Aplicaţia Cpyright IndecSft CID Circuitul intern al dcumentelr Mediu infrmatic integrat pentru managementul circulației dcumentelr Manual de utilizare
Cuprins Prezentare generală... 3 Licenţiere... 6 Instrucţiuni de instalare Intrducere... 7 Cerinţe minime de sistem... 8 Server... 9 Cnfigurare... 10 Descriere funcţinală Autentificare... 11 Descriere generala... 12 Adaugă dcument... 15 Adaugă din ficiu intern... 22 Adaugă din ficiu extern... 24 Adaugă din email... 29 Adauga cereri urbanism... 30 Dcumente în lucru Registru... 36 Detaliu dcument... 41 Mdificare dcument... 53 Dcumente de expediat Registru... 54 Detaliu expediere... 56 Dcumente urgente... 61 Dcumente expirate... 63 Afişează registru... 65 Căutare Criterii... 67 Rezultatul căutării... 69 Brderu/Opis... 70 Brderu de expediţie... 74 Istric brderuri... 76 Evidenţă retur... 78 Brderu retur... 79 Raparte Intrducere... 81 RG. Raprt generic... 82 R1. Mdul de rezlvare al dcumentelr pe directii... 84 R2. Mdul de rezlvare al dcumentelr pe peratri... 86 R3. Raprt inregistrari dcumente (la Registratura si CIC)... 88 R4. Dcumente intrate la un anumit nivel din rganigrama... 93 R5. Mdul de rezlvare al dcumentelr in functie de tipul actului... 95 R6. Dcumente neperate aflate la un nivel din rganigrama... 97 R7. Dcumente perate si neperate aflate la un nivel din rganigrama... 99 R8. Dcumente expirate aflate la un nivel din rganigrama... 101 R9. Numar dcumente primite de un nivel din rganigrama... 103 1 f 184
2 f 184 Manual de utilizare - CID - R10. Inregistrari dcumente de un anumit tip... 105 R11. Situatie slicitari dcumente in functie de tipul actului... 108 R12. Scadentar pe un anumit departament cu subdepartamente... 110 R13. Raprt dcumente inregistrate (primite) la un anumit utilizatr intr- anumita periada... 111 R14. Raprt dcumente aflate in perare la un anumit utilizatr in ziua curenta... 112 R15. Raprt dcumente trimise la semnat... 113 R16. Situatie inregistrari dcumente pentru un anumit serviciu... 114 R17. Situatie dcumente care au trecut pe la un anumit serviciu... 116 R18. Flux autmat dcumente... 118 R19. Reavizari persane... 119 R20. Persane pe tip act... 120 R21. Intrări-ieșiri... 124 R22. Mdul de rezlvare al dcumentelr pe direcții (apariție unică a unui dcument). 126 R23. Dcumente inregistrate de catre un departament... 128 R24. Dcumente expirate aflate in perare la un nivel din rganigrama... 129 R25. Starea dcumentelr... 131 R26. Registru intrari/iesiri... 133 R27. Inregistrari amenzi... 134 Statistica S1. Media pe luna a intrarilr... 136 S2. Dcumente cu termenul de rezlvare depasit... 137 S3. Intrari pe tipuri de dcumente... 139 S4. Evidenta dcumentelr expediate... 141 S5. Ttal plicuri... 143 S6. Ttal retururi... 145 S7. Ttal brderuri retur... 147 S8. Situatie Adrese Cereri... 148 S9. Situatie termen raspuns... 150 S10. Ttal retururi pe utilizatr... 152 S11. Evidenta expedieri... 154 S12. Evidenta retururi... 155 S13. Numar dcumente din ImpTax si Registrul agricl... 157 S14. Numar SMS-uri trimise pe user... 158 Statistici management Intrducere... 159 M1. Circulatia dcumentelr pentru un anumit departament... 160 M2. Dcumente perate de catre un anumit utilizatr... 162 M3. Dcumente care au trecut pe la un anumit utilizatr... 163 M4. Dcumente perate de catre un anumit utilizatr pe luni... 164 M5. Dcumente care au trecut pe la un anumit utilizatr pe luni... 166 M6. Durata de perare a dcumentelr... 168 M7. Slicitari pe departamente... 170 M8. Analiza timpilr... 172 Cereri nline inregistrare persane... 174 Cereri nline... 176 Arhiva email... 178 Suprt tehnic... 179 Manual PDF... 180 Exemple de utilizare... 181 Jurnalul versiunilr... 182
Intrducere Prezentare generală Cpyright IndecSft Scpul sistemului infrmatic CID este de a asigura un mediu infrmatic integrat pentru managementul circulației dcumentelr în cadrul unei instituții. Sistemul infrmatic de management al circulației gestinează dcumente cu caracter intern, dcumente cu caracter extern, precum și dcumente venite din exterir. Aplicația cnține unul sau mai multe registre unde se înregistrează tate dcumentele. Sistemul infrmatic este in cncrdanţă cu prevederile din: - Legea Arhivelr Natinale nr. 16/1996 cu mdificarile și cmpletările ulteriare - Instructiuni privind activitatea de arhivă la creatrii şi deţinătrii de dcumente, aprbate de cnducerea Arhivelr Naţinale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996. - Ordnanţa Guvernului nr. 27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activității de sluținare a petițiilr cu mdificările ulteriare. - LEGEA Nr. 544 din 12 ctmbrie 2001 privind liberul acces la infrmaţiile de interes public cu mdificările ulteriare. Sistemul este implementat în tehnlgie web putând fi accesat dintr-un brwser în rețeaua prprie a instituției. Funcținează în rețea și flsește bază de date unică; pe pst de server de baze de date flsește un server MySQL, iar ca server http, serverul Apache. Prin urmare este dispnibil 24 de re pe zi, 7 zile pe săptămână. Prgramul este structurat pe dua mdule: Circulația și Administrare. Oricare dintre mdulele sistemului pate fi accesat dar pe baza de user (utilizatr) și parla. Interfața cu utilizatrul este intuitivă și farte prietenasă permițând navigare facilă în cadrul și între mdulele sistemului. Caracteristici Sistemul infrmatic CID este un prgram cmplex pentru urmărirea dcumentelr în cadrul unei instituții, și are următarele caracteristici: - abilitatea de a stca și administra în md eficient dcumente cu caracter lcal, crespndență internă și externă, fax-uri, dcumente în frmat electrnic, dcumente inițiate de cetățeni, etc. - definirea și prcesarea dcumentelr pe bază de fluxuri infrmaținale prestabilite; 3 f 184
- administrarea dcumentelr pe diverse niveluri de securitate; - evidența cmpletă a stadiului prcesării unui anumit dcument. Manual de utilizare - CID - Fluxuri de dcumente: - permite prcesări în paralel ale dcumentelr; - feră psibilitatea alegerii de destinații diferite pentru dcumente; - păstrarea istricului unui flux. Urmărirea dcumentelr: - psibilitatea atașării dcumentelr din diferite medii: fax, e-mail, hârtie, videcnferință, frmat electrnic, audi; - vizualizarea în rice mment a stadiului prelucrării unui dcument; - istricul dcumentelr intrate; - lista dcumentelr care trebuie prcesate de fiecare peratr pe categrii de peratri. Arhivarea dcumentelr: - stcarea dcumentelr pe un server de repsitry, în afara bazei de date; - salvarea și realizarea autmată a cpiilr de siguranță, a spațiilr de stcare a dcumentelr; - psibilitatea căutării dcumentelr în arhivă, din rice periadă, după criterii definite de utilizatr. Interfața: - infrmarea cu privire la dcumentele înregistrate într-un md simplu și intuitiv. Funcținalități: - realizarea fluxurilr specifice de dcumente din cadrul administrației; - parametrizabil și cnfigurabil (schimbarea fluxurilr de dcumente, a destinației, vizibilitatea diferită a unui dcument pentru diferiți utilizatri, etc) - interfață simplă, intuitivă; - mdalități de căutare diverse prin criterii definite de utilizatri; - accesibilitate prin intermediul unui brwser web; - nivel de securitate ridicat pentru împiedicarea accesului neautrizat. Schema generală / dataflw 4 f 184
5 f 184 Manual de utilizare - CID -
Licenţiere Pentru a bţine licenţă de utilizare a aplicaţiei, cntactaţi-ne. Cpyright IndecSft 430094 Baia Mare, Maramureş, Rmânia, str. Magnliei, nr. 5 Telefn: Rmtelecm: 0262-227.843 RDS: 0362-801.083 0362-801.084 Fax: 0262-219.252 ffice@indecsft.r vanzari@indecsft.r 6 f 184
Cpyright IndecSft Instrucţiuni de instalare > Intrducere Sistemul pe care va fi instalată aplicaţia va trebui sa aibă un server pe care se vr instala Apache, php și Mysql. Mdulul de administrare și aplicaţia vr rula în brwser. 7 f 184
Cpyright IndecSft Instrucţiuni de instalare > Cerinţe minime de sistem Un calculatr (server) care să găzduiască următarele (versiuni minime): - serverul Apache 2.2.8 cu suprt php 5.2.5 - serverul Mysql 5. Unul sau mai multe calculatare ca stații de lucru pentru mdulul de administrare şi CID. - Adbe Reader, v8 sau v9. Mdulul de administrare şi mdulul de circulaţie (CID) vr rula pe brwser (IE, Chrme, Mzila, Opera, Safari și Edge). Facilităţile suplimentare adăugate (add-ns) pt influenţa în md negativ perfrmanţele. Calculatarele trebuie să aibă sistem de perare Windws XP sau Windws 7. 8 f 184
Cpyright IndecSft Instrucţiuni de instalare > Server Pe server se instalează: 1. kitul XAMPP v1.6.6: a. serverul Apache cu suprt php b. serverul MySql. Se pate instala un sistem MySql 5.1.50 in lc de MySql 5.0.51 din xampp care atunci trebuie inhibat. Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini trebuie adăugată în secțiunea [mysqld] după prt, pe linie nuă cmanda federated 2. se cpiază sistemul în subdirectrul xampp\htdcs. 3. se cpiază baza de date în xampp\mysql\data\ sau in directrul data din instalarea MySql 5.1.50. 4. se instalează Reprt creatr 5. Pe statii se instalează Acrbat Reader, minim v8 6. în xampp\htdcs\cid\class\dbparam.ini se seteaza parametrii de cnexiune. 9 f 184
Cpyright IndecSft Instrucţiuni de instalare > Cnfigurare Cnfigurarea aplicaţiei este descrisă în detaliu în mdulul de administrare. 10 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Autentificare Pentru a intra în mdulul de urbanism utilizatrul trebuie să se autentifice, adică să intrducă Utilizatrul şi Parla date de către Administratrul sistemului. Dacă în administrare aplicația este cnfigurată să lucreze cu mai multe registre (în cnfigurari cmune se bifează pțiunea 12.Registre multiple), atunci se afișează și lista registrelr definite din care utilizatrul alege registrul pe care va lucra. În aplicație, pe fiecare pagină se afișează prefixul și numele registrului selectat. Schimbarea registrului se pate face dar la intrarea in aplicație, la autentificare. Tt ceea ce ține de registratură: înregistrare, trimitere, perare, căutare, raparte și chiar acțiunile din administrare care țin de registratură se execută pe registrul curent selectat. Odată intrduse aceste date utilizatrul are acces la facilităţile prgramului. 11 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Descriere generala Ecranul este împărţit în trei zne: 1. clana din stânga - numele instituţiei, meniul aplicaţiei, utilizatrul autentificat, data şi ra serverului. Utilizatrul pate să iși schimbe parla cu clic pe butnul Schimbare parla. Elementele de meniu sunt enumerate în cuprinsul acestui dcument şi sunt detaliate fiecare, fie cu clic din cuprins fie cu clic pe butnul Ajutr din aplicaţie. Observatie: In funcţie de drepturile setate în mdulul de administrare-utilizatri-grupuri, accesul la unele funcţiuni pate să nu fie permis şi atunci elementele de meniu crespunzătare lipsesc. 2. zna centrală unde se afişează tate infrmaţiile în timpul funcţinarii aplicaţiei. 3. bara de sus - denumirea şi versiunea aplicaţiei şi a bazelr de date şi legătura cu celelalte mdule: Infrmaţii, Urbanism, Administrare, Ajutr Infrmaţii - permite cnfigurarea unr infrmaţii suplimentare specifice instituţiei. Urbanism - activarea aplicaţiei Urbanism, apare dar dacă din mdulul de Administrare s-a cnfigurat aplicaţia sa cuprindă şi acest mdul (în Cnfigurare sa fie bifată pţiunea "Urbanism legat de CID"). Mdul de perare al acestui mdul este descris în meniul prpriu de "Ajutr". Administrare - activarea mdulului de Administrare. Apare dar dacă utilizatrul autentificat are drepturi de administrare setate din mdulul de administrare. Mdul de perare al acestui mdul este descris în meniul prpriu de "Ajutr". Ajutr - permite afişarea acestr instrucţiuni de perare. INFORMAŢII Aceasta pţiune permite cnfigurarea unr infrmaţii suplimentare specifice instituţiei (Acte necesare pe fiecare departament din rganigrama, datele de pe fluturaşul infrmativ etc.). În stânga apare meniul cu dua elemente: Acte necesare şi Fluturaş infrmativ 12 f 184
Manual de utilizare - CID - Acte necesare pentru fiecare departamentul/subdepartament. Se selectează departamentul/subdepartamentul cu clic pe numele lui. în cazul în care exista deja dcumente intrduse, în partea de sus apare lista acestr dcumente. Cu clic pe un dcument din lista dcumentelr existente cursrul se pziţinează pe acel dcument care este vizualizat. La fiecare dcument existent apar următarele simbluri: sus - revenire la începutul paginii editare - se deschide nua fereastra similară cu cea de la Adăugare dcument. Mdul de perare este descris imediat mai js. ştergere - se pate anula (Cancel) sau cnfirma (OK) eliminarea dcumentului. tipărire - se deschide nua fereastra cu dcumentul pregătit pentru tipărire flsind meniul File/Print din brwser. descărcare dcument (dwnlad). Cu butnul Adăugare se pate adăuga un dcument. Se deschide fereastra unde se cmpletează infrmaţiile pentru nul dcument: Titlu - numele dcumentului. Detaliu - descrierea dcumentului. Se flseşte un editr HTML cu funcţii similare celr ale unui editr de tip Wrd, respectiv: culri fnt, fundal, frmatări, alinieri etc. Cerere tip - numele fişierului care cnţine cererea tip care se pate descărca. Unde se depun - numele departamentului/subdepartamentului. Prgram cu publicul - rarul de lucru cu publicul. Se flseşte acelaşi editr ca mai sus, la Detaliu. La sfârşit se da clic pe butnul Salvare pentru memrarea infrmaţiilr intrduse sau Renunţare pentru abandnarea peraţiunii. 13 f 184
Manual de utilizare - CID - Fluturaş infrmativ - Din mdulul de administrare dacă este bifată pţiunea "Tip act sunt legate de departament" atunci prin trecerea muse-ului peste departamente/subdepartamente se va afişa lista dcumentelr aparţinătare acestra. Clic pe un dcument va deschide fereastra cu bnul ataşat dcumentului. Acesta se pate lista din brwser flsind meniul File/Print. 14 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Adaugă dcument Această pţiune se flseşte pentru înregistrarea unui dcument în registrul general al instituţiei. Navigarea între câmpuri se face flsind tasta "Tab" pentru următrul câmp, respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu muse-ul se pate accesa direct un anume câmp. Este bligatrie selectarea unui slicitant (slicitantul principal, în partea stângă). Există însă și pțiunea selectării unuia sau a mai multr slicitanți secundari (în partea dreapta), persane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt cu slicitantul principal, respectiv și, prin, în numele, "reprezentat de". Cu clic pe adaugă slicitant se adaugă slicitantul secundar selectat. Cu clic pe din fața unui slicitant secundar deja adăugat el se pate șterge. Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ; Data act ext. - reprezintă data la care a fst înregistrat actul extern. Acest câmp apare dar dacă în Administrare / Cnfigurare se bifează pţiunea "6. Data act extern se intrduce separat de număr" Tip - persana fizică sau persana juridică (firma) - se alege tipul slicitantului. Slicitant - persana sau firma; se pate cmpleta CNP sau CUI. Exista dua variante de lucru cnfigurabile din mdulul administrare, una dacă NU se bifează "3. Slicitant se alege dintr-un nmenclatr" caz în care datele slicitantului se intrduc simplu în câmpurile crespunzătare. În varianta cu pţiunea bifată, apar butanele, Alege pentru a caută în nmenclatr, Mdifica pentru a mdifica datele persanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI nu exista în nmenclatr. Cu clic pe butnul Alege se deschide listă cu persanele sau firmele care cnţin în CNP-ul sau CUI-ul lr numărul scris. În aceasta fereastra se pate seta un filtru cmplex după CNP sau CUI, Nume, Prenume / Denumire, Lcalitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce lista afişată din nmenclatr la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butnul Reset filtru şterge tate valrile setate pentru mai uşară schimbare a filtrului. De asemenea se pt rdna persanele fizice cât şi cele juridice după următarele 15 f 184
criterii: Denumire/Nume, Prenume, Lcalitate cu clic pe titlul clanei respective. în partea de js se afişează paginile listei, selectabile cu muse-ul. De asemenea simblurile << (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rând din tabel pate fi mdificat cu clic pe simblul crespunzătr. De asemenea se pate selecta afișarea persanelr care au CNP/CUI valid, invalid sau tate. pentru persană fizică se va cmpleta CNP (cd numeric persnal) bligatriu 13 cifre. Dacă utilizatrul face parte dintr-un grup cu dreptul 57 Adaugare persane fizice si juridice atunci el pate adăuga ni persane fizice flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele persanei fizice după cum urmează: CNP (cd numeric persnal) câmp bligatriu de 13 cifre. Dacă CNP este ernat şi nu se pate bţine CNP-ul crect, se pate şterge cmplet acest câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatrul dreşte acest lucru. Nume, Prenume Ţara, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). Tip artera, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Scara, Etaj, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Serie CI, Număr CI. Ocupatia Datele pentru crespndenţă (Ţară, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr etc.). Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. pentru persană juridică se va cmpleta CUI (Cd Unic de Înregistrare, cd unic 16 f 184
de identificare, Cdul de Identificare Fiscală) bligatriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI se pate cmpleta cu textul "RO" (plătitr de TVA)., nebligatriu. Dacă se cmpletează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, lcalitate, strada şi adresa se vr cmpleta autmat. Dacă utilizatrul face parte dintr-un grup cu dreptul 57 Adaugare persane fizice si juridice atunci el pate adăuga ni persane flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele persanei după cum urmează: Denumire. Ţara, Judeţ, Tip lcalitate şi Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). Tip artera, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Scara, Etaj, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Datele pentru crespndenţă (Ţara, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr etc.) Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. La persanele juridice s-a intrdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de lucru) cmpnente. De exemplu un minister pate avea mai multe direcții, firma mai multe puncte de lucru, banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătare de persana juridică selectată sunt astfel văzute ca și slicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/mdificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se pate face din administrare sau la adăugare dcument. Se selectează persana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se pate adăuga nuă direcție cu clic pe butnul adaugă din nmenclatrul de direcții. Adăugarea este validată cu bifa 60 Adaugare persane fizice și juridice din administrare-utilizatri-grupuri. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. Verifica restante - clic pe acest butn pentru verificarea restanţelr persanei fizice sau juridice intrduse. Verificarea se face în aplicaţia epay (legătura este definită în mdulul de administrare-cnfigurari cmune 11. epay URL). 17 f 184
Răspunsuri psibile: - Erare cnexiune server epay - nu este cnfigurată cnexiunea - Aceasta persana nu exista in impzite - persana fizică sau juridică nu este înregistrată în aplicaţia epay - Aceasta persana nu are restante - Aceasta persana are restante adresa de amplasament - din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "5. Adresa de amplasament pentru Urbanism se pate intrduce la Adăugare dcument" şi atunci aceasta se pate cmpleta din adresa slicitantului printr-un simplu clic pe butnul Cmpletează din adresă slicitant sau pate fi cmpletată manual. Din mdulul administrare se pate bifa pţiunea "4. La adresa apare şi ţara slicitantului". serviciul Dacă în mdulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată pţiunea atunci se alege din lista departamentelr existente: dacă se intrduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului drit, api tasta "Page Dwn", vr apare în listă dar tipurile de acte care încep cu literele respective; dacă se intrduce tasta "spaţiu", api "Page Dwn" va apărea listă cu tate tipurile de acte existente în baza de date din care se pate alege tipul drit; exista pţiunea de a selecta şi subrdnatele serviciului ales (dacă acestea exista). tip act/prblema - nume de câmp cnfigurabil în mdulul administrare 16.Denumire Tip act(prblema/tip act). Dacă în mdulul administrare este bifată pţiunea "7. Tip act sunt legate de departament" atunci este bligatrie alegerea intâi a serviciului/departamentului şi api Tip act/prblema. Dacă pţiunea nu este bifată atunci se pate alege rice act de la ricare serviciu/departament. Dacă se bifează "Şi subrdnate" atunci lista dcumentelr cnţine inclusiv lista dcumentelr de la serviciile subrdnate. Dacă în mdulul de administrare este bifată pțiunea 35. Arndare inspectri dupa adresa de amplasament și dacă tip act/prblema selectat are marcat un tip de arndare (în administrare-tip act/prblema), atunci la clic pe butnul Inregistreaza se afișează inspectrul arndat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arndare este cu trimitere, atunci se cere cnfirmarea trimiterii 18 f 184
dcumentului înregistrat la inspectrul arndat. Dacă aici nu se trimite dcumentul la inspectrul arndat atunci se pate trimite dcumentul ulterir din fereastra Detaliu dcument. cuprins act - dacă în mdulul administrare se bifează pţiunea "8. Cuprins se cmpletează autmat din tip-act" atunci se cmpletează implicit la alegerea tipului de act; Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valarea setată în administrare pentru tip act/prblema ales. Mapa - se alege din listă. Apare dar dacă în administrare este bifată pțiunea 34. Gruparea dcumentelr in mape. La Dcumente în lucru se pate face filtrarea dcumentelr după anumită mapă. CNP/CUI pentru regiuni din impzite - identificarea persanei fizice sau juridice la care se referă dcumentul din impzite. Astfel se stabileşte dacă persana face parte dintr- anumita regiune, cnfrm regulilr stabilite in aplicatia de impzite. În cazul în care CNP/CUI - ul nu exista în BD impzite atunci dcumentul va fi fără regiune. Observație: pentru mysql 5.1.50 în my.ini trebuie adăugată în secțiunea [mysqld] după prt, pe linie nuă cmanda federated Dsar juridic numar si data - dacă este cazul Observaţii - infrmaţii suplimentare; Acte necesare - în funcţie de tip act se pt selecta prin bifare actele dintr- lista de acte generată autmat. Aceasta lista de acte este gestinată în mdulul de administrare. Nr. file reprezintă numărul de file ale dcumentului înregistrat, actualizat autmat la bifarea acte necesare. Termen rez. - termenul (în zile) în care dcumentul trebuie să primească răspuns. El se alege dintr-un cmb, valrile care apar în acest cmb pt fi setate din mdulul de administrare. 0 înseamnă ca dcumentul nu necesita răspuns. Termen impus - mdifică termen de rezlvare, (numai scurtare nu prelungire), se alege cu ajutrul unui calendar. Cnex/an - se cmpletează cu numărul şi anul dcumentului cnex. Anul 19 f 184
dcumentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Dcumentele intrduse la număr cnex trebuie să existe. Cu clic pe butnul Adauga numar cnex se adauga dcumentul la lista de dcumente cnexe. Cu clic pe se pate șterge numărul din lista de cnexe. Dacă la un dcument A se adaugă cnexe B și C, atunci B devine cnex cu A și C cu A. După înregistrarea dcumentului se pt vizualiza numerele cnexe cu clic pe butnul Cnexe. Se afișează lista cu infrmațiile dcumentelr cnexe. Clic pe un anume dcument din această listă deschide pagina cu detaliile acelui dcument. Atasare fisier -din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "13. FIŞIERE - psibilitatea de a ataşa un fişier de un dcument" și atunci atașarea unui fișier se face cu ajutrul butnului brwse; se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din nua fereastră deschisă, api clic pe butnul pen; pentru ataşarea mai multr fişiere se da clic pe butnul adauga; Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butnul brwse crespunzătr se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlcuit. Pentru a păstra fișierele deja atașate flsiți butnul brswse în dreptul căruia nu este deja cmpletat un nume de fișier. scanează pagină, scanează mai multe pagini - aceste butane permit utilizatrului sa scaneze unul sau mai multe dcumente. Numărul ttal de fişiere scanate va apărea sub butanele scanează. Opţiunea scanare se pate activa sau dezactiva din mdulul administrare cnfigurare CID 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/vers atunci se pate bifa pțiunea aflată sub butnul scanează mai multe pagini. Dacă în mdulul de administrare cnfigurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini scanate" atunci la scanare de la Adauga dcument se afisează fereastră cu rezultatul cnversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea cnversiei în text este necrespunzătare se pate da clic pe butnul Sterge din partea de js a ferestrei pentru renunțarea la scanare. În cnținutul text al imaginii scanate se pt face căutări, din meniul căutare: Cautare avansata Dcumentul cntine (Cuprins). Observație: calitatea cnversiei în text depinde de pagina care se scanează: 20 f 184
cntrast, fnt, aliniere etc. Manual de utilizare - CID - Pers. curentă - este afişat utilizatrul curent; salvarea datelr se face apăsând butnul Înregistrează; dacă în mdulul de administrare se bifează pţiunea "11. Apare la înregistrare dcument psibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următr se specifica numărul de dcumente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus, implicit 1. * NOTA: Ţară, Judeţ, Tip lcalitate, lcalitate, tip strada, Nr. pştal, Blc, Apart, strada, tip act se cmpletează astfel: - implicit Ţară, judeţ şi lcalitate vr fi cele din care face parte instituţia. - în căsuţele respective, de exemplu în judeţ dacă se dă tasta "spaţiu" urmată de tasta "Page Dwn" va apare listă derulantă cu tate judeţele existente în baza de date de unde se pate alege judeţul drit; dacă judeţul drit nu există în listă se pate intrduce explicit în căsuţă - căutarea unui judeţ se pate face şi scriind una sau mai multe litere din care este cmpusă denumirea judeţului; în acest caz în partea de sus din listă vr apărea tate judeţele a cărr denumire încep cu literele scrise în căsuţă, iar în partea de js vr apare judeţele a cărr denumire cnţin literele intrduse în căsuţă. Observaţie: după mdificarea adresei unei persane sau firme în nmenclatr nu se afişează autmat adresa mdificată în dcumentele persanei respective. Pentru ca mdificarea din nmenclatr să se facă şi în dcumente se intră pe mdificare dcument. Astfel se pate decide la care dcumente trebuie facută mdificarea (de exemplu persana s-a mutat şi dcumentele mai vechi trebuie să ramână cu adresa veche); 21 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Adaugă din ficiu intern Această pţiune permite înregistrarea dcumentelr care fac parte din ficiul intern, adică dcumentele care sunt emise de instituţie pentru diferiţi utilizatri din aceeaşi instituţie. Înregistrarea se face în registrul general. navigarea între câmpuri se face cu tasta "Tab" pentru următrul câmp, respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu muse-ul se pate accesa direct un anume câmp; Tip act/prblema - se alege din lista (bligatriu de cmpletat); Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (bligatriu de cmpletat); Observaţii - infrmaţii suplimentare; Emitent - numele persanei sau departamentului care emite dcumentul. El pate fi schimbat cu ajutrul butnului Alege care va afişa rganigrama instituţiei. Dacă în fata denumirii unui departament apare semnul + înseamnă ca exista alte departamente subrdnate care pt fi vizualizate cu clic pe + Plimbând muse-ul peste denumirile departamentelr apar numele utilizatrilr care pt fi selectaţi cu clic ca şi emitent ai actului. Dacă la Cautare utilizatr se tastează numele lui, chiar și parțial, atunci rganigrama se reduce dar la departamentele care cnțin în nume caracterele tastate la căutare. Termen de rezlvare - numărul de zile în care dcumentul trebuie să primească răspuns, implicit este 30 de zile dar se pate alege altă valare. Valrile care apar în lista cmb pt fi setate din administrare; Termen impus - data până la care trebuie rezlvat dcumentul Ataşare fişier -din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "13. FIŞIERE - psibilitatea de a ataşa un fişier la un dcument" şi atunci ataşarea unui fişier se face cu ajutrul butnului brwse; se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din nua fereastră deschisă, api clic pe butnul pen; pentru ataşarea mai multr fişiere se dă clic pe butnul mai multe fişiere; Observatie: dacă există deja un fişier ataşat şi pe butnul brwse 22 f 184
crespunzătr se alege un altul, atunci fişierul iniţial va fi înlcuit. Pentru a păstra fişierele deja ataşate flsiţi butnul brswse în dreptul căruia nu este deja cmpletat un nume de fişier. Nr. file Indicativ dsar - indicativul unitatii arhivistice cnfrm nmenclatrului arhivistic, împărţit pe trei grupe; Cnex/an - se cmpletează cu numărul şi anul dcumentului cnex cu cel curent. Anul dcumentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Dcumentele intrduse la număr cnex trebuie să existe. Cu clic pe butnul Adauga numar cnex se adauga dcumentul la lista de dcumente cnexe. Cu clic pe se pate șterge numărul din lista de cnexe. Dacă la un dcument A se adaugă cnexe B și C, atunci B devine cnex cu A și C cu A. După înregistrarea dcumentului se pt vizualiza numerele cnexe cu clic pe butnul Cnexe. Se afișează lista cu infrmațiile dcumentelr cnexe. Clic pe un anume dcument din această listă deschide pagina cu detaliile acelui dcument. Scanează pagină, scanează mai multe pagini - aceste butane permit utilizatrului să scaneze unul sau mai multe dcumente. Numărul ttal de fişiere scanate va apărea sub butanele scanează. Opţiunea scanare se pate activa sau dezactiva din meniul administrare 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/vers atunci se pate bifa pțiunea aflată sub butnul scanează mai multe pagini. dacă în mdulul de administrare se bifează pţiunea "11. Apare la înregistrare dcument psibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următr se specifica numărul de dcumente înregistrate pe aceleaşi date de mai sus, implicit 1. salvarea datelr se face apăsând butnul Înregistrează. Dacă în admin este pusă bifa 41.Trimite autmat dcumentele din ficiu intern/extern la emitent, dcumentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent. 23 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Adaugă din ficiu extern Această pţiune permite înregistrarea dcumentelr care fac parte din ficiul extern, adică dcumentele care sunt emise de instituţie pentru exterir, spre alte instituţii sau persane. Înregistrarea se face în registrul general. Dacă se alege Adauga mai multe dcumente atunci există psibilitatea de a înregistra mai multe cnfrm unui fișier xls care cnține listă de CNP/CUI-uri. Se adaugă câte un dcument pentru fiecare CNP/CUI din listă. Dacă CNP/CUI-ul nu este în nmenclatrul de persane atunci acesta se ignră. Api se afișează lista cu CNP/CUI-urile ignrate. După înregistrare se afișează numărul de dcumente adăugate. Structura fișierului xls: fără nume de clane; pe prima clană CNP/CUI; pe a dua clană este tipul: 1 sau 2. 1 - CNP pentru persane fizice și 2 - CUI pentru persane juridice. Observație: frmatul clanei CNP/CUI trebuie să fie de tip text. ca mai js: Dacă se alege Adauga un singur dcument atunci se alege persana din nmenclatr Tip - persana fizică sau persana juridică (firma) - se alege tipul persanei pentru care se înregistrează dcumentul (adresantul). pentru persana sau firma; se pate cmpleta CNP sau CUI. Cu clic pe butnul Alege se deschide lista cu persanele sau firmele, cu clic pe CNP/CUI se alege. În aceasta fereastră se pate seta un filtru cmplex după CNP sau CUI, Nume, Prenume / Denumire, Lcalitate, sau Strada prin care se reduce lista afişată din nmenclatr la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butnul Reset filtru şterge tate valrile setate pentru mai uşară schimbare a filtrului. De asemenea se pt rdna persanele fizice cat şi cele juridice după următarele criterii: Denumire/Nume, Prenume, Lcalitate cu clic pe titlul clanei respective. în partea de js se afişează paginile listei, selectabile cu muse-ul. De asemenea simblurile << (prima pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rand din tabel pate fi mdificat cu clic pe. pentru persană fizică se va cmpleta CNP (cd numeric persnal) bligatriu 13 24 f 184
cifre. Se pt adăuga ni persane fizice dacă grupul din care face parte utilizatrul curent are dreptul de adăugare, flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele persanei fizice după cum urmează: CNP (cd numeric persnal) câmp bligatriu de 13 cifre. Dacă CNP este ernat şi nu se pate bţine CNP-ul crect, se pate şterge cmplet acest câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatrul dreşte acest lucru. Nume, Prenume Ţara, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). Tip stradă, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Serie CI, Număr CI. Ocupatia Datele pentru crespndenţă (Ţară, Judeţ, Lcalitate, Stradă etc.). Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. pentru persană juridică se va cmpleta CUI (Cd Unic de Înregistrare, cd unic de identificare, Cdul de Identificare Fiscală) bligatriu între 7 şi 9 cifre; dacă se cmpletează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, lcalitate, strada şi adresa se vr cmpleta autmat. Se pt adăuga ni persane juridice dacă grupul din care face parte utilizatrul curent are dreptul de adăugare, flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele după cum urmează: Denumire. Ţara, Judeţ, Tip lcalitate şi Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). 25 f 184
Manual de utilizare - CID - Tip stradă, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Serie CI, Număr CI. Datele pentru crespndenţă (Ţară, Judeţ, Lcalitate, Stradă etc.) Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. Observație: Dacă este cmpletată strada crespndenta atunci adresa persanei se ia din Datele pentru crespndenţă, altfel se ia în cnsiderare adresa din prima parte. Adresant - persana/firma căreia i se adresează. Se pate cmpleta un CNP/CUI iar api se da clic pe butnul Alege care va deschide listă cu persanele sau firmele care cnţin în CNP-ul sau CUI-ul lr numărul scris. De asemenea în lista de persane/firme se pate intrduce un filtru pe CNP/CUI sau pe denumire/nume-prenume sau se pt reseta filtrele. Persanele/firmele din listă pt fi mdificate cu un simplu clic pe butnul. Ca să selectăm anumită persană se dă clic pe CNP/CUI iar la adresant va fi cmpletat CNP/CUI, adresa şi numele persanei/firmei. Dacă se dreşte adăugarea unui adresant multiplu se pate flsi butnul Adaugă mai mulţi adresanţi. Apare lista cu adresanţii adăugaţi. Cu clic pe semnul din stinga persanei/firmei se pate elimina din lista un adresant. La persanele juridice ca adresanți se pt selecta direcții (sucursale, puncte de lucru) dacă există. Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătare de persana juridică selectată sunt astfel văzute ca și adresanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/mdificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se pate face din administrare. Tip act/prblema - se alege tipul dcumentului din lista (bligatriu de cmpletat); Cuprins - se va scrie ce reprezintă actul respectiv (bligatriu de cmpletat); Observaţii - se scriu bservaţiile drite; 26 f 184
Manual de utilizare - CID - Emitent - se pate alege din rganigramă un alt utilizatr decât cel curent, similar cu Adaugă din ficiu intern. Termen rezlvare: se alege din lista. Valarea se setează din mdulul de administrare dar pate fi mdificată aici sau Termen impus: se cmpletează flsind calendarul. Ataşare fişier -din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "13. FIŞIERE - psibilitatea de a ataşa un fişier la un dcument" şi atunci ataşarea unui fişier se face cu ajutrul butnului brwse; se selectează fişierul ce urmează a fi ataşat din nua fereastră deschisă, api clic pe butnul pen; pentru ataşarea mai multr fişiere se dă clic pe butnul mai multe fişiere; Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butnul brwse crespunzătr se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlcuit. Pentru a păstra fișierele deja atașate flsiți butnul brswse în dreptul căruia nu este deja cmpletat un nume de fișier. Dsar juridic numar si data - dacă este cazul Număr file - numărul de file al dcumentului Indicativ dsar - indicativul unitatii arhivistice cnfrm nmenclatrului arhivistic, împărţit pe trei grupe; Cnex/an - se cmpletează cu numărul şi anul dcumentului cnex cu cel curent. Anul dcumentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Dcumentele intrduse la număr cnex trebuie să existe. Cu clic pe butnul Adauga numar cnex se adauga dcumentul la lista de dcumente cnexe. Cu clic pe se pate șterge numărul din lista de cnexe. Dacă la un dcument A se adaugă cnexe B și C, atunci B devine cnex cu A și C cu A. După înregistrarea dcumentului se pt vizualiza numerele cnexe cu clic pe butnul Cnexe. Se afișează lista cu infrmațiile dcumentelr cnexe. Clic pe un anume dcument din această listă deschide pagina cu detaliile acelui dcument. Scanează pagină, scanează mai multe pagini - aceste butane permit utilizatrului să scaneze unul sau mai multe dcumente, în funcţie de butnul ales. Numărul ttal de fişiere scanate va apărea sub butanele scanează. Opţiunea 27 f 184
scanare se pate activa sau dezactiva din mdulul de administrare bifa 14.Scanare acte direct din aplicaţie. Dacă scanerul permite scanarea față/vers atunci se pate bifa pțiunea aflată sub butnul scanează mai multe pagini. Salvarea datelr se face apăsând butnul Înregistrează. Dacă în admin este pusă bifa 41.Trimite autmat dcumentele din ficiu intern/extern la emitent, dcumentul se expediază direct la emitent dacă acesta este diferit de userul curent. Dacă dcumentul nu se expediază direct la înregistrare, el va fi înregistrat ca fiind în perare, să se pată trimite la alt utilizatr. Dacă în mdulul de administrare se bifează pțiunea "11. Apare la înregistrare dcument psibilitate de a înregistra mai multe" atunci în câmpul următr se specifica numărul de dcumente înregistrate pe aceleași date de mai sus, implicit 1. 28 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Adaugă din email Aceasta pțiune se flsește pentru a adăuga dcumente din email. Adrese email: - se alege din lista de adrese adăugate în admin ("email-uri primire dcumente") de pe care se drește adăugarea. Cnținutul email-ului și fișierele se pt vizualiza înainte de înregistrarea dcumentului cu clic pe cuprins respectiv pe fișier. Cu clic pe "Adauga dcument" cnținutul cuprinsului email-ului va fi preluat în "Cuprins Act". Fișierele atașate vr fi adăugate. Cu clic pe se șterge emailul. Observație: extensiile pentru fișierele care se pt vizualiza sunt aceleași cu cele de la "Ataseaza", respectiv: txt, png, jpg, tiff, dc, dcx, pdf, ppt, pptx, xls, xlsx, dp, ds, dt, gif, tif, mp3, avi, mv, wmv, mp4, rar, zip, 7z). Dacă fișierul are extensie care nu se găsește în lista de mai sus, va aparea cu rșu și nu se va putea vizualiza. La perarea dcumentului se afișează atenținare: Atentie dcument inregistrat din E-mail, textul intrdus la rubrica raspuns va fi expediat prin e-mail la adresa... Textul intrdus la rubrica răspuns va fi expediat prin email la adresa pe baza căreia s-a adăugat dcumentul inclusiv fișierele atașate selectate în mmentul perării. Observație: dacă dcumentul este înregistrat din email iar la perare răspunsul este gl nu se trimite email. Observație: dacă dcumentul este înregistrat din email și în administrare este pusă bifa "43. Nu trimite email raspuns la clasat/intern/partial atunci nu se trimite email dacă mdul de perare este clasat, intern sau parțial. Dacă adresa de email pe baza căreia s-a adăugat dcumentul există în nmenclatrul de persane, atunci slicitantul se va cmpleta autmat. 29 f 184
Cpyright IndecSft Descriere funcţinală > Adauga cereri urbanism Această pţiune se flseşte pentru înregistrarea unui dcument specific direcţiei urbanism. Apare dacă utilizatrul curent face parte dintr-un grup care are dreptul "72. Adauga urbanism" (administrare-utilizatri-grupuri). Navigarea între câmpuri se face flsind tasta "Tab" pentru următrul câmp, respectiv Shift+Tab pentru câmpul precedent. Cu muse-ul se pate accesa direct un anume camp. Este bligatrie selectarea unui slicitant (slicitantul principal, în partea stângă). Există însă și pțiunea selectării unuia sau a mai multr slicitanți secundari (în partea dreapta), persane fizice sau juridice. La aceștia se selectează și relația în care sunt cu slicitantul principal, respectiv și, prin, în numele, "reprezentat de". Cu clic pe adaugă slicitant se adaugă slicitantul secundar selectat. Cu clic pe din fața unui slicitant secundar deja adăugat el se pate șterge. Nr. act extern - reprezintă numărul extern al actului, dacă acesta există ; Data act ext. - reprezintă data la care a fst înregistrat actul extern. Acest câmp apare dar dacă în Administrare / Cnfigurare se bifează pţiunea "6. Data act extern se intrduce separat de număr" Tip - persana fizică sau persana juridică (firma) - se alege tipul slicitantului. Slicitant - persana sau firma; se pate cmpleta CNP sau CUI. Exista dua variante de lucru cnfigurabile din mdulul administrare, una dacă NU se bifează "3. Slicitant se alege dintr-un nmenclatr" caz în care datele slicitantului se intrduc simplu în câmpurile crespunzătare. În varianta cu pţiunea bifată, apar butanele, Alege pentru a caută în nmenclatr, Mdifica pentru a mdifica datele persanei, respectiv Adaugă dacă CNP sau CUI nu exista în nmenclatr. Cu clic pe butnul Alege se deschide listă cu persanele sau firmele care cnţin în CNP-ul sau CUI-ul lr numărul scris. În aceasta fereastra se pate seta un filtru cmplex după CNP sau CUI, Nume, Prenume / Denumire, Lcalitate, sau Strada ţi clic pe Set filtru prin care se reduce lista afişată din nmenclatr la înregistrările care satisfac filtrul setat. Butnul Reset filtru şterge tate valrile setate pentru mai uşară schimbare a filtrului. De asemenea se pt rdna persanele fizice cât şi cele juridice după următarele criterii: Denumire/Nume, Prenume, Lcalitate cu clic pe titlul clanei respective. în partea de js se afişează paginile listei, selectabile cu muse-ul. De asemenea simblurile << (prima 30 f 184
pagina) < (pagina precedenta) respectiv > (pagina următare) şi >> (ultima pagina). Fiecare rând din tabel pate fi mdificat cu clic pe simblul crespunzătr. De asemenea se pate selecta afișarea persanelr care au CNP/CUI valid, invalid sau tate. pentru persană fizică se va cmpleta CNP (cd numeric persnal) bligatriu 13 cifre. Dacă utilizatrul face parte dintr-un grup cu dreptul 57 Adaugare persane fizice si juridice atunci el pate adăuga ni persane fizice flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele persanei fizice după cum urmează: CNP (cd numeric persnal) câmp bligatriu de 13 cifre. Dacă CNP este ernat şi nu se pate bţine CNP-ul crect, se pate şterge cmplet acest câmp şi aplicaţia generează un CNP fictiv dacă utilizatrul dreşte acest lucru. Nume, Prenume Ţara, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). Tip artera, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Scara, Etaj, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Serie CI, Număr CI. Ocupatia Datele pentru crespndenţă (Ţară, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr etc.). Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. pentru persană juridică se va cmpleta CUI (Cd Unic de Înregistrare, cd unic de identificare, Cdul de Identificare Fiscală) bligatriu între 7 şi 9 cifre. In fața CUI se pate cmpleta cu textul "RO" (plătitr de TVA)., nebligatriu. Dacă se cmpletează CUI şi acesta este găsit în baza de date câmpurile judeţ, lcalitate, strada şi adresa se vr cmpleta autmat. Dacă utilizatrul face parte dintr-un grup cu dreptul 57 Adaugare persane fizice si juridice atunci el pate adăuga ni persane flsind butnul Adaugă, api se cmpletează datele persanei după cum urmează: Denumire. 31 f 184
Manual de utilizare - CID - Ţara, Judeţ, Tip lcalitate şi Lcalitate, Sectr, Sat (aceste câmpuri se cmpletează autmat din nmenclatr, există psibilitatea de a mdifica aceste date). Tip artera, Stradă, Cd pştal, Număr pştal, Blc, Scara, Etaj, Apartament. Observație adresă Telefn, Email. Datele pentru crespndenţă (Ţara, Judeţ, Tip lcalitate, Lcalitate, Sectr etc.) Datele ni intrduse se pt salva în baza de date dacă acestea nu există, cu excepţia tip lcalitate şi tip artera. La persanele juridice s-a intrdus încă un nivel, direcțiile (sucursale, puncte de lucru) cmpnente. De exemplu un minister pate avea mai multe direcții, firma mai multe puncte de lucru, banca mai multe sucursale (agenții). Aceste direcții (sucursale, puncte de lucru) aparținătare de persana juridică selectată sunt astfel văzute ca și slicitanți diferiți pe același CUI. Adăugarea/mdificarea de direcții (sucursale, puncte de lucru) se pate face din administrare sau la adăugare dcument. Se selectează persana juridică și dacă are, una din direcțile ei. Se pate adăuga nuă direcție cu clic pe butnul adaugă din nmenclatrul de direcții. Adăugarea este validată cu bifa 60 Adaugare persane fizice și juridice din administrare-utilizatri-grupuri. După cmpletarea datelr se dă clic pe butnul Salvează sau Renunţă după cum se dreşte. Lista UAT - Se alege din listă. Cu clic pe "adauga UAT" se frmează listă unde se cmpletează adresa de execuţie pentru UAT selectat. adresa de amplasament - din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "5. Adresa de amplasament pentru Urbanism se pate intrduce la Adăugare dcument" şi atunci aceasta se pate cmpleta din adresa slicitantului printr-un simplu clic pe butnul Cmpletează din adresă slicitant sau pate fi cmpletată manual. Din mdulul administrare se pate bifa pţiunea "4. La adresa apare şi ţara slicitantului". serviciul Dacă în mdulul administrare NU este bifat "7. Tip act sunt legate de departament" acest câmp nu apare. Dacă este bifată pţiunea atunci se alege din lista departamentelr existente: 32 f 184
Manual de utilizare - CID - dacă se intrduc una sau mai multe litere cu care începe tipul actului drit, api tasta "Page Dwn", vr apare în listă dar tipurile de acte care încep cu literele respective; dacă se intrduce tasta "spaţiu", api "Page Dwn" va apărea listă cu tate tipurile de acte existente în baza de date din care se pate alege tipul drit; exista pţiunea de a selecta şi subrdnatele serviciului ales (dacă acestea exista). tip act/prblema - nume de câmp cnfigurabil în mdulul administrare 16.Denumire Tip act(prblema/tip act). Dacă în mdulul administrare este bifată pţiunea "7. Tip act sunt legate de departament" atunci este bligatrie alegerea intâi a serviciului/departamentului şi api Tip act/prblema. Dacă pţiunea nu este bifată atunci se pate alege rice act de la ricare serviciu/departament. Dacă se bifează "Şi subrdnate" atunci lista dcumentelr cnţine inclusiv lista dcumentelr de la serviciile subrdnate. Dacă în mdulul de administrare este bifată pțiunea 35. Arndare inspectri dupa adresa de amplasament și dacă tip act/prblema selectat are marcat un tip de arndare (în administrare-tip act/prblema), atunci la clic pe butnul Inregistreaza se afișează inspectrul arndat străzii din adresa de amplasament. Dacă tipul de arndare este cu trimitere, atunci se cere cnfirmarea trimiterii dcumentului înregistrat la inspectrul arndat. Dacă aici nu se trimite dcumentul la inspectrul arndat atunci se pate trimite dcumentul ulterir din fereastra Detaliu dcument. cuprins act - dacă în mdulul administrare se bifează pţiunea "8. Cuprins se cmpletează autmat din tip-act" atunci se cmpletează implicit la alegerea tipului de act; Tip intrare - se alege din listă. Implicit apare valarea setată în administrare pentru tip act/prblema ales; Infrmatii urbanism - După ce se alege Tip act se încarcă un XML crespunzătr cu XML-ul predefinit. Observaţii - infrmaţii suplimentare; Acte necesare - în funcţie de tip act se pt selecta prin bifare actele dintr- lista de acte generată autmat. Aceasta lista de acte este gestinată în mdulul de administrare. Nr. file reprezintă numărul de file ale dcumentului înregistrat, actualizat autmat la bifarea acte necesare. 33 f 184
Termen rez. - termenul (în zile) în care dcumentul trebuie să primească răspuns. El se alege dintr-un cmb, valrile care apar în acest cmb pt fi setate din mdulul de administrare. 0 înseamnă ca dcumentul nu necesita răspuns; Termen impus - mdifică termen de rezlvare, (numai scurtare nu prelungire), se alege cu ajutrul unui calendar; Cnex/an - se cmpletează cu numărul şi anul dcumentului cnex. Anul dcumentului trebuie să fie cuprins între 1997 şi anul curent. Dcumentele intrduse la număr cnex trebuie să existe. Cu clic pe butnul Adauga numar cnex se adauga dcumentul la lista de dcumente cnexe. Cu clic pe se pate șterge numărul din lista de cnexe. Dacă la un dcument A se adaugă cnexe B și C, atunci B devine cnex cu A și C cu A. După înregistrarea dcumentului se pt vizualiza numerele cnexe cu clic pe butnul Cnexe. Se afișează lista cu infrmațiile dcumentelr cnexe. Clic pe un anume dcument din această listă deschide pagina cu detaliile acelui dcument. Atasare fisier -din mdulul de administrare se pate bifa pţiunea "13. FIŞIERE - psibilitatea de a ataşa un fişier de un dcument" și atunci atașarea unui fișier se face cu ajutrul butnului brwse; se selectează fișierul ce urmează a fi atașat din nua fereastră deschisă, api clic pe butnul pen; pentru ataşarea mai multr fişiere se da clic pe butnul adauga; Observatie: dacă există deja un fișier atașat și pe butnul brswse crespunzătr se alege un altul, atunci fișierul inițial va fi înlcuit. Pentru a păstra fișierele deja atașate flsiți butnul brswse în dreptul căruia nu este deja cmpletat un nume de fișier. scanează pagină, scanează mai multe pagini - aceste butane permit utilizatrului sa scaneze unul sau mai multe dcumente. Numărul ttal de fişiere scanate va apărea sub butanele scanează. Opţiunea scanare se pate activa sau dezactiva din mdulul administrare cnfigurare CID 14.Scanare acte direct din aplicatie. Dacă scanerul permite scanarea față/vers atunci se pate bifa pțiunea aflată sub butnul scanează mai multe pagini. Dacă în mdulul de administrare cnfigurare CID este pusă bifa "33. Ocerizare pagini scanate" atunci la scanare de la Adauga dcument se afisează fereastră cu rezultatul cnversiei în text a paginii scanate. În situația în care calitatea cnversiei în text este 34 f 184