Formularul Unic Manual de utilizare

INTEGRAREA FORMULARELOR DE COLECTARE A TAXELOR CĂTRE BUGETUL DE STAT PENTRU COMPANII Formularul Unic Manual de utilizare Pagina 1

CUPRINS 1. Introducere...3 2. Descrierea pe scurt a sistemului Formular Unic...4 3. Instalare şi cerinţe de sistem...6 3.1. Instalare:...6 3.2. Instalare certificat digital în Microsoft Internet Explorer...6 3.3. Cerinţe de sistem...10 3.4. Instalarea Applet-ului de semnare digitală...11 4. Certificatul digital şi semnătura electronică...12 4.1. Ce este un certificat digital?...12 4.2. Ce este semnătura electronică?...13 4.3. Ce înseamnă semnarea electronică?...13 5. Cum se face?...15 5.1. Autentificarea în sistem...15 5.2. Alegerea serviciilor...16 5.3. Completarea formularului unic...16 5.4. Completarea formularului pentru CNPAS...18 5.4.1. Declararea obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale... 18 5.5. Completarea formularului pentru ANOFM...19 5.5.1. Declaraţie privind privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor pentru şomaj.... 19 5.6. Completarea formularelor pentru MEF...21 5.6.1. Declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat... 21 5.6.2. Declaraţie privind impozitul pe profit... 23 5.6.3. Decont privind taxa pe valoarea adăugată... 25 5.7. Completarea formularelor pentru CNAS...28 5.7.1. Declaraţie privind obligaţiile de plată către CNAS... 28 5.8. Trimiterea formularelor...29 5.9. Consultarea stării unui formular transmis...30 6. Întrebări frecvente / rezolvarea eventualelor problemelor...31 7. Suport tehnic...35 8. Precizări finale...36 Pagina 2

1. Introducere Formular Unic - Manual de Utilizare Prezentul document descrie interfaţa WEB a Sistemului Formular Unic. În continuare vor fi oferite informaţii privind descrierea generală a sistemului şi modalitatea de completare a formularelor online corespunzătoare fiecărei declaraţii pentru următoarele instituţii: Casa Naţională de Pensii şi alte Drepturi de Asigurări Sociale (CNPAS); Agentia Naţională pentru Ocuparea Forţei de Muncă (ANOFM); Ministerul Economiei şi Finanţelor (MEF); Casa Naţională de Asigurări de Sănătate (CNAS). Pagina 3

2. Descrierea pe scurt a sistemului Formular Unic Proiectul Formular Unic este un sistem operat de Autoritatea pentru Serviciile Societăţii Informaţionale. Guvernarea electronică este o sintagmă din ce în ce mai des folosită şi se referă la totalitatea serviciilor electronice oferite de administraţia publică pentru a veni în sprijinul cetăţenilor. Aceste servicii electronice vin să suplinească sau să înlocuiască în totalitate procedurile clasice de interacţiune între cetăţeni şi administraţie (depuneri de declaraţii pe hârtie, informare de la sediul instituţiei ş.a.). Introducerea interacţiunii electronice implică schimbări majore ale modului intern de lucru al administraţiei publice. Colectarea taxelor către bugetul de stat se realizează de către fiecare instituţie publică responsabilă cu prestarea unui anumit serviciu. Valoarea acestor taxe este specificată în declaraţii pe care agentul economic le completează şi le depune, în format scris şi în format electronic, la instituţiile publice responsabile cu prestarea unui anumit serviciu. Acest fapt conduce la completarea mai multor declaraţii şi transmiterea acestora către fiecare instituţie în parte, deşi există informaţii comune acestor declaraţii. Prin intermediul sistemului Formular Unic se crează un singur punct de trimitere electronică a acestor declaraţii. Beneficiile majore ale sistemului: - Contribuabilul nu va mai fi nevoit să meargă la instituţiile menţionate pentru depunerea şi a variantei pe hârtie a declaraţiilor; - Contribuabilul nu trebuie să se deplaseze sau să caute informaţii în locaţii diferite privind aceste declaraţii; - Declaraţiile se completează într-un singur loc si mai mult, informaţiile comune sunt păstrate de la o operaţiune la alta şi de la o declaraţie la alta; - Contribuabilul nu trebuie să-şi instaleze nici un program pe calculatorul propriu; - Contribuabilul este informat privind starea declaraţiei depuse (acceptată, respinsă, observaţii şi erori găsite de instituţia căreia i se adresează) în timp real (imediat ce formularul a primit o rezoluţie din partea instituţiei); - Datele se transmit conform ultimelor norme de securitate şi sunt semnate digital de către contribuabil, operaţiunile fiind în concordanţă deplină cu legile în domeniu (ex: legea semnăturii electronice); - Utilizarea aplicaţiei web este uşoară aceasta fiind creată conform normelor şi standardelor web de ergonomie. Pagina 4

COMP 2.1 Comunicare Raspuns Server SID CNPAS Cluster COMP 1 site WEB Server WEB Formulare Raspuns Sistemul Electronic National Formulare Raspuns Server SID COMP 2.2 Comunicare ANOFM COMP 2.3 Comunicare Raspuns Server SID MEF COMP 2.4 Comunicare Raspuns Server SID CNAS Sisteme back end Schema generală a funcţionării sistemului Practic contribuabilul nu interacţionează decât cu interfaţa WEB, restul componentelor sistemului fiind transparente pentru utilizatori. Descrierea funcţionării interfeţei web este prezentată în capitolele următoare. Pagina 5

3. Instalare şi cerinţe de sistem 3.1. Instalare: Pentru accesarea sistemului Formularul Unic nu este necesară instalarea suplimentară a nici unei aplicaţii dedicate. Se accesează site-ul http://www.e-guvernare.ro, de unde se urmeaza linkul Servicii Online, sau direct https://formularunic.e-guvernare.ro. De asemenea, asiguraţi-vă că atât la instalarea certificatelor (şi a appletului de semnare), cât şi la transmiterea efectivă a declaraţiilor, utilizatorul are drepturi de Administrator sau Power User pe calculator. 3.2. Instalare certificat digital în Microsoft Internet Explorer: Există mai multe modalităţi pentru instalarea certificatului digital primit pe dischetă. Indiferent de metoda aleasă, este bine ca instalarea să se facă de pe dischetă (fără copierea fişierului.p12 pe hard-disc). În continuare, se prezintă două variante de instalare a certificatului digital pentru sistemul de operare Microsoft Windows, browserul Microsoft Internet Explorer 6.0. Procedura de instalare funcţionează identic şi pentru versiunile 5.0 şi 5.5 ale Microsoft Internet Explorer, utilizarea ultimei versiuni fiind recomandată. Varianta a direct de pe suport Se localizează (pe dischetă) fişierul cu certificatul digital (fişierul cu extensia.p12). Se dă un click dublu pe acest fişier (sau click dreapta şi se alege opţiunea Instal PFX din meniul care apare). Iniţierea instalării unui certificat digital din Windows Explorer Varianta b prin Control Panel În Control Panel daţi dublu-click pe Internet Options, selectaţi pagina Content, apoi apăsaţi butonul Certificates. În ecranul care se afişează apăsaţi pe Import. Pagina 6

Iniţierea instalării unui certificat digital din fereastra Certificates După paşii din variantele de mai sus urmează aceeaşi succesiune de paşi. Se va trece mai departe apăsând butonul Next >. Următorul ecran va conţine calea către fişierul cu certificatul digital; dacă aţi folosit varianta (b) apăsaţi butonul Browse şi localizaţi (pe dischetă) fişierul care conţine certificatul digital. Se va trece mai departe apăsând butonul Next >. Pagina 7

Se va introduce în continuare parola cu care este protejat certificatul digital. Această parolă se găseşte înscrisă pe hartia inclusă în plicul pe care l-aţi primit, sau scrisă pe discheta într-un fisier în format txt. Parola trebuie introdusă exact aşa cum apare scrisă. În momentul introducerii parolei, în locul caracterelor tastate se vor afişa caractere asterisc ( * ), ca o măsură de siguranţă. Opţiunea Mark the private key as exportable trebuie să fie selectată. Dacă parola a fost introdusă corect, la apăsarea butonului Next > se va trece la ecranul următor. Dacă apar probleme parola trebuie reintrodusă, până ce se tastează valoarea corectă. Certificatul digital se va instala în locaţia implicită, astfel că la următorul ecran se va apăsa direct butonul Next > Pagina 8

Acum totul este pregatit pentru instalarea certificatului digital. La apăsarea butonului Finish certificatul digital va fi instalat pe sistem, în concordanţă cu selectările făcute la paşii anteriori. Apariţia următoarei ferestre marchează instalarea cu succes a certificatului. Pagina 9

După instalarea certificatului dvs. de utilizator, necesar semnării declaraţiilor şi autentificării în Sistemul Electronic National, este obligatorie şi instalarea lanţului de certificate digitale: igcti_class1e.cer, igcti_root.cer, igcti_subca.cer primite odată cu certificatul de utilizator. Instalarea acestora se poate face atât de pe discheta sau suportul magnetic primit, unde veţi găsi şi instrucţiunile necesare instalării acestora, fie din pagina https://formularunic.eguvernare.ro/installconfirm.aspx unde aţi fost direcţionat. 3.3. Cerinţe de sistem Hardware: Minim: procesor 450 Mhz, 128 MB RAM, 100 MB liberi pe HDD. Software Windows 98/NT/2000/XP/2003; Browser Microsoft Internet Explorer 6.0 cu Service Pack 1; Microsoft.NET Framework v1.1; Setările browser-ului să permită descărcarea de Applet-uri semnate, JavaScript, precum şi să permită descărcarea de First party cookies. Alte cerinţe obligatorii: Drepturi de Administrator sau Power User pe calculator; Applet-ul de semnare a declaraţiilor, care trebuie instalat la prima accesare a Sistemului (precum şi la orice reinstalare a sistemului de operare). Orice modificare ulterioară a Applet-ului de semnare va porni automat procedura de reinstalare a acestuia. Pentru evitarea eventualelor probleme se recomandă utilizarea setărilor implicite ale browserului. Pagina 10

3.4. Instalarea Applet-ului de semnare digitală Formular Unic - Manual de Utilizare Următoarea procedură descrie paşii ce trebuiesc urmaţi la prima accesare a Sistemului Formular Unic, sau ori de câte ori o nouă versiune a applet-ului devine disponibilă. 1. Accesaţi pagina de bază a proiectului (https://formularunic.e-guvernare.ro); 2. Selectati autentificare cu certificat digital; 3. Veţi fi redirectat automat către o pagină ajutătoare (https://formularunic.eguvernare.ro/installconfirm.aspx), în care veţi fi îndrumaţi în parcurgerea tuturor etapelor necesare în instalarea şi rularea Appletului de semnare cu certificat digital; 4. Asiguraţi-vă că aveţi instalat Microsoft.NET Framework, minim versiunea 1.1; 5. Asiguraţi-vă că aveţi drepturi de Administrator sau Power User pe calculator; 6. Verificaţi dacă toate certificatele electronice au fost instalate cu succes în calculator (atât certificatul de utilizare, cât şi certificatele din lanţul de certificare); 7. Asiguraţi-vă că data şi ora calculatorului dumneavoastră sunt corecte; 8. Descărcaţi aplicaţia de semnare cu certificat digital prin apăsarea butonului Instalaţi aplicaţia de semnare din partea de jos a paginii, urmând a fi ghidat prin restul procesului de instalare. Butonul de instalare a aplicaţiei de semnare cu certificat electronic În cazul în care instalarea applet-ului in browser este blocată, va fi necesară confirmarea manuală a utilizatorului pentru ca instalarea să decurgă normal. Blocarea instalării applet-ului poate apare în cazul utilizării sistemului de operare Windows XP SP2, precum şi în cazul utilizării altor aplicaţii care să nu permită instalarea implicită în browser de appleturi ActiveX semnate. Pentru detalii, vă rugăm să consultaţi documentaţia produselor pe care le utilizaţi. De asemenea, în cazul în care utilizaţi Windows Vista cu Internet Explorer 7 este necesară verificarea instalării şi funcţionării appletului de semnare. 9. Reporniţi browserul şi reveniţi în pagina de bază a Sistemului. Pagina 11

4. Certificatul digital şi semnătura electronică 4.1. Ce este un certificat digital? Un certificat digital este un buletin de identitate electronic (un element software) care conţine informaţiile de identificare ale posesorului şi este folosit pentru afaceri sau tranzacţii pe WWW 1. Este emis de o autoritate de certificare (CA). Conţine numele deţinătorului, un număr serial (unic), data de expirare, o copie a cheii publice a deţinătorului şi semnătura electronică a autorităţii de certificare pentru a se putea verifica autenticitatea certificatului. Unele certificate digitale se conformează unui standard internaţional (X.509). Certificatele digitale pot fi stocate în regiştri iar utilizatorii autentificaţi pot accesa cheile publice ale altor utilizatori. Pentru instalarea unui certificat digital este suficient să daţi click dreapta pe fişierul care conţine certificatul cu extensia.cer (sau.p12, sau.pfx ), selectaţi Install Certificate şi să urmaţi instrucţiunile de pe ecran. Iconiţa unui fişier care stochează un certificat digital Recomandări privind păstrarea Certificatului Digital: 1. Certificatul digital (inclusiv cheia privată 2 ) trebuie să-l primiţi într-un plic sigilat pe o dischetă sau CD de la o instituţie de încredere. Plicul trebuie să conţină şi parola de instalare a certificatului (inclusiv cheia privată). 2. Nu permiteţi nimănui cunoaşterea acestei parole şi păstraţi-o într-un loc sigur. 3. Suportul (dischetă, CD) pe care aţi primit certificatul păstraţi-l într-un loc sigur diferit de cel în care ţineţi parola. 4. Nu permiteţi accesul persoanelor neautorizate la un computer pe care aţi instalat certificatul şi cheia privată, acestea le pot folosi pentru a semna electronic în numele dumneavoastră. 1 World Wide Web: Definiţia dată de Tim Berners-Lee, inventatorul Web-ului este: World Wide Web este universul informaţiei accesibile printr-o reţea (cum ar fi Internetul), întruchipare a cunoaşterii umane 2 Cheia privată este o cheie de criptare secretă folosită pentru codificarea mesajelor electronice astfel încât conţinutul acestora să nu poată fi înţeles şi folosit decât de persoanele care deţin acestă cheie. Aceasta trebuie să fie accesibilă şi cunoscută numai deţinătorului de drept. Din acest motiv s-au introdus sisteme de perechi (cheie publică, cheie privată) astfel încât criptarea unui mesaj cu o cheie poate fi decriptat numai şi numai cu cealaltă cheie pereche. Pagina 12

4.2. Ce este semnătura electronică? Formular Unic - Manual de Utilizare O semnătură electronică (a nu se confunda cu certificatul digital) este un cod electronic care poate fi folosit pentru a confirma identitatea expeditorului unui mesaj sau a celui care a semnat electronic un document digital, şi care asigură că conţinutul mesajului sau documentului semnat nu a fost alterat (schimbat). Semnăturile electronice sunt uşor de transportat, nu pot fi imitate şi pot fi automat marcate ca moment de timp al semnării. Semnătura electronică poate fi utilizată cu orice tip de mesaj indiferent dacă acesta este criptat sau nu, pur şi simplu pentru ca destinatarul să se asigure de identitatea expeditorului şi de faptul că mesajul nu a fost schimbat. 4.3. Ce înseamnă semnarea electronică? Procesul semnării electronice (descriere pe scurt): Semnarea 1. se foloseşte un software special pentru a se obţine un mesaj hash (sumar matematic al informaţiei din documentul care trebuie semnat); 2. se foloseşte cheia privată (care este accesibilă numai proprietarului, fiind în responsabilitatea acestuia a nu o distribui, cheie obţinută de la o autoritate publică specializată) pentru a codifica (cripta) mesajul hash; 3. mesajul hash criptat devine semnătura electronică a documentului (de observat că aceasta variază în funcţie de conţinutul de semnat). Aceste procese sunt automate şi transparente pentru utilizator. Practic utilizatorului i se cere să aleagă certificatul digital care va fi ataşat documentului de transmis şi să apese butonul Sign In. Transmiterea Se transmit cel puţin: documentul, rezumatul matematic criptat, certificatul digital. Nu se transmite niciodată cheia privată. Verificarea semnăturii 1. se foloseşte un software special pentru a se obţine mesajul hash (sumar matematic al informaţiei din document); 2. se foloseşte cheia publică a semnatarului pentru a decripta semnătura documentului. Dacă cele două mesaje hash sunt identice documentul este veridic. Perechea de chei privată şi publică funcţionează în felul următor: - un mesaj criptat cu o cheie poate fi decriptat numai şi numai cu cealaltă cheie; - cheia publică este accesibilă tuturor pentru verificarea mesajelor semnate; - cheia privată trebuie să fie accesibilă numai deţinătorului acesteia. Certificatul digital are rolul de a lega identitatea unei persoane sau computer de o cheie publică. De aceea este obligatoriu ca la înmânarea cheii private şi a certificatului digital, persoana care le ridică să prezinte un act de identitate (pentru detalii privind actele necesare in vederea ridicării certificatelor digitale, va rugam consultaţi Hotărârea de Guvern nr. 1085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr. 161/2003 privind unele măsuri referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naţional). Pagina 13

Cheia privată se stochează criptat, inclusiv în dispozitive hardware speciale pentru acest scop. Semnarea electronică are valoare juridică în conformitate cu legislaţia în vigoare (vă rugăm consultaţi legislaţia în vigoare). Pagina 14

5. Cum se face? 5.1. Autentificarea în sistem Autentificarea în sistem se face cu ajutorul unui certificat digital eliberat de către A.S.S.I: - Agenţia pentru Serviciile Societăţii Informaţionale - pentru persoanele juridice care se înregistrează în Sistemul Formular Unic. Alegeţi Certificat digital din lista afişată Apăsaţi Continuaţi Browser-ul vă va afişa: o listă de certificate proprii instalate pe calculatorul dumneavostră, din care veţi alege certificatul primit pentru autentificarea în Sistemul Electronic Naţional, sau o pagină cu descrierea paşilor ce ar fi trebuit parcurşi înainte de vă autentifica. Asiguraţi-vă că aţi parcurs aceşti paşi. Fig. 1 - Autentificare cu certificat digital Pagina 15

5.2. Alegerea serviciilor Formular Unic - Manual de Utilizare Pentru a putea continua, trebuie să specificaţi sistemului serviciile pe care doriţi să le accesaţi. Fiecare cerere de accesare trebuie semnată cu ajutorul certificatul digital corespunzător ca în figura 2, prin utilizarea butonului Adaugă. Fig. 2 Alegerea serviciilor solicitate După alegerea acestora apăsaţi Continuaţi Sistemul va afişa lista serviciilor alese şi vă cere să bifaţi declaraţiile pe care doriţi să le completaţi Bifaţi declaraţiile pe care doriţi să le depuneţi şi apăsaţi din nou Continuaţi. 5.3. Completarea formularului unic Pentru completarea formularului unic se alege Pasul 1 (Fig 3. - paşii de urmat pentru trimterea declaraţiilor). Sistemul afişează un formular web care conţine datele comune tuturor declaraţiilor. Completarea acestuia se face o singură dată la începutul depunerii declaraţiilor pentru fiecare lună calendaristică, sau doar dacă mai apar modificări in ceea ce priveşte datele Pagina 16

comune. La fiecare declaraţie sistemul va prelua aceste informaţii comune fără să mai fie nevoie ca utilizatorul să le completeze din nou. Fig 3 Paşii de urmat pentru completarea declaraţiilor Pagina 17

5.4. Completarea formularului pentru CNPAS Formular Unic - Manual de Utilizare 5.4.1. Declararea obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor sociale Completare On-line Facilitate momentan dezactivată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Se apasă butonul Adaugă asigurat pentru a adăuga un nou utilizator pe declaraţie. Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corectarea acesteia. Fig. 4 Formularul web pentru CNPAS Trimitere prin upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierele A11.dbf şi A12.dbf generate cu alte aplicaţii (inclusiv aplicaţia de asistenţă de pe site-ul CNPAS) în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului A11.dbf Pagina 18

Apăsaţi al doilea buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului A12.dbf Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierele pentru a încărca fişierele în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierele sau va semnala erorile în cazul în care aceste fişiere nu corespund ca nume şi tip. Încărcarea fişierelor nu înseamnă şi transmiterea lor către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Fig. 5 Upload fisiere pentru CNPAS 5.5. Completarea formularului pentru ANOFM 5.5.1. Declaraţie privind privind evidenţa nominală a asiguraţilor şi a obligaţiilor de plată către bugetul asigurărilor pentru şomaj. Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Se apasă butonul Adaugă asigurat pentru a adăuga un nou utilizator pe declaraţie. Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corectarea acesteia. Pagina 19

Fig. 6 Formularul WEB pentru ANOFM Trimitere prin Upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic a fişierelor Cap1.dbf şi Cap2.dbf generate cu alte aplicaţii (inclusiv aplicaţia de asistenţă de pe site-ul ANOFM) în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului Cap1.dbf Apăsaţi al doilea buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului Cap2.dbf Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierele pentru a încărca fişierele în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierele sau va semnala erorile în cazul în care aceste fişiere nu corespund ca nume şi tip. Încărcarea fişierelor nu înseamnă şi transmiterea lor către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Pagina 20

Fig. 7 Upload fisiere pentru ANOFM 5.6. Completarea formularelor pentru MEF 5.6.1. D100 Declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul de stat Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Se apasă butonul Adaugă impozit pentru a adăuga un nou tip de impozit pe declaraţie. Se alege impozitul din lista Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. Se repetă paşii pentru următorul impozit La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corectarea acesteia. Pagina 21

Fig. 8 Formularul WEB pentru MEF D100 Trimitere prin Upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text corespunzător formularului D100 generat cu alte aplicaţii (inclusiv aplicaţia de asistenţă de pe site-ul MEF) în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Pagina 22

Fig. 9 upload fişier pentru MEF D100 5.6.2. Declaraţie privind impozitul pe profit Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corectarea acesteia. Pagina 23

Fig. 10 Formularul WEB pentru MEF D101 Trimitere prin Upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text corespunzător formularului 101 generat cu alte aplicaţii (inclusiv aplicaţia de asistenţă de pe site-ul MEF) în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Fig. 11 Upload fisier pentru MEF D101 Pagina 24

5.6.3. Decont privind taxa pe valoarea adăugată Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corecarea acesteia. Trimitere prin Upload Fig. 12 Formularul WEB pentru MEF D300 Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text (corespunzător formularului 300) generat cu alte aplicaţii în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Pagina 25

Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Fig. 13 Upload fisier pentru MEF D300 5.6.4. Declaraţie recapitulativă privind livrările\achiziţiile intracomunitare de bunuri Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată Trimitere prin Upload Facilitate momentan dezactivată Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text (corespunzător formularului 390) generat cu alte aplicaţii în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. 5.6.5. Declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetele asigurărilor sociale şi fondurilor speciale Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată Trimitere prin Upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text (corespunzător formularului 102) generat cu alte aplicaţii în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Pagina 26

Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Fig. 14 Upload fisier pentru MEF D102 5.6.6. Declaratie privind accizele Completare On-Line Facilitate momentan dezactivată Trimitere prin Upload Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul text (corespunzător formularului 103) generat cu alte aplicaţii în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului text Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca nume şi tip. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Pagina 27

Fig. 15 Upload fisier pentru MEF D103 5.7. Completarea formularelor pentru CNAS 5.7.1. Declaraţie privind obligaţiile de plată către CNAS Completare On-Line Funcţionalitate momentan dezafectată La completarea on line sistemul va prezenta un formular WEB asemănător ca şi grafică cu cel de pe hârtie. Utilizatorul va completa câmpurile conform valorilor din contabilitatea societăţii. La apăsarea pe butonul de salvare sistemul va autocalcula câmpurile care se bazează pe formule de calcul şi va afişa eventualele erori. Erorile sunt afişate cu roşu şi indică cauza erorii şi explicaţii pentru corecarea acesteia. Fig. 16 formularul WEB pentru CNAS Trimitere prin Upload - Funcţionalitate momentan dezafectată Prin intermediul acestei pagini puteţi transmite (încărca) către sistemul Formular Unic fişierul generat cu alte aplicaţii în scopul de a-l trimite către instituţia destinatar. Pagina 28

Apăsaţi primul buton Browse pentru a specifica locaţia pe calculatorul dumneavoastră a fişierului Apăsaţi butonul Încărcaţi fişierul pentru a încărca fişierul în aplicaţia Formular Unic. Sistemul va încărca fişierul sau va semnala erorile în cazul în care acesta nu corespunde ca dimensiune maximă. Încărcarea fişierului nu înseamnă şi transmiterea lui către instituţie. Pentru aceasta consultaţi capitolul Trimiterea formularelor. Fig. 17 upload fisier pentru CNAS 5.8. Trimiterea formularelor După completarea online a formularelor sau încărcarea fişierelor corespunzătoare declaraţiilor, ultimul pas permite trimiterea declaraţiilor către instituţiile publice destinatare. Sistemul permite verificarea sau modificarea declaraţiei înainte de trimitere, prin deschiderea unei ferestre ce conţine un preview al declaraţiei pe care doriţi sa o trimiteţi. La acest pas declaraţia nu este transmisă. La transmiterea declaraţiei se generează un număr unic de înregistrare alfanumeric, cu lungimea de 32 de caractere. Apăsând butonul Trimite declaraţia, se va afişa o pagină ce permite semnarea şi trimiterea declaraţiei. La transmiterea declaraţiei se generează un număr unic de înregistrare, alfanumeric şi cu lungimea de 32 de caractere. Ulterior transmiterii declaraţiei, dar numai daca nu aţi încheiat sesiunea de lucru, se poate tipări sau salva un Raport în format.pdf ce conţine datele completate în declaraţie, data şi ora transmiterii (înregistrării în Sistemul Electronic Naţional), numărul de pagini şi numărul unic de înregistrare. Rapoartele ce nu conţin numărul unic de înregistrare sunt generate anterior transmiterii declaraţiei. Nu se păstrează informaţii privind conţinutul declaraţiilor între sesiunile de lucru. După procesare, se poate consulta starea tranzacţiei in secţiunea Pagina principală \ Lista tranzacţiilor precedente. Orice declaraţie care nu apare în lista tranzacţiilor precedente nu a fost transmisă prin SEN. Pagina 29

Fig. 18 Trimiterea declaraţiilor 5.9. Consultarea stării unui formular transmis În orice moment se poate consulta lista tranzacţiilor efectuate de utilizator (secţiunea Pagina principală \ Lista tranzacţiilor precedente). Această opţiune se află în prima pagină a site-ului care apare după autentificare după ce aţi ales cel puţin un serviciu. Consultarea stării tranzacţiilor se face numai după alegerea serviciului electronic dorit. Din considerente de securitate, interogarea stării unei tranzacţii se efectuează cu ajutorul certificatului digital. Pentru fiecare tranzacţie sunt afişate: data şi ora la care a fost trimis documentul corespunzător starea în care se află documentul (poate fi Declaraţia este în curs de procesare sau Declaraţia a fost procesată ) în cazul în care declaraţia a fost validată este afişat rezultatul operaţiei de validare (validare terminată cu eroare sau validare terminată cu succes) şi lista erorilor de procesare (în cazul în care există) Se poate stabili perioada pentru care sunt afişate tranzacţiile prin introducerea datei de început şi de sfârşit a acestei perioade. Prin apăsarea butonului Afişează lista de tranzacţii este reafişată. Pagina 30

6. Întrebări frecvente / rezolvarea eventualelor problemelor De ce apare pagina Despre instalarea aplicaţiei de semnare cu certificat digital Puteţi fi redirectat automat în această pagină în următoarele condiţii (singulare sau cumulate): - sunteţi utilizator nou şi sistemul dumneavoastră nu este configurat corespunzător pentru accesul în aplicaţie; - recent s-au făcut actualizări automate sau manuale de Windows, Internet Explorer sau alte componente relevante de infrastructură, care au afectat funcţionalitatea browserului; - data şi ora calculatorului nu sunt corecte; - este necesară, din diferite motive, reinstalarea Microsoft.Net Framework, sau a certificatelor din lanţul de certificare, sau aplicaţiei de semnare; - În secţiunea Internet Options \ Advanced opţiunea Do not save encrypted pages to disk este bifată. Conţinutul acestei pagini arată că trebuie să urmaţi 4 paşi pentru a avea acces în sistem şi anume: 1. Asiguraţi-vă că în secţiunea Internet Options \ Advanced opţiunea Do not save encrypted pages to disk este debifată; 2. Asiguraţi-vă că data şi ora calculatorului sunt corecte; 3. Asiguraţi-vă că aveţi instalat Microsoft.Net Framework versiunea 1.1 si Microsoft.Net Framework versiunea 2.0; 4. Asiguraţi-vă că aveţi drepturi de administrator sau power user pe calculator.; 5. Asiguraţi-vă că aveţi instalat în Trusted Root Certification Authorities certificatul igcti_root şi în Intermediate Certification Authorities certificatele class_1e şi SubCA; 6. Descărcaţi aplicaţia de semnare cu certificat digital. (apăsaţi pe butonul de la sfârşitul paginii. Instalaţi aplicaţia de semnare ). 7. Reporniţi browser-ul şi intraţi din nou în aplicaţia Formular Unic. Recomandat este ca toţi aceşti paşi să fie realizaţi de către un specialist IT. În cazul în care urmarea paşilor de mai sus nu are ca rezultat asigurarea accesului în aplicaţia Formular Unic, vă rugăm contactaţi echipa de suport a SEN. Am completat un formular şi nu mai am datele Această situaţie poate apărea în următoarele cazuri: - Dacă aţi ales completarea online pentru o declaraţie după care aţi ales încărcarea de fişiere pentru aceeaşi declaraţie sistemul va lua în considerare numai ultima operaţiune Pagina 31

(încărcarea fişierelor). Practic dacă veţi alege transmiterea declaraţiei se va transmite fişierul încărcat. Observaţie: momentan opţiunea de completare online este invalidată. - Dacă aţi ales Ieşire sau aţi fost deconectat de la sistem, indiferent de cauza deconectării, la următoarea intrare în aplicaţie nu veţi mai putea vedea datele completate decât în cazul părţii unice a declaraţiilor (informaţiile completate la Pasul 1). Sistemul nu salvează declaraţiile de la o sesiune de lucru la alta. Sesiune de lucru: perioadă de timp de la autentificarea în sistem şi până la ieşirea din sistem prin apelarea link-ului Ieşire. Ieşirea se poate produce şi automat. Dacă nu aţi interacţionat cu serverul timp de 1 oră acesta vă va deconecta de la sistem fiind necesară o nouă autentificare. Folosesc browser-ul Internet Explorer 8 iar la autentificare ma redirectioneaza in pagina despre instalarea aplicatiei de semnare In acest caz se vor efectua urmatoarele setari: Tools-Internet Options-Security-Custom Level-la optiunea Reset to se selecteaza Medium, se apasa Reset si OK. Apoi se instaleaza din nou aplicatia de semnare. Am încărcat un fişier în sistem dar nu-l pot modifica înainte de trimitere Sistemul nu permite modificarea conţinutului fişierelor încărcate. Aceste sunt generate cu aplicaţii terţe iar site-ul le trimite către instituţiile destinaţie. Modificarea şi validarea acestora se face cu aplicaţii terţe care pot fi distribuite de instituţia destinatară sau pot fi dezvoltate de contribuabil prin forţe proprii. Alte probleme Pentru a funcţiona corespunzător, applet-ul pentru semnare are nevoie de Microsoft.NET Framework versiunea 1.1 si Microsoft.Net Framework versiunea 2.0, precum şi de drepturi elevate la instalare. Drepturi elevate sunt necesare şi pentru instalarea corectă a certificatului de utilizare. Nu sunt necesare drepturi elevate pentru funcţionarea aplicaţiei, ci numai pentru instalare. Verificaţi şi dacă respectaţi următoarele: - Browser-ul este recomandat să aibă setările pe implicit (default). - Versiunea de Internet Explorer trebuie să fie minim versiunea 5.0 - puteţi verifica accesând Help-ul acestuia şi About Internet Explorer. - Nu aveţi restricţii de ieşire la Internet stabilite de politica locală de securitate a companiei care să nu permită descărcare de Applet-uri semnate, rularea de JavaScript client sau altele care ar putea afecta funcţionarea normală a unei pagini web. La încercarea de autentificare cu certificat digital, în sistemul Formular Unic, primesc mesajul : Nu sunteţi înregistrat la acest serviciu. Pentru a vă înregistra mergeţi la portalul SEN. Procesul de înregistrare la serviciile Formularului Unic se face de către ASSI prin operatorii săi. Pentru a rezolva această problemă contactaţi telefonic ASSI la unul din numerele de telefon precizate mai jos în paginile acestui manual sau menţionate pe pagina de internet. Pagina 32

De unde ştiu că o tranzacţie a decurs cu succes? O tranzacţie poate să decurgă cu succes sau nu. În ambele cazuri veţi primi confirmarea fie imediat, fie mai târziu, în momentul când veţi accesa acel serviciu. Pentru confirmare, vă rugăm accesaţi secţiunea Lista tranzacţiilor precedente din cadrul Paginii principale. De ce nu mă mai pot conecta, deşi acum 10 minute am reuşit sau primesc mesajul: Declaraţia a fost selectată de un alt utilizator? Una din cele mai des întâlnite cauze o reprezintă faptul că sesiunea de lucru este necesar a fi închisă prin butonul Ieşire. În cazul în care sesiunea de lucru nu este închisă prin butonul Ieşire (ci prin închiderea, voluntară sau nu, a browserului, calculatorului, procesului, etc.), relogarea în sistem va fi în mod automat blocată pentru o oră. După o oră de la încheierea forţată a sesiunii de lucru, utilizarea sistemului va fi, în mod automat, permisă din nou. Este sigură comunicaţia prin Internet? Securitatea este o problemă de importanţă majoră pentru sistem, fiind asigurată prin următoarele mijloace: - Conexiuni securizate - Criptare - Folosirea certificatelor digitale - Coduri de utilizator Conexiuni securizate Acest sistem funcţionează pe un site securizat. Toate informaţiile pe care le trimiteţi sau le primiţi sunt transmise printr-o conexiune SSL de 128 biţi. SSL crează o legătură sigură între browser-ul dumneavoastră şi serverul nostru de web. Vă puteţi da seama dacă folosiţi o conexiune securizată când în bara de stare a browser-ului dumneavoastră apare o pictogramă cu un lacăt. SSL criptează informaţiile trimise şi asigură păstrarea nealterată a informaţiilor până la destinaţie. Pagina 33

Criptarea Formular Unic - Manual de Utilizare Toate informaţiile care se vehiculează între dumneavoastră şi server sunt criptate (codificate pentru a preveni ca o persoană/aplicaţie care intră în posesia lor să nu le poată înţelege) folosind tehnologii de ultimă oră. Pagina 34

7. Suport tehnic Agenţia pentru Serviciile Societăţii Informaţionale vă pune la dispoziţie un serviciu de suport tehnic si suport clienti, pentru semnalarea şi rezolvarea problemelor apărute în utilizarea sistemului. Modalităţile de contactare a operatorilor centrului de suport sunt: Prin e-mail, la adresa: suport@e-guvernare.ro Prin telefon, la numarul: o 021-3032.914; o 021-3052.804; o 021-3052.862. Pagina 35

8. Precizări finale Prezentul document reprezintă manualul de utilizare al site-ului Formularul Unic în versiunea acestui site din momentul editării manualului. Pentru schimbările ulterioare pe site care nu vor mai corespunde cu prezentul manual vă rugăm să consultaţi secţiunile de Ajutor şi Întrebări Frecvente ale acestuia. Pagina 36