Ghidul utilizatorului TM Quantum View Manage 2014 United Parcel Service of America, Inc. UPS, marca UPS și culoarea maro sunt mărci comerciale ale United Parcel Service of America, Inc. Toate drepturile sunt rezervate. ro_ro
Cuprins Ghidul utilizatorului Quantum View Manage Prezentare....1 Ieșire....4 Intrare....................................................... 6 Terţă parte....8 Combinat.... 10 Importuri.... 11 Interval date.... 14 Filtre.... 15 Adăugare/eliminare câmpuri... 16 Căutare.... 17 Salvare și programare vizualizări personalizate.... 18 Alerte.... 21 Administrare.... 22 Asistenţă tehnică.... 25 i
Prezentare Quantum View este un portofoliu de servicii concepute pentru a oferi vizibilitate crescută asupra deplasării bunurilor. Vizibilitatea poate îmbunătăţi performanţa tuturor funcţiilor afacerii dumneavoastră serviciul de relaţii cu clienţii, vânzări, soldul conturilor debitoare, gestionarea stocurilor și altele. Quantum View Manage Quantum View Manage este o aplicaţie online gratuită care permite unuia sau mai multor utilizatori din cadrul organizaţiei dumneavoastră să monitorizeze rapid și ușor status-ul tuturor expedierilor UPS de la orice computer conectat la internet. Quantum View Manage poate fi configurată pentru a vă oferi vizibilitate asupra ieșirilor, intrărilor și/sau expedierilor UPS printr-o terţă parte. Vizibilitatea se referă atât la expedieri interne, cât și internaţionale care utilizează serviciile pentru colete UPS, precum și la servicii de transport cargo terestru, aerian și oceanic. Quantum View Data Quantum View Data este un serviciu ideal pentru afacerile care doresc să utilizeze informaţiile furnizate de UPS despre vizibilitate în cadrul propriilor aplicaţii software și baze de date. Informaţiile despre expedierile de intrare, ieșire și coletele expediate de terţe părţi sunt disponibile în fișiere cu format CSV, plate și cu date formatate prin XML pentru integrare ușoară în sistemele dumneavoastră. Quantum View Notify Quantum View Notify oferă actualizări critice asupra stării expedierilor pentru expedierile de colete și cargo. Fie că doriţi să fiţi dumneavoastră la curent, fie că doriţi să ţineţi clientul la curent, notificările prin e-mail (sau SMS, dacă este disponibil) fac mai ușoare informările despre momentul de expediere sau livrare a bunurilor sau chiar despre excepţii care apar între aceste momente. Cerinţe de sistem Quantum View Manage funcţionează integral prin browserul dumneavoastră, prin urmare este necesară o conexiune la internet. Computerul dumneavoastră trebuie să aibă instalat Adobe Flash Player, versiunea 10.2 sau mai nouă; este disponibil gratuit la http://get.adobe.com/flashplayer. Pentru sistemele de operare Microsoft Windows, UPS acceptă browserele Firefox, Chrome și Internet Explorer. Pentru sistemele de operare Apple, acceptăm browserele Firefox, Chrome și Safari. Alte browsere și platforme nu sunt acceptate oficial. Conectare La momentul înregistrării veţi primi două e-mailuri separate din partea UPS. Unul vă va furniza ID-ul de utilizator Quantum View Manage, iar celălalt vă va oferi o parolă temporară. Vizitaţi ups.com și faceţi clic pe Conectare în partea de sus a paginii. Utilizatorii care se conectează cu o parolă temporară trebuie să creeze o parolă nouă. Dacă aţi uitat ID-ul de utilizator sau parola, daţi clic pe Am uitat ID-ul de utilizator sau Parola în pagina Conectare. Notă: ID-urile de utilizator și parolele sunt sensibile la litere mari și litere mici. Trei încercări de conectare eșuate vor avea drept efect blocarea ID-ului timp de 30 de minute. Microsoft și Windows sunt fie mărci comerciale înregistrate, fie mărci comerciale ale Microsoft Corporation în Statele Unite și/sau în alte ţări. Apple este o marcă comercială a Apple Inc., înregistrată în Statele Unite și în alte ţări. 1
Prezentare (cont.) Navigare Daţi clic pe Quantum View Manage în meniul Urmărire pe ups.com. Aplicaţia va afișa un rezumat al expedierilor dumneavoastră organizate sub forma a maxim cinci file diferite: Ieșire, Intrare, Terţă parte, Combinat și Importuri. Selectaţi fila corespunzătoare în funcţie de tipul de expediere pe care trebuie să-l monitorizaţi. Pentru a utiliza o anumită filă, trebuie să aveţi unul sau mai multe privilegii atribuite dumneavoastră. Un privilegiu este un număr de cont sau o locaţie de primire pe care sunteţi autorizat(ă) să o accesaţi în Quantum View Manage. Pentru a vi se atribui privilegii, contactaţi administratorul Quantum View din cadrul companiei. 2
Prezentare (cont.) Preferinţe Preferinţele economisesc timp, permiţându-vă să definiţi felul în care doriţi afișarea informaţiilor despre expediere în mod obișnuit. Daţi clic pe butonul Preferinţe pentru a gestiona setările. Filă implicită: Vă puteţi înregistra pentru a utiliza până la cinci file. Puteţi selecta ca una dintre acestea să se afișeze prima de fiecare dată când vă conectaţi. Vizualizare implicită: în cadrul fiecărei file puteţi avea mai multe vizualizări. Puteţi selecta una dintre acestea ca modalitate de vizualizare de fiecare dată când vizitaţi fila respectivă. Sau selectaţi Vizualizarea mea de la ultima accesare pentru a afișa vizualizarea de ultima dată când aţi utilizat Quantum View Manage. Număr de zile disponibile pentru afișare: alegeţi perioada de timp ce va fi utilizată ca interval de timp implicit pentru fiecare filă. Fus orar implicit: selectaţi fusul orar în care utilizaţi Quantum View Manage de obicei. Afișare greutate ca: utilizatorii înregistraţi pentru fila Intrare pot selecta dacă Rezumatul expedierilor de intrare să afișeze greutatea livrărilor anticipate în livre sau kilograme. 3
Ieșire Fila Ieșire afișează un rezumat al expedierilor de colete și cargo al căror expeditor este compania dumneavoastră. Rezumatul include expedieri pentru oricare dintre conturile UPS atribuite privilegiilor Quantum View Manage. Puteţi atribui diferite conturi altor persoane din compania dumneavoastră și, prin urmare, puteţi beneficia de un alt rezumat decât al dumneavoastră. Tabelul Rezumatul expedierilor ieșire grupează expedierile într-un rând separat pentru fiecare cont UPS atribuit dumneavoastră. Aceste conturi pot include conturi de colete din șase cifre, conturi de transport terestru din opt cifre și conturi de expediere aeriană și oceanică din nouă cifre, în funcţie de tipurile de servicii UPS pe care le utilizează compania și de conturile specifice alocate dumneavoastră de administratorul Quantum View. Dacă este cazul, rezumatul va afișa pseudonimul contului în loc de numărul contului. Rezumatul expedierilor ieșire împarte expedierile dumneavoastră pe categorii într-o coloană separată pe baza stării actuale a fiecărei expedieri. Manifest Expeditorul a trimis informaţii despre expediere (manifest), dar expedierea nu a intrat încă în reţeaua UPS. În tranzit Expedierile aflate în reţeaua UPS, pe drum către destinaţia finală, fără excepţii cunoscute care să nu fi fost soluţionate. Pe traseu pentru livrare Expedierile în faza finală a livrării către destinaţia finală, în general, în ziua respectivă sau în următoarea zi lucrătoare. 4
Ieșire (cont.) Pregătit pentru preluare Expedieri care au fost livrate către o locaţie UPS Access Point și care pot fi preluate de către destinatar. Excepţie Expedieri care au fost marcate cu o excepţie care nu a fost încă soluţionată. Livrat Expedieri care au fost predate destinatarului, la destinaţia finală. Anulare Expedieri care au fost anulate de către expeditor după trimiterea manifestului către UPS. Lista Detalii expediere aflată imediat sub tabelul rezumativ oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Selectaţi un număr de urmărire din listă pentru a afișa și mai multe informaţii despre o anumită expediere. De asemenea, puteţi trimite informaţii prin e-mail pentru până la 20 de astfel de expedieri prin clic pe butonul E-mail. În mod alternativ, puteţi descărca întreaga listă prin clic pe butonul Descărcare ca CSV. Quantum View Manage oferă numeroase instrumente care vă permit să personalizaţi vizualizarea expedierilor pentru a rezuma doar acele expedieri care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Puteţi chiar crea (și apoi salva) mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Consultaţi aceste secţiuni ale Ghidului utilizatorului pentru informaţii despre utilizarea acestor instrumente: 1 Interval date 2 Filtre 3 Adăugare/eliminare câmpuri 4 Căutare 5 Salvare și programare vizualizări personalizate 6 Alerte 5 1 6 4 2 3 5
Intrare Fila Intrare afișează un rezumat al expedierilor de colete și cargo al căror destinatar este compania dumneavoastră. Rezumatul include expedieri pentru oricare dintre locaţiile UPS atribuite privilegiilor Quantum View Manage. Puteţi atribui diferite locaţii altor persoane din compania dumneavoastră și, prin urmare, puteţi beneficia de un alt rezumat decât al dumneavoastră. Tabelul Rezumatul expedierilor intrare grupează expedierile într-un rând separat pentru fiecare locaţie UPS atribuită dumneavoastră. Aceste locaţii pot include adrese de primire și/sau ID-uri de locaţie asociate cu expediere de colete mici, conturi de cargo din opt cifre și conturi de expediere cargo aeriană și oceanică din nouă cifre, în funcţie de tipurile de expedieri UPS pe care le primește compania dumneavoastră și locaţiile specifice atribuite dumneavoastră de administratorul Quantum View. Dacă este cazul, rezumatul va afișa pseudonimul locaţiei în loc de numărul contului. Rezumatul expedierilor intrare împarte expedierile dumneavoastră pe categorii într-o coloană separată pe baza datei de livrare programate pentru fiecare expediere. Toate expedierile pentru care nu sunt disponibile date de livrare programate se află într-o singură coloană, lângă marginea din dreapta a tabelului. 6
Intrare (cont.) Lista Detalii expediere aflată imediat sub tabelul rezumativ oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Selectaţi un număr de urmărire din listă pentru a afișa și mai multe informaţii despre o anumită expediere. De asemenea, puteţi trimite informaţii prin e-mail pentru până la 20 de astfel de expedieri prin clic pe butonul E-mail. În mod alternativ, puteţi descărca întreaga listă prin clic pe butonul Descărcare ca CSV. Quantum View Manage oferă numeroase instrumente care vă permit să personalizaţi vizualizarea expedierilor pentru a rezuma doar acele expedieri care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Puteţi chiar crea (și apoi salva) mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Consultaţi aceste secţiuni ale Ghidului utilizatorului pentru informaţii despre utilizarea acestor instrumente: 1 Interval date 2 Filtre 3 Adăugare/eliminare câmpuri 4 Căutare 5 Salvare și programare vizualizări personalizate 6 Alerte 5 1 6 4 2 3 7
Terţă parte Fila Terţă parte afișează un rezumat al coletelor și transporturilor cargo care au fost expediate de o terţă parte în numele companiei dumneavoastră (în general, sunteţi doar plătitorul). Rezumatul include expedieri pentru oricare dintre conturile UPS atribuite privilegiilor Quantum View Manage. Puteţi atribui diferite conturi altor persoane din compania dumneavoastră și, prin urmare, puteţi beneficia de un alt rezumat decât al dumneavoastră. Tabelul Rezumatul expedierilor efectuate de o terţă parte grupează expedierile într-un rând separat pentru fiecare cont UPS atribuit dumneavoastră. Aceste conturi pot include conturi de colete din șase cifre, conturi de transport terestru din opt cifre și conturi de expediere cargo aeriană și oceanică din nouă cifre, în funcţie de tipurile de servicii UPS pe care le utilizează compania și conturile specifice atribuite dumneavoastră de administratorul Quantum View. Dacă este cazul, rezumatul va afișa pseudonimul contului în loc de numărul contului. Rezumatul expedierilor efectuate de o terţă parte afișează expedierile dumneavoastră într-o coloană separată pe baza stării actuale a fiecărei expedieri. Manifest Expeditorul a trimis informaţii despre expediere (manifest), dar expedierea nu a intrat încă în reţeaua UPS. În tranzit Expedierile aflate în reţeaua UPS, pe drum către destinaţia finală, fără excepţii cunoscute care să nu fi fost soluţionate. Pe traseu pentru livrare Expedierile în faza finală a livrării către destinaţia finală, în general, în ziua respectivă sau în următoarea zi lucrătoare. 8
Terţă parte (cont.) Pregătit pentru preluare Expedieri care au fost livrate către o locaţie UPS Access Point și care pot fi preluate de către destinatar. Excepţie Expedieri care au fost marcate cu o excepţie care nu a fost încă soluţionată. Livrat Expedieri care au fost predate destinatarului, la destinaţia finală. Anulare Expedieri care au fost anulate de către expeditor după trimiterea manifestului către UPS. Lista Detalii expediere aflată imediat sub tabelul rezumativ oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Selectaţi un număr de urmărire din listă pentru a afișa și mai multe informaţii despre o anumită expediere. De asemenea, puteţi trimite informaţii prin e-mail pentru până la 20 de astfel de expedieri prin clic pe butonul E-mail. În mod alternativ, puteţi descărca întreaga listă prin clic pe butonul Descărcare ca CSV. Quantum View Manage oferă numeroase instrumente care vă permit să personalizaţi vizualizarea expedierilor pentru a rezuma doar acele expedieri care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Puteţi chiar crea (și apoi salva) mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Consultaţi aceste secţiuni ale Ghidului utilizatorului pentru informaţii despre utilizarea acestor instrumente: 1 Interval date 2 Filtre 3 Adăugare/eliminare câmpuri 4 Căutare 5 Salvare și programare vizualizări personalizate 6 Alerte 5 1 6 4 2 3 9
Combinat Simplu spus, fila Combinat este o combinaţie de expedieri afișate în filele Ieșire, Intrare și Terţă parte. Include toate expedierile disponibile în aceste file combinate într-o singură listă. Puteţi atribui diferite conturi altor persoane din compania dumneavoastră și, prin urmare, puteţi beneficia de un alt rezumat decât al dumneavoastră. Opţiunea Rezumat afișează numărul de expedieri Ieșire, Intrare și Terţă parte afișate în prezent în fila Combinat. Dacă numărul depășește numărul maxim pe care Quantum View Manage îl poate afișa, trebuie să utilizaţi intervalul de date și filtrele pentru a restrânge numărul de expedieri. Lista Detalii expediere aflată imediat sub rezumat oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Selectaţi un număr de urmărire din listă pentru a afișa și mai multe informaţii despre o anumită expediere. De asemenea, puteţi trimite informaţii prin e-mail pentru până la 20 de astfel de expedieri prin clic pe butonul E-mail. În mod alternativ, puteţi descărca întreaga listă prin clic pe butonul Descărcare ca CSV. Quantum View Manage oferă numeroase instrumente care vă permit să personalizaţi vizualizarea expedierilor pentru a rezuma doar acele expedieri care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Puteţi chiar crea (și apoi salva) mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Consultaţi aceste secţiuni ale Ghidului utilizatorului pentru informaţii despre utilizarea acestor instrumente: 1 Interval date 2 Filtre 3 Adăugare/eliminare câmpuri 4 Căutare 5 Salvare și programare vizualizări personalizate 6 Alerte 5 1 6 4 2 3 10
Importuri Fila Importuri afișează un rezumat al intrărilor vamale înregistrate de UPS Brokerage pentru expedierile de colete importate de compania dumneavoastră. Rezumatul include informaţii pentru oricare dintre conturile de importator UPS atribuite privilegiilor Quantum View Manage. Puteţi atribui diferite conturi altor persoane din compania dumneavoastră și, prin urmare, puteţi beneficia de un alt rezumat decât al dumneavoastră. Tabelul Rezumatul expedierilor de import grupează expedierile într-un rând separat pentru fiecare cont de importator UPS atribuit dumneavoastră. Dacă este cazul, rezumatul va afișa pseudonimul contului în loc de numărul contului. Apoi, tabelul rezumă numărul de expedieri (intrări vamale înregistrate) pentru fiecare cont în timpul intervalului de date selectat și tarifele pentru import estimate asociate cu aceste expedieri. Notă: toate taxele afișate în fila Importuri sunt valori estimate pe baza informaţiilor legate de intrări vamale înregistrate pentru expedieri. Taxele finale sunt disponibile pe factura dumneavoastră UPS. Ţara de import: Dacă vi s-au atribuit privilegii pentru a vizualiza informaţii despre importurile companiei în mai mult de o ţară, selectaţi o ţară utilizând meniul. Lista Detalii expediere aflată imediat sub rezumat oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Selectaţi un număr de urmărire din listă pentru a afișa și mai multe informaţii despre o anumită expediere. De asemenea, puteţi trimite informaţii prin e-mail pentru până la 20 de astfel de expedieri prin clic pe butonul E-mail. În mod alternativ, puteţi descărca întreaga listă prin clic pe butonul Descărcare ca CSV. Daţi clic pe butonul Descărcare imagini pentru a descărca imaginile din document pentru expedierile din listă. Dacă dimensiunea documentelor depășește dimensiunea maximă pe care Quantum View Manage o poate descărca, trebuie să utilizaţi intervalul de date și filtrele pentru a restrânge numărul de expedieri. Deoarece fila Importuri este concepută pentru a vă ajuta să auditaţi intrările vamale ale companiei, aceasta oferă informaţii despre produs care nu sunt disponibile în alte file: Detalii factură* Informaţiile despre produs și valoarea rezultată din factura comercială oferită către UPS. Detalii produs* Clasificarea produsului, valoarea, tarifele, taxele și costurile declarate către vamă de către UPS. *Dacă alegeţi să utilizaţi Quantum View Manage pentru a trimite prin e-mail factura sau detaliile despre produse, vor fi incluse și informaţii confidenţiale despre produsele dumneavoastră, inclusiv valoarea acestora. 11
Importuri (cont.) Quantum View Manage oferă numeroase instrumente care vă permit să personalizaţi vizualizarea expedierilor pentru a rezuma doar acele expedieri care sunt cele mai importante pentru dumneavoastră. Puteţi chiar crea (și apoi salva) mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Consultaţi aceste secţiuni ale Ghidului utilizatorului pentru informaţii despre utilizarea acestor instrumente: 1 Interval date 2 Filtre 3 Adăugare/eliminare câmpuri 4 Căutare 5 Salvare și programare vizualizări personalizate 6 Alerte 5 6 1 4 2 3 Resurse import Fila Importuri oferă instrumente suplimentare pentru susţinerea programului de conformitate pentru importurile companiei. Faceţi clic pe butonul Resurse import pentru a accesa următoarele instrumente (disponibilitatea poate varia în funcţie de ţara de import): Obţineţi imagini legate de nivelul contului Descărcaţi imagini ale documentelor referitoare la orice nivel al contului asociate cu un cont de importator UPS atribuit privilegiilor Quantum View Manage. Documentele de nivel al contului nu sunt asociate cu anumite expedieri tip import, ci, mai degrabă, cu toate importurile din cont. 12
Importuri (cont.) Solicitare CD-ROM Solicitaţi un CD-ROM cu imagini ale documentelor vamale și comerciale asociate cu un cont de importator UPS atribuit privilegiilor Quantum View Manage. Reţineţi următoarele informaţii aplicabile tuturor solicitărilor: pentru fiecare disc solicitat, se poate factura contului un tarif care să acopere procesarea și expedierea discurilor. puteţi solicita discuri pentru importuri din ultimii cinci ani (60 de luni). timpul de procesare și de livrare vor varia în funcţie de intervalul de date al solicitărilor dumneavoastră și de numărul de imagini asociate cu aceste importuri. toate discurile sunt criptate pentru securitatea dumneavoastră. Pentru a accesa conţinutul discului (imagini ale documentelor) sunt necesare un cod de utilizator și o parolă. Odată ce a fost procesată solicitarea dumneavoastră, codul de utilizator și parola sunt trimise prin e-mail la adresa pe care aţi oferit-o în solicitare. conţinutul discului nu poate fi accesat cu ID-ul Quantum View Manage și parola; doar codul de utilizator și parola atribuite discului vor permite accesul. dacă nu puteţi afla codul de utilizator și parola pentru un disc, contactaţi echipa de asistenţă Quantum View prin trimiterea unui e-mail la adresa imprimată pe disc și includeţi Numărul solicitării imprimat, de asemenea, pe disc. Încărcare catalog de produse Încărcaţi un fișier cu catalogul de produse pentru a asista UPS în clasificarea corespunzătoare a bunurilor importate. Reţineţi următoarele informaţii aplicabile tuturor încărcărilor: asiguraţi-vă că toate informaţiile de contact din formularul de încărcare sunt corecte. UPS Brokerage vă vor contacta dacă există probleme legate de catalogul de produse încărcat. specificaţi conturile de importator UPS corecte pentru asociere cu catalogul de produse. Selectarea unui cont care nu este asociat cu catalogul poate cauza erori de clasificare. Contactaţi departamentul de brokeraj vamal Trimiterea unui fax sau a unui e-mail către echipa de brokeraj vamal UPS se face rapid și ușor prin Quantum View Manage. Utilizaţi acest instrument pentru a trimite informaţiile direct prin e-mail sau pentru a imprima un antet de fax. Este posibil să fie nevoie de un fax dacă aveţi documentaţie care trebuie să însoţească mesajul. Notă: dacă trebuie să contactaţi UPS Brokerage cu privire la o anumită expediere de import, adesea este bine să localizaţi respectiva expediere în rezumat, apoi să selectaţi numărul de urmărire pentru a afișa pagina Detalii expediere. Opţiunea Trimitere e-mail către serviciul de brokeraj vamal aflată în partea de sus a paginii respective va trimite un e-mail către UPS Brokerage și va asocia automat e-mailul dumneavoastră cu expedierea corespunzătoare. 13
Interval date Rezumatul expedierii din vizualizarea dumneavoastră va include doar expedierile din intervalul de date pe care l-aţi specificat. Puteţi introduce manual o dată de început și o dată de final sau puteţi da clic pe pictograma din calendar pentru a selecta date din calendar. Reţineţi următoarele informaţii aplicabile intervalelor de date: puteţi selecta un interval de date de până la 45 de zile. în filele Ieșire, Intrare, Terţă parte și Combinat, puteţi selecta tipul de dată dintre Dată manifest (data la care expedierea a fost trimisă iniţial către UPS) sau Dată de livrare programată. în fila Importuri puteţi selecta tipul de dată dintre Dată vămuire, Dată intrare introdusă, Dată exportat, Dată remitere finală, Dată import sau Dată expediere. informaţiile despre expedierile de colete, cu excepţia coletelor cu serviciu de retur, sunt reţinute în Quantum View Manage timp de 45 de zile de la data manifestului. informaţiile despre coletele cu serviciu de retur și expedierile cargo sunt reţinute în Quantum View Manage timp de 120 de zile de la data manifestului. informaţiile despre intrări vamale (disponibile doar în fila Importuri) sunt reţinute în Quantum View Manage timp de 365 de zile de la data importului. odată ce expedierea a devenit mai veche decât perioada de păstrare a datelor menţionată mai sus, nu va mai fi inclusă în rezumat, chiar dacă aţi selectat un interval de date care include date mai vechi. puteţi selecta un interval de date implicit pentru fiecare filă utilizând butonul Preferinţe. 14
Filtre Filtrele sunt un mod eficient de a vă organiza timpul, deoarece vă ajută să restrângeţi rapid numărul mare de expedieri la acele expedieri care vă interesează în mod special. Filtrele sunt utilizate pentru a exclude toate expedierile din rezumatul dumneavoastră, cu excepţia celor care au caracteristicile sau atributele potrivite cu filtrele pe care le-aţi selectat. De exemplu, dacă aveţi nevoie să vedeţi dacă au existat expedieri recente de colete care sunt returnate din cauza refuzului de către destinatar, puteţi utiliza un filtru pentru excludere din rezumatul dumneavoastră a tuturor expedierilor, cu excepţia celor cu o excepţie de retur. O modalitate de filtrare a vizualizării este clic pe orice hyperlink din tabelul cu rezumatul. De exemplu, dacă rezumatul dumneavoastră include câteva conturi UPS diferite, un clic pe unul dintre acestea va filtra rapid vizualizarea pentru a exclude toate expedierile, cu excepţia celor procesate cu respectivul cont selectat. Un alt mod de a filtra vizualizarea dumneavoastră este clic pe butonul Aplicare filtre, apoi selectarea uneia sau mai multor valori din lista cu filtrele disponibile. Pentru a modifica sau elimina filtre, daţi clic pe butonul Aplicare filtre pentru a face modificări sau daţi clic pe Ștergere toate filtrele pentru a le elimina pe toate. 15
Adăugare/eliminare câmpuri În fiecare filă a Quantum View Manage, lista Detalii expediere aflată imediat sub rezumat oferă informaţii suplimentare despre fiecare expediere afișată în prezent în rezumat. Aceste informaţii sunt afișate într-un format tabular care poate fi descărcat ușor în format CSV pentru a fi utilizat într-o foaie de calcul sau o aplicaţie pentru baze de date. Câmpurile (elemente de date) care creează coloanele acestui tabel pot fi modificate conform preferinţelor dumneavoastră prin clic pe legătura Adăugare/eliminare câmpuri. Se va afișa un dialog care oferă o listă a câmpurilor disponibile și a câmpurilor afișate în prezent. Tot ce aveţi de făcut este să utilizaţi butoanele săgeată (sau să glisaţi și să lipiţi folosind mouse-ul) pentru a deplasa câmpurile între aceste două liste. De asemenea, puteţi utiliza săgeţile sus și jos (sau puteţi glisa și lipi utilizând mouse-ul) pentru a schimba secvenţa în care sunt afișate câmpurile. Notă: în fila Importuri, aveţi acces și la detaliile despre factură și produse. Pentru a selecta aceste câmpuri, utilizaţi meniul Afișare câmpuri pentru ca să selectaţi tipul de câmpuri de date de afișat în lista Câmpuri disponibile. Reţineţi că detaliile despre factură și produse pot avea ca rezultat mai multe rânduri în lista Detalii expediere pentru aceeași expediere, deoarece o expediere poate include mai multe facturi și/sau înregistrări de produse. 16
Căutare Utilizaţi câmpul de căutare pentru a exclude din rezumatul dumneavoastră toate expedierile, cu excepţia celor cu o valoare adecvată textului căutat. Puteţi introduce text de căutare foarte precis, precum un număr de urmărire pentru a găsi una sau un număr mic de expedieri. În mod alternativ, puteţi introduce text de căutare mai puţin specific, precum numele unui oraș, pentru a găsi un număr mai mare de expedieri cu o caracteristică în comun. Pe măsură ce introduceţi caractere în câmpul de căutare, Quantum View Manage caută dinamic expedierile care se potrivesc textului de căutare și le exclude pe cele care nu se potrivesc. În mod implicit, Quantum View Manage va efectua Căutare în toate câmpurile pentru a identifica valorile potrivite. De exemplu... Dacă introduceţi comp, Quantum View Manage va căuta în toate câmpurile din lista Detalii expediere valori care includ secvenţa comp precum Companie din câmpul Expediere către nume sau Compton în câmpul Expediere către oraș. Pe măsură ce continuaţi să tastaţi litera a, lista de expedieri adecvate devine mai mică, deoarece expedierile în curs către Compton sunt excluse (rămân doar expedierile care răspund valorii compa ). Dacă preferaţi să nu căutaţi în toate câmpurile selectate în prezent în lista Detalii expediere, puteţi selecta un anumit câmp utilizând meniul. Notă: când rezumatul dumneavoastră include mai multe expedieri, acesta va fi afișat în modul Volum ridicat. Puteţi continua să căutaţi în timp ce vă aflaţi în modul Volum ridicat, dar funcţia nu mai este dinamică (aceasta nu va căuta răspunsurile pe măsură ce tastaţi) și nu acceptă căutarea în toate câmpurile, în același timp. În modul Volum ridicat, trebuie să selectaţi un anumit câmp pentru a căuta și trebuie să faceţi clic pe butonul căutare pentru a începe căutarea. 17
Salvare și programare vizualizări personalizate A Funcţiile Interval date, Filtre, Adăugare/eliminare câmpuri și Căutare vă oferă instrumentele pentru a personaliza vizualizarea rezumatului, astfel încât să se concentreze pe expedierile specifice care vă interesează. Salvarea unei vizualizări personalizate vă permite să extrageţi aceleași setări instantaneu, în orice moment aveţi nevoie. Puteţi chiar crea și salva mai multe vizualizări personalizate, fiecare concentrată pe un anumit subset din expedierile totale. Odată ce aţi personalizat o vizualizare conform preferinţelor, daţi clic pe butonul Salvare vizualizare personalizată A din colţul stânga sus al filei pentru a salva setările personalizate. Trebuie să atribuiţi un nume pentru vizualizarea salvată și un interval de date. Nume pentru vizualizare personalizată: puteţi introduce orice nume despre care credeţi că v-ar putea ajuta să vă reamintiţi tipul de informaţii incluse în vizualizarea salvată. Interval de date general: ajustaţi automat intervalul de date al vizualizării salvate pentru perioada de timp selectată. De exemplu, dacă selectaţi Ultimele 7 zile, se vor încărca expedierile pentru săptămâna trecută de fiecare dată când încărcaţi vizualizarea salvată. Interval de date exact: păstraţi aceleași date din calendar în vizualizarea salvată. Pe măsură ce expedierile ies din perioada de păstrare a datelor în Quantum View Manage, această vizualizare salvată va reduce numărul de expedieri, ajungându-se în cele din urmă la zero. Notă: în fila Intrări, puteţi alege și dacă să includeţi sau nu expedierile fără o dată de livrare programată cunoscută. 18
Salvare și programare vizualizări personalizate (cont.) Selectarea unei vizualizări personalizate salvate Odată ce aţi salvat o vizualizare personalizată, aceasta va putea fi găsită în lista Vizualizări personalizate salvate din colţul din sus stânga al filei. Intervalul de date, filtrele, câmpurile Detalii expediere selectate și chiar și criteriile de căutare vor fi extrase și va fi afișat un rezumat nou al expedierilor identificate conform respectivelor setări. Informaţiile afișate în tabelul rezumativ și lista cu expedieri corespunzătoare vor fi reîmprospătate cu cele mai noi informaţii de fiecare dată când este încărcată vizualizarea personalizată salvată. Modificarea unei vizualizări personalizate salvate Puteţi modifica setările unei vizualizări personalizate salvate în orice moment. Pentru a face acest lucru, selectaţi vizualizarea corespunzătoare din meniul Vizualizări personalizate salvate. Odată ce vizualizarea este afișată, modificaţi toate setările dorite (interval de date, filtre, câmpuri Detalii expediere selectate, criterii de căutare) și daţi clic pe butonul Salvare vizualizare personalizată. Salvaţi fără a modifica numele pentru a înlocui setările salvate anterior cu setările modificate. Atribuiţi un nume nou pentru a reţine setările salvate anterior nemodificate și pentru a crea o nouă vizualizare personalizată cu setările modificate. Ștergerea unei vizualizări personalizate salvate Pentru a șterge o vizualizare personalizată salvată, selectaţi vizualizarea corespunzătoare din meniul Vizualizări personalizate salvate și daţi clic pe butonul Ștergere vizualizare aflat imediat în dreapta meniului. 19
Salvare și programare vizualizări personalizate (cont.) Programarea unui raport de vizualizare personalizat Programarea unei vizualizări personalizate salvate sub formă de raport este o modalitate practică de a primi informaţii despre expedierile din vizualizarea respectivă într-un format ușor de integrat în foaia de lucru, baza de date și alte aplicaţii. Un raport de vizualizare personalizat este format dintr-un e-mail cu o legătură; destinatarul e-mailului poate face clic pe legătură pentru a descărca lista Detalii expediere pentru vizualizarea salvată. Lista va fi în format cu valori separate prin virgulă (CSV) și va include coloane pentru fiecare dintre câmpurile de date selectate pentru vizualizarea salvată. Notă: informaţiile din raport sunt actuale la momentul la care rulează raportul și se trimite e-mailul. Informaţiile nu sunt actualizate la momentul la care este descărcat raportul. Pentru a programa un raport de vizualizare personalizat în același timp în care salvaţi vizualizarea iniţial, daţi clic pe butonul Salvare și programare raport în loc de clic pe butonul Salvare. În mod alternativ, dacă aţi salvat deja o vizualizare personalizată și doriţi să o programaţi, selectaţi vizualizarea din meniul Vizualizări personalizate salvate și daţi clic pe butonul Programare raport aflat deasupra listei Detalii expediere. Puteţi programa rularea unui raport cu periodicitate zilnică, săptămânală sau lunară. În mod alternativ, selectaţi Fără periodicitate pentru a rula raportul imediat, o singură dată. Pentru a edita programarea, selectaţi o vizualizare personalizată din meniul Vizualizări personalizate salvate și daţi clic pe butonul Editare raport. Puteţi schimba frecvenţa, durata, destinatarul e-mailului și mesajul personal. Dezactivaţi raportul prin eliminarea bifei din caseta Rulare raport cu periodicitate (bifaţi caseta ulterior pentru a reactiva raportul). 20
Alerte Alertele vă păstrează informat(ă), pe dumneavoastră și pe alţii, cu privire la evenimente și excepţii importante referitoare la expedierile dumneavoastră. Pentru a începe, daţi clic pe butonul Alerte aflat în colţul din dreapta sus al oricărei file Quantum View Manage. Adăugare alerte noi Pentru a adăuga o alertă nouă, selectaţi un Tip alertă și daţi clic pe butonul Adăugare nou. În funcţie de setările Quantum View Manage ale companiei dumneavoastră și fila pe care o utilizaţi, puteţi alege următoarele tipuri de alerte: Confirmare livrare: listarea zilnică prin e-mail a tuturor expedierilor livrate în ultimele 24 de ore. Pentru că este trimisă o dată zilnic (mai degrabă decât atunci când se întâmplă un eveniment), puteţi selecta ora din zi când doriţi să fie trimisă. Excepţie: se trimite un e-mail de fiecare dată când pentru o expediere apare o excepţie corespunzătoare criteriilor dumneavoastră de alertare. Puteţi specifica tipurile de excepţii importante pentru dumneavoastră. Expediere UPS: se trimite un e-mail când apar evenimente critice pentru expedierile aeriene și oceanice. Expediere înregistrată: se trimite un e-mail de fiecare dată când este înregistrată o expediere de import de agenţiile vamale guvernamentale. Expediere eliberată: se trimite un e-mail de fiecare dată când este eliberată o expediere de import de agenţiile vamale guvernamentale. Excepţie vamală: se trimite un e-mail de fiecare dacă când o expediere de import suferă o excepţie care poate afecta data de livrare programată. Soluţie pentru excepţie vamală: se trimite un e-mail de fiecare dată când este soluţionată o excepţie vamală. Taxe: se trimite un e-mail de fiecare dată când UPS Brokerage programează plata taxelor pentru una dintre expedierile dumneavoastră de import. Atribuiţi un nume noii dumneavoastră alerte și selectaţi Servicii UPS și Conturi UPS pentru expedierile pentru care doriţi să fie trimise alerte. În cele din urmă, introduceţi o adresă de e-mail pentru până la cinci destinatari ai alertelor. Daţi clic pe butonul Salvare pentru a adăuga alerta nouă. De asemenea, puteţi edita sau șterge o alertă. Selectaţi pur și simplu Tip alertă, alegeţi Nume alertă din listă și daţi clic pe opţiunea Editare sau Ștergere. 21
Administrare Compania dumneavoastră poate desemna unul sau mai mulţi angajaţi ca administrator Quantum View. Un administrator are trei îndatoriri principale: adăugarea utilizatorilor eliminarea utilizatorilor atribuirea de privilegii utilizatorilor Selectaţi Administrare din meniul Urmărire pe ups.com pentru a accesa meniul Administrare companie. 1 Adăugarea utilizatorilor Fiecare angajat al companiei care trebuie să acceseze Quantum View Manage și/sau Quantum View Data va trebui să aibă un ID de utilizator asociat cu detaliile despre companie din Quantum View. Dacă angajatul pe care doriţi să-l adăugaţi la compania Quantum View are deja un ID de utilizator ups.com, dar ID-ul de utilizator nu este asociat cu o companie Quantum View, daţi clic pe Invită utilizatorul să se alăture companiei 1. Această opţiune va permite angajatului să acceseze Quantum View utilizând aceleași ID de utilizator și parolă pe care le utilizează deja. 22
Administrare (cont.) Dacă angajatul pe care doriţi să-l adăugaţi la compania Quantum View nu are un ID de utilizator ups.com, faceţi clic pe Creare utilizator 1. Această opţiune va crea un ID de utilizator nou pentru angajat și îl va asociaţi simultan cu compania Quantum View. Când creaţi un utilizator nou, selectaţi aplicaţiile corespunzătoare pe care utilizatorul este autorizat să le folosească. În funcţie de disponibilitate, aceste aplicaţii pot include Quantum View Manage, Quantum View Data, Claims și UPS Delivery Intercept. Puteţi desemna utilizatorul nou ca administrator. Reţineţi că acest lucru va permite utilizatorului să aibă aceleași funcţii de administrare pe care le deţineţi dumneavoastră. Eliminarea utilizatorilor Un angajat al companiei dumneavoastră care nu trebuie să mai aibă acces la Quantum View trebuie eliminat. Daţi clic pe Căutare utilizator 2 în meniul de administrare pentru a localiza ID-ul de utilizator al angajatului. Daţi clic pe numele de utilizator 3 pentru a afișa meniul Administrare utilizator. Daţi clic pe Ștergere utilizator pentru a elimina complet ID-ul de utilizator. Pentru a suspenda accesul utilizatorului la Quantum View, dar pentru a permite utilizatorului să continue să aibă acces la alte tehnologii UPS cu ID-ul său de utilizator, daţi clic pe Actualizare informaţii utilizator. Puteţi suspenda oricare dintre aplicaţii, precum Quantum View Manage și Quantum View Data, care au fost atribuite utilizatorului anterior. 1 2 3 23
Administrare (cont.) Atribuirea de privilegii utilizatorilor Privilegiile stabilesc filele din Quantum View Manage pe care utilizatorul le poate accesa și conturile (sau locaţiile) pe care utilizatorul este autorizat să le vadă în fiecare dintre aceste file. Utilizatorii autorizaţi să folosească Quantum View Data pot să se aboneze la fișierele de date pentru oricare dintre conturile/locaţiile pentru care le-au fost atribuite privilegii Quantum View. Pentru a atribui privilegii, faceţi clic pe Gestionare servicii utilizator în meniul Administrare utilizator. Daţi clic pe Editare lângă serviciul corespunzător pentru a selecta conturile/locaţiile pe care utilizatorul este autorizat să le vadă. Nu veţi putea să atribuiţi un cont/o locaţie unui utilizator până când reprezentantul UPS nu adaugă respectivul cont la profilul Quantum View al companiei. Contactaţi reprezentantul UPS dacă lipsesc conturi/locaţii. Pentru a suspenda toate privilegiile pentru un anumit serviciu, daţi clic pe butonul Suspendare de lângă serviciul corespunzător. Puteţi alege Anulare suspendare pentru aceste privilegii în orice moment. Notă: reţineţi că, după ce aţi creat un utilizator nou (sau când un utilizator acceptă o invitaţie pentru a se alătura companiei), trebuie să atribuiţi privilegii utilizatorului. Utilizatorul nu va putea să acceseze informaţii despre expedieri în Quantum View până când nu îi sunt atribuite privilegii. 24
Asistenţă tehnică Asistenţa tehnică pentru Quantum View este disponibilă telefonic în următoarele ţări: Australia 1800 148 934 Austria 0800 312 407 Belgia 080021877 Brazilia 5511 5694 6606 Canada 1 877 336 1100 China 10 800 852 06 98 Coreea de Sud 00798 8521 3669 Danemarca 80 33 22 55 Elveţia 0800 82 25 54 Filipine 1800 185 50023/1800 808 50020 Finlanda 0800 1 877 2255 Franţa 0805 025550 Germania 0800 100 2630 Hong Kong 8206 2133 India 00 0800 852 1113 Irlanda 1800 202227 Italia 800 122732 Japonia 00531 85 0020 Malaezia 800 80 4709 Marea Britanie 0800 331 6010 Mexic 01 800 714 6535 Norvegia 800 32 255 Olanda 08002225587 Polonia 0222030321 Portugalia 800 783458 Puerto Rico 800 247 9035 Republica Cehă 800 143 268 România 4021 233 88 77 Rusia 7 495 961 2211 Singapore 8008523362 Spania 90022 58 77 Statele Unite ale Americii 800 247 9035 Suedia 020 120 2255 Taiwan 00801 855 662 Thailanda 02 713 6050-54 (local) / 001 800 852 3658 Turcia 90 212 4440066 Ungaria 068 0016482 25