RefWorks - leiðbeiningar www.refworks.com Munið ONLINE HELP Helstu kostir RefWorks: Unnið í forritinu yfir Internetið hvaðan sem er og gögnin geymast á netinu Hægt að hlaða niður tilvísunum beint og óbeint úr t.d. CINAHL, EbscoHost, JSTOR, OVID, ProQuest, PubMed, Web of Science og fleiri gagnasöfnum á netinu og geyma inni í RefWorks, flokka og finna aftur Hægt að vinna samhliða í Word og RefWorks og færa inn tilvitnanir beint úr RefWorks jafnóðum og þær koma fyrir í textanum (eða eftirá!)og láta síðan RefWorks í lokin gera heimildaskrá eftir tilteknum stöðlum, t.d. APA 1. Að gerast notandi í RefWorks RefWorks er forrit sem notendur nálgast yfir Internetið og vinna á því þar. Í fyrsta sinn þarf að skrá sig sérstaklega. Notendur geta verið: Starfsmenn og nemendur Háskólans á Akureyri Skráning í fyrsta sinn þarf að fara fram innan HA og þurfa að hafa ha netfang. Fjarnemar eru beðnir að hafa samband við bókaverði varðandi innskráninguna Eftir skráningu fá notendur sendan póst sem inniheldur lykilorð og Group Code Mjög mikilvægt er að geyma hann því Group Code þarf að nota í hvert sinn þegar farið er inn utan stofnunar, t.d. heima Farið á vef bókasafnsins smellið á tengilinn RefWorks (á flýtivalinu hægra megin á síðunni). Finnið tengilinn Sign up for an individual account og smellið á hann Fyllið út skv. fyrirmælum ekki hafa íslenska stafi og gætið þess að nota netfang ykkar eigin stofnunar eða skóla, ekki simnet, hotmail o.s.frv. 1
Hér verða nefndir nokkrir möguleikar varðandi verklag í RefWorks. Athugið að möguleikarnir eru mun fleiri. Sjá nánar hjálpina í RefWorks og RefWorks Tutorial + Quick Start Guide á ensku 2. Að búa til nýja möppu (folder) Hver og einn verður að finna það vinnulag sem honum hentar best varðandi utanumhald heimilda. Sumum finnst gott að vinna með eitt stórt safn/möppu, öðrum finnst gott að setja tilvísanir fyrir hvert verkefni/ritgerð í sér safn/möppu. Til að búa til nýja möppu: Smella á Folder Create new folder gefa möppunni nafn Hægt er að búa til eins margar möppur og þarf. Síðan er hægt að flytja tilvísanir (referensa) á milli eftir þörfum eftir á ef þörf krefur. 3. Að flytja inn tilvísanir (references) úr ProQuest Þegar búið er að velja niðurstöður í ProQuest með því að haka í þær á niðurstöðusíðu er smell á Export (einnig er hægt að bæta þeim við í My Research möppuna og bæta við fleiri tilvísunum þar inn til að flytja yfir í RefWorks síðar). Velja Export directly to RefWorks Skrá ykkur inn í RefWorks (ef RefWorks er ekki nú þegar opið) Tilvísanirnar flytjast sjálfkrafa inn og ættu nú að birtast í Last Imported Folder 4. Að vera inni í Web of Science, leita og flytja tilvísanir (references) í RefWorks Þegar þú hefur leitarniðurstöðurnar fyrir framan þig, velurðu tilvísanirnar sem þú vilt vista með því að haka vinstra megin við þær og smella síðan á Add to Marked List fyrir ofan niðurstöðulistann. Síðan eru tilvísanir færðar inn á eftirfarandi hátt: 1) Smelltu á Marked List tengilinn efst á síðunni 2
2) Hér velur þú þau efnissvið sem þú vilt flytja inn í RefWorks (Select the fields to include in the output).lofaðu feitletruðu svæðunum að standa með hakinu. Hakaðu líka við abstract ef þú vilt fá útdráttinn með inn í RefWorks svo og í fleiri reiti eftir því sem þú kýst. 3) Hafðu Field Tagged möguleikann valinn og Other Reference Software og smelltu á save to file hnappinn. 3
4) Smelltu á Save hnappinn til að vista.txt skjalið niður á tölvuna þína. 5) Nú þarftu að færa skjalið inn í RefWorks með eftirfarandi hætti: Opnaðu RefWorks og skráðu þig inn Veldu References Import af valmyndastikunni Veldu ISI (Institute for Scientific Information) sem Import Filter/Data Source Veldu Web of Science sem Database 4
Smelltu á Browse og finndu skjalið file sem þú vistaðir úr Web of Science og ætlar að flytja inn Smella einu sinni á skjalið og svo Open Smelltu loks á Import hnappinn, neðst í RefWorks glugganum Nú ættu tilvísanirnar að vera komnar inn. Athugaðu það með því að smella á View Last Imported Folder. Nú er gott að færa tilvísanirnar í rétta möppu (raunar var það líka hægt í Import glugganum hér að ofan) Hakaðu t.d. við All in List og finndu síðan réttu möppuna sem tilvísanirnar eiga að fara í, undir Put in Folder og smelltu loks á OK 5. Að vera inni í RefWorks og leita þaðan í skrám bókasafna (Online Catalogues) eða völdum gagnasöfnum (óbeint) Hægt er að leita í skrám bókasafna og völdum gagnasöfnum innan úr RefWorks, en sú leit er engan veginn jafn markviss og bein leit í gagnagrunnunum. Þó getur verið gott að nýta hana ef finna á eina og eina grein eða bók. Smella á Search Velja Online Catalogue or Database 5
Finna viðkomandi gagnasafn eða bókaskrá í listanum ef hann kemur ekki sjálfkrafa upp (Online Catalog or Database to Search) Stilla Max. Number of References to Download eftir því hvað þið viljið/eigið von á mörgum tilvísunum Smella á Search til að leita að færslunni Eftir að hafa framkvæmt leit, þarf að velja tilvísanir (referensa) sem á að geyma og flytja í þá möppu (Folder) sem óskað er haka við Selected, Page eða All in List 6
Smella á Import og velja nafnið á möppunni sem á að hýsa tilvísanirnar 6. Að flytja inn tilvísanir úr CINAHL (Ebscohost) Þessi leið á við öll gagnasöfnin í Ebsco Host Research Databases (t.d. Academic Search Premier eða Business Source Premier) Framkvæmdu leit Smelltu á Add möppuíkonið hægra megin við þær niðurstöður sem þú vilt geyma Smelltu á tengilinn Folder has items fyrir ofan Results List hægra megin á skjánum Veldu greinina með því að haka í ferhyrningin vinstra megin við færsluna Smelltu á Export Smelltu á hnappinn fyrir framan Direct Export to RefWorks til að undirbúa flutninginn ATH: Taktu hakið úr Remove these items from folder after saving option, ef þú vilt að tilvísanirnar verði áfram í möppunni eftir að þú fluttir þær í RefWorks Smelltu á Save hnappinn til að hefja flutninginn. 7
Þessi skipun opnar RefWorks ef það er ekki opið nú þegar og flytur sjálfkrafa inn tilvísanirnar Tilvísanirnar ættu nú að birtast í Last Imported Folder 7. Að setja inn tilvísanir handvirkt (ekki hlaða beint úr gagnasöfnum) Smella á References Add New Reference Velja t.d. APA American Psychological Ass undir View fields used by ef styðjast á við APA kerfið Fylla síðan inn eftir því sem við á og smella loks á Save Reference Það þarf að kynna sér MJÖG VEL hvernig á að handfæra inn nöfn höfunda o.s.frv. ef tilvísanir fara ekki rétt inn koma þær rangt út í heimildaskrá Skoða prenta út hjálpina! http://www.refworks.com/refworks/help/adding_references_manually.htm 8. Að búa til My list Hægt er að tína til tilvísanir úr mismunandi möppum og setja í My List (sem er í raun ekkert annað en n.k. mappa þó hún flokkist ekki undir Folders). Haka við tilvísun í hvaða möppu sem er og smella á Add to My List Til að skoða það sem er inni í My List, er farið í View My List 8
9. Að búa til heimildaskrá úr tilvísunum í ákveðinni möppu Hægt er að búa til einfalda heimildaskrá úr völdum tilvísunum (t.d. heilli möppu). Smella á Bibliography Velja staðal (Output Style) t.d. APA 5 th Hafa hakað við Format a Bibliography from a List of References Velja hvers konar skjal á að verða til undir File Type t.d. html (vefsíða) Velja hvaðan færslurnar eiga að koma, t.d. úr tiltekinni möppu (Folder) eða My List Smella á Create Bibliography 10. Að leita í RefWorks að heimildum (sem búið var að setja inn) Sjá undir hnappinum Search mismunandi möguleikar til leitar 9
12. Að ganga frá handritum í Word með Write-N-Cite: Að hlaða niður Write-N-Cite Til að vinna með RefWorks og Word er hægt að nota litla hjálparforritið Write-N-Cite frá RefWorks. Fyrst þarf að hlaða því niður Þegar þið hafið loggað ykkur inn á www.refworks.com, fylgið þá eftirfarandi leiðbeiningum: Farið í Tools - Write-N-Cite Smellið á Click here to download Write-N-Cite III for Windows File download Smellið á Save hnappinn, og vistið skrána t.d. á Desktop (skjáborðið) þar sem auðvelt er að finna það aftur Smellið síðan Run og fylgið fyrirmælum á skjánum. Next.. Finish Endurræsið tölvuna til að þessi nýja viðbót fari að virka Opnið Word og þá ætti táknmyndin að vera komin efst í Word. 13. Write-N-Cite: Að skrifa handrit í Word og nota Write-N-Cite við tilvitnanir / Að velja útlit á heimildaskrá réttan staðal Þegar þið skrifið síðan ritgerð/verkefni í Word, þá smellið þið á Write-N-Cite táknið í Word. Þá opnast RefWorks og þið loggið ykkur inn. Þegar að því kemur að setja inn tilvitnun, þá staðsetjið þið bendilinn á réttan stað í Word skjalinu, og smellið á Cite við hlið réttu tilvitnunarinnar í RefWorks Vistið svo skjalið Þegar búið er að setja inn þær tilvitnanir sem óskað er eftir og vista skjalið er hægt að velja útlit þ.e. eftir hvaða staðli á að fara (APA, Vancouver o.s.frv.). Opna aftur innan úr Word forritið Write-N-Cite ef það er ekki opið Smella á fyrirsögnina Bibliography Velja réttan Output Style t.d. APA og smella á Create Bibliography. Þá býr forritið til nýtt Word skjal með tilvísununum eins og þið viljið hafa þær - muna að VISTA það Eftir stendur upprunalega skjalið. Ef þið viljið bæta við eða breyta bætið þá við upprunalega skjalið og veljið síðan Bibliography aftur í RefWorks vistið síðan undir nýju nafni þannig að þið eigið alltaf UPPRUNALEGA 10
SKJALIÐ og getið bætt við það/breytt því eftir þörfum. Í raun er ágætis regla að meðhöndla ekki tilvitnanirnar (með ákv. staðli t.d. APA) fyrr en allra síðast svo að ekki verði til mörg skjöl ATH: Nánari leiðbeiningar um notkun Write-N-Cite eru að finna á vefsíðu bókasafns undir tenglinum Heimildaskráningarforrit. 15. Íslensk nöfn í RefWorks Ef ætlunin er að handfæra íslenska tímaritsgrein/bók inn í RefWorks og hafa íslenska höfunda í stafrófsröð samkvæmt íslenskum hefðum þ.e. fornafnið á undan, eru nöfnin færð inn í höfundasvæðið í RefWorks eins og þau koma fyrir, t.d.: Jóna Jónsdóttir; Sigurjón Valdimarsson Það eina sem þarf að passa er að þegar vista á tilvísunina, Save Reference, kemur upp eftirfarandi melding: Hér þarf að smella á hnappinn OK, þrátt fyrir þessi skilaboð. 11
16. Lokafrágangur í Word að íslenska t.d. et al, pages o.s.frv. Ef að um er að ræða ritgerðir á íslensku eru oft gerðar kröfur um að ákveðnir hlutar tilvísana séu skv. íslenskum hætti (sjá Gagnfræðakverið). Einfaldast gæti verið að yfirfara Final-Wordskjalið í lokin og nota skipanirnar Find Replace í Word og finna t.d. alla staði þar sem editor er notað og láta forritið setja inn íslenska ritháttinn í staðinn, þ.e. ritstj. Farið í EDIT REPLACE: 17. Að vista RSS fréttamiðlun í RefWorks Með því að fara undir valmyndina Search RSS feeds, er hægt að vista slóð fyrir RSS fréttaveitu (fréttamiðlun) af vissum vefsíðum og fá nýjustu fréttir sjálfkrafa inn í RefWorks. Skoðið sem dæmi slóðina http://efnisvaki.stjr.is/efnisvaki/rss - þar er hægt að smella á þá fréttaslóð sem vekur áhuga, afrita slóðina sem þá kemur upp, líma hana inn í RefWorks Feed Url og smella síðan á Add RSS Feed. Dæmi um slóð fyrir fréttir frá heilbrigðis- og tryggingamálaráðuneyti: http://heilbrigdisraduneyti.is/view/common/content/rss?webcategoryid=1014&total= 7&charset=iso-8859-1 12
18. Að færa inn tilvísanir í Word-skjal ÁN þess að nota One Line/Cite View eða Write-N-Cite Að setja inn tilvísanir í Wordskjal handvirkt : Veldu staðinn þar sem tilvísunin á að koma Settu tilvísunina svona inn: {{34}} þ.e. tvöfaldan hornklofa sín hvorum megin og RefWorks númerið á tilvísuninni innan þeirra. Ef fleiri en ein tilvísun fer á sama stað, lítur það t.d. svona út: {{34;45;23}} þ.e. númerin hvert á eftir öðru innan hornklofanna. Engin bil og semíkomma ; á milli Það má líka setja eftirnafn höfundar ef það þykir þægilegra: {{34 Adams 2001;45 Jones;54 Smiths observations}} Að búa til heimildaskrána og velja heimildaskráningarstaðal, t.d. APA Vistaðu Wordskjalið með tilvísununum og lokaðu því. Smelltu á valmyndina Bibliography í RefWorks Veldu viðeigandi Output Style úr listanum og hakaðu við Format Paper and Bibliography Þar sem stendur Document to Format, velurðu Wordskjalið sem þú vistaðir með því að smella á Browse hnappinn og finna það þá tölvunni þinni Smelltu á Create Bibliography 19. Að vista uppl. um vefsíður í RefWorks með RefGrab-It Sjá demo hér: http://info.csa.com/refworks/grabitdemo/refgrabitdemo.html Sjá einnig leiðbeiningar á vefsíðu bókasafnsins hér: http://www.unak.is/skrar/file/bokasafn/refworks_refgrab- IT_vor08.pdf Nú er á mjög auðveldan hátt hægt að vitna í vefsíðu án þess að þurfa að færa inn upplýsingar um síðuna handvirkt með RefGrab-It! Fyrst þarf að hlaða niður litlu plug-in þ.e. hnappi sem fer á toolbar í Internet Explorer. Sjá nánari leiðbeiningar á slóðinni hér að ofan. Sjá nánari leiðbeiningar á slóðunum hér að ofan. 13