1. Filosofia sistemelor informatice 1.1. Definirea conceptului de sistem informatic

Transcription

1 1. Filosofia sistemelor informatice 1.1. Definirea conceptului de sistem informatic Funcţionarea unui sistem informaţional decizional presupune desfăşurarea următoarelor activităţi: - culegerea datelor despre starea sistemului condus şi a mediului său înconjurător; - transmiterea datelor în vederea prelucrării; - prelucrarea datelor în scopul asigurării cu informaţii necesare procesului decizional; - adoptarea deciziilor şi transmiterea acestora spre execuţie; - asigurarea controlului şi urmărirea înfăptuirii deciziilor. Sistemul informaţional face legătura între sistemul condus şi sistemul de conducere, fiind subordonat acestora. Această legătură este bidirecţională. Se poate spune că sistemul informaţional este umbra proceselor economice din unitate. Utilizarea tehnicii de calcul a produs mutaţii în modul de realizare a activităţilor desfăşurate în cadrul unui sistem informaţional, şi implicit a determinat apariţia conceptului de sistem informatic. Sistemul informatic este un ansamblu de elemente intercorelate funcţional în scopul automatizării obţinerii informaţiilor necesare fundamentării deciziilor. SI se prezintă sub forma unei cutii negre care are intrări informaţionale ce sunt transformate în informaţii de fundamentare a deciziilor prin intermediul unor resurse, reguli, proceduri. Intrări informaţionale Resurse Proceduri Reguli oameni echipamente Ieşiri informaţionale Schema bloc a unui sistem informatic 1.2. Locul şi rolul unui sistem informatic Sistemul informatic este inclus în cadrul sistemului informaţional şi are ca obiect de activitate, în general, procesul de culegere, verificare, transmitere, stocare şi prelucrare automată a datelor (datele sunt materia primă, iar informaţiile sunt produsul finit). 1

2 SISTEM INFORMAŢIONAL SISTEM DE CONDUCERE SISTEM INFORMATIC SISTEM CONDUS Prin implementarea unor modele matematice şi utilizarea tehnicii de calcul în activităţile specifice, sistemul informatic imprimă valenţe sporite sistemului informaţional sub aspect cantitativ şi calitativ. Este vorba de creşterea capacităţii de calcul sub aspectul volumului de datelor prelucrate şi a operaţiilor efectuate, creşterea exactităţii informaţiilor, sporirea operativităţii, complexităţii şi completitudinii situaţiilor de raportare-informare etc. Toate acestea determină o apropiere mai mare a decidentului de fenomenele şi procesele economice pe care le are în atenţie, cu multitudinea aspectelor economice pozitive care derivă din aceasta. În ceea ce priveşte raportul dintre sistemul informatic şi sistemul informaţional, se poate aprecia că sistemul informatic tinde spre egalarea dimensiunilor sistemului informaţional, însă nu are sfera de cuprindere egală cu cea a celui din urmă, deoarece în cadrul sistemului informaţional pot exista activităţi ce nu pot fi automatizate 100% Elementele componente ale sistemului informatic Un sistem informatic este compus din 6 grupe de elemente: A) Baza tehnico-materială a sistemului; B) Programele necesare SI; C) Baza informaţională; D) Baza ştiinţifică şi metodologică; E) Resursele umane; F) Cadrul organizatoric. A) Baza tehnico-materială este constituită din totalitatea echipamentelor de culegere, verificare, transmitere, stocare şi prelucrare a datelor. Reprezintă hardware-ul sistemului informatic. B) Programele necesare SI reprezintă software-ul sistemului informatic şi cuprinde totalitatea programelor necesare pentru funcţionarea acestuia: sistemul de operare, soft specializat pentru gestiunea datelor (SGBD, SGF), programe de aplicaţii. 2

3 C) Baza informaţională - se referă la datele supuse prelucrării, fluxurile informaţionale, sistemele şi nomenclatoarele de coduri D) Baza ştiinţifică şi metodologică constă din modele matematice ale proceselor şi fenomenelor economice, metode şi tehnici de realizare a sistemelor informatice. E) Resursele umane sunt formate din personalul de specialitate (analişti, programatori, ingineri de sistem, administratori de baze de date, operatori etc) şi din beneficiarii sistemului. Deoarece analiştii de sisteme informatice nu pot să cunoască specificul tuturor unităţilor beneficiare cu care ar putea veni în contact în decursul timpului, în echipa de realizare a sistemului informatic se cooptează şi specialişti din partea unităţii beneficiare, care să aibă idee de ceea ce se poate face cu calculatorul, dar mai ales să ştie foarte bine ce vor de la calculator, în contextul viitorului sistem informatic. Se crează deci o echipă mixtă de realizare a sistemului informatic. F) Cadrul organizatoric este specificat în regulamentul de organizare şi funcţionare (ROF) al unităţii în care funcţionează sistemul informatic Obiectivele sistemelor informatice 1. Definiţie SI sunt incluse în sist. informaţionale, iar acestea sunt destinate deservirii conducerii unităţii economice, deci se poate aprecia că obiectivul principal al SI coincide cu obiectivul general al activităţilor economice de bază. Obiectivul principal urmărit prin introducerea unui SI îl constituie asigurarea selectivă şi în timp util a tuturor nivelurilor de conducere cu informaţii necesare şi reale pentru fundamentarea şi elaborarea operativă a deciziilor cu privire la desfăşurarea cât mai eficientă a întregii activităţi din unitatea economică. Obiectivul principal se referă deci la întreaga activitate din unitatea economică. În scopul cunoaşterii mai îndeaproape a activităţii, şi desfăşurării acesteia în cele mai bune condiţii, pot fi definite şi alte obiective secundare, care sunt numite condiţii pentru realizarea obiectivului principal. Între obiectivul principal şi obiectivele secundare trebuie să existe o compatibilitate, în sensul că realizarea obiectivelor secundare trebuie să ducă la realizarea obiectivului principal. Reciproca este şi ea valabilă. 2. Clasificarea obiectivelor 2.1. Dpdv al domeniilor de activitate asupra cărora se răsfrâng efectele economice A) Obiective generale sunt obiectivele ce afectează activitatea de bază din cadrul unităţii economice (aprovizionare, producere, desfacere). Ex. obiectiv: Creşterea gradului de încărcare a capacităţii de producţie. Se realizează prin implementarea unor modele matematice, planificare, programare, ordonanţare, lansare şi urmărire a producţiei. SAU prin implementarea unor modele şi tehnici avansate de planificare a reviziilor şi reparaţiilor capitale ale utilajelor. Ex. obiectiv: Creşterea productivităţii muncii. Se realizează prin utilizarea raţională a forţei de muncă (urmărirea operativă a activităţii de personal se realizează pe calculator). 3

4 Ex. obiectiv: Utilizarea optimă a capacităţii de transport (pentru parcuri auto). Se realizează prin implementarea unor modele matematice care optimizează rutele de transport, corelarea volumului mărfii de transportat cu capacitatea mijloacelor de transport. Ex. obiective: Scăderea numărului personalului administrativ. Creşterea profitului şi a rentabilităţii unităţii economice. B) Obiective specifice sunt obiectivele ce afectează funcţionarea sistemului informaţional. Ex. obiective: Creşterea vitezei de răspuns la solicitările beneficiarilor. Creşterea exactităţii şi preciziei în procesul de prelucrare a datelor şi informare a conducerii. Asigurarea completitudinii informaţiilor necesare conducerii. Asigurarea oportunităţii informaţiilor necesare conducerii. Simplificarea şi raţionalizarea fluxurilor informaţionale. Efectele economice ale realizării obiectivelor referitoare la funcţionarea sistemului informaţional sunt greu de cuantificat, însă pot fi estimate. În final ele vor influenţa pozitiv desfăşurarea activităţii de bază. În concluzie, efectele economice ale implementării informatice sunt directe şi indirecte Dpdv al posibilităţilor de cuantificare a efectelor acestora (obiectivelor) A) Obiective cuantificabile (de ordin cantitativ) : creşterea volumului producţiei, scăderea cheltuielilor de transport, scăderea consumurilor specifice de materii prime şi materiale B) Obiective necuantificabile (de ordin calitativ) : creşterea prestigiului unităţii economice se realizează de ex prin creşterea calităţii producţiei (sau serviciilor), scăderea refuzurilor la beneficiar (numărului de reclamaţii). 3. Necesitatea clasificării obiectivelor SI La nivelul unei unităţi economice pot apare o mulţime de obiective, dar deoarece resursele de realizare a lor sunt limitate, se impune cunoaşterea şi abordarea lor prioritară în funcţie de cerinţele conducerii. Prin prezentarea obiectivelor în faţa conducerii şi apoi în rândul salariaţilor, apare posibilitatea cunoaşterii acestora, înţelegerii mai bine a cerinţelor ce impun realizarea obiectivelor, şi ca urmare se va dobândi o apropiere şi un accept mai larg a tuturor factorilor care pot să concure la implementarea SI Clasificarea sistemelor informatice 1. În funcţie de domeniul activităţilor la care se referă (domeniul de utilizare): A) SI pentru conducerea activităţilor economico-sociale. Specificul acestora este faptul că datele de intrare sunt furnizate de regulă prin documente întocmite de om (sau prin date introduse manual). Datele de ieşire sunt furnizate de sistem sub formă de documente (liste, rapoarte, grafice etc) pentru o mai bună percepere a acestora de către om. B) SI pentru conducerea proceselor tehnologice se caracterizează prin : Datele de intrare sunt asigurate sub forma unor semnale (impulsuri electronice) transmise de anumite dispozitive în mod automat, care caracterizează diverşi parametri ai procesului tehnologic: presiune, temperatură, umiditate, compoziţie. Datele de ieşire se transmit sub formă de semnale unor organe de execuţie (regulatoare) care modifică automat parametrii procesului tehnologic. Astfel se execută comanda şi controlul automat al procesului 4

5 tehnologic. Ex de astfel de sisteme: procesul tehnologic privind fabricarea cimentului, dirijarea şi controlul laminoarelor de oţel, procese din petrochimie, fabricarea hârtiei etc. Apar diferenţe între obiectivele celor două categorii de sisteme (A şi B). Cele pentru conducerea proceselor tehnologice au ca obiective îmbunătăţirea randamentului agregatelor, urmărirea siguranţei în funcţionare, creşterea indicatorilor de calitate a produselor, îmbunătăţirea altor indicatori tehnico- economici. C) SI pentru activitatea de cercetare şi proiectare îşi propun să asigure automatizarea calculelor ştiinţifice, proiectarea asistată de calculator şi alte facilităţi necesare specialiştilor din domeniile respective. D) SI pentru conducerea unor activităţi (domenii) speciale destinate unor domenii specifice de activitate: informare şi documentare, medicină, domeniul juridic etc. Ex: SRI, Poliţie, Evidenţa populaţiei. 2. În funcţie de nivelul ierarhic ocupat de sistemul economic în structura organizatorică a societăţii: A) SI pentru conducerea activităţii la nivelul unităţii economice pot fi descompuse în subsisteme informatice asociate funcţiunilor unităţilor economice : SI pentru producţie, SI financiar-contabil, SI comercial, SI pentru resurse umane etc. B) SI pentru conducerea activităţii la nivelul organizaţiilor cu structură de grup - SI la nivelul regiilor autonome, la nivelul unor departamente etc. Structura unui SI de acest tip rezultă prin integrarea după principii sistemice a SI aferente unităţilor componente, Ieşirile acestor SI fiind preluate de SI al organului de conducere al întregii organizaţii. C) SI teritoriale - la nivelul unităţilor administrativ-teritoriale, servesc fundamentarea deciziilor adoptate de către organele locale de conducere (orăşeneşti, judeţene). D) SI pentru conducerea ramurilor, subramurilor şi activităţilor la nivelul economiei naţionale sunt elaborate şi administrate de ministerele, departamentele sau organele care au prin lege sarcina de a coordona metodologic grupele respective de activităţi. E) SI funcţionale generale intersectează toate ramurile şi activităţile ce au loc în spaţiul economiei naţionale: sistemul financiar, sistemul bancar, sistemul statistic. 3. În funcţie de rolurile majore pe care le îndeplinesc într-o organizaţie: Sistemele informatice îndeplinesc roluri de suport operaţional, managerial şi strategic în afaceri şi organizaţii, putând fi grupate în sisteme informatice pentru funcţiunile întreprinderii, sisteme informatice operaţionale şi sisteme informatice manageriale. 5

6 Sisteme informaţionale Sisteme informaţionale Operaţionale Operaţionale Manageriale Manageriale Funcţiunile întreprinderii Funcţiunile întreprinderii Procesarea Procesarea tranzacţiilor tranzacţiilor Raportare Raportare Marketing Marketing Controlul Controlul proceselor proceselor Suport Suport pentru pentru decizii decizii Financiar Financiar Birotică Birotică şi şi comunicaţii comunicaţii Informaţionale Informaţionale executive executive Contabilitate Contabilitate etc. etc. A) SI pentru funcţiunile întreprinderii Pentru un manager este important să înţeleagă faptul că SI sprijină direct funcţiile operaţionale şi manageriale ale organizaţiei în contabilitate, finanţe, resurse umane, marketing şi management operaţional. De exemplu, managerii din marketing au nevoie de informaţii despre volumul şi tendinţele vânzărilor, furnizate de SI de marketing (Aplicaţii: Managementul vânzărilor, Cercetări de piaţă şi previziuni, Promovare şi publicitate, Automatizarea activităţii de desfacere, Marketing interactiv, Managementul Relaţiilor cu clienţii Costumer Relationship Management = CRM-, Managementul producţiei). Directorii economici au nevoie de informaţii referitoare la costuri financiare şi beneficii, furnizate de SI financiare (Aplicaţii: Întocmirea Bugetului de venituri şi cheltuieli = BVC, Planificare financiară, Cash management, Managementul investiţiilor). Managerii responsabili cu producţia au nevoie de informaţii prin care să analizeze necesităţile de resurse şi productivitatea muncii, furnizate de SI de fabricaţie. Managerii responsabili cu personalul necesită informaţii referitoare la drepturile salariale ale angajaţilor şi dezvoltarea profesională, furnizate de SI ale resurselor umane (Aplicaţii: Evidenţa personalului, Salarizare, Perfecţionarea calificării personalului). În concluzie, SI pentru funcţiunile întreprinderii furnizează managerilor o varietate de informaţii pentru fundamentarea deciziilor în ariile funcţionale ale afacerilor. B) SI operaţionale SI operaţionale prelucrează date generate şi utilizate în operaţii de afaceri. În funcţie de rolul pe care îl au există mai multe categorii: sisteme de procesare a tranzacţiilor - înregistrează şi prelucrează date rezultate din tranzacţii, actualizează bazele de date şi produc o varietate de documente şi rapoarte; sisteme de control al proceselor furnizează deciziile operaţionale care controlează procesele fizice; sisteme automatizate de servicii cele care sprijină comunicaţiile. SI au fost întotdeauna necesare pentru procesarea datelor generate şi utilizate în operaţiile de afaceri. SI operaţionale produc o varietate de informaţii, dar ele 6

7 (informaţiile) nu pun în evidenţă care produse informaţionale sunt cele mai potrivite pentru manageri. Din acest motiv este necesară o procesare ulterioară prin intermediul sistemelor informatice. Terminal la punctul de vânzare Calculator central Staţie de lucru Tranzacţii de vânzări Tranzacţii de vânzări Răspunsuri de control Răspunsuri de control Procesarea tranzacţiilor Procesarea tranzacţiilor Actualizarea BD Actualizarea BD Procesare Procesare interogare/ interogare/ răspuns răspuns Interogări şi Interogări şi afişări afişări BD BD pentru pentru inventariere inventariere BD BD pentru pentru client client BD BD pentru pentru vânzări vânzări Sistem de procesare a tranzacţiilor Exemplul din figura de mai sus ilustrează componentele şi activităţile unui sistem de procesare a tranzacţiilor de vânzări, care achiziţionează date de tranzacţionare a vânzărilor, actualizează bazele de date şi răspunde la interogările utilizatorului. B1) Sisteme de procesare a tranzacţiilor SI operaţionale includ majoritatea sistemelor de procesare a tranzacţiilor, care au evoluat de la SI manuale la sisteme mecanice de prelucrare a datelor şi apoi la sistemele de prelucrare electronică a datelor. Sistemele de procesare a tranzacţiilor înregistrează şi procesează date rezultate din tranzacţii cum ar fi vânzări, cumpărări şi modificări de inventar. Ele pot procesa date create prin modificări ale articolelor dintr-un fişier al bazei de date (de exemplu schimbările de nume şi adresă ale unui client), generând o varietate de produse de tip informaţional pentru uzul intern sau extern (de exemplu facturi pentru client, cecuri de plată, chitanţe de vânzări, comenzi de achiziţii, plăţi de dividende, plăţi de taxe şi facturi financiare) şi punând în evidenţă bazele de date utilizate de o organizaţie pentru procesarea ulterioară, prin intermediul sistemelor informaţionale manageriale. B2) Sisteme de control al proceselor SI operaţionale generează informaţii pentru fundamentarea deciziilor de rutină, care controlează procesele operaţionale programate. Regulile decizionale subliniază acţiunile care trebuie întreprinse când un sistem informatic este confruntat cu o mulţime de evenimente. Există o categorie de sisteme informatice denumite sisteme de control al proceselor, în care deciziile de ajustare a procesului de producţie sunt realizate automat 7

8 de calculatoare. Rafinăriile de petrol şi liniile de asamblare ale întreprinderilor automatizate folosesc astfel de sisteme, care monitorizează un proces fizic, achiziţionează şi prelucrează date detectate de senzori şi realizează ajustări ale procesului în timp real B3) Sisteme automatizate de servicii Unul din rolurile sistemelor informatice operaţionale este dezvoltarea metodelor tradiţionale de birotică şi a comunicaţiilor bazate pe suportul de hârtie. Sistemele automatizate de servicii achiziţionează, prelucrează, stochează şi transmit date şi informaţii într-o formă specifică comunicaţiilor electronice. Sistemele automate se bazează pe procesarea de text, telecomunicaţii şi alte tehnologii ale sistemelor informaţionale. Exemplele de aplicaţii tipice de birotică includ procesoare de text, poştă electronică, activitate de publicare, teleconferinţe şi procesarea documentelor tip imagine. C) SI manageriale SI manageriale furnizează informaţii pentru a sprijini activitatea de adoptare a deciziilor. Cele mai importante sisteme manageriale au drept obiective: raportări predefinite şi planificate pentru manageri realizate de sistemele de raportare a informaţiilor; suport interactiv şi ad-hoc pentru luarea deciziilor de către manageri realizat de sistemele suport pentru decizii; informaţii importante pentru managementul la vârf furnizate de SI executive. SI manageriale sunt proiectate pentru a furniza informaţii precise, oportune şi relevante, necesare adoptării deciziilor efective. Conceptul de sistem informatic managerial a fost dezvoltat pentru a contracara o dezvoltare ineficientă şi o utilizare ineficace a calculatoarelor electronice. Importanţa sistemelor informatice manageriale rezidă în faptul că acestea subliniază orientarea managerială a procesării informaţiei în afaceri. Un scop important al sistemelor informatice bazate pe tehnologia informaţiei şi comunicaţiilor este acela de suport pentru managementul luării deciziilor şi nu doar de procesare a datelor generate de sistemul operaţional. Aceasta subliniază faptul că trebuie folosit un cadru sistemic pentru a organiza activităţile şi funcţiunile sistemelor informatice. Figura de mai jos ilustrează relaţiile dintre sistemele informatice manageriale şi sistemele informatice operaţionale în raport cu funcţiunile întreprinderii. Sistemele informatice manageriale sprijină necesităţile de luare a deciziilor ale managementului strategic, tactic şi operaţional. Sistemele informatice operaţionale sprijină cerinţele de procesare a informaţiilor implicate de o anumită activitate. 8

9 Management Sisteme informaţionale Strategic Manageriale Operaţionale Tactic Tactic Executive Procesarea tranzacţiilor Operaţional Suport Suport pentru pentru decizii decizii Controlul proceselor Operaţii de de afaceri afaceri De De raportare Birotică şi şi comunicaţii Raportul managerial-operaţional la nivelul sistemelor informaţionale Furnizarea informaţiilor şi sprijinirea adoptării deciziilor manageriale la toate nivelurile managementului este o problemă complexă. Conceptual, sunt necesare mai multe tipuri de sisteme informatice pentru sprijinirea responsabilităţilor utilizatorilor manageriali, dintre care trei prezintă o mai mare importanţă: sisteme de raportare a alternativelor decizionale, sisteme suport pentru decizii şi sisteme informatice executive. Figura de mai jos ilustrează câteva dintre resursele necesare şi informaţiile produse de mai multe tipuri de sisteme informatice manageriale. Se observă astfel componentele de sistem necesare pentru furnizarea unui raport informaţional, suport decizional, informaţie strategică şi expertiză pentru utilizatorii manageriali. Informaţii pentru decizii Software pentru: -raportare informaţie -suport decizional -informaţii strategice -expertize Baza Baza de de cunoştinţe cunoştin tinţe Baza Baza de de modele modele Utilizator managerial Staţie de lucru pentru management Calculator mainframe sau minicalculator Baza Baza de de date date 9

10 C1) Sisteme de raportare a informaţiilor Sistemele de raportare furnizează managerilor informaţii care sprijină în mare măsură necesităţile de luare a deciziilor, prin accesarea bazelor de date cu informaţii despre operaţii interne procesate anterior de sistemele de procesare a tranzacţiilor. Datele despre cadrul de afaceri se obţin din surse externe. Informaţiile accesibile managerilor includ rapoartele furnizate la cerere, periodic conform unui program predeterminat sau în condiţii excepţionale. De exemplu, managerii de vânzări pot accesa rapoarte generate instantaneu ca răspuns la solicitarea de a analiza vânzarea unui anumit produs, rapoarte săptămânale de analiză a vânzărilor pentru a evalua rezultatele vânzărilor de produse, a agenţilor şi a zonelor de vânzare sau rapoarte automate generate de câte ori un agent de vânzări nu obţine rezultatele de vânzări scontate pe parcursul unei perioade specificate. C2) Sisteme suport pentru decizii Sistemele suport pentru decizii reprezintă o evoluţie naturală de la sistemele de raportare a informaţiei la sisteme de procesare a tranzacţiilor. Aceste sisteme sunt interactive, reprezentând sisteme informaţionale bazate pe TIC, care utilizează modele decizionale şi baze de date specializate pentru asistarea managerilor în procesele de adoptare a deciziilor. Astfel, ele sunt diferite de sistemele de procesare a tranzacţiilor, care îşi concentrează atenţia pe procesarea datelor generate de tranzacţii şi afaceri. De asemenea, ele diferă de sistemele de raportare a informaţiilor care se focalizează pe furnizarea unor rapoarte pre-specificate pentru manageri, rapoarte care îi ajută pentru luarea unor decizii complexe. În schimb, sistemele suport pentru decizii furnizează managerilor informaţii într-o sesiune interactivă sau într-o modalitate ad-hoc (în funcţie de necesitate). Un astfel de sistem furnizează modelări analitice, sisteme de regăsire a datelor şi capacităţi de prezentare a informaţiei, care permit managerilor să genereze informaţiile necesare pentru a adopta decizii într-un proces interactiv computerizat. De exemplu, aplicaţiile de calcul tabelar permit unui manager să primească răspunsuri interactive la cereri ad-hoc pentru vânzări sau previziuni ale profitului formulate în cadrul unor modele analitice 1. Răspunsurile diferă de cele pre-specificate ale sistemelor de raportare a informaţiilor. Când se utilizează un sistem suport pentru decizii, managerii cercetează alternativele posibile şi primesc informaţii experimentale bazate pe un set de prezumţii alternative. Astfel, decidenţii nu trebuie să specifice a priori cerinţele informaţionale, sistemul asistându-i interactiv să găsească informaţiile de care au nevoie. C3) Sisteme informatice executive SI executive sunt sisteme informatice manageriale edificate pe necesităţile informaţionale ale managementului strategic. Managerii îşi procură informaţiile necesare din mai multe surse, incluzând scrisori, note, reviste şi rapoarte realizate manual sau prin intermediul sistemelor computerizate, din întâlniri, convorbiri telefonice şi activităţi sociale. Scopul principal al sistemelor informatice executive este de a oferi decidenţilor care asigură managementul strategic al organizaţiei accesul rapid şi facil la informaţiile despre factorii critici în îndeplinirea obiectivelor strategice. Astfel de sisteme presupun utilizarea reprezentărilor grafice şi accesul rapid la conţinutul bazelor de date pentru furnizarea informaţiilor despre starea curentă şi tendinţele proiectate ale componentelor 1 Două astfel de modele frecvent utilizate în activitatea managerială sunt interogările de tipul what-if şi goal-seeking analysis 10

11 strategice din organizaţie Organizaţia economică sistem cibernetic Plecând de la definiţia generală a noţiunii de sistem conform căreia acesta poate fi orice entitate din viaţa reală, pentru care se identifică un ansamblu de componente (fenomene, obiecte, procese, noţiuni, concepte, entităţi sau colectivităţi) aflate atât în relaţii reciproce, cât şi cu mediul înconjurător şi care acţionează în comun pentru atingerea unor obiective bine stabilite putem stabili cu uşurinţă că orice organizaţie economică poate fi considerată un sistem deschis, adaptabil, care operează într-un mediu de afaceri. Control Management Feed-back Sisteme informaţionale ionale Resurse economice: - oameni; - bani; - materiale; - maşini; - terenuri; - facilităţi; - energie; - informaţii. Element de intrare Resurse organizaţionale ionale: - producţie; - marketing; - finanţe; - personal; - alte procese. Prelucrare Bunuri şi i servicii: - produse; - servicii; - plăţi; - contribuţii; - informaţii; - alte efecte. Element de ieşire Organizaţia economică sistem cibernetic Văzută ca sistem, orice organizaţie cuprinde şase componente de sistem interdependente: Inputul (X) - resursele economice cum sunt cele umane, financiare, materiale, maşini, terenuri, facilităţi, energie şi informaţii, care sunt preluate din mediul său şi utilizate în activităţile de sistem. Funcţia de transformare (S) - procesele organizaţionale ca cercetarea, dezvoltarea, producţia, marketingul, desfacerea, care transformă inputul în output. Outputul (Y) rezultatele funcţiei de transformare, care constau în produse şi servicii, plăţi ale angajaţilor şi ale furnizorilor, dividende, contribuţii, taxe şi informaţii către sistemul extern (mediu înconjurător). Feedback-ul (R) constituie elementul definitoriu al unui sistem cibernetic, care asigură funcţia de autoreglare, atunci când outputul nu corespunde cu obiectivele stabilite (Z) în cadrul sistemului reprezentat de organizaţia economică. 11

12 X X Intrări Z Z S Y Y Ieşiri RR Autoreglarea (feed-back-ul) Controlul - managementul este componenta de control a unui sistem organizaţional, care vizează funcţiunile întreprinderii astfel încât performanţa sistemului să atingă obiectivele organizaţionale (cum sunt profitabilitatea, cota de piaţă sau responsabilitatea socială). Mediul - orice organizaţie economică este un sistem deschis, adaptabil, care partajează elementele de intrare şi elementele de ieşire cu alte sisteme din mediul său. O organizaţie trebuie să întreţină relaţii corespunzătoare cu alte sisteme economice, politice şi sociale din mediul său. Grupul de sisteme include mai mulţi factori cum sunt clienţii, furnizorii, competitorii, acţionarii, uniunile sindicale, instituţiile financiare, agenţiile guvernamentale şi comunităţile, fiecare având propriile obiective relativ la organizaţia în cauză. Sistemele informaţionale sunt cele care facilitează interacţiunea dintre organizaţie văzută ca sistem şi fiecare dintre factorii enumeraţi. Pe de altă parte, având în vedere definirea unui sistem cibernetic (caracterizat prin existenţa a cel puţin două subsisteme între care există autoreglarea prin conexiune inversă) şi analizând acest lucru pentru sistemul informaţional economic putem constata că acesta are caracter cibernetic. Caracterul de sistem cibernetic este întărit de faptul că sistemul informaţional economic are propriile obiective, metode, tehnici şi resurse. La nivelul sistemului informaţional economic se pot identifica cel puţin două subsisteme interdependente, care asigură stabilitatea întregului sistem: subsistemul informaţional managerial (de conducere) şi subsistemul informaţional operaţional (condus). În cadrul procesului informaţional se derulează fazele formării informaţiei economice: culegerea datelor rezultate din procesul direct productiv al sistemului economic, verificarea şi transmiterea lor pentru prelucrarea propriu-zisă (indiferent de mijloacele tehnice), formarea informaţiei economice şi arhivarea acesteia. O parte din fazele procesului informaţional (de exemplu culegerea datelor din evidenţa primară) se realizează în cadrul subsistemului operaţional (condus) al sistemului economic. Se poate aprecia că subsistemul în care are loc procesul informaţional împreună cu o parte din subsistemul operaţional formează subsistemul condus al sistemului cibernetic informaţional. Rolul principal al subsistemului informaţional condus constă în asigurarea cu informaţii pentru conducerea întregului sistem economic, pentru funcţionarea sistemului informaţional şi pentru menţinerea acestuia în cadrul unor limite prestabilite. 12

13 Al doilea element al sistemului informaţional îl constituie procesul managerial al sistemului, care are la bază metode specifice de conducere, similare managementului sistemului economic în ansamblu. Subsistemul informaţional managerial are un rol special, recepţionând informaţii şi cerinţe pe de o parte, iar pe de altă parte, transmiţând la rândul său decizii. Cerinţele de informaţii pe care le recepţionează au scopul de a menţine şi asigura o concordanţă deplină între sistemul economic şi sistemul informaţional care îl caracterizează. Cerinţele sunt de genul creării unor noi informaţii, abandonării unor informaţii care nu mai sunt necesare conducerii sistemului economic, îmbunătăţirii unor metodologii de calcul al indicatorilor etc. Caracterul dinamic al sistemului economic determină în mod necesar un caracter dinamic sistemului informaţional economic. Iniţial, variaţiile comportamentului sistemului economic pot reprezenta perturbaţii pentru sistemul informaţional însă, datorită existenţei ca sistem cibernetic, sistemul informaţional se poate adapta şi poate funcţiona în deplină concordanţă cu sistemul economic. În concluzie, caracterul cibernetic al sistemului informaţional economic rezultă din faptul că are capacitatea de autoreglare, astfel încât reflectă şi este întotdeauna în concordanţă cu sistemul economic pe care îl descrie, îl caracterizează şi îl deserveşte. În acest context se poate defini atât sistemul informaţional în general, cât şi sistemul informaţional economic. Sistemul informaţional este un ansamblu tehnico-organizatoric de concepere şi obţinere a informaţiilor necesare fundamentării deciziilor pentru conducerea unui anumit domeniu de activitate Rolul sistemelor informatice în conducerea organizaţiilor economice Remarcăm faptul că în condiţiile create de Internet, sistemul informatic se detaşează de întreprindere şi chiar iese din cadrul ei făcând legătura directă cu băncile, cu furnizorii şi oferă conducerii date despre mişcările pe care le execută concurenţa. Conducerea întreprinderii moderne nu se mai mulţumeşte cu o informare operativă ci doreşte prognoze, doreşte să prevadă viitoarele mişcări ale concurenţei şi viitoarea evoluţie a pieţei ţinând cont de ceea ce se petrece în prezent. Deaceea chiar dacă nu proiectăm sisteme suport de decizie sistemele informatice moderne trebuie să iasă din perimetrul întreprinderii. Dumitru Oprea 1 vede relaţia sistemului informatic cu întreprinderea ca în figura de pe pagina următoare. 1 Dumitru Oprea, "Analiza şi proiectarea sistemelor informaţionale economice", Editura Polirom, Bucureşti,

14 I N T R A R I SISTEME EXTERNE Mediul exterior I E S I R I SISTEM INFORMATIONAL (inclusiv informatic) Sisteme de sprijinire a expertilor Sisteme de sprijinire a conducerii strategice Sisteme de sprijinire a procesului decizional Sisteme de informare a conducerii operative Sisteme de prelucrare a tranzacţiilor Birotica+Sisteme ale grupurilor de lucru I E S I R I Marketing Personal Producţie Financiar Contabilitate INTRĂRI I N T R A R I SISTEM CONDUS I E S I R I Decizii nestructurate (neprogramate) Decizii semistructurate (semiprogramate) Decizii structurate (programate) Informaţii diverse I E S I R I SISTEM DE CONDUCERE (decizional) Nivel strategic Nivel tactic Nivel operativ Marketing Personal Producţie Financiar Contabilitate I N T R A R I Rolul sistemelor informaţionale în conducerea organizaţiilor economice Obţinerea unei bune eficienţe economice de către întreprinderi este condiţionată de existenţa unei conduceri ştiinţifice bazată pe o bună cunoaştere a legilor economice, cunoaşterea operativă şi exactă a cererii şi ofertei pe piaţa internă şi externă, a dinamicii preţurilor mărfurilor, a tendinţelor tehnologice precum şi a modului de utilizare a resurselor de care dispun. Plecând de la faptul că, pe de o parte, modelele matematice reprezintă componenta ştiinţifică a unui sistem informatic, iar pe de altă parte, ţinând seama de facilităţile oferite de utilizarea tehnologiei informatiei si comunicatiilor (TIC) ca o componentă a sistemului informatic, acesta din urmă constituie un adevărat instrument în conducerea ştiinţifică a activităţii economice. Iată câteva dintre argumentele aduse în favoarea conducerii organizaţiilor economice utilizându-se sistemele informatice: SI oferă posibilitatea simulării proceselor şi fenomenelor economice atât la nivel microeconomic, cât şi la nivel macroeconomic. Pot fi elaborate şi implementate modele matematice privind prognoza dezvoltării economiei, se pot elabora diferite variante de plan şi apoi se poate alege varianta optimă. 14

15 la nivel microeconomic, cu ajutorul SI se corelează în mod armonios resursele disponibile cu obiectivele propuse. (Ex: planificarea reviziilor şi reparaţiilor capitale, programarea ordonanţării şi urmărirea producţiei, gestiunea stocurilor). prin intermediul SI se oferă posibilitatea implementării principiului selecţiei şi informării prin excepţie. Prin aplicarea acestui principiu se asigură degrevarea factorilor de decizie de o serie de date care de multe ori sunt sufocante şi nu pot fi utilizate în mod corespunzător. Ex: La aprovizionare avem un nomenclator de materii prime şi materiale cu poziţii ideea este de a scoate în evidenţă numai produsele care se abat de la starea normală (stocuri aflate în afara limitelor de alarmă inferioară şi superioară) pentru a se evita rupturile de stoc sau imobilizările de mijloace circulante (stocurile supranormative). Cu cât nivelul de conducere este mai înalt cu atât mulţimea indicatorilor necesari este mai mică, iar indicatorii sunt mai complecşi. Conform principiului selecţiei şi informării prin excepţie, trebuie selectaţi doar acei indicatori care sunt necesari şi suficienţi pentru fiecare nivel decizional. SI asigură implementarea unei multitudini de modele matematice şi ca urmare a acestui aspect va imprima o sporire a eficienţei economice la nivelul unităţii de referinţă. Ex: În domeniul comerţului exterior se pot implementa modele privind prospectarea pieţei externe, corelarea sarcinii de export cu producţia de fabricaţie de la intern, calculul eficienţei economice pe fiecare tranzacţie comercială, alegerea ofertei optime. prin implementarea SI se înlătură anacronismul referitor la utilizarea forţei de muncă. Ex: cca 70-80% din timpul personalului tehnico-funcţionăresc este folosit pentru activităţi de rutină (constatare, consemnare, centralizare de date privind procesele şi fenomenele economice) rămânând prea puţin timp pentru activităţile de control, analiză, previziune şi comandă (decizie). Datorită utilizării SI factorii de decizie vor dispune de mai mult timp pentru analiza datelor şi luarea deciziilor corespunzătoare. La nivel micro şi macroeconomic proiectarea sistemelor informatice trebuie să aibă în vedere utilizarea bazelor de date, a modelelor matematice, obţinând situaţii finale cu caracter de semnalare preventivă a abaterilor faţă de starea normală, toate acestea reprezentând o formă ştiinţifică de conducere. Această concepţie schimbă întregul sistem informaţional, transformându-l dintr-un instrument pasiv de constatare, consemnare şi analiză a unor fenomene şi procese economice deja petrecute, într-un instrument activ de previziune, comandă şi control al acestora. 15

16 2 SISTEME INFORMAŢIONALE si SISTEME INFORMATICE 2.1. Managementul afacerii si tehnologia informatiei Astazi, mai mult ca niciodata, desfasurarea oricarei activitati economice, financiare sau bancarenu se poate imagina fara utilizarea unui puternic suport informational care sa asigure avantajul concurential în raport cu ceilalti competitori de pe piata. A dobândi cunoastere prin informatia obtinutaeste rolul tehnologiei informatiei (TI). TI înseamna hardware, software, comunicatii, retele, baze de date, automatizarea lucrarilorde birou precum si toate celelalte echipamente si componente software necesare prelucrariiinformatiei. TI ofera astazi nu doar suportul informational necesar desfasurarii afacerii în conditii de eficientaci si solutii pentru regândirea modului de a-ti organiza afacerea cu scopul mentinerii competitivitatii. Reingineria afacerilor. Reengineering înseamna regândirea fundamentala si reproiectarearadicala a proceselor afacerii pentru obtinerea de îmbunatatiri substantiale privind costurile,calitatea, viteza de reactie a decidentilor (Mihail Hammer). Aceasta regândire a modului de a faceafaceri este influentata si gaseste totodata raspunsuri în noile solutii TI. Modul de desfasurare a afacerii în cadrul oricarei firme se schimba (fig 1.1) ca urmare a actiuniiconjugate a urmatorilor factori (lista acestora ramâne deschisa): 1.. Globalizare 2.. Competitie de nivel înalt 3.. Informatia devenita resursa cheie 4.. Spatiul virtual de munca si chiar derularea activitatii în conditiile companiei virtuale 5.. Comert electronic 6.. Existenta în cadrul firmei a personalului specializat în procesarea datelor si analiza(knowledge worker) 7.. Un nou tip de relatie cu banca prin care se obtin servicii si produse noi ca urmare apromovarii noilor solutii TI etc. Impactul TI asupra firmei nu se resimte doar din mediul exterior ci si din interiorul firmei. Oriceorganizatie (firma, banca etc) presupune existenta a cinci elemente (componente) interdependente: - Structura organizatorica - Managementul si procesele afacerii - Tehnologia informatiei - Strategia organizatiei - Angajatii si cultura organizatiei. Aceste componente trebuie sa se gaseasca într-o stare de echilibru si aceasta stare se vamentine atât timp cât nu se produc schimbari semnificative în mediul extern sau în oricaredintre componente. 16

17 Componenta TI cunoste o dinamica deosebita. Acest lucru determina mutatii calitativeasupra celorlalte componente. Dinamica componentei TI se resimte si la nivelul strategieiorganizatiei oferind mijloace si instrumente specifice analizei si fundamentarii strategiei. Sistemul informatic al firmei trebuie sa integreaze subsisteme informatice acoperind nevoileinformationale specifice fiecarui palier managerial (fig. 1.2) Sistem informational si sistem informatic Un sistem reprezinta un ansamblu de elemente (componente) interdependente, între care sestabileste o interactiune dinamica, pe baza unor reguli prestabilite, cu scopul atingerii unui anumitobiectiv. Interactiunea dinamica dintre elemente se materializeaza în fluxurile stabilite între acestea, fluxuri implicând resursele existente. Conform teoriei sistemelor orice organism economic este un sistem deoarece: 1. Prezinta o structura proprie constând dintr-o multime de elemente constitutive care interactioneaza între ele pe principii functionale; 2. Fluxurile existente între componentele organizatorice implica resursele organismului economic. În cadrul oricarui organism economic se produc: - fluxuri materiale (de materii prime, semifabricate, produse finite etc) - fluxuri financiare - fluxuri informationale 3. Multimea componentelor organizatorice si interactiunea dintre acestea urmaresc realizarea unui anumit obiectiv global: functionarea firmei în conditii optime sau atingerea unor obiective. Lucrarile în domeniul sistemicii au condus la definirea unui model care promoveaza viziunea sistemica asupra întreprinderii pe care o considera formata din urmatoarele trei subsisteme:. Subsistemul decizional valorifica informatiile oferite de subsistemul informational în fundamentarea deciziilor.. Subsistemul informational joaca un dublu rol: pe de o parte asigura toate informatiile necesare luarii deciziilor pe toate nivelurile de responsabilitate, conducere si control iar pe de alta parte asigura caile de comunicare între celelalte subsisteme, deoarece deciziile formulate de subsistemul de conducere sunt transmise factorilor de executie prin subsistemul informational (flux descendent).. Subsistemul operativ (în cadrul caruia se desfasoara procesele economice specifice domeniului de activitate a agentului economic) are loc culegerea datelor care apoi sunt transmise subsistemului informational (flux ascendent) în vederea stocarii si prelucrarii datelor necesare obtinerii informatiilor utilizate în fundamentarea deciziior la nivelul subsistemului decizional (de conducere). Subsistemul decizional necesita informatii specifice necesare fundamentarii pe de o parte a deciziilor strategice iar pe de alta parte deciziilor tactice si operationale. Nivelul managementului strategic si tactic se caracterizeaza prin solicitarea de informatii: - Ad hoc, neanticipate, determinate de un anumit context creat în care managerul este obligat sa-si fundamenteze decizia; - Sintetizate: pe masura ce urcam treptele ierarhiei manageriale are loc o selectie si o sintetizare treptata a informatiei; 17

18 - Previzionale, permitând anticiparea tendintelor de evolutie a procesului condus; - Externe care sa definesca mediul economic, financiar, concurential în care firma va opera. În cazul managementului operational, caruia îi sunt caracteristice deciziile structurate, informatiile oferite sunt: - Prestabilite, continutul lor acoperind nevoia informationala determinata de deciziile de rutina luate la acest nivel - Detaliate deoarece managerul trebuie sa cunoasca în detaliu modul de derulare a activitatii din aria sa de responsabilitate - Interne - Punctuale - Prezinta caracter istoric - Se obtin cu o anumita frecventa, momentul furnizarii informatiilor fiind prestabilit. Subsistemul informational reprezinta ansamblul tehnico-organizatoric de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor în vederea obtinerii informatiilor necesare procesului decizional. Subsistemul informational se interpune între subsistemul decizional si subsistemul operativ având drept scop asigurarea informatiilor necesare staffului managerial reprezentând în acelasi timp un mijloc de comunicare între celelalte doua subsisteme. Subsistemul informational nu trebuie vazut doar ca o interfata între sistemul operativ si sistemul de conducere ci si ca elementul de legatura a mediului intern al firmei si cel exterior lui (mediu economic, financiar, bancar). Scopul principal al sistemului informational este de a furniza fiecarui utilizator, în functie de responsabilitatile si atributiile sale, toate informatiile necesare. Informatia furnizata de catre sistemul informational trebuie sa se caracterizeze prin:.acuratete si realitate.concizie.relevanta.consistenta.oportunitate.forma de prezentare adecvata.cost corespunzator în raport cu valoarea acesteia. Astazi se acorda o atentie deosebita calitatii informatiei oferite decidentilor. Analiza calitatii informatiei trebuie facuta urmarind trei coordonate: Coordonata temporala care vizeaza: - oportunitatea - necesitatea actualizarii permanente a informatiei în vederea asigurarii acuratetei si realitatii - disponibilitate, necesitatea oferirii informatiei ori de câte ori aceasta este solicitata - segmentul de timp la care se refera informatia solicitata (informatiile putând fi curente sau istorice) - valabilitate (grad de perisabilitate) exprimând intervalul de timp în care informatia ramâne valabila. 18

19 Coordonata cognitivitatii: - acuratete - relevanta - completitudine - scopul pentru care este oferita o anumita informatie (vizând un segment îngust sau strategic intern sau extern) Coordonata formei de prezentare: - claritate - nivel de detaliere (informatia urmeaza sa fie supusa unui proces de sintetizare pe masura ce beneficiarul acesteia se afla pe niveluri superioare de conducere) - ordonarea informatiei într-o secventa prestabilita - modalitatea de prezentare: text, grafica, tabelara (în marimi absolute sau relative) etc. - suportul, informatia poate fi oferita în forma tiparita, afisata pe monitor sau oferita pe alte suporturi. Sistemul informatic reprezinta o parte a sistemului informational care permite realizarea operatiilor de culegere, transmitere, stocare, prelucrare a datelor si difuzare a informatiilor astfel obtinute prin utilizarea mijloacelor tehnologiei informatiei (TI) si a personalului specializat în prelucrarea automata a datelor. Sistemul informatic cuprinde:. ansamblul informatiilor interne si externe, formale sau informale utilizate în cadrul firmei precum si datele care au stat la baza obtinerii lor;. software-ul necesar procesarii datelor si difuzarii informatiilor în cadrul organizatiei;. procedurile si tehnicile de obtinere (pe baza datelor primare) si de difuzare a informatiilor;. platforma hardware necesara prelucrarii datelor si disiparii informatiilor;. personalul specializat în culegerea, transmiterea, stocarea si prelucrarea datelor. Sistemul informatic este structurat astfel încât sa corespunda cerintelor diferitelor grupuri de utilizatori:.factori de conducere la nivelul conducerii strategice, tactice si operative;.personalul implicat în procesul culegerii si prelucrarii datelor;.personalul implicat în procesul cercetarii stiintifice si proiectarii de noi produse si tehnologii de fabricatie. Alaturi de definirea strategiei de afaceri este necesara definirea strategiei sistemului informatic si aceasta deoarece:. sistemul informatic sustine managerii, prin informatiile furnizate, în conducerea si controlul activitatii în vederea atingerii obiectivelor strategice ale organizatiei;. sistemele informatice sunt deschise si flexibile adaptându-se permanent cerintelor impuse de mediul dinamic în care opereaza firma;. promovarea solutiilor TI sustine organizatia în consolidarea si dezvoltarea afacerii (ex.: comertul electronic, e-banking etc);. sistemul informatic ofera informatiile necesare controlului îndeplinirii si adaptarii planurilor operationale si strategice ale organizatiei;. organizatia trebuie sa cunoasca si sa controleze riscurile legate de implementarea noilor tehnologii si adaptarea sistemului informatic la noile cerinte; 19

20 . stabilirea unor standarde la nivelul sistemului informatic care au menirea de a preciza caracteristicile si performantele hard si soft ale componentelor ce urmeaza a se achizitiona si ce metodologii urmeaza sa se utilizeze în dezvoltarea sistemului. Analizând structura sistemului informatic global al unei organizatii putem realiza urmatoarele clasificari legate de componentele acestuia: Dupa aria de cuprindere: Subsisteme informatice acoperind arii distincte, definite pe criterii functionale în cadrul organizatiei: o Subsistemul contabilitatii o Subsistemul productiei o Subsistemul cercetarii o Subsistemul comercial o Subsistemul resurselor umane Subsisteme interorganizationale concepute sa asigure fluxuri informationale între: o Organizatie si partenerii sai (furnizori, clienti, banca etc). Ex: e- banking, comert electronic etc. o "Firma mama" si subdiviziunile sale organizatorice. În functie de natura activitatilor sustinute: Sisteme destinate conducerii (MSS - Management Support Systems) care cuprind: o Sisteme destinate conducerii curente (MIS - Management Information Systems) o Sisteme suport de decizie (DSS - Decision Support Systems) o Sisteme informatice ale executivului (EIS - Executive Information Systems) Sisteme destinate nivelului operational care cuprind: o Sisteme destinate activitatii de birou (OAS - Office Automation Systems) o Sisteme pentru procesarea tranzactiilor (TPS - Transaction Processing Systems) o Sisteme pentru controlul proceselor (PCS - Process Control Systems) Sisteme destinate gestiunii cunoasterii (KWS - Knowledge Work Systems) Sistemele pentru procesarea tranzactiilor (TPS) sunt specializate în preluarea, stocarea si prelucrarea datelor corespunzatoare tranzactiilor zilnice, de rutina asigurând actualizarea curenta a bazei de date. Se particularizeaza prin caracterul repetitiv al prelucrarilor si complexitatea redusa a acestora, volumul mare al datelor procesate; Sunt destinate activitatilor curente desfasurate în compartimentele functionale ale organizatiei; Sunt utilizate de personalul operativ din compartimentele functionale. Exemple: În cadrul sistemului informatic al unei firme regasim: subsistemul informatic al contabilitatii, subsistemul informatic privind gestiunea stocurilor, subsistemul informatic privind evidenta livrarilor etc. În cadrul sistemului informatic al unei banci regasim: subsistemul informatic al contabilitatii, subsistemul informatic privind operatiunile de cont curent, subsistemele informatice privind gestiunea produselor si serviciilor bancare oferite clientilor (depozite, credite, certificate de depozit etc), subsistemul informatic privind operatiunile de plati prin carduri etc. Sisteme destinate conducerii (MSS) au rolul de a oferi informatii cu scopul sustinerii si asistarii managerilor în luarea deciziilor. 20