L A P O R A N T A H U N A N UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN

L A P O R A N T A H U N A N UNIT PERKHIDMATAN & SARAAN 2004 BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA & PENTADBIRAN PENGENALAN Bagi tahun 2004, Unit Perkhidmatan dan Saraan telah menjalankan aktivitinya berdasarkan perancangan yang telah dibuat pada awal tahun 2004 yang lalu. Secara keseluruhannya pencapaian Unit Perkhidmatan dan Saraan adalah memuaskan dan berjaya melaksanakan tugas dengan sempurna. Tambahan pula pada tahun 2004 ini memperlihatkan kemantapan pelaksanaan kerja secara berkumpulan yang menyeluruh dan membanggakan menerusi aktiviti seperti eksesais kenaikan pangkat, aktiviti persaraan dan lain-lain lagi. PERSARAAN Majlis Persaraan Majlis Jasamu Dikenang Unit Perkhidmatan dan Saraan pada tahun 2004 ini telah berjaya menganjurkan sebanyak 2 aktiviti Majlis Persaraan Majlis Jasamu Dikenang iaitu bagi staf yang bersara tahun 2003 pada 29 Januari 2004 di Hotel Sheraton Pulau Pinang dan bagi staf yang bersara tahun 2004 pada 20 Disember 2004 bertempat di Evergreen Laurel Hotel. Jumlah pesara yang telah bersara bagi tahun 2004 adalah seramai 88 orang. Sebanyak 79% (70 orang) bersara wajib (Pencen atau KWSP), sebanyak 15% (13 orang) bersara pilihan sendiri dan 6% (5 orang) bersara atas sebab kematian. Statistik staf yang bersara pada tahun 2004 adalah seperti di jadual dibawah ini. 1

Rajah & Jadual 1 : Statistik Bilangan Pesara USM Tahun 2004 Mengikut Jenis Persaraan 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 PENGURUSAN TERTINGGI GRED UTAMA PENGURUSAN TERTINGGI GRED KHAS PENGURUSAN & PROFESIONAL SOKONGAN BERSARA WAJIB 4 5 14 47 BERSARA PILIHAN SENDIRI 0 1 4 8 BERSARA ATAS SEBAB KEMATIAN 0 0 1 4 Perjumpaan Pesara dengan Naib Canselor Unit Perkhidmatan dan Saraan telah mengaturkan beberapa sesi perjumpaan pesara dengan Naib Canselor pada setiap bulan. Perjumpaan ini telah diadakan sebanyak 11 kali. Perjumpaan ini dipengerusikan oleh Naib Canselor dan dihadiri bersama Pemangku Pendaftar, Timbalan Pendaftar Kanan (BPSM&P), Ketua Jabatan yang terlibat, Ketua Penolong Pendaftar dari Unit Perkhidmatan dan Saraan serta pesara. Tujuan perjumpaan ini adalah merupakan sesi perbincangan secara dua hala di mana staf berpeluang secara terus menyampaikan pandangan dan isi hati mereka selama ini melalui pengalaman ke arah penambahbaikan kepada Naib Canselor. Di samping itu juga dalam sesi tersebut Naib Canselor bagi pihak Universiti secara bersemuka menyampaikan penghargaan di atas sumbangan dan jasa staf kepada Universiti. Pada sesi perjumpaan itu juga Y. Bhg. Dato Naib Canselor turut menyampaikan cek Award Wang Tunai (AWT) dan kad rawatan kepada pesara. Sesi perjumpaan yang telah diadakan adalah seperti berikut: 2

Jadual 2 : Sesi Perjumpaan Pesara dengan Naib Canselor Tahun 2004 TARIKH BILANGAN PESARA YANG TERLIBAT 26 JANUARI 2004 4 20 FEBRUARI 2004 5 22 MAC 2004 7 20 APRIL 2004 6 21 MEI 2004 8 11 JUN 2004 5 13 OGOS 2004 2 17 SEPTEMBER 2004 6 13 OKTOBER 2004 9 8 NOVEMBER 2004 8 20 DISEMBER 2004 7 JUMLAH 57 Program Persediaan Bakal Pesara Program Persediaan Bakal Pesara tahun 2006 telah diadakan selama 3 hari iaitu dari 23 hingga 25 Oktober 2004 bertempat di Dewan Persidangan Universiti. Program yang menyenaraikan sejumlah 79 orang bakal pesara tahun 2006 di mana seramai 75 orang dari Kampus Induk dan 4 orang Kampus Kejuruteraan telah dijemput untuk program ini. 3

Antara program-program yang dijalankan sepanjang 3 hari tersebut ialah sesi rawatan kesihatan percuma oleh Pusat Kesihatan USM, ceramah tentang Kesihatan di Alam Persaraan, Psikologi untuk Pesara, Taklimat Pencen dari Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), Taklimat Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), penerangan daripada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) dan pengenalan kepada Kelab Jasa Budi USM. Program ini telah dirasmikan oleh Y. Bhg. Dato Naib Canselor. KELAB JASA BUDI Kelab Jasa Budi telah dirasmikan oleh Y. Bhg. Dato Naib Canselor semasa Mesyuarat Agong Pertama kelab tersebut dalam bulan Ogos 2004. Tujuan penubuhan kelab ini adalah untuk mengeratkan Hubungan ahli kelab secara berterusan disamping memberi peluang/saluran kepada ahli yang mempunyai kepakaran dalam bidang-bidang tertentu untuk terus menyumbang kepada universiti serta menjaga kebajikan dan kepentingan ahli. Bagi sesi 2004/2005 kelab ini dipengerusikan oleh Y. Bhg. Dato Sharom Ahmat dan sekretariat kelab ini bertempat di Rumah Alumni USM. 4

PENGESAHAN DALAM JAWATAN & PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN Pengesahan Dalam Jawatan dan Pelanjutan Tempoh Percubaan Sepanjang tahun 2004 seramai 132 orang staf diberi pengesahan dalam jawatan dan 4 orang staf diberi pelanjutan tempoh percubaan oleh Jawatankuasa Pemilih, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan Perkhidmatan. Jadual di bawah menunjukkan statistik pengesahan dalam jawatan dan pelanjutan tempoh percubaan staf USM bagi tahun 2004. Rajah & Jadual 3 : Bilangan Pengesahan Dalam Jawatan & Pelanjutan Tempoh Percubaan Tahun 2004 70 60 50 40 30 20 10 0 PENGESAHAN DALAM JAWATAN PELANJUTAN TEMPOH PERCUBAAN P&P AKADEMIK GRED 41-54 BUKAN AKADEMIK GRED 27-44 BUKAN AKADEMIK GRED 1-26 34 30 68 2 1 1 Jawatankuasa bagi staf Kumpulan Akademik & Profesional (Gred 41 54) telah bersidang sebanyak 6 kali iaitu pada 19 Februari, 20 April, 18 Jun, 24 Ogos, 23 Oktober dan 21 Disember manakala Jawatankuasa bagi staf Kumpulan Bukan Akademik (Gred 27 44) telah bersidang sebanyak 5 kali iaitu pada 26 Februari, 15 April, 23 Jun, 23 Ogos dan 27 Oktober dalam tahun 2004. Begitu juga bagi jawatankuasa staf Kumpulan Bukan Akademik (Gred 1 26) yang telah bersidang sebanyak 6 kali iaitu pada 26 Februari, 19 April, & 7 Julai, 19 Ogos, 28 Oktober dan 16 Disember tahun 2004 bagi mempertimbangkan kes-kes pengesahan dalam jawatan dan juga kes-kes pelanjutan tempoh percubaan. 5

Pemberian Taraf Berpencen Dalam tahun 2004 sebanyak 96 kes telah diluluskan untuk mendapat taraf berpencen daripada Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Terdapat 34 kes lagi yang telah dihantar kepada JPA dan belum mendapat kelulusan. Manakala terdapat seramai 9 orang staf telah memilih untuk berada di bawah skim Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) bagi tahun 2004 ini. Berikut adalah statistik pemberian taraf pekerja berpencen tahun 2004. Rajah & Jadual 4 : Statistik Pemberian Taraf Berpencen Tahun 2004 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 P&P AKADEMIK GRED 41-54 28 BUKAN AKADEMIK GRED 27-44 BUKAN AKADEMIK GRED 1-26 STAF DILULUSKAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN 21 47 PERBEKALAN CUTI UNIVERSITI Cuti Penyelidikan Sepanjang tahun 2004 sebanyak 300 permohonan Cuti Penyelidikan dari staf akademik yang diterima dan diluluskan. Berdasarkan Perbekalan Cuti Universiti, cuti ini hanya dilayakkan kepada staf akademik iaitu selama 60 hari dalam setahun. Tujuan Cuti Penyelidikan ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada staf akademik menjalankan dan menyiapkan kerja-kerja penyelidikan diluar kampus dan waktu kerja. Di dapati Cuti Penyelidikan banyak dipohon oleh staf akademik yang mempunyai geran-geran penyelidikan seperti Geran Penyelidikan IRPA, Fundamental Research Grant Scheme (FRGS) dan Geran Penyelidikan Luar. 6

Kelayakan Cuti Rehat Setelah Genap 10 Tahun Perkhidmatan Apabila seseorang staf telah genap sepuluh tahun perkhidmatan pertamanya maka staf tersebut adalah layak untuk diberikan pertambahan sebanyak 5 hari cuti rehat tahunan. Terdapat seramai 56 orang staf yang telah genap 10 tahun perkhidmatan di USM di mana tarikh lantikan pertama pada tahun 1994 telah diberikan kelayakan tersebut bagi tahun 2004. Cuti Haji Projek Pengemaskinian Rekod Cuti Staf Memandangkan musim haji bagi kali ini bermula pada awal tahun dan hujung tahun 2004, permohonan Cuti Haji tahun 2004 telah dilakukan 2 kali iaitu pada Januari 2004 dan pada bulan Disember 2004. Seseorang staf adalah layak untuk bercuti haji selama 40 hari sekali sepanjang tahun perkhidmatannya seperti yang dinyatakan di dalam Perbekalan Cuti Universiti. Walau bagaimanapun kebanyakan staf memohon cuti rehat tahunan bagi menyambung Cuti Haji tersebut. Seramai 10 orang staf telah diluluskan untuk Cuti Haji pada Januari 2004 manakala seramai 32 orang staf diluluskan pada Bulan DIsember 2004. Di mana dari 32 orang staf seramai 12 orang memulakan Cuti Haji pada Disember 2004 dan 20 orang lagi memulakan Cuti Haji pada Januari 2005. Projek pengemaskinian rekod cuti staf telah dilaksanakan berdasarkan jumlah staf yang akan bersara bagi tahun 2005 dan 2006 untuk dihantar ke Bahagian Pencen Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA). Projek ini telah menyiapkan 80% kerja-kerja kemaskini rekod cuti staf yang akan bersara bagi tahun 2006. Manakala rekod cuti staf yang akan bersara bagi tahun 2005 telah disempurnakan pada tahun 2004 ini. Award Wang Tunai (AWT) 2004 Dalam tahun 2004, sejumlah 1030 orang staf dari pelbagai kumpulan perkhidmatan telah memohon mengumpulkan baki cuti rehat mereka ke Award Wang Tunai (AWT) 2004. Di bawah Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 7 Tahun 2004 Pemberian Gantian Cuti Rehat Award Wang Tunai (AWT) telah ditambah dari 90 hari kepada 120 hari. Rentetan daripada pekeliling ini staf yang telah mencapai maksimum 90 hari AWT boleh dibenarkan mengumpul AWT sehingga maksimum 120 hari. Manakala bagi staf yang akan bersara boleh dibenarkan untuk membawa kesemua cuti rehat tahunan yang layak pada akhir tahun perkhidmatannya untuk mencukupkan AWT sebanyak 120 hari. Dalam bulan Disember 2004 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2004 Pengumpulan Gantian Cuti Rehat Award Wang Tunai (AWT) telah membenarkan staf yang berada dibawah skim KWSP dibenarkan untuk pengumpulan AWT sama seperti staf berpencen. Cuti Tanpa Gaji Pada tahun 2004, seramai 23 orang staf telah memohon dan diluluskan untuk bercuti tanpa gaji. Cuti Tanpa Gaji yang diluluskan adalah kebanyakannya Cuti Tanpa Gaji Hal Peribadi Mustahak. 7

Rajah & Jadual 5 : Statistik Staf Diluluskan Cuti Tanpa Gaji 16 14 12 10 8 6 4 2 0 CTG - MENJAGA ANAK 3 CTG - HAL PERIBADI MUSTAHAK CTG - TIDAK HADIR KERJA TANPA CUTI CTG - IKUT SUAMI/ISTERI BERTUGAS/BELAJAR D/L NEGERI BILANGAN STAF 15 1 4 EKSESAIS KENAIKAN PANGKAT Pengambilalihan tugas kenaikan pangkat dari Unit Pengambilan bermula pertengahan tahun 2004 adalah merupakan satu tanggungjawab yang besar untuk dilaksanakan pada tahun tersebut. Ini adalah selaras dengan pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia dan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK). Terdapat dua eksesais yang dilaksanakan iaitu eksesais kenaikan pangkat staf kumpulan akademik dan staf kumpulan pentadbiran bukan akademik dan sokongan. Eksesais Kenaikan Pangkat Staf Kumpulan Akademik Pensyarah Kanan (DS/DU 52) Eksesais kenaikan pangkat Pensyarah Kanan DS/DU 52 telah dilaksanakan bermula pada bulan September 2004 dengan siri taklimat kepada Ketua Jabatan berkenaan borang dan buku panduan kenaikan pangkat Pensyarah Kanan DS/DU 52 yang dikemaskini. Iklan mengenai kenaikan pangkat tersebut telah dihebahkan pada pertengahan bulan September dan Jawatankuasa Penilaian Awal Kelompok telah bersidang pada awal bulan Oktober 2004 bertempat di Vistana Hotel. Pencapaian ketara ialah proses 8

kenaikan pangkat ini telah dapat dilaksanakan mengikut perancangan dan tempoh masa yang pendek seperti yang dijadualkan, iaitu hanya mengambil masa 3 bulan sahaja sehingga surat keputusan yang telah dikeluarkan pada awal Januari 2005. Berikut adalah statistik staf akademik untuk kenaikan pangkat Pensyarah Kanan DS/DU 52. Jadual 6 : Statistik Permohonan Kenaikan Pangkat Pensyarah Kanan DS/DU 52 PUSAT PENGAJIAN MEMOHON DIPERAKUKAN TIDAK DIPERAKUKAN KEJURUTERAAN MEKANIK 4 2 2 KEJURUTERAAN AWAM 7 4 3 KEJURUTERAAN ELEKTRIK & ELEKTRONIK 9 6 3 KEJURUTERAAN BAHAN & SUMBER 6 4 2 MINERAL KEJURUTERAAN KIMIA 9 7 2 KEJURUTERAAN AEROANGKASA 6 0 6 SAINS KOMPUTER 18 12 6 ILMU KEMANUSIAAN 18 11 7 ILMU PENDIDIKAN 18 7 11 INSTITUT PERGIGIAN PERUBATAN TERMAJU 1 1 0 (IPPT) PUSAT BAHASA & TERJEMAHAN 2 1 1 DADAH & UBAT-UBATAN 3 2 1 PENDIDIKAN JARAK JAUH 21 15 6 PENGURUSAN 13 7 6 PERUMAHAN, BANGUNAN & PERANCANGAN 22 19 3 PUSAT TEKNOLOGI PENGAJARAN 6 4 2 MULTIMEDIA SAINS FARMASI 4 3 1 SAINS FIZIK 8 8 0 SAINS KAJIHAYAT 10 3 7 SAINS KEMASYARAKATAN 12 2 10 SAINS PERGIGIAN 7 3 4 SAINS KESIHATAN 15 5 10 SAINS KIMIA 6 6 0 SAINS MATEMATIK 11 8 3 SAINS PERUBATAN 46 28 18 SENI 3 3 0 TEKNOLOGI INDUSTRI 4 2 2 PUSAT KAWALAN DOPING 1 1 0 PUSAT RACUN NEGARA 1 1 0 KOMUNIKASI 5 2 3 JUMLAH 296 177 119 * Statistik di atas tidak termasuk 8 orang staf akademik dari Pusat Pengajian Sains Perubatan yang diperakukan untuk Kenaikan Pangkat Pensyarah Kanan DS/DU 52 kerana belum menduduki Peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) tahun 2004 9

Eksesais Kenaikan Pangkat Staf Kumpulan Pentadbiran & Sokongan Pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) telah mewujudkan gred lapisan baru dalam struktur perkhidmatan khasnya bagi kumpulan pentadbiran dan sokongan. Sebanyak 60 jawatan kenaikan pangkat telah dikenalpasti bagi tahun 2004. Iklan kenaikan pangkat telah diedarkan pada awal bulan Oktober 2004 dan tarikh tutup permohonan pada akhir bulan tersebut. Sebanyak 430 permohonan telah diterima dan diproses berdasarkan syarat-syarat kenaikan pangkat seperti telah mempunyai keputusan Penilaian Tahap Kecekapan, sah dalam jawatan dan sebagainya. Jawatankuasa Pemilih, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan Perkhidmatan mengikut kumpulan perkhidmatan telah bersidang bagi menimbangkan permohonan-permohonan kenaikan pangkat tersebut dengan menjalankan sesi temuduga untuk setiap jawatan yang ditawarkan itu. Berikut adalah tarikh-tarikh Jawatankuasa bersidang dan menjalankan sesi temuduga bertempat di Rumah Tetamu USM bermula dari jam 8.30 pagi. Jawatankuasa Pemilih, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan Perkhidmatan Bagi Staf Kumpulan Bukan Akademik (Gred 1 26) pada 10, 11, 13, 14, 20 hingga 22 Disember 2004. Jawatankuasa Pemilih, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan Perkhidmatan Bagi Staf Kumpulan Bukan Akademik (Gred 27 44) pada 10, 11, 13 & 14 Disember 2004. Jawatankuasa Pemilih, Pengesahan, Kenaikan Pangkat dan Lanjutan Perkhidmatan Bagi Kumpulan Akademik (Gred 41 54) & Bukan Akademik (Gred 48 54) pada 15 dan 17 Disember 2004. Sebanyak 52 jawatan kenaikan pangkat tahun 2004 telah diadakan sesi temuduga di Kampus Induk Pulau Pinang. Berikut adalah statistik jawatan kenaikan pangkat yang telah diperakukan oleh Lembaga Pengarah Universiti (LPU) yang telah bersidang pada 23 Disember 2004. Eksesais kenaikan pangkat kumpulan pentadbiran dan sokongan ini dilaksanakan selaras dengan: Pengisian jawatan kenaikan pangkat bagi tujuan penggredan semula jawatan di bawah Sistem Saraan Malaysia Pengisian jawatan kenaikan pangkat bagi pengisian jawatan yang sedia ada (persaraan wajib, persaraan pilihan sendiri, kematian atau peletakan jawatan) 10

Jadual 7 : Statistik Kenaikan Pangkat Kumpulan Pentadbiran dan Sokongan Tahun 2004 KUMPULAN STAF BUKAN AKADEMIK GRED 1 26 JAWATAN BILANGAN STAF YANG DIPERAKUKAN JURUTEKNIK J22 4 JURUTEKNIK J26 3 OPERATOR MESIN PEMPROSESAN DATA F14 1 PEKERJA RENDAH AWAM R4 2 PEMANDU KENDERAAN BERMOTOR R6 2 PEMBANTU AM RENDAH N4 17 PEMBANTU MAKMAL C22 6 PEMBANTU MAKMAL C26 3 PEMBANTU TADBIR (KESETIAUSAHAAN) N17 4 PEMBANTU TADBIR (KESETIAUSAHAAN) N22 3 PEMBANTU TADBIR (P/O) N22 6 PEMBANTU TADBIR (P/O) N26 6 PEMBANTU TADBIR KEWANGAN W22 2 PEMBANTU TADBIR RENDAH N14 1 PENGAWAL KESELAMATAN KP14 2 PEREKA B17 1 KUMPULAN STAF BUKAN AKADEMIK GRED 27 44 JAWATAN BILANGAN STAF YANG DIPERAKUKAN GURU BAHASA DG44 7 GURU DG44 3 JURURAWAT U32 2 JURUTERA J44 4 PEGAWAI BELIA & SUKAN S44 1 PEGAWAI FARMASI U44 1 PEGAWAI HAL EHWAL ISLAM S44 1 PEGAWAI KEWANGAN W44 5 PEGAWAI PENERBITAN N44 2 PEGAWAI PERANCANG BAHASA S44 1 PEGAWAI PERGIGIAN U44 1 PEGAWAI SAINS C44 5 PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F44 6 PEGAWAI TADBIR N44 20 PEMBANTU TEKNIK (ELEKTRIK) J36 1 PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F32 1 PENOLONG PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F38 1 PEREKA B44 1 PUSTAKAWAN S44 8 11

KUMPULAN STAF BUKAN AKADEMIK GRED 48 54 JAWATAN BILANGAN STAF YANG DIPERAKUKAN PEGAWAI TADBIR N52 7 PUSTAKAWAN S52 2 PEGAWAI SAINS C52 1 PEGAWAI SISTEM MAKLUMAT F52 1 JURUTERA J52 1 PEGAWAI FARMASI U52 1 PEGAWAI PERUBATAN U52 2 PEGAWAI KEWANGAN W52 3 GELARAN JAWATAN Di bawah pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM) terdapat beberapa lapisan gred jawatan baru diwujudkan akibat daripada penggredan semula jawtan di bawah SSM seperti gred jawatan kanan. Oleh yang demikian Unit Perkhidmatan & Saraan telah dipertanggungjawabkan untuk mengkaji semula gelaran jawatan bagi setiap skim perkhidmatan jawatan yang ada di USM dan pihak Universiti telah menerima pakai gelaran jawatan bagi kumpulan perkhidmatan skim S, W, N, F, J dan beberapa skim perkhidmatan yang lain. CUTI SABATIKAL Pada tahun 2004 bilangan staf Akademik yang bercuti Sabatikal adalah seramai 44 orang. Berdasarkan jadual dibawah seramai 31 orang bercuti Sabatikal di dalam negara, 7 orang bercuti Sabatikal di luar negara dan seramai 6 orang bercuti sabatikal di dalam dan di luar negara. Staf daripada Pusat Pengajian Sains Kajihayat merupakan pusat tanggungjawab yang tertinggi bilangan staf bercuti iaitu seramai 8 orang. Seramai 39 orang staf diluluskan pembiayaan oleh USM manakala hanya 2 orang staf sahaja mendapat pembiayaan luar bagi menjalankan Cuti Sabatikal pada tahun 2004. Seramai 9 orang telah menangguhkan Cuti Sabatikal ke tahun 2005. 12

Rajah & Jadual 8 : Statistik Staf Akademik Yang Diluluskan Cuti Sabatikal Tahun 2004 ILMU PENDIDIKAN ILMU KEMANUSIAAN KOMUNIKASI RPPJJ PENGURUSAN SAINS FARMASI SAINS FIZIK SAINS KAJIHAYAT SAINS KEMASYARAKATAN SAINS KIMIA SAINS KOMPUTER SAINS MATEMATIK SENI TEKNOLOGI INDUSTRI DADAH & UBAT-UBATAN PENYELIDIKAN DASAR ARKEOLOGI KAMPUS KEJURUTERAAN KAMPUS KESIHATAN PUSAT PENGAJIAN DALAM NEGARA TEMPAT CUTI SABATIKAL LUAR NEGARA DALAM & LUAR NEGARA JUMLAH ILMU PENDIDIKAN 3 0 1 4 ILMU KEMANUSIAAN 4 1 1 6 KOMUNIKASI 0 1 0 1 RPPJJ 4 0 0 4 PENGURUSAN 1 0 0 1 SAINS FARMASI 1 0 0 1 SAINS FIZIK 1 0 1 2 SAINS KAJIHAYAT 7 0 1 8 SAINS KEMASYARAKATAN 1 0 0 1 SAINS KIMIA 0 1 0 1 SAINS KOMPUTER 0 1 0 1 SAINS MATEMATIK 1 0 1 2 SENI 1 0 0 1 TEKNOLOGI INDUSTRI 1 0 0 1 DADAH & UBAT-UBATAN 0 1 0 1 PENYELIDIKAN DASAR 1 0 0 1 ARKEOLOGI 0 1 0 1 KAMPUS KEJURUTERAAN 0 0 0 0 KAMPUS KESIHATAN 5 1 1 7 JUMLAH 31 7 6 44 13

CUTI BELAJAR Cuti Belajar Kumpulan Pentadbiran & Sokongan Cuti belajar diperuntukkan kepada staf untuk menimba ilmu bagi mewujudkan pekerja berilmu pengetahuan tinggi selaras dengan era k-pekerja. Sepanjang tahun 2004 terdapat 9 orang staf ditawarkan untuk bercuti belajar. Jadual dibawah menunjukkan bilangan staf bercuti belajar mengikut jenis cuti belajar dan kampus. Rajah & Jadual 9 : Statistik Staf Yang Diluluskan Cuti Belajar Tahun 2004 5 4 3 2 1 0 KAMPUS INDUK KAMPUS KESIHATAN KAMPUS KEJURUTERAAN CBGPB 0 1 0 CBGPTB 3 5 0 CBSGTB 0 0 0 CBTGTB 0 0 0 Seramai 8 orang staf kumpulan sokongan telah diluluskan untuk bercuti belajar dan hanya seorang staf kumpulan pengurusan dan professional diluluskan cuti belajar bagi mengikuti program sarjana. KAMPUS JENIS CUTI BELAJAR KAMPUS INDUK KAMPUS KEJURUTERAAN KAMPUS KESIHATAN CBGPB 0 0 1 CBGPTB 3 5 0 Seramai 5 orang staf mengikuti pengajian diperingkat Ijazah Sarjana Muda, seramai 3 orang staf pula mengikuti pengajian Diploma dan seorang staf sahaja yang mengikuti pengajian di peringkat Sarjana. Petunjuk : CBGPB CBGPTB CBSGTB CBTGTB Cuti Belajar Gaji Penuh Berbiasiswa Cuti Belajar Gaji Penuh Tanpa Biasiswa Cuti Belajar Separuh Gaji Tanpa Biasiswa Cuti Belajar Tanpa Gaji Tanpa Biasiswa 14

BELAJAR SAMBILAN Pada tahun 2004, seramai 25 orang staf telah diluluskan untuk mengikuti belajar sambilan. Jumlah ini termasuk 1 orang staf dari Kampus Kesihatan dan 1 orang staf dari Kampus Kejuruteraan. Bagi staf yang mengikuti belajar sambilan di bawah Rancangan Pendidikan Pengajian Jarak Jauh (RPPJJ) seramai 9 orang dari 18 orang yang ditawarkan ke RPPJJ di USM ini sahaja yang telah mengemukakan permohonan belajar sambilan dan diluluskan oleh pihak universiti. Berikut adalah bilangan staf yang diluluskan belajar sambilan mengikut program pengajian. PERINGKAT KAMPUS PENGAJIAN INDUK KEJURUTERAAN KESIHATAN Ph.D 5 0 0 SARJANA 10 1 0 IJAZAH SARJANA 9 0 1 MUDA DIPLOMA 2 0 0 JUMLAH 26 1 1 PENGECUALIAN YURAN PENGAJIAN Pengecualian yuran pengajian hanya diberikan kepada staf yang menjalankan pengajian di USM sahaja sama ada dibawah program Sarjana, Kedoktoran mahu pun RPPJJ. Bagi tahun 2004 pengecualian yuran bagi program RPPJJ telah diberikan kepada 2 orang staf yang telah berkhidmat 25 tahun dengan USM dan sedang mengikuti pengajian RPPJJ di USM. Manakala seramai 9 orang staf telah diluluskan pengecualian yuran kali pertama dan seramai 5 orang staf tidak diluluskan pengecualian yuran bagi sesi 2004 ini. Terdapat 5 orang staf lagi telah diluluskan pelanjutan pengecualian yuran kali kedua bagi tahun 2004. FELLOWSHIP Sebanyak 4 buah iklan fellowship telah diterima dan dihebahkan pada tahun 2004. Hanya 2 permohonan sahaja yang diterima daripada staf iaitu permohonan untuk Asian Public Intellectual Fellowship / Nippon Foundation. Berikut adalah iklan fellowship yang telah dihebahkan kepada staf USM pada tahun 2004: Jadual 10 : Senarai Iklan Fellowship Tahun 2004 TARIKH IKLAN JENIS FELLOWSHIP 10 MAC 2004 Kerajaan Jepun (JICA), Kursus diperingkat Sarjana dengan kerjasama Koichi University 14 JULAI 2004 Asian Public Intellectual Fellowship/Nippon Foundation 11 OGOS 2004 International University of Health and Welfare Fellowship 10 SEPTEMBER 2004 Kerajaan Jepun (JICA), Sarjana & Kedoktoran di University of Tokyo 15

MAJLIS SEJAMBAK BUDI Majlis Sejambak Budi diadakan bagi meraikan mantan ketua jabatan. Pada tahun 2004 majlis tersebut telah diadakan pada 4 September 2004 bertempat di Hotel Sheraton. Seramai 4 orang mantan ketua jabatan diraikan. Mereka adalah Tuan Haji Mohamad Abd. Rahman, mantan Pendaftar, Puan Hajah Noor Ida Dato Seri Yang Rashdi, Mantan Pustakawan, Profesor Wazir Jahan Karim, Mantan Pengarah Pusat Penyelidikan Pembangunan Wanita (KANITA) dan Profesor Madya Ismail Abdullah, Mantan Pengarah Dewan Budaya. MAJLIS PENGHARGAAN PERKHIDMATAN Pada tahun 2004, Majlis Penghargaan Perkhidmatan meraikan penerima-penerima Anugerah Penghargaan Cemerlang (APC) bagi tahun 2003 berdasarkan Laporan Penilaian Prestasi 2003 dan juga Penghargaan Khidmat Lama (25 tahun). Kuota perkhidmatan cemerlang adalah sebanyak 8% dengan menganugerahkan RM1,000 dan sijil Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC). Bagi tahun 2003 seramai 529 staf bagi ketigatiga kampus USM telah menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC). Pecahan anugerah mengikut kampus adalah seperti berikut: Rajah & Jadual 11 : Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2003 250 200 150 100 50 0 KAMPUS INDUK 234 KAMPUS KEJURUTERAAN PENERIMA APC KAMPUS KESIHATAN 244 51 46% 44% 10% KAMPUS INDUK KAMPUS KEJURUTERAAN KAMPUS KESIHATAN 16

Peratusan penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) tahun 2003 mengikut kategori perkhidmatan di dapati kumpulan perkhidmatan sokongan 1 mendahului senarai penerima APC iaitu seramai 236 orang, diikuti dengan kumpulan perkhidmatan sokongan 2 seramai 137 orang, kumpulan akademik seramai 105 orang dan kumpulan pengurusan dan profesional seramai 51 orang. Perbandingan jumlah tahun 2002, agihan statistik tahun tersebut menunjukkan kumpulan perkhidmatan sokongan 1 mendahului senarai penerima perkhidmatan cemerlang diikuti oleh kumpulan pengurusan & profesional serta sokongan 2. Rajah & Jadual 12 : Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Tahun 2003 Mengikut Kumpulan Perkhidmatan PENERIMA APC 0 50 100 150 200 250 SOKONGAN 2 137 SOKONGAN 1 236 PENGURUSAN & PROFESIONAL PENERIMA APC AKADEMIK 105 51 Majlis penghargaan perkhidmatan ini juga memberi penghargaan kepada staf USM yang telah berkhidmat 25 tahun dengan USM. Di mana seramai 105 orang staf dari Kampus Induk dan Kampus Kejuruteraan telah diberikan Penghargaan Khidmat Lama bagi tahun 2003. Pihak USM amat menyanjungi dan sukacitanya memberikan penghargaan sekalung budi menerusi Sijil Khidmat Lama kepada mereka semua. Mereka ini boleh diumpamakan sebagai warga emas dan menjadi aset yang amat berharga serta menjadi resource person kepada USM kerana pengetahuan dan pengalaman yang amat luas dalam perkhidmatan masingmasing. Berdasarkan bilangan penerima APC 2003 di dapati Kampus Kesihatan mendahului jumlah penerima APC memandangkan jumlah staf di Kampus Kesihatan adalah yang terbanyak. Ini diikuti pula dengan Kampus Induk dan Kampus Kejuruteraan. Berikut adalah jadual penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang Tahun 2003 mengikut kampus dan kumpulan perkhidmatan. 17

Rajah & Jadual 13 : Penerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC) Tahun 2003 Mengikut Kampus APC 2003 KAMPUS INDUK Kumpulan Perkhidmatan Jumlah Staf Bilangan Penerima APC Peratus (%) Akademik 723 62 26.5 P&P 261 29 12.4 Sokongan I 1012 91 38.9 Sokongan II 702 52 22.2 Jumlah 2698 234 100 APC 2003 KAMPUS KEJURUTERAAN Kumpulan Perkhidmatan Jumlah Staf Bilangan Penerima APC Peratus (%) Akademik 157 14 27.5 P&P 32 5 9.8 Sokongan I 224 25 49.0 Sokongan II 135 7 13.7 Jumlah 548 51 100 APC 2003 KAMPUS KESIHATAN Kumpulan Perkhidmatan Jumlah Staf Bilangan Penerima APC Peratus (%) Akademik 338 29 11.8 P&P 194 17 7.0 Sokongan I 1395 120 49.2 Sokongan II 976 78 32.0 Jumlah 2903 244 100 18

ANJAKAN GAJI Di bawah Sistem Saraan Malaysia (SSM) staf yang telah lulus peperiksaan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK) dan mempunyai markah Laporan Prestasi yang cemerlang boleh dipertimbangkan untuk anjakan gaji. Proses anjakan gaji ini merupakan aktiviti yang pertama kali diadakan di bawah pelaksanaan Sistem Saraan Malaysia (SSM). Pihak universiti telah menetapkan kouta sebanyak 15% daripada staf yang lulus PTK untuk tujuan anjakan gaji tahun 2004. Seramai 225 orang staf bagi ketiga-tiga kampus (tidak termasuk Hospital USM) telah diberikan anjakan gaji dimana seramai 147 orang staf dari Kampus Induk, 36 orang staf dari Kampus Kejuruteraan dan seramai 41 orang staf (tidak termasuk staf HUSM) dari Kampus Kesihatan. Statistik staf yang mendapat anjakan gaji mengikut kampus dan kumpulan perkhidmatan adalah seperti berikut. Rajah & Jadual 14 : Statistik Staf Yang Menerima Anjakan Gaji Tahun 2004 70 60 50 40 30 20 10 0 KAMPUS INDUK KAMPUS KESIHATAN KAMPUS KEJURUTERAAN P&P AKADEMIK 40 8 12 PENGURUSAN & PROFESIONAL 15 2 2 SOKONGAN 1 68 22 18 SOKONGAN 2 25 9 4 Nota : Statistik bagi Kampus Kesihatan tidak termasuk bilangan staf HUSM yang menerima anjakan gaji tahun 2004 AKTIVITI LPP & SKT Bagi tahun 2004 Borang LPP & SKT yang baru telah diperkenalkan yang selaras dengan keperluan dan kehendak Universiti. Borang LPP & SKT Akademik telah diubahsuai mengikut keperluan staf Akademik dan Kumpulan Pentadbiran dan Sokongan turut diubahsuai bagi memenuhi keperluan kumpulan tersebut. Taklimat pengenalan borang baru tersebut telah diadakan pada bulan Mei 2004 dan tarikh kuatkuasa penggunaan borang baru LPP adalah pada tahun 2004 dan borang baru SKT adalah pada tahun 2005. Pengumuman dan penilaian LPP tahun 2004 & SKT tahun 2005 telah dilaksanakan pada awal Disember 2004. 19

ANUGERAH PENTADBIRAN Anugerah Pentadbiran merupakan anugerah yang baru diperkenalkan bermula tahun 2004 ini. Sebanyak 3 kategori telah dibuka untuk pencalonan iaitu Kategori Kepimpinan Pentadbiran, Kategori Penyelidikan dalam Pentadbiran dan Kategori Kreativiti & Inovasi/Penggunaan IT dalam Pentadbiran. Sebanyak 13 pencalonan telah diterima bagi Anugerah Pentadbiran 2004. Sebanyak 11 pencalonan bagi Kategori Kreativiti & Inovasi / Penggunaan IT dalam Pentadbiran dan sebanyak 2 pencalonan bagi Kategori Kepimpinan Pentadbiran telah diterima. PENUTUP Sepanjang tahun 2004 ini Unit Perkhidmatan & Saraan telah melaksanakan aktivitinya dengan lancar dan mendapat sokongan serta kerjasama dari semua pihak di Bahagian Pengurusan Sumber Manusia & Pentadbiran. Unit ini juga telah berjaya melaksanakan aktiviti utama bagi tahun 2004 iaitu Anjakan Gaji 2004 dan Eksesais Kenaikan Pangkat Kumpulan Akademik, Pentadbiran & Sokongan. Pencapaian unit bagi tahun 2004 ini akan diteruskan serta dibuat penambahbaikan dari masa ke semasa. * * * * * 20