RAMBURSAREA CHELTUIELILOR

27 213 RAMBURSAREA CHELTUIELILOR Ministerul Fondurilor Europene Autoritatea de Management pentru Programul Operational Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice Iunie, iulie 214

27 213 Rambursarea cheltuielilor efectuate de beneficiari se realizează ulterior verificărilor realizate de către Autoritatea de Mangement. În general aspectele administrative, financiare şi tehnice pot fi realizate în cadrul verificărilor administrative ale fiecărei cereri de rambursare depuse de către beneficiari. În ceea ce priveşte aspectele fizice, acestea se verifică, de obicei, în cadrul verificărilor la faţa locului sau vizitelor de monitorizare.

27 213 Beneficiarii de proiecte cofinanţate din Programul Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice vor depune cererile de rambursare în formatul stabilit şi la termenele stabilite prin contractele de finanţare. Pentru a veni în sprijinul beneficiarilor, Autoritatea de Management pentru Programul Operaţional Sectorial Creşterea Competitivităţii Economice a realizat o instrucţiune privind transmiterea de catre beneficiari a dosarului CR ce contine informatii privind intocmirea dosarului CR si documentele justificative solicitate la rambursare de către OI/AM Aceasta instructiune se regăseste pe site-ul AM POS CCE la adresa http://amposcce.minind.ro. Precizăm că, neprezentarea cererii de rambursare in forma prezentata da dreptul OI/AM de a respinge CR ca fiind neconforma.

27 213 Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE Societatea Comercială SC A SRL are încheiat un contract de finanţare cu AM POS CCE, în cadrul Domeniul major de intervenţie DM1.1 - Investiţii productive şi pregătirea pentru competiţia pe piaţă a întreprinderilor, în special a IMM, operaţiunea Sprijin pentru consolidarea sectorului productiv prin investiţii tangibile şi intangibile operaţiunea pentru întreprinderi mari. Bugetul proiectului aprobat conţine următoarele: 1.construcţie: valoare eligibilă 1.. lei; valoare nerambursabilă 5. lei; procent finanţare nerambursabilă 5% 2.achiziţie echipamente: valoare eligibilă 1.5. lei; valoare nerambursabilă 75. lei; procent finanţare nerambursabilă 5% Conform graficului cererilor de rambursare beneficiarul transmite 2 cereri de rambursare: Cererea de rambursare nr. 1 la 6 luni de la începerea proiectului pentru cheltuielile aferente construcţiei şi Cererea de rambursare nr. 2 la 12 luni de la începerea proiectului pentru cheltuielile aferente achiziţiei de echipamente.

27 213 Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE - continuare - In baza prevederilor contractului de finantare si a prevederilor legale in vigoare, beneficiarul, impreuna cu prestatorul de servicii de management de proiect va finaliza Dosarului Cererii de Rambursare nr. 1. Dosarul ce va fi transmis AM va contine: 1. OPIS 2. Cererea de rambusare in 4 exemplare (in original, semnate si stampilate pe fiecare pagina); 3. Raportul de progres; 4. Documente aferente liniei bugetare lucrari de constructie depuse in copie, avand aplicata stampila conform cu originalul facturi; ordine de plata, extrase de cont. Pe factura va fi scris numele contractorului, numarul si data contractului de executare lucrari. Pentru evitarea dublei finantari fiecare factura originala va avea inscriptionat Finantat in cadrul POS CCE, Axa prioritara 1, DMI 1.1., codul SMIS 349, contract de finantare nr. 2/1.7.29 titlul proiectului Cresterea competitivitatii SC A SRL. balantele de verificare, fise de cont si note contabile care vor contine codificarea stabilita prin instructiunile autoritatilor pentru fiecare din conturile folosite pentru inregistrarile contabile ale proiectului;

27 213 Exemplu de completare a formularului Cererii de rambursare conform instrucţiunilor AM POS CCE - continuare Autorizatia de construire, avizul, acordul ISC, autorizatia dirigintelui de santier, garantia de buna executie, procesul verbal de predare primire a amplasamentului si a bornelor de repere, programul de urmarire si control al calitatii lucrarilor, procesele verbale pe faze determinate, procesele verbale de receptie la terminarea lucrarilor, situatii de lucrari semnate de antreprenor, diriginte de santier si beneficiar. 5. Documentele aferente achizitiei 6. Documentele care atesta respectarea regulilor de informare si publicitate conform Manualului de identitate vizula (anunt de incepere a proiectului, fotografii pentru placi sau panouri temporare / permanente). In cazul in care sunt solicitate clarificari privind documentele depuse in cadrul CR, beneficiarul se obliga ca in termen de 3 zile lucratoare sa raspunda la clarificarile solicitate de catre OI/AM. In cazuri justificate, acest termen poate fi modificat.

27 213 Categorii de cheltuieli eligibile 1. Teren A) Cheltuieli eligibile realizate în perioada de referinţă pentru care se solicită rambursarea în aceasta cerere, cu documentele suport aferente: (1) 2. Clădire -Lucrari de construcţie Descriere activităţi /achiziţii (2) Construcţi e hala de productie Factura /Alte documente justificative (acolo unde este cazul) Nr. (3) N/ A FF xx FF xx total Data emiterii (4) xx.xx.2 1 xx.xx.2 1 Val. din factură [3] Fără TVA (5a) 1 9 1 TVA (5b) 24 216 24 Contract (6) x/xx.xx.2 1 Furnizo r (7) SC... SRL OP (nr. /data) (8) xx/xx.xx.2 1 xx/xx.xx.2 1 Extras de cont (nr. /data) (9) xx/xx.xx.2 1 xx/xx.xx.2 1 Valoarea cheltuielilor eligibile solicitate de beneficiar din prezenta factura [1] Fără TVA 5 (1) 45 5 TVA [2] (11) 3. Mijloace fixe -Tangibile Achizitiona re linie tehnologica N/ A I. Total costuri eligibile [4] N/ A 1 24 5 II. Venituri nete din proiect [5] N/ A III. Valoarea eligibilă a Cererii de Rambursare [6] N/ A 1 24 5

27 213 B) Situaţia rambursărilor Categorii de cheltuieli eligibile Total cheltuieli eligibile aprobate prin contract Total cheltuieli eligibile acoperite din contribuţie proprie (buget local, surse private) pana la prezenta cerere Total cheltuieli eligibile rambursate pana la prezenta cerere Total cheltuieli eligibile pana la prezenta cerere Total cheltuieli realizate in perioada de referinţă pentru care se solicita rambursarea Sold conform contractului () (1) (2) (3) (4)=(2)+(3) (5) [1] (6)=(1)-(4)- (5) 1. Clădire -Lucrari de construcţie a halei de productie 1 5 5 5 3. Mijloace fixe -Tangibile linie tehnologica 1 5 1 5 I. TOTAL COSTURI ELIGIBILE 2 5 5 5 5 1 5 II. VENITURI NETE DIN PROIECT [2] III.TOTAL GENERAL (I-II) 2 5 5 1 5 IV. PRE-FINANŢARE V. TOTAL CHELTUIELI ELIGIBILE (III-IV)* 2 5 5 1 5

27 213 MECANISMUL DE DECONTARE AL CERERILOR DE PLATA Mecanismul decontării cererilor de plată se aplică tuturor beneficiarilor din cadrul Programului Operațional Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice 27-213. În procesul de implementare a proiectelor din cadrul Programului Operațional Sectorial Cresterea Competitivitatii Economice 27-213, beneficiarii pot utiliza concomitent mecanismul decontării cererilor de plată și cel al cererilor de rambursare. Cererile de plată conţin doar facturi neplătite de beneficiari şi Cererile de rambursare conţin doar facturi plătite de beneficiari. Informaţii privind mecanismul de decontare al cererilor de plata precum si documentele obligatorii care se depun se regasesc in Instructiunea AM nr. 3788/12.11.213 publicata pe site-ul AM POS CCE la adresa http://amposcce.minind.ro secţiunea Instrucţiuni pentru beneficiari.

27 213 În termen de maxim 3 zile lucrătoare de la primirea facturilor pentru livrarea bunurilor/prestarea serviciilor/execuţia lucrărilor recepţionate, acceptate la plată, beneficiarul poate depune la organismul intermediar / AM Cererea de plată împreună cu documentele justificative aferente acesteia. După efectuarea verificărilor cererii de plată de către OI și AM, Autoritatea de Management virează beneficiarului valoarea cheltuielilor rambursabile, într-un cont distinct de disponibil deschis pe numele beneficiarilor, la unităţile teritoriale ale Trezoreriei Statului. În ziua următoare efectuării virării, Autoritatea de Management va transmite beneficiarului o notificare.

27 213 În termen de maxim 5 zile lucrătoare de la încasarea sumelor de la AM POS CCE, Beneficiarii efectuează plata numai pentru facturile înscrise în Notificarea transmisă de AM POS CCE În termen de maxim 1 zile lucrătoare de la data încasării sumelor virate de către AM, beneficiarii au obligația să depună la OI/AM, Cererea de rambursare aferentă cererii de plată în care sunt incluse numai facturile decontate prin cererea de plată. Beneficiarii au obligaţia restituirii integrale sau parţiale a fondurilor virate de către AM în cazul proiectelor pentru care aceştia nu justifică prin cereri de rambursare utilizarea acestora. Beneficiarii pot depune concomitent cereri de rambursare în care sunt incluse facturi platite de aceştia şi care nu au fost incluse într-o cerere de plată

27 213 Exemplu de completare a formularului Cererii de plata Situatia cheltuielilor eligibile reprezentand contravaloarea lucrarilor efectuate / bunurilor achizitionate / serviciilor prestate Nr. crt. Categ. de chelt eligibile Descriere activitate Contract de achizitie nr. Factura / Alte documente justificative Nr. / Da ta Val. Fara TVA TVA Denumire furnizor Codul de identificare fiscala a furnizorului Valoarea cheltuielilor solicitate in baza facturilor acceptate la plata Valoare fara TVA TVA aferent Suma aprobata de OI / AM Valoar e fara TVA TVA aferent 1. Cladire Lucrari de constructi e Constructi e hala de productie XXX/..212 FF XX, 2 12 1.5. lei 36 lei SC XYZ SRL RO 12567 5. lei Total costuri eligibile X X X X 5. lei.

UNIUNEA EUROPEANĂ 27 213 Erori frecvente întâlnite în intocmirea unei cereri de rambursare / cereri de plata 1. Necompletarea corepunzatoare a formularelor CR/CP: - se mentioneaza alt cont decat cel specificat in contractul de finantare (in cazul in care exista modificari privind contul bancar in care se face rambursarea trebuie depusa o notificare); In cadrul cererii de plata se mentioneaza contul din trezorerie deschis pentru virarea sumelor de catre AM si de catre beneficiar perioada de referinta a CR este specificata eronat (perioada de referinta a CR incepe de la prima activitate din cadrul proiectului si se incheie cu data ultimului act din cadrul CR), Trebuie avuta in vedere distinctia intre valoarea totala a facturii si valoarea eligibila. In tabelul 6 A) al CR este necesar a fi mentionata valoarea eligibila a facturii, iar valoarea TVA trebuie sa fie aferenta valorii eligibile. In formularul CR este obligatoriu a fi precizate toate ordinele de plata, extrasele de cont care au stat la baza platii facturi In efectuarea calculelor trebuie avuta in vedere aplicarea a 2 zecimale Pentru proiectele care au obtinut prefinantare, aceasta se va deduce doar din FEDR Punctul 9 al CR Lista Anexe - va contine documentele efectiv atasate cererii de rambursare in cauza (aceste documente trebuie sa figureze si in OPIS) - -

27 213 2. Cheltuieli de consultanta pentru pregatirea proiectului nu sunt solicitate la rambursare in prima cerere de rambursare 3. Nu exista o defalcare in cadrul constractului de prestare servicii pentru consultanta a cheltuielilor pentru plan de afaceri, strudii de fezabilitate, implementare proiect 4. In facturile fiscale sunt specificate achizitionarea altor mijloace decat cele mentionate in contractul de finantare. 5. Ordinele de plata nu mentioneaza in clar facturile pentru care se face plata 6. Facturile in euro sunt solicitate la rambusare la cursul bancii comerciale care a facut plata

27 213 7. In cadrul documentelor CR nu sunt evidentiate separat costurile de transport, asigurare si livrare a marfii. 8. CR nu sunt semnate de catre persoanele autorizate mentionate in contractul de finantare 9. Polita de asigurare obligatorie pentru beneficiarii POS CCE, Axa 1 IMM nu este cesionata in favoarea bancii sau a OI/AM 1. Facturile de avans nu sunt insotite de instrumente de garantare

27 213 Va multumesc pentru atentie! Tel. 31 413278 www.fonduri-eu.ro