TS01(EC)v07ro PROCESUL DE CERTIFICARE ECOLOGICA CE I. Prezentarea procesului de certificare ecologica CE Ecocert SA conform Regulamentului CE 834/2007 Cuprins : I. Ecocert : serviciu eficient si competent in industria ecologica II. Regulamentul CE pentru productia ecologica III. Pasii de inspectie si certificare IV. Sistemul de certificare Ecocert V. Publicatii VI. Contact si informatii 1
I. Ecocert : serviciu eficient si competent in industria ecologica ECOCERT a fost creat in 1991 la decizia Adunarii Generale ACAB (Asociatia Consilierilor pe Agricultura Ecologica) ca raspuns la Regulamentul European din punct de vedere al certificarii produselor ecologice. ECOCERT a stabilit proceduri la fiecare stadiu al inspectiei si certificarii, un Comitet de Administrare si un Comitet de Supraveghere, in conformitate cu Ghidul ISO 65 (EN 45011). Este inregistrat si aprobat de mai multe State Membre ale Uniunii Europene si multe alte tari din non-ue cu legislatii nationale in vigoare. ECOCERT are un circuit de birouri internationale, inspectori locali, ingineri sau tehnicieni in tehnologia agricola si a alimentelor, pregatiti pentru diversele tehnici in domeniul ecologic. II. Regulamentul CE pentru productia ecologica Productia ecologica este condusa de urmatoarele standarde : Regulamentele CE N 834/2007, N 889/2008 si N 1235/2008 (reguli de implementare) dupa cum au fost modificate in legatura cu productia ecologica de produse agricole si de acvacultura (procesate sau nu). Regulamentul CE 834/2007 si regulile de implementare aplicabile dupa cum au fost modificate cat si alte standarde operate de ECOCERT sunt disponibile la sau la cerere la ECOCERT. ECOCERT pune la dispozitia dumneavoastra de asemenea pe pagina noastra de internet : fise explicative, formulare de cerere pentru cei care aplica pentru certificare, cat si alte informatii suplimentare (publicatii despre agricultura ecologica, inputuri, alte servicii, ). 2
Conform acestui regulament, fiecare aplicant la ecologic trebuie : A. Sa solicite Despre regulamentele generale si CE (standarde pentru agricultura, procesare, etichetare etc ) si va verifica daca produsele sale sunt incluse in scopul regulamentului ecologic CE sau in afara acestuia. B. Sa notifice activitatea proprie Operatorul va anunta Ecocert in legatura cu activitatea sa la data de incepere a activitatii ecologice si de asemenea data de incheiere. C. Sa isi angajeze operatiunea La un organism de certificare ca ECOCERT, competent pentru certificarea productiei ecologice, conform regulamentului CE 834/2007. Aplicantii au acces gratuit la serviciile ECOCERT daca sunt capabili sa isi demonstreze existenta legala, sa se conformeze procedurii initiale de aplicare, inclusiv toate angajamentele contractuale si aranjamentele interne necesare. In plus, aplicatia acestora trebuie sa fie acoperita de procesul de certificare cerut. 3
III. Pasii de inspectie si certificare PASII CERTIFICARII ECOLOGICE CE OPERATOR Solicitati informatiile pentru certificarea ecologica CE Trimiteti formularul <<Solicitare de informatii>> completat : informatiile despre companie, lista produselor, locatia, istoria certificarilor, descrierea activitatilor. ECOCERT Trimiteti formularul <<Solicitare de informatii>> Conformitate a informatiilor DA Ecocert trimite: - Tariful - Terminii si conditiile - Regulamentul CE, procesul de certificare si alte documente (fise tehnice ) NU Produse inafara scopului regulamentului CE, accesul fizic imposibil in companie, nerespectarea regulamentului general. Trimiteti inapoi tariful si termenii si conditiile semnate prin care acceptati oficial Ecocert trimite: - Formularul de aplicare - Daca e cazul, formularele de cerere a derogarilor - factura Trimiteti inapoi formularul si plata Revizuirea documentatiei operatorului si mandatarea unui inspector Efectuarea inspectiei/evaluarii: - Vizita la fata locului - Evaluarea cerintelor CE - Posibile probe pentru analize - Raportul de inspectie co-semnat listand produsele de certificat si posibilele deviatii Revizuirea raportului de inspectie cu aplicarea planului de corectie Sugerati un plan de actiune corectiv NU conformitate DA Atribuirea certificarii sau reinnoirea DA Sugerati un plan de actiuni corective Verificati pertinenta si exhaustivitatea planului de actiuni corective Memento DA Negarea certificarii, decertificare, suspendarea sau retragerea acesteia 4
A. Pasii certificarii Orice operator care s-a angajat sa respecte contractul cu ECOCERT va avea acces la serviciile de inspectie si certificare ECOCERT. ECOCERT executa certificarea tuturor produselor in conformitate cu standardul aplicabil in masura in care ECOCERT are acces la mijloacele tehnice necesare. Aplicatiile trebuie refuzate in urmatoarele cazuri: Neconformitatea la standardele de productie ecologica pentru care se aplica In afara scopului standardelor de productie ecologice pentru care se aplica Risc identificat pentru sanatatea cosumatorului, Practica de productie este pusa la indoiala din punct de vedere al respectului uman Locatia georgrafica care prezinta imposibilitatea tehnica, sau un risc pentru inspectori Frauda sau infractiune comise anterior legate de afacerea ecologica de operator sau reprezentantii acestuia Nesiguranta financiara majora a aplicantului. Operatorii au posibilitatea de a refuza personalul mandatat de Ecocert in pasii de certificare pentru motive valabile (conflict de interese ). 1. CHESTIONARUL CE PRECEDE INSPECTIA Operatorul isi descrie activitatea, productia si/sau procesarea si/sau comertul si/sau operatiunea de export (folosind formularele de aplicare valabile). 2. ANGAJAMENTUL FATA DE PROCESUL DE PRODUCTIE ECOLOGICA ECOCERT stabileste un tarif pentru vizita/vizitele de inspectie, certificare. Oferta ii este trimisa operatorului impreuna cu conditiile generale sau tehnice, dupa caz. Daca este primit un angajament pana la sfarsitul anului calendaristic care nu permite executarea inspectiei anuale ianinte de 31 Decembrie, operatorul in cauza va fi considerat angajat pentru urmatorul an calendaristic. 5
3. EVALUAREA INITIALA/ INSPECTIA Dupa primirea tarifului semnat si a platii in totalitate a costurilor estimative, ECOCERT mandateaza personal competent pentru executarea fiecarui pas al procesului. Evaluarea standardului ecologic consta in : - Analiza documentelor (formulare de aplicare) - Inspectia la fata locului. Inspectorul programeaza o intalnire cu aplicantul pentru prima evaluare a locatiei. Inspectia va avea loc cand Ecocert va putea evalua conformitatea sau capacitatea de a se conforma a unui aplicant (inaintea recoltarii pentru producatori, cand se realizeaza procesarea pentru procesatori ). Inspectia poate fi efectuata in prezenta unor inspectori externi sau de un subcontractor selectat, sau un alt organism de certificare. Analiza probelor este efectuata de un laborator selectat. Lista subcontractorilor selectati este disponibila la Grup de mici producatori (aplicabil numai in Tarile Terte): In cazul unor grup de mici producatori si a unui procentaj mai mic de 100% din unitatile de productie fiind inspectate extern, implementarea unui sistem de control intern (ICS) este indispensabila si va fi evaluat de ECOCERT inaintea si in timpul inspectiei (vedeti Ghidul Ecocert pentru certificarea ecologica a grupurilor de mici producatori). Vizite neanuntate : Vizite aditionale neanuntate pot fi adaugate evaluarii initiale. In orice caz, un raport de inspectie este intocmit si trimis operatorului indicand concluziile inspectorului si afisand neconformitatile gasite cat si rezultatele analizelor, daca au fost prelevate probe si analizele executate. 4. ANALIZA RAPORTULUI SI CERTIFICAREA Dupa inspectie, raportul este revizuit de personalul ECOCERT care se ocupa de certificari. Notificarea revizuirii raportului se bazeaza pe concluziile raportului de inspectie si pe toate informatiile disponibile de la parti terte cum ar fi alte organisme de inspectie sau autoritati sau alti operatori. 6
Concluzia care se bazeaza pe aceasta revizuire este trimisa operatorului impreuna cu raportul de inspectie. Neconformitatile si sanctiunile, cand e cazul, sunt clar afisate in raportul revizuit cu solicitarea unui raspuns intr-un termen limita stabilit. In caz de neconformitati, aplicantul are responsabilitatea de a propune actiuni in termenul limita solicitat dupa primirea raportului final. Actiunile de imbunatatire propuse vor include actiuni corective si imediate analizand cauzele si extinderile legate de neconformitate. Aceasta inseamna ca pentru fiecare neconformitate legata de cerintele certificarii implicate : - Operatorul intelege cu precizie constatarile si cerintele certificarii. - Operatorul evalueaza extinderea si planifica actiuni imediate pentru a castiga conformitatea produselor si a activitatii - Operatorul evalueaza cauzele si planifica actiunile corective pentru ca neconformitatile sa nu mai apara in viitor. - In consecinta, Ecocert verifica daca raspunsul este pertinent si complet inclusiv termenele limita pentru actiunile corective propuse. In termenul limita, operatorul trebuie sa dovedeasca conformitatea la cerintele certificarii. Asta inseamna ca pentru fiecare neconformitate trebuie sa existe: - Dovezi de implementare ale actiunilor - Dovezi ale eficientei actiunilor - Acest lucru poate fi indeplinit prin documente si dovezi de inregistrare, sau printr-o inspectie suplimentara la fata locului, in functie de neconformitate. Cand notificarea raportului revizuit este acceptata (semnata de operator), cerintele de actiuni de imbunatatire sunt respectate si taxele sunt platite de operator, ECOCERT va lua o decizie de certificare, fie pozitiva (ducand la emiterea unei atestari sau al unui certificat de conformitate listand produsele si clasificarea acestora ca ecologice, conventionale conform Regulamentului CE), sau negativa ducand la negarea certificarii. 7
Exportul catre state membre Europene din tari terte neechivalente : Pasul 1 : Autorizatia de import : Inaintea importului produselor intr-un Stat Membru UE din tari terte, importatorul operatorului certificat trebuie sa fi obtinut o autorizatie de import de la autoritatile Statului Membru in cauza. Pasul 2 : Cererea unui certificat de inspectie : Odata ce certificatul de conformitate si autorizatia de import au fost obtinute, trebuie cerut un certificat de inspectie de la Ecocert pentru fiecare transport. Pentru a obtine acest document, operatorii certificati trebuie sa detina certificate de conformitate valide, o copie al autorizatiei de import de la importator valida si sa trimita la Ecocert o cerere completa care sa includa: - O copie a documentului de transport (BL : Bill of Lading (Conosament), CMR : pentru transportul cu camionul, AWB : Airway Bill : pentru transportul cu avionul) Si - O copie dupa factura comerciala Ambele incluzand denumirea clara a produselor, statutul lor ecologic si codul de referinta al organismului de control, numarul lotului cat si urmatoarele informatii : - Denumirea clara a destinatarului (importatorul detinator al autorizatiei de import) Sau - Daca destinatia finala este diferita de importator mentionati numele complet si adresa companiei care va comercializa produsul (niciun agent vamal de compensare) Documentele mentionate mai sus trebuie sa se refere la importator (ca destinatar al bunurilor), producatorul si exportatorul acoperiti de autorizatia de import si certificare. Aceasta aplicatie completa pentru emiterea unui certificat de inspectie va fi trimisa la Ecocert odata ce toate documentele mentionate mai sus sunt disponibile si in orice caz cererea completa va fi primita de Ecocert cu minimum 5 zile inainte de sosirea produselor la granitele corespunzatoare din Uniunea Europeana. Aceasta este perioada minima necesara pentru emiterea si livrarea certificatului de inspectie. Cererea va include in mod clar adresa unde trebuie trimis de Ecocert certificatul de inspectie original. Serviciul postal trebuie de 8
asemenea mentionat in cerere, folosirea unui serviciu de curierat rapid este posibil la cerere, dar numai prin DHL (in acest caz operatorul trebuie sa aranjeze facturarea direct cu DHL). Va rugam sa luati la cunostiinta ca terminarea Contractului din orice motiv atrage dupa sine imposibilitatea pentru Ecocert de a emite un certificat de inspectie dupa data terminarii. 5. SUPRAVEGHERE In anii care urmeaza certificarii initiale, procedurile de urmarire includ ambele tipuri de Inspectii, atat anuntate cat si neanuntate. Scopul fiecarei inspectii de supraveghere va fi determinat in functie de rezultatele inspectiei din anul anterior, conformitatea la conditiile de certificare, orice schimbari ale cerintelor de certificare si/sau gama de produse pentru care este solicitata certificarea. Operatorul trebuie sa anunte ECOCERT in legatura cu orice modificare in sistemul de productie sau gama de produse de certificat. Ecocert va reevalua apoi aplicatia dvs de certificare (vedeti 1) si va lua deciziile adecvate pentru pasii urmatori, inclusiv reevaluarea resurselor necesare pentru a efectua si continua intregul proces de certificare pentru operatiunea si produsele in cauza. Acest lucru poate duce la actualizarea tarifului. Documentele legate de operatiunea ecologica trebuie pastrate pe o perioada de cel putin 5 ani, acestea facand subiectul inspectiei. Vizita urmatoare se va concentra printre altele pe actiunile corective luate dupa procesul de certificare din anul anterior. B. Sistemul de certificare Ecocert A. Comitetul de Supraveghere Ecocert Pentru a garanta independenta si impartialitatea sistemului de certificare si conform cerintelor de acreditare, ECOCERT a pus bazele unui Comitet de Supraveghere. Acest Comitet de Supraveghere este un organism tehnic independent care are urmatoarele misiuni : - Supravegherea politicii de certificare a companiei - Supravegherea procesului de certificare - Exprimarea punctului de vedere asupra schimbarilor in procedura de certificare 9
- Managementul asa ziselor recursuri secundare conform procedurilor determinate - Sfatuirea personalului de certificare in legatura cu problemele speciale si acordarea de derogari operatorilor - Mentinerea relatiei cu Directorul Tehnic care este capul personalului de certificare - Sfatuirea privind oportunitatea de a dezvolta standarde tehnice pentru categorii noi de produse, servicii sau sisteme de calitate. B. Catalogul de sanctiuni Catalogul de sanctiuni ECOCERT se bazeaza pe niveluri diferite de sanctiuni. Acest lucru permite rezolvarea tuturor situatiilor neconforme. Repetarea unei neconformitati este de asemenea luata in considerare in selectarea sanctiunilor care vor fi aplicate si in decizia certificarii. Solicitarea actiunilor corective: notificarea unei constatari, emiterea unui certificat, urmarirea in timpul procesului de supraveghere Certificarea in asteptare: notificarea unei constatari, dovezi solicitate in termenele limita stabilite, inainte de emiterea certificatelor, urmarirea in timpul procesului de supraveghere Certificarea in asteptare (solicitarea de analize): notificarea unei constatari, solicitarea de analize inainte de emiterea certificatului, urmarirea in timpul procesului de supraveghere Certificarea in asteptare (solicitarea de inspectii suplimentare): notificarea unei constatari, inspectii suplimentare solicitate inainte de emiterea certificatului, urmarirea in timpul procesului de supraveghere Decertificarea unui produs sau al unui lot: notificarea unei constatari, suspendarea certificatului anterior si pentru produsele sau loturile in cauza nu se va emite un nou certificat si nu pot fi vandute ca ecologice. Decertificarea unui produs si al unui teren: notificarea unei constatari, suspendarea certificatului anterior si pentru produsele in cauza nu se va emite un nou certificat si nu pot fi vandute ca ecologice si terenurile vor intra in perioada de conversie. Suspendarea certificarii: notificarea unei constatari, suspendarea certificatului anterior si pe o perioada determinate, pentru intreaga operatiune nu se va emite un certificat de conformitate; produsele nu pot fi vandute ca ecologice pe perioada determinata. Retragerea certificarii: notificarea unei constatari, retragerea certificatului anterior si pentru intreaga operatiune nu se va emite un certificat de conformitate, sfarsitul procesului de certificare; produsele nu pot fi vandute ca ecologice. 10
C. Termenii sanctiunii Termenii sanctiunii Ecocert determina un inventar de cazuri de neconformitati cu referinta la Regulamentul CE 834/2007 si regulile de implementare relevante si la alte standarde relevante care permit : Acuratetea descrierii situatiilor intalnite, Personalului de certificare si Comitetului de Supraveghere sa foloseasca cele mai adecvate cereri de actiuni corective, Sa aplice acelasi tratament tuturor operatorilor. Retragerea produsului din circuitele ecologice prin suspendarea certificatului de conformitate in cauza, Retragerea totalitatii produselor unui operator dintr-un circuit ecologic prin suspendarea intregii certificari. Caracterul fraudulos sau anuntat al neconformitatilor cat si notiunea de prima infractiune sau alte abateri ulterioare in neconformitati sunt luate in considerare in selectarea sanctiunii care va fi aplicata. Termenii sanctiunii sunt impusi de serviciul de certificare. Cazurile neafisate sau neasteptate de neconformitati sunt prezentate Managerului de Certificare, care elaboreaza sanctiuni speciale care pot in schimb sa fie transformate in termenii oficiali ai sanctiunilor si in final aprobate de Directorul Tehnic. D. Recursuri Un operator poate depune un recurs la Ecocert, legat de certificarea operatiuni si produselor acestuia (certificate, actiuni de imbunatatire sau sanctiuni) sau orice decizie in care operatorul este implicat. Acesta va fi procesat de Managerul de certificare si aprobat de Directorul Tehnic. In cazul unei concluzii nesatisfacatore a unui recurs, operatorul poate face inca un recurs la Comitetul de Supraveghere care va trimite la Ecocert recomandarea sa. Primul cat si al doilea recurs nu sunt suspensive, se aplica decizia luata anterior de Ecocert pana la ce recursul este proceast. E. Plangeri Ecocert inregistreaza si evalueaza orice plangere scrisa legata de certificare, de la orice parte (client, concurenta, autoritate, consumator final, ) implicand managerul de calitate. Sunt luate actiuni adecvate necesare si raspunsul este trimis reclamantului. 11
F. Aplicatia pentru derogarea speciala Orice operator care intampina o dificultate temporara in respectarea angajamentului acestuia poate adresa o cerere pentru o derogare speciala Managerului de Certificare care poate consulta Comitetul de Supraveghere sau orice alti experti. Managerul de Certificare decide sa acorde sau nu derogarea. Acesta poate de asemenea sa inainteze cererea unei autoritati competente la alegerea lui. Cand produsele se vor a fi comercializate intr-un Stat Membru al Uniunii Europene, autoritatea competenta al Statului Membru poate aproba sau dezaproba acordarea unei derogari acordate anterior de Ecocert, acest fapt va duce la refuzarea unei autorizatii de import. II. Publicatii Lista operatorilor contractati cat si produsele certificate ale acestora sunt disponibile publicului la biroul ECOCERT SA in timpul programului de lucru sau pe pagina de internet Ecocert. ECOCERT are de asemenea disponibile pentru publicul general: standarde, formulare explicative si publicatii despre agricultura ecologica si sistemul de certificare. Fisierele de informatii despre standardele ecologice si aplicarea acestora dupa cum au fost emise de Ecocert sunt disponibile clientilor sai si organismelor de dezvoltare la cerere. III. Contacte si informatii Veti gasi mai multe informatii pe pagina de internet ECOCERT : (certificare, atestare inputuri, alte activitati, ) Pagina de internet a Comunitatii Europene : http://ec.europa.eu/agriculture/organic/splash_en va va oferi toate informatiile importante despre productia ecologica CE (regulamente CE, Logo-ul European si folosirea acestuia, baza de date despre furnizorii de de seminte ecologice, ) Pagina de internet Organic Europe va va oferi statistici, rapoarte despre agricultura ecologica, informatii despre fiecare tara CE si multe adrese folositoare. http://www.organic-europe.net/ Daca aveti nevoie de informatii suplimentare, suntem la dispozitia dumneavoastra pentru intrebari tehnice. 12
DOCUMENTE EMISE OPERATORILOR ÎN VEDEREA EFECTUĂRII TRANZACȚIILOR COMERCIALE Cod: Anexa 01-TS01v01 Certificatul de tranzacție (TC) Acest document justificativ este eliberat de ECOCERT SRL la solicitarea operatorilor care deţin unităţi certificate și care comercializează produsele provenite din agricultura ecologică în perioada în care există un certificat de conformitate valid. Certificatul de tranzacție permite asigurarea trasabilității și verificarea statutului produselor, iar acesta se va emite pentru fiecare vânzare a produselor certificate. În măsura în care vânzarea are loc în zile diferite, operatorul va solicita emiterea unui certificat de tranzacție aferent fiecărei zile. Clientul care comercializează produse certificate, solicită ECOCERT SRL eliberarea Certificatului de tranzacție, printr-un formular tipizat disponibil la cerere însoțit de documentele fiscale și de transport aferente: - o copie a documentului de transport (BL: Bill of Lading (conosament): pentru transportul pe apă, CMR (scrisoarea de trăsură): pentru transportul pe uscat, AWB: Airway Bill: pentru transportul cu avionul, aviz de însoțire a mărfii, etc.), - o copie a facturii fiscale sau a unui document echivalent; - eticheta și alte documente necesare pentru ECOCERT SRL, la solicitarea acestuia. Aceste documente trebuie să includă denumirea clară a produselor, statutul lor și codul de referință al organismului de control, numărul lotului și denumirea clară a destinatarului. Pentru produsele achiziționate de la operatori terți se vor pune la dispoziția ECOCERT SRL și documentele de achiziție a lotului respectiv care să conțină atât certificatul de tranzacție, cât și documentul justificativ al furnizorului. Etapele parcurse pentru eliberarea unui TC sunt: - operatorul notifică ECOCERT cu minim 5 zile înainte privind tranzacțiile ce urmează a fi efectuate. Nerespectarea acestui termen poate conduce la întârzierea sau imposibilitatea emiterii certificatul de tranzacție. - ECOCERT SRL, în prezența responsabilului de la DAJ prelevează probe din lotul ce va fi comercializat conform instrucțiunii de lucru și le trimite către laboratoarele subcontractate de ECOCERT, în următoarele situații: dacă operatorii solicitanți au avut neconformități majore identificate în urma ultimei inspecții sau în urma oricărei inspecții efectuate în anul de certificare în curs; dacă există suspiciuni privind conformitatea produsului; dacă producția obținută este mai mare decât producția obținută de operatorii convenționali din regiunea respectivă - costurile emiterii certificatelor de tranzacție și a analizelor vor fi suportate de operator, iar rezultatele acestora i se vor comunica numai după efectuarea plății. Vă rugăm să luați la cunoștință că rezilierea contractului din orice motiv atrage după sine imposibilitatea pentru ECOCERT SRL de a emite orice certificat de tranzacție după această dată.