HURAIAN PINDAAN DOKUMEN ISO UPM

Transcription

1 HURAIAN INDAAN DOKUMEN ISO UM BAHAGIAN A: Huraian Dokumen ISO (Diisi oleh emohon/ dan sila abaikan ruangan No. kerana akan dilengkapkan oleh TKD ) No. QMS (U): 2/2016 TNC (A&A) Nama Dokumen: Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Bukan Warganegara Kod Dokumen: U/S/AK013 No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 5/6/2015 Nama Dokumen: Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Antarabangsa Kod Dokumen: U/S/AK013 No. Isu: 02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/2016 Buat Saringan ermohonan 2.1 Buat saringan permohonan yang memenuhi syarat kemasukan ke program yang dipohon. Rujuk : a) World Higher Education Database (WHED). b) Entry Requirements for International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High School Certificate (STM) or Diploma Recognised by The Malaysian Government. c) Specific rogram Requirements for Bachelor rogram. d) Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan erbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA). Mesyuarat emilihan Bersama Fakulti / Surat penghantaran Borang ermohonan Calon Bukan Warganegara (U/S/BR12/AMB) 3.3 Fakulti membuat penilaian permohonan calon dengan merujuk kepada: a) Borang permohonan. b) Dokumen rujukan (World Higher Education Database (WHED). c) Entry Requirements for International Candidates Equivalent Qualification with The Malaysian High Buat Saringan ermohonan 2.1 Buat saringan permohonan yang memenuhi syarat kemasukan ke program yang dipohon. Rujuk : a) General Entry Requirements. b) Specific rogram Requirements for Bachelor rogram. c) Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan erbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA). Mesyuarat emilihan Bersama Fakulti / Surat penghantaran Borang ermohonan Calon Bukan Warganegara (U/S/BR12/AMB) 3.3 Fakulti membuat penilaian permohonan calon dengan merujuk kepada: a) Borang permohonan. b) General Entry Requirements. Specific rogram Requirements for Bachelor rogram. c) Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan erbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA). & T 1/15

2 Tawaran School Certificate (STM) or Diploma Recognised by The Malaysian Government. d) Specific rogram Requirements for Bachelor rogram. e) Senarai Nilai Taraf kelayakan Akademik Luar Negara dan erbandingan Dengan Kelayakan Akademik di Malaysia (MQA). 5.2 Jana nombor matrik pelajar baharu. Tawaran 5.2 Jana nombor matrik pelajar baharu. Nama Dokumen: Registration Checklist For International Student Kod Dokumen: U/S/SS06/AMB No. Isu: 02, No. Semakan: 03, Tarikh Kuatkuasa: 12/02/2015 Nama Dokumen: Registration Checklist For International Student Kod Dokumen: U/S/SS06/AMB No. Isu: 02, No. Semakan: 04, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/2016 T 2/15

3 Nama Dokumen: ROSEDUR ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU ROGRAM ENGAJIAN RASISWAZAH Kod Dokumen: U/S/003 No. Isu: 02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 26/08/2015 Nama Dokumen: ROSEDUR ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU ROGRAM ENGAJIAN RASISWAZAH Kod Dokumen: U/S/003 No. Isu: 02, No. Semakan: 08, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/ TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian prasiswazah calon warganegara dan bukan warganegara antarabangsa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UM/GR/MK/001 Manual Kualiti Universiti utra Malaysia - Quality Management Systems Requirements MS ISO 9001: Kaedah-Kaedah Universiti utra Malaysia (erkara Akademik rasiswazah) Minit Mesyuarat Senat UM (berkaitan) - engunjuran elajar Tahun 2011 hingga 2018 Unjuran enrolmen pelajar Buku Syarat Kemasukan Lepasan STM/Setaraf dan Lepasan SM/Setaraf - Manual engguna SM - engambilan dan Kemasukan (nk) - Manual engguna Sistem Mesyuarat emilihan Bersama - Manual engguna System e-mas (disediakan oleh Bahagian engurusan Maklumat KM) - Dasar engambilan elajar rogram engajian Lepasan STM/Setaraf 1.0 TUJUAN rosedur ini menerangkan tatacara pengambilan pelajar baharu program pengajian prasiswazah calon warganegara dan antarabangsa. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Kod Dokumen Tajuk Dokumen UM/GR/MK/001 Manual Kualiti Universiti utra Malaysia - Quality Management Systems Requirements MS ISO 9001: Kaedah-Kaedah Universiti utra Malaysia (erkara Akademik rasiswazah) Minit Mesyuarat Senat UM (berkaitan) - Unjuran enrolmen pelajar Buku Syarat Kemasukan Lepasan STM/Setaraf dan Lepasan SM/Setaraf - Manual engguna SM - engambilan dan Kemasukan (nk) - Manual engguna Sistem Mesyuarat emilihan Bersama - Manual engguna System e- MAS (disediakan oleh Bahagian engurusan Maklumat KM) - Dasar engambilan elajar 3/15

4 UM/U/S/AK005 UM/U/S/AK gov.my edu.my edu.my/ temuduga my/tawaran enyediaan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu enyediaan Syarat Kemasukan ermohonan Lepasan Diploma/Setaraf Temu duga rogram Bukan ISM engurusan Ujian MEdSI dan Temu duga ISM Mesyuarat emilihan Bersama KM- ITA KT - UA Rayuan Kemasukan Tawaran Kemasukan (erdana dan Rayuan) Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Bukan Warganegara Antarabangsa Laman Web Rasmi ermohonan Ke ITA UA, TEVT dan ILKA Laman Web Kementerian engajian Tinggi Laman Web UM Laman Web Bahagian Akademik Laman Web Semakan Calon Temu Duga rogram Bacelor Bagi engambilan elajar Baharu Laman Web Semakan ermohonan Kemasukan Ke UM UM/U/S/AK005 UM/U/S/AK gov.my upm. edu.my temuduga my/tawaran rogram engajian Lepasan STM/Setaraf enyediaan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu enyediaan Syarat Kemasukan ermohonan Lepasan Diploma/Setaraf Temu duga rogram Bukan ISM engurusan Ujian MEdSI dan Temu duga ISM Mesyuarat emilihan Bersama KT - UA Rayuan Kemasukan Tawaran Kemasukan (erdana dan Rayuan) Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Antarabangsa Laman Web Rasmi ermohonan Ke UA, TEVT dan ILKA Laman Web Kementerian engajian Tinggi Laman Web UM Laman Web Bahagian Akademik Laman Web Semakan Calon Temu Duga rogram Bacelor Bagi engambilan elajar Baharu Laman Web Semakan ermohonan Kemasukan Ke UM 4/15

5 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN BK : Bahagian Kemasukan BK : Bahagian Kemasukan Asasi BHE KB(HEA) BK Bukan Warganegara Fakulti ITA UA JBW : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara : (UiTM) Bahagian Hal Ehwal elajar : Ketua Bahagian (HEA) : Bahagian engurusan Kemasukan elajar : enduduk Tetap/emastautin/Antarabangsa Bukan Warganegara/enduduk Tetap : Semua Fakulti Termasuk usat Asasi Sains : Institusi engajian Tinggi Awam Universiti : Jawatankuasa engambilan elajar Bukan Warganegara Antarabangsa Asasi BHE : : Asasi dari Universiti Malaya (UM) dan Universiti Teknologi Mara (UiTM) Bahagian Hal Ehwal elajar KB(HEA) : Ketua Bahagian (HEA) BK : Bahagian engurusan Kemasukan elajar Antarabangsa : Bukan Warganegara/enduduk Tetap Fakulti : Semua Fakulti Termasuk usat Asasi Sains UA : Universiti Awam JBW : Jawatankuasa engambilan elajar Antarabangsa KBK Ketua TJ KAA KM Matrikulasi KU rasiswazah TM T T TJ T(/O) TJ SM nk SM STM STM/Setaraf Diploma/Setaraf Ketua Bahagian Kemasukan : Dekan Fakulti dan engarah usat Asasi Sains : Ketua entadbiran Akademik dan : Kementerian endidikan Malaysia : Matrikulasi KM usat Kesihatan Universiti : rogram Asasi Sains ertanian, Diploma dan egawai Teknologi Maklumat : egawai Tadbir Bahagian Kemasukan : enolong endaftar TJ : embantu Tadbir (erkeranian/operasi) : usat Tanggungjawab : Sistem Maklumat elajar Modul : Sijil elajaran Malaysia : Sijil Tinggi ersekolahan Malaysia : Lepasan Diploma, STM, Matrikulasi dan : Lepasan Diploma, STM, Matrikulasi dan Asasi (Bukan Tahun Semasa) KBK Ketua Bahagian Kemasukan Ketua TJ : Dekan Fakulti dan engarah usat Asasi KAA : Ketua entadbiran Akademik dan KM : Kementerian endidikan Malaysia Matrikulasi : Matrikulasi KM KU usat Kesihatan Universiti rasiswazah : rogram Asasi Sains ertanian, Diploma TM egawai Teknologi Maklumat T : egawai Tadbir Bahagian Kemasukan T TJ : enolong endaftar TJ T(/O) : embantu Tadbir (erkeranian/operasi) TJ : usat Tanggungjawab SM nk : Sistem Maklumat elajar Modul SM : Sijil elajaran Malaysia STM : Sijil Tinggi ersekolahan Malaysia STM/Setaraf : Lepasan Diploma, STM, Matrikulasi dan Diploma/Setaraf : Lepasan Diploma, STM, Matrikulasi dan Asasi (Bukan Tahun Semasa) 5/15

6 TDA TNC (A&A) TW UM W : Timbalan Dekan Akademik : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan : Timbalan Wakil engurusan : Universiti utra Malaysia : Wakil engurusan TDA : Timbalan Dekan Akademik TNC (A&A) : Timbalan Naib Canselor (Akademik dan TW : Timbalan Wakil engurusan UM : Universiti utra Malaysia W : Wakil engurusan 6.0 CARTA ALIR 6.0 CARTA ALIR engunjuran elajar Tahun 2011 hingga 2018 Unjuran enrolmen pelajar Unjuran enrolmen pelajar engambilan elajar Baharu Bukan Warganegara Antarabangsa 6.3 engambilan elajar Baharu Antarabangsa 6.3 engambilan elajar Baharu Bukan Warganegara Rujuk Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Bukan Warganegara Antarabangsa (UM/U/S/AK013) dan proses tamat. 6.3 engambilan elajar Baharu Bukan Warganegara Rujuk Arahan Kerja engambilan elajar Baharu rogram engajian rasiswazah Antarabangsa (UM/U/S/AK013) dan proses tamat. 6/15

7 &T 7/15

8 &T 8/15

9 &T 9/15

10 8.0 REKOD KUALITI 8.0 REKOD KUALITI 1. UM/600-2/1/12 MESYUARAT BERSAMA KM-ITA KT UA 2. UM/600-2/1/1 CADANGAN UNJURAN ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU 1. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. (Surat daripada BK) 2. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu rogram Bacelor (UM/U/S/BR01/AMB), rogram Diploma dan Asasi Sains ertanian (UM/U/S/BR04/AMB). (Surat kepada Fakulti) 3. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Fakulti) 4. Senarai Semak Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu (UM/U/S/SS01/AMB) 5. Surat eringatan kepada Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. Jika perlu. 6. enawaran program baru. (jika ada) 7. Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan engambilan elajar Baharu. 1. UM/600-2/1/12 MESYUARAT BERSAMA KT UA 2. UM/600-2/1/1 CADANGAN UNJURAN ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU 1. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. (Surat daripada BK) 2. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu rogram Bacelor (UM/U/S/BR01/AMB), rogram Diploma dan Asasi Sains ertanian (UM/U/S/BR04/AMB). (Surat kepada Fakulti) 3. Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. (Surat Jawapan daripada Fakulti) 4. Senarai Semak Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu (UM/U/S/SS01/AMB) 5. Surat eringatan kepada Fakulti yang belum menghantar Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu. Jika perlu. 6. enawaran program baru. (jika ada) 7. Kertas kelulusan Senat mengenai Cadangan engambilan 10/15

11 8. etikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan engambilan elajar Baharu 9. Unjuran Kemasukan Ke ITA UA rogram engajian Lepasan STM/Setaraf. (Sistem e-mas) 10. Surat lain yang berkaitan elajar Baharu. 8. etikan Minit Mesyuarat Senat Cadangan engambilan elajar Baharu 9. Unjuran Kemasukan Ke UA rogram engajian Lepasan STM/Setaraf. (Sistem e-mas) 10. Surat lain yang berkaitan 3. UM/600-2/1/2 SYARAT KEMASUKAN 1. Syarat Kemasukan Bagi rogram engajian rasiswazah. (Surat Notis Kepada Fakulti) 2. Syarat Kemasukan Bagi rogram engajian rasiswazah. (Surat Notis Jawapan dari Fakulti) 3. Senarai Semak Syarat kemasukan engambilan elajar Baharu. 4. Surat Notis peringatan kepada Fakulti yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) 5. Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan elajar Baharu 6. etikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan 7. Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-mas lepasan STM/ Setaraf dan SM/Setaraf 8. Surat lain yang berkaitan 3. UM/600-2/1/2 SYARAT KEMASUKAN 1. Syarat Kemasukan Bagi rogram engajian rasiswazah. (Notis Kepada Fakulti) 2. Syarat Kemasukan Bagi rogram engajian rasiswazah. ( Notis Jawapan dari Fakulti) 3. Senarai Semak Syarat kemasukan engambilan elajar Baharu. 4. Notis peringatan kepada Fakulti yang belum menghantar syarat kemasukan. (Jika ada) 5. Kertas kelulusan Senat mengenai Syarat Kemasukan elajar Baharu 6. etikan Minit Mesyuarat Senat Syarat Kemasukan 7. Kemukakan syarat kemasukan dalam Sistem e-mas lepasan STM/ Setaraf dan SM/Setaraf 8. Surat lain yang berkaitan 9. UM/600-2/1/9 RAYUAN 1. Unjuran Kekosongan Tempat Rayuan Bagi rogram engajian rasiswazah. 2. Terima Data Rayuan Bagi rogram engajian rasiswazah daripada BK 3. Borang engesahan enerimaan Data (U/S/BR03/AMB) Serah data pemohon kepada IDEC. Notis penyerahan data kepada IDEC 9. UM/600-2/1/9 RAYUAN 1. Unjuran Kekosongan Tempat Rayuan Bagi rogram engajian rasiswazah. 2. Terima Data Rayuan Bagi rogram engajian rasiswazah daripada BK 3. Borang engesahan enerimaan Data (U/S/BR03/AMB) Notis penyerahan data kepada IDEC 11/15

12 10. UM/600-2/1/10 ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU BUKAN WARGANEGARA ANTARABANGSA 1. Surat panggilan Mesyuarat emilihan Bersama Fakulti/surat penghantaran Borang ermohonan Calon Bukan Warganegara Antarabangsa (U/S/BR12 /AMB) kepada fakulti. 2. Surat/Memo maklum balas status Borang ermohonan Calon Bukan Warganegara Antarabangsa (U/S/BR12 /AMB) oleh fakulti. 3. Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa engambilan elajar Bukan Warganegara Antarabangsa 4. Kertas Cadangan engambilan elajar Baharu Bukan Warganegara Antarabangsa. 5. Minit Mesyuarat JKBW 6. Surat makluman senarai pelajar yang ditawarkan kepada Fakulti/ KU/ Bendahari/BHE/Bahagian Antarabangsa/ Bahagian Keselamatan. 7. Senarai nama calon pelajar Bukan Warganegara Antarabangsa yang ditawarkan. 8. Senarai nama calon pelajar Bukan Warganegara Antarabangsa yang mendaftar. 9. Kertas Laporan engambilan elajar Baharu Bukan Warganegara Antarabangsa etikan Minit Senat Berkaitan. 10. Surat lain yang berkaitan. 10. UM/600-2/1/10 ENGAMBILAN ELAJAR BAHARU ANTARABANGSA 1. Surat panggilan Mesyuarat emilihan Bersama Fakulti/surat penghantaran Borang ermohonan Calon Antarabangsa (U/S/BR12 /AMB) kepada fakulti. 2. Surat/Memo maklum balas status Borang ermohonan Calon Antarabangsa (U/S/BR12 /AMB) oleh fakulti. 3. Surat panggilan Mesyuarat Jawatankuasa engambilan elajar Antarabangsa 4. Kertas Cadangan engambilan elajar Baharu Antarabangsa. 5. Minit Mesyuarat JKBW 6. Surat makluman senarai pelajar yang ditawarkan kepada Fakulti/ KU/ Bendahari/BHE/Bahagian Antarabangsa/ Bahagian Keselamatan. 7. Senarai nama calon pelajar Antarabangsa yang ditawarkan. 8. Senarai nama calon pelajar Antarabangsa yang mendaftar. 9. Kertas Laporan engambilan elajar Baharu Antarabangsa etikan Minit Senat Berkaitan. 10.Surat lain yang berkaitan. 12/15

13 Nama Dokumen: Arahan Kerja Urusan engambilan elajar Baharu Kod Dokumen: UM/U/S/AK005 No. Isu: 02, No. Semakan: 06, Tarikh Kuatkuasa: 05/06/2015 Nama Dokumen: Arahan Kerja Urusan engambilan elajar Baharu Kod Dokumen: UM/U/S/AK005 No. Isu: 02, No. Semakan: 07, Tarikh Kuatkuasa: 13/05/2016 Bil. Rujukan Arahan Kerja 1. A enyediaan Cadangan Unjuran engambilan 2. B elajar Baharu enyediaan Syarat Kemasukan 3. C ermohonan Lepasan Diploma/Setaraf 4. D Temu duga rogram Bukan ISM 5. E engurusan Ujian MEdSI dan Temu duga ISM 7. F Mesyuarat emilihan Bersama KM-ITA KT-UA 8. G Rayuan Kemasukan 9. H Tawaran Kemasukan (erdana dan Rayuan) Bil. Rujukan Arahan Kerja 1. A enyediaan Cadangan Unjuran engambilan 2. B elajar Baharu enyediaan Syarat Kemasukan 3. C ermohonan Lepasan Diploma/Setaraf 4. D Temu duga rogram Bukan ISM 5. E engurusan Ujian MEdSI dan Temu duga ISM 7. F Mesyuarat emilihan Bersama KT-UA 8. G Rayuan Kemasukan 9. H Tawaran Kemasukan (erdana dan Rayuan) A. Arahan Kerja : enyediaan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu 2. Tindakan Fakulti 2.1 Terima permohonan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu daripada AKD rogram engajian rasiswazah. 2.2 Dapatkan kelulusan Jawatankuasa engurusan Fakulti. 3. Terima Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu 3.1 Terima Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu selewat- lewatnya pada minggu keempat bulan Oktober. (Rujuk : Senarai Semak Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu (U/S/SS01/AMB). A. Arahan Kerja : enyediaan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu 2. Tindakan Fakulti 2.1 Terima permohonan Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu daripada AKD rogram engajian rasiswazah. 2.2 Dapatkan kelulusan engurusan Fakulti. 3. Terima Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu 3.1 Terima Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu selewat- lewatnya pada minggu keempat bulan Oktober. (Rujuk : Senarai Semak Cadangan Unjuran engambilan elajar Baharu (U/S/SS01/AMB). 13/15

14 3.2 Hantar surat peringatan kepada Fakulti pada minggu ketiga bulan September. (Jika perlu). B. Arahan Kerja : enyediaan Syarat Kemasukan 2. Tindakan Fakulti 2.1 Terima permohonan Syarat Kemasukan daripada BK rogram engajian rasiswazah. 2.2 Dapatkan kelulusan Jawatankuasa engurusan Fakulti. 3. Terima Syarat Kemasukan elajar Baharu 3.1 Terima Syarat Kemasukan selewat-lewatnya pada minggu keempat bulan Oktober. (Rujuk : Senarai Semak Senarai Semak Syarat Kemasukan engambilan elajar Baharu (U/S/SS02/AMB)). 3.2 Hantar surat peringatan kepada Fakulti. (Jika perlu). B. Arahan Kerja : enyediaan Syarat Kemasukan 2. Tindakan Fakulti 2.1 Terima permohonan Syarat Kemasukan daripada BK rogram engajian rasiswazah. 2.2 Dapatkan kelulusan engurusan Fakulti 3. Terima Syarat Kemasukan elajar Baharu 3.1 Terima Syarat Kemasukan selewat-lewatnya pada minggu keempat bulan Oktober. (Rujuk : Senarai Semak Senarai Semak Syarat Kemasukan engambilan elajar Baharu (U/S/SS02/AMB)). 3.2 Hantar surat peringatan kepada Fakulti. (Jika perlu). T 14/15

15 BAHAGIAN B: Kelulusan CADANGAN INDAAN DOKUMEN ISO (Diisi oleh KD / TKD mengikut skop dokumen ISO) eneraju : Kelulusan Mesyuarat: Tarikh Mesyuarat: 3 Februari 2016 Cadangan Tarikh Kuatkuasa *: 13 Mei 2016 ejabat Timbalan Naib Canselor (Akademik dan Antarabangsa) engajian rasiswazah Mesyuarat engurusan Bahagian Kemasukan, Bahagian Urus Tadbir Akademik dan Bahagian Antarabangsa Kali ke- Bil (1/2016) Nota *: - Tarikh Kuatkuasa merujuk kepada tarikh yang ditetapkan dan sila berhubung dengan KD sekiranya perlukan tarikh kuarkuasa lain - Masukkan Huraian Dokumen yang dilampirkan oleh pencadang bersama Borang Cadangan /Tambahan Dokumen 15/15