UPPLÝSINGA- TÆKNIMÁL

UPPLÝSINGA- TÆKNIMÁL Mars 2012 Stefnumótun og samstarf sveitarfélaga í upplýsingatæknimálum í Danmörku, Noregi, Svíþjóð og Baskalandi Samantekt unnin að mestu sumarið 2011 af Önnu G. Björnsdóttur, sviðsstjóra þróunar- og alþjóðasviðs Sambands íslenskra sveitarfélaga

Upplýsingatæknimál Samantekt: Anna Guðrún Björnsdóttir Samband íslenskra sveitarfélaga 2012/08 Borgartúni 30 Pósthólf 8100 128 Reykjavík samband@samband.is www.samband.is Síða 1

UPPLÝSINGATÆKNIMÁL S T E F N U M Ó T U N O G S A M S T A R F S V E I T A R F É L A G A Í U P P L Ý S I N G A T Æ K N I M Á L U M Í D A N M Ö R K U, N O R E G I, S V Í Þ J Ó Ð O G B A S K A L A N D I Inngangur Alþjóðlegar kannanir sýna að Ísland stendur illa í samanburði við aðrar þjóðir þegar kemur að rafrænni stjórnsýslu þrátt fyrir að hafa sérstaklega hagstæðar forsendur til að innleiða rafrænar lausnir þar sem aðrar kannanir sýna að íslenska þjóðin er umfram aðrar þjóðir tilbúin að nýta sér slíkar lausnir og hefur tæknibúnað til þess. Forsætisráðuneytið hefur á tveggja ára fresti, undanfarin ár, gert úttektir á vefjum ríkis og sveitarfélaga. Þær úttektir sýna litla framþróun 1. Rafræn upplýsingagjöf er fyrir hendi en ekki margar stofnanir og sveitarfélög eru að bjóða upp á rafrænar sjálfsafgreiðslulausnir eða nýta upplýsingatækni í lýðræðislegum tilgangi. Frá því að tölvuþjónusta sveitarfélaga var lögð niður í kringum síðustu aldamót hefur verið mjög lítið samstarf á milli sveitarfélaga um upplýsingatæknimál. Fullyrða má að það væri ótvíræður ávinningur af meira samstarfi á milli sveitarfélaga um UT-mál og meira samstarfi við ríkið. Sveitarfélög í nágrannalöndum okkar eru komin mun lengra á veg í þessum efnum en hér á landi og hafa þróað ýmis samstarfsform sín á milli. Þessu hefti er ætlað að gefa yfirsýn og vekja upp umræður og hugmyndir um aukið samstarf milli íslenskra sveitarfélaga og við ríkið um upplýsingatæknimál. Stutt ágrip Í öllum löndunum fjórum er unnið út frá því að aukin samhæfing og samstarf sé lykilatriði og byggt er á sameiginlegri stefnumótun fyrir sveitarfélög. Danmörk hefur gengið lengst í miðstýringu og hefur náð mestum árangri. Norska sveitarfélagasambandið hefur beitt sér fyrir frjálsum samstarfsverkefnum sveitarfélaga undanfarin ár en telur nú að samstarfið þurfi að verða meira skuldbindandi til að hægt sé að ná viðunandi árangri. Sveitarfélagasambandið í Baskalandi hefur vakið athygli fyrir markvissa og nýstárlega nálgun að UT-málum aðildarsveitarfélaga sinna. Útgangspunktur þeirra er nýsköpun í stjórnun en ekki rafræn þróun. Það hefur lagt til grundvallar ákveðna aðferðarfræði við innleiðingu. Athyglisvert er að sveitarfélagasamböndin hafa skipulagt stefnumótunar- og innleiðingarferla þannig að annars vegar er sett á laggirnar stjórnunarteymi skipað æðstu stjórnendum sveitarfélaga og stjórnendum á fagsviðum og hins vegar UTsérfræðingateymi sem er því til ráðgjafar. 1 www.ut.is Síða 2

Danmörk Samantekt um stöðuna í Danmörku Danmörk er meðal leiðandi ríkja í heiminum í framþróun rafrænnar stjórnsýslu. Það sem einkennir stöðuna í Danmörku er mikið og formlegt samstarf ríkis og sveitarfélaga og sterk miðlæg stjórnun og stofnanaumgjörð. Danska sveitarfélagasambandið, KL, hefur nýlega samþykkt UT-stefnumótun og aðgerðaráætlun. Enn fremur liggur fyrir ný sameiginleg stefnumótun ríkis og sveitarfélaga, sjá nánar hér að neðan. Samstarf ríkis og sveitarfélaga Sameiginlegur stýrihópur ríkis og sveitarfélaga, Digital Taskforce hefur umsjón með sameiginlegri stefnumótun og samstarfsverkefnum ríkis og sveitarfélaga 2. Samstarf sveitarfélaga Í Danmörku var í mörg ár starfandi öflugt fyrirtæki danskra sveitarfélaga, Kommunedata, sem sá sveitarfélögum fyrir sameiginlegum tölvukerfum. Þegar það var selt árið 2009 ákvað stjórn danska sveitarfélagasambandsins, KL, að hlutur þess í sölunni yrði nýttur til að mynda nýtt fyrirtæki, sem fékk nafnið KOMBIT, til að vinna að sameiginlegum úrlausnarefnum sveitarfélaga í upplýsingatæknimálum. Að baki lá það mat að það sé afar mikilvægt að styrkja samstarf sveitarfélaga um upplýsingatæknimál til að tryggja sveitarfélögunum betri og ódýrari UT-lausnir og til að tryggja að sveitarfélögin sjálf stýri upplýsingatækniþróun sinni. Bent var á þróunina í Svíþjóð og Englandi sem víti til varnaðar 3 : Svíþjóð Sænska sveitarfélagasambandið seldi árið 1994 tölvufyrirtæki sveitarfélaga án þess að tryggja áframhaldandi samstarf sveitarfélaga í tölvumálum. Af því leiddi að í mörg ár þurfti hvert sveitarfélag fyrir sig að taka ábyrgð á og greiða fyrir þróunar- og greiningarvinnu, svo og annan kostnað sem tengist þróun og framboði á upplýsingatæknilausnum. Þetta var óásættanleg staða og í dag (2009) er u.þ.b. fjórða hvert sveitarfélag í sjálfkjörnu samstarfi um upplýsingatæknimál en þar sem það er engin sameiginleg samhæfingarvinna í gangi, þá er þessi skipan of kostnaðarsöm. England Í Englandi var þróunin í öfuga átt. Þar hefur ríkið stýrt upplýsingatæknimálum sveitarfélaga. Ríkisstofnun skilgreinir þarfir og kröfur til upplýsingatæknikerfa sveitarfélaga. Sveitarfélögin eru útstöðvar fyrir kerfi sem ríkið lætur þeim í té. 2 http://www.epractice.eu/en/document/288208 3 http://www.kl.dk/administration-og-digitalisering2/artikler/50936/2009/03/salget-af-kmd-udfordrerkommunerne/ Síða 3

KOMBIT 4 Hlutafélag sem er ekki rekið í arðsemisskyni en á að standa undir sér með greiðslum sveitarfélaga fyrir þjónustu þess. KL er með 100% eignaraðild. Markmiðið með fyrirtækinu er að nýta sameiginlegan innkaupakraft sveitarfélaga til að stuðla að aukinni samkeppni á markaði og meira og betra framboði á upplýsingatæknilausnum. Fyrirtækið aðstoðar sveitarfélög við að bjóða út upplýsingatæknilausnir og semja um kaup. Þannig stuðlar það að því að styrkja stöðu sveitarfélaganna gagnvart birgjum. Áherslan er á svið þar sem ekki eru til tilbúnar lausnir og þar sem ekki eru forsendur fyrir sjálfssprotnum markaði. KOMBIT á einnig að stuðla að aukinni samhæfingu og stöðlun og beita sér fyrir samstarfsverkefnum til hagsbóta fyrir sveitarfélög. Fyrirtækið starfar með KL og er fjárhagslegur og framkvæmdalegur bakhjarl KL varðandi stefnumótun í upplýsingatæknimálum sveitarfélaga og framkvæmd hennar. Það er einnig KL til ráðgjafar í samningaviðræðum við ríkið. Öll verkefni KOMBIT byggja á viðskiptamódeli sem sýna ávinning sveitarfélaga. Það á leitast við að setja aðeins af stað verkefni sem geta staðið undir sér. DKR 20 millj. eru þó árlegar veittar til verkefna sem hafa óbeinan ávinning fyrir sveitarfélög og eru því ekki sjálfbær til skemmri tíma litið, svo sem stærri fjárfestinga til að byggja upp innviði og staðlaðar lausnir. Fyrirtækið er með sérstaka stjórn og ráðgjafarhóp sér til aðstoðar. Meðal verkefna er Umbrella sem er samstarfsverkefni danskra sveitarfélaga um þróun á sjálfsafgreiðslulausnum. KOMBIT sér um framkvæmd en sveitarfélögin stýra verkefninu. Einnig KOMBIT KommuneNetværk sem metur hvort og að hvaða leyti er þörf fyrir sameiginleg útboðsverkefni sveitarfélaga. Sveitarfélagasambandið, KL Det kommunale digitalseringsråd (DKD) er KL til ráðgjafar um rafræna stjórnsýslu. KL skipar formann. Sex bæjarstjórar skulu eiga sæti í ráðinu og fjórir sviðsstjórar þannig að í ráðinu séu fulltrúar frá helstu fagsviðum sveitarfélaga, þ.e. tækni- og umhverfissviði; félags- og heilsugæslusviði; barna og menningarsviði og upplýsingatæknisviði. Auk þessa tilnefnir KOMBIT tvo fulltrúa. Einnig er starfandi undir KL, IT-kontaksudvalg (ITKU), sem er DKD og KL til ráðgjafar um hvernig sé best að styðja við upplýsingatækniþróun hjá dönskum sveitarfélögum. Stefnumótun danskra sveitarfélaga og ríkisins 5 Í Danmörku er betri hagnýting upplýsingatækni talin lykilatriði til að ná fram þeirri hagræðingu í opinberum rekstri sem er óhjákvæmileg vegna efnahagskreppunnar, öldrunar íbúa og auknum kröfum til velferðarþjónustunnar. Stjórn KL samþykkti í nóvember 2010 sameiginlega stefnu 4 http://www.kombit.dk/ 5 http://www.kl.dk/fagomrader/administration-og-digitalisering2/den-falleskommunale-digitaliseringsstrategi/ Síða 4

sveitarfélaga í upplýsingatæknimálum 2010-2015. Aðalmarkmið hennar er að ná fram meiri skilvirkni í rekstri sveitarfélaga og bæta þjónustu þeirra með betri hagnýtingu á upplýsingatækni. Jafnframt að tryggja að sveitarfélögin vinni öll saman að þessu markmiði. Stefnan nær til tímabilsins 2010-2015. Athyglisvert er hvernig vinnuferlar voru skipulagðir til að virkja sveitarfélögin, sjá mynd. Verk- og tímaáætlun fyrir dönsku sveitarfélagastefnuna janúar 2009 ágúst 2010 Stefnan á vera grunnur fyrir stefnumótun einstakra sveitarfélaga og sameiginlegur sveitarfélagagrunnur gagnvart stefnumótun ríkis og sveitarfélaga. Tvö grundvallar markmið: 1. Skilvirkni (2 millj.kr. sparnaður 2015 og árlega þar á eftir.) 2. Forræði sveitarfélaga á framþróun þjónustu sveitarfélaga þannig að hún höfði til íbúa, starfsmanna og fyrirtækja. Fjögur áherslusvið: 1. Atvinnumál 2. Heilbrigðis- og félagsmál 3. Barna- og menningarmál 4. Tækni- og umhverfismál Grundvallaráherslur: 1. Rafræn stjórnun 2. Samkeppni á upplýsingatæknimarkaði 3. Rafræn íbúaþjónusta (30% af öllum erindum íbúum rafræn 2012 og hlutfallið nái 50% 2015, áhersla á kanalstrategi 6) Samþykkt hefur verið aðgerðaráætlun með 32 aðgerðum til að fylgja eftir stefnumótuninni. Í henni er skilgreint í hvaða verkefni eigi að ráðast, hvenær þau hefjist og ljúki, hvernig verkefni eru framkvæmd, af hverjum og hvernig sveitarfélögin taki þátt. Áhersla á verkefni sem öll sveitarfélög þurfa að ráðast í og þar sem sveitarstjórnarstigið sem heild getur notið ávinnings af lægri þróunarkostnaði og sterkari innkaupakrafti vegna þess að sveitarfélögin standa saman að kaupum. Ýmsir framkvæmdaaðilar en KOMBIT ber mesta ábyrgð. Verkefni eru ýmist framkvæmd í samstarfi 6 þ.e. stefnumótun um samskiptafarvegi Síða 5

sveitarfélaga, innan KOMBIT eða utan, í samstarfi ríkis og sveitarfélaga eða af einstökum sveitarfélögum í samræmi við markmið stefnunnar. Rík samhæfing við sameiginlega stefnumótun ríkis og sveitarfélaga 7. Hún var gefin út í águst 2011 og gildir fyrir 2011-2015. Fjárhagsrammi hennar er DKR 450 milljónir til 2015, þar af fjármagna sveitarfélögin DKR 130 milljónir. Einnig kveðið á um fjármögnun einstakra verkefna í efnahagssáttmála ríkis og sveitarfélaga. Skilgreinir þrjár meginbrautir 8 og 12 áherslusvið: I. Burt með pappírseyðublöð og bréfapóst II. III. Snýr að íbúum og fyrirtækjum. Ný rafræn velferðarþjónusta Snýr að börnum í skólum, sjúklingum, eldri borgurum, atvinnulausum og námsmönnum. Nánara samstarf opinberra aðila Snýr að innviðum, grunnupplýsingum, löggjöf og stjórnun. Nú í sumar var síðan samþykkt aðgerðaráætlun sem gerir ráð fyrir 32 verkefnum til að ná fram markmiðum stefnunnar. Noregur Samantekt um stöðuna í Noregi Í Noregi hefur ekki verið jafnmikið samstarf á milli ríkis og sveitarfélaga og stofnanaumgjörð í kringum UT-mál sveitarfélaga eins og í Danmörku. Sameiginleg stefnumótun sveitarfélaga er þó fyrir hendi, ekommune 2012, sjá hér að neðan, og meira virðist vera um samstarf milli sveitarfélaga um UT-mál en hér á landi. Ríkið hefur styrkt slík samstarfsverkefni sveitarfélaga. Norska sveitarfélagasambandið, KS, hefur gefið út leiðbeiningar og safnað saman reynslusögum af samstarfi sveitarfélaga á þessu sviði. Það hefur einnig komið upp samstarfsvettvangi um UT-mál, KS IKT Forum, og rafrænni reynslugátt 9, til að miðla þekkingu og reynslu milli sveitarfélaga. Gáttin er bæði opin og lokuð. Nánari upplýsingar um samstarf norska sveitarfélaga eru hér að neðan. Svo virðist sem þetta samstarf sé ekki að skila nægilegum árangri. Staðan í Noregi virðist að mörgu leyti lík og hér á landi. Þar sem tölvukerfin geta ekki talað saman þá eru hindranir fyrir því að gögn geti flætt á rafrænan hátt milli sveitarfélaga og ríkisstofnana. Það er ekki óvanalegt að í einu sveitarfélagi séu 180-200 mismunandi tölvukerfi, svo rafrænt flæði innanhús er líka stórt verkefni. Mörg sveitarfélög eru mjög háð birgjum. Stjórn KS samþykkti ályktun í mars sl. um að þörf sé á meiri samhæfingu í UT-málum, sbr.nánar hér að neðan, og þetta var nýlega haft eftir yfirmanni nýsköpunar og þróunar hjá KS 10 : 7 Den fællesoftenlige digitale strategi, http://www.kl.dk/fagomrader/administration-og-digitalisering/denfalleskommunale-digitaliseringsstrategi/ 8 hovedspor 9 www.iktsamarbeid.no, 10 http://www.regjeringen.no/upload/fad/vedlegg/ikt-politikk/davinci_felles_iktutvikling_kommunal_sektor.pdf Síða 6

Það er ekki valkostur að halda áfram á núverandi braut með fáar sameiginlegar lausnir og skort á yfirsýn og stjórnun á þróun UT-mála sveitarfélaga. Þörf er á meira skuldbindandi samstarfi. Það myndi greiða fyrir þróun á sameiginlegum stöðlum og skrám og auðvelda rafrænt flæði gagna. Ályktun stjórnar KS um áherslu á meiri samhæfingu Stjórn KS ályktaði á fundi sínum í mars sl. um að það sé þörf á meiri samhæfingu í UT-málum hins opinbera og fól starfsmönnum að skoða málið nánar og leggja síðan tillögur fyrir stjórn 11. Skoðunin á að varpa ljósi á: samspil við ráðuneyti og ríkisstofnanir samspil við KS sem stefnumótandi aðila og hagsmunasamtök, þ. á m. kosti og galla þess að setja á laggirnar faglegt UT-svið innan KS hugsanlegan fjárhagsstuðning frá ríkinu hvaða þekkingaruppbyggingu þurfi til að sveitarstjórnarstigið geti haft raunveruleg áhrif á þróun UT-mála á landsvísu Hvaða umboð UT-fagsvið þurfi að hafa, til að geta tekið afstöðu, f.h. sveitarfélaga, í UT-málum sem snerta allt sveitarstjórnarstigið. Ályktun stjórnar er gerð í framhaldi af skýrslu vinnuhóps ríkis og sveitarfélaga, frá því í mars sl., um sameiginlega UT-þróun hjá sveitarfélögum 12. Meginniðurstöður skýrslunnar eru að sameiginlegar UT-lausnir fyrir hið opinbera hafi ekki nægilega tekið mið af þörfum sveitarfélaga og að það séu mikil sóknarfæri í auknu samstarfi sveitarfélaga á sviði UT og milli ríkis og sveitarfélaga. Samstarf norskra sveitarfélaga um UT-mál KS IKT-FORUM Faglegur vettvangur um UT-mál sveitarfélaga sem KS stofnaði til 2005. Markmiðið var að auka þekkingu og skilning meðal sveitarfélaga á því hvernig UT getur stuðlað að meiri skilvirkni og gæðum í stjórnsýslu og þjónustu sveitarfélaga. Samstarfsvettvangurinn á líka að gæta UThagsmuna sveitarstjórnarstigsins gagnvart ríkisvaldinu og atvinnulífinu. Valfrjáls þátttaka sveitarfélaga, fylkja og UT-byggðasamlaga. Meðlimir, sem eru nú um 180, greiða aðildargjald eftir stærð sveitarfélaga. Vettvangurinn er hluti af starfsemi KS og heyrir undir stjórn KS. Sjö manna fagráð mótar starfið á hverjum tíma. 11 http://www.ks.no/pagefiles/16486/iktvedtak.pdf 12 http://www.regjeringen.no/upload/fad/vedlegg/ikt-politikk/davinci_felles_iktutvikling_kommunal_sektor.pdf Síða 7

K10-UT-SAMSTARF 10 STÆRSTU SVEITARFÉLAGANNA Í NOREGI13 Samstarfsvettvangurinn var settur á laggirnar árið 2010 til að ná fram meiri skilvirkni hjá sveitarfélögunum og betri UT-lausnum með sameiginlegum römmum og stöðlum. Hann á einnig að þróa tengsl við áherslusvið ríkisins, sbr. norska hliðstæðu við Ísland.is, stuðla að miðlun á reynslu og vinna að því að þörf verkefni verði að veruleika, s.s. sameiginlegur UT-arkitektur. Vettvangurinn á náið samstarf við KS og gegnir mikilvægu ráðgjafarhlutverki fyrir hagsmuna- og þróunarvinnu KS í UT-málum. Sveitarfélögin fjármagna samstarfið. Frá apríl 2011 hefur vettvangurinn haft sérstakan starfsmann. Stærsta verkefnið 2010-2011 hefur verið að hafa áhrif á vinnu sem fram hefur farið í Noregi við að kanna möguleika á sameiginlegu UT-kerfi fyrir sveitarfélögin. Mikilvægt áherslusvið næstu 2-3 árin verður að tryggja að sameiginlegar lausnir sem ríkið er að þróa séu lagaðar að þörfum sveitarstjórnarstigsins. Annað áherslusvið er að þróa sameiginlegar sveitarfélagalausnir, s.s. kröfulýsingar, staðla, rammasamninga og stefnu gagnvart birgjum. REYNSLAN AF SAMSTARFSVERKEFNUM Í NOREGI Mikilvægur lærdómur að undirbúningur hefur oft ekki verið nægilega vandaður. Úrlausnarefnin oft vanmetin, s.s. mismunandi tæknilegar forsendur, fjárfestingarþarfir og viðbúnaður. Óraunhæfar væntingar um að hægt sé að spara fjármagn frá fyrsta degi hafa einnig skemmt fyrir. Reynslan sýnir að vandamálin verða meiri þegar sveitarfélögin losa sig of fljótt við eigin upplýsingatæknikunnáttu til að byrja strax að spara fjármagn. Æskilegt að sveitarfélögn komi sér saman um sameiginlega stefnumótun, helst áður en gengið er frá formlegu samkomulagi um samstarf. 14 Mismunandi samstarfsform. Stundum tekur eitt sveitarfélag að sér að reka samstarfið, eða sveitarfélög skipta á milli sín ábyrgð á rekstri mismunandi þátta (vertskommunemodeller). Sérstakt samstarfsform skv. 27. gr. norskra sveitarstjórnarlaga er líka notað og stundum eru mynduð UTbyggðasamlög sem hefur þann kost að ekki verður hjá því komist að skilgreina vel hlutverka- og ábyrgðarskiptingu. Hlutafélagaformið er líka notað en þá er reksturinn kominn út á markað og útboðsskylda fyrir hendi, nema um sérleyfisstarfsemi sé að ræða. Norska sveitarfélagasambandið, KS,hefur gefið út leiðbeiningar um UT-samstarf sveitarfélaga 15 Stefnumótun KS ekommune 2012 lokal digital agenda 16 Felur í sér eins konar leiðbeiningar til sveitarfélaga um mikilvæg UT-áherslusvið sem geta leitt af sér meiri skilvirkni í starfsemi sveitarfélaga og meiri gæði í þjónustunni. Sett eru fram markmið og aðgerðaáætlun fyrir hvert svið. Mörg sveitarfélög hafa nýtt stefnumótunina til að gera sína eigin stefnumótun. Í skjalinu er sett fram framtíðarsýn í UT-málum norskra sveitarfélaga og hlutverk KS skilgreint. 13 http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning/teknologi-og-ikt/k10--ikt-samarbeidet-mellom-destorste-kommunene/ 14 http://ksikt-forum.no/artikler/2008/9/ikt_samarbeid 15 http://ksikt-forum.no//portal/filearchive/veileder%20for%20ikt-samarbeid.pdf 16 http://ksikt-forum.no//portal/filearchive/ekommune_2012_revidert.pdf Síða 8

Evrópusamtök sveitarfélaga, CEMR, hafa lagt norsku stefnumótunina til grundvallar við gerð handbókar um rafræn sveitarfélög. Í norsku stefnunni er þó fjallað um fleiri svið, þ.e. skjalavistunar- og málakerfi; landupplýsingakerfi og samstarf sveitarfélaga í UT-málum. Handbók CEMR hefur verið þýtt lauslega á íslensku, ath.link. Svíþjóð Samantekt um stöðuna í Svíþjóð Svíþjóð virðist vera komið skemmra á veg en Danmörk og Noregur. Nýlegar úttektir hafa sýnt litla framþróun, nema hjá stærstu sveitarfélögunum 17. Ríki og sveitarfélög eiga samstarf í gegnum e-delegationen 18 sem var sett á laggirnar 2009 til að hraða þróun rafrænnar stjórnsýslu og skapa möguleika á samhæfingu þvert á stjórnkerfið, fyrst og fremst hjá ríkinu, en líka með tilliti til sveitarfélaga. Er miðlægur stefnumótunaraðili fyrir rafræna þjónustu í Svíþjóð. Framkvæmdastjórar stærstu opinberu fyrirtækjanna eru fulltrúar. Framkvæmdastjóri Sænska sveitarfélagasambandsins, SKL, á sæti í vettvanginum. SKL rekur rafræna gátt, e-ringen, fyrir sveitarfélög, og hefur nýlega samþykkt UT-stefnumótun. Nánari upplýsingar um þetta eru hér að neðan. e-ringen 19 Rafræn gátt fyrir sveitarfélög sem SKL rekur. Þar geta sveitarfélög sett fram spurningar um rafræna stjórnsýslu sem aðrir þátttakendur svara. Stefnumótun SKL-Strategi för esamhället 20 Stjórn SKL samþykkti stefnuna sl. vor. Rauði þráðurinn í henni er mikilvægi samstarfs sveitarfélaga og ríkis og samhæfing. Þrjú yfirmarkmið hafa verið skilgreind fyrir framþróun rafrænnar stjórnsýslu á sveitarstjórnarstigi: 1. Að einfalda daglegt líf íbúa og fyrirtækja 2. Nútímalegri og opnari stjórnsýsla stuðlar að nýsköpun og þátttöku 3. Meiri gæði og skilvirkni Á grundvelli þessara markmiða hafa verið skilgreind fjögur úrlausnarsvið: 1. að forgangsraða og samhæfa þróun rafrænnar stjórnsýslu 2. að skapa lagalega möguleika og umgjörð fyrir þróunina 3. að skilgreina og nota sameiginleg hugtök og samhæfa orðanotkun 17 http://www.skl.se/vi_arbetar_med/tillvaxt_och_samhallsbyggnad/e-forvaltning/eforvaltningsutveckling_i_sveriges_kommuner_2008_1 18 http://www.edelegationen.se/ 19 http://www.eringen.se/ 20 http://www.skl.se/press/nyheter_2/ny-strategi-for-esamhallet Síða 9

4. að skapa tæknilegar forsendur fyrir öruggt og skilvirkt upplýsingaflæði og meðferð upplýsinga. Skilgreind hafa verið markmið og aðgerðir fyrir hvert úrlausnarsvið. Aðgerðarsviðin eru: 1. Stýring og stjórnun 2. Lög og reglur 3. Upplýsingastrúktur og hugtök 4. Innviðir og upplýsingaöryggi. Baskaland Samtök sveitarfélaga í Baskalandi N-Spáni (EUDEL) hafa fengið viðurkenningu fyrir starf sitt að því að útbreiða rafræna stjórnsýslu í aðildarsveitarfélögum sínum. Í þeirri vinnu er lagt til grundvallar að um sé að ræða nýsköpun í stjórnun í staðinn fyrir að leggja til grundvallar hinn rafræna þátt. Litið er á UT sem verkfæri til að innleiða nýsköpun í stjórnun sveitarfélaganna. Byggja á AIDA söluaðferðinni (Attention, Interest, Desire, Action). Innleiðingarstefnan er skilgreind þannig: Sveitarfélögum sé veitt aðstoð til að setja nýsköpun á dagskrá og vinna að nýsköpunaráætlun sem á ekki að taka lengri tíma en 3 mánuði. Búnir séu til samstarfsvettvangur til að skiptast á reynslu og koma sér saman um verkefni. Þjálfun kjörinna fulltrúa, stjórnenda og tæknifólks til að byggja upp nauðsynlega þekkingu á nýsköpunarvinnu. Búa til samstarfsnet sveitarfélaga og við umheiminn. Tillögugerð til viðkomandi stofnana um verkefni, vinnuferla og stuðningsaðgerðir. Stefnan er framkvæmd í þremur þrepum: DIFFUSION AND ADHESION ACTION PLAN DESIGN EXECUTION AND COOPERATIVE PROGRESS SUPPORT RESOURCES Contents and Resources to raise awareness Methodological Resources and Knowledge Models (Indicators, Recommendations and Good Practices) Technical Support to define the Local Innovation Agenda (CONSULTANCY + IN- HOUSE TRAINING) Training (IVAP Agreement, EUSKALIT, etc.) Collaboration and technical support spaces for the execution of singular projects in cooperation Síða 10

Á grundvelli þeirra áherslusviða sem skilgreind eru í CEMR handbókinni um LDA eiga nýsköpunarverkefni að snúast um: Nýsköpun í þjónustu Nýsköpun í málsmeðferð Nýsköpun í markaðssetningu til að hafa áhrif á hegðun markhópsins Nýsköpun í stjórnkerfinu Aðferðarfræðilegt módel við hönnun nýsköpunarstefnu: Vision and Territorial Project Society Culture Policies Openness and Participation Services Economic Public Promotion Space Organization People - Systems Provision of services Technology-Applications-Regulations TERRITORIAL PROGRESS / QUALITY OF LIFE Institutional Development Síða 11

Vinnuferlar við hönnun nýsköpunarstefnu (nánar útfært í skjalinu): REFLECTION: Management Team (Meeting schedule) 1st MEETING DIAGNOSIS: Technical Team (Meeting Schedule) TERRITORIAL PROJECT What we are What we want to be SWOT Analysis of the territory CROSS-CUTTING ISSUES Institutional Development Electronic access to public services Entrevistas Interviews 2nd MEETING TERRITORIAL CHALLENGES SECTORIAL TOPICS (Society, Culture, Economic Promotion, Public Space) Entrevistas Interviews 3rd&4th MEETING EXPERIENCES PROJECTS IDENTIFY INNOVATION OPPORTUNITIES SELECT INNOVATION OPPORTUNITIES DIAGNOSTIC: INSTITUTIONAL CHALLENGES 5th MEETING INNOVATIVE PROJECTS Síða 12

Tímaáætlun fyrir verkefni EUDEL: PHASE I II III IV Project Specifications Signature of Agreement between Basque Gov. And EUDEL Corporate Identity Manual Communication Plan Web Site Management Committe set up Technical Committe set up Methodological Guidedesign Gather experiences from the Basque Municipalities Validate methodology and support materials (Tech. Comm.) Identify municipalities to do the pilots Recruit consultancy resources for the pilots Do the pilots Update Methodology as a result of the pilots Design Public Program to support implementation of LIA initiative in Design Innovation Forums and prepare materials Program Forum dates, call participants and carry out them Recruit consultancy resources Train consultants ACTION Design and Implement Application Procedure for Municipalities Open the period for applications 2009 CALENDAR Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dic Síða 13

Stjórnunarmódel fyrir hönnun nýsköpunarstefnu sveitarfélags: GOVERNMENT AGENCY Approve the Innovation Agenda PROJECT MANAGEMENT Organize, Communicate and Validate COORDINATION AND TECHNICAL SUPPORT Facilitate, Support and Encourage PARTICIPANTS Reflection Team Interviews Síða 14