Er Sun StarOffice valkostur fyrir skóla?

Er Sun StarOffice valkostur fyrir skóla? Tölvu- og verkfræðiþjónustan Halldór Kristjánsson, verkfræðingur 1. Inngangur Óskað hefur verið eftir mati Tölvu- og verkfræðiþjónustunnar á því hvort hægt sé að mæla með því að einstakir skólar taki upp Sun StarOffice (SSO) í stað Microsoft Office (MSO) en fyrrnefndi hugbúnaðurinn býðst nú skólum landsins án endurgjalds. Almennt gengur Office hugbúnaður undir nafninu skrifstofuhugbúnaður og er það samheiti notað hér. Teknar saman nokkrar meginstaðreyndir með og á móti (benefit/cost) því að skipta um skrifstofuhugbúnað við kennslu og notkun á skrifstofu í skólum. Vegna skamms fyrirvara hefur ekki verið unnt að afla nákvæmra upplýsinga um notkun og notkunarmynstur MSO í skólum landsins en æskilegt væri að gera slíka könnun. Í skýrslunni er því gengið út frá almennum forsendum 1. Í þessari skýrslu er ekki lagt mat á notkun Linux í skólum en fyrirhugað er að gera slíka greiningu. 2. Nokkrar grunnforsendur Í upphafi er mikilvægt að setja fram nokkrar grunnforsendur sem miðað er við í skýrslunni: 1. Meirihluti allra nemenda sem komið hafa síðustu árin út úr grunn- og framhaldsskólakerfinu hafa lært á MSO. 2. KHÍ hefur notað MSO við kennslu kennaranema um nokkurt skeið. 3. Stór hluti kennara notar MSO og hefur lært 2 á forritin. Notkun á Microsoft Office er einnig útbreidd í skólum. 4. Markaðshlutdeild Microsoft í skrifstofuhugbúnaði er á bilinu 90-100% hér á landi og svipuð annars staðar í heiminum. 5. Nær undantekningarlaust nota fyrirtæki og stofnanir á Íslandi MSO. 6. Þekking á Microsoft Office er mjög útbreidd því reiknað er með því að flestir þeirra sem nota tölvur við (skrifstofu-) vinnu kunni á Microsoft Office. 7. Þjónusta við MSO notendur er boðin fram af mjög mörgum hér á landi og mikil þekking til staðar. 8. Fjöldinn allur af sérkerfum er byggður ofan á MSO eða tengist honum (Integrated) náið 3. 9. Öll tölvufræðsla í landinu hefur miðast við MSO í langan tíma og er aðeins vitað um einn tölvuskóla 4 sem býður kennslu á StarOffice. Skóli er í eðli sínu sambærilegur við fyrirtæki að því leyti að starfsmenn nota skrifstofuhugbúnað til sambærilegra verka og gert er í fyrirtækjum. Þó má gera 1 Í veigamiklum atriðum er stuðst við skýrslu Gartner Group (sjá heimildaskrá) en það er eitt þekktasta og virtasta ráðgjafafyrirtæki heims á sviði upplýsingatækni og kostnaðargreiningar á tölvurekstri (www.gartner.com) 2 Innifelur sjálfsnám og formleg námskeið 3 Ekki er ljóst í hvaða mæli þetta atriði á við um sérkerfi í skólum 4 Tölvu- og verkfræðiþjónustan býður námskeið á Microsoft Office og StarOffice Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 1 af 10

ráð fyrir því að vegna námsgagnagerðar sé líklegt að grafík og margmiðlun sé meira notuð í skólum en gengur og gerist í fyrirtækjum og stofnunum. Þessar grunnforsendur eru ekki studdar rannsóknum heldur byggja á almennt þekktum staðreyndum og mati skýrsluhöfundar og reynslu af skólarekstri um 17 ára skeið. Þegar metið er hvort skipta á út hugbúnaði er mikilvægt að hafa þrjú meginmarkmið í huga. Þau sem lögð eru til grundvallar í skýrslunni eru þessi: Ávinningur (Aukið notagildi, skjalasamhæfni, fjölvar, notkunarmynstur og uppfærslur í framtíðinni) Kostnaður (Leyfisgjöld, innleiðing, verkfæri og þjónusta) Áhætta (Framleiðni, eiginleikar, framleiðandi, samhæfni við umhverfið og framtíð) Reynt er að meta þessa þætti eftir því sem unnt er og það á við. 3. Staðan Vegna kostnaðar við leyfisgjöld fyrir Microsoft Office hugbúnað hefur áhugi á öðrum valkostum aukist. Þekktastir þeirra eru StarOffice 5 frá Sun, WordPerfect Office frá Corel og Lotus SmartSuite 6. Af þessum valkostum hefur Sun StarOffice verið mest til umræðu, fyrst og fremst vegna þess að Sun hefur ýmist gefið StarOffice eða selt gegn lágu endurgjaldi 7. Við fyrstu sýn kann því að reynast freistandi að skipta úr MSO í SSO. En það eru margir aðrir kostnaðarþættir en leyfisgjaldið sem koma til álita við ákvörðun. Meðal þeirra helstu eru: Kostnaður við að skipta um hugbúnað á tölvum notenda, handbókakaup og tengdur kostnaður. Kostnaður við endurþjálfun starfsmanna og viðhald þekkingar til lengri tíma. Endurþjálfun allra þeirra sem koma nýir til starfa eftir að breytingar eru yfirstaðnar. Breyting MSO skjala í SSO skjöl í upphafi og viðvarandi aðlögun skjala í blönduðu umhverfi þar sem MSO og SSO eru notuð saman og vegna samskipta við þá sem ekki nota SSO. Í einhverjum tilvikum þarf að viðhalda tveimur útgáfum af skjölum. Uppfærslukostnaður vegna nýrra útgáfa (leyfisgjöld + vinna + þjálfun) af hvorum vöndli um sig. Í þessari skýrslu er leitast við að taka á öllum þessum þáttum og skýra nánar. 5 Afbrigði af StarOffice er OpenOffice sem dreift er ókeypis. Það er lítið þekkt enn sem komið er. 6 Lotus SmartSuite fylgdi, án endurgjalds, með IBM tölvum um langt skeið. Engu að síður kaus mikill meirihluti notenda IBM tölva að nota Microsoft Office. 7 Vegna viðbóta í StarOffice, útgáfu 6.0, sem m. a. felast í leturgerðum og öðrum einingum sem eru leyfisskyldar selur Sun nú hugbúnaðinn. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 2 af 10

4. Microsoft Office - yfirlit Microsoft Office er boðið í þremur pökkum auk þess sem hægt er að kaupa einstök forrit. Pakkarnir eru Standard (S), Professional (P) og Developer (D). Skólarnir kaupa Professional pakkann samkvæmt samningi. Helstu einingar MSO eru þessar: Word, rivinnsla (S/P/D) Excel, töflureiknir (S/P/D) PowerPoint, nýsiforrit, glærugerð (S/P/D) Outlook, hópvinnukerfi 8 (S/P/D) Access, gagnagrunnur (P/D) FrontPage, vefsíðugerðarforrit (D) Með MSO pakkanum, öllum útgáfum hans, fylgir síðan fjöldi aukaforrita og eru þau helstu talin upp hér á eftir: Microsoft Photo Editor, ljósmyndavinnsla Microsoft Producer 9, margmiðlunarsýningar og fleira Microsoft Draw, WordArt, Chart, Organization Chart og fleiri eru samtvinnuð öllum pökkum MSO Clip Organizer, vinna með mörg afrit á klemmuspjaldi Þessi forrit eru án endurgjalds en sækja þarf Producer og MovieMaker á vef Microsoft. Einnig teljast til þessarar fjölskyldu forritin Microsoft Publisher, Visio og Project og nokkur smærri forrit sem eru að koma út á næstu vikum og mánuðum. 5. Hvað er greitt fyrir Microsoft Office? Á árinu 2002 var í gildi samningur milli Microsoft og íslenska skólakerfisins. Meginatriði þessa samnings að því er varðar þessa samantekt eru þessi 10 : Leyfisgjald fyrir MS Office Professional pakkann er um 5.000,- kr. á ári. Innifalið í því eru einnig leyfisgjöld fyrir stýrikerfi tölvunnar. 5.900 leyfi hafa verið keypt fyrir grunn- og framhaldsskóla landsins og er verðmæti þeirra samninga metið á 30 Mkr. árið 2002 11 Fjöldi kennara á grunn-, framhalds- og háskólaskólastigi er um 6.000. Talið er að 95% kennara nýti sér þennan samning Nemendum er ekki heimilt að nota hugbúnaðinn heima, án endurgjalds. Ef óskað er eftir því er hægt að semja um ódýr leyfi fyrir nemendur. Kennarar mega setja MSO Professional á einkatölvur sínar heima og má því gera ráð fyrir að virk leyfi séu um 10-12.000 (greidd leyfi að viðbættri heimanotkun kennara). Ljóst er samkvæmt þessu að ígildi um 10-12 þúsund leyfa er fengið með því að greiða fyrir þau 5.900 leyfi sem fjöldi tölva í grunn- og framhaldsskólum segir til um að kaupa verði samkvæmt samningi. 8 Með Exchange Server myndar Outlook hópvinnukerfi 9 Forritið þarf að sækja til Microsoft á vefinn. 10 Heimild: menntamálaráðuneytið, þróunarsvið 11 Heimild: menntamálaráðuneytið, þróunarsvið Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 3 af 10

Meðalverð á virk leyfi er því um 2-3.000 krónur. 6. StarOffice - yfirlit Helstu einingar StarfOffice eru þessar: StarOffice Writer, ritvinnsla StarOffice Calc, töflureiknir StarOffice Impress, nýsiforrit, glærugerð StarOffice Draw, teikning StarOffice Base, forrit til meðhöndlunar á tilbúnum gagnagrunnum Ekki fylgir með StarOffice gagnagrunnur né forrit sambærilegt við Microsoft Outlook. Með SSO hugbúnaðinum fylgja nokkur forrit sem eru, líkt og hjá Microsoft, hluti af heildarpakkanum. Þau helstu eru: StarOffice Chart, myndrit StarOffice Image, forrit fyrir myndvinnslu (bitmaps) Með útgáfu 6.0 voru ýmis eldri forrit fjarlægð úr vöndlinum eins og póstforrit og vafri fyrir Internetið þar sem notendur StarOffice nota flestir önnur forrit til þeirra verka 12. Vakin er athygli á að það er til mikið af margs konar ókeypis hugbúnaði á Internetinu til þess að nota með StarOffice. Ekki er ástæða til að tíunda hann hér. 7. Hvað er greitt fyrir Sun StarOffice? Nú liggja fyrir drög að samningi við Sun Microsystems í menntamálaráðuneytinu um það að Sun gefur íslenskum skólum StarOffice skrifstofuvöndulinn þannig að þeir megi setja hugbúnaðinn upp á sínum tölvum og dreifa honum til sinna nemenda og starfsmanna til nota heima hjá þeim : Skólar, kennarar og nemendur geta nýtt sér StarOffice í skólanum og heima Leyfisgjald fyrir hugbúnaðinn er ekkert Verði skrifað undir þennan samning verður menntamálaráðuneytinu, eða stofnun á vegum þess, heimilt að dreifa StarOffice án endurgjalds til nemenda og kennara. Hugsanlega fellur þó til einhver afritunarkostnaður og/eða dreifingarkostnaður. Leyfisgjald til fyrirtækja og notenda utan skólakerfisins er á bilinu 25 $-75 $/leyfi allt eftir fjölda keyptra leyfa. Listaverð á einu eintaki er um 11.900 krónur hér á landi en staðgreiðsluverð er 10.790 krónur. 8. Samhæfni StarOffice og Microsoft Office SSO eru mjög þægileg forrit að vinna við og hægt að gera flest það sem góður notandi krefst af þeim. Ýmsir hlutir eru jafnvel betur útfærðir en hjá Microsoft. Hins vegar koma upp ýmiss konar vandkvæði þegar MSO og SSO eru notuð saman 13, þ. e. samhæfni er ekki nægilega góð. Þá er þess að geta að íslensk stafsetningarorðabók fylgir með MSO og dagsetningar og röðun samkvæmt íslenskum stöðlum. 12 http://wwws.sun.com/software/star/staroffice/6.0/whatsdifferent.html 13 StarOffice getur vistað skjöl með MSO sniði og einnig opnað slík skjöl án sérstakra aðgerða. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 4 af 10

Við höfum gert nokkuð ítarlega rannsókn 14 á StarOffice 6.0 með tilliti til samhæfni við Microsoft Office 2000/XP. Almenn niðurstaða er sú að einföld skjöl fari oftast óbreytt á milli forrita en margt í flóknari skjölum breytist. Hér á eftir verða nokkur dæmi rakin en vakin er athygli á að listinn er alls ekki tæmandi 15 : PowerPoint & Impress Þegar Impress skjal er vistað sem PowerPoint skjal og síðan opnað í PowerPoint forritinu er ýmislegt sem ekki virkar eins. Innkoma texta og mynda getur breyst og einnig hvernig glærurnar flettast áfram. Ekki er alltaf um sömu kosti að velja í forritunum svo þetta er hægt að forðast með því að velja eitthvað einfalt sem örugglega er til í báðum forritum. Það virðast frekar koma upp villur ef skjal sem búið er til í Impress er opnað í PowerPoint. Ef hinsvegar PowerPoint skjal er opnað í Impress verða þær glærur sem stilltar voru með hreyfingar sem forritið ekki þekkir hreyfingalausar. Almennt virðist Impress eiga í erfiðleikum með ýmiss konar effekta sem hægt er að nota í PowerPoint. Myndir sem settar eru á glærur í Impress koma ekki alltaf fram þegar skjölin eru opnuð í PowerPoint. Stundum virðist allt vera í lagi en næst þegar sýningin er opnuð eru myndirnar annaðhvort aflagaðar eða ekki til staðar. Einnig hafa verið vandræði með teikningar (teiknaðar með teikniverkfærum). Í Impress er boðið upp á þrívíddarform sem ekki sjást í PowerPoint. Að sama skapi koma form sem teiknuð eru í PowerPoint ekki alltaf eðlilega fram í Impress. Word & Writer Helstu vandamálin sem koma upp þegar skjal sem búið er til í Writer er opnað í Word tengjast myndum. Fyrst þegar skjal er opnað getur mynd verið í lagi en þegar farið er að fletta í skjalinu hverfur hún smám saman þar til aðeins ramminn er eftir. Einnig hafa litir í töflum breyst og rammar aflagast og táknið í ónúmeruðum listum (Bullets) breytist. Flóknari dálkskipt ritvinnsluskjöl aflagast og haus- og fótlínur brenglast á milli Word og Writer. Ekki virðast vera sömu vandamál þegar skjal sem búið er til í Word er opnað í Writer. Excel & Calc Fleiri vandamál koma upp þegar Excel skjöl eru opnuð í Calc heldur en þegar Calc skjöl eru opnuð í Excel. Excel skjöl, eins og önnur MSO skjöl, sem eru læst (með lykilorði) er til dæmis ekki hægt að opna með SSO. Fellilistar og fjölvar virka ekki og myndrit breytast og oft verulega. Einnig eru Pivot töflur og Pivot myndrit gerð í Excel óvirk í Calc. Í Excel er hægt að hafa 65.536 línur á einni örk en í Calc eru þær 32.000 svo upp kemur villa ef reynt er að opna Excelskjöl sem innihalda fleiri en 32.000 línur. Þess má og geta að hægt er að vinna með hundruð þúsunda lína í Excel ef notaðar eru Pivottöflu skýrslugerð. Þegar Calc skjal er opnað í Excel er það helst dálkabreiddin sem ekki heldur sér alltaf. Samantekt um samhæfni Af þessari stuttu upptalningu, sem ekki er tæmandi, má vera ljóst að nokkuð skortir á samhæfni á milli MSO og SSO. Það ætti þó ekki að koma í veg fyrir að hvor vöndullinn um sig verði notaður einn og sér. Það er fyrst þegar skjöl eru færð á milli MSO og SSO sem vandamál koma upp. 14 Prófanir voru gerðar SSO og á samhæfni þess við MSO og m. a. voru skoðaðir hjálpar- og upplýsingavefir til að kanna hvaða vandamál hafa komið upp annars staðar (www.staroffice.com og supportforum.sun.com). 15 Byggt á úttekt Huldu Orradóttur, tölvukennara, B. Ed.. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 5 af 10

9. StarOffice eða Microsoft Office? Sun heldur því ekki fram að StarOffice komi í staðinn fyrir Microsoft Office fyrir alla notendur en telur á hinn bóginn að það geti verið fullnægjandi fyrir marga. StarOffice hefur til dæmis ekki gagnagrunn eins og MSO Professional en með fylgja hins vegar tól til þess að nálgast gögn í gagnagrunnum og vinna úr þeim. Sun lofar góðri samhæfni við algeng Microsoft Office skjöl en fjölvar í Office skjölum virka ekki í StarOffice og skjöl sem eru varin með lykilorði opnast alls ekki. Þá eru notendaskil StarOffice önnur en Microsoft Office. Samkvæmt prófunum okkar þá breytist uppsetning skjala á milli Microsoft Office og StarOffice í mörgum tilvikum. Ekki er endilega um flóknar uppsetningar að ræða en staðsetning á myndum og dálkum á það til að breytast svo og útlit myndrita og taflna í töflureikninum. Af þessu leiðir að fyrir notendur sem nota MS Office mikið, eða nota ýmsa þróaðri eiginleika þess, er StarOffice ekki valkostur nema með umtalsverðum tilkostnaði vegna yfirfærslu á (eldri) skjölum og við að læra á StarOffice. Fyrir slíka notendur er það því að líkindum vænlegast að halda sig við MSO. Fyrir þá sem nota MSO lítið og eru fyrst og fremst að nota skjöl sem aðrir hafa gert þá hentar SSO ágætlega að mati Sun. Rétt er þó að benda á að skjöl sem innihalda form sem byggja á fjölvum (macros) munu ekki vera nothæf í StarOffice. Þeir sem fyrst og fremst eru að búa til skjöl til innri notkunar, það er skjöl sem ekki verða send út fyrir skóla, stofnun eða fyrirtæki eru betur staddir en þó geta alltaf komið upp vandamál ef aðrir eru að nota MSO innan sömu stofnunar/fyrirtækis. Það sama á við ef senda þarf skjöl til þeirra sem eru utan stofnunar/fyrirtækis. Líklegt verður og að telja að almennt sé MSO tiltækt á heimilum og því verði alltaf einhver vandamál því samfara að nemandi og skóli eru ekki er nota sama skrifstofuhugbúnað. Það verður einnig að telja líklegt að þeir sem eru að nota Access gagnagrunninn muni vilja nota MSO Professional áfram. Loks er þess að geta að fjölmargir eru að nota Outlook 16 forritið frá Microsoft en það er hluti af MSO pakkanum. Án hans er ekki heimilt að nota þennan hugbúnað en víða er Exchange Server ásamt Outlook notað við útfærslu hópvinnukerfa. 10. Helstu ókostir við að skipta í StarOffice Rannsóknir Gartner Group 17 benda til þess að kostnaðurinn við að færa sig úr MSO í SSO geti verið mjög mikill allt eftir því hversu mörgum skjölum þarf að breyta. Þjálfun og sá tími sem notendur þurfa til að læra á nýja forritið, svo og sá kostnaður sem verður til vegna ósamhæfni við MSO, getur leitt til hás leynds kostnaðar og minnkaðrar framleiðni sem kemur á móti lægri kostnaði vegna leyfisgjalda. Þessi kostnaður stafar af þeirri miklu reynslu sem notendur hafa aflað sér á 11 árum við að nota MSO og það skjalasnið sem er eiginlegt Microsoft skjölum. Því er mikilvægt að flokka notendur til þess að ákveða hverja er ódýrast að flytja yfir í SSO með því að meta kostnaðinn við flutning hjá hverjum og einum. 16 Dagbók, póstforrit, verkefnalisti, minnisblöð, tengiliðaskrá og vafri 17 Sjá lista um heimildir í lokakafla skýrslu Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 6 af 10

Meginniðurstaða Gartner Group er að: 1. Kostnaður við að skipta út hugbúnaðinum, breyta skjölum og þjálfa notendur er reiknaður á yfir 700 $ á hvern notanda. Til viðbótar við þetta er lærdómskúrfa notandans og töpuð framleiðni metin á um 300 $ á hvern notanda eða heildarkostnaður sem er liðlega 1.000 18 $ á hvern notanda. 2. Í blönduðu umhverfi má gera ráð fyrir að það verði alltaf einhver kostnaður vegna þess að ekki er um 100% samhæfni að ræða á milli MSO og SSO. Athuga verður gaumgæfilega hvaða áhrif það hefur á þjóðfélagið ef nemendur eru þjálfaðir í notkun annars skrifstofuhugbúnaðar en almennt er notaður í fyrirtækjum og stofnunum. Loks er þess að geta að Microsoft hefur stóran hluta tekna sinna af sölu Microsoft Office en StarOffice er aukabúgrein hjá Sun sem ekki skilar þeim miklum tekjum. Því verður að setja spurningamerki við þá áherslu sem líklegt er að Sun hafi á frekari þróun StarOffice en ljóst að framtíð Microsoft veltur að stórum hluta á velgengni Microsoft Office pakkans. 11. Helstu kostir við að skipta í StarOffice Meginsparnaðurinn við að skipta úr MSO felst í því að leyfisgjöldin lækka en afköst notenda aukast ekki. Því er aðal kosturinn við það að flytja sig úr MSO í SSO fólginn í lægri leyfisgjöldum. Ef innan fyrirtækis/stofnunar er blanda af Windows, Linux og Unix eru kostir við að samræma notkun skrifstofuhugbúnaðar með því að velja SSO. Sun telur mikinn kost að SSO notar XML sem grunnskráarform. Til lengri tíma getur þetta verið kostur 19 en til skemmri tíma er það ekki vegna takmarkaðrar útbreiðslu sem stendur. Ef miðað er við 1.000 $ heildarkostnað/notanda við að færa sig úr MSO í SSO þá er ljóst að það tekur langan tíma að vinna upp þann kostnað með leyfisgjalda mismuninum einum. Þá má ekki gleyma því að það verður alltaf til kostnaður vegna breytinga á milli forma og uppfærslna í nýjar útgáfur, jafnvel þó allir innan sömu stofnunar noti eingöngu SSO eða MSO. Samkvæmt líkani Gartner Group er sá kostnaður sem felst í því að uppfæra í nýja útgáfu SSO og MSO áþekkur en þó ívið hagstæðari fyrir SSO. Ekki munar þó það miklu að það vinni fljótt upp kostnaðinn við að færa sig á milli pakka. Í næsta kafla verður leitast við að reikna sambærilegan kostnað við skipti í StarOffice frá Microsoft Office með því að laga forsendur Gartner Group að okkar aðstæðum. 12. Kostnaður við að færa skóla í StarOffice Í skýrslu Gartner eru gefnar forsendur fyrir kostnaðarútreikningum fyrirtækisins og reiknuð út hagstæðasta útkoma og versta útkoma. Beitt er viðurkenndu líkani þeirra og miðað við fyrirtæki með 1.750 starfsmönnum í 10 deildum. 18 Um 80.000 IKR 19 Samkvæmt heimildum á vef Microsoft mun fyrirtækið bjóða víðtækan stuðning við XML sem skráarform frá og með Office XP auk þess sem Office styður HTML og fjölda annarra skráarforma mjög vel. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 7 af 10

Aðrar forsendur eru þessar helstar: Meðalfjöldi fjölva (macro) á notanda... 0,05 Meðalfjöldi fjölva sérstakur fyrir hverja deild... 2 Meðalfjöldi fjölva sem fyrirtækið lætur alla nota... 4 Meðalfjöldi skjala sem hver notandi þarf að breyta... 25 Meðalfjöldi skjala sem hver deild þarf að breyta... 400 Meðalfjöldi skjala sem fyrirtækið þarf að breyta... 2.000 Heildarfjöldi skjala 20 sem þarf að breyta í fyrirtækinu er því 49.750 skjöl og fjöldi fjölva 112. Í skýrslunni er einnig reiknaður tími vegna margra þátta. Þeir helstu eru þessir: Tími vegna uppfærslu á einstökum tölvum og í fyrirtækinu í heild, prófun þeirra og frágangur eftir breytingar Tími vegna aðlögunar á skjölum Tími vegna þjálfunar starfsmanna Tími sem notendur hafa ekki aðgang að tölvunni vegna skiptingar á hugbúnaði Tími vegna aðstoðar við notendur eftir skipti (þjónustuborð) Tími vegna vandamála sem upp koma hjá notanda vegna þekkingarleysis og framleiðnitaps. Tímagjald sem notað er sem viðmiðun er á bilinu 2.128 IKR upp í 3.800 IKR á klukkustund. Niðurstaða Gartner Group að gefnum þessum forsendum er að heildarkostnaður á hvern notanda fyrir fyrirtæki af þessari stærðargráðu sé: Lágmarkskostnaður... (1.059$) 80.500 Hámarkskostnaður... (2.550$) 193.800 Innfalið í tölum Gartner Group er 35$ leyfisgjald til Sun en það hefur verið dregið frá í tölunum hér á undan þar sem skólar greiða ekki leyfisgjald skv. tilboði Sun. Hægt er að nálgast dæmið frá annarri hlið með því að gefa sér mjög einfaldar lágmarksforsendur fyrir hvern notanda/kennara: Tími vegna uppsetningar á SSO og aðlögun...1-2 klst Kennsla/námskeið fyrir þrjú forrit 21...6-15 klst Aðlögun skjala í upphafi...10-15 klst Sjálfsnám og annað ófyrirséð...8-18 klst Heildartími samkvæmt þessu er 25-50 klukkustundir sem reiknaður er á kr. 2.000 hver klukkustund. Ekki er í þessu mati gert ráð fyrir kostnaði skólans vegna innleiðingarinnar t. d. breytingu á skjölum, uppsetningu á tölvum í kennslustofu og skrifstofu og þess háttar. Ekki er heldur gert ráð fyrir viðvarandi kostnaði vegna aðlögunar á MSO skjölum sem koma annars staðar frá með t. d. tölvupósti, frá nemendum og kennurum eða öðrum. Kostnaður hvers kennara... 50.000-100.000 kr. Leggja verður áherslu á að notaðar eru almennar forsendur til grundvallar. Ekki hefur farið fram rannsókn á notkun skrifstofuhugbúnaðar innan skólakerfisins og þessi kostnaður getur því verið meiri, eða minni en hér er metið. 20 Heildarfjöldi eininga fæst með því að margfalda fjölda notanda með þeim gildum sem eiga við notanda, bæta við það margfeldi deilda og fjölda eininga fyrir deild og bæta síðan við fjöldanum fyrir fyrirtækið (25*1.750+400*10+2000*1). 21 Gert er ráð fyrir að notandinn hafi þekkingu á MSO. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 8 af 10

13. Lokaorð Nú er ljóst að forsendur Gartner og forsendur fyrir hvern skóla fyrir sig geta verið mjög ólíkar. Því er óvarlegt að taka þeim tölum sem fram eru settar í skýrslunni sem öðru en vísbendingu um það að nokkur kostnaður sé því samfara að skóli færi sig yfir í StarOffice. Líkan Gartner er þekkt og sett fram í skýrslu þeirra. Ef forsendur hjá einstökum skólum eru þekktar er því tiltölulega auðvelt að reikna hvert tilvik fyrir sig og meta heildarkostnað. Meginniðurstaðan verður þó að líkindum sú sama. Það mun taka mörg ár að vinna upp kostnaðinn við skiptin með mismuninum á því leyfisgjaldi sem greitt er í dag til Microsoft (5.000 kr) og því gjaldi sem Sun yrði greitt (0 kr). Ávinningur af skiptum er vafasamur og nokkur áhætta fólgin í þeim eins og fram hefur komið annars staðar í skýrslunni. Ekkert atriðanna þriggja, ávinningur, kostnaður, áhætta, sem sett eru fram í kaflanum um nokkrar grunnforsendur fyrir skiptum, er með þeim hætti að það mæli með skiptum. Því er niðurstaða okkar sú að ekki skuli skipta úr Microsoft Office í StarOffice nema að mjög vandlega athuguðu máli. Reykjavík, 27. febrúar 2003 f. h. Tölvu- og verkfræðiþjónustunnar ehf Halldór Kristjánsson, verkfræðingur Rýnir: Laufey Ása Bjarnadóttir, tölvunarfræðingur, MBA Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 9 af 10

14. Heimildir Meginheimildir, ekki er um tæmandi upptalningu að ræða: 1. The Cost and Benefits of Moving to Sun s StarOffice 6.0 Gartner Group, Research Note, 1. July 2002, höf: M. Silver, skjal: DF- 16-5396 2. Microsoft Office Update or Migrate? Giga Information Group, November 2, 2001, höf: Ken Smiley. 3. Fréttatilkynning frá Sun: Sun microsystems makes a $10 million donation of Staroffice[tm] 6.0 office suite to Taiwan ministry of education, 28. ágúst 2002. 4. Fréttatilkynning frá Sun: Sun Microsystems announces Staroffice[tM] 6.0 software: Provides dramatic savings to cost-conscious businesses worldwide, 15. maí 2002. 5. Ókeypis hugbúnaður í stað MS Office, Tölvuvísir, frétttabréf Tölvu- og verkfræðiþjónustunnar, 14. árgangur, 1. tölubalð, janúar-maí 2002. 6. www.microsoft.com: Ýmsar upplýsingar um Microsoft Office 7. www.sun.com: Ýmsar upplýsingar um Sun StarOffice 8. www.computerworld.com: Ýmsar upplýsingar um Sun StarOffice 9. www.staroffice.com 10. support.sun.com 15. Um Tölvu- og verkfræðiþjónustuna Tölvu- og verkfræðiþjónustan ehf 22 hefur starfað við ráðgjöf og símenntun í meira en 17 ár. Hjá fyrirtækinu starfa 8 fastráðnir starfsmenn og starfar um helmingur þeirra við kennslu en tveir starfsmenn starfa nær eingöngu við ráðgjöf. Ráðgjöfin hefur fyrst og fremst verið við fyrirtæki og stofnanir og falist í þarfagreiningum, útboðum og verkefnastjórnun við innleiðingu á tölvu- og fjarskiptakerfum. Hefur fyrirtækið starfað fyrir flest stærstu fyriræki og stofnanir landsins en einnig sinnt ráðgjöf við smærri fyrirtæki. Í boði eru yfir 70 mismunandi námskeið hjá fyrirtækinu sem spanna allt frá byrjendanámskeiðum um tölvunotkun til fagnámskeiða um verkefnastjórnun og tölvurekstur. Fyrirtækið kennir m. a. á Microsoft hugbúnað og StarOffice. 22 Tölvu- og verkfræðiþjónustan ehf er óháð öllum sölu- og þjónustuaðilum hug- og vélbúnaðar hér á landi og erlendis. Fyrirtækið, eigandi þess og ráðgjafar þess eiga hvorki hlutafé, né sitja í stjórn fyrirtækja á þessu sviði, hvorki hér á landi né erlendis. Þá hefur Tölvu- og verkfræðiþjónustan ekki gert neina samninga, ef undan eru skildir kaupsamningar vegna rekstrar verktaka, við þessa aðila og er engum þeirra fjárhagslega háð. Tölvu- og verkfræðiþjónustan Síða 10 af 10