ReadSoft WEB BOARD Ghidul utilizatorului pt DuPont SUMAR: Acest document descrie soluţia ReadSoft WEB BOARD pentru DuPont. Utilizatorii finali sunt grupul ţintă. Acesta arată setul de funcţionalităţi care sunt disponibile şi acoperă, de asemenea, cele mai frecvente întrebări cu privire la manipularea aplicatiei WEB ReadSoft Creat: 01 decembrie 2008 Modificat: 09 martie 2009 Distribuţia: externa Status: Final Versiunea 3.1 ReadSoft 1
Cuprins 1 Introducere... 3 1.1 Web BOARD...3 1.2 Cum se obţine accesul și autentificarea...3 2 Utilizarea WEB BOARD... 5 2.1 Renuntare si mesajul de bine ati venit...5 2.2 În general...7 2.3 ecranul de selectare a facturii...7 2.4 Câmpuri disponibile pentru selecţie...11 2.5 Lista de facturi...12 2.6 Ecranul Detaliu...15 3 Utilizarea BOARD WEB ca Administrator...17 3.1 Diferenţa faţă de utilizatorul standard WEB BOARD...17 3.2 Schimbarea utilizatorului WEB BOARD...18 3.3 Crearea unui nou utilizator WEB BOARD...20 4 Ajutor în cadrul Consiliului WEB...21 4.1 AJUTOR pop-up s...21 2
1. Introducere 1.1 WEB BOARD Aplicaţia Web Board oferă acces furnizorilor pentru a vizualiza direct conturile lor și datele legate de facturare, pentru a primi o privire rapidă cu privire la starea și progresul procesului de verificare corespunzătoare facturii la DuPont, care este executat în sistemul ERP DuPont. Prin urmare, permite furnizorului sa obţina rapid acces direct la datele lor financiare și să utilizeze acest acces pentru răspuns mai rapid la nevoile de business de zi cu zi. Acest lucru are un impact pozitiv direct asupra satisfacţiei furnizorilor DuPont și a afacerii firmei DuPont cu partenerii săi. Ca informaţie suplimentara, în cazul în care plata este în curs de primit prin cec pe suport de hârtie și sunteţi un furnizor pentru regiunea SUA puteţi contacta persoana de mai jos pentru conversia la un proces de plată electronică. Robin Baker Phone (302) 992-4974 Fax (302) 355-2061 Email Robin.S.Baker-1@USA.dupont.com 1.2 Cum se obţine accesul și autentificare Odată ce ati fost stabilit ca administrator in aplicatia DuPont veţi primi un email de notificare care conţine id-ul dvs. de utilizator și parola de administrator. Dacă nu ati dobândit acces la Portalul DuPont va rugam sa sunati la unul din următoarele numere: 3
În SUA: 1-877-468-5509 În Europa: +34 985 12 47 00 Pentru a adăuga utilizatori suplimentari pentru compania dumneavoastră vă rugăm să utilizaţi butonul Administrare în aplicatie (a se vedea capitolul "Creati un nou utilizator WEB BOARD ). Apelând la http://www.myinvoicestatus.dupont.com URL într-un browser web un ecran de login apare. Vă rugăm să furnizaţi datele cerute care vă sunt furnizate prin intermediul e-mail-ului. Folosiţi link-ul"ai uitat parola?" (Forgot your password?), dacă nu sunteţi sigur sau nu vă amintiţi parola curentă. În ecranul care apare puneti adresa dvs. de e-mail, asa cum a fost furnizata de managerul de bord DuPont Web și ID-ul de utilizator de web board. Făcând clic pe butonul "Submit", veţi primi un e-mail cu noua parola. 4
2 Utilizarea BOARD WEB 2.1 Renuntarea & Mesaj de bun venit În funcţie de limba utilizatorului si de timpul avut la dispozitie pentru personalizare, un mesaj de bun venit opţional va aparea pe ecran, fiind afișat imediat după logarea cu succes. În această fereastră DuPont poate furniza anunţuri pentru utilizator WEB bord pe parcursul unei perioade specificate de timp. Acest lucru este valabil pentru DuPont WEB BOARD Disclaimer care se poate schimba din timp în timp sau este afișat periodic pentru a fi acceptat din nou de către fiecare utilizator WEB BOARD. Dacă utilizatorul apasa "respinge" o deconectare este executata, iar utilizatorul este rugat în timpul autentificarii viitore, din nou, atât timp cât "Accept" nu este apasat. 5
De exemplu, Dupont poate afisa mesaje ca sistemul nu va functiona pe perioada X pana la Y 2.2 În general Prima pagină vizibila este ecranul de selectare a facturii. În partea de sus a paginii este afisata data ultimei logari. (Formatul datei este ll / zz / aa și ștampila de timp este GMT) Acest mesaj este eliminat după refresh următor în cadrul folosirii WEB BOARD. Această caracteristică poate fi utilizată pentru a identifica login-uri neautorizate. 6
WEB BOARD nu este o pagină Web. WEB BOARD este o aplicatie web. Consecinţa este că utilizarea browser-ul Web butoanele Înapoi și Înainte este interzisă. Utilizarea acestor funcţionalităţi browser Web provoacă o întrerupere a sesiunii curente la SAP Va rugam sa nu folositi butoanele Înapoi și Înainte de browser-ul Web. Este important să se foloseasca aceste taste de aplicaţii Web BOARD numai în scopul de a preveni pierderea de informaţii de pe ecranul curent. 2.3 Ecranul selectarea facturii Ecranul de selectare a facturii este ecranul de introducere a fiecărei sesiuni WEB BOARD. Utilizând casetele de parametru este posibil sa reduceti producţia din Lista de rezultate facturi, de exemplu prin alegerea unui Cod de companie, care este distinct pentru fiecare factură. De obicei, există doar un singur furnizor atribuit unui utilizator WEB BOARD astfel încât nu este nevoie să se diferenţieze între furnizori pentru selectarea facturii asa cum e indicat pe imaginea de mai jos. 7
În cazul în care vânzătorii multipli sunt atribuiti unui singur utilizator WEB bord, aceasta are posibilitatea de a selecta unul dintre ele, făcând clic pe numele vânzătorului. Urmatorul ecran arată cum sa selectati mai mult de un furnizor, în același timp apăsând tasta CTRL și mouse-ul pe furnizorul dorit. Un clic pe butonul Create Invoice Result List în partea de jos este redirectionarea utilizatorului WEB BOARD la Lista de rezultate factura. În funcţie de volumul de muncă al SAP și criteriile de selecţie definite această sarcină poate varia în timp de răspuns. În acest timp, o roată de progres este afișat în centrul de pe ecran. Ecranul de selectare a facturii arată în centru cinci casetele de selectare pentru selectarea Status facturii. Dacă nu este ales Status Factura, sistemul reacţionează făcând clic direct pe "Creaţi Lista de rezultate factura", cu o selecţie a tuturor facturilor de toate stările. 8
9
2.4 Campuri valabile pentru selectie Descriere: CAMP vendor Document date Purchasing document reference Company code name DESCRIERE Acesta reprezinta numarul dv de furnizor si numele companiei dv asa cum apare in sitemul nostru Data facturii emisa de dv catre noi Numarul PO Numarul facturii Numele companiei DuPont, care este facturat. Pentru a căuta utilizând acest criteriu, utilizatorul poate pune fie întreg numele companiei DuPont așa cum apare în forme PO, sau părţi din aceasta între asteriscuri (de exemplu, căutarea pentru facturile trimise la DuPont Asturias SL poate fi realizat prin punerea în acest domeniu "* Asturias * ") Company code Codul Companiei DuPont, care este facturat, asa cum apare in sistemul nostru Invoice status Aceasta este starea facturii în sistemele noastre. Ea poate conţine una din valorile de mai jos. Pentru a adăuga la sistemul nostru facturile, termenul standard este în termen de (24) ore de la primirea facturii - Factura primită & scanata - Trimis la reexaminare internă (în caz de discrepanţe) - Factura prelucrate de AP (factura este postata și va fi plătită la Data scadentă) - Lansat de plata (ordinul de plată a fost trimis la banca si factura este clearuita în sistemul nostru) - Factura întoarsa pentru corectarea Notă către DuPont furnizori numai în SUA: 10
În cazul în care o trimitere specifică / număr de factură nu este vizibilă după (5) zile de la data depunerii facturii vă rugăm să re-prezentati. Metoda preferată de prezentare a facturii în SUA este prin fax la acest număr 615-301-9883. Net amount currency Gross amount Data platii Payment doc number Payment amount Payment currency Suma neta a facturii Valuta facturii Suma bruta a facturii Aceasta este data clearuirii facturii in system. Este aceeasi data in care aprobam plata la banca Numarul clearingului facturii dv in sistemul nostru Suma totala platita care poate sa includa plata unor anumite facturi (DuPont poate palti mai multe facturi o data). Valuta in care se plateste factura 2.5 Lista de facturi Lista de facturi poate fi sortata pe coloanele aratate mai jos: 11
Coloana a doua numita "Factura" este utilizata pentru a diferenţia între facturi (X) și note de credit (gol). Există două butoane de acţiune vizibile pe partea de jos a Listei de facturi rezultate. Prima dintre ele este "Reîmprospătare listă refresh list" - butonul care este responsabil să aducă cele mai recente date din nou din SAP pentru a se asigura că modificările care au fost făcute intre timp în SAP (de exemplu, postare unei facturi) sunt aratate utilizatorului WEB BOARD. Al doilea buton este "Export lista "-buton care este de a crea o copie a listei actuale într-un fișier CSV-. Acest CSVfișier poate fi folosit ca un tech. sursă de import într-un sistem extern din partea vânzătorului de a face informaţiile din aplicatie disponibile în aplicaţiile offline străine și apoi să fie descărcate de către vânzător pentru uzul intern al acestora. Pentru a converti fișier CSV in XLS, efectuaţi următoarele: 1. Apăsaţi butonul "lista de export" 2. În "File Download" apăsaţi caseta de dialog "Salvare" 3.in casuta de save as schimbati extensia in xls asa cum se arata mai jos (inlocuiti csv cu xls) 12
. 4.apasati save 5. gasiti fisierul in calculatorul dv si deschideti-l cu MS Excel 6. selectati coloana A si mergeti la Data text to columns 7. utilizati parametrii de mai jos pentru functia 13
Rezultatele pot fi separate in coloane si pot fi tratate ca un excel normal 2.6 Ecranul Detalii Faceţi clic pe pictograma în Lista de Facturi rezultate pentru a ajunge la ecranul de detaliu factura. Folosiţi "next invoice" - și "previous invoice"-butoane în colţul din dreapta sus în cadrul Ecranului Detaliu Factură pentru a naviga între facturile din lista de rezultate facturii, fără să sara înapoi la Lista de rezultate factura. Descrierea câmpurile disponibile pe ecranul detaliu factura: Invoice status Aceasta reprezinta statusul facturii dv in sistem. Poate fi: - factura primita si scanata - primita si trimisa spre aprobari interne ( in cazul discrepantelor) 14
- factura procesata de Ap (factura e inregistrata si va fi platita la scadenta - trimisa catre plata ( Ordinul de plata este trimis catre banca ) - factura returnata pentru corectii Notă către DuPont furnizori numai în SUA: În cazul în care o trimitere specifică / număr de factură nu este vizibilă după (5) zile de la data depunerii facturii vă rugăm să re-prezintati. Metoda preferată de prezentare a facturii în SUA este prin fax la acest număr 615-301-9883 Vendor Partner name Oras Document date Company code Company code name Reference Purchasing document Acesta reprezinta numarul dv din sistemul DuPont Numele companiei dv in sistemul nostru Orasul din adresa companiei dv Data care apare pe factura dv catre noi Codul companiei DuPont catre care se factureaza Numele companiei DuPont catre care se factureaza Numarul facturii asa cum apare pe factura Numarul documentului de cumparare ( PO) Net due date Payment doc no Payment amount Payment currency Payment date Reason for internal review resolver Scadenta facturii Numarul documentului de plata a facturii dv in sistemul nostru Suma totala platita care include si factura ( Dupont poate plati mai multe facturi o data) Valuta in care se efectueaza plata Data platii Motivul pentru care factura e trimisa intr-un ciclu de aprobari interne Acesta poate conţine o valoare atunci când factura este "Trimisa intern pentru revizuire " sau a fost "întoarsa pentru corectare Persoana responsabila de reexaminare internă a facturii dv. De obicei, aceasta este o persoană de contact in scop comercial sau receptor de serviciu / bun livrate de firma dvs. pentru a DuPont. Acesta poate conţine o valoare numai în cazul în care factura este "Trimisa pentru revizuire interna" În cazul în care un nume de rezolvator nu este afisat, p.o. este revizuit intern de contabilitate dep. furnizori și ca sa fie rezolvat (de obicei în câteva zile de muncă (5)) se va muta la starea următoare în Web Board, fie ca prelucrate pentru plata sau eliberate pentru plată 15
Resolver telephone Resolver e-mail currency Net amount Gross amount taxes Numarul de telefon al rezolvatorului. Poate contine o valoare numai atunci cand factura e trimisa spre revizuire interna Adressa de email a rezolvatorului. Poate contine o valoare numai atunci cand factura e trimisa spre revizuire interna Valuta facturii Suma neta a facturii Suma bruta a facturii Suma taxelor din factura 3.Folosirea WEB BOARD ca administrator 3.1 Diferenţa faţă de utilizatorul standard WEB BOARD Există două tipuri de utilizator WEB BOARD. Standard "Show invoice status" utilizator și de tip Administrator. Al doilea tip de un utilizator are posibilitatea să menţină primul tip de utilizatori. Setul de funcţii al utilizatorului este după cum urmează: Crearea Schimbare Blocare / Deblocare Ștergere Primul tip de utilizator standard WEB bord este doar capabil de a menţine detaliile proprii de utilizator după cum se arată în mai jos. Vă rugăm să faceţi clic pe "Salvare" "-butonul de pe partea de jos să se angajeze modificările la SAP și nu uitaţi să oferiti întotdeauna parola curentă: 16
Folositi forgor your password? este un link ( vezi capitolul 1.2) pe ecranul de inregistrare daca un sunteti siguri ce parola aveti. Prin deschiderea tab-ul "Password" parola poate fi modificată prin furnizarea celei vechi. Noua parolă trebuie să contina cel puţin 8 caractere. Un caracter numeric este obligatoriu pentru a schimba parola. Termenii din dicţionar englez nu pot fi utilizati pentru noua parola. 17
3.2 Schimbarea utilizatorului WEB BOARD După această selecţie detaliile utilizatorului WEB BOARD ales sunt încărcate și gata de a fi schimbate așa cum se arată mai jos în campurile de parametrii afișate și casetele de optiuni (cesiune de privilegii WEB BOARD): 18
Următoarele acţiuni ale Administratorul lui pe ecran declanșează o notificare prin e-mail pentru a fi trimis utilizatorilor WEB BOARD in afara SAP: Ștergere Blocare / Deblocare Schimbarea detaliilor utilizatorului ca atribuirea de furnizori noi nu este comunicată prin e-mail. Vă rugăm să fiţi conștienţi de faptul că un ID de utilizator care este sters nu va putea fi reutilizate pentru un utilizator nou. 3.3 Creaţi un nou utilizator WEB BOARD Pentru a crea un nou utilizator WEB BOARD Administratorul trebuie să apese pe butonul corespunzător "utilizator nou- New user în panoul de administrare a WEB BOARD. Campurile care sunt marcate cu un asterisc sunt obligatorii. Atribuirea de cel puţin un furnizor (care este apoi 19
furnizorul implicit) este de asemenea necesară. În plus, de la normele logice de mai sus, există limitări tehnice care sunt prezentate în tabelul de mai jos. Numarul gresit al caracterelor este acoperit de o eroare de manipulare, cu un mesaj pentru Administrator în roșu în partea de sus a panoului Administrator. Utilizatorul WEB BOARD creat va primi un e-mail cu datele de inregistrare. Parola initiala data este furnizata de generatorul de parole din sistem și ar trebui să fie modificata ulterior (de exemplu, după prima autentificare, verificaţi capitolul 3.1). 4.AJUTOR CU FOLOSIREA WEB BOARD 4.1 HELP POP UP s Va rugam apasati pe butonul HELP din partea de sus a fiecarei pagini pentru a vedea pop up s de ajutor. In plus fata de aceasta functie de ajutor, puteti gasi in ecranul Detaliu factura (invoice detail) un pop up de ajutor pentru fincare camp afisat. 20
21