Time Management Manual de utilizare pentruutilizatorul de tip Manager Acest document si produsul software Time Management sunt proprietatea firmei NEXUS ROMSYSTEM S.R.L. Reproducerea sau distributia fara autorizatia firmei NEXUS ROMSYSTEM S.R.L. a acestui manual, a produsului software sau a unor parti din acestea se pedepseste conform legilor in vigoare.
Cuprins 1. Conectare la aplicatie... 3 2. Schimbare parola... 5 3. Schimbare poza... 7 4. Tabloul de bord... 10 5. Cereri de concediu... 13 6. Pontaj... 20 7. Notificare... 28 Pagina 2 din 35
1. Conectare la aplicatie Conectarea la aplicatia Time Management se face cu nume de utilizator si parola. In cazul utilizatorilor cu rol de Manageri numele de utilizator este CNP-ul. Dupa ce v-ati conectat, numele de utilizator va fi pastrat in setarile aplicatiei, astfel ca la urmatoarea conectare CNP-ul dvs. va fi afisat ca nume de utilizator, fara a mai fi necesar sa-l introduceti. Dupa conectare puteti vizualiza Tabloul de bord pagina principala din care puteti accesa modulele aplicatiei. Pagina 3 din 35
In partea din dreapta- jos a paginii sunt afisate: numele dvs. de utilizator, rolul cu care sunteti conectat la aplicatie (Manager) si societatea la care v-ati conectat. Puteti comuta intre rolul de Manager si rolul de Salariat din partea de jos a paginii aplicatiei. Pagina 4 din 35
2. Schimbare parola Pentru schimbarea parolei trebuie sa deschideti meniul aplicatiei din stanga sus. Apasati cu mouse-ul pe link-ul Schimbare parola. Va aparea fereastra din care puteti salva noua parola. Daca ati introdus corect parola veche si ati introdus si confirmat parola noua va Pagina 5 din 35
aparea urmatoarea fereastra la salvarea modificarii efectuate: Pagina 6 din 35
3. Schimbare poza Pentru atasarea unei poze sau schimbarea pozei existente trebuie sa deschideti meniul aplicatiei din stanga sus. Apasati cu mouse-ul pe link-ul Schimbare poza. Va aparea fereastra din care puteti selecta noua poza. Pagina 7 din 35
Cu butonul Incarcare imagine selectati un fisier de pe calculatorul dvs. Dupa incarcarea fisierului, imaginea poate fi focalizata, micsorata sau marita astfel incat sa obtineti dimensiunea dorita: Pagina 8 din 35
Poza salvata va aparea in fereastra de conectare si poate aparea la introducerea pontajului, daca formatul de introducere a pontajului a fost configurat sa includa si poza salariatului. Pagina 9 din 35
4. Tabloul de bord Tabloul de bord este pagina principala din care se pot apela modulele aplicatiei. In aceasta pagina se afiseaza informatii referitoare la pontajul si starea cererilor de concedii ale salariatilor carora le sunteti manager si noile notificari primite. Sectiunea Pontaj din tabloul de bord afiseaza numarul de salariati carora le sunteti manager. Prin acces pe link-ul Pontaj puteti vizualiza pontajul pentru salariatii dvs. Se poate schimba selectia lunii pentru care doriti afisarea pontajului cu ajutorul calendarului accesibil cu click-dreapta al mouse-ului pe luna/an: Pagina 10 din 35
Situatia cererilor de concedii este afisata in sectiunea Cereri concedii a tabloului de bord: Cu click-stanga pe link-urile cererilor initiate/aprobate sau refuzate se acceseaza modulul de Concedii cu filtrarea concediilor in functie de selectie. Situatia notificarilor este a treia sectiune din pagina tabloului de bord. Pagina 11 din 35
Mesajul afiseaza numarul notificarilor necitite si cu click-stanga pe mesaj se acceseaza modulul Notificari pentru a citi mesajele primite. Pagina 12 din 35
5. Cereri de concediu Cereri de concediu ca Manager Modulul de cereri de concediu se poate accesa din Tabloul de bord sau din meniul aplicatiei. Prin modulul Cereri concediu se adauga, se vizualizeaza, se actualizeaza sau se aproba/refuza cererile salariatilor carora le sunteti manager. Cand intrati pe modulul Cereri concedii se afiseaza lista concediilor pe anul curent initiate, aprobate sau refuzate. Pentru filtrarea cererilor de concediu deschideti sectiunea de Filtru apasand butonul din dreapta-sus a meniului. Puteti filtra cererile de concediu dupa urmatoarele criterii de filtrare: - Tip concediu (concediu de odihna, concediu fara salariu, concediu de studii Pagina 13 din 35
neplatit, concediu de studii platit, concediu evenimente deosebite, etc) - Angajat se introduc primele caractere din numele salariatului - Marca se introduc primele caractere din marca salariatului - Activitati se poate selecta un tip de activitate - An implicit este anul curent dar se pot filtra concediile din orice an selectat - Punct de lucru/departament pentru filtrarea cu criterii din organigrama - Status concedii cerere initiata, aprobata sau refuzata - Functie se pot filtra salariatii cu o anumita functie selectata - Grup de personal se pot filtra salariatii dintr-o anumita grupare definita Butonul Filtrare actualizeaza lista cererilor de concedii conform cu criteriile introduse. Butonul Resetare sterge criteriile de filtrare si afiseaza lista completa a cererilor de concedii. Puteti ordona cererile de concediu in functie de campurile din lista de cereri (Status, Persoana, Tip, Data start, Data sfarsit, Data initiere cerere) prin click-stanga cu mouse-ul pe campul din capul de tabel dupa care doriti sa ordonati. Daca doriti sa initiati o noua cerere de concediu pentru unul din salariatii dvs. apasati butonul Adaugare: Pagina 14 din 35
Pentru o cerere se completeaza: - Salariatul selectati un salariat din fereastra de selectie accesibila cu butonul - Tipul de concediu : concediu de odihna, concediu fara salariu, concediu de studii neplatit, concediu de studii platit, concediu evenimente deosebite, etc - Perioada concediului (data de inceput data de sfarsit); in functie de perioada selectata se afiseaza numarul de zile calendaristice, respectiv lucratoare - Descriere campul nu este obligatoriu, poate fi completat cu un mesaj explicativ legat de scopul cererii de concediu - Fisier atasat; cu Adauga fisier se poate selecta un fisier de pe calculatorul dvs pentru a fi atasat cererii de concediu (ex. certificatul de nastere al copilului pentru o cerere de concediu pentru evenimente deosebite familiale). La Salvare cererea va fi initiata si veti primi mesajul : Pagina 15 din 35
Cererile de concediu ale salariatilor pentru care sunteti manager se pot modifica, vizualiza, sterge, aproba sau refuza. Pentru a avea acces la cererile salariatilor dvs. trebuie sa fiti conectat cu rolul de Manager. Aceste actiuni se acceseaza cu click dreapta pe o cerere selectata din lista: Dupa aprobarea/refuzarea unei cereri de concediu codul de culoare al cererii se va modifica conform cu statusul (cu verde aprobata; cu rosu refuzata). O cerere care a fost aprobata poate fi refuzata, nu se poate sterge. Refuzarea unei cereri aprobate implica introducerea unui comentariu obligatoriu cu Motivul refuzarii: Pagina 16 din 35
Pentru fiecare cerere de concediu se poate vizualiza istoricul acesteia (cine/cand a initiat-o, cine/cand a aprobat-o sau refuzat-o) prin accesarea cu mouse-ul a panelului Istoric din partea din dreapta a paginii. La aprobarea sau refuzarea unei cereri salariatul va fi notificat (prin aplicatie si pe email) despre ceea ce s-a intamplat cu cererea lui. Cereri de concediu ca Salariat Daca doriti sa initiati o cerere de concediu pentru dvs. trebuie sa schimbati rolul curent cu care sunteti conectat din Manager in Salariat: Pagina 17 din 35
Intrati pe modulul Cereri concedii din tabloul de bord sau din meniul aplicatiei. Pentru o cerere se completeaza: - Tipul de concediu - Perioada concediului (data de inceput data de sfarsit); in functie de perioada selectata se afiseaza numarul de zile calendaristice, respectiv lucratoare - Descriere campul nu este obligatoriu, poate fi completat cu un mesaj explicativ legat de scopul cererii de concediu - Fisier atasat; cu Adauga fisier se poate selecta un fisier de pe calculatorul dvs pentru a fi atasat cererii de concediu (ex. certificatul de nastere al copilului pentru o cerere de concediu pentru evenimente deosebite familiale). Dupa salvarea cererii o puteti vizualiza in lista cererilor dvs. existente. Pagina 18 din 35
Campul Status din lista de concedii este un cod de culori cu urmatoarea semnificatie: - Status gri cererea este initiata (nu a fost inca aprobata sau refuzata) - Status verde cererea a fost aprobata - Status rosu cererea a fost refuzata. Cererile de concediu se pot modifica sau vizualiza iar daca sunt initiate (nu au fost aprobate sau refuzate) se pot sterge. Fiind conectat cu rolul Salariat lista afiseaza cererile dvs. personale de concediu. Pagina 19 din 35
6. Pontaj Pontaj ca Manager Un utilizator cu rol de Manager poate doar vizualiza pontajul salariatilor sai dar nu-l poate modifica sau efectua alte actiuni asupra lui. Pontajul poate fi accesat din tabloul de bord cu link-ul Pontaj sau din meniul aplicatiei, avand selectata luna pentru care doriti sa vizualizati pontajul. Pontajul este afisat in forma tabela, pe linie fiind salariatul iar pe coloane fiind zilele lunii. Celula de la intersectia liniei salariatului cu coloana unei zile a lunii are un anumit format care se defineste la implementare. Pagina 20 din 35
Formatul unei celule in tabelul de pontaj din exemplul de mai sus contine: ore lucrate (OL), ore recuperate (Rec), ore invoire (inv) si ore nemotivate (nem). Conform formatului de pontaj din exemplu, fiecare celula este impartita in 4 mini-celule (OL, Rec, inv si nem) iar tipul de ore este marcat cu o culoare specifica. Pontajul salariatilor pentru care sunteti manager poate fi vizualizat in functie de criterii de filtrare dar nu poate fi actualizat avand in vedere ca rolul de Manager nu implica operare de pontaj in aplicatie. Pontaj ca Salariat Pontajul dvs. poate fi completat prin comutare pe rolul Salariat. La accesarea modulului Pontaj din tabloul de bord sau din meniul aplicatiei veti avea afisat pontajul dvs.: Pagina 21 din 35
Formatul unei celule in care se introduce pontajul in exemplul de mai sus contine: ore lucrate (OL), ore invoire (inv) si ore nemotivate (nem). Conform formatului de pontaj din exemplu, fiecare celula este impartita in 3 mini-celule (OL, inv si nem). Pentru introducerea unui anume tip de ore intr-o celula a tabelului de pontaj se poate proceda astfel: - Se selecteaza tipul de ore pe formatul de pontaj prin click-dreapta pe mini-celula respectiva (OL, inv sau nem) Pagina 22 din 35
Tipul de ore selectat este afisat in sectiunea de deasupra tabelului iar prin tastarea cifrelor in celulele din tabel acestea vor fi aferente tipului de ore selectat (in exemplul de mai sus ore invoire). - Se selecteaza tipul de ore in celula din tabel prin dublu-click cu mouse-ul pe zona reprezentatata de tipul respectiv de ore Pontajul introdus se salveaza cu butonul corespunzator din meniu. La salvarea pontajului se efectueaza un set de validari predefinite in aplicatie iar daca pontajul nu se valideaza conform acestor tipuri de validari, in celula de Date personale va aparea mesajul de avertizare coresponzator trecand cu mouse-ul peste icon-ul. Pagina 23 din 35
Actiunea de Pontaj automat completeaza pontajul conform programului de lucru al salariatului, fara perioadele de concedii introduse prin cereri. Cererile de concediu initiate apar hasurate in pontaj, spre deosebire de cererile aprobate. Cererile refuzate nu apar in pontaj. Dupa completarea pontajului lunar se efectueaza operatia de Trimitere pontaj. Pagina 24 din 35
Operatia implica transferul pontajului de la nivelul salariatului la nivelul imediat urmator pe ierarhia rolurilor implementate de aplicatie. Dupa transferul pontajului acesta nu va mai fi modificabil de catre salariat. Icon-ul de nivel pontaj arata daca pontajul este modificabil: reprezinta faptul ca pontajul este la nivelul salariatului si este modificabil. reprezinta faptul ca pontajul este la un nivel superior salariatului, pentru salariat fiind blocat. Actiunea Trimitere pontaj se efectueaza astfel: - Se apasa butonul Trimitere pontaj; se intra astfel in modul de selectie pentru trimitere - Se selecteaza (bifeaza) salariatul dupa care se apasa din nou butonul Trimitere pontaj; daca v-ati razgandit si nu doriti sa trimiteti pontajul catre nivelul superior apasati butonul Renunta. - Dupa operatia de trimitere a pontajului icon-ul de nivel pontaj arata ca pontajul se afla la un nivel superior. La trecerea cu mouse-ul peste icon este afisat nivelul la care se afla pontajul (in exemplu DRU = Departament Resurse Umane) si care a fost utlima tranzitie a pontajului si cine a initiat-o. Pagina 25 din 35
Pontajul poate fi intors inapoi la salariat de catre utilizatorul cu nivel ierarhic superior daca exista observatii ale acestuia privind modul in care a introdus salariatul datele. Salariatul va primi pontajul inapoi si va putea vizualiza observatiile utilizatorului care I l-a trimis trecand cu mouse-ul peste icon-ul. Pagina 26 din 35
Pagina 27 din 35
7. Notificare Notificari ca Manager Anumite actiuni efectuate in aplicatie de catre salariatii carola le sunteti manager implica notificarea dvs. prin aplicatie si email. Notificarile primite ca Manager se pot accesa cu clickstanga pe link-ul mesajului din sectiunea de notificari a tabloului de bord sau din meniul aplicatiei: Pagina de notificari afiseaza mesajele primite sau trimise pe tipuri de mesaj. Pagina 28 din 35
Sectiunea din stanga contine notificarile clasificate in doua categorii: Primite si Trimise. Notificarile Primite sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate de salariatii dvs. in aplicatie sau notificari manuale adresate dvs. de alti utilizatori ai aplicatiei. Notificarile Primite sunt clasificate pe urmatoarele tipuri: - Cereri de concedii initiate unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie la initierea cererilor de concediu de catre salariatii carora le sunteti manager - Libere mesaje primite de dvs. care au fost trimise catre dvs. de alti utilizatori ai aplicatiei prin intermediul modulului de Notificari, mesaje care nu au fost generate automat de aplicatie la anumite actiuni. Notificarile Trimise sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate de dvs. sau notificari manuale generate la trimiterea dvs. voluntara de mesaje catre alti utilizatori ai aplicatiei. Notificarile Trimise sunt clasificate pe urmatoarele tipuri: - Cereri concedii initiate unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie la initiarea unei cereri de catre dvs. in numele unui salariat al dvs. Salariatul este notificat automat la aceasta actiune. - Cereri concedii acceptate/refuzate unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie la aprobarea/refuzarea cererilor de concediu ale salariatilor carora le sunteti manager. La selectia unei categorii de notificari se poate vizualiza in sectiunea din dreapta sus lista notificarilor din categoria respectiva ordonate cronologic descrescator, cu clasificare pe perioade (azi, saptamana trecuta, acum 2 saptamani, etc). Notificarile necitite sunt marcate cu rosu. La selectia unei notificari din lista, in sectiunea din dreapta-jos apare textul mesajului, initiatorul notificarii si data/ora la care s-a trimis. La vizualizare notificarilor de tip Cereri de concedii initiate aveti integrata si actiunea de Aprobare/Refuzare: Pagina 29 din 35
Aceasta actiune se poate efectua din acest modul sau din modulul de Cereri concedii, efectul fiind acelasi. La aprobarea sau refuzarea unei cereri de concediu salariatul primeste notificare despre actiunea efectuata asupra cererii lui. O cerere de concediu sau orice alta notificare primita sau trimisa de dvs. poate fi tiparita cu butonul Printeaza din meniu. Butonul Verifica mesageria din meniu implica reimprospatarea listei de notificari fata de lista afisata la deschiderea modulului, in cazul in care ati primit mesaje noi. Butonul Compune mesaj din meniu se foloseste pentru trimiterea de mesaje manuale catre alti utilizatori ai aplicatiei. Pagina 30 din 35
Un mesaj trebuie sa contina urmatoarele elemente: destinatar(i), subiect si mesaj. - Destinatar (i): selectia destinatarului (destinatarilor) se face prin accesarea butonului. Puteti selecta (bifa) destinatarii mesajului dintre salariatii carora le sunteti manager si care sunt definiti ca utilizatori in aplicatie: Pagina 31 din 35
Dupa selectia salariatilor apasati butonul Salvare. Salariatii selectati apar in sectiunea Catre a mesajului. Completati subiectul si continutul mesajului. Mesajul va fi trimis cu optiunea Trimitere mesaj, optiune care va implica afisarea Pagina 32 din 35
mesajului in sectiunea Trimise/Libere iar salariatii respectivi vor fi notificati la conectarea in aplicatie in sectiunea Notificari din tabloul de bord si prin email. Notificari ca Salariat Pentru vizualizarea notificarilor primite la aprobarea/refuzarea cererilor dvs. de concedii trebuie sa comutati in aplicatie pe rolul Salariat din sectiunea din dreapta-jos a aplicatiei. In tabloul de bord este afisat numarul de notificari primite si necitite care se refera la dvs. ca si Salariat.Notificarile dvs. ca salariat se pot accesa cu click-stanga pe link-ul mesajului din sectiunea de notificari a tabloului de bord sau din meniul aplicatiei: Pagina de notificari afiseaza mesajele primite sau trimise pe tipuri de mesaj. Pagina 33 din 35
Sectiunea din stanga contine notificarile clasificate in cele doua categorii: Primite si Trimise. Notificarile Primite sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate de managerul dvs. sau de alti utilizatori ai aplicatiei cu rol de DRU (Departament resurse umane) sau notificari manuale adresate dvs. ca Salariat de alti utilizatori ai aplicatiei. Notificarile Primite sunt clasificate pe urmatoarele tipuri: - Cereri de concedii acceptate/refuzate unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie la aprobarea/refuzarea cererilor dvs. de concediu de catre managerul dvs. sau de catre utilizatorii cu rol de DRU (Departament resurse umane). - Intoarcere Pontaj unde puteti vizualiza mesajele adresate dvs. daca pontajul pe care l-ati trimis de la nivelul de Salariat catre nivelul superior (DRU) v-a fost trimis inapoi cu obiectii. - Pontaje Preluate unde puteti vizualiza mesajele generate de aplicatie la preluarea pontajului dvs. de catre un utilizator de nivel superior (DRU) in fluxul de aprobare a pontajului. Notificarile Trimise sunt notificari generate automat de aplicatie la actiuni efectuate de dvs. ca Salariat sau notificari manuale generate la trimiterea dvs. voluntara de mesaje catre alti utilizatori ai aplicatiei. Notificarile Trimise sunt clasificate pe urmatoarele tipuri: - Cereri concedii initiate unde puteti vizualiza mesajele trimise automat de aplicatie la initiarea unei cereri de catre dvs. ca Salariat catre managerul dvs. - Libere mesaje voluntare trimise de dvs. ca Salariat catre alti utilizatori ai aplicatiei prin intermediul modulului de Notificari. La selectia unei categorii de notificari se poate vizualiza in sectiunea din dreapta sus lista notificarilor din categoria respectiva ordonate cronologic descrescator, cu clasificare pe perioade (azi, saptamana trecuta, acum 2 saptamani, etc). Notificarile necitite sunt marcate cu rosu. La selectia unei notificari din lista in sectiunea din dreapta-jos apare textul Pagina 34 din 35
mesajului, initiatorul notificarii si data/ora la care s-a trimis. O cerere de concediu sau orice alta notificare primita sau trimisa de dvs. poate fi tiparita cu butonul Printeaza din meniu. Butonul Verifica mesageria din meniu implica reimprospatarea listei de notificari fata de lista afisata la deschiderea modulului, in cazul in care ati primit mesaje noi. Butonul Compune mesaj din meniu se foloseste pentru trimiterea de mesaje manuale catre alti utilizatori ai aplicatiei. Utilizatorii catre care se pot trimite mesaje manuale sunt: managerul dvs. sau utilizatorii cu rol DRU (Departament resurse umane). Pagina 35 din 35