MANAGEMENTUL CONTRACTELOR MANUAL DE UTILIZARE

MANAGEMENTUL CONTRACTELOR MANUAL DE UTILIZARE SIVECO Romania SA

CUPRINS 1. PREZENTARE GENERALĂ... 3 2. PREZENTAREA MENIULUI APLICATIEI... 4 3. DEFINIREA TIPURILOR DE CONTRACT... 5 4. DEFINIRE ATRIBUTE CONTRACTE... 6 5. CONFIGURAREA TIPURILOR DE CONTRACT... 8 5.1. Configurarea tipurilor de contracte... 8 5.2. Atasarea documentelor WORD... 9 6. DEFINIREA CONTRACTELOR... 14 6.1. Valoare contract... 16 6.2. Lista atribute contract... 16 6.3. Lista de articole contract... 17 6.4. Termene de Livrare... 18 6.5. Termene de Plată... 20 6.6. Generarea si vizualizarea documentelor contractuale... 22 7. LEGARE DOCUMENT - CONTRACT... 24 8. GENERARE FACTURI... 28 9. URMĂRIREA CONTRACTELOR... 31 9.1. Situatia Valorică... 32 9.2. Atribute contract... 32 9.3. Situatia Sintetică/Analitică... 32 9.4. Situatia comparativă Termene Contractuale/Tranzactii înregistrate pe contract 34 9.5. Situatia cheltuielilor/ încasărilor pe contract... 35 10. LISTE... 36 Contracte - Manual Utilizare.doc 2 / 37

1. PREZENTARE GENERALĂ Cu ajutorul aplicatiei Urmărirea Contractelor pot fi definite şi urmărite contractele de desfacere/aprovizionare începând din faza de negociere până la închiderea sau rezilierea contractului. În afara informatiilor de bază pe contract (data încheiere contract, localitatea, stare, perioada de valabilitate, client/furnizor, responsabil contract, etc) pot fi gestionate informatii privind articolele de contract, termene de livrare, termene de facturare, termene de încasare/plată, penalităti, comisioane, discount-uri toate aceste optiuni fiind activabile functie de caracterul şi specificul activitătii. Contracte - Manual Utilizare.doc 3 / 37

2. PREZENTAREA MENIULUI APLICATIEI Meniul aplicatiei este prezentat in figura de mai jos. Fiecare optiune de meniu se accesează executând dublu click pe butonul din stanga al mouse-ului. Contracte - Manual Utilizare.doc 4 / 37

3. DEFINIREA TIPURILOR DE CONTRACT La definirea tipurilor de contract se stabileşte categoria căreia apartine (aprovizionare/desfacere). Categoria din care face parte tipul de contract va determina modul în care sunt reflectate pe contract tranzactiile financiar-contabile şi de stoc. Pentru a defini un nou tip de contract se apeleaza linia de meniu Contracte / Tipuri Contracte. Se apeleaza iconita Adaugare si se completeaza un cod pentru tipul de contract, numele tipului de contract, descrierea si se selecteaza categoria din care vor fac parte contractele de acest tip (achizitie / desfacere). Se salveaza informatia in sistem de la tastatura cu ENTER sau apeland cu mouse-ul iconita Salvare. Contracte - Manual Utilizare.doc 5 / 37

4. DEFINIRE ATRIBUTE CONTRACTE Atributele reprezinta variabilele contractului care se doresc a fi gestionate in sistem. Se apelează linia de meniu Contracte / Atribute contracte. In aceasta fereastra se definesc atributele (si valorile acestora) care vor fi asociate contractelor. Un atribut poate fi de tip numeric, caracter sau data. La definirea atributului se specifica si daca valorile acestuia pot fi de tip interval. Dupa definirea atributului se definesc valorile acestuia, in tabpage-ul Valori. Pentru aceasta, se actioneaza dublu-click pe banda albastra din tabpage-ul Valori ; Se va deschide fereastra Valori Atribut detalii. Se pozitioneaza mouse-ul in campul valoare si se actioneaza butonul adaugare. Contracte - Manual Utilizare.doc 6 / 37

Se introduc valorile atributului dupa care se salveaza informatia in sistem. Obs : În produsul standard, există opt atribute predefinite: COMCT - Contract comision : atribut de tip numeric ce identifică un contract de comision; acceptă liste de valori. Acest atribut se ataseaza tipurilor de contracte de vanzare / achizitii pentru care se acorda comision si el trebuie definit la nivel de contract. Prin acest atribut se va face legatura intre contractul de vanzare / achizitie si contractul cu comisionarul. La contractul de vanzare / achizitie se va instantia atributul COMCT cu numarul contractului incheiat cu comisionarul o DISCT - Contract distributie : atribut de tip numeric ce identifică un contract de distributie; acceptă o singură valoare. o MODPL - Modalitate plata : atribut de tip caracter ce identifică tipuri de plată; acceptă liste de valori. o MODTR - Modalitate transport : atribut de tip caracter ce identifică moduri de transport mărfuri contractate; acceptă liste de valori. o REFCT - Referinta contract : atribut de tip numeric care da posibilitatea unor legaturi intre contracte; acceptă liste de valori si se defineste la nivel de contract. De ex. daca unui contract X i se atribuie parametrului REFCT valoarea Y, in fereastra de Urmarire contracte, la selectarea contractului X, va aparea un buton rosu, prin actionarea caruia se face legatura cu contractul Y ( se trece la urmarirea contractului Y).In cazul in care contractul X are legatura cu mai multe contracte, la actionarea butonului rosu va apare o fereastra cu lista acestor contracte,de unde se poate selecta contractul dorit. o LPRET- Lista de preturi articole contract : atribut de tip caracter ce identifică lista (listele) de preturi asociată(e) contractului; acceptă liste de valori. Valorile acestui atribut sunt mentinute automat de sistem. o VALFT Valoare fara TVA a Contractului. La completarea acestei valori in cadrul unui contract, sistemul va initializa aceasta valoare in componenta informatica Managementul Investitiilor ; o CANT cantitate la completarea acestui atribut pe un contract, sistemul va initilizaa automat cantitatea in componenta informatica Managementul Investitiilor; Atributele predefinite COMCT, DISCT, LPRET nu pot fi modificate sau şterse în modulul Atribute Contracte/Faze ; ele pot fi instantiate în modulul Contracte. Celelalte două atribute predefinite( MODPL, MODTR ) nu pot fi modificate, dar utilizatorul poate defini un set valid de valori pentru acestea. Contracte - Manual Utilizare.doc 7 / 37

5. CONFIGURAREA TIPURILOR DE CONTRACT 5.1. CONFIGURAREA TIPURILOR DE CONTRACTE Pentru a configura tipurile de contracte se actioneaza linia de meniu Contracte / Configurare tipuri contracte. In aceasta fereastră se alege tipul de contract de configurat. Se setează (prin bifare) optiunile active de interes pentru respectivul tip de contract, tranzactiile active în stoc (intrări/iesiri, returnări de mărfuri, transferuri, rezervări) care vor fi moştenite de fiecare contract de tipul respectiv. In functie de tranzactiile setate la nivelul tipului de contract se vor putea asocia sau nu tranzactii (intrări, iesiri, transferuri, retururi) pe contractele de tipul respectiv. Prin bifarea optiuni Contract cadru se specifică daca contractele sunt cadru sau nu. Urmatorul pas la configurarea tipurilor de contracte este asocierea atributelor necesare. Pentru a face asocierea atributelor cu tipurile de contracte se selecteaza tabpage-ul Atribute, se pozitioneaza cursorul mouse-ului in campul cod si se actioneaza dublu click. Contracte - Manual Utilizare.doc 8 / 37

Se selectează folosind selectorul, atributul ce va fi asociat contractelor de tipul respectiv, se specifică dacă acest atribut : - se defineste la nivel Contract / Faza a contractului - permite lista de valori ( se bifează Lista de Valori ) - daca valorile atributului introduse la nivelul contractului/fazei de contract trebuie validate cu lista de valori asociate atributului (se bifeaza Verificare) - atributul este optional sau nu - se setează valoarea implicită a atributului (această valoare implicită va fi automat setată la nivelul contractelor, ea putând fi modificată). Daca la nivelul unui tip de contract un atribut nu este optional ( nu e bifată optiunea Optional), este obligatoriu ca acestuia să i se definească o valoare implicită. 5.2. ATASAREA DOCUMENTELOR WORD Aplicatia permite asocierea unui set de documente WORD (şabloane) fiecărui tip de contracte; acestea vor fi disponibile în modulul Contracte, putând fi instantiate pentru fiecare contract. Mecanismul este util în cazul în care contractele de un anumit tip au asociate documente standard. Adăugarea un astfel de şablon WORD se face în fereastra auxiliară Documente Contract. Contracte - Manual Utilizare.doc 9 / 37

Pentru a accesa această fereastră se selectează tabpage-ul Documente (din Fereastra Configurare tipuri contracte ) si se pozitionează cursorul mouse-ului in campul cod si se actionează butonul standard de adăugare. Se introduce codul documentului (o secventă numerică, secventă ce influenteaza ordinea de afisare a documentelor), se introduce numele sablonului Word, se selecteaza nivelul de definire a sablonului la nivel de contract, se precizează dacă numele documentului va fi generat automat. Daca se alege optiunea de generare automată a numelui documentului trebuie specificat modul de generare a numelui documentului (prefix, sufix). Se introduce o descriere a documentului si se salvează informatia in sistem. Dupa salvarea informatiei in sistem trebuie specificati utilizatorii ce au dreptul să acceseze sablonul respectiv. Pentru aceasta se pozitionează cursorul mouse-ului in campul utilizatori Oracle si se apasă butonul standard adăugare. Folosind selectorul corespunzator campului Cod se alege utilizatorul căruia se doreste acordarea drepturilor, apoi se introduce calea sablonului word si calea unde va fi salvat documentul nou generat. Dupa acordarea drepturilor utilizatorilor de a accesa documentul, urmează configurarea acestuia. Pentru aceasta se selectează tabpage-ul Configurare si se actionează butonul standard adăugare. Se va deschide fereastra Configurare elemente completate dinamic in documente. Contracte - Manual Utilizare.doc 10 / 37

Se completează câmpul cod cu numele variabilei, in câmpul semnificatie se completează o scurta descriere a variabilei. Trebuie specificat tipul valorii pe care o va lua variabila (tip valoare: caracter / numeric sau data). In campul SQL asociat se scrie instructiunea (selectul) sql ce va returna valoarea variabilei. In campul lista variabile se introduc variabilele sql-ului asociat. Exemplu: Să presupunem ca avem un sablon word. Acest sablon il asociem contractelor de tipul DCE (Desfacere Comision pe Est). Vrem ca pentru fiecare contract pentru care vom accesa sablonul, documentul generat sa contină data de inceput si data de sfarsit a contractului. Pentru aceasta sablonul trebuie sa aibă două variabile, variabile pe care le vom numi DATA_INCEPUT si DATA_SFARSIT. In fereastra Configurare elemente completate dinamic in documente vom adăuga aceste doua variabile dupa cum urmează: DATA_INCEPUT: DATA_SFARSIT: Contracte - Manual Utilizare.doc 11 / 37

In documentul generat campurile DATA_INCEPUT si DATA_SFARSIT vor fi inlocuite cu valorile returnate in urma accesarii sablonului. Pentru a accesa sablonul în fereastra contracte se selecteaza un contract de tip DCE si se actioneaza butonul standard de printare. In aceasta fereastra se selecteaza sablonul dorit, se actioneaza tasta ENTER. Daca sablonul a fost deja rulat pentru acel tip de contract mesajul va fi: Contracte - Manual Utilizare.doc 12 / 37

Daca se doreste să se genereze din nou documentul se apasă butonul Generare, in caz contrar se apasa butonul Anulare. Dupa apăsarea butonul Generare, pe ecran va apărea documentul nou generat. Contracte - Manual Utilizare.doc 13 / 37

6. DEFINIREA CONTRACTELOR Aplicatia permite definirea completă a unui contract : - informatii generale; - valoare contract; - atribute de contract; - structura (faze de contract); - articole de contract (produse/servicii); - termene de facturare; - termene de încasare/plată; În functie de tipul de contract şi de configuratia asociată sunt disponibile toate sau doar un set din aceste optiuni. Optiunile Valoare, Atribute sunt disponibile indiferent de tipul de contract. Pentru a adăuga un nou contract se apelează linia de meniu Contracte / Contracte. Se va deschide fereastra : Se actionează butonul standard de adaugare. Campul Cod este gestionat de sistem. Se completează: numărul contractului, tipul contractului, starea, data semnării (campul Data), se specifică tipul de furnizor / client si valuta contractului. Contracte - Manual Utilizare.doc 14 / 37

Folosind selectorul se selectează furnizorul / clientul. Pentru aceasta se pozitioneaza mouse-ul in campul Client si se actionează tasta F2 sau se foloseste selectorul câmpului Client. In câmpul Denumire Firma se completează o parte din denumirea firmei (scrisa intre % ) si se apasă tasta ENTER. Se selectează firma, se actioneaza tasta ENTER, după care se alege, folosind selectorul, contul bancar al firmei. In continuare trebuie specificate data de inceput si data de sfarsit a contractului, responsabilul de contract si o descriere a contractului. Dupa specificarea acestor date se salveaza informatia in sistem. Pasul următor este definirea fazelor. Pentru aceasta se intră in fereastra de contracte, se selectează contractul de interes dupa care se alege tabpage-ul Faze. NOTĂ: Prima fază afişată - Contract - este o fază predefintă (sistem), generată automat la crearea unui contract. La aceasta faza nu se adaugă articole! Pentru a defini o noua fază, se alege faza parinte si se actionează butonul standard de adăugare. Va apărea urmatoarea fereastră: Contracte - Manual Utilizare.doc 15 / 37

Se completează Codul fazei, Numele fazei, Data intrarii in vigoare a fazei si Starea fazei. Se salvează informatia in sistem. In functie de faza curentă din regiunea de defilare, optiunile active (pentru tipul curent de contract) afiseaza informatiile asociate. Se poate defini cate o faza de contract pentru fiecare comanda de achizitie / de desfacere. 6.1. VALOARE CONTRACT Aceasta optiune permite vizualizarea valorii contractului/fazelor calculată prin însumarea valorilor articolelor de contract pe valute distincte. 6.2. LISTA ATRIBUTE CONTRACT Contracte - Manual Utilizare.doc 16 / 37

Această optiune afişează lista atributelor asociate (moştenite din templata de contract). Pentru atributele de tip obligatoriu, este copiată automat valoarea implicită (moştenită de la tipul de contract). Instantierea atributelor (adăugare de valori, modificare valoare implicită) se face conform regulilor stabilite pentru tipul de contract. Pentru a adăuga o valoare unui atribut se selectează tabpage-ul Atribute, se selecteaza atributul dorit, după care se pozitionează mouse-ul in campul Valoare, dupa care se actioneaza butonul standard de adăugare. Valoarea atributului se alege din selector daca la nivelul tipului de contract s-a ales optiunea de verificare valori cu valorile asociate atributului in subaplicatia Contracte / Atribute Contracte sau se completează manual. Se precizează perioada de valabilitate a valorii. Se salvează informatia in sistem. 6.3. LISTA DE ARTICOLE CONTRACT Pentru fiecare fază de contract se pot introduce produse/servicii. Fiecare articol de contract are asociate informatii de bază (pret, cantitate, cota TVA, valuta, unitate de masura) si o serie de optiuni. Contracte - Manual Utilizare.doc 17 / 37

Pentru a adăuga un articol pe faza unui contract se alege faza de interes, se alege apoi tabpage-ul Articole, se pozitioneaza cursorul mouse-lui in campul Cod si se actionează butonul standard de adăugare. Informatiile ce trebuie introduse sunt: tipul articolului (produs sau prestatie), codul produsului/prestatie (folosind selectorul), Tip pret ca pret fix, pretul, cantitatea, codul valutei (campul Cod val.), cota TVA. De asemenea trebuie precizat dacă pretul este ferm, cantitatea este fermă sau dacă articolul de contract e nefacturabil (free of charge). Pentru fiecare articol de contract pot fi asociate : - termene de livrare (partiale sau totale) - termene de facturare (partiale sau totale) - termene de plata / incasare (partiale sau totale) - discount-uri. 6.4. TERMENE DE LIVRARE Tabpage-ul T.Livrare este disponibil dacă în modulul Configurare Tipuri Contracte, pentru tipul de contract asociat, căsuta de optiune Termene de Livrare este bifată. Pentru fiecare fază de contract pot fi definite termene de livrare partială (procent/valoare) sau totală. Pentru a defini un termen de livrare pentru o fază se selectează faza de interes, se pozitioneaza cursorul mouse-lui in câmpul Cod dupa care se actionează butonul standard de adăugare. Contracte - Manual Utilizare.doc 18 / 37

Se precizează Codul livrării, Data limită de livrare si se alege din selector modalitatea de transport. Se salvează informatia in sistem. ATENTIE: pentru a putea selecta modalitatea de transport, aceasta trebuie definita la atributele contractului/fazei ( atributul MODTR). Dupa ce s-a definit termenul de livrare trebuie să îl asociem articolelor de pe contract. Pentru aceasta sunt două posibilităti: 1. In fereastra Termene de livrare asociate fazei, se selectează tabpage-ul Livrări, se pozitioneaza mouse-ul in campul Cod si se actioneaza butonul standard adaugare. Aceasta optiune devine activă dupa salvarea antetului înregistrării curente. Se selectează, folosind selectorul, codul articolului dupa care se introduce cantitatea ce trebuie livrată pana la data limită de livrare. Pentru aceasta se specifică fie cantitatea de articol ce trebuie livrată, fie procentul din cantitatea de articol ce trebuie livrată pâna la data limită. 2. Se selecteaza tabpage-ul articole, se actioneaza dublu click pe codul articolului dupa care se selectează tabpage-ul Termen de livrare se pozitionează cursorul mouse-ului în câmpul Cod si se actionează butonul standard adăugare. Contracte - Manual Utilizare.doc 19 / 37

In aceasta fereastră se selectează folosind selectorul codul termenului de livrare de interes.sistemul afisează Data limita de livrare a livrării selectate. Se introduce cantitatea de articol ce trebuie livrată sau procentul din cantitatea de articol ce trebuie livrată până la data limită. 6.5. TERMENE DE PLATĂ Pentru fiecare fază de contract pot fi definite unul sau mai multe termene de încasare de la client, respectiv plată la furnizor. Aplicatia permite definirea de plăti partiale( incasări partiale ), exprimate procentual sau valoric, pentru unul sau mai multe articole de contract. Pentru a defini termene de plată se acceseaza meniul Contracte / Contracte se selecteaza tabpage-ul T.Plată, se pozitioneaza cursorul mouse-lui in campul cod si se actionează butonul standard de adaugare. Contracte - Manual Utilizare.doc 20 / 37

Se completeaza codul termenului de plata, data limita de plata, folosind selectorul se alege modalitatea de plata definita la atributele contractului / fazei. Valoarea propusa de sistem este valoarea fara TVA a fazei. Se completeaza valoarea discount-ului si se salveaza informatia in sistem. Dupa ce s-a salvat informatia in sistem se actionează butonul standard de vizualizare. Pentru a asocia termenul de plată articolelor se pozitioneaza cursorul mouse-lui in campul cod din tabpage-ul Articole si se actionează butonul standard de adaugare. In această fereastră, folosind selectorul, se selecteaza articolul de interes, câmpul Cantităti/Unităti este completat de sistem cu cantitatea contractată a articolului. Se introduce cantitatea de articol ce trebuie plătită până la data respectivă si se salvează informatia in sistem. Termenele de plată şi setul de articole asociat pot fi generate automat, prin apăsarea butonului, in fereastra Termene de Facturare detalii pornind de la un termen de facturare şi precizând numărul de zile diferentă. Contracte - Manual Utilizare.doc 21 / 37

Se poate observa că sistemul a generat automat şi modalitatea de plată (valoarea implicită a atributului Modalitati de Plată ). 6.6. GENERAREA SI VIZUALIZAREA DOCUMENTELOR CONTRACTUALE Aplicatia permite generarea de documente contractuale pentru fiecare contract, conform şabloanelor definite la configurarea tipului de contracte (Cap. 3 Definire Tipuri Contracte). În plus, după cum vom vedea în cele ce urmează, permite vizualizarea ulterioară a acestora precum şi a altor documente de contract definite manual. Contracte - Manual Utilizare.doc 22 / 37

La tastarea butonul Tiparire din meniu, se deschide fereastra de Generare si vizualizare documente asociate contractelor. Se poate selecta faza contractului : în functie de nivelul definit pentru şablonul de contract pe care dorim să-l generăm (câmpul Nivel din regiunea în regim de defilare Documente asociate tipului de contract), trebuie introdus sau selectat din lista de selectie asociată un nume valid de fază de contract: pentru nivel C (Contract) se selectează faza implicită Contract ; pentru nivel F (Fază) se selectează o fază frunză. În regiunea în regim de defilare Documente asociate tipului de contract sunt disponibile şabloanele WORD pentru tipul de contract curent. Procesul de generare document pentru contractul curent se declaşează prin dublă tastare cu butonul stâng al mouse-ului pe un şablon WORD. În cazul în care şablonul WORD are activată Generarea automată pentru numele documentului, şablonul este deschis în WORD, cheile definite pentru şablon sunt instantiate şi documentul modificat este salvat (în directorul precizat) cu numele construit. Dacă procesul de generare document se încheie cu succes, documentul nou creat poate fi vizualizat în regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent. Toate documentele generate automat au în câmpul Aut? valoarea D. NOTA 1: Toate documentele generate automat, pot fi modificate ulterior direct în WORD. NOTA 2: Orice document generat automat poate fi regenerat; la regenerare, toate modificările operate manual vor fi pierdute. Aplicatia permite înregistrarea altor documente WORD editate manual. Adăugarea unor astfel de documente se face într-o fereastră auxiliară prin pozitionarea cursorului în regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent şi tastarea butonului de adăugare. Contracte - Manual Utilizare.doc 23 / 37

Următoarele câmpuri trebuie completate : Nume document : câmp de maximum 100 caractere ce reprezintă numele complet (şi extensia) asociat documentului WORD pe care dorm să-l înregistrăm. Cale document : câmp de maximum 200 caractere ce reprezintă calea completă pentru document. Poate fi introdus sau selectat cu ajutorul butonului situat în dreapta câmpului, ce deschide o fereastră tip Explorer. Data document : câmp obligatoriu de tip data ce reprezintă data documentului. Comentarii : câmp de maximum 200 de caractere ce permite introducerea de informatii privind documentul înregistrat. In câmpul Operator apar completate automat de sistem initialele salariatului ce a înregistrat documentul. Toate informatiile pot fi modificate, cu exceptia câmpului Nume document. Toate documentele ce nu au fost generate automat au în câmpul Aut? din regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent valoarea N. Toate documentele disponibile pentru contractul curent (generate automat sau nu), pot fi vizualizate din aplicatie (deschise în MSWord) prin clic cu butonul stâng al mouse-ului pe documentul de interes din regiunea în regim de defilare Documente asociate contractului curent şi apăsarea butonului Tiparire din meniu. Se pot atasa documente si la nivelul fazelor de contract, prin intermediul tab-pag-ului Documente, disponibil in cadrul tabpage-ul Faze. Prin actionarea butonului Adaugare se deschide fereastra Documente atasate la nivel de faza,unde se completeaza cimpul cod (numeric), calea si numele fisierului dorit. Dupa salvare, prin apăsarea butonului Tiparire din meniu este deschis automat fisierul respectiv. 7. LEGARE DOCUMENT - CONTRACT Aplicatia permite atasarea ducumentelor contabile emise la un Contract. Contracte - Manual Utilizare.doc 24 / 37

Pentru aceasta se apeleaza linia de meniu Contracte / Legare Document- Contract Folosind selectorul sau codul contractului se selectează contractul de interes. Folosind butonul putem atasa faza contractului la un document ( factura emisa) deja emis anterior: Contracte - Manual Utilizare.doc 25 / 37

Efectul acestei atasari il vedem in Financiar-Contabilitate /Documente emise/factura in lei Analog, folosind butonul putem detasa o faza a unui contract legata la un document emis (factura) : Contracte - Manual Utilizare.doc 26 / 37

In urma detasarii: Efectul atasarilor / detasarilor unei faze la un document contabil emis se poate vedea si in modulul Urmărirea contractelor ( vezi Cap.8) Contracte - Manual Utilizare.doc 27 / 37

8. GENERARE FACTURI Aplicatia permite generarea ducumentelor contabile emise la un Contract. Pentru aceasta se apeleaza linia de meniu Contract e / Documente /Generare Facturi Apare fereastra Facturare Contracte : Contracte - Manual Utilizare.doc 28 / 37

Se face selectia dorita a pozitiilor de pe contracte pentru care se va genera factura prin completarea campurilor Tip contract, Client, Stare Contract, Valuta Contract, perioada termenelor contractuale in corespondenta cu tipul termenului (camp de tip lista de valori : termen de livrare, facturare, incasare / plata) si Cod articol / prestatie dupa cerinta utilizatorului. Dupa salvarea selectiei, in tabpage-ul Lista contracte sunt vizualizate pozitiile care corespund acestei selectii. Pozitiile pentru care se doreste generarea facturii urmeaza sa fie bifate, existind posibilitatea de a modifica si cantitatea ce va fi facturata, prin tastarea cantitatii dorite in cimpul Qty_fact. Se salveaza modificarile operate. Prin actionarea butonului Generare documente urmatoare se deschide fereastra Contracte - Manual Utilizare.doc 29 / 37

In care se specifica tipul de document generat, numarul documentului si categoria acestuia, precum si celelalte informatii necesare. Sistemul intervine cu un mesaj: Prin selectia Cofinor / Financiar Contabilitate /Documente emise / Factura in lei putem vizualiza documentul generat anterior : Contracte - Manual Utilizare.doc 30 / 37

9. URMĂRIREA CONTRACTELOR Aplicatia permite vizualizarea stadiului derulării unui contract, incluzând informatii despre situatia facturărilor, încasărilor, plătilor şi tranzactiile de stoc. Pentru aceasta se apeleaza linia de meniu Contracte / Urmarirea Contractelor Folosind selectorul sau codul contractului se selectează contractul de interes. Contracte - Manual Utilizare.doc 31 / 37

9.1. SITUATIA VALORICĂ In tabpage-ul Valoare se vizualizează valoarea totală a contractului / fazei. 9.2. ATRIBUTE CONTRACT In tabpage-ul atribute se vizualizează atributele si valorile acestora, asociate la nivel de contract si/sau faze. 9.3. SITUATIA SINTETICĂ/ANALITICĂ La nivel de contract şi pentru fiecare fază de contract sunt disponibile: - Situatia Analitică la zi : lista de tranzactii asociată contractului/fazei de contract; Contracte - Manual Utilizare.doc 32 / 37

- Situatia Sintetică la zi : situatia livrărilor,facturărilor, încasărilor/plătilor pe produse/servicii asociate contractului/fazei de contract, exprimată cantitativ şi valoric in RON, USD, EURO şi valuta din contract. In figura ce urmează se pot observa cateva tranzactii pentru contractul de Achizitii Instalatii. In situatia ce urmează se poate observa situatia pentru contractul de Achizitii Instalatii - a fost achizitionata o POMPA PMP 150+KIT PISTOL M21 - s-a creat o obligatie de plată in valoare de 1,547.00 EURO Contracte - Manual Utilizare.doc 33 / 37

9.4. SITUATIA COMPARATIVĂ TERMENE CONTRACTUALE/TRANZACTII ÎNREGISTRATE PE CONTRACT Sunt disponibile detalii privind Termenele stabilite prin contract (livrare, facturare, incasare-plată) si tranzactiile inregistrate, pentru fiecare fază de contract. În figura ce urmează, se poate observa un exemplu construit pentru contractul de Achizitii instalatii: - in cadrul termenului de livrare, scadent la 10/06/2004, pentru o POMPA PMP 150+KIT PISTOL M21 s-a efectuat livrarea in data de 02/07/2004; În figura ce urmează, se poate observa un exemplu construit tot pentru contractul de Achizitii instalatii: - în cadrul termenului de plată, scadent la 10/07/2004, pentru o POMPA PMP 150+KIT PISTOL M21 nu au fost făcute plăti; - în consecintă, pentru stingerea termenului sunt necesare plăti reprezentând contravaloarea unei POMPE PMP 150+KIT PISTOL M21. Contracte - Manual Utilizare.doc 34 / 37

9.5. SITUATIA CHELTUIELILOR/ ÎNCASĂRILOR PE CONTRACT Sunt disponibile informatii provenite din financiar-contabilitate (COFINOR) sau introduse direct pe contract. În figura ce urmează, se poate observa pentru contractul de Furnizare energie electrică: - cheltuială indirectă, adăugată anterior pe contract; - o plată prin Casă, în valoare de 56.000 lei, în data de 10/12/1999. Contracte - Manual Utilizare.doc 35 / 37

10. LISTE Modulul pentru rularea rapoartelor se acceseaza din linia de meniu Contracte / Liste care lanseaza interfata Liste Contracte Se parcurge sublista pentru Situatii Urmarirea Contractelor si se selecteaza raportul dupa care se lanseaza procesul de rulare a acestuia. Din listele oferite de sistem, selectam: Situatia Contractelor valabile de la data specificata Situatia Contractelor si a actelor Aditionale Situatia Obligatiilor contractuale Situatia contractelor nefacturate in perioada Liste pozitii curente pentru un contract Ex: Pentru raportul Liste pozitii curente pentru un contract Se introduce perioada de raportare dorită : Contracte - Manual Utilizare.doc 36 / 37

Raportul este: Contracte - Manual Utilizare.doc 37 / 37