UTILIZAREA FOILOR DE CALCUL TABELAR - EXCEL 1. Deschiderea aplicaţiei Excel - Start Programs Microsoft Excel; - Dublu clic pe pictograma de pe ecran sub care scrie Microsoft Excel; Pe ecranul monitorului apare imaginea specifică acestui program care conţine o bară de meniuri, o bară de instrumente şi pagina de calcul. 2. Crearea unui registru de calcul nou şi salvarea acestuia Un registru de calcul este un fişier în care se pot stoca datele pe care apoi le puteţi prelucra prin operaţii diferite. Un registru de calcul poate conţine mai multe foi de calcul. Fiecare foaie conţine 256 coloane şi 65536 rânduri. Un registru de calcul nou se poate deschide astfel: - File New ; - Clic pe butonul din bara de instrumente; - Combinaţia de taste Ctrl + N Salvarea registrului se face apelând opţiunea Save din meniul File. Atentie: nu uitaţi să stabiliţi calea corectă unde doriţi să salvaţi fişierul. 3. Deschiderea unui registru de calcul existent şi salvarea acestuia. Pentru a deschide un registru de calcul existent se poate alege una din următoarele căi: - cu aplicaţia Excel deschisă se alege opţiunea Open din meniul File - clic pe pictograma aflată în bara de instrumente; - combinaţia de taste Ctrl + O În fereastra de dialog care apare se precizează locul unde este fişierul ce trebuie deschis. Deschiderea registrului se poate realiza: printr-un dublu clic pe numele registrului sau 1
printr-un clic pe butonul Open după ce fişierul a fost selectat. 4. Salvarea registrelor de calcul sub alt nume, în alt loc sau în alt format Pentru aceasta se apelează funcţia Save As din meniul File. După alegerea acestei opţiuni pe ecran apare caseta de dialog Save As în care se stabileşte tipul documentului, calea unde se doreşte a se salva şi noua denumire. 5. Salvarea în format Web Se poate realiza prin: - apelarea funcţiei Save As din meniul File şi apoi se alege tipul Web Page cu extensia.htm sau.html - opţiunea Save As Web Page din meniul File. 2
6. Lucrul cu celule a) Introducerea datelor, textului într-o celulă Fiecare celulă dintr-o foaie Excel are o adresă formată din numărul liniei şi litera coloanei pe care se află. Datele se introduc prin acţionarea tastaturii. O celulă se găseşte la intersecţia unui rând cu o coloană. Pentru a introduce date într-o anumită celulă se poziţionează cursorul pe celula respectivă şi se introduc datele. După introducerea datelor se apasă tasta Enter. - Dacă s-a greşit cu ceva în introducerea datelor se apelează funcţia Undo Typing din meniul Edit pentru a anula greşeala. O altă modalitate de anulare ar fi un clic pe pictograma aflată pe bara de instrumente. De asemenea combinaţia de taste Ctrl + Z realizează anularea ultimei operaţii. - Opusă funcţiei Undo este funcţia Redo, care realizează refacerea ultimei operaţii anulate. Această funcţie se găseşte tot în meniul Edit sau poate fi apelată printr-un clic pe pictograma de instrumente. b) Selectarea celulelor, coloanelor şi rândurilor Selectarea celulelor se realizează cu ajutorul mouse-ului printr-un clic stânga pe celula dorită. O altă modalitate este folosind câmpul derulant aflat pe bara de meniuri. Se poziţionează cursorul în acest câmp şi se introduc coordonatele celulei dorite. După acţionarea tastei Enter va fi selectată celula respectivă. din bara Selectarea unui grup de celule se face ţinând apăsat butonul stânga mouse şi deplasând cursorul peste celulele pe care vrem să le selectăm. Prima celulă va apărea selectată, iar celelalte celule selectate sunt încadrate într-un chenar negru. Obs. Celulele se selectează numai într-o singură direcţie: de la dreapta la stânga, de la stânga la dreapta, de sus în jos sau de jos în sus. Selectarea se mai poate realiza ţinând apăsată tasta Shift şi oricare dintre săgeţile de la tastatură. Pentru selectarea unei coloane deplasaţi cursorul mouse-ului deasupra coloanei respective şi apoi printr-un clic stânga mouse selectaţi coloana respectivă. Pentru selectarea unui rând se procedează asemănător. Pentru a selecta simultan un rând şi o coloană ţineţi apăsată tasta Ctrl şi efectuaţi selecţia cu mouse-ul. Selectarea întregii foi de calcul se face printrun clic stânga mouse pe căsuţa aflată la intersecţia rândurilor şi coloanelor. Selectarea celulelor neadiacente se realizează ţinând apăsată tasta Ctrl şi apoi clic de mouse în celulele pe care vrem să le selectăm. 3
c) Copierea, ştergerea şi mutarea textului sau a datelor Copierea şi mutarea textului sau datelor în diferite părţi ale foii de calcul sau chiar în registre diferite este posibilă datorită existenţei Clipboard-ului. - Mutarea şi copierea textului datelor Pentru a copia un text sau date în altă parte a foii de calcul sau între registre de calcul diferite se alege opţiunea Copy din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl + C. După această operaţiune pentru a putea fi puse în locul unde se doreşte alegeţi opţiunea Paste din meniul Edit sau combinaţia de taste Ctrl + V. Pentru a muta un text sau date în altă parte a foii de calcul sau între foi de calcul diferite se alege opţiunea Cut din meniul Edit, sau se foloseşte combinaţia de taste Ctrl + X, urmată de operaţiunea Paste pentru a fi puse la locul dorit. Opţiunea Edit Paste Special oferă posibilitatea de a stabili cum trebuie inserat în document conţinutul Clipboard-ului. Pentru ştergerea datelor dintr-o celulă selectată se poate folosi tasta Delete, pentru a şterge întreg conţinutul celulei sau se poate folosi tasta Backspace pentru a şterge doar anumite caractere după ce aţi poziţionat cursorul mouseului pe conţinutul celulei afişat în partea de sus a ecranului. Microsoft Excel oferă posibilitatea completării automate a unor serii de date. Pentru aceasta trebuie să scrieţi în două celule alăturate primele două valori ale seriei respective. Selectaţi aceste valori, poziţionaţi mouse-ul în colţul din dreapta jos a celulelor selectate până când cursorul ia forma unui plus de culoare neagră şi apoi trageţi cu mouse-ul cât de mult doriţi pentru a completa seria. Acest lucru este valabil şi pentru calcularea formulelor. Pentru o serie mare de date se selectează celula în care este formulă si apoi şe trage de aceasta în dreptul celulelor în care se calculează aceeaşi formulă. Această completare automată nu se poate realiza decât pentru celule alăturate. d) Căutarea/înlocuirea conţinutului unei celule - găsirea unor date în foaia de calcul Se foloseşte funcţia Find din meniul Edit. Această funcţie se apelează după ce aţi selectat coloana sau rândul în care doriţi să efectuaţi căutarea. Dacă apelaţi funcţia fără a selecta o coloană sau un rând căutarea se va realiza în întreaga foaie de calcul. Funcţia poate fi apelată şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl + F. Se va deschide o fereastră de dialog în care ceea ce cautaţi se introduce în câmpul Find What. Pentru a începe căutarea se apasă butonul Find Next. De fiecare dată când a fost găsita informaţia căutată, se întrerupe căutarea şi data dorită apare selectată. Pentru a reporni procesul de căutare se apasă din nou butonul Find Next. 4
- înlocuirea datelor Se foloseşte funcţia Replace din meniul Edit. Aceasta se poate apela şi prin apăsarea simultană a tastelor Ctrl + H sau cel mai simplu un clic pe butonul Replace din fereastra Find. Se va deschide o fereastră de dialog în care datele care trebuie sa înlocuiască ceea ce am căutat se introduc în câmpul Replace With. Înlocuirea se realizează prin apăsarea butonului Replace. Dacă este necesară înlocuirea în întreaga zonă marcată se foloseşte funcţia Replace All. - sortarea datelor Aplicaţia Microsoft Excel oferă posibilitatea sortării unor serii de date crescător sau descrescător şi posibilitatea sortării în ordine alfabetică. Se selectează coloana care trebuie sortată şi apoi se alege opţiunea Sort existentă în meniul Data. Această opţiune deschide fereastra de dialog Sort în care se pot alege diferite opţiuni şi mai multe criterii de sortare care se aplică succesiv. O modalitate mai rapidă de sortare este cu ajutorul butoanelor existente pe bara de instrumente: crescător ; descrescător. e) moduri de lucru cu rânduri şi coloane - introducerea rândurilor şi coloanelor în foaia de calcul Se alege opţiunea Rows sau Columns din meniul Insert. O altă opţiune de introducere a unui rând: se selectează prin clic dreapta mouse rândul deasupra căruia dorim să inserăm un rând nou. Se deschide un meniu derulant din care alegem opţiunea Insert. Asemănător şi în cazul unei coloane noi se selectează coloana în stânga căreia trebuie introdusă coloana nouă şidin nou opţiunea Insert. 5
- ştergerea rândurilor şi a coloanelor din foaia de calcul Pentru a şterge un rând sau o coloană selectaţi celula care se află pe rândul sau coloana pe care doriţi să le ştergeţi, apoi apelaţi funcţia Delete din meniul Edit. Această funcţie va deschide o casetă de dialog în care puteţi alege ceea ce doriţi să ştergeţi. Pentru a şterge un rând va trebui să alegeţi opţiunea Entire row, iar pentru a şterge o coloana corespunzătoare celulei alegeţi opţiunea Entire column. Acelaşi lucru se poate realiza dacă daţi clic dreapta mouse pe rândul sau pe coloana ce trebuie să dispară şi apoi alegeţi din meniul derulant opţiunea Delete. - modificarea dimensiunii rândurilor şi a coloanelor Modificarea dimensiunilor celulelor se poate realiza: - manual prin tragerea cu mouse-ul după ce a fost poziţionat în dreptul coloanei sau rândului pe care doriţi să-l modificaţi, cursorul modificandu-se ca imagine. Pentru modificarea dimensiunilor unei coloane se poziţionează cursorul în partea dreaptă a coloanei respective, iar pentru rând cursorul trebuie poziţionat sub rândul a cărui dimensiune dorim să o modificăm. - cu ajutorul funcţiei Height din meniul Format-Row sau a funcţiei Width din meniul Format-Column. Se vor deschide ferestrele corespunzătoare în care se introduce dimensiunea dorită. 6
7. Lucrul cu foile de calcul a) inserarea unei noi foi de calcul Atunci când deschideţi un registru nou de calcul pe ecran sunt implicit trei foi de calcul. Numarul maxim de foi pe care le puteţi introduce este 256. foaia de calcul activă are eticheta selectată şi numele ei apare scris cu negru pe fond alb, etichetele foilor inactive fiind scrise pe fond gri. Dacă doriţi ca într-un registru de calcul să aveţi mai mult de trei foi se poate insera o foaie de calcul nouă. Din meniul Insert se alege opţiunea Worksheet. Noua pagină de lucru va fi inserată înaintea foii de lucru active în momentul alegerii opţiunii. Se poate efectua un clic dreapta pe eticheta foii de calcul şi din meniul derulant se alege opţiunea Insert. În urma acestei acţiuni se deschide o fereastră din care alegeţi ceea ce doriţi să introduceţi. b) redenumirea unei foi de calcul Pentru a folosi eficient foile de calcul este necesar sa le denumiţi în legătură cu datele pe care le conţin. Redenumirea unei foi de calcul se realizează cu ajutorul funcţiei Rename existentă în lista derulantă care apare după ce aţi dat clic dreapta pe eticheta foii de calcul. O modalitate mai rapidă este un dublu clic pe eticheta pe care doriţi să o redenumiţi şi introduceţi noua denumire. După introducerea noului nume al foii de calcul daţi clic oriune pe foaia de calcul pentru a definitiva modificarea. c) ştergerea unei foi de calcul Ştergerea unei foi de calcul dintr-un registru se realizează prin apelarea funcţiei Delete Sheet existentă în meniul Edit, 7
sau prin alegerea funcţiei Delete din meniul derulant apărut după ce aţi dat clic dreapta pe eticheta foii de clacul pe care doriţi să o ştergeţi. Apare o casetă de dialog în care vi se cere să confirmaţi ştergerea foii de calcul. d) mutarea sau copierea unei foi de calcul într-un registru de calcul sau în mai multe registre de calcul Mutarea sau copierea unei foi de calcul în acelaşi registru de calcul sau în registre de calcul diferite se realizează folosind funcţia Move or Copy Sheet din meniul Edit sau din meniul derulant apărut după ce aţi dat clic dreapta pe eticheta foii de calcul pe care doriţi să o copiaţi sau să o mutaţi. 8
Această opţiune deschide o fereastră din care puteţi alege diferite opţiuni. Alegeţi fisierul in care doriti sa copiati sau sa mutati foaia de calcul Opţiune pentru realizarea unei copii a foii de calcul 8. Formule şi funcţii - formule aritmetice Pentru a introduce o formulă într-o anumită celulă trebuie selectată celula respectivă şi introdus semnul egal. Construirea unei formule se poate realiza fie prin tastarea adreselor celulelor, fie prin selectarea acestora cu mouse-ul si automat va fi introdusă adresa lor, apoi introduceţi semnul aritmetic dorit. Când se termină introducerea formulei pentru a vedea rezultatul calculului se apasă tasta Enter. Observaţie: la contruirea formulelor ţineţi seama de ordinea operaţiilor. - recunoaşterea erorilor standard Atunci când se construiesc formule există posibilitatea ca în locul unei valori în celula respectivă să apară anumite erori. #NULL! - apare atunci când specificaţi o zonă formată din două serii ce nu se intersectează; - folosirea unui operator incorect de zonă sau a unei fererinţe incorecte #DIV/0! - apare când într-o formulă încercaţi să împăţiţi o anumită valoare la zero #VALUE! - apare când folosiţi în formulă operatori sau date necorespunzătoare #REF! - apare atunci când în formulă se foloseşte o celulă care nu mai există sau se face referire la o foaie de calcul pe care aţi şters-o. #NAME? - apare când s-a introdus greşit denumirea unei funcţii - Microsoft Excel nu recunoaşte text într-o formulă #NUM! - apare când într-o anumită formulă există probleme cu diferite numere, în sensul că nu se încadrează în doemniul corespunzător #N/A! - apare atunci când valoarea dintr-o anumită celulă nu este disponibilă în momentul în care se execută o formulă de calcul 9
9. Lucrul cu funcţii a) scrierea formulelor de calcul utilizând funcţiile sumă, medie, minim, maxim, funcţia de numărare Pentru a introduce funcţia indiferent de tipul acesteia se apelează funcţia Function existentă în meniul Insert. Această funcţie va deschide fereastra Paste Function din care vă alegeţi domeniul din care face parte funcţia respectivă. După alegerea funcţiei dorite apăsaţi butonul OK. Pe ecran va apărea o fereastră în care vi se cere să introduceţi fie o anumită serie, fie un anumit argument. O altă modalitate de apelare a funcţiei este posibilă prin apăsarea butonului din bara de instrumente a aplicaţiei. Exemple: a) funcţia sumă SUM b) funcţia medie AVERAGE c) funcţia maxim MAX 10
d) funcţia minim MIN e) funcţia de numărare COUNT b) construirea formulelor utilizând funcţia IF Această funcţie este folosită atunci când trebuie să alegem între două posibilităţi. Ea returnează valoarea True dacă expresia evaluată este adevărată şi valoarea False dacă expresia evaluată este falsă. Se găseşte în domeniul Logical din fereastra Paste Function. Sintaxa funcţiei este următoarea: IF(logical_test, value_if_true, value_if_false) Exemplu: c) funcţia de rotunjire ROUND Sintaxa funcţiei este: ROUND(number; num_digits) d) funcţia de trunchiere TRUNC Sintaxa funcţiei este: TRUNC(number; num_digits) 11
10. Formatarea numerelor/datelor - formatarea celulelor pentru a afişa diferite formate Dacă doriţi să formataţi o celulă sau un grup de celule din foaia de calcul se apelează funcţia Cells din meniul Format sau un simplu clic dreapta pe celula respectivă şi din meniul derulant care apare alegeţi opţiunea Format Cells. Se va deschide o fereastră în care trebuie să selectaţi din meniul Category tipul de format dorit. 11. Formatare text a) schimbarea fontului şi a dimensiunii conţinutului unei celule/grup de celule - aplicarea diferitelor formate asupra textului Se afişează din nou fereastra Format Cells şi se apasă eticheta Font din partea de sus a ferestrei. În urma acestei acţiuni va apărea caseta de dialog Font în care puteţi efectua următoarele operaţii: alegerea tipului de font, alegerea stilului, alegerea dimensiunii textului, modul de scriere, subliniere şi colorare. Acelaşi lucru puteţi obţine folosind butoanele existente în bara de instrumente. b) copierea formatului unei celule Pentru a copia formatul unei celule în altă celulă sau într-un grup de celule se parcurg următorii paşi: 1. selectaţi celula sau grupul de celule a căror formatare doriţi să o copiaţi; 2. apăsaţi butonul Format Painter existent pe bara de instrumente; 3. selectaţi celula sau grupul de celule care doriţi să conţină acelaşi format şi daţi clic stânga 12
12. Borduri şi alinieri a) încadrarea textului într-o celulă; alinierea textului, centrarea unui titlu pe mai multe coloane, modificarea orientării textului. Deschideţi fereastra Format Cells (se poate apela mai simplu folosind combinaţia de taste Ctrl+1)şi efectuaţi un clic pe eticheta Alignment. Se va deschide o casetă de dialog în care se pot efectua următoarele operaţii: - alegere aliniere orizontală, alegere aliniere verticală, orientare text în celulă, încadrarea textului într-o celulă, îmbinarea celulelor. Observaţii: -înainte de combinare celulele trebuie selectate; -dacă se combină celule care conţin diferite date, nu se va păstra conţinutul tuturor celulelor care sunt combinate, se va păstra doar conţinutul primei celule din grupul de selecţie. b) adăugarea bordurilor unei celule Se foloseşte fereastra Format Cells din care se alege eticheta Border sau mai simplu se foloseşte butonul din bara de instrumente 13
13. Utilizarea graficelor şi a diagramelor a) crearea graficelor de diferite tipuri Pentru interpretarea mai sugestivă a rezultatelor din diferite serii de date este de preferat să realizaţi o reprezentare grafică a acestora. Se foloseşte funcţia Chart existentă în meniul Insert sau un clic pe butonul existent în bara de instrumente a aplicaţiei. Pe ecran va apărea fereastra Chart Wizard. Pentru a crea graficul trebuie să parcurgeţi toţi cei 4 paşi necesari. Pas 1 din această fereastră alegeţi tipul de grafic. După ce aţi efectuat alegerea apăsaţi butonul Next. Pas 2 după ce aţi ales graficul este necesară introducerea seriilor de date pe care doriţi să le reprezentaţi. Pentru a selecta seriile de date se alege eticheta Series din fereastra de mai jos. După adăugarea seriilor se apasă butonul Next. Pas 3 particularizarea graficului. Se introduc diferite opţiune legate de titlul graficului, legenda, modul de prezentare a axelor şi alte opţiuni. După ce faceţi toate alegerile apăsaţi butonul Next pentru a trece la ultimul pas. 14
Pas 4 trebuie să alegeţi locul în care vreti să fie afişat graficul creat. La sfarşit apăsaţi butonul Finish. În acest moment graficul va apărea pe foaia de calcul si se poate deplasa oriunde în aceasta cu ajutorul mouse-ului. b) adăugarea, ştergerea titlului şi a etichetelor unui grafic Modificarea titlului unui grafic sau ştergerea acestuia se poate realiza după ce aţi selectat graficul folosind funcţia Chart Options din meniul Chart. În fereastra care se deschide din meniul Titles se poate modifica titlul graficului. Pentru adăugarea de etichete se foloseşte aceeaşi fereastră din care alegeţi meniul Data Labels. c) modificarea culorii de umplere a unui grafic Se poate face astfel: - clic dreapta mouse pe graficul a cărui culoare vreţi să o modificaţi şi alegeţi din meniul derulant opţiunea Format Chart Area. Această opţiune va deschide o fereastră cu opţiuni pentru modificarea chenarului graficului (Border) şi pentru modificarea fundalului (Area). d) modificarea culorilor graficului Pentru a modifica culorile unei serii din graficul deja definit daţi clic dreapta pe aceasta şi selectaţi din meniul derulant Format Data Series. În aceast`a fereastră alegeti culoarea dorită pentru fiecare serie şi alte opţiuni e) modificarea tipului graficului După selectarea graficului creat se poate modifica tipul acestuia prin alegerea opţiunii Chart Type care apare în meniul derulant după ce aţi dat clic dreapta mouse. 15
14. Setarea paginii a) schimbarea opţiunilor foii de calcul Pentru aceasta apelaţi funcţia Page Setup din meniul File. În fereastra care se deschide puteţi alege orientarea scrisului în pagină şi dimensiunile acesteia. Orientarea paginii Marginile paginii b) introducerea şi modificarea antetului şi subsolului a) se apelează funcţia Header and Footer dinmeniul View b) meniul Header and Footer din fereastra Page Setup Pentru a introduce un antet sau un subsol apăsaţi butonul Custom Header (pentru antet) şi Custom Footer (pentru subsol). Apăsarea unuia dintre aceste butoanea va deschide o fereastră în care se poate particulariza antetul şi subsolul. Fiecare foaie din registru poate avea propriul antet. Aveţi trei opţiuni pentru introducerea antetului. Se pot folosi toate trei au numai una în funcţie de necesitate. În această fereastră există nişte butoane cu ajutorul cărora se poate particulariza antetul. 16
- formatare text - numar pagini - numar total de pagini - data curenta - ora curenta - numele foii de calcul - in antet apare numai numele fisierului - inserarea imaginilor în antet După particularizare pentru a vizualiza rezultatul se apasă butonul OK. 17