CESAR. Stundatöflugerðar kerfi fyrir HR. Einar Þór Traustason Margrét Sesselja Kristjánsdóttir Haust 2014 BSc í Tölvunarfræði

CESAR Stundatöflugerðar kerfi fyrir HR Einar Þór Traustason Margrét Sesselja Kristjánsdóttir Haust 2014 BSc í Tölvunarfræði Leiðbeinandi: Elín Elísabet Torfadóttir Prófdómari: Hlynur Sigurþórsson Tölvunarfræðideild School of Computer Science

Efnisyfirlit MYNDA- OG TÖFLULISTI... 3 INNGANGUR... 4 1.0 LÝSING VERKEFNIS... 6 2.0 RANNSÓKN Á HUGBÚNAÐI FRÁ ÞRIÐJA AÐILA... 8 2.1 VIÐTÖL... 8 2.2 STUNDATÖFLUGERÐAR HUGBÚNAÐUR... 10 3.0 SKIPULAG... 12 3.1 AÐFERÐAFRÆÐI (KANBAN)... 12 3.2 VERKLAG... 13 3.3 FORRITUN... 13 3.3.1 CESAR... 13 3.3.2 CentrisAPI... 14 3.4 PRÓFANIR... 14 3.4.1 Einingapróf... 14 3.4.2 Kerfispróf... 14 3.4.3 Notendapróf... 15 4.0 FRAMVINDA... 17 4.1 PROJECT BURNDOWN... 18 4.2 VINNUSTUNDIR... 18 5.0 NÆSTU SKREF... 21 6.0 SAMANTEKT... 22 VIÐAUKI I - PRODUCT BACKLOG... 23 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 2

Mynda- og töflulisti MYND 1.1: CESAR INPUT... 7 MYND 1.2: CESAR OUTPUT... 7 MYND 3.1.1: KANBAN - UPPSETNING OG FLÆÐI... 12 MYND 3.1.2: KANBAN VEGGUR HÓPSINS Í 17 VIKU... 13 MYND 4.1.1: "PROJECT BURNDOWN" VERKEFNISINS... 18 MYND 4.2.1: TÍMAÁÆTLUN VERKEFNISINS, HEILDAR VINNUSTUNDIR, RAUN VS. ÁÆTLAÐ... 20 MYND 4.2.2: TÍMAÁÆTLUN EINARS, RAUN VS. ÁÆTLAÐ... 20 MYND 4.2.3: TÍMAÁÆTLUN MARGRÉTAR, RAUN VS. ÁÆTLAÐ... 21 TAFLA 2.1.1: KRÖFUR TIL STUNDATÖFLU HUGBÚNAÐAR... 9 TAFLA 2.2.1: STUNDATÖFLU HUGBÚNAÐIR BORNIR SAMAN... 11 TAFLA 3.4.3.1: VERKEFNI SEM SETT VAR FYRIR NOTENDUR... 16 TAFLA 4.1: STÓRSÖGUR... 17 TAFLA 4.2.1: HEILDAR VINNUSTUNDIR EFTIR VIKUM, ÁÆTLUN VS. RAUN... 19 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 3

Inngangur Í Háskólanum í Reykjavík eru stundatöflur fyrir kennara og nemendur unnar handvirkt. Flókið er að búa til stundatöflur sem hæfa öllum, kennarar eru margir og nemendur enn fleiri, því getur verið erfitt að koma í veg fyrir árekstra. Stundatöflur í öllum deildum skólans eru settar saman í Excel skjölum með fyrra árs stundatöflur til hliðsjónar, sem hjálpar nokkuð. En að byggja stundatöflu upp frá grunni fyrir nám líkt og tölvunarfræði í HR, sem hefur slegið aðsóknarmet síðastliðin 2 ár, með hátt upp í 400 manns bara á 1. ári, er bæði tímafrekt og kostar mikla vinnu. Að búa til stundatöflu er ekki bara erfitt fyrir fólk heldur er það einnig erfitt fyrir tölvur. Til eru ýmsir hugbúnaðir sem sjá um að mynda stundatöflur út frá gefnum gögnum og skilyrðum. 1 Hönnun og forritun á slíkum hugbúnaði er mjög erfið og tekur að öllum líkindum mörg ár. Reikniritin sem sjá um að mynda bestu mögulegu stundatöflu án árekstra eru mjög flókin og er jafnvel ógerlegt að mynda hina fullkomnu stundatöflu fyrir alla nemendur í stórum skóla. Robertus J. Willemen nokkur skrifaði 120 blaðsíðna doktorsritgerð, School timetable construction: algorithms and complexity, við Tækniháskólann í Eindhoven árið 2002 sem lýsir því hversu flókið er að búa til stundatöflur í skólum. 2 Markmið verkefnisins var að finna leið til að auðvelda gerð stundatafla fyrir starfsfólk skólans. Gera viðbætur á kerfum skólans sem mundu að miklu leyti vélvæða stundatöflugerð. Fyrsta skref var að ákveða hvaða leið yrði farin til að framkvæma þessar viðbætur. Tvennt var í boði, annars vegar að hefjast handa við að forrita kerfi frá grunni sem mundi sjá um gerð stundatafla fyrir skólann. Hinsvegar að finna hugbúnað frá þriðja aðila sem mundi sjá um gerð stundataflanna og forritaður yrði milliliður (þáttari) sem sæi um að sækja nauðsynleg gögn frá gagnagrunni skólans og setja þau á það form sem stundatöflugerðar hugbúnaður þyrfti. Seinni kosturinn varð fyrir valinu þar sem talið var að sá fyrri væri full stórt verkefni fyrir tvo og yrði einungis upphaf af stóru framtíðar verkefni sem aðrir nemendur gætu tekið við og haldið áfram með. Aftur á móti er fyrri kosturinn verkefni sem vert væri fyrir skólann að skoða. 1 Dæmi um hugbúnað: http://www.unitime.org/ 2 School timetable construction: algorithms and complexity, by Robertus J. Willemen, http://alexandria.tue.nl/extra2/200211248.pdf T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 4

Í þessari lokaskýrslu er að finna lýsingu á verkefninu, upplýsingar um ferli og niðurstöður rannsóknar á þriðja aðila hugbúnaði, skipulag verkefnisins, framvinda þess og samantekt (e. Post- Mortem). Önnur gögn líkt og notendaleiðbeiningar, rekstrarhandbók, hönnunarskjöl og áhættugreining er hægt að finna á geisladiski ásamt útprentuðu eintaki af þessari skýrslu inni á bókasafni HR. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 5

1.0 Lýsing verkefnis Einn starfsmaður á hverri deild sér um gerð stundatöflu fyrir sína deild. Í flestum tilvikum eru þetta skrifstofustjórar sem sjá um gerð stundataflna. Töflurnar eru myndaðar í Excel og því er ljóst að ekki er um miðlægt kerfi að ræða þar sem hver deild getur fylgst með gerð stundataflna hjá öðrum deildum. Allir búa til stundatöflur í sínu horni og móta þær út frá því að ákveðnar skólastofur standi til boða, fyrir ákveðinn fjölda af nemendum, án þess að vita hvort aðrar deildir þurfi á sömu stofum að halda á sama tíma. Ferlið í dag virkar þannig að skrifstofustjórar búa til stundatöflurnar inn í sínu eigin Excel skjali, því næst senda þeir þessi skjöl til kennslustjóra, hann sér um að úthluta stofum og samþykkja stundatöfluna. Ef stundataflan gengur ekki upp þá er hún send til baka til skrifstofustjóra til lagfæringar. Þetta getur gengið fram og til baka, mikill tvíverknaður og meira vinnuálag á starfsmenn. Með stækkandi háskóla, örum breytingum á námskeiðum sumra deilda og viðbætur nýrra áherslulína innan skólans veldur því að þetta kerfi er ekki lengur góður kostur. Tveir stundatöflugerðar hugbúnaðir urðu fyrir valinu fyrir þetta verkefni, asc TimeTables 3 og CELCAT 4. Ástæða fyrir vali þessa tveggja er útskýrt í næsta kafla sem fjallar um rannsókn á mögulegum stundatöflugerðar hugbúnaði. Milliliðurinn sem var forritaður heitir CESAR (CEntris Schedule Automation bridge). CESAR er einfalt gluggakerfi sem notandi keyrir upp, þar er valið hvar skal vista skrár sem hlaða á inn í stundatöflugerðar hugbúnað, hvenær önn mun hefjast, hvaða hugbúnað á að nota og smellt á Input (sjá mynd 1.1). 3 asc TimeTables: http://asctimetables.com/ 4 CELCAT: http://www.celcat.com/ T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 6

Mynd 1.1: CESAR Input Eftir að lokið hefur verið við gerð stundatafla fyrir allar deildir og kennslustjóri hefur yfirfarið og samþykkt þær er hægt að senda inn bókun fyrir stofurnar. Flytja þarf stundatöflurnar út sem eina skrá á því formi sem stundatöflugerðar hugbúnaður býður upp á, hjá asc TimeTables er það xml og CELCAT csv. Loks er CESAR forritið keyrt aftur upp, stundatöflu skráin valin ásamt vali á réttum hugbúnaði ef nokkrir eru í boði og smellt á Output (sjá mynd 1.2). Hvort sem CESAR er að sækja gögn á gagnagrunn eða senda bókun lætur hann vita ef allt heppnast eða ef einhver vandamál koma upp. Mynd 1.2: CESAR Output T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 7

2.0 Rannsókn á hugbúnaði frá þriðja aðila Eins og kemur fram ofar þurfti að fara fram rannsókn á hugbúnaði frá þriðja aðila. Ferlið tók ca. þrjár og hálfa viku. Rannsóknarferlið skipti miklu máli og þurfti að leggja tíma í hana. Öll vefpósts samskipti, viðtöl og almenn leit af hugbúnaði sem uppfyllti kröfur starfsmanna sem búa til stundatöflurnar, var tímafrek vinna en mikilvæg. 2.1 Viðtöl Fyrsta skref var að taka viðtöl við starfsmenn háskólans sem sjá um gerð stundatafla, til að komast að því hvernig stundatöflugerð væri háttað í dag og einnig hverju væri óskað eftir í betrumbættu kerfi. Viðtöl voru tekin við: Sigrúnu Maríu Ammendrup, skrifstofustjóra Tölvunarfræðideildar. Jónu Kristjönu Kristinsdóttur, skrifstofustjóra Lagadeildar. Sunnu Magnúsdóttur, verkefnastjóra Viðskiptadeildar. Hrund Steingrímsdóttur, verkefnastjóra meistaranáms Viðskiptadeildar. Védísi Grönvold, kennslustjóra HR. Ekki náðist að skipuleggja fund með skrifstofustjóra Tækni- og Verkfræðideildar Sigrúnu Þorgeirsdóttur. Einungis voru lagðar þrjár spurningar fyrir þær allar en ein þeirra bauð upp á marga svarmöguleika og gátu þær allar komið sínum hugmyndum og skoðunum á framfæri. Spurningarnar voru þessar: 1. Hvernig er gerð stundatafla háttað í HR í dag? 2. Hvernig myndir þú vilja að stundatöflugerð væri háttað? 3. Veist þú um sambærilega skóla út í heimi sem geta lýst því hvaða kerfi þeir nota í stundatöflugerð? Þarfagreiningin í þessum viðtölum snerist að mestu um val á stundatöflugerðar hugbúnaðinum sjálfum en ekki milliliðnum CESAR, þó auðvitað varð hann að uppfylla ákveðnar kröfur. Helstu kröfur til hugbúnaðarins eru taldar upp í töflu 2.1.1. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 8

Nr. Krafa: 1 Kostnaður. Hversu dýr/ódýr er hugbúnaðurinn. 2 Hægt er að skrá fjölda nemenda í hverjum áfanga. 3 Hægt er að skrá stærð á stofum. 4 Hægt er að skrá stofur með fyrirfram ákveðin hlutverk. 5 Mismunandi litasamsetningar, til að greina á milli deilda eða námskeiða. 6 Hægt er að hafa hugbúnaðinn á íslensku. 7 Að notendaviðmótið sé þægilegt og auðskiljanlegt. 8 Hægt er að flytja gögn í miklu magni inn og út úr hugbúnaðinum. 9 Sjálfvirk stundatöflumyndun. 10 Hægt er að skrá inn sérþarfi kennara. Þá líkt og hvenær þeir geta ekki kennt o.s.frv. 11 Að margir geti unnið í hugbúnaðinum á sama tíma án þess að hafa áhrif á stundatöflu annarra deilda. 12 Að hugbúnaðurinn bjóði upp á aðgangsstýringu. Tafla 2.1.1: Kröfur til stundatöflu hugbúnaðar Eftir viðtölin var sendur vefpóstur á 10 erlenda háskóla víðsvegar um heiminn, til Kanada, Bandaríkjanna, Norðurlandanna og Bretlands. Í póstinum var fyrirspurn varðandi stundatöflugerð í skólunum og hvernig henni væri háttað, t.d hvort notaður væri aðkeyptur hugbúnaður, hvort hugbúnaður væri hannaður innan veggja skólanna eða forrit líkt og Excel notað. Einnig var sendur vefpóstur á skrifstofu Verkfræði- og Náttúruvísindasviðs í Háskóla Íslands. Fátt var um svör frá erlendu háskólunum en tveir þeirra höfðu samband til baka, Vancouver Island háskóli í Kanada og Linneus háskóli í Kalmar- Växjö í Svíþjóð. Í Vancouver Island háskólanum er verið að notast við hugbúnað sem var hannaður innanhús og hefur verið í vinnslu síðan 2001. Linneus háskóli notast við hugbúnað sem kallast TimeEdit og snýst meira um stofubókun en að mynda stundatöflur. Einnig fengust svör frá HÍ og er þar verið að nota T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 9

hugbúnað sem var þróaður innanhús af fyrrverandi starfsmanni í gegnum 4D (4dimensions) 5 en í dag er verið að hanna og forrita nýtt kerfi með nemendum og prófessorum á sviðinu. 2.2 Stundatöflugerðar hugbúnaður Leitað var eftir stundatöflugerðar hugbúnaði á netinu og var þá í upphafi stuðst við hugmyndir samskiptaaðila verkefnisins í HR sérstaklega. Staldrað var við 5 mismunandi hugbúnaði: 1. asc TimeTables: http://asctimetables.com/ 2. CELCAT: http://www.celcat.com/ 3. Untis: http://untis.com/home_en.php 4. Mimosa: http://www.mimosasoftware.com/ 5. FET: http://lalescu.ro/liviu/fet/ Allir þessir hugbúnaðir voru skoðaðir út frá þeim kröfum sem taldar voru upp í töflu 2.1.1. Í töflu 2.2.1 má sjá hvaða kröfu hver og einn hugbúnaður uppfyllir. Krafa Untis asc TimeTables Mimosa CELCAT FET Kostnaður Árgjald 70 þús 70 þús fyrir hverja tölvu 1.159.695 árlega Frítt Fjöldi nemenda í hverju námskeiði x x x Stærð á stofum x x x Sérkennslu stofur x x x Mismunandi litir, hægt að flokka t.d deildir eftir litum x x Styður íslensku x Að hluta til hægt að þýða Þægilegt notendaviðmót x x 5 4D: http://4dimensions.com/ T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 10

Hægt að hlaða gögnum inn og út úr kerfinu Býr til stundatöflu sjálfvirkt Sérþarfir kennara Margir geta unnið á sama tíma Aðgangsstýring, hverjir geta komist inn í kerfið x x x x x x x x x 6 x x x x x x x x x Tafla 2.2.1: Stundatöflu hugbúnaðir bornir saman FET, asc TimeTables og CELCAT voru prófaðir, hinir tveir, Untis og Mimosa uppfylltu ekki nógu margar af kröfunum til þess að vert væri að niðurhlaða prufu á tölvu. FET hugbúnaðurinn er frír Open Source hugbúnaður en notendaviðmótið var leiðinlegt og óaðlaðandi, engin litasamsetning í því, auk þess að margir geta ekki unnið á sama tíma og aðgangsstýring ekki í boði. Síðustu tveir punktarnir eiga líka við um asc TimeTables en sá hugbúnaður er mjög notendavænn og með skemmtilegt viðmót, býður upp á mismunandi litasamsetningar og yfir höfuð lýtur út fyrir að vera meira traustverðugur. CELCAT uppfyllir allar kröfur fyrir utan tungumálið, sem er enska en það býður upp á að þýða ákveðna litla parta af hugbúnaðinum. Helsti ókosturinn við CELCAT er mjög hátt árlegt gjald sem sett er á hugbúnaðinn og hann er talsvert flókinn í uppsetningu. Vegna þess að verkefnið var í minni kanntinum ef einungis væri unnið í kringum einn hugbúnað var ákveðið að velja tvo og þar með sýna hversu auðvelt væri að bæta stuðningi við CESAR fyrir annan stundatöflugerðar hugbúnað. CELCAT og asc TimeTables voru valdir þar sem þeir komu best út úr þessum samanburði sem gerður var en áhersla var lögð á asc TimeTables í útfærslu verkefnisins og CELCAT var í raun notað til að sýna að það að bæta við hugbúnaði er lítið mál. Prufu eintak fékkst af bæði asc og CELCAT, sem renna út í lok desember. Nánari 6 Til að fá sjálfvirka stundatöflugerð kostar það 579.848 kr aukalega ofan á grunnkostnað hugbúnaðarins. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 11

upplýsingar um þessa tvo hugbúnaði er að finna á vefsíðum þeirra. 3.0 Skipulag 3.1 Aðferðafræði (Kanban) Stuðst var við hugmyndafræðitólið Kanban við skipulagningu á vinnu verkefnisins einnig til að fylgjast með og stýra framvindu þess. Kanban þótti vera betri kostur en Scrum vegna stærðar hópsins. Kosið var að hafa sveigjanlegt vinnuflæði, velja og hafna hugmyndum sem gætu fallið undir Scrum. Venjulega er ekki stuðst við sögupunkta í Kanban en ákveðið var að styðjast við þá mælieiningu til þess geta fylgst með heildar brennslu á sögum í verkefninu. Verkefni voru takmörkuð við mesta lagi fjögur í umferð en oftast voru þau tvö. Mynd 3.1.1 sýnir uppsetningu Kanban veggs og flæði sem var nýtt í verkefninu. Mynd 3.1.1: Kanban - uppsetning og flæði Notast var við tól af Internetinu sem kallast Kanbanize 7. Kanban aðferðafærðin gaf betri yfirsýn yfir verkefni sem fyrir hendi voru og minnkaði flækjustigið. Á mynd 3.1.2 má sjá Kanban vegginn eins og hann leit út í 17 viku verkefnisins. Backlog verkefnisins var tómur, ein saga var undir Requested, fjórar sögur In Progress og rest lokið. 7 Kanbanize: https://kanbanize.com/ T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 12

Mynd 3.1.2: Kanban veggur hópsins í 17 viku 3.2 Verklag Verkefnið var unnið innan veggja Háskólans í Reykjavík þar sem það var á vegum skólans. Eigandi verkefnisins og samskiptaaðili var Daníel Brandur Sigurgeirsson aðjúnkt í HR. Daníel úthlutaði hópnum læstri aðstöðu á þriðju hæð í skólanum og var hún nýtt út alla önnina. Hist var minnst þrisvar í viku og síðustu þrjár vikurnar var unnið á hverjum virkum degi. Unnið var frá 10:00 til 16:00 á daginn, að undanteknum þeim stundum sem fóru í önnur verkefni og sjálft lokaverkefnið vegna aukningar á vinnuálagi eða vegna annarrar fjarveru. Áætlaðir tímar í verkefnið voru 300-360 stundir á mann eða um 600-720 stundir samanlagt. Í heildina voru lagðar 657.5 stundir í verkefnið en nánar er farið í vinnuframlag í kafla um framvindu verkefnis. Engin sérstök hlutverkaskipting var innan hópsins, báðir hópmeðlimir tóku þátt í öllum verkefnum. 3.3 Forritun 3.3.1 CESAR Líkt og komið hefur fram er CESAR lítið og einfalt gluggaviðmót. CESAR var forritaður í C#.NET 4.5 Framework og er Window Application. Kóðinn var settur upp á þann máta að hann væri að mestu endurnýtanlegur. Auðvelt væri að bæta við nýjum hugbúnaði frá þriðja aðila og forrita þáttara fyrir hann. Nánari útlistun hvað það varðar er að finna í Hönnunarskjali verkefnisins. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 13

3.3.2 CentrisAPI CentrisAPI er vefþjónusta sem er forrituð og hönnuð af nemendum í tölvunarfræði í HR ásamt Daníel Brandi aðjúnkt. Vefþjónustan gerir CESAR kleift að nálgast gögn í gagnagrunn HR, sem eru nauðsynleg fyrir gerð stundatafla. CentrisAPI er enn í þróun og er ekki 100% tilbúinn. Gera þurfti smávæginlegar viðbætur í CentrisAPI til að fá rétt gögn fyrir stundatöflugerðina og mögulega væri hægt að gera meira til að fækka enn meira skrefum sem starfsmenn þurfa að taka í sjálfum stundatöflugerðar hugbúnaðinum. Nánari upplýsingar um hugbúnaðarferli og almenna forritun í CentrisAPI er að finna í Hönnunarskjali verkefnisins. 3.4 Prófanir 3.4.1 Einingapróf Einingapróf voru skrifuð fyrir flesta hluta CESAR. Prófin snerust um það að bera saman gögn eftir að þau höfðu farið í gegnum þáttarana í CESAR við útkomu sem búist var við. Prófin voru ekki byggð til að prófa litla parta af þátturunum. Að ráði samskiptaaðila var ákveðið að einingaprófa ekki tengingu við gagnagrunn skólans í gegnum CentrisAPI þar sem ekki var nægur tími til þess og gleymdist að hugsa um það frá upphafi. Aftur á móti er villumeðhöndlun til staðar ef tengin næst ekki við gagnagrunn. 3.4.2 Kerfispróf Kerfispróf voru framkvæmd af hópmeðlimum eftir hverja nýja einingu sem bættist við CESAR í gegnum önnina. End- to- end próf voru unnin í síðustu vikunni fyrir skil. Tilraun var gerð til að valda öllum mögulegum villum sem gætu komið af hönd notenda, svo sem að gleyma að setja inn einhverjar upplýsingar eða velja ranga skrá til að bóka með (s.s ekki xml format). Allar þessar villur eru meðhöndlaðar rétt og gefa frá sér viðeigandi villuskilaboð. Ekki tókst að útfæra lausn í villumeðhöndlun þar sem notandi hefur opnað xml skrá með stundatöflugögnum frá hugbúnaði og breytt þeim á þann máta að formið sé ekki það sama og CESAR gerir ráð fyrir. Sama á við um ef notandi velur vitlaust xml sniðmát þegar stundatafla er flutt úr hugbúnaðinum. Þessar villur geta valdið því að hugbúnaðurinn hrynur eða bókar ekki í gagnagrunn (CESAR skilar villuskilaboðum ef ekki tókst að bóka í gagnagrunn). Ekki gafst tími til að lagfæra þessa villu þar sem hún kemur ekki upp við eðlilega notkun. Þessi villumeðhöndlun T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 14

þarf að bíða betri tíma. 3.4.3 Notendapróf Haft var samband við kennslustjóra HR Védísi Grönvold og skrifstofustjóra Tölvunarfræðideildar Sigrúnu Maríu Ammendrup og þær fengnar til að prófa kerfið. Fyrir þær var lagt sama notendapróf. Þetta notendapróf var frekar frjálslegt og var ákveðið að aðstoða þær báðar við prófið þar sem þetta kerfi er alveg nýtt og ólíkt ferlinu sem þær fara í gegnum með Excel. Vitandi að í núverandi kerfi er verið að nota Excel, þá var markmið þessa prófs að sýna fram á að CESAR ásamt stundatöflugerðar hugbúnaði væri mun skilvirkara og hraðvirkara kerfi. Notendapróf: 1 Fara í CESAR, velja hvar á að vista skrár fyrir stundatöflugerðar hugbúnað, með því að smella á efri Browse hnappinn. Skrá upphafs dagsetningu annar, í þetta skipti 20. ágúst 2012. Velja stundatöflugerðar hugbúnað og smella á Input. 2 Ræsa asc TimeTables og opna ascrustillingar.roz, sem geymir upphaf stillingar fyrir tímabil og flokkun stofa eftir stærð. Þessi stillingaskrá verður geymd á stað sem auðvelt verður að nálgast en í þetta skipti er hún staðsett á Desktop. 3 Fara í skrá flipann og flytja inn xml skrár sem komu frá CESAR, fyrst teacher svo subject. Þær er að finna á staðnum sem var valinn í CESAR. Smellt er á Flytja inn og valið asc Timetables XML. Þetta er gert fyrir báðar XML skrárnar og smellt á Í lagi eftir að því er lokið í bæði skiptin. 4 Búa skal til nýja stundatöflu með því að fara í Ítarleg Útlistun og byrja á því að velja Námsgreinar. 5 Velja skal 3 námsgreinar, hverjar sem er. Smellt á eina námsgrein og svo smellt á Kennslustundir, þar smella á kennslustundina sjálfa og svo á Breyta Kennslustund hnappinn. 6 Velja skal hversu oft í viku áfanginn á að vera kenndur, velja 2 í viku og svo skal velja að hafa tímann tvöfaldann. 7 Næst skal smella á Aðrar fáanlegar kennslustofur og velja stofur. Undir Fljótlegt val er hægt að velja stofur eftir stærð. Þega stofur eru valdar er smellt á Í lagi. 8 Skref 5-7 er endurtekið fyrir 3 mismunandi áfanga. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 15

9 Svo er farið í Stundatafla flipann, valið Búa til nýja og smellt á Byrja myndun stundatöflu 10 Hægt er að skoða stundatöfluna með því að smella á Útlit flipann og þar Sýna flipa. 11 Næst er farið í Skrá flipa og Flytja út, þar er valið sniðmát Háskólinn í Reykjavík. Þá er stundataflan vistuð sem XML, staðsetning er valkvæm og einnig nafnið á skránni. 12 Næst er farið í CESAR, smellt á neðri Browse hnappinn og XML skráin sem geymir stundatöfluna valin. Réttur hugbúnaður verður að vera valinn ásamt dagsetningu á upphafi annar. Loks er smellt á Output hnappinn. 13 Nú ættu stofur að vera bókaðar í gagnagrunn skólans. Tafla 3.4.3.1: Verkefni sem sett var fyrir notendur Báðar voru þær ánægðar með kerfið. Sigrún var sérstaklega ánægð með hversu einfalt það er að sækja nauðsynlegar upplýsingar og hversu hratt það gengur fyrir sig í CESAR. Einnig fannst henni frábært að búin hafi verið til sérstök skrá sem hefur grunnstillingar fyrir stundatöflugerðar hugbúnaðinn. Þessar grunnstillingar hafa að geyma öll tímabil á einum degi hjá HR og stofur flokkaðar í hópa eftir stærðum, einnig hafa verið settir inn bekkir (1. ár í tölvunarfræði, 2. ár í viðskiptafræði o.s.frv.). Sigrúnu fannst gott að þurfa ekki að velja kennara fyrir áfanga þegar hún valdi kennslustund og fór að breyta henni (liður 5). CESAR sá um að sækja upplýsingar um áfanga á önn ásamt því hvaða kennari kennir hvern áfanga og var hægt hengja kennara á áfanga inn í asc TimeTables og þar með vista það í upphafsstillingar skránni. Védísi fannst ekki í ljóst í upphafi hvað verið væri að velja í fyrri Browse glugganum í CESAR. Eftir að henni var gert ljóst til hvers hann væri þá skýrðist þetta betur fyrir henni. Védísi finnst þetta spennandi og hlakkar til að prufa kerfið betur og virkilega reyna á það með því að búa til heila stundatöflu. Eina athugasemd Védísar var að hún væri sú eina sem fengi aðgang að CESAR. Henni fannst það bjóða hættunni heim ef allar deildir hafa aðgang að CESAR, þá væri möguleiki að einhver myndi bóka í gagnagrunn skólans áður en allar deildir væru búnar að vinna í stundatöflugerðar hugbúnaðinum. Ferlið yrði þá þannig að Védís mundi sjá um að keyra CESAR í upphafi, sækja viðeigandi skrár sem þarf að flytja inn í hugbúnaðinn. Hún mundi ræsa asc TimeTables, opna stillinga skránna og hlaða inn xml skránum sem geyma upplýsingar um kennara og áfanga á önn. Næst mundi hún vista þetta skjal undir öðru nafni en nafnið á T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 16

stillingaskránni er og á öðrum stað, þá á drifi sem allar deildir hafa aðgang að (með skráarendingunni.roz). Þá mundi ein deild í einu vinna með þá skrá og bæta við áföngum. Þegar allar deildir væru búnar að gera sitt gæti Védís opnað þessa skrá aftur og séð um að búa til sjálfar stundatöflurnar, laga árekstra ef þeir verða og flytja út eina xml skrá (Háskólinn í Reykjavík sniðmát) sem mundi geyma allar upplýsingar um þessar stundatöflur. Næst mundi hún keyra upp CESAR, sækja þessa xml skrá og bóka stofurnar með því að smella á Output. Eftir fundinn með Védísi voru gerðar smá breytingar á CESAR. Bætt var við Tooltip við Input og Output hnappana sem útskýrir nánar hvað þeir gera í CESAR. 4.0 Framvinda Verkefninu var í upphafi skipt niður í sex stórsögur. Þessar sex sögur voru síðan brotnar niður í smærri einingar. Í upphafi var ákveðið að verkefnið væri í heild 2500 punktar og þeim skipt niður á 17 vikur, sem var ca. 147 punktar í viku. Í töflu 4.1 er hægt að sjá skiptingu verkefnisins í stórsögur. Nr. Epic Sögupunktar 1 Velja hugbúnað 300 2 Input Adaptor 600 3 Output Adaptor 550 4 CentrisAPI 150 5 Skjölun 750 6 Notendaviðmót 150 Samtals: 2500 Tafla 4.1: Stórsögur Í Viðauka I er að finna backlog verkefnisins, það er hver og ein stórsaga sem hefur verið brotin upp. Hverri og einni af þessum stórsögum er skipt upp í sér töflur. Uppröðun á sögum segir ekkert til um í hvaða röð hver og ein þeirra var framkvæmd. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 17

4.1 Project burndown Á mynd 4.1.1 má sjá Project burndown verkefnisins í heild. Í upphafi sést að brennslan var frekar mikil frá viku 2-4 en það var vegna skýrsluvinnu og rannsóknarvinnu, fullmargir sögupunktar voru áætlaðir í skjölun í upphafi. Mynd 4.1.1: "Project burndown" verkefnisins 4.2 Vinnustundir Tafla 4.2.1 hér fyrir neðan hefur að geyma vinnustundir sem lagðar voru í verkefnið, áætlaður vinnutími vs. rauntími frá viku 1-17. Vika 5 var lítið sem ekkert unnið vegna fjarveru annars hópmeðlims og í vikum 13 og 14 var vinna í minni kanntinum vegna lokaprófa. Vika Áætlaðir tímar: Tímar kláraðir: 1 35.29 23 2 70.58 59.5 3 105.87 90.5 4 141.16 130 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 18

5 176.45 139 6 211.74 181 7 247.03 203.5 8 282.32 238.5 9 317.61 273 10 352.9 321.5 11 388.19 343 12 423.48 385 13 458.77 410.5 14 494.06 438.5 15 529.35 512.5 16 564.64 589 17 600 657.5 Tafla 4.2.1: Heildar vinnustundir eftir vikum, áætlun vs. raun Mynd 4.2.1 er graf með áætluðum vinnutíma í heild vs. rauntíma í heild. Áætlun er miðuð við 600 tíma samtals. Í upphafi var áætlun á móti rauntíma nokkuð jöfn en breyttist talsvert þegar hafist var handa við að forrita. Undir lokin tókst að ná áætlun og meira en það vegna þriggja vikna tímabilsins í lok annar, þá var unnið nánast alla daga en þó ekki lengri vinnudaga en lagt var upp með í byrjun annar. Mynd 4.2.2 og 4.2.3 eru svipuð gröf og mynd 4.2.1 nema sýnir vinnustundir hvors hópmeðlims fyrir sig. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 19

Mynd 4.2.1: Tímaáætlun verkefnisins, heildar vinnustundir, raun vs. áætlað Mynd 4.2.2: Tímaáætlun Einars, raun vs. áætlað T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 20

5.0 Næstu skref Mynd 4.2.3: Tímaáætlun Margrétar, raun vs. áætlað Næsta skref væri að kennslustjóri fengi aðgang að CESAR og asc TimeTables og mundi prófa kerfið betur, láta virkilega reyna á það. Til að komast að því hvort hægt sé að aðlaga þetta kerfi inn í vinnuferla kennslustjóra og skrifstofustjóra í stundatöflugerð. CESAR vinnur bara með almenna fyrirlestra en ekki dæmatíma og væri það mögulega það næsta sem þyrfti að útfæra. Dæmatímar eru ekki sérstaklega meðhöndlaðir í CentrisAPI og væri þetta verkefni nokkuð flókið þar sem þeir geta verið margir fyrir einn áfanga ásamt því að hóparnir eru misstórir og því möguleiki á mörgum árekstrum. Þess í stað verður enn um sinn að bóka stofur fyrir dæmatíma beint inn í Myschool (gamla) líkt og gert er með allar kennslustundir í dag. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 21

6.0 Samantekt Á heildina litið gekk verkefnið vel. Það var nokkurn veginn á áætlun allan tímann og tókst að leysa öll vandamál sem komu upp. Forritun í Visual Studio með C#.Net gekk mjög vel, einnig gekk vel að vinna í CentrisAPI og ef einhver vandamál komu upp var ávallt hægt að hafa samband við Daníel Brand (samskiptaaðila verkefnisins) og finna lausn á þeim. Skipulag í upphafi var ábótavant, ekki var alveg á hreinu frá upphafi hvernig Kanban yrði nýtt en leiðbeinandi verkefnisins kom teyminu á rétta braut. Nokkurt bras var að finna út bestu leiðina til að flytja gögn inn og út úr þriðja aðila hugbúnaði en þeir virðast ekki hafa verið ætlaðir til þess að vinna með öðrum kerfum þegar þróun á þeim hófst. Kafa þurfti nokkuð djúpt í leiðbeiningar og aðrar upplýsingar um þessa tvo hugbúnaði hvað varðaði hvernig þeir tækju á móti gögnunum, allt tók það talsverðan tíma. Einnig var tímafrekt að læra á Celcat hugbúnaðinn, hann var mjög ruglingslegur á köflum og ekki hjálpaði að setja þurfti hann upp þrisvar sinnum, einu sinni vegna þess að móðurborð hrundi í einni vél og tvisvar vegna þess að skipt var um harðan disk í sömu vélinni. Uppsetning asc TimeTables gekk aftur á móti ávallt vel. Sýn teymisins á útfærslu verkefnisins í byrjun hefði mátt vera augljósari. Verkefnið breyttist nokkuð oft á þessum 17 vikum og tók það sinn skerf af vinnutímanum. Fyrst átti kerfið bara að styðja einn hugbúnað og vera Console Application. Svo var ákveðið að stækka verkefnið, gera kóðann endurnýtanlegan á þann hátt að einfalt væri að bæta við öðrum stundatöflugerðar hugbúnaði, einnig að gera kerfið að gluggaviðmóti og vegna þessa þurfti að endurskrifa talsvert af kóða. Einnig hefði verið betra að hefjast handa við prófanir fyrr og útfæra þær betur. Vegna seinkunnar á notenda- og kerfisprófunum þá voru þær ekki jafn nákvæmar og þær hefðu getað verið. Þrátt fyrir allar hindranir hafðist þetta að lokum og hlaut kerfið loks nafnið CESAR eins og áður hefur komið fram. Þann lærdóm má draga af þessu tímabili að mikilvægt er að halda skipulagi strax í upphafi verkefnis. Reyna að ná fram sem skýrustu mynd af kerfi eða hugbúnaði sem verið er að hanna snemma í ferlinu. Einnig að notast við aðferðafræði líkt og Kanban ásamt því að brjóta verkefni niður í smærri einingar. Það að geta fylgst með framvindu verkefnisins og sjá hluti smella saman eða komast að því þeir gangi ekki upp skiptir miklu máli. T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 22

Viðauki I - Product Backlog Saga Sögupunktar Epic Finna mögulegan hugbúnað 50 Velja hugbúnað Bera hugbúnað saman 50 Velja hugbúnað Skoða hvað sambærilegar stofnanir eru að nota 50 Velja hugbúnað Taka viðtal við endanotendur um hvaða kröfur þeir leggja til hugbúnaðarins 75 Velja hugbúnað Prófa hugbúnaðinn og meta hann 75 Velja hugbúnað Samtals: 300 Saga Sögupunktar Epic Setja upp áhættugreiningu (lifandi skjal) 50 Skjölun Setja upp verkskipulag 50 Skjölun Setja upp verkáætlun 50 Skjölun Setja upp framvinduyfirlit (lifandi skjal) 50 Skjölun Skrifa skýrslu fyrir fyrstu skil 50 Skjölun Setja upp kröfulýsingu (backlog) 50 Skjölun Setja upp hönnunarskjal 75 Skjölun Klára hönnunarskjal fyrir mögulega nýja forritara sem kæmu inn í verkefnið 25 Skjölun Skrifa notendaleiðbeiningar 100 Skjölun Skrifa rekstrarhandbók 50 Skjölun Skrifa lokaskýrslu og fara yfir allar aðrar skýrslur fyrir lokaskil 200 Skjölun Samtals: 750 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 23

Saga Sögupunktar Epic Undirbúningur fyrir input adaptor 50 Input Adaptor/aSc Setja upp xml parser fyrir asc 50 Input Adaptor/aSc Skoða skjöl (input) hjá asc og CentrisAPI (output), hvað þarf að breyta til að færa gögn frá CentrisAPI inn í asc 50 Input Adaptor/aSc Einingaprófanir fyrir input parser asc 25 Input Adaptor/aSc Umbreyta xml skrám frá CentrisAPI á xml sem asc tekur við 50 Input Adaptor/aSc Vista gögn á rétt form fyrir asc 25 Input Adaptor/aSc Ná í gögn frá CentrisAPI 100 Input Adaptor/aSc og Celcat Skoða skjöl (input) hjá Celcat, hvað þarf að breyta til að færa gögn frá CentrisAPI inn í Celcat 50 Input Adaptor/Celcat Einingaprófanir fyrir input parser Celcat 25 Input Adaptor/Celcat Setja upp csv parser fyrir Celcat 50 Input Adaptor/Celcat Umbreyta xml skrám frá CentrisAPI á csv sem Celcat tekur við 50 Input Adaptor/Celcat Vista gögn á rétt form fyrir Celcat 25 Input Adaptor/Celcat Búa til object úr xml skrám sem CentrisAPI skilar 50 Input Adaptor Samtals: 600 Saga Sögupunktar Epic Undirbúningur fyrir output adaptor 25 Output Adaptor Skoða skjöl (output) hjá asc, hvað þarf að breyta til að geta sent stofubókun inn í CentrisAPI 50 Output Adaptor/aSc T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 24

Skoða skjöl hjá CentrisAPI (input), hvað þarf til að geta bókað stofur 50 Output Adaptor/aSc Setja upp xml parser sem tekur við skrám frá asc 50 Output Adaptor/aSc Senda gögn á CentrisAPI 75 Output Adaptor/Centris Umbreyta xml skrám á rétt form fyrir Centris 50 Output Adaptor/Centris Vista gögn á rétt form fyrir Centris 50 Output Adaptor/Centris Fá gögn frá asc með sömu id á stofum og er í CentrisAPI gagnagrunni 50 Output Adaptor/aSc Einingaprófanir fyrir asc output parser 25 Output Adaptor/aSc Skoða skjöl (output) hjá Celcat, hvað þarf að breyta til að geta sent sofubókun inn í CentrisAPI 50 Output Adaptor/Celcat Einingaprófanir fyrir Celcat output parser 25 Output Adaptor/Celcat Setja upp csv parser sem tekur við skrám frá Celcat 50 Output Adaptor/Celcat Samtals: 550 Saga Sögupunktar Epic Klára RoomBooking fall í CentrisAPI, útfæra endurteknar bókanir, einnig einingapróf Sía út kennara sem kenna á tiltekinni önn ásamt áfanga sem þeir kenna 100 CentrisAPI 50 CentrisAPI Samtals: 150 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 25

Saga Sögupunktar Epic Gera lítið gluggaviðmót fyrir notendur 100 Notendaviðmót Notendaprófun, Sigrún Ammendrup 15 Notendaviðmót Notendaprófun, Védís Grönvold 15 Notendaviðmót Kerfisprófun, Margrét og Einar 20 Notendaviðmót Samtals: 150 T- 404- LOKA Lokaverkefni 2014 26