Halaman: 1/8 1.0 TUJUAN AK ini menerangkan cara mendaftar klien dan haiwan di UVH. 2.0 SKOP Skop Arahan Kerja ini meliputi proses pendaftaran klien dan haiwan di Hospital Veterinar Universiti. 3.0 DOKUMEN RUJUKAN Nombor Dokumen Tajuk Dokumen FPV/UVH/T001 UVH Clinical Practice Manual - - 4.0 TERMINOLOGI DAN SINGKATAN AVO CIC CICC CLB ID JKPH KTR LA KA PF PMR PMS SA AK UPM UVH VA Vet KL KB HL HB KP Assistant Veterinary Officer (Pembantu Pegawai Veterinar). Client Index Card (Kad Indeks Klien) Client Index Card Collection (Koleksi Kad Indeks Klien) Case Log Book (Buku Log Kes) Identity (Pengenalan) Jawatankuasa Pengurusan Hospital Kad Temujanji Rawatan Large Animal (Haiwan Besar) Ketua Amalan Penyambut Tetamu / Pegawai Khidmat Pelanggan Patient File (Fail Pesakit) Patient Medical Record (Rekod Perubatan Pesakit) Patient Medical Record Master Sheet Small Anim al (Haiwan Kesayangan) Arahan Kerja Universiti Putra Malaysia University Veterinary Hospital Veterinary Assisstant (Pembantu Veterinar) Veterinarian (Veterinawan) Klien Lama Klien Baru Haiwan Lama Haiwan Baru Kad Pendaftaran
Halaman: 2/8 5.0 TANGGUNGJAWAB Ahli JKPH bertanggungjawab menentukan AK ini dilaksanakan semasa pendaftaran klien dan haiwan. Sesiapa yang mendaftar klien dan haiwan perlu mematuhi AK ini.
Halaman: 3/8 6.0 CARTA ALIR
Halaman: 4/8 7.0 PROSES TERPERINCI Tindakan Tanggungjawab 7.1 Mula. 7.2 Terima permintaan khidmat. 7.2.1 Haiwan Besar, ikut langkah 7.3 7.2.2 Haiwan Kesayangan, ikut langkah 7.7 7.3 Beri nombor CIC. AVO Beri nombor CIC kepada klien lama atau dapatkan nombor CIC kepada klien baru. 7.4 Kes baharu? Sekiranya Ya, ikut langkah 7.5 Sekiranya Tidak, ikut langkah 7.6 7.5 Beri nombor kes. Dapatkan nombor kes berdasarkan aturan nombor terkini. Seterusnya ikut langkah 7.23. 7.6 Dapatkan sejarah rawatan. Dapatkan sejarah rawatan dari borang PMR- Patient Medical Record (OPR/FPV/BR004_LAP) bagi mengemukan nombor rujukan kes. AVO Seterusnya ikut langkah 7.23 7.7 Klien baharu? Jika Ya, ikut langkah 7.12 Jika Tidak, ikut langkah 7.15
Halaman: 5/8 7.8 Dapatkan ID klien lama. Perolehi ID klien lama daripada klien baharu dan dapatkan CIC dari CICC dengan menggunakan ID klien lama. 7.9 Daftarkan klien baharu. Dapatkan nombor kes lama haiwan dari CIC klien lama Daftar dalam CLB di bawah nombor kes lama haiwan tetapi di bawah klien baharu menggunakan dakwat merah. 7.10 Pindahkan maklumat haiwan. Pindahkan maklumat haiwan lama ke CIC baharu untuk klien baharu dan masukkan CIC ke CICC. 7.11 Dapatkan PF. Perolehi PF dan tukar maklumat klien. Seterusnya ikut langkah 7.23. 7.12 Haiwan baharu? Jika Ya, ikut langkah 7.13 Jika Tidak, ikut langkah 7.8 7.13 Dapatkan kes. Daftar nombor kes baharu bersiri dalam CLB menggunakan dakwat biru/hitam. (Rujuk: UVH Clinical Practice Manual, FPV/UVH/T001). 7.14 Masukkan data ke dalam program Maklumat Sistem Pengkalan. Sediakan CIC dan masukkan ke CICC. Seterusnya ikut langkah 7.22.
Halaman: 6/8 7.15 Rujuk dan kemaskini kad pendaftaran dan CIC. Dapatkan CIC klien lama dari CICC. 7.16 Haiwan baharu? Jika ya, ikut langkah 7.17 Jika tidak, Ikut langkah 7.19 7.17 Daftar kes. Daftar di bawah nombor kes baharu bersiri dalam CLB. 7.18 Kemaskini KP. Kemaskini CIC jika perlu dan kembalikan ke CICC. Seterusnya ikut langkah 7.22. 7.19 Dapatkan nombor kes. Perolehi nombor kes lama haiwan dari CIC. 7.20 Kemaskini rekod. Kemaskini CIC jika perlu dan kembalikan ke CICC. 7.21 Perolehi PF. Dapatkan fail pesakit dari bilik rekod. 7.22 Sedia rekod. Sediakan PMS dan PF baru. 7.23 PMR baharu. Sediakan PMR baharu untuk lawatan kini.
Halaman: 7/8 7.24 Tetapkan tempat dan Vet. 7.25 Tamat. Tetapkan bilik pemeriksaan/kandang dan Vet.
Halaman: 8/8 8.0 REKOD KUALITI Bil 1 Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod No Kes Tanggungjawab Mengumpul dan Memfail Tanggungjawab Menyelenggara Tempat dan Tempoh Simpanan Kuasa Melupus PF 2 PF (No Kes) PMS (OPR/FPV/BR002/PMS) 3 4 PMR (OPR/FPV/BR003/PMR_SAP atau OPR/FPV/BR004/PMR_LAP) CLB (SA Front Office, UPM) (FPV/UVH/L001) PT(P/O) AVO Bilik Rekod 15 tahun selepas kunjungan terakhir dan 5 tahun selepas mati Dekan 5 CLB (LA Ward) (FPV/UVH/L021) 6 CLB (Klinik Bergerak) ( FPV/UVH/L022) CLB (Equine Centre)