CAIET DE SARCINI Prezentul caiet de sarcini cuprinde specificaţiile tehnice pentru achiziţia publică de Servicii de comunicare si marketing online" în cadrul proiectului Romania suntem noi! POSDRU/171/6.4/S/146712. Caietul de sarcini face parte integrantă din documentaţia pentru elaborarea şi prezentarea ofertei şi conţine indicaţii privind regulile de bază care trebuie respectate astfel încât potenţialii ofertanţi să elaboreze propunerea tehnică şi oferta financiară corespunzător cu necesităţile Autorităţii Contractante. Caietul de sarcini conţine, în mod obligatoriu cerinţele tehnice impuse ce vor fi considerate ca fiind minimale. În acest sens, orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile Caietului de sarcini, va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale din Caietul de sarcini. Ofertele de servicii care nu satisfac cerinţele caietului de sarcini vor fi declarate oferte neconforme şi vor fi respinse. ABREVIERI Autoritatea Contractantă (AC): Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice; Proiect: Cererea de finanţare cu titlul România suntem noi! POSDRU/171/6.4/S/146712; Contractul de finanţare Contractul nr. 19018/22.09.2014 de finanţare a proiectului, încheiat între Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice şi Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane Ghidul solicitantului CONDIŢII SPECIFICE CERERE DE PROPUNERI DE PROIECTE DE TIP STRATEGIC NR. 171, Inițiative transnaționale pentru o piață inclusivă a muncii, AXA PRIORITARĂ 6- Promovarea incluziunii sociale ; AM POSDRU - Autoritatea de Management a Programului Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane, funcţionează în cadrul Ministerului Fondurilor Europene. POSDRU - Programului Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane 1. INFORMAŢII GENERALE DESPRE PROIECT Autoritatea Contractantă: Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale şi Persoanelor Vârstnice Adresa: Strada Dem. I. Dobrescu, nr.2, sector 1, Bucureşti; Bulevardul Magheru, nr. 7; Sursa de finanţare: fonduri europene nerambursabile şi bugetul de stat în cadrul proiectului România suntem noi! POSDRU/171/6.4/S/146712, proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Dezvoltarea Resurselor Umane în conformitate cu prevederile contractului de finanţare nr. 19018/2014. Valoarea proiectului: 9,163,407.12 lei. Durata: 14 luni. Descrierea cadrului existent din sectorul relevant Ministerul Muncii, Familiei, Protecției Sociale și Persoanelor Vârstnice, prin Direcția Dialog Social, va implementa proiectul: România suntem noi!, care are ca obiectiv general promovarea transferului de
expertiză la nivel national și transnațional pentru crearea unei piețe a muncii inclusive și pentru promovarea ocuparii printr-un dialog social de calitate capabil să genereze o acțiune sinergică între actorii acestuia. Proiectului se adreseaza unui segment foarte puțin abordat până în acest moment, acesta fiind dialogul social și rolul acestuia în promovarea ocuparii și a realizarii unei piete a muncii incluzive. Actorii dialogului social fac referire la partenerii sociali, societatea civilă și institutii publice. Partenerii sociali și societatea civilă au statut de actor interesat al pieței muncii și odată cu acest statut derivă o serie de responsabiltăți pe care aceste instituții le au pe piața muncii. Unul din beneficiile generate de proiect se refera la sinergia pe care o va crea în rândul actorilor interesati. Aceasta va integra toți actorii interesati ai pieței muncii și va proceda la organizarea acestora în funcție de misiunea fiecarei organizații. De exemplu, sindicatele vor fi implicate în creșterea competitivității salariaților iar ong urile în incluziunea sociala a grupurilor vulnerabile. O astfel de abordare maximizeaza efectul activitatii acestor instituții și organizează intervențiile realizate pe piața muncii, în interesul unor anumite grupuri țintă. Autoritatile publice centrale vor avea un cadru dialog și de consultare cu actorii interesați capabil să asigure transfer de bune practici și experiență în politicile care vizează piața muncii. Acestea constituie de asemenea, un efect pozitiv generat de proiect. Procesul de consultare este unul obligatoriu iar organizarea partenerului de dialog contribuie la eficientizarea procesului și implicit la asigurarea unei stabilități sociale. MMFPSPV va integra rețeaua partenerială creată în procesul de consultare asigurandu-se astfel cadru pentru consultarea și respectarea opiniilor în vederea integrării acestora în legislația ce vizează piața muncii. O astfel de abordare crează premizele unei piețe a muncii incluzive și calitative deoarece integrarea opiniilor actorilor interesați contribuie la o realizarea unei legislații care integreaza interesele actorilor interesați. Crearea unui cadru pentru care facilitează dialogul constituie un efect pe temren lung. Instrumentul de comunicare realizat în cadrul proiectului oferă posibilitatea actorilor interesati sa se manifeste în relația cu instituțiile publice centrale. O piață a muncii incluzivă este o piață în care se integreaza interesul actorilor interesați. Instrumentul de comunicare creat în cadrul proiectului permite transferul de bune practici din alte state memebre UE catre piața muncii din România. Creșterea capacității actorilor interesați constiuie de asemenea un efect benefic pe termen lung generat de proiect. Seminariile formativ informative dar și schimbul de bune practici contribuie la consolidarea capacității operaționale a partenerilor sociali, la crearea de parteneriate și la consolidarea pieței muncii. Aceștia vor dobândi cunostinte referitoare la rolul și posibilitățile pe care le au în vederea creării unei piețe a muncii incluzive. Aceste cunoștințe vor permite creșterea calității procesului de reprezentare și implicit o mai buna reprezentare a interesului actorilor interesați pe piața muncii. Parteneriatul constituie elementul de baza pentru procesul de reprezentare a interesului. Obiectivul general al proiectului se refera la promovarea transferului de expertiză la nivel național și transnațional pentru crearea unei piețe a muncii incluzive și pentru promovarea ocupării printr-un dialog social de calitate capabil să genereze o acțiune sinergică între actorii acestuia. Obiective specifice Pentru realizarea obiectivului general, proiectul propune 2 obiective specifice, cu beneficii directe pentru Grupul Țintă. (GT) Obiectiv Specific (OS1). Creșterea gradului de implicare a actorilor dialogului social în vederea realizării unei piețe a muncii incluzive, flexibile și moderne prin intermediul unei campanii care vizeaza realizarea a 112 de seminarii formativ informative și a 12 schimburi de bune practici realizate în state membe UE. Obiectiv Specific (OS2). Dezvoltarea unui cadru care favorizează dialogul necesar pentru crearea unei piețe a muncii incluzive și flexibile prin dezvoltarea unui larg parteneriat național și transnațional, a unui instrument de comunicare și a unei Strategii al cărei principal obiectiv este ocuparea. Grupul ţintă al proiectului Grupul tinta implicat in cadrul proiectului este format din 120 de persoane ce au statut de personal al membrilor parteneriatelor transnaționale. Aceste persoane vor participa la schimburile de bune practici organizate in cadrul proiectului. De asemenea, pentru 2240 de persoane ce au statut de personal al membrilor parteneriatelor nationale vor participa la seminarii formative informative. Grupul tinta provine
din randul unor institutii de tip asociativ care isi desfasoara activitatea pe piata muncii si nu in ultimul rand pot fi parte a dialogului social. A. OBIECTUL PROCEDURII DE ACHIZIȚIE Obiectivul general al proiectului se refera la promovarea transferului de expertiza la nivel national si transnational pentru crearea unei piete a muncii incluzive si pentru promovarea ocuparii printr-un dialog social de calitate capabil sa genereze o actiune sinergica intre actorii acestuia. Proiectului se adreseaza unui segment foarte putin abordat pana in acest moment, acesta fiind dialogul social si rolul acestuia in promovarea ocuparii si a realizarii unei piete a muncii incluzive. Actorii dialogului social sunt partenerii sociali, societatea civilă și institutii publice. Partenerii sociali si societatea civila au statut de actor interesat al pietei muncii si odata cu acest statut deriva o serie de responsabiltati pe care aceste institutii le au pe piata muncii. Obiectiv specifice Obiectiv specific 1. Cresterea gradului de implicare a actorilor dialogului social in vederea realizarii unei piete a muncii incluzive, flexibile si moderne prin intermediul unei campanii care vizeaza realizarea a 112 de seminarii formativ informative si a 12 schimburi de bune practici realizate in state membe UE. Obiectivul vizeaza activitatea 3 si activitatea 4. Acesta vizeaza participarea a 2240 de persoane ce apartin grupului tinta la seminarii formativ informativ si a 120 de persoane la schimburi de bune practici tematice in alte state membre UE. Scopul principal este creşterea notorietăţii şi vizibilităţii, atragerea şi menţinerea unei legături strânse cu grupul ţintă, dar şi popularizarea proiectului în rândul publicului larg. Rezultatele asteptate sunt: un plan de campanie realizat, o strategie de diseminare realizata pentru informarea grupului tinta a proiectului, precum si a publicului larg, un set de comunicate de presa, un set de template-uri pentru prezentari de tip power point, un raport de monitorizare a implementării campaniei de promovare on-line. Rezultatele vor fi obtinute prin: 1. Promovarea paginii şi a strategiei naţionale pentru dialog social printro campanie ofensiva utilizand instrumentele social media, inclusiv prin completarea paginii de web cu un blog ce va fi actualizat zilnic cu informatii de interes pentru tineri 2. Activitate sustinuta de e-mail marketing, youtube marketing si Social Media marketing (Facebook, Twitter, Linkedin, forumuri etc) si o promovare comuna cu site-uri afiliate (partenerii din proiect) 3. Crearea unei rețele LinkedIn se bazează pe relaţiile dintre profesionişti, în acest caz, membrii parteneriatelor naţionale. 4. Crearea unui newsletter cu articole, sfaturi utile, evenimente derulate în cadrul proiectului la nivel naţional/transnaţional etc. 5. Prezenţa în media tradiţională şi/sau online prin diferite informații, comunicate și / sau articole de specialitate, optimizarea motorelor de cautare (SEO).
CERINŢE SPECIALE Pe toată durata de implementare a contractului, Prestatorul va lua toate măsurile necesare pentru a preveni orice situaţie de natură să compromită realizarea cu imparţialitate şi obiectivitate a activităţilor desfăşurate pentru realizarea obiectivelor contractului. Campania de promovare on-line cuprinzînd servicii de creaţie, producţie şi difuzare a unui banner web, adresate publicului ţintă va respecta următoarele cerinţe privind concepţia grafică şi realizarea tehnică: - 1 banner web animate (flash), fiecare în format 728 x90 pixeli şi/sau format 160x600 pixeli, de maxim 100kb, cu afişare continuă pe site sau dacă e cazul, într-o secţiune relevantă a acestui site; - leaderboard banners pe pagina de intrare a site-ului (top of the page); - difuzarea bannerelor pe site-urile specificate, cu acoperire la nivel naţional; - în cadrul contractului se vor prezenta minim 2 propuneri de design banner web; Autoritatea Contractantă îşi rezervă dreptul de a alege pentru producţie între cele două variante sau de a solicita ajustări ale unei variante păstrându-se conceptul iniţial. - Informațiile, comunicatele și / sau articole de specialitate vor fi difuzate în același regim cu bannerul web. Prestatorul va respecta condiţiile privind vizibilitatea şi publicitatea proiectului derulat prin POSDRU, în conformitate cu reglementările privind finanţarea nerambursabilă din Fondul Social European. Materialele și documentele elaborate în cadrul contractului vor respecta prevederile cuprinse în Manualul de identitate vizuală pentru proiectele finanțate prin POSDRU. Prestatorul este obligat să asigure păstrarea confidenţialităţii documentelor, materialelor, datelor şi informaţiilor în legătură cu Proiectul și nu poate utiliza respectivele informații decât cu acordul expres, scris al Beneficiarului. Orice drept de autor asupra materialelor/documentelor elaborate și datelor culese de către Prestator ca urmare a implementării contractului va fi transferat necondiționat și irevocabil Beneficiarului. Prestatorul poartă răspunderea integrală asupra regulilor și reglementărilor în vigoare privind drepturile de proprietate intelectuală, de autor și conexe și are obligația despăgubirii integrale și necondiționate a Beneficiarului în cazul stabilirii în sarcina acestuia din urmă a unor daune ca urmare a utilizării materialelor/documentelor elaborate în cadrul contractului (de ex., situații de plagiat). RAPORTE Un plan de campanie realizat O strategie de diseminare realizata Raport privind comunicatele de presa și a setului de template-uri pentru prezentari de tip power point (în vederea asigurării sustenabilității). Un raport de monitorizare a implementării campaniei de promovare on-line realizat. Prestatorul va prezenta un raport de activitate în care să fie prezentate documentele din care să reiasă că activitățile au fost efectiv realizate. LOCUL DE DESFĂŞURARE ŞI DURATA CONTRACTULUI Locaţia de bază a contractului: va fi în Bucureşti, la sediul Beneficiarului din Bdul Magheru n.7. În funcție de specificul activităților desfășurate, Prestatorul va desfășura activități și la sediul său precum și în alte locații de implementare a contractului, așa cum sunt acestea menționate în caietul de sarcini. DATA DEMARĂRII ŞI PERIOADA DE EXECUŢIE A CONTRACTULUI: Întreaga perioadă de prestare a serviciilor acoperite de prezentul contract, de la data semnării contractului de achiziţie publică până la data de 30.11.2015.
Prestatorul are obligaţia de a începe prestarea serviciilor prevăzute în contract la data comunicată de Beneficiar, în înştiinţarea în scris (ordinul administrativ) transmisă acestuia, după semnarea contractului de către ambele părţi. În situaţia în care contractul de finanțare se modifică prin acte adiţionale, care pot influenţa derularea serviciilor ce fac obiectul prezentei achiziții, va fi aplicabilă perioada de timp stipulată în acestea. LIVRAREA Locul de livrare a materialelor/documentelor/datelor aplicate realizate în cadrul contractului este sediul Beneficiarului (Direcția de Dialog Social din cadrul MMPSFPV). CONDIŢII DE PLATĂ Suma de 90 000 lei este prevăzută a fi platita integral pentru acoperirea cheltuielilor în cadrul contractului de prestare servicii dupa: - receptia planului de campanie realizat - receptia strategiei de diseminare realizata pentru informarea grulului tinta a proiectului, precum si a publicului larg - transmiterea bunului de tipar pentru tehnoredactare computerizata realizata pentru un set de comunicate de presa, un set de template-uri pentru prezentari de tip power point Plata va fi efectuată numai în baza următoarelor documente obligatorii, în original: - Factură fiscală emisă de Prestator; - Documentele justificative prin care se demonstrează că activităţile au avut loc Rapoartele întocmite de Prestator (a se vedea Secţiunea Raportare); - Aprobarea, de către Beneficiar, a concluziilor rapoartelor elaborate de Prestator, întocmirea Procesului verbal de recepţie a serviciilor de comisia de recepţie constituită care, de asemenea, va elabora un raport de recepţie în care va aprecia calitatea livrabilelor. De asemenea, Prestatorul va furniza Beneficiarului pe suport electronic, pe CD, forma originală pentru toate documentele justificative, pentru factura proprie sau orice alt document justificativ necesar pentru validarea plăţilor efectuate. Factura se achită în termenul stabilit prin contract. Toate rapoartele, datele, materialele produse de Prestator în cadrul acestui contract vor constitui proprietatea Beneficiarului contractului. ALTE CERINȚE Toate materialele elaborate în cadrul contractului vor conține însemnele de vizibilitate ale Proiectului și vor respecta regulile de vizibilitate din Manualul de vizibilitate POSDRU postat pe site-ul AMPOSDRU http://www.fonduri-ue.ro/identitate-vizuala/identitate-posdru. Toate drepturile de proprietate asupra materialelor/produselor realizate în cadrul contractului vor apartine autoriății contractante. Toate drepturile de autor legate de produsele realizate în cadrul contractului vor aparține autoritatii contractante. Toate materialele se predau autorității contractante, pe baza de unui proces verbal de predareprimire, iar plata se va realiza după realizarea recepției serviciilor Orice utilizare ulterioară, de către prestator, a informațiilor obținute sau a documentelor elaborate în cadrul contractului se va putea realiza cu acordul explicit al autorității contractante.
DISPOZIŢII FINALE Cerinţele impuse vor fi considerate ca fiind minimale. În acest sens orice ofertă prezentată, care se abate de la prevederile menţionate mai sus, va fi luată în considerare, dar numai în măsura în care propunerea tehnică presupune asigurarea unui nivel calitativ superior cerinţelor minimale menţionate în prezentul Caiet de sarcini. Coordonator de proiect Angelica Sabiescu