleiding moet voldoen. Die doel van hierdie handleiding is dus om 'n persoon te adviseer oor hoe om toegang tot 'n rekord te verkry, wat deur die Munisipaliteit Swellendam gehou word en daardeur effek te gee aan die bepalings van artikel 14 van die Wet. 3 P a g e

4 2. MUNISIPALE STRUKTURE EN HUL FUNKSIES Die Munisipaliteit is gestig op 5 Desember 2000 deur middel van n artikel 12 kennisgwing in terme van die Strukturewet (kennisgewing nommer 496 gedateer 22 September 2000) en bestaan uit die voormalige munisipaliteite en plaaslike oorgangsrade van Swellendam, Barrydale, Suurbraak, Infanta asook dele van die Oorgans-verteenwoordigende Rade van Bredasdorp, Langeberg, Swellendam en Wynland. Die Munisipaliteit bestaan uit politieke en administratiewe strukture met die volgende funksies: Die Politieke Strukture (a) Die Raad Die Raad word gedefinieer in artikel 157(1) van die Grondwet en hoofstuk 3 van die Strukturewet. Die Raad bestaan uit 9 raadslede, insluitend die Uitvoerende Burgemeester, Adjunk Uitvoerende Burgemeester en Speaker soos bepaal deur die LUR vir plaaslike regering in die Wes-Kaap. Dit is n kategorie B munisipaliteit met n uitvoerende burgemeesterstelsel gekombineer met n wyksdeelnemende stelsel soos voorsien in die Wes-Kaapse Vasstellingswet. Die Raad se doelstellings word uiteengesit in artikel 152 van die Grondwet en streef na die volgende: n demokratiese en verantwoordingspligtige regering binne sy finansiële en administratiewe vermoë; om dienste aan gemeenskappe op 'n volhoubare wyse te lewer; om maatskaplike en ekonomiese ontwikkeling te bevorder; om 'n veilige en gesonde omgewing te skep en om gemeenskapsdeelname in plaaslike regering aan te moedig. Die Raad se funksies sluit onder andere in die jaarlikse evaluering van die volgende: die behoeftes van die gemeenskap; die prioriteite om daardie behoeftes te vervul; die prosesse om die gemeenskap te betrek; die organisatoriese en diensleweringsmeganismes om die behoeftes van die gemeenskap te vervul en die meet van die algehele prestasie in die bereiking van doelwitte soos uiteengesit in artikel 152 van die Grondwet. (b) Die Uitvoerende Burgemeester Die Raad verkies die uitvoerende burgemeester en adjunk uitvoerende burgemeester in terme van artikel 57 van die Strukturewet. Die uitvoerende burgemeester is geregtig om verslae van komitees Raad te ontvang en dit aan die Raad voor te lê met 'n aanbeveling of om die saak te beslis in terme van sy gedelegeerde magte. Die wetlike bevoegdhede en funksies van die uitvoerende burgemeester word beskryf in artikel 56 van die Strukturewet. Die Raad kan ook bykomende bevoegdhede en funksies aan die uitvoerende burgemeester delegeer. Die spesifieke delegasies aan die uitvoerende burgemeester kan gevind word in die delegasies stelsel van die Raad. Die uitvoerende burgemeester is die uitvoerende hoof van die Munisipaliteit. Die uitvoerende burgemeester stel 'n Burgemeesterskomitee uit die Raadslede aan hom / haar te help in die uitvoering van sy / haar funksies en bevoegdhede. Die aanstelling, bevoegdhede en funksies van die uitvoerende burgemeesterskomitee word voorgeskryf in terme van artikel 60 saamgelees met artikel 80 van die Strukturewet. (c) Die Speaker In terme van artikel 36 (1) van die Strukturewet, moet die Raad n voorsitter hê wat die wat die Speaker genoem word. Die Speaker: Sit voor op vergaderings van die Raad; Voer die pligte en oefen die magte gedelegeer aan die Speaker; Moet verseker dat die Raad vergader minstens kwartaalliks; Moet verseker dat die gedragskode nagekom word in die Raadskomitees en Raadsvergaderings; en 4 P a g e

5 Moet verseker dat die Raadsvergaderings plaasvind kragtens die ordereëls van die raad. (d) Raads- en portefeuljekomitees Die Strukturewet maak voorsiening vir verskeie vorme van komitees vir die Munisipaliteit. In terme van artikel 79 van die Strukturewet word komitees verkies wat verslae direk aan die Raad voorlê. In terme van artikel 60 saamgelees met artikel 80 van die Strukturewet word portefeuljekomitees verkies om die uitvoerende burgemeester by te staan. Meer inligting in hierdie verband kan verkry word van die komiteestelsel van die munisipaliteit. (e) Wykskomitees Artikel 73 van die Strukturewet maak voorsiening vir die vestiging van wykskomitees vir elke wyk om gemeenskapsdeelname op plaaslike regeringsvlak te verbreed. 'n Wykskomitee bestaan uit die Raadslede wat daardie wyk in die Raad verteenwoordig wat ook as voorsitter van die wykskomitee optree en nie meer nie as tien ander geregistreerde kiesers van daardie wyk en verteenwoordigend van verskillende sektore. n Wykskomitee kan aanbevelings maak aan die wyksraadslid of aan die Raad of aan die uitvoerende burgemeester deur die spesifieke wyksraadslid oor enige sake rakende die wyk. 'n Wykskomitee verrig take wat deur die Raad aan hom gedelegeer word. Die administratiewe strukture (a) Organisatoriese struktuur Die organisatoriese struktuur (OD) en diensstaat word opgestel kragtens artikel 66 van dei Stelselswet saamgelees met die regulasies. Die Munisipale Bestuurder stel die konsep OD en diensstaat op en lê dit aan die raad vir goedkeuring. (b) Kantoor van die Munisipale Bestuurder Die Raad stel 'n Munisipale Bestuurder as hoof van die administrasie aan in terme van artikel 54A van die Stelselswet. Die Munisipale Bestuurder is ook die rekenpligtige beampte in terme van artikel 60 van die MFMA en is verantwoordelik vir die bestuur van die munisipaliteit en al sy departemente. Die Munisipale Bestuurder moet toesien dat Munisipaliteit funksioneer binne die beleidsrigtings van die Raad en is onder andere verantwoordelik vir die vorming en ontwikkeling van 'n ekonomiese, effektiewe doeltreffende en verantwoordbare administrasie wat toegerus is om die GOP te implementeer en te monitor. Meer inligting kan verkry word van artikels 54A en 55 van die Stelselswet en artikels 60 en 61 van die MFMA, die jaarlikse DBIP sowel in die jaarlikse prestasieooreenkoms van die munisipale bestuurder wat beskikbaar is op die webwerf. Die Munisipale Bestuurder onderteken ook 'n dienskontrak waarin die besonderhede van pligte, vergoeding, voordele en ander terme en voorwaardes van indiensneming onderskryf word, onderhewig aan toepaslike arbeidswetgewing. (c) Departemente Die Munisipaliteit het vier direktorate, naamlik, finansiële-, korporatiewe-, gemeenskap- en infrastruktuurdienste, soos goedgekeur deur die raad in terme van die OD en diensstaat. Die funksionele areas van die direkteure word beskryf in hul indiensnemingskontrakte en hul jaarlikse prestasieooreenkomste. Die direkteure besluit op die bestuursbeleid binne hul onderskeie funksionele areas en binne die beleid en delegasies van die Raad. 3. INLIGTINGS- EN ADJUNK INLIGTINGSBEAMPTES Die kontak besonderhede van die inligtings- en adjunk inligtingsbeamptes is as volg: - (a) INLIGTINGSBEAMPTE 5 P a g e

6 Naam: Mnr. C. M. Africa Munisipale Bestuurder Straat adres: Munisipale kantoor Postal Address: Posbus 20, of Voortrekstraat 49, Swellendam, 6740 Telefoon No: (028) - 5148500 Faks No: (028) 5142694 E-posadres: cecilafrica@swellenmun.co.za (b) ADJUNK INLIGTINSBEAMPTES Naam: Mnr. H. Schlebusch Direkteur Finansiële Dienste Straat adres: Munisipale Kantoor Pos Adres: Posbus 20, of Voortrekstraat 49, Swellendam, 6740 Telefoon No: (028) - 5148500 Faks No: (028) 5142694 E-posadres: hennies@swellenmun.co.za Naam: Mnr. D. du Plessis Direkteur Korporatiewe Dienste Straat adres: Munisipale Kantoor Pos Adres: Posbus 20, of Voortrekstraat 49, Swellendam, 6740 Telefoon No: (028) - 5148500 Faks No: (028) 5142694 E-posadres: dduplessis@swellenmun.co.za Naam: Mnr. K Stuurman Direkteur Gemeenskapsdienste Straat adres: Munisipale Kantoor Pos Adres: Posbus 20, of Voortrekstraat 49, Swellendam, 6740 Telefoon No: (028) - 5148500 Faks No: (028) 5142694 E-posadres: keith@swellenmun.co.za Naam: Mnr. B. Badenhorst Direkteur Infrastruktuur Dienste Straat adres: Munisipale Kantoor Pos Adres: Posbus 20, of Voortrekstraat 49, Swellendam, 6740 Telefoon No: (028) - 5148500 Faks No: (028) 5142694 E-posadres: bgb@swellenmun.co.za 4. VERSOEK OM TOEGANG TOT N REKORD 'n Persoon wat inligting aanvra in terme van die Wet moet voldoen aan die volgende prosedure: (a) Die versoek moet skriftelik op die voorgeskrewe aansoekvorm soos per Bylae E gedoen word, gerig aan die bogenoemde inligtingsbeampte of een van die adjunk-inligtingsbeamptes; (b) Die aansoek moet vergesel word van die voorgeskrewe ondersoek of diensfooie soos aangedui in paragraaf 6 hieronder; (c) Die aansoek moet duidelik die aard van die inligting wat benodig word aandui om die inligtingsbeampte of die betrokke adjunk-inligtingsbeampte in staat stel om die verlangde rekords te identifiseer; (d) Inligting beamptes mag besluit om die beskikbaarstelling van die verlangde inligting uit te stel totdat dit beskikbaar is en moet die aansoeker skriftelik sodanig in kennis stel met 'n versoek dat hy / sy die vertoë moet opvolg binne 30 dae; (e) In die geval van die inligting wat beskikbaar is nie en waar alle redelike stappe gedoen is om dit te vind, moet die inligtingsbeampte die aansoeker dienooreenkomstig in kennis stel met volledige redes. 6 P a g e

7 5. WBTI HANDLEIDING Artikel 10 van die WBTI bepaal dat die Suid-Afrikaanse Menseregtekommissie n eenvoudige en maklik hanteerbare omvattende gids moet saamstel om die Wet te gebruik. Die WBTI gids moet in terme van artikel 10 van die Wet beskikbaar wees op die Munisipale webtuiste en by die kantore van die Munisipaliteit. 6. ONDERSOEK-/ DIENSFOOIE BETAALBAAR 7.1 Die Wet maak voorsiening vir twee tipes fooie: a) n Aansoekfooi, wat n standaard fooi is; en b) n Toegangfooi wat bereken word deur die reproduksie-, soek- en voorbereidingskoste en posgelde in ag te neem. 7.2 Wanneer die versoek deur die inligting- of adjunk-inligtingsbeampte ontvang word, sal so 'n beampte deur middel van `n kennisgewing die aansoeker, behalwe 'n persoonlike aansoeker, kennis gee om die voorgeskrewe aansoekgelde (indien enige) te betaal voordat verdere verwerking van die aansoek kan plaasvind. 7.3 As die soektog vir die rekord afgehandel is en die voorbereidings om die rekord beskikbaar te stel, in die formaat soos aangevra, beloop meer as die voorgeskrewe ure in terme van die regulasies, sal die inligting / adjunk inligtingsbeampte die aansoeker sodanig inlig en versoek om n deposito gelykstaande aan die voorgeskrewe toegangsfooi te betaal wat betaalbaar sou wees as die rekord wel beskikbaar gestel sou word. 7.4 Die inligting / adjunk inligtingsbeampte sal 'n rekord terughou totdat die aansoeker die toepaslike fooie soos hieronder aangedui, betaal het. 7.5 n Aansoeker wie se aansoek om toegang tot 'n rekord toegestaan is, moet 'n toegangsfooi betaal vir reproduksie, vir die soek en voorbereiding en vir enige addiosionele tyd wat redelikerwys benodig word om die rekord te vind en voor te berei vir openbaarmaking, insluitend die tref van reëlings om dit beskikbaar te stel in die formaat soos vereis. 7.6 Indien n deposito betaal is en die aansoek om toegang word geweier dan moet die inligting / adjunk- Inligtingsbeampte deposito aan die aansoeker terugbetaal. 7.7 Aansoek- en toegangsfooie betaalbaar in terme van artikel 22 van die Wet of vrystelling daarvan word aangedui op Bylae A. 7. TYDSBEPERKINGS VIR DIE HANTERING VAN AANSOEKE 8.1 Die tydsbeperking vir die verwerking van 'n aansoek om toegang tot 'n rekord is 30 (dertig) dae. 'n Aansoeker het die reg om 'n skriftelike klagte by die Munisipale Bestuurder in te dien oor enige vertragings in die verwerking van n aansoek en moet binne 5 werksdae n antwoord op die klagte ontvang. 8.2 Indien 'n versoek om toegang tot inligting wat deur die Munisipaliteit ontvang word wat die Munisipaliteit nie hou of kan verwerk nie of wat n ander openbare liggaam hou sal die aansoeker binne 14 werksdae dienooreenkomstig in kennis gestel word. 8. WEIERING OM TOEGANG TOT N REKORD 7 P a g e

8 Die inligtingsbeampte of adjunkinligtingsbeamptes mag onder sekere omstandighede, weier om die aansoek om toegang tot rekords toe te staan ingevolge artikels 33-45 van die Wet. 9. REMEDIES TEN OPSIGTE VAN N HANDELING OF VERSUIM VAN N INLIGTINGSBEAMPTE 10.1 n Aansoeker, indien (i) sy / haar aansoek geweier word, (ii) die gelde wat gehef word onaanvaarbaar is, (iii) inligting gegee word in 'n ander vorm as wat dit aangevra is, of (iv) die tydperk waarbinne inligting openbaar gemaak word, uitgebrei word deur die inligtingsbeampte, kan 'n appèl by die Munisipaliteit teen die inligtingsbeampte indien. Die appèl moet op 'n voorgeskrewe aansoekvorm ingedien word vergesel van die voorgeskrewe gelde binne 60 (sestig) dae met vermelding van die gronde van appèl. 10.2 n Derde party mag appèl aanteken by die Munisipaliteit teen 'n besluit deur 'n inligting of adjunk-inligtingsbeampte om inligting aan n aansoeker bekend te maak ten opsigte van n spesifieke dokument. Indien 'n kennisgewing aan 'n derde party vereis word, moet dit gedoen word binne 30 (dertig) dae nadat kennis gegee is aan die appellant van die besluit om te appelleer 10.3 In beide sub-paragrawe 10.1 of 10.2 moet die inligtingsbeampte die appèl binne 10 (tien) werksdae aan die uitvoerende burgemeester voorlê. 10.4 Die aansoeker mag steeds van regshulp gebruik maak in terme van artikels 78 82 van die wet. 10. ONDERWERPE EN KATEGORIEË VAN REKORDS WAT DEUR DIE MUNISIPALITEIT GEHOU WORD Kragtens die Wet word van die Munisipaliteit vereis om te verklaar watter rekords gehou word. Gegewe die wye verskeidenheid van dienste wat gelewer word, word hierdie lys van rekords voortdurend opgedateer en kan met verloop van tyd verander. Rekordsbestuur in die Munisipaliteit is in ooreenstemming met nasionale argiefdiens vereistes. Kennis moet geneem word dat die insluiting van die volgende lys van rekords nie noodwendig beteken dat die lêers of rekords toeganklik onder die Wet is nie. Die Wet verbied 'n openbare liggaam om toegang tot verleen tot en magtig `n openbare liggam om toegang te weier tot sekere rekords. Hoofstuk 4 van die Wet handel met die redes vir die weiering van toegang tot rekords. Vir verdere inligting moet die Wet bestudeer word. Die volgende is die hoofreekse ten opsigte van die rekords wat die Munisipaliteit hou: 1. Wetgewing 2. Organisasie en beheer 3. Eie raad en raadsaangeleenthede 4. Personeel 5. Finasies 6. Huishoudelike voorrade en dienste 7. Geboue en tereine 8. Tenders, kwotasies en kontrakte 9. Verslae en opgawes 10. Reklame en inligting 11. Feeste en sosiale verkeer 12. Samestelling en vergaderings van liggame en ander byeenkomste 13. Regspleging 14. Lisensies en permitte 8 P a g e

9 15. Dorpsbeplanning en beheer 16. Noodsaaklike dienste 17. Gemeenskapsdienste Bylae B bevat 'n lys van die kategorieë van rekords soos per die bogenoemde hoofreekse van rekords wat die Munisipaliteit hou. Meer volledige besonderhede kan by die munisipale hoofkantoor verkry word of reëlings kan getref word met enige een van die adjunk inligtingsbeamptes vir meer besonderhede. 11. REKORDS BEKIKBAAR SONDER N AANSOEK VIR INLIGTING Die rekords beskikbaar sonder die noodsaaklikheid n aansoek om toegang ingevolge artikel 15 van die Wet word opgesom in Bylae C. Die toegang tot hierdie rekords is onderworpe aan die betaling van die voorgeskrewe gelde, soos van toepassing. 12. REËLINGS VIR PUBLIEKE DEELNAME In terme van artikel 14 (1) (g) van die Wet word die volgende reëlings gemaak vir 'n persoon om vertoë te rig en om deel te neem aan of om beleid formulering te beïnvloed ten opsigte van die uitoefening van bevoegdhede of die verrigting van die pligte van die Munisipaliteit: Deelname aan die wykskomitees stelsel. Deelname aan die Swellendam Munisipale Adviesforum. Skakeling met die wyksraadslid. Raak betrokke by 'n erkende gemeenskapsgebaseerde organisasie. Raak betrokke by een van die sektore binne die wyk Voorsien insette deur die GOP en begroting prosesse. Voorsien insette deur middel van openbare vergaderings. Reageer skriftelik op advertensies en openbare kennisgewings. Voorsien insette deur die media soos die radio en plaaslike koerante. 13. DIENSTE BEKIKBAAR VANAF DIE MUNISIPALITEIT Artikel 14 (1) (f) van die Wet bepaal dat die Munisipaliteit inligting moet verskaf oor die dienste wat aangebied word. Die Munisipale dienste wat gelewer word deur die Munisipaliteit in terme van sy die funksies en bevoegdhde ingevolge Bylaes 4B en 5B van die Grondwet word gelys in Bylae D. Toegang tot hierdie dienste word verkry op aansoek by die Munisipale Kantore. Die onderskeie beleidsdokument en die tariewe en fooie met betrekking tot die dienste kan verkry word vanaf die munisipale webwerf. 14. ALGEMENE INLIGTING BYLAES: Die tegniese besonderhede van hierdie handleiding verander van tyd tot tyd. Hierdie handleiding is beskikbaar in Afrikaans, Engels en isixhosa. Die Munisipaliteit hersien voordurend die inligting wat beskikbaar gestel kan word en die verbetering van die stelsels tot toegang tot inligting. Vra dus altyd eers vir n rekord voordat 'n formele versoek ingevolge die Wet gerig word. 1. Bylae A: Gelde betaalbaar deur die aansoeker. 2. Bylae B: Skedule van rekords en kategorieë van rekords wat deur die Munisipaliteit gehou word. 3. Bylae C: Rekords wat outomaties beskikbaar is in terme van artikel 15 van die Wet. 4. Bylae D: Munisipale Dienste 5. Bylae E: Amptelike aansoekvorm 9 P a g e

10 BYLAE A Fooi ten opsigte van openbare liggame soos per aanhangsel A van die Inligtings regulasies. Aansoek- en toegangstariewe betaalbaar, of vrystelling daarvan, in terme van artikel 22 van die Wet. No Beskrywing Fooi 1 Die tarief vir `n kopie van die handleiding soos bedoel in regulasie 5 (c). Per afskrif per A4 bladsy of deel daarvan: R0-60 2 Die tariewe vir reproduksie soos per regulasie 7 (1), as volg:- 2 (a) Per afskrif per A4 blad of gedeelte daarvan: R0,60 2 (b) Per gedrukte kopie van `n A4 blad of gedeelte daarvan wat op `n rekenaar of R0,40 elektronies- of masjien leesbare vorm gehou word: 2 (c) Per kopie in `n rekenaar leesbare vorm as volg:- i. Per stafie disket: R5.00 ii. Per kompak disket R40-00 2 (d) i. Transkripsie van visuele beelde per A4 grootte blad of gedeelte daarvan: R22-00 ii. Per afskrif van visuele beelde: R60-00 2 (e) i. Per A4 afskrif of gedeelte van `n transkripsie van `n R12-00 klankreproduksie rekord: ii. Kopie van `n klankreproduksie rekord: R17-00 3 Die tarief betaalbaar deur `n aansoeker, anders as `n persoonlike aansoeker, R35-00 waarna verwys word in regulasie 7 (2): 4 Die tarief betaalbaar deur `n aansoeker waarna verwys word in regulasie 7 (3): 4.1 (a) Per A4 fotokopie of gedeelte daarvan: R60-00 (b) Per gedrukte kopie van `n A4 blad of gedeelte daarvan wat op `n rekenaar of elektronies- of masjien leesbare vorm gehou word op: R40-00 (c) Per kopie op `n rekenaar leesbare vorm as volg:- (d) Transkripsie van visuele beelde: (e) Transkripsie van klankreproduksie rekord: (i) per stafie disket R5-00 (ii) per kompak disket R40-00 (i) Per A4-grootte papier of gedeelte R22-00 daarvan: (ii) Per kopie van visuele beelde: R60-00 (i) Per A4-grootte papier of gedeelte R12-00 daarvan: (ii) Per kopie van visuele beelde: R17-00 (f) Om `n rekord op te spoor en voor te berei vir openbaarmaking. Vir elke uur of gedeelte van `n uur, uitgesluit die eerste uur wat redelikerwys nodig is vir sodanige opsporing of voorbereiding: 4.2 Vir doeleindes van artikel 22 (2) van die wet, geld die volgende: (a) Ses uur moet verloop alvorens `n deposito betaalbaar word; en (b) Een derde van die toegangstarief is betaalbaar deur die aansoeker as `n deposito. R15-00 4.3 Die werklike koste ten opsigte posgeld is betaalbaar indien `n rekord gepos moet word aan `n aansoeker. Alle tariewe is betaalbaar by die kontant kantoor van die Munisipaliteit te Voortrekstraat 49, Swellendam 10 P a g e

11 BYLAE B BESKRYWING EN KATEGORIEË VAN REKORDS WAT DEUR DIE MUNISIPALITEIT GEHOU WORD: 1. WETGEWING Beleid Roetine navrae Wit- en groenskrifte Wetsontwerpe Wette van die Parlement Provinsiale wette en regulaies Regulasies Raad se Verordeninge 2. ORGANISASIE EN BEHEER Roetine navrae Funksies Behoeftebepaling vir uitbreiding en stelsel ontleding Nuwe afdelings en kantore Beplanning en prosedure Delegasie van bevoegdheid Kantoor instruksies Rekord beheer Gradering van plaaslike owerheid Privatisering Bestuursvergaderings Impumelelo toekenings Prestasie bestuur 3. EIE RAAD- EN RAADSAANGELEENTHEDE Beleid Roetine navrae Verkiesings Vergaderings Komitees Besigheidsbelange van raadslede Suster stede Transformasie 4. PERSONEEL Poste beheer Bepaling van diensvoorwaardes Vakatures en aanstellings Finansieel Uitdienstreding Personeel beheer Personeel evaluering en gradering Personeel opgawes en statistiek Arbeidsverhoudinge Produktiwiteit Agentskapsooreenkomste en sekondering van personeel 5. FINANSIES Begroting Waardasies Belasting Lenings Tariewe Subsidies ontvnag Deposito`s Fondse en heffings Beleggings Eise Betalings van rekeninge Toelaes raadslede Invordering van gelde Versekering Rekepligtigheid Finasiële bystand Verliese Bank rekening Verslae en opgawes Vervalsing van geld 6. HUISHOUDELIKE VOORRAAD EN DIENSTE Huishoudelike voorraad Huishoudelike dienste 7. GEBOUE EN TERREINE Geboue Terreine 8. TENDERS, KWOTASIES EN KONTRAKTE Hoof lêers Spesifieke tenders en kwotasies Spesifieke kontrakte 9. VERSLAE EN OPGAWES Opgawes Verslae Opgawes aan ander Munisipale jaarboek 10. BEMARKING EN INLIGTING Eie bemarking en inligting Bemarking deur ander instansies Inligting: ander instansies Adres veranderinge 11 P a g e

12 11. FEESTE EN SOSIALE VERKEER Hoof lêers Feeste Sosiale verkeer 12. SAMESTELLING EN VERGADERINGS VAN LIGGAME EN ANDER BYEENKOMSTE Notules, verslae en beleidsbesluite Nasionaal en provinsiaal 13. REGSAANGELEENTHEDE Regs opinies en hofbeslissings Aanstellings van prokureurs Eise Vervolgings Gemeenskapsveiligheid 14. LISENSIES EN PERMITTE Aansoeke en uitreikings Handelslisensies Permitte 15. STADSBEPLANNING EN BEHEER Hoof lêers Stadsbeplanningsskema Stigting van dorpsgebiede 16. NOODSAAKLIKE DIENSTE Water Elektrisiteit Paaie en strate Riool Sanitasie 17. GEMEENSKAPSDIENSTE Gesondheid, Verkeersbeheer en Biblioteekdienste Behuising Stadsaal, Munisipale kantore, parke, tuine en oopruimtes Sport en ontspanning Voorsiening en instandhouding van Brandweer dienste Slagpale Skut Welsyn Geloof en kerke Rampbestuur Rekonstruksie en ontwikkelings programme Museums en gedenkwaardighede Senders en herleistasies Vliegveld Skietbaan Hondehokke Plaaslike Ekonomiese Ontwikkeling Kus- en Strandbeheer 12 P a g e

13 OUTOMATIES BEKIKBAAR SONDER DAT `N PERSOON MOET AANSOEK DOEN OM TOEGANG DAARTOE IN TERME VAN ARTIKEL 15 VAN DIE WET. BYLAE C BESKRYWING VAN KATEGORIEË VAN REKORDS OUTOMATIES BESKIKBAAR WYSE VAN TOEGANG TOT REKORDS: (Byvoorbeeld webblad) BESKIKBAAR IN TERME VAN ARTIKEL 15(1)(a) VAN DIE WET Artikel 15(1)(b) VIR INSPEKSIE IN TERME VAN ARTIKEL 15(1)(a)(i) VIR AANKOOP IN TERME VAN ARTIKEL 15(1)(a)(ii): 1. Raadsagendas en notules 2. Hersonering- en vergunningsgebruik aansoeke 3. Waardasie sertifikate 4. Waardasie rolle 5. Bouplanne 6. Erf planne 7. Geografiese inligting (anders as algemene openbare inligting) 1. Beskikbaar vir kopiëring. 2. Beskikbaar vir kopiëring. 3. Om gedruk te word. 4. Om gedruk te word. 5. Beskikbaar vir kopiëring / eienaar se goedkeuring benodig - ID Dokument en belasting rekening benodig. 6. Om gedruk te word. 7. Om gedruk te word. GRATIS BESKIKBAAR IN TERME VAN ARTIKEL 15(1)(a)(iii): 1. GOP 2. SDBIP 3. Ruimtelike ontwikkelingsraamwerk 4. Munisipale begroting 5. Raadslede kontak inligting 6. Munisipale bestuur kontak inligting 7. Departementele strukture en inligting 8. Verordeninge 9. Beleidsdokumente 10. Tariewe 11. Openbare kennisgewings 12. Persverklarings 13. Verslae 14. Senior Bestuur jaarlikse prestasie kontrakte Beskikbaar vanaf die munisipale webblad 13 P a g e

14 MUNISIPALE DIENSTE: DIE MUNISIPALITEIT LEWER DIE VOLGENDE DIENSTE: BYLAE D 1. Die voorsien en bestuur van begraafplase in Swellendam, Barrydale en Suurbraak. 2. Regulering van drankhandelsdae en ure. 3. Die beheer van heinings en omheinings in terme van die toepaslike verordeninge. 4. Die voorsiening en bestuur van biblioteekdienste. Biblioteke word in die volgende dorpe en voorstede, Barrydale, Swellendam (Sentrale Besigheidsdistrik), Swellendam (Railton), Suurbraak, Buffeljagsrivier en sateliet biblioteke te Malagas en Vleiplaas. 5. Munisipale beplannning en boubeheer (grongebruik beheer) (Struktuurplanne, ruimtelike ontwikkelingsraamwerk, en soneringskema-regulasies). 6. Die beheer van openbare oorlaste. 7. Geraasbeheer en beheer oor lugkwaliteit. 8. Verspreiding en verkoop van elektrisiteit in die gelisensieerde gebiede van Swellendam, Barrydale en Suurbraak. 9. Die bestuur en beheer van die straathandel. 10. Voorsiening van kindersorg fasiliteite. 11. Bevordering van plaaslike ekonomiese ontwikkeling. 12. Voorsiening en bestuur van munisipale openbare werke. 13. Voorsiening en instandhouding van munisipale paaie en sypaadjies. 14. Voorsiening, instandhouding en bestuur van openbare plekke, openbare sale, plaaslike geriewe, strande en vermaak fasiliteite. 15. Voorsiening, instandhouding en bestuur van sportfasiliteite in Swellendam, Barrydale, Suurbraak en Buffeljagsrivier. 16. Voorsiening en bestuur van munisipale parke en ontspanningsfasiliteite. 17. Voorsiening en bestuur van stormwater-bestuurstelsels in beboude gebiede. 18. Befondsing aan die Swellendam Toerisme Organisasie vir die lewering van `n plaaslike toerisme funksie. 19. Beheer en bestuur van jetties en sleephellings by Malagas en Infanta. 1. Die beheer en administrasie van Rieviere in terme van `n dienslewerings ooreenkoms met die Lower Breede River Conservancy Trust. 2. Voorsiening en bestuur van reiniging dienste. 3. Voorsiening en bestuur van huishoudelike vullisverwydering dienste in die dorpe en gebiede van Swellendam, Barrydale, Suurbraak, Buffeljagsrivier, Malagas en Infanta. 4. Voorsiening en bestuur van stortingsterreine in Swellendam, Barrydale, Suurbraak, Infanta en Malagas. 5. Beheer en regulering van advertensietekens en buitelug-reklame. 6. Voorsiening en bestuur van `n skut vir diere (beperte fasiliteit). 7. Voorsiening en instandhouding van straatbeligting in beboude gebiede. 8. Voorsiening en bestuur van verkeerdienste, verkeerswetstoepassing, padmerke en verkeerstekens. 9. Voorsiening, instandhouding en bestuur van waterdienste wat opgaar damme, watersuiwering en reservors insluit vir huishoudelike en industriële gebruik. 10. Berging en verspreiding van lei- en besproeiingswater in Swellendam, Barrydale en Suurbraak 11. Voorsiening en bestuur van rioolwerke en sanitasiedienste vir huishoudelike en nywerheidsgebruik. Rioolwerke in Swellendam, Buffeljagsriver, Suurbraak en Barrydale. Sluit in netwerke en suiweringswerke. 12. Voorsiening, instandhouding en bestuur van risiko beheermaatreëls soos brandpaaie. 13. Bestuur van plaaslike ramp situasies. 14. Die voorsiening van nood behuising en verwante munisipale dienste vir informele nedersettings. 15. Die beheer van die aanhou van diere in beboude gebiede. 16. Plakker beheer en bestuur. 17. Die uitwissing van indringerplante op openbare grond. 18. Wetstoepassing ten opsigte van munisipale verodeninge. 14 P a g e

15 BYLAE E MUNISIPALITEIT VAN SWELLENDAM AANSOEK VIR TOEGANG TOT `N REKORD (Artikel 18(1) van die Wet op die bevordering tot toegang tot inligting, 2000 (Wet 2 van 2000) A: Besonderhede van die liggaam Die Munisipale Bestuurder Swellendam Munisipaliteit Posbus 20 of Voortrekstraat 49, Swellendam 6740 TEL: (028) 514 8500 FAKS: (028) 5142694 E-pos: records@swellenmun.co.za Aansoek vir inligting in terme van die Wet op die bevordering tot die toegang tot inligting, 2000 (Wet 2 van 2000). Die aansoekvorm sal slegs verwerk word indien dit volledig ingevul en onderteken word en die voorgeskrewe aansoekgelde betaal word. Verwysings nommer: VIR AMPTELIKE GEBRUIK Aansoek ontvang deur: (naam van inligtings beampte). Datum ontvang: te: Aansoek gelde: R Kwitansie nr. Deposito: R Kwitansie nr. Toegangs gelde: R Kwitansie nr. Handtekening van inligtingsbeampte: B. Besonderhede van persoon wat toegang tot `n rekord versoek: (a) Die besonderhede van die persoon wat toegang tot die rekord versoek, moet hieronder verstrek word. (b) Die adres en / of faksnommer in die Republiek, waarheen die inligting gestuur moet word, moet verskaf word. (c) Bewys van die hoedanigheid waarin die versoek gerig word, indien van toepassing, moet aangeheg word. 15 P a g e

16 Volle naam en van: Identiteitsnommer: Pos adres: Faks nommer: Telefoon nommer: E-pos adres: C. Besonderhede van persoon ten opsigte van wie die aansoek gemaak word: Hierdie deel moet slegs voltooi word indien die aansoek ten opsigte van `n ander persoon gemaak word. Volle name en van: Identiteitsnommer: D. Besonderhede van rekord: (a) Volledige besonderhede van die rekord waartoe toegang versoek word en om dit op te spoor, insluitende die verwysingsnommer, indien dit aan u bekend is, moet vermeld word. (b) Indien die ruimte onvoldoende is, gaan asseblief voort op aparte blad of bladsye en heg dit hierby aan. (c) Die aansoeker moet alle addisionele bladsye onderteken. 1. Beskrywing van rekord of toepaslike deel daarvan: 2. Verwysingsnommer, indien beskikbaar: 3. Enige verdere besonderhede van die rekord: E. Tariewe: (a) `n Aansoek tot toegang tot 'n rekord, andersins as 'n rekord wat persoonlike inligting ten opsigte van uself bevat, sal slegs verwerk word nadat die voorgeskrewe aansoekgelde betaal is. (b) U sal in kennis gestel word van die bedrag betaalbaar as aansoekfooi. (c) Die gelde betaalbaar vir toegang tot 'n rekord hang af van die vorm waarin toegang verlang word en die redelike tyd wat nodig is om dit op te spoor en voor te berei vir openbaarmaking. (d) Indien u kwalifiseer vir vrystelling van die betaling van enige gelde, meld u asseblief die rede vir vrystelling aandui. 4. Rede vir vrystelling van die betaling van gelde: 16 P a g e

17 F. Wyse waarop toegang tot `n rekord vereis word: If Indien u weens `n gestremdheid nie die rekord sal kan lees, bestudeer of daarna sal kan luister op die wyse waarop dit voorsien kan word nie, moet u die volgende deel voltooi. Gestremdheid: Wyse waarop toegang vereis word: Merk die toepaslike plek met `n X. NOTAS: (a) Voldoening aan u vereiste vir `n rekord sal afhang van die formaat waarin die rekord beskikbaar is. (b) Toegang tot `n rekord mag onder sekere omstandighede geweier word. U sal in kennis gestel word indien toegang in `n ander formaat beskikbaar gestel sal word. (c) Die bedrag betaalbaar vir toegang tot `n rekord, indien enige, sal gedeeltelik afhang in die formaat waarin die rekord vereis word. 1. Indien die rekord in `n gedrukte formaat is: Kopie van rekord* Inspeksie van rekord: 2. Indien rekord bestaan uit visuele beelde:- (Sluit in foto s, skuifies, video opnames, rekenaar beelde, sketse ens.): Besigtiging van die beelde Kopie van die beelde* 3. Indien rekord bestaan uit opnames wat gereproduseer kan word in:- Luister na die klankbaan (klankkasset) Transkripsie van die beelde* Transkripsie van klankbaan* (skriftelik of in gedrukte vorm) 4. Indien die rekord op rekenaar of in elektroniese of masjien-leesbare vorm gehou word:- Gedrukte kopie van rekord* Gedrukte afskrif van inligting verkry uit `n rekord* *Indie u `n afskrif of transkripsie van 'n rekord (soos bo) versoek, verkies u dat die kopie of transkripsie gepos word? Posgeld is betaalbaar. Ja Kopie van in `n rekenaar leesbare formaat* Stafie/Kompak skyf. Nee Let daarop dat indien die rekord nie beskikbaar is in die taal wat u verkies nie, kan toegang in die taal toegestaan waarin die rekord beskikbaar is. In watter taal verkies u die rekord? 17 P a g e

18 G. Besluit ten opsigte van die aansoek om toegang tot inligting:- U sal skriftelik ingeliog word of u aansoek goedgekeur / afgekeur is. Indien u op `n ander wyse ingelig wil word spesifiseer asseblief die wyse en voorsien die nodige besonderhede om aan u versoek te kan voldoen. Hoe verkies u om ingelig te word van die besluit rakende u versoek om toegang tot die rekord? Geteken te hierdie dag Van 20 ---------------------------------------------------------- HANDTEKENING VAN AANSOEKER OF VAN PERSOON TE BEHOEWE VAN WIE AANSOEK GEDOEN WORD. 18 P a g e