VIENNA Investment Trust Număr cod intern: P 25, Număr cod A.S.F.: 0025 Exemplarul nr. _ Exemplar controlat Exemplar necontrolat APROBAT - DIRECTOR GENERAL Adrian SIMIONESCU AVIZAT - DIRECTOR Compartiment Control Intern Mihaela MIU ELABORAT - DIRECTOR Compartiment Control Intern Mihaela MIU Data intrării în vigoare: 01.05.2018 Anexe: Anexa nr.1 Chestionar (2 pag.) Anexa nr.2 Formular notificare (3 pag.) Fişă privind evaluarea membrilor structurii de conducere (2 pag.) Fişă privind evaluarea persoanelor care deţin funcţii-cheie (2 pag.) 1 din 19
LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR Identificarea documentului: 1 Denumire POLITICA privind membrii structurii de conducere şi persoanele care deţin funcţii-cheie 2 Cod P 25 3 Ediţie 2 4 Revizie 3 Nr. revizie Dată revizie Pagini revizuite 3 05/04/2018 20 Revizuit de : Mihaela Miu Aprobat de : Adrian Simionescu Conţinutul reviziei Revizie periodică: - introducere Listă de control a reviziilor; - revizuire conţinut. 2 din 19
1. SCOP Procedura stabileşte regulile referitoare la politica de selecție, evaluare, aprobare și numire a membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcți-cheie în cadrul S.S.I.F.Vienna Investment Trust S.A. Prin Politica de selectare, evaluare, aprobare și numire a membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie, se urmăreşte ca persoanele selectate pentru a ocupa funcţiicheie, funcții de conducere şi/sau de administrare să dispună în orice moment de o bună reputaţie și integritate, de cunoştinţe, aptitudini, competență şi experienţă profesională adecvată naturii, extinderii şi complexităţii activităţii S.S.I.F. şi responsabilităţilor încredinţate şi să îşi desfăşoare activitatea în conformitate cu regulile unei practici prudente şi sănătoase. 2. DOMENIU DE APLICARE Procedura este aplicabilă activităţilor Departamentului de Control Intern, în exercitarea atribuţiunilor, sarcinilor și competențelor cu care a fost învestit. De asemenea, procedura este aplicabilă Consiliului de Administrație, Comitetului de Nominalizare. 3. DEFINIŢII. ABREVIERI 3.1 Definițiile utilizate în procedură Definiţiile termenilor utilizaţi sunt preluate din actele normative aplicabile. Termenii, abrevierile şi expresiile utilizate în procedură au semnificaţia prevăzută în Regulamentul A.S.F. nr.3/2014 și Regulamentul A.S.F. nr.14/2015: Aprobare A.S.F. emiterea unui act individual de autorizare, avizare sau validare a unei persoane evaluate; Organ de conducere organul de administrare şi de conducere ale unei S.S.I.F stabilite potrivit actelor constitutive, în conformitate cu prevederile Legii societăţilor nr. 31/1990, republicată, cu modificările si completările ulterioare, ale Legii nr. 297/2004 privind piaţa de capital, cu modificările şi completările ulterioare, şi ale reglementărilor emise în aplicarea acesteia, precum şi ale Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 99/2006 privind instituţiile de credit şi adecvarea capitalului, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 227/2007, cu modificările şi completările ulterioare, care sunt împuternicite să stabilească strategia, obiectivele şi orientarea generală ale S.S.I.F., care supraveghează şi monitorizează procesul decizional de conducere şi care include/includ directorii, în cadrul sistemului unitar de administrare, şi directoratul, în cadrul sistemului dualist de administrare, persoanele care conduc în mod efectiv activitatea S.S.I.F; Organ de conducere în funcţia sa de supraveghere organul de conducere care îşi îndeplineşte rolul de supraveghere şi monitorizare a procesului decizional de conducere şi care este reprezentat de consiliul de administraţie, în cadrul sistemului unitar de administrare, şi de consiliul de supraveghere, în cadrul sistemului dualist de administrare; Structura de conducere membrii consiliului de administrație și conducerea superioară; Conducere superioară persoanele fizice care exercită funcţii de conducere în cadrul unei S.S.I.F şi care sunt responsabile şi răspunzătoare faţă de organul de conducere pentru activitatea de conducere curentă a S.S.I.F. Conducerea superioară este reprezentată de directori, în cadrul sistemului unitar de administrare, şi de către directorat, în cadrul sistemului dualist de administrare; 3 din 19
Persoane care dețin funcții-cheie persoane ale căror atribuții au o influență semnificativă asupra realizării obiectivelor strategice ale entității reglementate, care nu fac parte din structura de conducere, îndeplinind în cadrul entității reglementate atribuții de: o evalare și administrare a riscurilor (managementul riscurilor); o control intern (poate cuprinde inclusiv ofițerii de conformitate sau persoanele desemnate pentru aplicarea Legii nr.656/2002 pentru prevenirea și sancționarea spălării banilor, precum și pentru instituirea unor măsuri de prevenire și combatere a finanțării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare și a Ordonanței de urgență a Guvernului nr.202/2008 privind punerea în aplicare a sancțiunilor internaționale, aprbată cu modificări prin Legea nr.217/2009, cu modificările și completările ulterioare); o audit intern. Competență și experiență profesională ansamblu de cunoștințe, teoretice și practice, dobândite de o persoană în cadrul activității sale; Persoana evaluată persoana propusă de o entitate reglementată pentru o poziție în cadrul structurii de conducere sau pentru a deține funcții-cheie. 3.2 Abrevieri A.S.F. Autoritatea de Supraveghere Financiară C.N.V.M. Comisia Națională a Valorilor Mobiliare S.S.I.F. societate de servicii de investiții financiare 4. DOCUMENTE DE REFERINŢĂ Regulamentul A.S.F. nr. 3/2014 privind unele aspecte legate de aplicarea Ordonanței de urgență a Guvernului nr. 99/2006 privind instituţiile de credit şi adecvarea capitalului și a Regulamentului (UE) nr.575/2013 al Parlamentului European şi al Consiliului din 26 iunie 2013 privind cerinţele prudenţiale pentru instituţiile de credit şi firmele de investiţii şi de modificare a Regulamentului (UE) nr.648/2012. Regulamentul A.S.F. nr. 14/2015 privind evaluarea și aprobarea membrilor structurii de conducere și a persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul entităților reglementate de Autoritatea de Supraveghere financiară. Regulamentul C.N.V.M. nr. 32/2006 privind serviciile de investiţii financiare, cu modificările şi completările ulterioare Acte normative aplicabile, în vigoare. 5. PROCEDURĂ Art.1. Procedura de recrutare şi selecţie, evaluare şi aprobare a membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţii-cheie se va realiza respectându-se următoarele etape: A. Recrutare şi selecţie a membrilor organului de conducere B. Evaluare iniţială a membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţiicheie C. Aprobare şi numire a membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţiicheie D. Evaluare continuă a membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţiicheie. - 4 din 19
A. Recrutarea şi selecţia membrilor conducerii superioare Art.2. Comitetul de nominalizare va: a) identifica şi va recomanda spre aprobare organului de conducere sau adunării generale candidaţi pentru ocuparea posturilor vacante din cadrul organului de conducere, va evalueza echilibrul de cunoştinţe, competenţe, diversitate şi experienţă în cadrul organului de conducere, va pregăti o descriere a rolurilor şi a capacităţilor în vederea numirii pe un anumit post şi va evalua aşteptările în ceea ce priveşte timpul alocat în acest sens; b) evalua periodic, dar cel puţin o dată pe an, structura, mărimea, componenţa şi performanţa organului de conducere şi va face recomandări organului de conducere cu privire la orice modificări; c) evalua periodic, dar cel puţin o dată pe an, cunoştinţele, competenţele şi experienţa fiecărui membru al organului de conducere şi al organului de conducere în ansamblul său şi va raporta organului de conducere în mod corespunzător; d) revizui periodic politica organului de conducere în ceea ce priveşte selecţia şi numirea membrilor conducerii superioare şi va face recomandări organului de conducere. - B. Evaluarea iniţială Cerințe și criterii privind evaluarea persoanelor evaluate Art.3. În scopul asigurării unui management prudent şi corect al entităţii reglementate, persoanele evaluate îndeplinesc şi menţin, pe toată durata de desfăşurare a activităţii, cerinţele cuprinse în prezenta procedură referitoare la: a) competenţă şi experienţă profesională; b) integritate şi bună reputaţie; c) guvernanţă. - Art.4. Structura de conducere se asigură că persoanele evaluate nu reprezintă un risc potențial pentru societate, luând în considerare cel puțin următoarele: Experiență suficientă, relevantă pentru atribuțiile specifice funcției; Antecedente judiciare (reputația și integritatea); Activități sancționate anterior de către o autoritate competentă; Indicii rezonabile privind afilierea la un anumit grup de interese sau riscul de a fi supusă unor infuențe nejustificate din exteriorul societății, situații care ar putea să ii afecteze corectitudinea, independența sau imparțialitatea deciziilor; Indicii rezonabile care sa determine rezerve privind integritatea, buna reputație sau comportamentul profesional. - Art.5. Persoanele evaluate îndeplinesc și mențin, pe toată durata de desfășurare a activității, cerințele referitoare la: Competență și experiență profesională; Integritate și bună reputație; Guvernanță. - a) Evaluarea competenţei şi experienţei profesionale Art.6.(1) Îndeplinirea cerinţei de evaluare a competenței și experienţei profesionale se va face urmărind următoarele: cunoştinţele teoretice obţinute pe baza studiilor şi formării profesionale; 5 din 19
vechimea şi experienţa practică acumulată din ocupaţiile anterioare relevante; sfera competenţelor, a responsabilităţilor, a riscurilor aferente şi, după caz, a capacităţii de a lua decizii în funcţiile anterior deţinute şi în funcţia vizată; abilitatea managerială, cu luarea în considerare a numărului de angajaţi subordonaţi, dacă este cazul; alte aspecte relevante. (2) În cadrul S.S.I.F. Vienna Investment Trust S.A., persoanele propuse să exercite atribuţii şi responsabilităţi de administrare şi/sau de conducere trebuie să îndeplinească cel puţin următoarele condiţii: sunt absolvenţi cu examen de licenţă sau de diplomă ai unei instituţii de învăţământ superior; deţin experienţă relevantă adecvată naturii, amplorii și complexității activității și responsabilităților alocate, de minimum 5 ani, dacă legea nu prevede altfel, în domeniul financiar-bancar sau de specialitate; îndeplinesc condițiile generale prevăzute de Legea societăților nr.31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare; dețin cunoștințe teoretice și practice adecvate cu privire la activitățile care urmează a fi coordonate în cadrul S.S.I.F. (3) Referitor persoanele care deţin funcţii-cheie în cadrul societății, se vor urmări următoarele criterii: deţin experienţă relevantă pentru atribuţiile pe care urmează a le exercita, de cel puţin 3 ani; să fi participat la stagiile de pregătire profesională sau să fi promovat testul privind cunoaşterea legislaţiei în vigoare specifice domeniului de activitate al sectorului de supraveghere financiară, organizat de către furnizorii de programe de formare profesională care îşi desfăşoară activitatea în cadrul celor trei pieţe financiare aflate sub supravegherea A.S.F., după caz, dacă legislația sectorială prevede astfel. - b) Reputaţia şi integritatea Art.7. Se consideră că persoana evaluată respectă cerinţele privind buna reputaţie şi integritatea dacă nu există motive obiective şi demonstrabile care determină îndoieli rezonabile în acest sens, pentru ultimii 10 ani de activitate. - Art.8. Reputaţia şi integritatea persoanei evaluate sunt puse la îndoială în situaţia în care există informaţii, fără a se limita la acestea, cu privire la existenţa uneia din următoarele situaţii: a) condamnarea sau urmărirea penală în cazuri referitoare la: (i) infracţiuni prevăzute de legislaţia financiar-bancară, inclusiv infracţiuni prevăzute de legislaţia referitoare la spălarea banilor şi finanţarea terorismului; (ii) infracţiuni contra patrimoniului sau alte infracţiuni specifice domeniului economic/financiar; (iii) infracţiuni prevăzute de legislaţia fiscală; (iv) alte infracţiuni prevăzute de legislaţia privind societăţile, falimentul, insolvenţa, precum şi de cea privind protecţia consumatorului; b) investigaţii sau anchete administrative relevante anterioare sau în curs de desfăşurare, acţiuni de punere în aplicare a legii sau impunerea unor sancţiuni administrative pentru nerespectarea dispoziţiilor aplicabile activităţilor reglementate de legislaţia financiar-bancară; 6 din 19
c) anchete relevante anterioare sau în curs de desfăşurare, acţiuni de punere în aplicare a legii din partea altor organisme de reglementare sau profesionale; d) comportament profesional care determină îndoieli rezonabile referitoare la capacitatea persoanei de a exercita atribuţiile corespunzătoare funcţiei, pentru a asigura administrarea corectă şi prudentă a entităţii reglementate. Sunt relevante următoarele aspecte: (i) persoane evaluată nu a dovdt transparență, deschidere și cooperare în relațiile sale cu autoritățile de reglementare; (ii) respingerea, respectiv revocarea, retragerea unei aprobări, apartenețe sau licențe pentru practicarea unei activități sau profesii, ori excluderea sau interdicția de a mai desfășura activități într-un domeniu de către o autoritate de reglementare; (iii) rezultatele financiare ale entităților deținute sau conduse de persoana supusă evaluării sau în cadrul căreia persoana respectivă a avut o participație majoritară, luându-se în special în considerare procedurile de reorganizare, faliment și lichidare nevoluntară și, dacă este cazul, în ce mod persoana respectivă a contribuit la situația care a condus la aceste proceduri; (iv) declarația de faliment personal, dacă este cazul; (v) indicii rezonabile că persoana evaluată este afiliată unui anumit grup de interese sau a unor influențe externe entității, fapt care a afectat, în ativitatea sa profesională anterioara, afectează sau ar putea afecta corectitudinea, independența sau imparțialitatea deciziillor. - c) Cerinţa de guvernanţă Art.9. Evaluarea îndeplinirii cerinţei de guvernanţă se referă la: a) existenţa unui posibil conflict de interese, astfel cum este definit la art. 2 alin. (2) lit. c) din Regulamentul nr.14/2015; b) restricţii şi incompatibilităţi între funcţia evaluată şi poziţiile deţinute în cadrul aceleiaşi entităţi sau în cadrul altor entităţi, astfel cum sunt definite în legislaţia specifică sectorială; c) capacitatea de desfăşurare efectivă a activităţii şi de alocare a timpului corespunzător exercitării acesteia; d) capacitatea persoanei evaluate de a-şi îndeplini atribuţiile care îi revin în mod independent, precum şi aspectele relevante care pot rezulta din analiza informaţiilor obţinute, referitoare la: (i) activităţile desfăşurate în funcţiile anterioare şi actuale, exercitate în cadrul entităţii reglementate sau în cadrul altor entităţi; (ii) relaţiile personale, profesionale sau alte relaţii economice cu membrii structurii de conducere din cadrul aceleiaşi entităţi reglementate, din societatea- mamă sau din cadrul altor entităţi ale grupului de care aparţine entitatea reglementată; (iii) relaţiile personale, profesionale sau alte relaţii economice cu acţionarii care deţin controlul asupra entităţii reglementate, a societăţii-mamă sau a altor entităţi din cadrul grupului; d) componenţa în ansamblu a structurii de conducere, respectiv cunoştinţele şi experienţa colectivă necesară pentru buna funcţionare a entităţii reglementate, după caz. - C. Aprobare şi numire Art.10. Structura de conducere are obligaţia de a evalua în prealabil adecvarea persoanelor pentru care solicită aprobarea sau pe care le notifică A.S.F. şi de a verifica îndeplinirea cerinţelor prevăzute de reglementările aplicabile. - 7 din 19
Art.11. S.S.I.F. va notifica A.S.F. cu cel puţin 15 zile înainte de începerea exercitării atribuţiilor, după verificarea în prealabil şi asumarea de către structura de conducere a îndeplinirii de către persoanele respective a cerinţelor prezentei proceduri şi a prevederilor legale, persoanele care deţin funcţia de audit, ofiţer de conformitate şi persoanele desemnate pentru aplicarea Legii nr.656/2002 pentru prevenirea şi sancţionarea spălării banilor, precum şi pentru instituirea unor măsuri de prevenire şi combatere a finanţării terorismului, republicată, cu modificările ulterioare, şi a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 202/2008 privind punerea în aplicare a sancţiunilor internaţionale, aprobată cu modificări prin Legea nr. 217/2009, cu modificările şi completările ulterioare. - Art.12. Pentru fiecare dintre persoanele evaluate numite în cadrul structurii de conducere sau pentru exercitarea funcţiilor-cheie, entitatea reglementată va depune la A.S.F. cererea asumată şi semnată de reprezentantul legal, însoţită de documentaţia specificată în reglementările Autorităţii de Supraveghere Financiară. - Art.13. Decizia de aprobare sau de respingere a cererii, scrisă şi motivată, va fi decisă de către A.S.F. în termen de maximum 30 de zile de la data depunerii documentaţiei complete şi poate fi contestată la A.S.F. în termen de 30 zile de la data comunicării acesteia. - Art.14.(1) Societatea are obligaţia să solicite A.S.F. retragerea aprobării persoanelor evaluate cel târziu la data încetării sau schimbării raporturilor de muncă. (2) Retragerea la cerere a aprobării persoanelor evaluate va fi decisă de către A.S.F. în termen de 15 zile de la data depunerii cererii însoţită de explicarea motivelor care au condus la această solicitare, de documente justificative cu privire la data încetării sau schimbării raporturilor de muncă şi de dovada achitării în contul A.S.F. a tarifului de retragere a autorizaţiei. - D. Evaluarea continuă Art.15. (1) Membrii consiliului de administraţie şi conducătorii S.S.I.F. Vienna Investment Trust S.A. au obligaţia să asigure menţinerea unor standarde profesionale şi de conduită adecvate ale întregului personal al societăţii. (2) Conducătorii şi membrii consiliului de administraţie trebuie să evalueze şi să verifice periodic, eficacitatea politicilor, măsurilor şi procedurilor în vigoare implementate pentru respectarea obligaţiilor stabilite conform prevederilor prezentului regulament şi să dispună măsurile corespunzătoare pentru remedierea deficienţelor. - Art.16.(1) Conducătorilor unei S.S.I.F. le este interzis să fie acţionari semnificativi ai unui alt intermediar autorizat de A.S.F. sau B.N.R. sau ai unui trader autorizat de A.S.F.. Conducătorii trebuie să conducă şi să coordoneze activitatea S.S.I.F. pe toată durata programului de lucru al acesteia. (2) Organul de conducere este responsabil pentru asigurarea supravegherii efective a conducătorilor (conducerii superioare). - Art.17.(1) Membrii consiliului de administraţie şi conducătorii S.S.I.F. sunt răspunzători pentru asigurarea respectării regulilor şi procedurilor S.S.I.F. şi se asigură că sunt informaţi permanent cu privire la activitatea S.S.I.F., activitatea compartimentului de control intern, precum şi cu privire la metodele de evaluare şi administrare a riscului. 8 din 19
(2) Membrii consiliului de administraţie şi conducătorii S.S.I.F. au obligaţia să asigure menţinerea unor standarde profesionale şi de conduită adecvate ale întregului personal al societăţii. (3) Conducătorii şi membrii consiliului de administraţie trebuie să evalueze şi să verifice periodic, eficacitatea politicilor, măsurilor şi procedurilor în vigoare implementate pentru respectarea obligaţiilor stabilite conform prevederilor prezentului regulament şi să dispună măsurile corespunzătoare pentru remedierea deficienţelor. - Art.18. În îndeplinirea atribuţiilor ce le revin, persoanele numite în funcţii-cheie vor avea autoritatea, resursele şi experienţa relevantă necesară, precum şi acces la toate informaţiile relevante. În vederea ducerii la îndeplinire a responsabilităţilor, vor solicita şi vor primi documente justificative, vor efectua investigaţii, dacă este cazul. - Art.19. Politica de promovare a diversităţii în cadrul structurii de conducere are în vedere: o gamă largă de aptitudini şi competenţe care trebuie îndeplinite de membri structurii de conducere; asigurarea unui proces de recrutare şi selecţie unitar şi nediscriminatoriu; reprezentarea genului, masculin sau feminin, în structura de conducere, astfel încât ambele sexe să fie prezente în procesele de recrutare a membrilor structurii de conducere; interzicerea oricărei forme de discriminare directă sau indirectă, bazată pe criterii de sex, orientare sexuală, caracteristici genetice, vârstă, apartenenţă naţională, rasă, culoare, etnie, religie, opţiune politică, origine socială, handicap, situaţie sau responsabilitate familială, apartenenţă ori activitate sindicală, orice excludere, deosebire, restricţie sau preferinţă care are ca scop sau ca efect neacordarea, restrângerea ori înlăturarea recunoaşterii, folosinţei sau exercitării drepturilor prevăzute în legislaţie. 6. Criterii privind evaluarea bunei reputații și integrității Art.20. Persoanele desemnate în funcții cheie se bucură de un bun renume atunci când nu există niciun motiv de îndoieli rezonabile privind buna sa reputație sau dovezi care să demonstreze acest lucru. Existența unor indicii care permit ridicarea unor dubii justificate cu privire la capacitațile acestuia de a putea asigura un control adecvat prejudiciază buna reputație. Art.21.(1) În afara de criteriile enumerate mai sus, vor fi evaluați și alți factorii care pot afecta buna reputație și integritate a personalului propriu din funcțiile cheie, cum ar fi: responsabilitate, valori şi respectarea legislaţiei, respect reciproc, onestitate şi integritate, responsabilitatea personală. (2) S.S.I.F. Vienna Investment Trust susține principiile de guvernanță cooperativă și conștientizează responsabilitatea socială ce derivă din aceasta. Rolul nostru în lumea afacerilor este caracterizat prin responsabilitate față de clienții, angajații și acționarii nostri și de asemenea față de societate ca intreg. (3) S.S.I.F. VIENNA INVESTMENT TRUST aplică standarde înalte care se bazează pe următoarele valori: o Atenție acordată clientului. o Profesionalism. o Calitate. o Respect reciproc. o Inițiativă. 9 din 19
o Lucru în echipă. o Integritate. Personalul propriu încadrat ca funcție - cheie trebuie să se conformeze Regulamentelor, legiilor, regulilor și procedurilor interne fără a încălca valorile enumerate mai sus. (4) Întreg personalul societății va respecta atât opiniile altora cât și demnitatea lor personală, dreptul la viață privată și drepturile personale. Nu se tolerează niciun fel de discriminare sau hărțuire, de exemplu pe seama naționalității, culturii, religiei, rasei, sexului, orientării sexuale, vârstei sau handicapului fizic. Angajarea, promovarea și evaluarea angajatilor noștri se bazeaza exclusiv pe criterii de performanță, cum ar fi atingerea obiectivelor stabilite și/sau experiența profesională. (5) Personalul propriu încadrat ca funcție-cheie trebuie să acționeze în mod responsabil și fără comportamente inadecvate de orice fel. Din aceste motive, urmatoarele atribuții de control trebuie să fie respectate și efectuate cu atenția cuvenită: o Control adecvat. o Verificare cu rigurozitate. o Conformitatea cu semnatura autorizată, verificarea autenticității și plauzibilității documentațiilor. o Conformitatea cu regulile și procedurile interne. o Conformitatea cu competentele (personale) acordate. Verificarea corespondenței scrise cu autoritatea de reglementare, în special cea care iese din societate. (6) Personalul propriu încadrat ca funcție - cheie trebuie să se asigure că interesele lor nu intră în conflict cu sarcinile pe care le au în cadrul societății sau în raporturile cu clienții. Protectia datelor Art.22. Personalul propriu încadrat ca funcție - cheie trebuie să respecte standardele și procedurile de siguranță a datelor și să se asigure că persoane neautorizate nu pot vizualiza, utiliza, modifica sau distruge aceste informații. Mită şi corupţie Art.23. S.S.I.F. VIENNA INVESTMENT TRUST nu tolerează nicio formă de mită sau corupție. Confidenţialitatea Art.24. Persoanele deţinând funcţii - cheie în cadrul S.S.I.F. VIENNA INVESTMENT TRUST vor trata cu deosebită grijă şi maximă seriozitate informațiile confidențiale. Art.25. S.S.I.F. Vienna Investment Trust S.A. va urmări adecvarea prealabilă și continuă a persoanelor evaluate în conformitate cu prevederile legale aplicabile. - 10 din 19
CHESTIONAR 1 pentru membrii structurii de conducere și pentru persoanele care dețin funcții - cheie în cadrul unei entități reglementate 1 Se menționează deținerile reprezentand cel puțin 1% din drepturile de votș în cazul societăților admise la tranzacționare se menționeaza deținerile reprezentand cel putin 5% din drepturile de vot. Nr. Subiectul/Întrebarea Răspuns Explicații crt DA NU 1 Entitatea reglementată Denumirea Sediu social Tipul entității ANEXA Nr.1 2 Identitatea candidatului (Cetațenii straini precizeaza și data la care și-au stabilit sau urmeaza să își stabileasca domiciliul sau reședința în Romania) 3 Funcția propusa (Pentru persoanele din structura de conducere se menționează activitățile pe care urmează să le coordoneze) 4 Formare profesională și experiență relevantă 5 Acționar sau asociat în ultimii 10 ani 6 Alte responsabilități de administrare sau de cinducere în ultimii 10 ani decât cele menționate în CV 7 Relații de afaceri cu entitatea reglementată 8 Evaluări în ultimi 10 ani realizate de alte autorități din România sau din alte state 9 Conflicte cu autorități de supraveghere financiarbancare din România sau din alte state, refuzul aprobării sau sancțiuni ale autorităților de supraveghere din România sau din alte state, in ultimii 10 ani 10 Sanctiuni în urma unor anchete, investigații sau procedure profesionale, disciplinare, administrative, judiciare în ultimii 10 ani în România sau în alt stat (Informațiile sunt furnizate și în cazul în care s-a realizat reabilitarea) Nume și prenume CNP Seria și numărul actului de identitate, emitentul și data emiterii Data și locul nașterii Cetățenia Domiciliul și sau reședința Descrierea atribuțiilor si responsabilităților 1. Dețineri individuale 1 Denumirea și activitatea entității Cota de participare (%) 2. Dețineri împreuna cu alte personae implicate sau cu care vă aflați în legături strânse 2 Denumirea și activitatea entității Cota de participare (%) Denumirea și activitatea entității Denumirea autorității Vă rugăm specificați Funcția Perioada Responsabilități Rezultate 1, Tipul sancțiunii și durata de reabilitare Autoritatea care a dispus sancționarea Fapta sancționată Rezultatul evaluării ) probat cu documente) Sancțiunea Data aplicării sancțiunii 11 din 19
11 Detalii privind sancțiuni disciplinare într-o functie sau post de administrator, relatie fuduciară sau relație similara Concediere sau încetare/revocare mandat 12 Dificultăți financiare majore, blocaje financiare, procedure de executare silita,procedure judiciare sau extrajudiciar, finalizate în curs 13 Aveți sau intenționați să obțineți în urmatoarele 12 luni o participație la capitalul entității reglementate menționate la pct.1 14 Raporturi de îndatorare financiară față de entitatea reglementată, inclusiv față de entități din același grup, față de acționarii, administratorii sau membrii structurii de conducere ai acesteia -Detalii, inclusiv emiterea unor garanții, ipoteci sau alte instrumente comensurabile financiar Obiectul sancțiunii Sancțiunea Data aplicării sancțiunii Va rugam specificați aspectele respective furnizate astfel 15 Vă rugăm să indicați orice alte informații relevante pentru demonstrarea calificării profesionale, a probității morale și a integrității 1 Se menționează deținerile reprezentând cel putin 1% din drepturile de vot, în cazul societăților admise la tranzacționare se menționează deținerile reprezentând cel putin 5% din drepturile de vot. 2 Idem pct.1. Subsemnatul,... cunoscând dispozițiile art. 326 din Codul Penal cu privire la falsul în declarații, declar pe propria răspundere că toate răspunsurile sunt corecte, complete și conforme cu realitatea, că îndeplinesc condițiile legale pentru funcția de... și că nu există alte fapte relevante asupra cărora A.S.F. ar trebui încunoștințată. Totodată, mă angajez să comunic A.S.F. toate modificările privind informațiile furnizate. Semnatura Data: Nota A.S.F. pastreaza confidentialitatea informatiilor cuprinse in raspunsurile la acest chestionar, cu exceptia cazurilor prevazute de lege. 12 din 19
Formular Notificare ANEXA Nr.2 I. Date de contact Denumirea entității reglementate Codul Lei și CUI Persoana de contact Prenume Nume Funcția Număr de telefon Adresa de e-mail II. Elemente notificate, dupa caz Informații privind notificările precedente Data Numar notificare Sectorul III. Descrierea atribuțiilor notificate Data alocării atribuțiilor notificate Funcția-cheie sau persoana desemnata/ofiter de conformitate pentru aplicarea Legii nr. 656/2002 si Ordonanței de urgență a Guvernului nr.202/2008 Atribuțiile si responsabilitățile alocate persoanei Alte informații considerate relevante pentru evaluare de către societate 13 din 19
IV. Informații despre persoana notificată Nume și prenume Nume deținute anterior Naționalitate Numărul de identificare personală (CNP) Data nașterii Locul nașterii Domiciliul/Adresa personal Număr de telefon Informatii privind procesul de evaluare sau notificare anterior, realizat de către o alta autoritate de supraveghere din sectorul financiar din SEE Informații privind locurile de muncă anterioare, alocările de atribuții calificate ca membru al conducerii Descrierea nivelului cunoștințelor, competenței și experienței persoanei căreia I se alocă atribuțiile, inclusiv Se vor indica: a)denumirea autorității b) Statul membru c) Data Se vor indica: a) Denumirea si codul LEI sau CUI b) Natura și sfera de acoperire a operațiunilor c) Sediul social al entității d) Atribuțiile Se vor indica inclusive: a)cunoștințe și abilități (studii universitare, cursuri, diplome și certificate) b) Experiență profesională relevantă Informații detaliate privind potențialele conflicte de interes, dacă este cazul, cu descrierea circumstanțelor respective, și o declarație privind modul în care persoana notificată intenționează să le gestioneze Participații calificate și alte forme de influență semnificativă în cadrul societății Alte entități în care persoana notificată deține o participație calificată sau indirectă Se vor indica: a) Denumirea si codul LEI sau CUI b) Natura și sfera de acoperire a operațiunilor c) Sediul social al entității d) Participația (în procente) 14 din 19
Rude apropiate cu participații calificate în societate sau în altă entitate care deține participații calificate în societate Condamnări ale instanțelor naționale sau din alte state în ultimii 10 ani, cu explicarea circumstanțelor, dacă este cazul Procese aflate pe rolul instanțelor de judecată Calitatea de membru într-un consiliu de administratie al unei entități, pentru care nu a fost descărcată de răspundere Demiterea dintr-o funcție de către o institutie financiară sau entitate sau revocarea din poziția de membru al conducerii sau funcții-cheie de către o altă entitate Implicarea într-un faliment sau proces similar în alte state Respingerea unei cereri de aprobare, excluderea sau limitarea în alte moduri în ceea ce privește dreptul de a conduce operațiuni sau a desfășura activității profesionale care necesită autorizare, înregistrare sau cerințe asemănătoare de la o autoritate, organizație sau organism Sancțiuni de supraveghere asupra persoanei notificate sau asupra unei entități în care a deținut o funcție-cheie Alte informații relevante pentru realizarea evaluării V. Declarații Declarație semnată de reprezentantul legal al societății conform căreia: a) Evaluarea a fost realizată urmarindu-se respectarea prevederilor legale si ale politicilor interne referitoare la cerințele de competență profesională și probitate morală și conform căreia persoana notificată este adecvată pentru exercitarea atribuțiilor alocate. b) Informațiile furnizate în notificare sunt corecte și complete. Data Director General 15 din 19
FIȘĂ privind EVALUAREA membrilor structurii de conducere din cadrul S.S.I.F. VIENNA INVESTMENT TRUST S.A. Numele şi Prenumele Nume deținute anterior (dacă este cazul) Funcţia Evaluare inițială * continuă I. COMPETENȚĂ ȘI EXPERIENȚĂ PROFESIONALĂ Descrierea nivelului cunoștințelor, competenței și experienței persoanei căreia I se alocă atribuțiile Experiență relevantă în domeniul financiar-bancar sau de specialitate Sfera competențelor, a responsabilităților, a riscurilor aferente și, după caz, a capacității de a lua decizii în functiile anterior detinute și în funcția vizată Cunoștințe teoretice și practice adecvate cu privire la activitățile care urmează a fi coordonate în cadrul SSIF Abilitatea managerială Se va lua în considerare și numărul de angajați subordonați Alte informații relevante Se vor indica - Cunoștințe și abilități (studii universitare, cursuri, diplome și certificate, formare profesională) Între 1-> 3 ani Între 3-5 ani Între 5-10 > ani II. INTEGRITATE ȘI BUNĂ REPUTAȚIE Condamnări ale instanțelor naționale sau din alte state în ultimii 10 ani, cu explicarea circumstanțelor, dacă este cazul Procese aflate pe rolul instanțelor de judecată Calitatea de membru într-un consiliu de administrație al unei entități, pentru care nu a fost descărcată de răspundere Demiterea dintr-o funcție de către o instituție financiară/entitate sau revocare din funcție Implicarea într-un faliment sau proces similar (inclusiv in alte state) Respingerea unei cereri de aprobare, excluderea sau limitarea în alte moduri în ceea ce privește dreptul de a conduce operațiuni sau a desfășura activității profesionale care necesită ed.2, rev.2 16 din 18
autorizare, înregistrare sau cerințe asemănătoare de la o autoritate, organizație sau organism Alte informații relevante pentru realizarea evaluării III. GUVERNANȚĂ Informații detaliate privind potențialele conflicte de interese Restricții și incompatibilități între funcția evaluată și pozițiile deținute în cadrul aceleiași entități sau în cadrul altor entități Capacitatea de desfășurare efectivă a activității și de alocare a timpului corespunzător exercitării acesteia Capacitatea persoanei evaluate de a-și îndeplini atribuțiile care îi revin în mod independent, precum și aspectele relevante care pot rezulta din analiza informațiilor obținute, referitoare la: Componența în ansamblu a structurii de conducere, respectiv cunoștințele și experiența colectivă necesară pentru buna funcționare a entității reglementate, după caz Participații calificate și alte forme de influență semnificativă în cadrul societății Alte informații relevante pentru realizarea evaluării Activitățile desfașurate în funcțiile anterioare și actuale, exercitate în cadrul entității reglementate sau în cadrul altor entități Relațiile personale, profesionale sau alte relații economice cu membrii structurii de conducere din cadrul aceleiași entități reglementate, din societatea mama sau din cadrul altor entități ale grupului de care aparține entitatea reglementată Relațiile personale, profesionale sau alte relații economice cu acționarii care dețin controlul asupra entității reglementate, a societății-mama sau a altor entități din cadrul grupului IV. Declarații Persoana evaluată: Declar pe propria răspundere că informațiile furnizate sunt corecte și complete și au fost respectate prevederile legale. Persoana evaluată, Data întocmirii Concluziile evaluarii Persoana evaluată prezintă risc potențial pentru societate DA NU Se încadrează în cerințele Regulamentului A.S.F. nr. 14 / 2015 DA NU Deține competențe și experiență profesională corespunzătoare poziției vizate DA NU Îndeplinește condițiile generale prevăzute de Legea societățiilor nr. 31/1990 DA NU Componența în ansamblu a structurii de conducere îndeplinește cerințele referitoare la cunoștințele și experiența colectivă necesară pentru buna funcționare a entității DA NU Comitetul de Remunerare Conducerea executivă/conducerea superioară *Se va atașa CV-ul în format EuroPass, cazier judiciar și cazier fiscal ed.2, rev.2 17 din 18
FIȘĂ privind EVALUAREA persoanelor care dețin funcții-cheie în cadrul S.S.I.F. VIENNA INVESTMENT TRUST S.A. Numele şi Prenumele Nume deținute anterior (dacă este cazul) Funcţia Evaluare inițială * continuă I. COMPETENȚĂ ȘI EXPERIENȚĂ PROFESIONALĂ Descrierea nivelului cunoștințelor, competenței și experienței persoanei căreia I se alocă atribuțiile Experiență relevantă în domeniul financiar-bancar sau de specialitate Sfera competențelor, a responsabilităților, a riscurilor aferente și, după caz, a capacității de a lua decizii în functiile anterior detinute și în funcția vizată Cunoștințe teoretice și practice adecvate cu privire la activitățile care urmează a fi coordonate în cadrul SSIF Abilitatea managerială Se va lua în considerare și numărul de angajați subordonați Alte informații relevante II. INTEGRITATE ȘI BUNĂ REPUTAȚIE Condamnări ale instanțelor naționale sau din alte state în ultimii 10 ani, cu explicarea circumstanțelor, dacă este cazul Procese aflate pe rolul instanțelor de judecată Calitatea de membru într-un consiliu de administrație al unei entități, pentru care nu a fost descărcată de răspundere Demiterea dintr-o funcție de către o instituție financiară/entitate sau revocare din funcție Implicarea într-un faliment sau proces similar (inclusiv in alte state) Respingerea unei cereri de aprobare, excluderea sau limitarea în alte moduri în ceea ce privește dreptul de a conduce operațiuni sau a desfășura activității profesionale care necesită Se vor indica - Cunoștințe și abilități (studii universitare, cursuri, diplome și certificate, formare profesională) Între 1-> 3 ani Între 3-5 ani Între 5-10 > ani ed.2, rev.2 18 din 18
autorizare, înregistrare sau cerințe asemănătoare de la o autoritate, organizație sau organism Alte informații relevante pentru realizarea evaluării III. GUVERNANȚĂ Informații detaliate privind potențialele conflicte de interese Restricții și incompatibilități între funcția evaluată și pozițiile deținute în cadrul aceleiași entități sau în cadrul altor entități Capacitatea de desfășurare efectivă a activității și de alocare a timpului corespunzător exercitării acesteia Capacitatea persoanei evaluate de a-și îndeplini atribuțiile care îi revin în mod independent, precum și aspectele relevante care pot rezulta din analiza informațiilor obținute, referitoare la: Componența în ansamblu a structurii de conducere, respectiv cunoștințele și experiența colectivă necesară pentru buna funcționare a entității reglementate, după caz Participații calificate și alte forme de influență semnificativă în cadrul societății Alte informații relevante pentru realizarea evaluării Activitățile desfașurate în funcțiile anterioare și actuale, exercitate în cadrul entității reglementate sau în cadrul altor entități Relațiile personale, profesionale sau alte relații economice cu membrii structurii de conducere din cadrul aceleiași entități reglementate, din societatea mama sau din cadrul altor entități ale grupului de care aparține entitatea reglementată Relațiile personale, profesionale sau alte relații economice cu acționarii care dețin controlul asupra entității reglementate, a societății-mama sau a altor entități din cadrul grupului IV. Declarații Persoana evaluată: Declar pe propria răspundere că informațiile furnizate sunt corecte și complete și au fost respectate prevederile legale. Persoana evaluată, Data întocmirii Concluziile evaluarii Persoana evaluată prezintă risc potențial pentru societate DA NU Se încadrează în cerințele Regulamentului A.S.F. nr. 14 / 2015 DA NU Deține competențe și experiență profesională corespunzătoare poziției vizate DA NU Îndeplinește condițiile generale prevăzute de Legea societățiilor nr. 31/1990 DA NU Comitetul de Remunerare Conducerea executivă/conducerea superioară *Se va atașa CV-ul în format EuroPass, cazier judiciar și cazier fiscal ed.2, rev.2 19 din 18